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CONTRATACIÓN DE UNA SOLUCIÓN
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REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DE:
SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP) PARA CONTRATACIÓN DE UNA SOLUCIÓN
TECNOLÓGICA INTEGRADA ERP – CRM – NOMINA & TALENTO HUMANO
INVITACIÓN OFERTA ECONÓMICA No. 335
BOGOTÁ D.C., 5 de febrero del 2021
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TÉRMINOS DE CONFIDENCIALIDAD
CONVOCATORIA No (335)
Este documento es resultado del trabajo desarrollado por GRUPO EMPRESARIAL
EN LÍNEA S.A. - GELSA y para uso exclusivo de GRUPO EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A.
– GELSA. Por razones de Confidencialidad de la información, las ideas,
conceptos, definiciones, aplicaciones, planes de trabajo y en general las
soluciones contenidas en esta línea base de seguridad de la información, no
debe ser revelado, usado, duplicado o publicado total o parcialmente, fuera
de la Compañía u Organización, sin una autorización expresa escrita de GRUPO
EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A. – GELSA.
GRUPO EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A. – GELSA no asume responsabilidad alguna
por el hecho de solicitar la oferta a que se refiere este documento. Por
consiguiente, GELSA está en libertad de aceptar o no la oferta que se le presente
como consecuencia a esta invitación.
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I. CONTENIDO
1. DATOS DE LA EMPRESA PROPONENTE .............................................................................. 5
2. REQUERIMIENTO ................................................................................................................. 6
3. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................... 6
3.1. ACERCA DE GELSA - PAGA TODO. ........................................................................... 6
3.2. NECESIDADES DEL NEGOCIO. .................................................................................... 6
4. OBJETO Y ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN .................................................................. 7
4.1. OBJETIVO GENERAL. ................................................................................................... 7
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ............................................................................................ 7
4.3. ALCANCE DE LA SOLUCIÓN ...................................................................................... 8
5. MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN. ................................................................................. 8
6. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD .................................................................................. 9
6.1. COMPONENTE ÉTICO. .............................................................................................. 10
7. CERTIFICACIONES ............................................................................................................ 10
8. DOCUMENTOS PARA PRESENTAR ................................................................................... 11
9. PLIEGO DE CONDICIONES .............................................................................................. 11
9.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS HABILITANTES. ............................................................... 12
10. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ............................................................................. 14
11. FACTORES Y PUNTAJES ................................................................................................. 15
11.1. CAPACIDAD JURÍDICA ......................................................................................... 15
11.2. DOCUMENTOS FINANCIEROS. .............................................................................. 15
11.3. INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA COMPAÑÍA PROPONENTE ......................... 17
11.4. EVALUACIÓN ECONÓMICA. ................................................................................ 18
1. ERP (Financiero – Contable) .................................................................................... 18
2. CRM (Relación con clientes Internos & Externos) .................................................. 18
3. Nómina (Todo lo asociado a pagos a los empleados) ........................................ 18
4. Talento Humano (Todo lo que no está asociado a pagos a los empleados) .... 18
5. Otros módulos requeridos (Si Aplica) ...................................................................... 18
11.5. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA EN SOLUCIONES IMPLEMENTADAS. .................. 19
11.6. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA EQUIPO DE TRABAJO ........................................ 20
11.7. EVALUACIÓN TÉCNICA. ........................................................................................ 22
11.8. CONDICIONES GENERALES OBLIGATORIAS ........................................................ 22
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12. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ............................................................ 25
13. RECEPCIÓN DE INQUIETUDES POR PARTE DE LOS OFERENTES ................................... 26
14. HORA, FECHA Y LUGAR DE CIERRE DE LA INVITACIÓN ............................................. 26
15. VALIDEZ DE LA PROPUESTA .......................................................................................... 26
16. CRONOGRAMA. .......................................................................................................... 26
17. REQUERIMIENTOS .......................................................................................................... 27
18. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN .............................. 27
19. SOPORTE TÉCNICO ....................................................................................................... 53
19.1. ANS PROPUESTOS. ..................................................................................................... 55
19.2. CAPACIDAD DE OPERACIÓN EN COLOMBIA. ....................................................... 56
20. PRESUPUESTO ................................................................................................................ 56
20.1. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO ........................................................................ 57
21. GARANTÍAS ................................................................................................................... 57
22. CONTRATO.................................................................................................................... 58
22.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA .......................................................................... 58
22.2. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO .................................................................. 59
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1. DATOS DE LA EMPRESA PROPONENTE
INFORMACIÓN GENERAL
Nombre de la empresa
NIT
N° registro cámara de comercio
Fecha de constitución
RUT
Sector económico
Tamaño de la empresa
Número de empleados
Objeto social
Tipo de contribuyente
Dirección
Teléfono
Página web
DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL
Nombres y apellidos
N° de identificación
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Suministre los datos de contacto de personal encargado en caso de que
nuestra Compañía tenga dudas, solicitudes o requerimientos referente a la
información entregada.
