Post on 05-Aug-2020
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A.
TEMA:
“DISEÑO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN
FINANCIERA DEL ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA,
EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO”.
AUTOR: TLGA. MARIUXI JANETH BAQUE CUENCA
TUTOR: DRA. JEANNETTE URRUTIA GUEVARA. MSC.
SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS – ECUADOR
2014
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Yo, Dra. Jeannette Urrutia Guevara. MSc, en calidad de Asesor de la Tesis, designada por
disposición de Cancillería de UNIANDES certifico que la Srta. Mariuxi Janeth Baque
Cuenca, Egresada de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA; ha cumplido
el informe integrado con el tema: “DISEÑO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DEL ALMACÉN DE
ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA, EN LA CIUDAD DE SANTO
DOMINGO”, dando cumplimiento con todos los requerimientos científicos y
metodológicos.
Atentamente;
Dra. Jeannette Urrutia Guevara. MSc
ASESORA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, MARIUXI JANETH BAQUE CUENCA, portadora de la cedula de ciudadanía Nº
1718963422, declaro que; el proyecto de grado denominado “DISEÑO DE SISTEMA
DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DEL
ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA, EN LA CIUDAD
DE SANTO DOMINGO”, ha sido desarrollado con base a una investigación exhaustiva,
respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan el pie de las
páginas correspondiente, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografía.
Expongo que soy autora exclusiva del presente trabajo y derechos de autoría le
corresponden a la Universidad Autónoma de los Andes “UNIANDES”
En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido, veracidad y alcance
científico de esta tesis de grado en mención.
Atentamente;
Mariuxi Janeth Baque Cuenca
AUTORA
DEDICATORIA
A DIOS
Por mantenerme con vida y darme la oportunidad de seguir adelante en mis proyectos
personales, estudiantiles y profesionales.
A MIS PADRES
Por ser mí ejemplo a seguir la guía inicial en cada momento con su apoyo y comprensión.
A MI HIJO
Edison Patricio por ser el amor y complemento de mi vida razón de cada uno de mis
esfuerzos para seguir luchando por mis ideales.
A MI ESPOSO
Por ser la persona que no me dejara caer, por ser mi apoyo y mi compañero de vida.
A MIS HERMANOS
Gracias por el cariño brindado.
A MIS AMIGOS
Gracias por ayudar a completar un escalón más a mi vida
AGRADECIMIENTO
“Sentir gratitud y no expresarla es como envolver un regalo y no darlo.”
William Arthur Ward
Quiero dejar constancia escrita, porque así no lo borra el tiempo, de mi eterno
agradecimiento a toda la gente buena que me rodea, y que sin su ayuda no pudiera estar
viviendo este momento…y también ¿por qué no? a la no tan buena que me da fuerzas para
seguir.
A Dios…. por ser la antorcha que guía mi camino al culminar con esta etapa de estudio y
de inicio de vida profesional brindo mi agradecimiento sincero
A toda mi familia… siempre juntos en las buenas y en las malas.
A mis compañeros de estudio... porque me enseñaron que la inteligencia no es una utopía.
En fin a todos aquellos que pusieron su confianza y dedicación en la confección de este
trabajo…
Gracias
ÍNDICE GENERAL
PORTADA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE GENERAL
RESUMEN EJECUTIVO
EXECUTIVE SUMARY
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
Antecedentes de la investigación. .......................................................................................... 1
Planteamiento del problema. .................................................................................................. 2
Formulación del Problema. .................................................................................................... 2
Delimitación del Problema. ................................................................................................... 3
Objeto de Estudio. .................................................................................................................. 3
Campo de acción. ................................................................................................................... 3
Línea de Investigación. .......................................................................................................... 3
Objetivos. ............................................................................................................................... 3
Objetivo General. ................................................................................................................... 3
Objetivos Específicos. ........................................................................................................... 3
Idea a Defender. ..................................................................................................................... 4
Variable de la Investigación. ................................................................................................. 4
Metodología. .......................................................................................................................... 4
Metodología utilizada en la investigación. ............................................................................ 5
Métodos. ................................................................................................................................ 5
Técnicas. ................................................................................................................................ 5
Instrumento. ........................................................................................................................... 5
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica. ................................................. 6
CAPITULO I ......................................................................................................................... 7
1 MARCO TEÓRICO. .......................................................................................................... 7
1.1 Origen y evolución de Sistema de Control Interno y Gestión Financiera. ...................... 7
1.2 Antecedentes Investigativos Gestión Financiera. ............................................................ 7
1.3 Área Financiera. ............................................................................................................. 10
1.3.1 Funciones. ................................................................................................................... 11
1.3.2 Organización. .............................................................................................................. 12
1.3.3 Fundamentación Teórica. ............................................................................................ 12
1.4 Control Interno. .............................................................................................................. 13
1.4.1 Objetivos de Control Interno. ..................................................................................... 15
1.4.1.1 Componentes de control interno. ............................................................................. 15
1.4.1.2 Evaluación del Riesgo. ............................................................................................ 16
1.4.1.3 Actividades de Control. ........................................................................................... 17
1.4.1.4 Sistemas de Información y Comunicación. ............................................................. 18
1.4.1.5 Supervisión o Monitoreo. ........................................................................................ 20
1.4.2 Objetivos del control interno. ..................................................................................... 21
1.4.2.1 Ciclo de Adquisición y pagos. ................................................................................. 21
1.4.2.2 Ciclo de Ingresos. .................................................................................................... 22
1.4.2.3 Ciclo de Informe Financiero. ................................................................................... 22
1.4.2.4 Métodos para Evaluar el Control Interno. ............................................................... 23
1.4.2.5 Método de Diagrama de Flujo. ................................................................................ 23
1.4.2.6 Método de Descripciones Narrativas. ...................................................................... 24
1.4.2.7 Método de Cuestionarios. ........................................................................................ 24
1.4.2.8 Manual de Procedimientos. ...................................................................................... 25
1.4.2.9 El Manual de Funciones y los demás Documentos Complementarios. ................... 26
CAPITULO II ...................................................................................................................... 28
2 MARCO METODOLÓGICO........................................................................................... 28
2.1 Modalidad de la Investigación. ...................................................................................... 28
2.1.1 Logotipo. ..................................................................................................................... 29
2.1.2 Croquis de Ubicación de la Empresa. ......................................................................... 29
2.2 Tipos de investigación. .................................................................................................. 30
2.3 Población y muestra de la investigación. ....................................................................... 31
2.3.1 Muestra. ...................................................................................................................... 32
2.4 Métodos, técnicas e instrumentos. ................................................................................. 33
2.4.1 Métodos. ..................................................................................................................... 33
2.4.1.1 Método Inductivo – Deductivo. ............................................................................... 33
2.4.1.2 Método Analítico – Sintético. .................................................................................. 33
2.4.2 Técnicas. ..................................................................................................................... 34
2.4.2.1 Entrevista. ................................................................................................................ 34
2.4.2.2 Encuestas. ................................................................................................................ 34
2.4.3 Instrumentos. ............................................................................................................... 34
2.4.3.1 Guías de Entrevista. ................................................................................................. 34
2.4.3.2 Cuestionarios. .......................................................................................................... 34
2.4.4 Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas a clientes: .................. 35
2.5 INTERPRETACIÓN Y TABULACIÓN DE RESULTADOS ..................................... 45
2.5.1 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevistas al gerente: ................ 45
2.5.2 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevistas al personal
administrativo: ..................................................................................................................... 47
2.6 VERIFICACIÓN DE IDEA A DEFENDER ................................................................. 49
2.7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 49
2.7.1 Conclusiones ............................................................................................................... 49
2.7.2 Recomendaciones ....................................................................................................... 50
CAPITULO III. .................................................................................................................... 51
3 MARCO PROPOSITIVO. ................................................................................................ 51
3.1 PRESENTACIÓN DETALLADA DE LA PROPUESTA. ........................................... 51
3.2 Ambiente de Control. ..................................................................................................... 52
3.2.1 Integridad y Valores Éticos Propuestos. ..................................................................... 52
3.3 Visión propuesta. ........................................................................................................... 53
3.4 Misión propuesta. ........................................................................................................... 53
3.5 Organigrama propuesto. ................................................................................................. 53
3.5.1 Organigrama funcional. .............................................................................................. 53
3.5.2 Evaluación de riesgo. .................................................................................................. 54
3.5.2.1 Categorización de Objetivos. ................................................................................... 54
3.5.2.2 Cobertura de Objetivos. ........................................................................................... 55
3.5.2.3 Identificación de Riesgos. ........................................................................................ 55
3.5.2.4 Análisis de Riesgos. ................................................................................................. 57
3.5.2.5 Circunstancias que demandan atención especial de riesgos. ................................... 58
3.5.3 Actividades de control. ............................................................................................... 61
3.5.3.1 Tipos de Actividades de Control ............................................................................. 62
3.5.3.2 Procedimientos de control. ...................................................................................... 64
3.5.3.2.1 Políticas de Clientes. ............................................................................................. 64
3.5.3.2.2 Políticas de crédito y cobranzas. ........................................................................... 65
3.5.3.2.3 Políticas de Facturación. ....................................................................................... 66
3.5.3.2.4 Políticas de Proveedores. ...................................................................................... 68
3.5.3.2.5 Políticas de Empleados. ........................................................................................ 69
3.5.3.2.6 Políticas de Contabilidad. ..................................................................................... 70
3.5.3.2.7 Políticas de Efectivo –Cheques. ............................................................................ 70
3.5.3.3 Diseño de Procedimientos. ...................................................................................... 84
3.5.3.4 Los Procedimientos Contables ................................................................................. 84
3.6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ......................................................... 101
3.6.1 CONCLUSIONES. ................................................................................................... 101
3.6.2 RECOMENDACIONES. .......................................................................................... 101
ÍNDICE DE GRÁFICOS.
Gráfico 1: Gestión Financiera. ............................................................................................. 11
Gráfico 2: Organigrama Institucional. ................................................................................. 12
Gráfico 3: Componentes de Control Interno. ....................................................................... 16
Gráfico 4: Actividades de Control. ...................................................................................... 18
Gráfico 5: Sistemas de información según las necesidades del negocio. ............................ 19
Gráfico 6: Elementos de la Comunicación. ......................................................................... 20
Gráfico 7: Supervisión y monitoreo. .................................................................................... 21
Gráfico 8: Logotipo de la empresa. ..................................................................................... 29
Gráfico 9: Ubicación de la empresa. .................................................................................... 29
Gráfico 10: ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa? .......................... 35
Gráfico 11: ¿Recibe información sobre ofertas de productos? ............................................ 36
Gráfico 12: Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de
oferta de productos? ............................................................................................................. 37
Gráfico 13: Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa Créditos
Comisa? ............................................................................................................................... 38
Gráfico 14: ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta? ..... 39
Gráfico 15: ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta? ....... 40
Gráfico 16: Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el
hogar? ................................................................................................................................... 41
Gráfico 17: Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún
comprobante que justifique el pago realizado? .................................................................... 42
Gráfico 18: Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería? .............................. 43
ÍNDICE DE TABLAS.
Tabla 1: Componentes del Universo. ................................................................................... 32
Tabla 2: Componentes del Universo. ................................................................................... 33
Tabla 3: ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa? ................................ 35
Tabla 4: ¿Recibe información sobre ofertas de productos? ................................................. 36
Tabla 5: Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de oferta
de productos? ....................................................................................................................... 37
Tabla 6: Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa Créditos
Comisa? ............................................................................................................................... 38
Tabla 7: ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta? .......... 39
Tabla 8: ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta? ............ 40
Tabla 9: Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el hogar?
............................................................................................................................................. 41
Tabla 10: Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún comprobante
que justifique el pago realizado? ......................................................................................... 42
Tabla 11: Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería? ................................. 43
Tabla 12: 10. ¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus
letras previo al vencimiento? ............................................................................................... 44
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo muestra un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión
Financiera del Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa en la ciudad de Santo
Domingo, durante la investigación se dará a conocer los aspectos más relevantes del
Control Interno.
Para que sea factible la utilización del manual se describen los procedimientos para
inventarios, gestión en cartera de clientes, proveedores entre otros con ayuda de
Flujogramas haciéndolo de fácil comprensión.
En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no
aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su
gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir
una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
El control interno siendo un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en
sí mismo, lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, no se trata de
manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad
razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás
procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.
EXECUTIVE SUMARY
The present work shows a system of Internal Control for improve the Financial
Management of the warehouse electrical of apliances Créditos Comisa in the Santo
Domingo city, during the investigation will be released the most relevant aspects of the
Internal Control.
To make feasible the use of the manual describes the procedures for purchases, for
inventory management in portfolio of customers, suppliers, among others, with the help of
flowcharts making flowcharts using easily understood, the perspective adopted here, we
can say that a department that does not implement adequate internal controls may be at risk
of deviations in their operations, and of course the decisions are not best placed to manage
and could even lead to the same to an operational crisis, therefore, one must assume a
number of consequences that harm the results of their activities.
Internal control to be a process, is a means to an end not an end in itself, is carried out by
people who drive at all levels, not about organization and procedures manuals, can also be
reasonable degree of security and total security is not to drive or achievement of
objectives.
In speaking of internal control as a process refers to a chain of actions extended to all
activities relating to the management and integrated with other basic processes of the same:
planning, implementation and monitoring.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
Se ha realizado la investigación respectiva en el CEDIC (Centro de Documentación e
Investigación Científica) de la Universidad Regional Autónoma de los Andes
(UNIANDES), de Santo Domingo encontrado temas que contienen control interno y
gestión, los cuales nos cooperarán en el desarrollo del presente diseño y, los trabajos
investigativos son:
Manual de Control Interno que contribuya a una eficiente gestión de Recursos
Financieros en el hospital de niños y maternidad en santo Domingo de los Tsachilas
en el año 2008, desarrollado por la Lic. Sandra Dolores Larrea Solórzano.
Sistema de Control Interno y Gerencia Financiera de la Empresa KMS
Representaciones S.A. de Santo Domingo de los Tsachilas, en el año 2006
realizado por la Lic. Gladys Constante Silva, en cuyo trabajo hace referencia a
contribuir en la solución de parte de los problemas de información financiera que
ha tenido la empresa.
Sistema de Control Interno en la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo, en el
año 2007, cuyo autor la Lic. Janeth Elizabeth Vega Chávez, en el cual expresa que
este estudio dará como resultado optimizar mayores recursos económicos a la
empresa ya que existirá un mejor manejo de los fondos adquiridos por ventas o
egresos que se generen en la misma.
