Acciones a considerar como cambios para mejoras en la OFICINA DE

MATRICULA REGISTRO Y ESTADISTICA DE LA FACULTAD DE INGENIERIA

MECANICA Y ELECTRICA.

Wilder Enrique Román MuniveMarzo 2012

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• Lograr un compromiso de cambio de actitud al nuevo sistema de trabajo vía Internet.

• Fomentar el uso de aulas virtuales en docentes y alumnos.

• Capacitar a Docentes y Alumnos en el nuevo sistema de trabajo vía Internet.

• Tramitación electrónica

Objetivos de cambios para la mejora

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Impacto de las reformas 1.- Se pretende alcanzar un paso previo a la automatización vía

WEB.

2.- Reformular el sistema de manejo de notas, a través de la responsabilidad directa de los Docentes por Curso.

3.- Fortalecer la política de trabajo de la Facultad en materia del manejo del sistema de notas.

4.- Disminuir el número de reclamos y errores en el manejo de notas entre la Dirección de Escuela, Docente y Oficina de Estadística.

5.- Los trámites deben de reducir el tiempo de atención, puesto que el alumno lo realizará directamente en el correo del Docente.

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(01) AUTOMATIZACION DEL SISTEMA DE NOTAS

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FASE (1)• La Oficina de Estadística será la encargada de

emitir formatos de archivos Excel según el tipo de evaluación.

• El Docente tiene la responsabilidad de publicar sus notas por fechas, establecidas en una página WEB, que previamente debe de crearla.

• La Oficina de Estadística verificará las notas publicadas en la WEB y las contrastará con las presentadas en las Direcciones de Escuela. (No se digitará)

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FASE (2)o Hacer uso de un servidor central para una

intranet.o Actualizar los equipos de las Direcciones de

Escuela, Secretaria y Estadísticao Capacitar a los docentes y administrativos en

los nuevos cambios informáticos.o Poner en funcionamiento una red local para la

administración y consultas en la Facultad.

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II.- ¿Cuales son los beneficios?

Mejora en el trámite Administrativo del sistemas de notas, los docentes al publicar sus notas en su portal WEB, nos beneficiamos todos administrativos y alumnos. (ON LINE)

Publicación en Formatos Sencillos: Las publicaciones transnacionales de las notas en formatos Excel cuyo Formato cuenta con el Tipo de Evaluación según sea el curso

Los alumnos no tendrán que hacer cola en las Oficinas de la Dirección de Escuela ni en la Oficina de Estadística.

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Fomentar el uso del Internet como complemento de estudio en las Aulas Virtuales, aceptando condiciones de concenso interno (como el uso de un portal WEB) que facilita su desarrollo del curso.

Respaldar el desarrollo en la mejora contínua para la acreditación fortaleciendo los trámites adminitrativos haciéndolos más eficientes.

II.- ¿Cuales son los beneficios?

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III.- ¿Cuáles son las reformas?

Actualización de la información (Uso de Multimedios Informáticos). Internet, Videos, Sonidos, etc. oCada curso debe contar con un Aula Virtual en su Portal WEB. (Wikis)

o Modo Libre (Wiki, Wordpress, etc.)o Modo Privado (plataforma MOODLE)

oLos docentes deberán contar con un portal WEB, para poder actualizar y verificar su publicación permanente.oAccediendo desde www.wikispaces.com a una Página principal generada por la Oficina de Estadística de la FIME

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o Capacitación a los Docentes y Administrativos en el Uso del Aula Virtual.

o Publicación de notas por fechas cronológicamente.o En donde el docente se hace responsable de la

publicación de:o Silaboso Materiales de estudio.o Notas en formatos Excel, pre establecidos por la Oficina de

Estadística FIMEo Tareas.

III.- Cuáles son las reformas? Capacitación:

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o Para llevar a cabo este cambio se debe contar con 5 coordinadores de gestión informática en cada Escuela, para que puedan orientar a los demás docentes la publicación WEB como:– Crear– Organizar– Orientar– Dirigir– Capacitar– Control de sus publicaciones

III.- ¿Cuáles son las reformas? Coordinadores:

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• El docente puede administrar una Portal WEB para cada curso, si hay más de un docente en el dictado del curso, los docentes que lleven el curso deberán administrarlo en modo coordinado.

• La portada principal debe contar con el desarrollo del Silabo por semanas según el Cronograma de Actividades oficiales.

• Una página dedicada a la publicación de los materiales por clase.

III.- ¿Cuáles son las reformas? Plataformas WEB del Curso

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• Otra página dedicada a la publicación de sus notas según su avance.

• Los formatos utilizados son normalizados por la Oficina de Estadística según el tipo de evaluación que están reglamentadas.

• Se invocará a los colegas Docentes poner mayor interés en tener actualizada la publicación de notas, porque de ello dependerá en el normal desarrollo de las actividades académicas.

III.- Cuáles son las reforma s? Plataformas WEB del Curso

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• El docente es el responsable de digitalizar sus notas y publicarlas en los formatos según sea el tipo, que serán entregados por la Oficina de Estadística de la FIME, la que publicará en su portal WEB.

• La oficina de Estadística corroborará la publicación con las copias de las pre-actas que tienen en su custodia y también cuentan con una copia las Direcciones de Escuela.

