Post on 14-May-2020
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIOS Y RECURSOS HUMANOS
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS DE SERVICIOS Y RECURSOS HUMANOS
TEMA: PROPUESTA DE MANUAL DE POLÍTICAS INTERNAS Y FUNCIONES DE LOS SERVICIOS DE LA EMPRESA
NEWVALOREM CIA. LTDA.
AUTORA: SANDRA LUCIA VINUEZA CALISTO
DIRECTORA: DRA. LUCY ROSERO PEÑA
QUITO – ECUADOR
2012
1
CERTIFICACIÓN
Certifico que bajo mi dirección la presente tesis ha sido
realizada en su totalidad por la SEÑORA SANDRA LUCIA
VINUEZA CALISTO
----------------------------------
Dra. Lucy Rosero Peña
Directora de Tesis
2
AUTORÍA
Del contenido de la presente tesis se responsabiliza la autora
………………………………………………………..
SANDRA LUCIA VINUEZA CALISTO
C.I. No: 1709756025
3
DEDICATORIA
Dedico esta tesis a toda mi familia, a mis hijos Raúl Andrés mi
caballero, mi compañero y Rafaela mi dulce princesa, mi
compañera, que me regalaron sin egoísmos el tiempo para cumplir
este sueño y que me dieron fuerzas para seguir adelante; a mi
esposo Raúl que ha sido siempre mi apoyo incondicional, la
persona que ha esperado más de mi, gracias por estar ahí en las
buenas y malas, a mis padres Patricio y Grace por ser mis pilares,
mis amigos y mi ayuda en tantas cosas, gracias por aceptarme
como soy; a mi hermana Leeta a la que admiro mucho por su
responsabilidad, por su confianza en mí, por ser emprendedora; a
mi sobrino Nicholas, que ha sido una nueva alegría a nuestras
vidas y a quién quiero como a otro hijo, también me gustaría
dedicar mi tesis a mis suegros Eduardo y Nancy que me han
ayudado siempre, ellos también han sido parte muy importante en
la culminación de esta etapa en mi vida.
A todos muchas gracias!!!
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AGRADECIMIENTO
Agradezco a toda mi familia, también a muchos amigos que fueron
importantes en el desarrollo de este proyecto llamado “Tesis para obtener
la Ingeniería en Administración de Empresas de Servicios y Recursos
Humanos”, ha sido un largo camino y realmente pensé varias veces en
que no iba a ser posible realizar este sueño.
Considero que este será el comienzo de una nueva vida, en la que ya soy
Ingeniera, que bien suena!!!
5
PRESENTACIÓN SINTÉTICA DEL TRABAJO DE
INVESTIGACIÓN
La presente investigación tiene como objetivo la elaboración de un Manual de
Políticas Internas y Funciones de los servicios de la empresa NEWVALOREM
CIA. LTDA., el mismo que contribuirá en la normalización y procedimientos de los
servicios, es decir en la solución de problemas visiblemente observados, y para el
cumplimiento del objetivo y la demostración de la hipótesis el documento se
encuentra estructurado de la siguiente manera.
Capítulo 1 – Planteamiento del problema
En este capítulo se realiza un resumen de los servicios que provee la empresa
Newvalorem Cia. Ltda.:
Detalle de servicios: tributarios, recursos humanos, legales, planificación
estratégica y capacitaciones tanto en desarrollo del talento humano como
tributario.
Posteriormente se describen los errores vistos en la elaboración de propuestas,
manejo de precios, en el tiempo ofrecido para completar un proyecto, en cartas de
presentación, etc.
También se detallan las estandarizaciones en los procesos, propuestas, servicios
ofrecidos, delimitación de funciones por cada área administrativa, que se deben
realizar en el Manual de Políticas Internas y Funciones de los servicios de la
empresa NEWVALOREM CIA. LTDA. a realizar.
Se formula el problema y se establecen los objetivos generales y específicos del
manual, motivo de esta investigación.
Capítulo 2 - Marco Teórico
En este capítulo se expone toda la base teórica que fundamente la propuesta de
la investigación.
6
El tema a tratar está directamente relacionado con el Proceso Administrativo, por
ésta razón se conceptualiza dicho proceso y se centra en el tema principal de la
investigación que es Organización (conceptos, clasificación, su representación
gráfica).
Y por último se detalla información referente a los Manuales Administrativos que
son la base para elaborar el manual requerido, así como la conceptualización de
Políticas.
Capítulo 3 – Marco Referencial
Este capítulo trata de los antecedentes de Newvalorem Cia. Ltda., el porqué de su
existencia, su lema, misión, visión, logo, organigrama estructural y funcional de la
empresa, su ubicación, presupuesto, el análisis externo a través del Modelo de las
5 fuerzas de Porter y el Análisis FODA, que permite elaborar los propósitos
estratégicos de la empresa los cuáles se detalla a continuación:
Proveer servicios administrativos
Abrir nuevos mercados especialmente en el Sector Público
Elaborar un Manual de Políticas Internas y Funciones de los servicios de la
empresa NEWVALOREM CIA. LTDA.
Capítulo 4 – Marco Conceptual
En este capítulo se incluyen conceptos de los términos técnicos más utilizados en
esta investigación, está ordenado alfabéticamente para que sea utilizado con
facilidad.
Capítulo 5 – Marco Metodológico
Detalla métodos de investigación que se usaron para esta investigación, tales
como:
Observación
Revisión documental
Encuesta: que fue aplicado a clientes como al personal de la empresa.
7
Se describe el formato utilizado para cada una de las encuestas y su tabulación.
Capítulo 6 – Propuesta de Manual
Este capítulo desarrolla el producto de la investigación el cual describe de
manera lógica el Manual de Políticas Internas y Funciones de los servicios de la
empresa NEWVALOREM CIA. LTDA., que detalla la estructura orgánica,
organigramas, sus funciones, formatos y los procesos que deberán ser
implementados por el personal de la empresa.
Capítulo 7 – Conclusiones y Recomendaciones
Se detallan los resultados de la investigación y las recomendaciones para su
desarrollo e implementación.
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TABLA DE ÍNDICE DE CONTENIDOS
CAPÍTULO I ........................................................................................................ 14
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................... 14
1.2 TEMA: PROPUESTA DE MANUAL DE POLÍTICAS INTERNAS Y
FUNCIONES DE LOS SERVICIOS DE LA EMPRESA NEWVALOREM CIA.
LTDA. ............................................................................................................... 14
1.2.1 Planteamiento del Problema ............................................................ 14
1.3 Formulación del problema ...................................................................... 17
1.4 Sistematización del problema ................................................................ 17
1.5 Objetivos: ............................................................................................... 18
1.5.1 Objetivo General: ............................................................................. 18
1.5.2 Objetivos específicos: ...................................................................... 18
1.6 Justificación: ........................................................................................... 18
1.7 Limitaciones ........................................................................................... 19
1.8 Hipótesis ................................................................................................ 19
CAPÍTULO II ....................................................................................................... 21
2 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 21
2.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO ......................................................... 21
2.1.1 La Planificación ............................................................................... 22
2.1.2 La Organización ............................................................................... 23
2.1.3 La Dirección ..................................................................................... 25
2.1.4 El Control ........................................................................................ 25
2.2 La Organización en Acción .................................................................... 27
2.3 Tipos de Organización ........................................................................... 27
2.3.1 Organizaciones según sus objetivos ............................................... 28
2.3.2 Organizaciones según su formalidad ............................................... 28
2.3.3 Organizaciones según su estructura ............................................... 28
9
2.3.4 Organizaciones según su Autoridad ............................................. 29
2.3.5 Organizaciones desde el punto de vista de Sistema ....................... 30
2.3.6 Organizaciones según su Complejidad ........................................... 31
2.3.7 Tipos de Estructuras Organizacionales ........................................... 33
Microadministrativos ..................................................................................... 33
Macroadministrativos .................................................................................... 33
Mesoadministrativos ..................................................................................... 33
Generales ..................................................................................................... 33
2.4 La Diagramación ................................................................................... 42
2.5 Los Manuales Administrativos ................................................................ 46
2.5.1 Objetivos .......................................................................................... 46
2.5.2 Clasificación Básica ......................................................................... 47
2.5.2.2 Por su contenido .............................................................................. 48
2.6 Las Políticas ........................................................................................... 53
2.6.1 Definición de Manual de Políticas .................................................... 53
2.6.2 Objetivo del Manual de Políticas: ..................................................... 54
2.6.3 Importancia del Manual de Políticas ................................................ 54
2.6.4 Ventajas de los Manuales de Políticas ............................................ 54
CAPÍTULO III ...................................................................................................... 57
3. MARCO REFERENCIAL ........................................................................ 57
ANÁLISIS SITUACIONAL ................................................................................ 57
3.1 Análisis Interno ....................................................................................... 57
3.1.1 Antecedentes de la empresa ........................................................... 57
3.1.2 Servicios que presta ........................................................................ 60
3.1.2 Organigramas de la empresa .......................................................... 61
3.1.4 Mapa de ubicación de la empresa ................................................... 64
3.1.5 Cuadro Clientes Newvalorem .......................................................... 65
10
3.1.7 Presupuesto año 2011 ..................................................................... 67
3.2 Análisis Externo ..................................................................................... 68
3.2.1 Competitivo ...................................................................................... 68
3.2.1 Amenazas de Posibles entrantes o competidores ........................... 69
3.2.2 Rivalidad entre competidores existentes ......................................... 70
3.2.3 Amenaza de productos y servicios sustitutos .................................. 71
3.2.4 Poder de negociación de los compradores o clientes ...................... 72
3.2.5 Poder de negociación de los vendedores o proveedores ................ 73
3.2.6 Evaluación global de la industria ..................................................... 74
3.2.2 ANÁLISIS FODA .............................................................................. 75
CAPITULO IV ...................................................................................................... 80
4. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................... 80
CAPITULO V ....................................................................................................... 88
5. MARCO METODOLÓGICO .......................................................................... 88
5.1 Metodología de la investigación ............................................................. 88
5.1.1 Técnicas de Investigación ............................................................... 88
CAPITULO VI ...................................................................................................... 97
PROPUESTA DE MANUAL ................................................................................ 97
6.1 Manual de Políticas Internas y Funciones de NEWVALOREM CIA. LTDA. 97
PROPUESTA CONSTITUCIÓN ........................................................................ 130
COMPAÑÍA LIMITADA ...................................................................................... 130
Nombre del Prospecto ....................................................................................... 133
PROPUESTA DE SERVICIOS TRIBUTARIOS ................................................. 133
DEVOLUCIÓN DE IVA ...................................................................................... 133
NOMBRE DEL PROSPECTO ........................................................................... 140
7. CAPÍTULO VII ............................................................................................ 150
7.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................... 150
11
7.1.1 Conclusiones: ................................................................................ 150
7.1.2 Recomendaciones: ........................................................................ 151
12
INDICE DE GRÀFICOS
Gráfico 1 El Proceso Administrativo ..................................................................... 22
Gráfico 2 Tipos de Organizaciones ...................................................................... 32
Gráfico 3 Organigrama General ........................................................................... 34
Gráfico 4 Organigrama Específico ....................................................................... 34
Gráfico 5 Organigrama Integral ........................................................................... 35
Gráfico 6 Organigrama Funcional ........................................................................ 36
Gráfico 7 Organigrama de Puestos, Plazas y Unidades ...................................... 36
Gráfico 8 Organigrama Vertical ............................................................................ 38
Gráfico 9 Organigrama Horizontal ........................................................................ 39
Gráfico 10 Organigrama Mixto ............................................................................ 40
Gráfico 11 Tipos de Estructuras Organizacionales .............................................. 41
Gráfico 12 Tipos de Diagramas ............................................................................ 45
Gráfico 13Tipos de Manuales Administrativos ..................................................... 52
Gráfico 14 Organigrama Estructural ..................................................................... 61
Gráfico 15 Organigrama Funcional ...................................................................... 62
Gráfico 16 Organigrama de Posición ................................................................... 63
Gráfico 17 Matriz FODA ....................................................................................... 76
13
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA
14
CAPÍTULO I
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2 TEMA: PROPUESTA DE MANUAL DE POLÍTICAS INTERNAS
Y FUNCIONES DE LOS SERVICIOS DE LA EMPRESA
NEWVALOREM CIA. LTDA.
1.2.1 Planteamiento del Problema
Newvalorem Cia. Ltda., fue constituida el 13 de enero del año 2010, con el
objetivo de crear una empresa que provea servicios de consultoría y asesoría en
temas: administrativos, tributarios, contables y financieros, de capacitación de
personal y legales.
Los servicios que presta bajo esta razón social son los siguientes:
1.2.1.1 TRIBUTARIO:
Declaraciones de impuestos
Anexos transaccionales y de gastos personales
Simulación de auditoria tributaria
Ingeniería tributaria
Contabilidad tributaria
Conciliaciones tributarias
Declaraciones patrimoniales
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1.2.1.2 RECURSOS HUMANOS:
Selección de Talento Humano
Gestión por competencias
Evaluación de desempeño
Evaluación del clima organizacional
Terminación y Mediación laboral
Obligaciones laborales
1.2.1.3 LEGAL:
Constitución de empresas
Contratos y terminación
Recursos administrativos
Devoluciones de impuestos
Poderes notariales
Trámites varios
1.2.1.4 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
Elaboración de Planes Estratégicos
Elaboración de Planes de Negocios
Diseño y evaluación de proyectos
Asesoría para financiamientos
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1.2.1.5 CAPACITACIÓN TRIBUTARIA:
Se ofrece capacitación actualizada de los temas tributarios más
relevantes y actuales que son de conocimiento indispensable en la
organización.
En la prestación y desarrollo de los servicios antes mencionados se han
evidenciado problemas en los siguientes aspectos:
Elaboración de propuestas incompletas
Mal manejo en los precios ofrecidos a prospectos
Establecimiento incorrecto en el tiempo para completar un proyecto
Errores en los formatos utilizados para preparación de: propuestas,
cartas de presentación, presentaciones powerpoint.
Cuando se preparan diferentes propuestas para clientes no existe un programa
estándar para los servicios tales como:
Estandarización de precios en: contabilidad y administración de
empresas, asesoría legal, asesoría tributaria y financiera, capacitación
profesional.
Estandarización en la preparación de propuestas a clientes sector
privado y público.
Estandarización del servicio ofrecido: contabilidad y administración de
empresas, asesoría legal, asesoría tributaria y financiera, capacitación
profesional.
