Post on 03-Jul-2018
Universidad de Oriente Núcleo Nueva Esparta
Escuela de Hotelería y Turismo
Control de Costos de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson Tinajero Suites & Beach Club
Trabajo de Grado Modalidad Pasantía Presentado como requisito parcial
para optar al título de Licenciado en Hotelería
T.S.U. JULISSE DELVALLE GRIMÓN JIMÉNEZ
Guatamare, Noviembre de 2005
De conformidad con el Artículo 50 de las “Normas Internas de la
Universidad de Oriente para la tramitación, entrega, discusión y evaluación
de Trabajo de Grado” de la Escuela de Hotelería y Turismo del Núcleo Nueva
Esparta se deja constar que el presente trabajo titulado: CONTROL DE
COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS DEL HOTEL HOWARD JOHNSON
TINAJERO SUITES & BEACH CLUB; realizado por la T.S.U. Julisse Delvalle
Grimón Jiménez, ha sido evaluado y aprobado con la categoría:
APROBADO
Trabajo de Grado, Modalidad Pasantía, presentado como requisito parcial
para optar al título de Licenciado en Hotelería.
Jurado Calificador
Lcda. Milagros Gil de Fariñas
Tutor Académico
Lcda. Eustereza Navarro Lcda. Marianne Romero
Jurado Principal Jurado Principal
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso y a la Virgen del Valle.
A mi Madre por todo su amor.
A mis Hermanos por su apoyo y motivación de seguir adelante.
III
AGRADECIMIENTOS
A la Universidad de Oriente por ser mi segunda casa de estudios.
Al Ing. Jaime Hormazabal, por su constancia y por su dedicación
incondicional en la elaboración de este proyecto.
A la Lcda. Milagros Gil, por su valiosa colaboración, por haberme
guiado y por transmitirme sus conocimientos.
Al Gerente General del Hotel Howard Johnson y personal
administrativo, especialmente a Dionicia, Yelitza y Zuleima por su apoyo en
la realización de mis pasantías.
Al Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, Extensión
Porlamar, el cual forma parte de mi desarrollo profesional, en especial a
Mariela y Griselys por su colaboración y apoyo en mi trabajo.
IV
ÍNDICE GENERAL
DEDICATORIA .............................................................................................. III
AGRADECIMIENTOS.................................................................................... IV
RESUMEN................................................................................................... XV
CAPITULO I .................................................................................................... 2
Situación a Evaluar (introducción)............................................................... 2
1.- Compras de Alimentos y Bebidas .......................................................... 8
2.- Recepción de alimentos y bebidas:........................................................ 9
3.- Almacén de Alimentos y Bebidas........................................................... 9
4.- Producción ........................................................................................... 10
5.- Facturación .......................................................................................... 10
6.- Costos.................................................................................................. 11
Compras de Alimentos y Bebidas.......................................................... 12
Recibo de Alimentos y Bebidas ............................................................. 12
Almacén de Alimentos y Bebidas .......................................................... 13
Producción de Alimentos y Bebidas ...................................................... 13
Facturación ........................................................................................ 14
Costos ................................................................................................ 14
Objetivo general ........................................................................................ 14
Objetivos específicos............................................................................. 15
Técnicas de Recolección de Datos .......................................................... 15
Objetivos....................................................................................................... 17
Descripción General de la Empresa.......................................................... 18
Reseña Histórica Hotel Howard Johnson Tinajero Suites & Beach Club18
Categorización....................................................................................... 19
Misión .................................................................................................... 19
Visión..................................................................................................... 20
V
Ubicación Geográfica ............................................................................ 20
Servicios que Ofrece ................................................................................. 21
Estructura Organizativa del Hotel Howard Johnson Tinajero Suites & Beach
Club........................................................................................................... 28
CAPITULO II ................................................................................................. 34
Normas...................................................................................................... 34
Políticas..................................................................................................... 37
El Gerente General................................................................................ 38
Procedimientos.......................................................................................... 39
Compra de Alimentos y Bebidas ............................................................... 39
Necesidad de Compra ........................................................................... 42
Proceso para la Emisión de la Lista de Compra en el Hotel Howard ........ 44
Especificaciones Estándares de Compra .............................................. 47
Clasificación de los Alimentos y Bebidas para diligenciar la compra..... 48
Proceso de Compras de Alimentos y Bebidas en el Hotel Howard Johnson
.................................................................................................................. 51
Recepción de Alimentos y Bebidas ........................................................... 54
Recepción de Mercancía en el Hotel Howard Johnson............................. 57
Recepción de Mercancía ....................................................................... 57
Ubicación de la Recepción de Mercancía.............................................. 57
Materiales y Equipos de Trabajo ........................................................... 57
Horario de Recepción de Mercancía ..................................................... 58
Proceso de Recibo de Alimentos y Bebidas.............................................. 58
Recibo de Alimentos Perecederos: Pescados y Mariscos..................... 60
Recibo de Bebidas: Gaseosas y Cervezas............................................ 61
Registro de la Mercancía ...................................................................... 61
Almacén de Alimentos y Bebidas .............................................................. 62
Ubicación de Almacén de Alimentos y Bebidas..................................... 64
Equipos y Materiales de Trabajo ........................................................... 64
VI
Temperaturas ........................................................................................ 66
Horario de Trabajo................................................................................. 68
Procedimiento para el Almacenaje de Alimentos y Bebidas ..................... 68
Alimentos no Perecederos (abarrotes) .................................................. 69
Frutas, Legumbres y Verduras .............................................................. 69
Carnes, Aves, Pescados y Mariscos ..................................................... 70
Productos Lácteos ................................................................................. 70
Bebidas.................................................................................................. 71
Control de Despacho de Alimentos y Bebidas .......................................... 71
Requisición de Alimentos y Bebidas ......................................................... 73
Proceso de Despacho de Alimentos y Bebidas......................................... 77
Producción de Alimentos y Bebidas .......................................................... 79
Planeación de la Producción ................................................................. 79
Arrivals Report (Reporte llegada de huéspedes)....................................... 81
Comunicación Interna............................................................................ 81
Menú ......................................................................................................... 81
Proceso de Planeación de la Producción en el Hotel Howard Johnson .... 82
Control en la Producción de Alimentos y Bebidas..................................... 83
Control de Consumo de Materia Prima en Centros de Producción ........... 84
Transferencia de Alimentos y Bebidas ...................................................... 85
Toma de Inventarios Diarios en Centros de Producción ........................... 86
Control de Productos Terminados............................................................. 86
Comanda de Pedido .............................................................................. 87
Comanda Bebidas ................................................................................. 89
Ticket para el Control Desayuno ............................................................... 91
Facturación de Alimentos y Bebidas ......................................................... 92
Proceso de Facturación en el Hotel Howard Johnson............................... 92
Costos de Alimentos y Bebidas............................................................... 104
VII
Procedimiento para determinar los costos de alimentos y bebidas en el
Hotel Howard Johnson ............................................................................ 105
Registro de las Compras ..................................................................... 105
Registro de las Ventas de Alimentos y Bebidas .................................. 105
Determinar el consumo de alimentos del personal.................................. 106
Comida Funcionarios........................................................................... 106
Comida Empleados ............................................................................. 106
Comida Personal de Ventas Resort..................................................... 107
Toma de Inventarios................................................................................ 111
Valorización de Inventarios ..................................................................... 112
Valorización de Requisiciones................................................................. 113
CAPITULO III .............................................................................................. 115
Compras de Alimentos y Bebidas ........................................................... 118
Recepción de Alimentos y Bebidas ......................................................... 119
Almacén de Alimentos y Bebidas ............................................................ 127
Producción de alimentos y bebidas......................................................... 132
Facturación de Alimentos y Bebidas ....................................................... 136
Costos de Alimentos y Bebidas............................................................... 139
CAPITULO IV.............................................................................................. 145
Acciones Generales ................................................................................ 145
Acciones Específicas .............................................................................. 146
Compra................................................................................................ 146
LISTA DE MERCADO ......................................................................... 150
RES.................................................................................................. 150
Recepción de Mercancía......................................................................... 155
Almacén............................................................................................... 155
Producción de Alimentos y Bebidas ........................................................ 161
Producción Alimentos .......................................................................... 161
Recetas Estándar............................................................................. 163
VIII
Producción de Bebidas ........................................................................... 166
Facturación.............................................................................................. 170
Costos ..................................................................................................... 171
CAPITULO V............................................................................................... 177
Conclusiones........................................................................................... 177
Recomendaciones................................................................................... 178
BIBLIOGRAFÍA........................................................................................... 180
IX
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1 Ubicación Geográfica del Hotel Howard Johnson Tinajero Suites
& Beach Club................................................................................................ 21
Figura N° 2 Habitación Junior Suites Hotel Howard Johnson Tinajero Suites
...................................................................................................................... 23
Figura Nº 3 Habitación Estudio Suites Hotel Howard Jonson Tinajero Suites
...................................................................................................................... 24
Fígura Nº 4 Restaurante La Sombrilla Hotel Howard Johnson Tinajero Suites
...................................................................................................................... 26
Figura Nº 5 Piscina Hotel Howard Johnson Tinajero Suites ......................... 28
Figura N° 6 Estructura Organizativa del Hotel Howard Johnson Tinajero
Suites & Beach Club ..................................................................................... 32
Figura Nº 7 Ciclo de Compra para Alimentos y Bebidas
...................................................................................................................... 41
Figura Nº 8 Estructura Organizativa del Departamento de Administración del
Hotel Howard Johnson.................................................................................. 42
Figura N° 9 Solicitud de Mercancía en el Hotel Howard Johnson Tinajero
Suites & Beach Club ..................................................................................... 44
Figura Nº 10 Proceso General de Compras de Alimentos y Bebidas en el
Hotel Howard Johnson.................................................................................. 53
Figura Nº 11 Proceso de Recepción de Mercancía de Alimentos y Bebidas
...................................................................................................................... 56
Figura Nº 12 Proceso Despacho de Mercancía en el Hotel Howard Johnson
...................................................................................................................... 78
Figura Nº 13 Planeación de la Producción del Hotel Howard Johnson
...................................................................................................................... 83
Figura Nº 14 Proceso de Compras ............................................................. 122
X
Figura Nº 15 Proceso de Recepción de Mercancía .................................... 126
Figura Nº 16 Proceso de Almacén.............................................................. 131
Figura Nº 17 Proceso de Producción.......................................................... 135
Figura Nº 18 Proceso de Facturación ......................................................... 138
Figura Nº 19 Costos de Alimentos y Bebidas ............................................. 143
XI
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1 Técnicas de Recolección de datos para lograr los Objetivos
Específicos ................................................................................................... 17
Cuadro Nº 2 Clasificación de los Alimentos y Bebidas
...................................................................................................................... 49
Cuadro Nº 3 Temperaturas utilizadas por el Hotel y las sugeridas por
Youshimatz ................................................................................................... 67
Cuadro Nº 4 Consumo Comida Hotel Howard Johnson ............................. 111
Cuadro Nº 5 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el
Hotel Proceso de Compras
.................................................................................................................... 120
Cuadro Nº 6 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el
Hotel Proceso de Recepción de Mercancía
.................................................................................................................... 125
Cuadro Nº 7 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el
Hotel Proceso de Almacén
.................................................................................................................... 129
Cuadro Nº 8 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el
Hotel Proceso de Producción
.................................................................................................................... 134
Cuadro Nº 9 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el
Hotel Proceso de Facturación
.................................................................................................................... 137
Cuadro Nº 10 Información para Determinar el Costo de Venta de Alimentos y
Bebidas....................................................................................................... 140
Cuadro Nº 11 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza
el Hotel Costos de Alimentos y Bebidas ..................................................... 142
XII
Cuadro Nº 12 .............................................................................................. 149
Ejemplo de Especificaciones Estándar de Compra por Grupo de Inventario
.................................................................................................................... 149
Cuadro Nº 13 Tipo de Requisición de Acuerdo a su Procedencia .............. 156
Cuadro Nº 15 Lista de Platos con sus Raciones y Gramos ........................ 162
Cuadro N° 14 Receta Estándar (Ejemplo) .................................................. 163
Cuadro Nº 16 Prueba de Rendimiento........................................................ 165
XIII
ÍNDICE DE FORMATOS
Formato Nº 1 Lista de Compras.................................................................... 46
Formato Nº 2 Requisición de Mercancía...................................................... 76
Formato Nº 3 Comanda de Pedido ............................................................... 88
Formato Nº 4 Comanda Bebidas .................................................................. 90
Formato Nº 5 Ticket para el Control el Desayuno......................................... 91
Formato Nº 6 Factura.................................................................................... 95
Formato Nº 7 Control de Remesas .............................................................. 98
Formato Nº 8 Sobre de Remesa................................................................... 99
Formato Nº 9 Reporte de Cajero Bar y Restaurante................................... 103
Formato Nº 10 Control Comida Funcionarios ............................................. 108
Formato Nº 11 Control Comida Hotel ......................................................... 109
Formato Nº 12 Registro de Proveedores .................................................... 146
Formato Nº 13 Lista de Mercado Carnes, Aves y Pescados ...................... 150
Formato Nº 14 LISTA DE MERCADO......................................................... 151
Frutas – Verduras ....................................................................................... 151
Formato Nº 15 Solicitud de Compra de Almacén........................................ 153
Formato Nº 16 Orden de Compra ............................................................... 154
Formato N° 17 Reporte Diario de Mercancía Recibida Hotel Howard Johnson
.................................................................................................................... 157
Formato Nº 18 Tarjeta de Anaquel ............................................................. 158
Formato Nº 19 Tarjeta de Meat - Tag ......................................................... 160
Formato Nº 20 Cheque Funcionario ........................................................... 171
Formato Nº 21 Relación Comida de Personal ........................................... 172
Formato Nº 22 Registro de Compras Alimentos y Bebidas........................ 174
Formato Nº 23 Reconciliación Mensual de Costos Alimentos y Bebidas.... 175
XIV
Universidad de Oriente Núcleo Nueva Esparta
Escuela de Hotelería y Turismo Guatamare.
Control de Costos de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Hohnson
Tinajero Suites & Beach Club
Autor: T.S.U. Julisse D. Grimón Jiménez
Tutor: Licda. Milagros Gil de Fariñas
RESUMEN
El control en los procesos de la operación de alimentos y bebidas
proporciona información útil para el control de costos. Esto conduce al
análisis de los resultados de la gestión e implementar mecanismos de acción
para la toma de decisiones en el momento oportuno. Las empresas hoteleras
que manejan la operación de alimentos y bebidas generan una serie de
procedimientos que requieren control interno para la valorización de costos y
control de materia prima. En el Hotel Howard Johnson no existe
departamento o personal responsable del control y evaluación de los
procesos para operación. Por tal motivo se realizó un análisis comparativo de
XV
los procedimientos de Compras, Recepción de Mercancía, Almacén,
Producción, Facturación y Costos con la teoría de Adolfo Scheel, utilizando la
herramienta Diagrama Causa – Efecto complementado por entrevistas
semiestructuradas al personal de Administración y Alimentos y Bebidas. Con
la finalidad de proponer acciones con miras a solventar los problemas que
evitan un adecuado control de costos en la operación de alimentos y bebidas.
XVI
Capítulo I: Introducción / La Empresa
Capítulo I: Introducción / La Empresa
CAPITULO I
Situación a Evaluar (introducción)
Las empresas hoteleras son establecimientos susceptibles a los
cambios que se producen en la sociedad, ya sean de índole política, social,
económica, etc., los cuales de alguna manera afectan directamente la
operación de las empresas y su permanencia en el mercado.
La actividad hotelera se fundamenta en la venta de servicios de
alojamiento, alimentos y bebidas, ésta presenta características financieras y
económicas especiales que la hacen diferente a las otras actividades
mercantiles e industriales. Una de ellas y quizás la más notoria e importante
es el ciclo de sus operaciones, ya que se comportan por temporadas según
las condiciones climatológicas, eventos deportivos, sociales, económicos,
vacaciones, días feriados, entre otros, que generan tanto el ente emisor
como receptor. Esto conlleva a que el servicio sea delicado, generando un
corto ciclo en las operaciones, ya que todo está condicionado a una
temporada y las operaciones son prácticamente diarias, los insumos que son
adquiridos en la mañana con frecuencia se procesan en la tarde y se venden
el mismo día. Rodríguez (1998), señala “los costos en los hoteles y
restaurantes dependen directamente del volumen de ocupación y de
aspectos como: Temporadas vacacionales, Posición geográfica,
Complementos del marketing”. (p. 6)
Un hotel como cualquier otra empresa, debe tomar medidas
estratégicas pasa asegurar su éxito comercial, de allí la importancia de
2
Capítulo I: Introducción / La Empresa 3
Aplicar controles que garanticen el logro de las metas y objetivos planteados.
En tal sentido, Gómez (1999) expresa que el control:
Constituye el “Broche de Oro” de la administración, puesto que es la
gestión que permite conocer si se ha cumplido, y se están cumpliendo: los
programas propuestos, principios establecidos, las instrucciones y órdenes
impartidas. Tiene el propósito de detectar eventuales desviaciones, a fin de
efectuar los ajustes pertinentes a tiempo, a la vez conocer los posibles
errores cometidos, para tomar las medidas apropiadas y evitar que se repita.
(p. 2 - 37)
La aplicación de controles tiene por objetivo las mejoras organizativas,
aumento de la productividad, conocimiento de la situación real de la empresa
y la toma de decisiones. Es allí donde surge el control interno, como un
mecanismo que permite salvaguardar y preservar los bienes de la empresa,
Meiggs & Meiggs (1994) señala:
El control interno comprende todas las medidas que una organización
toma con el fin de asegurar la exactitud y confiabilidad de la información
contable y operativa, proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y
la ineficiencia, asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por
la empresa y evaluar el nivel de rendimiento en los distintos departamentos
de la empresa. Estos se clasifican en controles administrativos y contables; el
primero comprende el plan de la organización y todos los métodos que están
relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones y la
adhesión de las políticas gerenciales, el último está, relacionado
directamente con la protección de los activos y la conformidad de los
registros financieros. (p.12)
Capítulo I: Introducción / La Empresa 4
Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita
únicamente a la confiabilidad en la presentación de las cifras que son
reflejadas en los estados financieros, sino que también evalúa el nivel de
eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. Además,
estimula la eficiencia, el rendimiento y la productividad en todas las
operaciones.
El área de alimentos y bebidas de un hotel representa una fuente
generadora de ingresos. Al respecto, De la Torre (1990) expresa: ”Este
departamento representa un renglón muy importante para el hotel desde, el
punto de vista de ingresos; inclusive en algunos hoteles los ingresos por este
concepto exceden al de habitaciones”. (p. 94)
La importancia de alimentos y bebidas es evidente, según lo señalado
en la cita anterior, este departamento es responsable dentro del hotel de
proporcionar el servicio de alimentos y bebidas a huéspedes y clientes que lo
soliciten a través de las diferentes áreas, tales como restaurantes, cafeterías,
bares, snack bar, room services y otros. Felipe (2002) considera:
Cualquier restaurante o punto de venta del área de comidas y bebidas
del alojamiento es una “unidad estratégica de negocio” que, aún formando
parte del producto total del hotel, debe tener un tratamiento independiente
que nos obligue a gestionar ese producto como si fuera una empresa dentro
de otra empresa. (p. 531)
Por otra parte, (ibid) señala lo siguiente:
La operación de la restauración es muy compleja, ya que el producto
tiene el componente de la elaboración culinaria y del servicio. Además,
Capítulo I: Introducción / La Empresa 5
entran en juego materias primas que por lo general tienen una duración
limitada y que son sometidas a transformaciones cuyo resultado es difícil de
predecir, aunque esté escrito en un manual. (p. 529)
Lo anterior implica que el área de alimentos y bebidas de un hotel
representa una parte importante, la cual debe gestionarse como una
organización generadora de ingresos que requiere controles adecuados en el
tratamiento de los recursos, de tal manera que garanticen la calidad del
producto y el servicio. En tal sentido, Sánchez (1999) señala respecto al
departamento de costos:
Este se creó para supervisar el consumo de la materia prima de las
cocinas y bares; su personal tiene la obligación de proporcionar el costo que
se genera diariamente dentro de las cocinas, así como también el
movimiento de las existencias de todos los víveres que haya en el almacén y
las cámaras del departamento de alimento y bebidas. (p. 93)
Para Youshimatz (1992) “El departamento de costos, es parte vital del
área de alimentos y bebidas, pues a través de un análisis de costos los altos
ejecutivos podrán tomar decisiones para alcanzar el objetivo deseado” (p. 13)
El control ejercido por el departamento de costos en el área de
alimentos y bebidas es importante para el uso adecuado y racional de la
materia prima. Al respecto, Sánchez (1999) considera:
Se necesita tener un buen control de la materia prima, usar
proporciones bien definidas evitar normas innecesarias, supervisar las
cámaras y los almacenes para una mejor rotación de los artículos, supervisar
Capítulo I: Introducción / La Empresa 6
la producción cuidando que no se prepare demasiado alimento o se cometan
errores irreparables, controlar los precios y estandarizar los recursos. (p. 96)
En la cita anterior, se menciona la importancia de la aplicación de
controles administrativos en un establecimiento hotelero para la operación
del servicio de alimentos y bebidas.
El control de costos de alimentos y bebidas es la base principal de la
estabilidad económica de cualquier restaurante, el mal manejo que se hiciera
por descuido o falta de supervisión ocasionaría pérdidas y baja calidad en
los alimentos y el servicio.
Existen procesos que generan información necesaria para la medición
del costo y control de la materia prima, que son clave en el funcionamiento
de la operación de alimentos y bebidas. Según el manual de control de
costos de INCE Turismo (1992) el sistema de control de costos de alimentos
y bebidas:
Es aquel que está compuesto por un grupo de subsistemas de control
que se encuentran en constante coordinación, con el objeto de lograr la
operación de alimentos y bebidas propuestos por la empresa. Estos
subsistemas son:
• Control de compras,
• Control de recepción de alimentos y bebidas,
• Control de almacenamiento y despacho,
Capítulo I: Introducción / La Empresa 7
• Control de producción,
• Control de facturación por venta de alimentos y
bebidas. (p. 20)
En base a lo señalado anteriormente, la operación de alimentos y
bebidas necesita del apoyo de otros subsistemas que garanticen su
funcionamiento ideal, por consiguiente, deben funcionar relacionados entre
si. En tal sentido, el control de cada una de las actividades de estos
subsistemas dentro de la operación de alimentos y bebidas recae en el
departamento de costos. Este se encarga de suministrar información diaria
de los costos en alimentos y bebidas para medir la utilidad y analizar
inventarios, proporciona informes que generan información necesaria que
permiten tomar decisiones, fijar precios de ventas. Además ofrece
información para el control administrativo de las operaciones y actividades
de la empresa.
En el Hotel Howard Johnson la operación de alimentos y bebidas está
bajo la responsabilidad del Gerente General, quien junto a cuatro (04)
mesoneros y dos (02) cocineros llevan a cabo todo lo referente al servicio en
el restaurante (La Sombrilla), Wet Bar, Servicio de Room Service y la comida
del personal.
Parte del servicio de alimentos y bebidas se maneja a través de la tarifa
de habitaciones, para aquellos huéspedes que no son socios del hotel
(usufructos y multipropietarios), dentro de la tarifa de habitaciones está
incluido el servicio de desayuno, tipo buffet en temporadas alta y plateado en
baja ocupación, a un precio que fija la Gerencia General, este valor es
Capítulo I: Introducción / La Empresa 8
establecido considerando la temporada y el servicio ofrecido por la
competencia en el mercado.
