SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICADIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DEBIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA

GERENCIA DEL CONSULTIVO TÉCNICO DE LA CONAGUA.

I N F O R M E

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

MIGUEL ÁNGEL TREJO RAYMUNDO

ASESORES: Lic. Luz María Noguez MonroyLic. María Martha Tapia Ortega

MÉXICO, D. F. 2010

I

TABLA DE CONTENIDO

Indice…………………………………………………………………………………………………………………………………………..I

Prefacio ……………………………………………………………………………………………………………………..………………III

Introducción ………………………………………………………………………………………………………………………………V

Capítulo 1 Archivo de trámite del Consultivo Técnico

1.1 Antecedentes Generales de la Institución…………………………………... 11.2 Organización de la Institución………………………………........................ 41.3 Misión, Visión y Objetivos………………………………………………… 61.4 Gerencia del Consultivo Técnico……………………………....................... 121.5 Archivo de Tramite de la Gerencia del Consultivo Técnico……………….. 151.5.1 Antecedentes del Archivo …………………………………........................ 151.5.2 Organización del Archivo …………………………………........................ 171.5.3 Tipología y Volumen Documental …………………………....................... 181.5.4 Usuarios …………………………………………………........................... 18

Capítulo 2 Organización Archivo de Trámite

2.1 Organización de Archivística….…………………………………………..... 202.1.1 Principio de Procedencia ………………………………………………….. 212.1.2 Principio de Orden Original …………………………………....................... 232.2 Sistema de Clasificación…………………………………………………….. 242.2.1 Definición de Clasificación ………………………………………………… 262.2.2 Elementos de los Sistemas de Clasificación …………………...................... 272.3 Ordenación Documental …………………………………………………… 282.3.1 Definición de Ordenación ……………………………………..................... 282.3.2 Métodos de Ordenación …………………………………………………… 302.3.3 Métodos Para Recuperar la Información …………………………………... 332.3.4 Método Directo ………………………………………………..................... 332.3.5 Método Indirecto …………………………………………………………… 33

Capítulo 3 Elaboración y aplicación de la clasificación, Ordenación, y descripción en el Archivo de Trámitedel Consultivo Técnico de CONAGUA

3.1 Organización Documental……………………………………………………. 353.1.13.1.23.1.33.1.43.1.53.1.63.23.2.13.3

Diagnóstico…………………………………………………………………..Fumigación…………………………………………………………………..Limpieza Documental………………………………………..... ……………Expurgo……………………………………………………………………...Clasificación…………………………………………………………………Ordenación Documental……………………………………………………..Descripción………………………………………………………………….Elaboración de un Inventario………………………………...........................Resultados y Beneficios Obtenidos………………………………………….

363737373739404042

II

Conclusiones………………………………………………………………………………………………………………………………..44

Bibliografía…………………………………………………………………………………………………………………………………..45

Anexos……………………………………………………………………………………………………………………………………..….47

III

PREFACIO.

Las dependencias e instituciones de la Administración Pública, han tenido la necesidad deorganizar sus archivos con los procedimientos de organización para la rendición decuentas.

La Comisión Nacional del Agua es uno de los organismos federales que se ha preocupadopor tener ordenada su documentación, esta comisión es un órgano desconcentrado de laSecretaria del Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT) que con la entrada envigor de la ley de la transparencia y acceso a la información Pública Federal, emprende lalabor de cumplir con los requerimientos Federales en lo que respecta a la organización yconservación de archivos.

Se ha observado que en este archivo de la Gerencia del Consultivo Técnico perteneciente ala Comisión Nacional del Agua existen varios problemas y carencias como son lassiguientes:

No existe una clasificación correcta de los documentos que hay en este archivo por fondo,sección y serie documental.

Otro de los problemas que presenta este Archivo es una organización, ordenación yapertura de nuevos expedientes así como un inventario general ya que por su actividad deesta Institución presenta un crecimiento documental.

Para resolver estos problemas fue necesario establecer Políticas y Normas que nos ayude acontrolar la documentación que se genera así como la que ingresa a esta Gerencia delConsultivo Técnico.

Por los motivos antes mencionados fue interesante el haber participado en los trabajos deorganización del Archivo de la Gerencia del Consultivo Técnico de CONAGUA, siguiendola metodología de un análisis y diagnostico del estado que se encontraba la documentaciónformulando un informe en base a la consulta de barias fuentes de información como librosmanuales relacionados con los procesos archivísticos, métodos de observación directa,entrevistas, la aplicación de un cuestionario al personal que labora en esta Gerencia.

Con el objetivo de establecer un sistema integral red de archivos dentro de estadependencias iniciando por un control de gestión y tramite de documentación que ingresa yse conserva en la unidad de archivo de trámite.

IV

También se busca sensibilizar a funcionario, jefes y demás personal que laboran en laGerencia del Consultivo Técnico de la importancia que tiene el contar con una unidad deArchivo de Trámite perfectamente organizada.

Uno de los problemas al que nos enfrentamos fue que el personal que ayudo a realizar lostrabajos de organización del la documentación no tenia los conocimientos en los procesosarchivísticos por lo que fue necesario capacitarla y explicarles el funcionamiento delmanual de procedimientos archivísticos de la Comisión Nacional del Agua.

V

INTRODUCCIÓN

La gran mayoría de las instituciones en México, cuentan con unidades archivísticas

importantes y es menester de las mismas encauzarlas a alcanzar los objetivos para lo que

fueron creadas. Estas unidades ya no se deben de considerara como en otros tiempos,

bodegas en las cuales se enviaban todos aquellos documentos que estorbaban en las

oficinas, ni el lugar de castigo para los trabajadores que por alguna razón llegaban a ese

lugar, sin las normas mínimas de seguridad e higiene, aun menos con políticas y

procedimientos que con la costumbre se fueron adaptando y a pesar de ello dieron

resultados parciales, aun así existía una gran pérdida de documentos.

Otro de los problemas y más importante que nos enfrentamos en los archivos, es la falta

de profesionales capacitados en la materia, como consecuencia el personal aplica

conocimientos empíricos para la organización y conservación de los archivos.

El presente trabajo informa de las actividades que he realizado en la organización del

Archivo de Trámite de la Gerencia del Consultivo Técnico adscrito a la Subdirección

General Técnica, de la Comisión Nacional del Agua (CONAGUA); así como la aplicación

de técnicas aprendidas en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivología (ENBA),

este Trabajo se divide en tres capítulos.

En el primer capítulo hablamos del antecedente de la Comisión Nacional del Agua y de la

Gerencia del Consultivo Técnico, visión, misión, estructura orgánica y sus funciones.

En el segundo capítulo dos hablamos básicamente de la teoría archivística como principio

fundamental de la organización del Archivo de Trámite.

En el capitulo tres se habla de los trabajos realizados en la organización., clasificación y

ordenación del Archivo de Trámite de la Gerencia del Consultivo Técnico como parte

Integral del Sistema Red de Archivos de la Conagua.

Fue una satisfacción desarrollar estos trabajos antes mencionados el cual es enriquecedor

para mi vida profesional.

1

CAPÍTULO I

ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA GERENCIA DEL CONSULTIVO TECNICO DE LACONAGUA

1.1 Antecedentes Generales de la Institución

La Comisión Nacional del Agua es una organismo desconcentrado de la Secretaria deMedio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT), que tiene por objeto regular laexplotación, uso y aprovechamiento de las aguas nacionales, su distribución y control, asícomo la preservación de su cantidad y calidad para lograr su desarrollo integral sustentable.

“Es por eso que la Comisión Nacional del Agua es heredera de una gran tradiciónhidráulica y a lo largo de su historia ha estado integrada por destacados profesionales yespecialistas de diversas disciplinas, reconocidos internacionalmente por su dedicación ycapacidad técnica.”1

Dentro de las Instituciones que le antecedieron destacan.

La Dirección de Aguas, Tierras y Colonización que fue creada en 1917 En 1926 se crea La Comisión Nacional de Irrigación En 1946 es creada La Secretaria de Recursos Hidráulicos En 1976 se crea La Secretaria de Agricultura y Recursos Hidráulicos Y el 16 de Enero de 1989 por decreto presidencial se crea La Comisión Nacional

del Agua

Estos cambios que ha sufrido y que le dieron vida a la Comisión Nacional del Agua, se harealizado bajo los cambios sexenales de gobierno, con las ideas de los presidentes que hantomado el poder desde 1917 a la fecha.

Antecedentes Históricos

El antecedente más remoto de la actual Comisión Nacional del Agua lo constituye elMinisterio de Fomento, Colonización, Industria y Comercio creado el 22 de abril de 1853,que tenía a su cargo entre otras, las funciones de fomento agropecuario, a las cuales seincorporan las funciones de irrigación.

“Propiamente el antecedente orgánico de la Comisión Nacional del Agua se ubica en el añode 1921, cuando se crea, por medio de un decreto presidencial, dentro de la Secretaria deAgricultura y Fomento, la Dirección de Irrigación, a la que se asignan las funciones deorganización del servicio hidrológico, estudios de grandes proyectos de irrigación, así comola construcción y operación de las obras de riego.”2

1 Comisión Nacional Del Agua. www.cna.gob.mx [En línea] México [Ref. 8 de Septiembre del 2008]2 ABOITES, Luis. El agua de la nación. México. CIESAS. 1998. p. 107

2

Pero las bases que fundaron a la Comisión Nacional de Irrigación se formularon en enerode 1926 donde se expide la Ley sobre irrigación.

“En 1947 mediante una reforma a la ley de Secretarias y Departamentos de Estado, sepublico en el Diario Oficial de la Federación del 1° de Enero de ese mismo año, se creó laSecretaría de Recursos Hidráulicos y tuvo como atribución principales las de la ComisiónNacional de Irrigación.”3

Con Fundamento en el artículo 10 de la citada Ley y mediante acuerdos y decretospresidenciales, las Direcciones de Aguas, Ingeniería Sanitaria y de Obras Hidráulicas, quedependían respectivamente de la secretaria de: Agricultura y Ganadería, de Salubridad,Asistencia y de Comunicaciones y Obra Pública, pasaron a depender de la Secretaria deRecursos Hidráulicos, cuyas facultades y funciones quedaron establecidas en el artículo 12de la Ley de Secretarias y Departamentos de Estado, el 24 de diciembre de 1958; así comoen la Ley Federal de Aguas de Fecha del 11 de enero de 1972.

Las Ex Secretarias de: Agricultura y Ganadería, y de Recursos Hidráulicos quedaronfusionadas al expedirse la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, que entro envigor el 1° de enero de 1977, dando origen a la Secretaría de Recursos Hidráulicos.

El 16 de enero de 1989 se publica otro decreto presidencial por el que nace la ComisiónNacional del Agua, en calidad de órgano administrativo desconcentrado de la Secretaria deAgricultura y Recursos Hidráulicos.

Entonces la Comisión Nacional del Agua se integra con el personal y los recursosprovenientes de la Subsecretaria de Infraestructura Hidráulica; de la Dirección General delServicio Meteorológico Nacional; de la Comisión de Aguas del Valle de México, de laComisión de Lago de Texcoco, de las Coordinaciones Regionales de InfraestructuraHidráulica, de las Subdelegaciones de Infraestructura y Residencias Generales de laConstrucción y Operaciones y de las Delegaciones de la Secretaria de Agricultura yRecursos Hidráulicos en los estados de la República, obedeciendo a las necesidades deconcertar en un solo órgano.

