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SOLICITUD DE PROPUESTAS – RFP
ESTUDIOS DE INTELIGENCIA COMERCIAL A DEMANDA.
COMPENSAR
CADENA DE ABASTECIMIENTO
COMPENSAR CCF
Línea Comunicaciones
BOGOTA D.C. abril de 2019
TABLA DE CONTENIDO
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1. Convocatoria ......................................................................................................................................... 3
2. Acuerdo de confidencialidad. ........................................................................................................... 3
3. Condiciones generales. ....................................................................................................................... 3
4. Requisitos para participar. ................................................................................................................. 4
5. Período de validez de la oferta. ........................................................................................................ 4
6. Costos de la propuesta. ....................................................................................................................... 4
7. Estructura de la propuesta. ................................................................................................................ 5
8. Presentación de la propuesta............................................................................................................. 5
9. Lugar y Fecha para la Recepción de Ofertas. ........................................................................... 11
10. Sustentación de la Oferta ............................................................................................................ 11
11. Estudio de la Oferta y Evaluación ........................................................................................... 11
12. Causales de rechazo y eliminación de la propuesta ............................................................ 12
13. Valores ............................................................................................................................................. 13
14. Cronograma .................................................................................................................................... 13
15. Condiciones técnicas de la oferta ............................................................................................. 14
16. Plazo de Ejecución ....................................................................................................................... 24
17. Capítulo Económico (Costos de la Propuesta) ..................................................................... 24
18. Forma de Pago ............................................................................................................................... 24
19. Condiciones del Contrato ........................................................................................................... 24
20. Invalidez de Información Previa .............................................................................................. 27
21. Anexos: ............................................................................................................................................ 28
21.1. Anexo No.1 – Acuerdo de confidencialidad ........................................................................... 28
21.2. Anexo No.2 - carta de presentación de la propuesta ............................................................. 31
21.3. Anexo No.3 - autorización tratamiento de datos personales .............................................. 33
21.4 Anexo No. 4 – Experiencia comercial (anexo Excel) ............................................................ 34
21.5 Anexo No. 5 – Plantilla para cotizar (anexo Excel) ............................................................... 34
21.6 Anexo No. 6 – Plantilla tiempo de respuesta (anexo Excel) ............................................... 34
21.7 Anexo No. 7 – Experiencia equipo (anexo Excel) ................................................................. 34
22. Minuta proforma ........................................................................................................................... 34
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1. Convocatoria
La caja de compensación familiar COMPENSAR, está interesado en evaluar propuestas para
contratar la realización de estudios de inteligencia comercial con el objetivo de conocer el
mercado, sus competidores, las ventajas competitivas en las diferentes categorías de negocio
que tiene COMPENSAR, de conformidad con los requisitos, términos y condiciones de esta
solicitud de propuesta (RFP).
2. Acuerdo de confidencialidad.
Por la naturaleza de la información que se le entregará y que manejará EL PROPONENTE,
este proceso implica un acuerdo de confidencialidad de la información que COMPENSAR
le suministre para la ejecución del objeto contratado.
Los PROPONENTES se abstendrán de divulgar cualquier información que conozcan con
ocasión de la presente invitación, por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que
la información no llegue a terceros en ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para
algún objeto diferente al señalado en los términos de referencia. Este documento y toda la
información que se suministre al PROPONENTE durante todo el proceso de selección o lo
aquí expuesto es de uso exclusivo para COMPENSAR, por lo tanto, los PROPONENTES se
comprometen a no usar, ni ceder nada de lo aquí descrito, ni suministrarlo a otra persona
natural o jurídica, bajo la pena de quedar descalificados.
Con la presentación de la propuesta se entiende que los PROPONENTEs aceptan la
obligación de confidencialidad.
El Acuerdo de Confidencialidad (Anexo No.1) es el documento prerrequisito para la
participación en este proceso, sin la suscripción de dicho acuerdo el PROPONENTE deberá
abstenerse de participar y proceder a la devolución inmediata del presente documento y sus
anexos a COMPENSAR.
Si el PROPONENTE tiene acuerdo previo de confidencialidad suscrito con COMPENSAR,
las partes entienden que el presente proceso se encuentra cobijado en dicho acuerdo. De no
ser así el PROPONENTE deberá abstenerse de participar y proceder a la devolución
inmediata del presente documento y sus anexos a COMPENSAR
3. Condiciones generales.
La presente invitación tiene por objeto obtener propuestas para los servicios solicitados, para
realizar el debido análisis y comparación que permita a COMPENSAR conducir a una
posterior negociación y contratación, sin embargo, no compromete a COMPENSAR para
contratar parcial o totalmente y bajo cualquier circunstancia COMPENSAR se reserva el
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derecho de finalizar o anular el proceso, así como de incluir o excluir invitados durante el
mismo de considerarlo pertinente.
COMPENSAR se reserva el derecho de modificar o retirar este RFP, en su totalidad o en
parte, en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato, lo cual se informará en
debida forma.
4. Requisitos para participar.
El PROPONENTE que desee presentar su oferta debe cumplir con los siguientes requisitos:
La oferta debe ser presentada por el representante legal o persona legalmente autorizada para
el efecto o por mandatario específica y debidamente facultado para ello, para lo cual deberá
entregar carta de presentación de la oferta debidamente firmada.
Ser persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal conformada en debida forma. El
objeto social de las personas jurídicas nacionales o extranjeras debe permitir la realización
del objeto a contratar y suscribir contrato por la duración definida y un (1) año más.
Cuando se trate de personas extranjeras acreditar la existencia de sucursal debidamente
constituida en Colombia con inscripción en el registro correspondiente en el país en donde
tiene su domicilio principal, así como los documentos que acrediten su existencia y su
representación legal, cuando a esto último hubiere lugar.
El PROPONENTE deberá afirmar bajo juramento, que se entiende prestado con la
suscripción de la carta de presentación de la oferta, que ni él ni a quien representa se halla
incurso en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad y demás prohibiciones para
contratar con CCF COMPENSAR, previstas en la normatividad vigente.
Se pueden presentar oferta con la figura de Consorcio o Unión Temporal presentando el
documento de constitución con los porcentajes de participación y firmado por los
representantes legales de los integrantes.
5. Período de validez de la oferta.
La validez de su oferta deberá tener un periodo mínimo de noventa (90) días. En el evento de
guardar silencio sobre el particular se entiende que la validez de la oferta es por dicho
término.
6. Costos de la propuesta.
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Los gastos incurridos en la preparación de propuestas en respuesta a esta solicitud son
responsabilidad exclusiva del PROPONENTE.
7. Estructura de la propuesta.
Esta sección contiene instrucciones relativas a la propuesta que se presentará.
La propuesta se constituye por tres capítulos que se describen a continuación, los cuales se
deberán desarrollar de manera íntegra por el PROPONENTE quien además debe presentar
los documentos e información requerida en el mismo orden en que se enlistan debidamente
diferenciados y relacionados en un índice de contenido.
✓ Capitulo Administrativo.
Corresponde a información y documentos de índole financiero, legal y administrativo que
identifican el PROPONENTE.
✓ Capitulo Técnico.
Corresponde a la propuesta técnica del PROPONENTE en la cual se deben especificar todos
los requerimientos exigidos en el presente RFP desarrollando de manera pormenorizada cada
uno de ellos.
✓ Capítulo Económico (costos de la propuesta)
Corresponde a: La propuesta económica del PROPONENTE en la cual se debe especificar
todas las consideraciones que se deban tener en cuenta en relación con el costo de los bienes
o servicios ofertados. Los valores deberán ser presentados en pesos colombianos (COP) y
deberá ser discriminado el valor del IVA, así como relacionar el porcentaje de descuentos
financieros o comerciales.
Serán de la exclusiva responsabilidad del oferente los errores u omisiones en que incurra al
indicar los costos o valores unitarios y totales en su oferta, debiendo asumir los mayores
costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. CCF COMPENSAR no
reconocerá ningún valor adicional por conceptos no incluidos en la oferta.
8. Presentación de la propuesta.
La oferta deberá ser presentada en dos sobres según descripción forma de entrega, en la oficina de la Cadena de Abastecimiento ubicada en la sede de Av. 68 N° 49 A -
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47 Edificio F, cuarto piso, no se aceptaran propuestas envidas por correo. La oferta entregada deberá cumplir las siguientes especificaciones:
Forma de entrega:
SOBRE No 1
✓ Una copia en medio magnético (cd) no re-escribible con toda la información
administrativa y financiera, escaneada en formato PDF legible.
✓ Una copia en medio magnético (cd) no re-escribible con toda la información técnica,
escaneada en formato PDF legible.
SOBRE No 2
✓ Documento escrito en sobre cerrado debidamente legajado y foliado que contenga la
oferta económica debidamente firmada por el representante legal y una copia en medio
magnético (cd) no re-escribible, donde se incluya la propuesta en formato Excel y pdf
legible.
Ambos sobres se deberán entregar por separado cerrados con todas las páginas foliadas
consecutivamente en orden ascendente, con un índice que contenga una relación de
todos los capítulos que integran la oferta, señalando el número de página donde se
localizan. Si se presenta diferencia entre la versión digital y la versión escrita
prevalecerá la información y documentos del escrito.
Cada sobre deberá encontrarse marcado con la siguiente información:
Señores
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR
Sra. Sandra Yaneth Vargas.
Av. 68 No 49 a 47 Edificio F, cuarto piso.
Ciudad
Asunto: ESTUDIOS DE INTELIGENCIA COMERCIAL A DEMANDA.
El PROPONENTE deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la
presente invitación anexando la documentación exigida. Las fotocopias que se anexen a
la oferta deberán ser completamente legibles; si no lo son, se solicitará nueva copia por
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una sola vez en el término que CCF COMPENSAR señale, vencido el cual, si no se
entrega, se entenderá como no allegado el documento respectivo.
No se aceptarán ofertas cuyos documentos que sean objeto de evaluación y calificación
presenten tachaduras, raspaduras o enmendaduras.
Si algún PROPONENTE considera que debe destacar algunos detalles o información
relevante para la evaluación de la oferta, debe hacerlo expresamente.
No se aceptarán ofertas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con
posterioridad a la fecha y hora límite de presentación de las ofertas.
Cuando se exija suministro de información o documentos, estos deberán ser suministrados
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud.
La oferta deberá llevar fecha y firma de la persona que actúe como representante legal o
apoderado.
Si CCF COMPENSAR lo estima conveniente, como resultado de las solicitudes de
aclaración o de oficio, podrá modificar los presentes términos, mediante adenda, que se
enviará a las personas invitadas a presentar ofertas.
La presente invitación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma no
implican la realización de una oferta para contratar ni crean la obligación de aceptar
cualquiera de las ofertas presentadas o asumir cualquier otra obligación. La presente
invitación es una mera invitación a ofrecer.
No se permitirá el retiro de documentos que componen la oferta una vez presentada.
Las personas jurídicas extranjeras, deberán acreditar en el país sucursal domiciliado en
Colombia debidamente facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato así como para
representarlas judicial y extrajudicialmente; o tener establecida o establecer sucursal en
Colombia, en los casos de ley.
La oferta deberá presentarse en español. Sin embargo, si algunos de los documentos incluidos
corresponden a publicaciones o manuales técnicos que no se editan en español, podrán estos
presentarse en inglés.
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En caso de consorcio o unión temporal cada una de las personas jurídicas que integren el
contrato de colaboración deberá tener capacidad legal para presentar la propuesta y cumplir
cada uno de los requisitos legales para participar en el proceso de selección. Se debe
especificar la participación, aportes y responsabilidad de cada uno de los miembros del
consorcio o unión temporal.
La propuesta deberá contener la totalidad los siguientes ítems y documentos, para que el
PROPONENTE pueda ser habilitado en el proceso de selección:
SOBRE No 1 CD ADMINISTRATIVO
ITEM Secciones y/o documentos a incluir
1 Acuerdo de Confidencialidad (Anexo No.1)
2
Carta formal firmada por el representante legal de la sociedad o su Apoderado, presentando
la propuesta y aceptando los términos y condiciones del RFP, de acuerdo con los niveles de
aprobación según lo estipulado en Cámara y Comercio. Ver modelo de carta Anexo No.2
3 Autorización tratamiento de datos personales Anexo No. 3
4
Presentación de la empresa que debe contener:
✓ Nombre de la empresa
✓ Dirección de oficina principal
✓ Información de contacto (teléfono, celular, dirección, correo electrónico del representante
legal y ejecutivo de cuenta asignado a Compensar)
✓ Página Web
✓ Relación de certificados de calidad
✓ Portafolio de servicios
5
Relación de Experiencia
El PROPONENTE deberá presentar información sobre su experiencia, idoneidad y contratos
similares al objeto de esta solicitud de propuestas, relacionando:
✓ El PROPONENTE interesado en participar deberá contar con experiencia comercial en
los servicios objeto a contratar, de mínimo de cinco (5) años de antigüedad en diferentes
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sectores económicos, la cual deberá ser incluida en el anexo 4: “Experiencia comercial”
opción 4a. Experiencia estudios.