La empresa no cuenta con un departamento o personal responsable
para el cálculo, control de costos y gastos en la operación de alimentos y
bebidas que facilite la planificación, organización, desarrollo, control y
evaluación de todas las acciones encaminadas a la producción de los
alimentos y bebidas que se proporcionan a los huéspedes durante su estadía
en el hotel. Esto genera deficiencias en todos los subsistemas de control de
costos de alimentos y bebidas mencionados anteriormente, las mismas
fueron observadas durante el periodo de pasantías en el hotel,
describiéndose a continuación:
1.- Compras de Alimentos y Bebidas
• Falta de especificaciones estándar de compra en los productos.
• Las compras se realizan a través de una lista, por la falta de
formatos como la orden de compra, lista de mercado (para productos
perecederos) y solicitud de mercancías del almacén.
• La ausencia de personal responsable en el área de almacén que
centralice la información para la solicitud de compras.
• La cartera de proveedores es reducida.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 9
2.- Recepción de alimentos y bebidas:
• No se elabora reporte de entrada de mercancías. Sólo se coteja lo
que indica en la lista de compras con la factura que emite el proveedor.
• Algunas veces, la mercancía es dejada en el área de recibo y/o
cocina hasta el siguiente día.
• La mercancía no es chequeada en cuanto a peso, cantidad y calidad
para darle entrada al hotel, debido a la ausencia de equipos de trabajo.
(peso, balanzas, cestas, etc.), sólo se revisa lo que indica la “lista de
compras”.
• No se efectúa la adecuada limpieza y separación de las hortalizas y
verduras para su conservación, estas se guardan directamente en los
empaques del proveedor. 3.- Almacén de Alimentos y Bebidas
• No se utilizan tarjetas de control de existencias y movimientos de
mercancías, como el kardex simple y reporte diario de requisiciones de
almacén. El único formato utilizado es la requisición de almacén.
• En las cavas de refrigeración se almacenan carnes, aves, pescados
y mariscos sin la adecuada separación y organización.
• No se maneja stock de máximos y mínimos.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 10
4.- Producción
• Ausencia de herramientas para el control de la producción como son
pruebas de rendimiento, recetas y porciones estándar, quedando estos
a criterio de los cocineros.
• Deficiencias en el control de transferencias entre el Bar,
Restaurante, Cocina y el área de Ventas de Resort.
• Poco control en la cantidad de alimentos y bebidas producidos con
respecto a la cantidad de huéspedes que consumen durante el servicio
de desayunos, esto ocasiona sub o sobreproducción en alimentos y
bebidas.
• La falta de asignación y supervisión de tareas específicas al
personal encargado de preparar los materiales y equipos antes de
ofrecer el servicio, puede crear una desagradable imagen a los
huéspedes en la presentación del servicio.
• La repitencia de los menús en el servicio de desayunos, genera
incomodidad en los huéspedes con larga estadía en el hotel.
5.- Facturación
• Los mesoneros hacen poco uso de la comanda al momento de
tomar el pedido durante el almuerzo o la cena.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 11
• La facturación de los servicios es realizada por los mesoneros de
forma manual, ya que en el hotel no existe el cargo de cajero, ni caja
registradora.
• Dentro de los formatos de control que maneja el hotel también se
encuentran, el cheque de consumo, control de remesa, sobre de
remisión y reporte de cajero bar y restaurante, este último es elaborado
por el auditor nocturno.
6.- Costos
• No se realiza conciliación de costos, ni control de inventarios.
• En las requisiciones de almacén se solicita todo el pedido de
insumos para la comida del personal, restaurante y bar.
• El control de comidas a empleados y funcionarios se lleva a diario a
través del formato control de comidas empleados y para efectos
contables se estiman en Bs. 1.000,oo y Bs. 1.500,oo por persona
respectivamente.
• Carencia de instrumentos de control como recetas estándar,
pruebas de rendimiento, daños y roturas, atenciones, tarjetas para el
control de existencias y rotación de mercancías, etc., esenciales para el
cálculo y control de la materia prima.
• Para actualizar los precios de los menús se incrementa en un 20%
sobre el precio anterior de cada plato. Este proceso se realiza cuándo la
Capítulo I: Introducción / La Empresa 12
Gerencia del hotel lo considere necesario, generalmente cada ocho (08)
meses.
Tomando como referencia las situaciones antes descritas y a solicitud
de la empresa de establecer lineamientos de control de costos, se analizará
el control administrativo de los costos de alimentos y bebidas en el hotel
Howard Johnson, basado en la teoría de Adolfo Scheel Mayenberger (1989),
quien considera los siguientes aspectos para el control de costos de
alimentos y bebidas:
Compras de Alimentos y Bebidas
• Necesidad de compras
• Especificaciones estándar de compra
• Control de precio – proveedor
• Cantidad de los productos
• Ordenar la compra
• Recibo de Mercancías
Recibo de Alimentos y Bebidas
• Cantidad y Calidad de los productos
Capítulo I: Introducción / La Empresa 13
• Especificaciones generales de los insumos
• Control de precio – proveedor
• Tratamiento de la mercancía: Envío de la mercancía a los almacenes
respectivos, según lista de mercado y solicitud de almacén.
• Tratamiento de la información: Relacionar la información necesaria
para el control de los alimentos y bebidas.
Almacén de Alimentos y Bebidas
• Tratamiento de la mercancía: Ordenamiento y conservación de los
insumos en los lugares correspondientes.
• Despacho de los productos a los centros de producción.
• Control de existencias de mercancías.
• Control de inventario.
• Solicitud de insumos a compras.
Producción de Alimentos y Bebidas
• Control y costo de la materia prima en los centros de producción.
• Calidad y cantidad de los productos terminados.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 14
• Calidad del servicio.
Facturación
• Asegurar la facturación del producto terminado despachado.
• Recibir el efectivo y registro de otras formas de pago ( cuenta ciudad,
tarjetas de créditos, cuenta huésped)
Costos
• Aplicación de instrumentos de control de costos en la operación de
alimentos y bebidas. (recetas estándar, porciones estándar, pruebas de
rendimiento, transferencias).
• Costo de venta (materia prima consumida).
• Control de inventarios: (valorización, conciliación).
Objetivo general
Analizar los procesos de control de costos en la operación de alimentos
y bebidas del Hotel Howard Johnson Tinajero Suites & Beach Club y diseñar
acciones para mejorar el control interno.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 15
Objetivos específicos
1. Identificar las normas y políticas de control en la operación de
alimentos y bebidas del Hotel Howard Johnson.
2. Describir los procedimientos de compras, recepción de mercancía,
almacén, producción y facturación del Hotel Howard Johnson.
3. Comparar los procedimientos de control de costos que ejecuta el Hotel
con la teoría de Scheel Mayenberger (1989)
4. Diseñar lineamientos de control para la recolección, registro
presentación y análisis de los costos en la operación de alimentos y
bebidas del Hotel Howard Johnson.
Técnicas de Recolección de Datos
Las técnicas utilizadas para el logro de los objetivos fueron las
siguientes:
• Entrevistas Semi - estructuradas: La entrevista desde el punto de vista
general, definida por Sabino (1992) “es una forma específica de interacción
social que tiene por objeto recolectar datos para una investigación. El
investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarle datos de
interés estableciendo un dialogo peculiar, asimétrico, donde una de las parte
busca recoger informaciones y la otra es la fuente de esas informaciones”. (p.
154). Esta técnica se aplicó al Gerente General y a los empleados que
laboran en las áreas de Cocina, Bar, Restaurante y Administración, con el fin
Capítulo I: Introducción / La Empresa 16
de determinar los procedimientos de control en la operación de alimentos y
bebidas. (Anexo N° 1)
• Observación Participativa: Para Tamayo y Tamayo (2001) ”es aquella
en la que el investigador juega un papel determinado dentro de la comunidad
en la cual se realiza la investigación”. (p.184). Esta técnica se realizó
directamente en las horas de trabajo asignadas por la Gerencia de Recursos
Humanos en los departamentos Restaurante, Bar, Administración y
Recepción, tomando notas de las actividades allí realizadas.
• Revisión de material bibliográfico: A través de la lectura de textos
relacionados con la actividad objeto de estudio, páginas en internet, trabajos
de grados, revistas especiales, lo que permitirá obtener información
necesaria e importante para sustentar los objetivos planteados.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 17
Cuadro Nº 1 Técnicas de Recolección de datos para lograr los Objetivos Específicos
OBJETIVOS Técnicas
1.- Identificar normas y políticas de control
de costos en la operación de alimentos y
bebidas del Hotel Howard Johnson.
• Observación participativa en las
actividades realizadas en el área de
alimentos y bebidas y administración
• Aplicación de Entrevistas semi-
estructuradas al personal que labora
en el área de alimentos y bebidas.
• Revisión de material bibliográfico
2.- Describir los procedimientos de
compras, recepción de mercancías,
almacén, producción y facturación del
Hotel Howard Johnson.
• Aplicación de entrevistas
semiestructuradas al Gerente
General, personal de cocina,
restaurante, bar y administración.
• Revisión de material bibliográfico
3.- Comparar los procedimientos de control
de costos que ejecuta el hotel con la teoría
de Scheel Mayemberger (1989).
• Revisión de material bibliográfico
• Entrevistas abiertas con profesionales
en el tema. (Tutor académico,
Gerente General de la empresa y
docentes de UDONE).
• Diagrama Causa- Efecto
4.- Diseñar lineamientos de control para la
recolección, registro, presentación y
análisis de los costos en la operación de
alimentos y bebidas en el Hotel Howard
Johnson.
• Consultas Asesores con experiencia
en control de costos.
• Revisión de material bibliográfico
Fuente: Elaboración propia (2005)
Capítulo I: Introducción / La Empresa 18
Descripción General de la Empresa
Reseña Histórica Hotel Howard Johnson Tinajero Suites & Beach Club
En 1925 el señor Howard Dearing Johnson instala una pequeña
heladería en su farmacia del barrio Wallestone Massachussets, tres (03)
años después, decide convertir su negocio en un restaurante y para ello
agrega a la venta de helados, hamburguesas y perros calientes;
convirtiéndose para 1954 en una cadena de restaurantes y heladerías
Howard Johnson con más de 400 restaurantes repartidos por todo Estados
Unidos.
En ese mismo año ingresa a la industria del hospedaje, inaugurando un
primer “motor home” para viajeros de carretera en Savannah, Georgia. Hoy la
cadena hotelera Howard Johnson Hoteles Inns es una de las operadoras
más grandes del mundo, con más de 1.600 hoteles en países como Canadá ,
México, Colombia, Argentina, Líbano, Egipto, Israel, Estados Unidos,
Ecuador, entre otros. Su expansión se hizo a base de franquicias, en las que
aporta su nombre, sus métodos de operación y un sistema mundial de
mercadeo y ventas.
En 1996 el Hotel Tinajero Resort, a través de su propietario la
Organización González Yánez, suscribe un convenio de operación de
franquicia e infraestructura con la cadena Howard Johnson, es entonces,
cuando el establecimiento se transforma en Hotel Howard Johnson Tinajero
Suites & Beach Club.
El Hotel Howard Johnson Tinajero Suites cuyo nombre indica calidad y
servicios de primera, combina las características de un hotel de ciudad con
Capítulo I: Introducción / La Empresa 19
una ambientación llena de elementos de playa, como la madera que
predomina en su mobiliario, pisos rústicos y restaurante al aire libre.
Categorización
El Hotel Howard Johnson Tinajero Suites & Beach Club estaba
categorizado como un hotel tres (03) estrellas y al funcionar bajo la franquicia
de la prestigiosa cadena hotelera Howard Hohnson se le asigna una estrella
más, por lo cual pasa a ser un establecimiento de hospedaje con categoría
de cuatro (04) estrellas. Esto es de acuerdo a las Normas Covenin N° 2.083,
el mismo opera en dos edificaciones de nueve (09) y cuatro (04) niveles
respectivamente, con un total de 72 confortables suites en un ambiente
caribeño.
En la actualidad la Cadena Hotelera Howard Johnson, según tríptico de
la empresa sostiene la siguiente misión y visión.
Misión
• Contribuir al desarrollo del turismo en Venezuela dentro
de los más altos estándares de calidad, honorabilidad y ética.
• Fomentar las más sana y leal competencia, generando
el ingreso de divisas al país.
• Proyectar la imagen de Venezuela en el Exterior como
excelente destino turístico.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 20
• Contribuir al progreso de los renglones en los cuales
opera mediante campañas que tienda a dar a conocer los
atractivos turísticos del país.
Visión
Adquisición de nuevos hoteles, con el objetivo principal de mejorar la
calidad de vida, logrando así una racional rentabilidad de las inversiones y la
expansión a nuevas áreas.
Ubicación Geográfica
El hotel Howard Johnson está ubicado estratégicamente en la Ciudad
de Porlamar, en la calle Campos entre las calles Marcano y Cedeño Sector
Bella Vista, Municipio Mariño. Estado Nueva esparta, a pocos metros de las
principales avenidas 4 de mayo y Santiago Mariño y a sólo media hora del
Aeropuerto Internacional Santiago Mariño. (Figura Nº 1)
Capítulo I: Introducción / La Empresa 21
Figura Nº 1 Ubicación Geográfica del Hotel Howard Johnson Tinajero Suites &
Beach Club Fuente: Tríptico de la Empresa 2005
Servicios que Ofrece
▪ Alojamiento
El hotel Howard Johnson maneja su ocupación compartida entre la
modalidad hotel en un 77% de su capacidad habitacional y el 23% para el
sistema tiempo compartido, el cual es el pago adelantado del hospedaje a
futuro, por un precio fijo descontado y una cuota anual de mantenimiento,
con esto se adquiere el uso exclusivo de hospedaje para una cantidad
determinada de días, generalmente una semana durante un número
determinado de años. La Ley Venezolana que Regula y Fomenta la
Multipropiedad y el Sistema de Tiempo Compartido, señala en su Artículo 1,
que el tiempo compartido:
Capítulo I: Introducción / La Empresa 22
Es el derecho de uso y disfrute de una unidad vacacional o recreacional
de carácter turístico, conjuntamente con los bienes muebles que en ella se
encuentren, así como las instalaciones, áreas, construcciones y servicios
comunes conexos del respectivo desarrollo inmobiliario, siempre y cuando
éste derecho se limite a un número determinado de días y semanas por un
número específico de años con sujeción a los términos del correspondiente
contrato.
El hotel opera este sistema bajo un programa de puntos, con esto se
ofrece mayor flexibilidad de uso del establecimiento en distintas fechas.
Este establecimiento presenta una estructura física de dos (02)
edificaciones de nueve (09) y cinco (05) niveles respectivamente en las
cuales se encuentran distribuidas 72 habitaciones de la siguiente manera:
• Torre principal: 36 master suites de dos (02) habitaciones cada una, con
capacidad para cuatro (04) personas máximo seis (06) con pax adicional y 18
junior suites de una (01) habitación, éstas tienen capacidad para cuatro (04)
o cinco (05) personas si son niños. (Figura Nº 2)
• Una mezzanina de seis (06) habitaciones estudio suites, con capacidad
para dos (02) y tres (03) personas.
• En la Segunda torre, 12 habitaciones estudio suites con capacidad para
dos (02) personas máximo cuatro (04) con pax adicional. (Figura Nº 3)
Capítulo I: Introducción / La Empresa 23
Figura N° 2 Habitación Junior Suites Hotel Howard Johnson Tinajero Suites
Fuente: Tríptico de la Empresa (2005)
Las habitaciones master, junior y estudio suites se encuentran dotadas
de:
• Equipos: Entre los que se encuentran aire acondicionado central,
cafetera, t.v. por cable a control remoto, calentador, secador de pelo, caja de
seguridad, utensilios de cocina, vajilla, licuadora, microondas, teléfono.
• Mobiliario: Cama queen, sofá cama, mesa de noche, lámparas, closet,
juego de comedor, peinadora, mesa de noche, cenicero.
• Lencería: Sábanas, toallas de cuerpo, toallas de mano, cobijas,
almohadas, cortinas, protector de colchón, alfombrines.
• Amenitíes: Shampoo, jabón de baño y crema para el cuerpo.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 24
Figura Nº 3 Habitación Estudio Suites Hotel Howard Jonson Tinajero Suites
Fuente: Tríptico de la Empresa (2005)
▪ Alimentos y Bebidas
El hotel posee dos (02) restaurantes, uno dentro de las instalaciones
del establecimiento que lleva por nombre La Sombrilla y se haya ubicado a
sólo treinta (30) metros de la piscina del hotel con capacidad para setenta y
dos (72) comensales. (Figura Nº 4)
Este restaurante ofrece el servicio de desayuno tipo buffet en
temporada alta y plateado en temporada baja.
El tipo de desayuno es variado; ofreciéndose las siguientes opciones:
• Desayuno americano: Huevos, jamón, queso, pan tostado, mermelada,
mantequilla, café y jugo.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 25
• Desayuno continental: Frutas, mermelada, mantequilla, café, jugos.
• Desayuno margariteño: Carne mechada, caraotas negras, tajadas y
arepas
• Desayuno criollo: Pescado guisado, caraotas negras, tajadas y arepas.
Los desayunos pueden ser combinados al gusto del cliente y varían
dependiendo de la temporada y la cantidad de comensales. El horario de
servicio es de 7: 30 a.m. a 10: 30 a.m.
• Servicio de almuerzo: El servicio de almuerzo se ofrece a través de un
menú a la carta sencillo donde se puede degustar comida y bebida regional y
nacional, en horario de 12:00 m. y 2:30 p.m.
• Servicio de cena: Al igual que el anterior, se ofrece por medio del menú
a la carta utilizando las áreas del snack bar y restaurante, en horario de 6: 30
p.m. y 10: 00 p.m.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 26
Fígura Nº 4 Restaurante La Sombrilla Hotel Howard Johnson Tinajero Suites
Fuente: Tríptico de la Empresa (2005)
Para ofrecer a sus huéspedes y clientes esparcimiento y disfrute de sol
y playa, el hotel cuenta con el restaurante El Rancho Mandinga ubicado en
las adyacencias de hotel cercano a la playa Bella Vista, Sector Guaraguao,
en él se puede degustar alimentos y bebidas regionales, nacionales e
internacionales. La operación de este restaurante no está a cargo de la
gerencia del hotel Howard Johnson Tinajero Suites, su administración es
independiente.
• Wet bar: Ubicado al frente de la piscina del hotel, permitiendo a los
huéspedes solicitar el servicio estando dentro de la piscina, en horario de
11:00 a.m. hasta 5:00 p.m.
• Snack bar: Ubicado cerca del lobby y la piscina, en él se ofrecen,
cocktails, tragos, cervezas, licores y rones nacionales, entre otros, en horario
de 11:00 a.m. hasta las 11:00 p.m.
Capítulo I: Introducción / La Empresa 27
• Servicio de Room Service: Este servicio se ofrece generalmente para la
cena y almuerzo. Durante el servicio de desayuno, si es solicitado se cobra
adicional Bs. 2.000, oo al cliente, como cargo por servicio de piso.
▪ Servicios complementarios
Salones para conferencias con capacidad para 45 y 90 personas.
Caja de Seguridad
Fax
Agencias de Viajes
Teléfonos
Lavandería
Estacionamiento
• Piscina para adultos y niños (Figura Nº 5)
• Internet
• Toallas
Capítulo I: Introducción / La Empresa 28
Figura Nº 5 Piscina Hotel Howard Johnson Tinajero Suites
Fuente: Tríptico de la Empresa (2005)
Estructura Organizativa del Hotel Howard Johnson Tinajero Suites & Beach Club
El Hotel Howard Johnson Tinajero Suites posee una estructura
organizativa funcional, dentro de la cual se encuentran los diferentes
departamentos operativos y no operativos que conforman la empresa.
Chiavenato (1993) Expresa: La palabra estructura significa la disposición u
orden de las partes que componen un ser vivo, un edificio, un libro, etcétera.
Significa también la disposición u orden de los órganos o cargos que
componen la empresa. (p. 18)
Más adelante, el mismo autor, señala:
La composición de los diversos órganos se denomina estructura
organizacional, que es la manera en que la empresa agrupa y reúne a
personas y organismos dentro de escalones jerárquicos (niveles de
Capítulo I: Introducción / La Empresa 29
autoridad) y de áreas de actividad (departamentos, por ejemplo). Así, la
estructura organizacional puede ser vista bajo dos aspectos diferentes: el
vertical y el horizontal, como si fuese una gráfica de doble entrada. En el
aspecto vertical están los diferentes niveles de autoridad o escalones
jerárquicos: en el nivel más elevado la dirección, después la gerencia, la
jefatura, los supervisores y los diversos funcionarios. Cada uno de esos
escalones posee autoridad sobre el escalón inferior, y así sucesivamente. (p.
18)
Tomando como referencia la definición anterior, la estructura
organizativa del Hotel Howard Johnson es vertical de tipo funcional debido a
que sus cargos jerárquicos se desplazan de arriba hacia abajo definiendo
funciones y responsabilidades de los departamentos. Al respecto, Chiavenato
(1993) indica:
La estructura funcional se basa en la autoridad del departamento
especialista, que tiene el conocimiento técnico, pero no el mando y la
decisión. Cada jefe se dedica a una especialidad, y cada persona puede
estar subordinada simultáneamente a varios jefes, dentro de la especialidad
de cada uno. (p.22)
El organigrama del Hotel Howard Johnson es funcional encabezado por
la Vice- Presidencia quien tiene como función principal tomar las decisiones
adecuadas y establecer los objetivos a seguir para el bienestar de la
empresa.
Funciones Generales de los Departamentos del Hotel Howard Johnson
Capítulo I: Introducción / La Empresa 30
Gerencia General: cuya responsabilidad es velar por el cumplimiento de
los objetivos fijados y el funcionamiento ideal del establecimiento.
Gerencia de Ventas: Sus funciones se concentran en actividades de
comercialización, reservaciones y ventas que garanticen la ocupación del
hotel durante todo el año
Gerencia de Recursos Humanos: Se encarga del reclutamiento,
selección y capacitación del personal, planificar, coordinar y controlar los
horarios, normas y procedimientos a fin de garantizar el desarrollo del
personal y por ende la prestación de los servicios.
Directamente a sus órdenes están los oficiales de seguridad,
responsables de garantizar la seguridad de huéspedes, visitantes y
empleados, además de los equipos e instalaciones en general del hotel.
La estructura organizativa del Hotel, cuenta con departamentos, cuya
función es controlar y supervisar todo lo relacionado al funcionamiento de la
empresa e informar al Gerente General. Al respecto, Chiavenato (1993)
Señala: “Departamentalizar significa agrupar órganos o áreas en unidades
específicas que pueden ser llamadas departamentos (o divisiones,
secciones, etcétera)”. (p. 26)
Los departamentos que integran la estructura organizativa de la
empresa son:
Ama de Llaves: Su responsabilidad es garantizar el excelente estado
físico de las habitaciones e instalaciones a fin de ofrecer al huésped una
estadía agradable desde su llegada hasta su partida.
Capítulo I: Introdu
cción / La Empresa 31
Recepción: Sus funciones están encaminadas a planificar, dirigir y
controlar las actividades referidas al alojamiento del huésped en el hotel.
Administración: Su finalidad es ocuparse de la gestión y finanzas del
hotel y mantener informado a la Gerencia General sobre los mismos. En la
actualidad éste está a cargo de dos (02) auxiliares administrativos bajo la
supervisión directa del Gerente General, quienes son las encargadas de
realizar la auditoría de ingresos, gestionar las compras del hotel, despacho
de alimentos y bebidas, recepción de mercancías, manejo de caja chica,
entre otras funciones.
Alimentos y Bebidas: Este cumple con las funciones relativas, planificar,
coordinar y controlar y supervisar todo lo referente a la producción y venta los
servicios de alimentos y bebidas que se ofertan en los diferentes puntos de
ventas, así como la comida del personal que labora en la empresa.
Es importante resaltar que este departamento no cuenta con un Cheff,
así como tampoco con un supervisor de alimentos y bebidas, sus funciones
son ejercidas por los cocineros y mesoneros bajo la supervisión de la Vice-
Presidencia y la Gerencia General.