N° NOMBRES Y APELLIDOS CARGO TELÉFONO CORREO
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2
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2. REQUERIMIENTO
GELSA y su marca PAGA TODO, están interesados en CONTRATAR UNA SOLUCIÓN
INTEGRADA DE ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship
Management) y de Nomina & Talento Humano en los términos que se señalan dentro
del presente documento y de acuerdo con las condiciones generales de
contratación, que aplique el servicio solicitado.
3. CONDICIONES GENERALES
3.1. ACERCA DE GELSA - PAGA TODO.
El Grupo Empresarial en Línea S.A. – Gelsa, es una compañía que, gracias a sus más
de 17 años de experiencia, es líder en redes transaccionales. Actualmente cuenta
con la adjudicación, por parte de la Lotería de Bogotá, de la concesión para la
explotación y operación de las apuestas permanentes en la región capital y el
Departamento de Cundinamarca. En 2019, entregó más de $54.000 millones de pesos
en aportes a la salud de los bogotanos y los cundinamarqueses.
PAGA TODO es la marca comercial mediante la cual opera Gelsa como red
multiservicios, ofreciendo su portafolio de servicios transaccionales (que incluye giros,
pines, recargas, corresponsalía bancaria, Soat digital, pagos y recaudos, entre otros)
y de juegos de suerte y azar (Chance, Súper Astro, Paga Millonario, Baloto, BetPlay y
las diferentes loterías del nivel nacional en la modalidad tradicional y en línea),
llegando a todas las localidades de Bogotá y a los 116 municipios de Cundinamarca.
DATACENTER COLOMBIA S.A.S. es una compañía del Grupo Empresarial en Línea S.A.,
con alta trayectoria en los servicios transaccionales. Es la Empresa que respalda las
operaciones en línea y tiempo real de nuestro Grupo.
3.2. NECESIDADES DEL NEGOCIO.
En la actualidad GELSA S.A., requiere el desarrollo de un proyecto orientado a la
adquisición o renta, migración, implementación, estabilización y soporte, de un
sistema completamente integrado que abarque todo lo relacionado con ERP (Parte
contable, financiera), CRM (En referencia a relacionamiento con nuestros clientes
internos y externos), Nomina (Lo referente a pagos legales y extralegales) & Talento
Humano (Aquello asociado al bienestar de nuestros empleados).
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El proyecto contempla dentro de su alcance la implantación de una solución ciento
por ciento (100%) modular, que soporte los procesos antes mencionados integrando
todo su volumen de datos en un mismo lugar, realizándolo de forma automática y
gestionando todos los procesos desde una única plataforma.
4. OBJETO Y ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN
4.1. OBJETIVO GENERAL.
Optimizar la gestión de los diferentes procesos de la empresa asociados a esta
convocatoria, realizando todas las actividades, operaciones y registros de una
forma más sencilla, automática y parametrizada, generando un sistema integrado
más eficiente y eficaz, generando información oportuna (en línea), segura y
confiable, con el máximo nivel de detalle (A nivel de transacción de cada cliente)
para dar soporte oportuno a la toma de decisiones en nuestra organización.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
• Contar con un sistema tecnológicamente avanzado, de calidad, seguro,
completamente modular y totalmente integrado.
• Contar con un único repositorio de datos
• Eliminar la doble digitación o recaptura de la información
• Automatizar operaciones que se realizan manualmente.
• Tener cierres contables más ágiles y a tiempo.
• Controlar la gestión de activos, inventarios e inmuebles.
• Contar con la información de ventas y cartera desde nuestros puntos de
venta físicos y móviles en línea.
• Garantizar que el sistema sea parametrizable y configurable.
• Garantizar que el sistema sea de fácil integración con los demás sistemas de
información de la organización y aliados estratégicos.
• Garantizar que el sistema brinde total independencia funcional al área de
talento humano de la organización.
• Garantizar que los empleados de la compañía puedan llevar a cabo
operaciones (generación de certificados) sin recurrir a personal de RRHH
• Garantizar que el sistema sea fácil de implementar y estabilizar
• Identificar el cliente interno y externo de Gelsa, canales de comercialización,
transacciones y productos.
• Centralizar la interacción entre la empresa y sus clientes
• Segmentar los clientes de la Compañía.
• Mejorar la calidad de la atención y retención, a través de un módulo
específico y customizable de fidelización del cliente interno y externo.
• Aumentar la rentabilidad por cliente.
• Generar Apertura de nuevos mercados objetivos.
• Mejorar la eficiencia y aumento de competitividad.
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• Permitir consolidar la información de las 3 empresas involucradas en este
proceso Gelsa S.A, Datacenter Colombia SAS, Fundación Social Sueños de
Vida y de manera individual.
• Alimentar nuestro sistema de Analítica de Datos en AWS (Amazon WebServices
– Datalake)
4.3. ALCANCE DE LA SOLUCIÓN
Adquisición o renta, migración, implementación, integración, estabilización y
soporte de un sistema ERP – CRM y RRHH que integre todos los procesos asociados
a esas herramientas, simplificando y automatizando las operaciones y registro de
información, que permita facilitar la gestión y optimizar los tiempos y recursos
necesarios para su buen funcionamiento. Permitiendo generar informes
automáticos con información actualizada, brindando confiabilidad dentro de
todo el proceso.
5. MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN.
Podrán participar en forma independiente, las personas naturales y jurídicas
legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia, Consorcios, Uniones
Temporales y empresas extranjeras que tengan representación en Colombia, cuyo
objeto social consista en proveer soluciones tecnológicas.
Indistintamente de la denominación que se le otorgue a la modalidad mediante la
cual presentará la propuesta, los proponentes aceptarán sin condicionamiento
alguno la existencia de una obligación solidaria en relación con la presentación de
la propuesta, la suscripción y legalización del Contrato, así como de su
cumplimiento y liquidación (responsabilidad solidaria en las fases precontractual,
contractual y post-contractual). Para la existencia de la obligación solidaria
solamente será necesario que la propuesta se presente en forma conjunta, en
consecuencia, no se requiere que se refiera a esta circunstancia.
En los eventos de presentación de propuestas bajo la forma de consorcio o unión
temporal, por lo menos uno de los integrantes del consorcio o unión temporal - o
todos según el caso - deberá comprender de manera explícita la realización de las
actividades objeto de la invitación pública. Hay que tener en cuenta que, según el
objeto del contrato y la actividad a desarrollar, algunas veces se requiere que
todos los miembros tengan el permiso de operación o la autorización respectiva.
En todo caso, los integrantes del consorcio o unión temporal podrán acreditar de
forma independiente algunas de las actividades a contratar, de tal forma que la
sumatoria de las mismas abarque la totalidad del objeto contractual exigido en el
presente Pliego de Condiciones. Se deberá anexar con la propuesta, el ACTA DE
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ACUERDO ORIGINAL o COPIA, que acredite la constitución del consorcio o unión
temporal, la cual debe indicar como mínimo lo siguiente:
• Indicar el título conforme al cual se presenta la propuesta (Consorcio o Unión
temporal).
• Objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual será “EXPRESAMENTE” el
mismo del Objeto de la Presente Invitación y consecuencialmente del
Contrato.
• Tiempo de duración, que no será inferior al término del Contrato y tres (3)
años más.
• Nombre del representante del Consorcio o Unión Temporal ante la Compañía,
estipulando sus facultades y limitaciones.
• La manifestación clara y expresa de responsabilidad solidaria e ilimitada, de
los miembros del consorcio frente a la Compañía Contratante y limitada para
las Uniones Temporales, según la participación de sus miembros en la ejecución
del Contrato.
• Determinar las reglas básicas que regulen las relaciones entre los miembros del
consorcio o unión temporal.
• El porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del Consorcio y
Unión Temporal, según el caso.
• En el caso de unión temporal, deben señalarse los términos y extensión de
participación de cada uno de los integrantes en cuanto a las actividades o
ítems a realizar en su ejecución, los cuales sólo podrán ser modificados con el
consentimiento previo y por escrito de la Compañía contratante.
• “Manifestación expresa” de que las partes integrantes no podrán revocar el
Consorcio o Unión Temporal durante el tiempo del Contrato con GELSA -
Datacenter.
• “Manifestación expresa” de que ninguna de las partes podrá ceder su
participación en el Consorcio o Unión Temporal a los demás integrantes de
estos, según el caso.
• En ningún caso ningún proponente podrá participar con más de una
Propuesta, ya sea individualmente o en consorcio y/o unión temporal, so
pena de rechazo de las ofertas.
En caso de ser adjudicatarios los Consorcios y Uniones Temporales deberán
presentar ante la Compañía el correspondiente RUT dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes al acto de adjudicación, cuyo NIT deberá ser único y exclusivo
para cada contrato, lo anterior conforme el Decreto 2645 del 27 de julio de 2011,
modificado por el Decreto 2820 del 9 de agosto de 2011 del Ministerio de Hacienda
y Crédito Público.
6. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
La información o los datos a los cuales tuvieren acceso LAS PARTES durante la
ejecución del contrato, serán mantenidos en forma absolutamente confidencial. Esta
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confidencialidad continuará aún terminado y liquidado el contrato. Además, LAS
PARTES se obligan a no utilizar, ni a divulgar a terceros parcial o totalmente cualquier
información de clientes, política o procedimiento, que con ocasión del presente
contrato les fuere dado a conocer con ocasión a la ejecución del contrato con lo
cual a partir de la fecha LAS PARTES y/o sus funcionarios se entienden que han sido
advertidos de tal clasificación de confidencial dada. La violación de esta cláusula
será causal inmediata para dar por terminado el contrato e iniciar acciones de
indemnización civil y/o penal según el caso. De igual manera en consideración con
la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por las cuales
se dictan disposiciones para la protección de datos personales (Habeas Data), EL
CONTRATISTA, se compromete a implementar todas las medidas necesarias para
garantizar un tratamiento idóneo de los datos personales y a cumplir con las
disposiciones que se tienen en esta materia; así mismo las PARTES tomarán todas las
precauciones útiles y razonables tendientes a evitar la utilización o divulgación de
información. La obligación de reserva permanecerá mientras el contrato este vigente
y aun con posterioridad a la terminación.
