ICATVER · capacitación para el trabajo en la Entidad preparando mano de obra calificada a nivel...

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ICATVER

Instituto de Capacitación para el Trabajo

del Estado de Veracruz

Manual Específico de

Procedimientos

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

Y EVALUACIÓN

XALAPA, VER. AGOSTO 2010

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I N D I C E

Presentación……………………………………………………………………….………………...…. Organigrama……………………………………………………………………………..………….…. Simbología…………………………………………………………………………………..………….. Descripción de Procedimientos…………………………………………………………………….…. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN: Departamento de Estadística y Control Escolar Elaboración del Reporte de Estadística a la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo……………………………………………………………………………………………….… Autorización del Presupuesto de Horas de los Cursos…………………………………….………. Seguimiento del Ejercicio de Horas de los Cursos………………………………………….……… Elaboración de la Carpeta Informativa para Celebración de Sesiones de la H. Junta Directiva del ICATVER…………………………………………………………………………………………….. Organización de la Sesión de la H. Junta Directiva del ICATVER…………………………………. Elaboración de Propuestas para los Programas Anuales de Infraestructura para la Educación Media Superior…………………………………………………………………………………….……. Departamento de Planeación, Programación y Evaluación Integración y Elaboración del Programa Anual de Indicadores (PAI)……………………………… Seguimiento del Programa Anual de Indicadores (PAI) ………………………………….…………. Organización de la Reunión de Evaluación con el Personal Directivo de las Unidades de Capacitación del ICATVER……………………………………………………………………….……. Organización de las Sesiones del Comité de Información de Acceso Restringido del ICATVER…………………………………………………………………………………………………. Recepción y Atención de las Solicitudes de Acceso a la Información Pública…………….…….. Elaboración del Informe Semestral de Solicitudes de Información Pública para el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información…………………………………………………………..… Directorio………………………………………………………………………………………………….. Firmas de Autorización…………………………………………………………………………………..

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P R E S E N T A C I Ó N

El Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz (ICATVER), es un Organismo

Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio, el cual tiene como propósito

impartir e impulsar capacitación con calidad. La Misión de este Instituto es la de “Impartir e impulsar la

capacitación para el trabajo en la Entidad preparando mano de obra calificada a nivel operativo y con

calidad, sistematizando la vinculación del servicio con el sector productivo coadyuvando a la

satisfacción de las necesidades de desarrollo regional”.

El Instituto ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo en el Estado,

atendiendo un alto porcentaje de la demanda actual del mercado laboral adaptando la educación y

formación de recursos humanos impulsando e impartiendo la capacitación formal con calidad para y en

el trabajo a nivel regional, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar

una educación con calidad, desarrollada con base en criterios de competencia ocupacional, producto

de la vinculación estrecha y permanente con los sectores productivo de bienes y servicios. El presente

documento servirá como un instrumento de consulta para que los servidores públicos contribuyan a

lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda la sociedad en la actualidad.

De acuerdo con el cumplimiento a la normatividad establecida en el Decreto de Creación del Instituto de

Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, publicado en la Gaceta Oficial del Estado de

Veracruz-Llave, el 2 de septiembre de 1993, la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Código de

Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría

General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos.

Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los procedimientos

administrativos del Instituto. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con

las funciones establecidas en el Manual General de Organización del área específica. Está integrado

por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con sus

respectivos diagramas de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta

Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida

por la Contraloría General.

El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la Honorable Junta

Directiva, asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Instituto

para que continúe proporcionando los servicios educativos en capacitación de manera eficaz

fundamentados en una guía de acción.

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ORGANIGRAMA

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

EVALUACIÓN

DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y

CONTROL ESCOLAR

DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN,

PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN

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SIMBOLOGÍA

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias. Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

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SIMBOLOGÍA

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el desarrollo. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento, en una unidad de lectura óptica. Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento. Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

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Procedimiento

Nombre:

Elaboración del Reporte de Estadística a la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo.

Objetivo:

Evaluar trimestralmente el trabajo de las Unidades de Capacitación, con el fin de rendir un informe completo a la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo.

Frecuencia:

Trimestral.

Normas

Para elaborar el reporte trimestral, las Unidades de Capacitación enviarán mensualmente a la Dirección de Planeación y Evaluación las copias de los Formatos estadísticos siguientes:

- Estructura Educativa de cada una de las Unidades de Capacitación. - Registros de Inscripción de las Unidades de Capacitación. - Registros de Acreditación de las Unidades de Capacitación.

La información de los Formatos mencionados se capturará en el programa Estadística en Microsoft Office Access Database.

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha:

Dirección Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto-2010

Dirección de Planeación y Evaluación Departamento de Estadística y Control Escolar

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ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Departamento de Estadística y Control Escolar

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3A

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Recibe del Director de Planeación y Evaluación, el Oficio original donde la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo solicita el Reporte de estadística trimestral. Recibe copias de los Formatos estadísticos de las Unidades de Capacitación y los concentra en el Programa Estadística para generar el reporte y archiva el Oficio original en la Carpeta de oficios recibidos y los Formatos en copia en la Carpeta de registros de inscripción y acreditación, ambos de manera cronológica permanente. Elabora el Reporte de estadística trimestral en un tanto y entrega al Director de Planeación y Evaluación para su visto bueno y autorización. ¿Tienen observaciones o comentarios? En caso de tener observaciones o comentarios: Genera nuevamente la información en el Programa Estadística, lo concentra en la base de Excel, elabora un nuevo Reporte de estadística trimestral en un tanto y desecha el anterior. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 4. En caso de no tener observaciones o comentarios: Elabora Oficio de respuesta dirigido a la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo en original y una copia, recaba firma de autorización del Director General del Instituto, imprime el Reporte de estadística trimestral en dos tantos y respalda el Reporte en archivo magnético en disquete. Envía a la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo Oficio de respuesta original y copia con el Reporte de estadística trimestral en un tanto y el disquete. Archiva el segundo tanto del Reporte de estadística trimestral en la Dirección de Planeación y Evaluación de manera cronológica permanente en el Expediente de Situación Trimestral-D.G.C.F.T. Pasa el tiempo.