Mantenimiento: Se encarga de programar, coordinar y ejecutar el
mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y equipos del
hotel, bajo la supervisión de la Vice – Presidencia de la empresa.
Capítulo I: Introducción / La Empresa
32
Estructura Organizativa del Hotel Howard Johnson Tinajero Suites & Beach Club
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por la empresa (2005)
Figura N° 6
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
CAPITULO II
La operación de alimentos y bebidas está conformada por
procedimientos, los cuales forman la base para poder desarrollar
adecuadamente las actividades, estableciendo responsabilidades a los
encargados de todas las áreas involucradas. Estos procedimientos generan
información útil y necesaria que permiten un efectivo control de costos de
alimentos y bebidas. De cualquier manera, es importante establecer normas
y políticas para lograr un control adecuado dentro de la diversidad de
procesos que la operación requiere.
Normas
Las normas son el modelo de conducta que se siguen, en general
están implícitas, suelen ser costumbres de trabajo. Hellriegel y Slocium
(2000) señalan que las normas son: “Reglas informales de comportamiento
ampliamente compartidas y reforzadas por los miembros de un grupo” (p.
577). En tal sentido, una norma es la regla que se debe seguir o a la que se
deben ajustar las conductas, tareas y actividades. Gómez (1999) Indica: “Una
regla dice con exactitud que no se debe hacer” (p. 388).Tomando en cuenta
lo anteriormente planteado, las reglas señalan la manera como se debe
hacer o está establecido que se realice cierta actividad. Es así como en el
Hotel Howard Johnson las normas son establecidas por la Vice – Presidencia
y la Gerencia General. El establecimiento ha formulado una serie de normas
conductuales y disciplinarias que representan las reglas de actuación que
deben seguir los empleados de la empresa. Estas reglas de conducta y
disciplina fueron suministradas por la Gerencia de Recursos Humanos y se
describen a continuación:
34
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
35
• Todos los trabajadores del hotel deberán mantener una conducta
acorde a las buenas costumbres y una disciplina de orden y
educación, tanto para los demás trabajadores, como hacia los
huéspedes del hotel.
• Evitar actos de insubordinación.
• No permanecer en los vestuarios, baños y otros sitios en sus
horas laborales y sin permiso de su jefe inmediato.
• No visitar otros departamentos sin estar autorizado.
• No cometer actos de negligencia en los cuales se dañen
propiedades del hotel, de los huéspedes o de los trabajadores.
• No dormir durante sus horas de trabajo.
• No firmar por otros trabajadores en la carpeta de control de
entrada y salida del personal.
• No tener conducta desordenada, juegos inapropiados, pelearse
con los trabajadores, incitar al pleito o abusar de otro trabajador en
su conducta o moral.
• No cometer actos que induzcan a otro trabajador a violar al
reglamento del hotel.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
36
• No apropiarse de objetos propiedad del hotel, huéspedes o de
otro trabajador.
• No traer, guardar o portar armas de cualquier tipo.
• No traer, guardar o portar narcóticos o drogas de uso prohibido
por las leyes del país.
• No vender objetos personales, loterías, rifas o cualquiera de otra
índole que perturbe las labores ordinarias de trabajo.
• No permanecer dentro del hotel después de haber cumplido su
horario de trabajo, ni entrar al mismo en días u horas no establecidas
en su horario respectivo.
• No fumar en el área de trabajo.
• No masticar chicles y leer durante las horas de servicio en
lugares visibles a nuestros clientes.
• No presentarse al trabajo en estado de embriaguez o ingerir
bebidas alcohólicas dentro del hotel.
A parte del Reglamento Interno del Hotel antes señalado, existen
actividades que se realizan de forma cotidiana por el personal de
administración enfocada hacia el control de la operación de alimentos y
bebida. Estas actividades, a pesar de no estar por escrito constituyen una
norma. Entre ellas se pueden mencionar:
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
37
• Gestionar las compras, recibir y despachar la mercancía para la
operación de alimentos y bebidas.
• Realizar la auditoría de ingresos.
• Revisar, registrar y controlar las ventas e ingresos del hotel.
• Llevar el control por gastos de servicio y pago a proveedores.
• Llevar el control de comidas para empleados y funcionarios del Hotel.
Políticas
Son criterios generales que orientan la toma de decisión. Estas indican
las líneas estratégicas de dirección establecidas por el personal directivo de
una organización para lograr los objetivos planteados dentro de los ámbitos
establecidos. Gómez (1999) expresa que: “Una política es una guía básica
para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de
realizarse las actividades. Conocer las políticas en una empresa proporciona
el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones”. (p. 381)
En el Hotel Howard Johnson no existe un manual de políticas y
procedimientos que permita conocer a los empleados sus funciones,
métodos y las directrices para la ejecución de los procedimientos. Dejándole
al personal del departamento de administración, así como de alimentos y
bebidas la atribución de tomar las decisiones que les correspondan. En el
Hotel las políticas de control en la operación de alimentos y bebidas están
implícitas, sin embargo durante el periodo de pasantías, se observaron en
área de alimentos y bebidas las siguientes:
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
38
El Gerente General
• Supervisa la aplicación de las normas y procedimientos
administrativos y contables del departamento de alimentos y bebidas.
• Supervisa las actividades de producción y servicio de departamento de
alimentos y bebidas.
• Establece las condiciones y momento oportuno para el cambio de
precios en la operación de alimentos y bebidas.
• Establece los lineamientos conjuntamente con la Gerencia de
Recursos Humanos para la selección y contratación de personal.
El Vice – Presidente se encarga de los permisos necesarios para el
funcionamiento del departamento, manteniendo al día: Permiso sanitario,
licencia de licores, solvencia municipal y cualquier otro documento exigido
por las autoridades municipales, estadales o nacionales.
En consideración a la gran importancia que tiene la determinación de
normas, políticas y procedimientos, en la organización y funcionamiento de
las empresas. Estas constituyen una herramienta para la Gerencia del hotel
al permitir definir lineamientos de trabajo para el control de la operación de
alimentos y bebidas.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
39
Procedimientos
En las empresas es importante establecer procedimientos acordes a su
magnitud y funcionamiento que contenga los instrumentos de control para la
recolección y registro de la información, especialmente en los
establecimientos que ofrecen el servicio de alimentos y bebidas. Esto
permitirá controlar y determinar el costo real de alimentos y bebidas, cuyo
resultado es la base para la toma de decisiones en cuanto a la: reducción de
gastos, ajustes de precios de ventas, determinar niveles de rentabilidad, etc.
Por otra parte, facilita la aplicación de correctivos en un momento dado y los
cambios necesarios a que hubiere lugar, evitando desviaciones de los
objetivos propuestos. En este orden de ideas, a continuación se describen
los procedimientos en la operación de alimentos y bebidas del Hotel Howard
Johnson.
Compra de Alimentos y Bebidas
El proceso de compra es determinante en la economía de los hoteles,
con él se inicia el ciclo operativo de la empresa, y su finalidad es adquirir
productos a tiempo de buena calidad y al mejor valor. Al respecto, Scheel
(1989) señala: “El objetivo principal de compras es el de asegurarse en
mantener el flujo apropiado de insumos – materia prima, que la operación
requiera en cuanto a cantidades y de acuerdo con las especificaciones de
calidad a un precio favorable”. (p. 47)
Los controles aplicados a las compras deben estar orientados a la
adquisición de productos de calidad, capacidad de almacenamiento,
capacidad de pago y condiciones entre la empresa y el proveedor (tiempo de
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
40
entrega, precio. etc.). Existen instrumentos que ayudan a gestionar y
controlar las compras, entre ellos se mencionan:
• Solicitud de Compra de Almacén – Alimentos y Bebidas: Este
formato se utiliza para que el encargado de compra conozca la
necesidad de los artículos sometidos a control de inventarios a
través de las tarjetas de control de existencias, es decir, los
denominados no precederos, entre ellos, granos, víveres, vinos,
licores, etc.
• Lista de Mercado: Los artículos que se tramitan por medio de
este formato son los denominados perecederos, carnes, aves,
pescados, mariscos, lácteos, frutas, verduras y legumbres.
• Orden de Compra: Es una forma impresa, a través de la cual se
autoriza a un proveedor para que suministre cantidades específicas
de alimentos y bebidas, de acuerdo a los términos convenidos y en
el tiempo acordado. (Scheel, 1989). En la Figura Nº 7 se muestra el
ciclo de compra para alimentos y bebidas.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
41
Figura Nº 7 Ciclo de Compra para Alimentos y Bebidas
Fuente: Elaboración propia a partir de datos tomados de Scheel Adolfo (1989) Costos de
Alimentos y Bebidas (p. 49)
En la estructura organizativa del Hotel Howard Johnson no se
encuentra definido el departamento de compras. Estas son canalizadas por
el departamento de administración (Figura Nº 8). Un auxiliar administrativo
elabora la lista de compras de acuerdo a los requerimientos de insumos del
almacén y cocina señalados en una lista elaborada a mano, siendo éstos los
únicos documentos que originan una acción de compra en el hotel. El
Gerente General realiza la compra de alimentos y bebidas en Sigo la
Proveeduría S.A., sin solicitar cotización. De igual forma, se encargan de las
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
42
compras de emergencia con la colaboración del chofer de Ventas Resort. Sin
embargo, se observaron las siguientes deficiencias:
• Ausencia de formatos para gestionar y ejecutar las compras.
• Carencia de estándares de compra.
• Ausencia de verificación de existencias y pronósticos de
ocupación.
Figura Nº 8 Estructura Organizativa del Departamento de Administración del Hotel
Howard Johnson
Auxiliar Administrativo
Auxiliar Administrativo
Gerente
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por la empresa
Necesidad de Compra
La actividad de compra está condicionada a un proceso de información
que genera procedimientos bien definidos que deben seguirse para lograr
buenos resultados.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
43
La gestión de compra se inicia con la determinación de los
requerimientos. Estos provienen de Almacén General, Cocina y Bar. El
auxiliar administrativo, responsable de la compra centraliza en una lista de
compras, los productos que se deben adquirir, la cual es presentada al
Gerente General.
En el Hotel la responsabilidad de determinar la necesidad de compra y
de reponer la mercancía en el Almacén General está a cargo de un auxiliar
administrativo, quien todos los lunes a primera hora de la mañana, verifica la
existencia de los productos, anotando en una lista aquellos artículos que
considere, ameriten reposición. Por ejemplo, si queda una (1) paca de harina,
el auxiliar administrativo decide la compra de dos (2) pacas más sin consulta
adicional, es decir, no hay verificación de productos. Este procedimiento lo
realiza para abarrotes y bebidas (licores, vinos y agua, etc.)
Los requerimientos de carnes, aves, pescados y mariscos, frutas,
verduras y lácteos, son suministrados por cocina. La determinación de la
cantidad de los productos a adquirir es obtenida en base a la experiencia del
cocinero que esté de turno, sin la utilización de listas de verificación,
inventarios, par stock, etc., elaborando el pedido de compras de forma
rudimentaria, hecho a mano, sin formato, sin copia, que luego se remite a
administración.
La necesidad de compra de gaseosas y cervezas es determinada por
los mesoneros, quienes dependiendo de la existencia de estos productos en
el Bar y Almacén General, elaboran una lista, la cual es enviada a
administración, o a través de una llamada telefónica indican la cantidad de
los artículos que se debe solicitar al proveedor. En la Figura Nº 9 se puede
visualizar de forma gráfica el procedimiento para solicitar mercancía.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
44
Figura N° 9 Solicitud de Mercancía en el Hotel Howard Johnson Tinajero Suites &
Beach Club
Áreas Involucradas
Solicitud
Cocina Bar
A
Fuente: Elaboración propia con datos s
Proceso para la Emisión de la
La adquisición de mercanc
semana, a través de la lista de
procedimiento:
1. Una vez recibido el pedid
administrativo procede a elab
2. Luego la remite al Gerente G
Almacén General
Alimentos
Perecederos
Alimentos no
Perecederos
través de una Lista informal
uministrados por la empresa
Lista de Compra en el
ía en el establecimiento
compras, para la cual s
o de compras de ca
orar la lista de compras
eneral para que la revis
Gaseosas,
Cervezas
Administración
Remite
Hotel Howard
se realiza para una
e efectúa el siguiente
da área, el auxiliar
.
e.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
45
3. Revisada la lista de compras es enviada por fax al proveedor.
4. La lista de compras (Formato Nº 1) es realizada en original y dos copias
a. Original: Para el proveedor, por medio de esta se organiza el
pedido según lo indicado en la misma.
b. Primera copia: Gerente General, con esta se dirige hasta el
proveedor para la facturación de los productos y emitir el cheque
correspondiente. Sirve como soporte para registrar contablemente
las compras.
c. Segunda copia: Administración, es utilizada para recibir la
mercancía y determinar los productos faltantes.
5. En caso de que el proveedor no disponga del producto en el momento se
sustituye al proveedor, generalmente (Rattan Cash and Carry).
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
46
Formato Nº 1 Lista de Compras
Fuente: Departamento de Administración Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
47
Especificaciones Estándares de Compra
Los estándares de compra son medidas de calidad, peso, tamaño, valor
y cantidad deseados para un producto en particular. Las especificaciones
estándar se establecen para cada producto que se necesite comprar en el
hotel y deben estar descritas detalladamente para conocer y exigir al
proveedor las características propias de los insumos, estas especificaciones
son importantes porque definen los criterios para la adquisición y control de
la mercancía, facilitando así el recibo de los productos solicitados.
Estas especificaciones se deben tener por escrito, entregarse al
proveedor y actualizarse en la medida que se realice un cambio en el menú,
pues es necesario determinar las características de los nuevos productos, ya
que un procedimiento de compra organizado, incluye el uso de
especificaciones, esto facilita la elaboración de los pedidos y da seguridad en
la adquisición de los productos.
Las especificaciones de los productos deben comprender los siguientes
aspectos:
• Nombre del producto
• Grado, marca u otra indicación de calidad
• Unidad con la cual se calcula el precio
• Peso
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
48
• Color
• Cualquier otra característica que ayude a describir e identificar el
producto que se desea adquirir.
Con relación a la estandarización de las compras en el Hotel Howard
Johnson se observó:
• Ausencia de especificaciones de los productos, sólo se indica la
cantidad a comprar de cada uno de ellos.
• Carencia de recetas estándar que permita identificar cantidad de
ingredientes. De existir estas, facilitaría la determinación de las
especificaciones estándar de cada producto.
• Ausencia de pruebas a los productos que ayuden a la identificación
de especificaciones.
Clasificación de los Alimentos y Bebidas para diligenciar la compra
La clasificación de los alimentos y bebidas en los establecimientos
hoteleros es un factor importante que facilita el correcto almacenaje de los
productos, determina el grupo de inventario según el tipo de productos y
define el tratamiento de la información para controlar la gestión de las
compras, logrando que el procedimiento sea más fácil, cuyo objetivo se debe
mantener: Adquirir productos en el momento y lugar adecuado al precio justo.
En el Cuadro Nº 2 se señala la clasificación de alimentos y bebidas y se
indica el formato para gestionar la compra.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
49
Cuadro Nº 2 Clasificación de los Alimentos y Bebidas
TIPO GRUPO DE INVENTARIO
GESTIÓN DE COMPRA
Perecederos
(frescos)
Carnes
Pescados y Mariscos
Aves y Caza
Lácteos (1)
Frutas y Verduras
Lista de
Mercado
ALI
MEN
TOS
No perecederos
(Víveres)
Lácteos (2)
Enlatados y
Envasados
Granos
Solicitud de
Compras
BEB
IDA
S
Licores
Vinos
Gaseosa
Cervezas
Licores
Vinos
Gaseosas
Cervezas
Solicitud de
Compras
Fuente: Elaboración propia con datos tomados de Scheel Adolfo (1989) Costos de Alimentos
y Bebidas (p. 53)
La clasificación de los alimentos y bebidas en el Hotel Howard
Johnson, difiere un poco con lo señalado por el autor. Los artículos son
adquiridos a través de la Lista de Compras. En ésta se solicitan alimentos
perecederos, no perecederos y bebidas. En el renglón de los víveres se
incluyen además, utensilios de cocina, suministros varios y de limpieza, entre
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
50
otros. De igual manera; para el aparte que corresponde a carnes y aves
(carnicería) se incluyen otros artículos como concentrados de frutas.
Política de Compras
La función de compra es importante en la operación de alimentos y
bebidas, en ese sentido, se hace necesaria la aplicación de políticas que
garanticen el control en la adquisición de materia prima requerida, para dar
inicio al proceso de producción de los alimentos que serán servidos a los
huéspedes y clientes en el hotel. Rochat (1999) expresa con respecto a las
políticas de compras que:
Conviene ejercer una particular atención al inicio o al final de un
contingente, de una producción, de un mercado (precio, calidad, agiotaje).
Por último, es preciso vigilar para no formar un stock demasiado importante
de mercancías (problemas de calidad, de control, de capital improductivo) (p.
180)
Las compras de alimentos y bebidas para un establecimiento hotelero
que oferte el servicio de alimentos y bebidas es una responsabilidad
primordial, por lo tanto, tener claro la política de compras ayuda a la gestión
adecuada de la actividad.
En el Hotel Howard Johnson las políticas de compras no están por
escrito; pero se detectó lo siguiente:
• La cartera de proveedores es reducida, ya que cuentan con uno o
dos (2) proveedores para todos los productos.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
51
• Las compras de alimentos y bebidas se efectúan una vez a la
semana y de contado.
• No se realizan cotizaciones.
• El único documento que genera acción a compra es una lista de
compras (Formato 1), en la cual se indican los productos a comprar.
• La lista de compras se remite al proveedor con 24 horas de
anticipación.
• Las compras de pescados y mariscos la realiza un auxiliar
administrativo comunicándose por teléfono con el proveedor.
• Las compras de gaseosas y cervezas se realizan directamente al
proveedor, a través del sistema que tiene cada proveedor para tomar
los pedidos y despachar la mercancía.
• Las compras informales y de emergencia se realizan
directamente al proveedor, para ello se utiliza el fondo de caja chica.
Proceso de Compras de Alimentos y Bebidas en el Hotel Howard Johnson
Paso 1: El auxiliar administrativo determina la necesidad de compra
mediante la revisión de existencias de los productos en el almacén, los
cocineros determinan los requerimientos de materia prima para el restaurante
y comida del personal.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
52
Paso 2: El auxiliar administrativo elabora la lista de pedidos con la
cantidad de los productos requeridos en el almacén general (abarrotes) y
bebidas (licores, agua, vinos) y el cocinero elabora otra lista indicando los
requerimientos de carnes, aves, pescados, mariscos, frutas, verduras,
charcutería, etc.
Paso 3: Indicados los productos a comprar, el auxiliar administrativo
emite la lista de compras, ésta es revisada por el Gerente General.
Paso 4: Dado el visto bueno por parte del Gerente General a la lista de
compras ésta es enviada vía fax al proveedor.
Paso 5: El Gerente General, después de 24 horas se dirige al
proveedor, verifica la facturación de los productos antes de proceder a
cancelar la compra, mediante cheque.
Paso 6: Los productos son entregados en el establecimiento por el
proveedor, donde son recibidos por un auxiliar administrativo. En la figura Nº
10 se muestra el procedimiento que realiza el Hotel Howard Johnson para la
adquisición de alimentos y bebidas.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
53
Figura Nº 10 Proceso General de Compras de Alimentos y Bebidas en el Hotel
Howard Johnson
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por la empresa
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
54
Recepción de Alimentos y Bebidas
En la actividad de recepción de alimentos y bebidas se debe controlar
que la mercancía tramitada a través del proceso de compra cumpla con las
especificaciones descritas en la Orden de Compra y Lista de Mercado, y así
evitar recibir productos en malas condiciones, fraudes en los procedimientos
y registrar información incorrecta que generen desembolsos indebidos o
compras inadecuadas que afecten el costo y las utilidades de la empresa.
Tejada (1992) define el recibo de mercancías como: “el proceso que asegura
que los productos despachados por los proveedores son realmente los que
ordena el subsistema de compras”. (p. 279) De igual forma, Scheel (1989)
indica al respecto que:
Debe asegurarse que los productos enviados por el proveedor
correspondan exactamente a los que habían sido ordenados, tanto en
materia de calidad como cantidad, precio y especificaciones generales,
ejerciendo sobre ellos, la canalización respectiva despachándolos a los
correspondientes almacenes y generando la información necesaria para su
control. (p. 67)
Por esta razón, el proceso de recepción de mercancía constituye el
inicio del control de la materia prima, si falla se corre el riesgo de recibir
mercancías no solicitadas, insumos de baja calidad, cantidades y precios no
acordados, aspectos que repercuten de forma negativa en la operación de
alimentos y bebidas. En este orden de ideas, Scheel (1989) señala que el
proceso de recibo se reduce a cumplir los siguientes pasos:
Preparación de recibo
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
55
Recibo de Mercancías
Tratamiento post – entrega proveedor (p. 69)
Dentro del proceso que se lleva a cabo para la recepción de mercancía,
es necesario que la persona que recibe los productos cumpla con las fases
de revisión, chequeo, aceptación, registro y despacho de los productos al
almacén, efectuando esta actividad mediante procedimientos específicos con
el objeto de eliminar los fraudes por parte de los proveedores y empleados
involucrados. Al respecto Scheel (1989) considera que en el proceso de
recibo se debe:
1. Ordenar la mercancía
2. Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las
especificaciones exigidas.
3. Efectuar conteo total de la mercancía escogida y
revisada.
4. Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en
la “Lista de Mercado” y la “Orden de Compra”.
5. Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del
proveedor son las mismas y los precios son los pactados.
6. Si no coinciden las cantidades elaborar “Memo de
Corrección de Factura” relacionando los productos
aceptados con el precio pactado.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
56
7. Aceptar la factura del proveedor, sellar, firmar y timbrar la
hora (p.70)
A continuación en la Figura Nº 11 se visualiza de forma gráfica el
procedimiento para la recepción de mercancía.
Figura Nº 11 Proceso de Recepción de Mercancía de Alimentos y Bebidas
Fuente: Elaboración propia con datos tomados de Scheel Adolfo (1989) Costos de Alimentos
y Bebidas (p. 69)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
57
Recepción de Mercancía en el Hotel Howard Johnson Recepción de Mercancía
Es el área del hotel encargada de recibir la mercancía solicitada,
cumpliendo con las normas establecidas para tal fin. En el Hotel Howard
Johnson esta actividad es realizada por un representante de administración
con el apoyo de cocina, si los productos corresponden al proveedor “Sigo La
Proveeduría S.A.” Si los productos a recibir son pescados y mariscos,
cervezas y gaseosas, éstos son recibidos por el oficial de seguridad de turno.
Ubicación de la Recepción de Mercancía
La ubicación del área de recepción y el espacio asignado para la
colocación de los productos deben estar diseñados y situados de tal manera
que faciliten y agilicen el movimiento de los productos que lleguen al
establecimiento. (Eshbach, 1991)
En el Hotel, el área de recepción de mercancía está ubicada en la
segunda torre, en el extremo opuesto a la entrada principal. Al lado de cocina
y el restaurante; pero lejos del almacén general
Materiales y Equipos de Trabajo
En el área de recepción de mercancía existen deficiencias de
materiales y equipos de trabajo para realizar la actividad. No existen cestas
para clasificar, limpiar y organizar los productos. Tampoco, balanzas para
verificar el peso de los artículos. Al respecto, Eshbach (1991) Indica:
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
58
El empleado encargado de recibir provisiones necesita un equipo
adecuado para el desempeño de una labor eficiente. Ya que el pesado de los
alimentos que se reciben es de primordial importancia, es esencial contar con
una báscula de gran presición. (p.19)
El único equipo que se utiliza para el recibo de los insumos es la
carrucha, la cual se emplea para el traslado de artículos al almacén.