Realizando esta investigación se ha podido demostrar que no existen trabajos
investigativos anteriores con respecto al Sistema de Control Interno en el Almacén de
Electrodomésticos Créditos Comisa en la ciudad de Santo Domingo de los Tsachilas,
tomando como referencia el Diseño de un Sistema de Control Interno para mejorar la
Gestión Financiera, que sirve de apoyo en la toma de decisiones para la Dirección de la
Empresa.
2
Este trabajo de investigación se lo realizo apoyándose en fundamentos científicos de una
bibliografía actualizada, es un documento inédito y original del autor de la tesis.
Planteamiento del problema.
El almacén de electrodomésticos CRÉDITOS COMISA se encuentra ubicado en la Ciudad
de Santo Domingo, calle Tulcán 922 y padres dominicos, dedicada a la venta del por
mayor y menor de artefactos para el hogar.
La cual está a cargo el Gerente Propietario Ing. Darwin Patricio Contreras Vera.
En el almacén de electrodomésticos Créditos Comisa, no existen procesos para la
evaluación de los clientes que solicitan crédito por lo que existe un elevado riesgo
financiero por créditos mal otorgados.
Inadecuada procedimiento para cobranza y recuperación de cartera a los clientes que se
encuentran atrasados en los pagos lo que produce el crecimiento de cartera vencida y
también la falta de liquidez para cumplir compromisos con proveedores.
Encontramos incumplimiento de políticas de compensación laboral esto ocasiona que el
personal que labora en la empresa se encuentre desmotivado y en inadecuado ambiente
organizacional.
Escasos procesos de control en el área financiera lo que ocasiona deficiencias en la gestión
de compras y ventas de mercadería para la empresa.
Falta de planificación para la logística en la adquisición de mercadería y la proyección de
venta lo cual provoca limitada rotación de inventarios.
Formulación del Problema.
¿Cómo mejorar la gestión financiera del almacén de electrodomésticos Créditos Comisa?
3
Delimitación del Problema.
La investigación se la realizara en el Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa en la
ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas ubicado en la calle Tulcán 922 y 29 de mayo.
Objeto de Estudio.
Procesos de Auditoría.
Campo de acción.
Sistema de Control Interno.
Línea de Investigación.
Gestión de la Información Contable
Objetivos.
Objetivo General.
Diseñar un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión Financiera del Almacén de
Electrodomésticos Créditos Comisa, en la ciudad de Santo Domingo.
Objetivos Específicos.
Fundamentar teóricamente la Gestión Financiera, Control Interno y la Contabilidad.
Realizar un diagnóstico sobre la situación actual de la Gestión Financiera y Sistema
de Control Interno.
4
Proponer el diseño del Sistema de Control Interno, para garantizar la correcta
aplicación de los procesos contables y normas para la gestión financiera.
Idea a Defender.
Con el diseño de un Sistema de Control Interno estructurado mediante políticas, normas y
procedimientos, se logrará mejorar la gestión financiera del Almacén de Electrodomésticos
Créditos Comisa.
Variable de la Investigación.
Independiente: Sistema de Control Interno.
Dependiente: Gestión Financiera.
Metodología.
La modalidad de investigación es cuanti-cualitativa, con tendencia cuantitativa.
Cuantitativa.- Porque se observan cifras numéricas en el proceso contable, así
como también se planteara indicadores de gestión para lograr conocer si con el
Diseño de Sistema de Control Interno se mejorar la eficiencia de la información
financiera.
Cualitativa.- Ya que se caracterizara por la aplicación y aprendizaje del manejo del
Sistema de Control Interno, el mismo que será sometido a análisis crítico.
5
Metodología utilizada en la investigación.
Métodos.
Método Inductivo - deductivo.- Se utiliza este método debido a que se detecta el
problema existente en “Créditos Comisa”, se llega a generalizar los problemas que
se presentan en la organización para luego ir determinando en forma más explícita
las causas por las que fueron provocadas, y las consecuencias que se han dado en la
Gestión Financiera.
Método Analítico - Sintético.- Al realizar un análisis de cada una de las etapas que
va cumpliendo la empresa se podrá llegar a obtener conclusiones sobre el Sistema
de Control Interno implantado y al mismo tiempo poder dar recomendaciones, para
poder identificar alternativas de solución y mejorar el control.
Técnicas.
En la presente investigación se implicaran las técnicas de la entrevista y la encuesta.
Entrevista.- Sera aplicada al Gerente y personal operativo de la empresa para
conocer cuáles son las causas para que la gestión financiera no sea eficiente.
Encuestas.- La encuesta se la realizo a los clientes de la empresa, para determinar
si es conveniente o no el Diseño del Sistema de Control Interno.
Instrumento.
Los instrumentos a utilizar serán de Guías de Entrevistas y los Cuestionarios.
Guías de Entrevistas.- Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema
propuesto, dirigidas al gerente del Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa, con la
finalidad de poder mejorar la gestión financiera.
6
Cuestionarios.- Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto,
dirigidos al personal operativo que están vinculados directamente con las operaciones de la
Empresa, además este cuestionario también será aplicado a Clientes, para con ello poder
determinar con mayor claridad las falencias en el área contable de Créditos Comisa.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica.
Aporte Teórico, Ayuda a mejorar la toma de decisiones con una estructura
establecida de políticas, y manuales para la mejora de la Gestión Financiera.
Práctico, Puesta en marcha de la propuesta establecida y así mejorar la Gestión
Financiera de la empresa.
Novedad científica, Propuesta de contemplar políticas que garantice, mejore y
corrobore el mejoramiento de la empresa y su estructura financiera.
7
CAPITULO I
1 MARCO TEÓRICO.
1.1 Origen y evolución de Sistema de Control Interno y Gestión Financiera.
Según, Roberto Gómez López “La auditoría, en cambio, no se preocupa de registrar,
resumir, presentar o comunicar; su objetivo fundamental es revisar la forma en la cual las
transacciones y situaciones económico-financieras que afectan a la empresa ha sido
medidas y comunicadas.
Asimismo, es tarea de la auditoría determinar la adecuación y fiabilidad de los sistemas de
información y de las políticas y procedimientos operativos existentes en las divisiones o
departamentos de la empresa”. (GÓMEZ, 2006) 1
Según, Juan Carlos Mirra Navarro “La necesidad de disponer de estados financieros
veraces dio lugar al nacimiento de la auditoría de estados financieros.
Es en términos generales un proceso, llevado a cabo conforme a unas normas, mediante el
cual los estados financieros de una sociedad se someten a examen y verificación de unos
expertos cualificados e independientes con el fin de que emitan su opinión sobre la
fiabilidad que les merece la información económico–financiera contenida en los mismos.
Esta opinión se comunica por medio de un informe o dictamen de auditoría”. (MIRA,
2006) 2
1.2 Antecedentes Investigativos Gestión Financiera.
Realizando estas investigaciones se ha podido demostrar que no existen trabajos
investigativos anteriores con respecto al Sistema de Control Interno en al almacén de
1 GÓMEZ, López Roberto Generalidades de la Auditoria 1ª edición Málaga 2006 ISBN:84-6880961-6,Pág.
16 2 MIRA ,Navarro Juan Carlos, Apuntes de Auditoria 2006,ISBN 84-6886337-8,Pág. 4
8
electrodomésticos CRÉDITOS COMISA.”, tomando como referencia el diseño de un de
un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión Financiera, que sirva de apoyo en la
toma de decisiones para la Dirección de la Empresa.
Este trabajo de investigación se lo realizo apoyándose en fundamentos científicos de una
bibliografía actualizada, es un documento inédito y original de la autora de la tesis.
Las finanzas como esfera especial de estudio surgió a comienzos del siglo XX, antes de
eso, se la consideraban como parte de la economía. El conocimiento obtenido de las crisis
económicas y los importantes avances tecnológicos, ayudaron a su evolución y durante el
proceso de análisis y manejo de las mismas se crearon técnicas y herramientas que se han
constituido en valiosos instrumentos de información para la toma de decisiones que debe
enfrentar el Administrador Financiero. A comienzo del siglo las finanzas eran una
necesidad externa a la empresa, solo se refería a los instrumentos y procedimientos del
Mercado de Capitales, esto empieza a cambiar cuando para mejorar la situación de los
empresarios, se producen numerosas fusiones de empresas de distinta envergadura, lo que
despierta un gran interés por contar con información organizada que permita conocer la
situación de la empresa en un momento determinado, así nacen los Estados Contables o
BALANCES, y la publicación de información financiera se generaliza a raíz de las
exigencias legales. Luego, al iniciarse la era de innovación tecnológica en los años ’20, las
empresas necesitaron más fondos, necesitaban mucha liquidez, y para conseguirla se centra
la atención en el FINANCIAMIENTO EXTERNO, el cual se obtiene a través de inversión
en acciones.
La crisis del 30 obligó a los administradores a concentrar el estudio de las finanzas en los
aspectos defensivos, de supervivencia. A raíz de las numerosas quiebras producto del
abuso de las deudas. Surgen las primeras normativas donde el gobierno establece controles
sobre las empresas. En la década de los ´40 se intensifica el estudio de movimiento de
efectivo surgiendo entonces una técnica para el manejo de tesorería, que fue el FLUJO DE
CAJA y el PLANEAMIENTO Y CONTROL dentro de la propia empresa. Comienza
entonces, el estudio y manejo de las finanzas al interior de la empresa. En la década ´50 y
´60 el gerente financiero asume nuevas responsabilidades e interviene en nuevos
problemas: la administración del conjunto de recursos invertidos en activos y su asignación
9
en cada activo, el determinar el valor de la empresa, determinar la estructura de capital y la
política de dividendos. Aquí surgen un sinnúmero de modelos que ayudan a la toma de
decisiones financieras y la evolución de las finanzas se aceleró notablemente en los años
posteriores, con el uso de las computadoras como herramientas para el análisis
cuantitativo. En resumen, la transformación de las finanzas de un mero proceso descriptivo
a una disciplina compleja que comprende un análisis riguroso y una importante teoría
normativa, ha permitido la evolución hacia nuevas ideas y nuevas técnicas, preparando al
administrador para superar los constantes cambios del medio y enfrentar su desafío.
Antes de concentrar nuestra atención en las finanzas y sus técnicas definiremos el contexto
en el cual éstas se desarrollan, para ello, partiremos por definir brevemente algunos
conceptos EMPRESA La actividad económica se desarrolla en forma colectiva en
unidades productoras de bienes y servicios llamadas empresas, las que se caracterizan por
la concurrencia de cuatro elementos esenciales:
Objetivo.
Esfuerzo humano (trabajo).
Elementos materiales (herramientas, equipos, materia prima, etc.)
Tecnología.
Toda empresa debe marchar en pos de un objetivo común, el cual debe ser claramente
definido y debe ser conocido por todos los niveles de la organización, la MISIÓN Y EL
OBJETIVO de una empresa es una declaración formal de lo que ésta trata de lograr. La
imagen que desea proyectar y como desearía que el público la reconozca e identifique. A
partir de este objetivo único, se definirán las principales metas corporativas, para luego
establecer las metas departamentales y así sucesivamente hasta incorporar todos los niveles
de la Institución. Una vez establecido el objetivo, se define la estructura organizativa que
permitirá alcanzar dicho objetivo, la representación gráfica de ella es lo que se conoce
como ORGANIGRAMA que representa los cargos de una Institución, y el orden
10
jerárquico de cada uno de ellos. En el nivel superior se encuentra el GERENTE
GENERAL y dependiendo de él existe áreas definidas:
ÁREA COMERCIAL; ÁREA CULTURAL; ÁREA RECURSOS HUMANOS; ÁREA
ADMINISTRACIÓN y ÁREA FINANZAS A continuación revisaremos brevemente las
tareas y objetivos del Área Financiera.
1.3 Área Financiera.
La función financiera tiene 3 importantes áreas de decisión:
Decisión de inversión.
Decisión de financiamiento.
Decisión de destino de las utilidades.
Decisión de inversión.- Define la cantidad de recursos que se destinaran a la realización
de determinados proyectos cuyos beneficios se concretarán en el futuro. Esta decisión
involucra el análisis de cada uno de los proyectos de inversión y de todos en su conjunto,
determinando en cada caso el grado de riesgo y las utilidades derivadas del mismo. La
decisión de inversión también involucra el modificarla, es decir, reubicar los recursos
cuando el activo deje de justificarse económicamente. Esta decisión, determina el monto
total de los activos de la empresa, su composición y la calidad e intensidad del riesgo a
asumir.
Decisión de financiamiento.- Consiste en determinar la mejor combinación de fuentes
financieras o estructura de financiamiento. Y la posibilidad de modificarla para maximizar
el valor de la Institución. Esta decisión debe considerar la composición de los activos, la
actual y la proyectada de acuerdo al riesgo que se quiera asumir y en consecuencia el costo
de cada una de las fuentes de financiación.
11
Decisión de destino de las utilidades.- Esta decisión involucra determinar la estabilidad
que tendrán las utilidades, y el destino que se les dará.
La gestión financiera es la que convierte a la visión y misión en operaciones monetarias.
Gráfico 1: Gestión Financiera.
1.3.1 Funciones.
La determinación de las necesidades de recursos financieros: planteamiento de las
necesidades, descripción de los recursos disponibles, previsión de los recursos liberados y
cálculo de las necesidades de la financiación externa.
La consecución de financiación según su forma más beneficiosa: teniendo en cuenta los
costes, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura
financiera de la empresa.
La aplicación juiciosa de los recursos financieros, incluyendo los excedentes de tesorería:
de manera a obtener una estructura financiera equilibrada y adecuados niveles de eficiencia
y rentabilidad.
El análisis financiero: incluyendo bien la recolección, bien el estudio de información de
manera a obtener respuestas seguras sobre la situación financiera de la empresa.
El análisis con respecto a la viabilidad económica y financiera de las inversiones.
12
1.3.2 Organización.
La forma que adopta la estructura de una empresa tiene que ver, con su tamaño. Si la
empresa es grande, la importancia del tema financiero es determinante, entonces se incluirá
en el organigrama la función de un gerente financiero o gerente administrativo-financiero.
El gerente financiero es aquella persona que pone en gestión financiera las decisiones
enunciadas en la estrategia, a partir de la visión y misión de la empresa. Esta es su función
como gerente y estratega.
