...CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MAPA DE PROCESOS CÓDIGO FECHA VERSIÓN PÁGINAS FO 1.2.2.2-1-1...

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

MA 1.2.2.2 GC-2

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MAPA DE PROCESOS

CÓDIGO

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

FO 1.2.2.2-1-1 30-01-2020 10.0 1 de1

ACTUALIZO REVISÓ APROBO

COMITÉ DIRECTIVO Comité de Calidad

JUAN DAVID HURTADO BEDOYA

Contralor Municipal (E)

CLIENTES Necesidades Expectativas Requisitos

CLIENTES Cumplimiento de: Necesidades Expectativas Requisitos

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO -

PLANEACIÓN

GESTIÓN DE LA CALIDAD

AUDITORÍA

RESPONSABILIDAD FISCAL Y

JURISDICCIÓN COACTIVA

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

SUBCONTRALORIA

CONTRATACIÓN

CONTROL INTERNO

ESTRATEGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIÓN


PÁGINAS

1 de 1

Planeación

Congreso de la República

Concejo Municipal

Plan Institucional

PGA

Normatividad vigente

Requisitos de la organización

P

Planeación

Participación Ciudadana

PQR

Mapa de riesgos externo

Memorado de Encargo

Memorando de planeación, programas de

auditoría y cronograma de auditoría

Metodología de Auditoría

Normatividad aplicable

Plan General de Auditorías

Rendición de cuenta

Papeles de trabajo

Solicitudes especiales

Aplicativo SIA Observa

H

Planeación

Auditoría General de la República

Entidades Sujetas de Control


Memorado de Asignación especial

Guía de Auditoría Territorial

Resolución de rendición de cuenta

Rendición de cuenta de la entidad sujeta de

control


H

Planeación

Auditoría General de la República,



Memorado de Asignacion especial


Resolución de rendición de cuenta

Rendición de cuenta de la entidad sujeta de

control



H

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA DE PEREIRA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Definir los criterios de planificación del

proceso

Plan de acción

Documentación del proceso

Control Interno

Equipo auditor

CÓDIGO FECHA VERSIÓN

FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

PH

VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA/RESULTADO CLIENTE

Oficio de presentación

Actas de visita fiscal

Actas de Solicitud de Información

Requerimientos

Papeles de Trabajo

Informe de deuda

Entidades sujetas de control

Comunidad pereirana


Contraloría General de la

República

Auditorías externas

Memorando de planeación

Oficio de presentacion a las entidades

Acta de solicitud de información

Aprobación Memorando de Planeación

Plan de trabajo y cronograma de

actividades

Aprobacion de memorando de

planeación y plan de trabajo

Mesas de trabajo


Informe preliminar

Derecho de contradicción

Informe Final

Concepto jurídico y formatos de

traslado de hallazgos a las instancias

competentes (sí aplica)

Plan de mejoramiento aprobado (sí

aplica)

Papeles de Trabajo

Proceso: Auditoría. Tipo: Misional.

Registro, seguimiento y control deuda

pública

Objetivo: Ejercer la vigilancia y control fiscal sobre los recursos públicos que manejan las Entidades del municipio de Pereira.

Alcance: Todos los sujetos de control, previstos a auditar en el PGA.

Lider del proceso: Director Técnico de Auditorías

PROVEEDOR ENTRADA / INSUMO


Comunidad pereirana



República

Contaduría General de la Nación

Concejo de Pereira

Otros Organismos de control

Revisión contenido cuenta anual y semestral

consolidada entidades sujetas de control

Memorando de comisión especial

Pronunciamiento

Revisión formal de la cuenta anual


traslado de hallazgos para proceso

administrativo sancionatorios (si aplica)




PH

VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA/RESULTADO CLIENTEPROVEEDOR ENTRADA / INSUMO

Sujetos de control

Plataforma de la Auditoria General

de la Republica

Normaividad aplicable

Memorando de asignacion especial

Oficios de requerimiento de ajustes

Consolidados parciales de cada entidad

Consolidado definitivo de la contratacion


H

Planeación





Memorado de Encargo



Normatividad aplicable Memorando de

planeación, programas de auditoría y

cronograma de auditoría

Papeles de trabajo

H

Entidades sujetas de Control



Memorado de Encargo



Normatividad aplicable Memorando de

planeación, programas de auditoría y

cronograma de auditoría

Papeles de trabajo

H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Necesidad de conocer el desempeño del

procesoV

Responsabilidad fiscal y jurisdicción

coactiva

Actas de reunión de seguimiento

Medición de la satisfacción del cliente

Medición de los indicadores de calidad

Medición de los indicadores del plan de acción.

A



Medición de los indicadores del plan de

acción.

Seguimiento al desempeño del proceso.

Informes de gestión del proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Acciones correctivas, preventivas o de

mejora.

Planes de mejoramiento

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

Dictamenes contables

Registro, seguimiento y control y

consolidado de la Contratación pública

Informe consolidado de contratación

pública rendida a la plataforma SIA

OBSERVA

Sujetos de Control

Auditoria ,Plataform SIA

Informe del estado de los recursos naturales

y del medio ambiente






actividades



Mesas de trabajo


Informe preliminar


Informe Final


traslado de hallazgos a las instancias

competentes (sí aplica)

Plan de mejoramiento aprobado (sí

aplica)


Comunidad pereirana


Otros Organismos de control

Instituciones académicas







actividades



Mesas de trabajo


Informe preliminar


Informe Final


PH

VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA/RESULTADO CLIENTEPROVEEDOR ENTRADA / INSUMO

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos

A LA PRESENTE CARACTERIZACIÓN SE LE DEBE INCLUIR LO DEL MECI

x

REQUISITOS DEL PROCESO (NORMATIVIDAD)

x

Ver Listado maestro de documentos del

procesoVer los riesgos del proceso

x

x

x


Resolución de rendición de cuentas

Decreto 2681 de 1993, Ley 358 de 1997, Decreto 610 de 2000

Constitución Política de Colombia artículo 268, numeral 7

Constitución Política de Colombia

Ley 42 de 1993

Ley 610 de 2000

Ley 87 de 1993

Ley 734 de 2002

Metodología de Auditoría Audite adaptado para este ente de control

REQUISITOS NORMA ISO 9001/NTC GP INDICADORES ASOCIADOS

4.1,5.3,5.4.1,7.1,7.2,7.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.4,8.

5

Ver los indicadores de calidad del

proceso

RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS ASOCIADOS

PÁGINAS

1 de 1

Area: Adquisición de Bienes y Servicios

Direccionamiento estrategico

Control interno

Normatividad

Requisitos de la organización P

Contralor Contratos realizados H

Procesos de apoyo, presupuesto,

tesorería, recursos humanos Recepción y verificación de elementos. H

Gestion de calidad

Control interno

Contralor


proceso

V

Bienes Informe de desempeño del proceso A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos





FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Proceso: SUBCONTRALORIA. Tipo: Apoyo

Objetivo: Dar los lineamientos para que toda transacción para la adquisición de bienes, servicios y suministros por parte de la Contraloría Municipal de Pereira se efectúe de acuerdo con la Ley y la reglamentación

vigente.

Definir criterios de planificación del

proceso

Plan de acción

Documentos del proceso

Sub contraloría

Control interno

Funcionarios de la entidad

Alcance: Todos los procesos y dependencias de la Contraloría Municipal de Pereira

Lider del proceso: Subcontralor.

PROVEEDOR ENTRADA / INSUMOPH

VA

ACTIVIDADES CLAVES DEL

PROCESOSALIDA/RESULTADO CLIENTE

Entidades de control y la misma

entidad

Manejo de almacén e inventariosInventario de la entidad actualizado

Conciliaciones

Funcionarios de la entidad y

contratistas (proveedores).

Todos los procesos.

Seguimiento al desempeño del

procesoInformes de desempeño del proceso

Gestion de calidad

Control interno

Contralor

Acciones correctivas, preventivas, o

de mejora


mapas de riesgo

Gestion de calidad

Control interno

Contralor

X

Ver listado maestro de documentos Ver instructivo mapa de riesgos y

mapa riesgos de corrupcion

X

X

REQUISITOS NORMA ISO 9001/NTC

GP 1000

INDICADORES ASOCIADOS

4.1, 5.3, 5.4, 8.2.3, 8.4, 8.5 Ver indicadores del plan de accion

Ley 87 de 1993

Directiva Presidencial 02 de 1994

Resolución 4444 de 1995 (plan general de contabilidad pública)


Circular externa No. 026 de 1998 (CGN)

Ley 734 de 2002 (Código único disciplinario, Ley 1474 de 2011 “por medio del cual se dictan

Normas orientadas a establecer mecanismos de Prevención, investigación y sanción de Actos de

Corrupción y la efectividad del control de la gestión Pública

X

X


Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

Manejo del plan de compras Ejecución del plan de compras

PÁGINAS

1 de 1

Estado

Direccionamiento estratégico

Planeación

Gestión de la Calidad

Normatividad

Plan Institucional


P

Todos los procesos

Estado

Necesidades de contratación

Requisitos según modalidad de contrataciónP

Todos los procesos

Oferentes de productos y/o servicios


Documentos mínimos para la celabración de

contratos estatales.

P

Todos los procesos

Oferentes de productos y/o servicios


Documentos mínimos para la celabración de

contratos estatales.

H

Todos los procesos

Oferentes de productos y/o serviciosActa de inicio H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


procesoV




FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Proceso: CONTRATACION Tipo: Apoyo

Oficios de solicitud

CDP firmado

Invitación pública firmada por el Contralor o quien haga sus

veces.

Publicación (cuando haya lugar a ello)

Aviso de convocatoria.

Convocatoria a las veedurías ciudadanas (cuando haya

lugar a ello).

Actas de recepción de ofertas (cuando haya lugar a ello)

Acta de calificación (cuando haya lugar a ello)

Acta de evaluación y requisitos habilitantes (cuando haya

lugar a ello)

Contratación directa (prestación de servicios profesionales

y de apoyo a la gestión)

Todos los procesos

Etapa contractual

Minutas de contratos

Aceptación de oferta (invitación pública)

Registro presupuestal

Aprobación de pólizas (cuando haya lugar a ello)

Delegación de supervisión (cuando haya lugar a ello)

Acta de inicio

Todos los procesos

Etapa post contractualActas parciales

Informe de actividades y soportes legalesTodos los procesos

Etapa preparatoria

Objetivo: Dar los lineamientos para adelantar los procesos de selección de bienes, servicios y obras dentro de las modalidades de selección de acuerdo con lo establecido en el estatuto general de contratación de la

administración pública y sus normas reglamentarias.

Alcance: Aplica para la adquisición de bienes, servicios y obras requeridos por la entidad.

Lider del proceso: Asesor Jurídico


VA



Oficio de solicitud Contralor

Etapa precontractual

Definir criterios de planificación del

proceso.Documentos del proceso Todos los procesos


acción.

Seguimiento al desempeño del

proceso.


Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


VA



Gestión de Calidad

Control Interno

Contratación

Seguimiento e informes del proceso

Medición de los indicadores del plan de acción.A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


REQUISITOS DE NORMA

4.1,

5.3,5.4.1,7.4.1,7.4.2,7.4.3,8.2.3,8.4,8.5


Ver indicadores en el plan de acción


X

Ver listado maestro de documentos

asociados al proceso.Ver mapa de riesgos del proceso

X

X

X

X

Decreto 1082 de 2015 por medio del cual se reglamenta la Contratación Pública en el estado

Colombiano

Decreto 4117 de 2011 por la cual se crea la agencia de Contratación Publica.

Ley 1474 de 2011 “Por medio de la cual se dictan normas orientadas a establecer los mecanismos

de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y efectividad del control de la Gestión

Publica”


mejora.


Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

Ley 1150 de 2007 – Por el cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley

80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Decreto 4828 de 2008 – Por el cual se expide el régimen de garantías en la contratación en la

administración pública.

Decreto 4881de 2008 – Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación

con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de

proponentes.Decreto 2025 de 2009 – Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y se dictan

otras disposiciones.

Decreto 3576 de 2009 – Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2474 de 2008 y el decreto

2025 de 2009.

Decreto 2516 del 12 de agosto de 2011, mediante el cual se reglamenta la contratación de mínima

cuantía, incluida en la ley anticorrupción.

Decreto 4266 de 2012 por el cual se modifica el articulo 82 del decreto 2474 de 20188 y se

reglamenta parcialmente el articulo 13 de la ley 80 de 1993.

Decreto 19 de 2012 “antitramite”


Constitución Política de Colombia.

Ley 80 de 1993 – Estatuto General de Contratación Pública.

Ley 190 de 1995 – Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la

administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Decreto 2474 de 2008 – Por el cual se reglamente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre

las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictas otras disposiciones.

PÁGINAS

1 de 1

Gobierno Nacional - DAFP

Gestión de Calidad

Normatividad

Requisitos de la organizaciónp

Todos los procesos

Resultados auditorías internas y externas

Informes de seguimientos pasados.H

Todos los procesos

Resultados auditorías internas y externas

Informes de seguimientos pasados.H

Todos los procesos

Plan de auditorías internas

Solicitudes auditoria especial

Resultados de auditorías internas y externas

pasadas.

Planes de acción formulados

Manuales de procesos y procedimientos

Manuales de funciones

H

Todos los procesos

Solicitudes de capacitación

Necesidades de sensibilización del control y el

autocontrol.

H

Todos los procesos

Información para diligenciamiento de formatos

de la cuenta y los informes requeridos en esta.H

Gestión de Calidad

Planeación

Contralor

Subcontralor


procesoV

Asesoría y acompañamiento a los procesos Informes de evaluación Todos los procesos

Seguimiento al desempeño del proceso. Informes de desempeño del proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Contralor

Subcontralor

Alcance: Todos los procesos y dependencias de la Contraloría Municipal de Pereira.

Lider del proceso: Asesor de Control Interno



Proceso: Control Interno Tipo: Evaluación


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0



Definir criterios de planificación del proceso.

Plan de auditorías

Plan de acción


Todos los procesos

Asesoría y evaluación de la gestión del

riesgo

Mapa de riesgo

Informes de administración del riesgo

Todos los procesos

Entidades de control

Evaluación y seguimiento

Plan de auditoría

Lista de verificación

Notas de auditoria

Resultados de las auditorías internas

de la vigencia

Planes de mejoramiento por proceso e

institucional

Plan de mejoramiento individual

Seguimiento a planes de

mejoramiento

Todos los procesos

Entes de control

Objetivo: Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función administrativa de la Contraloría, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución Nacional y la Ley.

Fomento de la cultura del autocontrol Oficios, folletos

Capacitaciones realizadas según PIC.Todos los procesos

Rendición de cuentas Oficios

Informes


Contraloría Departamental

DAFP



Gestión de Calidad

ContralorInformes de desempeño del proceso A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos



mejora.


mejora gestionadas.

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Contralor

Ver listado maestro de documentos Ver mapa de riesgos del proceso

X

X


Ley 87 de 1993

Ley 489 de 1998 Decreto 2145 de 1999 Directiva presidencial 09 de 1999

Decreto 1537 de 2001, art. 4.

Decreto 1599 de 2005


X

X

INDICADORES

Ver indicadores en el plan de acción.

REQUISITOS NORMA ISO 9001/NTC GP

1000

4.1,5.3,5.4.1,8.2.3,8.4,8.5

Decreto Ley 272 de 2000

Resolución Orgánica 016 de 2005, Ley 1474 de 2011 “por medio del cual se dictan Normas

orientadas a establecer mecanismos de Prevención, investigación y sanción de Actos de

Corrupción y la efectividad del control de la gestión Pública

Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004


Ley 1010 de 2006

Constitución política de 1991 Art. 2 y Art. 17

Ley 43 de 1993

Ley 527 de 1999

Resolución interna No. 151 de 2007

Guía de administración del riesgo del DAFP

Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004

Ley 190 de 1995


PÁGINAS

1 de 1

Proceso de Direccionamiento

Estratégico

Planeación

DAFP - ICONTEC

Directrices del funcionamiento de la entidad-

Plan Estratégico

Normas técnicas

P

Todos los procesos.

Documentación

Solicitudes de creación, modificación o

eliminación de documentos

H

Proceso de Direccionamiento

Estratégico

Control interno

Necesidad de conocer y controlar el

desempeño del proceso

Cronograma de actividades

Resultados de auditorías previas

H

Procesos misionales Servicio no conforme H

Todos los procesos Acciones correctivas, preventivas y de mejora. H

Todos los procesos Necesidades de capacitación y sensibilización H

Todos los procesos


proceso.

Insumos para la revisión por la dirección

(Resultados de auditoría, Retroalimentación

del cliente, desempeño de los procesos

(indicadores y servicios no conformes), estado

de acciones correctivas y preventivas,

seguimiento a revisiones por la dirección

previas, cambios que pueden afectar el

sistema de gestión de calidad,

recomendaciones para la mejora, resultados

sobre la gestión del riesgo).

V


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Proceso: Gestión de la Calidad Tipo: Estratégico

Planificar el sistema de gestión de calidad

Polìticas, objetivos de calidad


Cronograma de actividades

Todos los proceos

Gestión de acciones correctivas,

preventivas y de mejora

Acciones correctivas, preventivas y de

mejora para seguimiento.

Control interno

Todos los procesos

Capacitaciones, sensibilizaciones frente al

sistema de gestión de calidad

Capacitaciones y sensibilizaciones

realizadasTodos los procesos

Todos los procesos



Evaluar el desempeño del proceso y del

sistema de gestión de calidad

Resultado de la revisión por la

dirección:: mejora de la eficacia,

eficiencai y efectividad del S.G.C y sus

procesos, mejora del servicio y

necesidades de recursos.

Informes de desempeño del proceso y

del sistema de gestión de calidad.

Todos los procesos

Alcance: Aplica a las actividades de planificación, socialización, implementación, verificación y análisis del Sistema de Gestión de la Calidad, hasta el mejoramiento continuo de los procesos.

Lider del proceso: Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad.



Gestión de auditorías internas y externas al

sistema de gestión de calidad.

Procesos auditados, controlados y

verificados

Informes de auditoría

Todos los procesos

Gestionamos el servicio no conforme

Servicios no conformes gestionados

Solicitud de acciones correctivas o

preventivas

Procesos misionales

Control de Documentos y Registros - Listado maestro de documentos

Control de Documentos.

Objetivo: Establecer, documentar implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad mejorando continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la NTCGP 1000.



Auditores

Control Interno

Gestión de Calidad

Informes de desempeño del proceso A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos



mejora.


mejora gestionadas.

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Decreto 943 de 2014

x

x

NORMATIVIDAD APLICABLE


x

Ver listado maestro de documentos.x

x


Ley 594 de 2000 4,8Ver indicadores de calidad


1000

Ver mapa de riesgos del proceso

Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004


PÁGINAS

1 de 1

Area: Gestión Documental

Gobierno Nacional

Archivo General de la Nación

Subcontralor

Normatividad

Requisitos de la organizaciónp

Comunidad Pereirana

Sujetos de Control y OtrosInformación o solicitudes H


Todos los procesos

Memorando interno

Cartas internas

Resoluciones internas.

H

Todos los procesos Transferencias de archivo de gestión H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Subcontralor


procesoV

Gestión de Calidad

Control Interno

Gestión Documental

Informes de desempeño del proceso A



Manejo de comunicaciones oficiales

externas

Comunicaciones oficiales a tramitar o

tramitadas


Comunidad Pereirana

Entidades sujetas de control y

Otros.

Todos los procesos.

Manejo de comunicaciones oficiales internas Comunicaciones internas a tramitar o

tramitadas

Funcionarios de la entidad.

Todos los procesos.

Manejo del archivo central Archivos conservados


Entidades de control

Comunidad pereirana

Entidades sujetas de control y

Otro.

Todos los procesos.

Seguimiento al desempeño del proceso. Informes de desempeño del proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Subcontralor

Objetivo: Dar los lineamientos para la conservación de los documentos, organización del archivo y la prestación del servicio de consulta de documentos de manera oportuna.


Lider del proceso: Subcontralor



Proceso: SUBCONTRALORIA Tipo: Apoyo


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Definir criterios de planificación del proceso.Plan de actividades

Documentos del proceso.

Subcontralor

Control Interno


mejora.


mejora gestionadas.

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Subcontralor



Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


X


1000



Ver listado maestro de documentos Ver mapa de riesgos del procesoX

X

Acuerdo 042 de 2012

Ley 1712 de 2014


X

X


Ley 594 de 2000

Acuerdo 060 de 2001, Archivo General de la Nación

4,1, 4.2.4, 5.3, 5.4, 8.2.3, 8.4, 8.5Ver indicadores en el plan de

actividades del proceso

PÁGINAS

1 de 1

Area: Gestión financiera

Concejo Municipal de Pereira


Contaduría Nacional

Ministerio de Hacienda y Crédito

Público

Gobierno Nacional

Normas legales: (acuerdo 08 de 2014, acto

administrativo de liquidación del presupuesto.

Régimen de contabilidad pública, estatuto

tributario, resolución de aprobación del pac)

P

Concejo Municipal de Pereira -

Municipio de Pereira


Gobierno Nacional

Normas legales

Acuerdo Concejo Municipal

Decreto de liquidación del presupuesto del


Información histórica

Datos de ipc vigencia anterior

H

Gobierno Nacional

Contaduría Nacional

Ministerio de Hacienda y Crédito

Público

Régimen de Contabilidad Pública

Estatuto tributarioH

Contabilidad Soportes y registros contables H


Comunidad Pereirana

Sujetos de control

Transferencias del municipio, multas y

fotocopias

H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


procesoV

Gestión financiera Informe de desempeño del proceso A


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0



Proceso: SUBCONTRALORIA.




Objetivo: Realizar el registro de operaciones, análisis de resultados, y presentación de los Estados Financieros de la Contraloría Municipal, así como la consolidación y análisis de la Contabilidad.

Funcionarios de la Entidad

Contratistas

Entidades bancarias

Organos de Control

IngresosRecibos de Caja

ConsignacionesContraloría Municipal de Pereira

Acciones correctivas, preventivas o de Planes de mejoramiento Gestión de Calidad

Definir criterios de planificación del proceso.


Directrices para la ejecución de las

actividades presupuestales, contables

y de tesorería.

Plan de actividades

Organismo de control, comunidad

pereirana la entidad, Funcionarios

de la Entidad, Contratistas,

Entidades Bancarias,.

Seguimiento al desempeño del proceso.Informes de desempeño del proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Alcance: Incluye los procedimientos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería.

Tipo: Apoyo

Elaborar y ejecutar el presupuesto

Presupuesto para la vigencia.

Comprobantes (notas de ajuste,

registros presupuestales y otros)

Cuadro de cierre presupuestal

Informes de ley

Procesos internos

Comunidad pereirana

Entidades bancarias

Organos de control

Contabilizar (Registrar y causas

movimientos de la entidad).

Comprobantes (notas de contabilidad,

causaciones notas de apertura, notas

de cierre)

Estados financieros

Informes contables

Informes de ley

Procesos internos

Comunidad pereirana

Entidades bancarias

Organos de control

Elaboración y registro de pagos

Pagos realizados

Nómina

Comprobantes de Egreso

Boletines de Caja

Conciliaciones Bancarias

Informe: PAC (Plan Anual

Mensualizado de Caja),

Informe: Certificado de Ingresos y

Retenciones

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


Plan General de Contabilidad Pública. (Resolución 354 de 2007)

Ver listado maestro de documentos del

proceso.Ver mapa de riesgos del proceso.

x

x

x

Acuerdo 08 de 21 de mayo de 2014 Concejo Municipal de Pereira


Ley 61416 del 2010.

Ley 80 de 1993,

Estatuto Tributario

x

x


Decreto 111 de 1996.


1000

4.1,5.3,5.4.1,6.1,8.2.3,8.4,8.5


Ver indicadores del plan de

actividades.

PÁGINAS

24.0 1 de 1

Estado - Contraloría General de la

República.


Planeación


Normatividad

Plan Institucional


p

Comunidad Pereirana

Sujetos de Control


Contraloría General de la República

Denuncias, Quejas y reclamos a través de

(Oficio, vía telefónica- Línea Anticorrupción,

Medios Electrónicos- Link de denuncias de la

pagina web, personal- audiencias,

conversatorios, ventanilla única de la CMP),

H

Comunidad PereiranaSolicitudes Generales - Oficios (capacitación,

conformación de Veedurías conversatorios,

información, informes entre otros)

H

Planeación

Plan de Acción Aprobado

(Mecanismos de participación: control social

juvenil, contralor estudiantil, audiencias

públicas, veeduría, entre otros).

H

Comunidad Pereirana Requerimientos H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


procesoV


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020

Proceso: Participación Ciudadana Tipo: Misional.



Objetivo: Generar espacios de participación ciudadana que faciliten el control fiscal a la gestión del Municipio de Pereira.

Comunidad Pereirana.

Entidades sujetas de

control.

Auditoría General de la

República.

Alcance: Comunidad Pereirana.

Lider del proceso: Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana



Definir criterios de planificación del proceso.Plan de Acción.


Planeación

Contralor

Control Interno


República.




acción.


Informes de gestión del

proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Acompañamiento y desarrollo de

mecanismos de participación ciudadana

Informe de gestión.

Indicadores

Encuestas de satisfacción.



control.


República

Internos (Control Interno,

Planeación, Despacho del

Contralor y Subcontralor

Atención a la ciudadaníaRegistro de atención a la

comunidad.



República

Recepción y trámite de las diferentes DQR.

Oficios: (Respuesta preliminar,

solicitud de información,

respuesta de fondo,

notificación por aviso,

encuestas de satisfacción.



control.


República.

Dirección de Auditorias.

Formación y capacitación en control fiscal y

social

Oficio de aprobación de

solicitudes.

Encuesta de satisfacción

Participación ciudadana





A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos




x

x


1000


4.1,5.3,5.4.1,7.1,7.2,7.5,8.2,8.3,8.4,8.5

Ver indicadores de calidad del

proceso

Ver indicadores del plan de

acción.

Ley 136 de 1994.

Ley 472 de 1998.

Ley 489 de 1998.

Ley 610 de 2000.

y demás normas concordantes que regulen la materia.

Ley 850 de 2003

Ley 80 de 1993.

Ley 134 de 1994.

Ley 734 de 2002,

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011

Decreto Ley 19 de 2012 Anti trámite

Ley 1474 de 2011.


mejora.


Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

x

x


Constitución Política de Colombia

Ley 42 de 1993 de Control Fiscal, Código penal

Ley 599 de 2000,

Código Único Disciplinario


x

PÁGINAS

24.0 1 de 1

Todos los procesos.

Entidades sujetas de control.


Contraloría General de la Republica.

Programa de Gobierno del Contralor,

presentado al ConcejoMunicipal P

Dirección Técnica de Auditorías. Entidades

sujetas de control, Participacion Ciudadana,



Hallazgos vigencia anterior, Quejas de la

Ciudadania, Control Fiscal Micro, Asuntos

de Potecial Importancia

P


sujetas de control, Parto



Matriz de Riesgos Externos, Denuncias

Quejas y ReclamosP


sujetas de control, Participación Ciudadana



Plan General de Auditoria P

Todos los procesos.Plan Estrategico, Plan de accion de la

diferentes dependenciasH

Dirección Técnica de auditorías, Auditoría

General de la República, Contraloría

General del Departamento, Contraloría

General de la República.

Metodologías, Normas, Manuales H

Todos los procesosInformes de actividades de control, de

Gestión y Planes de Acción H

Control InternoMapa de Riesgos de Corrupción, Plan de

Acción, Plan General de AuditoriaV

Todos lo procesos

Control Interno

Gestión de Calidad



acción.

Informes del proceso

A

CÓDIGO

FO 1.2.2.2-2-2

FECHA

30/01/2020

VERSIÓN

Medición de del plan estrategico


Informe de cumplimiento o avance del

Plan estrategico

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor


mejora y servicio no conforme


Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

Todos los procesos



Programación del proceso AUDITOR Cronograma de Auditoria

Dirección Técnica de Auditorías.




República.

Estructuración Matriz de Riesgos FiscalesMatriz de Riesgos Fiscales (aprobado

mediante acto administrativo)




República.

Consolidación y Estructuración Informe de

Gestión Institucional y el de Rendición de

Cuentas a la ciudadania

Informe validado por el Contralor Ciudadania en General




VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

Proceso: Planeación (planes, programas y proyectos) - Direccionamiento estratégico

Actualización de metodologías

Metodología aprobada, adaptada y

adoptada, mediante acto

administrativo

Dirección Técnica de auditorías,


República,Contraloría General de

la República.

Elaboración Plan General de Auditorias

Plan General de Auditoria - (aprobado

mediante acto administrativo)

Plan Nacional de Auditoria PNA





República.

Revisión, análisis y consolidación de Planes

de Acción

Todos los procesos


Lider del proceso: Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana

Tipo: Estratégico

Objetivo: Proyectar el desarrollo organizacional a través de la estructuración de los diferentes instrumentos de planificación (planes, programas y proyectos).

Alcance: Determinar las líneas de acción y programar la planeación y desarrollo de la Contraloría Municipal de Pereira, optimizando el talento humano, los recursos tecnológicos, logísticos y financieros, para el cumplimiento

eficiente de su cometido estatal.

SALIDA/RESULTADO CLIENTE

Elaborción Plan Estratégico institucional

Plan Estrategico Institucional

(aprobado y adoptado mediante acto

administrativo)

Plan de Acción consolidado de la

entidad, aprobado mediante acto

administrativo

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


x

Ver indicadores del plan de acción.


4.1,5.3,5.4.1,7.1,7.2,7.3,7.5,8.2.3,8.4,8.5





Ley 152 de 1994

Ley 142 de 1994


Ley 1474 de 2011 Normas orientadas a establecer mecanismos de Prevención, investigación y

sanción de Actos de Corrupción y la efectividad del control de la gestión Pública.

Metodología de Auditoría GAT adaptada y adoptada por la Contraloría Municipal de Pereira,

metodología para la revisión de la cuenta adaptada y adoptada por la Contraloría Municipal de Pereira.

Decreto 568 de 1996


Ley 358 de 1997

Decreto 696 de 1998




x

Constitución Política de Colombia 1991

Ley 42 de 1993

Metodología de Auditoría GAT adaptada y adoptada para la Contraloría Municipal de Pereira

Ley 152 de 1994

Programa de gobierno del Contralor.

x

x

x


PÁGINAS

24.0 1 de 1

Congreso de la República.


Planeaciòn

Ley 610 de 2000

Ley 1474 de 2011

Código Contencioso Administrativo

Plan institucional

Requisitos de la organizaciòn

P

Dirección Técnica de AuditoríasHallazgo TIPO fiscal

H

Dirección Técnica de AuditoríasHallazgo TIPO fiscal

H

Dirección de Responsabilidad Fiscal

y Jurisdicción coactivaFallo con responsabilidad fiscal H

Congreso de la República.


Art. 47 y siguientes de la ley 1437 de 2011

Ley 42 de 1993

Resolución interna 182 de 2008 y 070 de 2013H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


procesoV

Responsabilidad fiscal y jurisdicción

coactiva





A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos

A LA PRESENTE CARACTERIZACIÓN SE LE DEBE INCLUIR LO DEL MECI,


FO 1.2.2.2-2-2

Definir los criterios de planificación del procesoDocumentos del proceso

Plan de acciòn

Planeaciòn

Control Interno

Acciones correctivas, preventivas o de mejora. Planes de mejoramiento

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor






Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Proceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Ordinario y Verbal Tipo: Misional.



Objetivo: Recuperar los recursos que por detrimento patrimonial se le hayan causado al Municipio de Pereira.

x

SALIDA/RESULTADO CLIENTE

Indagación preliminarArchivo de proceso

Inicio de proceso de Presuntos responsables

Responsabilidad fiscalArchivo o fallo con responsabilidad

fiscal Presuntos responsables o

x

Ver listado maestro de documentos del proceso Ver mapa de riesgos del proceso

RIESGOS ASOCIADOS

30/01/2020

Resolución 047 del 7 de febrero de 2005 Contraloría Municipal.

RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

Recuperación del detrimento fiscal Responsables fiscales

Proceso sancionatorioArchivo

SanciónInvestigados

POLÍTICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO

Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 42 de 1993

x

x

Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, Artículos 106.107, 108,109

Resolución 182 de 2008

Estatuto de çcontratación pública.

Proceso coactivo

Código de procedimiento Civil, Código de procedimiento penal.


Constitución Política de Colombia artículo 267 y 272

Ley 610 de 2000.

4.1, 7, 8.2.3,8.3,8.4,8.5Ver indicadores de calidad del proceso

Ver indicadores del plan de acción

Resolución 070 de 2013

REQUISITOS NORMA ISO 9001 / NTC GP 1000

Alcance: Los servidores públicos y/o particulares que manejen recursos del Municipio de Pereira.

Lider del proceso: Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva


VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

PÁGINAS

1 de 1

Area: Gestión de Sistemas

Estado - Auditoría General de la

República.

Mintic


Planeación


Normatividad

Plan Institucional

Requisitos de la organizaciónP

Mintic


Planeación


Plan de acción

Plan Institucional


H

Todos los procesos

Sujetos de control


Necesidades de los procesos

Necesidades de los sujetos de control

H

Todos los procesos

Mintic

Necesidades de publicación de información

Ley 1712 de 2014

Directrices de Gobierno en Línea

H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Subcontralor


procesoV


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Página web administrada

Intranet administrada

Públicación de información

Todos los procesos

Comunidad pereirana

Partes interesadas

Diagnóstico - Definir criterios de planificación

del proceso.

Plan de Acción.




Planeación

Subcontralor

Contralor

Control Interno

Auditoría General de la República.

Administración de la red (copias de respaldo,

control inventario tecnológico, activación de

servicios, atención al usuario interno,

mantenimiento, adquisición de elementos,

capacitación)

Servicios prestados

Usuarios atendidos

Mantenimiento realizados

Elementos adquiridos

Conciliación de inventarios

Capacitaciones realizadas

Todos los procesos

Sujetos de control

Administración de la página web e intranet

Proceso: SUBCONTRALORIA Tipo: Apoyo

Objetivo: Apoyar a la Contraloría Municipal de Pereira y por su conducto a los sujetos de control, en la implementación, capacitación y soporte de los sistemas de información, además de apoyar labores cotidianas en

donde se involucra la tecnologia de la información.

Alcance: Todos los procesos de la Contraloría Municipal de Pereira y sujetos de control.

Lider del proceso: Subcontralor



Estructurar políticas del área y plan de

contingencia

Políticas para la Administración de las

TIC y Plan de Contingencia del Área

de Sistemas

Todos los procesos


acción.



Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Subcontralor

Gestión de Calidad

Control Interno

Gestión de Sistemas

Seguimiento e informes del proceso

Medición de los indicadores del plan de acción.A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


Ver mapa de riesgos institucional y de

corrupción

X

X


X

X

Ley 1712 de 2014 y Decreto Reglamentario 103 de 2015

Decreto 2573 de 2014, Lineamientos, Guias e Instructivos aplicables


mejora.


Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

Subcontralor

X

Ver listado maestro de documentos

REQUISITOS DE NORMA

4.1,5.3,5.4.1,6.3,8.2.3,8.4,8.5


Ver indicacadores en el plan de acción


Ley 152 de 1993

PÁGINAS

1 de 1

Area: Gestión del Talento Humano

Estado


Planeación


Normatividad

Plan Institucional


p

Contralor

Asesor Jurídico

Hojas de vida y documentación requerida para

la vinculación, conforme a lo establecido en la

Ley.

H

Entidades con las que se tiene

convenio.

EPS - ARL

Todos los procesos

Novedades: Libranzas, incapacidades y

descuentos en general. Solicitud de

información en general: Bonos pensional,

certificados laborales.

H

Todos los procesos. Necesidades detectadas de capacitación. H

Contralor

Asesor Jurídico

Documento que soporte la solicitud de retiro o

desvinculación.H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Subcontralor


procesoV


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Manejo de la seguridad social y nómina

Nómina

Planillas de Seguridad Social

Afiliaciones

Desvinculación de personal

Comunicados

Certificados laborales

Formularios bonos pensionales

Todos los procesos


convenio

EPS - ARL

Capacitación y bienestar PIC(Plan Institucional de Capacitación)

Programa de bienestar y estímulos.


CARACTERIZACION DE PROCESOS

Funcionarios de la entidad.

Todos los procesos

Desvinculación de personal

Resoluciones

Paz y salvo de bienes y servicios

Paz y salvo de sistemas

Paz y salvo de entrega de carnet

Paz y salvo de gestión documental

Comunicaciones

Funcionarios que salgan de la

entidad.


convenio

EPS - ARL

Proceso: SUBCONTRALORIA. Tipo: Apoyo

Objetivo: Dar los lineamientos y políticas, a través de las cuales se pueden obtener óptimos resultados que influyan en la entrega de una imagen de calidad en materia de gestión humana, de acuerdo a las funciones

entregadas a la Contraloría Municipal de Pereira.





Definir criterios de planificación del proceso.Plan de Acción.


Planeación

Contralor

Control Interno

Gestión de Calidad


acción.



Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Subcontralor

Vinculación de personal

Resolución de nombramiento

Acta de posesión

Hoja de vida

Funcionarios que ingresen a la

entidad.

Todos los procesos.

Subcontraloría

Gestión de Calidad

Control Interno



Informes de desempeño del proceso

A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


x


procesoVer mapa de riesgos del proceso.

x

x

x



Decreto Ley 2400 de 1968

x


Ver plan de acción del proceso.


1000

4.1,5.3,5.4.1,6.2,6.4,8.2.3,8.4,8.5





Decretos 1042 y 1045 de 1978

Decretos 1227 y 4661 de 2005

Decreto - Ley 1567 de 1998

Ley 100 de 1993

Constitución Política de 1991 articulo 122.

Ley 909 de 2004


mejora.


Mapas de riesgos

Subcontraloría

Gestión de Calidad

Control Interno

CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA CONTROL DE DOCUMENTOS

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 1 de 6

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para el control de documentos del Sistema de

Gestión de Calidad de la Contraloría Municipal de Pereira, garantizando su

adecuación, revisión, aprobación, actualización, con el fin de tener disponible la

versión vigente de estos, para ser utilizados por los usuarios del sistema y

facilitar el acceso cuando se requiera.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud de modificación de documentos y termina con la difusión

de las actualizaciones del control de documentos.

3. RESPONSABILIDAD

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

4. DESCRIPCIÓN

4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

Es un procedimiento normalizado y establecido para la descripción de los

diferentes documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad

(S.G.C) de cada proceso, todos los documentos que se generen en cada una

de las dependencias de la entidad, tendrán una finalidad y un alcance.

El control de los documentos y formatos es responsabilidad del representante

de la dirección para el SGC, por medio del “Listado Maestro de Documentos”

donde se registra:

Número

Código del documento

Nombre del proceso

Nombre del documento

Fecha de aprobación

Versión actual

4.2 ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Los documentos para el SGC, serán elaborados por los líderes de proceso o

responsables de procedimientos, según las necesidades del sistema,


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 2 de 6

diligenciando el formato solicitud de creación, modificación o eliminación de

documentos.

Dichas solicitudes serán enviadas al Representante de la Dirección para el

S.G.C por líder de proceso para su revisión y validación de la justificación del

cambio.

El Representante por la Dirección procederá a realizar aprobación de las

solicitudes; si la solicitud realizada se considera de impacto para sistema de

gestión de calidad o es trasversal y afecta varios procesos esta será revisada

en comité de calidad para su respectivo análisis y aprobación.

En las reuniones de comité de calidad, se procederá a informar los cambios

aprobados previamente por la Representante de la Dirección y se analizarán

las demás solicitudes, dejando registro en el acta de comité. Una vez al año

como mínimo se deberá demostrar la revisión integral de la documentación que

hace parte del SGC. Los documentos que son aprobados directamente por el

representante de la dirección se socializan por correo electrónico a todos los

colaboradores de la entidad

El Representante de la Dirección realizará la aprobación, de la creación,

modificación o eliminación de documentos, previa revisión del comité de

calidad. La fecha que aparece en la mancheta de los documentos, es la de

aprobación del mismo.

4.3 SOLICITUD PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR UN

DOCUMENTO

Cuando un funcionario identifique la necesidad de crear, modificar o eliminar un

documento del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) presentará una

propuesta al líder del Proceso correspondiente, esta será discutida y si es

aprobada se diligenciará el formato "Solicitud de creación, modificación o

eliminación de documentos" y se envía al Representante de la Dirección.

4.3.1 Todas las solicitudes de creación, modificación, eliminación de

documentos deben ser diligenciadas por el responsable del proceso y

enviadas al Representante de la Dirección en su respectivo formato para su

análisis y aprobación según corresponda tal y como se establece en el numeral

4.2 del presente procedimiento.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 3 de 6

4.4 USO DE NORMATIVIDAD OBSOLETA

Todo procedimiento interno de la Contraloría Municipal de Pereira sujeto a la

aplicación de una ley o norma superior, es modificado mediante acto

administrativo tan pronto entre en vigencia la nueva normatividad; el cual

contempla el siguiente enunciado: “la presente resolución deroga las anteriores

que le sean contrarias”

4.5 DIFUSIÓN DE CAMBIOS EN EL SISTEMA

Los cambios generados al sistema serán informados a través de correo

electrónico por parte del Representante de la Dirección para el SGC a todos

los colaboradores de la entidad

4.6 ANALISIS PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN

DE DOCUMENTOS

4.6.1 Si es creación de un nuevo documento, la Representante de la Dirección/

Comité de Calidad según corresponda revisa la solicitud con el líder del

proceso teniendo en cuenta la relevancia del mismo para el SGC, es decir, que

sea:

1. Requerido por el SGC.

2. Necesario para cumplir requisitos legales y reglamentarios.

3. Necesario para la Entidad.

4.6.2 Si se trata de modificaciones a un documento del SGC o eliminación del

mismo, la Representante de la Dirección o el Comité de Calidad revisa la

solicitud con el líder del proceso interesado teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Que no vayan en contra de los requisitos de la NTCGP 1000: 2009.

2. Que agregue valor al proceso

4.6.3 Si la creación, modificación o eliminación del documento no es viable

para el SGC, el Representante de la Dirección/Comité de Calidad deja

evidencia en el acta de las razones por las cuales fue rechazada la solicitud


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 4 de 6

4.7 USO DE DOCUMENTOS

La única versión que se conservara en la entidad de los archivos del SGC,

estará bajo la custodia del Representante de la Dirección, Toda modificación en

los documentos y formatos del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad,

será subida a la intranet una vez revisados y aprobados por el Representante

de la Dirección/ o Comité de Calidad según el caso, por lo tanto los

documentos oficiales y vigentes del SGC, serán únicamente los que estén

disponibles en este medio.

4.8 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE VERSIONES DE LOS

DOCUMENTOS

Durante las auditorías internas, se verificará el adecuado uso y manejo de los

documentos del SGC, esto se refiere al control en las versiones aprobadas por

el Representante de la Dirección/ o Comité de Calidad. De igual forma todos

los funcionarios y contratistas de la Contraloría Municipal de Pereira son

responsables de utilizar los formatos y documentos vigentes, y de respetar el

uso de las copias controladas.

El Representante de la Dirección, por medio del listado maestro de

documentos, realizará control permanente, ya que es el encargado de realizar

las actualizaciones respectivas, conforme se aprueben por el Representante de

la Dirección/Comité de Calidad, y de su difusión, entre los líderes de proceso,

para que estos últimos pongan en conocimiento las actualizaciones realizadas.

4.9 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO.

Los documentos como Normas, Leyes y Decretos expedidos por el Gobierno

Nacional, ordenanzas, acuerdos y actos administrativos internos (decretos

resoluciones y circulares) se actualizan por cada líder de proceso en el

Normograma, el cual debe ser enviado a la asesor(a) jurídica para que

verifique, valide y consolide la vigencia y pertinencia de la normatividad

plasmada. El asesor (a) jurídica deberá apoyar y atender los requerimientos en

materia normativa que requieran los líderes y funcionarios en general y todos

aquellos que demande la entidad.

Los documentos emitidos de otras entidades también se consideran de origen

externo y se controlan con el radicado interno de la entidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 5 de 6

5. DEFINICIONES

APROBACIÓN: Autorización para la distribución y aplicabilidad de un

documento (darle legalidad al documento) por la persona idónea que tenga la

autoridad sobre los recursos para poder implementar el documento.

CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos

vigentes que conforman el sistema de calidad

DIFUSION: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer

la información de los procesos documentados.

DOCUMENTO EXTERNO: Información o datos que poseen y elaboran

organismos o personas ajenas a la entidad a través de papel, disco magnético,

óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para

el desarrollo de las actividades.

DOCUMENTO INTERNO: Son los generados (elaborados) e implementados

dentro de la entidad para interactuar directamente en el Sistema de Gestión de

la Calidad, a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o

fotografías.

DOCUMENTO: Medio a través del cual se define y acuerda la manera de

operar (pueden ser la descripción de un proceso, procedimiento o

actividad/tarea, diagramas, tablas, figuras, planos, videos, fotografías, muestras

físicas, manuales de operación, procedimientos técnicos ,entre otros)

ELIMINACION: Retiro de un documento del Sistema de Calidad de circulación

ya sea porque el proceso cambió radicalmente y obligó a que se elaborara un

nuevo documento o registro, o porque el proceso dejo de ejecutarse o se

fusionó con otro proceso del sistema de gestión de la calidad

FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria

para realizar un proceso o actividad específica.

MODIFICACION: Es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a

punto con relación al mejoramiento de los procesos.

PROCEDIMIENTO: Forma específica de efectuar una actividad. Documento

que define los pasos que deben seguir en un proceso o actividad.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que

interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada

en resultados.

REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una

evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados

planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión

de la Calidad.

REVISION: Verificar que lo documentado coincida con la realidad de las

actividades que se desarrollan en el proceso, dicha revisión es ejercida por la


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 6 de 6

persona idónea que conozca el proceso y asegure la conveniencia, la

adecuación y eficacia del documento objeto del control, para así garantizar el

cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos.

6. RIESGOS

• Uso incorrecto de los documentos del SGC.

• Uso de formatos no aprobados por el Comité de Calidad.

• Demoras en la aprobación de creación, modificación o eliminación de

documentos.

• Uso indebido de los documentos establecidos como copias controladas.

7. PUNTOS DE CONTROL

• Revisión por parte del Representante por la Dirección o Comité de Calidad

de la creación, modificación o eliminación de documentos.

• Aprobación de documentos por el Representante por la Dirección

• Listado maestro de documentos actualizado.

• Verificación en las auditorías internas del uso de los documentos en el

SGC.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Actas de comité de calidad.

• Formato de solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos

• Listado maestro de documentos.

• Tabla de retención documental.


INÉS MONTOYA SÁNCHEZ Contratista

DIANA MILENA BEDOYA L. Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-2 30-01-2020 10.0 1 de 3

1. OBJETIVO Determinar si los servicios prestados en la Contraloría Municipal de Pereira satisfacen las necesidades del cliente, detectando oportunidades de mejora y atendiendo las denuncias o quejas, allegadas a través del responsable de ventanilla única, presentación personal, línea telefónica (anticorrupción) y correo electrónico.

2. ALCANCE Desde la definición del instrumento de medición hasta el seguimiento a las acciones emprendidas, como resultado de los hallazgos de la auditoria de servicios.

3. RESPONSABILIDAD Comité de Calidad.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 DEFINICIÓN DEL INSTRUMENTO DE MEDICIÓN

El Comité de Calidad desarrolla el formato de encuesta de satisfacción del cliente de la entidad, considerando los requerimientos de los clientes y características críticas del servicio que proporciona la Contraloría Municipal de Pereira. Como hay una diferenciación entre los clientes de la Contraloría, se debe manejar un instrumento que aplique a los entes sujeto de control y a la ciudadanía en general, según el tipo de servicio que reciban de la entidad.

4.2 APLICACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL INSTRUMENTO 4.2.1 El instrumento de evaluación de satisfacción del cliente es aplicado a los entes sujeto de control después de realizada la auditoria, para lo cual se enviara oficio firmado por el Contralor, con el formato de encuesta anexo, que deberá ser diligenciado y devuelto, y en la unidad de correspondencia direccionarán la encuesta al Representante de la Dirección, para que el Comité de Calidad realice el análisis pertinente. 4.2.2 El instrumento de evaluación de satisfacción del cliente para los DQR y capacitaciones, el técnico o mensajero entregará la encuesta de satisfacción de


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-2 30-01-2020 10.0 2 de 3

manera personal al peticionario, que deberá ser devuelto y en la unidad de correspondencia direccionará la encuesta al Representante de la Dirección, para que el Comité de Calidad realice el análisis pertinente. 4.2.3 El instrumento de evaluación de satisfacción del cliente para el proceso de responsabilidad fiscal, el profesional o mensajero entregará la encuesta de satisfacción de manera personal al peticionario, que deberá ser devuelto y en la unidad de correspondencia direccionará la encuesta al Representante de la Dirección, para que el Comité de Calidad realice el análisis pertinente.

USO DE LA INFORMACIÓN

• La información del nivel de satisfacción del cliente debe ser presentada en la revisión por la dirección que realiza el comité de calidad y con base en ello se inician acciones correctivas, preventivas o de mejora según aplique.

5. DEFINICIONES

CLIENTE: Entidad sujeto de control o ciudadano que recibe un servicio de la Contraloría Municipal de Pereira. ENCUESTA: Es el un instrumento utilizado para la recogida de información, diseñado para poder cuantificar y estandarizar el procedimiento de la entrevista. Su finalidad es conseguir la comparabilidad de la información.

6. RIESGOS

• Mala interpretación de los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente.

• Mala interpretación de la encuesta por parte del cliente externo.

• Uso indebido de la información.


• Formatos de encuesta diligenciados.

• Análisis y evaluación del Comité de Calidad a los resultados de las encuestas diligenciadas por los clientes de la Contraloría.

• Formulación en Comité de Calidad de acciones de mejora.

• Tabulación de las encuestas.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-2 30-01-2020 10.0 3 de 3


• Formato de encuesta de satisfacción del cliente, para los tres procesos.

• Formato análisis encuesta de satisfacción


INÉS MONTOYA SÁNCHEZ

Contratista DIANA MILENA BEDOYA L.

Subcontralora (E) JUAN DAVID HURTADO

BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-3 30-01-2020 9.0 1 de 3

1. OBJETIVO

Establecer las medidas para el tratamiento de los servicios identificados como no

conformes, y las acciones a tomar para el control y la revisión de las soluciones

planteadas, así como para prevenir su uso no intencionado. Define además las

responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no

conforme.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia en la identificación del servicio no conforme, hasta la

verificación del tratamiento, para las diferentes actividades relacionadas con la

prestación de los servicios que ofrece la Contraloría Municipal de Pereira.

3. RESPONSABILIDAD

Líder de Proceso.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 IDENTIFICAR REQUISITOS DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO

El líder del proceso, identifica el servicio y determina los requisitos de

conformidad, la naturaleza del incumplimiento y el tratamiento posible,

diligenciando el formato requisitos de conformidad del servicio.

4.2 IDENTIFICACIÓN DEL SERVICIO NO CONFORME

La identificación de la no conformidad del servicio, la realiza el líder de proceso,

analizando los resultados que hayan de los diferentes controles que se realizan en

el SGC como: auditorías internas, control de documentos y registros, medición de

la satisfacción del cliente, seguimiento a indicadores de procesos y revisiones por

la dirección; teniendo como instrumento de identificación de no conformidades el

formato de requisitos de conformidad del servicio, esto aplica a cada uno de los

procesos misionales de la Contraloría Municipal de Pereira.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-3 30-01-2020 9.0 2 de 3

4.3 TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME

Después de identificada la no conformidad, el líder del proceso diligencia el

formato reporte de servicio no conforme, y lo allega al Representante por la

Dirección a fin de ser analizado en comité de calidad, donde se determinara si

amerita tratamiento según disposiciones definidas en el formato requisitos de

conformidad del servicio, donde se describe. En todo caso se dejara constancia en

el acta del respectivo Comité de Calidad.

4.4 ANALISIS DE NO CONFORMIDADES

Cuando haya lugar en Comité de Calidad se debe realizar un análisis de los

reportes de servicio no conforme presentados en cada proceso misional,

asignándole valor a cada Servicio No Conforme e identificando acciones

correctivas o preventivas que se van a documentar y aplicar, según lo establecido

en el procedimiento de manejo de acciones preventivas y correctivas, dejando

registro en el acta de comité, así mismo el seguimiento a las no conformidades

detectadas se realizará en el mismo formato de reporte de servicio no conforme

identificando fecha y estado.

5. DEFINICIONES

ACCIONES CORRECTIVAS: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad.

Nota 2. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse,

mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3. Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

ACCIONES PREVENTIVAS: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación indeseable.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Nota 2. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que

la acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-3 30-01-2020 9.0 3 de 3

CORRECCIÓN: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Nota 1. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.

CONTROL DE NO-CONFORMIDAD: Acciones emprendidas respecto a una

situación no conforme con el propósito de resolver la no conformidad.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PRODUCTO: Resultado de un proceso (bien o servicio).

SERVICIO NO CONFORME: Es el incumplimiento de los requisitos establecidos

en la caracterización del proceso.

6. RIESGOS

• Falta de seguimiento y control por parte del líder del proceso.

• Una calificación inadecuada en la No conformidad.


• Análisis de no conformidades detectadas, realizado por el Comité de Calidad.


• Formato requisitos de conformidad del servicio

• Formato reporte de servicio no conforme

• Actas de reunión





BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 1 de 5

1. OBJETIVO

Definir el mecanismo utilizado por la Contraloría Municipal de Pereira para

identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades, oportunidades

de mejora y/o desviaciones del sistema a través de las acciones preventivas o

correctivas, mediante el uso de herramientas de evaluación y su aplicación,

tendientes a evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia.

2. ALCANCE

Desde la identificación de acciones preventivas o correctivas hasta la evaluación

y el seguimiento realizado a los planes de mejora adoptados, y cierre de las

acciones allí contenidas.

3. RESPONSABILIDAD

Comité de calidad

4. DESCRIPCIÓN

4.1 IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES

El líder del proceso para la identificación de acciones preventivas o correctivas

tendrá en cuenta, cuando haya lugar, las siguientes fuentes de información: las

quejas, peticiones o sugerencias de los clientes o partes interesadas, la medición

de la satisfacción del cliente o partes interesadas, resultados de auditorías

internas, revisiones por la dirección, medición y control de los procesos, análisis

de los resultados de indicadores, evaluación de los proveedores, informes entes

de control, reuniones del Comité de Calidad, otras acciones preventivas y

correctivas, acciones propuestas en Comité de Dirección, entre otras situaciones

que se presenten en el día a día y sugerencias hechas por los funcionarios de la

Contraloría.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 2 de 5

4.2 ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Una vez detectado el problema, se debe desarrollar una metodología para el

análisis de causas de las no conformidades, oportunidades de mejora o

desviaciones en el sistema, al interior de los equipos de trabajo (líderes de

proceso y colaboradores) se recomienda para tal fin que se hagan reuniones y se

dejen evidencias de las mismas.

Nota 1: No se recomienda una metodología específica para el análisis de causas,

cualquiera de ella se considera valida, siempre y cuando se cuente con el

conocimiento pertinente por parte de alguno de los miembros del equipo en la

metodología elegida; las cuales pueden ser entre otras.

• Causas – Efecto o Espina de Pescado

• Árbol Problema

• Causas Raíz

• Pareto

• Los 3 o los 5 por qué?

4.3 FORMULACION DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS

Una vez identificada la causa, se establecen las acciones correctivas o

preventivas que van a permitir solucionar el problema y se procede al

diligenciamiento del formato pertinente para luego entregar al representante de la

dirección, quien se encarga de llevarlas al comité de calidad, instancia en la que

se aceptan o no las acciones propuestas después de analizar su pertinencia.

Nota 1: Cualquier funcionario de la Contraloría Municipal de Pereira, puede

identificar acciones preventivas o correctivas reales o potenciales, las cuales se

deben registrar en el formato de acciones preventivas o correctivas y se remiten al

Representante de la Dirección, para su presentación y análisis ante el Comité.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 3 de 5

Nota 2: Toda no conformidad y observación provenientes de Auditoria interna de

Calidad debe ser objeto de análisis de causa y debe generar una acción correctiva

o preventiva, y es el líder del proceso quien debe liderar el análisis de las mismas.

Nota 3: El comité de calidad es el responsable de validar y aceptar las Acciones

Correctivas y Preventivas que la entidad genere CUANDO ESTAS SEAN

TRANSVERSALES Y DE IMPACTO PARA LA ENTIDAD, de lo contrario es

potestativo de los líderes de proceso establecer las acciones correctivas y

preventivas cuando lo considere requerido, en cualquiera de los dos casos se

debe posterior a su adecuada revisión por el Comité de Calidad y/o Líder de

Proceso, enviar al Representante de la Dirección para el SGC con el fin de validar

su correcta suscripción y proceder al envío de las acciones a la oficina de control

interno para su respectivo seguimiento y evaluación de eficacia, en caso contrario,

son devueltas al líder del proceso con las recomendaciones pertinentes para su

ajuste y nueva presentación según corresponda.

4.4 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES

Una vez son aprobadas las acciones que lo requieran por el comité de calidad,

este autoriza al representante de la dirección para que proceda a hacer entrega de

las mismas al Asesor de Control Interno, para su respectivo seguimiento.

El Asesor de Control Interno, realiza seguimiento trimestral a la implementación de

las acciones preventivas o correctivas, que se hayan registrado por proceso, y es

el responsable de evaluar la eficacia de la acción y cerrarla. Si hay lugar al cierre

de la acción, quedará evidenciado en el informe consolidado de acciones

correctivas y preventivas en donde se indican el número de acciones registradas

durante el periodo, cuantas y cuales se cerraron, y cuantas y cuales están

abiertas, y se presenta al Comité de Calidad.

5. DEFINICIONES

ACCIONES CORRECTIVAS: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada o real.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 4 de 5

Nota 2. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse,

mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3. Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

ACCIONES PREVENTIVAS: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Nota 2. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que

la acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.

CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad o problema

detectado.

Nota 1. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.

PROBLEMA: Resultado no esperado en la ejecución de una actividad.

SERVICIO NO CONFORME: Es el incumplimiento de los requisitos establecidos

en la caracterización del proceso.

DESVIACIÓN: Actividad que va en contra de lo establecido en los procedimientos

documentados/sinónimo de No Conformidad

OPORTUNIDAD DE MEJORA: Todas aquellas acciones que se pueden

emprender dentro del sistema de calidad en busca de hacer mejor una actividad o

procedimiento.

6. RIESGOS

• Incumplimiento de las actividades de las acciones formuladas.

• Que no se realice el análisis de causas adecuadamente y no se detecte la

causa raíz.

• Que no se implementen acciones correctivas o preventivas a los procesos de

la Contraloría Municipal de Pereira.

• No se haga el debido cierre de las acciones correctivas y/o preventivas.


• Análisis de posibles acciones preventivas o correctivas por parte del Comité de

Calidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 5 de 5

• Informe de seguimiento a las acciones formuladas, por parte del Asesor de

Control Interno.


• Formato de acciones correctivas y preventivas.

• Actas de comité.





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CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-5 30-01-2020 11.0 1 de 3

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para llevar a cabo las Revisiones al Sistema de

Gestión de la Calidad, por parte de la Dirección y asegurar así la conveniencia,

adecuación y eficacia continua del Sistema.

2. ALCANCE

Desde la planeación de las Revisiones por la Dirección hasta el seguimiento y

cumplimiento de los acuerdos tomados en las mismas.

3. RESPONSABILIDAD

Representante de la Dirección.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE LAS REUNIONES PARA LA REVISIÓN POR

LA DIRECCIÓN

El Representante de la Dirección planea como mínimo una reunión de

Revisión por la Dirección al año.

4.2 SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN

El Representante de la Dirección para el SGC notifica a los líderes de los

proceso con quince (15) días de anticipación del desarrollo de la reunión con

el fin de que para la misma se presenten los informes con la información de

entrada y detallada para la revisión del SGC según corresponda.

4.2.1 ESTRUCTURA DEL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE

REVISIÓN

El programa de la revisión por la dirección tendrá la siguiente estructura:

1. Resultados auditorías internas de calidad

2. La retroalimentación del cliente.

3. Desempeño de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio.

4. El estado de las acciones correctivas y preventivas

5. Las acciones seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-5 30-01-2020 11.0 2 de 3

6. Los cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad

7. Las recomendaciones para la mejora.

8. y los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para

la entidad, los cuales deben estar actualizados.

En cada punto se debe realizar la conclusión y documentar en acta.

4.3 ELABORAR Y DISTRIBUIR MINUTA DE REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN Y PLANEAR LA EJECUCIÓN DE ACCIONES

El Representante de la Dirección elabora y distribuye el acta de la revisión por

la dirección, asegurándose que se hayan incluido todas las decisiones y

acciones relacionadas con la mejora del SGC y sus procesos, la mejora de los

servicios y las necesidades de asignación de recursos (si es necesario).

4.4 PLAN DE MEJORAMIENTO

Como resultado de la Revisión por la Dirección se debe generar un plan de

mejoramiento que permita evidenciar las oportunidades de mejora,

compromisos responsables y tiempos de ejecución.

4.5 SEGUIMIENTO A ACCIONES DE MEJORA

Para el seguimiento a las acciones preventivas y correctivas producto de la

revisión por la Dirección y evalúa el impacto en los procesos misionales, la

estructura documental y el propio Sistema de Gestión de la Calidad, se

procede conforme a lo establecido en el procedimiento acciones preventivas y

correctivas.

5. DEFINICIONES

ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al

más alto nivel una organización.

REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y

eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos

establecidos.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-5 30-01-2020 11.0 3 de 3

6. RIESGOS

• Incumplimiento de las revisiones planeadas de la alta dirección.

• No presentación de informes de manera oportuna y con la información

pertinente de entrada para la revisión por la Dirección por parte de todos

los procesos

• Incumplimiento del procedimiento.


• Revisión, seguimiento y control del procedimiento establecido.


• Acta de reunión.





BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA CONTROL DE REGISTROS

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-6 30-01-2020 6.0 1 de 3

1. OBJETIVO

Establecer un sistema metodológico para el manejo de los registros en cuanto a su

identificación, almacenamiento, protección, la recuperación, y conservación de los

Registros de Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE

Aplica a todos los registros generados por el Sistema de Gestión de Calidad (S.G.C).

3. RESPONSABILIDAD

Representante por la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

4. DESCRIPCIÓN

4.1 CONTROL DE REGISTROS

El control de los registros es responsabilidad de cada funcionario de la Contraloría

Municipal de Pereira, el Representante de la Dirección para el SGC, debe mantener

actualizado y hacer cumplir las Tablas de Retención Documental por los líderes de

proceso.

Los registros que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría

Municipal serán controlados así:

Legibilidad: Los registros serán diligenciados virtualmente en lo posible, para el caso

de los registros diligenciados físicamente éstos serán diligenciados de tal forma que

sean comprensibles para los lectores o personas involucradas con su manejo.

Identificación: Los registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría

Municipal serán identificados según las disposiciones establecidas en el

Procedimiento de Control de Documentos.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-6 30-01-2020 6.0 2 de 3

Recuperación: Los registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría

Municipal serán recuperados cronológicamente, cumpliendo las disposiciones de las

TRD.

Protección y almacenamiento: Los registros físicos se protegen por cada uno de los

líderes de proceso garantizando que el acceso a éstos sea solo por el personal

autorizado, en archivo central son controlados por el auxiliar administrativo

responsable del archivo central, el almacenamiento se realiza según disposiciones

establecidas en las T.R.D.

Los registros virtuales se conservan según disposiciones establecidas por el proceso

de Sistemas (Ver Manual Políticas Para La Administración y Manejo De La

Tecnología De La Información)

Los formatos deben ser consultados en la intranet previo a su diligenciamiento y por

ningún motivo se usaran formatos que ya están diligenciados en cada uno de los

equipos de cómputo de la Contraloría, con el fin de evitar que se usen versiones

obsoletas o se cometan errores al conservar información de registros anteriores.

Para controlar esta situación, será tenido en cuenta la revisión de uso de los

formatos como criterio especial en las auditorías internas de calidad.

Disposición final: La disposición final de los registros se establece en las T.R.D, esta

puede ser: conservación total, eliminación, microfilmación, selección.

Los registros serán archivados y conservados en forma tal que puedan encontrarse

fácilmente y en unas condiciones que minimicen los riesgos de daño o deterioro,

cumpliendo las disposiciones de las tablas de retención documental, conforme a lo

establecido en la Ley General de Archivo y sus reglamentarias .

5. DEFINICIONES

LEGIBILIDAD: Los registros no deberán contener, tachones, enmendaduras,

borrones, que sean originados dentro de la entidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-6 30-01-2020 6.0 3 de 3

IDENTIFICACIÓN: Se identificara por medio del nombre, y el código cuando aplique,

es decir, cuando el registro sea diligenciado en un formato preestablecido por el

Sistema Gestión de Calidad (S.G.C).

RECUPERACIÓN: Se refiere las formas de recuperar los registros, puede ser por

nombre, fecha, cronológicamente etc.

PROTECCIÓN: Los registros se recuperaran y protegerán ya sea en medio físico o

en medio magnético.

ALMACENAMIENTO: Se refiere a la forma de almacenar los registros puede ser en

carpetas en los diferentes procesos, en copias de seguridad

DISPOSICIÓN: Se refiere a la disposición final de los registros puede ser

conservación total, eliminación y otros (microfilmación).

ARCHIVO: Los líderes de los procesos y los responsables de los registros serán los

responsables de archivar los registros que genere, siendo deber del Subcontralor

archivar los registros generados por la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad

(S.G.C).

6. RIESGOS

• Uso incorrecto de los registros del SGC.

• Incumplimiento de las disposiciones establecidas en las T.R.D.

• Pérdida de información.


• Verificación en las auditorías del cumplimiento de las T.R.D


• Actas de comité de calidad.






BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 1 de 7

1. OBJETIVO

Realizar auditorías internas de calidad que permitan visualizar que el Sistema

de Gestión de la Calidad implementado en la Contraloría Municipal de Pereira

es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las

normas técnicas vigentes, con los requisitos del sistema de gestión de la

calidad y asegurar que se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectivo.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos del sistema de gestión de calidad.

3. RESPONSABILIDAD

Representante de la Dirección

Asesor de Control Interno

Equipo Auditor

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

El Asesor de Control Interno deberá incluir en el programa de auditorías para el

siguiente período fiscal, las auditorías internas de calidad.

El Asesor de Control Interno/Auditor Líder, debe comunicar formalmente a los

auditores internos de calidad el programa de las auditorías que cubra la

totalidad del sistema descrito en el Mapa de procesos de la entidad, teniendo

en cuenta el estado y la importancia de los procesos a auditar y se identifican

los meses en los cuales se realizará(n) el (los) ciclo(s) de auditoría del SGC.

Se debe establecer el orden de prioridad para la realización de las auditorías a

los procesos, teniendo en cuenta: procesos con mayor dificultad en la

implementación, prioridades de la Dirección, objetivos organizacionales,

cambios significativos al interior de los procesos, resultados obtenidos en

anteriores auditorías y otras situaciones que ameriten ser tenidas en cuenta por

las consecuencias que puedan recaer sobre el cumplimiento de los objetivos

del proceso.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 2 de 7

Las auditorías internas de calidad podrán contratarse con auditores externos,

sin embargo deberán estar contempladas en el programa de auditorías tal y

como si se realizaran por auditores internos de calidad.

4.2 SELECCIÓN DE AUDITORES

Cuando las auditorías internas de calidad sean realizadas por auditores

internos de la Contraloría Municipal de Pereira, es necesario que cumplan con

los siguientes requisitos:

1. Objetivo

2. Imparcial

3. Formación profesional y/o capacitación en auditoría de calidad

4. Conocimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad

4.3 AUDITOR LÍDER

Persona encargada de la coordinación general de la auditoría, que cuente con

los recursos necesarios y logísticos para la ejecución de la auditoria así mismo

es el responsable de elaborar el plan de auditoría a seguir.

El Auditor líder se encarga de designar los demás miembros del equipo auditor

en los diferentes procesos, distribuyendo las cargas de trabajo. Puede, si lo

considera necesario, conformar parejas de auditores para trabajar en un

proceso específico, nombrando uno de los dos como responsable por el

diligenciamiento de los documentos requeridos como registros de la auditoría.

Verifica la preparación de las auditorías por parte de los auditores, mediante la

revisión de las listas de verificación que deben ser elaboradas por estos, para

este proceso los auditores podrán utilizar la Guía Lista de Verificación de

Auditorías.

Además de lo anterior, el líder de la auditoria se encarga de asesorar, cuando

sea necesario a auditores y auditados en situaciones surgidas por el ejercicio

mismo de la auditoría.

El líder del equipo auditor presenta al Representante de la Dirección y/o Comité

de Calidad el informe final de la auditoría, el cual debe contener un resumen

general de las conclusiones de las auditorías por procesos, incluyendo las

fortalezas y debilidades encontradas en cada uno de ellos. De la misma forma


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 3 de 7

se deben destacar las dificultades surgidas en y para el desarrollo de la

auditoría, si la hubiere.

AUDITOR

Es la persona a quien se le ha asignado la responsabilidad de ejecutar la

auditoría a un proceso específico, el auditor puede ser interno o externo. Antes

de iniciar la auditoría, este debe preparar el desarrollo de la misma mediante el

estudio de la documentación respectiva, según el proceso al cual se le aplicará

la auditoría.

Para esta preparación debe elaborar la “Lista de Verificación”, donde consigna

las preguntas o los asuntos sobre los cuales investigará en la auditoría,

teniendo en cuenta el documento Guía Lista de Verificación de Auditorías.

4.4 PLAN DE AUDITORIAS.

El equipo Auditor elabora el plan de auditoría y lo socializa a los líderes de

proceso, quienes a su vez lo deberán comunicar a su equipo de trabajo.

4.5 REUNION DE APERTURA.

El líder de la auditoría inicia la reunión de apertura a la hora programada con la

presentación del grupo auditor a los integrantes del área del proceso a auditar

y a su responsable, recuerda a los auditados el objetivo, el alcance y los

criterios de auditoria.

Explica al responsable del proceso la metodología por medio de la cual se

desarrollara la auditoria e informa la asignación de autoridad y responsabilidad

de cada auditor igualmente Informa al responsable del proceso los tiempos de

la auditoria y confirma la disponibilidad y asignación de recursos solicitados.

Verifica con los auditados la total comprensión del desarrollo del plan de

auditoria y despeja sus dudas.

4.6 EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Para todas y cada una de las auditorías internas, se deben seguir los

siguientes pasos por parte del auditor:


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 4 de 7

• Conocimiento del Alcance de la Auditoria (documentos y registros que

aplican)

• Planificación del programa de auditoria

• Planificación de la auditoria de procesos

• Realización de la auditoria

• Informar sobre la auditoria

• Seguimiento de las mejoras planteadas

4.6.1 RECOLECCIÓN DE EVIDENCIA OBJETIVA.

Los auditores, teniendo en cuenta las disposiciones hechas a través del plan de

Auditoría, inician la labor de buscar la evidencia de la conformidad del Sistema

de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos en las Normas

vigentes.

Solicitar copia de documentos o registros sobre los procedimientos auditados

con el fin de obtener la evidencia necesaria.

Realizar la recolección de la evidencia objetiva basándose en entrevista,

observación directa de las actividades realizadas por el auditado.

Nota: no se deben auditar solamente documentos o información.

Verificar siempre lo preguntado y lo observado, no acepte afirmación sin tener

acceso a la confirmación

Establecer claramente los hallazgos de la auditoria y los comunica al auditado

en el transcurso de la misma.

Asegurar que los hallazgos de auditoria sean objetivos y no conceptos

personales.

Identificar los aspectos favorables de los procedimientos auditados para que

sean informados en la reunión de cierre.

4.7 ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA

El auditor elabora el informe con base en los resultados de la misma,

describiendo las no conformidades y oportunidades de mejora (observaciones).

Este informe es validado por el auditor líder, quien enviará informe al


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 5 de 7

responsable del proceso, para que éste lo analice y presente si considera

necesario en cinco (5) días hábiles recurso de contradicción al mismo.

4.8 ELABORACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO Y DEFINICIÓN DE

ACCIONES

Posterior a la revisión de la pertinencia del Derecho de Contradicción, se

genera el informe definitivo para el proceso correspondiente. En caso de no ser

pertinente el derecho de contradicción el informe quedará en firme.

Una vez se ha socializado el informe de auditoría con el Responsable del

Proceso, éste se encarga de tomar acciones oportunas para eliminar las no

conformidades detectadas y sus causas, estas acciones deberán ser

entregadas al Representante de la Dirección, en máximo cinco (5) días hábiles.

4.9 SEGUIMIENTO AL CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADES

El Representante de la Dirección o persona que el designe debe verificar

pertinencia y coherencia de las acciones con respecto al informe final de

auditorías y remitir al Asesor de Control Interno para su seguimiento

correspondiente.

El Asesor de Control Interno verifica el cumplimiento y eficacia de las

actividades propuestas, dejando evidencia de ello en el formato de “Acciones

Correctivas y Preventivas”.

El Asesor de Control Interno remite el resultado del seguimiento al

Representante por la Dirección.

4.10 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍAS INTERNAS

El Auditor Líder deberá tener en cuenta como mecanismo de control del

presente procedimiento el formato verificación ejercicio auditorías S.G.C., el

cual deberá cumplirse, diligenciarse y verificarse por el asesor de control

interno y el Representante de la Dirección.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 6 de 7

4.11 UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIA PARA LA

REVISIÓN DEL SGC.

Con base en los informes de auditoría de calidad, el representante por la

Dirección, elabora un informe donde se identifican las no conformidades, los

aspectos positivos y las fortalezas y lo presenta al Contralor Municipal. Este

informe se constituye en una entrada para la revisión por la Dirección.

5. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente

indeseable.

AUDITOR: Persona que posee las habilidades, conocimientos, experiencia y

calificaciones para realizar una auditoría.

AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado

para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten

determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la

auditoría interna.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

6. RIESGOS

• No realizar las auditorias acorde con el presente procedimiento.

• No utilizar los formatos vigentes para la ejecución de las auditorías internas

de calidad.

• No usar la guía de lista de verificación auditorías.

• No cumplir las acciones correctivas y preventivas establecidas como

resultado de auditorías internas.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 7 de 7

• No realizar seguimiento oportuno al cumplimiento y eficacia de las acciones

correctivas y preventivas.


• Aprobación por parte del Comité Coordinador de Control Interno del

programa de auditorías internas de calidad.

• Aprobación del plan de auditoría por los auditados.

• Revisión del informe final de auditoría por parte del Representante de la

Dirección/Comité de Calidad.

• Verificación de la coherencia y pertinencia de las acciones propuestas por

los auditados por el Representante de la Dirección antes de ser

direccionadas a Control Interno.

• Seguimiento y verificación de la eficacia de las acciones correctivas y

preventivas propuestas por parte del Asesor de Control interno

• Revisión del cumplimiento del procedimiento de auditorías internas por el

auditor líder, el asesor de control interno y el representante de la dirección

según formato verificación ejercicio de auditorías S.G.C.


• Formato Programa de Auditoria

• Formato Plan de Auditoria

• Formato Lista de Verificación de Auditorias – la Guía Lista de

Verificación de Auditorías.

• Formato Informe de Auditoria.

• Formato de Acciones Correctivas y Preventivas.

• Formato Verificación ejercicio de auditorías Internas de Calidad





BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ESTRUCTURACION DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-3 30-01-2020 5.0 1 de 3

1. OBJETIVO Consolidar un instrumento de planeación que observe la totalidad de las políticas, objetivos corporativos y estratégicos contenidos en el programa de gobierno del Contralor.

2. ALCANCE

Inicia con el estudio del programa de gobierno del Contralor Municipal de Pereira y finaliza con la adopción del Plan Estratégico Institucional mediante acto administrativo.

3. RESPONSABILIDAD Asesor de Planeación.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 ESTUDIO DEL PROGRAMA DE GOBIERNO DEL CONTRALOR

MUNICIPAL El Asesor de planeación realiza el estudio del programa de gobierno del Contralor Municipal, presentado ante el tribunal Contencioso Administrativo.

4.2 DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS DEL PROGRAMA DE GOBIERNO DEL CONTRALOR MUNICIPAL DE PEREIRA

El Asesor de planeación, interpreta y define claramente los principales objetivos a desarrollar durante el período constitucional y legal del Contralor Municipal de Pereira, los cuales comportan en conjunto las políticas plasmadas en el programa de gobierno presentado al Tribunal y ante el Concejo Municipal. Lista dichos objetivos y los enumera según prioridades definidas en el programa en comento.

4.3 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS Y DIRECTIVOS

El asesor de Planeación con el propósito de orientar a las diferentes áreas hacia el cumplimiento de las políticas de la alta Dirección, desarrolla cada uno de los objetivos corporativos definiendo de una manera clara y concisa las estrategias mediante las cuales se pretende o planea lograr los diferentes cometidos organizacionales.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-3 30-01-2020 5.0 2 de 3

4.4 ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

El Asesor de Planeación estructura el Plan Estratégico Institucional, el cual contiene los siguientes elementos: Una parte general que incluye Introducción, antecedentes, funciones, ámbito de competencia, informes, reformas, naturaleza jurídica, y la parte estratégica que incluye misión, visión, emblema, objetivos, estrategias y definición de las mismas.

4.5 PRELIMINAR DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL El Asesor de Planeación allega al Contralor el Plan Estratégico Institucional para su estudio, análisis, y ajustes pertinentes. De presentarse ajustes al plan, el Asesor de Planeación, atendiendo las observaciones allegadas por el Contralor, realiza los cambios a que haya lugar y presenta nuevamente al despacho el documento corregido.

4.6 SOCIALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL AL COMITÉ DIRECTIVO Y DE PLANEACIÓN

El Asesor de Planeación prepara y realiza la socialización del Plan Estratégico Institucional al Comité Directivo y de Planeación.

4.7 AJUSTES ADICIONALES AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

De presentarse ajustes al Plan Estratégico Institucional, el Asesor de Planeación realiza las modificaciones pertinentes, produciendo el documento final.

4.8 ELABORACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

El asesor de planeación previa aprobación del Plan Estratégico por parte del Contralor, elabora el acto administrativo de adopción y pasa a la Asesoría jurídica para revisión y visto bueno.

5. DEFINICIONES


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-3 30-01-2020 5.0 3 de 3

ESTRATEGIA: Habilidad o arte para dirigir un asunto, se refiere al Cómo Hacer las cosas para lograr el fin propuesto. ESTRATÉGICO: Se refiere a la determinación de objetivos y acciones conducentes al logro de una visión de futuro. PLANEACION: Es el reconocimiento consciente del carácter futuro que encierran las decisiones actuales, donde la evaluación de la incertidumbre es un atributo constante. PLANEAR: Se refiere a explicar cada una de las posibilidades y analizar las respectivas ventajas y desventajas, es pensar antes de actuar y hacerlo con método, es proponer objetivos claros y alcanzables. POLÍTICA: Es la mística, el ideal máximo, se refiere al arte de conducir un asunto para conseguir un fin o propósito

6. RIESGOS

No aplica


No aplica


• Programa de gobierno del contralor municipal

• Plan estratégico institucional

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

JAROL WILSON MESA

OCAMPO

DIRECTOR DE PLANEACION

Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA GESTIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 1 de 5

1. OBJETIVO

Revisar, analizar y corregir los planes de acción presentados por las diferentes áreas y consolidar el Plan de Acción Institucional.

2. ALCANCE

Inicia con el diseño del formato de plan de acción a utilizar y el instructivo correspondiente y finaliza con la adopción del Plan de Acción Institucional mediante acto administrativo.