Horario de Recepción de Mercancía
El horario de recepción de mercancía funciona los días martes a partir
de las 5:00 p.m. Este horario establecido de común acuerdo, es exclusivo
para la mercancía que provee “Sigo La Proveeduría S.A.” adquiridos a través
de la lista de compras. Existen otros productos como las bebidas (cervezas y
gaseosas) y alimentos (pescados y mariscos) que son recibidos según se
realice la solicitud y llegada del proveedor.
Proceso de Recibo de Alimentos y Bebidas
La recepción de mercancía es una sección de la operación de alimentos
y bebidas, donde está en juego una parte importante de las utilidades de la
empresa. En tal sentido, la Gerencia debe aplicar controles adecuados, para
evitar pérdidas, daños y hurtos de los insumos. De igual manera, el
encargado de control de costos debe hacer un seguimiento de los
procedimientos para asegurar la recepción del valor total de aquello por lo
que se ha pagado, tal cual, como lo ha gestionado compras.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
59
En el Hotel Howard Johnson, la recepción de los insumos se inicia con
la lista de compras que emite administración y la factura del proveedor. Cabe
destacar, que la empresa cuenta con pocos proveedores. Sigo La
Proveeduría C.A., es el principal proveedor, quien surte al establecimiento de
la gran mayoría de los alimentos y bebidas requeridos para la producción.
Entre estos insumos se encuentran alimentos perecederos (carnes, aves,
frutas, verduras, legumbres) no perecederos (granos, víveres, etc) y bebidas
(whisky, licores, vinos, agua) por lo tanto, el proveedor emite una sóla factura
y la empresa efectúa el procedimiento de recibo de forma general y sencilla,
el cual se describe a continuación:
1. En el momento de recibo de los insumos el auxiliar administrativo
debe tener es su poder la lista de compras para compararla con la
factura del proveedor.
2. Se separan y organizan los productos perecederos y no
perecederos, con la ayuda del cocinero, dependiendo de la persona
que esté disponible en el momento.
3. Se coteja la lista de compras con la factura que emite el proveedor.
4. Se revisa que lo señalado en la factura corresponda a lo que se está
recibiendo, sin chequear peso, cantidad, calidad y precio de los
productos. La empresa no cuenta con un peso adecuado para el
pesaje de los productos
5. Se identifica en la lista de compras los artículos faltantes, es decir,
aquellos que no fueron facturados.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
60
6. El auxiliar administrativo firma la factura.
7. Se entrega a cocina la carne, aves, frutas, verduras, legumbres y
lácteos, para su almacenamiento.
8. Se envía al almacén general los productos que correspondan. Esta
actividad la realiza el stewards. Entre los productos que son
trasladados al almacén, se encuentran abarrotes y bebidas.
9. Se remite la lista de compras al departamento de administración.
Recibo de Alimentos Perecederos: Pescados y Mariscos
La recepción de Pescados y Mariscos se efectúa una vez a la semana.
Estos productos no son incluidos en la lista de compras que elabora
administración, ya que son solicitados a otro proveedor, lo que significa, que
al momento del recibo no se tiene como comparar lo solicitado con lo que se
está recibiendo. Esta actividad la realiza un seguridad, sin la intervención del
personal de cocina. Realizando el proceso de la siguiente manera:
• Al recibir la mercancía, el oficial de seguridad verifica el peso del
producto, con el proveedor.
• Se elabora la factura una vez pesados los productos.
• Se firma la factura con copia, como constancia de recibo.
• Se entrega la mercancía a cocina para su almacenamiento.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
61
• Se remite la factura original al departamento de administración y
la copia queda en poder del proveedor.
Recibo de Bebidas: Gaseosas y Cervezas
La adquisición de estos productos se realiza mediante convenio entre la
empresa y el proveedor. El proveedor visita el Hotel dos (2) veces a la
semana. Administración, junto con los mesoneros determinan la cantidad de
mercancía que se debe comprar. La solicitud de compra de estos productos
lo realiza el auxiliar administrativo de forma verbal, siendo el proveedor quien
registra el pedido. Al momento de llegar los productos, un oficial de seguridad
chequea la mercancía, revisa el estado físico y las cantidades con la factura
del proveedor. Al aceptar la mercancía, firma la factura como constancia de
recibo, finalmente lleva la mercancía para su almacenamiento en el almacén
general.
Registro de la Mercancía
El registro de la mercancía es importante para el control de la materia
prima. El diseño de los formatos para tal fin, dependerá de los requerimientos
del establecimiento. Según Scheel (1989). Los instrumentos para el registro
de la mercancía son:
Comprobante de Recibo, dependiendo del tipo de producto
Reporte Diario de Recibo de Alimentos y Bebidas
Memo Corrección de Factura (p. 70)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
62
La empresa no utiliza formatos para registrar la entrada de mercancía al
hotel, los únicos comprobantes de recibo de los productos son las facturas
que emiten los proveedores y la lista de compras que elabora administración.
Almacén de Alimentos y Bebidas
Es en el área de almacén donde converge la información necesaria
para el control y determinación del costo de alimentos y bebidas. El correcto
almacenamiento, la adecuada rotación de la mercancía y el oportuno
despacho de los insumos hasta los centros de producción optimizan la
operación, generan información importante para la gestión de las compras y
la existencia real de los productos. Por lo anterior, es importante la
organización y control de almacén que señala Youshimatz (1986)
La organización de un almacén es vital dentro de la operación de
alimentos y bebidas y principalmente, en la determinación de costos, ya que
un almacén que no controla los productos desde su recibo, almacenamiento
y entrega, no dispondrá de ninguna base para el control de costos y sin
control de costos, la utilidad disminuye y sin utilidades la empresa no
funciona. (p. 93)
El almacenamiento de los productos debe realizarse mediante la
aplicación de técnicas, las cuales influyen en la calidad de los artículos.
Cuando estas técnicas no se aplican en forma adecuada, pueden producir
alteraciones graves en el sabor, olor, textura y apariencia de los alimentos.
Scheel (1989) señala que existen principios generales para el
almacenamiento de los alimentos y bebidas:
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
63
Conocer el momento de entradas físicas de mercancías al almacén
despachadas de la sección de recibo.
Conocimiento de la normas de conservación de alimentos y bebidas.
Conocimiento de las normas básicas de higiene y en general el
mantener el almacén en condiciones adecuadas de sanidad, sobre todo para
cuartos fríos.
Conocimiento de la mejor funcionalidad en cuanto a distribución de los
equipos para agilizar la localización de productos.
Definición del momento adecuado para el diligenciamiento de las
requisiciones en cuanto a la preparación de mercancía para su despacho.
Conocer el tipo de información para el control de cada grupo de
inventario y valorización de requisiciones.
Conocer los métodos que se aplican para el cálculo de cantidades
requeridas solicitada al Encargado de Compras.
Conocer los niveles mínimos de existencia, consumo normal al mes y lo
que se requiere de inventario al final de mes.
Conocimiento del tratamiento de la información y su adecuada
distribución. (p. 93)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
64
Ubicación de Almacén de Alimentos y Bebidas
Un buen almacén donde sea posible guardar alimentos y bebidas, debe
ser suficientemente amplio para satisfacer las necesidades de
almacenamiento. En tal sentido, Eshbach (1991) indica: “el almacén debe
tener la mejor ubicación posible, debe ser un sitio fresco, seco, bien
iluminado y ventilado con temperatura y humedad dentro de los límites que
ocasione la menor pérdida posible”. (p. 279)
En el Hotel Howard Johnson se cuenta con un almacén general donde
se almacenan suministros varios, suministros de limpieza, cristalería y
alimentos y bebidas (alimentos no perecederos, bebidas alcohólicas y no
alcohólicas). Este almacén se encuentra ubicado en el nivel sótano, lejos de
los centros de producción, aspecto que dificulta el traslado de los artículos,
ya que se requiere el uso de ascensores y transitar por el estacionamiento,
entre los vehículos de los huéspedes.
Durante el periodo de pasantías, el Vice -Presidente de la empresa
habilitó un pequeño almacén para alimentos al lado de cocina y el
restaurante, ya que la cava de conservación se encontraba al aire libre
recibiendo sol y lluvia, esto ocasionaba que siempre presentara fallas,
provocando el daño de los productos. Este almacén mide aproximadamente
2x3 metros; en el se instaló una cava de congelación y cuatro (4) estantes
para almacenar víveres.
Equipos y Materiales de Trabajo
El proceso de almacenaje en un establecimiento hotelero depende de
las características de los productos y las condiciones ambientales para su
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
65
conservación. De allí que es necesario contar con los equipos y materiales
adecuados para el normal desarrollo de las actividades de almacenamiento.
El Hotel Howard Johnson posee los siguientes equipos y depósitos para
el almacenaje de los alimentos y bebidas:
• 1 Cava de conservación: La cual mantiene temperaturas de 10°C,
para la conservación de frutas y productos lácteos. También se
almacenan temporalmente productos de charcutería y concentrados
de frutas, entre otros.
• 1 Nevera de refrigeración: Que mantiene temperatura entre 0°C y
18°C, para la conservación de frutas.
• Cava de congelación: Con temperaturas inferior a los -18°c,
para almacenar carnes, aves, pescados y mariscos.
• 1 Freezer: Que mantiene temperatura de -5°C, para almacenar
aves, pescados y mariscos.
Todos estos equipos se encuentran ubicados en la cocina del Hotel.
• Anaqueles o Estantes: Se cuenta con anaqueles de hierro y
madera, para la organización y distribución de alimentos no
perecederos y bebidas, éstos soportan gran cantidad de peso.
• Peso Manual: Que no es el instrumento adecuado por las
dificultades de manipulación y lo restringido de su rango.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
66
• Carrucha: Se utiliza para el traslado de los productos desde
almacén hasta los centros de producción.
El almacén presenta deficiencia de los siguientes materiales y
equipos:
• Cestas: Las cuales facilitan la organización y conservación de los
productos.
• Paletas: Necesarias para almacenar mercancías pesadas como
gaseosa, cervezas, agua mineral, entre otros, preferiblemente de
plástico o de hierro.
• Balanza o peso: Requeridos para conocer el peso de los artículos
que entran y salen del almacén.
Temperaturas
El control de las temperaturas lo llevan los cocineros, a través de la
observación visual diaria por medio de los termómetros instalados en las
cavas y las fallas son comunicadas al personal de mantenimiento.
En el Hotel es difícil establecer un control en las temperaturas por tipo
de productos debido al inadecuado almacenamiento de los productos y las
deficiencias en los equipos de refrigeración. En el Cuadro Nº 3 se muestra
las temperaturas que lleva el Hotel y las que sugiere Youshimatz.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
67
Cuadro Nº 3 Temperaturas utilizadas por el Hotel y las sugeridas por Youshimatz
Productos
Temperaturas de las
Cavas
Temperaturas según
Youshimatz
Observación
Frutas y
Verduras
10 °C
6°C
Las frutas se almacenan
en dos (2) equipos:
Nevera y Cava de
conservación. La
verduras son
almacenada a
temperatura ambiente
Carnes, aves,
pescados y
mariscos
-18 °C
-20 °C
Estos productos se
almacenan juntos en
una (1) cava de
congelación.
Charcutería
10 °C
2°C
Quesos y
Lácteos
10 °C
2°C
Artículos almacenados
en la cava de
conservación junto con
las frutas, concentrados
de frutas y otros
productos. Los huevos
son almacenados a
temperatura ambiente.
Fuente: Elaboración propia con datos tomados de Youshimatz Nava (1986) Control de
Costos Alimentos y Bebidas (p. 26)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
68
Horario de Trabajo
Para el funcionamiento del almacén general no se tiene un horario de
trabajo establecido. El despacho de alimentos y bebidas se realiza los lunes,
miércoles y viernes en horas de la mañana. La hora de entrega depende de
dos (2) factores: Primero, un acuerdo de disponibilidad del auxiliar
administrativo (quien despacha la mercancía) y del personal que vaya a
retirar (steward o mesonero) y segundo, de la emergencia con la cual se
requieran los insumos. Al respecto, Scheel (1989.) expresa: “Se estipula
como regla general, que deben existir horas especificas para remitir
requisiciones al almacén y horas diferentes para el despacho” (p.101)
Procedimiento para el Almacenaje de Alimentos y Bebidas
La gestión de almacenamiento en las empresas hoteleras se
fundamenta en controlar y conservar la mercancía en los lugares respectivos;
siendo evidente que la eficiencia de la actividad depende del adecuado
tratamiento que se le de a los productos, del control y oportuno despacho de
materia prima hacia los centros de producción. En ese sentido; Scheel.
(1989.) indica:
Para ejercer el control sobre la mercancía, es necesario que el área de
almacén esté localizada entre recibo y producción, de esta forma se facilita el
manejo de los artículos evitando pérdidas y agilizando los procedimiento de
entrada y despacho de alimentos a cocina. (p. 93)
Ejercer controles en el manejo de la mercancía que entra al almacén
permitirá asegurar el óptimo estado de los productos, la reposición oportuna
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
69
de los mismos y contribuir a mantener bajos costos en la operación de
alimentos y bebidas.
A continuación se describen los procedimientos que se emplean para el
almacenaje de alimentos y bebidas en el Hotel Howard Johnson.
Alimentos no Perecederos (abarrotes)
Dentro de este rubro se incluyen las harinas, pastas, azúcar, leche,
café, enlatados, entre otros.
Para el almacenamiento de estos productos se utilizan los anaqueles
ubicados en el almacén general. Estos artículos vienen en distintas
presentaciones y empaques de cartón, papel o plástico. Los envoltorios no
son retirados antes de colocarlos en los estantes. Cabe mencionar que no se
emplea tarjetas de anaquel para el control y rotación de la mercancía.
Además, no se tiene especial cuidado en el orden al momento de almacenar,
de tal manera que los productos que tienen más tiempo en el almacén sean
los primeros en salir.
Frutas, Legumbres y Verduras
Las frutas y legumbres son almacenadas en la cava de conservación,
tal cual son recibidas del proveedor, en bolsas, sin aplicar lavado a las
mismas, no se utilizan recipientes para garantizar su calidad, olor, sabor y
textura. Las verduras y vegetales como ocumos, plátanos, cebollas, papas
son colocadas en estantes unas al lado de otras a temperatura ambiente.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
70
Carnes, Aves, Pescados y Mariscos
Estos productos requieren congelación inmediatamente después de ser
recibidos, hasta el momento de ser usados en la producción. Al respecto,
Youshimatz (1986) plantea que:
Es necesario hacer notar que entre más rápida sea la congelación de
los alimentos, mejor será el resultado, ya que esto hace que la cristalización
del hielo sea mas pequeña y ocasione daños mínimos a los productos. (p.
81)
Para el almacenamiento de las carnes, aves, pescados y mariscos se
utiliza la única cava de congelación con que se cuenta, colocando los
productos sin la adecuada organización y separación. No se utilizan tarjetas
para el control de existencias que facilite la toma de inventario, despacho y la
rotación de los artículos.
Productos Lácteos
La refrigeración inmediata y constante es esencial para la utilización y
conservación de la calidad de estos productos.
• La mantequilla y los huevos son almacenados en su empaque original a
temperatura ambiente en un área cerca de la cocina.
• El queso y jamón son conservados por piezas en la cava de
conservación, en la cual se almacenan otros productos tales como
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
71
tocinetas, concentrados de frutas, frutas y cualquier otro producto que
amerite refrigeración.
Bebidas
Las bebidas representan otro tipo de mercancía indispensable para
ofrecer completo el servicio de alimentos y bebidas en el Restaurante, Snack
Bar y Room Service.
Las cervezas, gaseosas, agua mineral, etc., son ubicadas en los
estantes. Sin embargo, en presencia de compras considerables, por falta de
espacio y organización; estos productos son colocados en el piso, en su
propio empaque o caja.
El almacenaje de licores, whisky y vinos se realiza en los anaqueles con
las etiquetas hacia el frente en posición vertical para facilitar su localización.
Control de Despacho de Alimentos y Bebidas
En todos los establecimientos hoteleros existen normas para dar salida
a un determinado artículo del almacén. Este proceso se inicia con las
requisiciones elaboradas por los departamentos cuando surge la necesidad
de materia prima, suministros varios, limpieza, papelería, etc., para sus
operaciones. Se debe establecer un horario que facilite el normal desarrollo
de las actividades tanto operativas y administrativas del hotel. Esto es
aplicado con el fin de controlar la salida de mercancía del almacén en un
formato debidamente especificado y firmado por personas autorizadas en los
horarios establecidos. Scheel (1989) plantea que:
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
72
La administración de la empresa debe fijar políticas muy claras,
definiendo el momento adecuado para que las requisiciones sean tramitadas
al almacén. Esto es importante, ya que la efectividad de los despachos de
productos depende de la disciplina del personal para gestionar la requisición,
sin olvidar que el almacén es el área donde se centraliza la información para
el control de inventario y medición del costo. (p. 101)
Con respecto al despacho de alimentos y bebidas en el Hotel Howard
Johnson, se observó lo siguiente:
• Existen tres (3) días a la semana (lunes, miércoles y viernes), en horas
de la mañana para retirar mercancía del almacén.
• La requisición de mercancía es elaborada por los cocineros y
mesoneros.
• El despacho de la mercancía lo realiza un asistente administrativo.
• Los pedidos de cocina y bar se entregan completos, siempre y cuando
haya en existencia lo solicitado.
• Falla en el control de acceso de personal al almacén. A pesar de la
existencia de llaves estas son entregadas sin el debido registro a cualquier
empleado que la solicite. (alimentos y bebidas, mantenimiento, ama de
llaves, etc)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
73
• Deficiencia en la estructura organizativa del departamento de Alimentos
y Bebidas de tal manera, que no existe un responsable en la elaboración de
la requisición de mercancía.
• Se elabora una única requisición de mercancía para cocina, bar y
comida del personal, en la cual se solicita alimentos y bebidas, artículos de
limpieza, suministros varios, etc., ubicados en el almacén general.
• Los alimentos perecederos, como carnes, aves, pescados y mariscos,
frutas, verduras, lácteos y charcutería son manejados directamente por los
cocineros, sin requisición, ni control alguno, ya que estos se encuentran▪
ubicados en cocina.
Requisición de Alimentos y Bebidas
La solicitud de mercancía al almacén general se realiza a través de la
forma “Requisición de Mercancía” (Formato Nº 2) la cual tiene cuatro (4)
usos: Solicitud de Alimentos, Bebidas, Almacén General y Transferencias y
es utilizado por todos los departamentos del Hotel para especificar su
necesidad con respecto a determinado producto.
Este contiene los siguientes datos:
• Número: Número de secuencia del formato.
• Opciones: Dependiendo del tipo de productos a solicitar y el proceso a
realizar, alimentos, bebidas, almacén general y transferencias.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
74
• Departamento: Nombre del departamento que hace la solicitud.
• Fecha: Se coloca día, mes y año en que se realiza el pedido.
• Código: Código del producto. (no se utiliza)
• Descripción: Nombre del producto.
• Unidad: Se coloca la unidad de medida del producto.
• Pedido: Se indica la cantidad de artículo solicitado por el departamento.
• Entre: Se anota la cantidad entregada.
• Existe: Para registrar las existencia de productos en el almacén.
• P. Unit.: Precio unitario de los artículos.
• Total: Precio unitario multiplicado por la cantidad de artículos.
En la parte inferior del formato firman la persona que realiza el pedido, y
la que entrega la mercancía.
Este formato consta de un original y dos (2) copias. Sin embargo, la
empresa utiliza original y una (1) copia para el despacho de mercancía. La
segunda copia (queda en blanco) ésta debería remitirse al departamento de
costos, si existiera.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
75
• Original: Color blanco, para solicitar mercancía al almacén.
• 1era. Copia: Color rosado, Departamento que solicita para su archivo,
• 2da. Copia: Color verde, algunas veces es utilizada para solicitar la
compra de productos al departamento de administración y registrar las
transferencias de alimentos y bebidas.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
76
Formato Nº 2 Requisición de Mercancía
Fuente: Departamento de Administración Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
77
Proceso de Despacho de Alimentos y Bebidas
El proceso de despacho se inicia con la solicitud del pedido, mediante
requisición de mercancía, exclusivamente para alimentos no perecederos y
bebidas almacenadas en el almacén general. El auxiliar administrativo
chequea que la cantidad de mercancía solicitada esté en los estantes del
almacén. Una vez verificada la existencia procede a la entrega. Durante el
proceso de despacho se anota en la requisición la cantidad de productos
entregados. Culminado el proceso de entrega la persona que recibe firma la
requisición y el auxiliar administrativo archiva ésta en una carpeta
denominada “Requisición de Alimentos y Bebidas” en el departamento de
administración. En la Figura N° 12 se visualiza el proceso de despacho de
alimentos y bebidas que ejecuta el Hotel Howard Johnson.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
78
Figura Nº 12 Proceso Despacho de Mercancía en el Hotel Howard Johnson
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por la empresa
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
79
Producción de Alimentos y Bebidas
En el proceso de producción es donde se transforma la materia prima
en productos terminados y se controla que éstos sean realmente consumidos
por los clientes. Esta etapa de transformación requiere de la aplicación de
instrumentos que permitan controlar los productos en cuanto a cantidad,
calidad y presentación del producto terminado. Entre ellos están las recetas y
porciones estándar, pruebas de rendimiento, transferencias, etc., los cuales
permiten administrar controlar y medir el consumo de materia prima utilizada
en los distintos centros de producción. Scheel (1989) considera que el
objetivo de la producción es:
Establecer los instrumentos necesarios para verificar que la materia
prima despachada de almacén a centro de producción se utilice para la
elaboración de productos terminados y que estos a la vez sean consumidos
apropiadamente proporcionando así la información necesaria para la
medición del costo diario de materia prima. (p. 145)
La función de la producción es transformar los alimentos y bebidas
adquiridos en diversos platos y preparaciones para los diferentes menús que
serán servidos a los huéspedes y clientes.
Planeación de la Producción
Un aspecto importante en el proceso de producción es la planeación de
la producción. Esta permite identificar la materia prima requerida y diseñar el
proceso de transformación para obtener el producto terminado. Tejada
(1992) indica al respecto, que la planeación de la producción, entendida
como la determinación por anticipado de las necesidades de producción de
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
80
alimentos. Comprende dos (2) actividades: Proyección de la Producción y
Programación de la Producción.
• La proyección de la producción es la habilidad para calcular la
cantidad de comida y bebida a producir.
• La programación de producción permite establecer qué se va a
producir (uso de menú) cuánto se va a producir (pronósticos) cuándo,
dónde, con qué y cómo (equipos, mano de obra, materia prima)
Los objetivos de la planeación de la producción, según tejada (1992)
son:
• Predecir las cantidades de alimentos que se necesitan para
llenar la demanda esperada.
• Determinar las características del producto y el proceso de
producción.
• Definir el nivel de calidad deseado. (p. 747)
En el Hotel Howard Hohnson la información utilizada para realizar la
planificación de la producción, se basa en lo siguiente:
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
81
Arrivals Report (Reporte llegada de huéspedes)
Este reporte, que señala las entradas del siguiente día y fecha de salida
de los huéspedes, lo emite el departamento de recepción y lo envía a Cocina
y Bar todos los días en horas de la tarde.
Con esta información los cocineros determinan la modalidad de servicio
que se ofrecerá en el desayuno. (Sobre 30 huéspedes aproximadamente se
ofrece servicio tipo buffet, menos de esa cantidad el servicio será a la carta).
Una vez determinada la cantidad de huéspedes y el tipo de servicio a ofrecer
se solicita los insumos a administración, en caso de faltantes.
Comunicación Interna
Memorando interno emitido por la Gerencia de Ventas donde notifica a
todos los departamentos la llegada de un grupo de huéspedes. En esta
comunicación se especifica nombre del grupo, procedencia, tiempo de
estadía y los servicios de alimentos y bebidas que le serán ofrecidos. Estos
servicios generalmente son: coffee break, desayuno, almuerzo y cena. A
estos grupos (por la cantidad de personas) se les ofrece un tratamiento
tarifario especial; tanto para habitaciones como para alimentos y bebidas.