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6 Recibe de la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo copia del Oficio de respuesta por paquetería y entrega a la Dirección General para su archivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre:

Autorización del Presupuesto de Horas de los Cursos.

Objetivo:

Analizar el buen ejercicio de horas de cada una de las Unidades de Capacitación para la autorización del Presupuesto de horas del ejercicio actual.

Frecuencia:

Anual.

Normas

Para la Autorización del presupuesto de horas de las Unidades de Capacitación se consultan en la carpeta de Reportes de Horas, los siguientes documentos:

- Reporte mensual de horas autorizadas y ejercidas. - Reporte anual de horas autorizadas y ejercidas. - Relación de horas asignadas y ejercidas por instructor. - Estructura educativa de cada una de las Unidades de Capacitación.

Las horas para las Unidades de Capacitación del ejercicio actual, se asignarán de acuerdo a las horas-semana-mes del ejercicio inmediato anterior.




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ÁREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN


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4A

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Recibe al inicio de cada ejercicio fiscal de la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo de la S.E.P., a través de la Dirección de Planeación y Evaluación el Presupuesto autorizado en copia para el ejercicio actual. Consulta los Reportes mensuales de horas autorizadas y ejercidas originales archivados en la Carpeta de Reporte de Horas. Elabora Análisis de horas en un tanto en base a los reportes recibidos del ejercicio inmediato anterior, en base a éste asigna el presupuesto del ejercicio actual para cada una de las Unidades de Capacitación. Presenta el Análisis de horas en un tanto a la Dirección General para su visto bueno y autorización. ¿Tienen observaciones o comentarios? En caso de tener observaciones o comentarios: Ajusta el número de horas asignadas a cada una de las Unidades de Capacitación, lo imprime en un tanto y desecha el Análisis de horas anterior. Continúa con la actividad número 6. En caso de no tener observaciones o comentarios: Elabora Oficio de autorización de horas para el ejercicio actual en original y una copia, para cada una de las Unidades de Capacitación y recaba firma del Director General. Envía a las Unidades de Capacitación el Oficio de autorización de horas para el ejercicio actual en original, recaba acuse de recibido en la copia y entrega a la Dirección General para su archivo. Archiva el Presupuesto autorizado en copia en la Carpeta de oficios recibidos de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Elaboración de Reporte Mensual de Horas Autorizadas y Ejercidas del Jefe de Área de Capacitación de la Dirección de Unidad.


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Procedimiento

Nombre:

Seguimiento del Ejercicio de Horas de los Cursos.

Objetivo:

Registrar el ejercicio de horas docentes de cada una de las Unidades de Capacitación, cuidando que se respete el volumen autorizado por la Secretaría de Educación Pública.

Frecuencia:

Mensual.

Normas

Para el Seguimiento de horas, las Unidades de Capacitación, enviarán mensualmente por correo electrónico a la Dirección de Planeación y Evaluación los siguientes Formatos:

- Estructura educativa de cada una de las Unidades de Capacitación. - Reporte mensual de horas autorizadas y ejercidas. - Reporte anual de horas autorizadas y ejercidas. - Relación de horas asignadas y ejercidas por instructor.




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ÁREA



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2A1

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Recibe de las Unidades de Capacitación vía correo electrónico, los Reportes de horas del mes que se trate y concentra en una base de datos en programa Excel para su control y análisis. Elabora un Reporte mensual del ejercicio de horas de las Unidades de Capacitación en un tanto y entrega al Director de Planeación y Evaluación para las observaciones pertinentes. ¿Tiene observaciones? En caso de tener observaciones: Revisa los antecedentes históricos de la Unidad de Capacitación que tenga observaciones en la base de Reporte de horas de meses anteriores y contacta al Jefe de Capacitación de la Unidad correspondiente. Ajusta el Reporte mensual del ejercicio de horas, imprime en un tanto y entrega al Director de Planeación y Evaluación y desecha el Reporte mensual del ejercicio de horas anterior. Continúa con la actividad número 3. En caso de no tener observaciones: Imprime otro tanto del Reporte mensual del ejercicio de horas y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de reportes de horas para su consulta. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre:

Elaboración de la Carpeta Informativa para Celebración de Sesiones de la H. Junta Directiva.

Objetivo:

Generar un documento que se entrega a los Integrantes de la H. Junta Directiva, junto con la invitación a la sesión ordinaria a celebrarse con la finalidad de que cuenten con el informe respectivo de la Dirección General y conozcan los temas relevantes que la Institución necesita plantear.

Frecuencia:

Trimestral

Normas

Los integrantes de la H. Junta Directiva del ICATVER son:

1. Secretario de Educación de Veracruz y Presidente de la H. Junta Directiva. 2. Comisario Público de la Contraloría General. 3. Titular de la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo de la Secretaría de

Educación Pública. 4. Titular de la Oficina de Servicios Federales de Apoyo a la Educación en el Estado de Veracruz

de la SEP. 5. Secretario General de la Confederación de Trabajadores de México. Representante del Sector

Social. 6. Empresario. Representante del Sector Productivo. 7. Empresario. Representante del Sector Productivo.

Las áreas del Instituto que proporcionan los Informes que integran el contenido de la Carpeta informativa son las siguientes: Dirección de Planeación y Evaluación. Dirección Administrativa. Dirección de Vinculación. Dirección Académica. Departamento Normativo. Departamento de Control, Seguimiento y Calidad.

La Carpeta informativa debe ser entregada a los integrantes de la H. Junta Directiva con diez días hábiles de anticipación a la celebración de la Sesión.