Para fortalecer el funcionamiento de la Comisión Nacional del Agua, se publica un decretopresidencial en el Diario Oficial de la Federación el 16 de abril de 1991 donde se crea unConsejo Técnico, Integrado por titulares de las principales dependencias involucradas en lapolítica hídrica

El 28 de diciembre de 1994 se publica otro decreto que reforma, y deroga variasdisposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en donde se crea laSecretaria de Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca, en la que se asignan asuntos ypolíticas nacionales en materia de agua, con ello la Comisión Nacional del Agua, quedaadscrita a esta nueva dependencia.

3 Comisión Nacional del Agua. Manual de Organización General .Gerencia de Personal. Mayo, 2008 p. 7

3

Con el decreto de la modificación de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federalque fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre del 2000, en elartículo 32 Bis, se define esta dependencia como Secretaria del Medio Ambiente yRecursos Naturales, conservando sus atribuciones a la administración, uso, regulación yaprovechamiento sustentable Interior.

Podemos decir que el proceso que han sufrido las diversas instituciones que se hanencargado del manejo de la administración del agua a nivel federal desde 1917 hasta 1946donde surge la primera Secretaria de Recursos Hidráulicos (SARH) encargada deadministrar el aprovechamiento de los recursos hidráulicos y con la publicación de leyes ydecretos durante los diferentes sexenios de gobierno y que han evolucionado a lasdiferentes Instituciones que se han encargado de los aspectos de administrar el agua hasta elaño de 1994 en que por decreto presidencial nace La Comisión Nacional del Agua comoórgano administrativo perteneciente en ese entonces a la Secretaria de Agricultura yRecursos Hidráulicos.

El 28 de diciembre de 1994 por decreto presidencial se crea la Secretaria del MedioAmbiente y Recursos Naturales en la que definitivamente se adhiere la Comisión Nacionaldel Agua hasta nuestros días.

Actualmente, la misión de la Comisión Nacional del Agua consiste en administrar ypreservar las aguas nacionales, con la participación de la sociedad, para lograr el usosustentable del recurso.

“La Comisión considera que la participación de la sociedad es indispensable para alcanzarlas metas que se ha trazado en cada cuenca del país, ya que entre otros aspectos, loshabitantes pueden dar la continuidad que se requiere a las acciones planteadas.”4

Ser un Órgano Normativo de autoridad con calidad, técnica y promotor de la participaciónde la sociedad y de las órdenes de gobierno en la Administración del Agua

Por otra parte, considera que el uso del agua se logra cuando se cumplen los siguientesaspectos.

1. - El agua genera bienestar social, básicamente se refiere al suministro de los servicios deagua potable y alcantarillado a la población así como al tratamiento de aguas residuales.

2. -El agua propicia el desarrollo económico: considera al agua como un insumo en laactividad económica; como ejemplo en la agricultura, la producción de energía eléctrica laindustria.

4 Comisión Nacional Del Agua: art. cit. www.cna.gob.mx [Ref. 8 de Septiembre del 2008]

4

3. - El agua se preserva: es el elemento que cierra el concepto de sustentabilidad. Si bien sereconoce que el agua debe proporcionar bienestar social y desarrollo económico, laComisión Nacional del Agua está convencida que se debe preservar la cantidad y calidadadecuada para las generaciones actuales y futuras y la fauna de cada región.

1.2 Organización de la Institución.

La organización de la Comisión Nacional del Agua se apoya en el reglamento interno yordenamientos legales aplicables; como son reglamentos, decretos, acuerdos, y órdenes delpresidente de la República,

“El despacho de los asuntos de su competencia, la Comisión contara con un ConsejoTécnico, un Director General, quien tendrá adscritos a las unidades administrativas, UnGabinete de Apoyo integrado de conformidad con lo que establece la Ley del ServicióProfesional de Carrera en la Administración Pública Federal.”5

Para cumplir con su propósito, la Comisión se divide operativamente en tres grandes aéreasde la siguiente manera:

1) Oficinas Centrales.2) Organismos de Cuencas.3) Direcciones Locales.

Oficinas Centrales de la Conagua

“La sede de Oficinas Centrales se encuentra en la ciudad de México y dentro de susacciones principales se encuentra: el apoyar a las Gerencias Regionales y Estatales en larealización de las acciones necesarias para lograr el uso sustentable del agua en cadaregión del país, establecer la política y estrategias hidráulicas Nacionales, integrar elpresupuesto de la Institución y vigilar su aplicación, concertar con los organismosfinancieros nacionales e internacionales los créditos que requiere el sector hidráulico,establecer los programas para apoyar a los municipios en el suministro de los servicios deagua potable y saneamiento en la ciudad y comunidades rurales y para promover el usoeficiente del agua en el riego y la industria.”6

Oficinas Centrales también establece la política de recaudación y fiscalización en materiade derecho de agua y permisos de descargas, coordina las modificaciones que se requierena la Ley de Aguas Nacionales y apoya su aplicación en el país, elabora las normas enmateria hidráulica, opera el servicio meteorológico nacional, mantiene una solida yfructífera relación con el H. Congreso de la Unión, atiende a los medios de comunicación

5 Ibid.6 Ibid.

5

nacionales y se vincula con las dependencias federales para trabajar en forma conjunta enacciones que beneficien al Sector Hidráulico.

Organismos de Cuencas

“Los Organismos de Cuencas son los responsables de administrar y preservar las aguasnacionales en cada una de las trece regiones hidrológico – administrativas en que se hadividido el país. Las regiones y sus sedes son.”7

I. Península de Baja California (Mexicali, Baja California)II. Noroeste (Hermosillo, Sonora)

III. Pacífico Norte (Culiacán, Sinaloa)IV. Balsas (Cuernavaca, Morelos)V. Pacífico Sur (Oaxaca, Oaxaca)

VI. Río Bravo (Monterrey, Nuevo León)VII. Cuencas Centrales del Norte (Torreón, Coahuila)

VIII. Lerma Santiago Pacífico (Guadalajara, Jalisco)IX. Golfo Norte (Ciudad Victoria, Tamaulipas)X. Golfo Centro (Jalapa, Veracruz)

XI. Frontera Sur (Tuxtla Gutiérrez, Chiapas)XII. Península de Yucatán (Mérida, Yucatán)

XIII. Aguas del Valle de México y Sistema Cutzamala (Distrito Federal)

“El desempeño de los Organismos de Cuencas es también muy importante, ya que tiene asu cargo aplicar la razón misma de ser de nuestra institución en cada región del país. Paraello, realizan las siguientes tareas básicas.”8

1. Determinar la disponibilidad del agua.2. Orientar los nuevos polos de desarrollo.3. Lograr el uso sustentable del agua.4. Asegurar la preservación de los acuíferos.5. Garantizar la calidad del agua superficial.6. Llevar a cabo la recaudación en materia de aguas nacionales y sus bienes.7. Solucionar conflictos relacionados con el agua.8. Otorgar concesiones, asignaciones y permisos.9. Promover la cultura del buen uso y preservación del agua.10. Prevenir los riesgos y atender los daños por inundaciones11. Prevenir los riesgos y atender los efectos por condiciones severas de escasez de

agua12. Operar la infraestructura estratégica

7 Comisión Nacional del Agua. Manual de Organización General. op. cit. p. 338 Ibid.

6

Además Los Organismos de Cuencas son el vínculo con los Gobiernos de las entidadesdonde se ubican, éstas tienen la importante labor de aplicar las políticas, estrategias,programas y acciones de la Comisión en las entidades federativas que le corresponden.

“Las Direccione Locales se encuentran en los siguientes Estados de la República Mexicana,y éstas tienen la importante labor de de aplicar las políticas, estrategias, programas yacciones de la Comisión en las entidades federativas que le corresponden.”9

Dirección Local AguascalientesDirección Local Baja California SurDirección Local CampecheDirección Local ChihuahuaDirección Local CoahuilaDirección Local ColimaDirección Local DurangoDirección Local Estado de MéxicoDirección Local QuerétaroDirección Local HidalgoDirección Local GuanajuatoDirección Local GuerreroDirección Local MichoacánDirección Local NayaritDirección Local PueblaDirección Local Quintana RooDirección Local San Luis PotosíDirección Local TabascoDirección Local TlaxcalaDirección Local Zacatecas

1.3 Misión Visión y Objetivo

La Comisión Nacional del Agua maneja su visión y misión bajo la norma de innovación ycalidad ISO 9000 establecida en el año 2000

Misión

“Actualmente, la misión de la Comisión Nacional del Agua consiste en administrar ypreservar las aguas nacionales, y sus bienes para lograr su uso sustentable con laresponsabilidad de los tres órdenes de gobierno y la sociedad en general.”10

9 Ibid.10 Ibidem. p. 11

7

Visión

“Ser un órgano Normativo con autoridad y calidad técnica y promotora de la participaciónde la sociedad y de las órdenes de gobierno en la Administración del Agua.”11

La Comisión Nacional del Agua considera que la participación de la sociedad esindispensable para alcanzar las metas que se ha trazado en cada cuenca del país, ya queentre otros aspectos, los habitantes pueden dar la continuidad que se requiere a las accionesplanteadas.

La Comisión, considera que el uso del agua se logra cuando se cumplen los siguientesaspectos.

1.- El agua genera bienes sociales, básicamente se refiere al suministro de los servicios deagua potable y alcantarillado a la población así como al tratamiento de aguas residuales.

2.- El agua proporciona el desarrollo económico: considera al agua como un insumo en laactividad económica; como ejemplo en la agricultura, la producción de energía eléctrica laindustria.

3.- El agua se preserva: es el elemento que cierra el concepto de sustentabilidad. Si bien sereconoce que el agua debe proporcionar bienestar social y para el desarrollo económico, laComisión Nacional del Agua está convencida que se debe preservar la cantidad y calidadadecuada para las generaciones actuales y futuras y la fauna de cada región.

Objetivo

Ejercer las atribuciones que le corresponden a la autoridad en materia hídrica y constituirsecomo el Órgano Superior con carácter técnico, normativo y consultivo de la Federación enmateria de gestión integrada del recurso hídrico y sus bienes públicos inherentes,incluyendo la administración, regulación, control, y protección del dominio hídrico, quepermite garantizar su desarrollo integral y preservar el medio ambiente, mediante laaplicación de la normatividad aplicable a la materia.

Ubicación de la Comisión Nacional del Agua

Av. Insurgentes Sur Núm. 2416Col. Copilco El BajoDelegación: Álvaro ObregónC.P. 04340Tel. 51 – 74 – 40 - 00

11 Ibid.

8

Organigrama de la Comisión Nacional del Agua12

Marco Jurídico de Conagua.

“El marco jurídico de la Conagua se basa en la misma Constitución Política de los EstadosUnidos Mexicanos, leyes, reglamentos, códigos, decretos, Acuerdos, normas, que seencuentran plasmados en el Manual de Organización General de la Comisión Nacional delAgua.”13

En el Art. 8 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Publicadaen el D. O. F. el 5 de febrero de 1917.

En La Ley General de Bienes Nacionales Publicada en el D.O.F. el 20 de mayo del2004 en su Art. 6 que está sujeto al Régimen de Dominio Público de la Federaciónfracción XVIII que se refiere a los muebles de la Federación.