✓ Adicional deberá aportar de sus principales clientes, mínimo tres Contratos o
certificaciones superiores o iguales a cien millones de pesos mcte ($100.000.000) de los
últimos tres (3) años. Se habilita la posibilidad de que El PROPONENTE presente
contratos o certificaciones (máximo tres) que sumen los cien millones de pesos mcte
($100.000.000), teniendo en cuenta que en el momento de la validación se tomará como
si fuera un solo contrato o certificación.
Cada certificación debe contener como mínimo:
• Nombre de la entidad contratante
• Descripción del Objeto del contrato y/o estudio
• Valor del contrato
• Fecha de inicio y finalización del contrato
• Datos de contacto
Dichas certificaciones deben ser expedidas con una vigencia máxima de noventa (90) días
o tres (3) meses y deben estar soportadas con información adicional que deberá ser
incluida en el anexo 4: “Experiencia comercial” opción 4b.
COMPENSAR CCF entrará en contacto con los clientes relacionados, con el fin de verificar
las referencias y establecer la trayectoria de la empresa y la calidad del servicio ofrecido.
6 Certificado de Existencia y Representación Legal con una expedición no mayor a quince (15)
días a la presentación de la propuesta, cuando el PROPONENTE sea persona jurídica.
7 Fotocopia de la cédula de ciudadanía de representante legal ampliada al 150% o Cédula de
Extranjería.
8
Balance General de los dos años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. El
balance se debe presentar de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, sobre
balances certificados, para su validez debe estar suscrito por el Representante Legal del
PROPONENTE y por el Contador Público, bajo cuya responsabilidad se haya preparado e
incluir la declaración de que las afirmaciones contenidas en el balance se han verificado
previamente conforme al reglamento y las mismas se han tomado fielmente de los libros.
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9 Copia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre, debidamente certificados de los
dos últimos años.
10
Certificado, extracto o copia del acta de asamblea, junta de socios y/o junta o consejo
directivo, en donde conste la autorización dada al representante legal para comprometer a la
sociedad en caso de adjudicación del contrato y presentación de la propuesta, de ser necesario,
según sus estatutos.
11
Copia de las declaraciones de renta correspondientes a los últimos tres (3) años gravables
debidamente firmadas por su Representante Legal, Contador Público y/o Revisor Fiscal en
los casos establecidos en el parágrafo 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990. Las personas
jurídicas, así como cada uno de los componentes de los consorcios o uniones temporales
deberán allegar los documentos en mención.
12
Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante
Legal, donde conste que se encuentra al día en el pago de los sistemas de salud y pensiones
de todos sus trabajadores y en el pago de los aportes parafiscales por concepto de nómina
durante los últimos seis (6) meses, cuando el PROPONENTE tenga personal a cargo o sea
persona jurídica.
13
Póliza seriedad de la oferta (Habilitante). El PROPONENTE deberá adjuntar una garantía de
seriedad de la oferta a favor de CCF COMPENSAR que ampare un valor equivalente al 10%
de $100.000.000 y una vigencia mínima de tres meses (3) contados a partir de la fecha límite
de la recepción de las propuestas. En el evento de ampliarse el término, se informará a los
PROPONENTEs con el fin de que amplíen la vigencia de la garantía. Cuando la garantía sea
insuficiente o no esté debidamente constituida, CCF COMPENSAR requerirá al oferente para
que proceda a su corrección dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud.
Si el oferente no la corrige en el término señalado, no será considerada su propuesta.
14 Copia del RUT con fecha de impresión del año vigente 2019
15 Certificado de avance de implementación del SGSST emitido por la ARL o Evaluación Inicial
del SGSST del estado de implementación.
SOBRE No 1 CD TECNICO
ITEM Secciones y/o documentos a incluir
1 Documentos técnicos que soporten el capítulo No 15
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COMPENSAR dará respuesta con copia a todos los oferentes a las solicitudes de aclaración
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes contados a partir de la solicitud teniendo en
cuenta la fecha límite para solicitar información aclaratoria.
Las preguntas que no estén respondidas antes de la fecha límite de esta solicitud no significan
una extensión a cualquier PROPONENTE. Las preguntas dirigidas a COMPENSAR a
través de cualquier otra vía que la requerida no serán reconocidas ni respondidas.
9. Lugar y Fecha para la Recepción de Ofertas.
Las ofertas se recibirán en la Oficina de Compras, ubicada en la Av. 68 No 49 a 47 Edificio
F cuarto piso, el día 9 de mayo de 2019 desde las 8:00 am y hasta las 5:00 pm.
10. Sustentación de la Oferta
En caso de requerirse COMPENSAR CCF adelantará visita a las instalaciones del
PROPONENTE o también solicitará sustentación de las ofertas presentadas. El cronograma
para sustentaciones o visitas se comunicará a los PROPONENTEs a los correos
especificados, así como también se informará vía telefónica a la persona de contacto indicada
en la oferta presentada.
11. Estudio de la Oferta y Evaluación
Durante el período de estudio de la oferta, COMPENSAR podrá solicitar a los
PROPONENTES las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello el
PROPONENTE pueda adicionar o modificar las condiciones de su oferta, las
modificaciones solo se podrán hacer durante el período de negociación. Las solicitudes de
COMPENSAR y las respuestas de los PROPONENTEs deberán constar por escrito.
SOBRE CERRADO No 2 CD ECONOMICO (costos de la propuesta)
ITEM Secciones y/o documentos a incluir
1
Documento escrito que contenga la propuesta económica debidamente firmada por el
representante legal con CD incluido con propuesta en formato Excel y pdf legible, de
acuerdo con el Anexo No 5 “plantilla para cotizar.”
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El PROPONENTE deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes al recibo de la comunicación.
Todas las propuestas se evaluarán jurídicamente. Este aspecto habilitará o descalificará la
propuesta, únicamente se tendrán en cuenta los PROPONENTEs jurídicamente hábiles.
La evaluación y calificación será efectuada por un comité evaluador conformado por CCF
COMPENSAR teniendo en cuenta costos de las ofertas, análisis de estados financieros,
capacidad administrativa, operacional y metodología de trabajo con la cual se soportará el
proyecto, referenciación comercial de la experiencia de los oferentes, cumplimiento de
requerimientos solicitados y factores diferenciadores incluidos en la oferta.
CCF COMPENSAR guarda absoluta confidencialidad sobre la forma de evaluación y el
contenido de cada una de las propuestas y los resultados de su evaluación.
12. Causales de rechazo y eliminación de la propuesta
Las propuestas se rechazarán y no serán evaluadas o se eliminarán en cualquiera de los
siguientes eventos:
a. Cuando la propuesta no esté relacionada directamente con el objeto de los presentes
términos de referencia.
b. Cuando la propuesta no contenga el valor de lo ofertado.
c. Cuando no se diligencie la totalidad de la oferta en cualquiera de los grupos en los que
está participando.
d. Cuando la propuesta haya sido presentada fuera del término o en otro lugar fuera del
indicado.
e. Cuando se compruebe que hubo acuerdo de dos o más PROPONENTEs para perjudicar
a terceros.
f. Cuando el PROPONENTE haya tratado de inferir, influenciar o informarse
indebidamente sobre el análisis de las propuestas.
g. Cuando se compruebe que el PROPONENTE se encuentra incurso en alguna de las
causales de inhabilidad e incompatibilidad definidas por la ley.
h. Cuando vencido el plazo para subsanar las deficiencias formales de los documentos
exigidos, el PROPONENTE no los corrija o no responda las aclaraciones solicitadas por
COMPENSAR.
i. Cuando una vez verificada la información suministrada por el PROPONENTE no se
ajuste a la realidad.
j. Cuando no se presente la garantía de seriedad de la propuesta o no se subsane lo solicitado
dentro del término previsto.
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k. Cuando la propuesta sea firmada por una persona diferente al PROPONENTE o a su
representante, según el caso, o cuando no se encuentre firmada.
l. Cuando se compruebe que el PROPONENTE incumplió con el acuerdo de
confidencialidad.
m. Cuando sea modificado los anexos económicos presentados por COMPENSAR.
COMPENSAR podrá declarar desierta la solicitud de oferta, decisión que se comunicará
mediante escrito.
13. Valores
La propuesta se debe presentar en pesos colombianos, detallada y valorada por elementos o
componentes independientes no se aceptarán las propuestas que presenten un valor general.
Estos valores ya deben incluir los descuentos a que haya a lugar. Cualquier elemento o
servicio que no esté especificado en la propuesta y que se requiera en la implementación y
correcto funcionamiento del servicio contratado, será asumido por el PROPONENTE.
14. Cronograma
Esta invitación a cotizar tiene previsto el siguiente cronograma que deberán cumplir los
PROPONENTES interesados en ofertar.
Fecha de publicación de la invitación vía
mail y/o web, apertura del proceso de
selección
29 de abril de 2019
Plazo para realizar preguntas vía e-mail
para ser aclaradas en reunión de
entendimiento
02 de mayo de 2019
Reunión de entendimiento Avenida 68
No. 49 a 47 Edificio F piso 4 – Compras y
Abastecimiento – Horario: 8:00 a.m.
06 de mayo de 2019
Fecha y hora de cierre del proceso de
selección.
9 de mayo de 2019
Los PROPONENES podrán solicitar información aclaratoria relacionada con el contenido de
este documento en los tiempos establecidos en el cronograma y deberá hacerlo dirigiendo su
comunicación al siguiente correo electrónico: syvargas@compensar.com, indicando en el
asusto el nombre de la convocatoria: Estudios de inteligencia comercial a demanda.
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Las aclaraciones o modificaciones que surjan se considerarán parte integrante de este
documento y serán puestas en conocimiento de todos los participantes del proceso.
Las preguntas dirigidas a COMPENSAR a través de cualquier otra vía diferente a la ya
mencionada, no serán reconocida ni respondidas.
15. Condiciones técnicas de la oferta
15.1 Alcance del contrato
• Se busca que el proveedor seleccionado preste los servicios para la realización de estudios
de inteligencia comercial con el objetivo de conocer el mercado, sus competidores, las
ventajas competitivas en las diferentes categorías de negocio que tiene COMPENSAR.
• Para el desarrollo del objeto de la convocatoria, el PROPONENTE deberá prestar sus
servicios teniendo en cuenta los siguientes objetivos:
• El recurso humano que el PROPONENTE asigne para la prestación de los servicios
deberá cumplir los requisitos establecidos por COMPENSAR.
• La ejecución del servicio deberá contar con un equipo adecuado de trabajo y suficiente
en el número de personas asignadas para el manejo de la cuenta según las necesidades de
COMPENSAR, este grupo humano debe contar con la experiencia necesaria para
demostrar sus capacidades técnicas y estratégicas y ser de un nivel ejecutivo para
responder de manera eficaz y eficiente las necesidades diarias de COMPENSAR.
15.2 Documentos técnicos de la oferta
15.2.1 Justificación
Actualmente Compensar ejecuta algunos estudios de Inteligencia Comercial en sus diferentes
modalidades (competencia básica y estudios especiales), a partir de la necesidad de los
diferentes ciclos de negocio con el fin de conocer el mercado, sus competidores, las ventajas
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competitivas de los diferentes jugadores en estos escenarios y en algunos casos las tendencias
y/o movimientos significativos de los mismos. Por lo anterior se hace indispensable la
contratación de un proveedor adicional, con un alto nivel de experiencia en el mercado para
la realización de estudios de inteligencia comercial de acuerdo a los diferentes objetivos de
COMPENSAR.