De esta gerencia o jefatura dependerá el área de Tesorería, donde se custodian los fondos
que están en el poder de la empresa (antes de que se apliquen como pagos o se depositen).
Del área de Tesorería depende la de Cobranzas, donde se producen todos los ingresos.
Existe también el área de pago o Cuentas a pagar, que se ocupa de recibir la
documentación requerida para realizar un pago, verificar que corresponda y requerir las
autorizaciones correspondientes.
Gráfico 2: Organigrama Institucional.
1.3.3 Fundamentación Teórica.
La problemática de la falta de gestión financiera del almacén de electrodomésticos
¨CRÉDITOS COMISA”, conformada por su variable dependiente e independiente será
sustentada con los siguientes temas y subtemas:
13
1.4 Control Interno.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida
doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los
hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la
protección de sus intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los
propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo
personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose
forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de
sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto
comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los
negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción
y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad
de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento
operado dentro de las entidades.
Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las
entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al
consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados
por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales. Por eso en el
presente trabajo se aborda la evolución del mismo y sus antecedentes.
Introducción
Si algo resulta imprescindible es conocerse a sí mismo, saber nuestros defectos y virtudes,
las debilidades y fortalezas, con el ánimo de superar unas y reforzar otras. Algo así sucede
cuando se trata de una entidad, sólo que en este caso examinarse internamente se convierte
en una necesidad que nunca debe descuidarse.
Basta con que uno de los "órganos" de ese gran cuerpo funcione mal para que repercuta en
el resto y en el resultado final. Precisamente a evitar ese mal funcionamiento está dirigido
14
el Control Interno, cuestión que en los últimos tiempos se ha convertido en tema recurrente
en todas las entidades del país.
1.2.1. Definición.
“En su significado más amplio, control interno comprende la estructura, las políticas, los
procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger
sus activos, asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las
operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas
de la dirección.” (MIRA, 2006) 3
“Control Interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de
administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal
diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la
empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
Efectividad y eficiencia en las operaciones
Suficiencia y confiabilidad en la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.” (ESTUPIÑAN GAITAN,
2006) 4
Estoy de acuerdo con la definición de los autores anteriores pero para mí Control interno,
es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los
directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las
operaciones en sus entidades. Además el sistema de control interno comprende el plan de
la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos
contables y administrativos.
3 MIRA Navarro, Juan Carlos, Apuntes de Auditoria 2006,ISBN 84-6886337-8,Pág.11
4Estupiñán Gaitan, Rodrigo, Control interno y fraudes con base en los Ciclos Transaccionales Análisis coso I
y II 2006, ,ISBN 958648415-7,Pàg.25
15
1.4.1 Objetivos de Control Interno.
“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente según las directrices marcada por la administración”, los objetivos básicos
son:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y
administrativos
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas
Logra el cumplimiento de las metas y objetivos programados
(ESTUPIÑANGAITAN, 2006) 5
1.4.1.1 Componentes de control interno.
Los componentes del Control Interno pueden considerarse como un conjunto de normas
que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la
estructura (también denominado sistema) de control interno se requiere de los siguientes
componentes:
5Estupiñán Gaitan, Rodrigo, Control interno y fraudes con base en los Ciclos Transaccionales Análisis coso I
y II 2006, ,ISBN 958648415-7,Pàg.25
16
Gráfico 3: Componentes de Control Interno.
Fuente: (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006), Pág.26
Elaborado por: Tlga. Mariuxi Baque
1.4.1.2 Evaluación del Riesgo.
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de objetivos y la base para
determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo se refiere a los
mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los
cambios tantos los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la
misma. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 6
En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de la
organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la cual
sean identificados y analizados los factores de riesgos, que amenazan su oportuno
cumplimiento.
Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes de fuentes internos como
externos que deben ser evaluados por gerencia. La gerencia establece objetivos generales y
6ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis de
Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.28
Evaluación
del riesgo del
cliente
Control
Circundante o
Ambiente de
Control
Supervisión
general y
monitoreo
Sistemas de
información y
comunicaciones
Actividades
de Control
COMPONENTES DEL
CONTROL INTERNO
17
específicos e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos nos e logren o afecten
su capacidad para:
Salvaguardar sus bienes y recursos.
Mantener ventaja ante la competencia.
Construir y conservar su imagen.
Incrementar y mantener su solidez financiera.
Mantener su crecimiento.
Los objetivos pueden categorizarse desde el siguiente punto de vista:
Objetivos de cumplimiento. Están dirigidos a la adherencia de leyes y regulaciones,
así como también a políticas emitidas por la administración.
Objetivos de operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia
de las operaciones de la organización.
Objetivos de información financiera. Se refieren a la obtención de información
financiera confiable. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 7
1.4.1.3 Actividades de Control.
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir
diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las
políticas, sistemas y procedimientos.
7ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis de
Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.29
18
Actividades de Control
Políticas y procedimientos que se desarrollan a través de toda la organización y
garantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos se
administren de manera que se cumplan los objetivos.
Incluyen actividades preventivas, detectivas y correctivas:
Aprobaciones y autorizaciones Análisis de registros de información
Reconciliaciones Verificaciones
Segregación de funciones Revisión de desempeños operacionales
Salvaguardia de activos Seguridades físicas
Indicadores de desempeño Revisiones de informes de actividades
y desempeño
Gráfico 4: Actividades de Control.
1.4.1.4 Sistemas de Información y Comunicación.
Los sistemas de información y comunicación están diseminados en todo el ente y todos
ellos atienden a uno de los objetivos de control. De manera amplia, se considera que
existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información
(ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 8
8ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis de
Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.32-33
Controles Generales Controles de Aplicaciòn
Tienen como propòsito asegurar una operaciòn y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y seguridad fisica , contrataciòn y mantenimiento del hardware y sofware, asi como la operaciòn propiamente dicha.
Estan dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento,integirdad y confiabilidad,mediante la autorizaciòn y validacion correspondiente .
Los sistemas de informacion y tecnologia son y seran sin duda un medio para incrementar la productividad y competitividad .
19
Información y comunicación.
Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la obtención y uso
y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información adecuada y oportuna.
Los estados financieros constituyen una parte importante de esa información y su
contribución es incuestionable.
Los medios que integran este componente, son entre otros:
La información generada internamente así como aquella que se refiere a eventos
acontecidos en el exterior, es parte esencial de la toma de decisiones así como en el
seguimiento de las operaciones. La información cumple distintos propósitos a diferentes
niveles. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 9
Sistema de información como herramienta de control.
Gráfico 5: Sistemas de información según las necesidades del negocio.
9ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis de
Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.34
Sistema de informaciòn general
Sistema de recursos humanos
Sistema de indemnizaciones
Sistema de proveedores
Sistema de informaciòn de Tesoreria
Sistema de informaciòn comercial
Sistema de manufactura
20
Gráfico 6: Elementos de la Comunicación.
Fuente: (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006), Pág.35
Elaborado por: Tlga. Mariuxi Baque
1.4.1.5 Supervisión o Monitoreo.
En general los sistemas de control están diseñados para operar determinadas
circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos, riesgos
y las limitaciones inherentes al control; sin embargo; las condiciones evolucionan debido
tanto a factores externos como internos, provocando con ello que los controles pierdan su
eficiencia. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 10
10
ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis
de Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.38-39
Elementos de la comunicaciòn
Comunicaciòn formal de objetivos,metas piliticas,funciones,responsabilidades y autoridad
Manuales,circulares, instructivos,directivas,periodicos
Coherencias entre acciones de la gerencia y politicas
Comunicaciòn informal de asuntos importantes
De doble via vertical
horizontal
Coordinaciòn
de actividades
Canales de comunicaciòn abiertos
Externos
Internos
Imagen corporativa
Clima
21
Gráfico 7: Supervisión y monitoreo.
1.4.2 Objetivos del control interno.
Los objetivos del control interno del ciclo de tesorería son de autorización, clasificación,
verificación, evaluación y protección física.
1.4.2.1 Ciclo de Adquisición y pagos.
Ciclo de especial importancia, que encierra operaciones de compra y nómina. Por su
naturaleza, este ciclo abarca un amplio campo de relación en el contexto de una estructura
contable. Para una mejor concepción de sus funciones, en lo dable se hace una separación
de las actividades de compra y nómina (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 11
Funciones Especiales.
Compra.- Esta función comprende selección del proveedor, solicitud de las
compras, efectuar las compras, recepción, control de calidad, cuentas por pagar y
desembolsos de efectivo.
11
ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis
de Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.115-116
Supervisión y monitoreo
Proceso diseñado para verificar la vigencia, calidad y efectividad del
sistema control interno de la entidad, que incluye las siguientes
actividades:
Con buen criterio administrativo interno
Supervisiones independientes
Auto evaluaciones
Supervisión a través de la ejecución de operaciones
El resultado de la supervisión, en términos de hallazgos
(deficiencias de control u oportunidades de mejoramiento del
22
Nómina.- Esta función implica selección del personal, relaciones laborales,
información y control de asistencia, contabilidad de nómina, desembolsos de
nómina, contabilidad de proyectos (obras capitalizables, mano de obra, honorarios,
trabajos de investigación).
1.4.2.2 Ciclo de Ingresos.
Comprende aquellas funciones que implican el intercambio de productos o servicios con
los clientes en efectivo. A manera enunciativa este ciclo abarca rubros de balance como
cuentas y efectos por cobrar, acumulaciones o provisiones para cuentas dudosa,
acumulaciones para gastos de ventas e impuestos sobre ventas de sistemas de ingresos.
(ESTUPIÑAN GAITAN, 2006) 12
Funciones especiales: cuentas a cobrar, concesión de créditos, entra de pedidos, despacho y
embarques, facturación, ingreso del efectivo, costo de ventas, gestiones de cobro, registro
de comisiones garantías, etc.
1.4.2.3 Ciclo de Informe Financiero.
Se diferencia fundamentalmente este ciclo de los demás, en que no procesa transacciones,
si no que recoge información contable y operativa y la analiza, evalúa, resume, concilia,
ajusta y reclasifica, con el objeto de suministrarla a la dirección y a terceros. Se tiene
entonces, que la finalidad de este ciclo es informar a la dirección de la empresa en sus
organismos esenciales como los accionistas, juntas directivas, funcionarios o vinculados
con la empresa y el resultado proveniente del proceso de transacciones.
Particularidades del ciclo.
Funciones especiales.- datos para notas e información al suplementaria,
elaboración de asientos e informes, archivo de datos financieros.
12
ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y fraudes con bases en los ciclos transaccionales: Análisis
de Informe COSO, 2006, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7,Pág.135-136
23
Asientos contables.- eliminaciones y reclasificaciones.
Documentos y formas.- asientos de diarios, estados financieros.
Base de datos.- clasificación de cuentas, presupuestos, libro mayor.
1.4.2.4 Métodos para Evaluar el Control Interno.
En la fase de la planificación específica, el auditor evaluará el control interno de la entidad
para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos, determinar sus
falencias, su confianza en los controles existentes, el alcance de las pruebas de auditoría
que realizará y seleccionará procedimientos sustantivos de auditoría a aplicarse. La
consideración de los auditores sobre el control interno incluye la obtención y
documentación de un entendimiento de la misma, establecido para asegurar el
cumplimiento con las leyes y regulaciones, aplicables a la entidad auditada.
Existen tres métodos de evaluación por medio de:
Cuestionario.
Narrativo o descriptivo.
Grafico o diagramas de flujo.
1.4.2.5 Método de Diagrama de Flujo.
Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de
un determinado sistema. Esa secuencia se gráfica en el orden cronológico que se produce
en cada operación. En la elaboración de Diagramas de Flujo, es importante establecer los
códigos de las distintas figuras que formaran parte de la narración gráfica de las
operaciones. Existe abundante literatura sobre cómo prepararlos y que simbología utilizar.
Esto equivale a decir que, antes que la lectura de cualquier diagrama de flujo es
imprescindible contar con una hoja guía de simbología.
24
1.4.2.6 Método de Descripciones Narrativas.
Las Descripciones Narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del
ente, indican las secuencias de cada operación, las personas que participan, los informes
que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple sin
utilización de gráficos. Las preguntas se forman en los siguientes términos:
¿Qué informes se producen? ¿Quién los prepara?
¿A base de qué registros se preparan los informes?
¿Con qué frecuencia se preparan estos informes?
¿Qué utilidad se da a los informes preparados?
¿Qué tipo de controles se han implantado? ¿Quién realiza funciones de control?
¿Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles?
El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una
respuesta amplia de los procedimientos existentes más que respuestas afirmativas o
negativas, que no necesariamente describen procedimientos.
1.4.2.7 Método de Cuestionarios.
Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa
bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa
indique un punto óptimo del sistema de control interno y una respuesta negativa que
indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. (ESTUPIÑAN GAITAN, 2006)13
.
13
ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y Fraudes con bases en los ciclos transaccionales : Análisis
de Informe COSO, 2006, Pág. 464, Segunda Edición, ISBN 958-648415-7
25
1.4.2.8 Manual de Procedimientos.
La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un
manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer
responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
Manual de procedimientos.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se
crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organización.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,
tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que
forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar
y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
Contenido del manual de procedimientos.
Título y código del procedimiento.
Introducción: Explicación corta del procedimiento.
Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
26
Descripción del procedimiento.
o Objetivos del procedimiento.
o Normas aplicables al procedimiento.
o Requisitos, documentos y archivo.
o Descripción de la operación y sus participantes.
o Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.
Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
1.4.2.9 El Manual de Funciones y los demás Documentos Complementarios.
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de
delimitarlas responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El
objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una
empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización.
De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda
en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los
funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí solo no tiene
una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos
27
fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que
complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los
siguientes:
Manual de funciones y responsabilidades.
Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
Estructura orgánica de la Empresa.
Manual de normas administrativas.
Delineamientos o directrices de contratación de Personal.
Reglamento laboral.
Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente todos
documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo
racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere
introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados
de más alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas
administradores. Todos deben ser conscientes de la importancia de estos documentos y
también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía.
De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener
éxito.
28
CAPITULO II
2 MARCO METODOLÓGICO.
2.1 Modalidad de la Investigación.
El presente trabajo de investigación sobre el Diseño de un Sistema de Control Interno para
mejorar la Gestión Financiera del Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa, en la
ciudad de Santo Domingo, en el año 2011, tiene como idea fundamental ayudar a
solucionar la problemática, aportando conocimientos sobre los procedimientos de un
Sistema de Control Interno.