Delimitación de funciones por cada departamento:
- Legal
- Tributario
- Contable y Financiero
- Recursos Humanos y Administración
17
Considerando los problemas antes citados se determina la necesidad de contar
con un Manual de Políticas Internas de los servicios y delimitación de funciones
en sus diferentes unidades, para de esta manera con la existencia de un
documento que servirá como guía a cada uno de los departamentos de la
empresa, para cada producto ofrecido, de cada propuesta presentada, se podrá
hacer el seguimiento del caso y la evaluación de la misma.
1.3 Formulación del problema
¿Cuenta Newvalorem con un Manual de Políticas Internas y funciones de los
servicios que provee a sus clientes?
1.4 Sistematización del problema
¿Cuenta Newvalorem con un diagnóstico situacional de la empresa?
¿Cuenta Newvalorem con un esquema estandarizado para la elaboración
de propuestas de sus servicios?
¿Cuenta Newvalorem con un esquema estandarizado de precios de los
servicios que ofrece?
¿Cuenta Newvalorem con un programa estandarizado de servicios para
ofrecer a sus clientes?
¿Cuenta Newvalorem con funciones claras y precisas de cada
departamento?
18
1.5 Objetivos:
1.5.1 Objetivo General:
Elaborar un Manual de Políticas Internas y funciones para todos los
servicios que provee NewvaloremCia. Ltda.
1.5.2 Objetivos específicos:
Determinar el diagnóstico situacional de la empresa, para corregir
errores y afianzar fortalezas
Precisar funciones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa
Elaborar un esquema estandarizado para la elaboración de propuestas
Diseñar flujogramas para cada uno de los servicios que provee la
empresa
Determinar funciones claras y precisas para cada departamento de la
empresa: administrativo y recursos humanos, financiero y contable,
legal y tributario.
1.6 Justificación:
La importancia de un Manual radica en que representa un recurso técnico de
cumplimiento obligatorio que ayude a la orientación del personal y declare
políticas y funciones que permitan dar solución a problemas y contribuir al
logro de los objetivos de la empresa.
Conocer el Diagnóstico Situacional de la empresa permitirá a los Directivos de
la empresa tomar decisiones que contribuyan con el cumplimiento de los
objetivos estipulados para el año 2012.
19
Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los
niveles. Este Manual de Políticas será fuente de las funciones de cada unidad
administrativa y la estandarización de los productos y servicios ofrecidos.
Para lograr el presente trabajo de investigación se cuenta con el apoyo de
tiempo y acceso a la información por parte de los Directivos de Newvalorem
Cia. Ltda.
1.7 Limitaciones
Si no se implementa, se realizarán las actividades empíricamente más no de
una manera técnica
Si no se actualiza periódicamente, perderá su efectividad.
El costo de actualización podría ser alto dependiendo del crecimiento de la
empresa.
Este Manual por ser el primero tendrá un tiempo de elaboración de tres
meses.
1.8 Hipótesis
Con la implementación del Manual de Políticas Internas y Funciones de los
servicios de la empresa NEWVALOREM CIA. LTDA., en primer lugar se conocerá
cual es el diagnóstico situacional de la empresa, y en segundo NEWVALOREM
evitará errores en sus propuestas, habrá estandarización en los documentos
presentados, optimizará recursos y de esta manera podrá obtener más clientes.
20
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
21
CAPÍTULO II
2 MARCO TEÓRICO
En este capítulo se expone la base teórica en que se fundamenta la propuesta de
la investigación, partiendo de conceptualizaciones administrativas básicas hasta
modelos de procedimientos y manuales específicos..
El tema a tratar es el Proceso Administrativo, ya que tiene relación directa con la
investigación porque es la base de una organización empresarial. Newvalorem
tiene una estructura organizacional pero le falta establecer procesos,
procedimientos y políticas.
2.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO1
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios
y las técnicas de esta disciplina, correctamente.
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás
recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas
para la organización. Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se
habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos
los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales,
desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las
metas que desean.
Tomando en cuenta la importancia de las cuatro funciones administrativas de
Proceso Administrativo a continuación se analiza cada una de ellas.
1 STONER, FREEMAN, GILBERT JR., Administración, McGraw Hill, Sexta Edición, Pag. 11
22
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
1
2.1.1 La Planificación 2
Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en
corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la
organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y
desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades.
Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo
debe hacerse?). La planificación define una dirección, se reduce el impacto del
cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para
controlar. Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los
empleados saben a donde va la organización y en que deben contribuir para
alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y
trabajar en equipos. Sin la planificación, los departamentos podrían estar
trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva
2 STONER, FREEMAN, GILBERT JR., Administración, McGraw Hill, Sexta Edición, Pag. 11
Planificar
Decisión sobre los objetivos
Definición de planes para alcanzarlos
Programación de actividades
Organizar
Recursos y actividades para alcanzar objetivos
Órganos y cargos
Atribución de autoridades y responsabilidad
Dirigir
Designacion de cargos
Comunicación, liderazgo y motivación
Dirección para los objetivos
Controlar
Definición de estándares para medir desempeño
Corregir desviaciones y garantizar que se realice la planificación
23
hacía sus objetivos de manera eficiente. Los planes presentan los objetivos de la
organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos. Además
son guía para lo siguiente:
Que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para
alcanzar sus objetivos.
Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y
procedimientos escogidos.
Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido, para
imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.
2.1.2 La Organización3
El significado de esta función viene del uso que en la lengua sobre la palabra
"organismo". Este implica necesariamente el análisis de los siguientes aspectos,
que dan como resultado su conceptualización:
a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de
igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas partes diversas, tienen un fin común o idéntico global.
c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción
distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del fin común y
ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teología
específica. Por lo expuesto a continuación se presentan algunos conceptos
sobre el término organización.
La "Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".
3 STONER, FREEMAN, GILBERT JR., Administración, McGraw Hill, Sexta Edición, Pag. 11
24
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y
los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que
estos puedan alcanzar las metas de la organización. Diferentes metas
requieren diferentes estructuras para poder realizarlos. La organización se
refiere a estructurar quizás la parte más típica de los elementos que
corresponden a mecánica administrativa.
- Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y
actividades".
- Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades
que "están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro,
inmediato o remoto.
- La organización dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el
sentido de qué puesto y no cuál persona.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y
recursos, proceso conocido como diseño organizacional. La organización produce
la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones
estructuradas servirán para realizar los planes futuros.
2.1.2.1 Importancia de la Organización4
La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge
completamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación
ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa.
Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones
han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la
administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la
primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y
empírico. Esto es inadecuado, por todo lo que visto antes.
4 KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición, Pag. 21
25
Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los
aspectos teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y los
aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de
dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".
2.1.3 La Dirección5
Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo
planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones. Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan
previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos resultados:
a) En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de
hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser
productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y
precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe
en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante
su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir. Dirigir implica
mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes
con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen
tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro
que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes
al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su
mejor esfuerzo.
2.1.4 El Control 6
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se
están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
5 KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición, Pag. 21
6 KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición, Pag. 21
26
significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun
cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no
pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber
evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real
con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades
se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la
organización. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es
qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a
alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control. El
gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la
conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de
tres elementos primordiales:
1. Establecer las normas de desempeño.
2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas
de desempeño.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
Existen tres enfoques diferentes par diseñar sistemas de control: de mercado,
burocrático y de clan.
El control de mercado es un enfoque par controlar que se centra en el empleo de
mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la
participación relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el
sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones
donde los productos y servicios de la firma están claramente especificados, son
distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.
El control burocrático se concentra en la autoridad de la organización y depende
de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas. El control de
clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas,
tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización
que son compartidos.
27
El control es importante, por que es el enlace final en la cadena funcional de las
actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las
metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.
Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin permitir que
se desvíe de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de
controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas
también es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un
ajuste en los planes. En la práctica, el proceso administrativo no incluye los
elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.
2.2 La Organización en Acción
El tema central de la investigación, se basa en la segunda función del
Proceso Administrativo, que es la Organización, por lo que a continuación se
presenta información relevante que fundamentará la propuesta.
¿De qué manera se organiza una empresa?:
En primer lugar, mediante una Estructura Orgánica, representada
gráficamente por organigramas
En segundo lugar, mediante una Estructura por Procesos, representada
gráficamente flujos de procesos.
2.3 Tipos de Organización7
Clasificación según sus objetivos, formalidad, estructura, autoridad, complejidad y
características principales.
7 KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición, Pag. 46
28
2.3.1 Organizaciones según sus objetivos
2.3.1.1 Organizaciones con fines de lucro: llamadas empresas, tienen como
uno de sus principales fines general una determinada ganancia o
utilidad para su propietario y/o accionistas
2.3.1.2 Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin
cumplir con un determinado rol o función en la sociedad sin pretender
ganancia o utilidad. Ejemplo: Organizaciones no gubernamentales
ONG.
2.3.2 Organizaciones según su formalidad
Dicho en otras palabras, si tienen o no estructura o sistemas definidos para toma
de decisiones, la comunicación y el control.
2.3.2.1 Organizaciones formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza
por tener estructura y sistemas oficiales y definidos para la toma de
decisiones, la comunicación y el control.
La organización formal comprende estructura organizacional,
directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y
procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan como la
organización pretende que sean las relaciones entre los órganos,
cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean
alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.
2.3.2.2 Organizaciones Informales: Es la resultante de reacciones
individuales y colectivas de los individuos de manera natural y
espontánea, con relación a la organización formal.
2.3.3 Organizaciones según su estructura
2.3.3.1 Organización Lineal: Constituye la forma de estructura más simple y
antigua, lo cual significa que existen líneas directas y únicas de
29
autoridad, y responsabilidad entre superior y subordinados. Cada
gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área.
2.3.3.2 Organización Funcional: Es el tipo de estructura de especialización
de las funciones. El principio de funcional separa, distingue y
especializa.
2.3.3.3 Organización Línea-Staff: Es el resultado de la combinación de los
tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las
ventajas de esos tipos de organización y reducir sus desventajas.
Existen características del tipo lineal y tipo funcional reunidas para
proporcionar un tipo organizacional más completo y completo. En la
organización línea-staff coexisten órganos de línea y de asesoría
manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan
por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras órganos de
staff prestan asesoría y servicios especializados.
2.3.4 Organizaciones según su Autoridad 8
Es decir, según la medida en la que la autoridad se delega. Se dividen en:
2.3.4.1 Organizaciones Centralizadas: La autoridad se concentra en la parte
superior y es poca la autoridad, en la toma de direcciones que se
delega en los niveles inferiores. Ejemplo: El Ejército, el servicio postal.
2.3.4.2 Organizaciones Descentralizadas: La autoridad de toma de
decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible.
La descentralización es característica de organizaciones que funcionan
en ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan
competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad
de respuesta y creatividad.
8 KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición, Pag. 48
30
2.3.5 Organizaciones desde el punto de vista de Sistema
Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y
reconstruidas para lograr objetivos específicos. Existen dos tipos de sistemas:
2.3.5.1 Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados,
en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o
propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente
que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.
Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente
externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas.
Un sistema consta de cuatro elementos primordiales:
- Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e
insumos necesarios para su alimentación y nutrición.
- Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados
- Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el
sistema envía el producto resultante al ambiente externo.
- Retroalimentación: Constituye una acción de retorno; es positiva
cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para
incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la
salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la
marcha del sistema.
2.3.5.2 Sistema Cerrado. Tienen pocas entradas y salidas en relación con el
ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón
de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida
determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista.
No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto.
Todo sistema depende en alguna medida del ambiente.
La Organización como sistema abierto es antigua.
31
2.3.6 Organizaciones según su Complejidad9
La sociedad moderna está conformada por organizaciones de las cuales tienen
sistemas muy complejos y diferentes. Ejemplos: industrias, empresas comerciales
y de servicios, organizaciones militares y gubernamentales, instituciones públicas
y privadas, iglesias, entre otros.
Éstos reflejan diversas actividades susceptibles de realizar y varios niveles:
personajes, pequeños grupos, intergrupos, normas, valores, actitudes. Éstos
existen bajo un patrón muy complejo y multidimensional. La complejidad permite
comprender los fenómenos organizacionales que dificulta las actividades. A
medida que las organizaciones crecen y prosperan, aumenta la persona, esto
conlleva a un enfrentamiento entre los miembros y los objetivos, por lo tanto el
crecimiento conduce hacia la complejidad.
2.3.6.1 Complejidad. Le da importancia al trabajo u operación que se realice,
sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.
2.3.6.2 Anonimato. Son procesos y canales de comunicación que existe en un
ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones
tienden a formar subcolectividades o grupos informales, manteniendo
una acción personalizada dentro de ellas.
2.3.6.3 Rutina estandarizada. Configuran una organización informal cuyo
poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.
9 KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición, Pag. 50
32
TIPOS DE ORGANIZACIONES10
Gráfico 2
10
Elaboración propia Basado KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición.
33
2.3.7 Tipos de Estructuras Organizacionales11
Como parte básica de la investigación realiza es eminente revisar todos
los tipos de estructuras organizacionales, para poder conocer en qué
categoría se encuentra NEWVALOREM, así como para poder establecer
en que campos de acción debe ser mejorada.
2.3.7.1 Por su naturaleza
Microadministrativos
Corresponden a una sola organización y pueden referirse a ella en forma
general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macroadministrativos
Contienen información de más de una organización.
Mesoadministrativos
Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o
ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo
corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector
público, aunque también puede emplearse en el sector privado.
2.3.7.2 Por su ámbito
Generales
Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
11
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 125
34
Organigrama General
Gráfico 3
Específicos
Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización12
Organigrama Específico
Gráfico 4
12
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 126
Dirección General
Dirección
Depto.
Depto.
Dirección
Depto.
Depto.
Dirección
Depto.
Depto.
Gerencia
Depto.
Oficina
Oficina
Depto.
Oficina
Oficina
Depto.
Oficina
Oficina
35
2.3.7.3 Por su contenido
Integrales13
Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de
una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Es
conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son
equivalentes.
Organigrama Integral
Gráfico 5
Funcionales14
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las
unidades y sus interrelaciones.
Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organización en forma general.
13
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 126 14
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 126
Dirección General 1
Dirección 1.1
Depto. 1.1.1
Depto. 1.1.2
Dirección 1.2
Depto. 1.2.1
Depto. 1.2.2
Depto. 1.2.3
Dirección 1.3
Depto. 1.3.1
Depto. 1.3.2
36
Organigrama Funcional
Gráfico 6
De puestos, plazas y unidades15
Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o
necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres
de las personas que ocupan las plazas.