4. DESCRIPCIÓN 4.1 DISEÑO DEL FORMATO DE PLAN DE ACCIÓN A UTILIZAR Y EL

INSTRUCTIVO CORRESPONDIENTE

El Asesor de Planeación diseña el esquema a utilizar como formato del plan de acción, Así mismo el instructivo del esquema del plan.

4.2 DISEÑO DEL INSTRUCTIVO PARA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL

El Asesor de Planeación diseña el instructivo para el seguimiento del plan de acción, el cual deberá ser diligenciado por cada responsable de área y presentado con una periodicidad trimestral al Asesor de Control Interno, a su vez el Asesor de Planeación verificará el cumplimiento y solicitará los resultados allí plasmados con una periodicidad trimestral. Así mismo el Asesor de Planeación elaborará con base en los informes trimestrales de ejecución del Plan de Acción allegados por los líderes de proceso, el informe ejecutivo de cumplimiento de indicadores de gestión de la entidad y lo presentará al comité de Dirección y Planeación.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 2 de 5

4.3 SOCIALIZACIÓN DE LOS FORMATOS E INSTRUCTIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL AL COMITÉ DIRECTIVO Y DE PLANEACIÓN

El Asesor de Planeación presenta y explica los esquemas diseñados al Comité de Dirección y Planeación para su respectivo diligenciamiento, el cual debe observar los objetivos corporativos y estratégicos contenidos en el Plan Estratégico Institucional así como el desarrollo de todos y cada uno de ellos, en las áreas respectivas.

4.4 SOLICITUD MEDIANTE OFICIO DE LOS FORMATOS DEL PLAN DE ACCIÓN DILIGENCIADOS POR LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DIRECTIVO Y DE PLANEACIÓN

El Asesor de Planeación mediante memorando entrega a cada representante de dirección y asesores, los formatos e instructivos necesarios para su diligenciamiento, los cuales serán presentados el 15 de febrero de cada año a excepción del primer año de inicio de período del contralor, donde la entrega prolongará hasta el 30 de marzo.

4.5 ASESORIA AL COMITÉ DIRECTIVO Y DE PLANEACIÓN EN LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN

El Asesor de Planeación se encarga de asesorar a los diferentes responsables de cada dependencia en la elaboración de los planes de acción, recomendando los ajustes necesarios (definición de objetivos, metas, indicadores entre otros.) para su estructuración final.

4.6 REVISIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN ALLEGADOS POR LAS AREAS QUE ESTRUCTURAN LA CONTRALORIA MUNICIPAL

El Asesor de Planeación revisa los planes de las diferentes áreas, verificando que todo proyecto de auditoría o acción de control, o actividad en ellos contenido guarde total coherencia con los objetivos y metas planteados en el Plan Estratégico Institucional a fin de lograr los objetivos previstos en el programa de gobierno del Contralor.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 3 de 5

4.7 AJUSTES A LOS PLANES DE ACCIÓN DE LAS DIFERENTES AREAS DE LA ENTIDAD

El Asesor de Planeación evalúa y realiza los ajustes necesarios a los planes de acción de las diferentes áreas de la entidad y se reúne con cada uno de sus representantes para socializar las modificaciones consideradas y entregar los requerimientos pertinentes en cada uno de ellos.

4.8 CONSOLIDACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN DE LA ENTIDAD

El Asesor de Planeación consolida la información correspondiente a los planes de acción de las diferentes áreas.

4.9 ELABORACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL

El Asesor de Planeación elabora el acto administrativo de adopción del plan y pasa a la Asesoría jurídica para revisión y visto bueno, al Contralor para revisión y firma.

5. DEFINICIONES

ESTRATEGIA: Habilidad o arte para dirigir un asunto, se refiere al Cómo Hacer las cosas para lograr el fin propuesto. ESTRATÉGICO: Se refiere a la determinación de objetivos y acciones conducentes al logro de una visión de futuro. META: Es la unidad de cumplimiento de lo programado en un proyecto u acción definida en términos de tiempo y cantidad para posibilitar el seguimiento y la evaluación. OBJETIVO: Es el fin, el propósito o aspiración de una entidad, proyecto, proceso o actividad.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 4 de 5

PLAN DE ACCION: El Plan General de Acción es una herramienta de gestión que permite a cada dependencia de una organización, orientar estratégicamente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles (humanos, físicos, económicos, técnicos e institucionales) hacia el logro de los objetivos y metas anuales, a través de la ejecución de acciones y proyectos que contribuyen al cumplimiento de los objetivos del programa de gobierno. El Plan de Acción es el instrumento en el cual se programa toda la ejecución de los proyectos y/o acciones que se ejecutarán durante el año. Instructivo de seguimiento del plan de acción Como su nombre lo indica permite observar la ejecución de los diferentes proyectos y acciones de control. Es la herramienta complementaria de los planes de acción en el cual se consignan los avances de los proyectos y acciones de control durante su ejecución. Con este instructivo de seguimiento se puede observar el porcentaje de avance de cada proyecto y acción de control tanto en su ejecución como en los recursos utilizados así mismo las acciones puntuales desarrolladas. PLANEACION: Es el reconocimiento consciente del carácter futuro que encierran las decisiones actuales, donde la evaluación de la incertidumbre es un atributo constante. PLANEAR: Se refiere a explicar cada una de las posibilidades y analizar las respectivas ventajas y desventajas, es pensar antes de actuar y hacerlo con método, es proponer objetivos claros y alcanzables. POLÍTICA: Es la mística, el ideal máximo, se refiere al arte de conducir un asunto para conseguir un fin o propósito PROCESO: Es el conjunto integrado de operaciones que se desarrollan para hacer que las cosas ocurran. PROGRAMA: Hace referencia al conjunto de proyectos que se deben desarrollar para dar cumplimiento a las metas predefinidas.

6. RIESGOS

• Desarticulación de los objetivos con las estrategias de la Alta Dirección.


• Acompañamiento del proceso por parte de la asesoría de planeación en el sentido de instruir a directores y asesores en el manejo de indicadores y en la estructuración del plan.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 5 de 5


• Programa de gobierno del contralor municipal

• Plan estratégico institucional

• Formato del plan de acción

• Instructivo plan de acción

• Instructivo de seguimiento trimestral del plan de acción

• Planes de acción por dependencias

• Plan de acción institucional

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

JAROL WILSON MESA

OCAMPO

DIRECTOR PLANEACION


Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ACTUALIZACION DE METODOLOGÍAS

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-5 30-01-2020 6.0 1 de 4

1. OBJETIVO

Diseño y/o adaptación de elementos de planeación y control con el fin de actualizar los existentes y elaborar los que sean necesarios para el mejoramiento del control fiscal.

2. ALCANCE

Inicia con la revisión de las metodologías existentes y finaliza con la adopción de la metodología mediante acto administrativo.


4. DESCRIPCION 4.1 REVISION DE LAS METODOLOGÍAS EXISTENTES

El Asesor de Planeación revisa las metodologías existentes en la entidad, específicamente aquellas que tienen que ver con el área misional como la rendición de la cuenta de las entidades sujetas de control, la guía metodológica del ejercicio de control fiscal y manual de indicadores, verificando que ellas contengan la totalidad de elementos necesarios para facilitar el ejercicio del control fiscal.

4.2 CONFRONTACIÓN CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE

El Asesor de Planeación confronta la guía metodológica (rendición de la cuenta de las entidades sujetas de control, guía metodológica del ejercicio de control fiscal o metodología audite) con la normatividad existente, las directrices de la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y los requerimientos de la Auditoría General de la República, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, y verifica si dichas metodologías están ajustadas en fondo y forma a lo enunciado. Para dicho efecto revisa cada uno de los capítulos que estructuran las herramientas en mención y realiza el comparativo con las nuevas metodologías establecidas a nivel nacional en materia de control fiscal, a fin de determinar en qué apartes es necesario realizar la adaptación y actualización respectivas.

4.3 ACTUALIZACIÓN Y AJUSTE INICIAL


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-5 30-01-2020 6.0 2 de 4

El Asesor de Planeación realiza los ajustes pertinentes en cada una de las metodologías (rendición de la cuenta de las entidades sujetas de control, guía metodológica del ejercicio de control fiscal).

4.4 SOCIALIZACIÓN DE LOS AJUSTES REALIZADOS CON LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE AUDITORÍAS

El Asesor de Planeación presenta a la Dirección Técnica de Auditorías el borrador de la metodología (rendición de la cuenta de las entidades sujetas de control, guía metodológica del ejercicio de control fiscal) que fue objeto de revisión, análisis y ajuste por parte de la Asesoría, a fin de recibir posibles sugerencias o aportes respectivos.

4.5 AJUSTE POSTERIOR A LA SOCIALIZACIÓN CON LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE AUDITORÍAS

El Asesor de Planeación evalúa la pertinencia de las observaciones y sugerencias allegadas por la Dirección y realiza los ajustes necesarios a la metodología.

4.6 SOCIALIZACIÓN DE LOS AJUSTES REALIZADOS CON EL COMITÉ DE DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN

El Asesor de Planeación presenta al Comité de Dirección y Planeación el borrador de la metodología que fue objeto de revisión, análisis y ajuste por parte de la Asesoría, a fin de recibir posibles sugerencias o aportes respectivos.

4.7 AJUSTE FINAL

El Asesor de Planeación revisa la pertinencia de las sugerencias y propuestas de modificación que cada uno de los integrantes del Comité de Dirección y Planeación haya presentado y realiza los ajustes necesarios a la metodología.

4.8 ELABORACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN

El Asesor de Planeación elabora el acto administrativo de adaptación y adopción de la nueva metodología y pasa a la Asesoría Jurídica para revisión y visto bueno, y finalmente al Contralor para revisión y firma.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-5 30-01-2020 6.0 3 de 4

4.9 ADOPCIÓN DE LA METODOLOGÍA MEDIANTE ACTO ADMINISTRATIVO

El Contralor Municipal revisa el acto administrativo e institucionaliza con su firma la adopción de la metodología. Para el caso de la metodología de rendición de la cuenta, el contralor socializa el acto administrativo respectivo con las entidades sujetas de control fiscal.

5. DEFINICIONES CUENTA: De conformidad con la ley marco del control fiscal se entiende por cuenta, el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario público. GESTIÓN FISCAL: Según lo establecido por la Ley 610 de 2000, en su artículo tercero, como: “El conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales”. GUIA METODOLOGICA PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL AUDITE: Es una herramienta metodológica que permite entre otros logros, el mejoramiento de los procesos y procedimientos internos, la eficiencia y eficacia en la aplicación de los diferentes ejercicios de control, mayor soporte y apoyo a los procesos de responsabilidad fiscal y el mejoramiento y calidad de todos los documentos producidos en las diferentes etapas surtidas en el ejercicio del control fiscal. Esta debe ser objeto de consulta, análisis, estudio, aplicación y perfeccionamiento continuo, por parte de los auditores; elementos que les permitirá fortalecer sus conocimientos, afianzar sus conceptos y criterios y finalmente permitirá a este organismo de control cumplir con la misión que por mandato constitucional y legal le compete de una manera más ágil, eficiente y efectiva. METODOLOGÍA DE RENDICION DE LA CUENTA: Es la herramienta o guía metodológica mediante la cual la Contraloría con base en la ley establece los métodos y la forma de rendir la cuenta los responsables del manejo de fondos, bienes y/o recursos públicos, sus entidades centralizadas y descentralizadas, así


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-5 30-01-2020 6.0 4 de 4

como también las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios y Empresas Sociales del Estado. RENDICIÓN DE CUENTA: Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos del Municipio y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. RESPONDER: Se refiere a aquella obligación que tiene todo funcionario público o particular que administre o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gestión fiscal. REVISIÓN DE LA CUENTA: Se refiere al examen que el organismo de control realiza, mediante la aplicación de un proceso Auditor, desarrollado en la guía metodológica adoptada para tal fin, de la información que como cuenta fiscal rindan los responsables fiscales sobre su gestión fiscal, con el propósito de emitir pronunciamientos articulados e integrales sobre la misma.

6. RIESGOS No aplica


No aplica


• Acto administrativo de adopción

• Anexos o formatos utilizados:

• Metodología de rendición de la cuenta

• Metodología para el proceso auditor

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

JAROL WILSON MESA

OCAMPO

DIRECTOR PLANEACION



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO AUDITORIA CUMPLIMIENTO

CÓDIGO


PR1.3.2.2 AU 10 18-05-2021 1.0 1 de 54

PROCEDIMIENTO AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO CMP 1. OBJETIVO La Auditoría de Cumplimiento, tiene como objetivo general, obtener evidencia suficiente y apropiada para establecer el estado de cumplimiento del sujeto, entidad, asunto o materia, frente a los criterios establecidos en el alcance de la auditoría, cuyos resultados estarán a la disposición de los sujetos de vigilancia y control fiscal, de la ciudadanía y de las corporaciones públicas de elección popular. Esta se enfoca1 en determinar si un asunto en particular cumple con las regulaciones o disposiciones que han sido identificadas como criterios de evaluación, emanadas de organismos o entidades competentes. Es una evaluación independiente, sistemática y objetiva mediante la cual se recopila y obtiene evidencia con el fin de alcanzar este propósito. Las auditorías de cumplimiento, se llevan a cabo para evaluar si las actividades derivadas de la gestión fiscal, operaciones financieras e información, cumplen en todos los aspectos significativos, con las regulaciones que rigen a la entidad auditada. Estos criterios pueden incluir reglas, leyes y reglamentos, resoluciones presupuestarias, políticas, códigos establecidos, manuales, actos administrativos y demás términos acordados o los principios generales que rigen una administración sana del sector público. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Promover la transparencia presentando informes confiables sobre si los fondos han

sido administrados, si la administración ha sido ejercida de manera efectiva y si se ha honrado el derecho de los ciudadanos a un debido proceso, como lo estipulan las regulaciones aplicables

Fomentar la rendición de cuentas al reportar las desviaciones y violaciones respecto de lo señalado en las regulaciones, de modo que se tomen medidas correctivas y para que quienes sean responsables rindan cuenta de sus acciones

Fomentar la buena gobernanza en el sector público al considerar el riesgo de fraude e identificar tanto las debilidades y desviaciones, respecto al cumplimiento de las leyes y regulaciones

Las auditorías de cumplimiento que se adelanta en la Contraloría Municipal de Pereira, se programan en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial - PVCFT, en los términos y duración que determine la alta dirección, proceso de planificación previsto en el Capítulo 1 Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la Contraloría Municipal de Pereira.2

1 ISSAI 100/22 2 Capítulo 2. Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las auditorías de la CGR. P 48


CÓDIGO


PR1.3.2.2 AU 10 18-05-2021 1.0 2 de 54

2. ALCANCE 3 La AC presenta las siguientes características: Debe comprender asuntos de la gestión fiscal y puede abarcar una seguridad

razonable o limitada La materia sometida a auditoría puede estar compuesta por actividades,

operaciones financieras e información. Puede ser general o específica, según su contenido o alcance, y cualitativa o cuantitativa según su naturaleza

Las disposiciones legales y normativas son el elemento más importante de la AC. Su estructura y contenido permiten fijar los criterios y objetivos de la fiscalización

Debe identificar aquellos aspectos de dichas disposiciones que permitan tener resultados relevantes, fiables, objetivos, comparables y aceptables

La legislación y demás normas constituyen los instrumentos principales a través de los cuales se ejerce el control a la gestión fiscal, al ingreso y al gasto, a la administración y a los derechos de los ciudadanos a un debido proceso en sus relaciones con el sector público.

Las atribuciones para llevar a cabo la AC, recaen sobre el enfoque de regularidad.4 Este enfoque permite concluir si, en el marco de la gestión fiscal, las actividades, las operaciones y la información correspondientes a un proceso, asunto o entidad auditada resultan conformes en el cumplimiento con las normas, leyes aplicables, acuerdos, decretos, directrices, resoluciones, programas, proyectos, contratos o manuales que le son aplicables. 3. RESPONSABILIDAD La responsabilidad sobre la aplicación, desarrollo y monitoreo (Acción de acompañar, controlar, revisar e informar en lo referente al proceso auditor) de las actividades del Procedimiento, está en cabeza del Director Técnico. Los roles y responsabilidades en la auditoría financiera y de gestión, son los siguientes: Supervisor, Líder del equipo de auditoría, Equipo de Auditoría, Expertos, de acuerdo al numeral 1.4.2.2 de la GAT. Supervisor de auditoría (Director Técnico). Debe garantizar la calidad de las

auditorías en todas sus fases y actividades. En conjunto con el líder de auditoría, es responsable de direccionar al equipo de auditoría para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

3 ISSAI 400/15, 16, 18 4 ISSAI 400/13, ISSAI 4000 (revisada)/24, ISSAI 4100/26.3, ISSAI 4200/32.3. Definición de regularidad: (Cumplimiento con los criterios formales, tales como leyes, regulaciones y convenios relevantes)


CÓDIGO


PR1.3.2.2 AU 10 18-05-2021 1.0 3 de 54

Líder de equipo de auditoría. Es un experto técnico integrante del equipo de

auditoría que orienta la auditoría e interactúa con el supervisor y el auditado, también puede hacer parte del equipo de auditoría.

Equipo de auditoría. Es el grupo de servidores públicos, contratistas y expertos encargados de desarrollar las actividades del procedimiento, designados a través del memorando de asignación.

Expertos. Son profesionales que reúnen los conocimientos especializados y la experiencia en un campo, profesión u oficio en particular, que por su especialidad y considerando el alcance de un proceso auditor, son requeridos por los equipos de auditoría para apoyar o emitir conceptos técnicos; igualmente deben firmar la declaración de Independencia.

4. DESCRIPCION 4.1 ELEMENTOS DE LA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO5 Los elementos más relevantes para una AC que deben ser identificados por el equipo auditor son los siguientes:

Figura 12. Elementos de la Auditoría de Cumplimiento

5 ISSAI 400/27-41


CÓDIGO


PR1.3.2.2 AU 10 18-05-2021 1.0 4 de 54

4.1.1 Fundamento legal - regulaciones6 Es el concepto más importante de la AC, ya que constituye la fuente para determinar el alcance de la auditoría, los criterios y los hallazgos de las mismas. La identificación del fundamento o base legal de la entidad o entidades sujetas a control, es el punto de partida para determinar los criterios aplicables en la AC. Las regulaciones son el conjunto de disposiciones contenidas en la Constitución Política, leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, documentos de política pública, instrumentos de planeación y en general toda disposición, prescripción, regla o norma expedida por los organismos competentes que sean aplicables al sujeto, entidad, asunto o materia auditable. 4.1.2 Criterios de evaluación7 Los criterios de evaluación son los puntos de referencia, parámetros, requisitos o condiciones que se utilizan para evaluar o medir el asunto o materia a auditar de manera consistente y razonable. Los criterios se identifican a partir del conjunto de normas aplicables y constituyen aquella parte o sección de las mismas que serán sometidas a evaluación durante la AC. En AC la expresión “criterios de evaluación” corresponde a la expresión “criterios de auditoría”. Los criterios deben ser:8 Pertinentes, que respondan de forma significativa a las exigencias de información y

decisión de los destinatarios del informe

6 ISSAI 400/12, 28, 29; ISSAI 4100/26.2; ISSAI 4200/32.2. 7 ISSAI 400/30-32 8 ISSAI 4100/44


CÓDIGO


PR1.3.2.2 AU 10 18-05-2021 1.0 5 de 54

Fiables, son criterios que dan lugar a conclusiones razonablemente coherentes con las que obtendría otro auditor aplicando los mismos criterios en las mismas circunstancias

Objetivos, neutrales y que no respondan a prejuicios del auditor o de la dirección de la entidad auditada, lo que significa que no pueden ser tan informales que la evaluación de la información acerca de la materia controlada resulte muy subjetiva y lleve a otros auditores del sector público a alcanzar una conclusión muy dispar

Completos, son criterios suficientes para los fines de la auditoría y que no omite factores pertinentes; además son significativos y facilitan a los destinatarios una visión práctica para sus exigencias de información y decisión

Comprensibles, son criterios claros que permiten llegar a conclusiones precisas y fáciles de entender por los destinatarios y que no dan pie a interpretaciones ampliamente divergentes

Aceptables, son criterios que en un principio pueden admitir expertos independientes, las entidades auditadas, el poder legislativo, los medios de comunicación y la ciudadanía en general

Accesibles, son criterios a los que pueden acceder los destinatarios para entender la naturaleza del trabajo de auditoría desempeñado y la base del informe de auditoría

Comparables, son criterios coherentes con los empleados en auditorías similares de otros organismos o actividades similares y los utilizados en anteriores auditorías de la entidad

En la mayoría de los casos, los criterios evaluados se derivan de la Constitución, las Leyes, los Decretos y la Jurisprudencia; pero también pueden provenir de normatividad establecida internamente por los sujetos de control, programas, proyectos, resoluciones, manuales, contratos, acuerdos y recursos auditable. La determinación de los criterios de auditoría es esencial en el desarrollo de la fase de planeación y en la realización de la auditoría. Los criterios seleccionados deben corresponder a la materia y/o asunto auditable. 4.1.3 Asunto o materia auditable.9 Puede comprender cualquier tipo de actividad, planes, programas, recursos, operaciones, transacciones y demás aspectos que integran la gestión fiscal de la administración y los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos. Corresponde a las expresiones “asunto o materia en cuestión”, “asunto o materia a evaluar”, “asunto o materia controlada”, etc.

9 ISSAI 400/33-34, ISSAI 4100/36-40


CÓDIGO


PR1.3.2.2 AU 10 18-05-2021 1.0 6 de 54

El asunto o materia auditable se refiere a la información, condición o actividad que se mide o evalúa de acuerdo con ciertos criterios. Puede tomar diversas formas y tener diferentes características, dependiendo del objetivo de la auditoría. Para la AC se define por el alcance de la auditoría. 4.1.4 Alcance y naturaleza de la auditoría de cumplimiento.10 El alcance de la auditoría es una manifestación clara del enfoque, aspectos y los límites de la auditoría en términos de cumplimiento del asunto o materia en cuestión en función con los criterios establecidos. Este alcance es influenciado por la materialidad y el riesgo, y en él se determina cuales sujetos de control fiscal y qué partes de los mismos serán cubiertos. Antes del inicio de una AC, debe determinarse cuál será la evaluación que se hará definiendo el período aplicable. 4.1.5 Certeza en la auditoría de cumplimiento.11 (Ver numeral 1.2.6.3, del Capítulo 1, Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la Contraloría Municipal de Pereira). Los principios fundamentales de auditoría indican que una AC debe concebirse de modo tal que ofrezca seguridad razonable de detección de errores, irregularidades y actos ilícitos que pueda afectar significativamente el logro de los objetivos de la auditoría. Auditoría con seguridad razonable: Este tipo de seguridad, indica el

cumplimiento o no de los criterios establecidos. Comprende la evaluación de riesgos, así como la aplicación de los procedimientos para hacer frente a los riesgos analizados. Está relacionada con la amplitud de los procedimientos y las pruebas, el entendimiento de la entidad, la evaluación del control interno y la acumulación de la evidencia necesaria que le permita al auditor concluir que no hay representaciones erróneas o de importancia relativa, respecto del asunto o materia evaluado en la auditoría.

Bajo este tipo de seguridad se expresaría una conclusión de la siguiente manera: “…en nuestra opinión, la materia controlada resulta (no resulta) conforme, en todos los aspectos significativos, con los criterios declarados…”

10 ISSAI 100/48, ISSAI 4100/8, 11-12, ISSAI 4200/9, 12-13 11 ISSAI 100/33, ISSAI 400/15,41, ISSAI 4000/ 33, 34, 35 y 36, ISSAI 4100/16, ISSAI 4200/20


CÓDIGO


PR1.3.2.2 AU 10 18-05-2021 1.0 7 de 54

Auditoría con seguridad limitada: Se relaciona con el alcance de la evaluación y la realización de procedimientos limitados en comparación con los que se requieren para obtener una seguridad razonable, en donde se evalúan asuntos o procesos específicos, con lo cual el concepto que se emite se circunscribe al cumplimiento o no de los criterios evaluados. Dentro de este tipo de evaluación se podría encontrar la atención de denuncias.

En la auditoría de seguridad limitada, en el concepto el auditor indica que nada ha llamado su atención en relación al no cumplimiento de los criterios. Bajo este tipo de seguridad se expresaría una conclusión de la siguiente manera: “Nada de lo observado nos hace pensar que la materia controlada en la revisión no resulta conforme, en todos los aspectos significativos, con lo criterios declarados...”

Para cualquier tipo de opinión o concepto el auditor debe utilizar el juicio profesional para establecer la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos. 4.1.6 Informaciones basadas en afirmaciones.12 En el contexto de la AC, una afirmación de cumplimiento significa que la entidad auditada y los funcionarios responsables de la misma, están actuando con sujeción a las normas aplicables, lo cual puede ser explícito en una carta de manifestaciones escrita por el responsable o implícitamente a través de documentos, registros u otro soporte suministrado y evaluado. Las afirmaciones comprenden los objetivos específicos de auditoría sobre los cuales el auditor desea extraer una conclusión. Estas pueden generarse por iniciativa del auditado o por solicitud de los auditores y pueden referirse a aspectos legales, técnicos y operacionales, entre otros. Cuando se verifica que la entidad auditada no ha observado la norma, estamos frente a una Desviación de Cumplimiento. 4.2 PRINCIPIOS GENERALES EN LA AC En la auditoría de cumplimiento se aplicarán los principios generales de auditoría, definidos en las normas ISSAI13 y en la presente GAT (Ver Capítulo 1), los cuales están relacionados con la ética e independencia; el juicio profesional, diligencia debida y escepticismo; la gestión y habilidades del equipo de auditoría; la documentación, la comunicación y el control de calidad.

12 ISSAI 4100/26.1, ISSAI 4200/32.1. 13 ISSAI 100/36-43


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En cumplimiento de los principios que rigen el desarrollo de las auditorías, los integrantes del equipo de auditoría y quienes participen o estén involucrados en el desarrollo de una auditoría de cumplimiento, suscribirán la declaración de independencia, respecto de la entidad o entidades incluidas para el ejercicio de la auditoría. 4.2.1 Expertos La Contraloría Municipal de Pereira, podrá hacer uso de expertos cuando la capacidad económica y el recurso humano esté disponible o también podrá solicitar la colaboración de pares para el cumplimiento de temas específicos del proceso. (Ver numeral 1.4.2.4 del Capítulo 1, Principios, Fundamentos y Aspectos Generales). 4.2.2 Gestión y habilidades del equipo de auditoría La calidad del proceso de la AC y su producto informe, depende en gran medida de la experticia, habilidades y competencias de los funcionarios que adelantan el proceso de Control Fiscal Micro en donde se aplica la GAT y del cumplimiento de los procedimientos y actividades de cada fase del proceso auditor. La Contraloría Municipal de Pereira garantizará, que los funcionarios de acuerdo con el rol que ostentan en la auditoría, sea de dirección, liderazgo o de ejecución, posean, adquieran o desarrollen la experticia, competencias y habilidades que redundarán en la calidad tanto del proceso auditor como del informe y posteriormente del seguimiento a las acciones emprendidas por los sujetos de control para mejorar la gestión pública, de esta forma se dará cumplimiento a las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores - ISSAI (Ver numeral 1.3.1.4 Gestión y habilidades del equipo de auditoría de esta Guía). 4.2.3 Documentación Todas las actividades, deben estar debidamente documentadas. (Ver numeral 1.3.1.7 del Capítulo 1, Principios, Fundamentos y Aspectos Generales de la presente GAT). 4.2.4 Comunicación Se debe mantener constante comunicación. (Ver numeral 1.3.1.8 Comunicación, del

Capítulo 1, Principios, Fundamentos y Aspectos Generales de la presente GAT).

(Ver Modelo 04-PF Presentación de auditoría y Modelo 17-AC Carta de salvaguarda).


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4.2.5 Mesas de trabajo Dentro de la documentación, también se incluirán las ayudas de memoria de las mesas de trabajo14 realizadas dentro del proceso de toda la auditoría. (Ver numeral 1.3.1.8 Comunicación, del Capítulo 1, Principios, Fundamentos y Aspectos Generales de la presente GAT). 4.2.6 Control de Calidad En el desarrollo de la AC, la Contraloría Municipal de Pereira implementará los mecanismos y procedimientos necesarios, a fin de garantizar que se cumpla con las normas y principios de auditoría y que el resultado y conclusiones correspondan con las verificaciones y hechos evaluados. Estos deben abarcar asuntos como la dirección, la coordinación y la revisión del proceso de auditoría (Ver numeral 1.3.1.3 del Capítulo 1 Aspectos Generales, Principio, Fundamentos de las auditorias, de esta Guía). 4.3 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO La planeación estratégica de la auditoría, comprende dos procesos relevantes: el proceso de planificar y programar las auditorías y el proceso de asignación de actividades de auditoría. 4.3.1 Planificación y programación Para efectuar el proceso de planificación y programación del PVCFT anual, donde se incluirán las Auditorías de Cumplimiento realizable y las demás en la vigencia siguiente, la dependencia encargada de la coordinación de este procedimiento en la Contraloría Municipal de Pereira, tendrá en cuenta los Aspectos de Potencial Importancia que reporte los equipo auditores a través del control fiscal micro a la Dirección , en donde se procederá a determinar con base en los presupuestos y los lineamientos a realizar las actividades con miras a documentar y presentar materias o asuntos a auditar que correspondan a aquellos que tengan elevados niveles de riesgo de incumplir los criterios que garantizan una adecuada gestión fiscal con los recursos y bienes públicos, actividades donde participarán todas las instancias competentes del proceso auditor. Las reuniones serán lideradas por las instancias competentes, quienes

garantizarán el cumplimiento de los lineamientos que el Contralor emite en el memorando para la elaboración del PVCFT.

14 Documento Principio, Fundamentos y Aspectos Generales num 1.1.4.7, pág. 40. Definición Mesas de trabajo


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En el acta (s) de la (s) reunión(es) que se realicen se suscribirá por quienes intervienen en ella y se incluirá una síntesis de las temáticas analizadas, la materia o asunto, la relevancia de las materias o asuntos que se proponen, las autoridades y los criterios de evaluación generales.

Este documento se remitirá a las instancias correspondientes, como insumo para la estructuración de las mismas que faciliten la selección técnica de aquellas que tengan mayor probabilidad de ser escogidas en la planificación y programación del PVCFT a elaborar, por sus elevados niveles de riesgo.

4.3.2 Asignación de actividades de auditoría Una vez definidas la realización de la Auditoría de cumplimiento en el PVCFT, la Dirección o dependencia encargada procederán a la definición, elaboración y aprobación de la asignación de actividades al equipo auditor, en la cual se determinan los siguientes aspectos: El asunto o materia a evaluar El objetivo general que se persigue en la evaluación Los objetivos específicos relacionados con el objetivo de la evaluación y el asunto

o materia a evaluar Marco legal y normativo que en principio se tendrá para la evaluación, el cual está

relacionado con el asunto a evaluar, y que se tendrá como referencia inicial para la determinación de los criterios de auditoría.

Administración del trabajo: corresponde a la designación del grupo auditor, indicando el líder y los auditores.

Términos de duración de la auditoría: tiempo dentro del cual se realizará la auditoría.

Lugar de realización de la auditoría: Corresponde a las áreas, en donde se adelantará la auditoría.

La asignación se registrará en el sistema de información de auditorías que disponga la Contraloría Municipal de Pereira, de acuerdo con lo definido en el Capítulo 1 Principios Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en las contralorías territoriales, de esta Guía.

4.4 FASES DE LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO


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La Auditoría de Cumplimiento contempla las fases de auditoría previstas para toda auditoría, como son Planeación, Ejecución, Informe y Seguimiento, fases que se describen en el siguiente diagrama.

Figura 13. Fases de la Auditoría de Cumplimiento

4.4.1 Fase de planeación La Fase de Planeación o de planificación, como se denomina en las ISSAI, de una AC se inicia con la programación de la materia o asunto a ser examinado y las áreas o asuntos específicos objeto de examen de una entidad o entidades. En este proceso inicial se identifica de manera clara el alcance de la auditoría, incluyendo el enfoque y los límites de la auditoría en términos de cumplimiento. La determinación del asunto o materia en cuestión y los criterios es de los primeros pasos a realizar. Estos pueden estar estipulados por la Ley y/o por el mandato de la Contraloría Municipal de Pereira.

Figura 14. Fase de Planeación de la Auditoría de Cumplimiento

Una vez que los auditores reciben el memorando de asignación de la auditoría incluida en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial – PVCFT, realizan las actividades de la Fase de Planeación de la AC, teniendo en cuenta lo establecido en el numeral


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1.3.2.1 del Capítulo 1, Principios, Fundamentos y Aspectos Generales15 para las Auditorías en la Contraloría Municipal de Pereira. Esta fase de planeación, comprende el conocimiento que se realiza de la entidad, del asunto o materia a auditar, el marco legal que le aplica, la estructura y ambiente de control, los controles relevantes relacionados con el asunto, la identificación de los riesgos y la evaluación que dichos controles no puedan evitar o detectar como aspectos importantes de incumplimiento. En esta fase, adicionalmente, se realizará: El funcionario competente comunicará el inicio del proceso de auditoria en el cual

se presentará el equipo auditor y se remitirá el oficio modelo de carta de salvaguarda para el diligenciamiento, firma y posterior entrega por parte del Representante Legal de la Entidad

La identificación clara y precisa del alcance y los límites de la auditoría en términos de cumplimiento; en los casos en que lo estimen conveniente y a fin de asegurar la comprensión de la asignación de las actividades, el grupo auditor podrá solicitar información o precisiones adicionales a la dirección del proceso auditor

La determinación de los criterios de auditoría, que se tendrán en cuenta en la evaluación. Estos pueden estar estipulados por la Ley o por el mandato de las Contralorías Territoriales; el mandato corresponde a las responsabilidades en el área de la auditoría y a las regulaciones que emita en cumplimiento de su función de organismo de control fiscal.16

La comprensión por parte del equipo auditor de los objetivos generales, específicos y la materia o asunto a examinar enunciados en la asignación de trabajo

La comprensión del control interno de la entidad, asunto o proceso a auditar Determinación de la materialidad de auditoría (cuantitativa / cualitativa) Identificación de riesgos; incluido el de fraude La Estrategia de auditoría La estimación de recursos (financieros, humanos y técnicos) para realizar la

auditoría, el cronograma de actividades de la fase de ejecución e informe y del plan de visitas cuando se requiera, debidamente justificados

El resultado de las actividades previstas en los literales anteriores se incluirá en el Plan de Trabajo de la AC, el cual debe ser presentado ante la instancia competente para su aprobación, acorde a los términos establecidos en la Contraloría Municipal de Pereira.

15 Ver numeral 1.13.2.1 “Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorias en las contralorías territoriales 16 ISSAI 100/13


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Durante la fase de planeación el equipo auditor valida los objetivos generales, específicos y la materia o asunto evaluables, definidos para la AC y en el Plan de Trabajo garantiza la trazabilidad de esta actividad. La definición de los objetivos y el alcance determinados en el Plan de Trabajo se alinearán con los establecidos en la asignación de actividades y en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial. 4.4.1.1 Comprensión del tema, materia o asunto que será auditado17 La comprensión del tema, materia o asunto a auditar de la AC, incluye inicialmente el entendimiento de las consideraciones (razones o criterios) que dieron origen a la programación e inicio de la auditoría. El equipo de auditoría debe llegar a una comprensión clara del tema, asunto o materia bajo examen, para lo cual tendrá en cuenta que este puede revestir formas muy distintas, características muy diversas, y ser muy general o muy específico. A veces son de naturaleza cuantitativa y suele ser fácil de medir (por ejemplo, resultados o situación financiera, recursos de diferentes fuentes, entre otros), mientras que a veces es cualitativa (por ejemplo, calidad de la prestación de servicios de salud a población vulnerable).18 Sin embargo, el tema, asunto o materia debe ser identificable y mensurable a partir de criterios adecuados y enfocados siempre a la vigilancia de la gestión fiscal. Además su naturaleza debe ser tal que, resulte posible obtener suficiente evidencia sobre la información correspondiente para fundamentar una conclusión. Cuando la AC se refiera a leyes u otras normas aplicables en materia presupuestaria, abarcará los ingresos y la financiación de la entidad, así como sus gastos. 4.4.1.2 Aspectos Legales aplicables - Fuentes de Criterio - y Criterio19

Al realizar una AC, el equipo debe determinar los criterios de auditoría que son adecuados y pertinentes para realizar la evaluación del tema, materia o asunto a auditar en función a los objetivos de la misma y de la vigilancia de la gestión fiscal que corresponde ejercer a la Contraloría. La identificación de los criterios permite tomar la decisión de cuáles son los parámetros o puntos de referencia adecuados. Los criterios pueden revestir carácter formal, como una ley, ordenanza, acuerdo, reglamento o las estipulaciones de un contrato o de convenio; también pueden ser menos formales como las expectativas en cuanto a las prácticas consideradas

17 ISSAI 4100/58 18 ISSAI 4100/37 19 ISSAI 4100/42- 57


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aceptables en lo que se refiere, por ejemplo, a tiquetes de viaje, invitaciones o gastos de representación a costa del erario público si los límites al respecto no están fijados expresamente. Las directrices administrativas que se usan como criterio deben resultar conforme a la normatividad y reglamentos vigentes. Cuando los criterios sean contradictorios por la existencia de conflictos entre las distintas fuentes normativas, deben indicarse las consecuencias que pudieran derivarse de esta contradicción. Ante esta situación, se pueden emplear dos enfoques: Enfoque Teórico. Empleado para obtener respuestas de los expertos a preguntas

que surjan de la discusión. El uso o empleo de expertos debe haber quedado definido en el plan de trabajo, específicamente donde se indican los recursos necesarios.

Enfoque Empírico. Incluye un debate con las partes interesadas y las partes que toman decisión con el objetivo de definir y obtener la base necesaria para determinar los criterios.

Las fuentes que sirven de base a los criterios de auditoría pueden formar parte igualmente de la AC. En el caso de que se realice una AC sobre un área o aspecto específico, y sólo se abarque un tema en particular de una reglamentación, debe informarse de manera clara en el informe del auditor.20 Entre las fuentes que puede utilizar el equipo de trabajo para fijar los criterios adecuados, podemos mencionar las siguientes:21 Leyes y reglamentos, incluidas las intenciones y premisas documentadas que se

han utilizado para elaborar dicha legislación Normas presupuestales / presupuestos o créditos aprobados. Normas contractuales. Documentos de la Rama Legislativa, asambleas departamentales, concejos

municipales y demás autoridades administrativas competentes relacionados con leyes y decretos presupuestales y las premisas o disposiciones especiales para la utilización de créditos autorizados o para operaciones financieras, fondos y balances.

Directivas Ministeriales

20 ISSAI 4100 Parágrafo 56 21 ISSAI 4100. Apéndice 2


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Actos Legislativos Decretos. Resoluciones Principios de la función administrativa Precedentes legales y jurisprudenciales Códigos de conducta o de prácticas Descripciones internas de políticas y de planes y procedimientos estratégicos y

operativos Manuales o directrices escritas Acuerdos formalizados, como contratos Convenios de subvención o de préstamo Normas del sector Doctrina comúnmente admitida (sobre la que existe un consenso generalizado, que

puede obtenerse a partir de información publicada en manuales y metodologías técnicos y revistas especializadas, o bien de la consulta con fuentes fiables como los expertos de un campo de conocimientos determinado)

Normas generalmente aceptadas para un ámbito determinado (en principio, fácilmente identificables, basadas en la legislación y resultantes de prácticas y precedentes legales establecidos)

4.4.1.3 Entendimiento de la entidad en relación con el tema, asunto o materia de la auditaría y su entorno22

Como se ha explicado anteriormente, determinar el tema, asunto o materia que será auditada y los criterios adecuados, son los primeros pasos en la ejecución de una AC y esta determinación implica que los auditores han de conocer la entidad auditada y las circunstancias que rodean el tema, asunto o materia de la auditoría. Así podrán disponer de un marco de referencia para la aplicación de su juicio profesional a lo largo de todo el proceso de auditoría. El entendimiento de la entidad, de su entorno y de los programas pertinentes, en el marco de su gestión fiscal, reviste particular importancia porque servirá para determinar la materialidad y analizar los riesgos. Este proceso implica la obtención, de manera continua, de información relevante e importante para adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos puntuales a ser auditados. Esta información puede obtenerse de la Entidad, en su página Web, Sistema de Rendición de Cuentas en los aplicativos habilitados por el organismo de control fiscal, sistemas de información oficiales del país, información en línea, y de diversas técnicas utilizadas por los auditores para obtención de información y comprensión del tema, materia o asunto a auditar, entre otros.

22 ISSAI 4100/58-59


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Figura 15. Aspectos a considerar para el entendimiento de la entidad y su entorno

El conocimiento obtenido debe documentarse en el formato diseñado para este fin, teniendo en cuenta los temas y elementos allí relacionados. (Ver Papel de Trabajo PT 21-AC Conocimiento del asunto o materia a auditar y entidades a auditar) 4.4.1.4 Identificación de riesgos Según la ISSAI 400023, en el proceso de gestionar Riesgo de la Auditoría de Cumplimiento, es necesario contemplar los aspectos referenciados en el precitado numeral. Con base en los criterios de auditoría, su alcance y características del tema, asunto o materia auditada, el auditor debe realizar una identificación y posterior valoración de riesgos para determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría a ser llevados a cabo.

Riesgo de fraude. El fraude en la AC se relaciona generalmente con el abuso de la autoridad pública, pero también con la presentación de informes fraudulentos en materia de cumplimiento. Los casos de no cumplimiento con lo dispuesto en los criterios evaluados pueden constituir el uso indebido y deliberado de los funcionarios públicos para obtener un beneficio inapropiado. El ejercicio de la autoridad pública incluye decisiones, trabajo preparatorio, asesoría, manejo de la información y otros actos en el servicio público. Los beneficios inapropiados son ventajas de naturaleza no económica o económica obtenidos mediante un acto intencionado de una o más personas a nivel directivo, de los encargados de la gestión, de los empleados o de terceros.

23 ISSAI 4000 Norma para las auditorías de cumplimiento, numerales 52, 53, 56 y 57

Algunos aspectos a considerar para el entendimiento de la entidad auditada y su entorno

Visión, Misión y Valores Institucionales

Composición o estructura organizacional

Noma(s) vigente(es) de creación, fusión, escisión o restructuración

Atribuciones legales

Información financiera y presupuestal

Principales proyectos desarrollados, usuarios y proveedores


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Aun cuando la detección de un fraude no es el principal objetivo de una AC, los auditores deben incluir factores de riesgo de fraude en sus evaluaciones de riesgo y permanecer alertas a las señales de fraude al llevar a cabo su trabajo.24 Si el auditor encuentra casos de incumplimiento que puedan ser indicativos de fraude, debe ejercer el debido cuidado profesional para no interferir con cualquier proceso legal o investigaciones a futuro. Dentro del proceso de auditoría, los auditores de las Contraloría Municipal de Pereira identificarán y evaluarán el riesgo de fraude y obtendrán evidencia suficiente y apropiada en relación con los riesgos de fraude detectados mediante la aplicación de procedimientos de auditoría idóneos.

Los siguientes son algunos factores que pueden generar riesgos de fraude en el Sector Público (Factores de Riesgo):25 Concesión de subsidios o subvenciones y beneficios a terceros Adjudicación de contratos públicos Atribuciones y actuación de los funcionarios públicos Declaraciones erróneas de resultados o información que tengan carácter

intencionado Privatización de entidades gubernamentales Relaciones entre funcionarios o entidades públicas Los siguientes son algunos indicadores de debilidades relativas a fraude que deben ser considerados por el equipo auditor al llevar a cabo una AC: La política sobre fraude no está escrita o no se comprende y no guía el

comportamiento. No existe un proceso de comunicación ascendente; por ejemplo, la cultura

institucional no es propicia para informar sobre el fraude y, por lo tanto, no facilita el que exista un mecanismo anónimo de delación.

No existe un proceso para investigar el fraude identificado o no existe un proceso que garantice que se tomen medidas correctivas apropiadas a su descubrimiento.

No existen medidas definidas del riesgo, o sea, complejidad, tamaño, categoría del asunto o materia a auditar

No existen procedimientos para actualizar la evaluación en función de los cambios que ocurran en el ambiente general de operaciones o en la actividad sustantiva a cargo de la entidad.

24 ISSAI 400/55 25 ISSAI 4100/83, (pág. 26) consideraciones relativas al riesgo de fraude.


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No se efectúa un análisis de costo beneficio que respalde la continuación del programa evaluado.

No hay responsabilidades definidas dentro de la entidad, lo que da lugar a que se pierda el control o existan duplicación de funciones o brechas.

En ciertas áreas hay dificultad para determinar que todos los funcionarios se capaciten y puedan reconocer los indicadores de debilidades relativas a fraude aquí mencionados.

Es posible que los funcionarios no comprendan el requisito de informar sobre el fraude o que no sepan a quien informar.

Se carece de información de calidad generada por el sistema, lo que afecta la capacidad de la Administración para tomar las decisiones apropiadas y el control de las actividades de la entidad, y para preparar informes contables confiables.

La descripción de funciones está mal definida, no existen o no está sujeta a control alguno.

Los auditores documentarán la valoración de los riesgos de fraude en el asunto o materia auditable, en el papel de trabajo dispuesto para tal asunto. (Ver Papel de Trabajo PT 22-AC Identificación riesgo fraude) 4.4.1.5 Entendimiento, documentación y evaluación del control interno26 El equipo de auditoría debe entender y evaluar la confiabilidad del control interno de la entidad(es) en relación con el tema, asunto o materia a auditar, así como valorar los controles que sirven de apoyo al cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos en evaluación. Esto significa verificar si el sistema cuenta con los procedimientos eficaces, eficientes y necesarios para contrarrestar los riesgos de no lograr los objetivos institucionales y de caer en incumplimiento de los criterios evaluados. Este entendimiento le permitirá al auditor evaluar el riesgo de que tal estructura de control no prevenga los principales riesgos inherentes que enfrenta la administración y no detecte o corrija los errores e irregularidades significativos en relación con el cumplimiento de los criterios aplicables. No sería posible así determinar el nivel de confianza que se le pueda otorgar al control interno en la fase ejecución de la AC. Los tipos de controles evaluados dependerán del objeto, de la naturaleza y del alcance de la auditoría que se ejecute. Los auditores deberán adquirir el entendimiento del control interno requerido por el objetivo de la auditoría y verificar mediante pruebas el funcionamiento de los controles sobre los cuales tienen previsto apoyarse. Procedimientos para entender el control interno

26 ISSAI 4100/65-67


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Los procedimientos para entender el control interno de las entidades en relación con el tema, asunto o materia auditada, considerarán las siguientes actividades: Actualizar y evaluar la información de auditorías anteriores. Si la Contraloría Municipal de Pereira u otras contralorías, visitaron a la entidad en años anteriores y adquirieron un conocimiento previo de ésta y por ende información, los auditores procederán a actualizarla y utilizarla para la auditoría del año en curso de acuerdo a su competencia. Leer y analizar los manuales de políticas, procedimientos y sistemas de la entidad. El auditor requiere comprender los manuales, las políticas y procedimientos contentivos del diseño, implantación y mantenimiento de la estructura de control interno de la entidad; para lo cual mediante la aplicación de las técnicas de auditorías podrá solicitar directamente la información a la entidad, o consultar estos documentos por otros medios. Cuando las circunstancias lo ameriten, podrán analizar con el personal de la entidad la comprensión de la información consultada para asegurarse que la está interpretando y entendiendo adecuadamente. Por ejemplo, el código de ética de la entidad, organigrama, planes de acción, manuales de funciones, de operación, de procedimientos y mapas de riesgo, entre otros. Los auditores deben solicitar y analizar los documentos y registros que proporcionan evidencias de que las políticas y procedimientos de control se han puesto en práctica. Entrevistar al personal relevante de la entidad. Tanto para actualizar información de la entidad como para iniciar un proceso, el punto de partida es consultar al personal de alto nivel de la entidad, directores y funcionarios, encargados del asunto y/o materia a auditar y personal de la auditoría interna como parte del proceso de conocimiento del diseño y operación de la estructura de control interno. Para estos efectos, los auditores harán uso de las diferentes técnicas de auditoría y herramientas de comunicación para lograr la comprensión de los mecanismos de control interno que tiene diseñados la entidad para mitigar el riesgo de incumplimiento de los criterios a evaluar frente al tema, materia o asunto sujeto a auditoría. Para obtener evidencias de auditoria, se utilizarán diferentes métodos (técnicas de auditoria), tales como: entrevista, flujogramas, encuestas, inspección, que pueden ser utilizados para documentar estas actividades, las cuales serán adaptadas de conformidad con la necesidad y juicio profesional de los auditores dejando registro de la decisión. (Ver Anexo 16-AC Técnicas de auditoría para obtener evidencia.)


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Realizar pruebas de recorrido. Este procedimiento requiere tener previamente una comprensión general de la entidad, incluyendo el control interno, los planes de la entidad relacionada con el tema, materia o asunto auditable, procesos o actividades, manuales de procedimientos y de control interno, informes de gestión, modificaciones de procedimientos, entre otros. Es decir, antes de realizar la prueba de recorrido, el auditor con base en la información recopilada, comprenderá la operación, el proceso y subprocesos mediante los cuales cumplirá su ejercicio. Las pruebas de recorrido consisten en la acción de seguimiento que se realiza de un proceso o de una operación, desde el inicio hasta la finalización (paso a paso), que facilitan su comprensión y permiten identificar las actividades claves, los principales riesgos, los controles relevantes diseñados por las entidades para mitigarlos y su aplicación. El auditor podrá ejecutar pruebas de recorrido para todos los procesos y operaciones representativas y considerar tanto los aspectos manuales como automatizados. Para recorrer el flujo de cada proceso u operación representativa identificada, podrán ser seleccionados una transacción, un contrato, un crédito, el reconocimiento, la liquidación y pago de una pensión, una asignación de retiro, un subsidio, un trámite de recaudo de rentas, impuestos, sanciones, entre otros y recorrerla completamente, de principio a fin. En la prueba se tendrá cuidado de incluir las interfaces y cruces de información del proceso que enlacen varios subprocesos o aplicaciones individuales. En la práctica con este tipo de prueba, se efectúa generalmente la evaluación del diseño del control y, en el caso de controles automáticos, la comprobación de su funcionamiento. Para documentar esta actividad se debe diligenciar el Papel de Trabajo PT 23-AC Prueba de recorrido. En circunstancias especiales, cuando en la fase de planeación no se hayan podido documentar las pruebas de recorrido, los auditores realizarán en la fase de ejecución las validaciones de los riesgos y controles identificados en procesos anteriores o como resultado del análisis de la información suministrada por las entidades, dentro de las visitas programadas a los sujetos o puntos de control. Para estos casos, los auditores harán uso de procedimientos alternos que les permita contar con información relevante para realizar la evaluación, tales como: solicitud de información, envío de cuestionarios con preguntas específicas para recopilar documentación de los auditados en relación con la existencia de controles, aprobación y socialización de los mismos, responsables y periodicidad.


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En situaciones en las cuales existan limitantes para efectuar las pruebas de recorrido se acudirá a procedimientos alternos tales como solicitud de información a fuentes secundarias. El siguiente procedimiento se aplicará tanto en la fase de planeación como en ejecución. En la fase de planeación Con el conocimiento previo de factores de riesgo e identificación obtenidos en las

auditorías realizadas sobre los mismos asuntos, de los mapas de riesgos, las diferentes dependencias responsables del ejercicio del control fiscal determinarán los factores de riesgos de posibles pérdidas de bienes y recursos públicos

La instancia competente, remitirá a la entidad auditada el listado de riesgos para que realice la autoevaluación respecto al diseño de los mecanismos de control, así:

Conteste “SI o “NO”, si el auditado considera que tiene diseñadas medidas para mitigar cada uno de los riesgos identificados por la Contraloría Municipal de Pereira. Si la respuesta es SI, señalará la medida que tiene diseñada para mitigar los riesgos relacionados por la Contraloría Municipal de Pereira y además informará, si esta dispone de los siguientes criterios de evaluación:

- Apropiado: Que el control identificado previene o mitiga los riesgos de la

actividad a controlar. - Responsable de ejecutar el control: Si hay una persona responsable de ejecutar

el control, si la persona que aplica los controles se ajusta al cargo que desempeña y si existe segregación de funciones.

- Frecuencia del control: La periodicidad de la aplicación del control es correspondiente con la frecuencia de ejecución de las actividades para las cuales se estableció el control.

- Documentación del control: El control y su ejecución se encuentren debidamente formalizados y documentados (Políticas/Manuales de procedimiento, funciones y registro de ejecución de los controles)

- Con lo examinado en auditorías anteriores y la información de las entidades, se diligencia preliminarmente el papel de trabajo diseñado para evaluar los controles.

En la fase de ejecución

Los auditores durante la etapa inicial de la ejecución de la auditoría, validarán las

respuestas a la autoevaluación presentada por el ente auditado, obteniendo la calificación de diseño.


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Emite la evaluación final del diseño de los controles en el papel de trabajo diseñado para tales efectos. (Papel de Trabajo PT 24-AC Matriz de riesgo y controles de auditoria de cumplimiento y Anexo 17 – AC Instructivo para Identificar y Evaluar Riesgos y Controles de Auditoría de Cumplimiento)

Si es el caso, ajusta el programa de auditoría incorporando los procedimientos para examinar los riesgos combinados con calificación alta, que en la fase de planeación con la información de auditorías anteriores o con la información reportada por el auditado no arrojaron dicha calificación.

Evaluación de la Efectividad del Control Fiscal Interno

Para evaluar el control fiscal interno, los auditores deberán comprender, identificar y calificar los riesgos (inherentes o de incumplimiento, de control, de no detección y de fraude), para lo cual requerirán el uso de diferentes instrumentos de auditoría, tales como: entrevistas, cuestionarios, inspecciones, verificaciones y pruebas de recorrido. El resultado del uso de estos instrumentos, o su combinación, son fuente para llevar a cabo la Evaluación del Control Fiscal Interno. El auditor debe aplicar los procedimientos necesarios para reducir a un mínimo aceptable el riesgo de formular conclusiones incorrectas.

La reducción de los riesgos de auditoría incluye los siguientes aspectos: anticipar los riesgos posibles o conocidos del trabajo previsto y sus consecuencias, desarrollar procedimientos para abordar estos riesgos durante la auditoría y documentar qué riesgos serán abordados y de qué manera. El auditor debe evaluar si el alcance del trabajo efectuado es suficiente. Además, en el momento de formular la conclusión, el auditor determinará, sobre la base del nivel de riesgo identificado, si dispone de una evidencia de auditoría suficiente y apropiada para evaluar la materia controlada a la luz de los criterios, a fin de formular una o más conclusiones.

El auditor podrá definir, mediante la identificación y la evaluación del riesgo inherente y de control de la entidad, la naturaleza y el alcance de los procedimientos de recopilación de evidencia necesarios para verificar el cumplimiento de los criterios. Cuanto mayor sea el nivel de riesgo, mayor será el alcance del trabajo de auditoría requerido a fin de reducir el riesgo de detección lo suficiente como para alcanzar un nivel aceptable.

Para efectos de calcular el riesgo imputable al auditor, relacionado con que se emita un posible concepto inadecuado sobre la materia o asunto examinado en la AC, se tendrá en cuenta, además del riesgo combinado obtenido en la fase de planeación, la


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confrontación con el riesgo de incumplimiento (inherente) de los criterios con el diseño de los controles, en los siguientes componentes adicionales: Experticia, competencias y habilidades del auditor integrante del equipo de trabajo de la AC,27 tanto de la instancia competente que dirige, lidera y ejecuta la AC; claridad de los objetivos o alcance de la AC; planificación y administración de los recursos; conocimiento previo de los sujetos de control donde se ejecuta el tema, la materia o asunto; herramientas y técnicas de auditoría; comprensión de la metodología; la atención del requerimiento del apoyo de un experto; conocimiento de la ISSAI de la AC; supervisión oportuna del trabajo del auditor y los canales de comunicación al interior del equipo de trabajo.28 Estos elementos deben ser analizados y documentados en el Papel de Trabajo PT 02-PF Gestión del riesgo de auditoría. Así mismo, deben tomarse acciones oportunas tales como: Fortalecer la supervisión del trabajo del auditor Incentivar el uso de herramientas tecnológicas y metodologías de reconocido valor

técnico que faciliten a los auditores determinar las muestras de auditoría. Someter a consideración de la instancia competente, los riesgos identificados y

evaluar si los procedimientos diseñados conducen a la detección de incumplimientos significativos de los criterios que se están midiendo en el tema, materia o asunto bajo examen

Fortalecer las técnicas de auditoría implementadas evaluándolas periódicamente y realizar las mejoras correspondientes

Dar fluidez a los canales de comunicación establecidos Realizar las gestiones necesarias para garantizar el apoyo técnico de un experto,

cuando al interior de la Contraloría no se cuente con el talento humano con la experticia profesional o técnica requerida

Los equipos auditores, para estos efectos aplicarán el procedimiento previsto en el Anexo 17-AC Instructivo para identificar y evaluar riesgos y controles, mediante el cual se explica el diligenciamiento del Papel de Trabajo PT 24-AC Matriz de riesgos y controles Auditoría de Cumplimiento, se documentará en detalle la metodología prevista por la Contraloría, con el fin de conceptuar sobre la eficiencia y calidad de los mecanismos de control interno que la entidad ha diseñado y aplica para mitigar la probabilidad de no dar cumplimiento a los criterios de auditoría objeto de evaluación en la AC.

27 ISSAI 100 Principios Fundamentales de Auditoría del Sector Público numeral 25. Auditor: en la auditoría del sector público, el papel del auditor está a cargo del Titular de la EFS y de las personas a las que se les delega la tarea de realizar las auditorías. La responsabilidad general de la auditoría del sector público se establece conforme el mandato de la EFS. Subrayado fuera de texto. 28 Guía de Auditoría Financiera de LAS CONTRALORIAS TERRITORIALES con normas internacionales ISSAI, páginas 36 y 37.


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En las auditorías que tengan puntos de control, se contrastarán los resultados obtenidos en cada uno de ellos con los de su nivel central, mediante la agregación en una matriz consolidada. Pruebas de controles

Las pruebas de controles son procedimientos que utiliza el auditor para recopilar evidencias a fin de determinar la eficacia tanto del diseño como de las operaciones de los controles específicos y relacionados con los procesos vinculados a la materia a auditar, en cada etapa del proceso auditor. Una vez documentados en papeles de trabajo los procesos a examinar, el auditor debe: Identificar los controles relevantes o significativos (controles claves) de esos

procesos; 29

Identificar controles que generen seguridad razonable de que las desviaciones en los procesos son detectadas de manera oportuna;

Identificar controles que provean seguridad razonable de que los riesgos significativos identificados son prevenidos o son detectados;

Identificar los riesgos inherentes asociados a los procesos y controles. Concluidas estas actividades, el auditor debe planear las pruebas de controles que realizará para evaluar si el diseño de los mismos es efectivo o no y si funcionaron de manera constante durante el período de alcance de la materia auditable. Para concluir sobre el diseño del control, el auditor debe verificar el cumplimiento de los atributos definidos a continuación: Verificará si el diseño del control es apropiado para el riesgo identificado, validando

si este control previene o mitiga los riesgos relacionados con el asunto o materia a auditar; es decir si el control atiende directamente los factores de riesgo asociados.

Se asegurará de que las actividades definidas como controles sean llevadas a cabo por personas diferentes entre las cuales no existen conflictos de intereses.

Comprobará si la frecuencia con la que se lleva a cabo el control es adecuada para poder cubrir la ejecución de las actividades

29 Un control clave es aquel que asegura de manera robusta que el proceso se ha llevado a cabo conforme a su diseño. Por ejemplo, en un proceso de expedición de permisos de licencia, un control clave sería la firma autorizada para expedir la licencia.


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Verificará si los controles establecidos están documentados formalmente en las políticas y procedimientos establecidos y guardan relación con la materia objeto de auditoria.

El auditor debe comprobar los atributos citados en los controles identificados y procederá a diligenciarlos en el Papel de Trabajo PT 24-AC Matriz de riesgos y controles, los cuales conducen a determinar si el control mitiga el riesgo de incumplimiento, el responsable de su aplicación y la periodicidad y si el control está documentado y ha sido socializado. Como resultado de su comprobación la matriz arrojará la calificación de la evaluación del Diseño del Control, que corresponde a “Adecuado”, “Parcial” o “Inadecuado” con ponderado del 20%. Así mismo, en el diseño de las pruebas de controles, el auditor también considerará: Comprobar la evidencia del uso del control en el período aplicable a la materia

auditable. Verificar si se documentaron en períodos anteriores hallazgos o reportes de

incumplimiento de normas o leyes, que evidencien que el control no fue efectivo y por tanto el riesgo se materializó.

Verificar la frecuencia o recurrencia de los hallazgos. Los resultados obtenidos en estas actividades permiten al auditor concluir si los controles identificados son robustos para mitigar los riesgos de incumplimiento asociados al asunto o materia a auditar y si las respuestas a dichos riesgos son adecuadas. Una vez formadas las conclusiones, el auditor está en la capacidad de decidir sobre el enfoque apropiado para conducir la auditoría. Si las conclusiones del auditor son relativas a incumplimientos, se deberán diseñar procedimientos adicionales de auditoría, incluyendo el examen de las operaciones para obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada acerca del cumplimiento de la materia a auditar con cada uno de los requisitos aplicables en respuesta a los riesgos evaluados de incumplimiento. En la fase de ejecución de la AC, los auditores mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría que incluyen pruebas de cumplimiento y sustantivas, comprobarán si los controles son efectivos a partir del cumplimiento de los criterios de auditoría definidos. Para estos efectos, se considerarán los resultados de las pruebas de auditoría (hallazgos) asociados a los controles evaluados.


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Los resultados de la evaluación del diseño y efectividad de los controles se registrarán en el Papel de Trabajo PT 24-AC Matriz de riesgos y controles con base en los pasos previstos en el Anexo 17-AC Instructivo para identificar y evaluar riesgos y controles

4.4.1.6 Determinación de la materialidad de auditoría (cuantitativa/ cualitativa)30 En el contexto de la AC la “Importancia relativa” o “Materialidad” es un principio que comprende factores tanto cuantitativos (cantidad) como cualitativos (naturaleza, contexto), y se refiere a la valoración de las omisiones o inexactitudes de partidas o transacciones que tienen importancia relativa, individualmente o en su conjunto, y su influencia en las decisiones tomadas por los usuarios. La materialidad se entiende como el hecho o conjunto de hechos que, por su cuantía o por su naturaleza, indican la importancia de un hallazgo. El juicio preliminar de materialidad debe estar enfocado hacia el error tolerable para una cuenta, partida o situación. Un hecho de incumplimiento es material o tiene importancia relativa si su omisión o expresión inadecuada puede influir en las decisiones que llevan a cabo los usuarios sobre la base de la información de un sujeto de control específico.

“Un asunto se puede juzgar importante o significativo si existe la posibilidad de que el conocimiento de él influya en las decisiones de los usuarios previstos. Determinar la materialidad es una cuestión de juicio profesional y depende de la interpretación del auditor sobre las necesidades de los usuarios. Este juicio puede relacionarse con un elemento individual o con un grupo de elementos tomados en su conjunto. La materialidad a menudo se considera en términos de valor, pero también posee otros aspectos tanto cuantitativos como cualitativos. Las características inherentes de un elemento o grupo de elementos pueden hacer que un asunto sea importante por su propia naturaleza. Un asunto también puede ser importante debido al contexto dentro del cual ocurre”.31 (El subrayado fuera de texto).

“El concepto de «materialidad» incluye la naturaleza, el contexto y el valor. La materialidad puede centrarse en factores cuantitativos como el número de personas o entidades afectadas por la materia controlada o los importes monetarios implicados, así como la malversación de fondos públicos, con independencia del importe. A menudo la materialidad se contempla desde el punto de vista del valor, pero la naturaleza o las características inherentes de un elemento o grupo de elementos también pueden hacer que un asunto se considere de importancia relativa (factores cualitativos)”.32

30 ISSAI 4100/68-78 y numeral 1.13.1.6 Capítulo 1 Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en las Contralorías Territoriales. 31 La ISSAI 100/41 32 ISSAI 4000 (versión revisada 2016) /127


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La determinación de la materialidad en una AC en algunas circunstancias podría tener mayor influencia de aspectos cualitativos o en temas relacionados a la legalidad o al control interno, lo que permitirá que, debido a su importancia, determinadas deficiencias o irregularidades relacionadas con la gestión fiscal, independientemente de cuál sea su cuantía, queden reflejadas en el informe. La naturaleza, viabilidad y sensibilidad del tema auditado es determinante a efectos de considerar la materialidad. Esta materialidad se determinará para efectos de: Planeación Valoración de la evidencia obtenida y la repercusión de los actos de

incumplimientos detectados Presentación de los resultados del trabajo de auditoría El cálculo de la materialidad para efectos de la planeación puede ser sencillo, como por ejemplo cuando la ley prohíbe que se superen los topes de los límites de gastos. En otros casos con la obtención de información de la entidad o entidades, así como de sus riesgos, se deberá definir el umbral de la materialidad y con ello concebir los procedimientos de auditoría a ser aplicados. La evidencia de auditoría debe ser valorada y es para este proceso que la materialidad tiene una gran importancia. Para determinar la materialidad se pueden considerar los siguientes aspectos:33 Las expectativas de los ciudadanos sobre algún tema específico La naturaleza, gravedad o impacto del incumplimiento La importancia o expectativas concedidas por los usuarios de la información Circunstancia bajo las cuales se desarrollaron los hechos Revelación de información clave Autoridad para ejecutar actividades u operaciones dentro de las atribuciones

conferidas Actividades u operaciones apartadas de los límites autorizados (económicos o de

fechas) Cálculos realizados de manera incorrecta, no apegados a los parámetros

adecuados (tasas, porcentajes) Excepciones permitidas Documentación requerida

33ISSAI 4100. Apéndice 6.


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Otros elementos que deben ser considerados para efectos de la determinación de la materialidad, aunque sus valores o incidencia parecieran inferiores, pueden ser:34 Fraude Incumplimiento o comisión de actos ilícitos de carácter no intencionado Presentación de información incorrecta o incompleta a la Dirección de la Entidad o

a los auditores Resistencia intencionada a las peticiones de seguimiento emitidas por la Dirección

de la Entidad o de los auditores Actividades u operaciones realizadas, aun conociendo que no hay fundamento

jurídico Un objeto de revisión de la materia auditada puede considerarse de importancia relativa o material si se tiene el conocimiento que puede influir en la decisión de los usuarios. Por ejemplo, el incumplimiento de un contrato de financiamiento puede considerarse importante, si dicho incumplimiento puede hacer que la institución que otorga el financiamiento cesara el mismo. Al evaluar la materialidad de un incumplimiento detectado, se deberá tener en cuenta igualmente aspectos como los criterios, las condiciones, la causa y la repercusión de dicho incumplimiento. 4.4.1.7 Aspectos generales a considerar en la importancia relativa o materialidad de la AC

La determinación de la materialidad o importancia relativa en la AC, está influenciada por factores cuantitativos y cualitativos:

“(…) en la auditoría gubernamental los factores cualitativos podrían ser de mayor importancia relativa que los factores cuantitativos. Las expectativas de los ciudadanos y el interés público son ejemplos de factores cualitativos que pueden incidir en la determinación de la materialidad por parte de los auditores. La realización de gastos excesivos en relación con los créditos autorizados por el poder legislativo o la introducción de un nuevo servicio que no ha sido previsto presupuestariamente pueden constituir actos de incumplimiento cuya naturaleza justifique que sean comunicados a la entidad auditada, aunque no sean materiales”. 35

Al tener mayor influencia los factores cualitativos en la materialidad de la AC, determinadas deficiencias o irregularidades calificadas como relevantes o con

34 ISSAI 4100/73. 35 ISSAI 4000/130 (revisada),


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importancia relativa relacionada con la gestión fiscal, independientemente de su importe, quedarán reflejadas en el Informe de la AC.

Como podemos observar, la materialidad cualitativa es más amplia que la cuantitativa, por lo cual exige al auditor un mayor juicio profesional,36 conocimiento e identificación del asunto, impacto de los resultados, el valor de los recursos involucrados, así como la identificación adecuada de riesgos (naturales y fraude), para que el concepto a emitir esté debidamente sustentado y de conformidad con las expectativas de los usuarios previstos. El equipo de auditoría debe documentar el o los criterios seguidos para considerar la materialidad (importancia relativa), así como los cambios en los mismos producidos durante toda la AC, en el papel de trabajo identificado como Papel de Trabajo PT 25-AC Materialidad e incidencia en el concepto AC, para lo cual se tendrán en cuenta los pasos enunciados en el Anexo 18-AC Instructivo materialidad e incidencia en el concepto final auditoría de cumplimiento.

4.4.1.8 Muestreo El muestreo de auditoría se relaciona con la aplicación de procedimientos a un porcentaje inferior al 100% de los elementos de una población relevante para la auditoría. El enfoque de muestreo está directamente relacionado con el nivel de riesgo de control y la materialidad establecidos por el equipo de auditoría en la fase de planeación. A continuación, se presenta la relación que existe para determinar el enfoque de muestreo que será utilizado:

Tabla 8. Enfoque de muestreo según el riesgo de control

Así mismo, debe tomarse en cuenta la siguiente relación, a mayor riesgo de auditoría mayor tamaño de la muestra. En consecuencia, un menor riesgo de auditoría se traducirá en un menor tamaño de la muestra.

36 ISSAI 100/34 inciso dos “El juicio profesional implica la aplicación del conocimiento, habilidades y experiencia colectivas en el proceso auditor”.

RIESGO DE CONTROL ENFOQUE DE MUESTREO

BAJO O MODERADO MUESTREO DE ATRIBUTOS

ALTO MUESTREO DE VARIABLES


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En el caso de las AC es recomendable examinar el 100% de la población para investigar una denuncia, siempre y cuando ésta no sea demasiado amplia, así como también, cuando en el transcurso de la planeación se identifique un posible daño y sea necesario cuantificar el posible detrimento patrimonial ocasionado a la entidad. Además, podrían existir casos en que no requerirá utilizar el muestreo, ya que el alcance de la auditoría es sobre un asunto específico y puntual. La determinación de la muestra permite al equipo de auditoría establecer qué procesos, cuentas, proyectos o contratos, u otra información se debe considerar para aplicar los procedimientos para sustentar los resultados de la auditoría. Es en la Fase de Planeación donde el equipo de auditoría definirá el método y la técnica a utilizar para seleccionar la muestra. Las muestras serán seleccionadas bajo la concepción fundamental que permitan examinar suficientes evidencias para expresar una opinión respecto del asunto evaluado. Entre los métodos de selección de la muestra podemos citar los siguientes: (a) muestreo estadístico y (b) muestreo no estadístico. El método seleccionado por el auditor dependerá del propósito de la evaluación. Muestreo estadístico. Implica la aplicación de procedimientos técnicos, de manera tal que el auditor obtenga y evalúe la evidencia de auditoría sobre procesos, cuentas, proyectos o contratos, u otra información que se debe considerar y que permita inferir estadísticamente sobre el universo. Muestreo no estadístico. Se aplica seleccionando discrecionalmente partidas u operaciones claves, dada su importancia, materialidad y riesgo, en función de algún atributo relevante para el logro de objetivos. Los resultados obtenidos no pueden ser extrapolables al resto de la población. Existen mecanismos para determinar la selección de la muestra y se puede obtener de dos formas: Utilizando la moda estadística, entendida como el valor que más se repite en el

universo de los elementos sujetos a estudio, el cual puede ser:

- Subgrupos o cuentas contables.

- Movimientos o partidas presupuestarias.

- Contratos

- Proyectos


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Ejemplo: Si durante la realización de una AC a la imposición de sanciones o multas, se verificó que, en un universo de 300 registros, el monto con mayor tendencia es $700, se decide este monto como la población sobre el cual se seleccionarán los elementos a revisar. Si existen 50 registros con esta característica, entonces las evaluaciones de los criterios se harán sobre esa población. Estableciendo un valor numérico con base al conocimiento que el auditor tenga de la entidad, de los recursos, de los contratos, y/o de los proyectos y de la experiencia obtenida en auditorías anteriores. (Juicio del Auditor).37

Durante la planeación el auditor determina la muestra con base en el conocimiento de la entidad y/o asunto a auditar y la materialidad; es decir establece un monto que sirve de punto de partida para examinar los registros contables, el presupuesto asignado y/o ejecutado, el valor de la contratación, el cual constituye el límite para establecer si un elemento es o no importante para la auditoría. Este monto o condición se determina con base a la experiencia de auditorías anteriores, el conocimiento de la entidad, los riesgos identificados, entre otros factores. (Ver Papel de Trabajo PT 04-PF Aplicativo muestreo).

4.4.1.9 Estrategia de Auditoría, Plan de Trabajo y Programa de Auditoría Definir la estrategia y elaborar el programa de auditoría son los pasos finales del proceso de planeación. Para desarrollar estos pasos, es necesario discutir en mesa de trabajo con el equipo los resultados obtenidos en el desarrollo de las actividades de la fase de planeación, de acuerdo al Capítulo 1 de Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en las contralorías Territoriales, numeral 1.3.2.9 Plan de trabajo y programa de auditoría. Estrategia de auditoría. El propósito de la estrategia de auditoría es diseñar una respuesta eficaz a los riesgos de incumplimiento evaluados. La estrategia detalla establece el alcance, la oportunidad y orientación de la auditoría. La estrategia se documenta en el plan de trabajo. Así mismo, los auditores deberán revisar la estrategia y hacer los cambios necesarios cuando dispongan de información adicional sobre el objeto de la revisión, los criterios o los controles que modifiquen el perfil de riesgo de la entidad, materia o asunto a auditar. Por ejemplo, en caso que la evidencia de auditoría obtenida mediante la aplicación de procedimientos sustantivos pudiera contradecir la evidencia de auditoría obtenida mediante pruebas de controles.

37 Manual de Auditoría Gubernamental, República de El Salvador, 2015, Páginas 133-134


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Las modificaciones a la estrategia de auditoría, al plan de auditoría, a la realización y extensión de los procedimientos de auditoría posteriores, serán planteadas por el auditor, analizadas y revisadas por la instancia competente, en mesa de trabajo, y deben ser incluidas en el plan de trabajo para su aprobación. La modificación debe quedar documentada asegurándose de que se realice en la oportunidad en que fue solicitada. El equipo de auditoría debe formular la Estrategia de Auditoría, e incluir en ella: Objetivos de auditoría: contiene los objetivos generales y específicos definidos

para la auditoría, focalizados en el tema o área bajo examen; el asunto o materia a auditar, los criterios y demás características de la Auditoría de Cumplimiento, centrados siempre en la gestión fiscal de los auditados.

Alcance de la auditoría: El alcance de la auditoría es la declaración de la extensión y los límites de la auditoría en términos del período objeto de evaluación. El alcance de una auditoría está influenciado por la relevancia o importancia relativa y el riesgo, y determina qué normas (fuentes de criterio) y criterios estarán cubiertos en la auditoría. Un aspecto importante en la definición del alcance de la auditoría es tener en cuenta de manera práctica, el vínculo entre los riesgos identificados y la extensión de las pruebas que serán realizadas.

Determinación de la materialidad específica: Explicar la materialidad de la etapa de planeación definida por el equipo de auditoría teniendo en cuenta la naturaleza, viabilidad y sensibilidad del tema auditado.

Determinación del enfoque de auditoría: Especificar teniendo en cuenta una detección que sea aceptable para los auditores en la evaluación de los controles y decidir si la estrategia de auditoría será un enfoque basado en controles, un enfoque basado en pruebas sustantivas o una combinación de los anteriores.

Determinación del enfoque de muestreo: El enfoque de muestreo debe corresponder con el enfoque de análisis establecido en la auditoría, para un enfoque cuantitativo el muestreo debe ser siempre de carácter estadístico, mientras que para enfoques cualitativos la materialidad responde al juicio profesional del auditor fundado en el conocimiento del asunto o materia a auditar en su contexto. En cualquier caso, deberá estar documentado y debidamente soportado y justificado.


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Plan de trabajo. Como resultado de la fase de planeación, el equipo auditor preparará el Plan de Trabajo, el cual constituirá el soporte documental de las decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y metodología para el desarrollo de las fases de ejecución e informe. Para estos efectos utilizará el Ver Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoria y el Modelo 06-PF Cronograma de planeación, ejecución e informe. Este plan será revisado y validado por el Director y de esta actividad quedará la respectiva trazabilidad en la mesa de trabajo.

Al preparar el plan de trabajo el auditor debe revisar, ajustar y documentar cada paso del proceso con suficiente detalle. De esta manera, los planes de trabajo se constituyen en el punto de referencia para el desarrollo y evaluación de las actividades de la AC.

El Plan de Trabajo es un documento técnico del equipo de auditoría, en el cual se plasman las conclusiones de la fase de planeación de la auditoría.

La Estructura del Plan de Trabajo, es la siguiente:

- Información básica

• Breve descripción de Antecedentes de la Entidad o entidades involucradas en el asunto o materia a auditar.

• Antecedentes del tema, asunto o materia auditable.

• Información correspondiente a presupuestos, recursos involucrados, contratación

• Autoridades (Fuentes de Criterio)

• Resultados y conclusiones del conocimiento del asunto o materia auditada. (tomados del Papel de Trabajo PT-21 AC Conocimiento del asunto o materia a auditar) .

• Resultados evaluación control fiscal interno (cuando aplique)

• Resultados de identificación de riesgos

- Estrategia de la auditoría

- Objetivos de la auditoría

• Objetivo General

• Objetivos Específicos

- Alcance de la auditoría


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- Criterios de Auditoría seleccionados. Los criterios de auditoría identificados y determinados por el equipo de auditoría en la fase de planeación, los cuales serán objeto de evaluación en la fase de ejecución y que deberán corresponder con el objetivo general y específicos y las fuentes de criterio.

- Determinación de la materialidad determinada en la fase de planeación

- Determinación del enfoque de auditoría

- Determinación de las muestras

- Administración del trabajo

• Identificación de los recursos necesarios

• Solicitud de experto cuando se requiera

• Plan de visitas cuando aplique

• Cronograma de actividades, fases de ejecución e informe.

Si como resultado de las actividades realizadas durante la fase de planeación, se determina la necesidad de contar con expertos externos para apoyar el examen a las materias (s) o asunto(s), en el plan de trabajo se expondrá esta situación, con los requerimientos técnicos o profesionales del experto. En caso de ser contratado, el experto procederá a firmar la Declaración de independencia antes de prestar el respectivo apoyo. Asimismo, una vez se ejecute el contrato, el Director con el líder de la AC, emitirá un concepto sobre la labor ejecutada. Si en la fase de ejecución como resultado de las diferentes pruebas, se requiere realizar ajustes al plan de trabajo, relacionados con inclusión de criterios no contemplados inicialmente, ajustes a la materialidad, o hechos que requieran mayor profundización, se considerará en mesa de trabajo con las instancias correspondientes para realizar el ajuste al plan de trabajo, si es procedente. Si dentro de la ejecución de la auditoría, los auditores identifican infracciones de otros criterios de auditoría pertinentes, que sean diferentes de los identificados en la fase de planeación, se comunicará tales incumplimientos a la entidad indicando el criterio incumplido y se ajustará el papel de trabajo diseñado para documentar la evaluación de controles. 38

38 ISSAI 4000 (revisada 2016) /120, (Pág. 16)


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Programa de auditoría. Contiene los procedimientos que responden a los riesgos de incumplimiento identificados. La naturaleza, oportunidad y extensión exacta de los procedimientos de auditoría pueden variar ampliamente de una auditoría a otra. El Programa de Auditoría se diseña previo al inicio de la fase de ejecución y comprende el conjunto detallado de procedimientos que seguirá el equipo de auditoría para verificar las afirmaciones y los atributos de cumplimiento según los criterios identificados. El contenido del programa debe ser flexible y garantizar que los procedimientos a realizar guarden relación con el objetivo de la prueba. Un programa de auditoría sirve como herramienta para: Proyectar y supervisar el trabajo de auditoría Asegurar que los procedimientos de auditoría esenciales para cumplir con los

objetivos de auditoría, afirmaciones y atributos de cumplimiento sean realizados. El programa de auditoría debe incluir:

- Objetivos generales y específicos del programa orientados a cumplir con los objetivos o propósitos de la auditoría;

- Fuentes de criterio; - Criterios de auditoría; - Descripción de los procedimientos de auditoría que resulten suficientes para

evaluar los riesgos de incumplimiento en relación con los diversos criterios de auditoría;

- Técnicas de auditoría a emplear para obtener evidencia relacionada con el cumplimiento de los criterios de auditoría;

- Referencia de los papeles de trabajo; - Responsable de la ejecución del procedimiento; - Tiempo estimado para realizar el procedimiento; y - Aprobación del Programa de Trabajo por la instancia competente.