El almacén de electrodomésticos Créditos Comisa, nace con el concepto de crear nuevas
fuentes de trabajo, es así que aportan ideas en una reunión familiar, en donde quedan de
acuerdo en realizar cursos y capacitaciones en atención al cliente, para empezar con la
marcha de la empresa.
Es así que a mediados del año 2008, el Ing. Darwin Contreras, contratan los servicios de un
abogado para la realización de los trámites respectivos para el permiso de funcionamiento
de la empresa. Uniéndose para la formación de esta el capital propio y préstamos
bancarios.
En septiembre del 2008, ya se constituyen legalmente el almacén de electrodomésticos,
con un capital inicial de $ 400,00 y empiezan a trabajar en un local ubicado en la calle
Tulcán y 29 de mayo, debido a que familiares y amigos cercanos los apoyaron iniciando
sus actividades con 0 clientes.
En la actualidad Créditos Comisa., consta aproximadamente con 1000 clientes en el país,
El problema actual de Créditos Comisa, radica en los procesos de gestión financiera pues
no cuentan con una persona idónea que les asesore en estos aspectos.
29
2.1.1 Logotipo.
Gráfico 8: Logotipo de la empresa.
2.1.2 Croquis de Ubicación de la Empresa.
Gráfico 9: Ubicación de la empresa.
La modalidad de investigación es cuanti–cualitativa, con tendencia cuantitativa.
Cuantitativa.- Porque se observan cifras numéricas en los procesos contables, así
como también se planteará indicadores de gestión para lograr conocer si con el
30
Diseño del Sistema de Control Interno se mejorará la eficiencia de la información
financiera.
Cualitativa.- Ya que se caracterizará por la aplicación y aprendizaje del manejo del
Sistema de Control Interno, el mismo que será sometido a análisis crítico.
2.2 Tipos de investigación.
Este trabajo de investigación sobre el Diseño de un Sistema de Control Interno para
mejorar la Gestión Financiera del Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa, en la
ciudad de Santo Domingo, en el año 2011, se desarrolla en base a los siguientes tipos de
investigación:
Cuadro 1: Tipos de Investigación.
CRITERIO DE
PARTIDA TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Por los objetivos
Aplicada
Porque se encamina a resolver un problema práctico que
está relacionado con la falta de controles en los
procedimientos contables y financieros.
Por el lugar
De Campo o laboratorio
Porque el problema fue detectado en el Almacén de
Electrodomésticos “CRÉDITOS COMISA.”, y es en este
lugar en que se encontrara la información necesaria para el
desarrollo del presente trabajo investigativo, además se
obtendrá la información mediante entrevistas y encuestas a
los involucrados.
Bibliográfica y Documental
Porque estudia y compila diversas fuentes para ampliar los
31
conceptos en el Marco Teórico, pues serán la base para el
desarrollo de la propuesta.
Por el alcance
Descriptiva
Porque en el Planteamiento del Problema se explica por
qué y cómo ocurren los hechos, al hacer una descripción de
las características del mismo en el pasado, presente, y se
dan las posibles alternativas de solución para el futuro en el
campo de acción.
Explicativa
Porque en el marco propositivo se describirá y argumentará
como se relacionaran las causas y los efectos que se van a
producir con el diseño del Sistema de Control Interno en la
Empresa.
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
2.3 Población y muestra de la investigación.
2.1.1. Población de la Investigación
El universo con el cual contará esta investigación, el cual servirá de apoyo para la
estructuración del marco propositivo, estará conformado de la siguiente manera:
Entidad: Almacén de Electrodomésticos Créditos Comisa.”
Ciudad: Santo Domingo
Año: 2.011
Componentes: 1005 Personas, Compuestas por Gerente, personal
Administrativo y clientes
32
Tabla 1: Componentes del Universo.
CARGO DE LAS
PERSONAS
CANTIDAD
Gerente 1
Personal Administrativo 4
Clientes 1000
TOTAL UNIVERSO 1005
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
2.3.1 Muestra.
Teniendo un Universo Finito procedemos a determinar la muestra con la siguiente fórmula:
DATOS
N = 1005
E = 5 %
( ) ( )
( ) ( )
33
Tabla 2: Componentes del Universo.
CARGO DE LAS
PERSONAS UNIVERSO MUESTRA
Gerente 1 1
Personal Administrativo 4 2
Clientes 1000 283
TOTAL UNIVERSO 1005 286
De acuerdo a la fórmula de la muestra se ha podido determinar que se realizará las
encuestas a 286 personas y la entrevista será aplicada a 1 personas, que serían al gerente y
2 al personal administrativo y 283 a clientes de Créditos Comisa.
2.4 Métodos, técnicas e instrumentos.
2.4.1 Métodos.
2.4.1.1 Método Inductivo – Deductivo.
Se utiliza este método debido a que se detecta el problema existente en “Créditos
Comisa.”, se llega a generalizar los problemas que se presenta en la organización para
luego ir determinando en forma más explícita las causas por las que fueron provocadas, y
las consecuencias que se han dado en la Gestión Financiera.
2.4.1.2 Método Analítico – Sintético.
Al realizar un análisis de cada una de las etapas que va cumpliendo la empresa se podrá
llegar a obtener conclusiones sobre el Sistema de Control Interno implantado y al mismo
tiempo poder dar recomendaciones, para poder identificar alternativas de solución y
mejorar el control.
34
2.4.2 Técnicas.
En la presente investigación se aplicarán las técnicas de la Entrevista y la Encuesta.
2.4.2.1 Entrevista.
Será aplicada al Gerente y personal operativo de la organización para conocer cuáles son
las causas para que la gestión financiera no sea eficiente.
2.4.2.2 Encuestas.
La encuesta se la realizo a los clientes del local, para determinar si es conveniente o no el
Diseño de un Sistema de Control Interno.
2.4.3 Instrumentos.
Los instrumentos a utilizar serán las Guías de Entrevista y los Cuestionarios.
2.4.3.1 Guías de Entrevista.
Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas al Gerente
del Almacén Créditos Comisa, con la finalidad de poder mejorar la gestión financiera.
2.4.3.2 Cuestionarios.
Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas al personal
operativo que están vinculados directamente con las operaciones de la Empresa.
35
2.4.4 Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas a clientes:
1.- ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa?
Tabla 3: ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa?
ALTERNATIVA TOTAL
EXCELENTE 75
MUY BUENO 101
BUENO 97
MALO 10
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 10: ¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestados el 36% considera que el servicio es muy bueno, el
34% creen que es bueno, 26% considera que el servicio en créditos comisa es excelente y
un 4% creen que el servicio es malo.
26%
36%
34%
4%
¿Cómo considera la atención brindada en Créditos Comisa?
EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
36
2.- ¿Recibe información sobre ofertas de productos?
Tabla 4: ¿Recibe información sobre ofertas de productos?
ALTERNATIVAS TOTAL
SI 92
NO 113
A VECES 78
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 11: ¿Recibe información sobre ofertas de productos?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestados el 41% no recibe ofertas sobre productos, el 35%
reciben información sobre ofertas, y el 24% a veces reciben información sobre ofertas.
35%
41%
24%
¿Recibe información sobre ofertas de productos?
SI NO A VECES
37
3.- Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de oferta
de productos?
Tabla 5: Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de
oferta de productos?
ALTERNATIVAS TOTAL
MENSUAL 41
TRIMESTRAL 76
SEMESTRAL 49
ANUAL 0
NUNCA 117
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 12: Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes
de oferta de productos?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestados el 41% nunca recibe información, el 27% recibe
ofertas sobre productos trimestralmente, el 15% reciben información sobre ofertas
mensualmente, y el 17% a veces reciben información sobre ofertas semestralmente.
15%
27%
17%
0%
41%
Si la respuesta anterior fue afirmativa ¿Cada qué tiempo recibe informes de oferta de productos?
MENSUAL TRIMESTRAL SEMESTRAL ANUAL NUNCA
38
4. ¿Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa Créditos
Comisa?
Tabla 6: Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa
Créditos Comisa?
ALTERNATIVAS TOTAL
SI 239
NO 21
A VECES 23
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 13: Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa
Créditos Comisa?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestas el 85% están de acuerdo en las políticas de crédito, el
8% a veces dependiendo el artefacto y el 7% no están de acuerdo.
85%
7% 8%
Está usted de acuerdo con las políticas de crédito que tiene la empresa Créditos Comisa?
SI NO A VECES
39
5. ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta?
Tabla 7: ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta?
ALTERNATIVAS TOTAL
SI 68
NO 43
DESCONOCE 172
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 14: ¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestas el 61% desconocen si existe un sistema de control
interno dentro de la empresa, el 24% conocen de procesos contables en la empresa, y el
15% no existe un sistema de control interno.
24%
15% 61%
¿Existe un sistema de control interno para procesos contables y de venta?
SI NO DESCONOCE
40
6. ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta?
Tabla 8: ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta?
ALTERNATIVAS TOTAL
SI 61
NO 172
A VECES 50
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 15: ¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestas el 61% no ha tenido ningún problema, el 21% ha tenido
problemas con los saldos, y el 18% a veces han tenido problemas con sus saldos.
21%
61%
18%
¿Ha tenido problemas con los saldos que la empresa tiene en su cuenta?
SI NO A VECES
41
7. ¿Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el hogar?
Tabla 9: ¿Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el
hogar?
ALTERNATIVAS TOTAL
SI 108
NO 175
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 16: ¿Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para
el hogar?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestas el 62% cree que no cuenta con todo lo necesario, el
38% cree que créditos comisa cuenta con lo necesario.
38%
62%
Cree usted que Créditos Comisa dispone de los artículos necesarios para el hogar?
SI NO
42
8. Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún comprobante que
justifique el pago realizado?
Tabla 10: Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún
comprobante que justifique el pago realizado?
ALTERNATIVAS TOTAL
Si 257
NO 12
A VECES 14
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 17: Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún
comprobante que justifique el pago realizado?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestas el 91%reciben comprobante de pago, el 5% a veces
reciben comprobantes de pago, el 4% no recibe los comprobantes.
91%
4% 5%
Al momento de la cancelación del crédito mensual, ¿Recibe algún comprobante que
justifique el pago realizado?
Si NO A VECES
43
9. Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería?
Tabla 11: Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería?
ALTERNATIVAS TOTAL
Si 75
No 208
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Gráfico 18: Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestas el 73% no ha tenido ningún tipo de inconvenientes y el
27% ha tenido inconvenientes con despacho de mercadería.
27%
73%
Ha tenido inconvenientes con el despacho de mercadería?
Si No
Elaborado por: EL AUTOR
Fuente: Encuestas aplicadas a Clientes
44
10. ¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus letras
previo al vencimiento?
Tabla 12: 10. ¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus
letras previo al vencimiento?
ALTERNATIVAS TOTAL
SI 247
NO 36
TOTAL 283
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
2.
Gráfico 10: ¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus
letras previo al vencimiento?
Elaborado por: EL AUTOR.
Fuente: Datos de la Empresa.
Interpretación: De 283 encuestas el 87% creen que sería necesario que la empresa le
recuerde la fecha de pago y el 13% no creen necesario recordar la fecha de pago.
87%
13%
¿Cree usted necesario que la empresa le recuerde la cancelación de sus letras previo
al vencimiento?
SI NO
Elaborado por: EL AUTOR
Fuente: Encuestas aplicadas a Clientes
45
2.5 Interpretación y tabulación de resultados.
2.5.1 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevistas al gerente:
1. ¿Tiene alguna dificultad de cualquier tipo, en forma regular, o de vez en cuando,
en el desarrollo de las actividades dentro de la empresa?
Gerente supo manifestar que tienen muchas dificultades dentro de las actividades que se
realizan en la empresa, debido a que cuentan con un personal muy poco calificado ya que
es irresponsable, porque faltan al trabajo, llegan en estado etílico a cada puesto, además la
situación económica no les favorece pues existe una cartera vencida muy alta por cobrar,
además el problema de la parte operativa se debe a la falta de educación del personal, pues
por necesidad de empleados aceptan personas sin tomarles ninguna clase de evaluación.
2. ¿Considera usted que los procesos contables y operativos de la empresa tienen
debilidades?
El gerente indico que los procesos contables y operativos si tienen muchas debilidades, una
causa es debido a la falta de un control en la selección del personal, y otra causa que
consideran muy grave es la falta de colaboración del Contador, porque no asesora al buen
manejo de la información contable lo que ocasiona información no real.
3. ¿Tienen un control adecuado en el manejo de los recursos financieros de la
empresa?
Existe un control para el manejo de los Recursos Financieros, pero no lo considera
adecuado, debido a una falta de conocimiento y orden de la persona encargada de dicho
control, y además porque no se cuenta con un presupuesto mensual establecido.
46
4. ¿Puede obtener Información Financiera en él momento que lo necesite, en forma
eficiente?
El entrevistado respondió que no pueden obtener Información Financiera en el momento
que lo necesiten en forma eficiente, pues manifestó que deben pedir por lo menos una
semana antes al Contador que les ayude con esos informes, pero aun así no considera que
la información reflejada en dichos documentos sean verídicos.
5. ¿Qué mecanismos de control interno existen para el manejo de los recursos
financieros de la Empresa?
El entrevistado nos indicó que el mecanismo que poseen para el manejo de los Recursos
Financieros, es el manejo del auxiliar de bancos, pero aun así no lo consideran eficiente
porque teniendo un Software Contable, no lo llevan ahí, sino que simplemente en una hoja
de cálculo de Excel, y además no cuentan con un capital de trabajo que permita operar aún
si no se cobra a clientes, pues según van cancelando los clientes, ellos pagan sueldos, y
deudas contraídas con terceros.
6. ¿Qué aspecto considera que debería cambiar o mejorar para poder tener
Información Financiera confiable?
El gerente expuso que para poder tener Información Financiera confiable y eficiente, se
debe tener un mayor control en la selección del personal Operativo, y además se debe
exigir más al contador, o en el peor de los casos buscar otra persona que más que Contador
sea un Asesor (a) Contable que ayude a solucionar los problemas que tiene la empresa en
la actualidad.
7. ¿Cuenta la Empresa con algún control para salvaguardar los activos de la
misma?
Indicaron que nunca han tenido control para salvaguardar los activos, porque no se han
hecho inventarios de los activos que poseen.
47
8. ¿Cuenta la Empresa con un Sistema de Control Interno?
Indicaron que existen controles dentro de la empresa, pero no un Sistema de Control
Interno que conste en documentos.