Organigrama de puestos, plazas y unidades
Gráfico 7
15
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 127
Dirección General
-Cumplir los acuerdos de la junta administrativa
-Vigilar el cumplimiento de los prrogramas
-Coordinar las direcciones
- Formular el proyecto del programa general
Dirección Técnica
-Evaluar y controlar la aplicación y desarrollo de los progrmas
- Formular el programa anual de labores
-Dirigir las labores administrativas de su área
Dirección Financiera
- Obtener los resultados necesarios
- Formular el programa anual de financiamiento
-Dirigir las labores administrativas de su área
Dirección de promoción y coordinación
Establecer relaciones de asistencia promocional
Establecer relaciones de cooperación y apoyo
- Supervisar el Departamento de Compras
-Formular el programa de trabajo
-Proponer modelos de autoabastecimiento parcial
-Organizar y coordinar seminarios
Dirección General 4 4
Director * 1 1
Auxiliar * 1 1
Secretarias * 2 2
Dirección "A" 5 5
Director * 1 1
Analistas * 2 2
Secretarias * 2 2
Dirección "B" 5 7
Director * 1 1
Analistas * 2 4
Secretarias * 2 2
E = Existentes
R = Requeridos
* ¡ Nombre de la person
37
2.3.7.4 Por su presentación16
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular,
en la parte superior y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en
forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración,
por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización.
16
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 128
38
Organigrama Vertical
Gráfico 8
39
Horizontales17
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el
extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por
líneas dispuestas horizontalmente.
Organigrama Horizontal
Gráfico 9
2.3.7.5 Por su diseño18
Por su forma
Como regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar
cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se
recomienda que los textos aparezcan horizontalmente y representar con
rectángulos las unidades
17
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 128 18
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 129
Gerencia General
Gerencia Legal
Gerencia Financiera
Gerencia Administrativa
Asistente de Gerencia
40
Organigrama Mixto
Gráfico 10
Dirección General
Dirección B
Dirección C
Dirección A
Dpto. A
Nombre
Puesto
Dpto. B
Dpto. A
Oficina A
Oficina B
Oficina A
Oficina B
Dpto. A
Oficina A
Oficina B
Oficina A
Oficina B
Dpto. A
Dpto. B
Oficina A
Oficina B
Oficina A
Sección A
41
Tipos de Estructuras Organizacionales
Gráfico 11
Elaboración Propia
Fuente: KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición.
TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
POR SU NATURALEZA
•Microadministrativ
•Macroadministrativos
•Mesoadministrativos
POR SU ÁMBITO
•Generales
•Específicos
POR SU CONTENIDO
•Integrales
•Funcionales
•De puestos, plazas y unidades
POR SU PRESENTACIÓN
•Verticales
•Horizontales
•De bloque
POR SU DISEÑO
•Forma
•Organigrama Mixto
42
Como parte integral del proceso de organización a continuación se desarrolla la
base teórica de la técnica de la diagramación, que es parte vital de esta
investigación.
2.4 La Diagramación 19
Es representar gráficamente los hechos, situaciones, movimientos, relaciones o
fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifiquen la interrelación
entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-
efecto que prevalece entre ellos.
2.4.1 ¿Qué es un diagrama?
Es la representación gráfica, de una relación funcional o lógica como hay entre las
partes de un conjunto o elementos de un proceso.
2.4.2 Tipos de Diagramas
2.4.2.1 Diagrama de Flujo. Representación gráfica de la secuencia de todas
las operaciones, los transportes, las inspecciones, las esperas y los
almacenamientos que ocurren durante un proceso Objetivo de
proporcionar una imagen clara de toda secuencia de acontecimientos
del proceso.
19
http://www.slideshare.net/Michellahada/tipos-de-diagramas
43
2.4.2.2 Diagrama de Procesos20
Representación gráfica de los puntos en los que se introducen materiales
en el proceso y del orden de las inspecciones y otras operaciones.
Objetivo dar una imagen clara de toda la secuencia de acontecimientos del
proceso, estudiar las fases del proceso en forma sistemática.
2.4.2.3 Diagrama de Tarta
En los diagramas de tarta un objeto visual que representa la totalidad del
universo explorado es dividido en partes, la superficie de cada una
representa el valor de la variable de estudio seleccionada. La idea de este
tipo de trabajo es la de que sus partes se conviertan en un tipo de
representación casi específica para la representación de porcentajes.
20
http://www.slideshare.net/Michellahada/tipos-de-diagramas
44
45
TIPOS DE DIAGRAMAS21
Gráfico 12
21
Elaboración propia Fuente: http://www.slideshare.net/Michellahada/tipos-de-diagramas
Diagramas de flujo
Diagrama de procesos
Diagrama de tarta
46
2.5 Los Manuales Administrativos
Para ésta investigación es necesario abordar la parte teórica del tema “Manuales
Administrativos”, porque es la base para la elaboración del Manual de Políticas
Internas y Funciones de los servicios que se desea para Newvalorem Cia. Ltda.
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una
organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, etc) como las instrucciones y lineamientos
necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
2.5.1 Objetivos22
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o
sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos que la componen.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evita la
repetición de instrucciones y criterios de actuación.
Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de
negocio.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
22
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 244
47
Facilitar la cadena de valor de la organización.
Servir como fuente de información para conocer la organización.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras
organizaciones.
Constituir un vehículo de orientación e información a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los interactúa la
organización.
2.5.2 Clasificación Básica
2.5.2.1 Por su naturaleza o área de aplicación23
Microadministrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se
refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas
en forma específica.
Macroadministrativos
Son los documentos que contienen información de más de una
organización.
Mesoadministrativos
Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o
ramo específico. El término mesoadministrativo se una normalmente en el
sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.
23
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 245
48
2.5.2.2 Por su contenido24
De organización
Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, misión y funciones
organizacionales. Cuando corresponden a un área específica comprenden
la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el
directorio de la organización.
De procedimientos 25
Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la
sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí,
que se constituyen en una unidad para la realización de una función,
actividad, o tarea específicas en una organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el
uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de
métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo
oportuno y eficiente.
La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el
desarrollo de las actividades de rutina de todos los niveles jerárquicos, lo
que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la
productividad.
De gestión de calidad
Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de
gestión de la calidad, el cual influye sobre el alcance, exclusiones,
directrices de calidad (objetivos y políticas de calidad); responsabilidad y
autoridad del sistema de gestión de la calidad; mapas de procesos,
24
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 245 25
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 246
49
sistemas de gestión de la calidad; responsabilidades de la alta dirección;
gestión de recursos; realización del servicio o producto; medición, análisis y
mejora, y referencias normativas.
De historia de la organización26
Estos manuales son documentos que refieren a la historia de la
organización, es decir, su creación, crecimiento, logros, evolución,
situación y composición.
De políticas
También conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías
básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones,
diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.
De Contenido múltiple
Estos manuales concentran información relativa a diferentes tópicos o
aspectos de una organización. El objetivo de agruparla en un solo
documento obedece básicamente a las razones siguientes:
Que sea más accesible para su consulta
Que resulte más viable económicamente
Qué técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de
información.
Qué sea una instrucción de nivel directivo
De puestos
Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa
la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los
puestos de una organización.
26
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 246
50
De técnicas
Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear
las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o
funciones.
De ventas
Es un compendio de información específica para apoyar la función de
ventas; puede incluir:
Definición de estrategias de comercialización
Descripción de productos o ambos servicios
Mecanismos de negociación
Políticas de funcionamiento
De producción
Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en
todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios
y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.
De finanzas
Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos
económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las
áreas responsables de su capacitación, aplicación, resguardo y control.
De personal
Identificados también como manuales de relaciones industriales de las
reglas del empleado o de empleo.
51
2.5.2.3 Por su ámbito27
Manuales Generales
Son documentos que contienen información general de una organización,
según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de
operación y tipo de personal.
Manuales Específicos
Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa
de una organización; por convención, incluyen la descripción de puestos.
En el caso objeto del estudio el manual a desarrollar se enmarca en la
siguiente clasificación:
Macroadministrativo, por su naturaleza
De políticas, por su contenido
General, por su ámbito
27
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 247-248
52
TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS28
Gráfico 13
28
Elaboración propia Fuente BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009.
POR SU NATURALEZA
• Microadministrativos
• Macroadministrativos
• Meso administrativos
POR SU CONTENIDO
• De organización
• De procedimientos
• De gestión de calidad
• De historia de la organización
• De políticas
• De contenido múltiple
• De puestos
• De técnicas
• De ventas
• De producción
• De finanzas
• De personal
POR SU ÁMBITO
• Generales
• Específicos
53
2.6 Las Políticas
Este tema se toma en cuenta para la investigación, porque el objetivo central es el
diseño de un manual de políticas, siendo necesario tomar como base la teoría
para la elaboración de la misma.
Constituyen un plan general de acción que guía a los miembros de una
organización en la conducta de su operación, esta actividad debe conducir al
logro de los objetivos fijados de la empresa.
2.6.1 Definición de Manual de Políticas29
Documento elaborado sistemáticamente en el cual de detallan las actividades a
ser cumplidas por todo el personal de un organismo y en la forma en la que deben
ser desarrolladas.
Para poder dar una definición, se cita algunos conceptos de diferentes autores:
DuhatKizatus Miguel A. Lo define “ Un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,
organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la menor ejecución del trabajo”.
Para Terry G.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que
conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos
de un empleado en una empresa”.
Continolo G. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las
informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado
sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los
esfuerzos del personal operativo”.
29
RODRIGUEZ VALENCIA, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Editorial Thompson, 2002 Pag. 25-28
54
2.6.2 Objetivo del Manual de Políticas:
Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuado
funcionamiento.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
2.6.3 Importancia del Manual de Políticas30
Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a
la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y
procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos
entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de
los objetivos del organismo.
También ayuda a los administradores a no repetir la información o
instrucciones.
2.6.4 Ventajas de los Manuales de Políticas31
Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través
de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo
diversas circunstancias.
30
RODRIGUEZ VALENCIA, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Editorial Thompson, 2002 Pag. 25-28 31
RODRIGUEZ VALENCIA, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Editorial Thompson, 2002 Pag. 25-28
55
Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y
solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos
directivos.
Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede
operar libremente.
Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados.
Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos
los niveles.
El Manual de Políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro,
para ubicar en su puesto nuevos empleados.
56
CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL
57
CAPÍTULO III
3. MARCO REFERENCIAL
ANÁLISIS SITUACIONAL
3.1 Análisis Interno
3.1.1 Antecedentes de la empresa
Newvalorem es una Compañía Limitada, constituida en enero del año 2010, fue
creada por cuatro socios con el fin de proveer servicios de consultoría y asesoría.
Newvalorem formada por un grupo de profesionales de probada trayectoria,
multidisciplinario en los sectores público y privado, conformado para generar
soluciones efectivas en los ámbitos tributario, administrativo, financiero, legal y de
recursos humanos.
El objetivo de la empresa es satisfacer las necesidades de sus clientes
agregándole valor a su negocio de manera simple y rápida.
Newvalorem desde el principio, ha sido muy claro con sus clientes que operará
bajo un código de ética profesional muy alto, con pautas de conducta cuyas bases
son la honestidad, la calidad de sus servicios y el compromiso de obtener con
eficacia y eficiencia resultados óptimos.
La información recibida de sus clientes también es tratada con las más altas
normas de confidencialidad.
Los socios fundadores, cuentan con una amplia experiencia de más de 10 años
en la administración pública y privada, asistidos por un amplio staff de
profesionales en los distintos sectores de la economía y la jurisprudencia.
Newvalorem ofrece asesoría a un rango muy amplio de servicios para que sus
clientes tengan mayores utilidades, garantizando el manejo adecuado de sus
obligaciones tributarias y de esta manera optimizar su carga impositiva.
58
Durante los primeros meses de funcionamiento de la empresa, se produjeron
errores en el establecimiento de precios, formatos presentados, documentos sin
todos los requisitos, entre otros.
Para implementar este Manual, se realizará una revisión completa de todos los
servicios que la compañía ofrece y se hará una descripción detallada de lo que se
puede y no se puede hacer, se establecerán formatos estandarizados para cada
uno de los servicios.
Se realizará también una encuesta a los empleados, para que sean parte de este
proceso y para que sus ideas y sugerencias estén incluidas en este documento.
Se desarrollará una encuesta para los clientes que la empresa actualmente
posee, para conocer la calidad de los servicios prestados.
Las empresas grandes así como las multinacionales poseen Manuales de
Políticas Internas porque simplemente funcionan. Tener reglas claras ayudan a
toda la organización a saber cuál es el límite en diferentes aspectos como:
Códigos de conducta, políticas de compras, reglamentos internos y otros.
59
a)
LEMA DE NEWVALOREM
“Agregamos Valor a su Empresa”
b)
MISIÓN
Agregar valor a las mejores empresas del país brindando soluciones
efectivas en asesoría tributaria, financiera, legal y desarrollo de talento
humano.
c)
VISIÓN
En el 2014 ser la mejor empresa nacional y un referente a nivel internacional,
por ofrecer servicios que generan valor para nuestros clientes en asesoría
tributaria, financiera, legal y desarrollo de talento humano.
LOGO
60
3.1.2 Servicios que presta
TRIBUTARIO:
Declaraciones de impuestos
Anexos transaccionales y de gastos personales
Simulación de auditoria tributaria
Ingeniería tributaria
Contabilidad tributaria
Conciliaciones tributarias
Declaraciones patrimoniales
RECURSOS HUMANOS:
Selección de Talento Humano
Gestión por competencias
Evaluación de desempeño
Evaluación del clima organizacional
Terminación y Mediación laboral
Obligaciones laborales
LEGAL:
Constitución de empresas
Contratos y terminación
Recursos administrativos
Devoluciones de impuestos
Poderes notariales
Trámites varios
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
Elaboración de Planes Estratégicos
Elaboración de Planes de Negocios
Diseño y evaluación de proyectos
61
3.1.2 Organigramas de la empresa
3.1.3.1 Organigrama estructural
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Organigrama Estructural
Gráfico 14
Accionistas
Gerencia General
Gerencia
Financiera y
Contable
Gerencia
Tributaria y Legal
Gerencia
Administrativa y
RRHH
Gerencia de
Capacitación
Administración de
RRHH
Materiales y
Logística
Finanzas
Contabilidad
Legal
Tributario
Capacitación
Sector Privado
62
3.1.3.2 Organigrama Funcional de la Empresa a Nivel Gerencial
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Organigrama Funcional (A nivel gerencial)
Gráfico 15
Gerencia Financiera y
Contable
1. Manejo Servicios
Contables
2. Preparación
documentos para
instituciones
Gubernamentales
3. Relaciones con
cliente
4. Manejo de Servicios
5. Preparación
propuestas
Gerencia de
Capacitación
1. Preparación
propuestas de
capacitación
2. Preparación
Materiales para los
talleres a realizarse
3. Coordinación de
Logística como: hoteles,
alimentación, transporte
cuando es requerido,
acuerdos
capacitadores, control
de costos.