El documento que conteniente el programa de auditoría de la AC, es el Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoria. De ser necesario, los procedimientos podrán ser modificados en la fase de ejecución, cualquier cambio en el programa deberá ser aprobado por la instancia competente del equipo en mesa de trabajo. En los eventos o necesidades de evaluación sobre temas o asuntos de especial interés del control fiscal, la Contraloría definirá programas especializados de AC.


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4.4.2 Fase de ejecución de la Auditoría de Cumplimiento39

En esta etapa el equipo auditor procederá a realizar las pruebas y verificaciones correspondientes definidas en el Plan de trabajo.

En esta fase se procede a llevar a cabo los programas de auditoría contemplados en el Plan de Trabajo producto de la fase de planeación de la auditoría. En el desarrollo de esta fase, se debe preparar toda la documentación relevante y pertinente, que desarrolle los procedimientos aprobados, incluyendo claramente los criterios empleados y el alcance del ejercicio auditor. Dentro de las labores propias de la fase de ejecución, se aplicarán las pruebas programadas, para lo cual los auditores diseñarán los papeles de trabajo y demás documentos que se requieran, con el fin de sustentar las situaciones detectadas con la evidencia obtenida,40 lo cual soportará las observaciones detectadas y las conclusiones, que a su vez servirán de base para emitir el concepto final. El desarrollo de cada uno de los procedimientos debe quedar documentado en los papeles de trabajo, señalando las conclusiones obtenidas en la evaluación realizada. Es importante tener en cuenta que la documentación que evidencia el trabajo de los auditores, debe estar disponible para consulta y desarrollada de manera clara y comprensible para la Dirección y/o la instancia competente que requiera acceder a la misma.

Figura 16. Fase de Ejecución de la Auditoría de Cumplimiento

39 ISSAI 4100/88 a 117 40 ISSAI 400/48


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En esta fase se lleva a cabo el trabajo de campo para recopilar, analizar los datos y obtener evidencias suficientes, pertinentes, relevantes y competentes que sustentarán el trabajo profesional del auditor, con base en las cuales se formularán las opiniones, observaciones y conclusiones respecto al cumplimiento de los criterios evaluados. Del resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, y de las técnicas utilizadas, se debe dejar registro que de prueba de la labor realizada. En la Guía de AC se incluye el documento de consulta Anexo 16-AC Técnicas de auditoría para obtener evidencia, que le permite al auditor identificar las diferentes técnicas que podrá utilizar para obtener evidencia. 4.4.2.1 Validar información

La validación de información debe ser permanente y continua durante la fase de ejecución de Auditoría. No es necesario esperar concluir el trabajo o el informe de auditoría, para que la entidad conozca de los asuntos observados o detectados como presuntas deficiencias o incumplimientos.

4.4.2.2 Evidencia de auditoría41

La evidencia de AC es toda información obtenida y organizada sistemáticamente por el auditor para sustentar sus opiniones, observaciones y conclusiones. La evidencia de auditoría comprende los documentos fuente y subyacentes, así como cualquier otra información confirmatoria proveniente de otras fuentes (Ver numeral 1.4.4 Evidencia de auditoría, del capítulo 1 de la presente Guía) 4.4.2.3 Papeles de Trabajo42

El equipo de auditoría documentará toda la auditoría, mediante la organización de un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas en forma de papeles de trabajo, que son el conjunto de datos, documentos y archivos, manuales o electrónicos, elaborados u obtenidos por el auditor durante todo el

proceso de la AC para soportar el trabajo realizado y respaldar las opiniones,

observaciones y conclusiones contenidas en los informes respectivos sobre el cumplimiento. Ver numeral 1.3.1.7 Documentación, del Capítulo 1 de esta GAT. 4.4.2.4 Conformación y tratamiento de Observaciones y Hallazgos43

41 ISSAI 100/57-58; ISSAI 4100/112 - 114 y 125 - 131 42 ISSAI 100/42; ISSAI 4100/112 43 ISSAI 4100/126 - 129


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Las observaciones y hallazgos para el caso de la AC, los constituyen aquellas situaciones detectadas en las cuales se presentan actos o situaciones de incumplimiento significativo de los criterios sometidos a evaluación, deben estar documentados en papeles de trabajo y debidamente soportados con evidencia suficiente y pertinente. Para determinar si un incumplimiento es o no significativo, el auditor empleará el juicio profesional teniendo en cuenta, entre otros los siguientes factores: Magnitud de los valores involucrados monetarios o no monetarios medidos de

forma cuantitativa. (por ejemplo: Número de ciudadanos o de entidades afectadas, los niveles de emisión de dióxido de carbono, los retrasos respecto del plazo establecido, etc.)

Circunstancias La materialidad determinada en la fase de planeación Naturaleza del incumplimiento Causas del incumplimiento Recurrencia Posibles efectos y consecuencias del incumplimiento Visibilidad y carácter sensible del asunto o materia evaluado (por ejemplo, si es

objeto de interés público significativo, si tiene repercusiones en ciudadanos vulnerables, etc.)

Necesidades y expectativas de las Corporaciones Públicas, los ciudadanos y los demás destinatarios del informe de auditoría

Naturaleza de las Entidades u Organismos competentes Valor monetario afectado por el incumplimiento En las observaciones y/o hallazgos con connotación fiscal se deben tener en

cuenta además la definición del daño, la certeza del mismo, el presunto responsable y la acción u omisión de la función o responsabilidad de parte del presunto responsable que pudo ocasionar el daño

El proceso de conformación y tratamiento de hallazgos debe seguir lo establecido en el numeral 1.3.2.12 Capítulo 1 Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las auditorías de la presente Guía.44 Ver Modelo 07-PF Traslado de hallazgos fiscales. 4.4.3 Fase de Informe de la auditoría de cumplimiento45

44 Ver numeral 1.14.8 45 ISSAI 4100/136 a 181


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La Fase de Informe es la tercera fase del proceso de auditoría y en ella se consolidan los resultados obtenidos en la evaluación adelantada y los cuales serán comunicados a las entidades y a las partes interesadas mediante el Informe de auditoría.

Figura 17. Fase de Informe de la Auditoría de Cumplimiento

4.4.3.1 Aspectos Generales La comunicación de resultados debe ser permanente y continua durante el proceso de la auditoría, no se debe esperar concluir el trabajo o la Carta de Observaciones para que la entidad conozca de los asuntos observados o detectados como presuntas deficiencias o incumplimientos, éstas deberán ser transmitidas para formarse un criterio firme debidamente documentado y comprobado. 4.4.3.2 Elaboración de la Carta de Observaciones


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Esta actividad es realizada por el equipo auditor, con base en las evidencias recopiladas durante la fase de ejecución de las cuales se estructuran en observaciones. Este se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta que incluya la totalidad de las observaciones, opiniones o conceptos a las conclusiones detectadas y validadas en mesas de trabajo, las cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo. Revisión y validación de la Carta de Observaciones Debe ser de forma y fondo, encaminado a validar que se haya cumplido con el(los) objetivos(s) definido(s) en el memorando de asignación de auditoría y Plan de Trabajo. En el evento en que se detecten inconsistencias y debilidades en los aspectos contenidos, el(los) responsable(s) de la revisión, validación y aprobación de la Carta de Observaciones al igual que la revisión de las observaciones estructuradas conforme a los elementos establecidos para ello (criterio, condición, causa y efecto), debe(n) solicitar las aclaraciones y/o ajustes correspondientes. Esta Carta de Observaciones debe ser aprobado por la instancia competente quien declara la conformidad o no del mismo, las sugerencias o modificaciones que se formulen y sus respectivos argumentos, deben quedar consignadas en el acta o ayuda de memoria que se elabore de la sesión y se entiende culminado una vez esté firmado por las respectivas instancias y sea remitido al ente auditado para que ejerza su derecho de contradicción, exponiendo sus argumentos y soportes pertinentes. NOTA.En caso de no existir observaciones, el equipo auditor realizará el informe de auditoría. Aprobación de la Carta de Observaciones Toda Carta de Observaciones que se comunique al auditado debe ser aprobado en la instancia correspondiente, en el cual se declara la conformidad o no del mismo. Firma y remisión de la Carta de Observaciones. La Carta de Observaciones se entiende culminada una vez esté firmado por las respectivas instancias y sea remitido al ente auditado Evaluar y validar la respuesta del auditado


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PR1.3.2.2 AU 10 18-05-2021 1.0 41 de 54

En la elaboración del Informe de Auditoría, es obligatoria la consideración y análisis de las respuestas, comentarios u observaciones del auditado, las cuales se evaluarán, de manera definitiva para sustentar el concepto y las conclusiones de la auditoría para cada uno de los objetivos específicos. La respuesta del auditado a las observaciones comunicadas, puede, en ocasiones, develar que en ejercicio de su discrecionalidad, la administración toma decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su momento. Cuando la respuesta del auditado requiera de niveles superiores de consulta para llegar a un consenso al interior del equipo auditor, en la reunión de mesa de trabajo se convocará a la sesión al funcionario competente del control fiscal para decidir conforme a las normas de administración del proceso auditor. Si la respuesta del auditado satisface y desvirtúa de manera idónea y soportada la observación de auditoría esta se retira, dejando constancia en papeles de trabajo y en ayuda de memoria de las razones técnicas y los soportes necesarios de la decisión tomada por el equipo auditor. En mesa de trabajo una vez valoradas las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas y la respuesta del auditado, se concluye sobre si la observación se establece como hallazgo quedando en firme las incidencias a que haya lugar. Los criterios sobre los cuales se fundamentó la evaluación de la materia controlada deben quedar explícitos en el Informe. Los criterios pueden cambiar sustancialmente de una auditoría a otra, y por ello hay que fijarlos con claridad en el informe, para que los lectores conozcan la base que sustenta el trabajo y sus conclusiones. En el evento que el sujeto de control no ejerza su derecho de defensa (escrito de contradicción), dentro del término concedido para el efecto en la Carta de Observaciones, éstas quedarán en firme, es decir, pasarán a ser hallazgos y se procederá a la elaboración del informe final. El mecanismo mediante el cual se dejará constancia del análisis de contradicción, será mediante una ayuda de memoria elaborada en mesa de trabajo, en donde participará el Director (a) Técnico (a) y los integrantes del equipo de auditoria, además de manera opcional se podrá hacer invitación al abogado asignado a la Dirección, con el propósito de validar los aspectos jurídicos que se traten en cada observación, argumentos que deberá quedar en un documento separado o integrado en el informe final


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En el caso que en el análisis de la contradicción y los soportes allegados por el auditado, se evidencie que la observación pueda tener una presunta incidencia adicional o diferente a la inicialmente comunicada en la Carta de Observaciones, se trasladara nuevamente al auditado esta observación de manera oficiosa a través de la instancia correspondiente conservando el origen de su planteamiento, para garantizar el derecho a la defensa antes de emitir el Informe Final.

4.4.3.3 Elaboración del Informe Final Esta actividad es realizada por el equipo auditor, una vez se haya surtido el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación de respuestas y se efectúen los ajustes a que haya lugar. El informe final de la AC, es el documento definitivo del proceso auditor y sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignación de auditoría, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecución. Los propósitos del informe final son: registrar los resultados de la auditoría adelantada, describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor, apoyar el control político que ejercen las respectivas corporaciones públicas, servir de insumo para que el ente o asunto auditado formule el plan de mejoramiento y comunicar e informar públicamente los resultados de la auditoría. Características del Informe El informe de la AC debe caracterizarse por un lenguaje sencillo y claro, fácil de comprender, de tal forma que pueda ser entendido por terceras personas. El informe debe ser completo, preciso, objetivo, soportado, oportuno y conciso como la materia a auditar lo permita:46 Preciso. Que diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en

cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.

Objetivo. Todos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterios analíticos e imparciales.

46 ISSAI 100/51 e ISSAI 400/59 “Elaboración de informes”


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Soportado. Las observaciones, hallazgos, conclusiones y conceptos deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente y pertinente.

Oportuno. Debe cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad.

Conciso. La redacción debe ser breve, pero sin omitir lo relevante, la brevedad

permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma corta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CMP para todo tipo de observación y hallazgo.

Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CMP sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Cuando el desarrollo de la Auditoría de Cumplimiento comprenda la evaluación de la materia o asunto en más de un punto de control, los servidores con los roles de Líder de auditoría, garantizarán la consolidación y coherencia de los resultados. Proceso que quedará documentado por la CMP como se tenga dispuesto para tal efecto. Contenido del Informe47 Los informes, deben contener como mínimo los siguientes elementos y pueden estar ordenados en la forma que considere más adecuada el equipo auditor para presentar los resultados obtenidos en cada AC: a. Título b. Carta de Conclusiones

• Párrafo Introductorio.

• Objetivos y Alcance de la Auditoría de Cumplimiento, incluido el período abarcado por la misma.

• Identificación de la materia controlada.

• Identificación de las normas de auditoría aplicadas al trabajo efectuado (ISSAI).

• Limitaciones (cuando corresponda).

• Evaluación control interno (cuando corresponda).

• Principales conclusiones del trabajo efectuado que sustentan el concepto.

• Concepto de la Evaluación

• Solicitud de presentación del Plan de Mejoramiento.

47 ISSAI 4100/143 a 181


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• Lugar y Fecha del Informe.

• Firma por personal autorizado por la CMP. c. Criterios evaluados en el curso de la auditoría. d. Resultados de la Auditoría: (Los resultados se presentan por cada uno de los objetivos evaluados)

• Hallazgos de la Auditoría de Cumplimiento.

• Seguimiento a observaciones o hallazgos de auditoría anteriores (Plan de Mejoramiento, cuando corresponda).

e. Anexos (cuando corresponda). f. Glosario (cuando corresponda). Ver Modelo 18 AC- Estructura Informe de Auditoría AC Párrafos de conclusiones (Conceptos) Con base en el análisis de las bases o factores mencionados para la importancia relativa o materialidad tanto cualitativa, cuantitativa o una combinación de las dos, los integrantes del equipo auditor, en mesa de trabajo, registrarán de manera concreta la justificación del concepto que emitirán sobre la materia auditada, lo cual será fundamental para el pronunciamiento de la CMP respecto a sí la (s) entidad (es) cumplió (eron) los criterios en la materia o asunto. Concepto que será plasmado en el Informe de la AC. Asimismo, si la materia o asunto auditado es responsabilidad de varios sujetos de control, en la carta de conclusiones de acuerdo con las responsabilidades de cada uno de estos, se enunciarán las conclusiones de tal forma que se visualice claramente los resultados obtenidos en la AC de conformidad con la competencia de cada uno de los sujetos de control auditados y con los criterios de auditoría examinados. La anterior actividad deberá documentarse en el Papel de Trabajo PT 25-AC Materialidad e incidencia en el concepto, aplicando el procedimiento que establece en el Anexo 18-AC Instructivo materialidad e incidencia en el concepto final Auditoría de Cumplimiento. En la AC, se pueden producir diferentes tipos de párrafos de conclusión o concepto, de conformidad con el estado de cumplimiento o no de las normas identificadas como criterios del asunto o materia evaluada,48 las circunstancias presentadas durante el desarrollo de la auditoría y el tipo de compromiso de la AC:49

48 ISSAI 4100/147 a 151 49 Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR, numeral 1.13.2.3,


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Conclusión (concepto) sin reservas. En este caso el párrafo puede tener la siguiente redacción: “Sobre la base del trabajo de auditoría efectuado, consideramos que la (información acerca de la materia controlada de la entidad auditada) resulta conforme, en todos los aspectos significativos, con (los criterios aplicados)”. Conclusiones (conceptos) con reservas.

Este tipo de conclusiones se dan cuando en el desarrollo de la auditoría se ha identificado algún incumplimiento material o se han presentado limitaciones en el alcance, y existen las siguientes opciones:

Incumplimiento material - conclusión (Concepto) con reserva.

“Sobre la base del trabajo de auditoría efectuado, consideramos que, salvo en lo referente a (describir la excepción), la información acerca de la materia controlada en la entidad auditada resulta conforme, en todos los aspectos significativos, con (los criterios aplicados) …”.

Incumplimiento material - conclusión (Concepto) adversa.

“Sobre la base del trabajo de auditoría efectuado, consideramos que la información acerca de la materia controlada no resulta conforme…”.

Limitación en el alcance - conclusión (Concepto) con reservas.

“Sobre la base del trabajo de auditoría efectuado, salvo en lo referente a (describir la limitación o excepción), la información acerca de la materia controlada en la entidad resulta conforme, en todos los aspectos significativos, con (los criterios aplicados) …”

Limitación en el alcance - abstención de conclusión (Concepto).

“Sobre la base del trabajo de auditoría efectuado, no podemos emitir un concepto.”

Aprobación del informe Revisión del informe definitivo


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Con base en los ajustes producto del derecho de contradicción, la(s) instancia(s) competente (s) revisarán el contenido del informe definitivo.

Aprobación del informe definitivo

Una vez revisado el informe definitivo se procederá a su aprobación por parte de la instancia competente.

Firma y remisión del informe definitivo

El informe se entenderá liberado una vez firmado por las respectivas instancias, el cual no dará a lugar a nueva contradicción. Surtido este trámite se remitirá al auditado en los términos establecidos.

Cierre de la auditoría El término máximo a partir de la firma y liberación del informe final, para dar traslado de los hallazgos a las instancias competentes; así como para la ejecución de las actividades posteriores del proceso auditor de conformidad con las normas establecidas, será acorde al procedimiento establecido por la Contraloría Municipal de Pereira. Los hallazgos con incidencia disciplinaria, penal y otras incidencias contenidos en el informe final, serán trasladados a las instancias competentes, en los términos señalados por la CMP. Los hallazgos con incidencia fiscal serán trasladados mediante el formato establecido para tal fin, junto con sus soportes a la dependencia encargada de adelantar estos procesos. Comunicación y publicación de resultados Una vez aprobado y liberado el informe la CMP procederán a socializarlo al sujeto de control y remitirlo posteriormente a las entidades que corresponda, así como publicarlo en la página WEB de la CMP. Acciones post auditoría Una vez culminadas las actividades de la auditoría y la publicación de resultados, los equipos de trabajo deberán trasladar los hallazgos dentro de los tiempos aprobados


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por las instancias competentes, culminar el registro de la documentación del proceso auditor y entregar al archivo de la dependencia competente, según corresponda. 4.6.3.4 Plan de mejoramiento y seguimiento50 De acuerdo con las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores - ISSAI, el proceso de seguimiento a los hallazgos que se originan luego de cada auditoría, facilita la implementación eficaz de acciones correctivas y proporciona información valiosa para la(s) entidad (es) auditada(s), los usuarios del informe y los propios auditores en la planeación de nuevas auditorías, de acuerdo con las políticas institucionales de seguimiento de la CMP. Con el resultado de la auditoría, los sujetos de control presentarán un plan de mejoramiento, que incluya las acciones correctivas que implementarán para subsanar las causas que dieron lugar a los hallazgos comunicados en el informe. El seguimiento a las acciones de mejora, busca determinar la efectividad de las acciones preventivas y/o correctivas implementadas por la entidad para subsanar las inconsistencias o incumplimientos detectados. Para la evaluación de la efectividad del Plan de Mejoramiento, se determinará si las situaciones de incumplimiento comunicadas en el informe persisten al momento de realizar el seguimiento o si por el contrario fueron subsanadas. El seguimiento puede adelantarse por parte de la CMP a través de las actuaciones de control fiscal: como parte de la auditoría siguiente, las rendiciones de avance de los Planes de Mejoramiento que reportan a la CMP por parte de los sujetos de control o el procedimiento que para el efecto adopte la CMP. Por su parte, los sujetos de control deberán efectuar el seguimiento mediante las revisiones y autoevaluaciones realizadas; o por parte de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, a través de la evaluación independiente que realizan en desarrollo de su rol de evaluación y seguimiento. Ver Papel de Trabajo PT 03-PF Evaluación plan de mejoramiento.

50 ISSAI 400/60, ISSAI 4100/182 - 183


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5. DEFINICIONES Actividades de control: Políticas, sistemas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Estas actividades se dan a lo largo y ancho de la organización en todos los niveles y en todas las funciones; incluyen actividades tan diversas como son las aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, indicadores de rendimiento, seguridad de activos y segregación de funciones, controles físicos, procesamiento de información. Control excepcional: Facultad que tiene la Contraloría General de la República para ejercer control posterior sobre las cuentas de cualquier entidad territorial, sin perjuicio del control que les corresponde a las Contralorías departamentales y municipales:, a solicitud del gobierno departamental, distrital o municipal, de cualquier comisión permanente del Congreso de la República o de la mitad más uno de los miembros de las corporaciones Públicas territoriales, y también a solicitud de la ciudadana a través de los mecanismos de participación que establece la Ley. Control fiscal Control macro territorial: Examen que hace la Contraloría Territorial sobre el comportamiento de las finanzas Públicas y el grado de cumplimiento de los objetivos macroeconómicos. Hacen parte de este control el informe de las finanzas del ente territorial, la cual finalmente se consigna en el informe que debe presentar el Contralor Territorial ante el Órgano de Control Político del ente territorial y la opinión pública en general. De igual manera, se ejerce a través del informe sobre el estado de la deuda pública territorial y el estado del medio ambiente y los recursos naturales. Control micro: Vigilancia de la gestión fiscal de cada uno de los sujetos de control que actúan y desarrollan sus actividades con autonomía e independencia y a las personas privadas que manejen fondos o bienes del estado. Control posterior: Fiscalización de los procesos, transacciones, actuaciones y todo tipo de actos, hechos y operaciones administrativos realizados por los sujetos de control, y de los resultados obtenidos por los mismos, a fin de verificar el cumplimiento efectivo de la ley, los principios rectores de la gestión fiscal y los cometidos estatales, sin que el organismo de control pueda interferir en las decisiones administrativas de los sujetos. Se ejerce una vez que la entidad objeto de control haya adoptado la respectiva decisión. Control de resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado y, de manera


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particular, para verificar si la gestión ha contribuido a la equidad social y a la sostenibilidad ambiental. Evidencia para la configuración del Hallazgo Fiscal: Conjunto de documentos, registros fotográficos, archivos digitales, y demás material que permita comprobar la existencia cierta, clara, actual y precisa con la respectiva cuantificación de un daño patrimonial, la identificación de los presuntos autores del hecho generador del daño fiscal que realizaron las acciones u omisiones y el nexo causal entre los dos elementos anteriores (el Daño Patrimonial y la acción u omisión de los autores del hecho generador del daño fiscal). La evidencia de auditoría se compila para entregar insumos de calidad al área de investigaciones, por cuanto allí es donde se determina la responsabilidad fiscal y por ende se califica la conducta. Hallazgo con impacto disciplinario: Hallazgo administrativo donde se configura que los servidores Públicos o los particulares que transitoriamente ejerzan funciones Públicas, han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria. Hallazgo con impacto Incidencia fiscal: Todo hallazgo administrativo donde se tipifica que los servidores Públicos o los particulares ha realizado una gestión fiscal deficiente, contraria a los principios establecidos para la función, que han producido un daño patrimonial al Estado. Hallazgo con impacto penal: Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. Cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el servidor Público comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la administración y función pública, se le da traslado a la Fiscalía General de la Nación para lo de su competencia. Hechos económicos: Representan los medios necesarios para satisfacer las necesidades de la sociedad y están basados en el ciclo económico: producción, distribución, intercambio y consumo de bienes y servicios. Pruebas de cumplimiento: Es la evaluación de los procedimientos relativos a los controles con el fin de determinar si están siendo aplicados tal como fueron diseñados. Estas pruebas dan el nivel de confianza en los procedimientos prescritos, para determinación de la naturaleza, oportunidad o extensión de las pruebas sustantivas de determinada clase, si se llevaron a cabo los procedimientos necesarios, como se llevaron y quien los realizo. Pruebas de doble propósito: Pruebas que se realizan para obtener evidencia de que los procedimientos de control interno están siendo aplicados en la forma establecida.


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Pruebas sustantivas: Pruebas que permiten determinar y obtener evidencia de errores o irregularidades importantes en la información proporcionada por la administración del sujeto de c Resultado: Expresa el cambio real de la situación inicial medido en términos de los productos o impactos generados, a partir de los objetivos definidos. Sistema de control interno: Conjunto de planes, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que las actividades de la entidad se realicen de conformidad con las normas legales; la salvaguarda de los recursos, exactitud y veracidad en la información financiera y administrativa; la eficiencia en las operaciones; la observación de las políticas prescritas, para lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados. Sistemas o herramientas de control: Son metodologías de examen y evaluación que disponen los organismos de control fiscal, para el ejercicio de la función encomendada por la Constitución y la ley en la vigilancia de las entidades Públicas y demás sujetos de control. Supervisión: Actividad que se realiza durante el proceso de auditoría por parte del jefe del equipo de trabajo con el fin de revisar y orientar las labores ejecutadas y los criterios aplicados por los miembros del grupo. Transparencia: Principio según el cual las actividades deben desarrollarse con criterios precisos y concisos; clara identificación de competencias y responsables, con mecanismos de verificación y control y amplia publicación y difusión de los resultados que se obtienen.

Trazabilidad: Se define como la capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar y registrar la identificación del producto. Validación: Certificación de la exactitud, precisión, confiabilidad y pertinencia de un hecho. 6. RIESGOS


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• No por contar con la experticia, competencia y habilidades por parte del equipo auditor para la aplicación de la Nueva GAT, papeles de trabajo a aplicar, anexos, modelos e instructivos y en la Modalidad de Auditoría.

• Falta de capacitación y entrenamiento en la identificación y evaluación de riesgos.

• No contar con las actualizaciones oportunas de la metodología (normativas, papeles de trabajo, modelo, anexos e instructivos), por parte del SINACOF.

• Recurso humano y el tiempo asignado insuficientes para dar cumplimiento al proceso auditor.

• Recurso tecnológico escaso y obsoleto.

• Que no exista apoyo jurídico que acompañe los procesos auditores, desde la etapa de planeación hasta la de cierre.

• Falta de oportunidad y calidad de la información rendida y aportada por los sujetos de control.

• Falta de oportunidad en la revisión y liberación por el Supervisor de planes de trabajo, papeles de trabajo, mesas de trabajo e informes, que afectan los cronogramas.

• Conceder prórrogas al sujeto de control en cualquiera de las etapas del proceso auditor.

• Inoportunidad en la entrega de comunicaciones oficiales internas y externas al

equipo auditor.

• Vinculación de contratistas sin conocimiento y/o entrenamiento en la Metodología de la GAT y en el alcance del proceso auditor.

• No contar con el apoyo de los Expertos requeridos por los equipos de auditoría en temas específicos de acuerdo al alcance del proceso auditor.

7. PUNTOS DE CONTROL Consiste en asumir y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, con el objetivo de generar un producto acorde con los requerimientos de calidad de la vigilancia y control fiscal. Para lograr dicho propósito esas acciones deben seguir los estándares de las normas técnicas de calidad, de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.4.4 de la GAT, ejerciendo el control sobre el desarrollo de las actividades en cada una de las fases de la auditoría (Planeación, ejecución e informe y actividades posteriores), para asegurar la calidad del proceso auditor. Para cumplir con este requerimiento, los auditores deben recibir capacitación y entrenamiento con énfasis en la práctica, en todo lo relacionado con el ejercicio del control fiscal. En la calidad de los informes de auditoría, la responsabilidad del Supervisor (Director Técnico), se enmarca de acuerdo al numeral 2.1.3.3 de la GAT según la ISSAI 200.45, desde la necesidad de:


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Aceptar la responsabilidad por la calidad total de cada trabajo de auditoría.

Asegurar de que el equipo de auditoría que conforma y cualquier experto externo contratado cuenten, en su conjunto, con la competencia y capacidad necesarias, los cuales deben contar con los perfiles, experticia, habilidades y competencias necesarias que minimice los riesgos.

Aceptar la responsabilidad por los resultados y desempeño de la auditoría, en especial: dirigiendo y controlando las fases de auditoría; asegurando que las revisiones se realicen de conformidad con las políticas y procedimientos de revisión de las Contralorías Territoriales

Llevar a cabo controles permanentes en las diferentes fases del proceso de auditoría.

Por principio de calidad, se debe ejercer el autocontrol en las diferentes actividades del proceso de auditoría, que garantice el cumplimiento a cabalidad de las funciones y por ende la calidad de los resultados de auditoría. El tiempo de inicio y finalización de la auditoría se define en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal. La distribución del tiempo para cada fase del proceso auditor es discrecionalidad de la Dirección Técnica, dependiendo de las circunstancias que se tengan en cada caso específico. En caso de requerirse ajuste de fechas en las fases, se discutirá en Mesa de Trabajo y si el DTA considera pertinente informará a la Asesoría de Planeación.

Las controversias, son diferencias de criterio de carácter técnico y/o jurídico, se presentan entre los roles del proceso auditor, su análisis y solución debe surtirse durante el proceso auditor; estas pueden presentarse entre las siguientes instancias: Controversias al interior del Equipo de Auditoría y controversias entre el Supervisor y el equipo de auditoría y deben resolverse de acuerdo al numeral 1.4.3 de la GAT. Las interpretaciones técnicas sobre el contenido de la Guía de Auditoria Territorial le corresponden en primera instancia al Director Técnico de Auditorías, en segunda instancia a la oficina Asesora de Planeación y las de carácter legal a la Asesoría Jurídica. Para la gestión documental, se tendrán en consideración los criterios establecidos el numeral 1.3.1.7 del Capítulo N°1 de la GAT: “…La documentación debe registrarse y conservarse de acuerdo con la naturaleza y su origen, los documentos y archivos producidos, recibidos o reunidos en el transcurso de las auditorías pueden ser electrónicos, físicos o en otros medios y serán tratados de acuerdo a las normas de archivo y al proceso de gestión documental de la respectiva Contraloría Territorial…”. Ver Anexo 02-PF Administración documental CMP. Así mismo, el archivo de los registros que demuestren el cumplimiento de las principales actividades de la auditoría


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financiera y de gestión, que requiera consolidación, reposarán en la dependencia responsable. Declaración de independencia: Todos los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira y particulares que se vinculen a las auditorías financieras y de gestión, como apoyo en cualquier rol dentro del proceso auditor, deben declarar expresamente que mantienen la independencia respecto del sujeto de control a auditar, o manifestar la existencia o no de causales de impedimentos y conflicto de intereses relacionados con la auditoría asignada. Ver Modelo 01-PF Declaración de independencia CMP. Por otra parte, se llevarán controles a través de los siguientes mecanismos. • Mesas de trabajo en las diferentes etapas del proceso auditor. • Revisión por la Dirección Técnica de Auditorías o Supervisor. • Asesoría legal (concepto jurídico abogado adscrito a la DTA). • Asesoría metodológica (por parte del Área de Planeación de la CMP). • Seguimiento de Control interno.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS • Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial – PVCFT vigente. • Resolución de rendición de la cuenta vigente. Modelos GAT • Modelo 01-PF Declaración de Independencia CMP. • Modelo 02-PF Ayuda Memoria CMP. • Modelo 03-PF Carta de Compromiso de auditoría CMP. • Modelo 04-PF Presentación de auditoría CMP. • Modelo 05-PF Plan de trabajo con el programa de auditoría CMP. • Modelo 06-PF Cronograma CMP. • Modelo 07-PF Traslado Hallazgo Fiscal CMP. • Modelo 08-PF Control procedimientos auditoría CMP. • Modelo 17-AC Carta de salvaguarda • Modelo 18 AC- Estructura Informe de Auditoría AC Papeles de Trabajo

• PT 04-PF Aplicativo muestreo.


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• PT 21-AC Conocimiento del asunto o materia a auditar y entidades a auditar. • PT 23-AC Prueba de recorrido • PT 24-AC Matriz de riesgo y controles. • PT 25-AC Materialidad e incidencia en el concepto

Anexo 17 – AC Instructivo para Identificar y Evaluar Riesgos y Controles de Auditoría de Cumplimiento Anexo 18-AC Instructivo materialidad e incidencia en el concepto final auditoría de cumplimiento.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBÓ

FRANCIA ELENA OSORIO Directora Técnica de Auditorias (E)

COMITÉ DE CALIDAD CARMEN BEATRIZ MONCADA AGUIRRE

Contralora Municipal (E)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORIA DE DESEMPEÑO

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PROCEDIMIENTO AUDITORIA DE DESEMPENO

1. OBJETIVO

Establecer si las políticas institucionales, programas, planes, proyectos, acciones, sistemas, operaciones, actividades u organizaciones de los sujetos vigilados, en un periodo determinado, operan de acuerdo con los principios de eficacia, eficiencia, equidad, economía, desarrollo sostenible y valoración de costos ambientales, estableciendo sus resultados e impactos y si existe espacio de mejora. De acuerdo al alcance, sujetos vigilados y conforme a la normatividad vigente, la auditoría de desempeño tiene los siguientes objetivos específicos, según corresponda:

• Examinar el estado de logro o alcance de los objetivos y metas formulados por el sujeto de control o asunto vigilado, relativas al objeto de la auditoría, así como establecer los procesos críticos y factores que obstaculizan, restringen o impiden tales logros.

• Identificar mejoras a la economía, la eficiencia y la eficacia del sector público, a partir del examen, análisis y elaboración de informes sobre el desempeño de programas, planes, proyectos, acciones, sistemas, operaciones y/o actividades ejecutados por los sujetos vigilados, según el objeto específico de la auditoría.

• Hacer más accesible la información existente a las diversas partes interesadas

• Proporcionar una visión o conclusión independiente y rectora basada en la evidencia de auditoría, identificando posibilidades de mejora basadas en un análisis de los hallazgos de auditoría.

• Contribuir a evaluar con mayor profundidad la aplicación y utilidad de una política. 2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la asignación de la auditoría y termina con la entrega del expediente de la auditoría al Supervisor (Director Técnico) conforme a la Ley General de Archivo.

3. RESPONSABLES La responsabilidad sobre la aplicación, desarrollo y monitoreo (Acción de acompañar, controlar, revisar e informar en lo referente al proceso auditor) de las actividades del Procedimiento, esta en cabeza del Supervisor (Director Técnico).


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Los roles y responsabilidades en la Auditoría de Desempeño1 son los siguientes: Supervisor (Director Técnico), Líder del equipo de auditoría, expertos. Supervisor de auditoría (Director Técnico). Garantiza la calidad de las auditorías en todas sus fases y actividades de acuerdo con el numeral 1.4.2.2 de la GAT. En conjunto con el líder de auditoría, es responsable de direccionar al equipo de auditoría para garantizar el cumplimiento de los objetivos. Líder de equipo de auditoría. Es un experto técnico integrante del equipo de auditoría encargado de coordinar la auditoría e interactúa y hace el enlace entre el equipo de auditoría, el Supervisor (Director Técnico) y el auditado. Equipo de auditoría. Es el grupo de servidores públicos y expertos encargados de desarrollar las actividades del procedimiento, designados a través del memorando de asignación. Expertos. Son profesionales que reúnen los conocimientos especializados y la experiencia en un campo, profesión u oficio en particular, que por su especialidad y considerando el alcance de un proceso auditor, son requeridos por los equipos de auditoría para apoyar o emitir conceptos técnicos; igualmente deben firmar la declaración de Independencia. Otras instancias de control del desarrollo y el seguimiento del procedimiento, son el Comité de Coordinación y Seguimiento y la Oficina de Auditoría y Control Interno; quienes se enfocan en la evaluación y desarrollo del proceso auditor, orientando el resultado, acorde con los parámetros establecidos en la GAT. En todas las fases del procedimiento de la Auditoría de Desempeño, se garantiza por parte de la Contraloría Municipal de Pereira la calidad mediante el monitoreo, seguimiento y coordinación.

4. DESCRIPCIÓN

1 ISSAI 100.38, ISSAI 300.30


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PR 1.3.2.2 AU-11 18-05-2021 1.0 3 de 40

A continuación, se describen las actividades, acciones y responsabilidades para cada una de las fases del procedimiento auditor, para esta auditoría de desempeño (Los términos de las actividades serán establecidos en el Plan de Trabajo de cada auditoría):

4.1 PLANEACION DE LA AUDITORIA

4.1.1 Planeación Estratégica de la Auditoría de Desempeño Analizar en mesa de trabajo la información contenida en: Lineamientos para la planificación y programación del PVCFT. Plan Estratégico de la CMP. Plan de gobierno. Plan de desarrollo nacional, departamental y municipal. Diagnósticos y mapas de riesgo. Información de medios de comunicación. Informes externos de las entidades, academia, gremios, observatorios, etc. Informes de gestión y evaluación de planeación del municipio y del

departamento. Sistemas de información de desempeño. Asuntos de interés público de las corporaciones de elección popular

(Congreso, Concejo Municipal, Asamblea Departamental). Indicadores de desarrollo como el Producto Interno Bruto - PIB, índice de

progreso social, índice de competitividad, desempeño fiscal; como herramienta de medición de la economía municipal. Informes del Departamento Nacional de Planeación. Indicadores e informes de desarrollo de organismos internacionales con los

cuales Colombia haya suscrito pactos o convenios. Otros asuntos o aspectos de interés relacionados con el tema.

NOTAS Se debe gestionar la calidad, de acuerdo a lo establecido en el Anexo 15-

AD Plan de calidad del proceso de auditoría de desempeño, en lo relacionado con la Planeación Estratégica de la Auditoría de Desempeño. Se debe considerar la participación de los ciudadanos, con base en la

Metodología de Auditorías Articuladas. Se podrán presentar propuestas de temas de Auditoría de Desempeño, por

iniciativa de cualquier profesional de la CMP. Los temas deben ser lo


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suficientemente significativos, así como auditables, congruentes y sustentables con el mandato de la CMP. Las propuestas se acumularán para surtir el trámite de selección y

priorización dentro de los tiempos establecidos para la planeación estratégica. Los informes de desarrollo de organismos internacionales con los cuales

Colombia haya suscrito pactos o convenios, pueden ser tenidos en cuenta al momento de realizar ejercicios comparativos.

Registro. Listado de temas o asuntos cada uno documentado en el Papel de Trabajo PT 13-AD Criterios de identificación de temas de auditoría de desempeño. Emitir juicio profesional sobre los criterios de selección, incluido el concepto

de los expertos de acuerdo al campo de experticia y especialización de los temas estudiados; con base en la información contenida en el Papel de Trabajo PT 13-AD Criterios de identificación de temas de auditoría de desempeño. Identificar los riesgos y problemas de interés del control fiscal y la gestión. Validar el objetivo general propuesto para el tema en dicho formato Registro. Papel de Trabajo PT 14-AD Criterios de selección de temas de auditoría de desempeño, documento al Despacho solicitando la conformación del grupo.

Presentar y sustentar ante el Comité Directivo, los asuntos o temas a auditar para ser incorporados en el PVCFT. Notas: Los asuntos a examinar podrán ser cubiertos en el PVCFT de diferentes

anualidades. Aquellos temas que no sean seleccionados en el PVCFT en aprobación, se podrán incorporar como prioridad de la próxima vigencia, junto a nuevos temas que puedan proponerse. El comité directivo, deberá priorizar y aprobar los temas a auditar de acuerdo

con los lineamientos definidos para el PVCFT, con base en el juicio profesional, incluyendo el objetivo general propuesto. En el caso de que la decisión del comité o quien haga sus veces sea la de

hacer ajustes a la calificación de los criterios de selección o se requiera incorporar temas adicionales a los propuestos, se deberá dejar registro.

Registro. Acta de Comité Directivo

Registrar en ayuda de memoria, la capacidad de la dirección técnica respecto a: El número de auditores que realizarán este tipo de evaluación Expertos requeridos en el tema o asunto a auditar.


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Disponibilidad de recursos financieros, físicos y tecnológicos Programas de capacitación y entrenamiento. Evaluación y asignación de recursos de tecnología de información y

comunicaciones. Coordinación y cooperación con otros organismos si se considera

pertinente. Registro. Ayuda de Memoria

4.1.2 FASE DE PLANEACIÓN Elaborar memorando de asignación, que contenga: sujeto vigilado, tipo de

auditoría, objetivo general, alcance, designación del Equipo de Auditoría, término para realizar el estudio previo y fechas del proceso. Comunicarlo al equipo de auditoría. Solicitar la declaración de independencia a los servidores públicos para

todos los roles dentro de la auditoría y particulares que se vinculen como apoyo. Modelo 01-PF Declaración de independencia.

Notas: Se debe gestionar la calidad, de acuerdo a lo establecido en el Anexo 15-

AD Plan de calidad del proceso de auditoría de desempeño, en lo relacionado con la fase de planeación. Para las auditorías intersectoriales, el memorando de asignación será

elaborado por los Supervisor (Director Técnico) es (directores técnicos) responsables de la misma. Con el fin de facilitar el entendimiento del sujeto de control y demás actores

públicos, el Supervisor (Director Técnico) aportará información sobre: antecedentes sectoriales y de responsabilidad fiscal; normatividad de control fiscal, antecedentes del control fiscal micro y macro, formato de propuesta de tema de auditoría de desempeño con sus anexos si los hubiere y fechas clave del proceso.

Registro. Memorando de Asignación enviado. Declaración de independencia enviado a la Dirección Técnica respectiva. Definir la forma cómo se realizará el levantamiento de información relevante sobre el tema objeto de auditoria, que permite alcanzar suficiente conocimiento del mismo para planear adecuadamente la auditoría antes de su ejecución (Numeral 3.10.1.9 de la GAT). Notas:


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Al planear la auditoría, es importante que el equipo de auditoría considere: El conocimiento previo y la información requerida para comprender a las

entidades auditadas, Los objetivos, preguntas, criterios, temas y metodología de la auditoría

(incluyendo las técnicas que se utilizarán para la recolección de evidencia y para la realización del análisis de la auditoría). Las actividades necesarias, los requisitos de personal y habilidades, el

costo estimado de la auditoría (Incluido la contratación de expertos, entre otros), los plazos e hitos clave del proyecto y los principales puntos de control de la auditoría.

Registro. Modelo 12 - AD Estudio previo y conocimiento en detalle. Recopilar y analizar la información, que permita al Equipo de Auditoría

documentarse lo suficiente para validar o actualizar antecedentes del tema (datos suministrados en la planeación estratégica que deberán estar a disposición del Equipo de Auditoría al iniciar el estudio previo). Evaluar las contingencias y si se considera necesario realizar los ajustar

necesarios al memorando de asignación. Conceptuar en mesa de trabajo y en forma preliminar si es viable realizar la

auditoría con el objetivo previsto o se detectaron otras perspectivas más relevantes, que implique cambiarlo. Solicitar al despacho del contralor, la vinculación de otras direcciones

técnicas o dependencias de la CMP si se considera pertinente. Evaluar la auditabilidad, dependiendo si la ejecución de la auditoría es

relevante y genera valor agregado, de acuerdo a criterios de auditoría de desempeño.

Notas: El estudio previo, habrá de realizarse en aquellos casos en que se

determine su necesidad, porque no se cuenta con la información suficiente para llevar a cabo la auditoria. Es importante tener en cuenta que la actividad de recolección y análisis de

información es un proceso continuo y dinámico, que se inicia en la fase de planeación de la auditoría, y se debe actualizar y analizar en el transcurso de la misma. De ser necesario el Equipo de Auditoría realizará visitas exploratorias a

la(s) entidad(es) a auditar con el fin de obtener información preliminar, y de esta manera reducir incertidumbres sobre la viabilidad de la auditoría.


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Para adelantar lo anterior se deberá remitir una comunicación escrita, suscrita por el Supervisor (Director Técnico), donde se informe a los auditados la intención de adelantar estas visitas y requerir información con el fin de determinar si se adelantará la auditoría programada. En caso de que el estudio previo determine que el tema no es auditable o

se considere necesario cambiar el objetivo, se debe comunicar y justificar esto ante el comité directivo. Es importante que los auditores aporten información suficiente a partir de su

disciplina y formación académica, de tal manera que se realicé un verdadero ejercicio interdisciplinario.

Registro. Modelo 11-AD Comunicación de presentación de tema a los auditados, Modelo 12-AD Estudio previo y conocimiento en detalle y Modelo 13-AD Cronograma fase de planeación operativa. Realizar reunión de instalación de la auditoría, entregar la comunicación Modelo 04-PF Presentación de auditoría y suscribir la Carta de Compromiso con el representante legal. Nota. Si el representante legal del ente auditado se negara a firmar la Carta de Compromiso, el Equipo de Auditoría dejará constancia en el acta de dicha situación. Registro. Acta de Instalación de la auditoría, Modelo 04-PF, Presentación de auditoría, Carta de Compromiso suscrita. Profundizar en el conocimiento del tema o problema que se va a fiscalizar, para la identificación de aspectos importantes del objeto a auditar, como insumo para elaborar el plan de trabajo y programa de auditoría. Registro. Modelo 12-AD Estudio previo y conocimiento en detalle. Consultar y analizar la información del asunto a auditar, disponible en los sistemas de información de la CMP, Sistema de Rendición de Cuentas, del gobierno nacional, territorial, universidades, observatorios, entidades encargadas del asunto y otras fuentes. Nota. Es importante interactuar con la entidad responsable del asunto a auditar para validar y obtener una visión general del mismo (Anexo 10 Instructivo de análisis de datos en auditoría desempeño). Registro. Ayuda de memoria.


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Aplicar técnicas de diagnóstico según el asunto a evaluar con el fin de conocer en detalle su operación y los actores involucrados, así como para identificar con mayor precisión los riesgos, puntos críticos o problemas asociados al asunto a auditar, con el enfoque del deber ser de la temática a auditar, en aplicación de la (s) técnica (s) seleccionada (s), (TASCOI, Desdoblamiento de complejidad, entre otros), sin desconocer el contexto del proceso auditor (Anexo 13 - AD Instructivo de análisis de datos de Auditoría de Desempeño) y otras del orden participativo usadas por las ciencias sociales. Registro. Papel de Trabajo PT 19-AD Pruebas de Recorrido. Evaluar los riesgos y controles de acuerdo al numeral 3.10.1.14 de la GAT. Emitir concepto sobre la calidad y eficiencia de los mecanismos de control. Evaluar el riesgo de auditoria (riesgo de emitir un concepto o informe errado

por parte del auditor) Ver Anexo 12-AD Metodología de evaluación de riesgos y controles auditoría de desempeño. Registro. Papel de Trabajo PT 15-AD Matriz de riesgos inherente, fraude y controles, Papel de Trabajo PT 16-AD Riesgo detección. Definir los aspectos claves para la auditoría, a partir del análisis de la información obtenida en el conocimiento del asunto o tema de auditoría. Nota. Los aspectos claves para la auditoría, son aquellos procesos, actividades o áreas que componen el tema o asunto a auditar; susceptibles de revisar a fondo en la auditoría por su materialidad o importancia relativa, o por su nivel de riesgo, entre otros aspectos, identificados en la evaluación de riesgos y controles; y que están asociados a los principios del desempeño (eficiencia, eficacia, economía, equidad y la valoración de los costos ambientales). Registro. Ayuda de memoria. Realizar el esquema de la auditoría, que quedará registrado en el plan de trabajo y programa de auditoría, para lo cual se debe definir y registrar:

• Tema específico y objetivos

• Enfoque (Orientado al resultado, al problema o al sistema. Puede ser un solo enfoque o combinado).

• Preguntas o hipótesis de auditoría

• Alcance

• Criterios de auditoría


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• Base y fuentes de los criterios Notas: El auditor debe, como parte de la planeación y/o conducción de la auditoría,

discutir los criterios de auditoría con la entidad auditada, pero es responsabilidad final del auditor seleccionar los criterios de auditoría adecuados (Numeral 3.10.1.18 de la GAT). Lo anterior, es útil para asegurar que existe una comprensión compartida y

común respecto a los criterios de auditoría cualitativa y cuantitativa que serán empleados: cuando los criterios de auditoría no están definidos directamente en las leyes o en otros documentos reconocidos, o cuando los criterios de auditoría deben desarrollarse y perfeccionarse durante el curso del trabajo fiscalizador.

Construir y validar la matriz de planeación de la auditoría. Notas: La matriz de planeación de la auditoría, es la herramienta para determinar

qué auditar y cómo hacerlo. Proporciona una estructura para los componentes básicos de la planeación. En ella se describen brevemente los requisitos y procedimientos necesarios para desarrollar los objetivos de la auditoría y para hacer evaluaciones conforme a los criterios establecidos. La matriz de planeación logra que la planeación de la auditoría sea

sistemática y dirigida, facilita la comunicación de las decisiones sobre la metodología y ayuda en la ejecución de los trabajos de campo.

Registro. Papel de Trabajo PT 17-AD Matriz de planeación. Determinar la materialidad o importancia relativa, teniendo en cuenta que la misma, hace parte de todos los aspectos de las auditorías de desempeño, tales como la selección de los temas, la definición de los criterios, la evaluación de la evidencia y la documentación y la gestión de los riesgos de producir hallazgos de auditoría o informes inapropiados o de bajo impacto (Riesgo de auditoría). Registro. Papel de Trabajo PT 20 - AD Materialidad o Importancia Relativa. Determinar una muestra de auditoría representativa del universo de datos, cuando se considere pertinente, cuyo tamaño permita extrapolar el resultado del análisis al universo. Notas: En caso de utilizar el muestreo, se debe considera que:


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• El universo esté definido de manera exacta.

• La muestra esté diseñada claramente para lograr el objetivo de la auditoría.

• El tamaño de la muestra esté determinado.

• La muestra sea representativa del universo a la que pertenece.

• Se evalúen y documenten los resultados.

• Se podrá utilizar métodos de muestreo estadístico y/o no estadístico. Los papeles de trabajo deben evidenciar si se llevó a cabo el muestreo,

cómo se realizó, y debe ser aprobado en mesa de trabajo por parte del Supervisor (Director Técnico) de la auditoría (Anexo 13-AD Instructivo de análisis de datos).

Registro. Papel de Trabajo PT 04-PF Aplicativo Muestreo, Ayuda de memoria. Elaborar el plan de trabajo, que será la carta de navegación para las fases

de ejecución e informe. Elaborar el programa de auditoría, que contiene los procedimientos a

aplicar en la fase de ejecución con sus respectivos papales de trabajo. Registro. Modelo 14-AD Plan de trabajo y programa de auditoría. Revisar y discutir con el Equipo de Auditoría, en mesa de trabajo, el plan de

trabajo y programa de auditoría y ajustarlos si se considera pertinente. Aprobar el plan de trabajo y programa de auditoría. Registro. Modelo 14-AD Plan de trabajo y programa de auditoría aprobado. Ajustar de ser necesario el Memorando de Asignación, con base en los resultados del plan de trabajo y programa de auditoría aprobados. Nota. El ajuste que se realice no debe modificar el alcance de la auditoría, si es así, se debe aplicar procedimiento para modificación PVCFT. Registro. Memorando de asignación ajustado.

4.2 FASE DE EJECUCIÓN Aplicar las técnicas definidas en los procedimientos de recopilación y

análisis de datos, determinados en la matriz de planeación y los programas de auditoría elaborados; con el propósito de obtener evidencia que dé respuesta a los objetivos de auditoría, haciendo énfasis en los relacionados con la evaluación


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de los principios de economía, eficiencia y eficacia; soporte los hallazgos y conclusiones sobre las preguntas de auditoría, y que sean una base para el informe.

Modificar el plan y programa de auditoría cuando se considere necesario. Notas: Se deben tener en cuenta los numerales 3.10.2.1 y 3.10.2.2 de la GAT,

para la evidencia de auditoría y técnicas de recolección y análisis de datos. Se debe gestionar la calidad, de acuerdo a lo establecido en el Anexo 15-

AD Plan de calidad del proceso de auditoría de desempeño, en lo relacionado con la fase de ejecución.

Registro. Plan y programa de auditoría ajustado, Papeles de trabajo. Estructurar las observaciones a que haya lugar, estableciendo la condición

(desviación frente al criterio), junto con las posibles responsabilidades establecidas por el Equipo de Auditoría en sus análisis, aplicando los numerales 1.3.2.12 y 3.10.2.3 de la GAT, “Estructuración y tratamiento de observaciones y/o hallazgos” Reconsiderar la evaluación inicial de riesgo y de materialidad a la luz de la

evidencia recolectada, antes de sacar conclusiones, y determinar, si es necesario, realizar procedimientos adicionales Ejercer su juicio profesional para llegar a una conclusión sobre el asunto o

materia en cuestión, con base en los resultados u observaciones. Nota. De ser necesario, el Equipo de Auditoría consultará a los expertos internos o externos sobre el contenido de las observaciones encontradas, a fin de consolidar su validez Registro. Modelo 02-PF Ayuda de memoria. Remitir observaciones al despacho del contralor y el Memorando de Asignación para convocar al Comité de Calidad del Proceso Auditor. Recibir convocatoria del despacho del contralor para Comité de Calidad de Informes del Proceso Auditor para la sustentación de las observaciones por parte del director técnico y Equipo de Auditoría. Nota. El Comité de Calidad de Informes contará para su revisión, hasta con cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.


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Preparar la documentación derivada de la auditoría (soportes), necesaria para atender a cabalidad las inquietudes del Comité de Calidad de Informes del Proceso Auditor. Atender las inquietudes, observaciones, recomendaciones técnicas y

metodológicas presentadas por el Comité de Calidad. Realizar los ajustes de fondo y forma, a que haya lugar, de acuerdo a las

observaciones realizadas y documentadas en el Comité de Calidad de Informes. Registro. Acta de Comité de Calidad, ayuda de memoria de análisis por parte del Equipo de Auditoría a observaciones efectuadas por el Comité de Calidad, observaciones ajustadas. Comunicar las observaciones al ente auditado, en medio físico, magnético o por correo electrónico oficial, informándole que puede ejercer el derecho de contradicción y defensa mediante respuesta escrita que contenga los soportes suficientes, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del mismo, prorrogables hasta por dos (2) más, previa solicitud del sujeto. Notas: En la auditoría intersectorial, la remisión de las observaciones está a cargo

de los directores técnicos, que participan de la misma. La solicitud de prórroga debe ser requerida por escrito, en físico o por

correo electrónico oficial hasta un (1) día antes del vencimiento del término. Registro. Oficio de comunicación de las observaciones al Sujeto de Control. Evaluar la respuesta remitida por el ente sujeto de control (derecho de

contradicción), determinando y argumentando si las observaciones quedan en firme o son desvirtuadas. Constituir las observaciones que quedaron en firme como hallazgos y los

responsables (Numeral 1.3.2.12 Estructuración de Observaciones y/o hallazgos de la GAT). Documentar en un anexo las respuestas a las observaciones y la

evaluación y conclusión realizada por el Equipo de Auditoría. Nota. Para la auditoría intersectorial cada dirección técnica responsable deberá realizar la evaluación del derecho de contradicción del sector de su competencia y remitir los resultados a la dirección técnica que consolida. En caso de no existir observaciones, el equipo auditor realizará el informe de auditoría.


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Registro. Modelo 02-PF Ayuda de memoria con la argumentación del análisis realizado a la respuesta de la entidad.

Incorporar los hallazgos y la información obtenida durante la auditoría y las conclusiones a la Matriz de Hallazgos. Notas: Esta matriz es una herramienta útil como apoyo y orientación para la

preparación del informe de auditoría, ya que permite reunir de manera estructurada los principales elementos de los capítulos centrales del informe.

La matriz permite que los miembros del Equipo de Auditoría y las otras

partes interesadas tengan una comprensión homogénea de los hallazgos y sus componentes.

Registro. Papel de trabajo PT 18-AD Matriz de Hallazgos. Formular las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta, los hallazgos que son el resultado del análisis a los objetivos de la auditoría. Notas: Las conclusiones deben dar respuesta a las preguntas de auditoría, al igual

que la evidencia cuantitativa obtenida al usar métodos científicos o técnicas de muestreo. Es importante para los auditores estar orientados a los objetivos y trabajar

de forma sistémica y con el debido cuidado y objetividad. Registro. Ayuda de Memoria Elaborar el proyecto de informe final de acuerdo con los atributos y modelo

establecido, redactando en forma clara y precisa el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el plan de trabajo dando respuesta a las preguntas e hipótesis y el resultado de las pruebas adelantadas en la fase de ejecución. (Modelo 16-AD Informe de auditoría de desempeño. Anexo 14-AD Instructivo informe auditoría). Remitir el informe final al Supervisor (Director Técnico), para su revisión

integral y aprobación. Notas:


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Los auditores deben esforzarse por proporcionar informes de auditoría que sean completos, convincentes, oportunos, de fácil lectura y equilibrados. El informe debe responder claramente las preguntas de auditoría o explicar

cuando no ha sido posible obtener alguna respuesta. Los hallazgos de auditoría deben ser puestos en perspectiva, y debe

garantizarse la congruencia entre los objetivos de la auditoría, las preguntas, resultados y conclusiones Se debe incluir en el informe la respuesta a las observaciones dada por el

sujeto de control y la conclusión dada por el Equipo de Auditoría a cada una de ellas.

Registro. Informe Revisar en mesa de trabajo, el contenido del informe y realizar los ajustes

que consideren necesarios Declarar la conformidad del informe y aprobarlo, o determinar producto No

Conforme cuando haya lugar a ello. Nota. En las auditorías Intersectoriales, los Directores Técnicos son responsables de la revisión y aprobación del informe final. Registro. Ayuda de Memoria e Informe aprobado Remitir al Despacho del Contralor el Informe Final para su revisión, aprobación y firma, adjuntando la Ayuda de Memoria con la argumentación y análisis realizado por el Equipo de Auditoría a la respuesta de la entidad. Nota. El Despacho contará para su revisión, hasta con ocho (8) días hábiles, siguientes al recibido del Informe Final. Registro. Informe con los documentos soportes Entregar al Despacho del Contralor el informe final impreso, una vez

aprobado, para su firma. Notas: El Supervisor (Director Técnico) sustentará los cambios y/o ajustes en el

Informe Final, respecto del Informe Preliminar, cuando el Despacho Contralor así lo requiera El Contralor aprueba el informe final, de lo contrario solicitará los ajustes

necesarios al Supervisor


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Registro. Informe Final firmado por el Contralor, solicitando ajustes.

Realizar la reunión de cierre de la auditoría con el (los) auditado (s). Nota. Previa a la publicación del informe se debe realizar la reunión final "cierre de auditoría" con el (los) auditado(s), con el fin de informar sobre la terminación del proceso auditor y los resultados definitivos alcanzados (hallazgo y conclusiones) que den respuesta a las preguntas planteadas en la auditoría, sin abrir la posibilidad de nuevas controversias o aporte de nueva información; así como hacer la entrega de los bienes y documentos facilitados al Equipo de Auditoría por el auditado para el desarrollo de la auditoría. Registro. Ayuda de Memoria Remitir informe final al ente auditado en medio físico y/o magnético. Remitir la Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo, estableciendo los

días con que cuenta el ente auditado para su diligenciamiento y remisión. Registro. Comunicación remisión Informe Final. Realizar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al envío del informe final al ente auditado lo siguiente: Remitir copia del informe final de auditoría al Concejo Municipal por correo

electrónico. Remitir copia del informe final a la Oficina de Control Fiscal Participativo, si

se dio trámite a un requerimiento ciudadano a través de este tipo de auditoría. Publicar en la Página Web el informe final de auditoría. Remitir copia del informe final a la comunidad o grupo(s) organizado(s) que

participaron en la auditoría. Remitir informe ejecutivo de la auditoría a la Oficina de Comunicaciones. Registro. Publicación página web. Recibir el Plan de Mejoramiento suscrito por el ente sujeto de control a través del aplicativo SIA y verificar que haya sido suscrito de acuerdo con lo establecido en la Resolución de Planes de Mejoramiento de la CMP. Registro. Papel de Trabajo PT 03-PF Evaluación Plan de Mejoramiento, Ayuda de memoria sobre la verificación del Plan de Mejoramiento.


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Realizar seguimiento al impacto del tema auditado generado por los resultados obtenidos, como de las acciones tomadas por la entidad respecto de los hallazgos generados, de acuerdo a la resolución de planes de mejoramiento. Realizar reporte de seguimiento y cierre de la auditoría. Notas: El Supervisor (Director Técnico) de acuerdo a los términos establecidos en

el plan de mejoramiento, designará un equipo de auditoría para adelantar las actividades de seguimiento. Este seguimiento debe ser informado adecuadamente con el fin de

proporcionar retroalimentación, si es posible, con las conclusiones e impactos de todas las medidas correctivas relevantes. Si la entidad auditada ha implementado acciones insuficientes o

insatisfactorias es posible que requiera una auditoría adicional por parte de la Contraloría.

Registro. Papel de Trabajo PT 03-PF Evaluación Plan de Mejoramiento. Diligenciar los formatos de Beneficios del Control Fiscal Cualitativos y/o Cuantitativos, de acuerdo a los que fueron determinados en el proceso auditor, para ser remitidos al área responsable de consolidarlos, cuando sean requeridos. Registro. Formatos de Beneficios del Control Fiscal diligenciados. Remitir al Despacho del Contralor los hallazgos con presunta incidencia fiscal, disciplinaria, penal o de otra connotación para que sean trasladados a las autoridades competentes, dentro del término establecido por la CMP. Nota. Los hallazgos con incidencia fiscal serán trasladados en el formato Modelo 07-PF Traslado de hallazgos; los disciplinarios, penales y otras connotaciones serán trasladados mediante comunicación escrita suscrita por el Contralor o por quien este delegue. Registro. Oficio de remisión de hallazgos al Contralor y en el caso de hallazgos fiscales, Modelo 07-PF Traslado de hallazgos fiscales. Entregar el expediente de la auditoría al Supervisor (Director Técnico) para custodia conforme a la Ley General de Archivo. Nota. Una vez se realice el seguimiento al plan de mejoramiento, los documentos correspondientes y el reporte de seguimiento se anexarán al expediente, dando por concluido el proceso de auditoría


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Registro. Comunicación escrita y carpeta digital

5. DEFINICIONES2

Actividades de control. Políticas, sistemas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Estas actividades se dan a lo largo y ancho de la organización en todos los niveles y en todas las funciones; incluyen actividades tan diversas como son las aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, indicadores de rendimiento, seguridad de activos y segregación de funciones, controles físicos, procesamiento de información. Ahorros producto del Control fiscal. Se originan cuando un sujeto de control fiscal al realizar una acción correctiva evita la erogación de recursos, que se puede presentar por: supresión o modificación de actividades, procesos o dependencias. (estos beneficios pueden ser medidos calculando ingresos o recursos ahorrados), o modificación de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o inequitativas haciéndolas menos gravosas. Alcance de la auditoría. Marco o límite de una auditoría en el que se determina el tiempo que se va a emplear, las materias o áreas que se van a cubrir, la profundidad de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodología aplicable. Análisis de riesgos y controles. Es el uso sistemático de la información disponible para determinar qué tan frecuentemente pueden ocurrir eventos específicos y la magnitud de sus consecuencias. En el análisis de riesgo hay que tener clara las distinciones entre el riesgo mismo, el hecho o evento cuando este ocurre y la consecuencia, puesto que a menudo se confunden como si fuesen lo mismo. Aseguramiento auditoría de desempeño. Significa, que los usuarios de la información pueden confiar en los hallazgos, conclusiones y recomendaciones indicadas en el informe de auditoría, dada la aplicación de procedimientos serios, precisos y consistentes para llegar a ellas frente a la utilidad, confiabilidad, eficiencia y eficacia en el desempeño de la gestión. El auditor proporciona a los usuarios de la información un nivel de aseguramiento o certeza, al explicar de

2 Guía de Auditoría Territorial - GAT, en el marco de las Normas Internacionales ISSAI. Ver

Glosario Pág. 235


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forma equilibrada y razonable como se llegó a los hallazgos, criterios y conclusiones y por qué los hallazgos derivaron en las conclusiones señaladas. Asunto de auditoría de desempeño. Hace referencia a la pregunta “¿Qué se audita?”, se define en el alcance de la auditoría; pueden ser planes, programas, proyectos, políticas, sistemas, entidades o fondos específicos; y comprender actividades (con sus productos, resultados e impactos), o situaciones existentes, incluidas causas y consecuencias. Ayuda de memoria. Documento mediante el cual se registra, en medio electrónico o en físico, el desarrollo de temas tratados y las conclusiones de las mesas de trabajo. Así mismo actividades específicas del procedimiento que no tengan papel de trabajo definido. Beneficios del control fiscal. Son los obtenidos por la entidad auditada, como consecuencia de la aplicación del control fiscal, los cuales pueden ser cuantitativos o cualitativos, conllevando a un uso adecuado de los recursos. Bien de uso público. Bien Público que puede ser usado o disfrutado por todos los habitantes. Por su interés social el Estado interviene en su administración y cuidado, directa o indirectamente. Carta de compromiso. Instrumento que permite registrar las responsabilidades de la Contraloría Municipal de Pereira y de la dirección del sujeto de vigilancia con relación a la auditoría a realizarse. Este documento se suscribe en la instalación de la auditoría. Carta de Observaciones. Documento por medio del cual se comunican al auditado, aquellos puntos o aspectos presuntamente irregulares, obtenidos como resultado de la auditoria, los cuales se dan traslado a la entidad, con el fin de que ésta ejercite el derecho a la defensa o derecho de contradicción, aportando pruebas y demás que necesite para este efecto. Dichos puntos o aspectos presuntamente irregulares conforman las Observaciones que se determina con su condición y criterio. Causa. Representa la razón básica (o las razones) por la cual ocurrió la condición o el motivo del incumplimiento del criterio o norma. Cierre del proceso auditor. Finalización del proceso de auditoría. Se realiza cierre provisional con la liberación del informe final y la entrega de expediente en custodia; y una vez se surta la fase de seguimiento se incorporara el informe respectivo al expediente, se da cierre definitivo a la auditoría.


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Compromiso. Grado de las responsabilidades del auditor hacia el auditado, el cual es determinado entre otros por el objetivo y alcance de la auditoría. Conclusión de auditoría. Es la certeza, juicio y buen criterio del auditor sobre el resultado del análisis en respuesta a los objetivos y preguntas de la auditoría. Éstos deben permitir confirmar o desvirtuar las hipótesis planteadas Comunicación. Los auditores, deben mantener una comunicación eficaz y apropiada con las entidades auditadas y las partes interesadas relevantes durante todo el proceso de auditoría, y definir el contenido, proceso y destinatarios de la comunicación para cada auditoría (Numeral 3.9 de la GAT). Confianza y seguridad en la auditoría de desempeño. Los usuarios de los informes de las auditorías de desempeño esperan confiar en la información que utilizan para tomar decisiones. Por lo tanto, esperan informes confiables que establezcan la posición (basada en la evidencia) de la Contraloría Municipal de Pereira respecto al tema evaluado. En consecuencia, los auditores de desempeño deben, en todos los casos, proporcionar hallazgos basados en evidencia suficiente y apropiada, y gestionar activamente el riesgo de emitir informes inapropiados (ISSAI 300.21-23). Control posterior y selectivo. Es la fiscalización de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, con el fin de determinar si las actividades, operaciones y procesos ejecutados y sus resultados se ajustan a los principios, políticas, planes, programas, proyectos, presupuestos y normatividad aplicables y logran efectos positivos para la consecución de los fines esenciales del Estado. Este tipo de control se efectuara aplicando el principio de selectividad. Para el ejercicio del control fiscal posterior y selectivo, la vigilancia fiscal podra realizarse a través del seguimiento permanente del recurso público por parte de los órganos de control fiscal, mediante el acceso irrestricto a la información por parte de estos (Art. 53 del Decreto 403 de 2020). Criterios de auditoría. Son normas razonables y específicas, contra las cuales se pueden evaluar y valorar la economía, la eficiencia y la eficacia de las operaciones. Son estándares utilizados para medir la economía, la eficiencia y la efectividad del asunto u objeto de la auditoría. Derecho de Contradicción. Documento que contiene el derecho a la Defensa que tienen las entidades sujetas de control, con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores y socializadas al sujeto auditado dentro de la Carta de Observaciones.


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Desarrollo sostenible. Satisface las necesidades del presente sin comprometer las capacidades de las futuras generaciones, garantizando el equilibrio entre el crecimiento económico, el cuidado del medio ambiente y el bienestar social. Busca el fortalecimiento de las capacidades de las personas y proporcionar un entorno propicio para el acceso a las oportunidades, centrándose en las poblaciones mas vulnerables y excluidas, para que sean sostenibles desde el punto de vista económico, social y medio ambiental. La “Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible3 definió la forma de gestionar y utilizar de manera sostenible los recursos naturales; para que estos se utilicen en la promoción de la recuperación económica y los medios de vida; orientando eficazmente las políticas de reducción de la pobreza y de una vida digna y suficiente. Como principio, según el artículo 3° del Decreto 403 de 2020, la gestión económica, financiera y social del Estado debe propender por la preservación de los recursos naturales y su oferta para el beneficio de las generaciones futuras, la explotación racional, prudente y apropiada de los recursos, su uso equitativo por todas las comunidades del área de influencia y la integración de las consideraciones ambientales en la planificación del desarrollo y de la intervención estatal. Diseño de la auditoría. Hace parte de la planeación estratégica: En esta etapa se define la estrategia general de la auditoría de desempeño y se realiza el levantamiento de información relevante sobre el tema objeto de auditoria, que permite alcanzar suficiente conocimiento del mismo para planear adecuadamente la auditoría antes de su ejecución (Numeral 3.10.1.9 de la GAT). Economía. Principio de control fiscal según el cual, la gestión fiscal debe realizarse con austeridad y eficiencia, optimizando el uso del tiempo y de los demás recursos públicos, procurando el más alto nivel de calidad en sus resultados (Art. 3o del Decreto 403 de 2020). Efectividad. La efectividad es un concepto relacionado con el logro de objetivos. Tiene que ver con la relación entre metas u objetivos, productos e impactos. Se

2 Es un plan de acción a favor de las personas, el planeta y la prosperidad, que también tiene la intención de fortalecer la

paz universal y el acceso a la justicia. La Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible fue adoptada por la Asamblea General

de la ONU en el ano 2015 y regira los programas de desarrollo mundiales durante los próximos 15 años (Año 2030). Esta

estrategia plantea 17 Objetivos con 169 metas de carácter integrado e indivisible que abarcan las esferas económicas. Esta

estrategia.


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refiere a la relación entre los resultados de una intervención o programa en términos de sus efectos en la población objetivo (impactos observados) y las metas deseadas (impactos esperados). Implica verificar si los cambios en la población objetivo pueden atribuirse a las acciones del programa evaluado. Eficacia. Principio de control fiscal, por el cual, los resultados de la gestión fiscal deben guardar relación con sus objetivos y metas y lograrse en la oportunidad, costos y condiciones previstos (Artículo 3o del Decreto 403 de 2020). Eficiencia. En virtud de este principio, se debe buscar la máxima racionalidad en la relación costo-beneficio en el uso del recurso público, de manera que la gestión fiscal debe propender por maximizar los resultados, con costos iguales o menores (Art. 3o del Decreto 403 de 2020). Ejecución de la auditoría de desempeño. Es aplicar las técnicas definidas en los procedimientos de recopilación y análisis de datos, determinadas en la matriz de planeación y los programas de auditoría elaborados, con el propósito de obtener evidencia que dé respuesta al objetivo de auditoría, soporte las observaciones, hallazgos y conclusiones sobre las preguntas de auditoría. (Numeral 3.10.2 de la GAT) Efecto disuasivo. En virtud de este principio, la vigilancia y el control fiscal deben propender a que sus resultados generen conciencia en los sujetos a partir de las consecuencias negativas que les puede acarrear su comportamiento apartado de las normas de conducta que regulan su actividad fiscal (Artículo 3o del Decreto 403 de 2020). Enfoque de auditoría. La auditoría y otras actuaciones de vigilancia y control que ejerce la Contraloría Municipal de Pereira tienen un enfoque basado en riesgos sobre la gestión fiscal, a partir del conocimiento del sujeto de control fiscal (Numeral 1.2.4 de la GAT). Enfoque orientado al sistema. Examina el funcionamiento apropiado de los sistemas de gestión. Este enfoque es una aproximación que no se centra principalmente en los planes, programas, proyectos o asunto auditar, sino en sistemas de gestión óptimos como condición de políticas eficaces y eficientes (Numeral 3.4 de la GAT- ISSSAI 300.26). Enfoque orientado al resultado. Evalúa si se ha logrado el resultado o producto deseados tal como se previó, o si los programas y servicios operan como se tenía previsto. Este enfoque es aplicado con mayor facilidad cuando existe una declaración clara de los resultados o productos deseados (ej. en la


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legislación/regulación o en una estrategia determinada por las partes responsables). Este enfoque se ocupa de cuestiones como ¿Cuál es el rendimiento obtenido o qué resultados se han logrado?” o “¿Se han cumplido los requisitos o los objetivos?” (Numeral 3.4. GAT- ISSSAI 300.26). Enfoque orientado al problema. Verifica y analiza las causas de problemas específicos o desviaciones de los criterios de auditoría de lo que debe o podría ser. Las conclusiones se basan principalmente en el análisis y la confirmación de las causas, en lugar de la comparación de la evidencia de auditoría respecto a los criterios de auditoría (Numeral 3.4 GAT- ISSSAI 300.26). Equidad. En virtud de este principio, la vigilancia fiscal debe propender por medir el impacto redistributivo que tiene la gestión fiscal, tanto para los receptores del bien o servicio público considerados de manera individual, colectivo, o por sector económico o social, como para las entidades o sectores que asumen su costo (Artículo 3o del Decreto 403 de 2020). Especialización técnica. La vigilancia y el control fiscal exigen calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio, por lo que se hace necesario conocer la naturaleza de los sujetos vigilados, el marco regulatorio propio del respectivo sector y de sus procesos, tener a disposición la información científica y los conocimientos aportados por las disciplinas académicas aplicables a los mismos y a los distintos escenarios en los que se desarrollan (Artículo 3o del Decreto 403 de 2020). Estudio previo. Recopilación y análisis de las operaciones sujetas a auditoría, sin llevar a cabo una verificación detallada, en el que: 1) se establezca si existen las condiciones necesarias para la auditoría; 2) se proporcionan los antecedentes y la información necesaria para comprender a la entidad, el programa o la función y 3) se lleva a cabo en un periodo corto. Su propósito es obtener el suficiente conocimiento de área del asunto para corroborar que la auditoría puede conducirse de acuerdo con las políticas de auditoría de desempeño y para desarrollar un plan de auditoría que proporcione una base para llevar a cabo la auditoría de manera ordenada, eficiente y rentable (Numeral 3.10.1.10 de la GAT). Evidencia de auditoría. Conjunto de elementos obtenidos de la ejecución de los procedimientos que responden a los objetivos propuestos, y sustenta los hallazgos y conclusiones en forma razonable. Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a través de la observación, inspección, entrevistas y análisis (Numeral 3.10.2.1 de la GAT).