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ÁREA



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5A.1 6

Elabora Oficio de solicitud en original y tres copias para solicitar a las áreas del Instituto la información para contar con elementos informativos y gráficos que integren la Carpeta Informativa y recaba firma del Director General. Envía el Oficio de solicitud a las áreas del Instituto, las primeras copias se envían a la Dirección de Planeación y Evaluación, las segundas copias se envían al Departamento de Control, Seguimiento y Calidad y recaba acuse de recibo en las terceras copias y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la H. Junta Directiva. Pasa el tiempo Elabora el Informe en un tanto y en archivo electrónico correspondiente a la Dirección de Planeación y Evaluación para integrarlo junto con la información de las otras áreas dentro de la Carpeta informativa. Recibe los Oficios originales con los Informes en un tanto y en archivo electrónico de las áreas del Instituto. Archiva los oficios originales de manera cronológica permanente en el Expediente de la H. Junta Directiva. Revisa el Informe en un tanto y en archivo electrónico de las áreas correspondientes y verifica que tenga la información completa y correcta. ¿La información está completa y correcta? En caso de que la información no esté correcta y completa: Solicita de manera verbal a las áreas correspondientes según sea el caso, información complementaria o la corrección de la misma. Recibe y revisa la información corregida o adicional en archivo electrónico e impresa para la integración de la Carpeta Informativa Continúa con la actividad número 6. En caso de que la información esté correcta y completa: Integra la Carpeta Informativa en un tanto con la información recibida de las áreas en un tanto, para generar una primera versión y envía al Director General para su revisión, validación y/o modificación.


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ÁREA



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7A 8

Recibe del Director de Planeación y Evaluación la Carpeta Informativa y revisa si por parte del Director General se hicieron modificaciones o tiene observaciones que hayan surgido como producto de la revisión para efectuar cambios. ¿Tiene observaciones y/o correcciones? En caso de que tenga observaciones y/o correcciones: Revisa la Carpeta Informativa en un tanto y realiza las correcciones necesarias en archivo electrónico señaladas en la misma. Continúa en la actividad número 8. En caso de que no tenga observaciones y/o correcciones : Imprime la versión definitiva la Carpeta Informativa en los tantos necesarios para cada uno de los Integrantes de la H. Junta Directiva del ICATVER y Directivos del Instituto.

FIN PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Organización de la Sesión de la H. Junta Directiva del ICATVER del Departamento de Estadística y Control Escolar de la Dirección de Planeación y Evaluación.


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Procedimiento

Nombre: Organización de la Sesión de la H. Junta Directiva del ICATVER.

Objetivo:

Rendir informes de las actividades realizadas en la Dirección General y Unidades de Capacitación y tomar acuerdos para el óptimo desarrollo de las funciones del ICATVER.

Frecuencia:

Trimestral

Normas

Los Directivos del ICATVER que asisten a las sesiones de H. Junta Directiva son los titulares de las áreas de:

Dirección General Dirección de Planeación y Evaluación. Dirección Administrativa. Dirección de Vinculación. Dirección Académica. Departamento Normativo. Departamento de Control, Seguimiento y Calidad.

Los integrantes de la H. Junta Directiva del ICATVER son: 1. Secretario de Educación de Veracruz y Presidente de la H. Junta Directiva. 2. Comisario Público de la Contraloría General. 3. Titular de la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo de la Secretaría de Educación

Pública. 4. Titular de la Oficina de Servicios Federales de Apoyo a la Educación en el Estado de Veracruz de la SEP. 5. Secretario General de la Confederación de Trabajadores de México.- Representante del Sector Social. 6. Empresario. Representante del Sector Productivo. 7. Empresario. Representante del Sector Productivo.

La Carpeta informativa que contiene los informes, debe ser entregada junto con Oficio de invitación con diez días hábiles de anticipación a la celebración de la Sesión de la H. Junta Directiva.

Los Oficios de invitación contienen los siguientes datos:

Fecha de la Sesión a celebrar.

Hora de inicio de Sesión.

Lugar donde se llevará a cabo la sesión.

Firma del Director General. La información relevante que se anexa para la edición del video (CD) es la que está contenida en los informes que se integran en la Carpeta Informativa.




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ÁREA



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Elabora los Oficios en original con tres copias, dirigidos a los Integrantes de la H. Junta Directiva para invitarlos a la celebración de la sesión correspondiente, recaba firma del Director General del ICATVER. Envía los Oficios originales con la Carpeta Informativa en un tanto a los integrantes de la H. Junta Directiva, las primeras copias al C. Gobernador del Estado, las segundas copias al Presidente de la H. Junta Directiva y recaba acuse de recibo en las terceras copias y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la H. Junta Directiva. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias, recaba firma del Director de Planeación y Evaluación, envía la original a la Dirección Administrativa para solicitar servicio de coffee break, equipo y papelería para el desarrollo de la sesión, turna la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la H. Junta Directiva. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias, recaba firma del Director de Planeación y Evaluación, envía la original a la Dirección de Vinculación para solicitar apoyo de grabación en video, fotografías y equipo de sonido necesario en la Sesión correspondiente, turna la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la H. Junta Directiva. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias, recaba firma del Director de Planeación y Evaluación, anexa la información con actividades relevantes en archivo electrónico, envía la original a la Dirección de Vinculación para solicitar la edición de video en CD para proyectarlo en la sesión, turna la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la H. Junta Directiva. Pasa el tiempo Recibe de la Dirección de Vinculación el Video editado en CD para su revisión y comentarios. Verifica y revisa que el Video editado en CD contenga la información completa y correcta. ¿La información está completa y correcta?


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En caso de que la información no esté correcta y completa en CD: Devuelve el CD y solicita de manera verbal a la Dirección de Vinculación, las correcciones y cambios necesarios. Continúa con la actividad número 5. En caso de que la información esté correcta y completa en CD: Convoca por instrucciones del Director de Planeación y Evaluación de manera verbal a reunión a los Directivos de área de la Dirección General. En la reunión presenta el Video editado en CD para la Sesión de la H. Junta Directiva y para que se comenten los puntos a tratar en la misma. Confirma vía telefónica la asistencia de los miembros de la H. Junta Directiva a la Sesión convocada. Elabora la Lista de asistencia en original para verificar la asistencia a la Sesión de los integrantes de la H. Junta Directiva del ICATVER. Pasa el tiempo Asiste a la Sesión de la H. Junta Directiva el Director de Planeación y Evaluación y verifica en la Lista de asistencia la presencia de los miembros. La reunión se lleva a cabo en apego al orden del día integrado en la Carpeta informativa. Captura el Acta de la Sesión bajo la supervisión y validación del Director de Planeación y Evaluación, imprime el Acta en dos tantos consignando en ella lo tratado en la reunión y recaba las firmas en el Acta de los miembros de la H. Junta Directiva. Obtiene las copias fotostáticas del Acta en los tantos correspondientes y entrega a cada uno de los miembros de la H. Junta Directiva. A un tanto del Acta anexa la Lista de Asistencia original y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la H. Junta Directiva. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias, recaba firma del Director de Planeación y Evaluación, envía la original a la Dirección Administrativa y anexa un tanto del Acta de la sesión para resguardo, turna la primera copia de la Tarjeta informativa a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la H. Junta Directiva. FIN PROCEDIMIENTO


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Propuestas para los Programas Anuales de Infraestructura para la Educación Media Superior.