Gerencia Legal y
Tributario
1. Asesoría Legal
2. Constituciones de
Empresas
3. Asesoría Tributario
4. Preparación
propuestas asesoría
legal y tributario
5. Reclamos del IVA
Gerencia Administrativa
y RRHH
1. Manejo Administrativo
2. Manejo del Personal
3. Elaboración y
coordinación de
contratos
4. Implementación de
normas y políticas
5. Coordinación de
Proyectos
6. Preparación de
propuestas
Gerencia General
1. Cumplir con los objetivos propuestos
2. Vigilar el cumplimiento de los proyectos a
cargo de las distintas gerencias
3. Mantener excelentes relaciones con los
clientes
4. Obtener más clientes
63
3.1.3.3 Organigrama de Posición de la empresa a Nivel Gerencial
Gráfico 16
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Organigrama de Posición (A nivel gerencial)
Accionistas
2 socios
Gerencia General
1 Gerente General
1 Asistente Administrativo
Gerencia Financiera y
Contable
1 Gerente Financiero y
Contable
2 Auxiliares Contables
Gerencia Tributaria y
Legal
1 Gerente Tributario y
Legal
Gerencia
Administrativa y RRHH
1 Gerente
Administrativo y RRHH
1 Asistente
Administratvio
Gerencia de
Capacitación
1 Gerente de
CapacitacIón
Total Empleados: 10
64
3.1.4 Mapa de ubicación de la empresa
Oficinas:
Av. 6 de Diciembre N33-32 e Ignacio Bossano
Edificio "Torres Bossano" 7mo. Piso Of 703
Mail: info@newvalorem.com
(593) 2 3825307
(593) 9 9828292
65
3.1.5 Cuadro Clientes Newvalorem
3.1.5.1 Servicios contables
Nombre de la Empresa Objeto de la Empresa
Utag Ecuador Cia. Ltda. Dispositivos electrónicos
Equatrekking Cia. Ltda. Turismo receptivo
Industrias Wayne Comp. Venta de productos
Nolimit C.A. Venta de productos farmacéuticos
RTG C.A. Venta de productos farmacéuticos
MG Electricidad Venta de material eléctrico
W Terán Servicios de obras civiles
E. Martínez Arquitecto
Imagine Store Venta de Material didáctico educativo
Crecer Seguros Broker de Seguros
Personas naturales
66
3.1.5.2 Servicios de Capacitación
Nombre de la Empresa Objeto de la Empresa
CONELEC Distribuidora de Electricidad
Hospital José María Velasco Ibarra-Tena Servicios Médicos
3.1.5.3 Servicios Legales y Tributarios
Nombre de la Empresa Objeto de la Empresa
Utag Ecuador Cia. Ltda. Dispositivos electrónicos
Equatrekking Cia. Ltda. Turismo receptivo
Industrias Wayne Comp. Venta de productos
Ecuaempaques Venta suministros de oficina
Nolimit C.A. Venta de productos farmacéuticos
RTG C.A. Venta de productos farmacéuticos
MG Electricidad Venta de material eléctrico
3.1.5.4 Cuadro resumen de proveedores
Nombre de la empresa Servicio o producto que provee
Grupo Omega Computadoras, impresoras, equipo de
oficina
Grupo FENIX Sistema contable
Hotel Sheraton Servicios de Alimentación
Lombeida Grafic Servicios de Imprenta
Hostería El Paraíso de las Orquídeas
Tena
Servicios de Alimentación y Hospedaje
Paco Suministros de oficina
Sumipal Impresiones de facturas, tarjetas,
diplomas
67
3.1.7 Presupuesto año 2011
Presupuesto año 2011Año fiscal: 2011
Enero-2011Febrero-
2011Marzo-2011 Abril-2011 Mayo-201 Junio-2011 Julio-2011
Agosto-
2011
Septiembr
e-2011
Octubre-
2011
Noviembre-
2011
Diciembre-
2011Total
ENTRADAS DE EFECTIVO Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Ventas Contabilidad
Capacitaciones 21000,00 21000,00
Contabilidades 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 38400,00
TOTAL COBROS EFECTIVO 6970,10 5082,00 5648,82 4665,27 6417,00 6106,00 6351,00 5851,00 7051,00 8205,00 27205,00 7405,00 96957,19
SALIDAS DE EFECTIVO
Sueldos 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 48000,00
Capacitador 7000,00 7000,00
Cafetería 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 300,00
Suministros oficina 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 600,00
Publicidad (Arreglo oficina) 500,00 50,00 50,00 50,00 50,00 0,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 500,00 1450,00
Transporte 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 2400,00
Renta y Condominio 336,00 336,00 336,00 336,00 408,00 408,00 408,00 408,00 408,00 408,00 408,00 408,00 4608,00
Teléfono 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 1200,00
Internet & dominio 259,00 35,00 35,00 35,00 35,00 70,00 100,00 100,00 100,00 70,00 70,00 70,00 979,00
Limpieza Oficina 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 480,00
Seguros 208,00 208,00 208,00 208,00 208,00 208,00 208,00 230,00 230,00 232,00 232,00 232,00 2612,00
Impuestos (inmuebles, etc.) 150,00 0,00 0,00 0,00 150,00
Personal Temporal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Costos Proyecto 0,00 15000,00 15000,00
Cambio Oficina 500,00 500,00 500,00 0,00 1000,00 2500,00
SUBTOTAL 5718,00 5044,00 5194,00 5044,00 5616,00 5601,00 5681,00 5203,00 5203,00 6175,00 27175,00 5625,00 87279,00
Otros gastos iniciales
Total Ingresos - Gastos 1252,10 38,00 454,82 -378,73 801,00 505,00 670,00 648,00 1848,00 2030,00 30,00 1780,00 9678,19
NEWVALOREM CIA. LTDA.
68
3.2 Análisis Externo
Para facilitar este análisis se aplica el modelo de las 5 fuerzas de Porter32
3.2.1 Competitivo
32
es.wikipedia.org/wiki/Análisis_Porter_de_las_cinco_fuerzas
Rivalidad entre
competidores existentes
Amenaza de los nuevos
competidoes
Poder de negociación
de los clientes
Amenaza de productos y
servicios sustitutivos
Poder de negociacióon
de los proveedores
69
3.2.1 Amenazas de Posibles entrantes o competidores
Preguntas Si Medio No Notas
Los clientes incurren en costos
significativos al cambiar
proveedores?
X Es este mercado
Es necesario mucho capital para
entrar al sector?
X
Hay dificultad en el acceso a los
canales de distribución?
X
El servicio tiene características
únicas a costos más bajos
X
Hay licencias, seguros o
estándares difíciles de obtener?
X Documentación que abalice
la experiencia y trayectoria
Hay dificultad en acceder a
gente, materiales e insumos
X Se requiere un
Fuente: THOMPSON y STRICKLAND, Administración Estratégica, McGrawHill 13ª edición, Pag.
147
Barreras de entradas altas= + favorables atractividad de la industria
Barreras de entradas bajas=- desfavorables a la atractividad de la industria
70
3.2.2 Rivalidad entre competidores existentes
Preguntas Si Medio No Notas
La industria está creciendo
rápidamente?
X
Los costos fijos son un porción
relativamente baja del costo
total?
X
Los clientes incurren en un costo
al cambiar a un competidor
X
El servicio es complejo y
requiere una comprensión
detallada por parte de mi cliente
X
Todos los competidores son de
aproximadamente el mismo
tamaño de mi empresa
X
Fuente: THOMPSON y STRICKLAND, Administración Estratégica, McGrawHill 13ª edición, Pag.
147
Barreras de entradas altas= + favorables atractividad de la industria
Barreras de entradas bajas=- desfavorables a la atractividad de la industria
71
3.2.3 Amenaza de productos y servicios sustitutos
Preguntas Si Medio No Notas
El cliente incurre en costo al
intercambiarse a un servicio
sustituto?
X
El cliente no tiene un sustituto
verdadero?
X
No es probable que un cliente
cambie a un sustituto?
X No es probable porque
cada uno de mis productos
son servicios de consultoría
y no lo puede cambiar por
otro tipo de servicio.
Fuente: THOMPSON y STRICKLAND, Administración Estratégica, McGrawHill 13ª edición, Pag.
147
Barreras de entradas altas = + favorables a la atractividad de la industria
Barreras de entradas bajas= - desfavorables a la atractividad de la industria
72
3.2.4 Poder de negociación de los compradores o clientes
Preguntas Si Medio No Notas
Hay una cantidad de
compradores relativo al número
de firmas en su negocio?
X
Tiene una gran cantidad de
clientes con compras
relativamente pequeñas?
X
El cliente hace un costo
significativo si hace un cambio
de proveedor?
X
Los clientes no son muy
sensibles al precio?
X
El producto es único en cierto
grado o tiene una marca
reconocida?
X
Son lucrativos los negocios de
sus clientes?
X
Fuente: THOMPSON y STRICKLAND, Administración Estratégica, McGrawHill 13ª edición, Pag.
147
Barreras de entradas altas= + favorables atractividad de la industria
Barreras de entradas bajas=- desfavorables a la atractividad de la industria
73
3.2.5 Poder de negociación de los vendedores o proveedores
Preguntas Si Medio No Notas
Los insumos (materiales de
trabajo, insumos) son estándares
más que únicos o diferenciados
X
Es barato y rápido cambiar entre
proveedores?
X El sistema contable sería el
único que podría en un
momento causar un
problema
Los proveedores encuentran
difícil entrar a mi negocio?
X
Se puede cambiar mis insumos
realmente?
X
Tiene la empresa muchos
proveedores potenciales?
X
Es este negocio es importante
para mis proveedores
X
Fuente: THOMPSON y STRICKLAND, Administración Estratégica, McGrawHill 13ª edición, Pag.
147
Barreras de entradas altas= + favorables atractividad de la industria
Barreras de entradas bajas=- desfavorables a la atractividad de la industria
74
3.2.6 Evaluación global de la industria
Favorable Moderado Desfavorable
Amenaza de
entrantes
potenciales
X
Poder de
negociación de
los compradores
X
Amenaza de
sustitutos
X
Poder de
negociación de
los proveedores
X
Intensidad de la
revalidad de los
competidores
establecidos
X
Elaboración propia. Fuente: THOMPSON y STRICKLAND, Administración Estratégica,
McGrawHill 13ª edición, Pag. 147
75
3.2.2 ANÁLISIS FODA33
33
Fuente: MONCAYO, Módulo de Planificación Estratégica 2010, Universidad Tecnológica Equinoccial
FORTALEZAS
1. Personal capacitado y con amplia experiencia
2. Servicio personalizado
3. Gama amplia de servicios para satisfacer necesidades del cliente
4. Soluciones ágiles y correctas
5. Habilidades comprobadas para mejorar los procesos de calidad en los servicios que brindamos
DEBILIDADES
1. Flujo de caja
2. Altos costos fijos
3. Falencias en la comercialización
4. No contar con procesos y funciones denifidas
5. Relativamente nueva en el mercado
OPORTUNIDADES
1. Empresas clausuradas por errores de los contadores
2. Tendencia de tercerizar servicios contables y administrativos
3. Calificaciones para prover diferentes servicios en el sector público
4. Ser recomendado por clientes nuestros
5. Alianzas estratégicas
AMENAZAS
1. Precios más competitivos
2. Inseguridad jurídica
3. Cierre de empresas
4. Empresas similares en el mercado, con costos inferiores
5. Nuevos requerimientos costosos
76
3.3.1 MATRIZ FODA34
Gráfico 17
34
Fuente: MONCAYO, Módulo de Planificación Estratégica 2010, Universidad Tecnológica Equinoccial
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 1 3 1 2 3 0 2 0 3 1 16
2 3 3 3 1 3 3 2 0 3 3 24
3 3 1 3 1 2 3 2 3 3 3 24
4 1 3 1 2 0 1 0 3 1 3 15
5 2 0 1 1 2 3 2 3 2 3 19
1 1 2 2 2 2 2 3 2 3 3 22
2 2 0 0 0 2 0 0 0 1 0 5
3 2 1 0 0 0 2 1 0 1 0 7
4 2 3 2 2 3 2 2 2 3 2 23
5 2 0 0 0 0 3 3 2 1 0 11
TOTAL 19 16 13 11 17 19 17 15 21 18 166
ESCALA
ALTO = 3
MEDIO = 2
BAJO = 1
NINGUNO = 0
FORTALEZAS DEBILIDADESO
P
O
R
T
U
N
I
D
A
D
E
S
A
M
E
N
A
Z
A
S
77
3.3.1.1 PROPOSITOS ESTRATÉGICOS35
35
Fuente: MONCAYO, Módulo de Planificación Estratégica 2010, Universidad Tecnológica Equinoccial
La fortaleza de contar con personal capacitado con amplia eperiencia
La oportunidad de tendencias a tercerizar servicios contables y administrativos
Evitará que la amenaza empresas similares en el
mercado con costos inferiores
Propósito Estratégico Proveer servicios administrativos personalizados
La debilidad
de fa lencias en la comercialización
La oportunidad de calificarse para el sector público y participar en diferentes proyectos
Eliminará la amenaza de que los requerimientos costosos sean un impedimento para crecer.
Propósito Estratégico Abrir nuevos mercados, púbilco y privado con nuevos productos
78
3.3.1.2 Análisis FODA:
De acuerdo con el análisis realizado utilizando la matriz FODA y el análisis
competitivo de las 5 Fuerzas de Porter la empresa requiere cumplir con tres
propósitos estratégicos:
Proveer servicios administrativos
Abrir nuevos mercados especialmente en el sector público
Elaborar un manual de políticas internas y funciones de los servicios de la
empresa
La debilidad No contar con procesos y funciones definidos
Oportunidad Permitirá que nuestros clientes nos recomienden
Eliminará la amenaza De perder clientes por haber empresas similares en el mercado con precios más bajos
Propósito Estrategico Elaborar Manual de políticas internas y
funciones
79
CAPITULO IV
MARCO CONCEPTUAL
80
CAPITULO IV
4. MARCO CONCEPTUAL
Acción. Efecto de hacer. Hecho en que se materializa una iniciativa, un
proyecto o las actividades de una organización:
Ámbito. Alcance de una acción. Área de influencia o cobertura de las
acciones de una unidad administrativa, programa, función, proceso o
proyecto.
Análisis. Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos
constitutivos, sus características representativas, sus interrelaciones, así
como la relación de cada elemento con el todo.