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Fases de la auditoría. El Proceso de Auditoría de Desempeño, incluye las fases de planeación (Dos etapas: planeación estratégica y diseño de la auditoría), de ejecución, de elaboración del informe y el seguimiento (Numeral 3.10 de la GAT). Formulación de preguntas de auditoría. Es un proceso interactivo en el cual las preguntas sea especifican y perfeccionan repetidamente, tomando en cuenta la información nueva y conocida sobre el tema, así como la viabilidad de obtener respuestas (Numeral 3.10.1.17 pág. 150 de la GAT). Fuente de criterio de auditoría. Son normas estandarizadas (manuales, procedimientos, formatos, etc.), legislación y opiniones de expertos usados para evaluar una situación y determinar si un programa satisface o supera las expectativas, proporcionando el contexto para entender los resultados de la auditoría. Hallazgo de auditoría. Hecho relevante y resultado determinante de la auditoria que compara la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, el hallazgo establece las causas y efectos de la desviación entre la condición y el criterio, el cual podra tener incidencia disciplinaria, fiscal, penal y sancionatoria. Informe de auditoría. Documento y producto final de la auditoría de desempeño, contiene los resultados del proceso auditor, los cuales son comunicados a los auditados y corporaciones de elección popular, así como a los usuarios de la información, con el propósito de facilitar las acciones de seguimiento y las acciones correctivas. Este informe sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la fase de ejecución (Numeral 3.10.3.1 de la GAT). Imposibilidad en el acceso a la información. En virtud de este principio, los órganos de control fiscal podrán requerir, conocer y examinar, de manera gratuita, todos los datos e información sobre la gestión fiscal de entidades públicas o privadas, exclusivamente para el ejercicio de sus funciones sin que le sea oponible reserva alguna (Artículo 3o del Decreto 403 de 2020). ISSAI. Normas Internacionales de Auditoría para Entidades Fiscalizadoras Superiores EFS. INTOSAI. Organización Internacional de las Entidades fiscalizadoras Superiores. Juicio y escepticismo. Para efectos de esta modalidad de auditoría, es de vital importancia que los auditores ejerzan el escepticismo profesional y adopten un enfoque crítico, manteniendo una distancia objetiva de la información


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proporcionada, que realicen evaluaciones racionales y aíslen sus propias preferencias personales y las de los demás. Al mismo tiempo, deben ser receptivos a las opiniones y argumentos. Esto es necesario con el fin de evitar errores de juicio o sesgo cognitivo. El respeto, la flexibilidad, la curiosidad y la disposición de innovar son igualmente importantes. La innovación aplica al propio proceso de auditoría, pero también a los procesos o actividades auditados. (Numeral 3.7 de la GAT). Mapa de riesgo. Instrumento que describe los diferentes riesgos a que esta abocado un sujeto de control. Marcas de auditoría. Son símbolos o signos que se utilizan en el ejercicio de la auditoría para explicar en forma resumida, dentro de los papeles de trabajo los procedimientos efectuados por el auditor en cumplimiento del Plan de Trabajo (Numeral 1.3.1.7 de la GAT). Matriz de planeación. Es una herramienta para determinar qué auditar y cómo hacerlo. Proporciona una estructura para los componentes básicos de la planeación de la auditoría. En ella se describen brevemente los requisitos y procedimientos necesarios para desarrollar los objetivos de la auditoría y para hacer evaluaciones conforme a los criterios establecidos (Numeral 3.10.1.19). Matriz de riesgo inherente, fraude y controles. Herramienta metodológica que sirve de base para ayudar al auditor, a identificar y valorar el riesgo inherente, el diseño y la efectividad de los controles, y el riesgo de detección, para administrar el riesgo de auditoria y emitir concepto sobre la calidad y eficiencia de los mecanismos de control (Numeral 3.10.1.14 de la GAT). Memorando de asignación de auditoría. Documento mediante el cual se formaliza la asignación e inicio de las actuaciones programadas en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial. Mesas de trabajo. Espacios de diálogo y análisis periódicos que se desarrollan durante todo el proceso auditor, para compartir conocimiento e información, para interactuar y compartir técnicas y experiencias, con el propósito de obtener visión conjunta e integral del vigilado mediante la aplicación articulada y simultánea de técnicas y procedimientos, mejorando los canales de comunicación y validando en equipo el desarrollo y ejecución del trabajo realizado. Estos resultados se registran en el Modelo 02-PF Ayuda de memoria. Muestreo de auditoría. Aplicación de procedimientos para seleccionar un porcentaje representativo de los elementos de una población o universo, que permita evaluarlos. De acuerdo con la naturaleza de la población o el universo en


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estudio y los objetivos específicos de la auditoría se debe seleccionar y utilizar un método de muestreo adecuado, y de ser necesario solicitar el apoyo especializado para este fin. Se podra utilizar método estadístico y no estadístico para determinar la muestra. El supuesto implícito, es que la muestra permitira efectuar inferencias precisas sobre la población (Numeral 1.3.3.5 de la GAT). Papeles de trabajo. Son los registros efectuados por el auditor de la información obtenida en el desarrollo de la auditoría. En éstos se consignan las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. Respaldan el informe de auditoría, sirven como fuente de información y facilitan la administración de la auditoría; se pueden registrar en papel, en formato electrónico u otros medios. Parte interesada. Esta constituida por los usuarios de la información, interesados en los resultados institucionales, entre los cuales se destacan los sujetos de control o auditados como destinatarios de los informes de auditoría y responsables por la atención de las observaciones y hallazgos. Plan de mejoramiento. Son las acciones que debe tomar la administración con base en los resultados de auditorías para corregir situaciones observadas por la Contraloría Municipal de Pereira. Plan de trabajo. Documento en el que se reporta el conocimiento inicial del sujeto de control, la estrategia de auditoría, se proponen esquemas de trabajo, cronograma de actividades, programa de auditoría, se establecen responsabilidades y determina el alcance de la auditoría. Es la carta de navegación del equipo de auditoría para las fases de ejecución e informe, se elabora al final de la fase de planeación; permite al equipo de auditoría focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos (evaluar y determinar la necesidad de incluir expertos) y propuestas, proporcionar una base de discusión sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoría. (Numeral 3.10.1.20 de la GAT). Planeación auditoría de desempeño. La fase de planeación de esta auditoría, se divide en dos etapas: planeación estratégica y diseño de la auditoría. En la primera se analizan y determinan los asuntos y cuestiones a auditar, mediante un proceso de identificación, selección, priorización y aprobación de los temas de auditoría, y en la segunda etapa de esta fase, se define la estrategia general de la auditoría (Numeral 3.10.1 de la GAT). Planeación estratégica de la auditoría de desempeño. Proceso sistémico, realizado por las direcciones técnicas, con base en lineamientos del Despacho del


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Contralor para la planificación y programación del PVCFT. (Numeral 3.10.1.1 de la GAT). Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial - PVCFT. Contiene la programación anual de los diferentes tipos de auditoría a desarrollar, los entes o asuntos a auditar, asignando el talento humano y otros recursos, con base en criterios de priorización. (Numeral 1.4.1.2 pág. 70 de la GAT). Preguntas de auditoría. Son cuestionamientos que, a manera de hipótesis, permiten dirigir sistemáticamente la atención del auditor hacia la necesidad de saberes y criterios exigidos, con el fin de enrutar los objetivos de la auditoria. (Numeral 3.10.1.17 de la GAT). Procedimientos de auditoría. Comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar a cabo en forma sistemática y razonable. Pasos específicos que desarrollara el auditor para examinar la gestión, detectar hallazgos y recopilar la evidencia necesaria. Producto No Conforme. Es aquel que se configura cuando se presenten una o más de las siguientes situaciones: incumplimiento parcial o total de los objetivos de la auditoría establecidos en el Memorando de Asignación, falta de evidencia y soporte de los hallazgos y el incumplimiento de las actividades y controles descritos en cada una de las fases de planeación, ejecución e informe, establecidas en el procedimiento auditor y la GAT. Programa de auditoría. Esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplear durante la fase de ejecución, determinando la extensión y la oportunidad en que serán aplicados, así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados. (Numeral 3.10.1.21 de la GAT). Pruebas de recorrido. Son aquellas realizadas en la fase de planeación, que incluyen y consisten en la acción de seguimiento que se realiza de un proceso o de una operación, desde el inicio hasta la finalización (paso a paso), que facilitan su comprensión y permiten identificar las actividades claves, los principales riesgos, los controles relevantes diseñados por las entidades para mitigarlos y su aplicación. Pruebas analíticas. Análisis de la información obtenida; además de las conclusiones alcanzadas en actividades de auditoría anteriores, que permite valorar los riesgos y determinar los procesos y actividades donde se realizaran las pruebas de recorrido. Es un examen detallado de una situación o condición, logrando establecer las partes que lo constituyen, sus características,


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comportamiento, variables, relaciones y desviaciones; con el fin de lograr conclusiones validas respecto al estado de cosas, situación o condición. Pruebas de detalle. Comprende la aplicación de una o más técnicas de auditoría a partidas o transacciones individuales, tales como: pruebas de cálculos, inspecciones físicas, indagaciones y observaciones. Pruebas de cumplimiento. Es la evaluación de los procedimientos relativos a los controles con el fin de determinar si están siendo aplicados tal como fueron diseñados. Estas pruebas dan el nivel de confianza en los procedimientos prescritos, para determinación de la naturaleza, oportunidad o extensión de las pruebas sustantivas de determinada clase, si se llevaron a cabo los procedimientos necesarios, como se llevaron y quien los realizo. Pruebas de doble propósito. Son aquellas, con las cuales se obtienen dos resultados: probar el cumplimiento del control interno y comprobar si el valor monetario de las transacciones es el correcto. Puntos de control. Unidad básica de gestión fiscal con autonomía administrativa, presupuestal o contractual, encargada de la administración, operación o utilización de los recursos públicos del orden nacional o territorial, independientemente del ámbito geográfico donde realice su gestión. (Numeral 1.2.6.1 de la GAT). Recursos públicos. Son los ingresos que percibe el Estado de cualquier naturaleza que sean con el objeto de financiar el gasto Publico. Referenciación. Sistema de identificación que consiste básicamente en la asignación de códigos a las diferentes hojas en los papeles de trabajo, de tal forma que facilite su manejo. Reunión de instalación: Actividad que realiza el Contralor o su delegado, el Director Técnico y/o Equipo de Auditoría, con el representante legal o su delegado y los servidores públicos responsables de los asuntos a evaluar en el ente para declarar oficialmente instaladas las Auditorías Gubernamentales programadas en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial (PVCFT) de la vigencia. Reunión de cierre. Es la reunión final que determina el "cierre de auditoría", en la que participan los auditados, y que tiene como fin informar sobre la terminación del proceso auditor y los resultados definitivos alcanzados (hallazgos y conclusiones), así como hacer la entrega de los bienes y documentos facilitados al Equipo de Auditoría por el auditado para el desarrollo de la auditoría. En esta reunión no hay


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la posibilidad de abrir nuevas controversias como tampoco, la de aportar nueva información. (Numeral 3.10.3.6 de la GAT). Resultado Esperado. Es la exposición de las expectativas del proceso auditor, de acuerdo con los objetivos y criterios de la auditoria, está orientado a verificar los resultados de la gestión, establecer si los recursos humanos, físicos, naturales, financieros y tecnologías de información y comunicación puestos a disposición de un gestor fiscal, se ejecutaron de forma eficiente, eficaz, económica y de manera transparente, en cumplimiento de los fines constitucionales y legales del estado (Numeral 1.2.5 de la GAT). Riesgo Combinado (RCB). Es el resultado de la ponderación del riesgo inherente final asociado a la ponderación de la evaluación del diseño de los controles. Riesgo de Auditoría (RA). Posibilidad que un auditor emita resultados errados o inexactos, que podrían modificar la opinión o concepto emitido en un informe de auditoría. (Numeral 1.3.1.5 de la GAT). Riesgo de Detección (RD). Esta directamente relacionado con la eficiencia de los procedimientos de auditoría que se apliquen, en cuanto no permitan identificar la existencia de errores o fraudes existentes en el proceso de evaluación realizado. (Numeral 1.3.1.5 de la GAT). Riesgo de fraude. Posibilidad de que se materialice un acto intencionado, realizado por una o más personas de la dirección, los responsables del gobierno de la entidad, los empleados o terceros, que conlleve la utilización del engaño con el fin de conseguir una ventaja injusta o ilegal. El riesgo de fraude es un acto tendiente a eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros (ISSAI 100.47). Riesgo Inherente (RI). Esta asociado a la naturaleza del sujeto de vigilancia y control fiscal y es intrínseco a las actividades que desarrollan sin tener en cuenta los controles que de este se hagan a su interior y debe ser conocido por el auditor al practicar su examen, lo cual lo lleva a considerar la forma como se opera y las dificultades a las que esta expuesto el sujeto. Este riesgo surge de la exposición que tenga el asunto o materia y la actividad en particular, así como la probabilidad de que lo afecten aspectos negativos. (Numeral 1.3.1.5 de la GAT). Riesgo de Control (RC). Esta marcado por los controles que tiene implementados el sujeto de vigilancia y control fiscal y las circunstancias en que lleguen a ser insuficientes o inadecuados, en perjuicio de la detección oportuna de irregularidades. El riesgo de control es la posibilidad de que se produzca una


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desviación material que no sería evitada, o detectada y corregida a tiempo por los sistemas de control interno de la entidad o entidades auditadas. (Numeral 1.3.1.5 de la GAT). Rol. Es el papel que alguien representa o desempeña, por voluntad propia o por imposición. Los roles son atribuidos a una persona para que, en determinadas situaciones o circunstancias, actúe o se comporte de acuerdo a un conjunto de pautas, en satisfacción de una serie de expectativas. Seguimiento. Examen de las acciones correctivas adoptadas por la entidad auditada u otra parte responsable, realizado por los auditores con base en los resultados de las auditorías de desempeño. Es una actividad independiente que aumenta el valor del proceso de auditoría mediante el fortalecimiento del impacto de la auditoría, y la definición de las bases para mejorar un posible trabajo de auditoría futuro. (Numeral 3.10.4 de la GAT). Selectividad. En virtud de este principio, el control fiscal se realizara en los procesos que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa o detrimento al patrimonio público. Así mismo, en virtud de este principio, el control fiscal podra responder a la selección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades, que lleve a obtener conclusiones sobre el universo respectivo (Artículo 3o del Decreto 403 de 2020). Sistema de control interno. Conjunto de planes, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que las actividades de la entidad se realicen de conformidad con las normas legales; la salvaguarda de los recursos, exactitud y veracidad en la información financiera y administrativa; la eficiencia en las operaciones; la observación de las políticas prescritas, para lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados. Sujetos de control. Entidad o persona que por el manejo de recursos públicos es objeto de fiscalización y responsable de rendir cuenta o informes sobre los resultados de su gestión a la contraloría territorial. Son los órganos que integran la administración central, descentralizada y asimiladas del Municipio de Pereira, los particulares, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que a cualquier título recauden, administren, manejen, dispongan o inviertan fondos, recursos del Estado y/o bienes o recursos públicos en lo relacionado con éstos. (Numeral 1.2.6.1 de la GAT). Supervisión. Actividad que se realiza durante el proceso de auditoría por parte de un servidor público, quien actúa como Supervisor (Director Técnico), y jefe del


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equipo de auditoría; con el fin de revisar los criterios a aplicar y aplicados por los miembros del grupo, orientar y/o validar las labores pertinentes. (Numeral 1.4.2.2 de la GAT). Técnicas de diagnóstico. Existencia de diferentes métodos y herramientas para que el auditor obtenga un entendimiento holístico y una visión de conjunto del ente u objeto a auditar: TASCOI, Desdoblamiento de complejidad, DOFA y Diagrama de verificación de riesgo, análisis stakeholder, además de las participativas utilizadas por las ciencias sociales, entre otros. (Numeral 3.10.1.13 de la GAT). Valoración de costos ambientales. En virtud de este principio el ejercicio de la gestión fiscal debe considerar y garantizar la cuantificación e internalización del costo-beneficio ambiental y cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y del ambiente; y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. CONDICIONES GENERALES

Para la aplicación de este procedimiento, se requiere que el personal involucrado conozca sus responsabilidades, respecto al desarrollo de cada una de las actividades a ejecutar descritas en el mismo. Cuando en cumplimiento de esta Guía existan diferencias en su aplicación, el jefe de control fiscal o director de auditorías del área con el jefe de planeación, definirán las actividades necesarias que permitan articular el procedimiento con las necesidades presentadas. Normas de auditoría Los auditores deben conocer las Normas de Auditoría Gubernamental Colombiana, las Normas ISSAI 100 “Principios fundamentales de auditoría del sector público”, ISSAI 300 “Principios fundamentales de la auditoría de Desempeño” y demás disposiciones que en materia de control fiscal se encuentren en la legislación colombiana, así como la Guía de Auditoría Territorial - GAT, en el marco de las Normas Internacionales ISSAI. Este procedimiento aplica para las auditorías de desempeño que se desarrollen, en cumplimiento del PVCFT para cada vigencia a auditar. Elementos de la auditoría de desempeño Los elementos de una auditoría del sector público (auditor, parte responsable, usuarios previstos, criterios e información) como se define en la ISSAI 100.24,


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pueden asumir distintas características en la auditoría de desempeño. Los auditores deben identificar explícitamente los elementos de cada auditoría y comprender sus implicaciones para que puedan realizar su auditoría de manera apropiada (Numeral 1.2.6 de la GAT, ISSAI 300.15 - 23). Planeación estratégica La planeación estratégica en la auditoría de desempeño, comprende la identificación, selección, priorización y aprobación de los temas de auditoría de desempeño, para ser incorporados en el proceso de formulación del Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial - PVCFT. El direccionamiento estratégico establece las políticas, lineamientos, y estrategias para la planificación, programación y seguimiento del PVCFT, referenciados en el numeral 1.4.1 de la GAT, a ejecutar en un período determinado con el propósito de cumplir la misión de la Contraloría Municipal de Pereira y realizar una vigilancia y control efectivo y oportuno a los recursos, en observancia del mandato constitucional y legal. Ver Papel de Trabajo PT 01-PF Matriz de Riesgo Fiscal y Anexo 01-PF Instructivo Matriz de riesgo fiscal. Identificación y selección de temas o asuntos La dirección técnica, conformara un grupo de expertos en sus respectivos campos de especialización, para emitir juicio profesional sobre los criterios de selección y validación del objetivo general propuesto con base en la información contenida en los Papeles de Trabajo PT 13-AD Criterios de identificación de temas y PT 14-AD Criterios de selección de temas de Auditoría de Desempeño. En cualquier momento del horizonte de planeación del PVCFT, las direcciones técnicas, podrán presentar propuestas de temas de auditoría de desempeño a la Oficina de Planeación, elaboradas por iniciativa de cualquier profesional adscrito a la dirección. Los temas deben ser lo suficientemente significativos, así como auditables y congruentes con el mandato de la Contraloría Municipal de Pereira. Las propuestas se acumularán para surtir el trámite de selección y priorización dentro de los tiempos establecidos para la planeación estratégica. El proceso de selección de los temas debe tratar de maximizar el impacto esperado de la auditoría, teniendo en cuenta los recursos con que se cuenta. (Numeral 3.10.1.3 de la GAT). Priorización y aprobación de temas El Comité Directivo de la Contraloría Municipal de Pereira debera priorizar y aprobar los temas a auditar de acuerdo con el horizonte de planeación definido para el PVCFT, con base en el juicio profesional, incluyendo el objetivo general propuesto, de los asuntos listados a examinar en el mediano plazo que le permita


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contar con una amplia y variada selección de políticas, programas, planes, proyectos, acciones, sistemas, operaciones y/o actividades ejecutados por los sujetos vigilados. En caso que el comité directivo decida hacer ajustes a la calificación de los criterios de selección o se requiera incorporar temas adicionales a los propuestos, debera dejar un registro. Si en la programación del PVCFT se determina que la Auditoría de Desempeño se debe realizar en forma articulada con organizaciones de la sociedad civil, se incorporara este aspecto en la asignación de trabajo, sin que necesariamente se defina como objetivo específico; de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.3.1.9 de la GAT. Cuando se propongan Auditorías de Desempeño con temas o asuntos intersectoriales, la dirección técnica competente responsable de su vigilancia o con mayor incidencia en la temática o problema evaluado, señalara en su propuesta de Auditorías de Desempeño, el tema y las áreas sectoriales que participarán, previa concertación con ellas. (Numeral 3.10.1.4 de la GAT). Inicio y cierre de la auditoría de desempeño La Auditoría de Desempeño inicia a partir del numeral 7.1.2 “Selección de temas” de la “FASE DE PLANEACION” de este procedimiento. Los términos contenidos en el PVCFT se cuentan a partir de esta fase. La auditoría se cierra con lo establecido en el numeral 7.4 “FASE DE SEGUIMIENTO”. Fase de Seguimiento La publicación del informe no significa el final del proceso de auditoría. Más alla de la publicación, se realiza un seguimiento del impacto de la auditoría. El objetivo de los informes de auditoría es influir en la forma en que se gestiona los recursos con los cuales se diseñan y brindan los servicios a los ciudadanos, para ayudar a mejorar la economía, la eficiencia y la eficacia de éstos. Esta sección presenta los requisitos de seguimiento y proporciona asesoramiento sobre cómo hacer un seguimiento de los informes de auditoría de desempeño. Los auditores deben dar seguimiento a los resultados de auditorías previamente presentados, según sea apropiado. El seguimiento debe ser informado adecuadamente con el fin de proporcionar retroalimentación a la legislatura, si es posible, con las conclusiones e impactos de todas las medidas correctivas relevantes. Dar seguimiento se refiere al examen de las acciones correctivas adoptadas por la entidad auditada u otra parte responsable, realizado por los auditores, con base en los resultados de las auditorías de desempeño. Es una actividad independiente


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que aumenta el valor del proceso de auditoría mediante el fortalecimiento del impacto de la auditoría, y la definición de las bases para mejorar un posible trabajo de auditoría futuro. El seguimiento se enfoca en si la entidad auditada ha abordado adecuadamente los problemas y remediado las condiciones subyacentes tras un periodo razonable. (Numeral 3.10.4 de la GAT). Auditabilidad Evaluar la auditabilidad, es un requerimiento importante en el proceso de diseño. El auditor debe evaluar si la ejecución de una auditoría es relevante y genera valor agregado. Es posible que el auditor tenga que considerar, por ejemplo, si hay criterios disponibles o si la información o evidencia requerida esta disponible. Incluso si el tema seleccionado es consistente con la estrategia definida. Estudios que cubren objetivos similares pueden haber sido realizados por otras instituciones, en otros casos no existen criterios relevantes disponibles o una base razonable para desarrollar criterios de auditoria. Otra razón podría ser que la información o evidencia requerida tenga escasa probabilidad de estar disponible y no se puede obtener de manera eficiente. Por otro lado, la ausencia de información y datos puede ser un hallazgo significativo y convertirse en el tema de la auditoría, sin impedir que el auditor realice más consultas. En tales circunstancias, es importante que el auditor informe a la alta dirección de la Contraloría Municipal de Pereira de estas inquietudes para que pueda decidir si procede o no.4 Los aspectos antes mencionados, son en gran parte una validación de los criterios de selección de la auditoría en la planeación estratégica, contenidos en el Papel de Trabajo PT 14-AD Criterios de selección de temas de auditoría de desempeño. En caso de que el estudio previo, determine que el tema no es auditable o se considere necesario cambiar el objetivo, debe comunicarlo y justificarlo ante la alta dirección de la CMP, según corresponda, dejando registro en el acta respectiva. (Numeral 3.10.1.10 de la GAT). Vinculación de expertos en la auditoría de desempeño Desde la planeación estratégica, en la selección de temas se podra contactar y consultar a expertos en el asunto a auditar (Numeral 3.10.1.15 de la GAT), para complementar las competencias del equipo de auditoría y mejorar su calidad. 5 Los expertos podrán ser personas naturales o jurídicas, grupos de interés,

4 Adaptación de la ISSAI 3200/20. 2016 5 Adaptación de la ISSAI 3100/81. 2016


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asociaciones, instituciones, gremios o funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira, etc. que posean competencias, experiencia y conocimientos especializados en un campo determinado distinto de la auditoría, que puedan brindar una variedad de opiniones y conceptos respecto al objeto a auditar para retroalimentar y enriquecer el proceso auditor. Materialidad o importancia relativa La materialidad puede ser entendida como la importancia relativa de una materia en cuestión en el contexto en el que se esta considerando. La materialidad de un tema de auditoría debe tener en cuenta la magnitud de sus impactos: en la auditoría de desempeño, la materialidad por el valor monetario pudiera ser, aunque no necesariamente, una preocupación primordial al definir la materialidad; el auditor debe considerar también lo que es social o políticamente significativo, y tener en cuenta que esto varía con el tiempo y depende de la perspectiva de los usuarios relevantes y de las partes responsables. Así mismo, la materialidad hace parte de todos los aspectos de las auditorías de desempeño, tales como la selección de los temas, la definición de los criterios, la evaluación de la evidencia y la documentación y la gestión de los riesgos, de producir hallazgos de auditoría o informes inapropiados o de bajo impacto. Los auditores deben considerar la materialidad o importancia relativa durante todo el proceso de auditoría. (Numeral 3.8 de la GAT - ISSAI 300. 33). Control y aseguramiento de la calidad De acuerdo con lo establecido en los numerales 1.4.4 y 3.11 de la GAT, se debe realizar control sobre el desarrollo de las actividades en cada una de las fases de la auditoría (Planeación, ejecución, informe, seguimiento) y a las actividades posteriores, para asegurar la calidad en los resultados del proceso auditor. Para el aseguramiento de la calidad en la realización de las auditorías de desempeño deben abordarse las cuestiones específicas contenidas en el Numeral 3.11 de la GAT. A continuación, se describen algunas de éstas: La auditoría de desempeño es un proceso en el que el equipo de auditoría

reúne una gran cantidad de información específica de auditoría y ejerce un alto grado de juicio profesional y discreción sobre los asuntos de auditoría.

La necesidad de establecer un ambiente de trabajo de confianza mutua y responsabilidad, y prestar apoyo a los equipos de auditoría, debe ser vista como parte de la gestión de la calidad.

En la auditoría de desempeño, incluso si el informe esta basado en la evidencia, esta bien documentado y es preciso, aun así, podría ser


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inapropiado o insuficiente si no se logra dar una visión balanceada y objetiva, incluyendo también algunos puntos de vista relevantes, o si las preguntas de auditoría no se abordaron satisfactoriamente. Por lo tanto, estas consideraciones deben ser parte esencial de las medidas para salvaguardar la calidad.

Ningún procedimiento de control de calidad a nivel de la auditoría individual puede garantizar informes de auditoría de desempeño de alta calidad. Es igualmente importante que los auditores sean y sigan siendo competentes y motivados. Por lo tanto, los mecanismos de control deben ser complementados por medidas de apoyo, tales como capacitación en el trabajo y orientación al equipo de auditoría.

Para el aseguramiento de la calidad en las auditorías de desempeño, se seguira el plan de calidad en cada una de las fases que se presenta en el Anexo 15-AD Plan de calidad del proceso de auditoría de desempeño. Por principio de calidad, se debe ejercer el autocontrol en las diferentes actividades del proceso de auditoría, que garantice el cumplimiento a cabalidad de los roles y por ende la calidad de los resultados de auditoría por parte del equipo de auditoría. El tiempo de inicio y finalización de la auditoría se define en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal. La distribución del tiempo para cada fase del proceso auditor es discrecionalidad de la Dirección Técnica, dependiendo de las circunstancias que se tengan en cada caso específico. En caso de requerirse ajuste de fechas en las fases, se informa a la oficina de Planeación. Solución de controversias Las controversias, son diferencias de criterio, de carácter técnico y/o jurídico, se presentan entre los roles del proceso auditor, su análisis y solución debe surtirse durante el proceso auditor. Las controversias pueden presentarse entre las siguientes instancias: controversias al interior del equipo de auditoría y controversias entre el Supervisor (Director Técnico) y el equipo de auditoría y deben resolverse de acuerdo al numeral 1.4.3 de la GAT. Las interpretaciones técnicas sobre el contenido de la Guía de Auditoria Territorial le corresponden en primera instancia al Supervisor (Director Técnico), en segunda instancia a la oficina asesora de planeación y las de carácter legal a la oficina jurídica. Gestión documental Para la gestión documental, se tendrán en consideración los criterios establecidos el numeral 1.3.1 del Capítulo N° 1 de la GAT: “La documentación debe registrase y conservarse de acuerdo con la naturaleza y su origen, los documentos y archivos


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producidos, recibidos o reunidos en el transcurso de las auditorías pueden ser electrónicos, físicos o en otros medios y serán tratados de acuerdo a las normas de archivo y al proceso de gestión documental de la respectiva Contraloría Territorial”. Ver Anexo 02-PF Administración documental. Así mismo, el archivo de los registros que demuestren el cumplimiento de las principales actividades de la Auditoría de Desempeño, que requiera consolidación, reposara en la dependencia o área responsable. Declaración de independencia Todos los servidores públicos del Ente de Control y particulares que se vinculen a las auditorías de desempeño, como apoyo en cualquier rol dentro del proceso auditor, deben declarar expresamente que mantienen la independencia respecto del sujeto de control a auditar, o manifestar la existencia o no de causales de impedimentos y conflicto de intereses relacionados con la auditoría asignada. Ver Modelo 01-PF Declaración de independencia.

6. RIESGOS











equipo auditor.



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Consiste en asumir y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, con el objetivo de generar un producto acorde con los requerimientos de calidad de la vigilancia y control fiscal. Para lograr dicho propósito esas acciones deben seguir los estándares de las normas técnicas de calidad, de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.4.4 de la GAT, ejerciendo el control sobre el desarrollo de las actividades en cada una de las fases de la auditoría (Planeación, ejecución e informe y actividades posteriores), para asegurar la calidad del proceso auditor. Para cumplir con este requerimiento, los auditores deben recibir capacitación y entrenamiento con énfasis en la práctica, en todo lo relacionado con el ejercicio del control fiscal. En la calidad de los informes de auditoría, la responsabilidad del Supervisor (Director Técnico), se enmarca de acuerdo al numeral 2.1.3.3 de la GAT según la ISSAI 200.45, desde la necesidad de: Aceptar la responsabilidad por la calidad total de cada trabajo de auditoría. Asegurar de que el equipo de auditoría que conforma y cualquier experto

externo contratado cuenten, en su conjunto, con la competencia y capacidad necesarias, los cuales deben contar con los perfiles, experticia, habilidades y competencias necesarias que minimice los riesgos.



Por principio de calidad, se debe ejercer el autocontrol en las diferentes actividades del proceso de auditoría, que garantice el cumplimiento a cabalidad de las funciones y por ende la calidad de los resultados de auditoría. El tiempo de inicio y finalización de la auditoría se define en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal. La distribución del tiempo para cada fase del proceso auditor es discrecionalidad de la Dirección Técnica, dependiendo de las circunstancias que se tengan en cada caso específico. En caso de requerirse ajuste de fechas en las


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fases, se discutirá en Mesa de Trabajo y si el DTA considera pertinente informará a la Asesoría de Planeación.

Las controversias, son diferencias de criterio de carácter técnico y/o jurídico, se presentan entre los roles del proceso auditor, su análisis y solución debe surtirse durante el proceso auditor; estas pueden presentarse entre las siguientes instancias: Controversias al interior del Equipo de Auditoría y controversias entre el Supervisor y el equipo de auditoría y deben resolverse de acuerdo al numeral 1.4.3 de la GAT. Las interpretaciones técnicas sobre el contenido de la Guía de Auditoria Territorial le corresponden en primera instancia al Director Técnico de Auditorías, en segunda instancia a la oficina Asesora de Planeación y las de carácter legal a la Asesoría Jurídica. Para la gestión documental, se tendrán en consideración los criterios establecidos el numeral 1.3.1.7 del Capítulo N°1 de la GAT: “…La documentación debe registrarse y conservarse de acuerdo con la naturaleza y su origen, los documentos y archivos producidos, recibidos o reunidos en el transcurso de las auditorías pueden ser electrónicos, físicos o en otros medios y serán tratados de acuerdo a las normas de archivo y al proceso de gestión documental de la respectiva Contraloría Territorial…”. Ver Anexo 02-PF Administración documental CMP. Así mismo, el archivo de los registros que demuestren el cumplimiento de las principales actividades de la auditoría financiera y de gestión, que requiera consolidación, reposarán en la dependencia responsable. Declaración de independencia: Todos los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira y particulares que se vinculen a las auditorías financieras y de gestión, como apoyo en cualquier rol dentro del proceso auditor, deben declarar expresamente que mantienen la independencia respecto del sujeto de control a auditar, o manifestar la existencia o no de causales de impedimentos y conflicto de intereses relacionados con la auditoría asignada. Ver Modelo 01-PF Declaración de independencia CMP. Por otra parte, se llevarán controles a través de los siguientes mecanismos. • Mesas de trabajo en las diferentes etapas del proceso auditor. • Revisión por la Dirección Técnica de Auditorías o Supervisor. • Asesoría legal (concepto jurídico abogado adscrito a la DTA). • Asesoría metodológica (por parte del Área de Planeación de la CMP). • Seguimiento de Control interno.



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• Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial – PVCFT vigente. • Resolución de rendición de la cuenta vigente. Modelos GAT • Modelo 01-PF Declaración de Independencia CMP. • Modelo 02-PF Ayuda Memoria CMP. • Modelo 04-PF Presentación de auditoría • Modelo 07-PF Traslado de hallazgos fiscales • Modelo 11-AD Comunicación de presentación de tema a los auditados • Modelo 12 - AD Estudio previo y conocimiento en detalle • Modelo 14-AD Plan de trabajo y programa de auditoría • Modelo 16-AD Informe de auditoría de desempeño Modelos CMP • Modelo 30-PF Memorando de Asignación CMP. • Modelo 31-PF Acta de solicitud de información CMP. • Modelo 32-PF Acta de visita fiscal CMP. • Modelo 33-AF Carta de Observaciones CMP. • Modelo 34-PF Traslado Hallazgo Administrativo Sancionatorio Fiscal CMP. • Modelo 35-PF Reporte de beneficios de la auditoría CMP. • Modelo 36-PF Control de la Auditoría CMP. • Modelo 37-PF Tabla de Contenido CMP. Papeles de Trabajo PT 04-PF Aplicativo Muestreo PT 03-PF Evaluación Plan de Mejoramiento PT 13-AD Criterios de identificación de temas de auditoría de desempeño PT 14-AD Criterios de selección de temas de auditoría de desempeño PT 15-AD Matriz de riesgos inherente, fraude y controles PT 16-AD Riesgo detección. PT 17-AD Matriz de planeación PT 18-AD Matriz de Hallazgos PT 19-AD Pruebas de Recorrido. PT 20-AD Materialidad o Importancia Relativa. PT 26-AF Rendición y Evaluación Cuenta CMP. Anexo 02- PF Administración documental CMP. Los Anexos 01 y 03 PF y Anexo 14 AD se consultan directamente en la GAT.


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ACTUALIZO

REVISÓ APROBÓ




CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO AUDITORIA FINANCIERA Y DE GESTION

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PROCEDIMIENTO AUDITORIA FINANCIERA Y DE GESTION CMP

1. OBJETIVO Evaluar la gestión y los resultados fiscales de la Administración Municipal, de sus entidades descentralizadas y asimiladas y de los particulares que administren recursos públicos, aplicando la normatividad y metodología vigente con calidad y oportunidad, examinando de forma independiente, objetiva y confiable la información financiera, presupuestal y de gestión, que permita determinar si los estados financieros y el presupuesto reflejan razonablemente los resultados y si la gestión fiscal se realizó de forma económica, eficiente y eficaz; informando sobre la adecuada utilización de los recursos públicos y el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, en beneficio de la comunidad; determinando el fenecimiento, mediante la opinión a los estados financieros, opinión al presupuesto y el concepto sobre la gestión de la inversión y del gasto. De acuerdo al alcance, sujetos vigilados y conforme a la normatividad vigente, la auditoría financiera y de gestión tiene los siguientes objetivos, según corresponda: 1

Expresar una opinión, sobre si los estados financieros o cifras financieras están preparados, en todos los aspectos significativos, de conformidad con el sistema de información financiera o marco legal aplicable y si se encuentran libres de errores materiales, ya sea por fraude o error.

Expresar una opinión sobre la razonabilidad del presupuesto teniendo en cuenta la normatividad aplicable para cada sujeto de control y en caso que aplique evaluar las reservas presupuestales para efectos de su refrendación.

Emitir un concepto sobre la gestión de inversión y del gasto. Evaluar el control fiscal interno y expresar un concepto. Emitir un concepto sobre el manejo del recurso público administrado o un

concepto sobre la rentabilidad financiera de la inversión pública. Ser insumo para emitir fenecimiento o no sobre la cuenta fiscal consolidada

2. ALCANCE El procedimiento inicia con la asignación de la auditoría y culmina con la entrega del expediente de la auditoría al Director Técnico (Supervisor) conforme a la Ley General de Archivo.

1 Guía de auditoría Territorial - GAT, en el marco de las Normas Internacionales ISSAI. CGR, Contralorías Territoriales. 2019. Pág. 76.


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La Auditoría Financiera y de Gestión, se enfoca en riesgos y enfatiza su desarrollo en la aplicación del juicio o criterio del profesional durante todo el proceso auditor, la cual determina si la información financiera, presupuestal y de gestión de una entidad se presenta de conformidad con el marco regulatorio aplicable e incluye el siguiente alcance: Evaluación de la gestión de inversión y del gasto. Evaluación sobre el presupuesto. Evaluación sobre los estados financieros.

El producto de la anterior evaluación, es el insumo para determinar el fenecimiento de la cuenta fiscal de los sujetos de control de acuerdo con el porcentaje de participación del patrimonio público. 3. RESPONSABILIDAD La responsabilidad sobre la aplicación, desarrollo y monitoreo (Acción de acompañar, controlar, revisar e informar en lo referente al proceso auditor) de las actividades del Procedimiento, está en cabeza del Director Técnico. Los roles y responsabilidades en la auditoría financiera y de gestión, son los siguientes: Supervisor, Líder del equipo de auditoría, Equipo de Auditoría, Expertos, de acuerdo al numeral 1.4.2.2 de la GAT. Supervisor de auditoría (Director Técnico). Debe garantizar la calidad de las

auditorías en todas sus fases y actividades. En conjunto con el líder de auditoría, es responsable de direccionar al equipo de auditoría para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

Líder de equipo de auditoría. Es un experto técnico integrante del equipo de auditoría que orienta la auditoría e interactúa con el supervisor y el auditado, también puede hacer parte del equipo de auditoría.

Equipo de auditoría. Es el grupo de servidores públicos, contratistas y expertos encargados de desarrollar las actividades del procedimiento, designados a través del memorando de asignación.

Expertos. Son profesionales que reúnen los conocimientos especializados y la experiencia en un campo, profesión u oficio en particular, que por su especialidad y considerando el alcance de un proceso auditor, son requeridos por los equipos de auditoría para apoyar o emitir conceptos técnicos; igualmente deben firmar la declaración de Independencia.


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4. DESCRIPCION PLANEACIÓN AUDITORÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN 1. El Director Técnico elabora Memorando de Asignación de acuerdo al PVCFT, que contenga: Sujeto vigilado, tipo de auditoría, objetivo general, alcance, designación del Equipo de Auditoría, fechas del proceso. (Numeral 1.4.1.4 de la GAT), y lo comunica al equipo de auditoría. 2. El Director Técnico y los servidores públicos en cualquier rol dentro de la auditoría y particulares que se vinculen como apoyo, diligencian la Declaración de Independencia. (Numeral 1.4.1.5 de la GAT) Modelo 01-PF Declaración de independencia CMP. Registros. Memorando de Asignación notificado. Declaraciones de independencia firmadas. 3. El Director Técnico envía comunicación al ente auditado con copia a la Oficina de Control Interno de éste (Modelo 04- PF Presentación auditoría CMP, Modelo 09-AF Carta de salvaguarda CMP y Modelo 03-PF Carta de compromiso CMP), esta última previamente firma por el Contralor. Registros. Presentación de la Auditoría. Carta de salvaguarda. Carta de Compromiso (Correo físico y/o email institucional). 4. El Equipo de Auditoría, elabora el análisis de la información sobre el ente o asunto a auditar, que permita entender y/o comprender la razón de ser del sujeto de control y la forma como desarrolla sus operaciones diligenciando para tal fin el PT 05-AF Entendimiento del sujeto o asunto CMP, (Numeral 2.2.2 de la GAT). Así mismo realiza procedimiento sobre la rendición de la cuenta, enfocando la revisión en la oportunidad, suficiencia y calidad de la información rendida. (Papel de Trabajo PT 26-AF Rendición y Evaluación Cuenta CMP). Registros. PT 05-AF Entendimiento del sujeto o asunto CMP. PT 26-AF Rendición y Evaluación Cuenta CMP. 5. El Equipo de Auditoría realiza las pruebas de recorrido a los procesos claves de cada uno de los Macroprocesos: Gestión Financiera y Contable y Gestión Presupuestal, Contractual y del Gasto (Numeral 2.2.3.1 de la GAT) que permitan: • Confirmar que la comprensión de los procesos financieros, presupuestales y de


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gestión, por el auditor es completa y correcta, o reajustar su percepción previa. • Identificar los riesgos asociados a los procesos clave, incluyendo el riesgo de

fraude (Numeral 2.2.3.2 de la GAT). • Identificar la existencia de controles relevantes en las actividades ordinarias y

verificar si están bien diseñados. El equipo Auditor identifica los riesgos y valora cada riesgo inherente por Macroproceso, según su impacto y probabilidad, determinando si el riesgo identificado es un riesgo de fraude (RF), obteniendo los resultados de la valoración del diseño de controles, el riesgo combinado, valoración de la efectividad de los controles, y la calificación sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno (Numeral 2.2.3.2 de la GAT). En el curso de la prueba de recorrido, el equipo auditor evalúa el diseño del control con el fin de determinar si es eficiente (calificación baja), parcialmente adecuado (calificación media), inadecuado o inexistente (calificación alta) y tendrá en cuenta los aspectos del Anexo 06-AF Instructivo procesos, riesgos y controles. (Numeral 2.2.3.3 de la GAT). Al finalizar las pruebas de recorrido, el equipo auditor realiza mesa de trabajo, con el fin de discutir los potenciales riesgos de fraude. Como parte de esta reunión pueden tenerse en cuenta los aspectos relacionados en el Anexo 04-AF Ejemplos de factores de riesgos de fraude. Se elaboran los PT 06-AF Matriz Riesgos Controles CMP, PT 07-AF Prueba Procesos Claves CMP y PT 08-AF Pruebas Analíticas Iniciales CMP. Notas: • Tener en cuenta, que la naturaleza del riesgo de fraude puede nacer en la

corrupción, uso indebido de activos o manipulación de estados financieros. • El riesgo de fraude se considera riesgo significativo. • Condiciones que propician el fraude: Oportunidad, Incentivos o presión y

Racionalización. • Tanto el riesgo significativo como el riesgo de fraude, tendrán un tratamiento

especial al plantear los procedimientos de auditoría. • A partir del entendimiento efectuado y del resultado de las pruebas analíticas,

mediante las pruebas de recorrido el auditor debe identificar los procesos clave del sujeto de control, es decir, aquellos que tienen mayor riesgo en los estados financieros, en el presupuesto y en los proyectos de inversión, pues es sobre los que se va a enfocar principalmente el esfuerzo de la auditoría (Numeral 2.2.3 de la GAT).

• Estas pruebas, se llevan a cabo para obtener conocimiento suficiente de la entidad


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y de su entorno, incluyendo su sistema de control interno, para evaluar el riesgo de manifestaciones erróneas significativas en las cuentas anuales debido a incorrecciones, para diseñar el tipo, momento y extensión de los procedimientos de auditoría a realizar.

Registros. PT 06-AF Matriz Riesgos Controles CMP. PT 07-AF Prueba Procesos Claves CMP. PT 08-AF Pruebas Analíticas Iniciales CMP.

Modelo 02-PF Ayuda Memoria CMP. 6. El Equipo Auditor define el alcance de la auditoría financiera y de gestión considerando los siguientes aspectos:

• Estados financieros, • Indicadores financieros, • Presupuesto, inversión, operación y funcionamiento, • Gestión contractual, • Recepción de bienes y servicios, • Determinación de la efectividad del plan de mejoramiento, • Control fiscal interno.

Nota. El alcance se refiere a los procedimientos de auditoría considerados necesarios en las circunstancias requeridas para lograr el objetivo de la auditoría. Está relacionado con el límite de la auditoría y las materias, temas, segmentos o actividades que son objeto de la misma y puede definirse por áreas de trabajo, procesos, actividades y requisitos del sistema. Registros. Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoría CMP. 7. El equipo Auditor calcula la materialidad, cuantitativa o cualitativa, a los estados financieros y del presupuesto (ver numeral 2.2.4.1 de la GAT), como insumo para el Plan de Trabajo y Programa de Auditoría. Registros. PT 09-AF Materialidad CMP. Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoría CMP. 8. El Director Técnico y el Equipo Auditor, determinan y gestionan el riesgo de auditoría (numeral 1.3.1.5 de la GAT). Registros. PT 02-PF Gestión Riesgo Auditoría CMP. Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoría CMP.


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9. El Director Técnico y el Equipo Auditor en Mesa de Trabajo, determinan el enfoque de auditoría estableciendo si es de control, combinado o sustantivo, para lo cual el Equipo de Auditoría debe realizar las siguientes actividades para los procesos claves:

• Analizar la calificación final del riesgo combinado contenida en el Papel de Trabajo PT 06-AF Matriz de riesgos y controles auditoría financiera, con el fin de establecer prioridades en el diseño de los procedimientos.

• Determinar si se diseñarán procedimientos de control, sustantivos o combinados. • Establecer la oportunidad, el alcance y la extensión de los procedimientos de

auditoría. • Diseñar procedimientos de controles. • Diseñar las pruebas sustantivas. • Aplicar técnicas de muestreo, para definir la muestra de auditoría. Debe

documentarse la decisión de tomar muestreo estadístico o no estadístico para diseñar y seleccionar la muestra, en el Papel de Trabajo PT 04-PF Muestreo CMP.

• Diseñar pruebas para dar respuesta al riesgo de fraude. • Valorar y determinar si el riesgo de fraude se ha materializado o es susceptible

de materializarse. Consultar el Anexo 04-AF Ejemplos procedimientos de auditoría para el riesgo de fraude.

Nota: Una vez se tengan todos los elementos hasta aquí considerados se realiza Mesa de Trabajo con el fin de:

• Evaluar el enfoque de auditoría. • Evaluar si los profesionales asignados a la auditoría inicialmente son los

requeridos para cubrir el proceso auditor. • Evaluar si de acuerdo con la naturaleza y la extensión de los procedimientos se

requiere la participación de un experto. • Revisar el cronograma elaborado previamente por el Equipo de Auditoría, el que

debe detallar las actividades que se van a ejecutar durante las etapas de ejecución e informe de la auditoría. Modelo 06-PF Cronograma de planeación, ejecución e Informe CMP.

Registros. Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoría CMP. PT 04-PF Muestreo CMP. Modelo 06-PF Cronograma de planeación, ejecución e Informe CMP.

Modelo 02-PF Ayuda Memoria CMP. 10. El Equipo Auditor elabora el Plan de Trabajo y Programa de Auditoría diligenciando el Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoría CMP. (Numeral 2.2.6 de la GAT). El Director Técnico revisa y aprueba el Plan de Trabajo y


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Programa de Auditoría. Registros. Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoría CMP. PT 04-PF Muestreo CMP. PT 05-PF Entendimiento sujeto o asunto CMP. Modelo 06-PF Cronograma de planeación, ejecución e Informe CMP. 11. El Director Técnico y el Equipo Auditor ajustan, de ser necesario, el Memorando de Asignación, con base en los resultados del Plan de Trabajo y Programa de Auditoría aprobados. Nota. El ajuste que se realice no debe modificar el alcance de la auditoría, si es así, el Director Técnico debe solicitar la modificación al PVCFT. Registro. Memorando de Asignación ajustado. EJECUCIÓN AUDITORÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN 1. El Equipo Auditor desarrolla los procedimientos de auditoría definidos en el plan y programa de auditoría utilizando los papeles de trabajo diseñados para las diferentes temáticas objeto de evaluación, haciendo mayor énfasis en los relacionados con la evaluación de los principios de la gestión fiscal, mediante:

• Revisión y ajuste de la materialidad si es del caso (Numeral 2.2.4.1 de la GAT). • Pruebas de saldos iniciales. (ver Modelo 08-AF Modelo programa y control de

procedimientos de auditoría) (Numeral 2.3.1 de la GAT). • Aplicación de pruebas de controles o sustantivas. (ver Anexo 05-AF Instructivo

evaluación estados financieros y presupuesto y Modelo 08-AF Modelo Programa y procedimientos de auditoría) (Numeral 2.3.2 de la GAT).

• Evaluación y análisis de incorrecciones e imposibilidades. (ver Anexo 09-AF Instructivo análisis de hallazgo para opinión - conclusiones e informe) (Numeral 2.3.3 de la GAT).

• Evaluación de la calidad y efectividad del control fiscal interno. (Ver Anexo 06-AF Instructivo procesos, riesgos y controles) (Numeral 2.3.4 de la GAT).

• Ejecución de procedimientos para identificar y determinar relaciones y transacciones entre partes vinculadas. (Numeral 2.3.5 de la GAT).

• En esta etapa se deben culminar y ajustar si es del caso los PT 06-AF Matriz Riesgos Controles CMP, PT 07-AF Prueba Procesos Claves CMP y PT 08-AF Pruebas Analíticas Iniciales CMP.

• El equipo auditor deberá diligenciar el PT 10-AF Análisis Hallazgos Opinión CMP y el PT 11-AF Ejecución del Recurso CMP de acuerdo al selectivo aplicado.


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• El equipo auditor evalúa el cumplimiento y efectividad, del Plan de Mejoramiento, de acuerdo al procedimiento establecido en la Resolución de Plan de Mejoramiento.PT 03-PF Evaluación Plan Mejoramiento CMP

• Adicionalmente en esta etapa se debe ir diligenciando el PT 12-AF Matriz Evaluación Gestión Fiscal CMP (Territorial o Descentralizada).

Para lo anterior, se debe recopilar y analizar la evidencia necesaria y suficiente con la ayuda de herramientas y técnicas de auditoría, que soporte la revisión de fondo de la cuenta. Adicionalmente, se debe obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada que permita determinar: Si las estimaciones contables son razonables; y la información revelada en estados financieros es adecuada (Numeral 2.3.7 de la GAT). Finalmente, evaluar la planeación, programación y ejecución presupuestal de los sujetos de control. (Ver Instructivo 09-AF Evaluación estados contables y presupuesto) (Numeral 2.3.9 de la GAT). Así mismo, el Equipo Auditor desarrolla procedimientos finales:

• Efectuar Revisión analítica final. (Numeral 2.3.6.1 de la GAT). • Requerir carta de salvaguarda suscrita. (Ver Modelo 09-AF Carta de

salvaguarda Auditoría Financiera) (Numeral 2.3.6.2 de la GAT). • Abordar hechos posteriores entre fechas de corte de los estados financieros y

la cercana al informe de auditoría (Numeral 2.3.6.3 de la GAT). Registros. PT 03-PF Evaluación Plan Mejoramiento CMP PT 06-AF Matriz Riesgos Controles CMP PT 07-AF Prueba Procesos Claves CMP. PT 08-AF Pruebas analíticas iniciales CMP. PT 09-AF Materialidad Auditoria Financiera CMP. PT 10-AF Análisis hallazgos opinión CMP. PT 11-AF Ejecución del Recurso CMP. PT 12-AF Matriz Evaluación Gestión Fiscal CMP. Papeles de trabajo diligenciados y soportados con evidencias. Carta de salvaguarda suscrita. 2. El equipo auditor ejerce su juicio profesional para llegar a una conclusión sobre el asunto o materia en cuestión, con base en los resultados u observaciones. Así mismo, reconsidera la evaluación inicial de riesgo y de materialidad a la luz de la evidencia recolectada, antes de sacar conclusiones, y determinar, si es necesario, realizar procedimientos adicionales. El Equipo Auditor efectúa la evaluación de la gestión fiscal, que incluye un examen de los Macroprocesos, sus procesos y variables de análisis seleccionadas de la Matriz de


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Evaluación Gestión Fiscal. El Director Técnico y el Equipo de Auditoría, en compañía del Abogado designado, analizan en mesas de trabajo los resultados del ejercicio auditor, frente a la información recopilada y estructuran las observaciones a que haya lugar, estableciendo la Condición y el Criterio, aplicando los numerales 1.3.2.12 Estructuración y tratamiento de observaciones y/o hallazgos, 1.3.2.13 Hallazgos con incidencia fiscal de la GAT. Registros. PT 12-AF Matriz evaluación gestión fiscal CMP. Modelo 02-PF Ayuda de memoria CMP. INFORME AUDITORÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN 1. El equipo Auditor elabora la Carta de Observaciones de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, redactando en forma clara y precisa el resultado del ejercicio de control fiscal y lo remite al Director Técnico, para su revisión integral y aprobación. Notas:

• Incluir para determinar el fenecimiento de la cuenta: La opinión a los estados financieros, opinión a la gestión presupuestal y el concepto sobre gestión de la inversión y del gasto (Ver numerales 2.4.1.1, 2.4.1.2 y 2.4.1.3 de la GAT).

• Resultados obtenidos en la evaluación de cada uno de los Macroprocesos examinados (PT 12-AF Matriz evaluación gestión fiscal CMP).

• Mencionar las debilidades, que dieron lugar a observaciones con su respectiva incidencia, los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo.

• Aspectos positivos o mejoras realizadas por la entidad, que puedan ser consideradas beneficios de control fiscal (Ver numerales 1.3.2.3 y 2.4.2 de la GAT). Modelo 33-AF Carta de Observaciones CMP.

• En caso de no existir observaciones, el equipo auditor realizará el informe de auditoría.

Registros. Modelo 33-AF Carta de Observaciones CMP. (Correo físico y/o email

institucional al Director Técnico). Modelo 10- AF Informe de auditoría CMP. 2. El Director Técnico revisa el contenido de la Carta de Observaciones, declara la conformidad y la aprueba, o solicita su ajuste cuando haya lugar a ello. Finalmente, el Director Técnico remite la Carta de Observaciones al Contralor para su aprobación y firma.


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El Contralor Municipal remite la Carta de Observaciones al ente auditado, en medio físico, magnético o por correo electrónico oficial, informándole que puede ejercer el derecho de contradicción y defensa mediante respuesta que contenga los soportes suficientes, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del mismo, prorrogables hasta por dos (02) más, previa solicitud del sujeto. Notas.

• Una vez entregada la Carta de Observaciones por parte del equipo auditor, el Director Técnico y el Contralor contarán con tres (03) días hábiles, después de recibido, para la socialización al sujeto de control.

• En caso de solicitud de prórroga por parte del auditado, esta deberá estar debidamente sustentada por escrito o por correo electrónico oficial hasta un (01) día antes del vencimiento del término y entregada oportunamente al equipo auditor para dar respuesta, en caso contrario se entenderá como silencio administrativo positivo.

Registros. Modelo 33-AF Carta de Observaciones CMP. (Correo físico y/o email

institucional al sujeto de control). 3. El Director Técnico y el Equipo Auditor, junto con el Abogado designado, en Mesa de Trabajo evalúan la respuesta remitida por el ente sujeto de control (derecho de contradicción), determinando y argumentando si las observaciones quedan en firme o son desvirtuadas. Las observaciones que quedaron en firme, se constituyen como hallazgos, validando la incidencia de los mismos y los responsables (Numeral 1.3.2.12 Estructuración de Observaciones y/o hallazgos de la GAT). Así mismo, se realizan los ajustes de Gestión necesarios a la Matriz Fiscal, en el evento de desvirtuarse observaciones, de acuerdo con la actividad anterior. Registro. Modelo 02-PF Ayuda de memoria CMP. PT 12-AF Matriz evaluación gestión fiscal CMP. 4. El Equipo Auditor, estructura y consolida el Informe de auditoría, formato de plan de mejoramiento y encuesta de satisfacción de auditoría externa; los cuales son revisados por el Director Técnico, quien los aprueba o los devuelve al Líder de Auditoría, en caso de que no estén conformes para que se realicen las aclaraciones y/o ajustes correspondientes. Registro. Modelo 10- AF Informe de auditoría CMP. Formato plan de mejoramiento CMP.


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Formato Encuesta de satisfacción de auditoría externa CMP (Correo físico y/o email institucional al Director Técnico).

5. El Director Técnico remite al Despacho del Contralor el Informe de Auditoría, para su revisión, aprobación y firma, junto con el formato de plan de mejoramiento y encuesta de satisfacción de auditoría externa. Finalmente, el Contralor Municipal remite estos documentos al ente auditado, en medio físico, magnético o por correo electrónico oficial. Notas:

• El Director Técnico y el Contralor contarán para su remisión, hasta con cinco (05) días hábiles, siguientes al recibido del Informe de auditoría.

• El Director Técnico una vez liberado el Informe de Auditoría, remite dentro de los tres (03) días hábiles siguientes al Área de Sistemas de la Contraloría para que sea publicado en la página web de la Contraloría, en cumplimiento del principio de publicidad.

Registro: Modelo 10- AF Informe de auditoría CMP. Formato plan de mejoramiento CMP. Formato Encuesta de satisfacción de auditoría externa CMP (Correo

físico y/o email institucional al sujeto de control). ACTIVIDADES DE CIERRE 1. El equipo auditor diligencia los formatos de Beneficios del Control Fiscal Cualitativos y/o Cuantitativos, determinados en el proceso auditor, para ser remitidos al Director Técnico de Auditorías. Registro. Modelo Reporte de beneficios de hallazgos. (Correo físico y/o email

institucional). 2. Si se trató de alguna denuncia, o ésta se adicionó a la Auditoría, el equipo auditor proyectará respuesta informando los resultados de la misma, para que la Dirección Técnica de Auditorías, la remita a la Dirección de Participación Ciudadana, con el propósito de dar respuesta definitiva y puntual al peticionario, quejoso o solicitante. Registro. Memorando de respuesta a la Dirección de Participación Ciudadana.

(Correo físico y/o email institucional). 3. El equipo auditor entregará a la Dirección Técnica de Auditorías, los Hallazgos con presunta incidencia fiscal y sancionatoria, en los formatos preestablecidos junto con el material probatorio pertinente, para ser trasladados a la Dirección de Responsabilidad Fiscal para el inicio del correspondiente proceso. De acuerdo a la


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cantidad de hallazgos o su complejidad; el tiempo de traslado será determinado a partir de la fecha de recibo del oficio de socialización del Informe de auditoría por parte del equipo auditor así:

• Entre 1 y 5 hallazgos; el tiempo máximo es de diez (10) días hábiles. • Entre 6 y 10 hallazgos; el tiempo máximo será de quince (15) días hábiles. • Más de 10 hallazgos; el tiempo máximo será de veinte (20) días hábiles y/o en

casos especiales donde los soportes o conceptos no dependan del organismo de control y sean necesarios anexarlos dentro de dicho traslado.

El equipo auditor entregará a la Dirección Técnica de Auditorías, el oficio de remisión de los Hallazgos con presunta incidencia penal y disciplinaria, junto con el material probatorio pertinente, para ser trasladados a las instancias competentes. Notas.

• El equipo auditor contará con un tiempo máximo de diez (10) días hábiles para los traslados pertinentes; a excepción de los tiempos establecidos para los hallazgos fiscales y sancionatorios descritos anteriormente.

• El Director Técnico de Auditorías contará hasta con tres (03) días hábiles para la remisión de los traslados a las instancias competentes.

Registros. Memorandos y Oficios de traslados de hallazgos. Modelo 07-PF Traslado Hallazgo Fiscal CMP.

Modelo 34-PF Traslado Hallazgo Administrativo Sancionatorio Fiscal CMP (Correo físico y/o email institucional).

4. El Equipo Auditor recibe el Plan de Mejoramiento enviado por el ente sujeto de control y verifica que haya sido suscrito de acuerdo con lo establecido en la Resolución de Planes de Mejoramiento y proyecta oficio de recepción del mismo. Igualmente, archiva la encuesta de satisfacción de auditoría externa remitida por el sujeto control. Registro. Encuesta de satisfacción de la auditoría externa. Formato de Planes de mejoramiento. Oficio de recepción del Plan de Mejoramiento. (Correo físico y/o email

institucional). 5. Si en desarrollo del ejercicio auditor, el equipo de trabajo determina un Asunto de Potencial Importancia (API), que no está contemplado en el alcance del proceso auditor, éste deberá ser comunicado a la Dirección Técnica de Auditorías, el cual contendrá la Descripción del asunto y el Objetivo General; quien tendrá la responsabilidad de revisarlos, consolidarlos y remitirlos a la Asesoría de Planeación.


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Registro. Oficio de comunicación de API a la DTA. (Correo físico y/o email

institucional). 6. El equipo auditor y Líder de la Auditoría elaboran y entregan el expediente físico o digital de la auditoría al Director Técnico, conforme a la Ley General de Archivo en un término máximo de diez (10) días hábiles después de culminadas las actividades de cierre. Registros. Oficio de entrega y expediente de auditoría. Modelo 06-PF Cronograma de planeación, ejecución e Informe CMP. Control de la Auditoría. Tabla de Contenido. Anexo 02- PF Administración documental CMP.

5. DEFINICIONES. Algunas de las siguientes definiciones se encuentran referenciados en la Guía de Auditoría Territorial - GAT, en el marco de las Normas Internacionales ISSAI. Ver Glosario Pág. 235; otras son aplicables a la AFG, tal como se detalla a continuación: Actividades de Cierre. Ejecución de las actividades posteriores a la etapa de informe, la cual culmina con la entrega del expediente según las normas establecidas. Alcance de la auditoría. Marco o límite de una auditoría en el que se determina el tiempo que se va a emplear, las materias o áreas que se van a cubrir, la profundidad de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodología aplicable. El alcance de una auditoría está influenciado por la relevancia o importancia relativa y el riesgo, y determina que normas (fuentes de criterio) y criterios estarán cubiertos en la auditoría. Análisis de riesgos. Es el uso sistemático de la información disponible para determinar qué tan frecuentemente pueden ocurrir eventos específicos y la magnitud de sus consecuencias. En el análisis de riesgo, es importante tener claro las distinciones entre el riesgo mismo, el hecho o evento cuando este ocurre y la consecuencia; puesto que a menudo se tratan como si fuesen lo mismo. Ayuda de memoria. Documento mediante el cual se registra, en medio electrónico o en físico, el desarrollo de temas tratados y las conclusiones de las mesas de trabajo. Así mismo actividades específicas del procedimiento que no tengan papel de trabajo definido.


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Beneficios del control fiscal. Son la resultante de medir el impacto en el proceso auditor que adelanta la Contraloría Territorial, en la vigilancia fiscal de los recursos Públicos y están dirigidos a cuantificar y cualificar los beneficios obtenidos como consecuencia de las mejoras implementadas por los Sujetos de Control. Carta de compromiso. Instrumento que permite registrar las responsabilidades de la Contraloría Municipal de Pereira y de la dirección del sujeto de vigilancia con relación a la auditoría a realizarse. Carta de Observaciones. Documento por medio del cual se comunican al auditado, aquellos puntos o aspectos presuntamente irregulares, obtenidos como resultado de la auditoria, los cuales se dan traslado a la entidad, con el fin de que ésta ejercite el derecho a la defensa o derecho de contradicción, aportando pruebas y demás que necesite para este efecto. Dichos puntos o aspectos presuntamente irregulares conforman las Observaciones que se determina con su condición y criterio. Carta de salvaguarda. Es una herramienta en la aportación de evidencias, para sustentar la razonabilidad de la información contable, financiera, presupuestal y de gestión, de manera que el Ente Auditado garantiza al Organismo de Control, la confiabilidad de la información entregada durante la ejecución del proceso auditor. Este documento cierra la fase de ejecución de esta auditoría., (Numeral 2.3.6.2. GAT). Causa. Representa la razón básica (o las razones) por la cual ocurrió la condición o el motivo del incumplimiento del criterio o norma. La simple expresión en el informe de que el problema existe, porque alguien no cumplió apropiadamente las normas, es insuficiente. Control fiscal interno. Es la evaluación y calificación de la calidad y eficiencia de los riesgos y controles y se determina de acuerdo con el puntaje asignado al riesgo combinado (Riesgo inherente final x diseño de controles) y la valoración de la efectividad de los controles. Es equivalente al concepto de riesgo residual establecido. Criterios de Auditoría. Son normas estandarizadas y opiniones de expertos usados para evaluar una situación y determinar si un programa satisface o supera las expectativas, proporcionando el contexto para entender los resultados de la auditoría, por lo cual estos deben ser razonables y alcanzables. Se define como el "deber ser" de la organización y se constituyen en las normas razonables contra las cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y los sistemas de control e Información, en forma adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados como base para el juzgamiento del grado en el cual una organización auditada cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita. Son unidades de medida que permiten evaluar la condición actual.


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Cuenta fiscal. Informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario en un período determinado. Derecho de Contradicción. Documento que contiene el derecho a la Defensa que tienen las entidades sujetas de control, con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores y socializadas al sujeto auditado dentro de la Carta de Observaciones. Dictamen de auditoria. Documento formal que suscribe el auditor conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del examen realizado y se sustenta en la opinión sobre: los estados financieros, la gestión presupuestal y el concepto sobre la gestión de inversión del ente auditado. (Numeral 2.4.1 de la GAT) Economía. Principio de control fiscal según el cual, la gestión fiscal debe realizarse con austeridad y eficiencia, optimizando el uso del tiempo y de los demás recursos públicos, procurando el más alto nivel de calidad en sus resultados (Art. 3º del Decreto 403 de 2020). Eficacia. Principio de control fiscal, por el cual, los resultados de la gestión fiscal deben guardar relación con sus objetivos y metas y lograrse en la oportunidad, costos y condiciones previstos (Artículo 3º del Decreto 403 de 2020). Eficiencia. En virtud de este principio, se debe buscar la máxima racionalidad en la relación costo-beneficio en el uso del recurso público, de manera que la gestión fiscal debe propender por maximizar los resultados, con costos iguales o menores (Art. 3º del Decreto 403 de 2020). Ejecución de la auditoría. Constituye la parte central de la auditoría. Se desarrolla el plan de trabajo que incluye el programa de auditoría y la ejecución de los procedimientos, a fin de obtener evidencia suficiente que respalde la opinión sobre estados financieros, la opinión sobre el presupuesto y el concepto de la gestión de inversión y del gasto. Efectividad. Cierre de ciclo productivo (producción de un bien o la prestación del servicio), controla y mide si el producto o servicio cumple con el propósito final para el cual fue diseñado.


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Enfoque de la auditoría. La auditoría y otras actuaciones de vigilancia y control que ejercen las Contralorías Territoriales tienen un enfoque basado en riesgos sobre la gestión fiscal, a partir del conocimiento del sujeto de control fiscal; es decir, el auditor en su etapa de planeación y de acuerdo a los objetivos de la auditoria debe comprender y entender el sector, naturaleza jurídica, condición (ejemplo: empresas en liquidación, intervenidas etc.), las políticas, sus macro procesos, procesos, asunto o materia a auditar, entorno en que opera, naturaleza de sus operaciones, mapas de riesgo, métodos, procedimientos utilizados y control interno, entre otros (Numeral 1.2.4 de la GAT). Entendimiento del sujeto de control. El auditor debe tener un conocimiento claro de los aspectos relevantes del sujeto de control, su naturaleza, entorno, las leyes y regulaciones que le aplican, los objetivos y estrategias, las estructuras de gobierno entre otros. (Numeral 2.2.2 de la GAT). Equidad. En virtud de este principio, la vigilancia fiscal debe propender por medir el impacto redistributivo que tiene la gestión fiscal, tanto para los receptores del bien o servicio público considerados de manera individual, colectivo, o por sector económico o social, como para las entidades o sectores que asumen su costo (Artículo 3º del Decreto 403 de 2020). Estimaciones contables. Es una aproximación al monto de una partida contable, en ausencia de normas o criterios precisos para su cálculo o medición. (Numeral 2.3.7 de la GAT- ISSAI 1540.6). Estrategia de auditoría. Define, el que y el cómo se abordarán las auditorias. En ella se determina el alcance, el momento de realización, la dirección de la auditoría, y la guía para el desarrollo del plan de auditoría. Debe contener estos dos elementos: Determinación de la materialidad y del enfoque de auditoría. (Numerales: 2.2.3.4, 2.2.4 y 2.2.5 de la GAT - ISSAI 1300 y 1320.4) Evidencia. Información sobre hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustenta las conclusiones del auditor. Prueba obtenida por cualquiera de los diversos procedimientos empleados por el auditor en el curso de una auditoría. La evidencia es competente, cuando es válida y confiable; es relevante cuando guarda una relación lógica y patente con el hecho a demostrar o refutar; es suficiente cuando es objetiva y convincente y sirve para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. Evidencia para la configuración del hallazgo fiscal. Conjunto de documentos, registros fotográficos, archivos digitales, y demás material que permita comprobar la existencia cierta, clara, actual y precisa con la respectiva cuantificación de un daño


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patrimonial, la identificación de los presuntos autores del hecho generador del daño fiscal que realizaron las acciones u omisiones y el nexo causal entre los dos elementos anteriores (el Daño Patrimonial y la acción u omisión de los autores del hecho generador del daño fiscal). La evidencia de auditoría se compila para entregar insumos de calidad al proceso de responsabilidad fiscal, por cuanto allí es donde se determina la responsabilidad fiscal y por ende se califica la conducta. Fenecimiento. Pronunciamiento por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría Territorial por los sujetos y puntos de control, mediante el cual se califica la gestión fiscal realizada por el ente auditado, en condiciones de economía, eficiencia, eficacia, desarrollo sostenible y valoración de costos ambientales. Fraude. Un acto intencionado realizado por una o más personas de la dirección de un sujeto de control, los responsables del gobierno del sujeto, los empleados o terceros, que conlleve la utilización del engaño con el fin de conseguir una ventaja injusta o ilegal. Fuente de criterio de auditoría. Son normas estandarizadas (manuales, procedimientos, formatos, etc.), legislación y opiniones de expertos usados para evaluar una situación y determinar si un programa satisface o supera las expectativas, proporcionando el contexto para entender los resultados de la auditoría. Hallazgo de Auditoría. Es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos. Hechos posteriores. Se refiere a hechos ocurridos entre la fecha de corte de los estados financieros o de información presupuestal y la fecha del informe de auditoría (Numeral 2.3.6.2 de la GAT - ISSAI 1560.6). Incorreciones. Son diferencias entre la cantidad, clasificación, presentación o información revelada respecto de una partida incluida en los estados financieros y la cantidad, clasificación, presentación o revelación de información requerida respecto de dicha partida de conformidad con el sistema de información financiera aplicable. Las incorrecciones pueden deberse a errores o fraudes. Informe de auditoría. Es el resultado presentado por escrito, sobre el trabajo realizado por los auditores, en desarrollo de la aplicación de los diferentes sistemas de control.


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ISSAI. Normas Internacionales de Auditoría para Entidades Fiscalizadoras Superiores EFS. INTOSAI. Organización Internacional de las Entidades fiscalizadoras Superiores. Líder del equipo de auditoría. Encargado de liderar la auditoría y hacer el enlace entre el Equipo de Auditoría y el Director Técnico o supervisor de la auditoría. Podrá hacer parte integral del equipo auditor. Materialidad. Hechos que, por su cuantía o por su naturaleza, indican la importancia de un hallazgo. El juicio preliminar de materialidad debe estar enfocado hacia el error tolerable para una cuenta, partida o situación. La información es material o tiene importancia relativa si su omisión o expresión inadecuada puede influir en decisiones que llevan a cabo los usuarios sobre la base de la información de un sujeto de control específico. Se refiere a la importancia relativa de los hechos que por su cuantía o por su naturaleza sustentan las opiniones que se emiten sobre la evaluación de la gestión fiscal. Matriz del riesgo de control. Herramienta metodológica que se utiliza para ayudar al auditor a evaluar el riesgo de control igualando controles internos importantes y debilidades de control interno con los objetivos de auditoría relacionados con operaciones. Matriz de Gestión Fiscal: Herramienta técnica para evaluar y calificar los Macroprocesos presupuestal y financiero para generar el resultado sobre el fenecimiento. Matriz de Riesgo Fiscal: Herramienta técnica, que permite calificar los riesgos de los sujetos vigilados, con el fin priorizar los sujetos, temas o asuntos para ser tenidos en cuenta en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial - PVCFT. Memorando de Asignación de Auditoría: Documento mediante el cual se formaliza la asignación e inicio de las actuaciones programadas en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial. Mesa de trabajo. Herramienta principal para el desarrollo de la Auditoría. Su propósito fundamental es lograr que el equipo de auditores interactúe permanentemente para evaluar los resultados de su trabajo y compartir conocimientos y técnicas. Estos resultados se registran en el Modelo 02-PF Ayuda de memoria. Muestreo. La "prueba selectiva" o "muestreo" es un procedimiento que sirve para derivar conclusiones sobre las características de un grupo de partidas (universo),


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mediante el examen de un grupo parcial (muestra) de estas. El supuesto implícito es que la muestra permitirá efectuar inferencias precisas sobre la población (universo). En general se tienen dos enfoques generales de muestro. Opinión Financiera y Contable. Es un pronunciamiento, sobre si los estados financieros o cifras financieras están preparados, en todos los aspectos significativos, de conformidad con el sistema de información financiera o marco legal aplicable y si se encuentran libres de errores materiales, ya sea por fraude o error. Opinión Presupuestal. Es un pronunciamiento sobre la razonabilidad del presupuesto teniendo en cuenta la normatividad aplicable para cada sujeto de control. Papeles de Trabajo: Conjunto de documentos y otros medios de información en los cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de auditoría en cada una de sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías. Plan de mejoramiento. Son las acciones que debe tomar la administración con base en los resultados de auditorías para corregir situaciones observadas por la Contraloría Territorial (Numeral 2.2.2.4 de la GAT). Plan de trabajo. Documento final de la fase de planeación, en el que se reporta el conocimiento inicial del sujeto de control, la estrategia de auditoría, se proponen esquema de trabajo, cronograma de actividades, programa de auditoría, se establecen responsabilidades y determina el alcance de la auditoría. Es la carta de navegación del equipo de auditoría para las fases de ejecución e informe, se elabora al final de la fase de planeación; permite al Equipo de Auditoría focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos (evaluar y determinar la necesidad de incluir expertos) y propuestas, proporcionar una base de discusión sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoría (Numeral 1.3.2.9 de la GAT). Planeación de la auditoría: Es un proceso que parte de la identificación de las áreas de riesgo y el entendimiento de problemas potenciales. Requiere establecer la estrategia general de la auditoría, contenida en el plan de trabajo y programa de auditoria; de manera que el proceso auditor pueda ser administrado oportuna y adecuadamente. Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial - PVCFT. Contiene la programación de los diferentes tipos de auditoría a desarrollar, los entes o asuntos a auditar, asignando el talento humano y otros recursos, con base en criterios de priorización.


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Procedimientos de auditoría. Comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar a cabo en forma sistemática y razonable. Pasos específicos que desarrollara el auditor para examinar la gestión, detectar hallazgos y recopilar la evidencia necesaria. Procesos Claves. El auditor debe identificar los procesos claves del sujeto de control, es decir, aquellos que tienen mayor riesgo en los estados financieros, en el presupuesto y en los proyectos de inversión, pues es sobre los que se va a enfocar principalmente el esfuerzo de la auditoría (Numeral 2.2.3 de la GAT - ISSAI 1315.3). Programa de Auditoría. Es un plan detallado de la auditoría donde se define el cómo, dónde y el por qué, donde cada uno de ellos se divide en procedimientos. Esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplear durante la Fase de Ejecución, determinando la extensión y la oportunidad en que serán aplicados, así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados. Articulación de procedimientos propios de auditoría financiera, de auditoría de desempeño y auditoría de cumplimiento, y cualquier otro tipo de auditoría especializada que se requiera. Pruebas de recorrido. Son aquellas realizadas en la fase de planeación, que incluyen y consisten en la acción de seguimiento que se realiza de un proceso o de una operación, desde el inicio hasta la finalización (paso a paso), que facilitan su comprensión y permiten identificar las actividades claves, los principales riesgos, los controles relevantes diseñados por las entidades para mitigarlos y su aplicación. Pruebas analíticas. Análisis de la información obtenida; además de las conclusiones alcanzadas en actividades de auditoría anteriores, que permite valorar los riesgos y determinar los procesos y actividades donde se realizaran las pruebas de recorrido. Es un examen detallado de una situación o condición, logrando establecer las partes que lo constituyen, sus características, comportamiento, variables, relaciones y desviaciones; con el fin de lograr conclusiones validas respecto al estado de cosas, situación o condición. Pruebas analíticas iniciales. Comprende la investigación de las variaciones o de las relaciones identificadas que sean incongruentes con otra información relevante o que difieran de los valores esperados en un importe significativo (Numeral 2.2.2.3 de la GAT- ISSAI 1520.4). Pruebas analíticas finales. Comprende los procedimientos analíticos en una fecha cercana a la finalización de la auditoría, esto ayudará a concluir globalmente sobre los estados financieros. (Numeral 2.2.2.3 de la GAT- ISSAI 1520.4).


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Pruebas sustantivas. Pruebas que permiten determinar y obtener evidencia de errores o irregularidades importantes en la información proporcionada por la administración del sujeto de control respecto a su gestión y pueden ser analíticas o de detalle. Recursos públicos. Son los ingresos que percibe el Estado de cualquier naturaleza que sean con el objeto de financiar el gasto público. Rendición de cuenta. Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. Riesgo combinado (RCB). Es el resultado de la ponderación del riesgo inherente final sumado a la evaluación del diseño de los controles. Riesgo de auditoría (RA). Es aquel que existe en todo momento y que puede generar la posibilidad de que un auditor emita resultados errados o inexactos, que podrían modificar por completo la opinión o concepto emitido en un informe de auditoría. (ISSAI 300/28 INTOSAI, 2013). Riesgo de fraude. Posibilidad de que se materialice un acto intencionado, realizado por una o más personas de la dirección, los responsables del gobierno de la entidad, los empleados o terceros, que conlleve la utilización del engaño con el fin de conseguir una ventaja injusta o ilegal. El riesgo de fraude es un acto tendiente a eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros (ISSAI 100.47). Riesgo inherente (RI). Está asociado a la naturaleza del sujeto de vigilancia y control fiscal y es intrínseco a las actividades que desarrollan sin tener en cuenta los controles que de este se hagan a su interior. Riesgo de control (RC). Está marcado por los controles que tiene implementados el sujeto de vigilancia y control fiscal y las circunstancias en que lleguen a ser insuficientes o inadecuados, en perjuicio de la detección oportuna de irregularidades. El riesgo de control es la posibilidad de que se produzca una desviación material que no sería evitada, o detectada y corregida a tiempo por los sistemas de control interno de la entidad o entidades auditadas. Rol. Es el papel que alguien representa o desempeña, por voluntad propia o por imposición. Los roles son atribuidos a una persona para que, en determinadas situaciones o circunstancias, actúe o se comporte de acuerdo a un conjunto de pautas, en satisfacción de una serie de expectativas.


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Sistema de control interno. Conjunto de planes, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que las actividades de la entidad se realicen de conformidad con las normas legales; la salvaguarda de los recursos, exactitud y veracidad en la información financiera y administrativa; la eficiencia en las operaciones; la observación de las políticas prescritas, para lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados. Sujeto de control. Entidad o persona que por el manejo de recursos públicos es objeto de fiscalización y responsable de rendir cuenta o informes sobre los resultados de su gestión a la Contraloría Territorial. Son los órganos que integran la administración central, descentralizada y asimiladas del Municipio de Pereira, los particulares, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que a cualquier título recauden, administren, manejen, dispongan o inviertan fondos, recursos del Estado y/o bienes o recursos públicos en lo relacionado con éstos. Supervisión. Actividad que se realiza durante el proceso de auditoría por parte de un servidor público, quien actúa como supervisor, y jefe del equipo de auditoría; con el fin de revisar los criterios a aplicar y aplicados por los miembros del grupo, orientar y/o validar las labores pertinentes. En la CMP, este rol es desempeñado por El Director Técnico de Auditoría. 6. RIESGOS











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equipo auditor.



• Asignación de DPQR no relacionados con el alcance de la auditoría y que no se encuentren debidamente soportados.

7. PUNTOS DE CONTROL Consiste en asumir y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, con el objetivo de generar un producto acorde con los requerimientos de calidad de la vigilancia y control fiscal. Para lograr dicho propósito esas acciones deben seguir los estándares de las normas técnicas de calidad, de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.4.4 de la GAT, ejerciendo el control sobre el desarrollo de las actividades en cada una de las fases de la auditoría (Planeación, ejecución e informe y actividades posteriores), para asegurar la calidad del proceso auditor. Para cumplir con este requerimiento, los auditores deben recibir capacitación y entrenamiento con énfasis en la práctica, en todo lo relacionado con el ejercicio del control fiscal. En la calidad de los informes de auditoría, la responsabilidad del Supervisor (Director Técnico), se enmarca de acuerdo al numeral 2.1.3.3 de la GAT según la ISSAI 200.45, desde la necesidad de: Aceptar la responsabilidad por la calidad total de cada trabajo de auditoría.

Asegurar de que el equipo de auditoría que conforma y cualquier experto externo contratado cuenten, en su conjunto, con la competencia y capacidad necesarias, los cuales deben contar con los perfiles, experticia, habilidades y competencias necesarias que minimice los riesgos.



Por principio de calidad, se debe ejercer el autocontrol en las diferentes actividades del proceso de auditoría, que garantice el cumplimiento a cabalidad de las funciones y por ende la calidad de los resultados de auditoría.


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PR.1.3.2.2.AU-12 18-05-2021 1.0 24 de 26

El tiempo de inicio y finalización de la auditoría se define en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal. La distribución del tiempo para cada fase del proceso auditor es discrecionalidad de la Dirección Técnica, dependiendo de las circunstancias que se tengan en cada caso específico. En caso de requerirse ajuste de fechas en las fases, se discutirá en Mesa de Trabajo y si el DTA considera pertinente informará a la Asesoría de Planeación.

Las controversias, son diferencias de criterio de carácter técnico y/o jurídico, se presentan entre los roles del proceso auditor, su análisis y solución debe surtirse durante el proceso auditor; estas pueden presentarse entre las siguientes instancias: Controversias al interior del Equipo de Auditoría y controversias entre el Supervisor y el equipo de auditoría y deben resolverse de acuerdo al numeral 1.4.3 de la GAT. Las interpretaciones técnicas sobre el contenido de la Guía de Auditoria Territorial le corresponden en primera instancia al Director Técnico de Auditorías, en segunda instancia a la oficina Asesora de Planeación y las de carácter legal a la Asesoría Jurídica. Para la gestión documental, se tendrán en consideración los criterios establecidos el numeral 1.3.1.7 del Capítulo N°1 de la GAT: “…La documentación debe registrarse y conservarse de acuerdo con la naturaleza y su origen, los documentos y archivos producidos, recibidos o reunidos en el transcurso de las auditorías pueden ser electrónicos, físicos o en otros medios y serán tratados de acuerdo a las normas de archivo y al proceso de gestión documental de la respectiva Contraloría Territorial…”. Ver Anexo 02-PF Administración documental CMP. Así mismo, el archivo de los registros que demuestren el cumplimiento de las principales actividades de la auditoría financiera y de gestión, que requiera consolidación, reposarán en la dependencia responsable. Declaración de independencia: Todos los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira y particulares que se vinculen a las auditorías financieras y de gestión, como apoyo en cualquier rol dentro del proceso auditor, deben declarar expresamente que mantienen la independencia respecto del sujeto de control a auditar, o manifestar la existencia o no de causales de impedimentos y conflicto de intereses relacionados con la auditoría asignada. Ver Modelo 01-PF Declaración de independencia CMP. Por otra parte, se llevarán controles a través de los siguientes mecanismos. • Mesas de trabajo en las diferentes etapas del proceso auditor. • Revisión por la Dirección Técnica de Auditorías o Supervisor. • Asesoría legal (concepto jurídico abogado adscrito a la DTA). • Asesoría metodológica (por parte del Área de Planeación de la CMP).