6.1. COMPONENTE ÉTICO.
En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones de los términos de la
presente invitación y el contrato que forma parte de la misma, el proponente obrará
con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes de la
Republica de Colombia consagran.
En caso de advertirse hechos constitutivos de corrupción de parte de un proponente
durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere
lugar, podrá rechazar la respectiva propuesta.
Toda consulta deberá formularse por escrito, no se atenderán consultas personales, ni
telefónicas. Ningún convenio verbal con el personal de GELSA S.A., podrá afectar o
modificar ninguno de los términos aquí estipulados.
Los proponentes con la sola presentación de su propuesta, AUTORIZAN A GELSA S.A.
PARA VERIFICAR TODA LA INFORMACIÓN QUE EN ELLA SUMINISTREN.
Los proponentes deberán informar al comité de compras de GELSA, sí en su estructura
organizacional tienen relación directa o indirecta con algún empleado, miembro de
Grupo Empresarial en Línea S.A. – GELSA o Datacenter Colombia S.A.S, hasta tercer
grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad.
7. CERTIFICACIONES
Se deseable (y otorga puntaje adicional) que el proponente tenga certificaciones
vigentes aplicables dentro del proyecto, que se requiere adquirir o contratar en la
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presente convocatoria (de calidad, técnicas o las que apliquen para soluciones
asociadas a este proceso).
Deberá anexar copia de la certificación emitida por un Ente certificador autorizado.
No son válidas certificaciones en proceso o constancias de certificación.
8. DOCUMENTOS PARA PRESENTAR
Además de la documentación propia de la convocatoria, el oferente seleccionado
debe entregar:
• La información sobre la solución ofrecida (catálogo, ficha técnica, soluciones
instaladas, etc.) debe ser cubierta en el orden de los requerimientos técnicos y
funcionales descritos.
• Condiciones económicas de la solución ofrecida.
• Arquitectura técnica de la solución
• Infraestructura técnica y de comunicaciones requerida y recomendada
• Esquemas de seguridad de la información
• Presentación de la Organización.
• Metodologías a utilizar.
• Plan de contingencia.
• Cronograma detallado del proyecto
a. Recursos propios
b. Recursos de Gelsa requeridos
c. Otros recursos humanos y técnicos
d. Porcentaje de dedicación al proyecto requerido
e. Hitos
f. Implementación o transición, tiempo estimado para la cobertura de los
requerimientos técnicos y funcionales.
g. Migración de datos de los sistemas actuales.
h. Estabilización, tiempo estimado para la cobertura de los requerimientos
técnicos y funcionales.
i. Operación plena del servicio, tiempo estimado para la cobertura de los
requerimientos funcionales.
j. Fases
k. Entregables
l. Visitas
• Plan de Capacitación.
• Esquema de servicio al cliente y/o soporte técnico.
9. PLIEGO DE CONDICIONES
La propuesta deberá presentarse en:
Original, 2 copias y copia en medio digital DVD o USB (OBLIGATORIO).
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Todos los documentos físicos deben estar debidamente foliados desde la primera
hoja hasta la última (en números enteros consecutivos), y los sobres deben
encontrarse rotulados así:
La propuesta deberá presentarse en original, la cual deberá ser rotulada con el
nombre del proponente, contar con un índice general (donde se relacionen en
forma clara los documentos de esta, en el mismo orden aquí señalado) y
acompañado con los documentos indicados a continuación:
9.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS HABILITANTES.
a. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. Para ser tenida en cuenta la
propuesta, deberá utilizarse carta de presentación e interés de
participación en el RFP y ser suscrita por el representante legal o por la
persona legalmente autorizada para ello, el formato lo establece
cada organización.
b. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
a. Fotocopia del Certificado de la Existencia y de Representación Legal,
expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor
de 30 días. Dentro de su objeto social se debe acreditar la posibilidad de
contratar el objeto de la presente invitación. (APLICA PARA PERSONAS
JURÍDICAS).
Según lo previsto en el artículo 45 del Decreto 2150 de 1995, las cooperativas
de trabajo asociado que prestan servicios de vigilancia y seguridad privada
se encuentran exentas de registrarse ante las Cámaras Comercio, razón por
la cual, para este caso el proponente acreditará la existencia y
representación legal con la presentación de la certificación expedida por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, la cual deberá estar
vigente al cierre de la presente Invitación.
Así mismo, de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo 5º,
del Decreto 4588 de 2006 “Por el cual se reglamenta la organización y
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funcionamiento de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo
Asociado”, estas organizaciones solidarias cuya actividad sea la prestación
de servicios de vigilancia y seguridad, deben ser especializadas en la
respectiva rama de la actividad y en consecuencia, deberán demostrar la
especialización y registrarse en la respectiva superintendencia o entidad
que regula la actividad, requisito que debe ser cumplido por los interesados
en el presente proceso de selección.
b. AUTORIZACIÓN: En caso de que el representante legal de la persona jurídica,
conforme a sus estatutos, no tenga facultad para comprometerse por el
valor de la propuesta y del contrato a que hubiere lugar, deberá presentar
copia del acta emitida por el órgano competente en la cual se autoriza
para comprometer a la sociedad por el valor y demás aspectos de la
propuesta, de conformidad con lo establecido en los estatutos de la
sociedad.
c. ORIGINAL de la Certificación con la cual acredite el cumplimiento de las
obligaciones señaladas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás
disposiciones sobre la materia (APORTES PARAFISCALES); suscrita por el
Revisor Fiscal si se trata de una persona jurídica que debe tener revisoría fiscal
conforme a la ley o por el representante legal del proponente, si no requiere
revisor fiscal.