15.2.2 Detalle y requisitos de los servicios esperados
Para el desarrollo del objeto de la convocatoria, el PROPONENTE deberá ofrecer sus
servicios bajo la siguientes condiciones:
Objetivos de la investigación
a. Conocer el mercado (entendido como los ciclos de negocios que tiene Compensar:
Alojamiento, eventos, salud, financiero, vivienda, subsidio, recreación, educación,
deporte, alimentos hoteles) y los competidores o servicios que se encuentran en él.
b. Realizar estudios específicos de la competencia y el mercado; Ej: explorar un nuevo
producto lanzado, profundizar y/o conocer algún servicio puntual de un competidor
o varios, etc.
c. Conocer los productos y servicios que ofrece el mercado, a través de la exploración
de diferentes variables que los componen (tarifas, descripción, horarios, beneficios,
publicidad, valores agregados, número de profesionales que dictan un curso, número
de meseros, ayudas audiovisuales, coordinador por equipo, actividades recreativas,
actividades con costo adicional etc.)
d. Establecer cuáles son los competidores/servicios directos e indirectos más fuertes de
cada negocio.
e. Describir cuáles son las ventajas competitivas de nuestros servicios frente a la
competencia o viceversa.
f. Buscar elementos que puedan ser diferenciadores en el mercado y/o factores de un
mejor posicionamiento.
g. Buscar tendencias dentro de éstos mercados
h. Señalar oportunidades de mejora y/o innovación de nuestros productos y servicios
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i. Conocer los medios y publicidad que se encuentra en el mercado por parte de nuestros
competidores.
Target
Se busca con los estudios conocer las empresas competencia de todos los ciclos de negocios
y por lo menos 40 servicios de la Caja, por lo cual se solicita que el PROPONENTE tenga
experiencia en diferentes sectores y muestre estudios de diferentes tipos de empresas
(hotelería, eventos, formación, educación, banca, etc y de empresas de servicios, y de
consumo masivo).
Producto y/o servicio
Este servicio a demanda es necesario para todos los ciclos de negocio de la organización, por
lo cual se tendrá como base las tarifas unitarias para cada una de las técnicas de recolección
de información ofertadas por el proponente asignado, sobre las cuales se construirá el costo
total de cada estudio requerido.
Por lo anterior se requiere un tarifario basado en número de variables evaluadas por número
de competidores evaluados por servicio y tipo de evaluación (telefónica, web y presencial).
El PROPONENTE deberá cotizar de acuerdo a las indicaciones que aparecen en el Anexo
No. 5 -plantilla para cotizar y registrar los costos de cada referencia en las casillas que
correspondan.
Tipos de metodologías Para el desarrollo del servicio el PROPONENTE debe especificar las metodologías y/o
modelos innovadores para estas mediciones y la recolección de la información, herramientas
para actualización rápida de la información, sugerencias de informes a presentar adicionales
a los mínimos requeridos (informes con resultados y conclusiones de las investigaciones),
informes estratégicos para ser accionados por los ciclos de negocios, metodologías de
estudios a la medida y/o sindicados, propias y/o desarrolladas por el proponente tanto
cualitativas como cuantitativas.
15.2.3 Experiencia equipo de trabajo
El PROPONENTE es autónomo para establecer, de acuerdo con el tratamiento que dé a la
ejecución del contrato, el número de personas asignadas en el desarrollo del mismo. Sin
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embargo, el PROPONENTE deberá contar con un equipo de profesionales y técnicos que
incluya como mínimo un gerente de proyecto o director de cuenta de acuerdo con los
requisitos minimos relacionados en el anexo No. 7 “Experiencia Equipo de trabajo” opción
A, y demás personal necesario (jefe de campo o investigador, entre otros) para la prestación
del servicio objeto de esta convocatoria.
El PROPONENTE deberá anexar las hojas de vida detalladas (nivel educativo, experiencia
y participación en proyectos similares) del equipo de trabajo propuesto para el desarrollo del
objeto de la presente convocatoria, así como trabajos relacionados con el objeto del contrato
y las funciones específicas del cargo. Estos documentos deben estar soportados con
información adicional que deberá ser incluida en el anexo No. 7: “Experiencia Equipo de
trabajo “opción B.
El PROPONENTE deberá garantizar que el personal subcontratado, cuenten con la
experiencia e idoneidad profesional para la adecuada ejecución del servicio objeto de los
presentes términos de referencia.
15.2.4 Capacidad administrativa y operacional
El PROPONENTE deberá demostrar su capacidad administrativa y operacional, a través de
un organigrama, explicando en forma detallada, el número de profesionales que conforman
la organización de su empresa en las áreas financieras, administrativa, servicio al cliente,
planeación y otros departamentos, anexar el organigrama respectivo.
El PROPONENTE deberá especificar todas las metodologías propias y genéricas con las
cuales se cuente, la organización técnica, administrativa y logística que se adoptará para
cumplir con el objeto de esta convocatoria en el desarrollo de las actividades enmarcadas en
la realización de estudios de inteligencia comercial de acuerdo a los diferentes objetivos de
COMPENSAR.
15.2.5 Capacidad técnica
El PROPONENTE deberá entregar una descripción detalladamente de todos los ítems que
se relacionan a continuación y adjuntar los soportes que evidencien la existencia de los
equipos, procedimientos, protocolos y documentación para el cumplimiento del objeto de
esta convocatoria.
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• Capacidad física y tecnológica para campo, captura, procesamiento y visualización e
informes.
• Controles para la supervisión y verificación de campo.
• Cantidad de investigadores en Bogotá disponibles para el estudio.
• Condiciones de seguridad y validación de la información disponible en el mercado.
• Herramientas disponibles para grabar la consecución de la información (imagen,
audio y/o video)
• Propuesta de conformación de informes y presentación de los mismos con el valor
agregado que pueda aportar el PROPONENTE.
15.3 Tiempos de servicio
Disponibilidad para prestar el servicio 7x24 de acuerdo con las condiciones de operación y horarios que establezca COMPENSAR, durante la vigencia del contrato.
15.4 Procedimientos
Todos los requerimientos de servicio, serán recibidos por la herramienta habilitada para este
fin y se remitirán al administrador que el proveedor designe para la planeación, programación
y ejecución de las actividades.
Previo a la realización de cada estudio, el proveedor deberá presentar el detalle de los costos
asociados a la solicitud requerida, de acuerdo con el listado de tarifas negociadas y aprobadas
por COMPENSAR para el aval del supervisor técnico. El proveedor no podrá ejecutar las
actividades sin el vo.bo. requerido.
Previo a la aprobación y ejecución del estudio el proveedor deberá enviar una propuesta
metodológica al supervisor técnico que permita validar y aceptar la realización del estudio,
la cual debe contener como mínimo:
• Grupo Objetivo
• Muestra del estudio
• Técnica a utilizar para el estudio de mercado
• Desarrollo del cuestionario/guía
• Demás elementos que se consideren necesario revisar.
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El proveedor debe garantizar la respuesta a las solicitudes dentro de los plazos definidos,
según los ANS establecidos en el numeral 15.6
Se establecerán reuniones de seguimiento de ejecución, entre el supervisor técnico del
contrato por COMPENSAR y el supervisor técnico del proveedor.
15.5 Reportes e informes
Durante la ejecución del servicio, el PROVEEDOR deberá presentar a COMPENSAR
informes y reportes tanto periódicos como parciales antes, durante y después de la ejecución
de cada actividad llevada a cabo, o cuando COMPENSAR lo considere necesario, y conforme
las necesidades requeridas.
Al finalizar cada actividad el proveedor deberá entregar un informe final de acuerdo con las
fechas establecidas en el cronograma previamente aprobado por el supervisor técnico,
teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
• Cronograma
• Reportes de seguimiento de campo
• Herramientas a aplicar
• Resultados en data y en informe (el cual puede ser uno o varios de acuerdo al estudio).
• Y demás información que requiera el supervisor técnico
El PROPONENTE deberá tener experiencia en la creación y/o manejo de reportes ágiles de
mercados, comparativos de competidores, medición de diferenciales y de tendencias (esto
puede ser de un año).
Para la entrega de los informes, en la solicitud de cada estudio se establecerán los tiempos de
respuesta según la cobertura.
El PROPONENTE deberá especificar tiempo de respuesta aproximado para los diferentes
estudios cotizados y los tipos de formatos utilizados para la entrega de los informes. Esta
información deberá ser incluido en el anexo No. 6 “Plantilla Tiempo de Respuesta”.
15.6 Acuerdos de niveles de servicio (ANS)
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Teniendo en cuenta que de manera simultánea se podrán recibir solicitudes para los
diferentes servicios que ofrece COMPENSAR, el contratista se compromete a dar
cumplimiento a los ANS definidos para atender a las necesidades de COMPENSAR.
15.6.1 Equipo de trabajo
El PROPONENTE a quien se asigne el contrato, durante la ejecución de éste deberá mantener
el personal que hace parte del equipo mínimo de trabajo de acuerdo con lo indicado en su
propuesta. No podrá sustituirlo sin justa causa y sin la autorización previa, expresa, y escrita
de COMPENSAR.
Para que se autorice la sustitución, el candidato debe cumplir con los mismos o mejores
requisitos de formación académica, experiencia general y experiencia específica propuestos
para COMPENSAR de acuerdo con los términos de referencia establecidos en el presente
documento.
COMPENSAR se reserva el derecho de solicitar el cambio de cualquiera de los integrantes
del equipo, si a juicio del supervisor no cumple con funciones y responsabilidades requeridas
y acordadas para la ejecución del contrato.
15.6.2 Tiempos de respuesta e indicadores de gestión
Los siguientes son los tiempos e indicadores con los que se medirá el cumplimiento del
objeto del contrato:
Nombre del
indicadorDescripción del indicador Tiempos de entrega
Meta de
desempeñoMetrica Frecuencia de medición
CalidadCumplimiento en las especificaciones
del servicio requerido
En los tiempos indicados por el supervisor
técnico y de acuerdo con las
especificaciones entregadas para la
prestación del servicio.
100%
Número de solicitudes atendidas a
satisfacción/Número de solicitudes
requeridas
Por cada actividad ejecutada
CumplimientoCumplimiento en la entrega de las
propuestas o estimación costos
Hasta tres (3) días hábiles después de
generada la solicitud al proveedor.100%
Fecha envío propuestas - Fecha solicitud
al proveedorPor cada actividad ejecutada
Oportunidad Oportunidad en la entrega de informes
* Reportes parciales en los tiempos
acordados con el supervisor técnico para
cada actividad requerida.
* Informe final en los tiempos acordados con
el supervisor técnico para cada actividad
requerida.
100%
Número de reportes e informes entregados
bajo las condiciones requeridas/Número de
reportes e informes solicitados
Por cada actividad ejecutada
FacturaciónLa facturación por cada servicio
ejecutado
10 días hábiles siguientes a la presentación
o aprobación del informe final 100%
Número de ordenes con facturación
radicadas/Número de ordenes generadas
por servicios ejecutadosPor cada actividad ejecutada
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15.6.3 Facturación ANS
La facturación correspondiente deberá ser remitida dentro de los días (10) días hábiles
siguientes a la presentación o aprobación del informe final.
Para efectos de realizar el desembolso correspondiente a cada pago, el PROVEEDOR debe
adjuntar a las facturas, la orden de compra, el recibo a satisfacción firmado por el supervisor
técnico y copia legible de los pagos efectuados de las afiliaciones realizadas al Sistema de
Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, ARL y Caja de Compensación) correspondiente
a los ingresos del mes inmediatamente anterior y fotocopia de las autoliquidaciones junto con
la planilla “Unificada de Pago a la Seguridad Social y Parafiscales” de los trabajadores que
prestaron sus servicios durante el mes anterior.
15.6.4 Canal de comunicación
El proveedor deberá contar con un gerente o ejecutivo de cuenta dedicado para atender las
solicitudes requeridas a demanda y tendrá comunicación directa con el supervisor técnico y
administrativo del contrato con dedicación 7X24, (según se requiera para cumplir la
ejecución y objetivos de las necesidades y actividades previstas), esta persona debe tener
capacidad de decisión inmediata y gestión de las necesidades que puedan requerirse en la
ejecución del contrato.
15.6.5 Acciones en caso de incumplimiento del ANS
Todas las desviaciones a la baja en el nivel de cumplimiento del servicio estarán
asociadas a una compensación por parte del PROVEEDOR a COMPENSAR, reflejada en
la factura objeto de cobro donde se evidencie el no cumplimiento.
Siempre que los niveles no se cumplan, el PROVEEDOR deberá remunerar a
COMPENSAR, de la siguiente manera:
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15.6.6 Producto no conforme (PNC)
Entendiéndose PNC el incumplimiento de los requisitos establecido para la prestación
del servicio contratado, COMPENSAR:
• Radicará el producto no conforme PNC, documentando la novedad, evidenciando la
desviación presentada.