12 Comisión Nacional Del Agua: art. cit. www.cna.gob.mx13 Ibid.

9

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricaspublicada en el D.O.F. el 6 de mayo de 1972.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal publicada en el D.O.F. el 29 dediciembre de 1976 y en la última Reforma del 21 de mayo de del 2003.

Ley de Aguas Nacionales Publicada en el D.O.F. el 1 de diciembre de 1992 y en laúltima Reforma de 29 de agosto del 2004.

Ley Federal de la Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Ley de Adquisiciones y Obras Públicas vigente a partir del 1 de enero de 1994derogada el marzo del 2000.

Ley de Adquisiciones y Arrendamiento y Servicios del Sector Público, publicada enel D.O.F. el 4 de enero del 2000 texto vigente del 7 julio del 2005.

Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas publicadas en elD.O.F. el 4 de enero del 2000, texto vigente del 7 de julio del 2005.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicospublicada en el Distrito Federal el 13 de marzo del 2002.

Lineamientos Generales para clasificación y desclasificación de la información delas dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicada en elD.O.F. el 18 de agosto del 2003.

Código Penal Federal, publicado en el D.O.F. el 14 de agosto de 1931, textovigente y última Reforma del 26 de mayo del 2004.

Código Fiscal de la Federación, publicado en el D.O.F. el 31 de diciembre de 1981,texto vigente y última Reforma aplicada el 31 de diciembre del 2000.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental, publicada en el D.O.F. el 11 de junio del 2003.

Lineamientos para La Organización y Conservación de los Archivos de lasEntidades y Dependencias de la Administración Pública Federal, publicado en el D.O. F. el 20 de febrero del 2004.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetarán la guarda,custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental, publicadoen el D.O.F. del 25 de agosto de 1998.

Decreto para realizar la entrega de informes de los asuntos a cargo de los ServidoresPúblicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de suempleo, cargo o comisión, publicada en el D.O.F. el 14 de septiembre del 2005.

10

Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivo General de la Nación,publicada el 2 de abril del 2004.

Ley de Presupuestos, Contabilidad y Gasto Publico Federal.

Reglamento Interno de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales,publicado en el D. O. F. el 21 de enero del 2003.

Oficio Circular Núm. CI. 004 / 2005 de fecha 29 de junio del 2005, del Comité deInformación, mediante el cual se da a conocer los Rubros Temáticos de laInformación, Clasificada como reservada en la Comisión Nacional del Agua.

Subdirección General Técnica

Antes de hablar de la Gerencia del Consultivo Técnico y sus archivos tenemos que hablarde las funciones y atribuciones de la Subdirección General Técnica ya que el ConsultivoTécnico se encuentra adscrito a esa Subdirección.

“El Objetivo de la Subdirección General Técnica es determinar e interpretar las variablesdel ciclo hidrológico y calidad del agua, así como proporcionar apoyo técnico a lasunidades administrativas de la Comisión Nacional del Agua y a los usuarios en general, enla planeación y manejo integral del agua, sus bienes e infraestructura.”14

Funciones

“Dentro de sus funciones se encuentran el fomentar el desarrollo de técnicas básicas paralas obras de infraestructura hidráulica, así como los programas y acciones que le competena la Comisión Nacional del Agua, para que se realicen con eficiencia y calidad.”15

Definir sistemas y procedimientos internos que permitan unificar las acciones en materia demanejo de las aguas nacionales, conforme a la Ley de Aguas Nacionales y su Reglamento,proponer reglamentos en la extracción del recurso declara zonas de reserva de las aguasNacionales para un mejor aprovechamiento, promover el uso eficiente del agua y su rehusóen todos sus ciclos fomentar una cultura del agua, dictaminar y verificar los trabajosrelativos a delimitar y demarcar las zonas federales conforme a lo establecido en la Ley deAguas Nacionales y su reglamento, determinar los criterios para el desarrollo y operaciónde las redes hidroclimatologicas, hidrométricas y geohidrologícas de manera que le permitacontar con información sobre cantidad calidad y uso del agua, formular programas para laprotección de los recursos hidráulicos en cuencas hidrológicas y acuíferos, dirigir proyectos

14 Comisión Nacional del Agua. Manual de Organización General. op. cit. p. 12415 Ibid.

11

de obras de infraestructura hidráulica que se apeguen en materia jurídica en materia deimpacto ambiental, establecer los lineamientos, procedimientos y acciones que garanticenla seguridad de las construcciones y equipos que constituyen la infraestructura hidráulica,promover la investigación científica y el desarrollo tecnológico en materia de agua, apoyaren coordinación de las acciones para vigilar la evolución de meteoros que puedan incidir enlos escurrimientos de los ríos y en los embalsamientos de los embalses para prevenir dañospor crecimiento y proteger contra inundaciones a los centros y poblaciones, dirigir larealización de estudios e implantar las bases técnicas, para determinar y actualizar losmontos de las cuotas que deben cubrir los usuarios, dictaminar sobre la procedencia técnicade solicitudes de nuevos aprovechamientos de aguas nacionales, modificar los certificadospara descarga de aguas residuales y certificados en lo que respecta a calidad del agua,dirigir los estudios y formular criterios para obras de almacenamiento y conducción deaguas, dirigir acciones para alertar a la población, al Sistema de Protección Civil y a losmedios de comunicación sobre la ocurrencia de fenómenos externos durante su formación,desarrollo y dispersión.

Como podemos ver las fusiones de la Subdirección General Técnica de la ComisiónNacional del Agua abarca una serie de puntos que involucra a todos los ámbitos depoblación que se encuentran en todo el territorio nacional, desde el ámbito rural, social,económico, político, escolar y cultural para preservar y administrar el vital liquido que es elagua en todos sus aspectos.

12

1.4 Gerencia del Consultivo Técnico

El Consultivo Técnico actualmente está adscrito a la Subdirección General Técnica, y estáintegrado por un grupo de ingenieros especialistas en las disciplinas que intervienen en laconstrucción de obras hidráulicas. La mayor parte de estos ingenieros, tienen una ampliatrayectoria en el ramo hidráulico, pero también hay ingenieros jóvenes que van adquiriendovaliosa experiencia.

Cuenta con especialistas en Hidráulica, estructuras hidráulicas, hidrología, mecánica, desuelos y rocas, geología e ingeniería en Geohidrología. El consultivo Técnico hoy en día esuna subgerencia que pertenece a esta Comisión Nacional del Agua y que a través de suhistoria ha participado en proyectos, convenios, Talleres y congresos con organismosNacionales e Internacionales.

El Cuerpo Consultor del Sector Hidráulico se creó en 1926, en la extinta ComisiónNacional de Irrigación, en su etapa inicial estuvo a cargo de un destacado ingenieroextranjero Andrw Weiss, se originó desde la creación de la Comisión Nacional deIrrigación como un organismo multidisciplinario de gran experiencia en las diferentesespecialidades de las obras hidráulicas que actuaba en forma independiente de las presionesoperativas y administrativas, apoyaba a la cabeza del sector hidráulico sucesivamente(CNI,SRH,SARH,Y CNA ) en la toma de decisiones técnicas relacionada con laproblemática de la infraestructura hidráulica desde su estudio, proyectos, construcción,operación y conservación.

Fue hasta 1928 cuando el Ejecutivo Federal inicia en la recién creada Comisión Nacionalde Irrigación el estudio, proyecto y construcción con técnicos mexicanos de obras talescomo la presa de almacenamiento Calles y la derribadora Jocoquis sobre el rio Santiago, enAguascalientes., presa de almacenamiento Don Martin, actualmente Venustiano Carranzasobre el rio Salado, Coahuila. , y pará aprovechar las descargas de la presa dealmacenamiento La Boquilla sobre el rio Conchos en Chihuahua, inicio la construcción deuna derivadora y canal principal de riego, dando servicio al futuro Distrito de Riego enDelicias , Chihuahua.

En 1947 ya creada la nueva Secretaria de Recursos Hidráulicos, se estableció formalmenteel Consultivo Técnico, dependiendo directamente del Secretario como un cuerpo deasesores encabezados por el Ing. Antonio Coria Maldonado. Con el fallecimiento del Ing.Coria en 1967 se hizo cargo del Consultivo Técnico el Ing. Aurelio Benassini Vizcaíno,hasta su muerte ocurrida en 1986. A partir del siguiente año se hizo cargo el Ing. ManuelAnaya y Sorribas hasta 1994 con una suplencia temporal de dos años del Ing. AlfredoMarón Vimbert. En el año de 1995 fue designado el Ing. Luis Ramírez de Arellano, quienfue sustituido en 1997 por el Dr. José Antonio Nieto Ramírez, en la actualidad quien dirigelas riendas cómo gerente del Consultivo Técnico es el Ing. Ulrich Hungsberg Enngelman

A partir de su creación, el Consultivo Técnico fue colaborador de los Secretarios deRecursos Hidráulicos y con la fusión de esta y la Secretaria de Agricultura perdióimportancia al quedar adscrito a la Subsecretaria de Infraestructura Hidráulica e

13

incorporado al Instituto Mexicano de Tecnología del Agua (IMTA). Con la nuevaorganización de la CNA en que se incrementó la Subdirección General y las gerenciasadscritas a esta, en 1995 el Consultivo Técnico pasó a ser una Gerencia dependiendo de laSubdirección General Técnica de la CNA.

Funciones de la Gerencia del Consultivo Técnico.

Las funciones que le corresponde a la Gerencia del Consultivo Técnico adscrito a laSubdirección General Técnica perteneciente a la Conagua son las siguientes y seencuentran en el Manual de General Organización de la Comisión Nacional del Agua.

“Aprobar los proyectos de infraestructura, la seguridad de presas y obras hidráulicas,realizar estudios y diseño de construcción, operación, modificación, y mantenimiento aobras hidráulicas, realizar proyectos de construcción de presas, apoyar a los serviciospúblicos urbanos y rurales de abastecimiento de agua, asesorar técnicamente a laSubdirección General de Agua Potable, Saneamiento y Redes de Drenaje, Operar elSistema Informático de Seguridad de Presas, Realizar revisión de proyectos de construccióno modificación de obras hidráulicas, Apoyar en la capacitación de personal técnico de laComisión en las aéreas de seguridad de presas, Participar en la elaboración de normas enmateria de seguridad de presas, Apoyar al Sistema Nacional de Protección Civil ensituaciones de emergencias, por fenómenos hidrometeorológicos extremos y sismos,Participar en elaboración de clasificación de zonas de alto riesgo por inundaciones, Integrary actualizar, con apoyo de los Organismos, el inventario de presas.”16

Y las demás que le encomiende el Titular de la Subdirección General Técnica y las queseñalen las disposiciones Legales y reglamentarias aplicables, a las que corresponda a lasSubgerencias, Jefaturas de proyecto, departamentos a las que están adscritas.

Para realizar las funciones que le Corresponden a la Gerencia del Consultivo Técnicocontara con el apoyo de las Subgerencias de Ingeniería Hidráulica y Electromecánica,Ingeniería Sanitaria y Ambiental, Ingeniería de Geotecnia, Ingeniería de Geología yGeohidrología, de Evaluación de Proyectos de Obras Hidráulicas Nuevas, y de Seguridadde Presas.

Actualmente La Gerencia del Consultivo Técnico participa en dos grandes proyectos queson la construcción de las presas Arcediano y el Zapotillo en el estado de Jalisco con lafinalidad de abastecer de agua potable a la Ciudad de Guadalajara y zona conurbada.