Para el caso de las personas naturales, éstas deberán manifestar, bajo la
gravedad del juramento, si tienen empleados a su cargo, evento en el cual
la declaración debe mencionar que se encuentran a paz y salvo por
concepto de aportes a la seguridad social integral (salud, pensión y riesgos
profesionales) y a parafiscales (cajas de compensación familiar, SENA e
ICBF) y que ha cumplido con dichas obligaciones durante los últimos seis
meses anteriores a la presentación de la propuesta.
Ahora bien, si la persona natural no tiene empleados a su cargo, deberá
manifestar dicha circunstancia bajo la gravedad del juramento, y declarar
que se encuentra personalmente a paz y salvo por concepto de sus aportes
a la seguridad social en salud y pensiones y que ha cumplido con dichas
obligaciones.
En caso de Consorcios o Uniones Temporales, se tendrá que allegar tantas
certificaciones como integrantes del consorcio o unión temporal exista, es
decir, debe haber una certificación por cada uno de sus integrantes.
Con relación a este ítem, GELSA evaluará el cumplimiento formal de las
declaraciones de acuerdo con el art.50 de la Ley 789 de 2002 cuya
responsabilidad recae en los proponentes; en la eventualidad de
presentarse inconsistencias se correrá traslado a la entidad competente.
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d. Fotocopia del Certificado de la Contraloría General de la República de
Antecedentes fiscales el cual debe estar vigente a la fecha de la
presentación de la propuesta. EN TODO CASO, GELSA VERIFICARÁ A TRAVÉS,
DE LA CORRESPONDIENTE PÁGINA WEB, LA AUSENCIA DE ANTECEDENTES
FISCALES.
e. Fotocopia del Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la
Procuraduría General de la Nación el cual debe estar vigente a la fecha de
la presentación de la propuesta. (APLICA SOLO PARA PERSONAS
NATURALES).
f. Fotocopia del Certificado de antecedentes penales. En virtud de lo dispuesto
Artículo 7 y 93 del Decreto Ley 019 de 2012, en concordancia con la Circular
Interna No. 004 del Dieciséis de enero de 2012, no se le requerirá al proponente
allegar este documento, pero se encuentra sujeto a verificación por parte de
GELSA. (APLICA SOLO PARA PERSONAS NATURALES).
j. Fotocopia del formulario Registro Único Tributario (RUT), donde se establece el
régimen al cual pertenece.
k. Anexo 1-Formulario de conocimiento cliente externo proveedor, con firma y
huella original del Representante Legal.
l. Certificación bancaria del presente año.
m. Documento Original de Conformación del Consorcio o Unión Temporal. De
acuerdo con lo Previsto en los presentes pliegos (si aplica).
10. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
La adjudicación se hará al proponente cuya propuesta se determina más
favorable de conformidad con los criterios funcionales y ponderación, y está
ajustada al pliego de condiciones, previa realización de los estudios y análisis
comparativo del caso.
Las propuestas deberán ser analizadas por el COMITÉ DE COMPRAS de GELSA,
quién se asesorará de la comisión técnica que se designe, y quienes responderán
por la emisión de los conceptos técnicos y funcionales dentro del proceso.
Una vez efectuada la apertura del sobre en etapa de RFP, el Comité de Compras,
procederá a realizar el análisis Jurídico, Financiero, Funcional y Técnico de los
documentos que lo integran.
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11. FACTORES Y PUNTAJES
Este cuadro está sujeto a factores adicionales que se quieran considerar.
FACTOR TOTAL, PUNTOS
Evaluación económica 20
Evaluación experiencia
Soluciones
implementadas
10
Experiencia del equipo
de trabajo 10
Evaluación
Requerimientos técnicos
y funcionales
45
Evaluación
Requerimientos de
auditoría
15
TOTAL 100
11.1. CAPACIDAD JURÍDICA:
Se estudiarán y analizarán los requisitos de orden legal exigidos en los pliegos de
condiciones, verificando su estricto cumplimiento. Serán declaradas NO
ADMISIBLES JURÍDICAMENTE las propuestas que no cumplan los citados requisitos
legales.
11.2. DOCUMENTOS FINANCIEROS.
a. Original o copia del certificado en el Registro Único de Proponentes de la
cámara de comercio, con fecha de expedición no mayor de 3 meses anteriores
a la fecha de cierre de la Invitación.