Autoridad. Facultad conferida a un órgano o persona para actuar y resolver
acerca de una materia o campo específico.
Autoridad funcional. Representa la relación de mando especializado con
base en el conocimiento y dominio de un campo específico, independiente
de la dependencia jerárquica.
Autoridad staff. Es la autoridad que tienen los órganos o unidades de
apoyo que brindan asistencia técnica a los órganos o unidades de línea.
Base jurídica: Se refiere a la Ley, Orden Ejecutiva o Resoluciones que
dispongan la creación de un organismo, programa o la asignación de
recursos.
81
Cadena de mando. Canal formal que distribuye la autoridad de una
organización a través de su estructura organizacional.
Calidad. Totalidad de los rasgos y características de un producto o servicio
que se relacionan con su capacidad para satisfacer determinadas
necesidades.
Coordinación. Logro de la unidad y orden de las acciones para desarrollar
una actividad o alcanzar un objetivo.
Cronograma. Instrumento de medición que expresa las relaciones de una
actividad con el tiempo en que deben ser ejecutada.
Delegación de autoridad. Acto de facultar y responsabilizar a un
subordinado para tomar decisiones, emitir instrucciones y hacer que se
cumplan.
Diagnóstico Situacional: En el planeamiento estratégico se identifican las
orientaciones fundamentales que guiarán en el mediano y largo plazo el
funcionamiento de una institución; en tal sentido, cobra importancia poder
dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos?, ¿Por qué
existimos? y ¿Hacia dónde vamos?
Diagnóstico. Proceso de acercamiento, gradual al conocimiento analítico de
un hecho o problema, que permite destacar los elementos más significativos
de su composición y funcionamiento, para derivar acciones de ajustes y o
desarrollo orientadas a optimizarlo.
82
Diseño de estructuras. Descripción o representación gráfica del perfil de
una estructura organizacional.
Diagrama de flujo. Son diagramas que emplean símbolos gráficos para
representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la
secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.
Eficacia. Capacidad de alcanzar los objetivos propuestos.
Eficiencia. Uso adecuado de los medios disponibles para alcanzar un
objetivo.
Empresa. Organización de una actividad económica que reúne los
elementos de capital y trabajo para orientar sus relaciones hacia la
producción de bienes y o servicios para el mercado.
Equipo de trabajo. Conjunto de personas que interactúan entre sí con la
finalidad de cumplir con una función, encontrar soluciones a problemas
concretos o desarrollar ideas para mejorar el desempeño de una
organización.
Estrategia. Principios y rutas fundamentales que orientan una proceso para
alcanzar los objetivos propuestos. Definición de los objetivos de una
empresa, y la adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos
necesarios para alcanzarlos.
Estructura Orgánica. Disposición en que se ordenan las unidades
administrativas de una organización conforme a criterios de jerarquía y
especialización. Sistema formal en que se plasma la división del trabajo
83
precisando la interrelación y coordinación de las funciones con la misión y
objetivos.
Ética. Sistema de normas que define y ordena los valores de una persona u
organización.
Función. Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades
administrativas que integran una institución, que se definan a partir del
ordenamiento que la crea un grupo de actividades afines necesarias para
alcanzar los objetivos de una institución.
Habilidad conceptual. Capacidad para imaginar o desarrollar ideas en
torno a un propósito.
Indicador. Dimensión utilizada para medir los resultados obtenidos en la
ejecución de un programa, proyecto o actividad. Unidad de medida que se
establece para precisar el avance del desarrollo de una función.
Jerarquía: orden de precedencia establecido entre los integrantes de una
organización, derivado de la distribución de autoridad y responsabilidad.
Lineamiento. Directriz que establece los límites para que lleven a cabo las
actividades.
Método. Modo prescrito de la realizar un trabajo para alcanzar resultados
mediante el uso racional de los recursos.
Manual de Políticas internas: Documento que contiene información válida y
clasificada sobre las políticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer
84
de corto, mediano y largo plazo de los funcionarios de una organización. Su
contenido son políticas, normas e instrucciones.
Manual de funciones: Documento similar al Manual de Organización.
Contiene información válida y clasificada sobre las funciones y productos
departamentales de una organización. Su contenido son y descripción
departamental, de funciones y de productos.
Nivel jerárquico. Elemento de una estructura que comprende todas las
unidades que tienen un rango o autoridad y responsabilidad análogos
independiente de su función.
Objetivo. Propósito o fin que se pretende alcanzar con la realización de una
operación, actividad, procedimiento o función.
Organización. Unidad social constituida en forma deliberada con fines y
objetivos predeterminados sobre una base de actuación de cierta
permanencia que se rige por un orden normativo y se estructura alrededor de
centros de poder y de decisión internos y externos, que regulan y controlan
su operación para encaminarla al cumplimiento de sus objetivos.
Planeación estratégica. Esfuerzo sistemático formal para establecer una
misión, definir metas, analizar el ambiente externo para identificar
oportunidades y amenazas, así como estudiar el ambiente interno para
precisar fortalezas y debilidades a fin de formular e implementar las
estrategias para que en una organización alcance sus objetivos en forma
óptima.
85
Política. Norma general conformada por declaraciones e interpretaciones
que guían o encauzan la conducta y el pensamiento para la toma de
decisiones.
Presupuesto. Estimación programada en forma sistemática de los ingresos
y egresos que maneja una organización en un período determinado.
Procedimiento. Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre
sí, que constituyen una unidad dentro de un ámbito predeterminado de
aplicación.
Proceso. Conjunto de actividades interrelacionadas con insumos y
rendimientos prescritos, que atraviesan los límites funcionales de una
organización.
Programación. Fijación de metas y asignación de recursos humanos,
financieros y materiales para alcanzar dichas metras dentro de un período
determinado.
Reglamento. Disposición expedida para hace cumplir los fines de una
organización. Traducción funcional de una ley para efectos prácticos.
Responsabilidad. Asignación de una tarea a una persona o unidad
administrativa que, indefectiblemente deben realizar.
Sector privado. Constituye el ente económico que desarrolla actividades
productivas como la venta de bienes y servicios orientados hacia la
percepción de utilidades.
86
Sector público. Conjunto organizado de instituciones o instancias de
gobierno que por mandato constitucional realizan funciones legislativas,
acciones jurídicas-administrativas, de regulación, de producción, de
acumulación y financiamiento a fin de satisfacer las necesidades de la
población.
Unidad administrativa. Órgano que tiene funciones propias derivadas de su
ubicación en la estructura de una organización.
Ventaja competitiva. Rentabilidad mayor que una empresa tiene respecto
de la rentabilidad promedio de todas las empresas de su industria.
Visión. Percepción de la realidad y de las oportunidades a las que puede
acceder una persona o una empresa. Capacidad de detectar o inferir
información del ambiente para ubicar un nicho o posición de mercado
factible de desarrollar.
87
CAPITULO V
MARCO METODOLÓGICO
88
CAPITULO V
5. MARCO METODOLÓGICO
5.1 Metodología de la investigación
Para la elaboración de este Manual se utilizarán los siguientes métodos de
investigación:
5.1.1 Técnicas de Investigación
En función del logro de los objetivos de este estudio, se emplearon instrumentos y
técnicas orientadas a obtener información o datos a través de las siguientes
técnicas:
• Observación
• Revisión Documental
• Encuesta: En la presente investigación se aplicó una encuesta a cada una de las
muestras objeto de estudio, con el propósito de obtener sus opiniones acerca de
la temática planteada.
El instrumento aplicado a los clientes de Newvalorem se denominó “ENCUESTA
SATISFACCIÓN CLIENTES”.
El instrumento aplicado al personal de Newvalorem se denominó “ENCUESTA
MEJORAMIENTO CONTÍNUO”.
Ambos instrumentos fueron sometidos a criterios de validez y confiabilidad que
precisaron la pertinencia, exactitud y suficiencia del mismo.
89
Buenos días:
Newvalorem está trabajando en un estudio que servirá para elaborar un Manual
de Políticas Internas y Funciones de la empresa.
Por esta razón quisiéramos pedir su ayuda contestando a las preguntas
detalladas a continuación, no demorará más de 10 minutos.
Favor contestar a este cuestionario con la mayor sinceridad posible.
Muchas gracias por su colaboración!!!
ENCUESTA SATISFACCIÓN CLIENTE
Nombre:________________________________________________
Cargo que ocupa:_____________________ Fecha:______________
Favor poner una X en el casillero que Usted considere, siendo el 1 el más bajo y 5
el más alto.
Pregunta 1 2 3 4 5
La comunicación que tiene
con Newvalorem es
Newvalorem le provee un
servicio
Cuando requiere información
o reportes por parte de
Newvalorem, tiene una
respuesta
Considera que Usted requiere
que Newvalorem le
proporcione de recordatorios
de las fechas límites que
tiene para la presentación de
los documentos al SRI
90
Tiene inconvenientes entregando los documentos mensualmente a Newvalorem
SI NO
Si su respuesta es afirmativa favor explique:
_______________________________________________________________
Piensa que Newvalorem podría mejorar el servicio que le está brindando
SI NO
Si su respuesta es afirmativa favor explique:
_______________________________________________________________
En algún momento por culpa de Newvalorem ha estado Usted incumpliendo con
alguna entidad de regulación ej. SRI, Super de Cías, Municipio.
SI NO
Si su respuesta es afirmativa favor explique:
_______________________________________________________________
Recomendaría Usted a otra persona a Newvalorem
SI NO
Nombre del referido________________________________
Teléfono del referido_______________________________
91
TABULACIÓN DE DATOS (TOTAL DE 10 CLIENTES)
Pregunta 3 4 5
La comunicación que tiene
con Newvalorem es
2 5 3
Newvalorem le provee un
servicio
1 5 1
Cuando requiere información
o reportes por parte de
Newvalorem, tiene una
respuesta
3 3 4
Considera que Usted requiere
que Newvalorem le
proporcione de recordatorios
de las fechas límites que
tiene para la presentación de
los documentos al SRI
8 1 1
Preguntas:
Tiene inconvenientes entregando los documentos mensualmente a Newvalorem
SI 4 NO 6
Piensa que Newvalorem podría mejorar el servicio que le está brindando
SI 7 NO 3
En algún momento por culpa de Newvalorem ha estado Usted incumpliendo con
alguna entidad de regulación ej. SRI, Superintendencia de Compañías, Municipio.
SI 2 NO 8
Recomendaría Usted a otra persona a Newvalorem
SI 10 NO 0
92
Análisis encuesta “ENCUESTA SATISFACCIÓN CLIENTES”
Mandar información actualizada a través del mail, para dejar una
constancia de que el trabajo está actualizada aunque no exista reunión.
Que nuestros clientes reciban información permanente y siempre
considerando las fechas de presentación a las diferentes entidades de
regulación
Hacer un seguimiento de cada uno de nuestros clientes a través del uso de
los procesos de cada uno de nuestros servicios
Que todos los meses se emita un recordatorio de lo que deben entregar y
la fecha tope al SRI y a otras instituciones del estado
93
Buenos días:
Newvalorem desea implementar un Manual de Políticas Internas y Funciones de
la empresa.
Por esta razón quisiera contar con la mayor información posible, favor contestar
este cuestionario con la mayor sinceridad posible.
Muchas gracias por su colaboración!!!
ENCUESTA MEJORAMIENTO CONTINUO
Nombre:________________________________________________
Cargo que ocupa:_____________________ Fecha:______________
Favor poner una X en el casillero que Usted considere, siendo el 1 el más bajo y 5
el más alto.
Pregunta 1 2 3 4 5
Piensa Usted que
Newvalorem tiene
comunicación con sus
clientes.
Piensa Usted que la empresa
tiene políticas claras en cada
uno de los procesos para el
cumplimiento de los servicios
De acuerdo a la estructura
hay una fuente de distribución
de funciones
94
Tiene Newvalorem políticas y funciones establecidas
SI NO
Internamente, existen errores por no haber procesos establecidos
SI NO
De su opinión:
_______________________________________________________________
Tiene Newvalorem formatos estandarizados para todos los documentos salientes
de la empresa
SI NO
De su opinión:
_______________________________________________________________
Por culpa de Newvalorem algún cliente no ha cumplido con sus obligaciones ante
entidades de regulación ej. SRI, Super de Cías, Municipio.
SI NO
Si su respuesta es afirmativa favor explique:
_______________________________________________________________
Que recomendaría Usted para que Newvalorem tenga cero errores
________________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
95
TABULACIÓN DE DATOS: 9 personas
Pregunta 3 4 5
Piensa Usted que
Newvalorem tiene
comunicación con sus
clientes.
1 6 2
Piensa Usted que la empresa
tiene políticas claras en cada
uno de los procesos para el
cumplimiento de los servicios
9
De acuerdo a la estructura
hay una fuente de distribución
de funciones
8 1
Tiene Newvalorem políticas y funciones establecidas
SI NO 9
Internamente, existen errores por no haber procesos establecidos
SI 9 NO 0
Tiene Newvalorem formatos estandarizados para todos los documentos salientes
de la empresa
SI 2 NO 7
Por culpa de Newvalorem algún cliente no ha cumplido con sus obligaciones ante
entidades de regulación ej. SRI, Super de Cías, Municipio.
SI 2 NO 7
Análisis de la ENCUESTA MEJORAMIENTO CONTINUO
Hace un Manual de Políticas Internas y Funciones para la empresa, con el fin de
que todo el personal conozca lo que debe hacer para evitar errores y que
realmente exista un mejoramiento continuo.
96
CAPITULO VI
PROPUESTA DE MANUAL
97
CAPITULO VI
PROPUESTA DE MANUAL
6.1 Manual de Políticas Internas y Funciones de NEWVALOREM
CIA. LTDA.
98
Manual de Políticas
Internas y
Funciones de los
servicios de
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Elaborado en Quito, al 31 de Diciembre de 2011
Unidad Responsable: Gerencia Administrativa
Número de Páginas
99
Índice
Descripción Página
Introducción 3
Objetivos 3
Antecedentes Históricos 3
Legislación o base legal 4
Estructura orgánica 5
Organigrama estructural 6
Organigrama funcional 7
Organigrama de posición 8
Información Newvalorem 9
Descripción de puestos y funciones por área administrativa y posición
Procesos a utilizar
Formatos estandarizados
Políticas para cada área administrativa 10
Gerencia General 11
Gerencia Administrativa y RRHH 18
Gerencia Tributaria y Legal
Gerencia Financiera y contable
Gerencia de Capacitación
100
Introducción
Los manuales administrativos son indispensables en cualquier organización,
porque representa un elemento crucial para el proceso de toma de
decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del
estándar regular.