El proyecto consiste en la construcción de la presa de almacenamiento Arcediano concapacidad de 440 millones de m3 con una altura de 125 m de longitud.

16 Ibidem. p. 133

14

17

17 Ibidem p. 134

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1.5 Archivo de Trámite de la Gerencia del Consultivo Técnico de la CONAGUA.

Como podemos ver en el organigrama de la Gerencia del Consultivo Técnico no aparece elArchivo, sin embargo se realizan actividades con los procesos de un sistema red dearchivos funcionando de la siguiente manera.

1.- Mesa de Recepción y despacho de documentos estas tareas son realizadas por unapersona a la que se le han encomendado estas tareas y garantiza el control y seguimiento dela documentación recibida por las dependencias y áreas tanto internas como externas a laConagua desde el momento de su ingreso.

2.- Seguimiento de asuntos en trámiteEl seguimiento de la documentación recibida oficialmente en esta etapa la personaresponsable garantiza un adecuado manejo de la documentación en trámite.

3.- Despacho de correspondencia en este punto la persona responsable garantizará que losdocumentos generados por las dependencias sean recibidos oportunamente por sudestinatario.

4.- Finalmente los documentos recibidos y lo que tengan un desahogo o respuesta que serelaciona con otros documentos se integraran en un expediente para ser conservados por elarchivo de trámite.

1.5.1 Antecedentes del Archivo

En las diversas etapas que ha tenido la Gerencia del Consultivo Técnico, se ha generadogran cantidad de documentos, desde el año de 1926, cuando era un OrganismoDescentralizado de la Comisión Nacional de Irrigación, hasta su paso por las diferentesinstituciones, ya extintas, como CNI, SRH, todos estos documentos fueron depositados yalmacenados en grandes bodegas sin organizar ni clasificar.

Desde 1981 la Gerencia del Consultivo Técnico, era una Jefatura que dependíadirectamente del titular de la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos y después dela Subsecretaria de Infraestructura Hidráulica, donde se continuó generando documentos,se encontraba como encargada del archivo Carmen Orta Benítez, quien siguió conservandolos documentos en archiveros secretariales de lámina, ordenados por asunto y les asignabaun número cronológico ya que todavía no existía un cuadro de clasificación en la ComisiónNacional del Agua.

En 1983 substituyeron a la encargada del archivo, quedando a cargo Rocío Campos Loyola,quien siguió archivando los documentos bajo el mismo procedimiento hasta el año de 1985,debido al sismo ocurrido en la Ciudad de México el archivo quedó atrapado en el piso 19de Paseo de la Reforma # 69, edificio que entonces ocupaba la Secretaría de Agricultura yRecursos Hidráulicos, 15 días después fue rescatado y colocado en cajas, el archivo fuedepositado en otra bodega sin ninguna protección, durante este periodo se perdió gran

16

cantidad de documentos valiosos. Y debido a la información contenida, la documentaciónse trasladó al Archivo Histórico del Agua, dando origen al Fondo de la Gerencia delConsultivo Técnico.

Fondo Consultivo Técnico.

“Este fondo es una pieza clave de la obra pública en cuanto aprovechamiento hidráulico serefiere, ya que sus 11832 expedientes tienen utilidad actual en el uso y aprovechamientode los recursos del país. Este fondo comenzó a generarse a partir de la creación de laComisión Nacional de Irrigación (CNI), establecida por la ley de irrigación de aguasfederales de 1926. Esta Comisión contrató ingenieros norteamericanos para dirigir losprimeros proyectos de gran irrigación y para que capacitaran a los ingenieros mexicanos encuestiones hidráulicas. En 1933 este grupo norteamericano-mexicano formó el ConsultivoTécnico que tenía a su cargo todas las obras hidráulicas en proceso de construcción,realizaba inspecciones, revisaba las condiciones técnicas, proponía modificaciones,elaboraba estudios especializados y supervisaba proyectos; todo ello con el objeto de altacalidad en los diseños y construcción de las obras de aprovechamiento hídrico. Aldesaparecer la CNI y crearse la Secretaria de Recursos (SRH) en 1946, el Consultivoquedo adscrito a la Secretaria Particular, en este periodo se desarrolló tecnología de puntaen la construcción de cortinas de tierra y enrocamiento, con el que México se colocó en lavanguardia tecnológica mundial en materia de aguas.”18

En 1976 la Secretaria de Recursos Hidráulicos se fusionó con la Secretaria de Agricultura yGanadería, el Consultivo Técnico pasó a depender de la Subsecretaria de InfraestructuraHidráulica.

A partir de 1986 el Consultivo Técnico queda asignado al Instituto Mexicano deTecnología del Agua (IMTA) que era un órgano administrativo descentralizado de laSARH, con el objeto de de desarrollar la tecnología y los recursos humanos calificados paraasegurar el aprovechamiento y manejo racional e integral del agua. Fue si como a través detodos estos años se formo este archivo, integrado por todos los estudios e informes que segenero.

Este fondo contiene documentación en su mayoría parte técnica, sobre presas y obras deinfraestructura hidráulica realizadas en el país. Hay un gran cantidad de informesgeológicos, hidrológicos y socioeconómicos; estudios de ingeniería civil e hidráulica, deanálisis de la calidad del agua; documentos relacionados con aprovechamientossubterráneos, mantos acuíferos, aguas pluviales y residuales; investigación sobre los sismosy sus recuperaciones en las obras hidráulicas, de 1943 a 1986.

Además registros de las ponencias de los congresos en los que participan los miembros delConsultivo y además contiene una gran cantidad de material fotográfico y cartográfico. Queactualmente están guardados con sus mismos documentos.

18 Archivo histórico del Agua. www.archivohistoricodelagua.info [En línea] México [Ref. 20 de Septiembredel 2008]

17

En 1996 el Consultivo Técnico se convierte en Gerencia, y se integra a la SubdirecciónGeneral Técnica, que a su vez forma parte de la Comisión Nacional del Agua, se siguierongenerando documentos relacionados al aspecto técnico hidrológico de seguridad de presas;con la entrada en vigor de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública Gubernamental (IFAI), obligó a las Instituciones de Gobierno a contar con archivosbien organizados, por lo que se realiza la primera transferencia al Archivo deConcentración de la Comisión Nacional del Agua, ya con todos los procesos archivísticosaplicados a la documentación de esta Gerencia del Consultivo Técnico, actualmente tieneresguardadas 120 cajas con expedientes bien organizados.

1.5.2 Organización del Archivo

En los trabajos que se realizaron en el archivo de Trámite de la Gerencia del ConsultivoTécnico de la Comisión Nacional del Agua se aplicaron los procesos de organización,ordenación, y clasificación apoyándose en el cuadro general de clasificación de laComisión Nacional del Agua que establece los siguientes puntos.

Fondo documental (Comisión Nacional del Agua) representada por unnumero (1.0000)

Sufondo representada por el numero (0300)

Sección representada por el numero (1)

Serie representado por las letras (SO)

Quedando la clave de clasificación de la siguiente manera (1.0300.1SO) por último se leasigna un número de clasificación que se encuentra en el catálogo de clasificaciónarchivística en la que se contemplan 99 clasificaciones designadas para cada unidadadministrativa de La Comisión Nacional del agua.

Las claves de clasificación correspondiente a la Gerencia del Consultivo Técnico deacuerdo al cuadro general de clasificación archivística de Conagua quedan de la siguientemanera.

“0300.1 /SO06/ Convenios

1.0300.1 /SO08/ Planos

1.0300.1/SO29/ Estudios y Proyectos

1.0300.1/SO20/ Informes

1.0300.1/SO71/ Capacitación

18

1.0300.1/SO80/ Correspondencia”19

1.5.3 Tipología y Volumen Documental

Los diferentes tipos de documentos que son generados por la Gerencia del ConsultivoTécnico y demás unidades administrativas se encuentran, Oficios, Atentas Notas, Informesde Estudios Hidrológicos, Proyectos de Obras Hidráulicas, Informes de Visita de Campo,memorándum, reportes y mapas, estos documentos van integrando a los expedientes que seencuentran en el archivo de trámite hasta su vigencia o vida activa.

Volumen documental

Actualmente se encuentran resguardados en el Archivo de Trámite de esta Gerencia delConsultivo Técnico un total de 750 expedientes que corresponden a los años de 2006 y2008 y en el Archivo de Concentración de la primera transferencia un total de 120 cajas conun total de 4600 expedientes ya ordenados y clasificados

1.5.4 Usuarios.

En este punto podemos decir que los usuarios que hacen uso de este archivo se clasifican eninternos y externos:

Los usuarios internos son los Ingenieros Consultores que trabajan en esta gerencia,consultan el acervo para sus visitas de campo de esta manera detectan los problemasexistentes en la presa que visitan, y poder rendir un informe con exactitud; también elpersonal administrativo hace uso de este archivo para tomar datos y elaborar sus oficios.Para tener acceso a los expedientes el usuario debe de llenar un formato que elabore con lossiguientes datos.

Nombre del SolicitanteNombre o Tema del ExpedienteNumero del ExpedienteSubgerencia ResponsableFecha de préstamoNombre y Firma de quien hace el préstamoNombre y firma de quien lo recibe

Los usuarios externos son estudiantes de las diferentes instituciones académicas como de laUniversidad Nacional Autónoma de México y el Instituto Politécnico Nacional, que hacenuso de este archivo para sus trabajos de tesis en relación con la Ingeniería Hidráulica,Geología, Ingeniería Sanitaria, Ambiental, también en arquitectura y otras carreras de laIngeniería.

19 Cuadro de Clasificación Archivística de Conagua

19

Los usuarios externos también necesitan llenar un vale de préstamo más los siguientesrequisitos para préstamo de un expediente, ademásCarta de la Institución escolar a la que perteneceCredencial escolar.

FORMATO VALE PARA PRESTAMO DE EXPEDIENTES

SUBDIRECCION GENERAL TÉCNICA

GERENCIA DEL CONSULTIVO TÉCNICO

VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE

FECHA FOLIO

Nombre del Solicitante

Nombre y /o Tema del Expediente

SubgerenciaResponsable

Número(s) deexpediente(s)

Fecha deEntrega

Fecha deDevolución

Observaciones

ENTREGA:EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO

GCT

RECIBE

Miguel A. Trejo Raymundo

COMISIÓN NACIONALDEL AGUA

20

CAPITULO 2

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

2.1 Organización de Archivo de Trámite

La Organización de un archivo consiste en el conjunto de operaciones intelectuales ymecánicas por las que diferentes grupos documentales se relacionan en forma jerárquicacon criterios orgánicos o funcionales, para revelar su contenido y para tener el control decada pieza del conjunto de documentos.

Existe gran diversidad de autores que abordan el tema de organización en los que semencionan los siguientes.

Alicia Bernard Amozorrutia, señala “Que la organización es el conjunto de actividadesdestinadas a la clasificación y ordenación de grupos o secciones, subgrupos o seriesdocumentales”.20

En su concepto nos da a entender que para la organización es necesario contar conprocedimientos o mecanismos que nos ayuden a clasificar los documentos para formargrupos, secciones y series documentales y así realizar una buena organización documental.

Cruz Mundet José Ramón, nos dice que la organización de un archivo responde a una doblenecesidad como se indica a continuación:

“Proporciona una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente lanaturaleza de lo que se refleja en el

Facilita la localización conceptual de los documentos”.21

En cuanto al primer punto el maestro Cruz Mundet, indica que el resultado de las accionesadministrativas es la organización lógica de los documentos formando fondos documentalesque reflejan la naturaleza y estructura administrativa de una Institución, en el segundopunto nos menciona que se debe de contar con la estructura organizativa para que nosayude a localizar la información de manera rápida y precisa.