De la información financiera del registro único de proponentes (RUP) se verificará
los correspondientes estados financieros a corte de 31 de diciembre de 2019 o
información posterior a ésta. En caso de presentar información con corte anterior
a la fecha establecida, SUS ESTADOS FINANCIEROS NO SERÁN EVALUADOS. En caso
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de consorcios o uniones temporales, se evaluarán los últimos estados financieros
que reporte el RUP para cada uno de sus integrantes.
En caso de Consorcios o Uniones temporales para efectos de evaluación de los
Estados Financieros, se realizará la sumatoria de los Estados Financieros de Cada
uno de los integrantes.
b. ESTADOS FINANCIEROS:
Con el fin de establecer la capacidad financiera exigida, el proponente deberá
presentar los siguientes documentos en forma legible y coincidentes entre sí,
para ser comparados, debidamente firmados por el proponente si es persona
natural o el representante legal si es persona jurídica, certificados por el
contador público y revisor fiscal si se tiene obligación:
I. Balance general a 31 de diciembre de 2018, 2019 y 2020.
II. Estado de ganancias y pérdidas con corte a diciembre 31 de 2018 y
2019 y 2020.
III. Notas a los estados financieros (Artículo 36 código del comercio y Ley
222 de 1995) de los años señalados.
IV. Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador Público y revisor fiscal.
V. Certificación actualizada de vigencia de la matrícula profesional y
antecedentes disciplinarios del contador público y el revisor fiscal,
expedidas por Junta Central de Contadores, vigente a la fecha de
apertura de la presente invitación.
VI. Última declaración de renta año.
La capacidad financiera del proponente será determinada con base en los
indicadores de Liquidez, Endeudamiento, Capital de Trabajo y Relación
Patrimonial, calculados con base en los datos consignados en el estado
financiero del proponente, a corte 31 de diciembre de 2019.
• Índice de Liquidez
Índice de liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente
• Índice de Endeudamiento
Índice de Endeudamiento = Total Pasivo / Total Activos
MAYOR DE 60% No admisible
MENOR O IGUAL 60% Admisible
MENOR O IGUAL A 1 No admisible
MAYOR DE 1 Admisible
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• Capital de trabajo
El índice se determinará de acuerdo con la fórmula:
Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente
• Patrimonio
MAYOR O
IGUAL A
100% DEL PRESUPUESTO
OFICIAL *
Admisible
MENOR O IGUAL 100% DEL PRESUPUESTO
OFICIAL *
No Admisible
Serán declaradas NO ADMISIBLES Financieramente las propuestas que no
cumplan con los porcentajes o niveles mínimos de los indicadores mencionados
anteriormente.
11.3. INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA COMPAÑÍA PROPONENTE
Estos datos son solicitados por la compañía, con el objetivo de tener un
porcentaje de seguridad en que el proponente tenga las posibilidades de
ofrecer y solventar la necesidad que como compañía se está solicitando.
MENOR O IGUAL
A
100% DEL PRESUPUESTO
OFICIAL
No admisible
MAS DE 100% DEL PRESUPUESTO
OFICIAL
Admisible
Información general Año 2018 Año 2019 Año 2020
Activo Corriente
Activo Total
Pasivo Corriente
Pasivo Total
Patrimonio
Ingresos Operacionales
Otros Ingresos
Egresos Operacionales
Otros Egresos
Utilidad Bruta
Utilidad Operativa
Margen Operativo (%)
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11.4. EVALUACIÓN ECONÓMICA.
El proponente debe indicar en un capítulo aparte el valor final de su oferta
discriminando de manera detallada cada uno de los ítems señalados de
acuerdo con este documento y considerando los siguientes aspectos:
1. ERP (Financiero – Contable)
a) Valor de cada modulo que la conforma y que es requerido de acuerdo con las necesidades plasmadas en este documento
2. CRM (Relación con clientes Internos & Externos)
a) Valor de cada módulo que la conforma y que es requerido de acuerdo con las necesidades plasmadas en este documento
3. Nómina (Todo lo asociado a pagos a los empleados)
a) Valor de cada módulo que la conforma y que es requerido de acuerdo con las necesidades plasmadas en este documento
4. Talento Humano (Todo lo que no está asociado a pagos a los
empleados)
a) Valor de cada módulo que la conforma y que es requerido de acuerdo con
las necesidades plasmadas en este documento
5. Otros módulos requeridos (Si Aplica)
a. La oferta económica debe incluir la totalidad de los costos directos e
indirectos que genere la consultoría, capacitación, horas de desarrollo
etc. y demás inherentes a la ejecución del objeto del contrato, los cuales
por ningún motivo se considerarán costos adicionales.
b. La oferta debe presentarse en moneda legal colombiana.
c. El oferente debe señalar aquellas condiciones que debe cumplir Gelsa
para poder implementar la solución ofrecida en las condiciones y tiempos
requeridos y cuyos costos no los contempla el oferente. Ejemplo: Ancho
de banda recomendado para funcionar cabalmente para tener la
información en línea de venta y cartera en cada uno de los puntos de
venta fijos y móviles (Terminales Móviles)
d. La oferta debe incluir el I.V.A. (si a ello hubiere lugar). Si el proponente no
discrimina el impuesto al valor agregado (I.V.A.), y el servicio causa dicho
impuesto, se considerará INCLUIDO en el valor de la oferta y así lo
aceptará el proponente.