III.- Cuáles son las reformas? Digitalización de Notas

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• Una vez evaluada las prácticas, laboratorios, talleres ó parciales, el docente deberá publicar sus notas en la página del curso el cual dicta.

• La Oficina de Estadística hará la recolección de notas por fechas programadas, a partir de la publicación de los Docentes y al finalizar el semestre desde sus respectivas páginas del curso.

• Se coordinará para que estas notas sean de modo más privadas en las plataformas de MOODLE.

III.- Cuáles son las reformas? Digitalización de Notas

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• El trámite se inicia en la Dirección de Escuela luego el docente es el responsable de absolver o no dicho reclamo. El mismo que deberá ser actualizada en el archivo de publicación en su portal WEB. (Página Notas)

• La Oficina de Estadística publicará los reclamos no atendidos por el portal WEB en la (página reclamos) por curso y alumno.

III.- Cuáles son las reformas? Reclamos de Notas:

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• La información permitirá que el alumno formule su reclamo a través de su correo electrónico al docente. (A excepción de los parciales y sustitutorios en la que deberá usar la vía regular).

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III.- Cuáles son las reformas? Reclamos de Notas:

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Solicitar la autorización de la Comisión de Orden y Gestión una Resolución de autorización en la que permita la delegación de funciones a la Presidencia de la Facultad de Ingeniería Mecánica y Eléctrica para poder solucionar de modo rápido y directo los diferentes problemas pendientes de los alumnos en lo que concierne a la regularización de matrícula y reclamos que no se hayan procesado hasta el momento, coordinando con la Oficina de Estadística Central.

IV.- Solicitar a la Comisión Interventora

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V.- Informar

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o Dar a conocer a través de la WEB los diferentes Reglamentos como:o Ley Universitariao Estatuto de la Universidad Nacional “San Luis

Gonzaga” de Icao Reglamento de Matrícula (Vigente)o Reglamento de Notas (Reciente Ver Fecha…)o Reglamento de grados y títulos…. Entre otros

VI.- Matrícula

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• Identificar los casos, tipificándolos los diferentes problemas para su regularización.

• Autorización de la Comisión de Orden y Gestión una Resolución de autorización en la que permita la delegación de funciones a la Presidencia de la Facultad de Ingeniería Mecánica y Eléctrica para poder solucionar de modo rápido y directo los diferentes problemas pendientes de los alumnos en lo que concierne a la regularización de matrícula y reclamos que no se hayan procesado hasta el momento, coordinando con la Oficina de Estadística Central.

VI.- Matrícula

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o Los alumnos regulares se matriculan en la FIME.

o Alumnos que cuentan con problemas de cursos deben asistir con el tutor antes de matricularse en la Oficina de Estadística Central

VII.- Procedimientos Administrativos

o Esta oficina controlará que el FUT sea gratuito (Brindará un modelo automatizado)

o Autorizar a la Oficina de Estadística de la FIME para que recepcióne y se entregue los siguientes documentos: (Sin costo de trámite alguno)o Certificados de Estudioso Constancia de Egresadoso Constancia de Estudioso Record Académico

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VIII.- Digitalización de Documentación Antigua

• Realizar un sistema de digitalización automatizada de las notas antes del año 1965-2000.

• Automatización de la emisión de certificados.• Dejar sin efecto el uso de Tarjetas de Notas Manuales,

todo proceso debe ser digitalizado (Ejemplo: Para emitir un Certificado se debe digitalizar todas las actas que involucren al egresado que lo solicita, al 100%)

• Se imprimirá un record académico para su control.

• Finalmente se emitirá su certificado de estudio.

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PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION

• Las actas deberán ser codificadas por ciclo, año de estudio y promoción.

• Los docentes deberán tener un código.• Los cursos deben tener un código por Plan de estudio.• Los alumnos deben ser matriculados retroactivamente

para dar inicio a su matrícula y llenado de notas.

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VIII.- Digitalización de Documentación Antigua

IX.- Del Personal Administrativo

o Debe contar con un personal calificado en informática, gestión de datos y/o programación, sobre todo llano a capacitarse y superarse.

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X.- Sugerencias De los Silabos• El último plan aprobado por resolución en la que se

realizó los últimos cambios fue en el año 2005. Si la sumilla no ha cambiado debería mantenerse el silabo como indica la sumilla, entonces los docentes que no han actualizado por algún motivo el desarrollo del sílabo ellos pueden entregar solo el cronograma de actividades. Caso contrario cuando el docente ha realizado alguna actualización de su silabo para la misma sumilla estará obligado a presentar el desarrollo del silabo actualizado así como el cronograma de actividades del presente semestre.

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COMPROMISO DE LA PRESIDENCIA DE GOBIERNO DE ORDEN y GESTION DE LA FACULTAD.

• Hacer las gestiones para el alquiler de un Hosting de alta velocidad y capacidad en la que se pueda desarrollar con privacidad el Aula Virtual en la Plataforma Moodle y poder lograr el objetivo de las publicaciones privadas.

• Uno de los compromisos es la de velar, que en esta oficina no le falte materiales y equipos necesarios para el desarrollo de los procesos mencionados en su automatización.

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