Núñez Fernández Eduardo en su libro Organización y Gestión de Archivos enfatiza que la“organización de un archivo va de acuerdo al método archivístico y que implica laaceptación racional de la existencia de una relación orgánica, de un vinculo estructural,

20 BERNARD, Alicia. Guía para la organización y control de expedientes de Archivo. México. ArchivoGeneral de la Nación. 2002. p1521 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. España. Fundación Germán Sánchez. 1994. p.229

21

entre todos y cada uno de los documentos y unidades documentales que forman elarchivo”.22

En el concepto de Núñez Fernández podemos mencionar que para la organizaciónarchivística es importante aplicar los procesos y métodos archivísticos para que losdocumentos se relacionen orgánicamente y logre que cuenten con una organización idóneapara que las instituciones proporcionen un servicio de manera eficiente y oportuna.

Hay autores como el Maestro Gustavo Villanueva Bazán quien menciona que laorganización documental se lleva a cabo mediante un conjunto de procesos sistemáticoscomo: la identificación, clasificación y ordenación como principales actividades adesarrollarse de inicio estas se tienen que efectuar de forma coordinada para lograr unabuena organización.

El maestro Bazán sugiere que la organización se debe de efectuar en tres etapas, las mismasque establecen objetivos, que tienen el fin de “evidenciar o reconstruir la organización deun archivo, es a partir de las relaciones funcionales y estructurales que de manera natural seproducen en los documentos durante su ciclo vital, mediante la aplicación del principio deprocedencia y orden original”23

En las recomendaciones del profesor Bazán, se introduce a la identificación previa a laclasificación como elemento básico de la organización sin dejar de mencionar a laorganización y no solamente eso, sino que también hay que conocer la historia de laInstitución ya que por sus funciones y estructurales se producen documentos de una maneranatural, que no se apilen en bodegas de papel, para esto se aplican los procesos deorganización, como son: identificación clasificación y ordenación para convertiros enverdaderos archivos para rendición de cuentas de las Instituciones.

Concluyendo que para realizar la organización de cualquier unidad archivística ya seaarchivo de trámite, archivo de concentración, archivo histórico es necesario conocer enforma clara y precisa cual es la problemática que existe en determinado archivo, para poderplantear una solución correcta al problema, aplicando los procesos de organización no soloclasificación y ordenación sino también, la planeación, identificación y los principios deprocedencia y orden original para realizar una buena organización documental y que elarchivo forme parte en la rendición de cuentas de una Institución.

2.1.1 Principio de Procedencia

El Principio de procedencia surge en Europa por una gran necesidad para ordenar losarchivos, en esa época se utilizaban métodos de clasificación y ordenación en donde seincorporan a los archivos y a las colecciones que eran ordenadas por asuntos o por

22 NUÑEZ, Fernández, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. España. Trea Ediciones. 1999. p. 1923 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos deuniversidades e instituciones de educación superior. p.75

22

materias, sin embargo, se tiene antecedentes que en el siglo XVII, Baltasar Bonifacio,implantó el manejo de los documentos por su valor testimonial o evidencial.

En 1839, el Conde Duchein, emite por primera vez el principio de procedenciaestableciendo que los documentos se deben agrupar por fondos, y los nuevos documentosserán ordenados respetando la procedencia y separando los documentos de otras oficinas.

El 24 de abril de 1841, Natalllis de Wailly, Historiador Francés, jefe de la secciónadministrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior, redacta unacircular en la que enunciaba la noción de fondo de archivo, que consiste en reunir losdocumentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo,de un establecimiento, o de una familia, agruparlos por fondos y no mezclar con los de otroestablecimiento.

Pero cuando este principio se extiende por toda Europa, surge en Prusia, el historiadorHenrichvo Sybel, quien dice que todos los documentos públicos deben de agruparse deacuerdo a las unidades administrativas que los crean y, la ordenación dada a estosdocumentos se debe de conservar en la institución.

Como se puede ver en los antecedente históricos sobre esta teoría del principio deprocedencia, ha pasado a través de la historia por muchas trasformaciones para serhomogenizado y estandarizado en un solo lenguaje archivístico.

Para puntualizar sobre el principio de procedencia mencionaré los conceptos de lossiguientes autores.

El Diccionario de Terminología Archivística establece sobre el principio de procedencia“Que los documentos que son producidos por una institución, organismo o persona privada,no deben mezclarse con los de otros”.24 Además se deben de incorporar los nuevosdocumentos derivados del anterior.

Este concepto menciona que todos los documentos que son creados por una institución,organismo o persona privada deben de ordenarse junto con los documentos que ya sehabían generado sin mezclarse con otros documentos de diferente asunto.

El Principio de Procedencia es una pieza fundamental para la archivística que “estableceque los documentos producidos por una institución u organismo no deben de mezclarse conlos de otros. Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza,recibidos o generados por un organismo público privado determinado, sin mezclarlos conotros”.25

24 Diccionario de Terminología Archivística. p.6225 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. España. Diputación Provincialde Sevilla. 1995. p. 32

23

Este concepto dice que todos los documentos generados o recibidos por una institución uorganismo privado se deben de mantener en grupos de la misma especie o mismo asunto yque no se deben mezclar con otros documentos de distinto asunto.

Araceli Alday “Establece que los documentos deben agruparse en el archivo de acuerdo alas instituciones o entidades que lo produjeron”.26

En el concepto anterior menciona que todos los documentos que generan las institucionesdeben de clasificarse en grupos y mantenerse en resguardo de un archivo.

Como podemos ver, en los conceptos que se han manejado del principio de procedencia dediferentes autores se llego a la conclusión que el principio de procedencia es piezafundamental de la archivística, que establece como los documentos que van generando lasinstituciones, organismo o personas privada no se deben de mezclar con otros documentosque no sean de la misma especie y se tiene que mantener en grupo, así como integra losnuevos documentos al mismo grupo de la misma especie o asunto que se ha tramitado, deno ser así, y que el documento por alguna razón se mezcle con otros documentos, seperderá su valor de prueba testimonial,

2.1.2 Principio de Orden Original

No fue suficiente el principio de procedencia para darle sustento a la teoría archivística, porlo que fue necesario complementarlo con el respeto al orden original. Este concepto nace enAlemania con Luhemann, cuando anuncia en los reglamentos publicados en 1881 un nuevoprincipio: el registraurprinzip. Y que dice que los documentos de cada fondo debíanmantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo porasuntos o materias, así nace el principio del orden original.

Pero en 1898, los archiveros Holandeses Meller, Feith y Fruin, publicaron un manualtitulado Handleiding voor hetorden en beschrijven van archieven, en el que introdujeron lanecesidad de restablecer el orden original.

Para este tema del orden de principio original mencionaremos a los siguientes autores.

José Ramón Cruz Mundet indica que el orden Original es” el orden en el cual losdocumentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen”27 laorganización obedece a un proceso natural conforme se inicia un asunto o tramitecontinuado durante su desarrollo y hasta su conclusión.

26 ALDAY GARCIA, Araceli. Introducción a la Operación de los Archivos en Dependencias y Entidades delPoder Ejecutivo Federal. p. 5627 CRUZ MUNDET, op. cit. p. 231

24

Este concepto nos afirma que los documentos que son generados por una institución aliniciar un asunto o trámite se ordenarán en forma consecutiva conforme se van creandodesde que inicia hasta que termina la gestión del trámite.

Para la maestra Bernard Amozorrutia, “Es el principio básico de la archivología queestablece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden quele dio el área productora de los mismos”28.

Es un principio básico que nos señala que los documentos deben ir ordenados debidamenteconforme se crean y deben ser conservados en el archivo de la Institución.

Gustavo Villanueva Bazán, refiere para la aplicación del principio del orden original alautor Elio Lodolini, da como auge al archivista, quien debe de respetar el orden original delos documentos, si este se ha mantenido y en caso de que el orden de los documentos sehaya perdido, hay que volver a reconstruir el orden interno.

El archivista debe tener paciencia e inteligencia al examinar los documentos cuando seorganizan. Seguir tiempo consecuencia, las fases de la vida y actividad de la empresaproductora que disponen los documentos. Así como en la reconstrucción, organización,arreglo, ordenación, clasificación de los fondos, documentos y series”.29

Del capítulo anterior, podemos entender que los documentos que genera una Institución,oficina privada o persona, debe de tener un orden así como se van creando los documentosde un solo asunto para poder integrarlos en expediente y luego ingresarlos a un archivo.

2.2 Sistemas de Clasificación

Otra de las funciones que se requiere para la administración de los Archivos de Trámite, esla clasificación y ordenación de los documentos.

Clasificar es distribuir o agrupar por clases; por ejemplo las cosas se clasifica por sutamaño, tipo, color semejanza, o diferencias, etc.

En el caso de los archivos, la clasificación es un proceso natural que se da con la mismaproducción de los documentos y de acuerdo con las funciones de cada una de las oficinasde la Institución.

Al respecto de la clasificación, T.R. Schellenberg. Nos dice que son tres los elementos quepodemos considerar dentro de la clasificación de los documentos estos, son las acciones alas que se refiere los documentos, la estructura orgánica de la dependencias que los produce

28BERNARD, Alicia.op. cit . p.1529 VILLANUEVA Bazan.Gustavo. Teoría y Práctica Archivística. I y II p.29- 30

25

y, los asuntos o materias sobre lo que versan”.30 Estableciendo tres sistemas declasificación documental, que a continuación se mencionan.

Clasificación funcional

Clasificación orgánica

Clasificación por materias

Clasificación Funcional

José Cruz Mundet nos dice que el sistemas, la clasificación funcional “como su propionombre lo indica, son funciones que genera o ha generado el fondo de archivo son loselementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Con el siguientecriterio, en primer lugar se agrupan los documentos de acuerdo con las actividades de lasque son resultado”.31

Clasificación Orgánica.

Consiste en agrupar las series documentales, tomando en cuenta las distintas áreasadministrativas o estructura orgánica de la institución, resultando la reproducción de susservicios, de sus secciones, y unidades. Es importante mencionar que los expedientestambién se agrupan según la actividad de lo que son resultado, a partir de este nivel esposible llevar a cabo una clasificación orgánica, misma que se implementa jerárquicamentedesde las unidades administrativas básicas, hasta la división mas amplia.

Clasificación por Materia

Esta Clasificación por asunto o por materia, es el resultado del análisis del contenido en losdocumentos, esto se toma como base para clasificar la documentación que es generada poruna institución.

Es conveniente señalar que los sistemas se pueden mezclar entre si, esto es muy frecuenteen los archivos administrativos, si el Organismo o Institución realiza una o variasfunciones, en este caso la clasificación será mixta y orgánica funcional.

De lo anterior, mencionaremos que para establecer un sistema de clasificación es necesarioque el archivista conozca la historia de la institución, y de los tipos documentales que soncreados y generados, una vez que se tenga identificada esta información, nos permitiráestablecer un cuadro de clasificación para poder designar series documentales en unaestructura jerárquica, tomando en cuenta las funciones y actividades que propiciaron la

30 SCHELLENBERG, Theodore. R. Archivos Modernos. Argentina. Centro interamericano de Formación deArchivística de la Universidad Nacional de Cordoba. AGN pp. 93, 9431 CRUZ MUNDET. op. cit. p. 240

26

generación y recepción de la información, y así se podrá elaborar un cuadro declasificación archivística.