Con esta información se reúnen el Gerente General, Gerente de Ventas y el
cocinero; y deciden el menú que se ofrecerá al grupo durante su estadía.
Menú
La empresa cuenta con un (1) menú para alimentos en el que se
describen todas las opciones de consumo y lista carta de bebidas en la que
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
82
se especifica las distintas alternativas para el consumo de bebidas
alcohólicas y no alcohólicas.
En el Hotel Howard Johnson los cocineros son los responsables de la
elaboración, calidad y presentación de los alimentos. Los mesoneros se
responsabilizan de la cantidad y preparación de las bebidas para el Bar y
Restaurante.
Sin embrago, la autora observó que en ambos casos existen fallas de
planificación que generan inconvenientes en pleno servicio (desayuno), ya
que se tiene que preparar más alimentos y bebidas durante el mismo.
Proceso de Planeación de la Producción en el Hotel Howard Johnson
La cantidad de comida que se debe preparar, basado en el número de
huéspedes en casa, es fundamental para una operación eficiente en el
servicio de alimentos y bebidas. Para la planeación de la producción en el
Hotel, los días lunes, miércoles y viernes el cocinero y mesonero evalúan la
existencia de productos en Cocina y Bar. Notifican a administración, a través
de una lista informal (elaborada a mano) o por teléfono la necesidad de
productos perecederos y se elabora la Requisición de Mercancía con los
requerimientos de alimentos y bebidas para ese día y la mañana siguiente.
Por medio del reporte “Guess In House” y “Arrivals Report”, emitidos
por recepción donde se indica la cantidad de personas hospedadas en el
Hotel, el cocinero decide el tipo de desayuno del día siguiente (Buffet o a la
Carta), quedando a su criterio la cantidad de comida que se debe preparar.
Administración programa la compra de los productos necesarios,
dependiendo si corresponde a una compra de emergencia o a la solicitud de
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
83
compra que se realiza semanalmente para la operación de alimentos y
bebidas. Un auxiliar administrativo despacha la Requisición de Mercancía
hasta el centro de producción. Cocina transforma los insumos en platillos que
se sirven en el Restaurante. En la Figura N° 13 se sintetiza el proceso de de
planificación de la producción del Hotel Howard Johnson.
Figura Nº 13 Planeación de la Producción del Hotel Howard Johnson
Fuente: Elaboración Propia con datos suministrados por la empresa.
Control en la Producción de Alimentos y Bebidas
En la producción de alimentos y bebidas deben existir controles para
asegurar la correcta aplicación de estándares de producción e impedir el uso
inadecuado la materia prima, evitando derroches, que afecten negativamente
el costo. Existen herramientas que permiten ejercer dichos controles, entre
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
84
ellos las porciones estándar, recetas estándar y pruebas de rendimiento.
(Scheel, 1989)
En el Hotel Howard Johnson no se cuenta con herramientas de este
tipo para el control de la producción de alimentos. Las porciones, recetas
estándar y pruebas de rendimiento son manejadas directamente por los
cocineros, según su criterio y experiencia personal.
En la carta de bebidas del Hotel se ofrece al huésped bebidas
alcohólicas nacionales e importadas y bebidas no alcohólicas combinadas
según los tipos de cócteles descritos en la carta, entre ellos, piña colada,
cocoloco, destornillador, tetero, etc. Para la preparación de los cócteles y
tragos no se estandariza la cantidad de bebidas, ya que no existen recetas
que indique la medida que se debe utilizar. Estas son determinadas por los
mesoneros según su criterio y experiencia personal.
Control de Consumo de Materia Prima en Centros de Producción
El proceso de control de materia prima en centros de producción se
realiza con la finalidad de determinar la cantidad de materia prima utilizada
en la elaboración de productos terminados. Para lograr este objetivo es
necesario la implementación de instrumentos de control que permitan definir
el consumo de materia prima de acuerdo a las ventas (facturación), entre
estos, menciona:
• Transferencias.
• Inventarios diarios en centros de producción
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
85
Transferencia de Alimentos y Bebidas
Las transferencias se producen cuando el almacén está cerrado o no
tiene en existencia lo solicitado y lo hay en otro centro de producción o punto
de venta. La transferencia permite controlar el traslado de materia prima de
un centro de producción a otro.
En el hotel, el traspaso de alimentos y bebidas se realiza a través del
formato de requisición de mercancía y se da entre:
Cocina
Ventas Resort
Cocina Bar
Bar Cocina
La transferencia de alimentos y bebidas se realiza utilizando el formato
de Requisición de Mercancía, el cual tiene un ítem para señalar la
transferencia. Para realizar la solicitud se emplea una de las copias del
formato, en vez de llenar las tres (3) partes que corresponden a la forma.
Sólo firma la persona que solicita, sin dejar copia para su control. Durante el
periodo de pasantías se observó que el departamento de Ventas Resort
retiraba mercancía de Cocina (alimentos) sin la respectiva solicitud, alegando
que después elaboraba la transferencia, en la práctica no se realiza. El Bar
utiliza productos de la cocina para la preparación de cócteles, especialmente
frutas, sin la respectiva transferencia.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
86
Toma de Inventarios Diarios en Centros de Producción
En el Hotel no se realizan inventarios diarios en Cocina. Está área
maneja una cantidad considerable de mercancía, especialmente todos los
productos perecederos, sin el debido control y utilización, lo que ocasiona
pérdida, derroche de materia prima y productos terminados. En lo que
respecta al Bar, se realizan inventarios diarios, el cual se describe a
continuación:
El inventario de bebidas se efectúa dividiendo la botella en diez partes
iguales o en 10/10 que corresponde a una botella, si se encuentra llena; de
encontrarse por la mitad se anota 5/10, que corresponde a la mitad de la
botella. La división de la botella es relativa y no está marcada físicamente. La
toma de inventario se realiza de forma subjetiva y esporádica, porque
depende del criterio personal del auxiliar administrativo y sólo en el primer
turno.
Control de Productos Terminados
El control de productos terminados tiene como finalidad asegurar que
los productos despachados de los centros de producción sean realmente
consumidos por los huéspedes y clientes. En ese sentido, Scheel (1989)
señala que:
Las comandas se convierten en el instrumento básico para el control del
consumo de producto terminado, siempre y cuando se cumpla el tratamiento
de la misma, cuyo proceso se inicia cuando el Maitre o la persona encargada
relaciona las órdenes respectivas del demandante o consumidor. (p. 149)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
87
La comanda es un formato que se llena al momento de tomar el pedido
de los huéspedes y se envía a la Cocina y / o Bar para la elaboración de los
platillos o bebidas que en ésta se especifican.
En el Hotel Howard Johnson existen dos (2) tipos de comandas: Una
para alimentos (Formato N°3) y otra para bebidas (Formato N° 4) estás son
elaboradas por los mesoneros y en ellas se anotan por separado los
alimentos y bebidas que desean consumir los huéspedes y clientes.
Comanda de Pedido
Este formato se usa para controlar el consumo de alimentos e informar
a cocina sobre lo pedido por el huésped. En la que se detallan los siguientes
datos:
N°: Secuencia de numeración del Formato.
Mesa: Indicar el número de donde está ubicado el cliente.
Hab. N°: Número de habitación huésped.
Fecha: Día, mes y año en que se ejecuta el servicio.
Mesonero: Nombre de la persona que toma el pedido al cliente.
Contenido: Descripción de los platillos que solicita el huésped.
Esta se elabora en original y una (1) copia y
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
88
Original: Color blanco, se envía a administración con la copia de la
factura, para realizar la auditoría de ingresos.
Copia: color verde, se remite a cocina para despachar el pedido.
Formato Nº 3 Comanda de Pedido
Fuente: Suministrado por Cocina Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
89
Cabe destacar el inadecuado uso de la comanda por parte de los
mesoneros al momento de tomar la orden a los huéspedes e informar a
cocina sobre el pedido. Durante el servicio, los mesoneros toman la orden del
huésped y/o cliente sin registrar el pedido en la comanda. El pedido es
informado al cocinero de manera verbal, sin dejar constancia escrita en
cocina de lo realmente solicitado. Es necesario destacar que esta práctica
crea discrepancia en lo pedido por el huésped y lo que es servido en su
mesa, ya que se olvida quien y que alimentos solicitó un huésped
determinado, creando confusiones en la salida de los platos, de cocina. En
estos casos, el mesonero elabora la comanda antes de entregarle la factura
al cliente, es decir, después de servir la mesa.
Comanda Bebidas
Se emplea para controlar el consumo de bebidas alcohólicas y no
alcohólicas solicitadas por los huéspedes en el Bar y Restaurante. En ella se
especifican los siguientes datos:
N°: Secuencia de numeración del formato.
N° Mesa: Indicar el número de mesa donde está ubicado el cliente.
Hab. N°: Número de Habitación del huésped.
Meso N°: Nombre del mesonero que atiende al huésped.
Fecha: Día, mes y año en que se ejecuta el servicio.
Personas: Cantidad de huéspedes.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
90
En la parte inferior se describe una nota que indica: “Esta nota no debe
aceptarse como cuenta”.
Esta forma se elabora en original y una (1) copia:
Original: Color blanco, se remite a administración para realizar la
auditoría de ingresos.
Copia: Color verde, se deja en el Bar para el control de los mesoneros.
Formato Nº 4 Comanda Bebidas
Fuente: Suministrado por el Bar Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
91
Con respecto a la comanda de bebidas el mesonero sirve las bebidas a
los huéspedes y luego elabora la comanda. Este procedimiento se realiza de
forma irregular, ya que en algunas ocasiones, cuando el huésped está
ubicado en la barra no se llena la comanda, ya sea por comodidad o rapidez
en prestar el servicio. El control de la cantidad de bebidas servidas lo lleva el
mesonero en la memoria.
Ticket para el Control Desayuno
Para el control de desayuno incluido en el precio de la habitación se
tienen tickets (Formato Nº 5). Este es entregado en recepción para el
consumo del día y el huésped debe presentarlo al mesonero en el
restaurante para poder disfrutar del servicio adquirido. El ticket es llenado por
el recepcionista de turno, cuando el huésped requiere hacer uso del servicio.
Cabe señalar que el ticket se controla por número de habitación y la cantidad
de personas hospedadas en la misma.
Formato Nº 5 Ticket para el Control el Desayuno
Fuente: Suministrado por Recepción Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
92
Facturación de Alimentos y Bebidas
En esta última etapa del proceso de control de costos se busca lograr
que el producto final despachado sea facturado generando la venta de
alimentos y bebidas. Al respecto, Scheel (1989) indica que el objetivo del
proceso de facturación es:
Establecer los procedimientos que aseguren que todo producto
terminado despachado de los centros de producción y consumido por el
demandante sea facturado, generando el normal intercambio de recursos. Lo
que implica que se determinan los controles que muestre el tipo de consumo
del producto terminado. (p. 179)
Existen dos (2) formas de registro para el control de la facturación a
saber:
• Registro del consumo del cliente, a través de la facturación de la
comanda, la cual especifica lo ordenado por el comensal.
• Los consumos autorizados por la Gerencia que no generan ingresos,
pero afectan el costo de la operación, entre ellos: comida funcionarios,
atenciones, personal autorizado.
Proceso de Facturación en el Hotel Howard Johnson
El proceso de facturación en el Hotel se inicia en el momento en que el
huésped solicita la factura y el mesonero anota de forma manual en la
factura, lo servido al huésped o cliente según las comandas. Verifica los
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
93
precios que se indican en el menú y multiplica en una calculadora las
cantidades de alimentos y bebidas consumidos, por los precios unitarios para
obtener el monto bruto. Una vez obtenido el valor total consumido, se calcula
el 10% de servicio y el 1% de Impuesto Sobre Turismo; obteniéndose el
monto neto a cobrar al huésped. En la factura se refleja:
El logo del Hotel con el número de Rif y las palabras contribuyente
formal (exigidos por la Ley para la declaración de impuestos), numeración
correlativa de cada una. Además de:
Mesa: Número de mesa
Mesonero: Nombre del mesonero
Pers.: Cantidad de personas
Hab/Room: Número de habitación
Cubiertos: Número de cubiertos servidos
Fecha: Día, mes y año
Una columna para indicar la cantidad de alimentos y bebidas servidos.
Total Comestibles: Desglosar el monto consumido en alimentos.
Total Bebidas: Desglosar el monto consumido en bebidas.
Sub-total: Monto en alimentos y bebidas consumidos por el comensal.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
94
10% de servicio: Porcentaje aplicado el monto de consumo.
1% de I.S.T.: Porcentaje de impuesto sobre turismo aplicado al monto
de consumo.
Total: Monto de consumo a cobrar al huésped o cliente, sumatoria del
sub - total más el porcentaje de servicio e impuesto sobre turismo.
En la parte inferior de la factura, se indica los espacios para la firma del
huésped y el mesonero, pero hay que acotar que estas casillas no son
utilizadas de manera regular, quedando la factura sin las firmas respectivas.
La factura (Formato N° 6) es elaborada en original y una (1) copia
• Original: Color blanco, para el huésped.
• Copia: Color verde, departamento de administración, para registrar
la venta de alimentos y bebidas y realizar la auditoría de ingresos.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
95
Formato Nº 6 Factura
Fuente: Suministrado por Administración Hotel Howard Johnson (2005)
Es importante acotar que todas las ventas por concepto de alimentos y
bebidas generadas en el hotel son controladas y facturadas en un solo lugar
(Bar). En la empresa no se utiliza cajas registradoras, ni cajero
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
96
departamental, es decir, la operación es manual y realizada 100% por los
mesoneros.
Para calcular el monto de las ventas de desayunos incluidos en la tarifa
de habitaciones, se procede de la siguiente manera:
Se contabiliza a través de los tickets de desayunos la cantidad de
huéspedes que desayunaron en el día y se multiplica por el valor establecido
por la Gerencia General. El cual es de cuatro mil bolívares por persona (Bs.
4.000,oo) obteniéndose la venta total por este servicio. Con estos datos se
elabora una factura para registrar la venta de desayunos en el día, en ésta se
incluye el 10 % de servicio y el 1% de impuesto sobre turismo, ya que la
Gerencia al establecer el precio absorbe ambos conceptos.
Ejemplo: Si se tienen 80 tickets de desayuno, y en éstos se indica que
desayunaron 147 huéspedes, esa cantidad se multiplica por el valor de
cuatro mil bolívares (Bs. 4.000,oo) para obtener el monto de la venta de
desayunos del día, es decir:
147 Huéspedes x Bs. 4.000.oo = Bs. 588.000, oo
Al finalizar cada turno, el mesonero realiza el siguiente procedimiento:
1. Ordenar los tickets (desayuno)
2. Ordenar correlativamente las facturas
3. Adjuntar las comandas que correspondan a cada factura.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
97
4. Relacionar las facturas y las comandas en el Control de Remesas.
5. Contar el efectivo.
6. Entregar en recepción el Control de Remesas con las respectivas
facturas, las comandas y el dinero.
Para el control de la facturación se relacionan los siguientes formatos:
• Control de Remesas
A través de este formato el mesonero remite a recepción el movimiento
de la venta de alimentos y bebidas durante su turno, adjuntando los cheques
de consumo, las comandas, los tickets de desayunos y el efectivo. En el que
se especifican los siguientes datos:
Fecha, turno y nombre del mesonero
Número de la factura (Primera columna)
Número de la comanda de pedido (Segunda columna)
Número de la comanda de bebidas (Tercera columna)
Desglose del monto de la factura (Cuarta columna)
10% de servicio (quinta columna)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
98
1% de impuesto sobre turismo (sexta columna)
Monto total de la Factura (última columna)
Este formato se elabora en:
• Original: Se remite a recepción para llenar el Sobre de Remisión y
realizar la auditoría nocturna.
• Copia: Se la queda el mesonero para su control.
Formato Nº 7 Control de Remesas
CONTROL DE REMESAS
FECHA: 15/05/2005
MESONERO: Pedro Estaba
TURNO: 1ER. TURNO
N° Cheque Com. Alim. N° Com. Beb. N° Sub - Total 10% 1% Total
12372 8986 6455 10,750.00 1,075.00 107.50 11,932.50
12371 8985 - 661,500.00 66,150.00 6,615.00 734,265.00
12373 - 6954 9,000.00 900.00 90.00 9,990.00
Pedro Estaba Hernán Marín
Mesonero: Recepcionista:
Nota: DEBE ESTAR FIRMADA POR EL RECEPCIONISTA Y POR EL MESONERO. NOMBRE Y APELLIDO LEGIBLE
Fuente: Suministrado por Administración Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
99
• Sobre de Remesa
Este es relacionado por el recepcionista, después de finalizar los turnos
de los mesoneros. En este sobre se deposita el efectivo recolectado
(incluyendo voucher de tarjetas de crédito, cheques, etc.) en el proceso de
facturación.
Formato Nº 8 Sobre de Remesa
Fuente: Departamento de Recepción Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
100
Continuación Formato Nº 8 (reverso)
Fuente: Departamento de Recepción Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
101
• Reporte de Cajero Bar y Restaurante
En este reporte se resume el movimiento diario de las ventas de
alimentos y bebidas en función del Control de Remesas suministrados por los
mesoneros a recepción durante el día. Este es elaborado por el auditor
nocturno luego de verificar la exactitud de la información en el Control de
Remesas. El reporte con todos los soportes (facturas, comandas, tickets,
control de remesas y los sobres de remisión) es retirado por un auxiliar
administrativo, todos los días a primera hora en la mañana, para realizar la
auditoría de ingresos. En el reporte se registra la siguiente información:
Número de Cheque: Se coloca el número de factura, de forma
correlativa y la cantidad de desayunos, almuerzos y cenas servidos.
Mesa Nro.: Número de mesa.
Pax Nro. Cantidad de personas que consumieron en determinada
mesa.
Alimentos: Monto en alimentos
Bebidas: Monto en bebidas
10%: Monto que corresponde al 10% de servicio.
Varios: 1% impuesto turístico.
Capítulo II: Alimentos y
Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Bebidas del Hotel Howard Johnson
102
Total: Es la sumatoria en alimentos, bebidas, 10% de servicio, 1 %
impuesto turístico.
Contado: Se coloca el monto si el huésped canceló de contado.
Hab.: Número de habitación.
C x C: (cuentas por cobrar) Se coloca el monto, si el huésped tiene
crédito en el Hotel.
Tarj. Cred.: Se coloca el monto si el huésped canceló con tarjeta de
crédito.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
103
Formato Nº 9 Reporte de Cajero Bar y Restaurante
Fuente: Departamento de Recepción Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
Costos de Alimentos y Bebidas
La información que se genera en los procesos anteriores, es recopilada,
organizada, procesada y registrada para la medición del costo de venta de
alimentos y bebidas. Rodríguez (1998) señala que el objetivo general de los
costos es:
Conocer cuanto se debe invertir para producir un artículo o prestar un
servicio, para:
• Fijar precio de venta
• Controlar los mismos costos a través de sus variaciones.
• Tomar decisiones necesarias a nivel del producto o
servicio, para mantener la tasa de rendimiento razonable
• Comparar contra el presupuesto de los costos reales. (p.
4)
En el Hotel, el cálculo del costo y precio de venta de alimentos y
bebidas que se reflejan en el menú y lista de bebidas, se determinan
considerando la fluctuación de los precios en el mercado, a través de las
compras. Este tratamiento se da a productos como carnes, pollos, pescados
y mariscos. Se considera el aumento en el precio del whisky para las
bebidas. Para el cálculo en ambos casos, se toma en cuenta el incremento
de los sueldos, la competencia en el mercado y el aumento de los servicios
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
105
básicos. En la toma de decisión para el aumento de precio se es muy
cuidadoso, para no quedar fuera de competencia.
Procedimiento para determinar los costos de alimentos y bebidas en el Hotel Howard Johnson
El cálculo del costo de venta de alimentos y bebidas es responsabilidad
del departamento de administración. En está área se recopila y procesa la
información necesaria generada en la operación de alimentos y bebidas
durante un periodo. Esta información es utilizada para elaborar los estados
financieros e informar a la Gerencia General sobre el comportamiento de los
costos. Para ello se realizan las siguientes actividades:
Registro de las Compras
Para registrar las compras de alimentos y bebidas no se lleva el libro de
compras, el cual permitiría conocer al final de cada mes, el monto total
invertido en compras de alimentos y bebidas. Un auxiliar administrativo
desglosa las compras de alimentos de las de bebidas y registra la cantidad
de cada producto adquirido en el inventario que se lleva en una hoja de
cálculo en programa Excel bajo sistema operativo Microsoft Office 2000. Esto
es con la finalidad de rebajar del inventario las salidas del almacén, según las
requisiciones de mercancía despachadas y tener el inventario disponible
actualizado.
Registro de las Ventas de Alimentos y Bebidas
El registro de las ventas de alimentos y las de bebidas se realiza
diariamente separando de los ingresos de habitaciones el monto que
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
106
corresponde a la venta de desayunos. Se le suma las otras ventas en
alimentos y en bebidas reflejadas en la auditoría de ingresos previa revisión
del Control de Remesas y el Reporte de Cajero Bar y Restaurante. Se
desglosa las ventas de alimentos de las de bebidas y las registra en el
Reporte Diario de Ventas Netas. En este reporte se describen todos los
ingresos del Hotel en los diferentes servicios que ofrece (Habitaciones,
lavandería, teléfonos, A y B, etc.) y al final del mes muestra el ingreso
acumulado en cada uno de ellos.
Determinar el consumo de alimentos del personal
Los consumos en alimentos de los funcionarios (Personal Directivo y
Gerentes) y el resto del personal de Hotel son registrados y determinados por
un auxiliar administrativo de la siguiente manera:
Comida Funcionarios
El control de comidas servidas se registra diariamente en una hoja de
cálculo en el programa Excel bajo sistema operativo Microsoft Office 2000,
denominada “Control Comida Funcionarios”. En este formato se recopila la
información del Número de comidas servidas durante el almuerzo.
Comida Empleados
El control de comida para los empleados, de igual manera, se registra
en una hoja de cálculo el programa Excel bajo sistema operativo Microsoft
Office 2000, denominada “Control Comida Hotel”. En este formato, se
recopila diariamente el número de comidas servidas a los trabajadores
durante el almuerzo, según la carpeta “Control de Entrada y Salida del
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
107
Personal”, llevada por el departamento de seguridad. El número de comidas
se registra sin verificar si corresponde a los empleados que realmente
almorzaron en ese día. Además, no se incluyen las cenas, ni los desayunos
consumidos por los empleados.
Comida Personal de Ventas Resort
El control de comidas del personal de Ventas Resort, se lleva
diariamente, a través del formato “Comidas de Mercadeo”, en el que se
describe la cantidad de personas y la firma. Este formato lo entrega el
mesonero de Ventas Resort a cocina todos los días, con la finalidad de
informar el número de comidas que se debe servir. Al final del mes, el
departamento de Ventas Resort, informa al departamento de Administración
el monto en bolívares consumido en alimentos.
Es política del Hotel calcular el precio de la comida de los Funcionarios
en mil quinientos bolívares (Bs. 1.500, oo) por persona y la de los empleados
y personal de Ventas Resort en novecientos cincuenta bolívares (Bs. 950,
oo)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
108
Formato Nº 10 Control Comida Funcionarios
Control Comida Funcionarios Mes de Marzo 2004
Fecha Nro. De Comidas Precio Total Bs.