CÓDIGO


PR.1.3.2.2.AU-12 18-05-2021 1.0 25 de 26

• Seguimiento de Control interno. 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS • Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial – PVCFT vigente. • Resolución de rendición de la cuenta vigente. Modelos GAT • Modelo 01-PF Declaración de Independencia CMP. • Modelo 02-PF Ayuda Memoria CMP. • Modelo 03-PF Carta de Compromiso de auditoría CMP. • Modelo 04-PF Presentación de auditoría CMP. • Modelo 05-PF Plan de trabajo con el programa de auditoría CMP. • Modelo 06-PF Cronograma CMP. • Modelo 07-PF Traslado Hallazgo Fiscal CMP. • Modelo 08-PF Control procedimientos auditoría CMP. • Modelo 09-AF Carta de salvaguarda CMP. • Modelo 10-AF Informe de auditoría CMP. Modelos CMP • Modelo 30-PF Memorando de Asignación CMP. • Modelo 31-PF Acta de solicitud de información CMP. • Modelo 32-PF Acta de visita fiscal CMP. • Modelo 33-AF Carta de Observaciones CMP. • Modelo 34-PF Traslado Hallazgo Administrativo Sancionatorio Fiscal CMP. • Modelo 35-PF Reporte de beneficios de la auditoría CMP. • Modelo 36-PF Control de la Auditoría CMP. • Modelo 37-PF Tabla de Contenido CMP. Papeles de Trabajo PT 01-PF Matriz Riesgo Fiscal CMP. PT 02-PF Gestión Riesgo Auditoria CMP. PT 03-PF Evaluación Plan Mejoramiento CMP. PT 04-PF Muestreo CMP. PT 05-AF Entendimiento Sujeto o asunto CMP. PT 06-AF Matriz Riesgos Controles CMP. PT 07-AF Prueba Procesos Claves CMP. PT 08-AF Pruebas Analíticas Iniciales CMP. PT 09-AF Materialidad CMP. PT 10-AF Análisis Hallazgos Opinión CMP. PT 11-AF Ejecución del Recurso Territorial CMP. PT 11-AF Ejecución del Recurso Descentralizadas CMP.


CÓDIGO


PR.1.3.2.2.AU-12 18-05-2021 1.0 26 de 26

PT 12-AF Matriz Evaluación Gestión Fiscal Territorial CMP. PT 12-AF Matriz Evaluación Gestión Fiscal Descentralizada CMP. PT 26-AF Rendición y Evaluación Cuenta CMP. Anexo 02- PF Administración documental CMP. Los Anexos 01 y 03 PF y Anexos 04 a 11 AF se consultan directamente en la GAT.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBÓ




CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA TERMINOS PARA LIBERACION DE INFORMES Y HALLAZGOS A LAS ENTIDADES COMPETENTES POR PARTE DEL DESPACHO

DEL CONTRALOR

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-2 30-01-2020 4.0 Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Definir los términos que tiene la secretaría del despacho, para hacer

entrega de los informes y traslados al señor Contralor, así mismo el tiempo

con que cuenta el Señor Contralor, para revisar y trasladar, tanto informes

preliminares y finales, de auditorías o de quejas, con sus respectivos

hallazgos producto de la ejecución del ejercicio auditor.

2. ALCANCE

Inicia en el momento que la DTA libera el informe preliminar o final, con el

traslado de hallazgos con el fin de ser enviado a las entidades sujetas de

control e instancias competentes, luego de ser avalados con la firma del

señor Contralor.

3. RESPONSABILIDAD

• Dirección Técnica de Auditorias

• Secretaría de despacho Contralor

• Contralor

4. DESCRIPCION

4.1 INFORME PRELIMINAR

Una vez liberado el informe preliminar por la Dirección Técnica de Auditorias, se

allega previa radicación a la Secretaría de despacho, junto con el oficio remisorio,

quien lo pasará al despacho del Señor contralor a más tardar al día hábil siguiente

a su recibo.

El señor Contralor, contara con un término de 5 días hábiles, para revisar y liberar

el oficio remisorio, junto con el informe con el fin de enviarlo a la entidad, para que

esta ejerza el Derecho de contradicción.


DEL CONTRALOR

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-2 30-01-2020 4.0 Página 2 de 4

4.2 INFORME FINAL Y TRASLADO DE HALLAZGO

El equipo auditor, allega el informe final con sus respectivos hallazgos, (penales,

fiscales y disciplinarios) a la DTA para su revisión y aprobación, los remite en

forma física y magnética con sus correspondientes oficios de remisión, a la

secretaría de despacho, la cual pasara informe al despacho del Señor Contralor,

a más tardar al día hábil siguiente a su recibo; el señor Contralor tendrá un término

de quince (15) quince días hábiles, prorrogables por 5 más; para revisarlos y

avalaros con su firma y luego liberarlos hacia las entidades sujetas de control e

instancias competentes; liberado el informe y sus hallazgos a las instancias

competentes se allegarán a la DTA los oficios de liberación con los recibidos de

las entidades y la secretaria de la DTA los entregará al respectivo grupo auditor,

para que organice las carpetas conforme a las normas de calidad y archivo, y los

remita a la Directora de Auditoria y/o a la funcionario de apoyo, para el traslado al

archivo, quedando concluido el procedimiento auditor.

5. TRASLADO DE RESULTADO DE ATENCION DENUNCIAS A LA DIRECCION DE PARTICIPACION CIUDADANA

5.1 Si dentro del proceso auditor, se adelantó denuncia, procedente de participación ciudadana, se deberá informara de los resultados de la misma, luego de su revisión y arreglo de carpeta conforme a las normas de archivo, dentro de los 5 días hábiles siguientes, con el propósito de que se dé respuesta puntual al peticionario.

6. DEFINICIONES

INFORME PRELIMINAR: documento estructurado por el equipo auditor que

incluye la totalidad de observaciones, opiniones o conceptos a las conclusiones

detectados o validados en mesas de trabajo con el debido soporte en papeles de

trabajo.

NFORME FINAL: documento definitivo estructurado por el equipo auditor una vez

surtido el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación de

respuestas y ajustes a que haya lugar.


DEL CONTRALOR

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-2 30-01-2020 4.0 Página 3 de 4

HALLAZGO: Hecho presuntamente irregular, relevante que resulta de la

realización de una auditoria ,que en el informe preliminar se denomina

observación, la cual no pudo ser desvirtuada en el Derecho de Contradicción, por

tanto queda en firme dentro del informe final, adquiriendo la denominación o

connotación de hallazgo, del cual se le da traslado a la entidad competente, para

la respectiva investigación; este puede ser de connotación: administrativa, fiscal,

disciplinaria o penal, según infrinja algún tipo de norma de cualquiera de estas

especialidades.

7. RIESGOS

• Que la entidad sujeta de control solicite prorrogas, sucesivas para dar

respuesta al informe preliminar o ejercicio del derecho de contradicción

aportar información o documentos soporte de información y se concedan

por parte del despacho del señor Contralor.

• Que no se dé traslado de los hallazgos a las distintas instancias dentro del

término establecido en este procedimiento.

• Falta de oportunidad del proceso de entrega de correspondencia

• Realización de actividades concomitantes que impidan el cumplimiento

cabal de términos, como eventos de la entidad capacitaciones

incapacidades, tramite de quejas procedimientos especiales de reacción

inmediata etc.


• Seguimiento al PGA.

• Seguimiento de control interno

• Seguimiento al plan de Acción.

• Seguimiento calidad


DEL CONTRALOR

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-2 30-01-2020 4.0 Página 4 de 4


• Formato de informe preliminar

• Formato informe final

• Formato de traslado hallazgo fiscal

• Papeles de trabajo , ayudas memoria, actas

• Los hallazgos disciplinarios y penales se realizan mediante oficio con un

concepto sucinto emitido por el abogado de apoyo jurídico de la DTA.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

CARMEN BEATRIZ MONCADA AGUIRRE

Directora Técnica de Auditorías



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ACTUACIONES ESPECIALES DE FISCALIZACIÓN

CÓDIGO


PR.1.3.2.2. AU-13 18-05-2021 1.0 1 de 6

OBJETIVO

Llevar a cabo vigilancia fiscal, mediante métodos y procedimientos especiales y breves, a través de la investigación de un hecho o asunto que llegue al conocimiento de la Contraloría Municipal de Pereira por cualquier medio de información o denuncia fiscal, que pudiese afectar el recurso púbico a cargo del Municipio y sus entidades descentralizadas

1. ALCANCE El procedimiento inicia con la asignación al Equipo de Auditoría, del hecho o asunto (Informes macro de ley, visita fiscal, denuncia fiscal) y termina con la entrega del expediente de la auditoría al Director Técnico conforme a la Ley General de Archivo.

2. RESPONSABILIDAD Contralor(a) Municipal de Pereira, Director(a) Técnico(a) de Auditorías, Director (a) Operativo(a) de Planeación y Participación Ciudadana, funcionarios y contratistas asignados.

3. DESCRIPCIÓN Para la aplicación de este procedimiento, se requiere que el personal involucrado conozca sus responsabilidades, respecto al desarrollo de cada una de las actividades a ejecutar descritas, a continuación: 4.1 ACTUACIÓN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN La Actuación Especial de Fiscalización puede ser a iniciativa del Contralor, de la Dirección Técnica de Auditorías y/o Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, así: 4.1.1 INICIATIVA DEL CONTRALOR Se recibe la solicitud por parte del Despacho del Contralor, a la Dirección Técnica de Auditorías, el equipo auditor, atiende realizando un diagnóstico, en caso que


CÓDIGO


PR.1.3.2.2. AU-13 18-05-2021 1.0 2 de 6

surjan aspectos críticos que son de impacto y que requieren ser evaluados de manera inmediata, se procederá a realizar una Mesa de Trabajo para justificar ante la Dirección Técnica de Auditorias, el ejercicio de control, denominado Actuación Especial de Fiscalización. 4.1.2 INICIATIVA DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE AUDITORIAS Se realiza elección de Temas que pueden ser abordados como Visita Fiscal (incluye Planes de Mejoramiento), por parte del equipo de la Dirección Técnica de Auditorías y se comunicar al Despacho del Contralor. 4.1.3 INICIATIVA DE LA DIRECCIÓN OPERATIVA DE PLANEACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA. La Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, envía a la Dirección Técnica de Auditorías, la Denuncia, una vez analizado, se le informará a la Dirección de Participación Ciudadana, con el fin de comunicarle al quejoso que se Adelantará la Actuación Especial de Fiscalización frente a la Denuncia. Nota: Cuando en cumplimiento de este procedimiento existan diferencias en su aplicación, el Contralor(a) Municipal de Pereira, la Dirección Técnica de Auditorías y/o la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, según su responsabilidad, definirán las actividades necesarias que permitan abordar la actuación especial. 4.2 DESIGNACIÓN EQUIPO AUDITOR Una vez determinada la forma por la cual se abordará la Actuación Especial de Fiscalización, se designa al Equipo de Trabajo mediante memorando interno y se solicita la Declaración de Independencia, 4.3 ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO El equipo auditor designado, se encarga de analizar la estrategia y elaborar Plan de Trabajo, se puede realizar analizando el tema y desglosándolo en sus partes más importantes a fin de determinar el enfoque y/o la esencia de la denuncia. también se requiere conocer los riesgos y controles del procedimiento involucrado en el asunto auditado.


CÓDIGO


PR.1.3.2.2. AU-13 18-05-2021 1.0 3 de 6

4.4 NOTIFICACIÓN DE VISITA El equipo auditor, informa al sujeto y/o punto de control el inicio de la visita fiscal y solicitar, si es necesario, acompañamiento de funcionarios competentes del sujeto vigilado. 4.5 REALIZACIÓN DE LA VISITA Se Realiza la visita al sujeto y/o punto de control, o al sitio donde se desarrollaron las acciones motivo de verificación. Se deben aplicar las pruebas de control que sean necesarias, se genera el registro fotográfico y/o documental y se hace el levantamiento del Acta de Visita Fiscal. 4.6 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DETECTADA Y DETERMINACIÓN DE OBSERVACIONES Una vez realizada la visita fiscal, se debe analizar en mesa de trabajo, el resultado de esta, y establecer las siguientes situaciones:

• Establecer las observaciones con sus presuntas incidencias.

• Emitir concepto sobre control interno fiscal

• Se puede elaborar informe final de visita fiscal, sino se presentan observaciones.

Nota: En el análisis puede establecerse la necesidad de adelantar un proceso auditor. 4.7 TRASLADO DE OBSERVACIONES Se realiza el traslado observaciones al sujeto y/o punto de control evaluado para que se surta el derecho de contradicción, dentro de los cinco (5) días siguientes a su comunicación. 4.8 ANÁLISIS A LA RESPUESTA Se evalúa en Mesa de Trabajo, la respuesta remitida por el sujeto y/o punto de control, se construyen las observaciones que quedaron en firme como hallazgos


CÓDIGO


PR.1.3.2.2. AU-13 18-05-2021 1.0 4 de 6

con sus presuntas incidencias. Nota: En caso de no recibir respuesta por parte de la entidad en el tiempo estipulado, las observaciones con su presunta incidencia se entenderán aceptadas estableciéndose como hallazgos. 4.9 ELABORACIÓN Y ENVIO DEL INFORME FINAL Se procede a la elaboración del Informe Final, producto de la visita fiscal, verificando que éste responda al objetivo planteado; Así mismo, se remite el

Informe Final al sujeto y/o punto de control auditado, firmado por el Contralor, solicitando suscripción del Plan de Mejoramiento, si fuere el caso Cierre de la auditoria: entrega del expediente, comunicación a la dirección de planeación y participación ciudadana para respuesta a la denuncia o queja.

5. DEFINICIONES ACTUACIÓN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN: Es una acción de vigilancia y control fiscal breve, en la que un equipo de trabajo interdisciplinario aborda la investigación de un hecho o asunto que llegue al conocimiento de la Contraloría Municipal de Pereira, por cualquier medio de información o denuncia fiscal, que a juicio del Contralor o de la dirección técnica, sea un tema de presunta connotación fiscal por su posible afectación al patrimonio público o generación de impacto ambiental, que requieran atención inmediata. Constituyen actuaciones especiales de fiscalización: la visita fiscal, el trámite de denuncias fiscales y los informes macro de ley. Son competentes para realizar la actuación especial de fiscalización: el Despacho de Contralor, las direcciones técnicas y los funcionarios asignados para el efecto. DENUNCIA FISCAL: Es la participación de los ciudadanos y grupos de interés en el control social mediante la denuncia 2 sobre las decisiones y actuaciones de los servidores públicos, por presuntas inconsistencias o irregularidades y el impacto que dichas decisiones tienen sobre la administración pública, la sociedad y su calidad de vida.


CÓDIGO


PR.1.3.2.2. AU-13 18-05-2021 1.0 5 de 6

INFORMES MACRO: Informes realizados en cumplimiento de las funciones constitucionales y legales que se atribuyen a la Contraloría Municipal de Pereira, como ente de control fiscal territorial en el municipio, los cuales son producto de la evaluación a las finanzas públicas y al estado de los recursos naturales. VISITA FISCAL: Cualquier diligencia en el ejercicio del control fiscal, no incluida en el Plan de Vigilancia de Control Fiscal Territorial - PVCFT, de la cual pueden surgir pronunciamientos por parte de la Contraloría Municipal de Pereira. SUJETO Y/O PUNTO DE CONTROL: Entidades públicas en todos los niveles administrativos, los particulares, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que a cualquier título recauden, administren, manejen, dispongan o inviertan fondos, recursos del Estado y/o bienes o recursos públicos en lo relacionado con éstos, por los cual son objeto de fiscalización y responsables de rendir cuenta o informes sobre los resultados de su gestión a la Contraloría Territorial (Artículo 3º del Decreto 403 de 2020).

6. RIESGOS

• En el desarrollo de la actuación especial de fiscalización, esta presenta un alto grado de complejidad (en tiempo, muestra, vigencia, impacto, entre otros), se hace necesario identificar a través de que mecanismo o técnica se va a lograr el resultado.

• Cambios en el cronograma establecido en el PVCFT

• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento los términos, para la atención de la actuación especial de fiscalización.

• Demora de las entidades en la entrega de insumos para el control.

• Falta de oportunidad del proceso en la entrega de correspondencia. 7. PUNTOS DE CONTROL

• Mesas de trabajo

• Revisión por la Dirección.


CÓDIGO


PR.1.3.2.2. AU-13 18-05-2021 1.0 6 de 6


• Modelo 01-PF Declaración de Independencia. • Plan de Trabajo. • Actas Ayudas Memoria • Papeles de trabajo

ACTUALIZO

REVISÓ APROBÓ




CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE FONDO DE LA CUENTA E INFORMES

CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 1 de 27

CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA

PROCEDIMIENTO ESPECIAL – REVISION DE FONDO DE LA CUENTA E INFORMES

PEREIRA, 2021


CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 2 de 27

CONTENIDO

1. JUSTIFICACION

2. OBJETIVO

3. ALCANCE

4. RESPONSABILIDAD

5. DESCRIPCION

5.1 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN RENDIDA.

5.2 PLANEACIÓN DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA.

5.3 GESTION PRESUPUESTAL

5.3.1 Planeación Presupuestal

5.3.2 Ejecución Presupuestal

5.4 INFORMACION DE ESTADOS FINANCIEROS

5.5 PAPELES DE TRABAJO

5.6 CALIFICACION

5.7 INFORME

6. DEFINICIONES

7. RIESGOS




CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 3 de 27

1. JUSTIFICACION En desarrollo al fenecimiento de la cuenta, que de acuerdo a la metodología de la Guía de Auditoría Territorial GAT-2019 será emitida a través de la ejecución de la Auditoría Financiera y de Gestión o de un procedimiento especial; la Contraloría Municipal de Pereira, plantea a través de la revisión y análisis de la cuenta, efectuar dicho fenecimiento para aquellos sujetos de control a los cuales no fue posible programarles las auditorias financieras y de gestión para la vigencia objeto de la revisión.

2. OBJETIVO Emitir concepto sobre la gestión fiscal de los procesos evaluados, opiniones sobre los estados financieros y el presupuesto, a través de la evaluación de los procesos enfocado en los riesgos, obteniendo evidencia suficiente y apropiada para fundamentar el fenecimiento de la cuenta fiscal, de acuerdo a la naturaleza, marco normativo y regulatorio aplicable al sujeto de vigilancia y control fiscal. Incluye los siguientes productos:

Opinión sobre los estados financieros. Opinión sobre el presupuesto. Concepto sobre la Evaluación Rendición de la cuenta. Concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno. Concepto sobre el cumplimiento y efectividad del plan de mejoramiento.

3. ALCANCE El procedimiento inicia con el entendimiento del sujeto de vigilancia y control fiscal; para identificar y evaluar posibles riesgos y controles internos, que permitan establecer aspectos críticos, políticas, procesos o temas de interés a auditar y de esta forma establecer adecuadamente, el tipo y alcance de las pruebas de auditoría para continuar con la ejecución, obtención y evaluación de evidencias y finalizar con la generación de informes y las actividades de cierre, en un periodo determinado.

4. RESPONSABILIDAD Dirección Técnica de Auditorías y Equipo Auditor.

5. DESCRIPCIÓN O PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISION DE LA CUENTA 5.1 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN RENDIDA


CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 4 de 27

Una vez sea recibida la cuenta e informes de conformidad a lo establecido en la normativa vigente de la Contraloría Municipal de Pereira a través de los aplicativos SIA OBSERVA y SIA CONTRALORIAS, se revisará el contenido de los formatos y demás información requerida en los términos de oportunidad, suficiencia y calidad. Con el fin de revelar evidencia de esta revisión, la cual se constituye en insumo para la ejecución de la auditoría, el equipo auditor dejará registro de este examen a través del papel de trabajo PT -26 AF Evaluación rendición de la cuenta, emitiendo un concepto Favorable o Desfavorable. 5.2 PLANEACIÓN DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA NEACIÓN DE LA REVISIÓN DE LA CUENT Deberá tenerse en cuenta dentro de esta etapa la elaboración de un Plan de trabajo y Programa de Auditoria, por parte por el equipo de trabajo, en el cual se determinen objetivos, criterios y enfoque requeridos para llevar a cabo una labor eficiente y efectiva. Identificando lo que se quiere examinar, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿con qué recursos?; igualmente, se determina el alcance y el cronograma. El talento humano deberá asignarse de manera objetiva de conformidad con los perfiles requeridos y de acuerdo con la capacidad con que cuente la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA. Es de suma importancia el análisis de manera general del sujeto de control a evaluar, a través del estudio de su naturaleza jurídica, estructura básica, objetivos, funciones y actividades que realiza, sistema de control interno, mapa de riesgos, con base en la verificación de la información que reposa en la base de datos y en los archivos permanentes, revisión de la auditoria anterior realizada al sujeto de control, entre otros. Así mismo, deberá verificarse que la información reportada en los procesos enunciados cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad aplicable, y se encuentre reportada de acuerdo a las normas y directrices expedidas por la Contaduría General de la Nación – CGN, aplicable a cada sujeto de control de conformidad con su naturaleza jurídica y el marco normativo al que pertenezca. La contabilidad pública se encuentra establecida por marcos normativos de acuerdo con las NIIF en convergencia: Normas Internacionales de Información Financiera. Estos marcos son: a) marco normativo para empresas financieras y que captan recursos del público, b) marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público y, c) marco normativo para entidades de gobierno. De igual forma deberá verificarse que el sujeto de control haya cumplido con el principio de transparencia con la publicación de los estados financieros en la página web, debidamente aprobados y certificados y que se haya rendido a la Contaduría General de la Nación.


CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 5 de 27

El equipo auditor analizará la siguiente información para determinar el alcance de la revisión teniendo en cuenta: Plan Financiero, Plan de Desarrollo, Formulación de Proyectos u otros, dependiendo del

sujeto de control. Presupuesto, Tesorería, y Cierre Fiscal: Presupuesto Inicial, movimientos Presupuestales,

compromisos, modificaciones, obligaciones, recaudos, gastos, ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos

Contable. Los estados financieros Contratos y sus modificaciones Inversión ambiental A continuación, se sugieren algunos procedimientos, pero el equipo de auditoría determinará los que considere pertinentes: 5.3 GESTIÓN PRESUPUESTAL (Fases del presupuesto) 5.3.1 PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

• Solicitar los Acuerdos vigentes expedidos por las entidades territoriales respecto a las disposiciones contenidas para la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto, y verifique si recoge las normas y disposiciones previstas en la ley orgánica del presupuesto y decretos reglamentarios, conforme lo disponen los artículos 104, 107 y 109 del Decreto 111 de 1996.

• Para las empresas industriales y comerciales del estado o sus asimiladas (empresas de licores, empresas de servicios públicos, empresas sociales del estado, hospitales, entre otras); desde sus estatutos verificar la autoridad que aprueba el presupuesto y quien lo desagrega (liquida). (Decreto 115 de 1996; ley 142 de 1994, articulo 17, Ley 489 de 1998).

• Identificar que el acto de aprobación del presupuesto tenga sus tres partes fundamentales: Ingresos, Gastos y Disposiciones Generales; aplica para todas las entidades estatales.

• Analizar que en el acto administrativo de liquidación o desagregación del presupuesto este discriminado el presupuesto al máximo nivel y clasificado de acuerdo con la naturaleza de la entidad, y que utilice la nomenclatura CHIP_CGR o FUT o nueva codificación de estandarización, impartida por la Contraloría General de la Republica.


CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 6 de 27

• Verificar que no se esté combinando el presupuesto de la vigencia con el del sistema general de regalías.

• Revisar la legalidad del trámite y los actos administrativos que aprobaron y liquidaron el presupuesto de la vigencia en curso.

• Comprobar que, en la elaboración del anteproyecto de presupuesto, la entidad haya programado la disponibilidad real de recursos y que haya sido acompañado de la descripción de las bases legales y de cálculo, base para la programación del gasto (plan financiero).

• Verificar la existencia del SISTEMA PRESUPUESTAL: Presupuesto de la vigencia, Plan Financiero, Plan Operativo Anual de Inversiones y Marco Fiscal de Mediano Plazo.

• Comprobar que el acto administrativo de aprobación del PLAN FINANCIERO, de acuerdo con la entidad evaluada, COMFIS, para la anualidad.

• Cotejar el acto administrativo de aprobación del PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES por parte del COMFIS, que los proyectos a evaluar estén contenidos en el Plan de Desarrollo, Plan Institucional o estratégico vigente, según la entidad.

• Identificar el acto administrativo de aprobación del MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO para entidades territoriales (Ley 819 de 2003) y para empresas industriales y comerciales del estado o asimiladas (Decreto 4730 de 2005)

• Evidenciar si el proyecto presentado era deficitario y el procedimiento adoptado para su aprobación.

• Comprobar que la provisión de empleos de los servidores públicos corresponda a los previstos en la planta de personal, incluyendo las vinculaciones de los trabajadores oficiales. De no ser así, informe a la Administración que los nombramientos carecen de validez y por tanto no dará lugar a reconocer el derecho adquirido.

• Verificar que se hayan adelantado acciones presupuestales tendientes a saldar el déficit fiscal presentado en la vigencia anterior al momento de la elaboración del proyecto de presupuesto.

• Contrastar que el Presupuesto de Inversión Social no disminuya en relación con el año anterior.

• Comprobar que en la entidad haya aprobado el PAC para el presupuesto de la vigencia, cuentas por pagar y reservas presupuestales (en el caso que no las hayan


CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 7 de 27

incorporado al presupuesto de la vigencia siguiente), antes del 31 de diciembre y que estos se encuentren debidamente aprobados mediante acto administrativo. y se hayan emitido las correspondientes modificaciones cuando se varió el presupuesto. (No aplica para las entidades que tiene régimen de empresas industriales y comerciales del estado o sus asimiladas)

5.3.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

• Comprobar que se lleven libros de contabilidad presupuestaria: Ingresos, Gastos, Vigencias Futuras, Reservas Presupuestales, Cuentas por Pagar. (Para las entidades que tiene régimen de empresas industriales y comerciales del estado o sus asimiladas no deben constituir reservas presupuestales) (Físicos o magnéticos) Resolución 032 de 2019 CGR.

• Evaluar que los actos administrativos que modificaron el presupuesto (créditos adicionales, traslados, aplazamientos, desplazamientos, reducciones, creación de rubros de apropiación, entre otros); además que hayan sido expedidos por las autoridades competentes y cumplido con los requisitos exigidos de auefdo al tipo de modificación presupuestal.

• Constatar la oportunidad y veracidad en la presentación de los informes Trimestrales y anuales de ejecución presupuestal en el CHIP_CGR.

• Verificar que en la presupuestación de los ingresos y gastos se hayan cumplido con todos los principios aplicables del decreto 111 de 1996, exceptuando en las empresas industriales y comerciales del estado y asimiladas, el principio de inembargabilidad.

INGRESOS Confrontar que los impuestos tributarios y no tributarios presupuestados para la vigencia evaluada en los ingresos, sean consonantes con el estatuto tributario vigente en la entidad territorial. Revisar el estado del trámite de los recursos del crédito y verifique que no se hayan adquirido compromisos hasta tanto no hayan perfeccionado los contratos de empréstito y/o ingresado los recursos. Verificar que los rendimientos financieros se encuentren debidamente identificados y reglamentados; confronte con las conciliaciones bancarias. Identificar que los recursos del balance a 31 de diciembre del año anterior hayan sido incorporados al presupuesto de la vigencia siguiente en los recursos de capital, respetando


CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 8 de 27

su destinación específica y que hayan sido programados en gastos de inversión. Evaluar la gestión fiscal del recaudo de los ingresos corrientes a cargo del ente territorial en la vigencia, aplicando indicadores presupuestales, como:

• Total, recaudado / total presupuestado.

• Total, presupuestado en la vigencia por cada impuesto / Total facturado en la vigencia por cada impuesto.

• Total, cartera adeudada al 1 de enero de vigencias anteriores / Total cartera recuperada a 31 de diciembre de vigencias anteriores.

• Total, sujetos pasivos por impuesto al inicio de la vigencia / Total sujetos pasivos por impuestos al final de la vigencia.

• Total, cartera deudores prescrita por impuesto / Total cartera deudores a la fecha de prescripción de esta por impuesto: Impacto.

• Total, cartera deudores caducada por impuesto / Total cartera deudores a la fecha de prescripción de esta: Impacto

• Total Recaudos SGP / Total presupuestado SGP

• Revisar de límite de gastos (Total Gastos de funcionamiento / Total Ingresos Corrientes de Libre destinación).

• Analizar que las transferencias al concejo y personería municipal hayan sido giradas conforme a la ley 617 de 2000 y demás normas que las regule.

• Examinar las operaciones que dan origen al déficit o superávit presupuestal (Total recaudos – compromisos: Superávit o déficit presupuestal).

GASTOS

• Examinar las partidas del gasto y confirme que el presupuesto solamente incluye partidas para atender créditos judicialmente reconocidos, gastos decretados conforme a la ley y aquellas destinadas a dar cumplimiento a los planes y Programas de Desarrollo Económico y Social.

• Verificar que todos los actos administrativos que afecten apropiaciones presupuéstales cuenten con certificados de disponibilidad previos y que los compromisos adquiridos estén perfeccionados con el registro presupuestal.

• Analizar que se hayan emitido en orden cronológico y consecutivo los certificados de disponibilidad, registro presupuestal (compromisos), obligaciones y pagos.

• Comprobar la aplicación de la figura de reversión en los CDP, RP, obligaciones y anulación de pagos.


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• Comprobar que, para atender los compromisos, se hayan generado la correspondiente obligación y posteriormente su pago.

• Revisar en los libros presupuestales del gasto, que no se hayan contraído obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible.

• Evaluar que el Plan Anual de Adquisiciones y Bienes y Servicios este conforme a las apropiaciones del presupuesto liquidado o desagregado, que cuente con acto de aprobación y modificaciones.

• Comprobar que el Plan Operativo Anual de Inversiones, exista coherencia con el presupuesto aprobado y liquidado, garantizando el cumplimiento de los programas y subprogramas del plan de desarrollo vigente a nivel de proyectos dentro del presupuesto en cada vigencia y que se hayan aplicado los planes indicativos y planes de acción respectivos.

• Verificar aleatoriamente que cada contrato (según la muestra) haya cumplido con el tramite presupuestal, y no se hayan generados hechos cumplidos o vigencias expiradas.

• Informar sobre el estado de los recursos del crédito (deuda pública), y verifique que no se hayan adquirido compromisos hasta tanto no hayan perfeccionado los contratos de empréstito y/o ingresado los recursos.

• Comprobar que dentro del presupuesto se haya incorporado los créditos judicialmente reconocidos, laudos arbitrales y/o conciliaciones, verifique su incorporación en el presupuesto de gastos y analice las actuaciones de la entidad en el cumplimiento de las decisiones judiciales.

• Constatar la correcta imputación de las operaciones y transacciones que afectan el presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

• Realizar pruebas aritméticas aleatorias al libro de Apropiaciones y confronte con documentos físicos por rubro la exactitud de los registros y saldos.

• Verificar que se haya creado el plan de contingencias para atender las demandas de la entidad en el servicio de la deuda.

• Comprobar que se haya cumplido prioritariamente con la atención de los sueldos de personal, prestaciones sociales, servicios públicos, seguros, mantenimiento, sentencias, pensiones y transferencias asociadas a la nómina y recuerde que el incumplimiento de esta disposición es causal de mala conducta del representante


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legal y del ordenador del gasto.

• Confrontar que los registros presupuestales y confirmar que los fallos de tutela hayan sido pagados con cargo al rubro que corresponda a la naturaleza del negocio fallado y que, para su pago en primera instancia, se hayan efectuado los traslados presupuéstales con cargo a los saldos de apropiación disponibles durante la vigencia fiscal en curso.

• Verificar los límites máximos, atendiendo la categorización establecida en la Ley 617 de 2000 y normas modificatorias o complementarias y que se liquiden basados en el decreto que emite el gobierno nacional en cada anualidad.

• Comprobar mediante muestra aleatoria el cumplimiento de las normas presupuéstales en el trámite del proceso de nómina y demás prestaciones legales, pago correcto de los valores y transferencia oportuna de los valores parafiscales y los descuentos a terceros (juzgados, impuestos, cooperativas, seguros etc.)

• Observar las acciones de la administración para dar cumplimiento a la incorporación normas de austeridad fijadas por el Gobierno Nacional.

• Evaluar el manejo de la caja menor y que se haya cumplido con el Decreto 2768 de 2012 o norma que lo modifique; y que se haya utilizado para gastos urgentes, fortuitos e inaplazables.

• Verificar que los compromisos que desbordan la anualidad cuenten con las vigencias futuras ordinarias con la respectiva autorización y que su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso, dando cumplimiento a la Ley 819 de 2003.

• Confrontar que las vigencias futuras excepcionales cuenten con la respectiva autorización y hayan sido declaradas de importancia estratégica, dando cumplimiento a la Ley 1483 de 2011 y Decreto 2767 de 2012.

• Verificar que las vigencias futuras ordinarias o excepcionales autorizadas no hayan caducado.

• Solicitar la relación de los negocios fiduciarios de administración o manejo de recursos que cubran más de una vigencia fiscal, y verifique que previamente a la apertura de la licitación o concurso hayan contado con la autorización para comprometer vigencias futuras sobre la remuneración de la entidad fiduciaria. El anterior requisito será igualmente necesario en caso de adición, prórroga o reajuste de los contratos celebrados, siempre y cuando cubran más de una vigencia fiscal. (Decreto 568/96).

• Corroborar aleatoriamente la destinación específica de las participaciones


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establecidas en la Constitución y en la ley.

• Contrastar la existencia de planes de desempeño de ajuste fiscal, financiero y administrativo tendientes a restablecer la solidez económica y financiera de las entidades territoriales y el envío trimestral de la información correspondiente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público -Dirección General de Apoyo Fiscal (DAF).

• Confrontar sobre si los pagos que no constituyen salario y los pagos por auxilio de transporte no han hecho parte de la base para liquidar los aportes con destino al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, Régimen del Subsidio Familiar y contribuciones a la seguridad social establecidas por la Ley 100 de 1993.

• Verificar si se tuvo en cuenta que los servidores públicos que sean encargados por ausencia temporal del titular para asumir empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, no pueden tener derecho al pago de la remuneración señalada para el empleo que se desempeña temporalmente mientras su titular la esté devengando y que no se podrá encargar provisionalmente a servidor público alguno para ocupar cargos de mayor jerarquía sin la disponibilidad presupuestal correspondiente.

• Realizar seguimiento respecto a que el servidor público que adquiera el derecho a disfrutar su pensión de vejez o jubilación podrá optar por dicho beneficio o continuar vinculado al servicio hasta que cumpla la edad de retiro forzoso.

• Verificar el desarrollo de los acuerdos de reestructuración, respecto a si el Alcalde fueron debidamente facultados por el Concejo y si dicha autorización comprendió las operaciones presupuestales necesarias para su cumplimiento.

CIERRE PRESUPUESTAL

• Solicitar copia del acto administrativo de constitución de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar y verifique contra soportes que se hayan constituido correctamente antes del 20 de enero de cada vigencia.

• Confrontar que las cuentas por pagar hayan sido constituidas por los empleados de manejo de las pagadurías o tesorerías con la aprobación del ordenador del gasto y las reservas presupuestales por parte del jefe de presupuesto y el representante legal.

• Evaluar que las cuentas por pagar sea la diferencia entre obligaciones y pagos y confróntela con las ejecuciones del gasto del CHIP-CGR.


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• Comprobar que las reservas presupuestales sea la diferencia entre compromisos (registros presupuestales) y obligaciones y confróntela con las ejecuciones del gasto del CHIP-CGR. (No aplica para empresas industriales y comerciales del estado o asimiladas).

• Solicitar copia de la ejecución presupuestal de las cuentas por pagar y reservas presupuestales del año anterior y verifique que hayan sido pagadas en su totalidad.

• En los casos que durante el año de la vigencia de la reserva o cuenta por pagar haya desaparecido el compromiso u obligación que las originaba y que se hayan emitido el acta de cancelación respectiva.

• Verificar que cuando no se haya cancelado las cuentas por pagar o reserva presupuestal en el año de su vigencia y estas fenezcan, hayan sido constituidas en un acto administrativo como vigencias expiradas.

• Confrontar que las reservas presupuestales constituidas hayan cumplido con el requisito previo de vigencias futuras ordinarias o excepcionales.

TESORERIA Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC

• Verificar que en la elaboración del Plan Financiero anual con las metas máximas de pagos y que haya servido de base para elaborar el Programa Anual de Caja, PAC.

• Cotejar que el libro de registro y control del PAC reporte las reducciones, disminuciones o aplazamientos de las apropiaciones.

• Confrontar que no se hayan realizado pagos que superen los montos máximos de PAC asignados en los respectivos períodos.

• Determine si las modificaciones del PAC obedecen a una inadecuada ejecución, el comportamiento deficitario de los ingresos o por situaciones de índole macroeconómica y las acciones tomadas por la administración para la asunción de nuevos compromisos.

• Analizar el PAC inicial de la vigencia y que las modificaciones presentadas sean acordes con las realizadas al presupuesto de la vigencia.


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• Comprobar que los desembolsos de los contratos celebrados se hayan pactado hasta la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja –PAC-.

• Verificar en tesorería contra documentos pagados, que tengan la firma del ordenador del gasto, que responda al cumplimiento de disposiciones administrativas, que hayan cumplido a satisfacción con el objeto el contrato o la entrega de los bienes, que relacionen el certificado de disponibilidad y registro presupuestal y que se hayan realizado los descuentos de ley.

5.4 INFORMACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

• Realizar un análisis vertical y horizontal de los Estados Financieros y determinar los cambios relevantes en el comportamiento de las cuentas.

• Identificar el comportamiento de las cuentas que comprometen mayores recursos patrimoniales.

• Analizar el mapa de riesgos financieros o contables y compare con las variaciones obtenidas en el análisis vertical y horizontal.

• Nota: Para el análisis financiero se requiere, comparación y estudio de los estados financieros y demás datos, interpretando los porcentajes, tendencias, indicadores y estados complementarios y políticas contables, con el objeto de evaluar el desempeño financiero y operacional para la toma de decisiones.

• Se debe establecer en el análisis la naturaleza y limitaciones de los estados financieros, estableciendo una relación razonable de las diferentes partidas, lo que conlleva a dictaminar sobre los Estados Financieros.

• El análisis financiero provee las herramientas para determinar las fortalezas o debilidades de las finanzas y operaciones.

ACTIVOS

• Revisar la correcta clasificación de los activos en las partidas: Corriente y No corriente, conforme al marco normativo al que pertenezca la entidad y a las políticas contables debidamente establecidas por la entidad.

• Razonar cuidadosamente los activos operacionales (efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y propiedades, planta y equipos).


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• Analizar los grupos o cuentas seleccionadas con base en las Notas a los Estados Financieros y/o Revelaciones y lo establecido en las políticas contables para cada uno de estos.

Efectivo Inversiones Cuentas por cobrar Préstamos por cobrar Inventarios Propiedades planta y Equipo Otros activos que el auditor considere especial análisis

Evaluar la ecuación contable, en donde: Activos = Pasivos (+) Patrimonio PASIVOS

• Revisar la correcta clasificación de los pasivos en las partidas: Corriente y No corriente, conforme al marco normativo al que pertenezca la entidad y a las políticas contables debidamente establecidas por la entidad, tales como:

Cuentas por pagar Préstamos por pagar Provisiones Pasivos por beneficios a los empleados Otros pasivos que el auditor considere especial análisis

PATRIMONIO

• Verificar que la utilidad o excedente del ejercicio, generada en el estado de resultados, es la misma cifra que está representada en el patrimonio de la entidad por el mismo periodo.

ESTADO DE RESULTADOS

• Analizar de los resultados operaciones y del ejercicio como también de los ingresos y gastos.

• Confrontar algunas partidas del ingreso con los informes de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, en especial las transferencias recibidas por parte de otros entes del orden nacional.


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• Evaluar los conceptos de ingresos y gastos que desarrollan el objeto o función de cometido estatal de la entidad, teniendo presente conceptos como la materialidad, las políticas contables y las revelaciones en Notas a los Estados Financieros, en cuentas tales como:

Los ingresos sin contraprestación Los ingresos con contraprestación Los gastos de administración y operación Los gastos de ventas El gasto público social El costo de ventas

INDICADORES FINANCIEROS Los indicadores financieros son una herramienta útil con la cual se busca formar una visión financiera acerca del comportamiento de la entidad. Entre otros se utilizan:

• Capital de Trabajo: Activo Corriente (menos) Pasivo Corriente: indica el capital que tiene la entidad para atender sus obligaciones a corto plazo.

• Razones de Liquidez: Activo Corriente / Pasivo Corriente: indica la capacidad de la entidad para cubrir las obligaciones a corto plazo.

• Prueba Ácida: (Activo Corriente (menos) Inventarios) / Pasivo Corriente: indica la capacidad de pago que tiene la entidad sin contar con los inventarios.

• Otros indicadores que incorpore el equipo de auditoría OPERACIONES RECÍPROCAS

• Verificar que los valores registrados en este formulario coincidan con lo reportado en las respectivas cuentas del Activo, Pasivo, Gastos e Ingresos de los Estados Financieros.

• Confrontar las cifras reportadas por la entidad en este informe con las cifras reportadas por las entidades con las que se tuvo la operación recíproca.

• Analizar lo dispuesto en el instructivo de cierre contable que expide anualmente la Contaduría General de la Nación.

CAJAS MENORES

• Verificar que el manejo de las Cajas Menores de la entidad se haya realizado de acuerdo con los procedimientos establecidos por la entidad.


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CUENTAS BANCARIAS

• Determinar que se aplique la normatividad y políticas contables relacionadas con el manejo y destinación de las cuentas bancarias de las entidades Públicas.

• Verificar la elaboración de las conciliaciones bancarias conforme a lo establecido en las políticas contables de la entidad.

• Confrontar el saldo del libro de bancos reflejado en la conciliación con el saldo de la misma cuenta en los libros contables auxiliares de bancos.


DEPRECIACIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

• Verificar que se dé cumplimiento al procedimiento establecido en las políticas contables de la entidad depreciación, deterioro y registro en forma individual de cada uno de los Activos del grupo de Propiedades Planta y Equipo.


GARANTÍA PARA EL MANEJO DE FONDOS Y BIENES DE LA ENTIDAD

• Verificar que las pólizas tomadas cubran los amparos para los bienes del estado, establecidos en la normatividad vigente y que cumplan con todos los requisitos de Ley establecidos.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

• Verificar la veracidad de las cifras que calificaron las diferentes áreas y grupos y confróntelas con las resultantes de su encuesta sobre aspectos iguales.

5.5 PAPELES DE TRABAJO Es el conjunto de documentos en los cuales los funcionarios responsables de la revisión, registran el desarrollo de los procedimientos de auditoria con base en los datos de la información obtenida, así como los resultados de las pruebas analíticas de detalle y de cumplimiento que hayan sido consideradas. Contienen la evidencia necesaria para


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fundamentar las observaciones y conclusiones presentadas en el informe, las cuales constituyen la base para el fenecimiento o no de la cuenta. El papel de trabajo podrá contener entre otros aspectos, lo siguiente:

ENTIDAD AUDITADA:

AUDITOR REF. P / T.

LÍDER EQUIPO AUDITORIA : HOJA No. De

FECHA DE ELABORACION: Macroprocesos: Gestión Financiera - Gestión presupuestal

Actividad. Rendición y Revisión de Cuenta

FECHA DE REVISION:

Desarrollo de procedimientos Observaciones, conclusiones y evidencias

Los papeles de trabajo deberán elaborarse en forma legible, limpia, ordenada, clara, completa, concisa y codificarse para fines de su ordenamiento e identificación. Deben indicar claramente la fuente de donde se obtuvo la información obtenida y consignada. 5.6 CALIFICACION Con base en los resultados de la fase de ejecución, se diligenciará el Papel de Trabajo PT 12

Matriz Evaluación Gestión Fiscal – Revisión de la cuenta e informes y se determinará el

fenecimiento o no de la cuenta.

5.7 INFORME La estructura del informe podrá contener lo siguiente: Una portada que contenga. Informe para el pronunciamiento de revisión de la cuenta, nombre de la entidad, vigencia evaluada, contraloría territorial, ciudad y fecha. Nombre del contralor o quien haga sus veces, líder y equipo de auditoría Tabla de contenido Hechos relevantes si aplica Pronunciamiento Resultados de la auditoría, incluyendo las conclusiones, observaciones y/o hallazgos Consolidado de observaciones y/o hallazgos


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Anexos - si aplica

6 DEFINICIONES

Alcance: Se refiere a los procedimientos de auditoría considerados necesarios en las circunstancias requeridas para lograr el objetivo de la auditoría. El alcance está relacionado con límite de la auditoría y las materias, temas, segmentos o actividades que son objeto de ella. El alcance puede definirse por áreas de trabajo, procesos, actividades, requisitos del sistema.

Alcance de la Auditoría: Marco o límite de una auditoría en el que se determina el tiempo que se va a emplear, las materias o áreas que se van a cubrir, la profundidad de las pruebas realizables y los objetivos y la metodología aplicables.

Análisis de riesgo: Es el uso sistemático de la información disponible para determinar qué tan frecuentemente puede ser la ocurrencia de eventos específicos y la magnitud de sus consecuencias. En el análisis de riesgo hay que tener claras las distinciones entre el riesgo mismo, el hecho o evento -cuando este ocurre- y la consecuencia, puesto que a menudo se confunden como si fuesen lo mismo.

Asunto o materia auditable: La expresión "asunto o materia auditable" puede comprender un sujeto de control o todo tipo de actividades, planes, programas, recursos, operaciones, transacciones y demás aspectos que integran la gestión fiscal de la administración y los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, incluyendo los recursos transferidos al nivel territorial.

Auditoría Financiera y de Gestión: Este tipo de auditoría está enfocada en riesgos y enfatiza su desarrollo en la aplicación del juicio o criterio del profesional durante todo el proceso auditor. El objetivo principal de la Auditoría Financiera y de Gestión es determinar si la información financiera, presupuestal y de gestión de una entidad está presentada de conformidad con el marco regulatorio aplicable. Incluye los siguientes productos:1) Concepto sobre la gestión de la inversión y del gasto. 2) Opinión sobre el presupuesto y 3) Opinión sobre los estados financieros. Estos productos representan los insumos para determinar el fenecimiento de la cuenta fiscal. Cada Contraloría Territorial determinará la forma y términos para fenecer la cuenta de sus sujetos de control, de acuerdo con el porcentaje de participación en el patrimonio público.


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Auditar: Revisar las actividades, resultados y procedimientos de un sujeto de control, con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos.

Conclusión de Auditoria: Juicio y buen criterio del auditor, sobre la realidad de como se está presentando el hallazgo evidenciado.

Control Fiscal: Función pública autónoma que ejercen los órganos instituidos en la Constitución con ese preciso objetivo. Dicho control se extiende a las actividades, operaciones, resultados y demás acciones relacionadas con el manejo de fondos o bienes del Estado, que llevan a cabo sujetos públicos y particulares. Su objeto es el de verificar- mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y evaluación del control interno- que las mismas se ajusten a los dictados y objetivos previstos en la Constitución y en la Ley. Control Fiscal Interno: Es el conjunto de acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo fiscal definidos por un sujeto de control fiscal, con el fin de orientar y controlar que la asignación, administración y uso de los recursos o fondos públicos que le corresponda adelantar, se realice de acuerdo con las normas y procedimientos que les aplican, para obtener el mejor resultado posible



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Criterios de Auditoría: Son normas estandarizadas y opiniones de expertos usados para evaluar una situación y determinar si un programa satisface o supera las expectativas. Proporcionan el contexto para entender los resultados de la auditoría, por lo cual deben ser razonables y alcanzables. Se definen como el "deber ser" de la organización y se constituyen en las normas razonables contra las cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y los sistemas de control e Información, en forma adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados como base para el juzgamiento del grado en el cual una organización auditada cumple con expectativas previamente determinadas.

Cuenta fiscal: Informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del Erario en un período determinado.

Evidencia: Información sobre hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustenta las conclusiones del auditor. Prueba obtenida por cualquiera de los diversos procedimientos empleados por el auditor en el curso de una auditoría. Es competente cuando es válida y confiable. Relevante, cuando guarda una relación lógica y patente con el hecho demostrable o refutable. Suficiente, cuando es objetiva y convincente y sirve para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.

Fenecimiento: Acto por el cual se pone fin a la revisión de una cuenta rendida ante la Contraloría Territorial por los sujetos y puntos de control. Gestión fiscal: Es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos.

Guía o manual: Documento que describe, en forma sistemática y metódica, los objetivos, técnicas y procedimientos de las diferentes herramientas de control para realizar los estudios, análisis y evaluaciones a las entidades o sujetos de control.

Guía de Auditoría Territorial- GAT: Contiene los aspectos generales, principios y fundamentos que han de ser tenidos en cuenta en las auditorías llevadas a cabo por las Contralorías Territoriales, tanto en la planeación estratégica, como en cada uno de los tipos de auditoría establecidas en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial – PVCFT. Su ejercicio incluye las auditorías Financiera y de Gestión, de



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Desempeño y de Cumplimiento, fundamentadas en las Normas de Auditoría para Entidades Fiscalizadoras Superiores – ISSAI. Estas, a su vez, incorporan las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) para el sector público, adaptadas al marco constitucional y legal de la vigilancia y control fiscal en Colombia. Por tanto, sus aspectos generales y técnicos deben ser considerados y aplicados en cualquier actuación de vigilancia fiscal en el orden territorial. Hallazgo de Auditoría: Es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectada) con el criterio (deber ser). Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría al establecer sus causas y efectos. Hechos económicos: Representan los medios necesarios para satisfacer las necesidades de la sociedad. Están basados en el ciclo económico: producción, distribución, intercambio y consumo de bienes y servicios.

Informe de auditoría: Es el resultado presentado por escrito sobre el trabajo realizado por los auditores, en desarrollo de la aplicación de los diferentes sistemas de control.

ISSAI: Normas Internacionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores EFS.

Mapa de riesgo: Instrumento que describe los diferentes riesgos a que está abocado un sujeto de control.

Materialidad: Hechos que, por su cuantía o por su naturaleza, indican la importancia de un hallazgo. El juicio preliminar de materialidad debe estar enfocado hacia el error tolerable para una cuenta, partida o situación. La información es material o tiene importancia relativa si su omisión o expresión inadecuada puede influir en decisiones que llevan a cabo los usuarios sobre la base de la información de un sujeto de control específico. Matriz del riesgo de control: Herramienta metodológica que se utiliza para ayudar al auditor a evaluar el riesgo de control igualando controles internos importantes y debilidades de control interno con los objetivos de auditoría relacionados con operaciones.

Mesa de trabajo: Herramienta principal para el desarrollo de la Auditoría. Su propósito fundamental es lograr que el equipo de auditores interactúe



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permanentemente para evaluar los resultados de su trabajo y compartir conocimientos y técnicas.

Monitoreo: Verificar, dirigir, observar críticamente, o registrar de manera regular el progreso de una actividad, acción o sistema, para identificar cambios.

Muestra: La muestra es un subconjunto representativo seleccionado de la población, una buena muestra es aquella que refleja las características esenciales de la población de la cual se obtuvo. La muestra será representativa (muestra aleatoria) de la población si las probabilidades de selección de cada uno de los elementos es la misma; en caso contrario, es decir que algunos de los elementos de la población tengan más probabilidad de ser escogidos que otros, la muestra se considera no aleatoria.

Muestreo: La "prueba selectiva" o "muestreo" es un procedimiento que sirve para derivar conclusiones sobre las características de un grupo de partidas (universo), mediante el examen de un grupo parcial (muestra) de estas. El supuesto implícito es que la muestra permitirá efectuar inferencias precisas sobre la población (universo). En general se tienen dos enfoques generales de muestro.

NIIF: Normas internacionales de información financiera. Normas: Definen los límites dentro de los cuales se deben desarrollar las actividades. Requisitos y condiciones mínimas que deben observar los organismos para realizar una gestión eficaz. Objeto de vigilancia y control: Se entiende por objeto de vigilancia y control, las actividades, acciones, omisiones, operaciones, procesos, cuenta, contrato, convenio, proyecto, programa, acto o hecho, y los demás asuntos que se encuentren comprendidos o que incidan directa o indirectamente en la gestión fiscal o que involucren bienes, fondos o recursos públicos, así como el uso, explotación, exploración, administración o beneficio de ellos.



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Órganos de Control Fiscal : Son la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, las contralorías distritales, las contralorías municipales y la Auditoría General de la República, encargados de la vigilancia y control de la gestión fiscal, en sus respectivos ámbitos de competencia.

Papeles de trabajo: Conjunto de documentos y otros medios de información en los cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de auditoría en cada una de sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías. Procedimientos de auditoría: Comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar a cabo en forma sistemática y razonable. Pasos específicos que desarrollara el auditor para examinar la gestión, detectar hallazgos y recopilar la evidencia necesaria.

Proceso: Desarrollo lógico y secuencial de una actividad determinada por fases o etapas, tendiente al logro de un objetivo.

Programa de Auditoría: Es un plan detallado de la auditoría donde se define el cómo, dónde y el por qué y los divide en procedimientos. Esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplear durante la Fase de Ejecución, determinando la extensión y la oportunidad en que serán aplicados, así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados. Articulación de procedimientos propios de auditoría financiera, de auditoría de desempeño y auditoría de cumplimiento, y cualquier otro tipo de auditoría especializada que se requiera.

Recursos Públicos: Son los ingresos que percibe el Estado de cualquier naturaleza que sean con el objeto de financiar el gasto público. Rendición de cuenta: Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos Públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Responsables de rendición de cuentas: Todos los funcionarios públicos y particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos Públicos.



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Riesgo: Es la posibilidad de que un evento no deseado pueda suceder y que tenga un impacto negativo en los objetivos. Es medido en términos de consecuencias y probabilidad. Es también una fuente de daño potencial o una situación con potencial para causar pérdidas.

Riesgo de Auditoría: Riesgo que el auditor exprese una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados financieros estén representados en una forma errónea de importancia relativa. Desde el punto de vista de la auditoría de gestión es el riesgo que el concepto emitido por el equipo auditor, con base en los resultados de la auditoría, contenga errores y omisiones significativas.

Riesgo de Control: Es el riesgo de que no se prevenga o detecte y se corrija oportunamente, por el control interno de la entidad, una representación errónea que pudiera ocurrir en una aseveración, y que pudiera ser de importancia relativa, en forma individual o en agregado con otras representaciones erróneas. Significa que, aunque existan los controles, pueden ser vulnerables, por lo que existirá alguna posibilidad que se presenten errores o irregularidades.

Riesgo de Detección: Es el riesgo de que los procedimientos del auditor no detecten una representación errónea que exista en una aseveración que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o en agregado con otras representaciones erróneas. Desde el punto de vista de la auditoría de gestión es el riesgo que los errores no identificados por los controles internos tampoco sean reconocidos por el auditor.

Sistema de control interno: Conjunto de planes, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que las actividades de la entidad se realicen de conformidad con las normas legales; la salvaguarda de los recursos, exactitud y veracidad en la información financiera y administrativa; la eficiencia en las operaciones; la observación de las políticas prescritas, para lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados.

Sistemas o herramientas de control: Son metodologías de examen y evaluación que disponen los organismos de control fiscal, para el ejercicio de la función encomendada por la Constitución y la ley en la vigilancia de las entidades Públicas y demás sujetos de control.



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Soportes: Documentos, análisis o estudios con los que se establecen y prueban tanto las observaciones de la Contraloría Territorial como las acciones y la valoración de los ahorros y recuperaciones por parte del ente auditado.

Sujeto de control: Entidad o persona que por el manejo de recursos públicos es objeto de fiscalización y responsable de Rendir Cuenta o informes sobre los resultados de su gestión a la Contraloría Territorial.

Sujeto de vigilancia y control: Son sujetos de vigilancia y control fiscal los órganos que integran las ramas del poder público, los órganos autónomos e independientes, los de control y electorales, los organismos creados por la Constitución Política y la ley que tienen régimen especial, el Banco de la República, y las demás entidades públicas en todos los niveles administrativos, los particulares, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que a cualquier título recauden, administren, manejen, dispongan o inviertan fondos, recursos del Estado y/o bienes o recursos públicos en lo relacionado con éstos.

7. RIESGOS

• Que el auditor emita resultados errados o inexactos, que podrían modificar por completo la opinión o concepto emitido en el informe de auditoría.

• Que un auditor exprese un concepto que no se atenga a la realidad de los hechos.

• No detección de la existencia de errores en el proceso realizado.

• Que los procedimientos de auditoría planteados no sean los suficientes, necesarios y adecuados.

• Que la evidencia de auditoría no sea competente, suficiente y relevante. 8. PUNTOS DE CONTROL

• Identificación y evaluación de los riesgos de auditoria.

• Desarrollar y poner en marcha estrategias para evitar y reducir los riesgos.

• Gestionar activamente el riesgo durante la fase de planeación y documentarlo para anticiparse a él.

• Aplicación de procedimientos necesarios para reducir a un mínimo aceptable el riesgo de formular conclusiones incorrectas.

• Conocimiento previo de los sujetos de control donde se ejecuta el tema, materia o asunto.



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• Comprensión de la metodología.

• Conocimiento de la ISSAI de la auditoría.

• Supervisión oportuna del trabajo del auditor.

• Canales de comunicación al interior del equipo auditor.

• Incentivar el uso de herramientas tecnológicas y metodologías de reconocido valor técnico que faciliten a los auditores determinar las muestras de auditoría.

• Someter a consideración de la instancia competente los riesgos identificados y evaluar si los procedimientos diseñados conducen a la detección de incumplimientos significativos de los criterios que se están midiendo en el tema, materia o asunto bajo examen.

• Fortalecer las técnicas de auditoría implementadas, evaluándolas periódicamente y realizar las mejoras correspondientes.

• Dar fluidez a los canales de comunicación establecidos.

• Realizar las gestiones necesarias para garantizar el apoyo técnico de un experto cuando la Contraloría no cuente con los servidores con la experticia profesional o técnica requerida.

• Que el equipo de auditoría y su líder califiquen, a partir de lo establecido en el Papel de Trabajo PT 02-PF Gestión del Riesgo de Auditoría, la probabilidad y las consecuencias o impacto del riesgo de auditoría, que será validada en mesa de trabajo con el supervisor o quien haga sus veces.

9. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS Anexo 01-PF Instructivo Matriz de riesgo fiscal Anexo 05-AF Instructivo evaluación estados financieros y presupuesto. Anexo 06-AF Instructivo Procesos riesgos y controles Anexo 07-AF Instructivo materialidad Anexo 09-AF Instructivo Análisis hallazgos opinión. Modelo 01-PF Declaración de independencia Modelo 02-PF Ayuda de memoria Modelo 03-PF Carta de compromiso de auditoría Modelo 04-PF Presentación de auditoría Modelo 05-PF Plan de trabajo y programa de auditoría Modelo 06-PF Cronograma Modelo 07-PF Traslado hallazgos fiscales Modelo 08-AF Control procedimientos auditoría



CÓDIGO


PR.1.3.2.2AU-14 18-05-2021 1.0 27 de 27

Modelo 09-AF Carta de salvaguarda Modelo 10 AF Informe de auditoría Papel de trabajo PT-01 PF Matriz de Riesgo Fiscal Papel de trabajo PT-02 PF Gestión de Riesgo de Auditoría Papel de trabajo PT-03 PF Evaluación Plan de Mejoramiento Papel de trabajo PT-04 PF Aplicativo muestreo Papel de trabajo PT-05 PF Entendimiento Sujeto de Control Papel de trabajo PT-06 PF Matriz de riesgos y controles Papel de trabajo PT-07 PF Pruebas Procesos claves Papel de trabajo PT-08 PF Pruebas analíticas iniciales Papel de trabajo PT-09 PF Materialidad Papel de trabajo PT-10 PF Análisis hallazgos opinión Papel de trabajo PT-12 PF Matriz evaluación gestión fiscal- Revisión de la cuenta e informes Papel de trabajo PT-26 PF Evaluación Rendición de la cuenta.

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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA DEUDA PUBLICA

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-7 30-01-2020 2.0 1 de 4

1. OBJETIVO

De conformidad con la Resolución Reglamentaria orgánica,N° 0001 de

mayo 7 de 2014,Capitulo II , emitida por la Contraloría general de la

República ,corresponde a la Contraloría Municipal ,verificar mensualmente

en el aplicativo SIA, que las entidades sujetas de control, registren el

comportamiento de la Deuda Publica, en la matriz respectiva (formato 018)

dentro de los primeros 3 días de cada mes, con el fin de elaborar y enviar

consolidado a la Contraloría General de La Republica(Contraloría Delegada

para la Economía y Finanzas) dentro de los primeros 5 días de cada mes.

2. ALCANCE

Comprende desde la verificación periódica realizada por La Dirección Técnica

de Auditoria, dentro de los 3 primeros días de cada mes, constatando que las

entidades sujetas de control, registren en la página SIA, formato 018, la

rendición del comportamiento de la Deuda Publica; la Dirección T de Auditoria,

realiza los respectivos requerimientos, solicitudes de ajuste, con el fin de

elaborar consolidado, para enviar a la CGR; dicho comportamiento, dentro de

los primeros 5 días de cada mes.

3. RESPONSABILIDAD

Director Técnico de Auditorias y equipo auditor

4. DESCRIPCION

4.1 El Director Técnico de Auditorías, notifica el memorando de Comisión

Especial, al grupo auditor asignado, con el propósito de que esté pendiente

de constatar mes a mes, en la página SIA, que las entidades sujetas de

control, hayan rendido el comportamiento de la deuda pública, en la

respectiva matriz(formato F28),dentro de los primeros tres días de cada mes;

hacen las solicitudes de ajuste, de información , corrección de

inconsistencias, con el fin de que sean subsanadas por la entidad

respectiva, para que finalmente el grupo auditor , proceda a elaborar el

consolidado definitivo y lo envíe a la Contraloría General de la república

dentro de los primeros 5 días de cada mes, por intermedio del área e


CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-7 30-01-2020 2.0 2 de 4

informática de la Contraloría Municipal, haciendo la respectiva verificación de

que su envío sea efectivo y puntual.

5. DEFINICIONES

PÁGINA SIA: Aplicativo dentro de la página de la Contraloría General de la

Republica.

FORMATO F 18: Matriz que se encuentra en la página SIA, con el fin de

que las entidades sujetas de control fiscal, rindan los aspectos

determinantes relacionados con el comportamiento de la deuda Publica que

adquieran cada una de las entidades.

COMPORTAMIENTO DE LA DEUDA PUBLICA Contrato entre entidades

estatales y la banca o sistema financiero ,negociación de la cual se hace

verificación del tipo de contrato, objeto, plazo ,valor condiciones, precios del

mercado, tipo de moneda, conversión, tasas de interés ,intereses

comerciales corrientes e intereses por mora, capacidad de endeudamiento,

entre otros aspectos.

MEMORANDO DE COMISION ESPECIAL: Formato o documento

preestablecido en la Contraloría Municipal , mediante el cual se le asigna a

un grupo auditor de acuerdo a sus perfiles, el cumplimiento de una labor

fiscal de su competencia, en una o varias de las entidades sujetas de

control , de conformidad con PGA, matriz y su cronograma respectivo para

cada vigencia.

SOLICITUD DE INFORMACION O DE AJUSTES. Oficio o escrito que

hace el grupo auditor luego de revisar la información en la Página SIA, a

cada uno de los formatos rendidos por las entidades sujetas de control, en

el cual, le precisa los puntos documentos o inconsistencias a aclarar,

ajustar, completar, corregir o implementar, referentes a la rendición del

comportamiento de la Deuda Publica, a fin de que sean subsanados.


CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-7 30-01-2020 2.0 3 de 4

RENDICION DEL COMPORTAMIENTO DE LA DEUDA: Cumplimiento de

una obligación legal; deber que tiene, las entidades por medio de los

servidores públicos, de responder e informar sobre la administración del

manejo, rendimientos, y demás aspectos relacionados con la Deuda,

Pública en ejercicio de sus funciones y de la Contraloría municipal hacer

seguimiento y enviar dicha información al nivel Central Contraloría General

de la Republica (Delegada ante la Contaduría General de la Nación)

SEUD: Sistema Unificado Estadístico de la Deuda Pública.

6. RIESGOS

• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento a

los términos.

• Demora de las entidades en el suministro de información o ajustes

solicitados por los auditores.

• Falta de oportunidad el e proceso de entrega de correspondencia

• Falta de oportunidad en la revisión de la página para verificar la

información en el plazo preestablecido.

• Que no se confirme con sistemas si llegó la información enviada por la

DTA para que sea enviada a la AGR.


• Seguimiento al plan de Acción.

• Seguimiento al PGA.

• Revisión mensual de la página SIA.

• Revisión por la Dirección T de Auditoria.

• Remisión al área de informática y verificación de que sea subida la

información consolidada a la Contraloría.


CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-7 30-01-2020 2.0 4 de 4


Los Preestablecidos en la Página SIA

(Formato F18)

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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PLANEACION Y EJECUCION, CIERRE Y CONTROL A LA AUDITORIA

ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 1 de 9

PROCEDIMIENTO AUDITORIA ESPECIAL AL “MANEJO Y ESTADO DE LAS FINANZAS PUBLICAS, PARA EL SECTOR CENTRAL DEL MUNICIPIO DE PEREIRA, ENTES DESCENTRALIZADOS Y EMPRESAS DE SERVICIOS

PÚBLICOS DOMICILIARIOS” El proceso auditor está conformado por 4 fases, las cuales serán estipuladas a continuación: FASE DE PLANEACIÒN 1. OBJETIVO Definir el alcance y la estrategia de auditoria correspondiente al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, a partir del conocimiento de la entidad o asunto a auditar, 2. ALCANCE Determinar la estrategia de auditoria, focalizando los componentes y factores a examinar; el procedimiento inicia con la notificación del Memorando de Asignación de la auditoria y finaliza con la realización del Programa de Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas. 3. RESPONSABILIDAD Dirección Técnica de Auditorias y equipo auditor. 4. DESCRIPCION 4.1 La DTA, notifica el Memorando de Asignación de la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, con el propósito de formalizar al equipo auditor, el inicio de esta. 4.2 El equipo auditor, inicia el estudio de lo correspondiente a la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas.1

1 Esta comprensión implica, conocer el direccionamiento estratégico, marco y naturaleza jurídica vigente, de la entidad, bien o servicio a

prestar, características actividades y/o procesos; riesgos de pérdida o de inadecuada utilización de recursos, gestión antieconómica deterioro, menoscabo, detrimento, uso indebido de recursos o bienes públicos, entre otros aspectos importantes, así mismo, a partir del análisis del mapa de riesgos de la entidad a auditar, y otros riesgos inherentes a los procesos que identifique el equipo auditor, se focalizaran los


ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 2 de 9

4.2 El equipo auditor, realiza el estudio y análisis de la cuenta e informes de la entidad, teniendo en cuenta dos variables: Gestión Presupuestal (preparación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución) y Gestión Financiera (Indicadores Presupuestales). Este se realizará apoyándose en la rendición de la cuenta2, informes y anexos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones. 4.3 El equipo auditor, determina los criterios técnicos como lo son la materialidad y la muestra de auditoría, todo esto de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría Territorial GAT (pág. 32). 4.4 El equipo auditor, establece el direccionamiento que se le dará al proceso auditor, definiendo fundamentalmente el alcance, el cómo y dónde se desarrolla el trabajo, lo cual quedará registrado en el Plan de Trabajo, este como mínimo deberá contener: objetivos y alcance, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoría, cronograma de actividades3, en las fases de ejecución e informe de auditoría. 4.5 El equipo auditor, elabora el plan de trabajo, el cual le permitirá focalizar el proceso auditor (Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas), comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar las estrategias de auditoria, para las fases de ejecución e informe, y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoria. 4.6 La DTA, revisa y aprueba el plan de trabajo de la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas. 4.7 El equipo auditor, elabora el programa de la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, donde se establecen los objetivos, fuentes, criterios de auditoría y procedimientos que se deben desarrollar durante la fase de ejecución. Los propósitos del programa son el cumplimiento de objetivos previstos, el establecimiento de fuentes y criterios de auditoria, la descripción de procedimientos de auditoria que se aplicarán y la obtención de evidencia de los componentes y factores evaluados.

aspectos específicos a evaluar en este caso presupuesto y finanzas. De lo anterior, el equipo auditor, dejará evidencia, en papel de trabajo o ayuda de memoria. 2 SIA Observa, SIA Contralorías. 3 Está sujeto al cronograma del PGA.


ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 3 de 9

FASE DE EJECUCION 1. OBJETIVO Practicar pruebas utilizando técnicas y procedimientos por parte del equipo auditor siguiendo las directrices del plan y programas de trabajo aprobados, que le permitan recopilar evidencias que soporten las observaciones y/o hallazgos consignados en el informe. 2. ALCANCE Este procedimiento, va desde el ajuste de los programas de Auditoría al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, hasta la presentación y aprobación del informe preliminar. 3. RESPONSABILIDAD Equipo Auditor 4. DESCRIPCION 4.1 El equipo auditor, en caso de que surjan aspectos que modifiquen el programa de auditoria, procederá a realizar los ajustes pertinentes, los cuales serán avalados por la Dirección Técnica de Auditorias.

4.2 El equipo auditor, aplicará de conformidad con lo establecido en el GAT, los procedimientos, técnicas pruebas y obtención de evidencias, en cumplimiento de la ejecución de los programas de auditoria, con el propósito de soportar las conclusiones por cada uno de los componentes y factores evaluados. (Ver páginas 38 y s.s). 4.3 El equipo auditor, determina las observaciones, es decir, establece y reúne los hechos deficientes, mediante el debate, la valoración de la evidencia, en mesa de trabajo, para responder el cómo el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la comparación de las operaciones con los criterios o requerimientos establecidos. Este procedimiento, debe quedar documentado en papeles de trabajo.


ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 4 de 9

4.4 El equipo auditor, una vez logrado el consenso en mesa de trabajo, frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoria, sacará las conclusiones por componentes y factores y comunicará a la entidad sujeta de control, a través de informe preliminar, con el propósito de que el auditado, tenga la oportunidad de ejercer el Derecho de Contradicción. 4.5 El Contralor revisa, firma y remite el informe preliminar al ente auditado para el ejercicio del derecho de contradicción. INFORME DE LA AUDITORIA 1. OBJETIVO Determinar los parámetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes, con el fin de: definir la estructura del informe de acuerdo con la auditoría especial al Estado y Manejo de las Finanzas Públicas, estableciendo las características y requisitos de los informes emitidos, determinando los responsables de la elaboración, aprobación y comunicación de los resultados del proceso auditor. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el tiempo del derecho de contradicción por parte del sujeto de control, y finaliza con la firma y remisión del informe definitivo, a la entidad sujeta de control. 3. RESPONSABILIDAD Equipo auditor, Dirección de Auditoria y Contralor Municipal 4. DESCRIPCIÓN 4.1 El equipo auditor, una vez haya surtido el termino para el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación de respuestas y pruebas aportadas por la entidad, mediante una mesa de trabajo, procede a realizar los


ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 5 de 9

ajustes a que haya lugar y consolida el informe definitivo, de acuerdo al formato de informe final, teniendo en cuenta el pronunciamiento de los componentes y factores evaluados, posteriormente se da traslado de este informe al Director Técnico de Auditorias en formato WORD, para su revisión y aprobación. 4.2 El Director Técnico de Auditorias, revisa el contenido del informe definitivo, teniendo en cuenta: los ajustes, los argumentos y pruebas aportadas con el Derecho de Contradicción y procede a su aprobación y traslado del informe final y de los hallazgos, junto con los respectivos oficios de remisión, al despacho del Contralor, para su revisión firma y envío a la entidad auditada. CIERRE DE AUDITORIA 1. OBJETIVO: Tiene como objetivo el traslado de hallazgos a las instancias competentes y la ejecución de las actividades posteriores del proceso auditor a conformidad con las normas establecidas, y presentación de la carpeta soporte del ejercicio auditor. 2. ALCANCE Los Hallazgos con incidencia penal y disciplinaria, se trasladarán a las instancias competentes, dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles, una vez sea socializado el informe final.

Los Hallazgos de tipo fiscal, se trasladarán en formato preestablecido a la correspondiente área de responsabilidad fiscal para inicio del correspondiente proceso, de acuerdo a la cantidad de hallazgos o su complejidad el tiempo de traslado será determinado así, una vez sea socializado el informe final:

• Entre 1 y 5 hallazgos; el tiempo máximo son de 10 días hábiles.

• Entre 6 y 10 hallazgos; el tiempo máximo será de 15 días hábiles.

• Más de 10 hallazgos; el tiempo máximo será de 20 días hábiles y/o en casos especiales donde los soportes o conceptos no dependan de la entidad y sean necesarios anexarlos dentro de dicho traslado.

Si se trató de alguna denuncia, o esta se adicionó a la Auditoria, se informará de los resultados de la misma, al área de participación ciudadana, con el propósito de


ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 6 de 9

dar respuesta definitiva y puntual al peticionario quejoso o solicitante, el tiempo máximo de traslado de la atención a denuncia a la Dirección de Participación Ciudadana es de 10 días hábiles, una vez sea socializado el informe final. Los hallazgos de tipo administrativo, la entidad suscribirá en concordancia con las normas de auditoria del proceso auditor territorial NAFI-08. Plan de mejoramiento (ver formato en el Sistema de Gestión de Calidad) y dará el término para el mismo que será evaluado dentro del proceso auditor. 3. RESPONSABILIDAD Equipo Auditor, Dirección de Auditoria, Contralor Municipal 4. DESCRIPCION 4.1 Realizar traslado de los hallazgos a las entidades competentes y los Fiscales a la Dirección de Responsabilidad fiscal, como también la denuncia a la Dirección de Participación Ciudadana, soportado con todo el material probatorio. 4.2 Enviar el informe final y hallazgos a las diferente instancias, una vez recibidos por la DTA, los oficios de envió por parte del despacho del contralor, se entregaran estos al grupo auditor, con el fin de que anexen todos los documentos y organicen las carpetas, conforme a las normas de archivo y calidad y lo trasladen a la DTA y/o al técnico de apoyo, para que procede a la revisión y archivo como lo prescribe la norma, concluyendo así el procedimiento auditor. 4.3 Remitir el informe definitivo, al Concejo Municipal, dentro del periodo fiscal y se subirá a la página web de la Contraloría. 5. DEFINICIONES GAT: Herramienta metodológica que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el proceso y procedimiento del control fiscal. PGA: Es la programación anual que se hace de consumo con planeación, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal a cada una de las entidades sujetas a control teniendo en cuenta algunos factores que determinan dicha programación ,


ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 7 de 9

el cual va acompañado de su propio cronogramas para su realización en el tiempo. CRONOGRAMA PGA: Es la matriz donde se establecen las fechas y tiempos para el desarrollo de las distintas auditorias programadas en el PGA. MEMORANDO DE ASIGNACION: Formato o documento preestablecido en el GAT, mediante el cual se le asigna a un grupo auditor de acuerdo a sus perfiles, el control fiscal mediante una auditoria en una entidad determinada de conformidad con el PGA y su cronograma. PLAN DE TRABAJO: Permite focalizar el proceso auditor, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar las estrategias de auditoria, para las fases de ejecución e informe, y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoria. Debe contener como mínimo: objetivos y alcance de la auditoria, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoria, cronograma de actividades para las fases de ejecución e informe de auditoría. PROGRAMA DE AUDITORIA: Tiene como propósito el cumplimiento de objetivos previstos, el establecimiento de fuentes y criterios de auditoria, la descripción de los procedimientos de auditoria que se aplicarán y la obtención de evidencia de los componentes y factores evaluados. OBSERVACIONES. Son aquellos puntos o aspectos presuntamente irregulares, obtenidos como resultado de una determinada auditoria, de los cuales se da traslado a la entidad dentro del informe preliminar, con el fin de que esta ejercite el derecho a la defensa o derecho de contradicción, aportando pruebas y demás que necesite para este efecto. DERECHO DE CONTRADICCION: El derecho a la Defensa que tienen las entidades con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores dentro del informe preliminar a través del derecho de contradicción. HALLAZGO: Hecho presuntamente irregular, relevante que resulta de la realización de una auditoria y que no pudo ser desvirtuado en el Derecho de Contradicción, por tanto queda en firme dentro del informe final con el fin de darle traslado a la entidad competente para la respectiva investigación, este puede ser


ESPECIAL

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de connotación administrativa, fiscal, disciplinaria o penal, según infrinja algún tipo de norma de cualquiera de estas especialidades. MESA DE TRABAJO: Es un espacio o reunión con los sujetos objeto del ejercicio de control fiscal, no solo con el fin de unificar criterios respecto de las observaciones hechas dentro del informe preliminar, sino de debatir dichos puntos. Es una herramienta de la cual se benefician las entidades y se consolidan criterios para emitir el informe definitivo o informe final. RENDICION DE CUENTA: Es el cumplimiento de una obligación legal, y el deber que tiene todo servidor público, de responder e informar sobre la administración del manejo, rendimientos, Deuda, bienes o fondos públicos que administren en ejercicio de sus funciones. 6. RIESGOS

• Cambios en el cronograma establecido en el PGA.

• Mala rendición de la cuenta por parte del sujeto de control

• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento los términos, para la atención de un grupo especial de reacción inmediata.

• Demora de las entidades en la entrega de insumos para el control.

• Falta de oportunidad del proceso en la entrega de correspondencia.



• Revisión por la Dirección Técnica de Auditorías.

• Asesoría legal (concepto jurídico abogado adscrito a la DTA).

• Asesoría jurídica y metodológica (Asesor jurídico CMP).

• Seguimiento de Control interno 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Rendición de la cuenta (según resolución No. 249 del 30 de noviembre de 2016).

• Actas de solicitud de información.


ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 9 de 9

• Actas de visita fiscal.

• Informe preliminar ( Observaciones)

• Papeles de trabajo.

• Manual de Cadena de Custodia ( en caso de que se requiera)

• Revisión y explicación por parte de la entidad,

• Análisis al derecho de contradicción

• Informe final (hallazgos)

• Traslados a las diferentes Instancia.

• Envío de Asuntos de Potencial Importancia (API).

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REVISÓ APROBO





PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, CUANTIFICACIÓN, CUALIFICACIÓN Y PUBLICACIÓN

DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 1 de 5

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, CUANTIFICACIÓN,

CUALIFICACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para reportar y publicar los beneficios del control fiscal y

sus impactos económicos y sociales, resultado de los procesos de auditoría, a los

sujetos de control, por parte de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Reportar los beneficios de cualquier actuación de Control Fiscal elaborados por la

Contraloría Municipal de Pereira y finaliza con la publicación de los mismos.

3. RESPONSABILIDAD.

Dirección Técnica de Auditorias y equipo auditor

4. DESCRIPCION

4.1 La DTA, notifica el Memorando de Asignación de auditoria, con el propósito de

formalizar al equipo auditor, el inicio de la auditoria a la entidad o asunto a auditar.