Objetivo: Obtener los recursos financieros para la creación de nuevas Unidades de Capacitación, ampliación de cobertura educativa para adquirir equipamiento, construir talleres y/o aulas para impartir capacitación y ampliación de horas docentes y plazas laborales.

Frecuencia: Anual

Normas

La normatividad que se aplica para el desarrollo del procedimiento es la siguiente:

Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación por medio del que se emiten las reglas de operación en el Programa de fondo concursable de la Inversión en Infraestructura para la Educación Media Superior.

Decreto de Creación del ICATVER.

Convenio de Coordinación (celebrado entre Secretaría de Educación Pública y Gobierno del Estado de Veracruz).

Estatuto Interno del ICATVER.

Para llevar a cabo las Propuestas de las Unidades de Capacitación en el Diario Oficial de la Federación anualmente se publica lo siguiente :

Reglas de Operación

Formatos

Las Propuestas recibidas pueden realizarse para solicitar lo siguiente:

Creación de nueva Unidad de Capacitación. Ampliación de cobertura educativa para equipamiento. Construcción de talleres y/o aulas. Ampliación de horas para la docencia. Ampliación de plazas laborales.




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ÁREA



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4A 5

Revisa a principios de año las publicaciones del Diario Oficial de la Federación (DOF), para verificar y conocer las Reglas de Operación emitidas. Fotocopia del Diario Oficial de la Federación (DOF) las Reglas de Operación en los tantos necesarios para las Unidades de Capacitación. Elabora Oficio en original y copia, para los Directores de Unidad, recaba firma del Director de Planeación y Evaluación. Envía Oficio original y copia de las Reglas de Operación a los Directores de Unidad para su conocimiento y solicita las Propuestas para ampliación de cobertura educativa, para equipamiento y necesidades de construcción, recaba acuse de recibido en la copia de Oficio y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de infraestructura del año correspondiente. Recibe de los Directores de Unidad Oficio original con un tanto de Propuestas para su revisión y validación. ¿Está correcta la Propuesta recibida? En caso de que no esté correcta: Devuelve el tanto de la Propuesta a los Directores de Unidad que corresponda y solicita que realice las correcciones señaladas. Continúa con la actividad número 4. En caso de que esté correcta: Integra las Propuestas recibidas y con la información elabora un Concentrado de propuestas en original con el detalle de cada una de las propuestas de las Unidades de Capacitación, señalando características y montos. Integra las Propuestas y el Concentrado de propuestas en original en una Carpeta de Propuestas de las Unidades de Capacitación y realiza una fotocopia de la misma. .


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ÁREA



6

Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director General, envía original de Oficio y la Carpeta de Propuestas de las Unidades de Capacitación a la Secretaría de Educación (SEV) para su autorización e integración en la propuesta estatal a la Secretaría de Educación Pública (SEP), en la copia del Oficio recaba acuse de recibo y con copia de la Carpeta de propuestas de las Unidades Capacitación archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de infraestructura del año correspondiente. FIN DE PROCEDIMIENTO


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Procedimiento

Nombre:

Integración y Elaboración del Programa Anual de Indicadores (PAI).

Objetivo:

Integración del Programa Anual de Indicadores para su entrega a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo de la SEV.

Frecuencia:

Anual

Normas

Para la Elaboración del Programa Anual de Indicadores (PAI), se utilizarán como documentos de trabajo los siguientes:

- Metodología de trabajo - Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012 - Guía del Usuario - Sistema de captura - Plan Sectorial.

Se solicita a las Unidades de Capacitación su anteproyecto del PAI en los primeros 15 días hábiles de enero. PAI.-Programa Anual de Indicadores.



Dirección de Planeación y Evaluación Departamento de Planeación, Programación y Evaluación

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ÁREA


Departamento de Planeación, Programación y Evaluación

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Recibe del Director de Planeación y Evaluación, el Oficio original de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo de la SEV, donde se solicita el Anteproyecto del Programa Anual de Indicadores (PAI). Elabora Oficio de solicitud de Anteproyecto del PAI dirigido a las Unidades de Capacitación en original, recaba firma del Director General, lo escanea y lo envía por correo electrónico, archiva el Oficio original de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios enviados. Pasa el tiempo. Recibe en un tanto los Anteproyectos del PAI de las Unidades de Capacitación y revisa para determinar si tienen observaciones o comentarios. Archiva el tanto de Anteproyectos del PAI de las Unidades de Capacitación en el Expediente de PAI de la Unidad que corresponda. ¿Tienen observaciones o comentarios? En caso de tener observaciones o comentarios: Reporta de manera telefónica a la Unidad de Capacitación para su justificación. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 3. En caso de no tener observaciones o comentarios: Integra la información de las Unidades de Capacitación y elabora en programa Excel el Anteproyecto del PAI del Instituto. Informa verbalmente al Director de Planeación y Evaluación que se ha integrado el Anteproyecto del PAI. Elabora Oficio de respuesta, original y cuatro copias, recaba firma de autorización del Director General del Instituto, imprime el Anteproyecto del PAI en un tanto. Envía al Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo Oficio de respuesta original junto con el Anteproyecto del POA en un tanto y en archivo magnético.