NOTA. Se deberá presentar la oferta económica en un folio o sobre
independiente, en donde se anexe la siguiente información:
e. Costos por transferencia de conocimiento para manejo y mantenimiento
de la herramienta, dar los costos por hora de entrenamiento y por curso.
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f. Estimación de recursos requeridos, rol y número de meses para la
implementación de los módulos seleccionados por la organización.
g. Forma de pago asociada a los hitos o entregables en el cronograma
h. No están permitidos los anticipos.
11.5. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA EN SOLUCIONES IMPLEMENTADAS.
El proponente que acredite una Experiencia en los requisitos exigidos en el
presente documento igual o superior al 100% del valor previsto en el
Presupuesto que se presente en etapa de adjudicación, en los últimos siete (7)
años y en mínimo cinco (5) certificaciones de sus clientes, facturas, actas de
recibo final, actas de liquidación, O COPIA DE LOS CONTRATOS QUE SIRVEN DE
ACREDITACION DE EXPERIENCIA, cuyo objeto contractual sea similar al objeto
de este contrato, con entidades públicas o privadas, será declarado
ADMISIBLE. Deberá señalar en las certificaciones:
• Nombre de la empresa
• Nit
• Número de usuarios
• Fecha del contrato
• Proceso contratado
• Tiempo de ejecución
• Calificación de la implementación
• Gerente del proyecto por parte del proponente
De igual manera pondrá a consideración de GELSA, visita a las instalaciones
de estos clientes para sostener entrevistas y conocer de cerca como es su sentir
en referencia a la implementación realizada. (Las cuales y dada la situación
actual pueden ser realizadas de manera virtual).
Además, se requiere que el proponente haya participado en por lo menos
cinco (5) proyectos en la implementación exitosa de sistemas ERP- CRM - RRHH
en entidades privadas con más de 1000 empleados, tres (3) de las cuales será
preferiblemente en negocios de retail de orden nacional, las demás serán en
negocios de retail de orden internacional. No se permite la inclusión de
subcontratistas que aporten experiencia cuya única finalidad solo sea la de
demostrar o acreditar experiencia.
SOLUCIONES IMPLEMENTADAS
CRITERIO UNIDAD DE
MEDIDA REQUISITO MÍNIMO SOPORTE
CANTIDAD DE
USUARIOS
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Nota: Su no cumplimiento en alguna de las cláusulas, excluye de la participación
en el proceso.
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
Descripción Obligatorio Cumple al
100%
No Cumple o <
100%
Observaciones.
• Solo se valdrá la experiencia para contratos terminados a partir del primero
(1) de enero de 2013.
• El valor de los contratos presentados para acreditar la experiencia se tomará
sin IVA.
• El porcentaje de ejecución será calculado a la fecha de entrega de las
ofertas, y se calculará como la relación entre la duración transcurrida del
contrato y la duración total del mismo, ambas en días calendario.
• En el caso que por motivos de confidencialidad el PROPONENTE manifieste
que no es posible entregar la información de su cliente, se
aceptarán certificaciones expedidas por el Revisor Fiscal del PROPONENTE.
• En caso de contratos ejecutados por Consorcios o Uniones Temporales, las
certificaciones serán válidas siempre y cuando sean expedidas a nombre
del PROPONENTE o de la Unión Temporal o Consorcio.
• Para efectos de esta evaluación, se tomará únicamente la proporción del
valor de los contratos certificados correspondiente al porcentaje de
participación que haya tenido el PROPONENTE en el mismo.
• Cuando la certificación no especifique los porcentajes de participación de
quienes componen el Consorcio o Unión Temporal, el PROPONENTE deberá
anexar el documento de constitución de éste.
• Igualmente, se pueden presentar certificaciones que incluyan contratos u
órdenes adicionales al principal, el valor adicional se sumará al valor del
contrato u orden principal, quedando esta como una sola certificación.
11.6. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA EQUIPO DE TRABAJO
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El proponente deberá señalar con nombre propio el personal que dispondrá en
el proyecto, anexar copia de su hoja de vida y su porcentaje de participación en
el mismo, en cada una de las etapas o áreas en las cuales va a participar.
Se debe garantizar la disponibilidad y prestación del servicio de personal
calificado para el caso del Gerente de Proyecto, coordinador de servicio y
técnicos de soporte. La totalidad del personal asignado al proyecto deberá tener
una experiencia relacionada al tema expuesto en el presente documento no
inferior a tres (3) años y ser empleado con la empresa del proponente con una
trayectoria no inferior a dos (2) años.
El personal presentado en esta solicitud de propuesta debe ser el mismo que
realice la implementación o procesos contratados. Solo en caso de renuncia a la
empresa proponente, esta podrá colocar a otra persona con las mismas
calificaciones técnicas y personales, con el Vo.Bo previo de GELSA.
Dentro del equipo debe haber un (1) Gerente de Proyecto y líder técnico,
Ingeniero, Administrador, o profesional de área afín con la Gerencia de
Proyectos, Cinco (5) años de experiencia profesional en Gerencia de proyectos
de implementación de ERP. Certificado vigente PMP.