4.2 La DTA, le define al equipo auditor con respecto al beneficio de control fiscal, que

luego será evaluado por la Auditoría General de la República, lo siguiente: “Que se

trate de acciones evidenciadas debidamente comprobadas… que sean producto de

observaciones, hallazgos o pronunciamientos” (art. 127 Ley 1474 de 2011)”,

debidamente evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera:

a. Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto de

observaciones, hallazgos o pronunciamientos efectuadas por la Contraloría Municipal

de Pereira, implementadas y debidamente soportadas y cuantificadas por el sujeto de

control.

b. Que en cada caso particular, se describa y demuestre plenamente la efectividad de

las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgo patrimonial fue

prevenido.



CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 2 de 5

c. el ahorro, la recuperación, la compensación o la mitigación efectivamente se

produjeron; o las mejoras en la gestión pública y prestación del servicio del sujeto

resultaron reales y cuantificables.

d. los ajustes a las políticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a

determinada población. Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.

4.3 El equipo auditor y la DTA en mesa de trabajo evalúa que la acción tomada por el

sujeto de control corresponda a la observación comunicada y se valora el cálculo del

beneficio económico respectivo. Que sea cuantificable en los términos descritos en el

numeral 6 (Definiciones- BENEFICIO CUANTIFICABLE). De no ser posible la

cuantificación, deberá explicarse claramente y describirse brevemente en qué consiste

el beneficio, demostrar su efecto e impacto social u organizacional positivo y la

población beneficiada (Beneficio Calificable – ver Numeral 6. Definiciones BENEFICIO

CUALIFICABLE).

4.4 La DTA, notifica el Memorando de Asignación de auditoria, con el propósito de

formalizar al equipo auditor, el inicio de la auditoria a la entidad o asunto a auditar.

4.5 La DTA, socializa el procedimiento formal para identificar, validar, cuantificar,

aprobar y reportar beneficios del control fiscal, que se constituya.

4.6 La DTA, le define al equipo auditor con respecto al beneficio de control fiscal, que

luego será evaluado por la Auditoría General de la República, lo siguiente: “Que se

trate de acciones evidenciadas debidamente comprobadas… que sean producto de

observaciones, hallazgos o pronunciamientos” (art. 127 Ley 1474 de 2011)”,

debidamente evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera:

a. Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto de

observaciones, hallazgos o pronunciamientos efectuadas por la Contraloría Municipal

de Pereira, implementadas y debidamente soportadas y cuantificadas por el sujeto de

control.

b. Que en cada caso particular, se describa y demuestre plenamente la efectividad de

las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgo patrimonial fue

prevenido.



CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 3 de 5

c. el ahorro, la recuperación, la compensación o la mitigación efectivamente se

produjeron; o las mejoras en la gestión pública y prestación del servicio del sujeto

resultaron reales y cuantificables.

d. los ajustes a las políticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a

determinada población. Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.

4.7 El equipo auditor y la DTA en mesa de trabajo evalúa que la acción tomada por el

sujeto de control corresponda a la observación comunicada y se valora el cálculo del

beneficio económico respectivo. Que sea cuantificable en los términos descritos en el

numeral 6 (Definiciones- BENEFICIO CUANTIFICABLE). De no ser posible la

cuantificación, deberá explicarse claramente y describirse brevemente en qué consiste

el beneficio, demostrar su efecto e impacto social u organizacional positivo y la

población beneficiada (Beneficio Calificable – ver Numeral 6.Definiciones BENEFICIO

CUALIFICABLE).

4.8 El equipo auditor diligencia, el Formato denominado “REPORTE DE BENEFICIO

DE HALLAZGOS”, que hace parte integral del SGC, en el cual como mínimo se

consignara la siguiente información:

a. Nombre del sujeto de control en el que se determina el beneficio.

b. Beneficio Correspondiente al mes de, al mes que corresponda.

c. Descripción clara del hecho o situación irregular detectada que dio origen al

beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia. Esta descripción debe ser precisa,

específica y no debe ser general o invocar principios.

d. Documento en el que se comunicó el hecho o situación irregular detectada, a saber:

Acciones del Plan de Mejoramiento (PM), Observaciones (O), Comunicación de

Hallazgo (CH), Pronunciamiento (P), Así mismo debe registrarse la fecha en que la

Contraloría Municipal de Pereira lo dio a conocer al sujeto de control.

e. Acción Correctiva o Preventiva adoptada, es decir, la solución dada por el sujeto de

control para subsanar la causa que generó la observación de la Contraloría Municipal

de Pereira y la fecha en que se materializó realmente la acción.

f. Valor del ahorro, recuperación, compensación o mitigación, de acuerdo con los

conceptos dados en el numeral 5 (DEFINICIONES) de este procedimiento.

g. Evidencia del beneficio: en orden cronológico se deberán relacionar las evidencias

acreditadas o soportes, que permitan verificar la acción adelantada por el sujeto de



CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 4 de 5

control. Ejemplo: oficios, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso,

de ingreso, contratos, actas, entre otros.

h. Número y fecha de la mesa de trabajo en que el (los) funcionario (s) comisionado

(s) ratifica(n) el beneficio.

4.9 Consolidación de los beneficios por parte de la Dirección Técnica de

Auditoría.

5. DEFINICIONES

GAT: Herramienta metodológica que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una

manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el

proceso y procedimiento del control fiscal.

PGA: Es la programación anual que se hace en cumplimiento de la política

estratégica, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal a cada una de las

entidades sujetas a control teniendo en cuenta algunos factores que determinan dicha

programación, el cual va acompañado de sus propios cronogramas para su realización

en el tiempo.

ACCIÓN CORRECTIVA: Actividad(es) efectivamente realizada(s) por el sujeto de

control que subsana(n), o corrige(n) las causas del hallazgo, advertencia,

pronunciamiento u observación efectuada por la Contraloría, en alguna de sus

actuaciones macro, micro o participación ciudadana.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción adoptada por el sujeto de control, que efectivamente

elimina las causas de hallazgos fiscales potenciales para prevenir su ocurrencia, como

resultado de advertencias u otros pronunciamientos de control, por parte de la

Contraloría.

AHORRO: Erogación dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al

atender una advertencia o notificación de hallazgo por parte del organismo de control

fiscal. Ejemplos:

• Supresión o modificación de actividades, procesos o dependencias. Estos beneficios

pueden ser medidos calculando los recursos ahorrados.

• Modificación de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o

inequitativas para la Entidad haciéndolas menos gravosas.

RECUPERACION: Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de

control en cuanto a la recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes,

reincorporación de bienes o derechos por devolución, reintegro,



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PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 5 de 5

cancelación, supresión o reducción de obligaciones. Lo anterior, se traduce en el

aumento patrimonial sin erogación de fondos, e incluye las recuperaciones de

cuencas, acequias y humedales, rondas, espacio público, usos del suelo, población

beneficiada de todos los anteriores, gracias a los pronunciamientos del organismo de

control. En aquellos casos en los que no sea posible la cuantificación de los

beneficios, por lo menos deberán explicarse en cuadro anexo las evidencias fácticas

de los mismos y el número aproximado de población beneficiada. Incluye, además, la

identificación de derechos que las entidades no ejercen, tales como la acreditación de

la propiedad de muebles o inmuebles, aplicación de multas, cobro de intereses

moratorios, entre otros. El beneficio de este tipo de hallazgos inicialmente puede

equipararse al valor de los bienes incorporados, o el dinero proveniente de los

derechos ejercidos.

6. RIESGOS

• Cambios en el cronograma establecido en el PGA.

• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento los

términos, para la atención de un grupo especial de reacción inmediata.

• Demoras en la entrega de la información solicitada a particulares.



• Revisión por la Dirección Técnica de Auditorías.

• Control interno

• Página de internet Contraloría Municipal de Pereira .Beneficio de Auditoría

8. ANEXOS O FORMATOS

• Reporte de beneficios de hallazgos

ACTUALIZO

REVISÓ APROBÓ


Directora Técnica de Auditorias

COMITÉ DE CALIDAD JUAN DAVID HURTADO BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA RECEPCION Y TRAMITE DE DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS

CÓDIGO


PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 1 de 7

1. OBJETIVO Recibir y tramitar en primera instancia las denuncias, quejas, reclamos, interpuestas por la comunidad.

2. ALCANCE Inicia con la recepción de la denuncia, queja o reclamo, por la Dirección de Operativa de Planeación y Participación Ciudadana y termina con la respuesta de fondo y archivo.

3. RESPONSABILIDAD Director(a) Operativo(a) de Planeación y Participación Ciudadana, funcionarios y contratistas asignados.

4. DESCRIPCIÓN

4.1. RECEPCIÓN, REGISTRO Y ASIGNACION DQRS

4.1.1 Las DQR allegadas a la Contraloría Municipal de Pereira por medio de la Ventanilla Única o por otros medios de recepción, serán enviadas debidamente radicadas al despacho del Contralor para su conocimiento y reparto. Después de allegadas las solicitudes correspondientes a la dirección como resultado del reparto, el Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana, definirá el trámite a seguir y asignará a través de oficio a un funcionario responsable de su trámite; 4.1.2 El Técnico o Profesional designado para la radicación interna de la DQR, asigna el numero interno, radicándola en el libro y en la base de datos Excel para DQR (SIDQR), abriendo un expediente, de conformidad con la Ley General de Archivo, si estas fueron recepcionada por medio del link de DQR de la Página Web de la entidad, se procederá de inmediato a dar respuesta inicial a través del mismo medio, si es por otro medio de recepción, será el funcionario asignado quien dará la respectiva respuesta inicial dentro de los términos de la Ley 1755 de 2015. 4.1.3. Así mismo esta Contraloría Municipal contará con un término de cinco (5)


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PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 2 de 7

días hábiles para dar traslado a la entidad competente, si el asunto de la DQR no es de nuestra competencia (NC), dicho procedimiento se hará conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015. 4.1.4. Los reclamos se dividirán en dos grupos, así: R1 que corresponderá a los Asuntos de Potencial Importancia (API) y el R2 que estará conformado por aquellos oficios que sean de No Competencia (NC) de este ente de control fiscal.

4.2. PROCEDIMIENTOS DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS

4.2.1 Para las denuncias, quejas, reclamos que sean de competencia de la DOPPC y que ingresen por los diferentes canales de recepción, exceptuado los Asuntos de Potencial Importancia (API) y las de No Competencia (NC); se les hará la respectiva investigación, a continuación, se presenta el orden lógico de atención y gestión

a. Determinación de la competencia de las DQRs. Para ello se tienen en

cuenta los siguientes equipos: RAP (Revisión de la Actividades Planeadas). Inteligencia Colectiva Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana. Mesa de Contexto y Análisis. Inteligencia Colectiva Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana – Dirección Técnica de Auditorias.

b. Asignación de las DQRs a funcionario gestor mediante oficio. c. Se registra en el formato “Recepción, Denuncias, Quejas y Reclamos,

establecido en el Sistema de Calidad de la Contraloría Municipal. d. Atención Inicial y recaudo de Pruebas. e. Respuesta Preliminar o de Trámite de DQRs. f. Gestión Directa y/o traslado a la DTA. g. Respuesta de Fondo.

Lo anterior en concordancia con el procedimiento para la atención y respuesta de las denuncias en el control fiscal, contenido en el artículo 70 de la Ley 1757 de 2015, así: Efectuar la evaluación y determinación de competencia, no podrá exceder el término establecido en el Código Contencioso Administrativo para la respuesta de las peticiones.

a. Atención inicial y recaudo de pruebas. b. Realizar el traslado al proceso auditor, responsabilidad fiscal o entidad


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PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 3 de 7

competente. c. Dar respuesta al ciudadano. d. El proceso auditor dará respuesta definitiva a la denuncia durante los

siguientes seis (6) meses posteriores a la recepción. e. Si se maneja de forma directa es la Dirección Operativa de Planeación y

participación ciudadana la encargada de dar trámite en un término no superior a un mes.

4.2.2. Memorando de traslado: Las denuncias que son de atención de la Dirección Técnica de Auditorias (DTA), deben ser trasladas mediante memorando interno, indicando el término para el informe final, el cual no puede ser superior a 5 meses y 15 días máximo. Para que la DOPPC, de la respectiva respuesta de fondo al ciudadano. 4.2.3 Tramite directo: El profesional, técnico, auxiliar o contratista de apoyo, debe tramitar directamente la denuncia, queja, reclamo, cuando esta sea de baja complejidad y no requiera de un proceso auditor, emitiendo respuesta de fondo al quejoso la cual deberá ser revisada por el director y firmada por el Contralor Municipal. Cuando se trate de un denunciante anónimo la respuesta de fondo debe ir acompañada de su respectiva notificación por aviso; la cual debe ser publicada en un lugar visible de la contraloría; al igual que en la página web de la entidad. 4.2.4 Respuesta Preliminar: El profesional, técnico, auxiliar contratista de apoyo elaborará respuesta preliminar al quejoso, la cual debe ser revisada y firmada por el Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana o por el Contralor Municipal.

4.2.5 Las DQR que ingresen a la entidad y que sean clasificadas de No Competencia (NC) serán trasladadas a las autoridades competentes omitiendo el procedimiento interno para el manejo de las DQR de competencia; el trámite que se le llevará a cabo, será el establecido en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015, se atenderá en un término de cinco días (5) hábiles; y su notificación se hará de acuerdo a la información consignada en el formato “Recepción, Denuncias, Quejas y Reclamos.

4.2.6 El funcionario de la DOPPC procede a llenar la lista de chequeo de DQR que se encuentra publicada en la intranet (DOPPC) con el fin de constatar la


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competencia y la idoneidad por parte de la dirección; para determinar el proceso a realizar en las DQR.

4.3. DISPOSICIONES GENERALES

4.3.1 Cuando se recepcione una solicitud de competencia directa de la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, en donde se solicite documentos e información se tramitará dentro de un termino máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de radicación, como se encuentra establecido en la norma. 4.3.2 Los Asuntos de potencial importancia (API) se analizarán y serán insumo fundamental en la planeación de los proyectos de Auditoria de la vigencia posterior. 4.3.3 La Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, Publicará en la página Web www.contraloriapereira.gov.co , conforme lo estipula el artículo 7 de la Ley 1712 referente a la Transparencia y el derecho de Acceso a la Información Pública Nacional; las respuestas de Fondo, brindadas al ciudadano en atención a las DQR, así como las notificaciones por aviso cuando la fuente de la petición sea anónima.

4.4 APLICACIÓN DE ENCUESTA

Se aplicará encuesta de satisfacción al solicitante del servicio de la siguiente manera:

a. De forma física: Cuando el peticionario o quejoso, sea notificado en forma personal.

b. De forma virtual: Cuando el peticionario o quejoso, suministre correo

electrónico para notificaciones por parte de la CMP.

En las Respuestas de fondo que sean entregadas por correo certificado, no se aplicará la encuesta de satisfacción, debido a que no se puede garantizar la custodia de esta información por parte de la Contraloría. (Diligenciamiento por parte del peticionario)

http://www.contraloriapereira.gov.co/


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PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 5 de 7

4.5. REUNIÓN DE SEGUIMIENTO El Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana, convocará mensualmente a reunión de seguimiento a los funcionarios de su área donde analizarán el estado actual de las DQR que se encuentren activas y que estén sujetas a respuesta directa, o aquellas que se encuentren en auditoria; evidenciando el tiempo oportuno de respuesta.

5. DEFINICIONES API: Asunto de Potencial Importancia. DERECHO DE PETICION: Derecho fundamental que tienen toda la persona para hacer Reclamos respetuosas, de interés general o particular, ante las autoridades públicas o ante los particulares que cumplen alguna función pública, con el fin de que sean resueltas en los términos establecidos por la ley. MEMORANDO DE TRASLADO A LA DTA: Es el documento mediante el cual se realiza el traslado de la DQR a la Dirección Técnica de Auditorias para lo de su competencia.

NOTIFICACIÓN POR AVISO: Documento que se publica en la página Web y un lugar visible de la institución, en asuntos de fuentes anónimas y/o especiales. RESPUESTA DE FONDO: Oficio mediante el cual se da a conocer el resultado final del trámite adelantado a la DQR en los términos de Ley. GESTION DIRECTA: Asuntos de baja complejidad, que no requieren de un proceso auditor. MESA DE ANALISIS DE CONTEXTO: Inteligencia Colectiva constituida por la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana y la Dirección Técnica de Auditorias, para el análisis de los asuntos de alta complejidad. 6. CODIGOS DE RADICACION:

• DENUNCIA: El Art 69 de la Ley 1757 de 2015, la define como el


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PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 6 de 7

mecanismo mediante el cual cualquier persona notifica o da aviso en forma verbal o escrita a la Contraloría Municipal de Pereira de hechos o conductas con los que se puede estar configurando un manejo irregular o detrimento de los fondos o bienes del Municipio, bien sea por parte de un servidor público o de un particular que administre dichos fondos.

Si se clasifica Como Denuncia se codifica de la siguiente manera:

La letra D que indica que es denuncia. Los dos (2) dígitos que corresponden al año en que se recibe la denuncia. Los cuatro (4) últimos dígitos que corresponden al consecutivo de la

denuncia. Finalmente se le incluye el número dado por la ventanilla única y el número

secuencial de las DQR que se van tramitando en la vigencia.

• QUEJA: Es el medio por el cual el usuario pone de manifiesto su inconformidad con la actuación de determinado funcionario o con la forma y condiciones en que se preste o no un servicio.

Si se clasifica Como Queja se codifica de la siguiente manera:

La letra Q que indica que es queja. Los dos (2) dígitos que corresponden al año en que se recibe la queja. Los cuatro (4) últimos dígitos que corresponden al consecutivo de quejas

interno. Finalmente se le incluye el número dado por la ventanilla única y el número


• RECLAMO: Oposiciones que se formulan a una decisión considerada injusta. Exigencia de los derechos del usuario, relacionada con la prestación de los servicios que se ofrecen al público y que tiene el objeto de que se revise una actuación administrativa motivo de su inconformidad y se tome una decisión.

- Si se clasifica como Reclamo se codifica de la siguiente manera:

La letra R que indica que es reclamo. Los dos (2) dígitos que corresponden al año en que se recibe la denuncia. Los cuatro (4) últimos dígitos que corresponden al consecutivo de reclamo. Finalmente se le incluye el número dado por la ventanilla única y el número



CÓDIGO


PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 7 de 7

Los Reclamos se dividirán en dos grupos, así:

R1: Corresponderá a los Asuntos de Potencial Importancia (API) recepcionados en este ente de Control Fiscal.

R2: Está conformado por aquellos oficios que no sean de competencia

(NC) de nuestra entidad.

6. RIESGOS

No cumplir con los términos normativos de las DQR.


Registro de la DQR en el formato, el libro radicador y el sistema de información en Excel.

Oficio de Asignación. Lista de chequeo. Respuesta preliminar. Encuesta de satisfacción Respuesta de fondo. Acta de seguimiento a DQR.


Encuesta de satisfaction Formato de Acta de Reunión de Seguimiento. Formato para la recepción de denuncias, quejas y reclamos. Formato listo de chequeo. Actas de Mesa de análisis.

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN EN CONTROL FISCAL Y SOCIAL

CÓDIGO


PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 1 de 6

1. OBJETIVO Promover, fomentar y motivar la participación activa de la ciudadanía, en todo lo relacionado con la vigilancia social en el manejo de los recursos públicos previniendo los riesgos y hechos de corrupción. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de capacitación, por parte de la comunidad y/o Instituciones Educativas y termina con la realización de la capacitación. 3. RESPONSABILIDAD Director(a) Operativo(a) de Planeación y Participación Ciudadana funcionarios y contratistas asignados. 4. DESCRIPCIÓN 4.1 EJECUCION DE LA CAPACITACION

Las solicitudes de capacitación, incluyendo las de Veeduría Ciudadana, se deben solicitar de manera escrita al Contralor Municipal, por lo menos con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de la actividad, su aprobación será oficializada por escrito informando fecha, lugar, hora, facilitadores y logística necesaria. 4.1.2 Designar el capacitador por parte de la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, que será el encargado de llevar a cabo la actividad, garantizando las evidencias de capacitación: formato de asistencia y/o registros fotográficos y concluido el evento, aplicará la encuesta de satisfacción. 4.2 EJECUCION DEL PROGRAMA CONTRALOR ESTUDIANTIL DE FORMA PRESENCIAL 4.2.1 El funcionario asignado a ejecutar el programa de Contralor Estudiantil presentará un plan de trabajo, incluyendo las Instituciones Educativas a visitar y medios masivos de difusión con el fin de sensibilizar y fomentar la participación de


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PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 2 de 6

las Instituciones Educativas Publicas del municipio de Pereira, dicha actividad debe iniciarse con el calendario escolar de la Secretaría de Educación Municipal, según acuerdo No.063 de 2011 expedido por el Concejo Municipal de Pereira, “Por medio del cual se crea la Contraloría Estudiantil en las Instituciones de Educación media del sector oficial del municipio de Pereira y la red municipal de contralores estudiantiles”. Sensibilización del programa contraloría estudiantil

N° ACTIVIDAD CAMPO DE ACCIÓN

1 Sensibilización (Charla motivacional con el fin que el estudiante conozca de que se trata el programa Contraloría Estudiantil)

Instituciones educativas públicas de la ciudad

4.2.2 Realizar las acciones necesarias con el fin de darle posesión a los

Contralores Estudiantiles (protocolo).

Posesión Contralores y Vice contralores Estudiantiles

N° ACTIVIDAD LUGAR

1 Recolección de resoluciones y/o actas Convocatoria de los estudiantes elegidos.

Instituciones educativas públicas de la ciudad

2 Posesión de contralores y Vice contralores Estudiantiles (Reunión toma de juramento

al cargo)

Recinto Concejo Municipal

4.2.3 El funcionario asignado para ejecutar el programa de Contralor Estudiantil

debe generar un plan de capacitaciones aprobado por la dirección, que contemple

necesidades básicas como: recursos tecnológicos, logísticos y profesionales.

4.2.4. Una vez terminado el año escolar los Contralores Estudiantiles de cada

Institución Educativa ante la Contraloría Municipal de Pereira, deben presentar

una RENDICION DE CUENTAS (Presentación Power Point), de las actividades

realizadas en cumplimiento de SU ROL como contralor estudiantil, la cual se

realizará en el mes antes de finalizar el calendario escolar, siendo insumo del acto

de Clausura.


CÓDIGO


PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 3 de 6

Nota: La práctica del cargo de contralor y vice contralor estudiantil equivaldrá a las

horas de prestación de servicio social obligatorio, y para hacerse acreedor a este

incentivo deberá ejercer las actividades durante todo el periodo para el cual fue

elegido, la (Direccion Operativa de Planeación y Participación Ciudadana)

dispondrá de los formatos para certificar el servicio social dentro de los 10 días

siguientes al cierre formal del programa.

4.3 REUNIÓN DE SEGUIMIENTO El Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana realizara reunión de seguimiento una vez finalizado cada evento, con los funcionarios de su área, donde se hará un balance de las actividades realizadas a fin de generar acciones de mejora si hubiese lugar a ellas. 4.4 EJECUCION DEL PROGRAMA CONTRALOR ESTUDIANTIL DE FORMA

VIRTUAL

Cuando se dan situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución del programa tendrá las siguientes modificaciones.

a- Creación de la Plataforma de Gestión de Conocimiento Virtual. En esta se cargarán todos los temas de capacitación necesarios para la clase virtual.

b- Acto de Posesión Virtual de Contralores y Vice Contralores Estudiantiles.

c- Creación de Grupos de difusión para compartir información y documentos de clase.

d- Conversatorios Virtuales para afinar le conocimiento entregado y socializado en la plataforma virtual.

4.5 EJECUCION DEL PROGRAMA VEEDURIAS CIUDADANAS DE FORMA PRESENCIAL 4.5.1 El funcionario y/o contratista de apoyo asignado a ejecutar el programa de Veedurias presentará un plan de trabajo y sensibilización, incluyendo un diagnostico social y sectorial de la capacidad de conformación de veedurías de la ciudad, según la ley No.850 de 2003 por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.


CÓDIGO


PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 4 de 6

4.5.2 Atención y gestión de la formación y entrenamiento de los veedores y aspirantes a conformar veedurías ciudadanas. 4.5.3 Dinamizar la gestión en la conformación de Veedurias, facilitando e instruyendo el diligenciamiento de los formatos necesarios para conformar la veeduría ciudadana. 4.6 EJECUCION DEL PROGRAMA VEEDURIAS CIUDADANAS DE FORMA VIRTUAL. Cuando se dan situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución del programa tendrá las siguientes modificaciones.

a- Creación de la Plataforma de Gestión de Conocimiento Virtual. En esta se cargarán todos los temas de capacitación necesarios para la clase virtual.

b- Creación de Grupos de difusión para compartir información y documentos

de clase y requerimientos de los veedores cuidadadanos.

c- Atención de solicitudes de Veedores Ciudadanos en tiempo real

d- Conversatorios Virtuales para afinar le conocimiento entregado y socializado en la plataforma virtual.

5. DEFINICIONES

• CONTRALOR ESTUDIANTIL: Estudiante elegido democráticamente por lo demás estudiantes matriculados, para representar la Institución, siendo el Veedor del buen uso de los recursos y de los bienes públicos de la institución educativa a la cual pertenecen.

• CONTROL FISCAL: Es una función pública que ejercen las Contralorías para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos y/o bienes del estado.

• CONTROL SOCIAL: Conjunto de acciones que facilitan la relación ciudadano administración pública, porque permiten a los ciudadanos


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PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 5 de 6

conocer lo que hace la administración y las razones que lo sustentan, manifestar sus recomendaciones o exigencias frente a ella y alertar sobre los posibles riesgos de la gestión pública.

• VEEDURIA CIUDADANA: Mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, frente a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales y legislativas así como la convocatoria de las entidades públicas o privadas encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato de la prestación de un servicio público, Reglamentado en la Ley 850 de 2003, ley 1474 y ley 1757 con sus normas reglamentarias.

6. RIESGOS

• Ignorar la solicitud de capacitación.

• No realizar la capacitación en la fecha programada.

• situaciones de fuerza mayor o caso fortuito 7. PUNTOS DE CONTROL

• Cronograma

• Plan de capacitación

• Programador de actividades de la Dirección (Tablero).

• Plataforma de Gestión de Conocimiento.

• Encuesta de satisfacción 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato registro de asistencia

• Registro fotográfico • Formato encuesta de satisfacción

• Plataforma Virtual de conocimiento.


CÓDIGO


PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 6 de 6

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

GESTION DE COMUNIDAD ACTIVIDADES DE DELIBERACION Y PROMOCION

CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-3 25-09-2020 10.0 1 de 4

1. OBJETIVO Socializar a la ciudadanía las actuaciones y la gestión del control social y fiscal realizado por la institución, así mismo generar espacios de participación ciudadana tendientes a la socialización y gestión social de asuntos de importancia para la comunidad y el crecimiento de ciudad. 2. ALCANCE Inicia facilitando e incentivando la participación de todos los ciudadanos para que participen en la socialización de temas inherentes al control social, , culmina con la ejecución y participación activa de los ciudadanos en el evento establecido para tal fin. 3. RESPONSABILIDAD Director(a) Operativo(a), de Planeación y Participación Ciudadana Funcionarios y contratistas asignados. 4. DESCRIPCIÓN 4.1. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE DELIBERACION Y PROMOCION Como apéndice del plan estratégico y como resultado del análisis de riesgo de las entidades sujetas de control o por solicitud de la comunidad en particular, se programarán las actividades de deliberación y promoción (Audiencia Pública, conversatorios, foros, entre otros). Es de anotar que estas actividades pueden ser de tipología presencial o virtual, esta ultima si se dan situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. Se comunicarán y/o promocionarán todas las actividades y/o eventos de deliberación y promoción a través de los canales oficiales de la Contraloría Municipal de Pereira.


CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-3 25-09-2020 10.0 2 de 4

4.2. REGISTROS, EVALUACIÓN Y ARCHIVO Los técnicos y profesionales el día del evento generan registro, con lista de asistencia y/o registro fotográfico y aplicación de encuesta de satisfacción. Culminada la actividad se procederá con la gestión de archivo de los documentos soporte. 4.3. REUNIÓN DE PLANEACION & SEGUIMIENTO El Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana realizara reunión de seguimiento una vez finalizado cada evento, con los funcionarios de su área, donde se hará un balance de las actividades realizadas a fin de generar acciones de mejora si hubiese lugar a ellas. 5. DEFINICIONES

• AUDIENCIA PUBLICA: Mecanismo de participación que permite a los ciudadanos ejercer su derecho de control social a la gestión pública, contemplando en el Articulo 33 ley 489 de 1998.

• CONVERSATORIOS: Es una reunión concertada en la que los asistentes tienen el objetivo de generar un espacio de intercambio de experiencias en materia de participación ciudadana permitiendo debatir los intereses comunes.

• FOROS: Es una reunión donde las personas conversan y opinan sobre un tema que les interesa, con el objetivo de que los participantes intervengan en la discusión, aportando sus puntos de vista sobre participación ciudadana.

• RENDICION DE CUENTAS: Se encuentra enmarcada en la Constitución Política de Colombia con el fin de controlar el ejercicio del poder ejecutivo por parte de los ciudadanos, es así que mediante la Ley 489 de 1998 se estableció que todas las entidades y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública, para lo cual dichas organizaciones deben realizar la rendición de cuentas a la ciudadanía.


CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-3 25-09-2020 10.0 3 de 4

6. RIESGOS

• Incumplimiento a la actividad programada.

• Falta de recursos

• Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito 7. PUNTOS DE CONTROL

• Lista de Chequeo de la Actividad

• Plan de Acción

• Parrilla de Contenidos de las redes Sociales. 8 ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de registro asistencia

• Formato de encuesta de satisfacción

• Información de actividades

• Registro Fotográfico.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-3 25-09-2020 10.0 4 de 4

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA

CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-4 25-09-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO Brindar al ciudadano trato amable y respetuoso atendiendo sus solicitudes de acuerdo a la competencia de la Contraloría Municipal de Pereira, en forma oportuna y ágil. Establecer y aplicar los mecanismos de atención de forma presencial y virtual, que permitan fortalecer y garantizar de una forma ágil y oportuna la atención al ciudadano, a través de los distintos canales de interacción, dispuestos por la Contraloría Municipal de Pereira. 2. ALCANCE Inicia y termina con la atención y asesoría brindada al ciudadano. 3. RESPONSABLE Director(a) Operativo(a) de Planeación y Participación Ciudadana funcionarios y contratistas asignados. 4. CARACTERISTICAS DE LA ATENCION AL CIUDADANO

La Contraloría Municipal de Pereira y Dirección Operativa de Planeación y

Participación Ciudadana se fundamentan en el cumplimiento de las siguientes

características, las cuales reflejarán las expectativas que tiene el ciudadano hacia

la entidad:

• AMABLE: La atención suministrada por parte de los funcionarios hacia los ciudadanos debe ser respetuosa, gentil y honesta, dándoles la importancia que se merecen y teniendo una especial consideración con la situación por la que acuden a la entidad.

• DIGNO: La atención al ciudadano debe ser acorde con la condición humana, cualquiera sea su posición, directivo de entidad, servidor público o contratista de nivel asesor, profesional, asistencial, tecnólogo, técnico o el ciudadano.


CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-4 25-09-2020 8.0 2 de 3

• EFECTIVO: La atención brindada debe ser ágil y coherente con lo que es objeto de solicitud, requerimiento o petición y que aunque no solucione de fondo la misma, sea un instrumento para lograr finalmente la respuesta esperada por quien la solicita, respondiendo a las necesidades y solicitudes de los ciudadanos, siempre que éstas se enmarquen dentro de las normas y principios que rigen el accionar como servidores públicos.

• OPORTUNO: La atención al ciudadano debe prestarse en el momento que corresponde, en el tiempo establecido y en el instante requerido.

• INFORMATIVO: La atención al ciudadano debe contribuir a la cualificación de los ciudadanos respecto de sus derechos, sus competencias y alcance, en tanto que el ciudadano es un multiplicador por excelencia de la buena o deficiente percepción que se tenga del servicio prestado.

• SOLIDARIO: El ciudadano debe sentir que es importante y que su inquietud será atendida de la mejor forma posible. El funcionario deberá ponerse en el lugar del ciudadano para entender su necesidad y ayudar en la solución.

• RESPONSABLE: El funcionario debe prepararse para asumir la tarea de suministrar información a los ciudadanos, estar debidamente capacitado, actualizado y enterado de los criterios adoptados por la misma, en los asuntos materia de consulta permanente.

5. DESCRIPCIÓN DE LA GESTION Los profesionales, técnicos o Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana, atenderán al ciudadano a través de los diferentes canales creados por la Contraloría Municipal de Pereira para tal fin, brindando información veraz al ciudadano dejando registro de la atención en el formato establecido.

6. DEFINICIONES


CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-4 25-09-2020 8.0 3 de 3

• ATENCION AL CIUDADANO: Conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un ciudadano.

• CIUDADANO: Es una condición político-jurídica que se aplica a toda aquella persona que, como mayor de edad, tiene deberes para con sus compañeros ciudadanos, así como también derechos 7. RIESGOS

• No brindar asesoramiento a las diferentes inquietudes de los ciudadanos.

• Inconformidad por parte del ciudadano en la calidad de la atención prestada. 8. PUNTOS DE CONTROL

• Diligenciamiento formato atención a la comunidad. 9. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de Atención a la Comunidad

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA INDAGACIÓN PRELIMINAR

CÓDIGO


PR 1.4.1.1-RF-1 30-01-2020 11.0 1 de 4

1. OBJETIVO:

Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para el desarrollo de la Indagación Preliminar, verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación AL PATRIMONIO ESTATAL, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado, intervenido o contribuido a la ocurrencia del daño. 2. ALCANCE: Inicia con el traslado del hallazgo de la Dirección de Técnica de Auditorias, cuando la información o el presunto detrimento no sea claro, se aperturara de la Indagación Preliminar el cual en un término de seis meses se tomara decisión de fondo, ya sea aperturando un proceso de Responsabilidad fiscal o con la decisión de archivo.

3. MARCO LEGAL: · Constitución Política, artículo 271. · La Ley 610 del 15 de agosto de 2000, “Por la cual se establece el trámite de

los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías”, artículos 16 y 39.

.

4. APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR: Decisión consignada en un auto de trámite proferida por los funcionarios competentes para adelantar la Indagación. En ella se precisarán las normas que determinan la competencia de la Contraloría, de la dependencia y del funcionario para actuar, se declara iniciada la Indagación Preliminar, se identificará con exactitud el hecho o situación que ocupará la indagación, el sujeto de control afectado, se definirá cuál de los supuestos de procedibilidad señalados por el Art. 39 de la Ley 610 se presentan, se decretará la práctica de las pruebas conducentes y pertinentes con el fin de esclarecer los hechos materia de averiguación.

5. ARCHIVO DE LA INDAGACIÓN: Decisión consignada en un auto que declara

terminada la Indagación Preliminar, por qué no se establece la ocurrencia de


CÓDIGO


PR 1.4.1.1-RF-1 30-01-2020 11.0 2 de 4

los supuestos exigidos por la Ley 610 de 2000 para dar formal apertura al Proceso de Responsabilidad Fiscal.

6. ASIGNACIÓN DE COMPETENCIA POR AUTO DE COMISIÓN: Decisión

contenida en un auto, por la cual se confieren atribuciones para dar inicio y llevar hasta su terminación la Indagación Preliminar. En él se consignarán los fundamentos jurídicos que determinan la competencia de la Contraloría, de la dependencia, describirá con claridad la situación objeto de estudio y la Entidad afectada.

7. RESPONSABILIDAD

Director de responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Y Los profesionales

Universitarios comisionados.

8. DEFINICIÓN INDAGACIÓN PRELIMINAR: es el conjunto de actuaciones pre-procesales que tiene por objeto verificar la competencia del Órgano Fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado detrimento o intervenido o contribuido a él. al igual que sus bienes o derechos cautélales. .

9. NOTIFICACIÓN El auto de apertura de la Indagación Preliminar se notificara personalmente a los presuntos responsables, enviando oficio de citación dentro de los cinco (5) días siguientes al auto de apertura y se dejará copia del oficio como constancia de esto en el expediente. Si no se presenta el presunto responsable dentro de los 5 días hábiles después de la citación, la notificación se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico, acompañado de copia íntegra del Auto de apertura. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.


CÓDIGO


PR 1.4.1.1-RF-1 30-01-2020 11.0 3 de 4

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del auto de apertura, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal. EL auto de archivo se notificara por ESTADO, como lo señala la ley 1474 de 2011 art. 106

10. DECLARACIÓN JURAMENTADA Cuando son identificados los presuntos responsables y sus domicilios y si el funcionario competente requiere, o considera necesario del testimonio juramentado de los presuntos responsables, estos serán citados para que declaren en relación con los hechos o circunstancias de los cuales ha tenido conocimiento por percepción directa o por informaciones. También podrán aportar o solicitar pruebas en la Indagación Preliminar, o ser requeridas mediante oficio a la entidad o al área que realizó el traslado del hallazgo fiscal. 11. PRUEBAS: "Todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición. La certeza está en nosotros, la verdad en los hechos. Aquella nace cuando uno cree que conoce ésta; más por la falibilidad humana, puede haber certeza donde no haya verdad y viceversa". (CARRARA, Francesco, Programa, Bogotá, 1957, Tomo II. Pág. 381). 12. RIESGOS

• CADUCIDAD O PRESCRIPCION DE LA ACCION

• QUE EL DAÑO NO EXISTIO

• QUE EL HECHO NO ES CONSTITUTIVO DE DAÑO PATRIMONIAL

• CAUSAL EXIMENTE DE RESPONSABILIDAD

• LA APLICACIÓN DE NORMAS NO VIGENTES.


CÓDIGO


PR 1.4.1.1-RF-1 30-01-2020 11.0 4 de 4

13. PUNTOS DE CONTROL .

• Formato de apertura (Esta implícita la notificación).

• Diligenciamiento libro radicador.

• Adecuada inducción por parte de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y seguimiento periódico a las actividades desarrolladas.

14. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS Formato auto de apertura de indagación Preliminar Formato de notificación Formato para recibir declaraciones juramentadas Formato de Archivo de la Indagación Preliminar Y/O el Auto de Apertura de Responsabilidad Fiscal. 15. CIERRE El profesional universitario cuenta con 6 meses para resolver la indagación a partir del auto de apertura, proceso que culmina con el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal o archivo de la investigación. Una vez se archive la Indagación preliminar, se notificara por ESTADO, y para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes al despacho del señor Contralor.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

LUZ MARINA HOYOS A. Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva



CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL ORDINARIO

CÓDIGO


PR 1.4.1.3 RF-2 30-01-2020 12.0 1 de 5

1. OBJETIVO

1.1 Evaluar el antecedente de responsabilidad fiscal. 1.2 Iniciar Proceso de Responsabilidad Fiscal o Trasladar a la autoridades competentes. Hallazgos disciplinarios o Penales. 1.3 Determinar la competencia del órgano fiscalizador. 1.4 determinar la ocurrencia. 1.5 Determinar cuál ha sido la entidad afectada. 1.6 Identificar los presuntos responsables fiscales (Servidores públicos, ex servidores públicos o particulares). 1.7 Determinar y establecer si existe responsabilidad fiscal. 1.8 Establecer la cuantía del resarcimiento.

2. ALCANCE Se inicia el procedimiento con el Auto de apertura del proceso de Responsabilidad Fiscal y se termina con el auto de archivo, o por pago, o según las pruebas allegadas se procede con el auto de imputación de Responsabilidad Fiscal, terminan con fallo con o sin responsabilidad fiscal.

3. RESPONSABILIDAD Director de responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

4. DEFINICION Proceso de responsabilidad fiscal: Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de su gestión fiscal o con ocasión de esta, causen por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del estado. Imputación de Responsabilidad Fiscal: Cuando está demostrado objetivamente el daño o el detrimento patrimonial y existan las pruebas que comprometan la Responsabilidad Fiscal de los implicados, el cual contiene la identificación plena de los presuntos responsables, de la entidad afectada, de la entidad aseguradora, y la determinación de la cuantía del daño patrimonial.


CÓDIGO


PR 1.4.1.3 RF-2 30-01-2020 12.0 2 de 5

Fallo: Es la decisión de fondo que se toma en el proceso que está investigando con o sin responsabilidad fiscal. La Responsabilidad Fiscal estará integrada por los tres elementos:

• Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal.

• un daño patrimonial al Estado.

• un nexo causal entre los dos elementos anteriores. Si no se dan tres elementos no se puede aperturar un proceso de responsabilidad fiscal. 5. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL 5.1 ACTIVIDADES PROCESALES: La Dirección de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Municipal de Pereira, agota en primera instancia el proceso de responsabilidad fiscal, cuando de la indagación preliminar, de la queja o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control fiscal o por solicitud de control excepcional, se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado y existan serios indicios sobre los posibles autores del mismo. El funcionario sustanciador proyecta para la firma del funcionario competente el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, decretando las pruebas de oficio que Considere pertinentes y conducentes (Art. 25 y 40 de la Ley 610 del 2000). 5.2. EJECUCIÓN El funcionario competente comunica el auto de apertura al representante legal de la entidad afectada, para enterarle de lo previsto en el numeral 8 del artículo 41 de la Ley 610 del 2000, igualmente. El funcionario competente notifica a través de secretaría común, personalmente o por edicto el auto de apertura, en el evento en que se haya identificado al presunto responsable. (Art. 40 Ley 610 del 2000). El funcionario competente vincula al garante o compañía aseguradora, en calidad de tercero civilmente responsable, cuando el presunto responsable, el bien o el contrato sobre el cual recaiga el objeto del proceso se encuentre amparado por una póliza de seguros, dicha vinculación se surte con la comunicación del auto de apertura del


CÓDIGO


PR 1.4.1.3 RF-2 30-01-2020 12.0 3 de 5

proceso al representante legal o apoderado de la compañía de seguros. (Art. 44 Ley 610 del 2000). Sentencia C-648 del 20002 y C-735 del 2003. El funcionario comisionado, incorpora al expediente copia de la póliza del presunto responsable o el bien o contrato sobre el cual recae el objeto del proceso. El presunto responsable rinde versión libre y espontánea sobre los hechos acaecidos, cuando él funcionario competente lo solicite. (Art. 42 de la Ley 610 del 2000). Si el presunto responsable no pudo ser localizado o siendo citado no comparece a rendir la versión libre y espontánea, se debe nombrar un apoderado de oficio, con el que se continúa el trámite del proceso. (Art. 43 ley 610 del 2000). En ejercicio de las facultades de policía Judicial, el funcionario investigador adopta las medidas necesarias para proteger las pruebas recaudadas. Las pruebas obrantes válidamente en un proceso judicial; de responsabilidad fiscal; administrativo o disciplinario, pueden trasladarse en copia o fotocopia al proceso de responsabilidad fiscal. Los hallazgos fiscales, tienen validez probatoria dentro del proceso, siempre que sean recaudadas con el lleno de los requisitos sustanciales de la Ley (Art. 28 de la Ley 610 del 2000). El funcionario comisionado, en cualquier estado del proceso, declara mediante auto la cesación del procedimiento cuando, se establezca que la acción fiscal no puede iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción, cuando se demuestre que el hecho no existió o que no es constitutivo de daño patrimonial del Estado o no comporta el ejercicio de una acción de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o aparezca demostrado que el daño investigado ha sido resarcido totalmente (Art. 16 ley 610 del 2000) y en consecuencia se ordena el archivo (Art. 47 ley 610 del 2000). Cuando no se encuentre méritos para continuar con el proceso. Este se debe archivar, se notifica personalmente, y se envía a consulta al despacho del contralor en virtud del art. 18 de la ley 610 del 2000. De acuerdo a la sana crítica y valoración integral de las pruebas, se imputa responsabilidad fiscal, el cual se notificara personalmente, para que los implicados presenten sus descargos y en caso de encontrarse pertinente se procederá a decretar y


CÓDIGO


PR 1.4.1.3 RF-2 30-01-2020 12.0 4 de 5

hacer efectivas la medidas cautelares del caso, de las cuales deberá llevar un cuaderno separado (Art. 12 de la Ley 610 del 2000). Analizados los descargos presentados por los sujetos procesales, se falla con o sin responsabilidad fiscal, El fallo con responsabilidad Fiscal se notifica personalmente, el cual procede los recursos de reposición y apelación, una vez se resuelve estos y se puede revocar el fallo o dejarlo en firme. El cual después de ejecutoriado pasa a cobro coactivo.

5. RIESGOS Emitir un fallo con responsabilidad fiscal sin fundamentos jurídicos No realizar la notificación del auto de imputación a los presuntos responsables. No identificar debidamente el presunto responsable. No determinar la conducta del presunto responsable.


• Todo auto de apertura se lleva libro radicado-

• Todo auto de apertura de se ser notificado personalmente

• Se comunicar al Representante Legal de la Entidad investigada.

• Todas las entidades deben de estar amparados por una póliza de seguros se comunica a la aseguradora.


• Formato de Auto de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal

• Formato de citación para notificación

• Formato de Notificación Personal

• Formato de Aviso

• Formato de citación para rendir declaración

• Formato de Auto donde se vincula al Proceso Fiscal

• Formato de Auto de cesación del Proceso de Responsabilidad Fiscal

• Formato de Auto para decretar medidas cautelares

• Formato de Auto para decretar pruebas

• Formato de Auto de archivo de Proceso de Responsabilidad Fiscal


CÓDIGO


PR 1.4.1.3 RF-2 30-01-2020 12.0 5 de 5

• Formato de Auto de imputación de Responsabilidad Fiscal

• Formato de Fallo con Responsabilidad Fiscal

• Formato de Fallo sin Responsabilidad Fiscal

• Formato de Auto para resolver recursos

• Formato de Auto de constancia de ejecutoria de una providencia

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

LUZ MARINA HOYOS ALARCON

Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA COBRO COACTIVO

CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-01-2020 9.0 1 de 4

1. OBJETIVO

El proceso de jurisdicción coactiva es de naturaleza administrativa, por cuanto su objetivo es hacer efectiva la orden dictada por administración de cobro de una obligación que se encuentra en un título ejecutivo, para el caso en particular un fallo con responsabilidad fiscal. .

2. ALCANCE

Inicia con el estudio del título ejecutivo, y termina con el pago o el secuestro de los bienes.

3. RESPONSABILIDAD

Directora Técnica de Responsabilidad Fiscal y jurisdicción coactiva

4. DESCRIPCIÓN

4.1 ESTUDIO DEL TÍTULO EJECUTIVO El Director de Responsabilidad Fiscal, realiza estudio detallado del título, verificando que sea un documento que contenga una obligación clara, expresa y actualmente exigible y que haya sido notificada debidamente sin violación al debido proceso y podrá comisionar por reparto al profesional universitario. Se remitirá la constancia con la anotación de que es primera copia que presta mérito ejecutivo.

4.2 SOLICITUD DE INFORMACIÓN El Director Técnico o el Profesional Universitario comisionado, identifica si el titulo fue trasladado con embargo de bienes o con póliza de seguro que cubre la totalidad del daño, obvia la persecución de bienes, de lo contrario radica el expediente y proyecta oficio a las entidades pertinentes, investigando el patrimonio del responsable fiscal, obtenida la información se elabora auto decretando la medida cautelar.

4.3 ETAPA ESTUDIO COBRO PERSUASIVO


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-01-2020 9.0 2 de 4

Antes de iniciarse el proceso de cobro coactivo, se dará cumplimiento al periodo de negociación directa por un término máximo de tres meses, vencido este término se procederá a la apertura de proceso administrativo de cobro por jurisdicción coactiva.

4.4 MANDAMIENTO DE PAGO

Una vez radicado el expediente el Director Técnico o Profesional Universitario comisionado, librara el mandamiento de pago, mediante un auto el cual ordena al ejecutado cumplir la obligación de pagar la suma de dinero a la correspondiente entidad afectada por el daño, con los intereses desde que se hicieron exigibles hasta el día que efectivamente se realice el pago.

4.5 NOTIFICACION MANDAMIENTO DE PAGO Mediante correo certificado el Director Técnico o Profesional Universitario se cita para notificar el mandamiento de pago si no se presenta se realiza un aviso en el periódico, dando aplicabilidad a la Resolución No. 144 de Agosto de 2009. Dentro de la diligencia de notificación pueden suceder dos cosas guardar silencio o interponer recurso.

4.6 ACUERDO DE PAGO

El Director Técnico o Profesional Universitario podrá llegar a un acuerdo de pago propuesto por el ejecutado, suspendiendo las medidas preventivas que hubieren sido decretadas, en el momento que el deudor incumpla el acuerdo de pago se deberá dictar providencia que así lo declare y reanudar el proceso mediante auto.

4.7 PAGO En caso de que el deudor cancele la deuda este debe dirigirse a la entidad afectada y realiza el respectivo pago, la correspondiente copia de la consignación será remitida ante el ente de control para que se profiera auto de finalización de proceso jurisdicción coactiva y trasladará a la CGR para que se excluya del boletín de Responsables Fiscales.

4.8 AUTO DE REMATE Y LIQUIDACION DEL CRÉDITO:


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-01-2020 9.0 3 de 4

El Director Técnico o Profesional Universitario profiere la sentencia dentro de la cual se liquida del crédito y costas, obligando el pago de dicha obligación, posteriormente se hace auto de avalúo y remate de los bienes, monto que se remitirá a la entidad afectada, el cual termina con un auto de finalización de proceso de jurisdicción coactiva. En el evento que el remate cubra el monto de la liquidación del crédito se trasladará a la CGR para que se excluya del boletín de Responsables Fiscales.

5. DEFINICION

COBRO COACTIVO: Mecanismo por el cual se busca ser efectiva obligaciones que se encuentran determinadas en un título ejecutivo. MANDAMIENTO DE PAGO: Procedimiento mediante el cual se le informa al deudor la obligación liquida de pagar a la entidad afectada. TITULO EJECUTIVO: Es una obligación clara, expresa y exigible, correspondiente a un documento (fallo, multa o sentencia) o conjunto de documentos (fallo modificatorios confirmatorios, providencias que resuelven recursos) que necesariamente deben reflejarse en un escrito el cual debe expresar una suma liquida de dinero y provenir de un funcionario competente para expedirlo.

6. RIESGOS

• No notificar el mandamiento de pago o hacerlo de forma ilegal al responsable.

• Posibles fallas de tipo legal y jurídico en los procesos que adelanta la Dirección de Responsabilidad Fiscal.


• Aplicación de la normatividad vigente.

• Notificación por edicto o emplazamiento.

• Mecanismos de control adecuados en el proceso de vinculación de personal.

• Adecuada inducción por parte de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y seguimiento periódico a las actividades desarrolladas.

• Libro radicador donde se enuncia cada uno de las etapas de cada proceso.



CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-01-2020 9.0 4 de 4

• Oficio persuasivo

• Formato auto que avoca el conocimiento

• Formato auto de mandamiento de pago.

• Formato citación notificación M.P.

• Formato estudio título ejecutivo

• Formato de auto de acuerdo de pago.

• Formato ubicación de bienes

• Formato archivo por pago

• Formato archivo por prescripción.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva



CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCESO ADMNISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL

CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 1 de 9

1. OBJETIVO.

Estandarizar el procedimiento que permita adelantar procesos administrativos

sancionatorios a los servidores públicos o particulares que manejen fondos o

recursos públicos, cuando incurran en las faltas señaladas en la ley.

A efectos de poder dar aplicación a los mecanismos sancionatorios establecidos

por el legislador en los Artículos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, ART 47 DE L

LEY 1437 DE 2011 disposiciones que desarrollan el mandato constitucional

previsto en el Numeral 5 del Artículo 268 de la Constitución Política

La Contraloría Municipal de Pereira, en ejercicio de su potestad constitucional,

expide Resolución por medio de la cual se determina el procedimiento

Administrativo Sancionatorio aplicable en la entidad.

2. ALCANCE

Inicia con el traslado del hallazgo de la Dirección de Auditoria, se apertura del

proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal y termina con el archivo, o de

acuerdo a la certeza de los hechos se impone una sanción de multa, en caso que

el responsable no cancele, se da traslado para cobro por Jurisdicción Coactiva

de la Contraloría Municipal, la sanción puede ser multa, amonestación escrita o

llamado de atención, caso en el cual se oficiará al área de Recursos Humanos de

la entidad respectiva para que la decisión sea adjuntada a la hoja de vida del

funcionario sancionado.

3. COMPETENCIA:


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 2 de 9

La competencia para adelantar los procesos sancionatorios, la tiene el Contralor

Municipal de Pereira, conforme a las disposiciones constitucionales art 209 y

delegado a la Dirección técnica de Responsabilidad fiscal conforme al Artículo 9°

de la ley 489/1997, y resolución 047 de 2007, por medio del cual delega la

instrucción del proceso Sancionatorio a la Dirección de Técnica de

Responsabilidad Fiscal.

4. RESPONSABILIDAD

Dirección de Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, y

Contralor Municipal de Pereira.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO SANCIONATORIO FISCAL:

La potestad sancionatoria de la Contraloría Municipal de Pereira, se circunscribe al

ámbito de aplicación del control fiscal que ejerce, lo que significa, que los

destinatarios de dicha facultad, sólo pueden ser aquellos servidores públicos o

particulares que, por la naturaleza de sus funciones, tienen a su cargo el manejo

de los recursos que son propiedad de la Nación, o que son transferidos por ésta,

bien sea por concepto de regalías, transferencias, etc., conforme lo establecido en

el Inciso Primero del Artículo 267 de la Constitución Política, sin perjuicio del

control fiscal concurrente y excepcionalmente con ocasión del ejercicio del control

fiscal prevalente.

El procedimiento administrativo sancionatorio fiscal es de naturaleza

administrativa, a y en su desarrollo se aplicarán las disposiciones del Libro

Primero del Código Contencioso Administrativo (art. 47 y siguientes) y demás

normas de carácter legal que lo modifiquen o adicionen.


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 3 de 9

De conformidad con el artículo 100 de la ley 42 de 1993, el procedimiento

administrativo sancionatorio se aplicará a cualquier Entidad, servidor público o

particular que maneje fondos o bienes del Municipio de Pereira.

6. EL TRÁMITE ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO CONTEMPLA LAS

SIGUIENTES FASES:

6. 1 AUTO DE APERTURA

Acto por el cual se describe la presunta comisión de conductas fiscalmente

sancionables, este Auto será elaborado teniendo en cuenta los principios de

celeridad y oportunidad procesal. Además se indicará a los implicados el

término dentro del cual pueden presentar sus descargos, solicitar o aportar

las pruebas que pretendan hacer valer, el término es de quince (15) días

hábiles siguientes a la notificación, (Art 47 Ley 1437 de 2011), y se indicará

que contra el mismo no procede recurso alguno

6. 2 NOTIFICACIÓN DEL AUTO DE APERTURA

El Auto de apertura se notificara personalmente o por aviso a cada uno

de los presuntos responsables, para esto, se citará a los implicados para

que dentro de los cinco (5) días siguientes comparezcan a la notificación tal

como lo establece el artículo 69 de Ley 1437 de 2011.

6. 3 DESCARGOS

Los investigados podrán, dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación

de la formulación de cargos, presentar los descargos y solicitar o aportar las


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 4 de 9

pruebas que pretendan hacer valer. Serán rechazadas de manera motivada, las

inconducentes, las impertinentes y las superfluas y no se atenderán las

practicadas ilegalmente.

Si el investigado no presenta los descargos se debe dejar constancia en el

expediente.

6.4 NOMBRAMIENTO DE APODERADO DE OFICIO

Si el servidor público no comparece a notificarse se le nombrara apoderado de

oficio con quien se continuara el trámite del proceso.

6. 5 MEDIOS DE DEFENSA, PERÍODO PROBATORIO

El Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva decretará

las pruebas que se soliciten de oficio y aquellas que sean solicitadas por el

implicado, se decretan mediante Auto de trámite y se practicarán durante un

término no mayor a treinta (30) días hábiles, (Art 48 del CPA y de lo CA).

Cuando sean tres o más los investigados o se deban practicar las pruebas en el

exterior, el termino probatorio podrá ser hasta de sesenta (60) días, vencido el

periodo probatorio se dará traslado al investigado por noventa (90) días para que

presente lo alegatos respectivos.

6.6 ALEGATOS

Vencido el período probatorio se dará traslado al investigado por diez (10) días

para que presente los alegatos respectivos.


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 5 de 9

6.7 DECISIÓN

El funcionario competente proferirá el acto administrativo definitivo dentro de los

treinta (30) días siguientes a la presentación de los alegatos.

El acto administrativo que ponga fin al procedimiento administrativo de carácter

sancionatorio deberá contener:

1. La individualización de la persona natural o jurídica a sancionar.

2. El análisis de hechos y pruebas con base en los cuales se impone la sanción.

3. Las normas infringidas con los hechos probados.

4. La decisión final de archivo o sanción y la correspondiente fundamentación.

6. 8 NOTIFICACIÓN DE LA DECISIÓN

Proferida la resolución que impone la sanción u ordena el archivo de la actuación

deberá notificarse de manera personal o mediante aviso, para esto se enviará

citación al sancionado para que comparezca a la diligencia de notificación

personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la

expedición del acto (Art 67 Ley 1437 de 2011)

6. 9 RECURSOS DE REPOSISICON Y APELACION:

En la notificación debe explicarse los recursos la Oportunidad y presentación. Los

recursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la

diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella,


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 6 de 9

o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el

caso. Los recursos contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier

tiempo, salvo en el evento en que se haya acudido ante el juez.

6.10 CONSTANCIA DE EJECUTORIA Y FIRMEZA

El Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva expedirá la

constancia de ejecutoria y firmeza, conforme lo señalado en el Artículo 87 ley 1437

de 2011

7. TRASLADOS

Una vez la decisión de fondo esté debidamente ejecutoriada, el Director Técnico

de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva hará los traslados pertinentes a

Jurisdicción Coactiva de la Contraloría Municipal, si la sanción es de multa, o al

Área de Recursos Humanos de la entidad respectiva para que la decisión sea

adjuntada a la hoja de vida del funcionario sancionado.

8. CRITERIOS DE GRADUACIÓN DE LA SANCIÓN.

Para graduar la imposición de sanción se tendrán en cuenta los siguientes

criterios:

• La gravedad de la falta.

• El grado de culpabilidad y de participación.

• Admitir la falta antes de imponerse la sanción.

• Procurar por iniciativa propia reducir los efectos de la falta.

• La reincidencia.

• Incurrir con una sola conducta en varias causales de sanción.


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 7 de 9

• Causar perjuicio a la entidad o detrimento al patrimonio Municipal.

• El impacto social y ambiental causado por la acción u omisión.

• Los hechos y circunstancias en que se comete la falta.

• El sueldo u honorarios que se devenguen.

• La jerarquía y mando que el implicado tenga dentro del ente sujeto de

control.

9. CADUCIDAD Y PRESCRIPCION (ART 52 LEY 1437 DE 2011)

La facultad reconocida a la Contraloría, para imponer sanciones caduca a los tres

(3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que pudiere ocasionarlas,

término dentro del cual el acto administrativo que impone la sanción debe haber

sido expedido y notificado.

La sanción decretada por acto administrativo prescribirá al cabo de cinco (5) años

contados a partir de la fecha de la ejecutoria.

10. DEFINICIÓN

AMONESTACIÓN Y LLAMADO DE ATENCION: La amonestación es la

comunicación dirigida a un servidor público y el llamado de atención es la que se

dirige a un particular o una entidad privada que maneje fondos o bienes públicos

del Municipio.

AUTO DE INICIACION: Es el escrito por medio del cual se da inicio al proceso

Administrativo Sancionatorio Fiscal.


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 8 de 9

AUTO DE CESACIÓN O ARCHIVO: Se da cuando se demuestra que el hecho no

existió, o el hecho no trata el ejercicio de una acción fiscal, o se acredite la causal

eximente de responsabilidad sancionatoria fiscal.

DECISION DE FONDO: Es la providencia que resuelve el proceso de

administrativo sancionatorio fiscal que se investiga.

MULTA: Es la sanción pecuniaria para servidores públicos y particulares que

administren, inviertan, manejen o recauden bienes o fondos del Municipio de

Pereira.

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL: Es el conjunto de

actuaciones administrativas adelantadas por la Contraloría, con el fin de

determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los

particulares, cuando en el ejercicio de su gestión fiscal o con ocasión de esta,

Hayan actuado incorrectamente, inoportunamente o incumplido a sus obligaciones

fiscales.

SANCIONES DIRECTAS: Comprende Amonestación, Llamado de Atención

Multa.

SANCIONES INDIRECTAS: Comprende la solicitud de sanción disciplinaria al

nominador, solicitud, bajo el principio de verdad sabida y buena fe guardada, de

suspensión del funcionario mientras culminan las investigaciones o los respectivos

procesos penales o disciplinarios, solicitud de remoción o de terminación del

contrato del servidor público.

11. RIESGOS


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-5 30-01-2020 9.0 9 de 9

• Vincular servidores públicos que no tiene responsabilidad alguna sobre los

hechos.

• Aperturar por hechos no establezca la ley como sancionatorios


• Seguimiento de acuerdo a los traslados.

• Libro radicador con las actuaciones de cada proceso.


• Formato de Apertura de proceso

• Formato de notificación personal.

• Formato de aviso.

• Formato constancia no presente descargos

• Formato de Decreto de pruebas

• Formato de Archivo de proceso

• Formato de Decisión de fondo

• Formato para resolver recursos



Directora de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción Coactiva

Comité de Calidad

JUAN DAVID HURTADO

BEDOYA


CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCESO VERBAL DE RESPONSABILIDAD FISCAL

CÓDIGO


PR 1.4.1.4 30-01-2020 2.0 1 de 5

1. OBJETIVO. Tiene como objetivo principal mejorar la eficacia, la oportunidad el esquema jurídico, o ser más efectivo y expedito el proceso de Responsabilidad Fiscal, reduciendo términos, incorporando las medidas cautelares desde el mismo momento de la apertura del procesos, para resarcir el daño ocasionado al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad Estatal, mejorando la oportunidad y la eficacia en la solución de fondo de los asuntos que se sometan a su conocimiento. 2. ALCANCE Se inicia con el auto de apertura e imputación de Responsabilidad Fiscal y se termina con la audiencia de decisión en un fallo con o sin responsabilidad fiscal. 3. RESPONSABILIDAD Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría Municipal de Pereira. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO VERBAL DE RESPONSABILIDAD FISCAL El proceso verbal de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado. 5. PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL VERBAL. LEY 1474 DE 2011. La Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción coactiva, tramitará según lo establecido por la Ley 1474 de 2011, por el proceso verbal de responsabilidad fiscal, los procesos que cumplan con cuatro presupuestos forzosos:

• Que del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se determine están dados los elementos para proferir auto de apertura e imputación.


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 30-01-2020 2.0 2 de 5

• Que se encuentre objetivamente establecida la existencia del daño patrimonial al Estado.

• Que exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal.

6. ETAPAS DEL PROCESO VERBAL DE RESPONSABILIDAD FISCAL.

Auto de apertura e imputación de responsabilidad fiscal

AUDENCIA

DE

DESCARGOS

Vinculación nuevo Presunto responsable

Decisión de acumulación

Notificación y oposición

a las medidas cautelares

Decreto de pruebas

Práctica de pruebas

(HASTA 1 AÑO)

Otras decisiones, cierre de audiencia y citación

audiencia de decisión

Audiencia de decisión

Nombramiento Apoderado de oficio

Saneamiento: Impedimentos Y recusaciones

Saneamiento: Nulidades

Saneamiento: Caducidad

y prescripción

Versión libre, descargos y solicitud de pruebas

Decreto de medidas cautelares

Posibilidad de resarcimiento/ acuerdo

Exposición del caso

Alegatos de conclusión

Cierre del debate y

suspensión

Fallo


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 30-01-2020 2.0 3 de 5

6. 1 AUTO DE APERTURA E IMPUTACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL. Cuando se encuentre objetivamente establecida la existencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal,

7. AUDIENCIA DE DESCARGOS. Debe ser presidida por el funcionario del nivel Directivo (Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva), en ausencia de este será presidida por el funcionario designado para la sustanciación y practica de pruebas, con inicio en la fecha y hora señalada en el auto de apertura e imputación de cargos, cumpliendo con la siguiente formalidad:

• Informar si el proceso es de única o de doble instancia.

• Presentación de las partes y reconocimiento de personaría jurídica a los abogados.

• Notificar en estrados las medidas cautelares.

• Versión libre de los implicados.

• Descargos de los apoderados.

• Descargos de la aseguradora. . 7. 1. SE TRAMITARÁ CONFORME A LAS SIGUIENTES REGLAS:

• El funcionario competente para presidir la audiencia, la declarará abierta con la presencia de los que considere necesario. el presunto responsable fiscal y su apoderado, si lo tuviere, o el defensor de oficio y el garante.

• Si el presunto responsable fiscal no acude a la audiencia, se le designará un defensor de oficio.

• Si el garante en su calidad de tercero civilmente responsable, previa citación, no acude a la audiencia, se allanarán a las decisiones que en la misma se profieran.

• Si existe causa debidamente justificada, se podrán aplazar las audiencias por un término prudencial, señalándose el lugar, día y hora para su reanudación o continuación, según el caso.

• Solo en la audiencia de descargos, - etapa de pruebas- Cuando se nieguen pruebas, procede los recursos- se interpondrá, sustentará y resolverá en la misma audiencia.


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 30-01-2020 2.0 4 de 5

• La práctica de pruebas que no se pueda realizar en la misma audiencia será decretada por un término máximo de un (1) año, señalando término, lugar, fecha y hora para su práctica; para tal efecto se ordenará la suspensión de la audiencia.

8. AUDIENCIA DE DECISIÓN.

• El D.T.R.F. declarará abierta la audiencia de decisión, con la asistencia el presunto responsable fiscal o su apoderado o defensor de oficio, el garante o a quien se haya designado para su representación.

• Se concede la palabra a los presuntos responsables para que expongan sus alegatos de conclusión sobre los hechos objetos de imputación y sobre las pruebas practicadas en la audiencia de descargos.

• El D.R.F. declarará que el debate ha culminado y proferirá en la misma audiencia de manera motivada, fallo con o sin responsabilidad fiscal.

Para dictar el fallo con o sin responsabilidad se podrá suspender la audiencia por veinte (20) días, al cabo de los cuales se reanudará y se procederá a dictar el fallo correspondiente el cual quedará notificado en estrados. 9. PUNTOS DE CONTROL

• Mecanismos de control y certeza para de vinculación de los presuntos responsables.

• Libros radicadores para el buen manejo de la agenda para audiencias y su preparación.

• adecuada inducción por parte de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y seguimiento periódico a las actividades desarrolladas.

• Solicitar póliza de garantía a los sujetos de control.

• 10. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de auto de apertura de imputación de Responsabilidad Fiscal

• Formato de citación para notificación.

• Formato de notificación personal para las audiencias

• Formato versión libre y espontánea.

• Formato de decreto de pruebas

• Formato decreto de medidas cautelares


CÓDIGO


PR 1.4.1.4 30-01-2020 2.0 5 de 5

• Formato decisión de fondo (fallo con o sin responsabilidad).


Dirección de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción Coactiva

Comité de Calidad

Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PRESUPUESTO

CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 1 de 5

OBJETIVO Elaborar, adoptar, modificar y ejecutar el presupuesto de la vigencia, con sujeción a las necesidades de la entidad y conforme a disposiciones legales vigentes.

1. ALCANCE Inicia con la adaptación y liquidación del presupuesto de ingresos y gastos de la respectiva vigencia de la Contraloría Municipal de Pereira, teniendo en cuenta el presupuesto del Municipio de Pereira mediante acuerdo que es emanado y aprobado por el Concejo Municipal y finalizando con la presentación de informes de ejecución presupuestal.

2. RESPONSABILIDAD

Profesional Universitario - Contador.

3. DESCRIPCIÓN 3.1 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN

El profesional universitario elabora la resolución de liquidación del presupuesto de ingresos y gastos para la respectiva vigencia, en consideración a los recursos asignados por parte del municipio de Pereira, aprobado mediante acuerdo municipal. Es importante resaltar que el presupuesto para este organismo de control tiene como marco de referencia la ley 1416 del 24 de noviembre del 2010.

3.2 APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO

El Alcalde presenta al Concejo, el proyecto de presupuesto incluido el de este organismo de control para su estudio y aprobación. Una vez sancionado por el Alcalde, el Contralor procede a la liquidación y adopción mediante resolución. 4.3 REGISTRO


CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 2 de 5

El profesional universitario procede a registrar en el aplicativo contable el presupuesto aprobado, tal como fue liquidado e imprime como comprobante, nota de ajuste presupuestal, anexando el Acuerdo Municipal aprobado y la resolución firmada por el Contralor.

4.4 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS.

El profesional universitario - contador recibe solicitud escrita del Contralor para expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Una vez elaborado el documento contentivo del compromiso, se procede a afectar el presupuesto mediante la expedición del Certificado de Registro Presupuestal (CRP), para lo cual recibe los documentos aportados por la Asesoría Jurídica requeridos para la contratación, y con fundamento en la solicitud del CRP la cual describe el rubro a afectar, el monto y beneficiario, se procede a elaborarlo afectando los rubros correspondientes de este registro, se imprime el documento resultante denominado CRP.

4.5 COMPROMISOS DE NÓMINA. El profesional universitario - contador recibe antes de cada quincena, del técnico de recursos humanos, el reporte de las novedades presentadas para atender compromisos propios de la entidad como gastos personales (nómina, prestaciones sociales y otros), y así proceder a elaborar e imprimir el CRP.

4.6 RECUPERACIÓN POR INCAPACIDADES. El profesional universitario - contador recibe antes de cada quincena, del técnico de recursos humanos, las novedades presentadas producto de las incapacidades dadas a los funcionarios de la entidad. Con las novedades reportadas, el profesional universitario - contador realiza el cruce del valor de las incapacidades reconocidas por las diferentes EPS, descontando dicho valor del presupuesto.

4.7 OBLIGACIÓN CONTRAÍDA.


CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 3 de 5

El profesional universitario - contador una vez afectado el presupuesto con la expedición del CRP, y recibido el bien o servicio por parte del supervisor quien certifica mediante acta el recibo a satisfacción de dicho bien o servicio, registra la obligación con la que la entidad se obliga a realizar el respectivo pago. Se imprime documento obligación contraída la cual registra igualmente el movimiento de contabilidad o causación.

4.8 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO - TRASLADOS. El profesional universitario - contador hace un análisis de algunas partidas del presupuesto que no son suficientes para cubrir los requerimientos de la entidad. Previamente deberá expedir CDP de la apropiación a ofertar, a fin de certificar q los saldos a trasladar están libros de afectaciones y compromisos Con base en este análisis, proyecta las posibles modificaciones a realizar al presupuesto, mediante el traslado entre rubros de un mismo capítulo, que pasa al Contralor para su aprobación mediante acto administrativo, luego se afecta en el aplicativo, los rubros involucrados.

Dicha modificación es enviada a tesorería para que sea ajustado el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), y a la Subcontraloría para modificaciones del plan de compras.

4.9 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO - ADICIONES - REDUCCIONES.

El profesional universitario recibe por solicitud del contralor la propuesta de modificación al presupuesto (adición o reducción) y prepara el proyecto a ser presentado al Concejo Municipal para su aprobación a iniciativa del Alcalde de Pereira, de ser aprobado, se adopta mediante acto administrativo y posteriormente se procede al registro en el aplicativo.

4.10 EJECUCIÓN MENSUAL.


CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 4 de 5

El profesional universitario - contador al finalizar el período, procede a elaborar la ejecución del presupuesto tanto de ingresos como de gastos, para lo cual se toman los ingresos, los compromisos, las obligaciones y pagos que lo afectaron a través de los diferentes registros. Para su elaboración se requiere el cierre presupuestal del período, el cual toma como base, el informe que produce el aplicativo; este informe, es aprobado por el Subcontralor y se entregan copias del mismo al Contralor, Subcontralor, tesorería, Secretaría de Hacienda y una copia se fija en cartelera y luego se archiva.

4.11 INFORMES DE LEY. El profesional universitario - contador elabora las ejecuciones presupuestales para ser reportadas, anualmente a la Auditoría General de la República, trimestralmente para ser incluidas en el informe a la Contaduría General de la Nación, mensualmente a la Secretaría de Hacienda Municipal en cuadro resumen y ante requerimientos solicitados a la entidad.

Dichos cuadros de ejecución son incluidos en los formatos preestablecidos por cada entidad y enviados conforme reglamentación en la materia.

Estos informes llevan las firmas del Contralor, Subcontralor y profesional universitario - contador.

5. DEFINICIONES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento que garantiza la existencia de apropiación suficiente para atender los gastos que afecten las apropiaciones presupuestales. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP): Compromisos adquiridos por la entidad, pendientes de convertirse en obligación, perfeccionados con el registro presupuestal afectando la apropiación. CORPORACIÓN: Hace referencia al Concejo Municipal de Pereira MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO: Son producto de incrementos o disminuciones al mismo, previamente autorizados y por disposición expresa de la norma. OBLIGACIÓN CONTRAÍDA: Se derivada de recibir el bien o servicio a satisfacción por una relación laboral, o a través de contratos que se encuentren pendientes de giro o pago.


CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 5 de 5

PAGO: Valor pagado por la entidad en cumplimiento de las respectivas obligaciones presupuestales. RUBRO PRESUPUESTAL: Corresponde a cada ítem establecido en la resolución de liquidación del presupuesto, guarda relación con la descripción establecida en el plan general de contabilidad pública.

6. RIESGOS

• Deficiencia en la actualización a los términos de referencia.

• Solicitud de certificados de disponibilidad y registros presupuestales inoportunamente para su asiento presupuestal.


• Asistencia técnica del aplicativo.

• Revisión de informes.

• Copias de seguridad.

• Gestión de la supervisora en pro de que el contrato se cumpla a cabalidad.

• El control lo genera el software de manera automática.

• Sensibilización de todo el personal a través de circulares, memorandos, email, etc., sobre la observancia de los procedimientos generales y en especial los del área administrativa.


• Los que incluye el aplicativo.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

Álvaro Mena Bedoya Profesional Universitario



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA CONTABILIDAD

CÓDIGO


PR 1.2.1.1 GF-2 30-01-2020 8.0 1 de 4

1. OBJETIVO Registrar y suministrar la información contable pública, conforme a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, de tal manera que satisfaga las necesidades de información de los usuarios tanto internos como externos.

2. ALCANCE Inicia con la identificación de los documentos soportes requeridos del bien o servicio y finaliza con la presentación de los estados contables.

3. RESPONSABILIDAD

Profesional Universitario - contador.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 IDENTIFICACIÓN El profesional universitario - contador, recibe de la Subcontraloría, los documentos soporte (cotizaciones o propuestas, registro presupuestal, resoluciones, documentos de propiedad, actas de entrega, facturas, cuentas de cobro, novedades administrativas y otros) a efecto de identificar la ocurrencia de situaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental.

4.2 CLASIFICACIÓN

El profesional universitario procede a clasificar la información conforme a las características del hecho, transacción u operación (bien o servicio) previo cumplimiento de los presupuestos legales y conforme a disposiciones expresas del catálogo general de cuentas.

4.3 REGISTRO Una vez identificado y clasificado el bien o servicio recibido, el profesional universitario realiza los respectivos registros contables, el cual se refleja en el comprobante de causación; después de elaborado se procede a dar traslado para su aprobación por parte del Subcontralor y Contralor respectivamente, para luego ser trasladado y visado por la tesorería para el trámite de pago respectivo.

4.4 REPORTE DE CASOS FALLADOS O EN TRÁMITE


CÓDIGO


PR 1.2.1.1 GF-2 30-01-2020 8.0 2 de 4

El profesional universitario recibe de la Dirección de Responsabilidad fiscal y de la Asesoría Jurídica, el reporte de los procesos fallados o en trámite, que puedan afectar en un momento dado la situación financiera de la entidad, para su registro mediante una nota de contabilidad. Dicho reporte se realiza cada que se presente novedad en la dependencia.

4.5 REGISTRO DE INVENTARIOS El profesional universitario - contador recibe del funcionario encargado del manejo de inventarios, relación del mismo, detallando las novedades presentadas tanto de ingresos como de egresos con todas sus características, a efecto de realizar la conciliación de los saldos de inventario.

4.6 DEPRECIACION DE BIENES El profesional universitario - contador realiza mensualmente los procesos automáticos de depreciaciones, amortizaciones y demás, actividad previa al cierre del período, para que surta efectos en la elaboración de estados contables.

4.7 AJUSTES CONTABLES El profesional universitario - contador realiza mensualmente los ajustes necesarios a la contabilidad, elabora informe preliminar base para la elaboración del respectivo cierre y estados contables (Balance general, estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, estado de cambios en el patrimonio).

4.8 INFORMES CONTABLES El profesional universitario - contador elabora anualmente el informe a rendir a la Auditoría General de la República y a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en los formatos preestablecidos para tal fin, trimestralmente a la Contaduría General de la Nación, para ser agregada a los estados contables de la Alcaldía de Pereira, los cuales son firmados por el Contralor, Subcontralor, Tesorero, y profesional universitario- contador. 4.9 CONCILIACIONES BANCARIAS


CÓDIGO


PR 1.2.1.1 GF-2 30-01-2020 8.0 3 de 4

El área de contabilidad elabora las conciliaciones bancarias, los primeros 10 días del mes siguientes, para el efecto el libro auxiliar de bancos que está a cargo de la tesorería de la entidad, deberá estar al día con los registros y movimiento de cada una de las cuentas que maneja la entidad. Una vez hecha la conciliación bancaria del mes una copia será enviada a la tesorería

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar los valores que la Contraloría Municipal de Pereira tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Es una herramienta de control que consiste en verificar que los registros realizados por la tesorería se encuentren también registrados por el banco, con el objeto de verificar que todo esté correcto y detectar errores u omisiones. Este proceso se concluye cuando logramos que el saldo contable, al sumar y restar las diferencias, sea igual al bancario.

5. DEFINICIONES

BALANCE GENERAL: Estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. CAUSACIÓN: Principio que habla del reconocimiento de los hechos, cuando estos se realicen, es decir, se causan cuando se venda el producto o se preste el servicio, independientemente a si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando se realiza el hecho económico, se ha constituido una obligación o un derecho exigibles. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL: Estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresados en términos monetarios, durante un período determinado. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO: Es un estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del patrimonio de la entidad contable pública, de un período determinado. GASTOS: Son flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos. INGRESOS: Integrado por las cuentas que representan los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el


CÓDIGO


PR 1.2.1.1 GF-2 30-01-2020 8.0 4 de 4

patrimonio público durante el período contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos.

6. RIESGOS

• Registro de los recibos de caja de forma inoportuna e inadecuada por parte de tesorería.


• Las Conciliaciones se realizarán de manera trimestral entre presupuesto, contabilidad y tesorería.


• Formato documento del aplicativo (causación, notas de contabilidad) • Informes del aplicativo (Mayor y balances, balances, balance de prueba)

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

Álvaro Mena Bedoya Profesional Universitario



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA TESORERIA - PAGOS

CÓDIGO

FECHA VERSION PÁGINAS

PR 1.2.1.3.1 GF-3 30-01-2020 10.0 1 de 4

1. OBJETIVO Efectuar los pagos de forma ágil, eficiente y oportuna

2. ALCANCE Inicia con el recibo de la orden de pago, la cual debe cumplir el lleno de los requisitos y descuentos de ley, termina con la trasferencia electrónica o solicitud del cheque

3. RESPONSABILIDAD Tesorero.

4. DESCRIPCION

4.1 PAGOS

El tesorero recibe las obligaciones contraídas con sus respectivos soportes por

parte del profesional universitario (Contador) de esta manera, procede a la

elaboración del comprobante de egreso y pago, previa revisión del Subcontralor.