01/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
02/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
03/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
04/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
05/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
06/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
07/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
08/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
09/03/2004 4 1.500,00 6.000,00
10/03/2004 4 1.500,00 6.000,00
11/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
12/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
13/03/2004 4 1.500,00 6.000,00
14/03/2004 4 1.500,00 6.000,00
15/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
16/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
17/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
18/03/2004 4 1.500,00 6.000,00
19/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
20/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
21/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
22/03/2004 4 1.500,00 6.000,00
23/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
24/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
25/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
26/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
27/03/2004 2 1.500,00 3.000,00
28/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
29/03/2004 3 1.500,00 4.500,00
30/03/2004 4 1.500,00 6.000,00
31/03/2004 4 1.500,00 6.000,00
Total....... 132.000,00
Fuente: Departamento de Administración Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
109
Formato Nº 11 Control Comida Hotel
Control Comida Hotel Mes de Marzo 2004
Fecha Nro. De Comidas Precio Total Bs.
01/03/2004 19 950,00 18.050,00
02/03/2004 15 950,00 14.250,00
03/03/2004 20 950,00 19.000,00
04/03/2004 10 950,00 9.500,00
05/03/2004 18 950,00 17.100,00
06/03/2004 15 950,00 14.250,00
07/03/2004 18 950,00 17.100,00
08/03/2004 18 950,00 17.100,00
09/03/2004 15 950,00 14.250,00
10/03/2004 20 950,00 19.000,00
11/03/2004 10 950,00 9.500,00
12/03/2004 15 950,00 14.250,00
13/03/2004 18 950,00 17.100,00
14/03/2004 18 950,00 17.100,00
15/03/2004 19 950,00 18.050,00
16/03/2004 22 950,00 20.900,00
17/03/2004 15 950,00 14.250,00
18/03/2004 12 950,00 11.400,00
19/03/2004 15 950,00 14.250,00
20/03/2004 18 950,00 17.100,00
21/03/2004 16 950,00 15.200,00
22/03/2004 13 950,00 12.350,00
23/03/2004 15 950,00 14.250,00
24/03/2004 15 950,00 14.250,00
25/03/2004 11 950,00 10.450,00
26/03/2004 18 950,00 17.100,00
27/03/2004 20 950,00 19.000,00
28/03/2004 22 950,00 20.900,00
29/03/2004 18 950,00 17.100,00
30/03/2004 18 950,00 17.100,00
31/03/2004 20 950,00 19.000,00
Total....... 490.200,00
Fuente: Departamento de Administración Hotel Howard Johnson (2005)
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
110
El consumo en alimentos y bebidas de los funcionarios y personal del
Hote
• Se multiplica el Número de Comidas Servidas” diariamente por mil
Se totaliza la columna del “total” para determinar el monto consumido
• Se suma el monto consumido por los funcionarios, empleados del
El resultado se divide entre el número de empleados al 30 de cada
• Para obtener el gasto de alimentos y bebidas por departamento, se
l se determina para un periodo con la información reflejada en los
formatos de “Control Comida Funcionarios” (Formato N° 10) y “Control
Comida Hotel” (Formato N° 11), donde se recopila diariamente el número de
comidas servidas. Al final del mes, se procede a calcular el consumo de
alimentos de la siguiente forma:
quinientos bolívares (Bs.1.500,oo) para los funcionarios y novecientos
cincuenta (Bs. 950,oo) para el resto del personal.
•
en un mes, tanto para los funcionarios como los empleados.
Hotel y personal de Ventas Resort.
•
mes, incluyendo a los funcionarios y personal de Ventas Resort
determinando el costo promedio de comida por empleado.
multiplica el costo promedio por el número de empleados que laboran
en cada departamento, determinando el costo ponderado consumido
en alimentos por el personal. Este monto se carga a al departamento
respectivo en el Estado de Ganancias y Pérdidas y en la cuenta
“Comida del Personal” en el Balance de Comprobación. Ejemplo:
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
111
Cuadro Nº 4 Consumo Comida Hotel Howard Johnson
Consumo Comida mes de Marzo 2005
Consumo Funcionario 132.000,00
Consumo Empleados Hotel 490.000,00
Consumo Personal Ventas Resort 380.000,00
Total Consumo Alimentos 1.002.000,00
Cantidad de Empleados Hotel 52
Pro 19.269,23 medio de Consumo Alimentos
Consumo por Departamentos:
Departam
a los Funcionarios) 6 Personas
ento de Administración
(Incluye
onsumo Dpto. de Administración Marzo 2005 C
Total Bs. 115.615,38
Fuente: Elaboración Propia con datos suministrados por la empresa
oma de Inventarios
toma de inventario es realizada por un auxiliar administrativo al final
de m
T
La
es en el Almacén General, Bar y Cocina. Este procedimiento consiste en
contar por unidades, pesar y tomar nota de las cantidades de los productos
en los diferentes rubros que se encuentran almacenados o en uso en las
cavas y los centros de producción, para comparar los registros de la
mercancía que se lleva en el programa Excel y determinar si existen
diferencias e identificar las razones, ente ellos sobrantes o faltantes. Al final
debe coincidir el inventario físico con el registro de inventario llevados por el
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
112
departamento de administración. Los datos son anotados a mano, después
se transcriben en una hoja de cálculo en el programa Excel bajo sistema
operativo Microsoft Office 2000, la cual contiene los siguientes elementos:
• Descripción del producto
Unidad de medida
• Precio Unitario
• Monto Total
lorización de Inventarios
l inventario físico de alimentos y bebidas es valorizado con los precios
indic
• Se coloca a cada producto el precio que corresponde según facturas
d l
• Se multiplica la cantidad de productos en existencia por el precio
u
• Se suman los montos de cada producto y se obtiene el inventario final
e a
•
Va
E
ados en las facturas de la última compra. Este procedimiento se
describe a continuación:
e a última compra.
nitario.
n limentos y bebidas de ese periodo.
Capítulo II: Normas, Políticas y Procedimientos de Control en la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
113
Valorización de Requisiciones
a valorización de las requisiciones de mercancía es realizada por un
auxil
• e multiplica el precio unitario por la cantidad de artículos solicitados en
ca
• Se separan las salidas en alimentos de las salidas de bebidas.
• Se suman todas las cantidades en bolívares de las requisiciones.
• Se obtiene el monto total consumido en alimentos y en bebidas
d
• El resultado al final de mes se compara con el ingreso acumulado en
a
• El resultado se registra en el Balance de Comprobación en las cuentas
“C
L
iar administrativo al final de mes. Para valorizarlas se toma como
referencia el valor en bolívares de cada producto que muestra la factura de la
última compra. Este procedimiento se efectúa de la siguiente manera:
S
da requisición.
urante ese periodo.
limentos y bebidas que indica el “Reporte de ventas Netas” (Anexo Nº 2).
Esto permite comparar y analizar los ingresos y los consumos por este
concepto.
osto Alimentos Huésped y Costo Bebidas”
Capítulo III: Análisis de loCapítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
115
CAPITULO III
En el capítulo anterior se indicó las normas, políticas y procedimientos
llevados a cabo por el H e alimentos y
ebidas. En el presente capítulo, se procederá a comparar los
rocedimientos realizados por el Hotel con la teoría de Scheel Mayenberger
989), a fin de determinar las fallas y las causas que generan deficiencias
n cada uno de los procesos.
Con el fin de encontrar o descubrir el por qué muchas empresas son
ébiles respecto a su funcionalidad, organización, administración, calidad de
us productos y/o servicios, etc., se han desarrollado en las últimas décadas
en varias partes del mundo, diversos métodos para lograr: primero,
eterminar las fallas, luego las causas de estas fallas y el posterior desarrollo
e las acciones para su corrección, a estos métodos se le ha denominado
enéricamente herramientas. (Ramírez y Cabello, 1997)
Las herramientas de calidad son procedimientos o técnicas
rmalizadas que ayudan a medir la calidad de sus servicios
on respecto a la norma, la satisfacción del cliente, a planificar y llevar a cabo
s estr s
erramientas es el Diagrama Causa – Efecto.
El Diagrama Causa – Efecto es una herramienta efectiva para estudiar
rocesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recolección de datos.
ue desarrollado en 1943 por el Profesor Kauro Ishikawa en Tokio.
enominado Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por su
otel Howard Johnson en la operación d
b
p
(1
e
d
s
y
d
d
g
fo a las empresas
c
la ategias de mejora que considere necesarias. Una de esa
h
p
F
D
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
116
parecido con el esqueleto de u rez y Cabello (1997) señalan
que el Diagrama Causa – Efecto es:
n determinado problema. (p. 42)
hazo de un
producto y las quejas de un cliente.
rsonal en las áreas de
toma de decisión y de acciones correctivas. ( p. 24)
segunda sección está conformada por el efecto, que es hacia donde apunta
n pescado. Ramí
Una técnica de análisis en la resolución de problemas que expresa en
forma gráfica la relación que tienen las causas entre sí, incluyendo las
subcausas, y su efecto, con ello se busca encontrar la causa raíz del
problema. Es importante aclarar que en este diagrama solo se anotan las
causas y no las soluciones a u
Besterfiel (1995) señala que el Diagrama Causa – Efecto, es útil para:
• Analizar las condiciones imperantes para mejorar la
calidad de un producto o de un servicio, para un mejor
aprovechamiento de recursos y para disminuir costos.
• Eliminar las condiciones que causan el rec
• Estandarización de las operaciones en curso y de las
que se propongan.
• Educación y Capacitación del pe
El Diagrama está integrado por dos (2) secciones: la primera, formada
por una flecha principal hacia la cual convergen otras flechas, que vienen a
ser las causas y sobre las cuales inciden otras flechas, las sub causas. La
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
117
la flecha principal mostrando la relación entre factores y la de éstos sobre el
efecto.
Procedimiento de Elaboración del Diagrama Causa – Efecto
1. Definir el efecto o problema
2. Trazar una flecha y escribir el efecto del lado derecho
3 s
que terminan en la flecha principal.
4. I an en
l que afectan a
las secundarias.
5. A
6. D inir riales,
equipos, métodos de trabajo, mano de obra.
7. M ca bre el
p
para mejorar, principalmente, los procesos y aplicar control en cada uno de
. Identificar las causas principales a través de las flechas secundaria
dentificar las causas secundarias a través de flechas que termin
as flechas secundarias, así como las causas terciarias
signar la importancia a cada factor.
ef los principales conjuntos probables causas: mate
ar r los factores importantes que tienen incidencia so
roblema.
La aplicación del Diagrama Causa - Efecto a los procesos que
conforman la operación de alimentos y bebidas del Hotel, es con el objetivo
de obtener, una vez determinada las fallas (efecto) el por qué este se
produce (causa) apuntando hacia la implementación de acciones correctivas
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
118
ellos que conlleven al control de costos de alimentos y bebidas en la
empresa.
Com
ser eficiente, lo que se traduce en la
adquisición de materia prima adecuada, en el lugar y momento apropiado y al
pre upciones en el
proceso de producción, clientes insatisfechos, costos elevados, permitiendo
con
encarg precios en la adquisición de los
insumos sin minimizar la calidad de los productos.
E
observan alguna fallas que generan deficiencias en el proceso de compra
que ejecuta el Hotel.
Los pedidos de compras de mercancía se realizan a través de listas
info
Lista d Compra, señalados por
Scheel en el (Cuadro N° 5) y a la falta de designación de responsabilidad en
una
involucradas soliciten por separado insumos sin previa autorización. Esta
situación ocasiona fallas en la adquisición de los productos, ya que al no
habe
pras de Alimentos y Bebidas
La gestión de compras debe
cio convenido, evitando retardos en la entrega, interr
esto, mejoras notables en la calidad del servicio. Por esta razón, el
ado de compras debe reducir los
n el Diagrama Causa – Efecto (Figura N° 14) “Proceso de Compra” se
rmales, elaboradas a mano. Esto se debe a la carencia de los formatos
e Mercado, Solicitud de Compra y Orden de
persona que centralice la información. Para evitar que todas las áreas
r constancia en Cocina de los productos solicitados crea discrepancia
entre el personal de Administración y el de Cocina.
La carencia en las especificaciones estándar de los productos incide en
el proceso de compras. Scheel considera que éstas son importantes para
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
119
conocer y exigir al proveedor las características propias de determinados
productos, ya que establecen los criterios para ordenar los pedidos e
inclu cilita el chequeo de los productos en el momento del recibo. De
ada clasificación de los artículos, lo que
no permite definir el sistema de información para el control de las compras
por g
ecuadamente la cantidad
de artículos que se debe comprar con relación al volumen de ventas. Esto
ocas
rgencia debilitando el fondo de caja chica. Scheel
menciona en el “Proceso de Compras” que la cantidad de artículos a comprar
es el
se resuelve fácilmente,
asignándole a cualquier empleado esta delicada función, olvidándose que el
eficie
sive fa
igual forma, el Hotel presenta inadecu
rupo de y tipo de productos.
La necesidad de compra de alimentos y bebidas la determina un auxiliar
administrativo y los cocineros según criterio personal. El Hotel no maneja
”par stock” ni considera los pronósticos de ocupación para determinar la
necesidad real de los insumos a comprar. Las compras de mercancía se
realizan para una (1) semana, sin lograr definir ad
iona que no se adquieran los productos adecuados en la cantidad
requerida afectando el proceso de producción. Además, este proceder activa
las compras de eme
aspecto de mayor consideración para la gestión de compras, ya que
está condicionada a la necesidad (estructura del menú y volumen de ventas).
Recepción de Alimentos y Bebidas
La recepción de mercancía es un punto vulnerable a la pérdida de
ingresos, debido a los robos o el aceptar productos en malas condiciones lo
cual es difícil detectar si no hay supervisión estricta del proceso.
Generalmente se considera que esta actividad
nte recibo de los productos permite un adecuado servicio de alimentos y
bebidas y por ende mayores utilidades.
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
120
En el Hotel Howard Johnson la actividad de recibo de alimentos y
bebidas es realizada por el personal de Administración y Seguridad. En el
Diagrama Causa - Efecto (Figura N° 15) “Proceso de Recepción” se puede
observar que una de las causas principales que genera deficiencias en el
proceso de recibo, es porque se omiten aspectos importantes indicados por
Scheel en el Cuadro 6, ya que no se chequea el estado físico de los
productos antes de darle ingreso al establecimiento, pues no se cuenta con
los formatos de “Lista de Mercado”, “Solicitud de Compara Almacén
Alimentos - Bebidas” y “Orden de Compra” con los cuales se pueda
comparar y verificar.
Cuadro Nº 5 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el Hotel
Proceso de Compras
SCHEEL MAYENBERGER (1989)
HOTEL HOWARD JOHNSON
Determinar la necesidad de compras:
• Especificaciones de los productos.
• Estructura del menú
• Volumen de ventas
Se realiza a criterio de la experiencia
personal de los cocineros y el auxiliar
administrativo.
• Capacidad de pago
• Condiciones del proveedor
Cl ificación y separación de los
pr
Clasificación de los productos deficiente. as
oductos por grupos y tipos de
inventarios.
• Control de proveedores por
artículo y cotización de los
productos
• Especificaciones estándar
• No se tiene registro de
proveedores, ni se realizan
cotizaciones.
• Especificaciones deficientes
• Solicitud de Compras Almacén - Solicitud de compra se realiza a través
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
121
Alimentos y Bebidas. (Original con dos
(2) copias) para alimentos no
perecederos.
• Lista de Mercado (original y dos
(2) copias) para alimentos
perecederos.
de una lista simple elaborada a mano,
que incluye todos lo productos.
Orden de Compra (Original y dos (2)
copias)
Se elabora una lista de compras con
todos los artículos, en la cual se incluyen
alimentos, bebidas, suministros de
limpieza, varios, equipos, etc.
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el hotel y la Teoría de Adolfo Scheel
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
122
Diagrama Causa - Efecto (Espina de Pescado)
Figura Nº 14 Proceso de Compras
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
123
Se carece de especificaciones estándar que permitan asegurar los
parámetros de calidad de los artículos en la recepción de mercancía.
Además, la ausencia de equipos y materiales de trabajo dificulta la
realización eficiente del proceso, al no permitir el pesaje, clasificación y
registro de la mercancía recibida; esto evidencia fallas de control en el
procedimiento de recibo de los insumos, al recibir provisiones en mal estado
y con deficiencia de calidad. Eshbach (1991) considera: “Que no basta echar
vistazo a la factura en el momento en que llega la mercancía; es
esa erificar todos los artículos en lo que se refiere a cantidad, calidad
ecio .13)
El recibo de gaseosas y cervezas, pescados y mariscos está a cargo de
fici seguridad. Durante el recibo de estos artículos no se cuenta con
sta ompras emitida por el departamento de administración. El proceso
ecib e realiza contra la factura del proveedor después de haberle dado
eso la mercancía, siendo el único soporte que indica la compra y
pci e los productos.
Esta forma de adquirir y recibir la mercancía muestra que no se realiza
el Scheel en el (Cuadro N° 6) durante la
compra y recepción, lo que ocasiona errores y omisiones que afectan la
prestación del servicio de alimentos y bebidas y se coloquen en riesgo las
utilidades de la empresa al permitir:
• Pérdida de los insumos que se están recibiendo
• Sobreprecio en los productos
un
nec
y pr
un o
la li
de r
ingr
rece
el procedimiento señalado por
rio v
”. (p
al de
de c
o s
a
ón d
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
124
• Entrada de artículos no solicitados
• Facturar mercancía de poca calidad y a precios elevados
• Acuerdos entre la persona que recibe y el proveedor para
entregar menos artículos de lo facturado o en malas condiciones.
El hotel no lleva registros de mercancía recibida, entre ellos,
“Comprobante de Recibo” y “Reporte de Recepción de Alimentos y Bebidas”,
señalados por el autor. Los únicos comprobantes de recibo, son la Lista de
Compra que emite el departamento de administración y las facturas de los
prove
S.A”, aparte de productos de alimentos
y Bebidas incluyen otros rubros, lo que crea inconvenientes para realizar los
registros de alimentos y
bebidas adquiridos.
edores. La no existencia de estos comprobantes dificulta:
• El registro adecuado de los insumos
• Conocer en determinado momento la cantidad de alimentos y
bebidas adquiridos,
• Verificar que cada uno de los productos que adquirió el Hotel han
sido registrados.
Las facturas que emiten los proveedores, especialmente las que
corresponden a “Sigo la proveeduría
contables y obtener con mayor facilidad el total
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
125
El p ra no se realiza, ya que la
ercancía recibida ha sido cancelada con anterioridad por el Gerente
General y
Es
personal
nciones que deben realizar y la poca motivación que reciben, resta
impo
rocedimiento de corrección de factu
m
se le da ingreso al almacén sin el respectivo chequeo.
importante señalar también, que la falta de entrenamiento al
encargado de recibir la mercancía aunado a la diversidad de
fu
rtancia al control del proceso, creando desorganización.
Cuadro Nº 6 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el Hotel
Proceso de Recepción de Mercancía
SCHEEL MAYENBERGER (1989)
HOTEL HOWARD JOHNSON • Perecepción de mercancía • Espacio físico adecuado • Eqproduc• For uctos:
- Solicitud de Compras Almacén – Alimentos y Bebidas
l responsable de recibir la mercancía pertenece al departamento de administración.
vehículos. • Deficiencia en equipos y materiales. • El único formato para realizar la actividad de recibo es la Lista de
rsonal con conocimiento para la • E
uipos para pesar y despachar los tos matos para recibir los prod
- Lista de Mercado
• Espacio físico reducido, incomodo poco apto para estacionamiento de
- Orden de Compra Compras. • Verif cio, calidad y cantida• Conteo y pesaje de los productos. • Acepta
No se realiza verificación del estado físico de los productos, excepto el pesaje de pescados y mariscos. Por lo demás, toda la mercancía es recibida así no
icación de peso, pred de los artículos.
r o rechazar la mercancía. cumpla con los parámetros de calidad.
Registro de la mercancía recibida a través de: • Comprobante de recibo. • Reporte Diario de Recibo de Alimentos y Bebidas • Meat - Tag (carnemariscos
• No se elabora ningún documento que indique el registro de la mercancía recibida y su tratamiento posterior para el control de Existencias. • No se utiliza tarjeta de control.
s, aves, pescados y
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el hotel y la Teoría de Adolfo Scheel
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
126
Diagrama Causa – Efecto 15
u º 1 cepc de Mer
Fig ra N 5 Proceso de Re ión cancía
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
127
Almacén de Alimentos y Bebidas
En la operación de alimentos y bebidas es indispensable el adecuado
almacenamiento, conservación, custodia y despacho de los insumos. Esto
dará como resultado operaciones eficaces que serán la primera regla para
mantener los costos y aportar utilidades a la empresa.
En el Hotel no se cumplen los procedimientos señalados por Scheel en
el (Cuadro N° 7) para el almacenamiento de los insumos. El Diagrama
sa ecto (Figura N°16) “Proceso de Almacén“ indica deficiencias en el
eso almacenaje y despacho de alimentos y bebidas, originado por las
ien causas: La distribución de los productos para su conservación,
ecia nte los perecederos (carnes, aves, pescados y mariscos) no se
izan mando en cuenta el grupo al cual pertenecen. Todos estos
uc on colocados en una sola cava, sin la adecuada organización y
ara . Esto es motivo de desperdicio, pérdida de calidad afectando su
ecto xtura y sabor, lo que provoca el aceleramiento de descomposición
en los mismos.
Howard Johnson a pesar de llevar el formato de Requisición de
Mercancía tal como lo plantea Scheel, no coincide con lo que indica en
cuanto a que se debe elaborar una requisición para alimentos y otra para
bebidas. Se emite una sola solicitud de todos los centros de producción y
esta es indistinta para alimentos y para bebidas. En ella se incluyen los
insumos para la comida del personal y otros productos, tales como artículos
de limpieza.
ias en el proceso de despacho al no permitir tener un
control en las salidas del almacén, valorizar las requisiciones por centro de
Cau
proc
sigu
esp
real
prod
sep
asp
– Ef
de
tes
lme
to
tos s
ción
, te
Esto crea deficienc
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
128
producción y tipo de inventario. Además, complica innecesariamente el
cálculo de la materia prima consumida tanto en alimentos como en bebidas,
aspe
poco se utilizan en las
cavas las tarjetas de “Meat – Tag” para identificar y controlar el despacho de
carne
ntrolar las salidas de mercancía.
os aspectos antes señalados, repercuten de manera negativa en la
opera
ctos importantes para determinar el costo bruto.
En el almacén se carece de “Tarjetas de Anaquel o kardex Simple”,
“Reporte Diario de Almacén Alimentos y Bebidas”, tam
s, aves, pescados y mariscos. La ausencia de estos instrumentos
dificulta el proceso de almacenamiento y despacho, al no permitir:
• Conocer los movimientos de las mercancías.
• Aplicar control en la rotación de los insumos.
• Determinar la cantidad de productos en existencia para
gestionar la compra.
• Co
• Realizar los inventarios al final del mes.
• Determinar la utilización de materia prima en centros de
producción.
• Valorizar inventarios y requisiciones.
L
ción de alimentos y bebidas, ya que al no tener un control en el
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
129
almacenamiento y despacho es difícil determinar el costo real de la materia
prima consumida afectando las utilidades de la empresa.
Cuadro Nº 7 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el Hotel
Proceso de Almacén
SCHEEL MAYENBERGER (1989)
HOTEL HOWARD JOHNSON
Separación y organización adecuada para el
almacenamiento de los productos
Inadecuada separación de lo
artículos en el almacenamiento de
s
los productos.
• Elab c
tipo de productos:
• Req c
• Requisición de Alimentos
única requisición
para el despacho de los productos
l almacén general.
ora ión de requisiciones para cada Se elabora una
uisi ión de Bebidas almacenados en e
Propone
los producto s y no
perecederos
• Reporte Diario de Almacén de
Alimentos
• Reporte Diario de Almacén de Bebidas
• Re t
Descompuestas.
mariscos, frutas y verduras son
manejados directamente por los
cocineros sin ningún tipo de
l.
• A parte de las requisiciones de
no se elabora ningún
otro reporte que registre la salida
de productos del almacén.
el control de despacho para todos
s. (alimentos perecedero
)
• Las carnes, aves, pescados y
contro
por e de Roturas y mercancías mercancía
Plantea la ut tas para el control
de existencia y movimiento de los productos.