2.2.1 Definición de Clasificación

Antonia Heredia nos señala como concepto de clasificación “Que clasificar es dividir oseparar un conjunto de documentos, estableciendo clases o series de tal manera que dichosgrupos dan forma a la estructura orgánica de un todo”.32

En este concepto, podemos entender que clasificar es la separación de los documentosformando grupos que tratan de un solo asunto, dando como resultado un cuadroestructurado que refleja la organización y las actividades de la Institución de donde procedela documentación.

Para Cruz Mundet “Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de unfondo mediante agregados o clases desde los más amplios hasta los más específicos, deacuerdo con los principios de procedencia y orden original”.33

Según esta definición, los agregados documentales son los documentos que se vangenerando, por las personas y oficinas que tramitan los documentos en el desempeño desus funciones.

Pescador del Hoyo María del Carmen, en su libro El Archivo Instrumento de Control,define a la clasificación.”Como la actividad durante la cual se determina la procedencia, elcontenido, la ubicación y la localización de los documentos en los archivos, que seidentificaran por medio de títulos alfabéticos o representados”34

En este concepto de procedencia, los mismos documentos de acuerdo a la naturaleza delasunto que se tramite nos indicara que Institución generó dicho documento.

El maestro Gustavo Bazán Villanueva, la “Clasificación será funcional, cuando la divisiónde grupos y subgrupos se basa en las funciones o tareas que desempeña una Institución,independientemente de cómo se hayan organizado”.35

También menciona que la funcionalidad de la clasificación está ligada a la estructuraorgánica de grupos y subgrupos dependiendo de los asuntos tratados en los documentos

Para elegir el sistema de clasificación conveniente, es necesario considerar varios aspectosdel trabajo archivístico como son los siguientes.

32 HEREDIA HERRERA. op. cit. p. 26633 CRUZ MUNDET. op. cit. p. 23934 PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen. El archivo instrumento de control. España. Norma Ediciones.1998 p. 3635 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos. Mexico.Litografía Magno Graf. 2002. p. 75

27

1.- Debe ser un sistema estable y posible, de tal manera que la clasificación asignada alfondo, perdure en el tiempo.

2.- Debe ser objetiva, procurando que la clasificación no dependa de la percepción que elarchivista pueda tener del fondo documental.

3.- Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos,del proceso administrativo del cual son resultado.

Es importante destacar que para implementar el sistema de clasificación, es necesariorealizar un análisis de la institución, esto se puede lograr de la siguiente manera.

Debe de existir una relación entre todos los departamentos

Que se establezcan niveles jerárquicos entre los documentos

Debe haber división por departamentos

Responsabilidades

Tipología Documental.

Para puntualizar sobre este tema de la clasificación, podemos decir que la mayoría de losautores que se han citado, manejan el tema de la clasificación, como un proceso de análisisdocumental, para relacionarlo con la historia de la institución y así formar los gruposdocumentales en donde se manejan jerarquías y se establezca un sistema orgánico de losdocumentos en fondos y series para la creación de un cuadro de clasificación, que le daráorigen al archivo, donde los documentos van a estar en resguardo dándole una ubicacióncorrecta.

2.2.2 Elementos de los Sistemas de Clasificación.

Schellenberg en su teoría archivística considera tres elementos para la clasificación de losfondos documentales.

Las Acciones

Las estructuras orgánicas

Los asuntos

En primera instancia las acciones son las mismas a las que hace referencias el contenidodel documento, considerando las atribuciones o facultades del área de la Institución.

La estructura orgánica es la subdivisión de aéreas, departamentos o dependencias quegeneraron los documentos.

Los asuntos materias que contienen los documentos.

28

2.3 Ordenación Documental

La ordenación es una parte importante de la organización archivística que complementa elproceso de clasificación, en este trabajo, se trata de la relación que tienen los documentospara aplicar los criterios necesarios a los expedientes y series documentarles, en la que esparte esencial en seguimiento de la lógica en el trámite de la documentación.

Para establecer el tipo de ordenación, se tomará el criterio más lógico que nos ayude arecuperar y localizar más fácil y rápido los documentos.

La ordenación es una operación archivística que se realiza dentro del proceso deorganización, aplicando los siguientes conceptos:

Por ejemplo la maestra Araceli Alday dice “Que la ordenación es la operación de unir unconjunto de documentos, relacionando unos con otros de acuerdo con una unidad de ordenestablecida de antemano”36.

Para la ordenación de documentos debemos de tomar en cuenta tres aspectos muyimportantes que son los siguientes:

1.- “La ordenación se hace a partir de los elementos internos del documento, como son,forma, fecha, nombre, y asunto.

2.- Cada serie adopta la ordenación que le conviene y estas tienen que ser independientes delas otras series.

3.- Una vez elegido el tipo de ordenación se refiere a los documentos, no a la informaciónque contienen los mismos (esta se realiza mediante índices para facilitar surecuperación)”37.

2.3.1 Definición de Ordenación

La Maestra Araceli Alday define a, la ordenación como una operación que consiste en unirun conjunto de documentos que se relacionan entre sí, partiendo de los elementos internoscomo, fecha, nombre y asunto para formar series documentales y asignarles un orden,considerando el criterio que se ha definido para la ordenación en el archivo.

Víctor Hugo Arévalo dice que “La ordenación y la clasificación son dos ramas de unmismo trabajo, ambas están muy ligadas.

Que la ordenación es la materialización de la clasificación, al mismo tiempo, es el pasoineludible a la descripción, persigue tres fines esénciales”38 que son los siguientes.

36ALDAY GARCIA, Araceli. op.cit. p. 5637 Ibid.38 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Teoría Fundamental y Práctica de la Archivología. p. 186

29

Arévalo Jordán distingue dos tipos de ordenación que son una ordenación intelectual y otraordenación física.

Ordenación intelectual consiste en el análisis de la relación entre losdocumentos para determinar la unidad de orden que se aplicará en cadacaso.

Ordenación Física en esta se aplican los criterios que se elijan, para colocarlos documentos en su respectivo folders o carpetas para archivo, que losprotege y facilitará su localización

Para la ordenación física existen tres tipos de ordenación:

1.- Ordenación alfabética: Consiste en utilizar letras del alfabeto. Este criterio esconsiderado para los expedientes de personal, o expedientes académicos de alumnos.

2.- Ordenación Cronológica: Se ordena de acuerdo a la fecha, en que la documentación haysido tramitada. Su utilización es muy frecuente en la correspondencia, se suele archivar pororden de registro de entrada o salida, de manera secuencial.

3.- Ordenación Numérica: en esta se utilizan números que se relacionan consecutivamentepara indicar la ordenación de los expedientes. Este es un tipo de ordenación rápida y norequiere de personal especializado para su empleo

La Principal función de la ordenación dentro de las unidades archivísticas se refleja en lospuntos que se enuncian a continuación:

1.- Facilitar la ubicación instantánea de los documentos preferentes, por medio visualinmediato, en distinto lugar, pero identificables a la primera vista.

2.- Conocer su índole y contenido, en forma elemental. Si observamos un conjunto derollos de papel, veremos que son planos o mapas, este aspecto es más característico de laexperiencia del archivo.

3.- Agrupar los documentos de acuerdo a normas adecuadas a las necesidades deconsulta y de su conservación.

Víctor Hugo Arévalo relaciona a la ordenación y clasificación, como dos ramas que seencuentran ligadas para el trabajo de archivo, que facilitarán designar una ubicación,conociendo el contenido y las características, para localizar a simple vista los documentos,y proporcionar rápidamente la información.

30

La maestra Juana Molina Nortes define a la “Ordenación como el proceso por el cual seunen y relacionan los elementos constitutivos de cada serie documental, de acuerdo a uncriterio establecido”39

En este concepto la maestra Juana Molina Nortes maneja la ordenación como un proceso deunión entre los documentos que se relacionan entre sí tomando en cuenta los criteriosnecesarios para formar series documentales.

Los autores que hemos mencionado en este tema de la ordenación documental de archivonos mencionan que es una operación que consiste en la unión de un conjunto dedocumentos que se relacionan entre sí.

Víctor Hugo Arévalo Jordán define a la ordenación como dos ramas que están ligadas pararealizar un mismo trabajo y que la ordenaciones es el paso siguiente para la clasificación.

La maestra Molina define la ordenación es un proceso en donde se unen y relacionan losdocumentos formando series documentales.

Por conclusión, podemos decir que la ordenación es un proceso mediante el cual se reúneun conjunto de documentos que se relacionan entre sí que tratan del mismo asunto. Paraordenar es necesario considerar los criterios para tomar en cuenta los siguientes elementosdel documento como son:

1.- Nombre del fondo.

2.- Fondo, sección, y serie.

3.- Asunto del que trate el expediente.

4.- Fecha del documento.

5.- Numero consecutivo del documento.

Una vez elegido el tipo de orden, se le asignara un lugar y se realizara una guía parafacilitar la ubicación y recuperación del documento para proporcionar rápidamente lainformación.

2.3.2 Métodos de Ordenación

Los métodos de ordenación archivística se realizan tomando en cuenta cada uno de loselementos del documento como son, el nombre de la persona física o moral, la fecha, ynúmero del documento.

39 MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria Técnicas de Archivo y Tratamiento de laDocumentación Administrativa. España. Castilla. La Mancha. ANABAD. 2000. p. 78

31

Como dice José Cruz Mundet en su libro la organización de archivos, clasificaciónordenación e instalación, que los métodos de ordenación dependen del criterio establecido:pude ser

“Letras del abecedario (alfabético)

Las fechas de los documentos (cronológico)

La secuencia de los números (numérico)

La combinación de varios de ellos”40 (alfanumérico)

Elio Lodolini nos señala como uno de los principales problemas que existe en los archivos,el de ordenar los documentos para su conservación permanente para su libre consulta en elarchivo histórico o en su caso en distintos archivos.

Mencionándonos que existen pocos manuales de archivística que indican algunos métodosde ordenación en los archivos, “como la ordenación cronológica, alfabética, geográfica, pormateria y por ordenación decimal”41

También señala que hay otros muchos métodos de ordenación como son, por formato de losdocumentos, por color, por peso. Y por composición química del papel, pero ninguno deestos es totalmente valido archivísticamente. Que pueden servir para ordenar colecciones dedocumentos.

El proceso de organización archivística que se realiza en los archivos como, laclasificación, ordenación. Para que la documentación se encuentre debidamente ordenada yclasificada a fin de realizar su pronta recuperación también se vinculan a la clasificaciónlos criterios necesarios o métodos de ordenación que son los siguientes:

Método Alfabético

Método Numérico

Método Cronológico

Método Cromático

Método Onomástico

Método Geográfico

Método Topográfico

40 Idem41 LODOLINI, Elio. Archivística. Principios y problemas. España. La Muralla. 1993. p. 115

32

Método Alfabético.

Se basa en el alfabeto como sistema de ordenamiento, es el más antiguo y sencillo que seconoce, La clasificación se realiza por el nombre del que suscribe o del destinatario, iniciacon el primer apellido, sigue con el segundo apellido y termina con el nombre.

Ejemplo. López Gómez Andrés

Método Numérico.