• Notificará al PROVEEDOR la aplicación del PNC a través de correo electrónico, teniendo
el PROVEEDOR 2 días hábiles (a partir del envío de información) para sustentar la no
conformidad y establecer acciones que mitiguen los riesgos generadores de la no
conformidad. En caso de no obtener respuesta en el plazo acordado, o que la misma no sea
satisfactoria se dará por aceptado.
• En los casos en que COMPENSAR solicite la presentación de planes de acción, el
PROVEEDOR dispondrá de 2 días hábiles para la entrega del mismo; COMPENSAR podrá
rechazar dicho plan cuando considere que con las acciones presentadas no se mitiga la
situación.
15.6.7 Incidentes
Nombre del
indicadorDescripción del indicador
Meta de
desempeñoMetrica
Acciones en caso de
incumplimiento
CalidadCumplimiento en las especificaciones
del servicio requerido100%
Número de solicitudes atendidas a
satisfacción/Número de solicitudes
requeridas
Descuento del 10% de la facturación
del servicio prestado.
CumplimientoCumplimiento en la entrega de las
propuestas o estimación costos100%
Fecha envío propuestas - Fecha solicitud
al proveedor
En caso de incumplimiento reiterado
(más de dos solicitudes incumplidas),
se suspenderá los servicios del
proveedor por quince días.
Oportunidad Oportunidad en la entrega de informes 100%
Número de reportes e informes entregados
bajo las condiciones requeridas/Número de
reportes e informes solicitados
Descuento del 10% de la facturación
del servicio prestado.
FacturaciónLa facturación por cada servicio
ejecutado100%
Número de ordenes con facturación
radicadas/Número de ordenes generadas
por servicios ejecutados
Descuento del 5% de la facturación del
servicio prestado.
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Entendiéndose incidente como los pormenores, riesgos e impactos que se generen del
desarrollo de la prestación del servicio y que afecte en término de: costo, seguridad,
frecuencia, imagen y detección a COMPENSAR:
• El PROVEEDOR deberá reportar en un plazo máximo de 24 horas novedades todos los
pormenores, riesgos e impactos frente a la ejecución del servicio detecte, que interfieran en
la prestación y cumplimiento de los acuerdos pactados, de lo contrario se procederá con la
aplicación de las diferentes penalizaciones que den a lugar.
• De presentarse incidentes que afectan las condiciones del servicio en los niveles de
desviación establecidos en el numeral 15.6.2, se afectara la facturación del periodo de
acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 15.6.5.
• COMPENSAR podrá solicitar al PROVEEDOR la elaboración de planes de acción con los
cuales se mitiguen las desviaciones presentadas que están generando incumplimiento a los
acuerdos pactados.
15.7 Aspectos a tener en cuenta.
1. El PROVEEDOR seleccionado será responsable de todos los equipos, personal y
demás activos que tenga la empresa, para lo cual COMPENSAR no es solidario
en ningún evento de riesgo.
2. El PROVEEDOR estará alineado con COMPENSAR en la aplicación de la
normatividad relativa a SISOMA, cultura organizacional y todas las normas y
cumplimientos de entes gubernamentales y organizacionales que sean de vigencia
para la labor contratada.
3. El PROVEEDOR seleccionado asumirá la entrega y administración de todos los
recursos humanos y materiales que le demanden la actividad a realizar; manejo
de insumos y herramientas requeridas para operar, la dotación de su personal y
demás responsabilidades que sean exigencia de ley.
4. Según la evaluación que se haga del PROVEEDOR durante la vigencia del
contrato, se revisarán adiciones en el alcance, ya sea ingreso de nuevos productos
al portafolio por crecimiento de la prestación de servicios de COMPENSAR,
ampliaciones del tiempo de ejecución y demás.
5. En el medio digital solicitado solo se debe entregar la oferta técnica (No se debe
enumerar precios ni oferta económica)
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16. Plazo de Ejecución
El contrato por celebrarse tendrá una vigencia de dos (2) años a partir de la firma del contrato.
17. Capítulo Económico (Costos de la Propuesta)
COMPENSAR solicita la propuesta a precios fijos netos, es decir, después de descuentos,
incluidos todos los equipos, elementos y servicios solicitados en este documento, en moneda
colombiana, en todo caso este valor debe especificar el valor de IVA discriminado y demás
impuestos a que haya lugar, costos de transporte y todos aquellos valores directos e indirectos
que se vean involucrados en el proceso.
El PROPONENTE deberá entregar los valores de la oferta por cada una de las opciones
estipuladas anexo No. 5 “plantilla para cotizar”
En el evento en el que el PROPONENTE no discrimine el IVA y los servicios o elementos
ofrecidos causen dicho impuesto, COMPENSAR los considerará incluidos en el valor total
de su oferta.
Los valores presentados en pesos, se cotizarán en números enteros sin incluir decimales. En
este caso COMPENSAR se reserva el derecho, de ajustar al peso por exceso o por defecto.
La oferta debe ser presentada con fecha y firma del representante legal o persona legalmente
autorizada para el efecto o por mandatario específica y debidamente facultado para ello.
18. Forma de Pago
COMPENSAR pagará mediante órdenes de pedido mes causado a 60 días calendario previa
presentación de la factura por parte del PROVEEDOR.
19. Condiciones del Contrato
El PROPONENTE seleccionado deberá suscribir perfeccionar y legalizar el contrato dentro
de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido.
Si el seleccionado no suscribe, perfecciona y legaliza el contrato dentro del plazo previsto
anteriormente, sin causa justificada a juicio de COMPENSAR, podrá hacer efectiva la
garantía de seriedad de la oferta.
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En caso de ser aceptada la oferta y celebrarse contrato, éste contendrá entre otras las
siguientes cláusulas, las cuales no son un proyecto de minuta de contrato sino la referencia
de algunos puntos que serán tenidos en cuenta para su elaboración:
✓ Duración. La duración del contrato será por dos (2) años, sin embargo, este tiempo
podrá ser mayor o menor, conforme el resultado del presente proceso de selección y
de las negociaciones que se adelanten en el marco del mismo.
✓ Valor. El valor del contrato será de aproximadamente $100.000.000 (cien millones
de pesos). Dicho monto dependerá del resultado del proceso de negociación que se
adelante en la etapa de selección del proponente.
✓ Garantías. El PROPONENTE seleccionado podrá constituir en la compañía Willis
Towers Watson Colombia Corredores de Seguros S.A., a favor de COMPENSAR,
garantías por los siguientes conceptos, valores y plazos:
a. Póliza de cumplimiento en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y
vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
b. Póliza de calidad en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y vigencia
igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
c. Póliza de responsabilidad civil extracontractual del veinte por ciento (20%) del valor
total del contrato y vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
d. Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales en un quince por ciento (15%) del
valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y tres (3) años más.
Estas garantías deberán constituirse antes de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
fecha de la firma del contrato y requerirá aprobación por parte COMPENSAR. EL
PROPONENTE deberá reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea
afectado por razón de siniestros. De igual manera, en el evento en que se aumente el
precio del contrato o se prorrogue su vigencia, deberán ampliarse o prorrogarse las
correspondientes garantías.
✓ Multas y Sanciones. El contrato contendrá las multas y sanciones de apremio que se
definan en el proceso de negociación teniendo en cuenta los requerimientos del
capítulo técnico y que correspondan a la gestión a cargo del contratista.
✓ También se incluirá una cláusula penal pecuniaria en caso de incumplimiento del
contrato además de la obligación del pago de daños y perjuicios que se causen.
✓ Condición de Modificación. Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja de
Compensación Familiar sometida a control y vigilancia del Estado, en el evento en
que éste modifique las leyes y decretos reglamentarios que rigen el funcionamiento
de las Cajas o la Superintendencia del Subsidio Familiar dicte normas que las afecten
o adopte decisiones que incidan en la ejecución del presente contrato, El
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PROVEEDOR se obliga a sujetarse a las nuevas disposiciones y requisitos que se
establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del contrato, si a ello hubiere lugar.
✓ Conflicto de Intereses. Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de
intereses, de conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002.
✓ Inhabilidades e Incompatibilidades. Las partes manifiestan que no se encuentran
incursas en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades para suscribir el presente
contrato.
✓ No podrán presentar ofertas ni suscribir el correspondiente contrato las personas que
se encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad señaladas en la
Constitución Política, en la Ley, en lo relativo a las contempladas en el estatuto de
COMPENSAR y en las normas aplicables, particularmente en el Decreto 2463 de
1.981. Los Proponentes deberán manifestar expresamente y bajo juramento que no se
hallan incursos en ellas, el cual se entenderá prestado con la firma de la oferta y la
presentación junto con la propuesta de una carta haciendo referencia a este punto.
✓ Cuando se compruebe que el PROVEEDOR no informó la existencia de hechos
constitutivos de inhabilidad o incompatibilidad, COMPENSAR desestimará la
propuesta.
✓ Solución de Controversias. Las partes acuerdan que en caso de suscitarse diferencias
en relación con la ejecución o interpretación del presente contrato, las mismas
convienen en prever todos los medios para resolver amistosamente, sin litigios,
cualquier controversia. En caso de no llegar a un acuerdo, las partes convienen utilizar
los mecanismos de arreglo directo como la transacción y la conciliación, de no llegar
a un acuerdo las partes, transcurridos treinta (30) días hábiles, acudirán ante un árbitro
designado por la Cámara de Comercio de Bogotá, el cual fallará en derecho, de
conformidad con la normatividad aplicable a la materia.
✓ Confidencialidad. El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de
confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con
COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será
divulgada o discutida con personas distintas de las indispensables para que el
proveedor cumpla con el objeto del presente contrato. Las obligaciones de
confidencialidad establecidas en este contrato sobrevivirán a la terminación del
mismo.
✓ Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información de carácter confidencial
que conozcan o intercambien con ocasión del presente contrato, calificada como
secreto empresarial, de conformidad con los artículos 260 y subsiguientes de acuerdo
de Cartagena, Decisión 486 de 2000, el artículo 308 del Código Penal y demás normas
que regulan la materia.
✓ Por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que la información no llegue
a terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algún objeto
diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del
presente contrato. Cada parte deberá asegurarse que la información protegida no sea
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revelada o distribuida por sus empleados o agentes, contraviniendo las disposiciones
del contrato.
✓ Supervisión. Desde el momento de la adjudicación de la presente invitación y hasta
que se liquide el contrato, COMPENSAR ejercerá la supervisión, control y vigilancia
de la ejecución de las obligaciones a cargo del PROPONENTE adjudicatario
contenidas en el contrato que se suscriba, a través del interventor delegado para tal
efecto.
✓ En cualquier caso COMPENSAR se reserva el derecho de contratar una supervisión
ó interventor externo si así lo considera pertinente.
✓ Cesión. COMPENSAR puede ceder el contrato completa o parcialmente, EL
PROVEEDOR se obliga a no ceder el contrato, sin la autorización previa y escrita de
COMPENSAR.
✓ Exclusión de Relación Laboral. Las partes dejan expresa constancia que por este
contrato no se constituye vínculo laboral alguno entre COMPENSAR y los
trabajadores que EL PROPONENTE ocupe para el cumplimiento del objeto
contractual. EL PROPONENTE dispone de autonomía y libertad técnica,
administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable
por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta
y riesgo, sin que COMPENSAR, adquiera responsabilidad alguna por tales actos o
contratos.
✓ El PROVEEDOR responderá por todos los daños y perjuicios que cause a
COMPENSAR y/o terceros, como resultado directo de la violación o negligencia en
el cumplimiento de sus obligaciones, legales, contractuales y o reglamentarias,
respecto del suministro contratado.
✓ En la ejecución del contrato, el PROVEEDOR obra por su propia cuenta, con plena
autonomía directiva, administrativa y técnica. En ningún caso El PROVEEDOR
invocará judicialmente, la existencia de solidaridad con COMPENSAR.
✓ En el evento en que COMPENSAR sea requerido judicialmente con el fin de exigir
indemnización de perjuicios en razón o con ocasión de la ejecución del contrato,
COMPENSAR llamará en garantía al PROVEEDOR y repetirá contra éste, quien
compensará el total de los perjuicios que COMPENSAR sea obligada a pagar
judicialmente por daños imputables al PROVEEDOR.