• Bin C d
• ag (carnes, aves, pescados y
mariscos)
No se utiliza tarjetas para el control
de existencia y rotación de los
s.
ilización de tarje
ar ( víveres y bebidas) producto
Meat – T
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el hotel y la Teoría de Adolfo Scheel
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
130
Continuación del Cuadro N° 7
• Valorización de Requisiciones
• Inventarios Físicos y su Valorizaci
• Se valorizan las requisiciones al final de
r requisiciones e inventarios
se toma el precio d s artículos de la
última
ón mes.
• Toma de inventarios físicos en el
almacén general al final de mes.
Para valoriza
e lo
compra realizada.
Fuen ministrados p l
te: Elaboración propia con datos su or el hotel y la Teoría de Adolfo Schee
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
131
Diagrama Caus
Figura Nº 16 Proceso de Almacén
a- Efecto 16
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
132
Producción de alimentos y bebidas
En esta etapa de la operación se genera información importante que
permite la adecuada utilización y canalización de la materia prima en los
centros de producción y a su vez permite verificar que el producto sea
facturado y consumido por el huésped o cliente.
En el Diagrama Causa – Efecto (Figura N° 17) “Proceso de Producción”
muestra que en Hotel no se manejan las herramientas para estandarizar el
de ateria prima (recetas y porciones estándar), señaladas por Scheel
sum s en el (Cuadro N° 8). La cantidad de ingrediente utilizada en la
ara de los platos no se pesa o evalúan, estas quedan a criterio y
erie personal de los cocineros, así como la presentación de los
illos emás, no se realizan pruebas de rendimiento para determinar el
r ne or kilogramo limpio y costear el desperdicio.
La inexistencia de estas herramientas de control aunado al uso
inadecuado de Comandas y Transferencias generan fallas en el proceso de
producción. Los mesoneros no elaboran la comanda en el momento en que
el huésped ordena el pedido, si no después de servir la mesa y en el instante
de realizar la factura. Lo que muestra que no se tiene control en lo ordenado
por el huésped y lo despachado por la Cocina y/o Bar. Esto ocasiona, que la
solicitud de los alimentos a Cocina se realice de manera verbal y que el
cocinero, en ocasiones, pierda el control en el orden de la salida del producto
terminado, alterando lo realmente ordenado por el huésped.
Con relación a las transferencias entre centros de producción, se deben
realizar con el mismo formato de Requisición de Mercancía. Sin embargo, se
le da un uso inadecuado, ya que se elaboran utilizando una de las copias del
uso
y re
prep
exp
plat
valo
la m
ida
ción
ncia
. Ad
to p
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
133
formato, sin dejar registro de la solicitud. Cuando se debería elaborar en
original y dos (2) copias.
roducción para cada centro.
La mercancía almacenada en Cocina (aves, pescados, mariscos, frutas,
verdu
ndas, dificultando el
cálculo del costo diario de alimentos y bebidas.
Las requisiciones al almacén se realizan para relacionar la comida del
Restaurante, la comida del personal e insumos para el Bar. Esto no permite
conocer la cantidad de insumos utilizados en la p
ras, lácteos, etc.), es manejada directamente por los cocineros sin
ningún tipo de control ni supervisión, lo que ocasiona derroche en alimentos,
produciendo pérdidas a la empresa.
No se toman inventarios diarios en Cocina y cuando se realizan en el
Bar es en un sólo turno y de manera esporádica. La falta en estos
instrumentos de medición no permite determinar con precisión el consumo de
materia prima con respecto a lo relacionado en las Coma
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
134
Cuadro Nº 8 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el Hotel
Proceso de Producción
SCHEEL MAYENBERGER (1989)
HOTEL HOWARD JOHNSON
Control para la utilización de la materia
prima en centros de producción, y así
lograr el costo estándar deseado.
• Recetas Estándar
• Porciones Estándar
No existen recetas estándar, porciones
estándar, ni pruebas de rendimiento.
Control de consumo de materia prima en
centros de producción.
• El control de traspaso de productos
de un centro de producción a otro es
• Memos de transferencia
• Inventario Diarios en Centros de
Producción
esporádico.
• Sólo se realizan inventarios diarios en
el Bar, pero esporádicamente.
Control de productos terminados
Comandas
Se utilizan dos (2) tipos de comanda:
• Co
• Cheque – Cuenta
• Cartulina funcionarios
• Supervisón de calidad, consumo y
servicio
manda de Pedido (Alimentos)
• Comanda Bebidas (Bebidas). Cabe
destacar el uso inadecuado de la
comanda al momento de tomar el
pedido.
• Tickets para el control de desayunos
incluidos en el precio de habitación.
• Factura (Cheque de Consumo)
• Control de Comida Funcionarios (Hoja
en Excel)
• Factura (cheque de Consumo)
Control Comida de Funcionarios
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el hotel y la Teoría de Adolfo Scheel
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
135
Diagrama - Causa Efecto N°17
ro ciFigura Nº 17 P ceso de Produc ón
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
136
Facturación de Alimentos y Bebidas
El proceso de facturación conduce a la gestión contable de contraloría y
auditoría de ingresos para el registro de las ventas de alimentos y bebidas.
En el Howard Johnson, a pesar de llevarse los controles sugeridos por
Scheel y señalados en el (Cuadro N° 9), a excepción de la Cartulina de
Funcionarios (Cheque de Consumo) en el Diagrama Causa – Efecto (Figura
N° 18) “Proceso de Facturación” se señala que la principal deficiencia en la
ura se debe a que el proceso se realiza manual, debido a la
iste de un sistema de facturación automatizado y Caja Registradora.
a do a la fusión de cargos, donde los mesoneros son los
on es de elaborar las facturas, ya que no se cuenta con la figura del
ro. más, la falta de supervisión y el uso inadecuado de la Comanda
era rores en la emisión de las facturas, lo que entorpece el control de
pag efectuados por los consumos realizados por los huéspedes y
ntes ctando los registros de la ventas de alimentos y bebidas. Lo que
puede ocasionar múltiples inconvenientes que afecten el costo, tales como:
• Errores en la facturación
• Sobre o sub facturación
• Merma de las utilidades
• Corrupción entre los empleados
fact
inex
Esto
resp
caje
gen
los
clie
ción
ncia
una
sabl
Ade
n er
os
, afe
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
137
Cuadro Nº 9 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el Hotel
Proceso de Facturación
SCHEEL MAYENBERGER (1989)
HOTEL HOWARD JOHNSON
Uso de m
las fac
áquinas registradoras para controlar
turas.
No se utiliza cajas registradoras
Formas de Control:
• Cheque – Cuenta
• Cartulina de Funcionarios
• Sobre de remisión
• Planilla de Cajero
• Reporte Diario de Venta de Alimentos
y Bebidas
Formatos que utiliza la empresa:
• Factura (Cheque de Consumo)
• Control Comida Funcionario
(no existe cheque funcionario)
• Sobre de Remisión
• Control de Remesas
• Reporte de cajero de Bar y
Restaurante
La Comanda como soporte de cada Cheque -
Cuenta.
Se utiliza la comanda como soporte de cada
factura.
Prenumeración de los Cheque - Cuenta
Las Facturas están enumeradas de manera
correlativa.
Propone la figura del cajero Esta función es asumida por el mesonero,
ún turno de servicio seg
Fuente: Elabora ión p os por el hotel y la Teoría de Adolfo Scheel
c ropia con datos suministrad
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
138
Diagrama Causa – Ef
roc
ecto 18
Figura º 18 P eso d N e Facturación
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
139
Costos de Alimentos y Bebidas
En el Hotel, un auxiliar administrativo es la persona responsable de
recopilar toda la información generada en los procesos que conforman la
operación de alimentos y bebidas, analizarla, valorizarla y registrarla, ya que
no existe un departamento o un encargado exclusivo del control de costos.
En el Diagrama Causa – Efecto (Figura Nº 19) “Costos de Alimentos y
Bebidas” se muestra que una de las causa principales de las deficiencias en
el control y medición de costos es la carencia de algunos formatos como se
en ado antes (Comprobante de Recibo, Tarjetas de Anaquel, Meat –
, Re as Estándar, Reporte Diario de Almacén de Alimentos, Reporte de
os turas) y el uso inadecuado de otros (Transferencias, Requisición
Mer cías y Comandas). Esto dificulta y demora la recopilación de la
rma necesaria para elaborar el Reporte Diario de Costos y el Informe
sua Costos que propone Scheel. Esta aplicación deficiente de los
trole o permiten conocer los resultados de la operación sino hasta el
l de riodo y con datos no confiables, complicándose el análisis de los
resultados de la operación y la toma de decisión asertiva.
Durante el mes se debe registrar las compras diariamente, a este lapso
de tiempo Scheel lo denomina “Proceso Durante el Periodo” (Cuadro Nº 11).
En el Hotel este registro no se realiza, ya que no se cuenta con el Libro de
Compras, lo que indica que al final de un periodo, no se tiene el total por
este concepto. Se realiza el Registro de las Ventas de Alimentos y Bebidas
en el Reporte Diario de Ventas Netas, en el cual se incluyen todos los
ingresos del Hotel en los diferentes servicios que ofrece. Para el Registro del
Costo de Venta de Alimentos y Bebidas, es necesaria la siguiente
información, según Scheel:
ha m
Tag
Dañ
de
info
Men
con
fina
cion
cet
y Ro
can
ción
l de
s, n
l pe
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
140
Cuadro Nº 10 Información para Determinar el Costo de Venta de Alimentos y Bebidas
Scheel (1989)
Hotel Howard Johnson
Reporte Diario Almacén Alimentos y
Bebidas
No se lleva, ya que no se tienen Tarjetas de
Anaquel. Las requisiciones son valorizadas al
final del mes
Inventarios Diarios de Carnes, aves,
pescados y mariscos
Se realizan al final de un periodo
Inventarios Diarios en el Bar Se realizan de manera esporádica
Valorización de Transferencias Uso inadecuado y no se valorizan
Reporte Diario de ventas de Alimentos y
Bebidas
Se cuenta con el Reporte de Cajero Bar y
Restaurantes y Reporte Diario de Ventas
Netas
Cartulina Funcionarios No se maneja Cheque – Funcionarios. Los
consumos se determinan a un precio fijo
establecido por la Gerencia General
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el hotel y la Teoría de Adolfo Scheel
El Diagrama Causa – Efecto (Figura Nº 19) “Costos de Alimentos y
Bebidas” y en el (Cuadro Nº 10) “Información para Determinar el Costo de
Venta de Alimentos y Bebidas”, se muestra que en el Hotel es difícil obtener
el costo diario y emitir un reporte de costos de alimentos y bebidas, ya que
no valoriza toda la información requerida. Por otra parte, la carencia de
inventarios diarios en Cocina y la toma esporádica de inventarios diarios en
el Bar no permite medir la materia prima consumida. En ese sentido, Scheel
(1989) señala que:
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
141
Los inventarios no solo so ara determinar el consumo de
prescindibles para la medición del costo de venta alimentos y bebidas
diario ya que, al aplicarlos, consideran que no toda la materia prima
despachada del almacén a centros de producción se consume en ese día. (p.
romedio de los productos, lo que altera el valor real de los
. Esto afecta do en los
aldo de inv el (1989)
e
icado es el precio promedio, y
un precio promedio según las existe oductos, determinar la
ra real de los artíc
mantener los niveles mínimos y máxim
que la comida de los funcionarios no se valoriza a precio de costo por
produ
s, se relacionan en un cuaderno en el Bar, pero no son
tomados en cuenta para determinar el gasto de alimentos y bebidas, al igual,
n importantes p
materia prima para efectuar el control de producción si no que son
im
242)
La inexistencia de Tarjetas de A
registrar el precio p
naquel y de Meat – Tag no permite
inventarios o existencias la medición del costo refleja
Estados Financieros y el s entario. En ese sentido, Sche
considera que para la valorización d
más ind
inventarios y requisiciones el método
a que este sistema permite valorizar a
ncias de los pr
necesidad de comp ulos que se debe solicitar a compra y
os de los insumos.
Otra causa que afecta la determinación del costo de venta, se debe a
cto consumido como lo indica el autor, según los consumos reflejado en
los Cheques de Consumo. Para la comida del personal no se relacionan
requisiciones que permitan determinar la cantidad de comestibles utilizados
en la manutención del personal. En ambos casos se maneja un precio fijo
para determinar el consumo de alimentos y bebidas del personal. Esto afecta
los resultados del gasto de alimentos y bebidas. Las atenciones realizadas a
los huéspedes y los consumos en bebidas realizados por el Personal
Directivo y Gerente
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
142
que l
Costos de Alimentos y Bebidas
os daños y roturas que sufren los alimentos en el Almacén General no
llevan reportes que indique la existencia de estos.
Cuadro Nº 11 Comparación de la teoría del Autor y los procesos que realiza el Hotel
SCHEEL MAYENBERGER (1989)
HOTEL HOWARD JOHNSON Proceso Durante el Periodo:
• Registro de la Compra de Alimentos y Bebidas
• Registro de la Venta de Alimentos y Bebidas
• Registro del Costo de Venta de Alimentos y Bebidas
• Registro del Gasto de Alimentos y Bebidas
• No se lleva libro de compras • Se cuenta con el Reporte de
Cajero Bar y restaurante y Reporte Diario de Ventas Netas.
• El Costo de venta se determina al final de un periodo y se omite información para su cálculo
• El gasto de alimentos y bebidas se calcula al final del mes y sólo se incluye comida del personal
Proceso al final del periodo: • Conciliación de inventario
• El saldo de inventario con el inventario
• Consolidación del Costo Bruto • Registro Crédito Inventario
se compara físico en almacén
y se valoriza con el precio de la última compra.
• No se realiza Informe mensual de costos (conciliación de costos)
Reconciliación de Costos Inventario Inicial almacén Alimentos / Bebidas + Entradas Almacén (Compras) - Inventario Final
= Costo Bruto (Registros) + Diferencia Inventarios Diarios = Costo Bruto - Créditos = Costo de Venta Alimentos / Bebidas
No se realiza Informe Mensual de Costos. Los resultados del Inventario Final y la materia prima consumida obtenida a través de la valorización de las requisiciones se utilizan para elaborar los Estados Financieros y Comparar las Ventas Netas de Alimentos y Bebidas reflejadas en el Reporte Diario de ventas Netas al final del mes.
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el hotel y la Teoría de Adolfo Scheel
Capítulo III: Análisis de los Procedimientos de la Operación de Alimentos y Bebidas del Hotel Howard Johnson
143
Diagra
F
ma
igu
sa E o “Costos Alimentos y Bebidas”
ra to eb s
Cau fect
osNº 19 C s de Alimentos y B ida
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson
145
CAPITULO IV
Realizado el análisis a través de los cuadros comparativos de los
rocesos que integran la operación de alimentos y bebidas del Hotel Howard
ohnson con la teoría de Scheel, se detectaron fallas al aplicar el Diagrama
ausa - Efecto que impiden ejercer un eficiente control de costos dentro de la
estión de alimentos y bebidas. Con el fin de aportar alternativas que
ermitan mejorar los procesos, se proponen acciones tendientes a solucionar
s deficiencias encontradas en los procesos de Compras, Recepción de
ercancías, Almacén, Facturación, Producción y Costos. En ese sentido,
amírez y Cabello (1997) señalan que: “Las acciones de una empresa fluyen
n forma horizontal, es decir, sus distintas áreas se conectan unas a otras a
avés de procesos con el fin de ejecutar un producto o un servicio” (p. 28).
Con la finalidad de corregir los problemas de aplicación y control de los
rocedimientos de la operación de alimentos y bebidas del Hotel Howard
ohnson, se señalan acciones generales y específicas que se indican a
ontinuación:
cciones Generales
• ientos
donde se
ejecución de cada car
trabajo en cada puesto.
• Entrenar a un asistente administrativo en el área de Control de
Costos de Alimentos y Bebidas, Recepción de Mercancía y Almacén
p
J
C
g
p
la
M
R
e
tr
p
J
c
A
Implementar un manual de Normas, Políticas y Procedim
indique de forma clara las normas y políticas a cumplir en la
go, precisando las funciones y procedimientos de
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 146
para que se responsabili de llevar todos los controles
ue se implementen.
• Conocer la estructura del menú.
te formato se debe mantener actualizado, con investigaciones
de mercado referente a nuevos precios, productos y nuevos proveedores.
Formato Nº 12 Registro de Proveedores
ce de supervisar y
q
Acciones Específicas Compra
1.- Para determinar la necesidad real de compra de los insumos, se
deberá:
• Considerar los pronósticos de ocupación que emite la Gerencia
de Reservaciones y Ventas.
2.- Realizar un registro o catálogo de proveedores (Formato Nº 12) en el
que se indique nombre, dirección, teléfono, tipo de artículos que pueden
suministrar. Es
N°
Proveedor
Teléfono
Dirección
Producto
Último Precio
Última
Compra
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 147
3.- Definir las especificaciones estándar de compra según los insumos
dos en la preparaciónutiliza de los platillos del menú, por grupo de inventario,
ara alimentos (Carnes, aves, pescados y mariscos, frutas y verduras,
(licores, vinos).
l (Cuadro Nº 12) “Ejemplo de Especificaciones estándar por grupo
e inventario” se indica algunas especificaciones que se deben tomar en
cuen
4.- Elaborar e implementar los formatos “Lista de Mercado”, “Solicitud
de Compr
que se in de los productos solicitados, a fin de
entralizar la información para evitar interferencia de otras áreas en la
adquisició
de
dministración para que evalúe según los registros, seleccione al proveedor
más conveniente
A v o e – nt idas,
(Forma Nº 15 el almace ista indic al depart mento d
requerimientos de víveres, vinos, licores, etc., necesarios en el almacén,
considerando la cantidad señalada en los inventarios físicos, los pronósticos
de ocupación emitidos por la Gerencia de Ventas. Por medio de este formato
se indica la cantidad de mercancía en existencia en el almacén general con
p
víveres) y para bebidas
En e
d
ta a la hora de comprar alimentos y bebidas.
a de Almacén – Alimentos y Bebidas” y “Orden de Compra”, en los
diquen las especificaciones
c
n de alimentos y bebidas.
En la Lista de Mercado (Formato Nº 13) se indica la adquisición de
Carnes, aves, pescados, mariscos y en la Lista de Mercado (Formato Nº 14).
Se señala la necesidad de compra de frutas y verduras. Ambos formatos son
elaborados por el Cheff y el almacenista y entregados al departamento
a
y diligencie la compra.
tra és de la S licitud de Compra d Almacén Alime os y Beb
to ) n a a e administración los
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 148
la cu
al puede llevarse un registro y determinar la necesidad de compra real
de los insumos, disminuyendo las compras de emergencia.
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 149
Cuadro Nº 12 Ejemplo de Especificaciones Estándar de Compra por Grupo de Inventario
Fuente Elaboración Propia (2005)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 150
Formato Nº 13 Lista de Mercado Carnes, Aves y Pescados
Nº 1520
ISTA DE MERCADO CARNES, AVES y PESCADOS
Fecha: ________
L
Descripción Unid. Mín. Exist. Pedido Proveedor A Proveedor B
RES
Falda de res Kg.
Carne Molida Kg.
Pulpa Negra Kg.
CERDO Chuleta de C. Kg.
Pernil Kg.
AVES
Pollos Kg.
Recorte de P. Kg.
Pavo Kg.
PESCADOS
Carite Kg.
Camarones Kg.
Almacenista: ___________ Costos: _________ Gerente Gene _____
ral: _____
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 151
Formato Nº 14 LISTA DE MERCADO Frutas – Verduras
Artículos Unidad Invent. A Precio Comp. Recibido Pend. Comp. Unitario
Cambures
Du razno
F resas
Lechosas
L imones
M anzana
M andarinas
Mangos
M elones
N aranja
P látanos
Patillas
Parchitas
Peras
P iñas
Uvas
Ajo Porro
A jo Seco
A jí Dulce
A jí Picante
Apio Criollo
Berenjenas
Berros
Cilantro
Cebollas
Ca labacines
Célery
Espinacas
Le ga C. chu
Le ga A. chu
Champiñones
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 152
Jo jotos
Pimentón
Pepinos
Perejil
Papas
Repollo B.
Repollo M.
Remolacha
Tomates
Vainitas
Yuca
Auyama
Acelgas
Ocumo
Aguacate
Coliflor
Brócoli
Almacenista: _______ Chef: ______________ Gerente General
_____
_____
________
ente: Ela ración P pia (20
Fu bo ro 05)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 153
Formato Nº 15 Solicitud de Compra de Almacén
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 154
La Orden de Compra (Formato Nº 16) es importante e indispensable
para agilizar el trámite de compra en la adquisición de los artículos
solicitados a través de la Solicitud de Compra Almacén -Alimentos y
idas”. Esta va dirigida al proveedor y en ella se establecen los acuerdos
compra entre la empresa y el proveedor. Una copia deber ser entregada
eceptor de Mercancía, para que verifique los productos a recibir, a través
a comparación de la Orden de Compra con las facturas del proveedor.
Formato Nº 16 Orden de Compra
N° 0120 Orden de Compra
Fecha: __/__/__
Proveedor: _____________ Rif.: ____________ Dirección: ____________
Beb
de
al R
de l
Solicitud
Fax.:
Telf.: Departamento Requisición N°
Artículo Unid. Cantidad Costo Unit. Total
Total Bs. Condiciones de pago: _______________
Tiempo de entrega: _________________
Gerente General: __________
Recibió conforme: _____________
Fuente: Elaboración propia (2005)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 155
Rece
Nº
17) para el registro de los pedidos que se otará fecha
de recibo, número bre del proveedor,
cantida recio por
unidad y total. A este formato s r la Orden de Compra una vez
recibida la mercancía.
3.- Dotar al área de Recepció ía de teriales,
tales como, balanzas, cestas, sello torio tizar didad a
los proveedores en el momento de la productos al Hotel y
facilitar la verificación del estado físico de éstos.
Almacén
1. isiciones por tipo de inventario, ya
que afectan el cálc ión de
la información procedente de los centros de producción. En el (Cuadro Nº 13)
se mu centro de producción.
pción de Mercancía
1.- El Receptor debe realizar una evaluación completa de las
especificaciones, cerciorándose de comprobar peso, cantidad, calidad y
precio solicitados en la Orden de Compra contra la factura del proveedor.
2.- Implementar el Reporte Diario de Mercancía Recibida (Formato
reciben, en este se an
de factura, orden de compra, nom
d, descripción del artículo, peso, unidad del producto, p
e le debe anexa
n de Mercanc equipos y ma
s y escri para garan como
entrega de los
- Separar la elaboración de las requ
ulo del costo de alimentos y bebidas y la canalizac
estra el tipo de requisición por
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 156
Cuadro Nº 13 Tipo de Requisición de Acuerdo a su Procedencia
Tipo de Requisición Centro de Producción
Alimentos Restaurante, cafetería,
comida personal
Bebidas Bar, Restaurante
Fuente: Elaboración Propia con información de Scheel (1989) Control de Costos de
Alimentos y Bebidas (p. 103)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 157
Formato N° 17 Reporte Diario de Mercancía Recibida Hotel Howard Johnson
Elaboración propia (2005)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 158
2.- Elaborar las “Tarjetas de Anaquel” (Formato Nº 18) en las que se
indiquen los siguientes datos:
Nombre del producto
Stock Mínimo
Stock Máximo
Registro de las entradas y salidas, anotando la fecha y el saldo de la
tidad en existencia.
La tarjeta se debe colocar de manera segura en el estante
espondiente a cada artículo y establecer el procedimiento primeras
adas, primeras salidas (PEPS), para que los productos recién llegados se
moden detrás de los artículos que ya se encuentran en el almacén,
dando estas al frente para facilitar las salidas.