La ejecución de los pagos se realizará a través de los siguientes medios:

1) Transferencia electrónica: Se efectuará a través del portal del banco, en el

que intervienen tres operadores.

a) Operador Nro. 1 Tesorero: Sube la información requerida por el portal, esto

es, Nombre del Beneficiario, Identificación, Numero de la cuenta a consignar y

valor a pagar; de esta manera dicho operador, participa con el 50% del proceso,

quedando pendiente la autorización del pago por parte de otro operador quien

posee clave y token.

b) Operador Nro. 2 Subcontralor: Tiene a su cargo la revisión de lo registrado en

el portal por parte del operador Nro. 1 con sus respectivos soportes, se realiza

ingresando a la plataforma occired con clave en modo consulta para la verificación

de pagos.


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-3 30-01-2020 10.0 2 de 4

c) Operador Nro. 3 Contralor: Es quien finalmente autoriza el desembolso,

culminando de esta manera con el 100% del procedimiento de pago, posee clave

y token para realizar las operaciones financieras.

Una vez finalizado el procedimiento, el tesorero imprime el reporte de pago

generado por la entidad bancaria, el cual se anexa a los soportes de pago.

2) CHEQUE: Esta modalidad se utiliza para algunos casos especiales, donde los

beneficiarios no aceptan pagos electrónicos y se realiza de la siguiente manera: A

través del Portal electrónico se crea el archivo donde se relaciona el Beneficiario,

Identificación, valor a pagar, un número de clave especial y la identificación de la

persona que reclamará el cheque; este procedimiento lo realiza el Operador Nro. 1

o Tesorero, El operador Nro. 2 o Subcontralor efectúa la revisión quedando

pendiente la autorización por parte del Operador Nro. 3 o Contralor.

Finalmente, el tesorero realizará solicitud del cheque mediante oficio dirigido al

banco, con el contenido de la información subida por éste y firmado por los

Operadores Nro. 1 y 2, quienes figuran como titulares de la cuenta.

4.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PAC DE GASTOS

El tesorero registra los pagos ejecutados, en el Programa Anual de Caja, de conformidad con lo programado.

El tesorero verificara al culminar la vigencia anterior, las cuentas que quedan pendientes de pago y elabora el listado de las cuentas por pagar, y proyecta el acto administrativo el cual es trasladado a la Asesoría Jurídica para su revisión y firma por el Contralor. Las modificaciones al PAC, originadas por las adiciones o reducciones presupuestales, a que haya lugar, son registradas en el sistema.

4.3 DEVOLUCIONES El tesorero de conformidad con el artículo 9 de la Ley 617 del 2000, mediante el cual las Contralorías Municipales no podrán exceder los topes de ingresos


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-3 30-01-2020 10.0 3 de 4

máximos aprobados para la vigencia, realizará la devolución al Municipio de Pereira, del dinero que no se ejecute en la vigencia. El tesorero recibe del profesional universitario - contador el certificado del excedente presupuestal de la vigencia. El tesorero procede a imprimir el auxiliar del programa contable, verifica y efectúa la devolución, previa autorización del Contralor para que gire el cheque o realice traslado electrónico a la Secretaria de Hacienda Municipal. Finalmente, el tesorero efectúa el archivo de todo el soporte documental.

4.4 CAJA MENOR La secretaria ejecutiva encargada del manejo de caja menor elabora el informe del reembolso de Caja Menor, el cual debe hacerse una vez ejecutado mínimo el 70% del monto total autorizado y lo traslada para revisión presupuestal y causación en el aplicativo contable al profesional universitario - contador. El profesional universitario - contador, constata la imputación presupuestal y sugiere las correcciones del caso. La secretaria realiza la relación final, anexa las facturas o recibos y comprobantes y solicita el reembolso de Caja Menor al Contralor él cual lo aprueba, firma y autoriza el reembolso. El profesional universitario - contador, realiza la orden de pago el cual es revisado por el Subcontralor y aprobado por el Contralor, y remite al tesorero para que proceda a realizar el pago respectivo. Finalmente el tesorero realiza el comprobante de egreso y solicita la autorización de pago al Contralor y luego gira cheque a la secretaria ejecutiva para que lo cambie y continúe con sus funciones de caja menor. El tesorero realizará arqueo de caja menor a la secretaria ejecutiva, corroborando el buen manejo de dicho dinero, dejando registro en el formato de arqueo de caja menor.

4. DEFINICIONES


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-3 30-01-2020 10.0 4 de 4

CAJA MENOR: Fondo de Pagos en efectivo por cuantías mínimas. GASTO: Es aquel flujo que configura el componente negativo del resultado económico - patrimonial, como consecuencia de la variación de activos o el surgimiento de obligaciones, que implican un decremento en los fondos propios. PAC: Plan Anual Mensualizado de Caja, es una herramienta financiera de planeación, control y ejecución presupuestal.

5. RIESGOS

• Realizar el pago sin todos los soportes requeridos.

• Acceso de personas no autorizadas al portal bancario.


• Aplicación del Manual de supervisión.

• Revisión por parte del Tesorero.

• Garantizar condiciones de seguridad de la oficina de tesorería.

• Revisión electrónica al portal de pago, modo consulta, por parte del

Subcontralor y el asesor de control interno.

• Firmas en documento Obligación contraída así: Contabilización (Contador), Revisión (Subcontralor) y Aprobación (Ordenador del Gasto).

• Firmas en documento Comprobante de Egreso así: Ordenador del Gasto y Pagador o Tesorero


• Comprobantes de Egreso

• Formato de Arqueo de Caja Menor

• PAC Mensual • Comprobante Caja Menor

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

DIANA MILENA BEDOYA LOAIZA

Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA TESORERIA - INGRESOS

CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-4 30-01-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO Realizar la coordinación y control al registro del recaudo de los ingresos de la entidad.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de la cuota de auditaje y termina con la elaboración del comprobante de ingresos.

3. RESPONSABILIDAD

Tesorero.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PLANEACIÓN DEL PAC El tesorero al iniciar la vigencia realiza una proyección del PAC para todo el año, legalizado por medio de acto administrativo firmado por el Contralor; ésta resolución es enviada con oficio a la Secretaría de Hacienda del Municipio de Pereira, en cumplimiento del decreto 118 de 1996. El tesorero registra en el PAC de la nueva vigencia, los ingresos teniendo en cuenta lo proyectado.

4.2 SOLICITUD Y REGISTRO DE CUOTA DE AUDITAJE El tesorero realiza cada mes solicitud de la cuota de auditaje firmada por el Contralor Municipal y la envía a la Secretaria de Hacienda Municipal. Posteriormente verifica que se hayan realizado las consignaciones y procede a emitir el comprobante de ingreso respectivo.

4.3 REGISTRO DE LA CUOTA DE AUDITAJE. El profesional universitario registra mensualmente en el aplicativo, la doceava parte girada por el Municipio de Pereira, la cual incluye la cuota de fiscalización de los entes sujeto de control, de modo que afecte el monto recaudado y el saldo por ejecutar, conforme a disposiciones vigentes en la materia.


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-4 30-01-2020 8.0 2 de 3

Para la ejecución de ingresos, se toma como soporte el recibo de caja elaborado por la tesorería de la entidad.

4.4 REGISTRO OTROS INGRESOS

El tesorero solicita consignaciones al área de Responsabilidad fiscal y al Asesor Jurídico de la Contraloría por concepto de sanciones, multas y fotocopias, y realiza el asiento de dichos ingresos, así mismo se registran de forma mensual los rendimientos financieros, emitiendo comprobante de ingresos.

4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PAC DE INGRESOS

El tesorero registra los ingresos percibidos, en el Programa Anual de Caja, de acuerdo a lo programado, logrando establecer la disponibilidad o déficit de recursos.

El tesorero verificara al culminar la vigencia anterior, las cuentas que quedan pendientes de cobro. Las modificaciones al PAC, originadas por las adiciones o reducciones presupuestales, a que haya lugar, será registradas en este instrumento de ejecución presupuestal.

5. DEFINICIONES

INGRESOS: Entradas económicas que recibe una empresa para realizar su actividad principal.

6. RIESGOS

• Que la transferencia del Municipio no sea consignada a tiempo.


• Aplicabilidad del Manual de Procesos y Procedimientos.


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-4 30-01-2020 8.0 3 de 3


• Consignaciones

• Cuenta de Cobro

• PAC de Ingresos • Recibos de Caja

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DEL PLAN DE COMPRAS

CÓDIGO


PR 1.2.4 BS-1 30-01-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO Establecer los parámetros que rigen la elaboración, ajuste y control del Plan de Compras de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en la elaboración del plan de compras y termina en su ejecución y seguimiento y cierre.

3. RESPONSABILIDAD Subcontralor – Jefe de Inventarios

4. DESCRIPCIÓN 4.1 ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS1

El Subcontralor desde el mes de enero de cada año fiscal, iniciará la construcción del Plan de Compras, cuyo proyecto deberá estar finalizado el 31 de enero del año fiscal que se inicia.2 Para elaborar el Plan de Compras, el Subcontralor debe tener en cuenta la adquisición de bienes y servicios que se ejecutan con contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento y/o operación, según el caso. Los requisitos mínimos de información del Plan de compras de la Contraloría Municipal de Pereira, son los siguientes:

• Nombre de la Entidad.

• Nit de la Entidad.

• Tipo de contrato.

• Funcionarios responsables de la elaboración del Plan de Compras.

• Ordenador del gasto.

2 El Plan de Compras debe ser el soporte de las partidas presupuestales que se incluyan en el proyecto de presupuesto para la vigencia fiscal que el Gobierno Nacional presenta al Congreso de la República, o del que los representantes legales de los Entes Autónomos Constitucionales, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía Mixta, y demás Entidades Estatales, presentan a las respectivas autoridades señaladas por la Ley y el Reglamento, para la discusión y aprobación de sus respectivos presupuestos.


CÓDIGO


PR 1.2.4 BS-1 30-01-2020 8.0 2 de 3

• Número de bienes a adquirir.

• Precio de los bienes y servicios que se pretenden contratar.

• Modalidad de pago.

• Fecha proyectada de pago o plan de pagos.

• Valor total del plan de compras. Adicionalmente, el Subcontralor para la elaboración del plan debe:

• Revisar la existencia de los diferentes bienes que posee la entidad.

• Analizar las necesidades reales de la Contraloría y sus diferentes dependencias.

• Identificar los bienes y servicios que requieren certificación de calidad, de conformidad con las normas jurídicas sobre la materia.

Cuando se encuentre elaborado el Plan de Compras, el Subcontralor lo presenta al Contralor para su aprobación.

4.2 AJUSTE DEL PLAN DE COMPRAS Una vez aprobado el presupuesto anual de la Contraloría por el Concejo Municipal, el Contralor junto con el Subcontralor, cotejarán el respectivo Plan de Compras contra el presupuesto público aprobado y procederán a ajustarlo y armonizarlo con las partidas presupuestales definitivas, con apoyo del Profesional universitario – contador.

4.3 SEGUIMIENTO AL PLAN DE COMPRAS Mensualmente el Subcontralor junto con el Profesional universitario – contador, realizarán el seguimiento al Plan de Compras de la Contraloría Municipal de Pereira, presentándolo al Contralor para que tome las medidas respectivas a que haya lugar.

5. DEFINICIONES

PLAN ANUAL DE COMPRAS: hace referencia a la adquisición de bienes muebles (compra de equipo, vehículos y equipo de transporte, equipo de comunicaciones, equipo de sistemas, equipo de aseo y cafetería, equipo y


CÓDIGO


PR 1.2.4 BS-1 30-01-2020 8.0 3 de 3

maquinas de oficina, mobiliario, enseres, audiovisuales, entre otros), materiales y suministros (dotaciones, aceites y combustibles, papelería y útiles de escritorio, repuestos y herramientas) , servicios (capacitación, consultorías, asesorías, apoyo, entre otros) destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la administración.

6. RIESGOS .

• El Plan de Compras no se ejecute de acuerdo a lo planeado


• Planeación adecuada.

• Seguimiento a la ejecución del Plan de Compras.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS • Presentación del Plan de Compras.



DIANA MILENA BEDOYA L. Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE ALMACEN E INVENTARIOS

CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 1 de 10

1. OBJETIVO

Establecer los parámetros que rigen el uso, control y registro de los bienes

muebles e inmuebles de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Inicia cuando se recibe y registra un bien y termina cuando se da de baja el bien.

3. RESPONSABILIDAD

Auxiliar de almacén e inventarios.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 ENTRADA O INGRESO A ALMACÉN

Cada que ingrese un bien a la entidad, se dañe o deteriore, se notificará por

escrito la novedad al funcionario responsable de los inventarios.

4.1.1 Por compra con contratación. El funcionario asignado a la supervisión debe

recibir el bien, revisar que esté completo y en buen estado, verificando pedido con

el contrato y los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, además de

que la factura esté bien diligenciada al momento de recibir los bienes, de lo

contrario, debe hacer devolución con oficio remisorio.

Si el pedido está a satisfacción, el supervisor realiza el acta de terminación y

liquidación del contrato, la cual debe ser firmada por el proveedor. Posteriormente,

se deberá entregar al auxiliar administrativo con funciones de almacén e

inventarios el bien físico, con copia de la factura, para que este pueda registrar en

el sistema la entrada al almacén e inventario de la entidad, además se debe

reportar al profesional universitario – contador para el respectivo registro.

4.1.2 Por compra por caja menor. La secretaria ejecutiva, responsable de la caja

menor, debe entregar el bien y copia de la factura de compra, al auxiliar de

almacén e inventarios, para que este pueda registrar en el sistema la entrada,


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 2 de 10

además se debe reportar al profesional universitario – contador para el respectivo

registro.

4.1.3 Por reposición. Cuando el proveedor del bien ofrezca el servicio de

reposición, o un funcionario, contratista o entidad externa, deba reponer el bien

por mal uso, el auxiliar de almacén e inventarios se encargará de realizar las

acciones pertinentes, previa aprobación por parte del Contralor, para tal deberá

remitirse al numeral 4.6 y dar de baja el bien que será sujeto de reposición y hacer

entrega al proveedor, cuando haya lugar, y realizar el recibo pertinente mediante

acta para proceder al registro en el sistema de la entrada al almacén e inventario

de la entidad, con los documentos soporte que entregue el proveedor, funcionario,

contratista o entidad externa para la reposición, además se debe reportar al

profesional universitario – contador para el respectivo registro.

4.1.4 Por recuperación. Cuando un bien ha sido hurtado de la entidad, se debe

surtir el procedimiento de control interno disciplinario y notificar a la aseguradora

de la entidad, para que esta inicie el trámite correspondiente. El auxiliar de

almacén e inventarios, seguirá el numeral 4.6, cuando el Comité de Control Interno

Disciplinario le notifique dar de baja el bien, y cuando la aseguradora haga la

reposición del bien, el responsable de compras hará lo respectivo, y

posteriormente entregara todos los soportes al auxiliar de almacén e inventarios

para que proceda a registrar en el sistema la entrada al almacén e inventario de la

entidad, además se debe reportar al profesional universitario – contador para el

respectivo registro.

4.1.5 Por permuta. El Contralor debe aprobar la permuta y autorizar al auxiliar de

almacén e inventarios para que siga el numeral 4.6 para el bien que se va a dar de

baja y proceda a recibir de conformidad el nuevo bien, dejando soporte de esto

mediante acta de recibo y luego registre en el sistema la entrada al almacén e

inventario de la entidad el nuevo bien y el Asesor Jurídico realizará los trámites

legales pertinentes, además se debe reportar al profesional universitario –

contador para el respectivo registro.

4.1.6 Por donación. Cuando se dé este caso, el donante deberá entregar los

documentos necesarios para probar la legalidad del bien, además el Contralor es


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 3 de 10

quién decide si se acepta o no la donación, que en caso de ser positiva, el

Contralor autoriza al auxiliar de almacén e inventarios para que proceda a recibir

de conformidad el nuevo bien, se debe registrar en el sistema la entrada al

almacén e inventario de la entidad el nuevo bien y el Asesor Jurídico realizará los

trámites legales pertinentes, además se debe reportar al profesional universitario –

contador para el respectivo registro.

4.1.7 Por comodato. Cuando un bien mueble o inmueble es entregado a la

Contraloría bajo esta modalidad, es el Contralor quién acepta o entrega el bien

mediante la firma del documento que lo soporta, previo visto bueno del Asesor

Jurídico, quién reporta al profesional universitario – contador y al auxiliar de

almacén e inventario, para el respectivo registro.

4.2 REGISTRO EN INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

El auxiliar administrativo con funciones de almacén e inventarios, deberá clasificar

el bien en devolutivo o consumible, para hacer el registro respectivo en el

inventario, el cual debe ser conciliado con contabilidad. Los bienes devolutivos,

deben ser marcados con un rótulo que relaciona el número con el que se

encuentra en el inventario de la Contraloría y llevar registro de esto.

El funcionario encargado del Almacén debe administrar los bienes de inventario en

la bodega y mantenerlo al día. Para ello, debe realizar una (1) verificación

aleatoria trimestralmente.

4.3 INVENTARIO TECNOLÓGICO

4.3.1 La responsabilidad de la instalación, actualización y levantamiento de la

información del hardware y software de la entidad por equipo, la realizará el

Auxiliar administrativo del Área de sistemas.

Toda instalación de software que no se encuentre debidamente licenciado, será

responsabilidad del usuario al que este asignado el equipo de cómputo en el


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 4 de 10

inventario individual de bienes, al igual que la responsabilidad del uso, manejo y

conservación del hardware y software asignados.

Para la entrada a almacén y registro de inventarios tecnológicos, se tendrá en

cuenta el procedimiento descrito en el numeral 4.1, obviando el funcionario

asignado a la supervisión, por cuanto es competencia del Auxiliar administrativo

del área de sistemas.

El Auxiliar administrativo del área de Bienes debe administrar los bienes de

inventario tecnológico y mantener el registro actualizado; para ello, debe realizar

una (1) verificación aleatoria con el Auxiliar Administrativo del Área de sistemas

mínimo cada seis (6) meses y presentar informe conjunto al jefe inmediato,

Igualmente deberá conciliar con el área de Contabilidad los saldos de las

subcuentas correspondientes a los activos de la entidad, dos veces al año.

4.3.2 Préstamo de bienes tecnológicos a funcionarios de la entidad. El funcionario

que lo requiera debe diligenciar el formato de solicitud de bienes devolutivos. En la

entrega, el funcionario debe firmar en el formato el recibido del bien, y cuando lo

devuelva el Auxiliar administrativo del área de bienes verificará el estado del

equipo, y firmara el recibido a conformidad, de lo contrario notificara al

Subcontralor para lo de su competencia.

4.3.3 Préstamo de bienes tecnológicos a otras entidades. La entidad que requiera

de algún equipo de la Contraloría, debe solicitarlo formalmente al Contralor, en

oficio firmado por el representante legal de la misma, si este lo aprueba, le informa

al Auxiliar Administrativo del Área de Bienes como el responsable de estos

bienes. El responsable del préstamo en la entidad que lo solicita, debe diligenciar

original y copia del formato de solicitud de bienes devolutivos, especificando el

tiempo en días requerido, y entregar original, por lo menos con un día de

anticipación, para que el Auxiliar administrativo del Área de sistemas pueda

organizar el equipo. El auxiliar administrativo de bienes elaborará el oficio de

salida, en caso que el bien salga del edificio. En la entrega, el funcionario debe

firmar en el formato el recibido del bien, y cuando lo devuelva el Auxiliar

administrativo del área de Bienes verificará el estado del equipo, y firmara el


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 5 de 10

recibido a conformidad, de lo contrario notificara al Subcontralor para lo de su

competencia.

4.4 REGISTRO DE SOLICITUD DE BIENES DEVOLUTIVOS Y

CONSUMIBLES

4.4.1 Devolutivos. Cuando algún funcionario requiera cualquier tipo de bien debe

diligenciar el formato de solicitud de bienes devolutivos a almacén y entregarlo al

auxiliar de almacén e inventarios.

El auxiliar administrativo del área de bienes, analiza la solicitud del funcionario y

revisa el inventario y cantidades requeridas, para atender la solicitud. Cuando se

haga entrega de bienes devolutivos, estos deben quedar registrados en el formato

de solicitud de bienes devolutivos. Cuando son bienes consumibles se firma el

formato de solicitud de bienes de consumo para control del almacén.

El auxiliar Administrativo del área de Bienes, para todo caso, es el responsable de

registrar en el sistema (control de inventarios) las solicitudes y actualizar el

inventario de la entidad e inventarios individuales, para la conciliación con

contabilidad.

4.4.2 Suministros o consumibles. El funcionario realiza la solicitud al auxiliar

Administrativo del área de bienes, de conformidad al numeral 4.4.1.

4.4.3 Inventario individual. Al ingreso de un funcionario a la entidad el auxiliar

Administrativo del área de bienes debe hacer entrega inventariada de todos los

elementos asignados, dejando como soporte formato de inventario individual

firmado por este y el funcionario.

4.4.4 El auxiliar Administrativo del área de bienes se encargará de mantener y

controlar el kardex de los elementos de papelería realizando el registro de las

entradas y salidas de los consumibles y consolidar las solicitudes presentadas por

los líderes de proceso y presentarlo al jefe inmediato.


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 6 de 10

4.5 REGISTRO DE LA DEVOLUCIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS

Cuando el servidor público salga al disfrute de licencia y/o retiro definitivo, debe

dejar constancia de la devolución del equipo por medio del formato de devolución

de bienes, el cual debe ser firmado por el funcionario responsable. Cuando el

funcionario tenga asignado computadores portátiles, deberá entregarla antes de

retirarse a vacaciones.

Los correspondientes formatos de devolución de bienes deben ser radicados por

el auxiliar Administrativo del área de bienes en original y una (1) copia, la fecha de

diligenciamiento del documento, no debe superar los quince (15) días calendario;

posteriormente y de acuerdo a una programación el auxiliar informará día y hora

de recogida de los elementos; mientras no se recojan los bienes estos seguirán

figurando en los inventarios de los funcionarios de la Contraloría.

No se recibirán los documentos que presenten enmendaduras, borrones o

tachones. Si los elementos que se van a dar de baja no tienen codificación de

inventarios, el funcionario que lo tiene a cargo debe solicitar la marcación al

auxiliar Administrativo del área de bienes, antes de realizar la devolución.

Cuando el auxiliar Administrativo del área de bienes, recoja los elementos objeto

de devolución, este debe dejar copia del formato al funcionario que estaba a cargo

del bien, como constancia de que efectivamente se hizo el retiro de este.

Según las condiciones físicas del bien, el auxiliar Administrativo del área de

bienes, deberá iniciar el procedimiento para dar de baja o ingresar al almacén

hasta una nueva solicitud por parte de algún servidor público de la entidad.

El auxiliar Administrativo del área de bienes, para todo caso, es el responsable de

registrar en el sistema (control de inventarios) el traslado del bien al almacén, para

la conciliación con contabilidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 7 de 10

4.6 BAJA DE BIENES1

4.6.1 Por devolución en mal estado de bienes prestados o en uso. Cuando el

auxiliar Administrativo del área de bienes o el auxiliar administrativo del área de

sistemas, según sea el caso, haya verificado el estado físico y confirmado el

deterioro para dar de baja el bien, se sigue el procedimiento del numeral 4.4, en

caso de que el bien haya sido prestado a un funcionario, o esté cargado en un

inventario individual. Si es por préstamo externo se notifica al Contralor, para

iniciar el trámite pertinente y el auxiliar Administrativo del área de bienes, deberá

diligenciar el formato para dar de baja bienes y para todo caso, es el responsable

de registrar en el sistema (control de inventarios) el traslado del bien a inservibles,

y registrar la salida del bien del inventario de la entidad, si es el caso, para la

conciliación con contabilidad.

4.6.2 En caso de que el bien se encuentre en desuso, el auxiliar Administrativo

del área de bienes, pasará reporte al Subcontralor, quién autorizará dar de baja el

bien, quién deberá diligenciar el formato para dar de baja bienes y para todo caso,

es el responsable de registrar en el sistema (control de inventarios) el traslado del

bien a inservibles, y registrar la salida del bien del inventario de la entidad, si es el

caso, para la conciliación con contabilidad.

4.6.3 Cuando el estado de los bienes lo permita, se podrán ofrecer en subasta

pública, conforme lo establece la ley, siempre y cuando la evaluación de los

bienes realizada por el auxiliar Administrativo del área de bienes o el auxiliar

administrativo del área de sistemas, según corresponda la competencia, así lo

sugiera al Contralor, quién tomará la decisión. Cuando se de la subasta y no se

presente ninguna oferta, se procederá a realizar la donación de los bienes dados

de baja, conforme lo disponga el Contralor.

4.6.4 Cuando haya pérdida, hurto, caso fortuito o fuerza mayor, el funcionario a

cargo del bien deberá notificar al Subcontralor, para iniciar los trámites pertinentes

de control interno disciplinario y aviso a la aseguradora a que haya lugar. Cuando

el Comité de Control Interno Disciplinario emita fallo, notificará al auxiliar

1 Baja causada por pérdida, hurto, vencimiento, obsolescencia, deterioro, inservible o innecesario.


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 8 de 10

Administrativo del área de bienes para que dé de baja el bien, diligencie el formato

respectivo especificando la causa, y registre la salida del bien del inventario de la

entidad.

4.6.5 Resolución de Baja, se reúne el comité de Sostenibilidad contable para

revisar el listado de bienes entregado por el responsable de inventarios y los

conceptos técnicos si fuera el caso, se establece en acta si es aprobada la baja de

los elementos; El acta pasa al Contralor quien determina la destinación final de los

elementos, ya sea para su destrucción o para la entrega de los elementos a donar

ya sea a una Organización Sin Ánimo de Lucro ONG, al programa de

Computadores para Educar o a otra Contraloría; la Subcontraloria emite las cartas

a los posibles interesados y la solicitud a los testigos de la Personería Municipal

de Pereira y de la Contraloría Municipal de Pereira para participar en el acto de

verificación de los bienes destinados a dar de baja donde se establece la fecha y

la hora de la realización del procedimiento; con el acta de verificación, el registro

fotográfico de los bienes a dar de baja y los demás documentos soporte (acta de

comité de sostenibilidad contable, descripción de bienes para dar de baja,

conceptos técnicos), se procede a solicitar al área jurídica la resolución que

ordene la baja de bienes, la cual se presentará al contralor para su aprobación y

firma, después de ordenada la baja de bienes a través de resolución, se procede a

levantar el acta de baja de bienes con los testigos y participantes del proceso.

En caso de Donación se solicita certificado de Cámara y Comercio de la ONG o

entidad que va a recibir los bienes en donación y se efectúa acto Administrativo o

Resolución por parte del Contralor; documento soporte para retirar los elementos

del inventario general de la entidad, se envía copia de la resolución a las áreas de

Contabilidad e Inventarios para lo de su competencia.

4.7 CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

Para garantizar el control interno, en los inventarios de la entidad, el Subcontralor

o quién este delegue diferente a los responsables por función, realizará inspección

a los inventarios de la entidad (incluyendo los tecnológicos, bienes muebles y


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 9 de 10

demás devolutivos) de manera anual, reportando el estado y manejo de los

mismos. Resultados que serán discutidos en Comité de Dirección.

5. DEFINICIONES

BIENES INNECESARIOS: Cuando los bienes han cumplido su ciclo de servicio y

no se requieren en ninguna de las dependencias de la Contraloría.

BIENES INSERVIBLES: Son aquellos que se encuentran en total estado de

deterioro y no ofrecen ninguna posibilidad de uso o aprovechamiento de partes

(previa información y autorización de estos aprovechamientos).

BIENES MUEBLES DEVOLUTIVOS: Son aquellos que no se consumen por el

primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo, en razón de su

naturaleza y son objeto de depreciación. Entre otros debe mencionarse: muebles

de oficina, aparatos telefónicos, computadoras, automóviles.

BIENES MUEBLES NO DEVOLUTIVOS O CONSUMIBLES: Son aquellos que se

pueden consumir en el primer uso que se hace de ellos y que por sus

características no son objeto de depreciación. Entre otros deben mencionarse:

papelería, lápices, lapiceros, borradores, ganchos, tintas, cafetería y similares.

BIENES OBSOLETOS: Son aquellos que en virtud de los adelantos tecnológicos

ya no son útiles dentro de los programas o actividades para los cuales fueron

adquiridos inicialmente.

HARDWARE: Componentes físicos (que se pueden tocar) de la computadora:

discos, unidades de disco, monitor, teclado, ratón (Mouse), impresora, placas,

chips y demás periféricos.

LICENCIA DE SOFTWARE: Es la autorización o permiso concedido por el titular

del derecho de autor, en cualquier forma contractual, al usuario de un programa

informático, para utilizar éste en una forma determinada y de conformidad con

unas condiciones convenidas. La licencia, que puede ser gratuita u onerosa,

precisa los derechos (de uso, modificación o redistribución) concedidos a la

persona autorizada y sus límites. Además, puede señalar el plazo de duración, el

territorio de aplicación y todas las demás cláusulas que el titular del derecho de

autor establezca.

PIRATERÍA: Se refiere a la copia de obras literarias, musicales, audiovisuales o

de software efectuada sin el consentimiento del titular de los derechos de autor o,


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 10 de 10

en su defecto, sin autorización legal. La expresión correcta para referirse a estas

situaciones sería copia ilegal o copia no autorizada.

SOFTWARE: Componentes intangibles de un ordenador o computadora, es decir,

al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la

realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos

del sistema (hardware).

6. RIESGOS

• Inadecuado manejo de inventarios.

• Hurto


• Actualización de los inventarios.

• Verificar periódicamente el estado y vida útil de los bienes.

• Manejar los formatos correspondientes a los procesos.

• Conciliación periódica de los bienes con contabilidad y sistemas.

• Capacitar al funcionario encargado del proceso en cuanto al manejo del

software.


• Acta de conciliación

• Formato Acta de baja de bienes

• Formato descripción de bienes para dar de baja

• Formato paz y salvo de almacén e inventarios

• Formato de devolución de bienes

• Formatos de solicitud de bienes de consumo y devolutivos.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

John Jany Chica Ocampo Auxiliar Administrativo

Diana Milena Bedoya Loaiza Representante por la Dirección

Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal(E)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 BS-3 30-01-2020 8.0 1 de 2

1. OBJETIVO Definir la metodología para realizar un examen objetivo a los proveedores de la Contraloría Municipal de Pereira, verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

2. ALCANCE Inicia con el diligenciamiento del formato de acta de liquidación y finalización y finaliza con la presentación del informe de evaluación y consolidado de la evolución de proveedores en el Comité de Dirección.

3. RESPONSABILIDAD Responsable de cada proceso y/o Supervisor del Contrato.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE EVALUACIÓN

El Supervisor, durante el mes siguiente a la liquidación del contrato, diligenciará el formato de acta de liquidación y finalización, dejando copia en la carpeta del mismo que reposa en la Asesoría Jurídica. La calificación según el formato tendrá los siguientes parámetros de evaluación:

PARAMETROS DE EVALUACION

PUNTOS CALIFICACIÓN

0 a 10 Malo

11 a 19 Regular

20 a 25 Bueno

26 a 30 Excelente

4.2 INFORME DE EVALUACIÓN

El representante de la dirección, elabora informe de evaluación de proveedores anual, teniendo en cuenta las evaluaciones realizadas por los supervisores durante el periodo. En el informe se presentará la calificación global obtenida por proveedor, y el representante de la dirección lo clasificará según el resultado obtenido, conforme al numeral 4.1.

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 BS-3 30-01-2020 8.0 2 de 2

El informe se socializa en Comité de Calidad, y sirve como instrumento de actualización del listado de proveedores. En este listado aparecen todos los proveedores que se calificaron, y a los que cuenten con calificación alta, se les señalará como confiables y serán considerados prioritarios, para contrataciones futuras, en las cuales se surtirá lo establecido por la Ley y bajo los parámetros del procedimiento de contratación de la Contraloría Municipal de Pereira.

5. DEFINICIONES

PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que entrega los productos o servicios (información, datos, asesorías, estudios, capacitación, encuestas, bienes, etc.) solicitados por las áreas internas de la entidad, para sus procesos internos. EVALUACIÓN: Proceso sistemático, que define los aspectos más relevantes a tomar en consideración para la prestación de un servicio o la realización de un producto. LISTADO DE PROVEEDORES: Documento en el que se encuentran registrados todos los proveedores evaluados en la Contraloría.

6. RIESGOS

• No se realice la evaluación de los proveedores.


• Diligenciamiento del formato de evaluación de proveedores

• Verificar que se cumpla con la normatividad vigente.


• Formato Acta de liquidación y terminación. • Formato Consolidado evaluación de proveedores.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

John Jany Chica Ocampo Auxiliar Administrativo

Diana Milena Bedoya Loaiza Representante por la Dirección

Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal(E)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA VINCULACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS

CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 1 de 6

1. OBJETIVO

Realizar la selección, nombramiento, inducción y reinducción, conforme a la normatividad legal vigente para tal fin, y en pro del bienestar y desarrollo integral de los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Inicia en la selección del personal y termina con la inducción y reinducción de los funcionarios.

3. RESPONSABILIDAD

Subcontralor.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 NOMBRAMIENTO DE UN FUNCIONARIO1

4.1.1 Nombramiento en encargo y libre nombramiento y remoción. El Contralor elige la persona que ocupara el cargo, según hojas de vida presentadas, acorde a las competencias y perfiles exigidos en los cargos a proveer, el técnico de recursos humanos solicita los documentos de la etapa 4.1.3, una vez el Técnico de Recursos humanos recopila esta información, se la entrega al Asesor Jurídico Jefe Oficina Asesora para que haga la respectiva revisión del cumplimiento de los requisitos legales, en caso de que la persona nombrada no se encuentre laborando en la entidad. El Técnico de Recursos Humanos elabora la resolución de nombramiento del funcionario, se imprime original y dos copias, la original se archiva en la carpeta de resoluciones, una de las copias se archiva en la hoja de vida del funcionario nuevo; el técnico de recursos humanos debe notificar al nuevo funcionario de su nombramiento y entregarle la copia restante de la resolución. 4.1.2 Nombramiento provisional. Se da cuando no se ha abierto concurso y para este caso, de igual forma el Contralor elige la persona que ocupara el cargo, acorde a las competencias y perfiles del cargo a proveer, el técnico de recursos humanos solicita los documentos de la etapa 4.1.3, y elabora la resolución de

1 En el Estado Colombiano, existen cuatro formas de vinculación o nombramiento del personal en las entidades públicas: carrera administrativa, encargo, provisionalidad y libre nombramiento y remoción.


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 2 de 6

nombramiento provisional del funcionario, se imprime original y dos copias una se archiva en carpeta de resoluciones y la otra se archiva en la hoja de vida del funcionario nuevo. El técnico debe notificar al nuevo funcionario y entregarle la otra copia de la resolución de nombramiento.

4.1.3 Nombramiento por concurso de méritos: La Contraloría Municipal de Pereira envía la oferta OPEC a la comisión Nacional del Servicio Civil de los cargos que van a salir a concurso. La CNSC se encarga del todo el proceso de selección de los aspirantes y envía a la Contraloría Municipal una resolución con los elegibles para cada uno de los cargos que fueron convocados. El jefe de la Oficina Asesora de notificar según el orden de elegibilidad a cada uno de las personas (ya sea telefónicamente o por oficio), el elegible debe contestar mediante oficio si acepta o no el cargo o si requiere de prórroga para su posesión. Posteriormente se debe realizar la resolución de nombramiento y el acta de posesión del funcionario quien quedara en periodo de prueba por 6 meses, una vez superado el periodo de prueba y es evaluado satisfactoriamente el funcionario se envían los documentos requeridos a la Comisión Nacional del Servicio Civil, para que quede registrado en Carrera Administrativa 4.1.4 Posesión. Para todos los casos el técnico de recursos humanos recepciona el siguiente listado de documentos requeridos para la vinculación del funcionario a la Contraloría Municipal de Pereira: Hoja de vida de la función pública diligenciada. Certificados de antecedentes disciplinarios y fiscales (se verifica en la entidad). Certificado de fondo de pensiones. Fotocopia del pasado judicial. Fotocopia de la cédula. Fotocopia de la libreta militar si es del caso. Declaración juramentada de bienes y rentas. Certificados de estudios. Certificados laborales, cuando se exige experiencia. 1 Fotografías 3 x 4. Fotocopia de la Tarjeta profesional (si es del caso) Cuando se trata del nombramiento por encargo de un servidor público que ya labora dentro de la Contraloría Municipal, no es necesario solicitarle los documentos, dado que ya se encuentran archivados en su hoja de vida. Lo mismo aplica para los funcionarios que son nombrados en otro cargo.


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 3 de 6

El Acta de Posesión, se imprime en original y una (1) copia, el original queda archivado en la Hoja de vida del funcionario, y la copia se le entrega a este. El Técnico de Recursos Humanos notificará al técnico administrativo del área de sistemas y de almacén e inventarios, el ingreso del nuevo funcionario a fin de que estas áreas hagan entrega de las claves, contraseñas e inventario a asignar.

4.2 RECIBO FORMAL DEL CARGO El Contralor Municipal designará al jefe inmediato del área a que corresponda la entrega del cargo, acompañado por el Asesor de Control Interno y al técnico administrativo del área de sistemas, para realizar la entrega formal del cargo sus archivos (físico, magnético), informe en caso de que aplique, equipo de cómputo y sus periféricos y demás documentación que se considere pertinente.

4.3 ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN Y ACTIVIDADES PENDIENTES:

El Contralor Municipal designará al jefe inmediato del área a que corresponda para realizar la entrega formal del cargo por parte del funcionario saliente quien deberá hacer entrega mediante acta de las responsabilidades, actividades, documentación (física y magnética) que son propiedad de la contraloría y un balance del estado en que se encuentran incluyendo estado actual de su proceso con respecto al Sistema de Gestión de Calidad (Indicadores, estado de acciones correctivas y preventivas, estado de mapa de riesgos, planes de mejoramiento, solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos en proceso, compromisos pendientes), sin perjuicio del cargo que desempeña. Igual situación se tendrá en cuenta para los encargos y para las licencias. El funcionario que recibe el cargo, deberá solicitar la entrega de los documentos y actividades pendientes con el fin de iniciar con la correcta gestión del proceso, si lo requiere apoyarse del responsable del Sistema de Gestión de Calidad y del Asesor de Control Interno con el fin de estar al día en su proceso según corresponda.

4.4 INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS 4.4.1 Inducción general. El Subcontralor, planea las fechas para la realización de la inducción a los servidores públicos nuevos en la Contraloría, durante los


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 4 de 6

primeros quince días de vinculación formal, y se informa al nuevo servidor público, por medio de comunicado interno o correo electrónico, la fecha de realización. Para el desarrollo de la inducción, se debe entregar al nuevo servidor público el carné de identificación al interior de la entidad (este demora un tiempo teniendo en cuenta la disponibilidad de la empresa que realiza los carnets), el manual de inducción, copia de las funciones del cargo a desempeñar y se indica como acceder a la intranet para conocer el reglamento interno de trabajo, y el manual de procesos y procedimientos. Junto a lo anterior el Subcontralor explica sobre el contenido de los documentos entregados, da un recorrido por todas las oficinas de la entidad presentando al servidor público a los demás compañeros, lo ubica en su puesto de trabajo y elabora acta de entrega de los documentos entregados para que el servidor público la firme y sirva de constancia de la inducción, y posteriormente se archiva en la hoja de vida correspondiente. 4.4.2 Inducción específica al cargo o puesto de trabajo. El jefe inmediato (el funcionario que ocupaba el cargo, o un funcionario que realice la misma labor) hace la presentación formal en la dependencia y hace entrega del archivo de gestión que le corresponde, explicando su manejo, también proporciona las orientaciones e instrucciones para que el nuevo funcionario pueda desempeñar de manera óptima las funciones adscritas al cargo. Cuando el cargo ocupado es del nivel directivo, esta inducción la realiza el Subcontralor, entregando el informe final presentado por la persona que se desvinculo de la entidad. La Inducción del Subcontralor la realizará el señor Contralor Municipal con los mismos lineamientos en que se realiza el procedimiento a los demás funcionarios y contratistas. 4.4.3 Reinducción a los servidores públicos. El Subcontralor, de igual forma que para la inducción, planea las fechas para la realización de la reinducción a los servidores públicos, e informa por medio de comunicado interno o correo electrónico, la fecha de realización; sin embargo cualquier servidor público, puede identificar necesidades, cuando esto suceda, debe remitir la solicitud al Subcontralor para que este analice la pertinencia de los temas y coordine todos los aspectos relacionados con la reinducción como: contactar a los responsables de los temas, definir agendas, logística y medios audiovisuales.

4.5 CUSTODIA DE HISTORIAS LABORALES


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 5 de 6

El técnico de recursos humanos es el responsable de la custodia de las historias laborales de los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira. Cuando algún funcionario o ex funcionario requiera revisar la respectiva historia laboral, hará la solicitud en forma verbal al técnico de recursos humanos, quién entrega el expediente para que lo revise en su presencia. Cuando un funcionario solicite copia de algún documento de la historia laboral que se repose en el archivo central, se seguirá lo descrito en el procedimiento PR 1.2.4 GD-3 Manejo del Archivo Central, numeral 4.3 préstamo de documentos a funcionarios, contratistas y externos.

5. DEFINICIONES ENCARGO: Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses. Se debe reevaluar este término pues no aplicaría según la nueva normatividad El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente. Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. PROVISIONAL: Se da cuando se trata de proveer transitoriamente empleos de carrera con personal no seleccionado de acuerdo con la reglamentación respectiva.

6. RIESGOS


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 6 de 6

• Inadecuada selección y vinculación de personal

• Incumplimiento del procedimiento.

7. PUNTOS DE CONTROL.

• Aplicabilidad del Manual de Funciones y requisitos.

• Revisión y verificación de la hoja de vida y los requisitos exigidos para el cargo, por parte del Jefe de Personal (Subcontralor) y Asesor Jurídico.

• Verificar el cumplimiento del procedimiento establecido cuando se presenten Traslados internos. 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Acta de posesión.

• Notificación de nombramiento.

• Resolución de nombramiento.

• Actas

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REVISÓ APROBO

Leslly Karen Isaza Velásquez Técnico de Recursos Humanos

Comité de Calidad

Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE LA SEGURIDAD SOCIAL Y NÓMINA

CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 1 de 7

1. OBJETIVO Atender y gestionar la totalidad de requerimientos de seguridad social y nómina, al interior de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en la identificación de las novedades y termina en la liquidación de la nómina.

3. RESPONSABILIDAD

Técnico Recursos Humanos.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 RECEPCIÒN Y REVISIÓN DE NOVEDADES

El técnico de recursos humanos recibe de las entidades, los soportes de los descuentos a realizar, a través de documento escrito y correo electrónico, las novedades que no se reportaron oportunamente por las entidades respectivas o por los funcionarios involucrados, serán tramitadas en la siguiente quincena y aquellas que ameriten reintegro, el funcionario deberá tramitarlas con la entidad donde adquirió la obligación.

4.2 CÁLCULO DE LA NÓMINA

El técnico de recursos humanos registra en el sistema los conceptos y/o

novedades por el concepto especificado en el sistema.

Para registrar las vacaciones, se debe tener en cuenta que estas deben registrarse

y liquidarse dentro de la misma nómina o mediante resolución revisada por el

Profesional de Contabilidad y Presupuesto y el Jefe de la Oficina Asesora; y

firmado por el Contralor Municipal. Cuando se liquida por el sistema se genera

automáticamente los formatos de desprendibles, resumen y listados.

Posteriormente se procede a realizarse la conciliación con Tesorería, una vez se

verifica que se encuentra bien, se pasa la nómina al Profesional de Contabilidad y

Presupuesto para que efectúe los respectivos registros contables y presupuestales,


CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 2 de 7

este a su vez entrega todo el paquete a la Subcontraloría para el visto bueno, se

imprimen los soportes de la nómina, los desprendibles por funcionario y se archiva.

4.3 MANEJO DE AFILIACIONES Y DESAFILIACIONES Cuando ingresa un funcionario de planta, debe como requisito anexar a la información de su hoja de vida la vinculación a pensión, salud y cesantías, el técnico de recursos humanos convocara al asesor de la EPS elegida por el funcionario para que realice el proceso de afiliación, igualmente hace la afiliación a la ARL en la que la entidad este afiliada, mediante la página de internet establecida por la preestablecido ARL, una vez afiliado se realiza el descuento mensual por nómina. De igual forma debe afiliar a Comfamiliar al funcionario nuevo, diligenciando el formato establecido, anexa fotocopia de la cédula, y tramita en la oficina de Comfamiliar. Para la desvinculación a Comfamiliar y a la ARL, por retiro del funcionario, existen formularios en ambas entidades, que son diligenciados por el técnico de recursos humanos y enviados a las oficinas respectivas.

4.3.1 Afiliaciones de Contratistas

Dos días antes de iniciar la ejecución del contrato el área de Contratación debe enviar al Técnico de Talento Humano la información respectiva del contratista (datos personales, fecha de inicio y finalización del contrato), para realizar la afiliación por la página de internet de la ARL que maneja la entidad. De presentarse adiciones al contrato, el encargado de Contratación debe informar con dos días de anterioridad al Técnico de Talento Humano, con el fin de evitar la desvinculación del contratista, y ampliar el plazo de la vigencia establecido en el contrato inicial. Los contratistas deben entregar junto con su informe de actividades para el debido pago, constancia del pago de salud, pensión y ARL; y es responsabilidad del supervisor del contrato asegurar que la información este al día.


CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 3 de 7

4.4 INCAPACIDADES, PERMISOS Y LICENCIAS En el caso de presentarse incapacidades el funcionario debe comunicar telefónicamente o vía email al técnico de recursos humanos dentro del mismo día la novedad y allegar a mas tardar dentro de los dos días siguientes contados a partir de la fecha de expedición de la misma, la incapacidad debidamente autorizada por la EPS. El técnico de recursos humanos una vez recibe la incapacidad notificará, a través del correo electrónico, la novedad al Contralor, Subcontralor y jefe inmediato del funcionario incapacitado. El técnico de recursos humanos recopila las incapacidades generadas en el mes, para esto el funcionario debe traer la incapacidad. Si la incapacidad supera los 2 días el técnico de recurso humano realizara dentro del mes siguiente el trámite para la liquidación ante la respectiva EPS. Para permisos de horas el funcionario diligenciara el formato solicitud de permisos, el cual se presenta al jefe inmediato para su estudio y aprobación. Para permisos de días los funcionarios deben realizarlos según lo establecido en el reglamento interno de trabajo. El funcionario debe presentar de manera oportuna y por escrito, ante su superior inmediato, la solicitud de todo permiso y acompañarla de los documentos que lo justifiquen cuando se requiera siempre y cuando sea igual o inferior a un (1) día. para permisos superiores a un (01) día e inferiores o iguales a tres (3) días, el funcionario elevara solicitud por escrito previo visto bueno del Jefe inmediato al Contralor Municipal, una vez aprobado se allega a Subcontraloría, a su vez Subcontraloría remita copia al Técnico de Recursos Humanos para su inclusión en la hoja de vida. Para el caso de las licencias no remuneradas, el funcionario debe realizar la solicitud por escrito al contralor por lo menos con 10 días de anticipación, previo visto bueno del jefe inmediato, una vez aprobada es allegada a la Subcontraloría para el trámite y notificación al funcionario. Cuando se otorga licencia por maternidad, el funcionario debe traer el soporte entregado por la EPS, para que el técnico de recursos humanos realice el trámite


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PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 4 de 7

respectivo conforme lo establece la ley, y proyecte la resolución, con el visto bueno del Asesor Jurídico y firmada por el Contralor. El Técnico de Talento Humano recopila los formatos que corresponden a los permisos de cada área, y los ingresa al Software VISOR, con el fin de tener la información del ausentismo laboral de la Entidad. El técnico de recursos humanos reporta al Profesional Universitario Contador las novedades producto de incapacidades liquidadas por la EPS.

4.5 CERTIFICACIONES LABORALES1 El técnico de recursos humanos proyecta la certificación laboral de los funcionarios activos o inactivos, que lo soliciten tanto internos como externos, las cuales son firmadas por el Subcontralor.

4.6 COMISIONES Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Una vez recibida y aprobada la invitación, por el contralor, este comisiona al funcionario previa verificación de disponibilidad presupuestal, El Jefe de la Oficina Asesora proyecta la resolución de comisión de conformidad con la tabla establecida y la traslada a la Secretaria Ejecutiva quien se encarga de notificar al funcionario y dar copia de la resolución al Técnico de recursos humanos, presupuesto y a Tesorería. Se debe considerar que en caso que el funcionario necesite reducir el tiempo de la comisión o cancelarla, deberá reintegrar inmediatamente a la Tesorería el valor correspondiente, e informar al Subcontralor y el técnico de recursos humanos. De igual manera si hay cambio de itinerario por descuido del funcionario, y hay tiquetes aéreos, este deberá asumir la penalidad que genera la no cancelación de las reservas. Una vez cumplida la comisión, el funcionario debe legalizarla ante el técnico de recursos humanos y Tesorería, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles

1 El técnico de recursos humanos es el responsable de mantener la historia laboral de cada uno de los funcionarios actualizada con todo lo referente a capacitaciones o situaciones administrativas, tales como vacaciones, cesantías, licencias etc.


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PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 5 de 7

después del regreso, para lo cual es necesario que entregue el certificado de estudio.

4.7 VACACIONES El técnico de recursos humanos proyecta una resolución para el pago de prima de vacaciones, cuando un funcionario solicita las vacaciones después de que cumple el año de servicio en la entidad, así mismo se le liquidan dos días más por bonificación de recreación y deporte. Cuando el funcionario no ha disfrutado del periodo vacacional, por excepciones aprobadas por el Contralor, este envía solicitud manifestando la fecha en que desea salir, luego de que se apruebe el disfrute de vacaciones el técnico de recursos humanos proyecta la Resolución en donde se indica que periodo de tiempo saldrá dicho funcionario. En caso de que se requiera de los servicios de un funcionario que se encuentra en vacaciones, se proyecta una Resolución de interrupción de vacaciones y se reintegra a laborar. Otro caso es cuando la entidad debe tiempo vacacional a un funcionario, para esto el Contralor autoriza el disfrute de vacaciones, y se proyecta una Resolución y se saca a vacaciones. Cuando en casos excepcionales por necesidad de la prestación del servicio, no se pueda reconocer al funcionario el disfrute del periodo vacacional a que tiene derecho, este será reconocido en dinero, previa aprobación del Contralor, el técnico de recursos humanos proyecta resolución. Para el caso de vacaciones colectivas, el funcionario que no haya cumplido el año de servicio deberá autorizar por escrito al tesorero de la Contraloría Municipal, para que en caso de presentarse la dejación del cargo antes de completar el año de labor, se descuento de sus emolumentos y prestaciones el valor del tiempo disfrutad, el Técnico de recursos humanos diligenciara la autorización de descuento del funcionario en el caso que aplique. Toda resolución (acto administrativo) proyectado por el técnico de recursos humanos es revisado por el Jefe de la Oficina Asesora, si implica liquidación de dineros también debe ser revisado por el Profesional de Presupuesto y Contabilidad y posteriormente es firmada por el Contralor.

4.8 PRIMAS


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PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 6 de 7

El técnico de recursos humanos verificará que funcionarios tienen derecho a la prima de Navidad, de acuerdo a lo previsto en la Ley, la cual deberá ser cancelada durante los primeros diez días hábiles del mes de diciembre de cada año.

4.9 CESANTIAS El Contralor recibe la solicitud del funcionario para el retiro de cesantías, las trasladará al Subcontralor quien verificará que las solicitudes presentadas por los funcionarios, estén de acuerdo a lo establecido en la Ley, y que cumpla con la información requerida, traslada al Técnico de Recursos Humanos para que proyecte la resolución, la cual debe ser firmada por el Contralor. De igual forma sucede cuando por retiro del funcionario se deban liquidar definitivamente las cesantías. De igual forma, el técnico de recursos humanos debe presentar al Subcontralor, un informe anual de liquidación de cesantías donde se especifican los montos, fondo y funcionario. Es importante tener en cuenta que en el informe se deben incluir los funcionarios que dejaron de laborar en la entidad durante la vigencia y los que se encuentran en licencias, en caso que aplique.

5. DEFINICIONES LICENCIA: Un empleado se encuentra en licencia cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia, por enfermedad o por maternidad.

6. RIESGOS

• Error en la liquidación de la nómina.


• Revisión de la nomina por parte del Técnico de Recursos Humano y Tesorería.

• Entrega de certificados de paz y salvo con obligaciones a terceros.



CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 7 de 7

• Formato de permisos

• Formato desprendibles de pago

• Resoluciones

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


Comité de Calidad Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA CAPACITACIÓN Y BIENESTAR SOCIAL

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 TH-3 30-01-2020 10.0 1 de 4

1. OBJETIVO

Brindar a los funcionarios un mejor ambiente laboral, por medio del desarrollo y ejecución de programas de capacitación y estímulos, conforme a la normatividad legal vigente en busca del bienestar y desarrollo integral de los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Inicia con la ejecución de los programas de capacitación, bienestar y estímulos aprobados, y termina en la evaluación de estos.

3. RESPONSABILIDAD

Subcontralor. 4. DESCRIPCIÓN 4.1 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC)

El Subcontralor se encargará de los temas de capacitación y de convocar a los funcionarios de la Contraloría, durante el primer trimestre del año, para estructurar los Programas de Aprendizaje en Equipo (PAE), ejercicio que se realizará conformando grupos de trabajo por dependencias, proyectando los PAE’s de acuerdo a las necesidades de capacitación concertadas por los equipos de trabajo. Una vez se tiene el consolidado de los PAE’s los funcionarios y el líder de proceso priorizarán las capacitaciones a programar para la vigencia. Con base en los PAE’s consolidados, el Subcontralor proyectara el PIC de la vigencia, el cual será presentado al Contralor para su visto bueno, posteriormente se socializa ante el Comité Directivo para su aprobación. El Plan Institucional de Capacitación debe ser adoptado mediante resolución y publicado en la página Web de la entidad, así como dado a conocer a los funcionarios de la entidad.

4.2 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN El Subcontralor analiza las necesidades de capacitación que tienen los funcionarios, conforme al diagnóstico realizado y gestiona con la entidad correspondiente las capacitaciones requeridas.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 TH-3 30-01-2020 10.0 2 de 4

El Técnico de Recursos Humanos se encargará de la logística del evento y proyectará el correo electrónico o la comunicación interna firmada por el Subcontralor para notificar la capacitación. En las capacitaciones generales e internas el Técnico de Recursos Humanos hace firmar el formato de control de asistencia para su registro y archivo, y aplica la encuesta para capacitaciones internas. Para las capacitaciones externas, el funcionario designado debe traer a la entidad los soportes de la asistencia al evento, los cuales serán ingresados inmediatamente por el Técnico de Recurso Humano en la hoja de vida correspondiente. Técnico de Recurso Humano pasados seis meses de la capacitación en temas relacionados con el control fiscal que ejerce la Contraloría Municipal de Pereira, deberá entregar a la persona que asistió la encuesta de seguimiento, para que al final del año consolide un reporte sobre la efectividad de las capacitaciones recibidas por los funcionarios de la Contraloría. Cuando se trate de invitación a capacitación por entidades externas esta será allegada al Contralor quien presentara en comité directivo para que conjuntamente se designe al(los) funcionario(s) que asistirá(n) a la misma.

4.3 PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS El Técnico de Recursos Humanos aplica al inicio de la vigencia la encuesta de necesidades de bienestar social y estímulos a cada uno de los funcionarios de la entidad, después de recibir las encuestas diligenciadas, se procede a realizar la tabulación de las mismas, las cuales pasan al Subcontralor quien basándose en las diferentes actividades propuestas por los funcionarios desarrolla el Programa de Bienestar Social y Estímulos, aplicando la normatividad vigente; documento que será llevado a comité directivo para su estudio y aprobación, posteriormente será socializado a los funcionarios, adoptado mediante resolución y publicado en la página web. Teniendo en cuenta las actividades de bienestar social y estímulos, conforme al programa aprobado, se gestiona internamente y con las diferentes entidades el desarrollo de cada uno de los eventos. El Técnico de Recursos Humanos se encargará de la logística del evento y proyectará el correo o la comunicación interna firmada por el Subcontralor para


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 TH-3 30-01-2020 10.0 3 de 4

notificar la actividad, así mismo hace firmar el formato de control de asistencia para su registro y archivo.

4.4 SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El COPASST debe estar conformado por cuatro (04) delegados dos (2) designados por parte del señor Contralor e igual número de representantes por parte de los funcionarios. El Contralor nombra sus representantes directamente y los funcionarios eligen los suyos mediante votación libre, según quienes se inscriban en la convocatoria realizada por el Subcontralor como jefe de personal. Si no se inscriben por lo menos dos funcionarios, se declara desierta la convocatoria y se inicia de nuevo. Luego de los resultados de la votación, se adopta el comité por medio de acto administrativo, notificando a los integrantes, el Subcontralor hará parte del comité con función de secretario técnico.1 El COPASST se reunirá por lo menos una vez al mes en la Contraloría Municipal de Pereira, la convocatoria de las reuniones, las realiza el funcionario encargado del sistema de seguridad y salud en el trabajo, y el acta será elaborada por la secretaria quien llevara el archivo de las mismas. En las reuniones, se verificará el cumplimiento del cronograma de actividades del sistema de seguridad y salud en el Trabajo de la Contraloría, atendiendo actividades de promoción, divulgación y capacitación sobre medicina, higiene y seguridad, prevención de desastres, y actuación en situaciones de riesgo, que permitan lograr la participación de todos los funcionarios. También, realizarán la investigación de los accidentes de trabajo y propondrán medidas correctivas a tomar en la entidad, verificarán factores de riesgo y sobre todo, no deben usar el comité como instrumento de quejas y reclamos de temas distintos a la salud y la seguridad en el trabajo. El funcionario encargado del Sistema de seguridad y salud en el Trabajo, presentara los informes trimestrales al Subcontralor.

1 El período de vigencia de los miembros del Comité es de 2 años, al cabo del cual podrán ser reelegidos.


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PR 1.2.2.2 TH-3 30-01-2020 10.0 4 de 4

5. DEFINICIONES COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, constituye un medio importante para promocionar este programa en todos los niveles de la Contraloría, y buscar acuerdos con los responsables en función del logro de metas y objetivos concretos, divulgar y sustentar prácticas saludables y motivar la adquisición de hábitos seguros en los funcionarios de la entidad.

6. RIESGOS

• Incumplimiento del programa de capacitación, bienestar y estímulos.


• Seguimiento permanente al PIC y del Programa de Bienestar Social y Estímulos, por parte del Subcontralor y/o Control Interno.

• Planificación anual por parte del Subcontralor.


• Comunicaciones oficiales internas

• Plan Institucional de Capacitación

• Programa de bienestar social y estímulos

• Encuesta de bienestar social y estímulos

• Formato control de asistencia

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REVISÓ APROBO



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

CÓDIGO


PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 1 de 5

1. OBJETIVO Establecer los pasos para el retiro definitivo de funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira y la liquidación de las prestaciones sociales causadas a la fecha del retiro.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de retiro y termina con el archivo del expediente de la hoja de vida del funcionario retirado.

3. RESPONSABILIDAD

Subcontralor.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 CAUSALES DE RETIRO DE FUNCIONARIOS El retiro del servicio de quienes estén desempeñando empleos de libre

nombramiento y remoción y de carrera administrativa se produce en los siguientes

casos:

4.1.1 Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción. 4.1.2 Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa.

4.1.3 Por renuncia regularmente aceptada.

4.1.4 Por retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez.

4.1.5 Por invalidez absoluta.

4.1.6 Por edad de retiro forzoso.

4.1.7 Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario.


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PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 2 de 5

4.1.8 Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo; Literal declarado por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-1189 de 2005, en el entendido que para aplicar esta causal, es requisito indispensable que se dé cumplimiento al procedimiento establecido en el inciso primero del artículo 35 del Código Contencioso Administrativo para la expedición de cualquier acto administrativo de carácter particular y concreto, esto es, que se permita al afectado el ejercicio de su derecho de defensa, previa la expedición del acto administrativo que declare el retiro del servicio.

4.1.9 Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5° de la Ley 190 de 1995, y las normas que lo adicionen o modifiquen.

4.1.10 Por orden o decisión judicial.

4.1.11 Por supresión del empleo.

4.1.12 Por muerte.

4.1.13 Por las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.

4.2 FORMALIZACIÓN DEL RETIRO DE FUNCIONARIOS Cuando en la Contraloría se da cualquiera de las causales anteriormente descritas, el Subcontralor solicita y entrega los documentos que lo soportan al Técnico de Recursos Humanos para que proyecte la resolución de retiro, la cual va con visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora y firma del Contralor. Para los casos del 4.1.1 a 4.1.11, el técnico de recursos humanos notifica al funcionario por medio de oficio interno, el cual debe quedar con firma de recibido, y entrega copia de la resolución.

4.3 DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS DE TRABAJO Y ENTREGA DE PAZ Y SALVOS

El Técnico de Recursos Humanos, informa al jefe inmediato del funcionario y a los responsables del archivo central, inventarios y área de sistemas, sobre el retiro de este; con el fin de que se acerque a cada uno de estos y realice la entrega


CÓDIGO


PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 3 de 5

correspondiente dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación de su retiro: 4.3.1 Para los cargos de nivel directivo y asesor el Contralor Municipal designará al Asesor de Control Interno y técnico administrativo del área de sistemas, para realizar el recibo formal del cargo, el carnet que lo acredita como funcionario de la entidad, archivos (físico, magnético), informe en caso de que aplique, equipo de cómputo y sus periféricos y demás documentación que se considere pertinente. Todos los funcionarios deberán entregar al Técnico de Talento Humano el carnet que lo acredita como funcionario de la entidad, y el archivo de gestión (físico, magnético) y reporte de las actividades pendientes por ejecutar a su jefe inmediato. Para la desvinculación de los cargos de nivel directivo y asesor, el Contralor designará al Asesor de Control Interno y otro funcionario para que integre la Comisión de análisis de la entrega del cargo, de lo cual se allegara al despacho del contralor por parte de dicha comisión informe ejecutivo sobre el estado en que se recibió el cargo. 4.3.2 El auxiliar de archivo, debe verificar el estado del préstamo de documentos, videos, CDs, entre otros a cargo del archivo central, cuando este se encuentre al día con lo que tenía en calidad de préstamo, el auxiliar de archivo diligencia el formato de paz y salvo y lo entrega al funcionario. 4.3.3 El auxiliar de almacén e inventarios y el técnico administrativo, deben verificar que el funcionario haga entrega de los bienes del inventario individual cargado a su nombre por medio del formato de devolución de bienes entregado por el funcionario que se va desvincular de la entidad , además deberá entregar por escrito las contraseñas de correo electrónico y de acceso a las aplicaciones utilizadas, dentro del acta de entrega del cargo, para que los responsables verifiquen el estado de lo entregado, con el fin de que si hay daños que no obedezcan al uso normal del bien, el funcionario realice la reposición de este, y así poder recibir los paz y salvo de almacén e inventarios, y sistemas.

4.3.4 El Técnico Administrativo del área de sistemas previa solicitud del Contralor deshabilitará el acceso al correo institucional y bloqueara las contraseñas que hayan sido asignadas al funcionario desvinculado.


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PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 4 de 5

4.4 LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

El Técnico de Recursos Humanos para poder realizar la liquidación definitiva de las prestaciones sociales, debe recibir del Subcontralor el memorando interno del jefe inmediato y los soportes de este, y del funcionario los paz y salvos de: archivo central, almacén e inventarios, y sistemas. El Técnico de Recursos Humanos notifica al funcionario por medio de correo electrónico u oficio interno de la liquidación de prestaciones sociales, dejando constancia del recibido y le entrega una copia de la resolución, Luego, el técnico proyecta la resolución de liquidación de prestaciones sociales, la cual recibe el visto bueno del Jefe Oficina Asesora y el Profesional de Contabilidad y Presupuesto y es firmada por el Contralor para el pago de las prestaciones. Y otra copia la remite a Tesorería para que realice los pagos pertinentes. En caso

de interponer recurso a la resolución, lo deberá hacer entre los cinco días hábiles

siguientes a la notificación, y si está de acuerdo puede renunciar a términos.

4.5 RETIRO

El Técnico de Recursos Humanos debe informar a través de un oficio o registrando en la página web de la entidad el retiro del funcionario a las siguientes entidades: Fondo Nacional del Ahorro (cuando este afiliado), entidades externas con las que el funcionario tenga compromisos financieros y cuyo pago se descontaba por nómina, y reportar el retiro a través de la autoliquidación a las entidades prestadoras de los servicios salud, pensión y parafiscales, para proceder a archivar en las hojas de vida de los funcionarios retirados, el original de todos los documentos que soportan el retiro, para que el expediente pueda trasladarse al Archivo Central, por medio de la transferencia documental, en donde quedarán como historial laboral.

5. DEFINICIONES No aplica.

6. RIESGOS

• Pérdida o desactualización de las historias laborales.

• Error en la liquidación de prestaciones sociales.


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PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 5 de 5


• Actualización de las hojas de vida.

• Medidas de seguridad y protección.

• Aplicación del formato de control.

• Revisión de la liquidación por parte del Subcontralor y el Contador de la entidad.


• Formato de transferencia documental

• Formatos de paz y salvo

• Resoluciones.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 1 de 5

1. OBJETIVO Recepcionar, radicar y distribuir correcta y oportunamente a las diferentes dependencias, todas las comunicaciones oficiales y toda la documentación que ingresa a la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en el recibo de comunicaciones oficiales, y termina en el despacho de respuestas; teniendo en cuenta que no todas las comunicaciones tienen respuesta.

3. RESPONSABILIDAD Encargado de ventanilla única, secretaria despacho, contralor y a quien delegan para darle respuesta

4. DESCRIPCIÓN 4.1 RECIBO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES1

La documentación se recepciona por tres medios: físico y correo electrónico de la

Contraloría Municipal de Pereira en el horario comprendido de lunes a jueves de

7:30 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm. El día viernes de 7:30 am a 5:30 pm.

El auxiliar de archivo, recibe del usuario externo la comunicación oficial, y debe verificar que la documentación tenga: Nombre o entidad del peticionario, firma, dirección y teléfono a quien sea dirigido a la Contraloría Municipal de Pereira, en caso contrario deberá devolverse el documento al usuario explicando el motivo. Adicionalmente, si la documentación recibida relaciona anexos, debe verificarse que se encuentran adjuntos y debidamente foliados, de lo contrario deberá ser devuelta al usuario y explicarle el motivo. Si para alguno de los dos casos anteriores, el usuario no está presente, se le informa por oficio el motivo de la devolución.

1 La Contraloría Municipal de Pereira, cuenta con un comité de archivo nombrado por resolución, el cual analiza las políticas relacionadas con la Gestión Documental. Este debe reunirse conforme a los requerimientos que se presenten en el Archivo Central.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 2 de 5

Cuando las comunicaciones oficiales se reciben por correo electrónico institucional, el técnico de sistemas como responsable del manejo de las comunicaciones oficiales que se alleguen a este organismo de control en medio electrónico, debe revisar diariamente el contenido de este, cuando se reciba una comunicación que requiera respuesta, deberá imprimirla y remitirla al auxiliar de archivo, para que registre la entrada, ya que debe registrar en la planilla respectiva, los documentos que han sido recibidos a través del correo electrónico de la entidad, de igual forma se registran allí los que ingresan en físico. Los derechos de petición que se recepcionan a través del correo electrónico,

reenviarlos a la auxiliar de archivo, la cual remitirá una copia por correo al Asesor

de Control Interno y al despacho para su conocimiento, control y seguimiento.

El responsable de la ventanilla única debe clasificar las comunicaciones oficiales de las comunicaciones informativas (libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros), ya que las últimas no se radican, sólo se distribuyen a las dependencias que correspondan. El auxiliar de archivo, luego de realizar la revisión, ingresa los datos básicos de la comunicación, en el formato de correspondencia recibida, en el que debe registrar la fecha de recibo entrega, el número y fecha de radicación, si tiene o no anexos y la cantidad de los mismos, a demás de la dependencia que lo recibe. Luego de la radicación y la clasificación, el responsable de la ventanilla única entrega a la secretaria ejecutiva, para que el Contralor defina a que dependencia le corresponde la comunicación, dando prioridad a los documentos que tienen términos perentorios, como derechos de. La secretaria ejecutiva hará la distribución a las áreas respectivas, para el caso de los derechos de petición de acuerdo a su competencia se remitirán a cada líder, quienes a su vez proyectaran la respuesta al despacho para que sea aprobada por el contralor como representante legal y de respuesta de fondo, en todo caso la Asesoría de Control Interno ejercerá el control y monitoreo de esta actividad para garantizar la respuesta oportuna. De conformidad con la normatividad aplicable en esta materia, el auxiliar de archivo, no podrá reservar números de radicación, no habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de documentos.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 3 de 5

4.2 DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

La secretaria ejecutiva, debe realizar dos recorridos diarios por cada dependencia de la entidad, para distribuir la correspondencia, los recorridos deben hacerse a las 11:00 am y 4:30 pm. En cada dependencia se debe recibir correspondencia, en los horarios establecidos en el párrafo anterior, revisando las comunicaciones oficiales recibidas, para que puedan firmar el libro radicador.

4.3 RESPUESTA A COMUNICACIONES OFICIALES

Cuando la comunicación oficial requiera respuesta, el funcionario respectivo la proyecta especificando el asunto, conforme a los lineamientos dados por archivo central, para las respuestas oficiales, y teniendo en cuenta la codificación de las tablas de retención documental, y remitir original y copia, para la firma del jefe de la dependencia o el Contralor, según sea el caso. Cuando el oficio de respuesta, requiere la firma del Contralor, la responsable del control y registro de los recibidos por dependencia, es la secretaria ejecutiva, y cuando tengan la firma, los remite al auxiliar de archivo para el envío, dejando registro en su libro de entrega de correspondencia. Los líderes de procesos que proyecten oficios de respuesta o solicitudes a entidades, deberán unificarlos, para programar una sola ruta al día, evitando ir dos veces a una misma entidad.

4.4 CIRCULARES EXTERNAS Este tipo de comunicación será utilizado por el Contralor, y es de interés general para las entidades sujetas de control, que será proyectada por la secretaria ejecutiva en el formato establecido, asignado el número consecutivo y una vez firmada, debe ser entregada al funcionario responsable de la ventanilla única (con las copias que requieran ser entregadas).


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 4 de 5

4.5 ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las comunicaciones en general que las dependencias deban enviar a usuarios externos y otras entidades, que no requieran la firma del Contralor, serán entregadas directamente al responsable de la ventanilla única, quién deberá revisar el asunto, dirección a la cual va dirigida, y si tiene anexos o no; en caso de que alguno de los puntos a revisar no este correctamente, no se recibe y se explica el motivo, para que el funcionario de la dependencia realice la corrección pertinente. Cuando esté a conformidad, el responsable de la ventanilla única lo radica y registra en el sistema como correspondencia despachada, con los mismos datos que se ingresan en las comunicaciones recibidas. El responsable de la ventanilla única, clasifica según su destino y se lo entrega al funcionario de la empresa de correspondencia, dejando registro de lo entregado en el formato de control de mensajería, en donde va el destinatario, dirección y número del oficio. En caso de que la dirección sea errada, se informara a la persona que elaboro el documento para que este proceda a la publicación en la cartelera de la entidad.

5. DEFINICIONES VENTANILLA ÚNICA: Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública, e informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

6. RIESGOS

• Oficios internos y externos sin radicar.

• Entrega inoportuna de las comunicaciones oficiales externas.

• Manipulación de la documentación por parte de terceros

• No respuestas oportunas por parte de las peticiones

• Perdida de documentos.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 5 de 5


• Planillas de registro para correspondencia recibida y despachada.

• Diligenciamiento y seguimiento del libro de registro de correspondencia a cargo de la secretaria ejecutiva


• Formato correspondencia

• Formato control de mensajería.

• Formato de correspondencia despachada.




DIANA MILENA BEDOYA Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

CÓDIGO


PR 1.2.4.3.2 GD-2 30-01-2020 10.0 1 de 3

1. OBJETIVO Recepcionar y distribuir correcta y oportunamente a las diferentes dependencias, todas las comunicaciones internas de interés para los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en la selección del tipo de comunicación a utilizar, y termina en el archivo del documento.

3. RESPONSABILIDAD Todos los funcionarios.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 MANEJO DE MEMORANDOS Este tipo de comunicación oficial, es elaborada por los miembros que conforman el Comité Directivo y utilizada al interior de la contraloría una vez diligenciado el formato establecido, debe ser entregado al funcionario responsable de la ventanilla única (con las copias que requieran ser entregadas, quien es el encargado de entregar en el recorrido de correspondencia este tipo de información, dejando registro en el libro radicador de correspondencia interna entregada a las dependencias, en el libro se registra la dependencia productora, asunto, fecha, y dependencias a las que se entrega con número de radicado.

4.2 COMUNICACIONES INTERNAS Este tipo de comunicación será utilizado al interior de la Contraloría para aquellas solicitudes o requerimientos de cualquier tipo entre los funcionarios, una vez proyectado el oficio establecido, debe ser entregado al funcionario responsable de la ventanilla única (con las copias que requieran ser entregadas, y para la unidad productora), quien es el encargado de entregar en el recorrido de correspondencia este tipo de información, dejando registro en el libro radicador de correspondencia interna entregada a las dependencias, en el libro se registra la dependencia productora, asunto, fecha, y dependencias a las que se entrega con número de radicado, siempre y cuando sea una carta entre dependencias.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.2 GD-2 30-01-2020 10.0 2 de 3

El correo electrónico institucional, es un medio oficial de comunicación interna y externa para uso corporativo, a través de él se transmite información entre los funcionarios de la entidad y hacia los sujetos de control; este sistema almacena el flujo de mensajes, reenvía a uno o varios destinatarios en caso de ser necesario y guarda registro con fecha y hora de envió del mensaje; cada funcionario de planta de personal cuenta con un casillero a través del cual recibe y envía comunicación interna, debe revisarse mínimo dos veces al día y sus condiciones de uso se reglamentan en las Políticas para la Administración y Manejo de las TI PR 1.2.3.4 GS-1numeral 4.2.

4.3 MANEJO DE RESOLUCIÓNES1: La dependencia que requiera que se emita una resolución, deberá proyectarla conforme al formato establecido en la entidad, y remitir al Asesor Jurídico para su revisión, visado y asignación de número consecutivo y fecha por parte de la secretaria ejecutiva quien es la funcionaria responsable del control y registro en una hoja de Excel, dejando constancia del asunto y del funcionario que la proyecta, luego pasa al Contralor para revisión final, aprobación y firma. Finalmente, el despacho remite copia del acto administrativo, firmado al funcionario que lo proyectó. Parágrafo: Para el caso de la Dirección de la Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, la Directora, una vez requiera de la emisión de acto administrativo, (Resolución) dentro del ejercicio del Control fiscal, solicitará a la secretaria ejecutiva en calidad de responsable del control y registro de esta, número consecutivo y fecha de la resolución. Una vez la Directora proyecte y suscriba el acto administrativo (Resolución), con la denominación Resolución No. Xxxx RF, deberá remitir documento original al despacho para su archivo.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.2 GD-2 30-01-2020 10.0 3 de 3

5. DEFINICIONES

No aplica.

6. RIESGOS

• Memorando o Documentos internos sin Radicar


• Libro Radicado


• Libro Radicador.

• Tablas de Retención Documental.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


DIANA MILENA BEDOYA LOAIZA Subcontralora (e)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DEL ARCHIVO CENTRAL

CÓDIGO


PR 1.2.4 GD-3 30-01-2020 9.0 1 de 3

1. OBJETIVO Dar los lineamientos para el manejo del archivo central en la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en la transferencia documental, y termina con el traslado al archivo central.

3. RESPONSABILIDAD Auxiliar de archivo y cada una de las dependencias de la unidad.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Una vez al año, cada funcionario de la entidad, debe realizar la transferencia documental de su archivo de gestión al archivo central, conforme a lo establecido en las tablas de retención documental y al cronograma elaborado por el área de gestión documental, durante el primer trimestre de la vigencia siguiente. Para ello debe diligenciar sin tachones ni enmendaduras, el formato de transferencia documental, e inventariando las cajas perfectamente identificadas, con las carpetas a transferir, y entregar el formato diligenciado al responsable de la ventanilla única, quién revisa el contenido, para verificar el estado de las carpetas que hayan sido entregadas con la identificación, de series, subseries y código, legajadas adecuadamente, con máximo 200 hojas por tomo y en el último hasta 250 folios y foliadas a lápiz en la margen superior derecha, para esto el responsable de la ventanilla única debe firmar el recibido a conformidad del formato de transferencia documental, de lo contrario devolverá al funcionario, explicando los motivos de la devolución para que haga los ajustes pertinentes.

4.2 CLASIFICACIÓN DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Luego de aceptadas las transferencias documentales, el responsable de la ventanilla única, debe identificarlas con la numeración consecutiva que se maneje, dentro del archivo central, y ubicarlas físicamente, con el fin de facilitar su búsqueda cuando se requiera.


CÓDIGO


PR 1.2.4 GD-3 30-01-2020 9.0 2 de 3

4.3 PRESTAMO DE DOCUMENTOS A FUNCIONARIOS Y EXTERNOS

Cuando un funcionario requiera ver documentos, o sacar fotocopia de los mismos, que se encuentran en el archivo central, deberán diligenciar el formato de préstamo interno de documentos. Y se lo entregará al funcionario responsable de la ventanilla única, quién tendrá un plazo de hasta cinco días hábiles, para atender el requerimiento de información. Las solicitudes se archivan por dependencia y por funcionario, para cuando este devuelva los documentos, el responsable de la ventanilla única pueda ubicar fácilmente el formato y registrar el estado del documento entregado en el formato inicial de préstamo. Si el funcionario, no entrega el documento, afectará la expedición del paz y salvo de archivo en el momento que lo requiera. De igual forma, en los primeros quince días de diciembre, antes de finalizar la vigencia, el auxiliar de archivo entregará al Subcontralor reporte del estado de los préstamos de documentos, por dependencia y funcionario, para que proceda a notificar a cada uno, para que realice la devolución del documento al archivo central antes de terminar la vigencia. El funcionario que incumpla lo señalado, será objeto de la aplicación de las sanciones respectivas. El préstamo de documentos al cliente externo se hace a través de recepción de solicitud por medio escrito, ésta es dirigida al área correspondiente para el trámite respectivo1.

4.4 MANEJO O TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS A BODEGA Una vez cumplido el ciclo vital de los documentos, según lo establecido en las tablas de retención documental, el auxiliar de archivo procederá a organizar e identificar en las cajas de archivo los expedientes que cumplan la condición. El auxiliar administrativo, encargado de la ventanilla única y archivo central, será el funcionario encargado de trasladar el archivo más antiguo hacia la bodega.

4.5 EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS DE ARCHIVO Cuando un funcionario requiera de paz y salvo de archivo, hará la solicitud al auxiliar de archivo, quién procederá a verificar en los soportes de préstamo interno de documentos, el estado del solicitante. Si se encuentra al día, se diligencia el formato de paz y salvo y se firma, de lo contrario se procede a informar al

1 Para el caso de solicitudes externas a la Contraloría de documentos, se cumplirá lo señalado en este numeral, con el fin de preservar la integridad de los expedientes.


CÓDIGO


PR 1.2.4 GD-3 30-01-2020 9.0 3 de 3

Subcontralor, para que le solicite al funcionario ponerse al día con el préstamo de documentos internos, y cuando el funcionario devuelva todos los documentos que había prestado, el auxiliar de archivo dejará registrado en los formatos respectivos el estado de entrega de documentos y diligenciará el paz y salvo de archivo.

5. DEFINICIONES No aplica.

6. RIESGOS • Inadecuada administración del archivo central e histórico de la entidad. • Trasferencia realizadas fuera de los tiempos establecidos por el cronograma

laborado.