✓ El PROVEEDOR mantendrá indemne a COMPENSAR de toda demanda,
reclamación o acciones legales en su contra y que sean responsabilidad del
PROVEEDOR, conforme a lo pactado en este contrato.
✓ Domicilio. Para todos los efectos, las partes acuerdan la ciudad de Bogotá D.C. como
domicilio contractual.
20. Invalidez de Información Previa
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La información contenida en este documento sustituye totalmente aquélla que pudiere
haberse suministrado por fuera de esta invitación.
21. Anexos:
21.1. Anexo No.1 – Acuerdo de confidencialidad
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
Marco de referencia: Ley 1273 de 2009 Delito informático. Cláusula Primera. Las partes se obligan a mantener total confidencialidad sobre la información que les sea suministrada o entregada, entendida como toda información contable, financiera, comercial o de procesos, bases de datos, procedimientos, know-how, secretos empresariales, manuales, instructivos, estados financieros, y en general sobre cualquier información verbal, escrita o en medios magnéticos, tangible o intangible, y no divulgarla a nadie, por ningún medio, salvo que la misma sea requerida por autoridad competente. En caso de que deba suministrarse información a alguna autoridad, se deberá informar a la parte afectada previamente a la entrega de la misma, el tipo de información solicitada, y la autoridad que hizo el requerimiento. Cláusula Segunda. Las partes se obligan a preservar la información y por tanto se comprometen a utilizarla exclusivamente para efectos de adelantar el desarrollo de los acuerdos, proyectos o negocios que emprendan de manera conjunta y no divulgarla a personas que no sean sus propios funcionarios y que requieran conocer de ésta por razón de sus funciones. Toda información, documentos, archivos, correos o recursos informáticos que se accedan desde o a través de algún medio que provea COMPENSAR, son propiedad de COMPENSAR y solo deben ser usados para fines netamente establecidos en el vínculo contractual o verbal que se tenga entre las partes. La nueva información, productos de proyectos, desarrollos de aplicaciones, documentos, archivos, metodologías, correos electrónicos; generados desde los medios entregados por COMPENSAR o producto de las labores contratadas; son de carácter confidencial y propiedad exclusiva de COMPENSAR y no deben ser reproducidos bajo ninguna modalidad conocida o por conocer, para ningún propósito sin el consentimiento escrito de COMPENSAR, El colaborador del contratista y el contratista mismo se compromete a mantener en reserva la información que obtenga, conozca y desarrolle en su dispositivo con ocasión del acceso a la red o medios estregados por parte de COMPENSAR, así mismo si se le asignaran cuentas y contraseñas en alguna de la aplicaciones, éstas son de uso personal e intransferible durante las labores que desempeñe en COMPENSAR. Así mismo, acepta que en cualquier momento, los medios asignados podrán ser monitoreados de acuerdo con los protocolos, procedimientos y políticas establecidos en la organización en lo relacionado a Seguridad de la Información, para verificar el cumplimiento de las políticas referentes al uso de la información de Compensar.
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Cláusula Tercera. Las partes reconocen como propiedad de cada una de ellas toda la información entregada. Cláusula Cuarta. Las partes quedarán relevadas de su obligación de mantener la reserva y confidencialidad, respecto de la información recibida en los siguientes casos:
1. Cuando al momento de recibir la información fuere debidamente comprobado que ella ya fuere de público conocimiento.
2. Cuando con posterioridad al recibo de la información, esta llegue al conocimiento público, mediante publicación u otros medios de divulgación sin la intervención o participación directa o indirecta de las partes en tal divulgación, es decir sin que la obligación de CONFIDENCIALIDAD establecida en el presente Acuerdo haya sido violada o transgredida por ellas.
3. Cuando se reciba la información de terceros y éstos no la hubieren recibido directa o indirectamente bajo compromiso de reserva.
4. Cuando se reciba orden de autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales, previa
notificación a la parte afectada para que esta tome las medidas que estime pertinentes a proteger LA INFORMACIÓN.
Cláusula Quinta. Las partes declaran que su obligación de confidencialidad estará vigente durante el vínculo contractual o pactado entre las partes y por cinco (5) años adicionales a la terminación contractual o pactada entre las partes a partir de la firma de este acuerdo de confidencialidad. Cláusula Sexta. Las partes declaran que han asumido el deber de confidencialidad en relación con la información, obligándose adicionalmente a lo siguiente:
1. Dar a la información uso prudente, diligente y adecuado. 2. Garantizar que las personas que tengan acceso a la información conozcan de su carácter
confidencial. En consecuencia, se obligan a mantener mecanismos internos adecuados para proteger la confidencialidad de la misma, entre ellos, contar con un compromiso escrito de sus vinculados en el sentido de preservar la confidencialidad de la información a que tengan acceso en el desarrollo de sus funciones. Se entiende por vinculados: los directores, socios, asesores y funcionarios que por razón del encargo, hayan tenido acceso a la Información.
3. Utilizar la información únicamente para los fines establecidos en el presente Acuerdo de Confidencialidad.
4. A destruir cualquier copia o registro electrónico que haya elaborado con base en la información, hecho que deberán certificar mediante constancia escrita firmada por el representante legal.
Cláusula Séptima. Las partes serán responsables por los perjuicios que sean ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente Acuerdo de Confidencialidad, debiendo responder igualmente por el manejo que sus vinculados le den a la Información. Como consecuencia de lo anterior las partes podrán ejercer las acciones y recursos legales que existan a su favor para hacer efectivo el cumplimiento del presente acuerdo y reclamar los perjuicios directos e indirectos que le sean ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones aquí previstas, incluyendo todo tipo de gastos y honorarios de abogados. Cláusula Octava. Este Acuerdo de Confidencialidad no constituye, ni implica de manera alguna promesa o intención de efectuar operación comercial o de prestación de servicios por cualquiera de las Partes, ni
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implica la asunción de compromiso de las Partes con respecto a la celebración futura de acuerdos de cualquier naturaleza. Cláusula Novena. Las Partes convienen no anunciar o divulgar a ningún tercero su participación en discusiones respecto a la información o a la naturaleza de tales discusiones. Cláusula Décima. Este convenio constituye el acuerdo total entre las Partes sobre este particular y desconoce cualquier otro compromiso escrito o verbal en materia de confidencialidad entre ellas con anterioridad a la fecha de su firma, salvo la mención que a ella se hace en el Acuerdo. Las modificaciones, reformas o enmiendas a este Acuerdo de Confidencialidad deberán constar por escrito y estar firmadas por representantes autorizados de las partes para que sean válidas y vinculantes para las partes. Cláusula Décima Primera. Cualquier notificación entre las Partes deberá hacerse por escrito Cláusula Décima Segunda. Manifestación. Las partes manifiestan libremente que han procedido a la lectura total y cuidadosa del contenido de este documento y en consecuencia se obligan a todo lo acordado. Cláusula Décima Tercera. Perfeccionamiento. El presente acuerdo se perfeccionará con la firma de las partes. Cláusula Décima Cuarta. Uso Datos Personales. En mi calidad de externo y/o afiliado o consumidor de servicios de la Caja de Compensación Familiar COMPENSAR cuyo NIT es 860.066.942-7 , autorizo de manera voluntaria, previa, explicita, informada e inequívoca a todos los servicios y dependencias de Compensar, para tratar mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Compensar, disponible en: http://www.compensar.com.co/protecciondatos.aspx ; así como para que se dé tratamiento de datos personales de personas a cargo, menores de edad, en cuyo caso el tratamiento estará dirigido solo a los datos de naturaleza pública. En concordancia de lo anterior, se suscribe por las partes a los días (___) del Mes (____________) del Año (______)
------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- Firma Externo Firma Responsable Compensar Nombre:_____________________________ Nombre:_________________________________ C.C/ Nit: _____________________________ C.C. / Nit:________________________________ Cargo : ______________________________ Cargo : _________________________________ Empresa / Proceso:____________________ Empresa / Proceso:________________
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21.2. Anexo No.2 - carta de presentación de la propuesta
Señores
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR
Ciudad.
Referencia: Presentación de propuesta para el Proceso de cuyo objeto es XXXX
Yo (Nombre)(s) de la(s) persona(s) que está(n) suscribiendo la propuesta,
identificado como aparece al pie de mi firma, obrando en calidad de (Calidad en la
que actúa el(los) firmante(s) de la propuesta; si el(los) oferente(s) actúa(n) en su
propio nombre, éste(éstos) deberá(n) suscribirlo. Si la oferta se presenta bajo la
modalidad de representación ya sea de una Unión Temporal o de un Consorcio,
deberá firmarla la persona a la cual se le otorgó el correspondiente poder para
suscribir la propuesta y adjuntarlo a la misma. Si la oferta se presenta por persona
jurídica, deberá firmarla el Representante Legal de la misma), de conformidad con
lo establecido en el (En el evento de que la propuesta sea presentada por varias
personas y el suscriptor de la carta sea una sola persona, deberá indicarse en este
aparte el poder o el compromiso de asociación, o el convenio de Unión Temporal o
Consorcio, o el documento pertinente en donde conste la designación de tal persona
para presentar oferta en nombre de los demás), me permito presentar, en nombre de
(Indicación clara del proponente a nombre de quien se actúa), propuesta seria y
formal para participar en Proceso. Conforme a él objeto del proceso se encuentra
detalladamente enunciado en la invitación y en el Anexo No. 5 “Plantilla para
cotizar” para todos los efectos legales, mi propuesta debe entenderse referida a los
mismos, teniendo en cuenta su descripción, número y especificaciones técnicas y
funcionales.
En relación con la propuesta que presento, manifiesto lo siguiente:
1. Que el proponente que represento conoce y acepta el contenido de la invitación y de
sus Anexos y Formularios, así como el de cada uno de los adendas hechos al mismo.
2. Que la propuesta que presento es irrevocable e incondicional, y obliga
insubordinadamente al proponente que represento.
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3. Que ni el representante legal ó apoderado del proponente, ni el proponente mismo, ni
sus integrantes y directores nos encontramos incursos en ninguna de las causales de
inhabilidad y/o incompatibilidad determinadas por la Constitución Política y la Ley
aplicable.
4. Declaramos bajo juramento, el que se entiende prestado por la suscripción de la
presente carta de presentación de la propuesta, que hemos declarado únicamente la
verdad en la información y propuesta suministradas, y que en consecuencia no existe
ninguna falsedad en los documentos presentados, siendo conscientes de las
consecuencias penales que pueden derivarse de cualquier falsedad que se evidencie
en la información aportada con la propuesta, o en las declaraciones contenidas en la
presente carta de presentación de la propuesta.
5. Que me obligo a suministrar a solicitud de CAJA DE COMPENSACIÓN
FAMILIAR COMPENSAR cualquier información necesaria para la correcta
evaluación de esta propuesta, dentro de los términos que al efecto determine esa
entidad.
6. Que la presente propuesta consta de ______ ( ) folios distribuidos en... (Número de
fólderes en los que es presentada la propuesta)
7. Que recibiremos notificaciones en la Av. 68 N° 49 A 47 sede Empresarial, o en la(s)
siguiente(s) dirección(es): (Dirección para notificaciones): Teléfono(s): Fax
8. Que en caso de resultar favorecidos en la adjudicación del proceso de selección y
contratación, los pagos que se pacten dentro del contrato respectivo, deberán
consignarse en la cuenta No. (Indicar clase de cuenta, número, banco, sucursal,
ciudad, país y cualquier otro dato necesario).
9. Que no nos hallamos relacionados en el Boletín de Responsables Fiscales (artículo
60 Ley 610 de 2000).
10. El plazo de ejecución del contrato que se derive del presente proceso, se inicia a partir
de la aprobación de la garantía única y acta de inicio hasta por ______ meses o hasta
agotar el presupuesto, lo primero que ocurra.
11. Que la vigencia de la presente oferta es de sesenta (90) días calendario contados a
partir de la presentación de la misma.