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ÁREA



8 9

9A

9A.1

9A.2

9A.3

Distribuye las copias del Oficio de respuesta de la siguiente forma: 1a. copia al Secretario de Educación de Veracruz. 2a. copia al Encargado de la Dirección de Planeación de la SEV. 3a. recaba acuse de recibo y la entrega a la Dirección General para su archivo y la 4a. copia recaba acuse de recibo y la archiva la Dirección de Planeación y Evaluación, de manera cronológica permanente en el Expediente de elaboración del PAI. Pasa el tiempo. Recibe Oficio original de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo de la SEV del ajuste a los proyectos y metas del Programa Anual de Indicadores. ¿Tienen ajustes? En caso de tener ajustes: Ajusta los proyectos y metas del Programa Anual de Indicadores en un tanto. Elabora Oficio de respuesta, original y cinco copias, recaba firma de autorización del Director General del Instituto. Envía al Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo Oficio de respuesta original junto con los ajustes a los programas y metas del Programa Anual de Indicadores en un tanto y en archivo magnético. Distribuye las copias del Oficio de respuesta de la siguiente forma: 1a. copia al Secretario de Educación de Veracruz. 2a. copia al Oficial Mayor de la SEV. 3a. copia al Encargado de la Dirección de Planeación. 4a. recaba acuse de recibo y entrega a la Dirección General para su archivo. 5a. copia recaba acuse de recibo y la archiva en la Dirección de Planeación y Evaluación de manera cronológica permanente en el Expediente de elaboración del PAI. Fin.


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ÁREA



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En caso de no tener ajustes: Elabora Oficio de envío en original y cinco copias junto con el Programa Anual de Indicadores (PAI), recaba firmas del Director General, del encargado de elaborarlo y el responsable del área. Envía al Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo Oficio original junto con el Programa Anual de Indicadores (PAI) en un tanto y en archivo magnético. Distribuye las copias del Oficio de envío de la siguiente forma: 1a. copia al Secretario de Educación de Veracruz. 2a. copia al Oficial Mayor de la SEV. 3a. copia al Encargado de la Dirección de Planeación. 4a. recaba acuse de recibo y entrega a la Dirección General para su archivo. 5a. copia recaba acuse de recibo y la archiva en la Dirección de Planeación y Evaluación de manera cronológica permanente en el Expediente de elaboración del PAI. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Seguimiento del Programa Anual de Indicadores (PAI), del Departamento de Planeación, Programación y Evaluación de la Dirección de Planeación y Evaluación.


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Procedimiento

Nombre:

Seguimiento del Programa Anual de Indicadores (PAI).

Objetivo:

Integrar los avances del Programa Anual de Indicadores de las Unidades de Capacitación, para su entrega a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo de la SEV.

Frecuencia:

Mensual

Normas

Para el Seguimiento del Programa Anual de Indicadores (PAI), se utilizarán como documentos de trabajo los siguientes:

- Metodología de trabajo - Programa Anual de Indicadores de cada una de las Unidades de Capacitación.

El Departamento de Estadística y Control Escolar solicita a las Unidades de Capacitación los avances del POA en los últimos 2 días del mes que se reporta, para su entrega a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo de la SEV en los primeros 3 días hábiles del mes siguiente al reportado.




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ÁREA



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5

6

Elabora Oficio de solicitud en original, para las Unidades de Capacitación quienes deberán enviar de manera mensual, los avances del PAI, recaba firma del Director General, lo escanea y lo envía por correo electrónico, archiva el Oficio de solicitud en original de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios enviados. Recibe de las Unidades de Capacitación vía correo electrónico, los Reportes del PAI del mes que se trate y concentra en una base de datos en programa Excel. Elabora el PAI mensual en un tanto y lo entrega al Director de Planeación y Evaluación para su visto bueno. ¿Tiene ajustes? En caso de tener ajustes: Ajusta el PAI mensual y lo imprime en un tanto. Continúa con la actividad número 3. En caso de no tener ajustes: Elabora Oficio de envío en original y tres copias, imprime el PAI mensual en un tanto y recaba firma del Director General. Respalda el PAI mensual en diskette y lo envía al Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo con el Oficio de envío original y el PAI mensual en un tanto. Distribuye las copias del Oficio de envío de la siguiente forma: 1a. copia: al Subsecretario de Educación Media Superior y Superior. 2a. copia: al Director de Planeación y Evaluación del ICATVER para su archivo. 3a. copia: recaba acuse de recibo y entrega a la Dirección General para su archivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre:

Organización de la Reunión de Evaluación con el Personal Directivo de las Unidades de Capacitación del ICATVER.

Objetivo:

Rendir informes de las actividades realizadas en las Unidades de Capacitación, así como determinar acuerdos e instrucciones pertinentes para el óptimo cumplimiento de objetivos trazados en el Programa Anual de Indicadores.

Frecuencia:

Trimestral

Normas

El desarrollo de la reunión se realizará con ponencias en las que participan las áreas de la Dirección General:

Dirección General Dirección de Planeación y Evaluación. Dirección Administrativa. Dirección de Vinculación. Dirección Académica. Departamento Normativo. Departamento de Control, Seguimiento y Calidad

Se convoca a la reunión a los Directivos de las Unidades de Capacitación siguientes: Director de Unidad Jefe de Área de Capacitación Jefe de Área de Vinculación Jefe de Área Administrativa

La reunión se basa en el contenido de los siguientes puntos: Resultados obtenidos por las Unidades de Capacitación en el trimestre inmediato anterior, en

cada una de las actividades establecidas en el Programa Anual de Indicadores (PAI), mismas que dan cuenta de los servicios que ofrece el ICATVER e indican el número de capacitandos que se inscriben, desertan y acreditan los cursos que se imparten.

Los titulares de las áreas de la Dirección General presentan un análisis cualitativo de las acciones

llevadas a cabo en el trimestre, emitiendo de acuerdo a los datos obtenidos las instrucciones pertinentes para el cumplimento de los objetivos del Programa Anual de Indicadores (PAI).


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Normas

Los Oficios de invitación a las Unidades de Capacitación contienen los siguientes datos: Fecha de la reunión a celebrar. Hora de inicio de reunión. Lugar donde se llevará a cabo la reunión. Firma del Director General.