Se agrupan documentos asignándoles un número progresivo en la serie de númerosnaturales, para establece el orden de los documentos. Esta referencia numérica puedeformarse con varios números, de tal forma que cada uno indique una característica concretadel contenido. Es una especie de código para acceder a los documentos.

Método Cronológico.

El Método Cronológico consiste en clasificar los documentos por fecha, ya sea ésta deorigen o de terminación de trámite, el ordenamiento cronológico se hace en grupos poraños, después por meses y al final por día. De tal manera que los documentos que formanun expediente deben estar en orden cronológico.

Método Cromático.

Las características principales de este tipo de método es la utilización de colores en laorganización del acervo documental.

Método Onomástico.

En este método, se indica en los documentos un nombre, ordenándose, por el primerapellido, seguido por el segundo apellido, y finalmente el nombre propio de la persona

Método Geográfico.

El Método Geográfico consiste en clasificar y registrar documentos o expedientes,empleando como dato sobresaliente el lugar de origen o trámite de los asuntos que en ellosse trate.

La clasificación de este proceso se inicia destacándose los siguientes datos.

1. País ( México )

2. Estado ( Querétaro )

3. Región ( Municipio o Delegación Política )

4. Ciudad ( Colonia)

33

Método Topográfico.

Consiste en señalar el lugar en que se encuentran los expedientes, indicando el local,mueble, y número de orden. Se aplica por regla general a archivos históricos,

Ejemplo de ello es el siguiente.

Salón Núm. 1

Estante Núm. 10

Anaquel Núm. 9

Caja Núm. 2

Expediente Núm. 9

2.3.3 Métodos para Recuperar la Información.

“Los distintos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad seleccionada paradeterminar dicho orden. Para la recuperación de información existen dos grupos demétodos básicos que son los siguientes”42.

Método directo llamados también ( métodos formales)

Método indirecto ( informales )

2.3.4 Método Directo

“Los métodos de ordenación directa son también llamados fórmales estos se manejan sinnecesidad de índices o catálogos para localizar la información en los que se encuentranprincipalmente los siguientes”43.

Orden Alfabético

Geográfico

Cronológico

Cromático.

2.3.5 Método Indirecto

“Los métodos de ordenación indirecta son también llamados informales y se requiere parala localización de documentos, la consulta y manejo de los índices, catálogos y en los quese encuentran los siguientes”44.

42 ROJAS, ARTURO. Apuntes Tomados en Clase de la Materia Descripción de Archivos 4° Semestre. 200643 Ibid.

34

Ordenación Numérica

Ordenación Alfanumérica

Ordenación Topográfica

Concluyendo este tema donde se han mencionado grandes autores de diferentes corrientes,que han abordado el tema de la organización archivística para hacer ver que la aplicaciónde los procesos en la ordenación y organización de un archivo clasificado es necesarioaplicar los procesos y criterios archivísticos a fin de tener en orden los documentos paralocalizar de manera rápida y eficaz la información y brindar un buen servicio a los usuarios.

44 Íbid.

35

CAPITULO 3ORGANIZACIÓN, DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA GERENCIA DEL

CONSULTIVO TÉCNICO DE LA CONAGUA

3.1 Organización Documental

Como ya se ha visto en el capitulo anterior los procesos de organización de un archivo son:clasificación, ordenación y descripción.De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organización es un resultado oproducto de los trabajos realizados con una adecuada aplicación de los procesos deorganización de un archivo, donde se toma en cuenta en primer lugar, la clasificacióndocumental y posteriormente la ordenación, Si no se dan estos procesos de maneracomplementaria no se dará una correcta organización archivística, y caeremos en el error decustodiar archivos mal organizados.

En el caso del archivo de Tramite la Gerencia del Consultivo Técnico, que pertenece a laSubdirección General Técnica, estos trabajos de organización, ordenación y clasificaciónfueron realizados por el personal de apoyo administrativo aplicando el proceso más lógico,que es por asuntos y alfabéticamente, ya que no existía un cuadro de clasificaciónarchivística en esta Gerencia ni en la Comisión Nacional del Agua.

En mayo de 1998 se planteó un proyecto sobre la creación de un archivo de concentraciónmismo que se le encomienda Ing. Carlos Delgado Serrano.

Con la entrada en vigor de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaFederal obligo a las Instituciones Federales a organizar correctamente sus archivos y contarpor lo menos con una guía simple.

La Comisión Nacional del Agua a partir del año 2000 se dio a la tarea de elaborar suCuadro de Clasificación Archivística, al mismo que se empezó a utilizar a partir del año2003 en los trabajos de organización, clasificación y ordenación, para crear un sistemaintegral de Archivos, iniciando con el proceso de registro de correspondencia, turnarla yposteriormente ya tramitada será integrarla en expedientes correspondientes, archivarlos ypreservarlos hasta su disposición final, con el propósito de acceder a la información PúblicaGubernamental y auspiciar a la rendición de cuentas. (Ver anexos Núm. 1,2.3,).

El Cuadro General de Clasificación debe cumplir dos funciones fundamentales, la primera,es la de identificar el origen y la procedencia de las series documentales y la segunda es laasignación de claves para la identificación de la documentación y la designación de seriesdocumentales para cada Subdirección de La Comisión Nacional del Agua. (Ver anexoNúm. 4)

También se diseña el Catálogo de Disposición Documental el cual permitirá conocer demanera precisa los tiempos de guarda precaucional de la documentación que existe en losarchivos de esta Gerencia. (Ver anexo Núm.5)

36

Con esta herramienta se realizaron nuevos trabajos de organización, clasificación yordenación, de 122 cajas de archivo de trámite que se encontraban almacenadas en unsótano por falta de espacio en esta Gerencia del Consultivo Técnico de la CNA.

3.1.1 Diagnóstico

El primer paso para iniciar los trabajos consistió en realizar una visita a la bodega donde seencuentran las 122 cajas que pertenecen a las distintas aéreas de la Gerencia del ConsultivoTécnico y que contienen expedientes y documentos de archivo de trámite que van a sertrasladados al archivo de concentración. Se efectúa una inspección metodológica deobservación para saber el estado físico que guardan los documentos y detectar losproblemas que puedan existir en el mencionado archivo.

Con la visita al archivo de trámite se detectaron los siguientes problemas:

Los expedientes y documentos se encuentran llenos de polvo.

Los documentos no están clasificados de acuerdo con el cuadro de clasificación.

Los expedientes no tienen ningún marbete que los identifique.

Algunas cajas se encuentran rotas y deterioradas.

Las cajas no tienen identificación.

Se necesita una reorganización de cajas y expedientes aplicando la metodología

descrita anteriormente

No existe un Inventario de la documentación.

También se efectuó una consulta al personal que hace uso de este archivo por medio de laaplicación de un cuestionario para saber si la documentación puede ser localizada lo máspronto posible y poder ofrecer a los usuarios la información que requieren para dar unarespuesta rápida para resolver los problemas que presentan las distintas presas que sonadministradas por la Comisión Nacional del Agua.

De este cuestionario que fue aplicado al personal de esta Gerencia el 90% respondió quepara consultar los expedientes y documentos no llena ningún formato ni vale de préstamopor lo que se origina la pérdida de expedientes y documentos. (Ver Anexo Núm.6)

37

3.1.2 Fumigación.

Fue necesario realizar una fumigación tanto del archivo como de las 122 cajas de la bodega

así como de todo los documentos que existían en la oficina para eliminar bichos, hongos y

microorganismos que puedan atacar al papel y dañar el documentó

3.1.3 Limpieza Documental

El siguiente paso fué realizar una limpieza de la documentación de las en 122 cajas que seencontraban en el sótano, que consistió que con un cepillo especial se limpiaron y aspiraronel polvo hoja por hoja todos los documentos hasta dejarlos listos para poder clasificarlos yordenarlos también se retiraron clips y grapas, se borraron anotaciones innecesarias secambiaron nuevos folders a los expedientes, y fue necesario cambiar las cajas que seencontraban maltratadas, las cuales posteriormente se trasladaron al Archivo deConcentración ya clasificadas y ordenadas de acuerdo con la aplicación del catálogo deDisposición Archivística de la Comisión Nacional del Agua.

3.1.4 Expurgo

Uno de los problemas que presentan las Instituciones de Gobierno es el abuso de latecnología moderna, como las copiadoras que han llevado a las oficinas a explotar estatecnología indiscriminadamente permitiendo el crecimiento de la información en la que unmismo documento se ha reproducido infinidad de veces, originando múltiples copias de unmismo asunto se guardan, provocando con ello una crecimiento de masa documental.

Otro de los problemas que originan la explosión documental es la duplicidad de un trámite,por ejemplo, cuando un área envía información para realizar un trámite esta envía copias aotras aéreas involucradas en el proceso sólo deben tener conocimiento del hecho, ya que nollevan el trámite directamente los cuales a causa de este problema, se decidió realizar unaexpurgo de las 122 cajas que se preparan para el traslado al Archivo de Concentración,procediendo al retiro de copias innecesarias, clips, broches, grapas, y algún otrodocumente que no pertenece al mismo asunto y al expediente,

3.1.5 Clasificación.

Como ya sabemos que la clasificación es dividir o separar por grupos un conjunto dedocumento que se interrelacionan estableciendo clases o series documentales dando formaa la estructura orgánica de las actividades de una Institución.En la clasificación de los documentos que generan las seis aéreas que forman la Gerenciadel Consultivo Técnico de la Comisión Nacional del Agua (CNA) en la que realizaronestos trabajos se formaron grupos documentales que se relacionaron entre sí, tomando en

38

cuenta el principio de procedencia y de orden original, así como la estructura orgánica de ladependencia en la que se reflejan las actividades de cada área para el cumplimiento de lasfunciones, para la cual fueron creadas. ( Ver Anexo 7 y 8 )

En la clasificación de los documentos que generó esta Gerencia se formaron gruposdocumentales en los que se tomaron en cuenta los siguientes elementos:

El asunto de que trata el documento.

Por materia, según el área donde se ha generado el documento.

Por fechas extremas la fecha en que fue generado el documento.

El Cuadro General de clasificación de la (CNA) tiene una estructura jerárquica, queAtiende a los siguientes niveles.

Primero. (El Fondo Formado) por el conjunto de documentos producidos orgánicamentepor la Comisión Nacional del Agua.

Segundo. (Sección) cada una de las divisiones del fondo. Basada en las atribuciones decada dependencia o entidad de conformidad con la disposiciones legales aplicables.Las funciones establecidas, son identificadas en el reglamento interior, las cuales deben LaIdentificación de las funciones son las siguientes.

Funciones Comunes. Son las Acciones Administrativas que sirven de apoyo para elejercicio de las competencias para las que ha sido creado el organismo.

Las Funciones Sustantivas: Son las acciones administrativas encaminadas al cumplimientode la misión, objetivos y metas que constituyen la razón de ser de la Comisión Nacional delAgua.

Tercera: (series) Es la división .de una sección que corresponde al conjunto de documentosproducidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versa sobre una materiao asunto especifico.

La aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística de la (CNA) y para laSubdirección General Técnica a donde pertenece la Gerencia del Consultivo Técnico quedode la siguiente forma:

39

Gerencia del Consultivo Técnico

Nivel Clave Unidad Administrativa

Fondo 1.0000.0 Dirección General

Subfondo 1.0300.0 Subdirección General Técnica

Sección 1.0300.1 Gerencia del Consultivo Técnico

Serie SO20 Informes

Subserie 1.0300.4.