12. Que el valor total de precios unitarios es de ___________________________
NOMBRE REPRESÉNTATE LEGAL
FIRMA REPRESÉNTATE LEGAL
C.C. N° REPRESÉNTATE LEGAL
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21.3. Anexo No.3 - autorización tratamiento de datos personales
AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Autorizo de manera voluntaria, previa, explicita, informada e inequívoca a todos los servicios
y dependencias de la Caja Compensar y Compensar EPS , de acuerdo a lo dispuesto en la
Ley 1581 de 2012, para tratar mi información personal y/o biométricos de acuerdo con la
Política de Tratamiento de Datos Personales de Compensar, disponible en:
http://www.compensar.com.co/protecciondatos.aspx; información que será utilizada en el
desarrollo de las funciones propias de Compensar como Caja de Compensación y EPS para:
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas conmigo y/o mi grupo familiar, Informarme
sobre cambios o diseños en sus productos o servicios y/o nuevas alianzas y convenios,
Evaluar la calidad de sus productos y servicios, Proveer sus productos y servicios requeridos
o no por mí, En la realización de estudios internos sobre hábitos de consumo y/o estadísticas,
Enviarme Información comercial, publicitaria o promocional sobre sus servicios, eventos y/o
promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general,
llevar a cabo campañas, promociones o concursos y todas aquellas actividades asociadas a
los servicios sociales de la Caja de Compensación y EPS para sus afiliados, Compartir,
incluyendo la transferencia y transmisión de mis datos personales, a las administradoras
encargadas de la seguridad social, dirigidos a la actualización de mi afiliación y/o traslado en
el sistema, Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de mis datos personales a
terceros países para los fines relacionados con las funciones propias de Caja y EPS. Estas
actividades las podrán realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo
móvil, o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por
conocer.
Nombre: __________________________ Firma: __________________________
Identificación: ______________________ Fecha: __________________________
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21.4 Anexo No. 4 – Experiencia comercial (anexo Excel)
21.5 Anexo No. 5 – Plantilla para cotizar (anexo Excel)
21.6 Anexo No. 6 – Plantilla tiempo de respuesta (anexo Excel)
21.7 Anexo No. 7 – Experiencia equipo (anexo Excel)
22. Minuta proforma
CONTRATO
No.:
CONTRATISTA:
_____
_______________
CONTRATANTE CCF COMPENSAR
OBJETO:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX.
VALOR
ESTIMADO
DEL
CONTRATO:
____________ DE PESOS ($____.000.000.000) MÁS IVA
DURACIÓN: XXX (XX) XXX, DESDE EL XXX DE XXX DE XXX HASTA EL XXX DE
XXX DE XXXX
SUPERVISORE
S:
XXXXXXXXXXX –TÉCNICO-
SUPERVISOR TECNCO
XXXXXXXXXXXXXXXXXX -ADMVO-
NEGOCIADOR O QUIENES HAGAN SUS VECES
El presente contrato de prestación de servicios se celebra entre las siguientes partes:
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A. CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMPENSAR, corporación sin ánimo de
lucro, con personería jurídica otorgada mediante resolución número 2409 de fecha
30 de junio de 1978 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social con
NIT 860.066.942-7, representada en este acto por _______________, mayor
de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. XXXXXXXXX de Bogotá, quien
actúa en su calidad de apoderado del representante legal como consta en poder
general otorgado según escritura pública No. XXX de la Notaría 38 del Círculo de
Bogotá, quien en adelante y para todos los efectos del presente documento se
denominará COMPENSAR.
B. _____________, con NIT. _______, representada en este acto por
__________, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número
XXXXXXXXXXXXXX quien actúa en su calidad de representante legal, como consta
en certificado de existencia y representación legal, expedido por Cámara de
Comercio de Bogotá, quien en adelante y para todos los efectos del presente
documento se denominará el CONTRATISTA.
El presente contrato se rige por las siguientes:
CLÁUSULA PRIMERA
OBJETO, ALCANCE Y EJECUCIÓN
DEL CONTRATO
EL CONTRATISTA se obliga para con COMPENSAR, a prestar el XXXXXXXXXXX; de
conformidad con la propuesta presentada por el CONTRATISTA de
XXXXXXXXXXXXXXXXXX, documentos que hacen parte integral del presente contrato.
El CONTRATISTA, prestará el servicio objeto del presente contrato, en los términos
estipulados en las solicitudes de pedido emitidas por COMPENSAR.
COMPENSAR asume que el CONTRATISTA, se obliga a realizar todas aquellas tareas,
actividades y acciones que natural y/o técnicamente correspondan a los servicios
ofertados, según las mejores prácticas del mercado, la costumbre del sector y la ley, así
no estén taxativamente incorporadas a este contrato.
Los servicios adicionales a los negociados inicialmente por COMPENSAR, serán revisados
y aprobados por Compras y Abastecimiento en conjunto con el supervisor técnico, previa
aprobación de la propuesta comercial y económica presentada por El CONTRATISTA,
cuyos precios deberán estar acordes con los precios del mercado.
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Los precios establecidos para los servicios objeto de este contrato se enlistan en la
propuesta presentada por EL CONTRATISTA la cual hace parte integral del presente
contrato y serán los consignados en cada solicitud de pedido.
EL CONTRATISTA deberá aplicar y documentar el desarrollo de su gestión para este
contrato, mediante la aplicación de las metodologías asignadas a las necesidades de
COMPENSAR que permitan establecer el avance hacia los objetivos propuestos, los
recursos que se destinan a los programas y proyectos, la evaluación de resultados, la
retroalimentación, el seguimiento y los ajustes de procesos.
COMPENSAR no se hará responsable ni reconocerá valor alguno como consecuencia de
actividades no previstas, realizadas por el CONTRATISTA fuera del plazo y condiciones
fijadas para la ejecución del servicio objeto del presente contrato.
El presente contrato no tiene obligación de exclusividad de ninguna de las partes. Por lo
tanto, COMPENSAR podrá adquirir los servicios objeto de este contrato con otros
proveedores.
ALCANCE DEL OBJETO. El CONTRATISTA se compromete a desarrollar el servicio de
conformidad con las siguientes especificaciones y entregables:
1. La técnica de recolección de información será periódica y dependerá del tipo de
servicio y puede ser fuentes primarias (telefónica, personal) y/o fuentes
secundarias.
2. Presentar cronograma para aprobación de Compensar.
3. Presentar informe sobre las actividades realizadas durante la ejecución del contrato.
4. Presentar informe final de acuerdo con las especificaciones que solicite el supervisor
técnico.
CLÁUSULA SEGUNDA
VALOR, PRECIOS Y FORMA DE PAGO
El valor del contrato será de hasta ___________ MILLONES DE PESOS
($_____.000.000.000) MÁS IVA.
Para todos los efectos legales y fiscales el valor será el total de los pagos efectuados por
COMPENSAR por los servicios efectivamente prestados durante el plazo del contrato o el
que se establezca al momento de su terminación y liquidación respectiva. El presente
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contrato no obliga a COMPENSAR, a solicitar servicios hasta por el valor total señalado en
la presente clausula.
COMPENSAR pagará a EL PROVEEDOR las sumas que se deriven del presente contrato,
dentro de los sesenta (60) días calendario siguiente a la fecha de radicación de la factura
correspondiente a los servicios efectivamente prestados de acuerdo al recibido a
satisfacción del supervisor técnico.
Los precios establecidos para los servicios objeto de este contrato se enlistan en la
propuesta presentada por EL PROVEEDOR la cual hace parte integral del presente
contrato. Sin embargo, los productos diferentes o similares a los negociados inicialmente
por COMPENSAR serán revisados y aprobados por Compras y Abastecimiento en
conjunto con el Supervisor Técnico, previa aprobación de la propuesta económica
presentada por el PROVEEDOR, cuyos precios deberán estar acordes a los ofrecidos por
el mercado.
Para el pago el CONTRATISTA debe cumplir con la entrega de reportes e informes de
gestión en los tiempos establecidos por el interventor del contrato.
Parágrafo primero: todo pago se hará en pesos colombianos más el IVA
correspondiente y para su aprobación es necesario el visto bueno del supervisor técnico
a través de la certificación de recibo a satisfacción. La factura además de los requisitos
de ley, debe anexar la acreditación del pago de aportes al sistema general de seguridad
social integral (salud, pensiones y riesgos laborales) de todo el personal que emplea
para el desarrollo de este contrato. Sin este requisito la factura se entenderá no radicada,
así se hubiere remitido oportunamente a COMPENSAR. La certificación de recibo a
satisfacción se expedirá al contratista una vez se hayan cumplido con todos los criterios
de aceptación acordados por las partes en este contrato y en sus respectivos anexos.
Parágrafo segundo: los gastos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones que se
causen en ocasión del presente contrato, estarán a cargo y deberán ser pagadas por la
parte que esté obligada según la ley y en la proporción que le corresponda.
COMPENSAR en cada pago realizará los descuentos y retenciones de ley a que haya lugar.
CLÁUSULA TERCERA
PLAZO, TERMINACION Y LIQUIDACIÓN
El plazo de ejecución del presente contrato es _____ (__) años, desde _____ XXX hasta
________ de XXXX.
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El plazo del presente contrato podrá ser suspendido de común acuerdo entre las partes,
lo cual constará en documento particular dispuesto para tal fin. El término de suspensión
del contrato no se computará para efectos de los plazos del contrato, ni generará valores
durante el tiempo de la suspensión a favor del CONTRATISTA.
Además de las causales establecidas en la ley, el plazo de este contrato se terminará:
1. Por expiración del plazo.
2. Por mutuo acuerdo.
3. Por mora en cumplimiento de los servicios.
4. Por decisión unilateral de cualquiera de las partes debidamente notificada por
escrito a la otra parte con una antelación no inferior a quince (15) días calendario,
sin que para ello se requiera invocar causal o motivo alguno y sin que se genere
ningún tipo de indemnización.
5. Por declaración de incumplimiento, conforme a lo previsto en la cláusula sexta del
presente contrato.
6. Por pérdida de capacidad legal, técnica o financiera del CONTRATISTA.
El presente contrato se liquidará a su terminación garantizando que las partes quedan a
paz y salvo por todo concepto.
CLÁUSULA CUARTA
OBLIGACIONES DE LAS PARTES
Obligaciones del CONTRATISTA
1. Prestar los servicios a que se refiere el presente contrato, con la diligencia debida
y de acuerdo con las normas aplicables a las mejores prácticas del sector en el
que se enmarca el producto o servicio que se contrata.
2. Atender los requerimientos de COMPENSAR durante la prestación del servicio de
manera oportuna, garantizando la calidad de los servicios suministrados y
respetando los lineamientos dados por COMPENSAR. En el evento en que se
presenten diferencias en entre lo solicitado por Compensar y el servicio prestado,
el CONTRATISTA hará los correspondientes correctivos a satisfacción de
COMPENSAR.
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3. Desarrollar el objeto de este contrato, con las metodologías, los indicadores y
las actividades contenidas en la propuesta, además de las observaciones técnicas
y/o metodológicas que se indiquen.
4. Facilitar el soporte técnico del equipo de trabajo asignado y/o suministro de
servicios, para la atención de los estudios que requiere Compensar a demanda.
5. Prestar el servicio atendiendo todas las normas y condiciones de seguridad
industrial adecuados para las labores y actividades derivadas del desarrollo del
contrato.
6. Garantizar el control y supervisión permanente de todo el personal que asigne
para el cumplimiento del contrato.
7. Garantizar que el personal que preste los servicios, se encuentre vinculado al
sistema general de seguridad social integral (salud, riesgos laborales y
pensiones) y aportes parafiscales.
8. Contar con los equipos tecnológicos y herramientas necesarias para la prestación
de los servicios, las cuales deben estar administradas y operadas por personal
debidamente capacitado para realizar estas funciones.
9. Cumplir con todas las normas relacionadas con propiedad industrial, intelectual
o de derechos de autor que le sean aplicables.
10. Atender las observaciones o sugerencias que se formulen en cuanto estén dentro
del alcance del contrato y sean pertinentes para su ejecución.
11. Permitir en todo momento la revisión del servicio por parte de COMPENSAR.
12. Adoptar las medidas técnicas, logísticas y administrativas que sean conducentes
a la ejecución de las actividades necesarias del desarrollo de las actividades
propuestas.
13. Asistir a las reuniones que convoque Compensar, para revisar el avance de las
actividades, reportes parciales y asesoría durante todo el desarrollo del contrato.
14. Facilitar toda la información que requiera COMPENSAR para realizar el
seguimiento y supervisión del contrato así como para establecer planes de
mejora cuando a ello haya lugar.
15. Presentar presupuesto previo a la realización de cada estudio de mercado, de
acuerdo con el listado de tarifas negociadas y aprobadas por COMPENSAR.
16. Mantener un control administrativo eficiente sobre los trabajos y costos
involucrados en cada estudio.