El área encargada de concentrar la información y organizar la reunión es la Dirección de Planeación y Evaluación. El día de la reunión se entrega a los participantes de las Unidades de Capacitación una carpeta en la cual se incluyen el orden del día con los temas a exponer y demás documentos de apoyo.




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1 2 3

3A 4 5

Elabora los Oficios en original con dos copias, dirigidos a los Directivos de las Unidades de Capacitación para invitarlos a la celebración de la reunión correspondiente, recaba firma del Director General del ICATVER. Envía los Oficios originales a los Directivos de las Unidades, la primera copia a la Dirección de Planeación y Evaluación para conocimiento y efectos, y recaba acuse de recibo en la segunda copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios enviados. Elabora Presentación en diapositivas en archivo electrónico que incluyen graficas y tablas con información estadística relacionada con las metas y logros obtenidos en las Unidades de Capacitación. Envía al Director de Planeación y Evaluación la Presentación en archivo electrónico para revisión y validación de la misma. Recibe del Director de Planeación y Evaluación el archivo electrónico y verifica si existen observaciones y/o cambios. ¿Existen cambios y/o sugerencias en la presentación? En caso de que la presentación contenga observaciones y/o cambios: Realiza las correcciones y cambios necesarios a la Presentación en archivo electrónico de acuerdo con lo señalado.

Continúa con la actividad número 3.

En caso de que la presentación no contenga observaciones y/o cambios: Imprime un tanto de la Presentación para la Carpeta. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias para cada área, recaba firma del Director de Planeación y Evaluación, para solicitar a las áreas de la Dirección General la información correspondiente a su área en archivo electrónico e impresa, envía originales de la Tarjeta informativa a cada titular de área de la Dirección General, turna la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente tarjetas enviadas. Recibe de las áreas de la Dirección General la Información requerida en archivo electrónico e impreso y concentra la información en las Carpetas necesarias para entregar el día de la reunión a cada uno de los Directivos de las Unidades de Capacitación.


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6 7 8 9

10

11

12

Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias, recaba firma del Director de Planeación y Evaluación, envía la original a la Dirección Administrativa para solicitar la sala de juntas, servicio de coffee break, equipo y papelería para el desarrollo de la reunión, la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de tarjetas enviadas. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias, recaba firma del Director de Planeación y Evaluación, envía la original a la Dirección de Vinculación para solicitar apoyo de grabación de video, fotografías y equipo de sonido necesario en la reunión, la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente tarjetas enviadas. Confirma vía telefónica la asistencia de los Directivos de las Unidades de Capacitación a la reunión convocada. Elabora la Lista de asistencia e imprime un original para verificar la asistencia de los Directivos a la reunión de evaluación del ICATVER y recabar firmas de asistentes. Pasa el tiempo. Asiste junto con el Director de Planeación y Evaluación a la Reunión de Evaluación y verifica en la Lista de asistencia original la presencia de los participantes y recaba las firmas de los Directivos de las Unidades de Capacitación y entrega la Carpeta a cada uno de ellos. La reunión se lleva a cabo en apego al orden del día integrado en la Carpeta. Elabora Minuta de la Sesión bajo la supervisión y validación del Director de Planeación y Evaluación, imprime en dos tantos. Consigna en ella lo tratado en la reunión y anexa la Lista de Asistencia original firmada por los Directivos de las Unidades de Capacitación. Obtiene las copias fotostáticas de la Minuta y Lista de Asistencia en los tantos correspondientes y entrega a cada uno de los participantes. Entrega un tanto al Director General y archiva un tanto de manera cronológica permanente en el Expediente de Reunión de Evaluación. FIN DE PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre:

Organización de las Sesiones del Comité de Información de Acceso Restringido del ICATVER.

Objetivo:

Rendir informes de las Actividades realizadas en la Unidad de Acceso a la Información Pública y tomar acuerdos para clasificar en la modalidad de restringida y confidencial la Información pública que resguarda el ICATVER.

Frecuencia:

Cuatrimestral

Normas

Código de Procedimientos Administrativos del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Ley Número 838 de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Veracruz. El Comité de Información de Acceso Restringido, estará integrado por los siguientes servidores públicos:

a) El titular de la Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, quien lo presidirá;

b) El titular de la Dirección del área de Planeación y Evaluación, quien será el responsable de la

Unidad de Acceso a la Información Pública;

c) El titular o funcionario responsable de la Dirección Académica;

d) El titular o funcionario responsable de la Dirección de Vinculación; e) El titular o funcionario responsable de la Dirección Administrativa;

f) El titular o funcionario responsable del Departamento Normativo; y

g) El titular o funcionario responsable del Departamento de Control, Seguimiento y Calidad, quien

fungirá como Secretario. El Director Administrativo tendrá la facultad de presidir la sesión en caso de ausencia del Director General del ICATVER. UAIP.- Unidad de Acceso a la Información Pública. Integrantes del Comité IAR.- Integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido.




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ÁREA



1 2 3

3A 4 5

Elabora Oficios de invitación en original y copia dirigidos a los integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido, recaba firma del Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) para convocar a la sesión. Turna los Oficios de Invitación en original a los integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido, recaba acuse en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Oficios de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Solicita de manera verbal a los integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido le informen si tienen acuerdos para clasificar información pública en la modalidad de restringida y/o confidencial que proponer durante la sesión que se va a realizar para que le sean remitidos previamente a la realización de la sesión Pasa el tiempo ¿Se tienen acuerdos para clasificar? En caso de no tener acuerdos para clasificar información pública: Recibe notificación de manera verbal por parte de los integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido de que no existen acuerdos para clasificar información como restringida y/o confidencial que se informen durante la Sesión. Continúa con la actividad número 6. En caso de tener acuerdos para clasificar información pública: Recibe Escrito en original de uno o más de los integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido con los acuerdos que se presentarán en la reunión para someter a votación de aprobación de todos los integrantes. Se toman los datos para realizar el Formato de acuerdos. Elabora Formato de acuerdos en los tantos necesarios para los integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido con la información recibida, debidamente fundamentados en la Ley de Transparencia para clasificarlos en la modalidad de información restringida y/o confidencial. Pasa el tiempo