Newvalorem desea implementar su manual de políticas internas y
funciones completamente adaptado a su realidad, al volumen de sus
operaciones y los recursos que dispone.
Objetivos
Que todo el personal de NEWVALOREM CIA. LTDA., utilice este manual
como una guía clara para:
Presentar una visión de conjunto y estandarizada de la organización
para su adecuada utilización.
Precisar expresiones y formatos generales para llevar a cabo
acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.
Proporcionar formatos estandarizados para agilizar los diferentes
procesos que maneja la empresa como: preparación de
presentación de propuestas, informes a clientes, documentos a
presentar a las instituciones de regulación y reportes.
Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
Antecedentes Históricos
Newvalorem Cia. Ltda., creada en Quito el 13 de Enero del 2010, para
satisfacer un nicho importante del mercado en el sector contable,
financiero, legal y tributario.
Durante este tiempo ha ido incrementando su clientela fija a través de los
servicios contables, pero con una proyección mayor en otras áreas como
en capacitación en desarrollo del talento humano así como en la
provisión de servicios administrativos.
101
Legislación o base legal de los Servicios que provee NEWVALOREM
MINISTERIOO DE TRABAJO
Descripción Nombre de la Ley
o Reglamento
Artículo Responsabilidad de
Newvalorem Cia. Ltda.
Fecha de entrega
del formulario al
cliente
Fecha de
entrega al
Ministerio de
Trabajo
Décima tercera
remuneración
CODIGO DE
TRABAJO
Parágrafo 3ro. De las
remuneraciones
adicionales. Arts.111 al 112
Preparación y entrega al
cliente del formulario del
décimo tercer sueldo y su
presentación hasta la
fecha indicada en el
Ministerio de Trabajo, (No
es responsable del pago
ni de la fecha de pago).
Hasta el 10 de
diciembre de
cada año
Hasta el 15 de
Enero
Décima Cuarta
remuneración
CODIGO DE
TRABAJO
Parágrafo 3ro. De las
remuneraciones
adicionales. Arts. 113 al 114
Preparación y entrega al
cliente del formulario del
décimo tercer sueldo y su
presentación hasta la
fecha indicada en el
Ministerio de Trabajo, (No
es responsable del pago
ni de la fecha de pago).
Hasta el 10 de
agosto de cada
año
Hasta el 15 de
septiembre
Pago de utilidades CODIGO DE
TRABAJO
Capítulo IV De las
obligaciones del empleador
y del trabajador Parágrafo
2do. De las utilidades.
Arts.97 al 110
Preparación y entrega al
cliente del formulario del
décimo tercer sueldo y su
presentación hasta la
fecha indicada en el
Ministerio de Trabajo, (No
es responsable del pago
ni de la fecha de pago).
Hasta el 1ro. de
Abril de cada año
(si la empres tiene
utilidades a
repartir)
Hasta el 30 de
Abril
102
Contratos, Actas de
finiquito e ingresos al
Iess
CODIGO DE
TRABAJO
Capítulo IX De la
terminación del contrato de
trabajo Arts.169 al 195
Preparación de cálculo y
de los formularios
respectivos
Dentro del mes
de la fecha
solicitada
Dentro del
mes solicitado
Ingresos/Egresos al IESS LEY DE
SEGURIDAD
SOCIAL DEL
ECUADOR –
CONSITUCIÓN DEL
ECUADOR
Art. 34 Los derechos de los
empleados son
irrenunciables.
Ingresar cada vez que
sea necesario. Egresos
cada vez que sea
necesario
Desde el primer
día de trabajo
Dentro del
mes solicitado
ILUSTRE MUNICIPIO DE QUITO
Descripción Nombre de la Ley
o Reglamento
Artículo Responsabilidad de
Newvalorem Cia.
Ltda.
Fecha de entrega
del formulario al
cliente
Fecha de entrega
al Municipio de
Quito
Patente Ley de control
tributario
financiero
Art. 1 de la Ordenanza
0135, R.O. 524, 15-II-2005
Entrega formulario
lleno para la
presentación al
Municipio de Quito.
Durante el mes de
Mayo
Responsabilidad
del Cliente.
Si administramos
(hasta el 15 de
Junio)
Impuesto del 1.5 por mil Ley de control
Tributario
Financiero
Registro Oficial No.97 Ley
No. 006
Entrega formulario
lleno para la
presentación al
Municipio de Quito.
Durante el mes de
Mayo
Responsabilidad
del Cliente.
Si administramos
(hasta el 15 de
Junio)
103
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
Descripción Nombre de la Ley
o Reglamento
Artículo Responsabilidad de
Newvalorem Cia.
Ltda
Fecha de entrega
del formulario al
cliente
Fecha de entrega
al Servicio de
Rentas Internas
Declaraciones Mensuales Ley de Régimen
tributario interno
Capítulo III (Art. 63, 64,
65), Capítulo IV (Art. 66)
Ingresar
documentos al
sistema, subirlos al
portal del SRI y
entregar formulario
al cliente de IVA y
retenciones
Dependiendo de
la fecha de cada
cliente, siempre se
entregará por lo
menos 48 horas
antes de la fecha
límite de pago.
La información
debe ser
preparada y
subida al portal
hasta 48 horas
antes de su límite
de declaración.
Impuesto a la Renta Ley de Régimen
tributario interno
Capítulo I (Art. 71) Con la información
anual, preparar el
formulario del
impuesto a la renta
en el Portal del SRI.
Dependiendo de
la fecha de cada
cliente, siempre se
entregará por lo
menos 72 horas
antes de la fecha
límite de pago.
Dependiendo de
la fecha de cada
cliente, siempre se
entregará por lo
menos 72 horas
antes de la fecha
límite de pago.
104
Estructura orgánica
I. Nivel Institucional
1 Nivel directivo
1.1 Accionistas
1.2 Gerencia General
II. Nivel Intermedio
2 Nivel Gerencial
2.1 Gerencia Administrativa y RRHH
2.2 Gerencia Financiera y Contable
2.3 Gerencia Tributario y Legal
2.4 Gerencia de capacitación
III. Nivel Operativo
3 Nivel de Supervisión
3.1 Administración de RRHH
3.2 Materiales y Logística
3.3 Finanzas
3.4 Contabilidad
3.5 Legal
3.6 Tributario
3.7 Capacitación Sector Público
3.8 Capacitación Sector Privado
105
Organigramas
NEWVALOREM CIA. LTDA.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
106
NEWVALOREM CIA. LTDA.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Gerencia General
1. Cumplir con los objetivos propuestos
2. Vigilar el cumplimiento de los proyectos a cargo
de las distintas gerencias
3. Mantener excelentes relaciones con los clientes
4. Obtener más clientes
Gerencia Legal y
Tributario
1. Asesoría Legal
2. Constitución de empresas
3. Asesoría Tributario
4. Preparación de Propuestas asesoría legal y
tributario
5. Reclamos IVA
Gerencia Financiera y Contable
1. Manejo Servicios Contables
2. Preparación documentos para instituciones
Gubernamentales
3. Relaciones con clientes
4. Manejo de Servicios
5. Preparación de propuestas
Gerencia Administrativa y RRHH
1. Manejo administrativo
2. Manejo del personal
3. Elaboración y coordinación de contratos
4. Implementación de normas y políticas
5. Coordinación de Proyectos
6. Preparación de propuestas
7. Manejo servicio administrativo clientes
Gerencia de Capacitación
1. Preparación de propuestas de
capacitación sector pública y privado
2. Preparación de materiales para los talleres
a realizarse
3. Coordinación de logística como: hoteles,
alimentación, transporte, capacitadores,
control de costos
107
NEWVALOREM CIA. LTDA.
ORGANIGRAMA DE POSICIÓN
Accionistas
2 socios
Gerencia General
1 Gerente General
1 Asistente Administrativo
Gerencia Financiera y
Contable
1 Gerente Financiero y
Contable
2 Auxiliares Contables
Gerencia Tributaria y
Legal
1 Gerente Tributario y
Legal
Gerencia
Administrativa y RRHH
1 Gerente
Administrativo y RRHH
1 Asistente
Administratvio
Gerencia de
Capacitación
1 Gerente de
CapacitacIón
1 Asistente
Total Empleados: 10
108
Información NEWVALOREM CIA. LTDA.
LEMA DE NEWVALOREM
“Agregamos Valor a su Empresa”
MISIÓN
Agregar valor a las mejores empresas del país brindando soluciones
efectivas.
VISIÓN
En el 2014 ser la mejor empresa nacional y un referente a nivel
internacional, por ofrecer servicios que generan valor para nuestros
clientes.
LOGO
109
1. Descripción de puestos
y funciones por área
administrativa
2. Procesos a utilizar
3. Formatos
estandarizados
4. Políticas para cada
área administrativa
110
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Fecha:
Al 31 de
Diciembre de
2011
Manual de Políticas Internas y
Funciones de los Servicios de
NEWVALOREM
Página
ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL
POLÍTICAS
Una vez a la semana se coordinará que se realice la reunión de staff con
cada una de las gerencias para conocer:
Prospectos de nuevos negocios de cada área administrativa
Se revisará la situación actual de cada cliente
Procesos y actividades pendientes
Cumplimiento del presupuesto
Revisión de costos de los proyectos
Las propuestas presentadas por las distintas áreas con su respectivos
costos, serán aprobados por la Gerencia General antes de ser enviados
al cliente.
Los costos y gastos de la empresa serán aprobados previamente por la
Gerencia General, de acuerdo con el presupuesto anual o con el
presupuesto del proyecto.
Trimestralmente un reporte con toda la información del status de la
empresa será entregada a los accionistas y este incluirá:
Estados financieros
Reporte de los proyectos existentes
Cumplimiento de objetivos
Reporte relación con clientes
PROCESOS DEL ÁREA
Entrega de propuestas
Negociación con clientes
Formatos estandarizados a utilizar
Cartas de presentación – Formato 1
Propuestas clientes en conjunto con Gerente de Área
111
INSTRUCCIONES PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS
Utilizar los formatos preestablecidos
Presupuestar correctamente, utilizando la tabla de precios
Siempre utilizar hojas membretadas y letra century gothic 11
Abrir un archivo por cada prospecto/cliente en el servidor/prospectos
Si la propuesta es aceptada abrir una carpeta en el servidor con el
nombre del cliente, incluir el archivo de la propuesta presentada
Entregar en carpeta de Newvalorem en sobre cerrado con nombre
impreso en el sobre a entregar
PUESTOS DEL ÁREA:
Gerente General 1
Asistente de Gerencia 1
DESCRIPCIÓN DE PUESTO: GERENTE GENERAL
A) Identificación
Número de plazas: 1
Ámbito de operación: Toda la empresa
B) Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Accionistas empresa
Subordinados directos: Gerente Administrativo y RRHH
Gerente Legal y tributario
Gerente Financiero y Contable
Gerente Capacitación
C) Propósito del puesto
Ser el líder de la organización
Formular estrategias de negocio de la organización
Planear, organizar, dirigir y controlar que los objetivos de la empresa sean
cumplidos
Manejar la imagen y los negocios de la organización
Manejo de relación con clientes
D) Funciones
Establecer políticas para la toma de decisiones en todos los niveles de la
organización
Definir prioridades de la organización a corto, mediano y largo plazo
Mantener el rumbo de la organización de acuerdo con los objetivos de la
organización
Fomentar el espíritu de equipo y el respeto a los valores de la
112
organización
Definir el marco de actuación de la organización.
E) Comunicación
Ascendente Accionistas empresa
Horizontal n/a
Descendente Gerentes Unidades
Externa Clientes y proveedores
F) Especificaciones
Conocimientos Título de Cuarto Nivel en Administración de
Empresas o Finanzas
Experiencia Más de 5 años en cargos similares
Iniciativa Autónoma
Personalidad
1. Sociable y desenvuelta
2. Ético
3. Que pueda mantener relación con clientes importantes
4. Que sepa manejar situaciones de presión y estrés
DESCRIPCIÓN DE PUESTO: ASISTENTE DE GERENCIA
A) Identificación
Número de plazas: 1
Ámbito de operación: Departamento Asignado
B) Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Gerente Asignado
Subordinados directos: Mensajero
C) Propósito del puesto
Asistir al Gerente Asignado en las distintas actividades a su cargo
D) Funciones
Alcanzar las metas de trabajo en su área
Organizar y coordinar las actividades bajo su responsabilidad
Aplicar los sistemas, procesos, funciones procedimientos establecidos por
la empresa
Atender el desarrollo del trabajo según los criterio establecidos
113
E) Comunicación
Ascendente Gerente asignado
Horizontal Otras Asistentes
Descendente Mensajero
Externa Clientes y proveedores
F) Especificaciones
Conocimientos 3er. Año de Universidad – Escuela de Administración
de Empresas/Finanzas/Economía
Experiencia Más de 2 años en cargos similares
Iniciativa Políticas y procedimientos de la empresa
Personalidad
1. Desenvuelta, sociable y bien comportada
2. Buena actitud
Elaborado por: Sandra Vinueza – Gerente Administrativo y RRHH
Fecha: 31 de Diciembre, 2011
114
115
FORMATOS PREESTABLECIDOS
1) CARTA DE PRESENTACIÓN Ubicación (Servidor/Prospectos/Nuestros Servicios)
Quito, fecha actual
Señor (Título Prospecto)
(Nombre del Prospecto)
(Nombre de la Empresa de ser el caso)
Ciudad.-
De nuestras consideraciones:
En este mundo globalizado, donde las empresas tienen que considerar
estrategias innovadoras y de amplio impacto para mantener y generar un
crecimiento sostenido en sus negocios y en sus resultados, presentamos a
ustedes la posibilidad de compartir este reto en nuestras ramas de
especialización con el objeto de que generemos valor agregado a su
negocio y en conjunto logremos los resultados esperados por su
organización.
NEWVALOREM es un equipo de profesionales de probada trayectoria, en
los sectores público y privado, que genera soluciones efectivas en los
ámbitos contable, tributario, administrativo, financiero, legal y de talento
humano.
Nuestro objetivo es el de satisfacer las necesidades de nuestros clientes
agregándole valor a su negocio de manera segura y rápida.
La información recibida de nuestros clientes, es manejada con los más
altos estándares de confidencialidad.
Para nuestra empresa lo primordial es prestarle un buen servicio, otorgar el
mejor asesoramiento y ofrecerle soluciones efectivas.
NEWVALOREM, pone a su disposición todos los servicios detallados a
continuación, no dude en contactarse con nosotros.
Atentamente,
NEW VALOREM CIA. LTDA.