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17. Dar cumplimiento a los acuerdos de niveles de servicio (ANS), estipulados en el
Anexo No. 1 para atender las necesidades de Compensar
18. Acreditar documentalmente, cuando COMPENSAR así lo solicite, que cuenta con
las certificaciones y autorizaciones para prestar este servicio, expedida por las
autoridades públicas que en su país ejerzan dicha función.
19. Cumplir con todas las obligaciones, deberes y/o requisitos técnicos requeridos
para el desarrollo de la actividad contratada y que se relacionan con el
cumplimiento de normas de seguridad industrial, salud en el trabajo y medio
ambiente, conservando todos los documentos soporte y o registros pertinentes.
20. Pagar oportunamente los salarios y las prestaciones sociales e indemnizaciones
laborales del personal que contrate laboralmente para la ejecución del contrato,
o los honorarios, según el caso.
21. Las demás que surjan de la ejecución del presente contrato y de la ley
Obligaciones de COMPENSAR
1. Pagar al CONTRATISTA el valor del presente contrato, de acuerdo con lo
estipulado.
2. Colaborar con el CONTRATISTA para que el objeto del contrato se cumpla a
cabalidad, sin que ello implique relevar al CONTRATISTA de sus responsabilidades.
3. Proporcionar la información requerida el CONTRATISTA para la adecuada ejecución
del contrato.
4. Mantener debidamente informado al CONTRATISTA de cualquier evento que afecte
o llegare a afectar el desarrollo del objeto convenido.
5. Las demás que se surjan de la ejecución del presente contrato y de la ley.
CLÁUSULA QUINTA
GARANTIAS
EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de EL CONTRATANTE, las pólizas de
seguros que se relacionan a continuación y las cuales hacen parte integral del presente
contrato, bajo el programa de atención a contratistas, exclusivamente a través de WILLIS
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COLOMBIA CORREDORES DE SEGUROS S.A, y las mantendrá vigentes durante la
ejecución del contrato, sus prórrogas y liquidación final:
1. Póliza de cumplimiento por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato,
con vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.
2. Póliza de calidad por el veinte por ciento (20%) del valor total estimado del
contrato, con vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.
3. Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales por un 15% del valor del contrato
y vigencia igual a la duración del contrato y tres (3) años más.
4. Póliza de responsabilidad civil extracontractual, por un 20% del valor del contrato y
vigencia igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.
El término, que EL CONTRATISTA tiene para la solicitud, constitución, pago y entrega a
EL CONTRATANTE de las anteriores garantías junto con los recibos de pago
correspondientes, será de cinco (5) días hábiles a partir de la firma del Contrato o del
Acta de Entrega a satisfacción de las labores contratadas según el caso.
Si el CONTRATISTA no entrega las pólizas en el plazo estipulado, se entenderá que desiste
de iniciar la ejecución del presente contrato.
Las garantías deberán renovarse y adicionarse en el plazo y porcentaje acordado por las
partes cada vez que se modifique o prorrogue el contrato.
El CONTRATISTA reconstituirá las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado
por razón de siniestros.
Si la compañía aseguradora establece en la póliza algún porcentaje como deducible y lo
hace efectivo en caso de siniestro, el mismo será asumido por el CONTRATISTA.
CLÁUSULA SEXTA
NATURALEZA DEL CONTRATO, RESPONSABILIDAD
SOLIDARIDAD, E INCUMPLIMIENTO
El presente contrato se regirá por las normas del derecho privado.
Entre las partes y para los efectos del presente contrato, no existe relación laboral de
naturaleza alguna. Por lo tanto, cada una de las partes será responsable de las relaciones
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laborales con sus empleados, y de los pagos de aportes parafiscales correspondientes y
no existirán obligaciones solidarias, ni surgirá la figura jurídica de sustitución patronal.
EL CONTRATISTA responderá por todos los daños y perjuicios que cause a COMPENSAR
y/o terceros, como resultado directo de la violación o negligencia en el cumplimiento de
sus obligaciones, legales, contractuales y o reglamentarias, respecto de la prestación de
servicios contratada.
En la ejecución del contrato, EL CONTRATISTA obra por su propia cuenta, con plena
autonomía directiva, administrativa y técnica. En ningún caso EL CONTRATISTA invocará
judicialmente, la existencia de solidaridad con COMPENSAR.
En el evento en que COMPENSAR sea requerido judicialmente con el fin de exigir
indemnización de perjuicios en razón o con ocasión de la ejecución de este contrato,
COMPENSAR llamará en garantía al CONTRATISTA y repetirá contra éste, quien
compensará el total de los perjuicios que COMPENSAR sea obligada a pagar
judicialmente por daños imputables al CONTRATISTA.
El CONTRATISTA mantendrá indemne a COMPENSAR de toda demanda, reclamación o
acciones legales en su contra y que sean responsabilidad del CONTRATISTA, conforme
a lo pactado en este contrato.
De presentarse incumplimiento en las fechas de entrega y/o inconformidad en la calidad
del servicio contratado por COMPENSAR, el contrato será resuelto de pleno derecho, sin
perjuicio de las acciones que deba iniciar COMPENSAR, en procura de reparar los daños
generados por el incumplimiento.
En caso de mora o incumplimiento en los entregables o prestación de servicios definidos
en el presente contrato, se tendrán en cuenta los criterios definidos en el Anexo No. 1
“Acuerdos de niveles de servicio (ANS)” documento que hace parte integral de este
contrato.
En el evento en que cualquiera de las partes incumpla total o parcialmente sus
obligaciones legales o contractuales, pagará a la otra, como sanción penal pecuniaria una
suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total estimado del contrato a título de
pena, sin perjuicio de que se solicite la totalidad del valor de los daños causados por el
incumplimiento.
Prestará mérito ejecutivo para el cobro de la cláusula penal la copia auténtica del
presente Contrato, acompañada de la simple notificación de incumplimiento hecha por
la Parte cumplidora a la incumplidora, entendiéndose dicha notificación como
constitución en mora.
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Las Partes acuerdan que la presente cláusula penal no constituye una estimación
anticipada de perjuicios, y por el hecho de exigirse la pena estipulada en este Contrato,
con ello no se está renunciando al derecho de cobro de la indemnización de los perjuicios
que se ocasionen. En todo caso convienen las Partes que la reclamación de los perjuicios
entre las mismas se limitará a los daños directos sufridos con exclusión del lucro cesante.
La omisión de una de las Partes de exigir el estricto cumplimiento y ejecución de los
términos y condiciones del mismo, no constituye renuncia a dichos términos y condiciones
en el futuro, ni impide que dicha Parte insista en el estricto cumplimiento y ejecución de
dichos términos y condiciones en un momento posterior.
CLÁUSULA SEPTIMA
INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES
Y CONFLICTO DE INTERESES
Las partes manifiestan que no se encuentran incursas en alguna de las inhabilidades o
incompatibilidades para suscribir el presente contrato conforme lo establecido en el
Decreto 2463 de 1981 y demás normatividad aplicable.
Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de intereses, de conformidad
con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002 y demás normatividad aplicable.
El CONTRATISTA se obliga a informar de manera inmediata al supervisor del contrato
designado por COMPENSAR cualquier hecho que afecte el régimen de inhabilidades,
incompatibilidades o conflicto de intereses señalado y adelantará todas las gestiones que
sean necesarias a fin de superar la contingencia que sobre esa materia se presente.
CLÁUSULA OCTAVA
SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
Si surgieran discrepancias o controversias de cualquier índole entre las “Partes” con
motivo de la ejecución, interpretación o liquidación de este contrato y/o sus adiciones,
y antes de iniciar el procedimiento arbitral las “Partes” se obligan a iniciar un
procedimiento amistoso de resolución de conflictos bajo los principios de buena fe y
conciliación conforme a las siguientes reglas:
La Parte que considere que se ha producido o se puede producir un incumplimiento o
controversia deberá comunicárselo por escrito a la otra Parte a través de los supervisores
o designados para el control de la ejecución del contrato con indicación detallada en un
informe del incumplimiento o controversia y convocándole a una reunión en el domicilio
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contractual a celebrar entre los días 3º y 5º hábiles desde la recepción de dicha
comunicación.
Recibida la comunicación la otra Parte deberá remitir a la Parte comunicante y en el
plazo de 2 días hábiles, un escrito también detallado sobre su opinión respecto al
incumplimiento o la controversia.
Las “Partes” estarán obligadas a reunirse en el lugar y fecha señalados en la
comunicación, en la que tratarán de resolver de buena fe la controversia suscitada.
Si en esa primera reunión las “Partes” no llegasen a un acuerdo, deberán celebrar
durante los 5 días hábiles siguientes, una segunda reunión a la que deberán asistir, en
representación de cada Parte, aquellas personas que representen los derechos de cada
parte y además tengan mayor capacidad de decisión y facultad de conciliación.
Desde la celebración de esa segunda reunión, las “Partes” dispondrán de un plazo de 5
días hábiles para llegar a un acuerdo. El acuerdo al que en su caso se llegase, deberá
plasmarse por escrito, pasando a formar parte de este contrato para todos los efectos.
Si las Partes no hubiesen resuelto las discrepancias o controversias conforme al
procedimiento y en el plazo establecido en la cláusula anterior, acudirán a un tribunal
de arbitramento que será integrado por un árbitro designado por las Partes de común
acuerdo. Si no se llegare a un acuerdo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a
la decisión de una de las Partes de convocar al tribunal de arbitramento, el árbitro será
designados por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá
D.C. de las listas que éste tiene para tal efecto. El arbitraje será en derecho y al mismo
le serán de aplicación las normas del citado Centro.
CLÁUSULA NOVENA
OTRAS DISPOCISIONES
AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL. El CONTRATISTA,
con la suscripción del presente contrato manifiesta que cumple con toda la normatividad
vigente relacionada con sus deberes, afiliación y pago de aportes al Sistema General de
Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones, Riesgos Laborales y Sistema de Subsidio
Familiar) de todo el personal que emplea para el desarrollo de este contrato.
SUPERVISORES DEL CONTRATO. La supervisión y responsabilidad en la
verificación y seguimiento a lo pactado en el presente contrato estará a cargo de
XXXXXXXXXXXXXXXX, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX o quienes
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hagan sus veces, quienes cumplirán las funciones previstas en el procedimiento de
contratación de COMPENSAR y se encuentran debidamente facultados para la
suscripción actas, anexos o documentos de índole contractual que no modifiquen el
objeto ni las condiciones del presente contrato.
CONFIDENCIALIDAD. Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información
de carácter confidencial que conozcan o intercambien con ocasión del presente
contrato. Por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que la información
no llegue a terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algún
objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del
cumplimiento del presente contrato.
TRANSPARENCIA. Cada parte declara que ni ella, ni los funcionarios directamente
involucrados en la negociación de este contrato de prestación de servicios han
ofrecido comisión, privilegio o dádiva alguna a la otra parte o a sus funcionarios y
acepta que toda falta propia o de sus funcionarios en torno a la transparencia con
motivo de la negociación, celebración o ejecución de este contrato de PRESTACIÓN
DE SERVICIOS constituye un incumplimiento grave al mismo. Así mismo cada parte
declara con los mismos efectos que ni ella ni sus funcionarios vinculados a la
celebración o ejecución del convenio se encuentran incursos en situación de conflicto
de interés, obligándose en cualquier caso a revelar toda situación de conflicto de
intereses existente o sobreviniente, siendo entendido que la parte o funcionario en
quien concurra una situación de conflicto de interés se encuentra impedido para
actuar en situación de conflicto salvo autorización expresa de la otra parte. Las partes
declaran que la transparencia es un elemento clave del presente contrato y cuya falta
permite su terminación en cualquier tiempo.
CESIÓN DEL CONTRATO. El CONTRATISTA no podrá ceder en todo o en parte el
presente contrato salvo autorización previa, expresa y escrita por parte de
COMPENSAR.
SUBCONTRATACIÓN. EL CONTRATISTA no podrá subcontratar ejecución de alguna o
todas sus obligaciones sin que COMPENSAR lo autorice expresamente, por escrito y
previo a la ejecución de esas obligaciones.
MODIFICACIONES ESCRITAS. Cualquier modificación que acuerden las partes
deberá hacerse constar por escrito. Sin dicha formalidad se reputará inexistente.