Dirección de Planeación y Evaluación

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ÁREA



6

7

8 9

10

Elabora el Informe de actividades con el Informe de avances de acuerdos anteriores en los tantos necesarios de la Unidad de Acceso a la información pública sobre el periodo a sesionar. Entrega el día de la celebración de la sesión a cada miembro del Comité de Información de Acceso Restringido un tanto del Formato de acuerdos que se someterán a votación para aprobación e informa dando lectura al Informe de actividades realizadas por la Unidad de Acceso a la Información Pública y al Informe de avances de acuerdos anteriores. Someten a votación de los integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido los acuerdos presentados en la sesión para su aprobación. La decisión tomada por votación se asentará en el Acta de sesión correspondiente. Elabora Acta de sesión en dos tantos, recaba firma de los integrantes del Comité de Información de Acceso Restringido, previa revisión de cada uno de éstos sobre los acuerdos tomados y votados en la sesión. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública, anexa un tanto del Acta de sesión. Envía a la Dirección de Vinculación Ciudadana del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información Publica del IVAI, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva con un tanto del Acta de sesión de manera cronológica permanente en el Expediente de Actas de sesión del comité. FIN DE PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Recepción y Atención de las Solicitudes de Acceso a la Información Pública.

Objetivo: Recibir las solicitudes de información pública para ser atendidas en apego a los lineamientos establecidos en la Ley de 838 de Acceso a la Información del Estado de Veracruz.

Frecuencia:

Periódica

Normas

Código de Procedimientos Administrativos del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Ley Número 838 de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Veracruz. Las Solicitudes de información pública se recibirán en la Unidad de Acceso a la Información Pública del ICATVER y serán recibidas por el Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública. El solicitante podrá ser cualquier persona interna o externa que realice una solicitud formal a la Unidad de Acceso a la Información. La información pública se entregará impresa o en archivo electrónico según esté disponible en el Instituto o se facilite la entrega de la misma. El solicitante podrá obtener información y orientación acerca de los requisitos de su solicitud. La Solicitud de información pública realizada por el solicitante puede ser en formato o escrito libre que deberá contener los siguientes datos:

• Nombre (solicitante). • Domicilio-notificaciones. • Correo electrónico. • Descripción de documentos o registros solicitados. • Dato que facilite la ubicación de la información (especificaciones). • Modalidad para entregar la información (Directa, correo electrónico y/o sistema INFOMEX).

Los Integrantes de la Unidad de Acceso a la Información Pública son: a) Un Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública quien será el Director de

Planeación y Evaluación. b) Ocho funcionarios de enlace, que serán el Director Académico, el Director de Vinculación, el

Director Administrativo, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, el Jefe del Departamento de Control, Seguimiento y Calidad y el Jefe del Departamento Normativo.

c) Personal de Apoyo Administrativo, seleccionado de entre el personal que actualmente labore en la Entidad.

Los Plazos de entrega de la información pública al solicitante serán los siguientes:

10 días hábiles para contestar la solicitud recibida.

10 días hábiles más si se solicita prórroga.

El tiempo para que los integrantes de la Unidad de Acceso a la Información entreguen la información al Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública será de 4 días hábiles a partir de que éstos reciban la Solicitud de información pública. UAIP.- Unidad de Acceso a la Información Pública del ICATVER.




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1 2

2A

2A.1 3

3A

3A.1

Recibe la Solicitud de información pública en original del solicitante ó imprime si es vía correo electrónico, por sistema INFOMEX en la Unidad de Acceso con la información requerida para su atención. Revisa en la Solicitud de información pública que la información solicitada es competencia de este Instituto. ¿La información solicitada está completa y es competencia del Instituto? En caso de que no esté completa o no sea de competencia: Elabora Notificación en original y copia, recaba firma del titular de la Unidad de Acceso a la Información para informar que no es competencia de este Instituto la información solicitada y/o orientar a qué dependencia debe dirigirse para que se le proporcione. Entrega el original al solicitante y recaba acuse en la copia si es de manera directa y si es vía correo electrónico o sistema INFOMEX, imprime un tanto de la Notificación enviada y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Solicitudes de Información Pública Fin En caso de que sea de competencia del Instituto: Revisa que los datos de la Solicitud de información pública original recibida sean puntuales en lo que se requiere y estén completos para poder proporcionar la información solicitada. ¿Los datos de la Solicitud de información pública son puntuales y están completos? En caso de que los datos solicitados no sean puntuales y/o no estén completos: Elabora Notificación en original y copia, recaba firma del Titular de la Unidad de Acceso a la Información y/o se captura si es vía correo electrónico por el sistema INFOMEX para requerir las aclaraciones ó especificaciones pertinentes. Envía al solicitante el original, recaba acuse de recibo en la copia y captura si es vía correo electrónico o sistema INFOMEX, imprime un tanto de la Notificación y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Solicitudes de Información Pública.


50



4 5

5A

5A.1 6

Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de que los datos solicitados sean puntuales y/o estén completos: Reúne a los integrantes de la Unidad de Acceso a la Información Pública, informa y acuerda en conjunto quién es el responsable de revisar y entregar la información solicitada al titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Verifica que la Solicitud de información pública recibida se refiera a información existente en los expedientes del Instituto. ¿Existe la información pública requerida?

En caso de que no exista la información solicitada: Recibe por parte de los Integrantes de la Unidad de Acceso a la Información Pública el Oficio en original donde se especifica que no existe la información con fundamentos lógicos, para que con éste se pueda elaborar respuesta al solicitante. Elabora Notificación en original y copia, recaba firma del titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública, entrega al solicitante el original y recaba acuse de recibo en la copia y si es vía electrónica o sistema INFOMEX, imprime la Notificación en un tanto y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Solicitudes de Información Pública. Fin En caso de que exista la información solicitada: Revisa en el Expediente de información clasificada de acceso restringido y/o confidencial si la Información pública solicitada no se encuentra clasificada dentro de esta modalidad para el Instituto. ¿Está clasificada la información como restringida y/o confidencial?