7. PUNTOS DE CONTROL • Diligenciar las planillas de préstamos. • Formato de trasferencia documental.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS • Formato de paz y salvo de archivo. • Formato de préstamo interno de documentos • Formato de transferencia documental • Tabla de retención documental. •

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


DIANA MILENA BEDOYA LOAIZA Subcontralora (e)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DEPEREIRA PLAN DE DESARROLLO TECNOLOGICO, POLITICAS Y

CONTINGENCIA

CÓDIGO


PR 1.2.3.4 GS-1 30-01-2020 12.0 1 de 4

1. OBJETIVO Presentar propuestas de desarrollo tecnológico para la entidad e implementar los ajustes necesarios de las políticas para la administración y tratamiento de contingencias para el área de sistemas de la Contraloría Municipal de Pereira, de tal forma que se garantice la continuidad de operaciones en materia tecnológica.

2. ALCANCE Inicia con la elaboración del diagnóstico de necesidades tecnológicas de la entidad que muestra la realidad institucional en el área de tecnología y culmina con los ajustes al plan de contingencia.

3. RESPONSABILIDAD Auxiliar Administrativo y técnico operativo del área de sistemas

4. DESCRIPCIÓN

4.1 ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE SISTEMAS Y PLAN DE ACCION TECNOLÓGICA

El Auxiliar Administrativo del área de Sistemas, revisa la matriz de riesgos institucional, o realiza encuesta de necesidades y presenta propuesta, con el fin de elaborar el Plan de Acción del Área de Sistemas, acorde con las estrategias instituidas en el plan de desarrollo institucional, establece las partidas presupuestales aproximadas que se requieren para dar cumplimiento a lo programado para la vigencia siguiente. Una vez inicie la siguiente vigencia, dentro del primer bimestre, el Auxiliar Administrativo presenta el Plan de Acción al Subcontralor para socializar al comité directivo que revisa y aprueba las actividades programadas para el año; diligencia el formato FO 1.1.1.3-1 Plan de Acción donde se establecen las actividades, metas, responsables y fechas de ejecución, acorde con el plan anual de adquisiciones. Semestralmente presenta evaluación de la ejecución del plan al igual que informe de gestión del área de sistemas al superior inmediato.


CONTINGENCIA

CÓDIGO


PR 1.2.3.4 GS-1 30-01-2020 12.0 2 de 4

4.2 AJUSTES A LAS POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS TIC El Auxiliar Administrativo revisa, cada vez que considere necesario ajustar el estado de actualización de las políticas para la administración de la tecnología; realiza las mejoras y cambios necesarios, observando los mecanismos adecuados de control y autocontrol. Presenta al comité de calidad los ajustes para su análisis, revisión y aprobación. Se publica el documento actualizado y se comunican los cambios a través del correo electrónico institucional y si es necesario se programan charlas informativas con los funcionarios de la entidad. El Auxiliar Administrativo y el Técnico Operativo del área de sistemas, monitorean el cumplimiento de las políticas al interior de la entidad y presentan informe de seguimiento al superior inmediato, si es necesario, se envía a la asesoría de control interno para su evaluación y toma de medidas necesarias a que haya lugar. 4.3 AJUSTES AL PLAN DE CONTINGENCIA Se elabora documento donde se analizan los riesgos de acuerdo a los componentes inherentes al área, se determinan los elementos que pueden ser afectados, revisa los riesgos y los clasifica por su impacto, de acuerdo a esto, definen el nivel de alarma y desarrolla los procedimientos que se deben seguir en caso de su ocurrencia, igualmente determina responsabilidades de acuerdo a las labores que desempeñan los funcionarios que deben intervenir en la mitigación del riesgo; presenta un inventario de requerimientos a tener en cuenta ante una emergencia, con el fin de minimizar los tiempos muertos; se recopila la información necesaria para determinar los procesos de la entidad que deberán ejecutarse manualmente y los formatos que se deben diligenciar mientras se estabiliza la entidad; una vez concluido el documento presenta al comité directivo para su estudio y aprobación, se socializa a todos los funcionarios a través de la intranet de la entidad. Una vez se elabora el Plan de Contingencia del área de Sistemas de la Contraloría Municipal de Pereira, el Auxiliar Administrativo revisa cada año para realizar los ajustes necesarios, considerando las modificaciones del panorama de riesgos que podrían afectar el normal funcionamiento del área.


CONTINGENCIA

CÓDIGO


PR 1.2.3.4 GS-1 30-01-2020 12.0 3 de 4

5. DEFINICIONES

PLAN DE CONTINGENCIA: Documento que contiene las diferentes actividades y responsables que deberán actuar en caso de presentarse un evento que de alguna manera sea de riesgo para el normal cumplimiento de las actividades de la entidad. POLÍTICAS DEL ÁREA DE SISTEMAS: Documento que establece y reglamenta el uso y administración de la tecnología de información al interior de la institución. PLAN DE ACCION Documento con formato definido que permite desarrollar la programación de actividades o proyectos de una vigencia que contiene metas indicadores cronograma recursos y seguimiento a su nivel de ejecución.

6. RIESGOS

• Obsolescencia y carencia de los recursos tecnológicos.

• Desconocimiento e inaplicabilidad de las políticas del área de sistemas por parte de los funcionarios y contratistas

• Incumplimiento del plan de acción

• Falta de recursos financieros para atender una situación de emergencia

• Falta de recursos financieros para atender los requerimientos establecidos en el plan de acción.

• Sanciones por incumplimiento de las leyes de Derechos de Autor.


• Diagnóstico del área de sistemas previo al inicio de la siguiente vigencia fiscal a fin de establecer los proyectos que involucren recursos financieros a desarrollarse en dicho periodo.

• Seguimiento al cumplimiento del plan de acción por parte de la Subcontraloría, Asesorías de Control Interno y Planeación


CONTINGENCIA

CÓDIGO


PR 1.2.3.4 GS-1 30-01-2020 12.0 4 de 4

• Informes de ejecución del Plan de Acción del área de Gestión de Sistemas al superior inmediato.

• Garantizar las partidas presupuestales ajustadas al estudio de necesidades y plan de acción.

• Aprobación del plan de acción por parte del Contralor

• Seguimiento del cumplimiento a las Políticas de TIC


Formato Instructivo para la estructuración del plan de acción

• Políticas para la administración y manejo de la Tecnología de la Información

• Plan de Contingencia para el área de sistemas

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

MARIA LILIANA GIRALDO G. Auxiliar Administrativo

DIANA MILENA BEDOYA L. Representante por la Dirección

JUAN DAVID HURTADO B. Contralor Municipal

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ADMINISTRACIÓN DE LA RED

CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 1 de 6

1. OBJETIVO

Prestar de manera permanente y efectiva, los servicios de red de la Contraloría

Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Inicia con la habilitación de usuarios y servicios de la red y culmina con la

elaboración de los requerimientos para el área de sistemas

3. RESPONSABILIDAD

Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo del área de Sistemas

4. DESCRIPCIÓN

4.1 IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS DE RED

Una vez aprobada la propuesta técnico – económica del plan de acción del área

de sistemas para cada vigencia, el Auxiliar Administrativo revisa permanentemente

el funcionamiento de los servicios de red; revisa las seguridades, procede a

configurar y habilitar los nuevos servicios de red; administra el servidor proxy,

revisa el funcionamiento de la red lógica, estaciones de trabajo y programa

actividades de inducción y concientización a los usuarios. Revisa con los

diferentes contratistas encargados de implementaciones tecnológicas, los

requerimientos de mejora o reparaciones necesarias para presentar propuestas

4.2 CREACIÓN DE USUARIOS Y DEFINICIÓN DE PERFILES

El Auxiliar Administrativo recibe la solicitud de parte del Subcontralor para incluir

como usuario al funcionario que ingresa a la entidad; de acuerdo a sus funciones

se define perfil; se asigna el equipo de cómputo, se crea el usuario en las

diferentes aplicaciones que debe utilizar y por medio de correo se hace entrega

oficial de usuario y contraseñas, informando además las responsabilidades,

derechos y prohibiciones de acuerdo a las Políticas de Administración de TI. El


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 2 de 6

Técnico Operativo realiza una breve inducción en el manejo general del equipo,

ingreso a la red, servicios que se prestan, utilización de periféricos habilitados y

manejo de antivirus. Se informa al responsable de inventarios para asignación de

elementos en el inventario individual de bienes.

4.3 SOPORTE PARA USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

Los usuarios internos de la red realizan solicitud de soporte al Auxiliar

Administrativo o al Técnico Operativo del área de sistemas. Para prestar el

servicio de soporte, se determinan dos niveles de servicio así:

Nivel1: Solicitudes de usuarios para atender inconvenientes menores o triviales de

complejidad baja o media.

Nivel 2: Solicitudes de usuarios donde los inconvenientes requieren atención más

especializada.

Una vez analizado el inconveniente, procede a dar prioridad a las soluciones y

realiza la atención de inmediato, si es del nivel 1. Si se determina que la solicitud

no se puede atender, el Auxiliar Administrativo procede a solicitar al Subcontralor

la contratación del servicio o el soporte; una vez culminada la labor el Auxiliar

Administrativo solicita reporte escrito de la visita del contratista responsable de la

revisión, donde conste el problema encontrado, las razones que exigieron la

asistencia más especializada y la(s) solución(es) aplicada(s). Estos reportes son

almacenados por el Auxiliar Administrativo en la carpeta de Mantenimiento de

Hardware.

El Auxiliar Administrativo capacita a los usuarios internos en el manejo de las

aplicaciones y presta soporte, cuando así lo requieran mediante solicitud verbal o

escrita, con el fin de resolver dudas e inconvenientes que se presenten.

El Auxiliar Administrativo recibe solicitudes por parte de los usuarios externos o

sujetos de control por medio de comunicación escrita, vía telefónica, a través de

correo institucional o de manera personal, haciendo los requerimientos de soporte

y/o capacitación de los diferentes aplicativos.


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 3 de 6

El Técnico Operativo realiza semestralmente el mantenimiento físico y lógico de

las estaciones de trabajo y periféricos, previa programación concertada con el

Subcontralor.

4.4 COPIAS DE RESPALDO

El Técnico Operativo del área de sistemas, es el responsable de la realización y

mantenimiento de las copias de respaldo de la información procesada y

almacenada en las estaciones de trabajo de la entidad, quien se encarga de crear

una carpeta dentro de cada estación de trabajo la cual se nombrara con la

identificación de la estación de trabajo en la red corporativa seguido guion y los

dos últimos dígitos de la vigencia y de acuerdo a las reglas establecidas en las

Políticas para Administración de TI. En el dispositivo de almacenamiento en Red

NAS se configuran las mismas carpetas y cada usuario de la red, con el software

nativo de la NAS se sincroniza cada carpeta de información para que se realice

copia o se actualice permanentemente cada documento que se encuentre ubicado

exclusivamente allí. Durante los primeros cinco días de mes siguientes, el Técnico

Operativo del área de sistemas comprime la información de todas las carpetas

ubicadas en la NAS y realiza copia de respaldo en el disco duro externo, dispuesto

para conservar la copia, se entrega bajo custodia al responsable de la ventanilla

única para su inmediato envío a la bodega donde repose el archivo histórico de la

entidad cumpliendo con las reglas establecidas en el Plan de Contingencia del

área de sistemas de la Contraloría Municipal de Pereira.

Para solicitar la restauración de una copia de seguridad, el interesado deberá

diligenciar el formato “Solicitud de Información en Copia de Seguridad” FO1.2.3.1-

3, especificando motivo, nombre del archivo requerido e identificación de la

máquina donde se encuentra la copia que se desea recuperar, entrega la solicitud

al funcionario del área de sistemas disponible, quien procede a recuperar el

documento requerido y lo ubica en el dispositivo NAS.

La copia de respaldo de los correos institucionales se realizará semanalmente

debido a las condiciones técnicas del software donde funciona el correo. El

Técnico Operativo ingresará a cada estación de trabajo y una vez cerrado el


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 4 de 6

programa de Microsoft Outlook, procederá a arrastrar las carpetas donde reposan

las bandejas de correos de cada usuario, hasta el dispositivo NAS.

Al inicio de cada anualidad el Técnico Operativo realiza una copia de toda la

información que reposa en las carpetas de la vigencia anterior, en formato DVD;

esta será custodiada en la Coordinación de Sistemas y servirá como medio de

recuperación de información que requieran los usuarios.

Una vez se cope el tamaño del disco duro donde se almacena la copia externa, se

procederá a duplicar su contenido en un disco duro con las características

técnicas de los que posee el dispositivo NAS; esto con el fin de preservar el

histórico de las copias de respaldo y así poder ser recuperado cuando se requiera.

4.5 DIGITALIZACION Y PREPARACIÓN DE INFORMES DE LEY

El Técnico Operativo del área de sistemas recibe en medio digital (documento

Word o Excel) los informes previamente revisados por los líderes de procesos,

responsables del contenido de la información; procede a estandarizar el

documento y transfiere al software de diseño, realiza los ajustes de presentación,

entrega un diagrama inicial del documento que es revisado por el responsable de

área y el Contralor quienes efectúan los respectivos ajustes para expedir el

informe definitivo. El Técnico operativo transfiere a formato PDF los documentos

finales, graba la información en formato CD-ROM y presenta a quien corresponda,

finalmente se publica en la página web de la entidad y se entrega a los clientes

externos con oficio remisorio.

4.6 REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE

El Auxiliar Administrativo mantiene un registro actualizado cada elemento

tecnológico de la entidad con los datos relevantes de este como identificación,

ubicación, responsable de custodia y configuración; este se registra en el formato

ficha técnica de hardware y software y mantiene un record de las novedades que

se presentan.


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 5 de 6

Para mantener control sobre los elementos el Auxiliar Administrativo responsable

de inventarios, revisa dos veces al año y realiza conciliación con el auxiliar

Administrativo del área de sistemas para llevar control de existencias y del

inventario individual de bienes.

El Auxiliar Administrativo revisa cuando es necesario el inventario del área

tecnológica a fin de determinar los elementos que son susceptibles de dar de baja,

emite concepto técnico y presenta el reporte al Comité de Sostenibilidad con el

respectivo trámite.

El Auxiliar Administrativo debe reportar en un término no superior a dos días

hábiles, al Auxiliar de Almacén e Inventarios de la entidad, toda novedad que

afecte el registro individual de bienes tecnológicos (entradas, salidas, traslados,

pérdidas o daños).

4.7 REQUERIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS

TECNOLOGICOS

El Auxiliar Administrativo presenta al Subcontralor los elementos que se requieren

para el normal funcionamiento de la red de la Contraloría Municipal con las

condiciones técnicas con que se deben adquirir y justifica la motivación de la

adquisición; se puede hacer requerimiento dentro del plan de acción que elabora

el Auxiliar Administrativo para un periodo o vigencia y de acuerdo a los elementos

que necesite la entidad.

5. DEFINICIONES

COPIAS DE RESPALDO: Copias de los archivos de cada estación de trabajo que

se almacenan en unidades de almacenamiento masivo y se custodian para su

conservación.

HARDWARE: Corresponde a todos los elementos tangibles o físico de una

computadora o elementos complementarios.

MEDIO MAGNÉTICO: Dispositivo utilizado para almacenar en bloque información

digital procesada en computadora.


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 6 de 6

PERFILES DE USUARIO: De acuerdo a las funciones y responsabilidades de un

usuario del sistema; se definen los permisos que puede ejecutar en éste.

SOFTWARE: Corresponde a los elementos intangibles datos información o

programas almacenados en las computadoras.

6. RIESGOS

• No aprovechamiento de los medios de comunicación electrónicos.

• Uso Inadecuado de las contraseñas.

• Uso inadecuado del hardware

• Instalación de software sin la debida licencia


• Ajuste anual de las políticas para utilización de servicios y elementos de la red

corporativa.

• Capacitación en el uso de los medios de comunicación electrónicos, servicios y

elemento de la red corporativa.

• Servicios restrictivos.

• Copias de seguridad.

• Aplicación de las Políticas para la Administración de las TIC.

• Concientización periódica a los funcionarios sobre el conocimiento y

cumplimiento de Políticas para la Administración de las TIC

• Informes de Gestión del Área y de Ejecución del Plan de Acción


• Formato Solicitud de información en copia de seguridad

• Políticas del área de sistemas.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

MARIA LILIANA GIRALDO G. Auxiliar Administrativo

DIANA MILENA BEDOYA L. Representante por la Dirección

JUAN DAVID HURTADO B. Contralor Municipal

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ADMINISTRACIÓN DE LA WEB

CÓDIGO


PR 1.2.3 GS-3 30-01-2020 7.0 1 de 4

1. OBJETIVO Tener una página web institucional permanentemente actualizada con la información enviada por cada líder del proceso, de manera que preste un eficiente servicio a la ciudadanía y sea un canal de comunicación de doble vía efectivo entre la institución y la comunidad en general.

2. ALCANCE Inicia con la entrega de información institucional por parte de los líderes de procesos y finaliza con la actualización en la web de la información, la interacción con los diferentes canales de información entre la entidad y la ciudadanía.

3. RESPONSABILIDAD Técnico Operativo del área de sistemas encargado de la publicación de información en el portal, líderes de Proceso encargados de proporcionar la información pertinente a ser publicada. y del seguimiento de las denuncias, peticiones, solicitudes, quejas y reclamos.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN INTRANET Los líderes de proceso remiten a través del correo electrónico institucional al Técnico Operativo del área de sistemas, la información que consideren importante para el conocimiento general de los funcionarios, para que sea publicada en la intranet institucional. Periódicamente revisan el contenido y envía al área de sistemas las actualizaciones pertinentes. El Técnico Operativo revisa semestralmente los contenidos y presenta informe del estado al superior inmediato y a la Asesoría de Control Interno. Los líderes de procesos son los responsables de la calidad, veracidad y actualidad de la información contenida en los espacios estructurados para la publicación de la información en intranet.


CÓDIGO


PR 1.2.3 GS-3 30-01-2020 7.0 2 de 4

4.2 PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN PÁGINA WEB Los líderes de cada proceso, son los responsables de la generación de los contenidos de la página, actualizando en forma permanente y verificando que la información que va a ser publicada en la web institucional sea verás, oportuna, coherente, entendible y competente a su responsabilidad y proceso; luego es enviada a través del correo electrónico institucional al Técnico Operativo del área de sistemas, con la ubicación exacta dentro de la página web donde se debe publicar, esto con el fin de generar trazabilidad en el procedimiento y establecer responsabilidades, El Técnico Operativo se encarga de publicar oportunamente en la página web institucional. Si es necesario modificar la presentación de la información, el líder del proceso responsable de la información, detallará los requerimientos especiales dentro del correo que envíe con los documentos a publicar; una vez se publique el documento, el Técnico Operativo diligencia el formato Control de Publicación de Información en la Página Web, revisa con el líder responsable, quien firma el recibido conforme al verificar que este procedimiento culmine satisfactoriamente.

4.3 PUBLICACIÓN DE CONTRATACIÓN El Asesor Jurídico remite, a través del correo institucional, al Técnico Operativo del área de sistemas, toda la información correspondiente a los contratos que realiza la entidad mensualmente, dentro de los cinco días siguientes a la culminación del mes. El Técnico Operativo genera los enlaces respectivos de cada contrato al SECOP y el asesor jurídico verifica la publicidad de la información contractual.

4.4 CREACIÓN O ELIMINACIÓN DE USUARIOS Una vez ingrese o se retire un funcionario de la entidad, el Técnico Operativo del Área de Recursos Humanos, lo reporta a la oficina de sistemas para que sea registrado o retirado según el caso (de la intranet) y se asigne la respectiva contraseña y correo electrónico institucional, o se elimine el usuario de los servicios prestados a través de la red.

5. DEFINICIONES


CÓDIGO


PR 1.2.3 GS-3 30-01-2020 7.0 3 de 4

CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL: Medio de comunicación escrito que funciona a través de Internet y que corresponde a una casilla de correo digital donde se recepciona o se envían comunicaciones de carácter laboral e institucional. INTRANET: es una red de cómputo privada basada en los estándares de Internet. La Intranet utiliza tecnologías de Internet para enlazar los recursos informativos de una organización, desde documentos de texto a documentos multimedia, bases de datos, sistemas de gestión de documentos. La Intranet puede incluir sistemas de seguridad para la red, tablones de anuncios y motores de búsqueda PAGINA WEB: localización en la Word Wide Web que contiene documentos organizados jerárquicamente consistentes en textos, gráficos, audio y diagramas que aparecen en forma digital en la pantalla de una computadora.

6. RIESGOS

• No disponer de los servicios de página web e intranet.

• Contenido inapropiado o publicado de manera desordenada en la página web de la entidad.

• Incumplimiento de los Lineamientos y Recomendaciones para el uso de las Medios Sociales en el Estado Colombiano de la estrategia Gobierno en Línea

• Incumplimiento de la Guía de Lenguaje Ciudadano para la Administración Pública


• Estudio de necesidades del área.

• Inclusión en el Plan de Compras.

• Garantizar las partidas presupuestales ajustadas al estudio de necesidades.

• Revisión constante por parte del funcionario asignado para el mantenimiento de contenidos en la página Web y la Intranet.

• Revisión periódica por parte de la Asesoría de Control interno, analizando el estado de actualización y tomando las medidas pertinentes



CÓDIGO


PR 1.2.3 GS-3 30-01-2020 7.0 4 de 4

Control de Publicación de Información en la Página Web

ACTUALIZO

REVISÓ APROBÓ

ADOLFO RUIZ HENAO Técnico Operativo

DIANA MILENA BEDOYA L. Subcontralora (e)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA VALORACIÓN DEL RIESGO

CÓDIGO


PR 1.1.3.3 CI-1 30-01-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO La Asesoría de Control Interno de acuerdo a su rol, asesora a las áreas de la entidad cuando lo requieran, en la identificación y elaboración de los riesgos Institucionales y de Corrupción.

2. ALCANCE Inicia con la asesoría a los procesos en la identificación del riesgo y termina en el seguimiento y monitoreo a los indicadores de gestión.

3. RESPONSABILIDAD DEL MONITOREO Y SEGUIMIENTO Asesor de Control Interno

4. DESCRIPCIÓN

4.1 MONITOREO Y SEGUIMIENTO

Los Líderes de los procesos una vez identificados los riesgos y consolidados en los formatos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, remitirán a la Dirección de Planeación y Participación Ciudadana para su consolidación final. La Dirección de Planeación y Participación Ciudadana una vez consolidados los riesgos de Corrupción y los Institucionales, debidamente formalizados; remitirá a la Asesoría de Control Interno para su monitoreo y seguimiento a los riesgos. La asesoría de Control Interno, una vez le sean allegados los mapas de Riesgos Institucionales y los mapas de Riesgos de Corrupción, verificará su cumplimiento con las evidencias y/o soportes respectivos y generará los indicadores de cumplimiento por proceso. Verificado el cumplimiento con los indicadores respectivos de cada proceso, elabora informe de auditoría en forma trimestral y reporta los resultados obtenidos a la dirección de Planeación y Participación Ciudadana para que con los indicadores de Gestión alimente el tablero de indicadores de la entidad y sirva de base para la toma de decisiones. NOTA: Al inicio de cada vigencia los líderes de los procesos, elaboran los mapas por dependencia (procesos) y todos estos en conjunto, representan el mapa de


CÓDIGO


PR 1.1.3.3 CI-1 30-01-2020 8.0 2 de 3

riesgos de la entidad. Documento que es debidamente adoptado mediante acto administrativo firmado por el Contralor y publicado en la página Web de la Contraloría.

5. DEFINICIONES

RIESGO: Es un suceso incierto que pueda llegar a presentarse en un futuro, dependiendo de variables externas e internas. Es entonces, la “cuantificación de una Amenaza”. Es toda amenaza evaluada en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y a su severidad (gravedad) esperada. CAUSA: Son los factores que podrían inducir hechos o situaciones perjudiciales para la organización. Son las situaciones que podrían propiciar siniestros al sistema, generan riesgo. CONTROL: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

CONTROL DEL RIESGO: Es la parte del procedimiento que consiste en identificar e implementar medidas de prevención, protección y recuperación para el tratamiento de los riesgos, incluyendo el desarrollo e implementación de programas de control de pérdidas (o desviaciones de los procesos), los planes de contingencia que permitan atender situaciones de emergencia y desastre SEGUIMIENTO: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura.

6. RIESGOS

• Falta de seguimiento al Mapa de Riesgos de la entidad.

• Deficiente valoración del riesgo ocasionada por falta de soportes y/o evidencias en las acciones ejecutadas por los líderes de los procesos.

• No entrega oportuna de los mapas de riesgos por parte de los líderes de los procesos.



CÓDIGO


PR 1.1.3.3 CI-1 30-01-2020 8.0 3 de 3

Seguimiento trimestral a los mapas de riesgos institucionales y de corrupción por parte de los responsables de los procesos y el Asesor de Control Interno.


• Formato de mapa de riesgos Institucional.

• Formato de mapa de riesgos de Corrupción.

ELABORÓ

REVISÓ APROBO

MARTHA LUCIA GIL GARCÍA Asesora de Control Interno

Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-2 30-01-2020 10.0 1 de 3

1. OBJETIVO

Asesorar en el establecimiento de las acciones, políticas, métodos, y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo de los procesos de la Contraloría, que permitan garantizar una función administrativa transparente, eficiente, en cumplimiento de la constitución, leyes y normas que la regulan.

2. ALCANCE Inicia con la formulación del plan de auditoria y termina con la formulación de los indicadores de cumplimiento.

3. RESPONSABLE


4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS El Asesor de Control Interno con el fin de evaluar la efectividad del control en la entidad, elabora finalizando cada vigencia informe de gestión, consolidando los indicadores de gestión del área de Control Interno y sobre esta base estructura el Plan de Auditorias de la siguiente vigencia. Elabora el cronograma del Plan de Auditoria y allí se deben evidenciar las auditorías a desarrollar y los componentes del Control Interno de auditorías en cumplimiento de la Ley 87 de 1993. El Asesor de Control Interno realiza un plan de auditorías internas basado en su Manual de Auditoria (para cada proceso), donde se describe: proceso a auditar, nombre de la auditoría, objetivo general, objetivos específicos, base legal, responsable y fecha auditoría, el cual será presentando al Comité Coordinador de Control Interno para su aprobación y adopción.

4.2 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS.

El Asesor de Control Interno inicia el ciclo de auditorías internas de gestión y socializa con cada líder de proceso. En la ejecución de las auditorias de los procesos se eligen carpetas y en general documentos soportes a estos, de manera aleatoria para verificar el cumplimiento de las actividades y de la normatividad legal vigente que le aplique, (según sea la auditoría que


CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-2 30-01-2020 10.0 2 de 3

se esté realizando), con el fin de dejar en los registros de la auditoría evidencia de los soportes revisados. Una vez realizada la auditoria el Asesor de Control Interno comunica las observaciones encontradas al líder del proceso quien a su vez puede objetar las mismas, posteriormente realiza el informe preliminar el cual contiene los hallazgos si se presentaron. Posteriormente se remite formalmente el informe al Líder del Proceso quien ejercerá el derecho de contradicción cuando haya lugar, el cual será analizado por el Asesor para producir el informe final y solicitará los planes de mejoramiento en caso de que aplique.

4.3 SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO El Asesor de Control Interno, realiza seguimiento a los planes de mejoramiento formulados por proceso de acuerdo a lo establecido en el plan de auditoria de cada vigencia y de conformidad con los tiempos establecidos por cada líder de proceso. En forma trimestral la Asesoría de Control Interno generará indicadores de gestión de acuerdo al seguimiento que realice a los procesos auditados y reportará a la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana para alimentar el tablero de indicadores. El Asesor de Control Interno, realiza seguimiento trimestral al plan de mejoramiento suscrito con la AGR y a los Planes de Mejoramiento individuales por proceso, como consecuencia de la auditoria internas de gestión y de externa y remite informe al superior inmediato durante los primeros 5 días del corte del trimestre.

5. DEFINICIONES PLAN DE MEJORAMIENTO: El Plan de Mejoramiento es la relación de actividades a realizar por la Entidad para corregir las deficiencias detectadas y comunicadas en el proceso auditor. Con base en las novedades encontradas, estas son detectadas, validadas y dadas a conocer en forma oportuna al líder del proceso durante el proceso auditor y estos, deben originar como respuesta un Plan de Mejoramiento por proceso que debe contener: La deficiencia o hallazgo, la acción de mejoramiento, los responsables por la ejecución de las actividades: nombre y cargo y el plazo de ejecución.

6. RIESGOS

• Incumplimiento del programa anual de auditorías internas.

• Incumplimiento en el Plan de mejoramiento.


CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-2 30-01-2020 10.0 3 de 3


• Revisión y documentación del Plan de Acción por trimestre de Control Interno.

• Revisión y documentación de los Mapas de Riesgos Institucionales por trimestre y de corrupción de los procesos misionales y de apoyo.

• Revisión y documentación del Plan de Acción por trimestre de los procesos misionales y de apoyo.

• Revisión y documentación del Plan de Auditoria por trimestre de Control Interno. 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de seguimiento a los mapas de riesgos institucionales.

• Formato de seguimiento a los mapas de riesgos de Corrupción.

• Formato de seguimiento a los panes de acción.

• Formato de plan de mejoramiento por proceso

• Actas del Comité de Calidad

• Actas del Comité Directivo.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

MARTHA LUCIA GIL GARCÍA

Asesora de Control Interno Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA FOMENTO A LA CULTURA DEL CONTROL Y EL AUTOCONTROL

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-3 30-01-2020 8.0 1 de 2

1. OBJETIVO Diseñar y desarrollar actividades al interior de la entidad, que fortalezcan la capacidad de detectar desviaciones en los procesos y actividades de trabajo bajo su responsabilidad, para que puedan efectuar los correctivos necesarios y conseguir el mejoramiento continuo de cada una de las áreas.

2. ALCANCE Inicia en la planeación de actividades y termina en la ejecución de estas.

3. RESPONSABILIDAD Asesor de Control Interno, con el acompañamiento de los demás funcionarios de la entidad.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE CAPACITACIONES El Asesor de Control Interno elaborará al inicio de cada vigencia, el Plan de Fomento a la Cultura del Control y el Autocontrol, con su respectivo cronograma de ejecución, el cual será presentado al Comité Coordinador de Control Interno (Comité Directivo) junto con el plan de Auditorias para su aprobación, donde incluye capacitaciones y talleres de cultura de autocontrol, que se dictaran durante el período fiscal y posteriormente se presentará al Subcontralor para que sea incluido dentro del programa de capacitación de la vigencia respectiva.

Una vez aprobado el Plan de Fomento a la Cultura del Control y el Autocontrol, se elaborará por parte de la Asesora de Control Interno el informe de resultados en forma trimestral.

4.2 DESARROLLO DEL FOMENTO DEL AUTOCONTROL

El Asesor de Control Interno según programa de capacitación aprobado, velará porque las capacitaciones solicitadas sean tenidas en cuenta en el PIC de cada vigencia. En las capacitaciones se incluirán temas referentes a la promulgación de valores, principios y conductas éticas fundamentales del servidor público y de la Entidad, la reglamentación de Control Interno a través de los mecanismos proporcionados por la Constitución y la ley, a demás del quehacer de Control Interno (Qué hace, Cómo funciona, la ayuda que presta Control Interno en la

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA FOMENTO A LA CULTURA DEL CONTROL Y EL AUTOCONTROL

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-3 30-01-2020 8.0 2 de 2

entidad), talleres de motivación y autoanálisis, entre otras. Estas capacitaciones deben contar con un enfoque hacia la calidad, ya que esta última está concebida como mecanismo para el fortalecimiento del autocontrol en los procesos de la entidad.

Otra de las herramientas que el Asesor de Control Interno utiliza, es la publicación en cartelera de informativos, boletines, avisos y mensajes alusivos al Control y el Autocontrol, con el fin de generar inquietudes y reflexión sobre el tema permitiendo así el desarrollo individual e institucional de la cultura del Control y el Autocontrol.

5. DEFINICIONES

AUTOCONTROL: Es la capacidad que ostenta cada funcionario o servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones.

AUTOGESTIÓN: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa. AUTOREGULACIÓN: Aplicar de manera participativa al interior de la entidad los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, bajo un entorno de integridad eficiencia y trasparencia en la actuación pública.

6. RIESGOS

• No cumplimiento del Plan de Fomento a la Cultura del control y el Autocontrol.


• Generación de informes de Gestión en forma trimestral del Plan de Fomento a la Cultura del Control y el Autocontrol.

• Generación de indicadores de gestión.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

MARTHA LUCIA GIL GARCÍA

Asesora de Control Interno Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA RENDICIÓN CON ENTES EXTERNOS

CÓDIGO


PR 1.1.3.2 CI-4 30-01-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO La Asesoría de Control Interno de acuerdo a su rol, coordina y controla la rendición de cuentas a los entes de control en conjunto con el área de Sistemas, dentro de los parámetros establecidos en la normatividad aplicable.

2. ALCANCE Inicia en la solicitud de informes de los organismos de control y termina con el envío oportuno de la rendición de cuenta.

3. RESPONSABILIDAD DEL MONITOREO Y SEGUIMIENTO Contralor Municipal, Asesor de Control Interno y Sistemas.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 SOLICITUD DE PERFILES DE ACCESO AL SIREL El área de Sistemas realiza el trámite pertinente, ante la Auditoría General de la República, para la asignación de los perfiles de acceso al aplicativo del SIREL de los responsables al interior de la entidad de la rendición de cuenta además de las del Contralor, Subcontralor y Asesor de Control Interno.

4.2 ACTUALIZACIÓN DE FIRMA DIGITAL El Asesor de Control Interno, al inicio de cada vigencia, verificará la aplicación de los trámites pertinentes que aseguren la actualización del certificado de la firma digital del Contralor Municipal.

4.3 RENDICIÓN INFORME Cada funcionario responsable de diligenciar los formatos del aplicativo SIREL e información complementaria a estos, debe ingresar al aplicativo en línea, con el perfil de usuario la información que se requiera, culminado el procedimiento, debe informar al Asesor de Control Interno y a Sistemas para su conocimiento y fines pertinentes.

4.4 REVISIÓN LISTAS DE CHEQUEO


CÓDIGO


PR 1.1.3.2 CI-4 30-01-2020 8.0 2 de 3

El Asesor de Control Interno y el área de Sistemas como responsables de recopilar la información de la rendición de la cuenta, revisan las listas de chequeo y/o formatos y verifican que la totalidad de la información requerida por la aplicación esté rendida en el aplicativo asignado para tal fin.

4.5 VERIFICACIÓN. El Asesor de Control Interno y el área de Sistemas, con su clave de usuario, verifican que cada funcionario responsable haya diligenciado los formatos oportunamente y adjuntado la información complementaria requerida a través del aplicativo SIREL con tres días de anticipación a la fecha de su vencimiento, de no cumplirse se informará al Comité Directivo para que se tomen las medidas pertinentes.

4.6 FIRMA DIGITAL Una vez rendida la cuenta, la Asesoría de Control Interno informará al contralor que ha sido rendida la cuenta. De igual manera oficiará a la Contraloría General del Departamento, la rendición de la cuenta a través de documento físico y magnético firmado por el Contralor Municipal.

4.7 PRORROGA De conformidad con lo establecido en la Resolución Orgánica emanada de la Auditoría General de la República dentro del proceso de rendición de la cuenta de cada vigencia si se requiere, el Contralor Municipal podrá solicitar prórroga por un término de quince (15) días hábiles debidamente justificada y sustentada, con, por lo menos con cuatro (4) días hábiles antes de vencerse el término para la rendición.

5. DEFINICIONES CUENTA: Es el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada por los responsables del erario. RENDICIÓN DE CUENTA: Es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas.


CÓDIGO


PR 1.1.3.2 CI-4 30-01-2020 8.0 3 de 3

6. RIESGOS

• No cumplimiento de los parámetros establecidos para la rendición de la cuenta.

• Incumplimiento en la presentación del informe por parte de los líderes de los procesos.


• Verificación por parte del Asesor de Control Interno y la Coordinación de Sistemas de la consistencia y pertinencia de la información rendida en la cuenta anual.

• Verificación en el SIREL por parte del Asesor de Control Interno y la Coordinación de Sistemas, que todos los formatos e información adicional, se hayan ingresado antes de la fecha estipulada.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS • Manual del usuario del SIREL

ELABORÓ

REVISÓ APROBO


Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Contralor Municipal (E)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA A LOS PROCESOS

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-5 30-01-2020 2.0 1 de 2

1. OBJETIVO

Asesorar en el establecimiento de las acciones, políticas, métodos, y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo de los procesos de la Contraloría, que permitan garantizar una función administrativa transparente, eficiente, en cumplimiento de la constitución, leyes y normas que la regulan.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de los líderes de los procesos y demás funcionarios para el acompañamiento ya asesoría de los procesos.

3. RESPONSABLE


4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

La Asesoría de Control Interno en su rol de asesor, una vez recibida la solicitud de acompañamiento de las áreas, procede a realizar la misma guardando su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones. La asesoría de Control Interno en su rol de asesoría y acompañamiento debe orientar su labor bajo las siguientes premisas: evitando desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas; mejorar los procesos y la eficacia de las operaciones; Identificando los riesgos y su evaluación; Implementar y fortalecer el control Interno en general, principalmente en los procesos críticos; Incrementar la calidad y veracidad de la información; desarrollar cada uno de los subsistemas, componentes y elementos del MECI, e identificar fuentes de recuperación y de ahorro. Desarrollar trabajo en conjunto entre la Alta Dirección y la Asesoría de Control Interno, con el fin de que se facilite la identificación de necesidades y planteamiento de soluciones. Realizar en forma permanente en toda la entidad el proceso de difusión, fomentando la cultura del control y el autocontrol, haciendo énfasis en la responsabilidad que cada uno de los funcionarios tiene sobre el mismo. Finalizada la asesoría a las áreas solicitantes, la Asesoría de Control Interno debe documentar la misma, con el fin de que se evidencie este proceso.

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA A LOS PROCESOS

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-5 30-01-2020 2.0 2 de 2

5. DEFINICIONES

INDEPENDENCIA: Libertad de condicionamientos que amenaza la objetividad o la apariencia de objetividad.

6. RIESGOS

• Incumplimiento del programa anual de auditorías internas.

• Incumplimiento en el Plan de mejoramiento. 7. PUNTOS DE CONTROL

• Revisión y documentación del Plan de Acción por trimestre de Control Interno.

• Revisión y documentación de los Mapas de Riesgos Institucionales por trimestre y de corrupción de los procesos misionales y de apoyo.

• Revisión y documentación del Plan de Auditoria por trimestre de Control Interno.

• Revisión y documentación del Plan de Fomento a la Cultura del Control y el Autocontrol por trimestre de Control Interno. 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de seguimiento a los mapas de riesgos institucionales.

• Formato de seguimiento a los mapas de riesgos de Corrupción.

• Formato de seguimiento a los panes de acción.

• Actas del Comité de Calidad

• Actas del Comité Directivo.

ELABORÓ

REVISÓ APROBO


Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Contralor Municipal (E)

CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 1 de 14

1. OBJETIVO Ejercer la acción disciplinaria sobre las actuaciones de los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira que contravengan los derechos, deberes y prohibiciones, o extralimitación en el ejercicio de las mismas.

2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de quejas, informes y correspondencia en general y finaliza con la realización de los trámites de ejecución de la sanción.

3. RESPONSABILIDAD Grupo de Control Interno Disciplinario Contraloría Municipal de Pereira

4. DESCRIPCIÓN

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE FORMATO

1. Recibir la queja del particular o informe del servidor público.

Subcontralor Informe o queja

2. Determinar si hay lugar a trámite disciplinario: Si no se encuentran elementos de incidencia disciplinaria se dicta auto inhibitorio. (art. 150 parágrafo) Si hay incidencia disciplinaria se dicta auto de indagación preliminar y si está identificado el posible auto de la falta, se dicta auto de apertura de investigación

Subcontralor- Funcionario de Apoyo(Abogado)

Auto inhibitorio en caso que no proceda. Notificación personal o por edicto. Se comunica al quejoso

3. Proyectar el auto de indagación preliminar y se practican pruebas.

Funcionario Comisionado


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 2 de 14


4. Hay lugar a la apertura de investigación o al archivo? Culminada la indagación preliminar se establece si se dan los requisitos del artículo 152 CDU y se proyecta auto de apertura de investigación. De no ser procedente la apertura, se emitirá auto de archivo y terminación del procedimiento según el artículo 73 CDU, se comunica al quejoso y al implicado.

Subcontralor Funcionario Apoyo(Abogado)

Auto de apertura de investigación disciplinaria. Comunicación, notificación personal o por edicto. Auto de archivo o terminación.

5. Comunicar decisión de archivo si no hay lugar: Se comunica decisión de archivo al quejoso y se le informa para que haga uso del recurso de apelación, si lo considera.

Subcontralor Funcionario Apoyo(Abogado

Comunicación auto de archivo al quejoso y al implicado, si se conoce

6. El quejoso interpone recurso de apelación?: Si el quejoso interpone y sustenta el recurso de apelación, se le concede. Si no se concede el recurso el quejoso puede interponer recurso de queja ante el superior jerárquico (Contralor) Si se declara desierto el recurso o no se interpone, el procedimiento termina.

Subcontralor Funcionario de Apoyo(Abogado)

Auto concediendo el recurso de apelación o rechazando, comunicación y notificación. Auto declarando desierto el recurso de apelación, comunicación y notificación.

7. Se concede recurso de queja?: Si la segunda instancia concede recurso de queja, remite el expediente para que el a quo de trámite al recurso de apelación En caso que rechace el recurso de queja devuelve el expediente a primera instancia donde finaliza el procedimiento.

Contralor

Auto concediendo recurso de queja o rechazando, comunicación. Comunicación operador de primera instancia


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 3 de 14


8. Si concede recurso de queja, se procede a evaluar recurso de apelación que dio lugar al de queja: Se evalúa el recurso de apelación para que el operador de segunda instancia confirme o revoque la decisión adoptada por la primera instancia. Si no se concede, fin de la actuación

Contralor

Sentencia de segunda instancia confirmando o revocando la decisión del a quo.

9. Si la decisión es revocar vuelve el proceso a la indagación preliminar o a la apertura.: La segunda instancia puede confirmar el archivo y la remite al operador de primera instancia para que proceda a archivar y terminar la actuación Si la decisión es de revocar lo remite a la primera instancia para proseguir el trámite que puede ser una indagación preliminar o apertura de investigación.


Comunicación al operador de primera instancia.

10. Si la decisión no es de revocar, se realiza la apertura de investigación: Se realiza apertura se envía citación al investigado para que se notifique y comunicación a la Procuraduría. Se ordena práctica de pruebas (documentales y/o testimoniales), se dispone escuchar en versión al implicado, si lo desea.

Subcontralor – Funcionario de Apoyo(Abogado)

Comunicación Procuraduría. Pruebas y notificación personal o por edicto. Citaciones para declaraciones y versión libre

12. Prorrogar investigación: Si vencido el término de investigación hicieren

Subcontralor Funcionario de

Auto de prórroga de la investigación


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 4 de 14


falta pruebas, se prorrogará la investigación hasta por la mitad del término, es decir seis meses.

Apoyo(Abogado)

para allegar pruebas.

13. Proyectar auto de cierre de investigación. Una vez recaudada prueba que permita la formulación de cargos o vencido el término de investigación, se procede a proyectar auto que declara el cierre de investigación. El implicado puede interponer recurso de reposición el cual resolverá el mismo funcionario de primera instancia.


Auto cierre de investigación, notificación al investigado. Auto concediendo o rechazando recurso de reposición. Auto resolviendo recurso de reposición.

14. Realizar evaluación de investigación disciplinaria En firme la providencia del cierre de investigación, se procede a realizar dentro de los 15 días hábiles siguientes, la evaluación de la investigación disciplinaria. En caso de tomarse la decisión de archivo, el quejoso puede interponer recurso de apelación

Sub contralor Funcionario de Apoyo(Abogado)

Auto de archivo. Comunicación al quejoso y al investigado.

15. Trámite pliego de cargos Si la evaluación de la investigación conduce a formular cargos, se comunica al investigado, quien debe notificarse personalmente o nombrar apoderado, si no se notifica el operador disciplinario debe nombrarle uno de oficio, enviando comunicación a los consultorios jurídicos de las universidades con el fin de que se asigne estudiante de derecho.


Auto pliego de cargos. Notificación al investigado. Comunicación consultorio jurídico para designación de defensor


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 5 de 14


16. Revisar descargos y pruebas de descargos Notificado el pliego de cargos quedará en la Secretaría del Despacho por el término de 10 días para que dentro de ese término el investigado o su defensor, presente los descargos, solicite o aporte pruebas.


Descargos. Pruebas

17. Resolver sobre nulidades y ordena práctica de pruebas Vencido el término de 10 días, el funcionario resuelve sobre nulidades propuestas y ordena pruebas en un término no mayor a 90 días. El investigado puede interponer recurso de reposición frente al auto que rechaza la nulidad.


Auto decretando pruebas. Auto resolviendo nulidad. Auto resolviendo recurso de reposición. Comunicación y notificación.

18. Ordenar traslado Una vez evacuado el término probatorio, mediante auto notificable se ordena el traslado por el término de 10 días para que los sujetos procesales presenten alegatos de conclusión. Esta providencia se notifica por Estado.


Auto ordena correr traslado alegatos de conclusión. Notificación al investigado o a su defensor.

19. Proferir fallo El funcionario proferirá fallo dentro de los 20 días hábiles al vencimiento del término de traslado para alegatos de conclusión.


Fallo. Comunicación a los entes de control de la sanción impuesta en caso de no interponer recurso.

20.

Notificar fallo Se le notifica el fallo al investigado y a su defensor, quien podrá interponer recurso de apelación dentro del término de ejecutoria.


Notificación personal o por edicto


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 6 de 14


21.

Comunicar a segunda instancia Si el recurso reúne los requisitos el operador disciplinario procede a concederlo, remitiendo para tal efecto mediante comunicación a la segunda instancia.

Sub contralor Funcionario de Apoyo(Abogado)

Comunicación a segunda instancia y envío del expediente

22.

Resolver a través de fallo de segunda instancia Se resuelve dentro de los 45 días siguientes al recibo del proceso. Si se considera necesario se decreta la práctica de pruebas de oficio.

Contralor Funcionario de Apoyo(Abogado)

Fallo de segunda instancia

23.

Remitir a primera instancia Se remite al operador de primera instancia para el registro de la sanción o para absolución según el caso.

Sub contralor Funcionario de Apoyo(Abogado

Comunicación envío del expediente a la primera instancia

24.

Informar la imposición de la sanción El operador de primera instancia debe informar a la Procuraduría General la imposición de la sanción.

Sub contralor Sub contralor Funcionario de Apoyo(Abogado

Comunicación

5. DEFINICIONES

QUEJA: Es una de las formas en que se acciona o pone en movimiento el aparato disciplinario, contempladas en el artículo 69 del C. D. U., y constituye un supuesto de reclamación, denuncia o crítica de la actuación administrativa. QUEJOSO: Particular que pone en conocimiento de la autoridad competente una presunta anomalía o irregularidad del comportamiento de los servidores públicos, en ejercicio de sus funciones. FALTA DISCIPLINARIA: Incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único, que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad, que da


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lugar al adelantamiento de una acción disciplinaria y, consecuentemente, a la imposición de una sanción del mismo tipo. (Art. 23 del C. D. U.) AUTO INHIBITORIO: Decisión que no hace tránsito a cosa decidida, a través de la cual el operador disciplinario se abstiene de adelantar una actuación disciplinaria, por encontrar, entre otros aspectos, que la queja es manifiestamente temeraria, se refiere a hechos disciplinariamente irrelevantes, de imposible ocurrencia o presentados de manera absolutamente inconcreta o difusa. (Art. 152, parágrafo 1, en armonía con el artículo 73 del C. D. U.) INDAGACIÓN PRELIMINAR: Etapa opcional que se adelanta dentro del procedimiento ordinario, cuya finalidad es establecer la procedencia de la investigación disciplinaria, verificando la ocurrencia de la conducta, determinando si es constitutiva de falta disciplinaria; o identificando e individualizando al autor de la misma. (Art. 150 del C. D. U.) INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA: Etapa del procedimiento ordinario, adelantada cuando se encuentra identificado al posible autor o autores de una falta disciplinaria, cuyas finalidades son: verificar la ocurrencia de la conducta; determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió; el perjuicio causado a la Administración y la responsabilidad del investigado. (Arts. 152 y 153 del C. D. U.) PLIEGO DE CARGOS: Es una de las formas o posibilidades de evaluación de la investigación y constituye la acusación directa que se hace en contra del disciplinado, con la cual ha de ser juzgado y sometido a un fallo, ya sea absolutorio o sancionatorio. (Art. 162 del C. D. U.) ARCHIVO DEFINITIVO: Decisión con fuerza de cosa decidida, a través de la cual se termina el procedimiento disciplinario en cualquiera de sus etapas o al momento de evaluar la investigación, como consecuencia de encontrarse demostrada cualquiera de las siguientes causales: que el hecho no existió, que la conducta no está prevista en la ley como falta disciplinaria, que el investigado no la cometió, que existe una causal de exclusión de responsabilidad, que la actuación no podía iniciarse o proseguirse. (Arts. 73 y 164 del C. D. U.) DESCARGOS: Pieza procesal en la cual el disciplinado se pronuncia y ejerce su defensa frente a los cargos objeto de acusación, solicitando además la práctica de pruebas. (Art. 166 del C. D. U.) FALLO: Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso disciplinario, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de


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PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 8 de 14

fondo la responsabilidad del investigado, a través de una absolución o una imposición de sanción. (Art. 97, 169 y 170 del C. D. U.) SANCIÓN: Pena de carácter administrativo que se impone a un servidor público considerado responsable de cometer una falta disciplinaria, previo el agotamiento de un proceso ordinario o verbal disciplinario, y en la cual se cumple una función preventiva, correctiva y garantizadora de los principios Constitucionales y Legales que se deben observar en el ejercicio de la función pública. (Art. 16 y 44 del C. D. U.) SUJETOS PROCESALES: Personas autorizadas legalmente para intervenir dentro de la actuación disciplinaria, con facultades expresas para solicitar, aportar y controvertir pruebas; intervenir en las mismas; interponer recursos; presentar solicitudes y obtener copias de la actuación. En materia disciplinaria son el investigado, su defensor y en algunos casos el Ministerio Público (Arts. 89 a 93 del C. D. U.) NOTIFICACIONES: Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones disciplinarias a los sujetos procesales, personalmente, por estado, por edicto, por estrados o por conducta concluyente. (Arts. 100 y s.s. del C. D. U.) RECURSOS: Actuaciones procesales a través de las cuales se faculta a los sujetos procesales, y en algunos eventos al Ministerio Público y al quejoso, para que ejerzan los derechos de contradicción o impugnación frente a las decisiones disciplinarias, con la finalidad de que las mismas sean revisadas, total o parcialmente, por el mismo funcionario que las profirió o por uno de superior jerarquía. (Arts. 110 y s.s. del C. D. U.) PRUEBA: Cualquier medio que acredita la certeza de un hecho y constituye presupuesto esencial de una decisión disciplinaria. En materia disciplinaria son medios de prueba la confesión, el testimonio, la peritación, la inspección o visita especial y los documentos, practicados conforme a las normas del Código de Procedimiento Penal (Arts. 128, 129 y 130 del C. D. U.). CONTROL DISCIPLINARIO: Definir acciones administrativas para garantizar el cumplimiento del deber funcional de los servidores según las normas legales. Para determinar e indagar si la conducta del servidor público es constitutiva de falta disciplinaria.

6. RIESGOS

• Incumplimiento del procedimiento establecido.


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• Verificación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables: Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario). Constitución Política Tratados Internacionales sobre derechos humanos, Convenios Internacionales de la O.I.T. Disposiciones de Código contencioso Administrativo. Disposiciones del Código penal y procedimiento penal. Disposiciones del Código de Procedimiento Civil.



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LISTA PARA VERIFICACIÓN MERITO DISCIPLINARIO

ORIGEN QUEJA O DENUNCIA TRASLADO

POR COMPETENCIA

INFORME DE SERVIDOR PUBLICO

OFICIO OBSERVACIONES

Fecha QTIO

Nombre de implicados

Sujeto disciplinable SI NO

Cargo que ostentaba el implicado a la fecha de los hechos:

Conducta por acción:

Conducta por omisión:

Conducta por extralimitación:

Fecha de los hechos

Descripción de la ocurrencia de los hechos:

El funcionario se encontraba al servicio de la entidad:

Si

No

Conducta dispuesta en la ley como disciplinaria:

Si

No

Norma o principio presuntamente afectado:


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Causal de exclusión de responsabilidad:

El implicado labora actualmente para la entidad?

Si No

Elementos materiales probatorios: Testimoniales Versión libre Documentales Otro medio de prueba

Los elementos materiales probatorios son (SI/NO):

Útiles Pertinentes Conducentes Obtenidos legalmente

Funciones consagradas por el manual de funciones de la entidad:

Presunta afectación de la función publica:

Elementos tendientes a determinar incidencia disciplinaria art.150 ley 734 de 2000:

Competencia de la Oficina de Control Interno Disciplinario:

Si No

Realizar traslado a otra entidad: Si No


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Antecedentes disciplinarios (Boletín de la Procuraduría):

Si No

Acto de nombramiento y posesión a la fecha de los hechos:

Si No

Certificado de vinculación y cuanto ganaba

Si No

Copia del manual de funciones: Si No

Existencia de algún procedimiento interno establecido o delegado:

Si No

Prescripción de la acción disciplinaria:

Si No

Se apertúro indagación preliminar?:

Si No

Primera instancia decidida?: Si No

Segunda instancia decidida?: Si No

Control preferente?: Si No


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PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 13 de 14

EN CUANTO AL QUEJOSO Y MERITOS DE LA QUEJA

Nombre del quejoso

Anónimo Si No

Anónimo cumple con los requisitos de la ley 190 de 1995 art.38 y la ley 24 de 1997 art.27

Si No

Se observa falsedad o temeridad en la queja:

Si No

Versa sobre hechos irrelevantes Si No

Versa sobre hechos imposibles Si No

Versa sobre hechos difusos: Si No

TRAMITE A SEGUIR

Auto inhibitorio Si No

Aperturar investigación disciplinaria

Si No

Trasladar por falta de competencia art.74 ley 734 de 2000

Si No

Auto de archivo Si No

Auto de reapertura Si No


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Notificación sujetos procesales

Tipo de notificación (x) Fecha

Personal

Aviso

Estado

Edicto

Conducta concluyente

Estrado

Notificación al Ministerio público. (art.3 CUD)

Si No

Lo evidenciado mediante el presente checklist se fundamenta libremente con observancia de los principios científicos de la sana crítica.

ELABORÓ REVISÓ APROBO

SUBCONTRALORIA – ASESORIA JURIDICA

COMITÉ DIRECTIVO DIANA MILENA BEDOYA LOAIZA Subcontralora Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA DERECHOS DE PETICIÓN

CÓDIGO


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1. OBJETIVO Establecer la metodología para la gestión de los derechos de petición, que ingresan a la Contraloría Municipal de Pereira, acorde a lo establecido en la Ley estatutaria 1755 de 2015.

2. ALCANCE Inicia con la recepción del derecho de petición y termina con la respuesta para el peticionario con respuesta de fondo y una vez interpuestos los recursos de Ley, formalizada por las áreas competentes involucradas en el proceso.

3. RESPONSABILIDAD

Áreas Competentes - Procesos Misionales y de Apoyo

4. DESCRIPCIÓN 4.1 PROCEDENCIA:

La Contraloría Municipal de Pereira, en su calidad de organismo de control fiscal del orden Municipal, atenderá las peticiones de interés general o particular, en relación con los asuntos que por su naturaleza le competen.

Las solicitudes que presenten los peticionarios ante la Contraloría Municipal de Pereira, en ejercicio del Derecho de Petición, deberán dirigirse de manera respetuosa y podrán formularse tanto verbalmente (la Entidad formalizará la petición en formato preestablecido) como por escrito, y por cualquier otro medio que permita su conocimiento, inclusive a través de mecanismos técnicos o electrónicos, siempre que sea posible verificar la identidad del peticionario y la fecha de recibo de las mismas. Los funcionarios competentes según el tema, están obligados a dar respuesta de conformidad con el trámite y dentro de los términos que se indican en el presente procedimiento.

4.2 CONTENIDO:

La presentación de la solicitud, verbal, en físico o por vía electrónica, debe contar como


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mínimo con la siguiente información

• Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identificación, dirección y teléfono

• Objeto de la petición o consulta

• Razones en que se apoya.

• Relación de documentos que acompaña.

• Firma del peticionario en caso de que sea necesario.

Las peticiones por escrito y verbales, deberán radicarse en la ventanilla de Archivo en el horario comprendido entre las 7:30 a.m. a 12:00 a.m. y 2:00 p.m. a 6:00 p.m. de lunes a jueves; y viernes de 7:00 a.m. a 5:30 p.m., sin perjuicio de los horarios extendidos que establezca la entidad en caso de ser necesario. Las peticiones presentadas en forma electrónica quedan vigentes al día hábil siguiente de su presentación. El funcionario encargado de recepcionar los derechos de petición asignará un número de radicación con indicación de la fecha de su recibo, a fin de que el peticionario pueda requerir información respecto del estado de su solicitud.

De las peticiones formuladas verbalmente se podrá disponer lo pertinente para dejar constancia escrita de aquellas y obtener la firma del interesado, si este así lo solicitare. En todo caso, el funcionario encargado deberá informarle al interesado la existencia de esta prerrogativa.

4.3 TRÁMITE INTERNO:

Los peticionarios presentan a la Contraloría Municipal de Pereira los Derechos de Petición, Queja o Reclamo, bien sea por escrito, verbalmente o mediante cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia. Una vez recibidos las PQR por los medios mencionados, el funcionario asignado a la ventanilla única de la CMP, revisa, radica, escanea y registra en el sistema el documento, envía copia vía correo electrónico a Control Interno para su monitoreo y seguimiento y Secretaria Ejecutiva; posteriormente lo remite al despacho del Contralor para su conocimiento de todas solicitudes sin excepción alguna. El Contralor una vez determinadas las competencias para dar respuesta al peticionario, allega a la secretaria del despacho las peticiones quien procede a realizar registro en el sistema y en libro radicador como punto de control, dejando el documento original en el despacho y entregando copia al área competente para que resuelva dentro de los términos establecidos por Ley.


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NOTA: Cuando las peticiones versen sobre solicitudes de información estadística, certificaciones, copias de documentos y demás, se expedirán por el área competente y se resolverán en forma directa en el tiempo estipulado. El área competente proyectará y firmará la respuesta preliminar o de fondo, para ser remitida al peticionario a la menor brevedad posible y por el medio más expedito. Cuando las respuestas ya sea preliminar o de fondo que requieran ser enviadas por correo electrónico al peticionario, el área competente garantizará su envío mediante el correo institucional en el área de sistemas. Finalizado el procedimiento de respuesta y notificación, el área de gestión documental allegará la respuesta por vía electrónica al área que la generó y a la Secretaria Ejecutiva para su control respectivo, adicionalmente entregará documento original con el recibido del peticionario para su archivo en la carpeta de derechos de petición que reposa en el despacho del Contralor. Si el Derecho de Petición se trata de una Denuncia, Queja, Reclamo, la Secretaria del Despacho inmediatamente trasladará a la Dirección de Participación Ciudadana, para el respectivo trámite, donde darán respuesta preliminar y/o de fondo según sea el tema, sin perder la connotación de Derecho de Petición con su respectivo radicado de ingreso a la Entidad, a fin de que se pueda realizar trazabilidad del documento. Si se trata de una copia de Derecho de Petición de seguimiento, de acuerdo a la competencia de la CMP se tramitará así: a. Se oficiará a la entidad competente para que envié copia de la respuesta de fondo que se le dio al peticionario. b. Según el tema del Derecho de Petición de seguimiento a otra entidad, la Contraloría oficiará para que se le informe de las gestiones realizadas que hizo la entidad para dar respuesta a ese derecho de petición. c. En caso de no obtener respuesta, la Contraloría oficiará a Control Interno Disciplinario de la respectiva entidad para que inicie las acciones disciplinarias del caso. En todos los casos los Derechos de Petición serán de conocimiento de la Asesora de Control Interno y de la Secretaria del despacho para su seguimiento y monitoreo en cumplimiento de los términos establecidos por la norma. Áreas que se encargarán de monitorear su cumplimiento. Peticiones Incompletas. Si en un Derecho de Petición de interés general falta información o se encuentra incompleta, según lo previsto en el Procedimiento de


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Derechos de petición de la entidad y en el Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el acto de recibido se le advertirá y solicitará al peticionario, que allegue la información faltante. En el evento que el peticionario insista en que se radique, se dejará constancia de los requisitos o documentos faltantes, de acuerdo a lo establecido en los términos de Ley Solicitud de informaciones o Documentos Adicionales. Si las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar una actuación administrativa no son suficientes para decidir, se le requerirá con claridad, por una sola vez, en forma escrita para que aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que los funcionarios decidan. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzará otra vez a correr los términos pero, en adelante, los funcionarios no podrán pedir más documentos, y decidirán con base en aquellos que se dispongan. Desistimiento: De conformidad con el artículo 18 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada. Desistimiento Tácito: De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015. Notificación de las Decisiones. Las decisiones que resuelven peticiones de información deberán notificarse al peticionario, personalmente, por correo electrónico, o en la dirección aportada por el peticionario siempre de manera clara y oportuna. Términos para resolver las Peticiones. La dependencia a la que se le asigne la responsabilidad de resolver la petición, lo realizará de acuerdo a los términos establecidos en el art 14 y siguientes de la ley 1437 de 2011. El Derecho de Petición en interés general o particular se deberá resolver dentro de los quince 15 de hábiles siguientes a la fecha de su radicación en la Contraloría Municipal de Pereira. Las peticiones de una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días hábiles (máximo 60) a su recepción en la Contraloría Municipal Pereira.


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PR 1.1.2.1 AJ-1 09-06-2020 4.0 5 de 7

El Derecho de Petición de información o solicitud de copias de documentos se deberá resolver dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando el derecho de petición, requiera la expedición de copias se le debe informar oportunamente por escrito peticionario para que se presente en el horario establecido. Si la naturaleza, volumen o búsqueda de los documentos solicitados amerita una ampliación en el plazo de la entrega, se le comunicará esta circunstancia al peticionario, en la misma forma en que haya presentado la solicitud Cuando se trate de una solicitud de autenticación de copias de documentos que reposen en la Contraloría Municipal de Pereira, estas deberán entregarse al peticionario en compañía de un funcionario de la entidad. Cuando el Derecho de Petición verse sobre solicitud de cumplimiento de normas aplicables con fuerza material de ley o de actos administrativos se deberá resolver dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, de conformidad con él artículo 8° de la Ley 393 de 1997. Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos señalados, se le enviará oportuna comunicación en tal sentido antes de la expiración del plazo, señalando la causa y la fecha en la que se dará respuesta. NOTA: Cuando las peticiones requieran intervención de una o más áreas, el despacho designará el área que proyectará la respuesta. Sin excepción alguna el asunto en la respuesta se deberá citar el radicado del Derecho de Petición con el cual ingreso a la Entidad. Rechazo de Peticiones. Podrán ser rechazadas las peticiones formuladas ante la Contraloría Municipal de Pereira, cuando sean presentadas en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, provocaciones, u otras actitudes similares. Falta de Competencia. Cuando la Contraloría Municipal de Pereira no es el competente para dar respuesta al Derecho de Petición deberá realizar el traslado a la entidad competente dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la solicitud. Igualmente deberá informar del traslado respectivo al peticionario. Atención prioritaria de peticiones. La Contraloría Municipal de Pereira dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocado. Cuando por


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PR 1.1.2.1 AJ-1 09-06-2020 4.0 6 de 7

razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada. Informaciones y documentos reservados, solo tendrá carácter reservado las informaciones o documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la Ley y en especial los contenidos en los procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. En lo relacionado con la reserva legal se dará cumplimiento en lo consignado en los artículos 24 y 25 de la Ley 1755 de 2015.

5. DEFINICIONES: DERECHO DE PETICIÓN (Derecho de Petición): Derecho y garantía constitucional que tiene toda persona para acudir ante las autoridades correspondientes y formular solicitudes respetuosas, bien sea en forma verbal o escrita, o pedir copias de documentos no sujetos a reserva, y obtener una pronta y completa respuesta de fondo en términos previstos en la ley, mediante comunicación expresa de la misma. NOTIFICACIÓN PERSONAL: Es la forma de dar a conocer las decisiones tomadas, directamente y efectivamente a los sujetos procesales. Forma principal e idónea de Notificación y la que la administración debe priorizar y procurar por todos los medios posibles, pues garantiza el derecho de defensa y, por ende, el debido proceso dentro de la actuación. Consiste en la comunicación directa al interesado, o a su apoderado, del contenido de una decisión. NOTIFICACIÓN POR ESTADO: Es la forma como se comunican a los interesados las decisiones que no deban realizarse personalmente, consistente en la anotación en una planilla denominada “estado” de los principales datos del proceso, la fecha de la decisión y el cuaderno en que se halla, la cual debe ser publicada en lugar visible de la secretaría del despacho. NOTIFICACIÓN POR AVISO: Transcurridos cinco (5) días del envío de la citación, ante la imposibilidad de la notificación personal, ésta se hará por aviso que se remitirá a la dirección, faz o correo electrónico que figuren en el expediente, acompañado de la copia íntegra del acto administrativo. En caso de no conocer la información del destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en lugar de acceso al público de la Contraloría, por el término de cinco (5) días. La notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. Así se dejará constancia en el expediente, con la remisión o publicación del aviso y la fecha en que por este medio queda surtida la notificación personal.

6. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS Formato de Derechos de Petición


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7. RIESGOS

• Incumplimiento de los términos establecidos en la normatividad inherente a las

PQRs, dará lugar a procesos disciplinarios para los funcionarios encargados de

responder el Derecho de Petición según el área a que haya sido remitido.

8. PUNTOS DE CONTROL:

• Radicación y registro en el sistema por parte de la Secretaría del Despacho del Contralor de los Derechos de Petición y del área de Gestión Documental que lleguen a la Contraloría.

• Manejo del archivo de gestión de los Derechos de Petición en el despacho del contralor.

• Seguimiento por parte de Control Interno y la Secretaría del Despacho al cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento.


JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Contralor Municipal (E)

-Comité de Calidad -Comité Directivo


Subcontralora (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DEPEREIRA PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO PARA LA SUPERVISION DE

CONTRATOS

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-2 26-06-2019 1.0 1 de 13

1. OBJETIVO Instruir las labores de supervisor de contratos que celebra la Contraloría Municipal

de Pereira, propendiendo por tener una herramienta interna que amplié

teóricamente los conocimientos y conceptos de los funcionarios designados para

dicha actividad.

2. ALCANCE

El presente instructivo basa sus alcances bajo la normatividad vigente del

ordenamiento jurídico colombiano, además de las directrices de Colombia Compra

Eficiente y el manual de Contratación y Supervisión de la Contraloría Municipal de

Pereira.

3. RESPONSABILIDAD

La Oficina Asesora Jurídica se encarga de instruir bajo las directrices legales vigentes para el desarrollo de la supervisión delegada a los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira.

4. DESCRIPCIÓN

Este manual busca ampliar la noción teórica o aclarar las potestades que tiene un

supervisor de un contrato suscrito por la entidad y de esta manera facilitar que el

contrato se ejecute en los mejores términos, fortaleciendo la labor de supervisión

frente a los aspectos administrativos, técnicos, financieros y contables.

5. DEFINICIONES

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito entre el contratista y supervisor donde consta la fecha de inicio de ejecución del contrato y la duración del mismo. ACTA DE PAGO PARCIAL: Como su nombre lo indica, se utiliza para pagos parciales al contratista y debe tener el visto bueno del supervisor.


CONTRATOS

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-2 26-06-2019 1.0 2 de 13

ADICIÓN: Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal, y atendiendo lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición y/o prórroga con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato CONTRATISTA: Persona natural o jurídica responsable del desarrollo de las obligaciones que emanan de la celebración de un contrato con la Contraloría Municipal de Pereira. CONTRATO: Acuerdo de voluntades celebrado entre la Contraloría Municipal de Pereira y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos u obligaciones. SUPERVISOR: Funcionario encargado por el Contralor Municipal de Pereira para realizar control administrativo, técnico, financiero y administrativo se detallara más adelante. INFORME DE ACTIVIDADES: El informe de actividades es un documento en el cual deben constar todas las labores realizadas durante la ejecución del contrato por el contratista, dicho informe deberá ser detallado de tal manera que se pueda verificar la actividad ejecutada y cuando sea pertinente debe estar con los respectivos soportes. El informe de actividades debe además tener el visto bueno del supervisor. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Si en la ejecución del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, que impiden en forma temporal su normal ejecución las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo excepcional la suspensión del mismo. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o supervisor deberá exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía cuando haya lugar a la misma.


CONTRATOS

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-2 26-06-2019 1.0 3 de 13

PLAN DE CONTINGENCIA: Documento que contiene las diferentes facultades inherentes a la supervisión del contrato y a su vez se busca prevenir omisiones por parte de los funcionarios delegados para tal fin,

6. RIESGOS

• Obsolescencia y carencia de los recursos tecnológicos y/o experticia suficientes para la supervisión de contratos.

• Desconocimiento e inaplicabilidad de la ley frente a las obligaciones de supervisión de contratos.

• Futuras observaciones por parte de la Auditoria General de la Republica por ejecuciones irregular de contratos.


• El jefe de cada área de la entidad realizará control de las supervisiones a su cargo.

• Los funcionarios de planta que sean delegados para el análisis de la supervisión del contrato.

• Los demás funcionarios de planta que se les encomiende la supervisión de contratos por sus conocimientos, actividades o formación.


• Anexo 1 Manual Para La Supervisión De Contratos 2019.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

FREDERMAN ALEXANDRE AGUDELO ESPINOSA

Comité de Calidad GIOVANI ARIAS Subcontralor (E)


CONTRATOS

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ANEXO 1

MANUAL PARA SUPERVISORES DE

CONTRATOS 2019


CONTRATOS

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-2 26-06-2019 1.0 5 de 13

INTRODUCCION

El presente documento tiene carácter vinculante en las labores de supervisor de

contratos que celebra la Contraloría Municipal de Pereira, es una herramienta que

busca ampliar de una breve manera los conocimientos y conceptos de los

funcionarios designados para el desarrollo de tal actividad que es tan importante.

Por otro lado, se aclara las potestades que tiene un supervisor de un contrato

estatal para hacer que el contrato se ejecute en los mejores términos, facilitando

también la supervisión de los aspectos administrativos, técnicos, financieros y

contables.

El presente instructivo se basa en la normatividad vigente del ordenamiento

jurídico colombiano, además de las directrices de Colombia Compra Eficiente y el

manual de Contratación y Supervisión de la Contraloría Municipal de Pereira.


CONTRATOS

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-2 26-06-2019 1.0 6 de 13

GLOSARIO

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito entre el contratista y supervisor donde consta la fecha de inicio de ejecución del contrato y la duración del mismo. ACTA DE PAGO PARCIAL: Como su nombre lo indica, se utiliza para pagos parciales al contratista y debe tener el visto bueno del supervisor. ADICIÓN: Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal, y atendiendo lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición y/o prórroga con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato CONTRATISTA: Persona natural o jurídica responsable del desarrollo de las obligaciones que emanan de la celebración de un contrato con la Contraloría Municipal de Pereira. CONTRATO: Acuerdo de voluntades celebrado entre la Contraloría Municipal de Pereira y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos u obligaciones. SUPERVISOR: Funcionario encargado por el Contralor Municipal de Pereira para realizar control administrativo, técnico, financiero y administrativo se detallara más adelante. INFORME DE ACTIVIDADES: El informe de actividades es un documento en el cual deben constar todas las labores realizadas durante la ejecución del contrato por el contratista, dicho informe deberá ser detallado de tal manera que se pueda verificar la actividad ejecutada y cuando sea pertinente debe estar con los respectivos soportes. El informe de actividades debe además tener el visto bueno del supervisor. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Si en la ejecución del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la


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voluntad de las partes, que impiden en forma temporal su normal ejecución las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo excepcional la suspensión del mismo. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o supervisor deberá exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía cuando haya lugar a la misma. Ahora bien, entrando en detalle del tema objeto por el cual se realiza este instructivo, se tiene que la supervisión de los contratos es una de las obligaciones de servidor público, actualmente tiene fundamento constitucional y legal en las siguientes normas.

FUNDAMENTO LEGAL

• Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia

• Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

• Ley 270 de 1996 "Ley Estatutaria de la Administración de Justicia".

• Ley 1150 del 16 de julio de 2007. “Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la

contratación”.

• Decreto 1510 de 2013. “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación

pública”.

• Decreto 1082 de 2015. “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del

sector administrativo de planeación nacional"


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Conforme a la normatividad señalada anteriormente es menester analizar quienes pueden ejercer la función de supervisor de los contratos celebrados por la Contraloría Municipal de Pereira.

QUIENES PUEDEN SER SUPERVISORES

Serán Supervisores los funcionarios que designe el Contralor Municipal de Pereira. El perfil del Supervisor debe estar acorde con el área y/u objeto en que se va a ejecutar el contrato para efectos de estar en capacidad de verificar el cumplimiento contractual y ayudar a resolver las posibles adversidades que presenten durante la ejecución del contrato y liquidación del mismo. La supervisión inicia en la etapa precontractual, donde el Contralor notifica mediante acta de delegación de supervisor la cual debe estar firmada tanto por el Contralor como por el funcionario al que se le encomendara la supervisión. En el evento en que se presente la ausencia temporal o permanente del Supervisor, la supervisión recaerá automáticamente en el Contralor Municipal de Pereira o del funcionario que sea encargado. La función de supervisión sólo terminará cuando expire el plazo de ejecución del contrato o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato, en los casos en que está se requiera. Algunas obligaciones del Supervisor continúan vigentes con posterioridad al vencimiento del plazo o a la liquidación del mismo, tales como las relacionadas con las garantías, el mantenimiento preventivo de los bienes, repuestos etc.

DESIGNACIÓN DE SUPERVISORES

El Contralor Municipal de Pereira por sus calidades de ordenador del gasto de la Entidad Estatal, es responsable de la determinación y control de la ejecución del gasto y de los contratos, por lo cual es quien debe designar el supervisor de cada contrato. En la etapa de planeación del Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe identificar el perfil del supervisor para poderlo designar a más tardar, antes de la


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firma del acta de inicio; el Contralor puede designar el supervisor en cualquier momento del Proceso de Contratación una vez iniciada la etapa de planeación. El supervisor no requiere un perfil predeterminado, pero es lógico que el supervisor pueda interactuar como par del contratista supervisado. Para designar un funcionario como supervisor, se debe observar si el perfil del mismo es afín con el objeto contractual; por sus conocimientos, experiencia o cargo que desempeña en la entidad. Es menester saber que en el caso en el que se remplace el supervisor, deberá constar por escrito y dicho documento deberá reposar en el expediente contractual. La Contraloría adopto un formato para la designación de supervisor, sin embargo, no existe ningún mandato que establezca formalidades especiales para esa comunicación, por tanto, puede presentarse por ejemplo, por vía correo electrónico. A continuación se presentan actividades y facultades de los supervisores establecidas por las directrices de Colombia Compra Eficiente en su manual de supervisión.

ACTIVIDADES GENERALES

Las siguientes son las actividades generales a cargo de los supervisores y contratistas: - Conocer y entender los términos y condiciones del contrato. - Advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de planeación de identificación de Riesgos y el manejo dado a ellos en los Documentos del Proceso. - Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas previstos en el contrato. - Identificar las necesidades de cambio o ajuste. - Manejar la relación con el proveedor o contratista. - Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes. Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad, especificaciones y demás atributos establecidos en los Documentos del Proceso.


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- Revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las necesidades de la Entidad Estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo establecido en el contrato. - Aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de acuerdo con lo establecido en los Documentos del Proceso. Informar a la Entidad Estatal de posibles incumplimientos del proveedor o contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes. - Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir con su función. - Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión que afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes. - Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para documentar las reuniones, acuerdos y controversias entre las partes.

SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO

Las siguientes actividades son una pauta para el seguimiento administrativo, fiscal, tributario y de manejo de recurso humano de un contrato: - Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable. - Coordinar con el responsable en la Entidad Estatal la revisión y aprobación de garantías, la revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales, la revisión de las garantías. - Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos de control. - Revisar que la Entidad Estatal cumpla con los principios de publicidad de los Procesos de Contratación y de los Documentos del Proceso. - Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.

SEGUIMIENTO TÉCNICO

El seguimiento técnico está dirigido a revisar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables y previstas en el contrato para lo cual las siguientes actividades sirven de pauta: - Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.


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- Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumpla las condiciones ofrecidas de acuerdo con lo previsto en el contrato y exigir su reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario. - Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción con las partes. - Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del contratista y dar recomendaciones a la Entidad Estatal sobre el particular. - Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la necesidad de hacer efectivas las garantías del contrato.

SEGUIMIENTO FINANCIERO Y CONTABLE

- En este ámbito, el supervisor o interventor tiene a su cargo un seguimiento a las actuaciones del contratista en términos presupuestales, financieros y contables, para lo cual es recomendable tener en cuenta lo siguiente: - Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato por parte de la Entidad Estatal, incluyendo el registro presupuestal, la planeación de los pagos previstos y la disponibilidad de caja. - Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista, incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del contrato. - Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del mismo. - Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista, y la adecuada amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato. - Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o modificación del objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren justificados técnica, presupuestal y jurídicamente. - Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la liquidación del contrato y entregar los documentos soporte que le correspondan para efectuarla.

PROHIBICIONES PARA LOS SUPERVISORES

Las siguientes prohibiciones aplicables a los funcionarios públicos son aplicables a quien ejerce la supervisión o la interventoría de un contrato: - Modificar el contrato o tomar decisiones, celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto modificar el contrato. - Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante


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o del contratista; o gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. - Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. - Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato. - Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. - Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato. - Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones contractuales. - Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades. Nota: El presente instructivo es de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira que se les haya encomendado la supervisión de contrato.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

• Es de vital importancia tener en cuenta los requisitos que satisfacer el informe de actividades y a modo de actualización la forma en la que se pagará la seguridad social de los contratistas luego de entrada en vigencia el Decreto 1273 del 23 de julio de 2018.

• A la hora de revisar el informe de actividades, el supervisor del contrato debe observar que tenga como mínimo los siguientes detalles:

-Identificación del contratista. -Objeto del contrato. -Periodo que comprende el informe (fecha de inicio y fin del informe). -Nombre del supervisor. -Descripción de las actividades realizadas, evitando generalidades y siendo concreto de tal manera que se pueda verificar la ejecución de dicha actividad. -Pruebas que soporten las actividades, (Fotografías, Guías, Cd´s, Encuestas, entre otras). -Si se realizan actividades de campo, se deberá tomar registro fotográfico de manera preferente y lista de asistencias cuando sea el caso.


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• Los supervisores de contratos también pueden presentar informes sobre las gestiones realizadas en virtud del contrato.

Nota: Para que el informe de actividades sea recibido por la entidad, deberá tener siempre el visto bueno del supervisor, por tanto, el supervisor tiene la obligación de analizar si las actividades que se están realizando cumplen con el objeto establecido en el contrato. Ahora bien, de manera informativa se tiene que el Decreto 1273 del 23 de julio de 2018, reglamenta el cambio en la forma de como se viene efectuando el pago de aportes a seguridad social de los contratistas. Entrado en rigor el decreto anterior, se entiende que la seguridad social será pagada por el contratista mes vencido y no por adelantado como se venía efectuando, la entidad será la encargada de retener el valor correspondiente para el pago de aportes mes vencido. Proyectó: Frederman Alexandre Agudelo Espinosa – Apoyo Jurídico.

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