XXXXXXXXXXXXXX
Gerente General
Tel: 382-5307 / 0998282929
Mail: lromero@newvalorem.com
Página web: www.newvalorem.com
116
NUESTROS SERVICIOS
TRIBUTARIO:
Declaraciones de impuestos
Anexos transaccionales y de gastos personales
Simulación de auditoria tributaria
Ingeniería tributaria
Contabilidad tributaria
Conciliaciones tributarias
Declaraciones patrimoniales
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Administración de los recursos de la compañía, manejo de bancos,
proveedores, cuentas por cobrar e inventarios.
RRHH RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE TALENTO HUMANO
Selección de Talento Humano
Gestión por competencias
Evaluación de desempeño
Evaluación del clima organizacional
Terminación y Mediación laboral
Obligaciones laborales
LEGAL
Constitución de empresas
Contratos y terminación
Recursos administrativos
Devoluciones
Poderes notariales
Trámites varios
PLANIFICACION ESTRATÈGICA
Elaboración de Planes Estratégicos
Elaboración de Planes de Negocios
Diseño y evaluación de proyectos
Asesoría para financiamientos
CAPACITACIÓN
Ofrecemos capacitación mensual actualizada de los temas más
relevantes y actuales que son de conocimiento indispensable en la
organización.
117
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Fecha:
31 de
Diciembre
2011
Manual de Políticas Internas y
Funciones de los Servicios de
NEWVALOREM
Página 21
ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y RRHH
POLÍTICAS
Los servicios administrativos, serán manejados por esta gerencia y serán
coordinados utilizando el proceso preestablecido.
Cada viernes se entregará un reporte a la Gerencia General, informando
todos los procesos, proyectos y actividades realizadas durante esa
semana y las que serán por realizar la siguiente.
Los costos de cada proyecto, serán aplicados contra el presupuesto
preparada durante la propuesta
Servicios Administrativos (Para nuestros clientes)
Las compras realizadas superiores a USD$200, siempre requerirán
de 3 cotizaciones y la aprobación de nuestro cliente por escrito
Todas las solicitudes realizadas como: compras y gasto deberán
ser realizadas por escrito (email) y posteriormente aprobadas por
escrito
El ingreso de personal, las terminaciones, los incrementos salariales
del personal de nuestro cliente deberán ser realizadas por escrito
PROCESOS DEL ÁREA
Servicios Administrativos
Negociación con proveedores
FORMATOS A UTILIZAR
Carta de presentación – Formato 1
Propuestas clientes Servicios Administrativos – Formato 2
INSTRUCCIONES
Utilizar los formatos preestablecidos
Incluir carta de presentación antes de propuesta a preparar
Presupuestar correctamente, utilizando la tabla de precios
Siempre utilizar hojas membretadas y letra century gothic 11
Abrir un archivo por cada prospecto/cliente en el servidor/prospectos
Si la propuesta es aceptada abrir una carpeta en el servidor con el
nombre del cliente, incluir el archivo de la propuesta presentada
118
Entregar en carpeta de Newvalorem en sobre cerrado con nombre
impreso en el sobre a entregar
PUESTOS DEL ÁREA:
Gerente Administrativo y RRHH 1
Asistente de Gerencia 1
DESCRIPCIÓN DE PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO Y RRHH
A) Identificación
Número de plazas: 1
Ámbito de operación: Administración y RRHH
B) Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Gerente General
Subordinados directos: Asistente de Gerencia Administración y RRHH
Propósito del puesto
Definir las estrategias funcionales de la organización
Elaborar y ejecutar programas del departamento
Implementar políticas
C) Funciones
Coordinar a su personal para que todas las demás áreas puedan
funcionar normalmente
Interpretar y aplicar estrategias establecidas
Orientar, controlar y aplicar los recursos necesarios para el cumplimiento
de los objetivos de la organización.
Cumplir con las políticas establecidas para el buen funcionamiento de la
empresa.
Orientar sus actividades para el logro de los objetivos de la empresa
D) Comunicación
1) Ascendente Gerente General
2) Horizontal Otras Gerencias
3) Descendente Personal Departamento Administrativo y RRHH
4) Externa Proveedores y clientes
E) Especificaciones
Conocimiento Ingeniero en Administración de Empresas/ o
Recursos Humanos
Experiencia Más de 5 años en cargos similares
Iniciativa Autónoma
119
Personalidad
1. Sociable y desenvuelto
2. Ético
3. Que pueda mantener negociar con proveedores
4. Que sepa manejar situaciones de presión y estrés
DESCRIPCIÓN DE PUESTO: ASISTENTE DE GERENCIA ADMINISTRATIVO Y RRHH
A) Identificación
Número de plazas: 1
Ámbito de operación: Departamento Asignado (Adm y RRHH)
B) Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Gerente Asignado
Subordinados directos: Mensajero
G) Propósito del puesto
Asistir al Gerente Asignado en las distintas actividades a su cargo
H) Funciones
Alcanzar las metas de trabajo en su área
Organizar y coordinar las actividades bajo su responsabilidad
Aplicar los sistemas, procesos, funciones procedimientos establecidos por
la empresa
Atender el desarrollo del trabajo según los criterio establecidos
I) Comunicación
Ascendente Gerente asignado
Horizontal Otras Asistentes
Descendente Mensajero
Externa Clientes y proveedores
J) Especificaciones
Conocimientos Medios de administración y secretariado
Experiencia Más de 2 años en cargos similares
Iniciativa Políticas y procedimientos de la empresa
120
Personalidad
Desenvuelta, sociable y bien comportada
Buena actitud
Elaborado por: Sandra Vinueza – Gerente Administrativo y RRHH
Fecha: 31 de Diciembre, 2011
121
122
FORMATOS PREESTABLECIDOS
2) Propuesta Servicios de Gerencia
Ubicación (Servidor/Prospectos/Servicios Gerencia Administrativa)
PROPUESTA DE SERVICIOS
DE GERENCIA
ADMINISTRATIVA Y
CONTABLE
PREPARADO PARA:
NOMBRE DE PROSPECTO
(LOGO SI ES POSIBLE)
123
NOMBRE PROSPECTO
SERVICIO DE GERENCIA
ADMINISTRATIVA Y CONTABLE
GERENCIA ADMINISTRATIVA:
Egresos / pagos/proveedores:
Manejo y coordinación de Pagos (aprobados previamente)
Elaboración de cheques (cuando se requiera)
Registro en el sistema del banco las transferencias
Reportes Mensuales de Saldos y Movimientos
Manejo de relación con proveedores
Elaboración de Comprobantes de Egreso
Elaboración de comprobantes de retención en la fuente
Pagos al personal (Roles de pago mensual, décimos, beneficios sociales)
Pagos de obligaciones laborales, tributarias y de instituciones de control
(Superintendencia de Compañías, Municipio de Quito)
Ingresos / facturación/Clientes:
Emisión de facturas a clientes
Retiro de cheques y depósito en el banco
Retiro de comprobantes de retención
Servicio de Mensajería:
Coordinación de trámites requeridos como:
Certificados de Instituciones Gubernamentales requeridos en
licitaciones como: Superintendencia de Compañías, Municipio de
Quito, Iess, Ministerio de Trabajo, INCOP
CONTABILIDAD MENSUAL:
-Obligaciones tributarias
Declaraciones retenciones en la fuente
Declaraciones del IVA
Anexos
-Reportes Financieros
Balance General
Estado de Resultados
Costo por proyecto
124
-RRHH y Nómina
Contratos del personal/Liquidaciones/Actas de finiquito
Planillas al Iess
Rol de pagos general e individuales
Rol de provisiones
REUNIÓN MENSUAL:
Se realizará una reunión mensual para coordinar las actividades a realizarse y
para dar información acerca de los Estados Financieros.
PROPUESTA ECONÓMICA
Fee mensual : USD$XXXXXX(más IVA)
125
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Fecha:
31 de
Diciembre de
2011
Manual de Políticas Internas y
Funciones de los Servicios de
NEWVALOREM
Página
ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA TRIBUTARIA Y LEGAL
POLÍTICAS
Los servicios legales y tributarios, serán manejados por esta gerencia y
serán coordinados utilizando el proceso preestablecido.
Cada viernes se entregará un reporte a la Gerencia General, informando
todos los procesos, proyectos y actividades realizadas durante esa
semana y las que serán por realizar la siguiente.
Los costos de cada proyecto, serán aplicados contra el presupuesto
preparado durante la propuesta.
Los documentos que tengan relación con temas jurídicos y legales, serán
revisados por esta gerencia antes de llegar a la aprobación de la
Gerencia General y al Cliente de ser el caso.
Deberá estar actualizado con los temas normativos, legales, jurídicos y
tributarios.
PROCESOS A MANEJAR
Entrega de propuestas
Negociación con clientes
FORMATOS ESTANDARIZADOS A UTILIZAR
Carta de presentación – Formato 1
Propuestas clientes servicios legales y tributarios – Formatos 3 y 4
INSTRUCCIONES
Utilizar los formatos preestablecidos
Incluir carta de presentación antes de propuesta a preparar
Presupuestar correctamente, utilizando la tabla de precios
Siempre utilizar hojas membretadas y letra century gothic 11
Abrir un archivo por cada prospecto/cliente en el servidor/prospectos
Si la propuesta es aceptada abrir una carpeta en el servidor con el
nombre del cliente, incluir el archivo de la propuesta presentada
Entregar en carpeta de Newvalorem en sobre cerrado con nombre
impreso en el sobre a entregar
126
PUESTOS DEL ÁREA:
Gerente Tributario y Legal 1
DESCRIPCIÓN DE PUESTO: GERENTE TRIBUTARIO Y LEGAL
A) Identificación
Número de plazas: 1
Ámbito de operación: Toda la empresa
B) Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Gerencia General
Subordinados directos: Asesor Legal
C) Propósito del puesto
Definir las estrategias funcionales para su departamento.
Elaborar propuestas para clientes
Coordinar los proyectos de su departamento
D) Funciones
Coordinar el personal a su cargo.
Interpretar y aplicar estrategias establecidas
Orientar, controlar y aplicar los recursos necesarios para el cumplimiento
de los objetivos de la organización.
Cumplir con las políticas establecidas para el buen funcionamiento de la
empresa.
Orientar a sus actividades para cumplir con los objetivos establecidos
para la empresa
E) Comunicación
Ascendente Gerente General
Horizontal Otras Gerencias
Descendente Asesor Legal
Externa Clientes y proveedores
F) Especificaciones
Conocimientos Doctor en Leyes con Experiencia Tributaria
Experiencia Más de 5 años en cargos similares
Iniciativa Autónoma
Personalidad
1. Sociable y desenvuelta
2. Ético
3. Que pueda mantener relación con clientes importantes
4. Que sepa manejar situaciones de presión y estrés
127
Elaborado por: Sandra Vinueza – Gerente Administrativo y RRHH
Fecha: Diciembre 31, 2011
128
Duración: 1 mes
Proceso: Constitución de EmpresasA
uxili
ar
1G
ere
nte
Le
ga
l y
Trib
uta
rio
Recibir pedido por
parte del cliente
Recopilar los
documentos
necesarios
1
Preparar
documentos para
las instituciones
gubernamentales
Registrar los
documentos en
las instituciones
requeridas
Preparar la
carpeta con los
documentos
requeridos
Emitir copias de
los documentos
elaborados
Entregar al cliente
la carpeta con los
documentos
obtenidos
Inicio
Fin
2 3
Carpeta con los siguientes documentos:
Constitución
Nombramiento del Gerente y Presidente
RUC
Número Patronal (si es requerido)
Patente Municipal
Registro de los documentos en las instituciones como:
Superintendencia de Compañías
Registro Mercantil
SRI
Notarias
Cinco posibles nombres
Dos o tres accionistas (dependiendo del tipo de empresa)
Capital inicial: $ 400
Anticipo para gastos
Servicios Legales y Tributarios
1
2
3
129
FORMATOS PREESTABLECIDOS
3) Propuesta Servicios Legales – Constitución Empresa Ubicación (Servidor/Prospectos/Servicios Legales)
PROPUESTA
CONSTITUCIÓN
COMPAÑÍA LIMITADA
NOMBRE DEL PROSPECTO (LOGO SI ES POSIBLE)
130
Nombre del Prospecto
PROPUESTA CONSTITUCIÓN
COMPAÑÍA LIMITADA
Incluye:
Elaboración de minuta
Registro de nombramientos
Obtención Patente Municipal
Registros varios en la Superintendencia de compañías y en el Registro
Mercantil
Obtención de Registro único de contribuyentes RUC
Nota: Nuestra propuesta incluye 2 meses de servicios contables
Tiempo Requerido:
30 días a partir de la reserva del nombre
Costo:
USD$XXXXX honorarios (más IVA)
USD$ XXXX gastos de constitución vía reembolso (aproximados)
USD$ XXXX capital Inicial (el mismo que es luego devuelto a los accionistas)
Forma de Pago:
Al Inicio:
30% de anticipo de los honorarios
100% de los gastos y del capital inicial
A la entrega de la compañía constituida:
70% restante de los honorarios
Requerimos de:
2 Socios de la compañía (mínimo)
5 Posibilidades de nombres para ser registrados
3 Copias de cédulas y papeletas de votación de los socios a color
131
El listado con nombres de:
Presidente, Gerente y en caso de haberlo Vicepresidente
Beneficios de Constituir una Compañía:
Opción participar con mayor presencia en los diferentes concursos del
Instituto Nacional de Contratación Pública e Instituciones
Gubernamentales autónomas.
Beneficios Contables:
Al constituir con NEWVALOREM su empresa, tendrá 3 meses sin costo de
servicios contables.
132
FORMATOS PREESTABLECIDOS
4) Propuesta Servicios Tributarios – Reclamo IVA
Ubicación (Servidor/Prospectos/Servicios Tributarios/Reclamo IVA)
PROPUESTA
RECLAMO IVA
PREPARADO PARA
NOMBRE DEL PROSPECTO
(LOGO SI ES POSIBLE)
133
Nombre del Prospecto
PROPUESTA DE SERVICIOS TRIBUTARIOS
DEVOLUCIÓN DE IVA
Detalle de Servicios
Parte 1
Verificación de Documentos
Cuadro mensual de compras y ventas
Cruce de información con SRI
Nota:
Dependiendo del movimiento que tenga cada año de reclamo de IVA, se
acordará el tiempo que se requiere para la verificación de los documentos.
Parte 2
Elaboración de Documentos Requeridos
Preparación y entrega de formularios, cartas y documentos.
Nota:
Dependiendo de la cantidad de meses de reclamo, se indicará cuanto tiempo
se requiere para presentar los documentos en el SRI.
PROPUESTA ECONÓMICA
El valor es el XXXX% de comisión sobre el total reembolsado por el SRI (más IVA).