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6A

6A.1 7 8 9

9A

En caso de que la información sea restringida y/o confidencial: Elabora Notificación en original y copia recabando firma del titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública y si es vía correo electrónico o Sistema INFOMEX, lo captura informándole que la información solicitada está clasificada como restringida y/o confidencial. Envía Notificación original al solicitante y recaba acuse de recibo en la copia si es de manera directa ó si es vía correo electrónico o sistema INFOMEX imprime la Notificación en un tanto. Archiva en su caso la copia del Oficio y/o un tanto de la Notificación con la Solicitud de Información pública en original de manera cronológica permanente en el Expediente de Solicitudes de Información Pública. Fin En caso de que la información no sea restringida o confidencial: Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública, envía al ó los integrantes de la Unidad de Acceso a la Información Pública solicitándoles la información especifica requerida, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Oficios de solicitud de la UAIP. Recibe un Oficio en original con la información impresa ó vía electrónica en original por parte de los integrantes de la Unidad de Acceso a la Información Pública para elaborar la respuesta al solicitante. Verifica con los integrantes de la Unidad de Acceso a la Información si se requiere solicitar una prórroga para entregar la información pública solicitada. ¿Se necesita prórroga para entregar información? En caso de que se requiera prórroga para entregar la información: Elabora Solicitud de Prórroga en original y copia, recaba firma del Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública, envía al solicitante de forma directa ó vía electrónica ó captura para enviar mediante el sistema INFOMEX, para solicitar la prórroga y poder entregarle la información, recaba acuse en la copia en su caso y si es vía correo electrónica o sistema INFOMEX, imprime un tanto de la Solicitud de Prorroga enviada y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Solicitudes de Información Pública.


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10

Pasa el tiempo Continúa en la actividad número 10. En caso de que no se requiera prórroga para entregar la información: Elabora Oficio de respuesta en original y copia anexando la Información pública solicitada en original, recaba firma del Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública, envía al solicitante dentro del plazo establecido, si es de manera directa recaba acuse de recibo en la copia, si la entrega de la información se realiza por vía correo electrónico y/o sistema INFOMEX se imprime un tanto del Oficio enviado y la archiva anexando la Solicitud de información pública y copia de la Información pública entregada de manera cronológica permanente en el Expediente de Solicitudes de Información Pública. FIN DE PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Elaboración del Informe Semestral de Solicitudes de Información Pública para el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, del Departamento de Planeación, Programación y Evaluación de la Dirección de Planeación y Evaluación.


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Procedimiento

Nombre:

Elaboración del Informe Semestral de Solicitudes de Información Pública para el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información (IVAI).

Objetivo:

Enviar al IVAI por parte de la Unidad de Acceso a la Información Pública del ICATVER un informe semestral de las solicitudes de información pública recibidas y la situación de atención que guardan.

Frecuencia:

Semestral.

Normas

El Informe semestral al IVAI se realiza de acuerdo a las obligaciones que se marcan en los siguientes documentos: Código de Procedimientos Administrativos del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Ley Número 838 de Acceso a la Información del Estado de Veracruz. El contenido de los Informes semestrales al IVAI se hará de acuerdo al número de Solicitudes de información pública recibidas en la Unidad de Acceso a la Información Pública del ICATVER, las cuales pueden ser de manera directa, vía correo eléctrico y/o Sistema INFOMEX. El Formato de solicitudes recibidas contiene los siguientes datos: Indicación del período que se reporta (Semestre). Número de Solicitud (Registro interno). Folio de Solicitud (Si es vía INFOMEX). Fecha de Recepción. Forma de Presentación de la solicitud (Directa, correo electrónico o sistema INFOMEX). Procedencia (Lugar de donde se remite la solicitud). Fecha de respuesta (Día que fue atendida). Tipo de notificación de la respuesta (Directa, correo electrónico o sistema INFOMEX). Síntesis de solicitud (Brevemente qué se solicita). Síntesis de la respuesta (Brevemente respuesta otorgada).

IVAI .- Instituto Veracruzano de Acceso a la Información. UAIP.- Unidad de Acceso a la Información Pública del ICATVER.




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ÁREA



1

1A 2 3

Obtiene y analiza en el Expediente de solicitudes de información pública si fueron recibidas solicitudes de información pública en el periodo del semestre a reportar, cuántas se recibieron y el estado de atención en que se encuentran. ¿Se tienen solicitudes de información pública recibidas en el semestre? En caso de no tener solicitudes recibidas en el semestre a reportar: Elabora Oficio en original y dos copias, recaba firma del Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública, envía el original a la Dirección de Vinculación y Atención Ciudadana del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información (IVAI) para informar que en el período que se reporta no se recibió ninguna solicitud. Turna primera copia a la Dirección General del ICATVER, recaba acuse de recibo en la segunda copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de informes semestrales al IVAI. Fin En caso de tener solicitudes recibidas en el semestre a reportar: Elabora y llena el Formato de solicitudes recibidas de información pública, en original y dos copias con la información que se encuentra dentro del Expediente de solicitudes de información pública de las solicitudes recibidas durante el semestre a reportar. Elabora Oficio en original y dos copias, anexa el Formato de solicitudes recibidas de información pública y recaba la firma del Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Envía el original a la Dirección de Vinculación y Atención Ciudadana del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información (IVAI), turna la primera copia a la Dirección General del ICATVER para conocimiento y recaba acuse en la segunda copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de informes semestrales al IVAI. FIN DE PROCEDIMIENTO


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DIRECTORIO

INSTITUTO DE CAPACITACION PARA EL TRABAJO

DEL ESTADO DE VERACRUZ.

LIC. IRESINE CALZADA RIVERA DIRECTORA GENERAL

PROFRA. GERARDINA LARA GONZÁLEZ DIRECTORA ACADÉMICA

PROFRA. MARTHA SILVIA SÁNCHEZ GONZÁLEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN

C.P. CARLOS ABDALÁ CÁRCAMO DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

MTRO. MIGUEL ÁNGEL MARTÍNEZ POCEROS DIRECTOR ADMINISTRATIVO

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

ICATVER · capacitación para el trabajo en la Entidad preparando mano de obra calificada a nivel...

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