9. ¿Cree usted necesario que se implemente un Sistema de Control Interno, que le
permita obtener un mejor desenvolvimiento de la Organización y la salvaguarda
de los activos?
Considera muy necesario que se implemente un Sistema de Control Interno, pues está
seguro que con un Control Interno mejorarán notablemente los procesos contables y
operativos dentro de la Empresa.
10. ¿Les ha brindado a sus colaboradores (clientes internos) un documento en el cuál
especifiquen las actividades que deben desempeñar?
El gerente dijo que a ninguno de los colaboradores se les ha entregado un documento por
escrito, pero ellos saben cuáles son sus funciones y que es lo que deben hacer.
2.5.2 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevistas al personal
administrativo:
1. ¿Conoce las políticas de crédito y cobranza de Créditos Comisa?
El personal administrativo supo manifestar que si conocen las políticas pero muchas de las
veces no las toman en cuenta debido a que el gerente no hace que exista un control de
políticas.
2. ¿Al ingresar a su puesto de trabajo, le proporcionaron un manual de funciones
sobre las actividades que iba a efectuar?
Los encuestados contestaron que al momento de ellos ingresar solo les señalaron las
actividades mas no un manual de funciones por lo que muchas de las veces ellos no tienen
que realizar en el trabajo.
48
3. ¿Son supervisadas las funciones que usted realiza en el almacén Créditos Comisa?
No existe ningún control ni supervisiones sobre funciones ya que no cuentan con reglas ni
tareas a realizar.
4. ¿Ha tenido inconvenientes con los implementos de trabajo proporcionados por la
empresa?
No existe ningún tipo de inconvenientes debido a que los implementos necesario si existen.
5. ¿Es cancelado a tiempo su sueldo mensual o ha tenido inconvenientes con sus
pagos?
Si hemos tenido inconvenientes con los pagos debido a que muchas de las veces no existe
dinero líquido en caja que alcance para nuestro pago.
6. ¿Conoce si en Contabilidad llevan registros contables numerados?
El personal supo manifestar que si existen registros pero esos registros se realizan
manualmente o en una hoja de Excel más no en sistemas ya que no tienen el conocimiento
apropiado para manejar el sistema.
7. ¿Cree conveniente que se implemente un Sistema de Control Interno para
salvaguardar los activos de la Empresa, y para un mejor desempeño?
El personal manifestó que si sería de gran ayuda para la empresa y para ellos ya que así
tendrían un mejor control de funciones y también porque su desempeño mejoraría.
8. ¿Cree usted que la empresa está innovándose en variedad de mercadería?
Los entrevistados dijeron que no existe una innovación de mercadería eso hace que muchas
de las veces pierdan ventas ya que el cliente busca marcas que la empresa no cuenta.
49
9. ¿Conoce usted cuales son las estrategias de venta de la empresa?
El personal dijo que lo único que ellos conocían era que debían cumplir con un
presupuesto de ventas mensual y la estrategia la optábamos cada uno de nosotros nuestro
desempeño y forma de vender.
10. ¿Considera necesario mejorar los procesos, políticas, y normas de crédito, y
cobranza para la empresa?
Los entrevistados manifestaron que si es muy importante ya que eso aria que exista menos
cartera vencida y también para que ellos puedan saber cuáles son sus funciones.
2.6 VERIFICACIÓN DE IDEA A DEFENDER
Mediante la aplicación de encuestas y entrevistas a los involucrados en las actividades de
Créditos Comisa.”, se ha podido verificar que se debe Diseñar de un Sistema de Control
Interno pues debido a esto no existe el orden adecuado de los procesos y políticas
establecidas debido a que la cartera de clientes y cobranzas cada vez aumenta en mayor
volumen, existe el atraso en pagos al personal, y una deficiencia en la gestión de compras y
ventas de la empresa.
La propuesta del diseño de este Sistema de Control Interno es aplicable debido a que los
problemas afectan tanto al personal como a las personas que se encuentra alrededor en
este caso serían clientes ya que ellos no tienen una variedad de productos ni una forma más
segura de acaparar con la clientela.
2.7 Conclusiones y recomendaciones parciales del capítulo.
2.7.1 Conclusiones
Mediante la entrevista realizada a los directivos de la empresa se puede concluir
que actualmente la Empresa cuenta con un deficiente manejo del aspecto
financiero, en parte esto se debe a la falta de un Sistema de Control Interno, y
también a la falta de asesoría contable.
50
Mediante las encuestas realizadas al personal administrativo, se ha podido
determinar que no todos conocen la misión y visión de la empresa ya que no les han
proporcionado un manual de funciones en el que se indiquen las actividades que
van a desempeñar.
El trabajo que realiza el personal administrativo es controlado en un 50% pero este
control es únicamente una vez al mes, debido a esto no ingresan diariamente los
movimientos de la empresa en el software contable que manejan, no pueden
entregar reportes de cartera vencida a un momento determinado, y no realizan roles
de pago ni conciliaciones cada fin de mes
El 36% de los clientes encuestados consideran que la atención brindada en Créditos
Comisa es muy buena, el 35% de los clientes encuestados recibe información sobre
promociones, y el 7% no están de acuerdo con las políticas de crédito que la
empresa tiene para solicitud de la misma.
2.7.2 Recomendaciones
Se recomienda implementar un Sistema de Control Interno en Créditos Comisa,
para que exista mayor control con la parte administrativa y contable de la empresa.
Mejorar la atención para que el personal administrativo y el cliente tengan mejor
relación y que los créditos y cobranzas no tengan problemas.
Revisar de mejor manera la cuenta de clientes y cobranzas para que no exista
desconfianza por parte de los afectados.
Tomar decisiones adecuadas para mantener una relación amplia y así poder cumplir
con el sistema de control interno.
51
CAPITULO III.
3 MARCO PROPOSITIVO.
3.1 PRESENTACIÓN DETALLADA DE LA PROPUESTA.
A continuación se describe el proceso que se utilizara para realizar el control interno
especificando cada uno de los pasos a desarrollar entre los cuales tenemos mediante el
método Coso:
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Actividades de Control
Información y comunicación
Supervisión y monitoreo
1.- Eficiencia y eficacia de las
operaciones
2.-Control de los recursos de
todo tipo de la empresa
3.- Confiabilidad de la
información
2.-Evaluación
de Riesgos
1.-Ambiente
de Control
4.-Información
y comunicación
3.-Actividades
de Control
5.-Supervisión
y monitoreo
52
En la actualidad es importante contar con una herramienta técnica que permita la obtención
de la información relativa al Control Interno bajo el Método COSO ,la propuesta de un
control interno nos ayudara a detectar y prevenir posibles errores que se estén dando
durante el proceso.
Por medio de esta propuesta, la empresa contara con herramientas que le permitan
promover una buena gestión de los recursos bajo una adecuada estructura de control
interno.
3.2 Ambiente de Control.
3.2.1 Integridad y Valores Éticos Propuestos.
Lealtad.- Nuestros colaboradores trabajan en equipo, demuestran compromiso y respeto a
los valores de la empresa, somos recíprocas con la confianza depositada en cada uno de
nosotros.
Responsabilidad: Entendemos como el cumplimiento de las funciones, dentro de la
autoridad asignada. Nos comprometemos con la sociedad, el servicio a los demás.
Asumimos y reconocemos las consecuencias de nuestras acciones.
Honestidad: Nos guiamos por la sinceridad y la coherencia de nuestras acciones dentro de
un marco de franqueza y transparencia, tanto con la organización como consigo mismo.
Eficiencia: Utilizamos de forma adecuada los medios y recursos con los cuales contamos,
para alcanzar nuestros objetivos y metas programadas, optimizando el uso de los recursos y
el tiempo disponibles.
Compromiso: Ante los eventos empresariales, tenemos la capacidad de dar soluciones y
actuar frente a situaciones diversas, soportado en información, en un tiempo aceptable.
53
3.3 Visión propuesta.
Acaparar una mayor parte del mercado de electrodomésticos en la ciudad de Santo
Domingo de los Tsáchilas y posteriormente en otras ciudades del Ecuador, ofreciendo a
nuestros clientes productos de calidad acompañados de la excelencia en el servicio, y así
llegar a ser líder del mercado.
3.4 Misión propuesta.
Ofrecer electrodomésticos de calidad para mejorar el nivel de vida de los consumidores,
brindando un excelente servicio y así incrementar y garantizar los niveles de satisfacción
de los clientes.
3.5 Organigrama propuesto.
3.5.1 Organigrama funcional.
Elaborado por: El autor.
Fuente: Créditos comisa.
G E R E N T E G E N E R A L
D E P A R T A M E N T O
A D M I N I S T R A T I V O
D E P A R T A M E N T O
F I N A N C I E R O
D E P A R T A M E N T O
V E N T A S
G E R E N T E
A D M I N I S T R A T I V O
G E R E N T E
F I N A N C I E R OG E R E N T E V E N T A S
C O N T A D O R V E N D E D O R 1
A S I S T E N T E
C O N T A B L E V E N D E D O R 2
54
Con el siguiente organigrama está representado en forma vertical en el cual representamos
claramente los niveles jerárquicos es importante que se dé a conocer a todos quienes
pertenecen en la empresa para saber a quién recurrir.
3.5.2 Evaluación de riesgo.
3.5.2.1 Categorización de Objetivos.
Factor en el cual se establece las categorías del objetivo de control interno contable que
puedan aplicarse a la empresa.
Objetivo.-Controlar las diferentes categorías de objetivos establecidos para las actividades
contables.
a) La empresa debe contar con objetivos contables de operación, información
financiera y cumplimiento. contener planes estratégicos de acuerdo a las
condiciones actuales.
b) Debe darse a conocer a los empleados los objetivos generales de la empresa.
c) Los jefes de las distintas áreas de la empresa deben saber los objetivos de manera
clara.
d) Se tienen que manifestar a los empleados de los beneficios de la empresa para
lograr los objetivos.
e) Los objetivos de la empresa deben ser suficientemente específicos.
f) Los objetivos de las actividades de control interno contables deben estar de acuerdo
con los objetivos globales de la empresa.
g) Se deben ajustar los objetivos de acuerdo a las necesidades y condiciones de la
empresa como a la del entorno.
55
3.5.2.2 Cobertura de Objetivos.
En este Factor se elaboran los objetivos específicos de las actividades contables
compatibles a la misión y visión.
Objetivo.- Que los objetivos estén vinculados con las estrategias, recursos humanos y
tecnológicos de la empresa.
a) La empresa debe contar con objetivos contables de operación, información
financiera y cumplimiento.
b) Los objetivos deben contener planes estratégicos de acuerdo a las condiciones
actuales.
c) Debe darse a conocer a los empleados los objetivos generales de la empresa.
d) Los jefes de las distintas áreas de la empresa deben saber los objetivos de manera
clara.
e) Se tienen que manifestar a los empleados de los beneficios de la empresa para
lograr los objetivos.
f) Los objetivos de la empresa deben ser suficientemente específicos.
3.5.2.3 Identificación de Riesgos.
Factor encargado de identificar y clasificar los riesgos provenientes de factores internos y
externos.
56
Objetivo: Identificar y considerar las implicaciones de los riesgos relevantes
EVALUACIÓ
N DE
RIESGOS
ÁMBITO CLASIFICACIÓN RIESGOS POTENCIALES
A NIVEL
INSTITUC
IONAL
FACTORES
INTERNOS
Redefinición de la política
institucional.
Nuevos empleados y/o
rotación de personal.
Sistema de Información
nuevo o moderno.
Crecimiento Rápido.
Arqueos de Caja.
Cuentas por pagar
Activos fijos
Depreciaciones
Compras
Costo de Ventas
Efectivo
Gastos de operación
Ventas
Toma física de Inventarios
Cuentas por cobrar
FACTORES
EXTERNOS
Cambios en el entorno
operacional.
Nuevas tecnologías.
Políticas de Gobierno.
57
Entes reguladores.
Desastres naturales
Impuestos
Proveedores
Seguros
A NIVEL
DE
ACTIVID
AD
DE
OPERACIÓN
Incumplimiento de la
normatividad.
Presentación incorrecta de
la información financiera
y de gestión.
DE
INFORMACIÓN
Privacidad de información
Falta de diligencia.
Ausencia de información
integrada.
DE AUDITORIA
Ausencia De control
3.5.2.4 Análisis de Riesgos.
Se identifica los riesgos de la empresa.
Objetivo.- Analiza y cuantificar los riesgos identificados y clasificarlos como bajo,
moderado y alto.
58
Identificación de Riesgos
Clasificación
Bajo Moderado Alto
Fuentes Internas
Arqueos de Caja X
Liquidaciones de Caja Chica X
Cuentas por pagar X
Depreciaciones X
Ventas X
Cuentas por cobrar X
Efectivo X
Activos fijos X
Toma física de Inventarios X
Compras X
Costo de Ventas X
Gastos de operación X
Fuentes Externas
Proveedores X
Impuestos X
Seguros X
3.5.2.5 Circunstancias que demandan atención especial de riesgos.
Factor en el cual se crean mecanismos de identificación de riesgos para la empresa
Objetivo.- Identificar y analizar las condiciones y efectos de los riesgos de la empresa.
ACTIVIDADES Porque estas actividades requieren atención
especial
Activos Fijos
No contar con un adecuado control de los activos fijos
tanto en las oficinas como asignados a los vendedores,
es muy dañino para la empresa, debido a los daños o
pérdidas de equipo y herramientas que puedan darse
esto hace que se eleven los costos y afecten las
utilidades.
59
Depreciaciones
Aplicar las respectivas depreciaciones oportunamente,
de forma correcta al ejercicio fiscal y se hace cargo
real a los estados financieros afectando directamente a
las utilidades del periodo.
Costo de Ventas
Todos los costos que se hayan incurrido en las compras
de mercaderías deben reflejarse en los estados
financieros con las respectivas ventas reales.
Compras
Realizar los procedimientos correctos de pedidos para
las compras, es de mucha utilidad debido a que se
minimizan los riesgos de que no se cumplan con los
requisitos solicitados de mercaderías, así como también
evitar el fraude en dicha actividad que afecten a los
costos de ventas o gastos de operación.
Efectivo
No tener un control sobre los recursos que ingresan en
determinada fecha es de mucho riesgo porque pueden
existir pérdidas afectando al flujo del efectivo de la
empresa.
Ventas
Llevar un control sobre las ventas de acuerdo a lo
facturado es de mucha importancia porque una mala
facturación podría ocasionar pérdidas innecesarias a la
empresa o reflejar costos elevados.