La clave clasificadora para las seis áreas o Subgerencias que componen la Gerencia del

Consultivo Técnico quedan de la siguiente manera.

Unidad administrativa Clave Clasificadora

Gerencia del Consultivo Técnico 1.300.1

Subgerencia de Hidráulica y Electromecánica 1.300.1.1

Subgerencia de Ing., Sanitaria y Ambiental 1.300.1.02

Subgerencia de Geotecnia 1.300.1.03

Subgerencia de Geología y Geohidrología 1.300.1.04

Evaluación de Proyectos de Obras Hidráulicas Nuevas 1.300.1.05

Seguridad de Presas 1.300.1.06

3.1.6 Ordenación Documental.

La ordenación de la documentación del total de cajas de archivo que se transfirieron alarchivo de concentración, se hizo de una manera lógica, haciendo que la tramitacióncoincidiera con una secuencia cronológica de la propia documentación. Se aplicaron lasseries documentales una vez conociendo las características de estas y de acuerdo alCatálogo de disposición documental de la Comisión Nacional del Agua.

La documentación y expedientes existentes pertenecen a cada una de las áreas delConsultivo Técnico. Con el apoyo de las secretarias fue ordenada de manera alfabética,cronológicamente, por asuntos o materias.Se cambiaron cajas y folders maltratados, se colocaron marbetes para identificar ladocumentación, con los siguientes campos conforme al catalogo de disposición documental

40

Número de serie ejemplo (SO20) corresponde a informes.

Serie documental, ejemplos (contratos, convenios, informes ) según la materia o

asunto que se trate.

Descripción de la serie documental.

Valor documental ejemplo (administrativa, legal o contable).

Plazo de Conservación Ejemplo (archivo de trámite, 2, 12, 15 años según lo

establezca el catalogo.

Años de vida del documento en archivo de concentración ejemplo ( 5,10,12, )

Clasificación(Público, Reservado, Confidencial

Fundamento Legal

Destino Final

Con estos datos y campos que contiene el Catálogo de Disposición Documental, se realizóla transferencia de las 122 cajas al archivo de concentración de las seis aéreas de la gerenciadel consultivo Técnico.

3.2 Descripción

La función de la descripción es describir las piezas documentales en un archivo y en lagestión documental administrativa y es una parte importante en los trabajos de organizaciónarchivística y está relacionada en los trabajos de transferencia documenta del Archivo deTrámite al Archivo de Concentración.

Y forma parte de los trabajos archivísticos destinados a la elaboración de los instrumentosde consulta.

Existen diferente niveles de instrumentos de descripción, dentro de los inventarios tambiénse hallan distintos tipos, estos van de acuerdo a las necesidades de lo que se requiereconocer del acervo, y cada institución puede elegir el tipo de inventario que más leconvenga de acuerdo con el tipo de información que genere la institución en la ComisiónNacional del Agua para la organización, clasificación y ordenación se escogió un sistemaalfanumérico.

3.2.1 Elaboración de Inventario.

Inventario: es un instrumento de consulta que describe tanto las unidades de instalación,como las unidades documentales de una serie o series que representan la estructuraorgánica de una institución.

41

Los inventarios documentales deben ser el reflejo de la información producida y contenidaen los documentos que demuestran las funciones de la organización de una instituciónpermite al archivista localizar la información de una manera rápida para que sea consultadapor los usuarios.

Este instrumento es una verdadera obra de arte del archivista, pues considera la actividadintelectual del trabajo sobre el fondo documental, cuya doble finalidad esta en laclasificación y la descripción.

La primera consiste en conocer como está organizado el archivo para proporcionar lainformación oportuna y precisa.

La segunda considera la localización y búsqueda de los documentos para ofrecer siempreuna respuesta pertinente y rápida.

Los inventarios se clasifican en: Inventario Somero e Inventario Analítico

El Inventario Somero. Comprende los elementos o datos mínimos del área, su utilidad esde uso interno y la información que ofrece es de forma general.

Inventario Analítico. Este tiene una característica distinta respecto al primero ya quedescribe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes, con losmismos elementos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información suficiente paralocalizar la documentación en forma rápidamente y precisa.

Para elaborar el inventario de las 122 cajas que se transfieren al archivo de Concentración,se llenara un “formato denominado (RAMAR-1) catálogo de inventario para la primeratransferencia que nos lo muestra en el Manual de Organización Archivística”45 que es parauso general de la Comisión Nacional del Agua. (Ver Anexo Núm. 9 )

Y los Archivos de Trámite de cada área que componen la Gerencia del Consultivo Técnicoal realizar su primera transferencia al Archivo de Concentración tendrán que llenar elmismo formato con los siguientes datos.

1.- Número de caja.

2.- Serie documental.

3.- Título (informe, atenta nota, proyecto).

4.- Asunto.

5.- Valor Documental.

45 Comisión Nacional del Agua. Manual de Organización General. op. cit. p. 48.

42

6.- Clave de Clasificación.

7.- Número de Tomo, Año de apertura y Año de Cierre del Expediente.

8.- Vigencia Documental (Años).

9. Número de Hojas del Expediente.

De las 122 cajas hay un total de 2,875 expedientes de los año de 1965, que es el expedientemás antiguo, hasta el año del 2005, quedando en el Archivo de Trámite los expedientes delaño 2006 hasta la fecha (2009).

En uno de los extremos de los folders de cada expediente, también lleva pegado un marbetecon los mismos datos del formato (RMAR-1).

Se hace necesario mencionar, que dichos formatos serán agregados en la parte final de losanexos.

Para identificar las cajas que son revisadas por el personal del Archivo de Concentración,se les pega etiquetas en los costados y al frente de la caja con los siguientes datos: númerode la caja, nombre del área a quien pertenece la documentación, nombre del asunto y seles asigna un lugar definitivo en el archivo de concentración. (Ver Anexo Núm. 10)

3.3 Resultados y Beneficios Obtenidos

Con los trabajos que se realizaron en el Archivo de Trámite de la Gerencia del ConsultivoTécnico, se aplicaron los procesos de organización, clasificación y ordenación y así comolimpieza documental y expurgo. Además se identifican los expedientes colocándoles en uncostado al frente un marbete o lomo, se elabora un inventario con el formato ( RAMR-1 )como marca el Manual de Organización Archivística de la Comisión Nacional del Agua de122 cajas de Archivo de Tramite, pertenecientes a las seis Subgerencias que componen a laGerencia Consultivo Técnico, en donde se les asigna un lugar permanente en el Archivo deConcentración de la CONAGUA.

Para controlar la perdida de documentos y expedientes, se elaboró un vale de préstamo quedeberán llenar los usuarios.

Otro beneficio o resultado, es que los documentos y expedientes se localizaran de unamanera más fácil y rápida para poder brindar un servicio en la rendición de cuentas.

43

Se logra que los documentos y expedientes se encuentren ordenados y clasificados dentrode un acervo de concentración ( Ver anexos 10,11,12 )

Dentro de los beneficios reportados del Archivo de Trámite de la Gerencia del ConsultivoTécnico, es que ya contará con un Archivo de Trámite limpio y ordenado, en donde sepodrá controlar los documentos y los expedientes que se prestan a los usuarios.

44

Conclusiones.

Es importante que las Instituciones de Gobierno Federal cuenten con una organización

documental idónea que garantice las demandas de información.

En el presente trabajo se informa de las actividades realizadas en la organización delArchivo de Trámite de la Gerencia del Consultivo Técnico como parte integrante de laComisión Nacional del Agua.

En la parte introductoria se hace una semblanza de los antecedentes generales que dieronorigen a la Comisión Nacional del Agua y de su estructura.

La importancia de los archivos cada día se manifiestan en su organización y desarrollo, conlos trabajos que realizamos en archivos Públicos o Privados, para obtener en un futuroresultados favorables dentro de las instituciones ya sea en Archivos de Trámite,Concentración e Históricos ya que si no se organizan los Archivos debidamente no habráuna memoria ni presente ni futura.

Los trabajos realizados fueron exhaustivos pero muy gratos por que aplique misconocimientos teóricos archivísticos, cubriendo los planes y programas aprendidos en laEscuela Nacional de Biblioteconomía y Archivología (ENBA), que me dieron lasherramientas necesarias para realizar los trabajos archivísticos, que tenemos que enfrentardía con día en nuestro lugar de trabajo

Para mi fue muy enriquecedor el haber trabajado con mis compañeras secretarias, perosobre todo el conocer los asuntos y documentos que se generan tanto en la Gerencia delConsultivo Técnico como en la Comisión Nacional del Agua.

45

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Manual de Organización General de la Comisión Nacional del Agua.. Mayo, 2008 p. 7

47

ANEXOS

48

ANEXO NO° 1 RECIBO DE CORRESPONDENCIA

Ingreso de los documentos a la oficialía de partes.Fotografía tomada por Miguel Ángel Trejo Raymundo

49

ANEXO NO 2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA

Revisión de documentos al ingreso de la correspondencia.Fotografía tomada por Miguel Ángel Trejo Raymundo

50

ANEXO NO 3 CONTROL Y DESPACHO DECORRESPONDENCIA

Control y envio de correspondencia.Fotografía tomada por Teresa Gutiérrez Ramírez

51

ANEXO NO 4

52

ANEXO NO 5 CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL

53

ANEXO NO 6 CUESTIONARIO

Evaluación de los servicios proporcionados por el Archivo de la Gerencia del Consultivo Técnico.

Con el propósito de mejorar la problemática que existe en este archivo mucho le agradeceríamosllenar esta evaluación.

1.- ¿Conoce el archivo de esta Gerencia?

SI NO

2.- ¿Cuántas veces al mes consulta la información de este archivo?

Una Tres Más de cinco

3.- ¿Cuánto tiempo tardan en prestarle un expediente?

Menos de una Hora Más de dos horas Más de cinco horas

4.- ¿Cuando pide un expediente para su consulta al archivo llena algún formato de préstamo?

SI NO

5.- ¿Considera usted si la búsqueda de la información es rápida?

SI NO

6.- ¿En alguna ocasión le han dicho que la información que usted pide está perdida?

SI NO

7.- ¿Cómo califica usted el servicio que le presta el archivo?

BUENA MALA REGULAR EXCELENTE

8.- ¿Considera si el lugar que ocupa el archivo es el adecuado?

SI NO

9.- ¿Cómo calificaría el trato del encargado del archivo?

BUENO MALO REGULAR EXCELENTE

Comentario adicional:______________________________________________________________

Nombre_________________________________________________________________________

54

ANEXO NO 7 FORMACION DE GRUPOS DOCUMENTALES

Clasificación de documentos por asuntoFotografía tomada por Miguel Ángel Trejo Raymundo

55

ANEXO NO 8 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS POR ASUNTO

Grupos documentales por asunto.Fotografía tomada por Miguel Ángel Trejo Raymundo

56

ANEXO NO 9 FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

57

ANEXO NO 10 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Revisión de la transferencia documentalFotografía tomada por Miguel Ángel Trejo Raymundo

58

ANEXO NO 11 ARCHIVO DE CONCENTRACION

Designando un lugar a las cajas con expedientes ordenados clasificados.Fotografía tomada por Carlos Vazquez Garcia

59

ANEXO NO 12 ARCHIVO DE CONCENTRACION

Colocando cajas con expedientes en anaqueles designados.Fotografía tomada por Carlos Vazquez Garcia

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