Formato Nº 18 Tarjeta de Anaquel
Código del Producto: ____________ Producto: _____________________ Stock Mínimo: _________________ Stock Máximo: _________________
can
corr
entr
aco
que
Fecha Detalle Entrada Salida Existencia
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 159
Con respecto al Stock Mínimo, Youshimatz (1986) señala: “Es la
cantidad de producto que se deberá tener en existencia para hacer frente a
las ventas en un tiempo determinado” (p. 104). Esto significa que las
provi en el almacén será lo que se utilizará para la
elaboración de los platillos que aparecen en el menú. Para establecerlos se
toma registro de la ventas anteriores (temporadas bajas o altas
de ocupación, incremento de las compras) y por la otra, pronósticos y
estadísticas de ocupación mediante proyecciones para prever lo que se
espera en un futuro.
os, según Youshimatz (1986) “Es la cantidad de
productos que se deberá tener en existencia para hacer frente a una sobre
venta
ormato Nº 19), las cuales
ermitirá controlar la recepción, almacenamiento y despacho de las carnes,
aves, pescados y ma
siones que se tengan
n en cuenta el
Los Stock Máxim
”. (p. 104). Es decir, en caso de una venta no planeada o no prevista, el
almacén podrá cubrir las necesidades de producción, sin ningún
inconveniente, ya que se cuenta con un excedente de mercancía.
3.- Elaborar las tarjetas de Meat – Tag, (F
p
riscos.
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 160
Formato Nº 19 Tarjeta de Meat - Tag Nº 1675
Costos Fecha: ____________ Articulo: __________________________
Proveedor: ________________________
Precio Unitario Bs.: _________________
Costo Total Bs.: ____________________
Costo Total Bs.: ____________________
Nº 1675
Almacén Fecha: ____________ Articulo: __________________________
Proveedor: ________________________
Precio Unitario Bs.: _________________
Fuente: Elaboración Propia (2005)
El Meat – Tag es una tarjeta de control de existencia de mercancía,
onsiderada la más apropiada para el control de inventario, manejo y rotación
e la mercancía, donde se registra: nombre del artículo, peso, precio unitario,
cha de recibo y nombre del proveedor, tanto para la entrada como para la
alida de los productos. Las tarjetas deben elaborarse en dos (2) partes
énticas que sean desprendibles, de tal manera, que una parte de la tarjeta
e coloque al producto durante la recepción y la otra se envíe a Costos para
fectuar el respectivo control. Además, ésta debe ser de material resistente
ara que el frío y la humedad de las cavas no la deterioren fácilmente.
c
d
fe
s
id
s
e
p
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 161
4.- Asignar u tipo de productos
perecederos y organ to de las frutas, verduras y lácteos,
de tal forma, que fa toma de inventarios
físicos y control de la
Producción de Alim Producción Alimen
bebidas deben existir controles para
asegurar la correcta ción e impedir el uso
inadecuado la materia prima, y así evitar derroches, que afecten
negativamente el co rmiten ejercer dichos
controles están: la ndar y Pruebas de
Rendimiento, las c eneral, los
instrumentos para ev precios de venta de
los platos del menú, así como medir el costo de materia prima utilizada en la
producción, entre otros aspectos. Por lo anterior, se recomienda:
recer,
na cava de Congelación para cada
izar el almacenamien
cilite y permita mayor rapidez en la
s temperaturas.
entos y Bebidas
tos
En la producción de alimentos y
aplicación de estándares de produc
sto. Entre los instrumentos que pe
Receta estándar, Porciones Está
uales proporcionarán a la Gerencia G
aluar la operación de la Cocina y los
1.- Establecer políticas de porciones.
Porciones Estándar
Las porciones estándar representan las cantidades o medidas de las
raciones de un alimento determinado que está calculada para satisfacer el
apetito de un comensal. Las cuales son establecidas por la Gerencia General
y el Chef, de acuerdo al tipo de cliente, la calidad, costo de la materia prima,
precio de venta, competencia en el mercado y servicio que se desea of
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 162
garan
, salsa, etc., este se debe realizar por
porciones al momento de servir. Ejemplo: Cucharada, cucharón o medidas
son medidos por cantidad, ejemplo:
n huevo, dos (2) papas, ½ zanahoria, etc.
n el (Cuadro Nº 15) se muestra una “Lista de Platos con sus Raciones
y Gra
tizando uniformidad en el aspecto de los platillos y satisfacción al
cliente.
Para el control de los contornos
en volumen especifico, otros alimentos
U
E
mos”, según el servicio a ofrecer
Cuadro Nº 15 Lista de Platos con sus Raciones y Gramos
Platos
Entrante (En el Menú)
Plato Principal (a la carta)
Servicio de Banquete
Carne pulida Solomillo Filet de Vaca Pulpa o rizos de ternera
100 gr. 180 gr
150gr
180 gr 200 gr
250 gr
90 gr 100 gr
150gr
Vaca pulida Chuleta de Ternera con hueso natural
120 gr
180 – 200 gr
90
Bistec de ternera Salchicha
120 gr 100 gr
160 gr 150 gr
gr
90 gr 100 gr
VAAsado Para Guisar
230 gr 250 gr
250 gr 280 gr 300 gr
150 gr 160 gr 180 gr
aca sin pulir la Cazuela
200 gr
Cerdo Jamón SB
60 gr
100 gr
60 gr
alchicha para asar istec picado
120 gr 120 gr
150 gr 170 gr
100 gr 90 gr
Pescado del Mar Raya Merluza Filet de pescado
300 gr 250 gr 150 gr
400 gr 350 gr 200 gr
250 gr 150 gr 100 gr
Fuente: Elaboración propia con datos tomados de Rochat (1999) Marketing y Gestión de
Restauración (p. 201)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 163
2.- Elaborar las Recetas Estándar de los diferentes platos del menú.
Recetas Estándar
inado, señala también, la forma
de preparación, temperatura, tiempo de cocción y presentación de los
alime
entaje de costos deseable. (Scheel,
989).
Cuadro N°
Te Ingredi 400 lomillo de ternera 50 gr. De queso parmesano 50 gr. De germinado de alfalfa 50 De berros 4 p nillos en vinagre 2 de alcaparras ½ d ajo Aceite virgen extra VinagreSal grue PreparacióCortar el solomillo en filetes finos. Aplástalos con el cuc illo para que queden más finos. Extende millo en una fue plia con mucha un bol mezclar vinagre y sal. con un pincel. Cortar finamente el queso parmesano, colocarlo sobre omill icar la superfic aparras y con los pepinillo en forma banico. Picar med y colocarlo en un piar los berros y el germen de alfalfa. Colocar en el
Las recetas estándar (Cuadro Nº 14) representan la base para ejercer
control en la producción. Estás indican la cantidad de ingredientes que se
deben utilizar para preparar un plato determ
ntos. El objetivo de las recetas estándar es calcular el precio de ventas
de manera que se obtenga un porc
1
14 Receta Estándar (Ejemplo)
Carpaccio de
rnera
entes
gr. De so
gr. epi
cucharadas diente e
sa
n
hr el solo nte am
base. En aceite, Untar los filetes
los filetes de sol o. Salpie con las alc decorar s cortados
io ajo de a
bol. Lim
bol, viertir el resto del aliño anterior y añadir un poco más de aceite.
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 164
3.- Realizar Pruebas de Rendimiento de los insumos con el fin de tener
n mejor control en la producción de alimentos y bebidas.
ruebas de Rendimiento
para conocer las pérdidas de volumen o peso, las perdidas por
occión y por manipulación de los productos y para determinar el verdadero
rendimiento y co análisis que se
aliza a todos aquellos alimentos que forman parte de una receta estándar
como un ingrediente más.
C
carnes, aves, pescados y mariscos, s
las partes vendibles y para calcular e
estudio el Gerente General puede re
que se ofrecen en el menú.
u
P
El control de cantidades en el proceso de producción, se refuerza por
medio del estudio del rendimiento de los insumos crudos utilizados en la
preparación de los platos. Tejada (1992) define el estudio de rendimiento
como: “La cantidad que resulta de completar varias etapas del ciclo de
compras, producción y servicio expresado usualmente en peso volumen,
tamaño
c
sto de producción. (p. 742) Es decir, es el
re
uadro Nº 16) se deben realizar a las
in cocinar, para determinar cuales son
l valor neto de dichas partes. Con este
alizar ajustes de precios de los platos
Las pruebas de rendimiento (
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 165
Cuadro Nº 16 Prueba de Rendimiento
Artículo: POLLO Pieza: 6
io/ Unit.: Bs. 5000,oo Total: Bs. 58.750,oo Proveedor: Sigo La Proveeduría S.A. Fecha: 10/05/2005
Peso: 11.750 Kg Prec
Análisis en crudo Peso Kg. % Costo por Kg. Costo Total
Peso Total de la Pieza 11, 750 Kg. Bs. 5.000,oo Bs. 58.750,oo
Desperdicio 0, 980 Kg. 6.82 - -
Recortes 4, 750 Kg. 40.42 Bs. 2.425.53 Bs. 11.521,26
Peso Vendible 6, 200 Kg. 52.76 Bs. 7.617,53 Bs. 47.228,68
Peso por Porción: 0, 250 gr. Nº de Porciones: 25
Costo por Porción: Bs. 1889,12
Fuente: Elaboración Propia con datos tomados de Scheel (1989) Control de Costos
Alimentos y bebidas (p. 2
94)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 166
Producción de Bebidas
1.- Se deberá dotar al área de alimentos y bebidas de todos los
equipos para lograr control en la producción, entre ellos: cacerolas,
ucharones, cucharas, vasos, tazas de tamaño estándar, balanzas, etc., de
c
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 167
esta forma, el personal (cocineros y mesoneros) podrán obtener de manera
fácil y exacta las porciones y medidas.
2.- Para el control de bebidas en el “Bar La Vela” se deben estandarizar
las medidas, y que éstas se cumplan para poder obtener datos reales de los
consumos de bebidas. Estas medidas deben ser homogéneas de acuerdo al
tipo de trago, las cuales se dividen en tres grupos:
Tipo de Trago Medida Estándar Mixe Drinks (tragos mezclados) 1, 5 onzas
Straigh Drinks (tragos sin mezclas) 1, 5 onzas
Cócteles (tragos combinados) 3 onzas de combinación de bebidas
alcohólicas (INCE Turismo, 1992)
• Los tragos mezclados (Mixe Drinks) son aquellos combinados con
tónica, jugos, agua y otros mezcladores, por ejemplo whisky con soda.
• Los tragos sin mezclas (Straight Drinks) no requieren ningún tipo de
preparación, es decir, la bebida se sirve de la botella al vaso, por ejemplo,
brandys, whisky, ron seco, etc.
dos o cócteles, son aquellos en cuya preparación
se utiliza dos (2) o más licores, entre ellos ginebra, whisky e ingredientes
ta
el consumo de bebidas alcohólicas utilizando distintos métodos, entre ellos
• Los tragos combina
les como jugos de frutas, soda, hielo y frutas.
Una vez establecida la medida estándar de bebidas, se puede calcular
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 168
“Costo Potencial” y “Venta Potencial”. La utilización de uno de estos métodos
dependerá del tipo de preparación, capacidad de la botella, precio de compra
de la botella y precio de venta por trago, esto permitirá conocer el costo por
trago
úmero de Onzas: Depende de la capacidad de la botella.
s
Co ella
y elaborar un reporte de bebidas vendidas.
Ejemplo para calcular el Costo Potencial de Bebidas.
N
1 Botella de 1 litro (1000. cc) contiene 35, 27 onzas
1 Botella de 0,750 litros (750. cc) contiene 26, 45 onza
sto por Onza = Precio de la Bot =
N° de Onzas de la Botella
Datos: Whisky Buchana´s
75 litros
Precio: 61.630, 00
El costo por onza = 61.630,00 Bs
12 años
Capacidad: 0.
Tamaño del trago: 1, 5 onzas
. = 2.330,05 Bs./onzas
26,45 onzas
Costo por Trago
= 2.330,05 Bs./ onza x 1,5 onzas = 3.495,07 Bs. por trago
% de costo establecido en bebidas
= Costo por Onza x Número de onzas del trago
Costo de venta del trago = Costo del trago X 100
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 169
P.V.P del trago = 3.495,07 Bs. X 100 = 13.980,30 Bs. ≈ 14.000, oo
25
Ejemplo para calcular el Potencial de Venta de Bebidas
El costo potencial de ventas es la cantidad de tragos que se puede
información se
utiliza como base para proyectar los precios de ventas de bebida alcohólica
por
ara una botella de 0.75 litros se divide el total de onzas entre el tamaño
mero de tragos.
Datos:
trago: Bs. 14. 000,oo
N° de tragos = N° Onzas de la botella
obtener al vender una botella de bebida alcohólica. Esta
botella.
P
del trago (1, 5 onzas) dando como resultado el nú
Whisky Buchana´s 12 años
Precio de la botella (0,75 lts): Bs. 61.630,oo
Precio de venta del
= 26, 2 onzas = 17,46 ≈ 17 tragos
Potencial de Ventas = N° de tragos por botella x Precio de Venta
= Bs. 238. 000, oo
3.- Corregir el uso en la elaboración de la Comanda y Transferencia
se
Tamaño del Trago 1,5 onzas
= 17 tragos x Bs.14.000, oo
mediante supervisión al personal de Cocina y Bar. Con la Comanda
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 170
controla que todos los productos despachados se hayan facturado. Con la
Tra o de
producción a otro (Cocina o Bar, sea el caso). Esto permite registrar los
réditos al costo de alimentos y bebidas y sincerar los costos de los centros
Fa
en el Bar para el control y cobro de la venta del servicio de
alimentos y bebidas. Con este sistema se obliga a que el mesonero registre
en
Implementar el uso del Cheque de Funcionario (Formato N° 20) para
gistrar y controlar los consumos en alimentos y bebidas de los Gerentes y
Personal Directivo del Hotel. Estos se deben valorizar a precio de costo para
con al del mes.
nsferencia se controla el traspaso de materia prima de un centr
c
de producción.
cturación
1.- Instalar un sistema de facturación y venta automatizado y caja
registradora
cada factura el monto de cada consumo, evitando posibles pérdidas de
efectivo y errores en las facturas.
2.-
re
ocer el consumo real por este concepto al fin
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 171
Formato Nº 20 Cheque Funcionario
Nº 0120
Cheque Funcionario
Fecha: ___/___/___
Cantidad Descripción Bs.
Dpto.: ___________ Firma: ____________
No debe pagar este consumo
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Costos
1.- Cumplir con los procesos que conforman la operación de alimentos y
bebidas a través de la elaboración, implementación y registro de la
información en los formatos antes mencionados.
2.- Valorizar los formatos de Requisición de Mercancía, Transferencias,
Atenciones, Daños y Roturas para lograr eficiencia y veracidad de la
información.
3.- Realizar inventarios diarios de carnes, aves, pescados y mariscos en
Cocina para determinar el consumo y movimiento de inventario.
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 172
4.- Realiz calculando los
precios promedios de los productos en existencia.
5.- Elaborar Relación Comida de Personal (Formato Nº 21) para llevar
el control del consumo en a los empleados del Hotel y
personal de Ventas Resort, en el que se indique los consumos realizados en
los diferentes servicios (almuerzos, desayunos, cenas), según sea el caso.
Formato Nº 21 Relación Comida de Personal
Departam
Nro. Personas
Nro. Personas
Nro. Personas
Total
ar la valorización de las tarjetas de anaquel
limentos y bebidas de
ento Desayunos Almuerzo Cena
Administración
Ama de Llaves
Recepción
A y B
Seguridad
Sub -Totales Total: ________________ Elaborado Por: _________________
Fuente: Elaboración Propia (2005)
6.- Implementar “Registro Diario de Compra” (Formato Nº 22) para
realiz
ocer al final del periodo el monto de las mismas, calcular el
costo de venta y elaborar los Estados Financieros con información más
confi
ar el registro de las compras en alimentos y en bebidas, previa revisión
del “Reporte Diario de Mercancía Recibida” y las facturas del proveedor. Esto
permitirá con
able.
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 173
7.- Elaborar la “Reconciliación Mensual de Costos” (Formato Nº 23)
para
tos.
conocer y analizar al final del mes los resultados de la operación de
alimentos y bebidas y el comportamiento de los cos
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 174
Formato Nº 22 Registro de Compras Alimentos y Bebidas
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Capítulo IV: Acciones para el Control de Costos en el Hotel Howard Johnson 175
Formato Nº 23 Reconciliación Mensual de Costos Alimentos y Bebidas
Mes ___ Año ____
Cuentas - Detalle
Costo Alimentos
Costo Bebidas
Costo Combinado
Ventas Netas Costo de venta
Inventario Inicial (+) Compras (=) Disponible (-) Inventario Final (=) Costo Bruto (consumo) (+/-) Comida para Bares (+/-) Bebidas para Cocinar (=) Costo Bruto Disponible
Créditos al Costo Daños y Roturas Relación con personal Pasapalos Ventas al costo Descorche Atenciones (-) Total Créditos al Costo Sub- Total Manutención del Personal Comida / Bebida Funcionarios Comida / Bebida Empleados (-) Total Manutención Personal = Costo Neto % de Costo del Mes
Fuente: Elaboración propia (2005)
Capítulo V: Conclusiones y Recomendaciones
177
CAPITULO V
Conclusiones
A través de la investigación real o de pasantía, en
l Hotel Howard Johnson Tinajero Suites and Beach Club, con la finalidad de
entificar los procesos de control que conforman la operación de alimentos y
ebidas y realizado el análisis comparativo de estos procesos con la Teoría
e Adolfo Scheel Mayenberger (1989), se plantean las siguientes
onclusiones:
1.- El Hotel adolece de una estructura organizativa adecuada a su
peración.
2.- Desde el punto de vista organizacional existen fallas en la
signación y distribución de funciones del personal.
ias en los
gistros y aplicación de control interno en la operación de alimentos y
ebidas.
4.- Existe inquietud en la Gerencia General y personal administrativo de
onocer y
limentos y bebidas.
5.- Es imperioso, para el logro de objetivos y mejoras definitivas,
plementar las recomendaciones, que de acuerdo a la experiencia durante
izada durante el laps
e
id
b
d
c
o
a
3.- Desde el punto de vista administrativo existen deficienc
re
b
c aplicar los instrumentos para el control de costos en la gestión de
a
im
Capítulo V: Conclusiones y Recomendaciones
178
la pasantía en la empresa y l utores, como: Adolfo Scheel,
oushimatz Nava, Charles Eshbach, se enuncian.
Recomendaciones
.- Elaborar un manual de normas y procedimientos adaptado al
funci
r el personal en cada puesto de trabajo, con el fin de evitar
confusiones administrativas y operativas que afecten el desarrollo de las
activ
.- Entrenar a un asistente administrativo para que se encargue de
supe
.- El Hotel debe contactar nuevos proveedores, estandarizar las
comp
rminación, planificación, control y evaluación de la
necesidad real de compra.
la verificación de la calidad en los productos.
o planteado por a
Y
Considerando el análisis realizado a los procesos de Compras,
Recepción de Mercancía, Almacén, Producción y Facturación de la operación
de alimentos y bebidas del Hotel Howard Johnson y sus conclusiones, se
recomienda aplicar las siguientes acciones:
1
onamiento del Hotel, donde se señale: Funciones y tareas que debe
desempeña
idades.
2
rvisar y controlar los procesos para el control de costos de la gestión de
alimentos y bebidas.
3
ras, llevar un registro de proveedores e implementar los formatos: “Lista
de Mercado” Solicitud de Compra Almacén” y “Orden de Compra” como
mecanismo de dete
4.- Equipar al área de recepción de todos los equipos necesarios para
Capítulo V: Conclusiones y Recomendaciones
179
5.- Implementar el uso de los formatos como el “Meat – Tag y Kardex
Simple”, para lograr un mayor control en el almacenamiento, movimiento,
ventarios y despacho de los insumos.
.- Utilizar las herramientas estándar en la producción de alimentos y
bebid
blecer el uso de “Cheque de Funcionario” y “Relación Comida
de Personal” para controlar el consumo en alimentos y bebidas y obtener
inform
el “Registro de las Compras” como mecanismo de
registro y control en la adquisición de provisiones, con el objeto de conocer
diaria
tareas al personal de alimentos y bebidas.
in
6
as, con la finalidad de homologar las porciones, controlar los
ingredientes y presentación de los platillos. Además, aplicar las pruebas de
rendimiento para analizar la conveniencia de los nuevos productos y el precio
de venta del menú.
7.- Corregir el uso de la Comanda y transferencia, con el fin de
controlar los productos en ambientes, centros de producción y sincerar los
costos.
8.- Esta
ación real sobre este concepto.
9.- Implementar
mente y al final del mes el monto.
10.- Designar a una persona responsable para hacer cumplir y aplicar
los controles en la operación de alimentos y bebidas, así como de la
supervisión y asignación de
Bibliografia
BIBLIOGRAFÍA
Besterfield, Dale: Control de Calidad. 4ta. Edición. Traducción Raúl
Bautista Gutiérrez. México, Editorial Printice Hall Hispanoamericana, 1995
Chiavenato, Idalberto: Iniciación a la Organización y Control. México.
Editorial Mc Graw – Hill, 1993
De la Torre, Francisco: Primer curso. División Cuartos. 2da. Edición.
México. Editorial Trillas, 1990.
Felipe, Jesús: Gestión de Hoteles. Una Nueva Visión. España. Editorial
Thomson Paraninfo, 2002.
Gómez Rondón, Francisco: Sistemas y Procedimientos Administrativos.
Venezuela. Ediciones Fragor, 1999.
González F., Ismar: Control de Costos de Alimentos y Bebidas de
Lagunamar Hotel Resort Casino. Trabajo de Grado presentado como
requisito parcial para optar al título de Lic. En Hotelería. UDONE. Guatamare,
2004.
Instituto de Capacitación Turística (INCE. TURISMO). Manual de Control de Costos de Alimentos y Bebidas
. Caracas, 1992.
Ramírez y Cabello: Empresas Competitivas. Una estrategia de Cambio
para el Éxito. 2da. Edición. México. Editorial Mc Graw – Hill, 1997.
180
Bibliografia
181
Rodríguez, Ricardo: Costos Aplicados a Hoteles y Restaurantes. Santa
de Bogotá. Editorial Textos Universitarios, 1998. fe
Sabino, Carlos: El Proceso de Investigación. Caracas. Editorial Panapo,
1992
al de Administración y Gastronomía
.
Sánchez, Esteban: Manu . México.
Editorial Trillas, 1999.
dolfo. Control de Alimentos y Bebidas.
Scheel Magenberger, A
Universidad Externado de Colombia. 2da. Edición, 1989.
Mario. El proceso de Investigación Científicas
Tamayo y Tamayo, .
México 1era. Edición. Editorial Limusa, 2001.
istración de Servicios de Alimentación,
Tejada, Blanca Dolly. La Admin
Calidad, Nutrición, Productividad y Beneficio. Colombia Editorial Universidad
Antigua, 1998.
Youshimatz, Álvarez. Control de Costos de Alimentos y Bebidas.
México. Editorial Diana, 1986.
Nombre de archivo: Br.T.S.U. Julisse Del Valle Grimon Jimenez Directorio: C:\Documents and Settings\UDO\Mis
documentos\Tesis Juan Carlos Plantilla: C:\Documents and Settings\UDO\Datos de
programa\Microsoft\Plantillas\Normal.dot Título: Resumen Asunto: Aut
Comentarios: Fecha de creación: 11/06/2008 11:26:00 Cam
12/06/2008 11:27:00 ado por: UDO
Tiempo de edición: 467 minutos Impreso el: Últi
s: 197 Número de palabras: 31.116 (aprox.) úmero de caracteres: 162.739 (aprox.)
or: jgrimon Palabras clave:
bio número: 30 Guardado el: Guard
12/06/2008 11:29:00 ma impresión completa
Número de página
N