Gastos de Operación
Llevar un control sobre los gastos de operación es de
mucha utilidad, debido a que mantener un porcentaje
constante
Tomas físicas de
inventarios
Realizar tomas físicas de inventarios con frecuencia y
60
tener un programa específico para inventarios, es
necesario ya que evitara las pérdidas que afectan
directamente a los estados financieros.
Liquidaciones de caja chica
Liquidar las cajas chicas es de mucha importancia, ya
que los gastos incurridos deben reflejarse
oportunamente en el periodo establecido.
Arqueos de Caja
No contar con un programa de arqueos de caja puede
ocasionar pérdidas y mal uso de los recursos de la
empresa.
Proveedores
No contar con un auxiliar de la cuenta de proveedores
que reflejen información necesaria como número de la
factura, monto, fecha de compra y de vencimiento es
de mucho riesgo puede ocasionar retrasos en los pagos,
atrasos o falta de despacho de la mercadería.
Impuestos
El no pagar oportunamente los impuestos es otro factor
de riesgo para la empresa, debido a que el
incumplimiento de esto ocasionaría retrasos en
solvencia, así como también multas e intereses
innecesarios que afecten al ejercicio fiscal.
Seguros
Contar con pólizas de seguro es de mucha importancia
debido que con ello se aseguran los bienes de la
empresa.
61
3.5.3 Actividades de control.
OBJETIVO RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL
Control del Efectivo.-
Garantizar la
veracidad de los
movimientos del
efectivo
Fraudes y desfalcos por
parte del personal
encargado del manejo del
efectivo
Cuadrar los comprobantes
de venta emitidos con el
efectivo
Realizar arqueos de caja
sorpresivos.
Control de
Actividades.-
Verificar que los
empleados conozcan
sus respectivas
obligaciones laborales
a través de un manual
de funciones y
procedimientos como
del reglamento de
trabajo
Inconvenientes en
trabajo, pérdida de
tiempo
Entregar fotocopias de los
manuales de funciones y
procedimientos a los
empleados.
Evaluar a los empleados
cada cuatro meses sobre las
funciones que les
corresponde.
Control de
Inventario.- Realizar
el proceso de pedidos
de mercadería con
exactitud y rapidez
Exceso de inventario,
perdida de mercadería,
falta de liquidez en el
stock
Verificar el stock de
mercaderías antes de
realizar un pedido.
Realizar inventarios totales
mensualmente.
Control de
Documentos.-
Salvaguardar la
documentación
existente en la
empresa en orden
cronológico.
Pérdida y deterioro de
documentos importantes
de la empresa
Compra de archivadores
adecuados para todo tipo de
documentos.
Archivar de manera
cronológica de acuerdo a la
necesidad.
Control de Cartera.- Cartera de crédito Verificar que la
62
Verificar que se
cumplan con las
políticas de crédito
establecidas.
incobrable, falta de
liquidez en la empresa,
robos por parte del
cobrador
información obtenida del
cliente sea verdadera.
Realizar recordatorios de
cancelaciones al cliente
antes del vencimiento.
3.5.3.1 Tipos de Actividades de Control
Cuya finalidad es identificar tareas y responsabilidades del personal
Objetivo.-Procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la
estructura organizacional.
Autorizaciones
La delegación de funciones y la creación
de responsabilidades, implica una
división de trabajo, lo que forma los
medios básicos del proceso y la
organización de la empresa.
Documentación
Evidencia comprobatoria suficiente y
competente de las operaciones de la
empresa.
Formularios y documentación
utilizada
Todos los sistemas deben seguir una
metodología. Establecidos los sistemas
de control interno deben formularse la
documentación que va hacer fuente para
el seguimiento y detección de errores
para la pronta acción correctiva y
preventiva.
63
Fases del Sistema
Las fases del sistema del control interno
de las operaciones que realiza la empresa
deben incluir: las características, y la
naturaleza de las operaciones, la
importancia, el grado de confianza del
control interno a implementar.
Archivos
Toda documentación que se genere en el
proceso del sistema de control interno se
deberá archivar para que se tenga un
registro de las operaciones y
evaluaciones; de esta manera mediante la
revisión oportuna el sistema
retroalimentara y podrán detectarse
anomalías para aplicar las medidas
correctivas y preventivas que no afecten
las operaciones de la empresa.
Informes
La evaluación de los distintos procesos
del sistema de control interno se
realizara a través de un informe
específico por cada una de las áreas
operacionales.
Salvaguarda de Activos Fijos
Debido a que los activos fijos de toda
empresa representan su seguridad
financiera es de mucha importancia
salvaguardar los mismos, ya que la
perdida por caso fortuito o fuerza mayor
afecta a la empresa.
64
Clasificación y procesamiento de la
información
La clasificación debe estar acorde a las
áreas de la empresa que representen
riesgo, la mala aplicación de las
actividades o provoca robos y fraudes lo
que originaría es un desequilibrio
económico para la empresa.
Verificación y evaluación
Todos los sistemas de evaluación deben
ser evaluados de manera constante y
permanente lo que permitirá una
seguridad de que los controles se han
adecuados o en su caso se adecuan a los
cambios y necesidades de la empresa lo
que permitirá tomar acciones correctivas
y preventivas que garanticen un
adecuado funcionamiento de los
controles.
Establecimiento de acciones
Una vez que se tienen identificadas las
operaciones de la empresa como sus
debilidades se establece el control
interno que permita garantizar el
cumplimiento de las actividades que se
realizan en la empresa.
3.5.3.2 Procedimientos de control.
3.5.3.2.1 Políticas de Clientes.
1. La factura original debe ser emitida por la empresa hacia el cliente.
65
2. Las facturas de ventas al contado serán pagadas contra entrega del pedido. En
ventas a crédito se entregará la original de la misma con firma de recibido del
cliente.
3. Los abonos de dinero que entregue el cliente por adelantado se considerarán dadas
a cuenta del pedido o abono a deudas vencidas del cliente con la empresa.
4. Está obligado al pago integral de la factura, sin considerar ningún descuento.
5. El plazo para el pago podrá considerarse vencido a partir del primer día después de
la fecha de vencimiento especificada en la factura dependiendo del producto.
6. El cliente podrá realizar los pagos de la siguiente manera:
En efectivo.
Cheque nominativo.
Depósito en la cuenta de la empresa.
7. Transferencia electrónica.
8. En ningún caso se aceptan cheques de terceros a favor del Cliente.
9. El cliente se compromete a notificar a la empresa por escrito cualquier cambio que
se genere (domicilio y/o razón social).
10. Si al vencimiento del plazo para el pago, en su caso, el cliente no cubriere su
importe, la empresa podrá optar por exigir el inmediato pago de la obligación.
3.5.3.2.2 Políticas de crédito y cobranzas.
Analizar la cartera de la empresa en forma permanente.
Obtener información y visitar los acreedores de la empresa (cartas, llamadas
telefónicas, visitas personales, etc.)
66
Conceder crédito a los clientes permanentes de la empresa.
Respetar los plazos de crédito en forma estricta y permanente.
Todo crédito deberá contar con el visto bueno de la Gerencia de la empresa.
Todo crédito deberá contar con el respaldo de la factura respectiva y cheque a la
fecha de vencimiento del plazo de crédito.
Preparar planes de recaudación de cartera.
Elaboración de informes mensuales o periódicos de la cartera y las cobranzas
realizadas.
Elaboración de las hojas de control de cada cliente de la empresa.
Presentar alternativas de pago (plan de pago, plazo y financiamiento en caso de
atrasarse en los pagos).
3.5.3.2.3 Políticas de Facturación.
3.5.3.2.3.1 Salida de Inventario.
Emisión de la Solicitud de Entrega.
Firmas Autorizadas.
Datos correctos del artículo, cantidad y saldo.
Firmas autorizadas recibido y despachado.
Nuevo saldo.
En todo pedido como mínimo, se deben enviar a imprimir original y dos copias de
facturas:
original para el cliente.
primera copia para el Departamento de Cobranza.
segunda copia para Contabilidad.
Asignar una persona distinta para cada actividad de venta, devoluciones y facturación,
control de cartera, cobranza, depósito y registro contable.
67
3.5.3.2.3.2 Devoluciones de Inventarios de Articulo.
Comprobar la realización de reclamos ante diferencias en los articulo físicamente
recibidos y amparados en los documentos del proveedor.
3.5.3.2.3.3 Unidades Físicas.
Verificar la ejecución de chequeos físicos periódicos a las existencias, según la
programación establecida, registrando las diferencias detectadas.
Verificar mediante un muestreo los artículos recibidos que serán controlados
mediante kardex de inventarios.
Comprobar que se realice el control periódico de existencias, reflejándose los
cambios en el sistema de inventarios, siendo autorizado por el Gerente.
Comprobar que estén habilitados los expedientes por las diferencias y se cumplen
los trámites para su investigación, análisis, depuración y ajuste en los términos
establecidos.
Comprobar que los inventarios físicos totales estén certificados mediante acta
firmada por el Gerente, Jefe de Bodega y Contador.
3.5.3.2.3.4 Fiscalización de las existencias.
Documentación de entrada y salida de artículos.
Anotación correcta en los controles vigentes (documentos).
Realizar pruebas de conteo físico y verificación de saldos de artículos.
Comprobación de los artículos en exceso, ociosos y en desuso.
Comprobar que exista un plan anual de fiscalización de inventarios.
Comprobar que en la empresa exista evidencia escrita de los conteos físicos de
inventarios de los artículos almacenados periódicamente comprobado: código
interno, descripción, unidad de medida, precio o costo promedio real unitario,
cantidad física según conteo y cantidad física según submayor de inventario,
unidades físicas faltantes o sobrantes, importes según conteo físico, importe según
submayor de inventario e importe faltante o sobrante.
68
3.5.3.2.4 Políticas de Proveedores.
Segregar las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de
autorización de pagos y emisión de cheques.
Archivar los expedientes de pago por cada proveedor como son: el original de la
factura (con sello de pagado, al efectuar el pago) y el cheque pagado (fecha,
número y valor).
Las cuentas por pagar deben controlarse por submayores, habilitados por
proveedor, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener
conocimiento actualizado de las vencidas y proceder a activar su pago.
Cada responsable de área tiene que firmar un acta de responsabilidad material de
los activos fijos bajo su custodia.
El área contable debe contar con la información suficiente de estos bienes,
verificándose la suma de los valores con el saldo de la cuenta control
correspondiente periódicamente.
Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago
y de firma del cheque para su liquidación.
Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago
según controles contables, con los de los suministradores.
Deben elaborarse expedientes de pago por proveedor según cada Factura.
Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar y no presentar
saldos envejecidos.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores deben desglosarse por cada factura recibida y
cada pago efectuado.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse
para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores
de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.
Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores
Comprobar si existen partidas o saldos deudores.
Análisis los adeudos vencidos (más de 30 días).
69
Verificar los convenios de pagos suscritos.
Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios).
Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas
deudoras.
3.5.3.2.5 Políticas de Empleados.
Para el buen funcionamiento de la empresa, los aspectos idóneos con que se debe contar
son:
Disciplina: El respeto y el orden deben ser la base de las actividades laborales de la
empresa.
Puntualidad: El cumplimiento estricto de las jornadas laborales, así como en la
entrega y recepción de pedidos y despachos de artículos deben apegarse a la
programación prestablecida.
Ética y liderazgo: Mejora continua que permita el liderazgo en el mercado de
electrodomésticos.
Trabajo en equipo: La cooperación de los colaboradores de la empresa debe ser
parte de las actividades corporativas.
Cumplimiento de los valores y principios corporativos: El talento humano de la
empresa debe identificarse con los valores y principios institucionales que deben
regir las actividades laborales en la empresa.
Orientación hacia el cliente: Los esfuerzos de los colaboradores deben identificarse
por brindar el mejor servicio y atención al cliente.
Innovación permanente: El talento humano de la empresa ser motivado para
mantenerse con una mentalidad positiva e innovadora.
Potenciación de la imagen corporativa mediante innovación de artículos para el
hogar.
Promoción e impulso del cambio cultural para adaptarse al nuevo entorno
competitivo.
Presentar el parte diario de asistencia del personal, con las respectivas novedades.
Elaborar papeletas de autorización de salidas.
70
Elaborar cuadros de asignación de personal por funciones, áreas y actividades
laborales.
Vigencia y cumplimiento del reglamento interno de trabajo.
Las demás que disponga la administración de la empresa.
3.5.3.2.6 Políticas de Contabilidad.
La contabilidad se llevará en concordancia con el Código Tributario Interno, ley de
código tributario y más disposiciones legales vigentes a nivel local y nacional.
Se utiliza un sistema computarizado en la empresa pero éste debe mejorar
notablemente, para que siempre esté disponible la información y esta sea precisa y
oportuna para la toma de decisiones.
La contadora llevará libros auxiliares de las cuentas que tienen mayor movimiento y
realizará controles mensuales de las mismas.
Los desembolsos se realizarán previa autorización de Gerencia, con los respectivos
documentos de respaldo.
Es responsabilidad de la contadora entregar la información tributaria y contable a
tiempo.
Los reportes financieros deberán ser preparados a finales de cada mes, con los saldos
que se tengan como resultado de las operaciones del mes en el sistema y de acuerdo a
las fechas establecidas en el calendario financiero a principio de cada año.
Todos los ingresos mensuales artículos de las operaciones de la empresa deben ser
mostrados en el formato de Reporte Financiero.
Todos los ingresos y gastos extraordinarios a la fecha elaboración del Reporte
Financiero participarán en la obtención de la utilidad del período en evaluación.
3.5.3.2.7 Políticas de Efectivo –Cheques.
Registrar todos los ingresos en forma oportuna.
Depósito intacto de los ingresos diarios.
Segregar funciones en el control de efectivo.
Centralizar tanto como sea posible en la recepción del efectivo.
Establecer un fondo fijo de caja chica para pagos menores.
71
Efectuar todos los pagos por medio de cheque, excepto los pagos menores
controlados por caja chica.
Los que manejen efectivo deberán rendir fianza a satisfacción de la Gerencia.
Efectuar arqueos periódicos y en forma sorpresiva.
Realizar conciliaciones bancarias mensuales de las diferentes cuentas corrientes.
Cada cheque que se expida deberá estar amparado con la documentación
correspondiente, previa revisión y autorización.