El valor de la Verificación de documentos (Parte 1) se cobrará por anticipado
USD$XXXXXX más IVA.
Nota: El valor del anticipo para la verificación de documentos no es
reembolsable.
134
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Fecha:
Al 31 de
Diciembre de
2011
Manual de Políticas Internas y
Funciones de servicios de
NEWVALOREM
Página
ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA FINANCIERA Y CONTABLE
POLÍTICAS
Los servicios financieros y contables, serán manejados por esta gerencia
y serán coordinados utilizando el proceso preestablecido.
Cada viernes se entregará un reporte a la Gerencia General, informando
todos los procesos, proyectos y actividades realizadas durante esa
semana y las que serán por realizar la siguiente.
Los costos de cada proyecto, serán aplicados contra el presupuesto
preparado durante la propuesta.
Los documentos que tengan relación con temas financieros y contables,
serán revisados por esta gerencia antes de llegar a la aprobación de la
Gerencia General y al Cliente de ser el caso.
Deberán estar actualizados con los temas relacionados con el SRI.
Todos los documentos de respaldo requeridos para la preparación de las
declaraciones, anexos y estados financieros deberán ser receptadas por
parte de nuestros clientes 10 días antes de entrega al SRI y de acuerdo
con el calendario de entrega.
Trimestralmente se entregarán en medios magnéticos los estados
financieros a cada uno de los clientes.
Durante Febrero y Marzo (dependiendo de la fecha de entrega), el
Gerente Financiero y Contable, entregará a través de una reunión los
estados financieros a cada cliente y para esto se preparará un
cronograma de entrega que será aprobado por la Gerencia.
PROCESOS A MANEJAR
Entrega de propuestas
Negociación con clientes
FORMATOS ESTANDARIZADOS A UTILIZAR
Carta de presentación – Formato 1
Propuestas clientes servicios Contables – Formato 5
INSTRUCCIONES
Utilizar los formatos preestablecidos
Incluir carta de presentación antes de propuesta a preparar
Presupuestar correctamente, utilizando la tabla de precios
135
Siempre utilizar hojas membretadas y letra century gothic 11
Abrir un archivo por cada prospecto/cliente en el servidor/prospectos
Si la propuesta es aceptada abrir una carpeta en el servidor con el
nombre del cliente, incluir el archivo de la propuesta presentada
Entregar en carpeta de Newvalorem en sobre cerrado con nombre
impreso en el sobre a entregar
PUESTOS DEL ÁREA:
Gerente Financiero y Contable 1
Auxiliares Contables 2
DESCRIPCIÓN DE PUESTO:GERENTE FINANCIERO Y CONTABLE
Identificación
Número de plazas: 1
Ámbito de operación: Toda la empresa
Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Gerente General
Subordinados directos: Auxiliar contable 1
Auxiliar contable 2
Propósito del puesto
Estar a cargo del servicio contable y financiero que provee la empresa
Funciones
Definir las estrategias funcionales de su departamento
Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo de las actividades bajo su
responsabilidad
Atender el desarrollo del trabajo según los criterios y procedimientos
establecidos
Impulsar la productividad y promover la calidad en el trabajo
Coordinar, verificar y controlar que los nuestros clientes estén cumpliendo
con todos los requisitos.
Comunicación
Ascendente Gerente General
Horizontal Otras Gerencias
Descendente Auxiliar 1 y Auxiliar 2
Externa Clientes y proveedores
Especificaciones
Conocimientos Ingeniero en Finanzas/Auditoría/Contador CPA
136
Experiencia Más de 5 años en cargos similares
Iniciativa Autónoma
Personalidad
Sociable y desenvuelta
Ético
Que pueda mantener relación con clientes importantes
Que sepa manejar situaciones de presión y estrés
DESCRIPCIÓN DE PUESTO: AUXILIAR CONTABLE
Identificación
Número de plazas: 2
Ámbito de operación: Departamento Financiero y Contable
Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Gerente Financiero y Contable
Subordinados directos: n/a
Propósito del puesto
Ingresar, verificar y organizar la información contable financiera recibida
por nuestros clientes.
Funciones
Ingresar, verificar y organizar la información de cada uno de los clientes
al sistema contable y al sistema del Servicio de Rentas Internas
Llevar el archivo correctamente y actualizado
Preparación de documentos requeridos por las distintas entidades
reguladoras
Cruce de cuentas, Conciliaciones bancarias, cierre mensual
Comunicación
Ascendente Gerente Financiero y Contable
Horizontal Auxiliar y Asistentes
Descendente n/a
Externa Clientes y proveedores cuando requerido
Especificaciones
137
Conocimientos 7mo. Semestre de Contabilidad y Auditoría
Experiencia Más de 2 años en cargos similares
Iniciativa Políticas establecidas por la empresa
Personalidad
Ordenado y sistemático
Concentrado
Apertura al aprendizaje
Elaborado por: Sandra Vinueza – Gerente Administrativo y RRHH
Fecha: 31 de Diciembre, 2011
138
Duración: 1 día por cliente
Proceso: Gestión de Contabilidad
Con
tado
rAu
xilia
r Con
tabl
e
Servicios Contables
Inicio
Ingresar la
información del
cliente de acuerdo
al número de RUC
Ingresar
documentos al
sistema contable
1
Verificar cuadre
de reportes en el
sistema contable
Ingresar al
sistema DIMM los
formularios de
impuestos
2
Se completan los formularios 103 y 104
y se genera el comprobante
Ingresar la
declaración y
liquidar cuentas
Generar chequeValor a pagar? SI
NO
Acumular en la
cuenta
correspondiente el
crédito tributario
Cerrar las
cuentas: IVA
ventas, IVA
compras y
retenciones
Corregir errores
Generar Balance
Fin
3
Cheque
4
Balance
Ingresar las facturas de:
Compras
Ventas
Gastos
Retenciones
1
2
3
4
139
FORMATOS PREESTABLECIDOS
5) Servicios Contables
Ubicación (Servidor/Prospectos/Contables)
PROPUESTA
SERVICIO CONTABLE
PREPARADO PARA
NOMBRE DEL PROSPECTO
(LOGO SI ES POSIBLE)
140
NOMBRE DEL PROSPECTO
SERVICIO CONTABLE MENSUAL
Incluye:
-Obligaciones tributarias
Declaraciones retenciones en la fuente
Declaraciones del IVA
Anexos
-Reportes Financieros
Balance General
Estado de Resultados
Costo por proyectos
-Nómina
Planillas al Iess
Rol de pagos general e individuales
Rol de provisiones
Costo mensual: USD$XXX (más IVA)
Nota:
- Se entregarán balances mensuales hasta e 15 del siguiente
mes.
141
NEWVALOREM CIA. LTDA.
Fecha:
Al 31 de
Diciembre de
2011
Manual de Políticas Internas y
Funciones de los servicios de
NEWVALOREM
Página
ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE CAPACITACIÓN
POLÍTICAS
Los servicios de capacitación tanto del sector privado como para el
sector público, serán manejados por esta gerencia y serán coordinados
utilizando el proceso preestablecido.
Cada viernes se entregará un reporte a la Gerencia General, informando
todos los procesos, proyectos y actividades realizadas durante esa
semana y las que serán por realizar la siguiente.
Los costos de cada proyecto, serán aplicados contra el presupuesto
preparado durante la propuesta.
Para la preparación de la propuesta, se revisará el listado de
capacitadores y su disponibilidad para proporcionar fechas a los clientes.
Los costos de logística, capacitadores, materiales, deberán ser
considerados cuidadosamente para la preparación de la propuesta.
Las propuestas a presentar serán aprobadas previamente por la
Gerencia General serán aprobados por la Gerencia General.
PROCESOS
Entrega de propuestas
Negociación con clientes
FORMATOS ESTANDARIZADOS A UTILIZAR
Cartas de presentación
Propuestas clientes servicios de Capacitación – cualquier área
INSTRUCCIONES GENERALES
Utilizar los formatos preestablecidos
Incluir carta de presentación antes de propuesta a preparar
Presupuestar correctamente, utilizando la tabla de precios
Siempre utilizar hojas membretadas y letra century gothic 11
Abrir un archivo por cada prospecto/cliente en el servidor/prospectos
Si la propuesta es aceptada abrir una carpeta en el servidor con el
nombre del cliente, incluir el archivo de la propuesta presentada
Entregar en carpeta de Newvalorem en sobre cerrado con nombre
impreso en el sobre a entregar
142
PUESTOS DEL ÁREA:
Gerente de Capacitación 1
Asistente de Gerencia 1
DESCRIPCIÓN DE PUESTO: GERENTE DE CAPACITACIÓN
A) Identificación
Número de plazas: 1
Ámbito de operación: Toda la empresa
B) Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Gerente General
Subordinados directos: Asistente de Gerencia
Propósito del puesto
Estar a cargo del servicio de capacitación para el sector privado y el
público.
C) Funciones
Definir las estrategias funcionales de su departamento
Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo de las actividades bajo su
responsabilidad
Atender el desarrollo del trabajo según los criterios y procedimientos
establecidos
Impulsar la productividad y promover la calidad en el trabajo
Coordinar, verificar y controlar que los proyectos de capacitación sean
ejecutados cumpliendo con los altos estándares de la empresa.
D) Comunicación
Ascendente Gerente General
Horizontal Otras Gerencias
Descendente Asistente de Gerencia
Externa Clientes y proveedores
E) Especificaciones
Conocimientos Ingeniería en RRHH /Administración de Personal
Experiencia Más de 5 años en cargos similares
Iniciativa Autónoma
143
Personalidad
1. Sociable y desenvuelta
2. Ético
3. Que pueda mantener relación con clientes importantes
4. Que sepa manejar situaciones de presión y estrés
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ASISTENTE DE GERENCIA
A) Identificación
Número de plazas: 1
Ámbito de operación: Departamento Asignado
B) Relaciones de autoridad
Jefe inmediato: Gerente Asignado
Subordinados directos: Mensajero
C) Propósito del puesto
Asistir al Gerente Asignado en las distintas actividades a su cargo
D) Funciones
Alcanzar las metas de trabajo en su área
Organizar y coordinar las actividades bajo su responsabilidad
Aplicar los sistemas, procesos, funciones procedimientos
establecidos por la empresa
Atender el desarrollo del trabajo según los criterio establecidos
E) Comunicación
Ascendente Gerente asignado
Horizontal Otras Asistentes
Descendente Mensajero
Externa Clientes y proveedores
F) Especificaciones
Conocimientos 2do. Año de Ingeniería en RRHH/Administración
Experiencia Más de 2 años en cargos similares
Iniciativa Políticas y procedimientos de la empresa
Personalidad
Desenvuelta, sociable y bien comportada
Buena actitud
144
Elaborado por: Sandra Vinueza – Gerente Administrativo y RRHH
Fecha: Diciembre 31, 2011
145
Proceso: Gestión de CapacitaciónA
sis
ten
teC
lien
teG
ere
nte
de
Ca
pa
cita
ció
n
Servicios de Capacitación
Preparar la
propuestaVisitar al clienteInicio
Conocer las
necesidades del
cliente
Coordinar la
logística del
servicio
Acepta
propuesta?
Fin
NO
SI
1
Emitir copias de
documentos
elaborados
Fin
Se coordina la logística como:
Transporte
Hotel u Hostería
Fechas
Capacitador
Materiales a utilizar
1
146
FORMATOS PREESTABLECIDOS
6) Servicios Contables
Ubicación (Servidor/Prospectos/Capacitación)
PROPUESTA DE
CAPACITACIÓN
NOMBRE DE LA
CAPACITACIÓN
PREPARADO PARA:
NOMBRE DEL PROSPECTO
147
PROPUESTA TÉCNICA
NOMBRE DEL PROSPECTO
Detallar la propuesta técnica
INCLUIR FOTOS
PLANTAMIENTO
Describir las necesidades que tiene el cliente.
ENFOQUE METOLOGÓGICO
Metodología a utilizar.
LOGROS A OBTENER:
Detallar los logros
EQUIPO DE ENTRENADORES Y FACILITADORES:
Detallar el equipo que se utilizará
QUIENES SOMOS
Descripción de nuestra firma y de cómo se aplicarán a los grupos.
RUTA FORMATIVA
Se describirán las actividades a realizar
148
AGENDA DE ACTIVIDADES
Día 1
Detalle del horario para cada día
Día 2
Detalle del horario para cada día
DINÁMICAS GRUPALES:
Se detalla el nombre de cada actividad y una pequeña descripción de cada
una.
PROPUESTA ECONÓMICA
Descripción del precio
149
CAPÍTULO VII
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
150
7. CAPÍTULO VII
7.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1.1 Conclusiones:
Después de la investigación realizada con relación a la etapa de organización
dentro del proceso administrativo y diagnosticada la situación existente a través
de las encuestas realizadas tanto a los clientes como a su personal, se originaron
las siguientes conclusiones:
La empresa Newvalorem Cia. Ltda., no cuenta con un Manual de Políticas
Internas y Funciones que sirva al personal como guía y que por no
normarlos se convierten en debilidades de control interno que podrían
significar el no cumplimiento de lo ofrecido, así como pérdidas importantes
para la empresa.
La empresa actualmente tiene la capacidad para proveer servicios
administrativos a empresas pequeñas y medianas, así como a personas
naturales.
La empresa ha obtenido durante estos dos años la posibilidad de acumular
un currículo interesante, para poder calificarse en el sector público y
ofrecer servicios adicionales a los contables-administrativos como son:
capacitaciones en desarrollo del talento humano así como en la parte
tributaria.
151
7.1.2 Recomendaciones:
Implementar lo antes posible el Manual de Políticas Internas y Funciones
de los Servicios de Newvalorem Cia. Ltda, preparado en esta investigación,
que permitirá:
Utilizar los formatos estandarizados, con las políticas establecidas
para cada unidad administrativa.
Aplicar para cada uno de los servicios que ofrece la empresa los
flujogramas, que permiten claramente establecer los pasos a seguir
y así evitar posibles errores.
Actualizar el Manual permanentemente.
152
BIBLIOGRAFÍA
153
BIBLIOGRAFÍA
STONER, FREEMAN, GILBERT JR., Administración, McGraw Hill, Sexta Edición
KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill,
Décima Edición
BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición.
México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009
KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill,
Décima Edición
http://www.slideshare.net/Michellahada/tipos-de-diagramas
RODRIGUEZ VALENCIA, Como elaborar y usar los manuales administrativos,
Editorial Thompson, 2002
Fuente: MONCAYO, Módulo de Planificación Estratégica 2010, Universidad
Tecnológica Equinoccial