CONDICIÓN DE MODIFICACIÓN. Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja
de Compensación Familiar sometida a control y vigilancia del Estado, en el evento en
que éste modifique las leyes y decretos reglamentarios que rigen el funcionamiento
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de las Cajas o la Superintendencia del Subsidio Familiar dicte normas que las afecten
o adopte decisiones que incidan en la ejecución del presente contrato, el
CONTRATISTA se obliga a sujetarse a las nuevas disposiciones y requisitos que se
establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del contrato, si a ello hubiere lugar
PROPIEDAD INTELECTUAL.- Para efectos de esta Alianza se entiende como
“Propiedad” de cada una de las Partes toda la información confidencial, fórmulas, bases
de datos, procesos, planes de trabajo, información técnica, operativa y de configuración,
esquemas, datos, “know–how”, secretos industriales, ideas, herramientas, diseños,
aplicaciones, desarrollos, invenciones, productos, subproductos, componentes,
materiales y todos los demás activos tangibles e intangibles con valor comercial, o sin
él, pero que en alguna forma representen activos o valores intelectuales cualquiera de
las involucradas, incluyendo pero sin limitarse a hardware o software, que directa y/o
indirectamente sean suministrados y/o conocidos en virtud o con relación a la ejecución
del presente contrato.
Así mismo, toda la propiedad industrial, intelectual, artística, y/o científica, incluyendo,
pero sin limitarse a derechos, marcas, patentes, derechos de autor, invenciones y/o
secretos industriales, en adelante “Derechos de Propiedad Intelectual”, permanecerán
de forma exclusiva, única y valiosa propiedad de cada Parte, según corresponda. En
consecuencia, ninguna de las Partes bajo el presente convenio obtiene bajo ningún título,
incluyendo, pero sin limitarse a, concesión, uso, usufructo, licencia, depósito, préstamo,
alquiler ni propiedad alguna sobre los Derechos de Propiedad Intelectual, como
consecuencia de la ejecución del convenio, ni podrá utilizar la información recibida en
ningún caso, en beneficio propio o de terceros.
PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS. Las Partes declaran que los recursos
utilizados para el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, objeto del presente
contrato no provienen ni provendrán de actividades ilícitas tales como el narcotráfico,
terrorismo y financiación del terrorismo, lavado de activos, testaferrato, tráfico de
estupefacientes o delitos contra el orden constitucional, o que de alguna manera
contraríen las leyes de la República, la moral o las buenas costumbres, así como no estar
reportado en la lista Clinton, ni en otra de la misma naturaleza. Así mismo se obliga para
con la otra Parte a implementar las medidas tendientes a evitar que sus operaciones
puedan ser utilizadas sin su conocimiento y consentimiento como instrumentos para el
ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros
bienes provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a estas
actividades.
Por lo anterior, cada Parte podrá terminar de manera unilateral e inmediata el presente
contrato en caso que de que la otra, sus socios o accionistas y/o sus administradores
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llegaren a ser: (i) vinculados por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo
de investigación por delitos de narcotráfico, terrorismo, lavado de activos, financiación
del terrorismo, testaferrato, tráfico de estupefacientes o cualquier delito contra el orden
constitucional (ii) ser incluido en listas para el control de lavado de activos y financiación
del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como
la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior OFAC emitida por la Oficina del
Tesoro de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las
Naciones Unidas y otras listas públicas relacionadas con el tema del lavado de activos y
financiación del terrorismo, o (iii) condenado por parte de las autoridades competentes
en cualquier tipo de proceso judicial relacionado con la comisión de delitos de igual o
similar naturaleza a los indicados en esta cláusula.
MÉRITO EJECUTIVO El presente contrato presta mérito ejecutivo para todos los efectos
y así lo aceptan expresamente las partes.
DOCUMENTOS DEL CONTRATO. Forman parte del presente contrato y por tanto obligan
a las partes los siguientes documentos:
1. La propuesta presentada por el contratista
2. Las solicitudes que se emitan en virtud del presente contrato.
3. Anexo No. 1 “Acuerdos de niveles de servicio (ANS)”
4. Las pólizas que garantizan el contrato y que están determinadas en el presente
instrumento.
5. Los demás documentos que se generen con ocasión de la relación contractual y
los demás que surjan en las etapas precontractual, contractual y poscontractual,
siempre que estén suscritos por ambas partes.
NOTIFICACIONES.
A. COMPENSAR.
Atn: XXXXXXXXXXXXXXX
Dirección. Av 68 No. 49A - 47.
Teléfono: 4280666
B. EL CONTRATISTA
Atn: _______________
Dirección: ______________
Correo electrónico: __________@_________.com.co
Teléfono: ____________
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LEGALIZACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO. El presente contrato se perfecciona con la
firma de las partes y se legaliza con la aprobación de las respectivas pólizas.
DOMICILIO CONTRACTUAL. Para todos los efectos del presente contrato se tendrá
como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C.
Las partes manifiestan que este contrato reemplaza en todas sus partes a cualquier otro
convenio anterior, verbal o escrito y que han procedido a la lectura total y cuidadosa
del contenido de este documento y se obligan a todo lo acordado en señal de lo cual lo
suscriben en dos originales del mismo valor, en Bogotá D.C. a los
COMPENSAR EL CONTRATISTA
________________________ __________________
Representante legal Representante Legal
Anexo No. 1 Acuerdos de niveles de servicio (ANS)
Teniendo en cuenta que de manera simultánea se podrán recibir solicitudes para los
diferentes servicios que ofrece Compensar, el contratista se compromete a dar cumplimiento
a los ANS definidos para atender a las necesidades de Compensar.
15.7.1 Equipo de trabajo
Durante la ejecución del contrato el CONTRATISTA deberá mantener el personal que hace
parte del equipo mínimo de trabajo de acuerdo con lo indicado en su propuesta. No podrá
sustituirlo sin justa causa y sin la autorización previa, expresa, y escrita de Compensar.
Para que se autorice la sustitución, el candidato debe cumplir con los mismos o mejores
requisitos de formación académica, experiencia general y experiencia específica propuestos
para Compensar de acuerdo con los términos de referencia establecidos en el presente
documento.
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COMPENSAR se reserva el derecho de solicitar el cambio de cualquiera de los integrantes
del equipo, si a juicio del supervisor no cumple con funciones y responsabilidades requeridas
y acordadas para la ejecución del contrato. El CONTRATISTA deberá garantizar que el grupo de trabajo asignado en cada actividad
BTL cumpla con una imagen personal adecuada, que proyecte, pulcritud y profesionalismo,
acorde a la imagen que se desea comunicar a las empresas, clientes y aliados de Compensar.
En función de cada actividad, el contratista se compromete, a una vez se legalice el contrato
definir en conjunto con COMPENSAR el código de vestuario y estilo de comunicación que
debe manejar el equipo de trabajo que estará atendiendo las necesidades de Compensar.
15.7.2 Tiempos de respuesta e indicadores de gestión
Los siguientes son los tiempos e indicadores con los que se medirá el cumplimiento del
objeto del contrato:
15.7.3 Facturación ANS
La facturación correspondiente deberá ser remitida dentro de los días (10) días hábiles
siguientes a la presentación o aprobación el informe final.
Para efectos de realizar el desembolso correspondiente a cada pago, el CONTRATISTA debe
adjuntar a las facturas, la orden de compra, el recibo a satisfacción firmado por el supervisor
técnico de COMPENSAR y copia legible de los pagos efectuados de las afiliaciones
realizadas al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, ARL y Caja de
Compensación) correspondiente a los ingresos del mes inmediatamente anterior y fotocopia
Nombre del
indicadorDescripción del indicador Tiempos de entrega
Meta de
desempeñoMetrica Frecuencia de medición
CalidadCumplimiento en las especificaciones
del servicio requerido
En los tiempos indicados por el supervisor
técnico y de acuerdo con las
especificaciones entregadas para la
prestación del servicio.
100%
Número de solicitudes atendidas a
satisfacción/Número de solicitudes
requeridas
Por cada actividad ejecutada
CumplimientoCumplimiento en la entrega de las
propuestas o estimación costos
Hasta tres (3) días hábiles después de
generada la solicitud al proveedor.100%
Fecha envío propuestas - Fecha solicitud
al proveedorPor cada actividad ejecutada
Oportunidad Oportunidad en la entrega de informes
* Reportes parciales en los tiempos
acordados con el supervisor técnico para
cada actividad requerida.
* Informe final en los tiempos acordados con
el supervisor técnico para cada actividad
requerida.
100%
Número de reportes e informes entregados
bajo las condiciones requeridas/Número de
reportes e informes solicitados
Por cada actividad ejecutada
FacturaciónLa facturación por cada servicio
ejecutado
10 días hábiles siguientes a la presentación
o aprobación del informe final 100%
Número de ordenes con facturación
radicadas/Número de ordenes generadas
por servicios ejecutadosPor cada actividad ejecutada
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de las autoliquidaciones junto con la planilla “Unificada de Pago a la Seguridad Social y
Parafiscales” de los trabajadores que prestaron sus servicios durante el mes anterior.
15.7.4 Canal de comunicación
El proveedor deberá contar con un gerente o ejecutivo de cuenta dedicado para cada una de
las opciones requeridas en la presente invitación a cotizar y tendrá comunicación directa con
el supervisor técnico y administrativo del contrato con dedicación 7X24 (según se requiera
para cumplir la ejecución y objetivos de las necesidades y actividades previstas), esta persona
debe tener capacidad de decisión inmediata y gestión de las necesidades que puedan
requerirse en la ejecución del contrato.
15.7.5 Acciones en caso de incumplimiento del ANS
Todas las desviaciones a la baja en el nivel de cumplimiento del servicio estarán
asociadas a una compensación por parte del proveedor a Compensar, reflejada en la
factura objeto de cobro donde se evidencie el no cumplimiento.
Siempre que los niveles no se cumplan, el CONTRATISTA deberá remunerar a
COMPENSAR, de la siguiente manera:
15.7.6 Producto no conforme (PNC)
Nombre del
indicadorDescripción del indicador
Meta de
desempeñoMetrica
Acciones en caso de
incumplimiento
CalidadCumplimiento en las especificaciones
del servicio requerido100%
Número de solicitudes atendidas a
satisfacción/Número de solicitudes
requeridas
Descuento del 10% de la facturación
del servicio prestado.
CumplimientoCumplimiento en la entrega de las
propuestas o estimación costos100%
Fecha envío propuestas - Fecha solicitud
al proveedor
En caso de incumplimiento reiterado
(más de dos solicitudes incumplidas),
se suspenderá los servicios del
proveedor por quince días.
Oportunidad Oportunidad en la entrega de informes 100%
Número de reportes e informes entregados
bajo las condiciones requeridas/Número de
reportes e informes solicitados
Descuento del 10% de la facturación
del servicio prestado.
FacturaciónLa facturación por cada servicio
ejecutado100%
Número de ordenes con facturación
radicadas/Número de ordenes generadas
por servicios ejecutados
Descuento del 5% de la facturación del
servicio prestado.
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Entendiéndose PNC el incumplimiento de los requisitos establecido para la prestación
del servicio contratado, Compensar:
• Radicará el producto no conforme PNC, documentando la novedad y evidenciando la
desviación presentada.
• Notificará al CONTRATISTA la aplicación del PNC a través de correo electrónico,
teniendo el CONTRATISTA 2 días hábiles (a partir del envío de información) para
sustentar la no conformidad y establecer acciones que mitiguen los riesgos generadores de
la no conformidad. En caso de no obtener respuesta en el plazo acordado, o que la misma
no sea satisfactoria se dará por aceptado.
• En los casos en que COMPENSAR solicite la presentación de planes de acción, el
proveedor dispondrá de 2 días hábiles para la entrega del mismo; Compensar podrá rechazar
dicho plan cuando considere que con las acciones presentadas no se mitiga la situación.
15.7.7 Incidentes
Entendiéndose incidente como los pormenores, riesgos e impactos que se generen del
desarrollo de la prestación del servicio y que afecte en término de: costo, seguridad,
frecuencia, imagen y detección a Compensar:
• El CONTRATISTA deberá reportar en un plazo máximo de 24 horas novedades todos los
pormenores, riesgos e impactos frente a la ejecución del servicio detecte, que interfieran en
la prestación y cumplimiento de los acuerdos pactados, de lo contrario se procederá con la
aplicación de las diferentes penalizaciones que den a lugar.
• De presentarse incidentes que afectan las condiciones del servicio en los niveles de
desviación establecidos en el numeral 15.6.2, se afectara la facturación del periodo de
acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 15.6.5.
• COMPENSAR podrá solicitar al CONTRATISTA la elaboración de planes de acción con
los cuales se mitiguen las desviaciones presentadas que están generando incumplimiento a
los acuerdos pactados.