Nombrar refrendarios de cheques, que no tengan relación con el registro de
operaciones ni con la custodia del efectivo.
Se nombrará un responsable de la autorización de la emisión de préstamos y
anticipos en efectivo o cheque.
Cuando la empresa otorgue préstamos a los colaboradores; debe de manejar un
límite del crédito con relación al tiempo y dinero.
La garantía para el otorgamiento de préstamos será de sueldos.
El monto máximo de préstamo y anticipo será el 100% del salario; montos mayores
serán autorizados por la Gerencia.
El efectivo percibido de las ventas de productos o servicios técnicos serán
depositadas diariamente en la cuenta bancaria de la empresa.
El efectivo percibido de las ventas de productos o servicios serán entregados por el
cobrador a la persona asignada por la Gerencia y ésta deberá depositarlo en la
cuenta bancaria de la empresa, al día siguiente.
El efectivo que permanezca en caja se le deberá hacer un arqueo físico de la
existencia y sus equivalentes.
72
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA
PUESTO: GERENTE PROPIETARIO
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y
deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando
esto durante la jornada de trabajo
PERFIL REQUERIDO
Educación: Título superior universitario.
Formación: Recomendable que este titulado en el área de administración y Gestión de
la Calidad.
Experiencia: En la dirección administrativa y operativa de por lo menos 5 años en
mercados similares.
Habilidades: Para la solución de problemas, facilidad de comunicación tanto escrita
como verbal.
Don de mando.
Capacidad de Liderazgo y Organización.
FUNCIONES
a. Representar a la empresa
b. Dedicar por lo menos cinco horas de trabajo diarias
c. Establecer los objetivos y políticas
d. Presentar anualmente el plan de trabajo.
e. Proponer el Proyecto de Presupuesto Anual consolidado.
f. Planificar la ejecución de las actividades administrativas y operativas.
g. Evaluar al personal que labora en la empresa para verificar cuan cualificado
esta para el puesto.
73
h. Autorizar la ejecución de las actividades a realizar dentro de la empresa.
i. Solucionar las necesidades internas.
j. Capacitar periódicamente a los empleados.
k. Controlar la asistencia del personal administrativo y operativo.
l. Hacer cumplir los reglamentos y normas establecidas
m. Elaborar informes financieros.
n. Supervisar las actividades de todo el personal que labora en la empresa.
o. Coordinar con el Administrador todas actividades inherentes a la entrega y
recepción de artículos para el hogar.
p. Supervisar y controlar el manejo de los artefactos por cada orden de pedido o
despacho.
q. Revisar, autorizar y efectuar los pedidos de artículos.
r. Supervisar el mantenimiento permanente de las instalaciones, orden y aseo.
s. Dar disposiciones de actividades adicionales que deban ejecutarse.
t. Presentar planes para el manejo de los artefactos.
u. Coordinar la capacitación periódica del personal que labora en la empresa.
v. Toma de decisiones oportunas ante imprevistos en la empresa.
w. Disponer el pago de sueldos, horas extras y todos los beneficios de ley al
personal.
x. Controlar el manejo contable del Contador de la empresa.
y. Realizar reuniones para analizar y controlar periódicamente los resultados de
las actividades comerciales de la empresa.
z. Aprobar los pagos a proveedores, salidas fondos mediante la firma de cheque
o comprobantes de egresos y transferencias.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
74
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA
PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa, del
manejo de la relación con los diferentes proveedores. Desarrolla las estrategias de
compras anuales y las proyecciones de la organización. Se encarga del control
administrativo y disciplinario del personal y coordinar toda la actividad de producción
de la empresa.
PERFIL REQUERIDO
Educación: Título superior universitario
Formación: Titulado en operaciones administrativas.
Experiencia: Experiencia en la dirección de operaciones de por lo menos 3 años
Habilidades: Capacidad para trabajar en equipo.
Manejo de la Información
Capacidad de gestión y solución de problemas
Facilidad de comunicación sea esta oral o escrita
Capacidad de Liderazgo y Organización
DEPENDENCIA: Gerente /Propietario
FUNCIONES
Coordinar las actividades de las diferentes áreas dependientes.
Resolver problemas y necesidades de apoyo logístico que surjan en las
diferentes áreas.
Velar por la liquidez económica de la dirección a fin de evitar que se
paralicen las actividades.
75
Autorizar las compras, contratación de bienes y servicios y los pagos
efectuados por el área contable
Velar por el cumplimiento eficaz de la administración de activos,
suministros, recursos humanos y financieros.
Registrar y controlar la ejecución del gasto de acuerdo con las leyes
Responsable de la administración general.
Coordinar con el Gerente todas las actividades comerciales de la empresa.
Presentar solicitudes de pedido de artículos.
Mantenimiento de las instalaciones de la empresa.
Tener listo toda el área de recepción de pedidos de mercadería.
Presentar sugerencias de pedidos de mercadería.
Controlar las condiciones ambientales para conservar en buen estado la
mercadería en la bodega de la empresa.
Supervisar que el personal utilice los uniformes de acuerdo a la normativa
técnica establecida.
Coordinar las fechas de solicitud y recepción de pedidos de
electrodomésticos.
Controlar la entrega de los pedidos de productos.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
76
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA
PUESTO: CONTADOR
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Ejecutar tareas contables
Controlar la documentación respectiva para la compra-venta y entrega del artefacto
a los clientes
PERFIL REQUERIDO
Educación: Título superior universitario
Formación: Titulado en Contabilidad como CPA.
Experiencia: Experiencia en la dirección del área contable de por lo menos 5 años
Habilidades: Capacidad de gestión contable.
Capacidad de organización.
Facilidad para la comunicación sea está escrita o verbal.
Habilidad en el manejo de las tecnologías contables.
DEPENDENCIA: Gerente /Propietario/Gerente Administrativo
FUNCIONES
Ser responsable de ingresar, controlar y verificar el ingreso de información
contable.
Efectuar un registro sistemático y ordenado de todas las transacciones
realizadas
Reportar, cuando lo requieran las autoridades pertinentes
Controlar el ingreso correcto de la información contable.
Negociar con otras áreas la incorporación de mejoras que permitan un correcto
desempeño de las normas contables.
77
Solicitar reportes financieros y contables, periódicos y a voluntad.
Mantener actualizado el manejo contable financiero de la empresa.
Realizar la declaración de impuestos y obligaciones tributarias.
Preparar los roles de pago del personal que labora en la empresa.
Presentar informes y sugerencias del manejo financiero de la empresa.
Elaborar Estados Financieros.
Elaborar conciliaciones bancarias.
Revisar la legalidad de documentos tributarios para las cancelaciones.
Revisar y elaborar repostes de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar para uso
de Gerencia.
Proceder al cierre del periodo contable.
Elaborar cheques por los diferentes egresos.
Subir la información a la banca virtual para transferencias.
Actualizar las reformas tributarias vigentes.
Efectuar arqueos de Caja Chica.
Controlar el uso adecuado de los activos fijos.
Las demás que requiera la Gerencia
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
78
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA
PUESTO: JEFE DE BODEGA
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Gestión del proceso de recepción y entrega del producto
Supervisión de tareas operativas
PERFIL REQUERIDO
Educación: Título superior universitario
Formación: Recomendable título del área de logística
Experiencia: Experiencia en la dirección por lo menos 2 años
Habilidades: Capacidad de gestión y solución de problemas
Capacidad para el trabajo en equipo
Facilidad para la comunicación escrita o verbal
Capacidad de organización
DEPENDENCIA: Gerente Administrativo
FUNCIONES
Verificar que el personal operativo cuente con las herramientas adecuadas para
un mayor desenvolvimiento en las actividades encomendadas
Controlar que los empleados realicen sus actividades de manera eficiente y
eficaz
Verificar que los productos que se receptan por parte del proveedor estén en
buenas condiciones para su posterior venta.
Verificar el buen uso de las relaciones personales entre el cliente y el personal.
Controlar el buen trato hacia los clientes al momento de despachar algún
producto
79
Controlar la canalización oportuna por parte de los clientes con respecto al
tiempo de entrega del artículo.
Controlar el buen manejo del inventario de artefactos, equipos e instalaciones
de almacenamiento.
Presentar informes mensuales y anuales de entrega y recepción de articulos y
existencias.
Mantenimiento de equipos e instalaciones de bodega.
Informar sobre el desabastecimiento de productos en forma periódica o cuando
se genere desabastecimiento inesperado.
Efectuar solicitudes para la adquisición de artefactos.
Mantener el espacio físico de bodega, en buen estado de ventilación.
Llevar kárdex de todos los bienes de la empresa.
Llevar un registro actualizado de lo que ingresa y sale de bodega.
Las demás que disponga la administración de la empresa.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
80
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA
PUESTO: SECRETARIA/AUXILIAR DE CONTABILIDAD
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando
documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan
en la empresa.
PERFIL REQUERIDO
Educación: Bachiller/Estudios superiores
Formación: Bachiller Mercantil, más curso de contabilidad de por lo menos dos (2)
años de duración
Experiencia: Un (1) año de experiencia
Habilidades: Seguir instrucciones orales y escritas.
Comunicarse en forma efectiva tanto de manera oral como escrita.
Efectuar cálculos con rapidez y precisión.
DEPENDENCIA: Gerente Administrativo
FUNCIONES
Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de
documentos.
Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con
las cuentas respectivas.
Archiva documentos contables para uso y control interno.
Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
Transcribe información contable en un microcomputador.
Revisa y verifica planillas de retención de impuestos.
81
Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.
Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de
comprobante.
Cooperar con la administración general de la empresa.
Llevar la agenda de la Gerencia.
Realizar labores de secretaria y auxiliar contable.
Realizar informes y oficios que disponga la administración de la empresa.
Archivar la información en forma privada y confidencial.
Entrega y recepción de la correspondencia comercial de la empresa.
Efectuar y contestar llamadas telefónicas.
Concertar citas o entrevistas.
Archivar facturas y demás documentos contables.
Revisar facturas recibidas de proveedores, planillas de servicio, servicio
Técnico, entre otros, que estén acordes con las autorizadas.
Realizar anexos tributarios.
Manejar el fondo de fondo de Caja Chica.
Atención al cliente.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
82
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
ALMACÉN DE ELECTRODOMÉSTICOS CRÉDITOS COMISA
PUESTO: VENDEDORES/COBRADORES
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Venta efectiva del articulo
Asesoramiento Adecuado al cliente
PERFIL REQUERIDO
Educación: Título superior universitario
Formación: Titulado en Marketing
Experiencia: Experiencia en la dirección por lo menos 3 años
Habilidades: Capacidad de gestión
Capacidad de organización.
Facilidad para la comunicación sea está escrita o verbal.
Habilidad en el manejo de las tecnologías
DEPENDENCIA: Gerente Administrativo
FUNCIONES
Lograr los objetivos y metas de ventas impuestos por la empresa.
Generar y cultivar buenas relaciones con los clientes.
Mantener la calma y mostrar tolerancia aun en las situaciones más difíciles.
Ser eficiente y eficaz en todas las labores encomendadas.
Mostrar ser una persona íntegra, recta y leal
Controlar que las ventas realizadas se incrementen
Hacer respetar los márgenes de ventas y plazos de cobros
Entrega de reportes periódicos de operación.
Realizar las ventas en el área de responsabilidad asignada y recaudar los valores
83
correspondientes al valor de los articulos comercializados.
Responsable de la concesión de crédito a los clientes de la empresa.
Responsable del custodio de los documentos de respaldo de los créditos
otorgados a los clientes de la empresa.
Cooperar en la búsqueda de nuevos nichos de mercado en la región de
operación de la empresa.
Presentar informes mensuales y periódicos de las ventas y cartera de la empresa
al Gerente y Jefe de Ventas de la misma.
Visitar y localizar a los clientes que tengan obligaciones económicas con la
empresa.
Reportar a las autoridades pertinentes de fraudes o robos de mercadería al
Gerente dela empresa.
Todas las demás que disponga la administración de la corporación.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
84
3.5.3.3 Diseño de Procedimientos.
Fuente: (Guayaquil)
Elaborado por: Tlga. Mariuxi Baque
3.5.3.4 Los Procedimientos Contables
Inicialmente comprende los procedimientos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar,
reembolso de caja menor, manejo de activos, conciliación de bancos liquidación de
impuestos mensuales, y anuales, procedimiento de nómina, hasta el cierre y preparación
de estados financieros.
SIMBOLOGÍA A UTILIZAR EN LOS FLUJOGRAMAS DE LOS
PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN SE UTILIZA
Inicio Para dar inicio al
procedimiento
Proceso Procedimiento manual
Documento Para representar que se ha
generado un documento.
Documento Múltiple Para representar todo tipo de
documentación.
Archivo o
almacenamiento
Cuando necesita archivar un
documento o guardar una
muestra.
Fin
Cuando necesite conectar dos
símbolos dentro de una
misma Página.
Fin
Inicio
85
TIPO DE
DOCUMENTO
NOMBRE DE DOCUMENTO
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento de Cuentas por pagar
Procedimiento de Cuentas por Cobrar
Procedimiento de Reembolsos de caja Menor
Procedimiento de Conciliación Bancaria
Procedimiento de Manejo de Activos
Procedimiento de Liquidación y Presentación de
Impuestos IVA, Retención Impuesto Renta
Procedimiento de nomina
Procedimiento de Cierre Contable y elaboración
de Estados Financieros.|
Procedimiento de Liquidación y Presentación de
Impuestos Anuales Impuesto a la Renta
86
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
OBJETIVOS:
Los siguientes procesos tiene el objetivo de describir los procedimientos más
relevantes del área contable, con el fin de obtener una información confiable.
ALCANCE:
Estos procesos aplican para todo el personal de la empresa los procedimientos son
atribuibles al Área Contable.
DEFINICIONES:
Procesos Contables: Son la serie de etapas sucesivas del ciclo contable que permite
transformar datos contables en informes. El proceso comienza con la selección de
los hechos económicos y continuos con su anotación en diversos registros hasta
llegar a la emisión de los estados financieros.
Procedimientos Contables: Es el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente,
documentar el funcionamiento integral de una empresa, queda expuesta la forma de
hacer cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de operaciones, códigos,
procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de información y
otros elementos que son el soporte de cualquier organización
Documentos Contables: Son los soportes de contabilidad que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Elaborado por:
Revisado por: Autorizado por:
87
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
OBJETIVO
Registrar los pagos realizados por los clientes, realizando una revisión diaria de los
pedidos facturados de contado y analizar los cobros a crédito, igualmente los clientes a
quienes se les otorgará crédito.
