OUTLOOK y sus novedades

OFFICE 2010

Pilar Arguiñáriz – MVP Outlook desde el 2002

Versiones de Outlook

Hasta la 2003

20072 0 1 0

Hasta la versión 2 0 0 3 trabajábamos sin grandes cambios respecto a la interfaz de usuario. Con la 2 0 0 7 ya se introdujeron cambios aunque Outlook seguía con las barras de menús y herramientas en

lugar de la RIBBON o cinta de opciones (fichas) que tenían el resto de aplicaciones. Sólo cuando abríamos un nuevo formulario (correo, cita, contacto) es cuando se activaba la cinta.

Sin embargo con la 2 0 1 0 ya disponemos de la cinta desde la ventana principal de Outlook.

La cinta de opciones está compuesta por FICHAS (pestañas) y estas a su vez por GRUPOS de COMANDOS

W e b c a s t s o b r e O U T L O O K 2 0 1 0 2

«La cinta de opciones es una manera de organizar comandos relacionados para que sean más fáciles de encontrar»

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Ficha ARCHIVO

Desde la FICHA ARCHIVO gestionamos TODA la configuración de Outlook

En versiones anteriores teníamos que hacerlo mediante varios menús:

Herramientas – Opciones

Herramientas – Cuentas

Herramientas – Centro de Confianza (en la versión 2007)

Ayuda – Acerca de

Webcast sobre Outlook 20104

Opciones

*1 Avanzado: al igual que en versiones anteriores, configuramos ciertos comportamientos más o menos generales a la aplicación.

*2 Contactos sugeridos: algo que muchos usuarios han echado en falta respecto al comportamiento de Outlook Express, el que se agregasen automáticamente a Contactos las direcciones de las personas con las que nos escribiésemos.Ahora ya tenemos dicha opción sólo que Outlook lo hace de manera «inteligente» ya que los agrega a una carpeta especial, «Contactos sugeridos», para que podamos decidir si los agregamos o no definitivamente a Contactos. Para que así actúe lo tendremos que seleccionar aquí (Opciones/Contactos)

Correo Calendario Contactos Tareas/Notas 1 Avanzado Resto- Redactar mensajes- Paneles de Outlook- Llegada del mensaje- Limpieza de conversación- Respuestas y reenvíos- Guardar mensajes- Enviar mensajes- Seguimiento- Formato del mensaje- Otras

- Tiempo de trabajo- Opc. del Calendario- Opc. Presentación- Zonas horarias- Asistente para Programación- Programación de recursos

- Nombre y Archivado- Vinculación- Índice de contactos- Estado de conexión y fotografías- 2 Contactos sugeridos

- Opc. de tareas- Jornada laboral:::::::::::::::::::::::::::::- Opc. de notas:::::::::::::::::::::::::::::- Opc. de diario

- Paneles- Inicio y Salida- Autoarchivar- Avisos- RSS- Grupos Enviar/Recibir- Formularios- Opc. Internacionales- Otras

1. Búsqueda2. Móvil3. Idioma4. Personalizar Cinta5. Acceso rápido6. Complementos7. Centro de Confianza

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Fichas Generales

Archivo

Control y Configuración General de Outlook

InicioAcciones básicas

correspondientes al tipo de carpeta seleccionada:- Correo- Contactos- Calendario- etc.

Enviar y Recibir

Acciones de Enviar y Recibir

Carpeta

Acciones para gestionar las carpetas. También depende del tipo de carpeta seleccionada

VistaAcciones para configurar

y gestionar las Vistas y Organización

- Cambiar- Configurar- Organizar elementos- etc.

Las fichas o pestañas que nos encontramos, independientemente del tipo de carpeta seleccionada, son:

• Además, podremos encontrar otro tipo de fichas cuando agreguemos complementos.

• Y por defecto viene desactivada la ficha PROGRAMADORContiene los comandos referentes a Macros, Visual Basic, entre otros. Podemos mostrarla desde Personalizar la Cinta.

• Existen otras fichas «ocultas» que aparecen en determinadas circunstancias: si agregamos una imagen, por ejemplo, al seleccionarla nos muestra la ficha Herramientas de imagen. Igual con una tabla, un dibujo, etc.

Webcast sobre Outlook 20106

Personalizar la Cinta de Opciones

Una de las mejoras que han añadido a la versión 2010 y que reclamábamos en la 2007 es la posibilidad de poder PERSONALIZAR la CINTA de OPCIONES

Desde ARCHIVO – OPCIONES: Personalizar CintaPodemos, no sólo eliminar o añadir comandos y grupos a las fichas ya existentes, sino que también podemos crear nuevas fichas y nuevos grupos de comandos.

Ejemplo: Agregada en la ficha INICIO un nuevo grupo llamado

"Personal" al que se le han añadido los comandos "Opciones" y

"Configuración de la cuenta"La ficha Programador que viene desactivada por defecto. Marcarla si se necesita.

Otras novedades

Webcast sobre Outlook 20107

Otra novedad respecto a versiones anteriores es que ahora clasifica las carpetas por orden alfabético PERO «separa» las clásicas de correo (Entrada, Borrador, Enviados y Eliminados) y las coloca en primer lugar.

* A partir de allí se ordenan, tanto las propias de la aplicación como las creadas por el usuario

Si tenemos más de un calendario, podemos verlos en paralelo o SUPERPUESTOS. Con esta última opción vemos todas las citas y eventos de ambos en el mismo pero, dependiendo de cuál esté seleccionado, los elementos del otro se ven difuminados.

Orden en OL 2007

Outlook en acción- Lo visto en la Presentación- Crear cuentas- Trabajar con contactos- Con el Calendario- Las Vistas- Los Pasos Rápidos- Las Reglas de Correo- Buscar elementos- Barra de Tareas- Capturar pantallas o recortes- Mejoras IMAP: Eliminar- etc.

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Pilar Arguiñáriz Lusarreta

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