ALCANCE
Desde Autorizar Créditos, otorgando plazos y cupos, hasta el registro de los ingresos de
cierto periodo.
RESPONSABLE: Jefe de Cartera
DOCUMENTOS RELACIONADOS
RECIBOS DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa.
NOTAS CRÉDITO: Es el documento en el cual emite la empresa a su cliente,
con el objetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivo expresado
en la misma
FACTURAS: Es un documento que respalda la realización de una operación económica,
que por lo general, se trata de una compraventa. Una factura es el documento a través del
cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato
de compraventa comercial.
88
PROCESO: COBRANZA PEDIDOS DE CONTADO Y CRÉDITO
Con base en los pedidos llevados diariamente, teniendo en cuenta que los pedidos son de
crédito y de contado, se debe realizar el siguiente proceso.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
89
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
DOCUMENTO: Recibo de Cobro
Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:
Este documento tiene 1 original y 2 copias (azul y amarilla), por lo tanto el original
debe ser para el cliente, la copia azul debe entregarse junto con el dinero, y la
copia amarilla debe ser entregada junto con la factura al auxiliar contable.
En caso de ser anulado este documento, debe marcarse como anulado y
adjuntarse los 3 recibos de cobro
Este documento no debe tener ni tachones, ni enmendaduras.
Debe ser diligenciado de manera completa y obligatoria:
a. Nombre del cliente
b. Fecha de elaboración del Recibo de cobro
c. Valor total de cancelación
d. # de factura que están cancelando
e. Si la factura tiene algún descuento (por mayor precio cobrado en algún
artefacto o un descuento no efectuado en la factura), se debe colocar en las
observaciones el motivo de dicho descuento.
f. Si la hay alguna nota de devolución que el cliente se realiza debe
colocar el número de la factura, con el respectivo valor.
g. Si el pago es realizado en cheque debe colocarse los siguientes datos:
h. Valor del cheque - Banco
i. Fecha de consignación del cheque - # De cheque
j. # De cuenta
k. Firma de la persona quien elabora el recibo de cobro
l. Es obligación diariamente realizar entrega del dinero junto con los recibos de
cobro (azul) del día anterior.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
90
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
PROCEDIMIENTO DE RECAUDO:
Responsable Actividad
Asesor-Vendedor
Secretaría
Jefe de Cartera
1.-Elaboración y entrega de recibos de cobro a Cartera.
Cada asesor-vendedor debe entregar diariamente los recibos
de cobro (azul), con el respectivo dinero y hacer firmar de
recibido de la persona encargada de área de cartera, igualmente
el recibo de caja (amarillo) debe entregarse junto con la
factura verde que es de contado, al auxiliar Contable.
2. Firma de Recibido.
Al recibir los recibos de caja (Azul), debe firmar cada uno de los
recibos sumando los valores y contando el dinero, ambos deben
coincidir; seguido de este proceso, debe entregar los
recibos de cobro (azul) a Cartera, y el dinero debe ser
consignado a la cuenta corriente de la empresa.
3. Descargar recibos de cobro de la Cartera.
3.1. Cuando los recibos de cobro son entregados, el jefe de
cartera debe hacer una revisión de todos y cada uno de los
recibos de cobro con su respectiva firma, asegurándose que
los valores fueron recibidos.
3.2 Luego de la verificación, deben ser descargados del
Sistema Mónica, todos los recibos de cobro.
3.3 Diariamente se debe realizar un chequeo, sacando
un listado a la cartera a la fecha de los clientes de contado
esto con el fin de verificar que los pedidos llevados a estos
clientes hayan sido Efectivamente cobrados.
91
3.4 Al mismo tiempo semanalmente se debe imprimir la cartera
por vendedor con copia, a la fecha para realizar programación de
pagos de la semana.
3.5 Cada 3 meses se deben seleccionar aproximadamente unos
15 clientes para realizar circularización de cartera y confirmar su
deuda actual con la empresa.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
92
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
PROCESO:
OTORGAR CRÉDITO
Confirmar plazo, forma de pago y cupo de crédito.
DOCUMENTO:
Pagare y documentos anexos.
Una de las condiciones para solicitar crédito es mantener una buena calificación en la
central de riesgos.
Debe diligenciar los siguientes documentos:
Pagare en blanco
El formato de solicitud de crédito completamente.
Debe anexar los siguientes documentos:
a. Fotocopia del cliente.
b. Fotocopia de garantes.
c. Planilla de un servicio básico.
d. Croquis de la vivienda.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
93
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO:
Responsable Actividad
Asesor-Vendedor
Jefe de Cartera
Jefe de Cartera
Encargado de recoger todos los papeles necesarios para la
solicitud de crédito
1. Verifica que todos los papeles estén completamente
diligenciados y los respectivos documentos.
2. Sacar en sistema un acumulado de compras que
ha realizado el cliente durante cierto periodo con el
fin de otorgar un cupo de Crédito.
3. Realizar las relativas llamadas a 3 referencias
personales donde el cliente viva, y solicitar la
siguiente información, anexándolo como soporte de
verificación de datos:
Que tiempo tiene el cliente viviendo en dicha
dirección.
Si es responsable o no con sus obligaciones
Evaluación como cliente (Excelente, Bueno, malo)
Ultima fecha de compra
Después de otorgar el plazo, cupo y forma de pago, el Jefe de
cartera debe pedir autorización de su ADMINISTRATIVO, para
otorgar el crédito, por lo tanto debe dar su visto bueno.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
94
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
PROCESO:
GENERACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO
Contabilización de notas crédito por motivos de devolución de los clientes, descuentos no
efectuados en la factura, ajustes de precios.
DOCUMENTO: Notas Crédito
Las devoluciones en venta deben realizarse de la siguiente manera:
1. Se debe diligenciar con letra clara, sin enmendaduras.
2. Este documento tiene original y copia, por lo tanto la original debe ir al
cliente, y la copia a contabilidad.
3. Debe llevar la siguiente información:
a. RUC o C.I
b. Nombre del cliente
c. Fecha de la devolución
d. Descripción del articulo
e. Nombre del articulo
f. Numero de Factura
g. El motivo de la devolución (por golpes o daños)
h. Firma de la persona quien realizo la devolución.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
95
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
PROCEDIMIENTO PARA GENERACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO:
Responsable Actividad
Asesor-Vendedor
Auxiliar de Bodega
Asistente Contable
Jefe de Cartera
Encargados de recoger las devoluciones de los clientes,
diligenciando el documento completamente, con las
condiciones ya descritas anteriormente, luego debe ser
entregada esta devolución al área de Bodega.
Este debe revisar minuciosamente y comparar el documento con
el artículo, firmando, sellado de recibido y colocando las
observaciones. Los artículos deben ser ubicados en el área de
devoluciones.
Luego de ser revisado, este documento debe ser entregado
auxiliar Contable.
Es el encargado realizar la nota en el sistema, cargando los
artefactos uno a uno.
Debe verificar las notas realizadas diariamente, y firmarlas
para proceder a entregarlas a los vendedores para ser
descontadas por los clientes.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
96
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL ÁREA CONTABLE.
VERSIÓN 1
PÁGINA 1 DE 3
ACTIVIDAD: PROCESO
DE CUENTAS POR
COBRAR VENTAS A
CRÉDITO
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SOPORTE
Se realiza el pedido de venta
según las necesidades del
cliente, este proceso se hace
telefónicamente o a su vez el
cliente va al local.
El pedido de venta debe decir
si es de contado o crédito.
El Jefe de cartera verifica
que el cliente no se encuentre
en mora con su cartera y
procede autorizarlo.
Luego pasa al área de bodega
donde es separada la
mercadería.
El área de bodega entrega el
pedido a facturación donde
se procede a realizar la
factura.
Cuando se factura se pasa a
despacho, el área de
despacho para que sea
entregado al cliente.
Vendedores
Vendedores
Jefe de cartera
Área de bodega
Facturación
Repartidores
Pedido de
Venta
Pedido de
Venta
Pedido de
Venta
Pedido de
Venta
Factura
Factura
INICIO
Requerimientos
de Cliente
Pedido de
Venta
Autorización
Separación de
mercadería
Elaboració
n de factura
Despacho de
pedido
1
97
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE.
VERSIÓN 1
PÁGINA 2 DE 3
ACTIVIDAD: PROCESO
DE CUENTAS POR
COBRAR VENTAS A
CRÉDITO
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SOPORTE
El repartidor por
obligación debe hacer
firmar y sellar la factura
del recibido cliente.
Se archiva la factura en
orden consecutivo
El Jefe de cartera debe
realizar un listado de
cartera semanal donde
realiza la programación
de cobros
Se realiza el cobro de
facturas
El cobrador debe
realizar el recibo de
cobro y realizar la
respectiva entrega del
dinero y el recibo azul.
Auxiliar contable debe
consignar el dinero y
entregar los recibos a
cartera.
Jefe de cartera debe
descargar el recibo de
cobro en el sistema
MÓNICA.
Repartidor
Auxiliar contable
Jefe de cartera
Cobrador
Cobrador
Cartera
Jefe de cartera
Factura
Listado de
cartera
Recibo de
cobro
Recibo de
cobro
Recibo de
cobro
Firma y Sello
Generación de
listado de cartera
Cobro
Elaboración
de Recibo de
Cobro
Descargue el
recibo de cobro de
MONICA
2
1
Archivo
98
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL ÁREA CONTABLE.
VERSIÓN 1
PÁGINA 3 DE 3
ACTIVIDAD: PROCESO DE
CUENTAS POR COBRAR
VENTAS A CRÉDITO
DESCRIPCIÓN RESPONSABL
E
SOPORT
E
Se archiva el recibo
en orden
consecutivo
Jefe de cartera
Recibo de
cobro
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
ARCHIVO
FIN
2
99
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
OBJETIVO
Registrar las respectivas cuentas por pagar de manera oportuna y teniendo en cuenta los
principios contables.
ALCANCE: Inicia en la contabilización de las facturas de proveedores, acreedores y
finaliza con la entrega a secretaria de los documentos.
RESPONSABLE: Asistente Contable y Contador.
TÉRMINOS RELACIONADOS
FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa. Es un documento constar la adquisición y entrega de un
bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la
partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto
del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.
PROVEEDOR : es una persona o una empresa que abastece a otras empresas con
existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente
o directamente se compran para su venta.
ACREEDORES: es cualquier persona, física o jurídica, que la empresa adeuda un
dinero, sea por adquisición de un bien o por un servicio. Pero estos bienes no son
relacionados con la actividad de la organización, si no por otros conceptos.
CONDICIONES:
1. Cada área tiene como tiempo establecido para entrega de cierre de mes, los 5
100
primeros días de cada mes.
2. En caso de ser Régimen Simplificado, se debe elaborar un Documento
equivalente, adjuntando el RUC.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
101
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
CONCLUSIONES.
Al momento de realizar la respectiva investigación en el Almacén de Electrodomésticos
Créditos Comisa se puede notar que no cuenta con políticas establecidas para cada
departamento lo cual permite que exista ineficiencia en sus funciones.
No cuenta con un departamento capacitado de Recursos Humano por lo que el trabajo no
se lo realizaba a cabalidad.
El departamento de cobranzas no cuenta con el apoyo o información suficiente para
realizar las respectivas recaudaciones por lo que existe un alto monto de morosidad.
RECOMENDACIONES.
Se recomienda que el propietario tome la iniciativa de poner en práctica la implementación
de éste proyecto, el mismo que les permitirá obtener beneficios importantes que se verán
reflejados en el futuro éxito de ésta empresa y para la toma de decisiones.
En vista que las Empresas del Sector Comercio de la Ciudad de Santo Domingo no cuenta
con personal capacitado para calificación de personal se deberá realizar una evaluación en
el cual se establezca normas, políticas y procedimientos en las diferentes, la utilización
de estas guías de control interno les beneficiaría para conocer su situación e implementar
controles mínimos.
El departamento de cobranzas deberá contar con apoyo de personal adecuado así como de
información pertinente que permita la pronta recuperación de la inversión por créditos
otorgados.
102
Se procedió a concluir con la respectiva investigación en el Almacén de Electrodomésticos
Créditos Comisa en la Ciudad de Santo Domingo, en el cual se pudo notar sus deficiencias
por lo que fue el punto de partida para la elaboración de dicho tema de Proyecto, nos fue
de mucha ayuda para mejorar nuestra capacidad como profesionales adicional a eso fue de
ayuda para el propietario de dicha Empresa ya que ayuda para su toma de decisiones.
BIBLIOGRAFÍA.
Física.
BRAVO VALDIVIESO, Mercedes, Contabilidad General, Editoriales Nacionales, Octava
Edición, 2008, ISBN 9789942010711.
ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo, Control Interno y Fraudes con bases en los ciclos
transaccionales: Análisis de Informe COSO, Año 2006,464p, Segunda Edición, ISBN 958-
648415-7.
GOMEZ, Roberto Generalidades de la Auditoria 1ª edición Málaga 2006 ISBN:84-
6880961-6
GONZÁLEZ Aguilar, Araceli y CABRALE, Serrana Damaris; Evaluación del Sistema de
Control Interno en la Ubpc Yamaquelles, 2010, Págs. 796, ISBN-13: 978-84-693-5728-6.
LÓPEZ, López María Lourdes, La Auditoria Administrativa para evaluar la eficiencia de
una empresa Administradora,2010 ,ISBN-13: 978-84-693-5738-5
MIRA, Juan Carlos, Apuntes de Auditoria 2006,ISBN 84-6886337-8
TRONCOSO, Ricardo Vilches, Apuntes de Auditoria, Editorial McGraw-Hill, 2009,
México, Págs. 678.
ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro: contabilidad general con base en las normas internacionales
de información financiera (NIIF), Séptima Edición, Editorial McGraw-Hill Interamericana,
Bogotá Colombia. 2011, Páginas 512.
FRANKLIN,Enrique Benjamin, Auditoria Administrativa Evaluación y Diagnostico
empresarial,Tercera Edicion,Editorial Pearson Edition,Mexico 2013,ISBN978-607-
321833-7
Netgrafía.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/22/gesfra.htm: Gestión Financiera,
2009.
http://calidadsaludlima.files.wordpress.com/2008/11/auditoria-de-proceso-nt-029-minsa-
dgsp.pdf: Flujogramas
ANEXO Nº 1: RUC DE LA EMPRESA.