Mínimo Dos (2) Consultores funcionales, Ingeniero, Administrador, o profesional de
área afín con la funcionalidad respectiva, Tres (3) años Experiencia profesional en
el área funcional del módulo específico, relacionada con proyectos de
implementación de ERP- CRM - RRHH.
Los consultores funcionales deben estar vinculados laboralmente de forma
ininterrumpida, durante los dos (2) años anteriores a la presentación de la
propuesta, trabajando con el módulo del producto y metodología objeto de la
propuesta.
Con dedicación 100% al proyecto. Hasta tres (3) meses después de la salida a
producción del ultimo modulo.
GELSA podrá solicitar a los proponentes subsanar la documentación aportada
con la oferta, cuando a ello haya lugar, hasta en dos (2) oportunidades.
En el cuadro adjunto el proponente deberá diligenciar los datos que
correspondan a su equipo de trabajo.
NOMBRE DEL PERFIL REQUISITOS SOPORTE FUNCIÓN
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(Cargo) (Formación y experiencia)
(Hoja de vida
del funcionario
PROPONENTE)
(Funciones
del perfil de
cargo)
Nota: Su no cumplimiento en alguna de las cláusulas, excluye de la participación
en el proceso.
EXPERIENCIA DE LOS CONSULTORES
N° Descripción Obligatorio Cumple al 100% No Cumple o <
100%
1
2
11.7. EVALUACIÓN TÉCNICA.
Cumplir con las especificaciones técnicas y funcionales solicitadas en los
requerimientos.
11.8. CONDICIONES GENERALES OBLIGATORIAS
Nota: Su no cumplimiento en alguna de las cláusulas, excluye de la participación
en el proceso.
N° Descripción Cumple No
Cumple
1
El tiempo total desde la firma del contrato hasta la salida
en vivo, de implementación total de la solución integral
es de máximo seis (6) meses, incluyendo las pruebas
directamente en la plataforma dispuesta para ello y la
consultoría a los procesos de ERP (Contabilidad, Ventas,
Arriendos, Activos, Inmuebles, Inventarios, Bancos,
Tesorería, Cartera, CXP, CXC, Etc). Se considerará uno (1)
mes de acompañamiento en sitio en producción y en
dos (2) cierres mensuales (balances, P&G, estado de la
situación financiera, estado de resultados integrales,
flujos de caja).
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N° Descripción Cumple No
Cumple
2
El proponente deberá comprometerse por escrito, a que
en el evento de que operen actualizaciones del software
ofrecido, durante la ejecución del contrato y hasta 5
(cinco) años más, éstas serán puestas a disposición de
GELSA S.A., la cual determinará la versión a instalarse.
3
En el evento de una cancelación anticipada del
contrato, el proponente debe comprometerse por
escrito que entregará toda la información almacenada
durante el tiempo del contrato, en los tiempos, medios y
condiciones que señale GELSA S.A..
4
La firma proponente deberá presentar un cronograma
con el grado suficiente de detalle para entender las
actividades requeridas para la implementación de cada
etapa por cada módulo, indicando tiempo de ejecución
y responsable, productos a entregar al final de cada
etapa. Una vez adjudicado y conforme al plan. Las
condiciones de pago estarán sujetas a la verificación de
los entregables dispuestos en el cronograma. En el
cronograma (Microsoft Project), deben señalarse los
recursos, las personas (de ambas partes) y el % de
dedicación requerida para la ejecución exitosa del
proyecto en tiempo, costo y alcance.
5
El proponente se compromete durante la ejecución del
contrato a tener el sistema alineado con la normatividad
legal vigente para la Republica de Colombia, que lo
modifique o altere en los plazos dispuestos para ello.
6
El proponente debe garantizar la completa integración
con los sistemas transaccionales que dispone GELSA
(Sivem, Sivem Web, Siach, y demás sistemas asociados a
la venta de nuestros productos y servicios). Para ello
brindara toda la consultoría, modificaciones,
integraciones y capacitaciones necesarias para su
debida integración de manera detallada y oportuna. La
información debe estar en línea. (WebServices).
7
Se requiere de forma obligatoria una (1) visita a las
instalaciones del proveedor tecnológico en Colombia y
tres (3) visitas a clientes del sistema de ERP actuales que
lo estén utilizando. A completa discreción de GELSA S.A.
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N° Descripción Cumple No
Cumple
8
Debe ser un sistema completamente modular e
integrado, que requiera de una sola captura de datos de
los documentos fuente (Ej: Desde la creación del tercero)
y que esta afecte todos los demás procesos relacionados
y con esta produzca información automática para las
distintas áreas de operación. (Ej: La compra debe afectar
inmediatamente el presupuesto ejecutado y que no
exceda el mismo)
9
El proponente debe utilizar y presentar una metodología
en el proceso de implementación de la solución, que
contenga indicadores para su medición alineadas a las
buenas prácticas internacionales.
10 El proponente debe dar informes del proceso de
implementación, con la metodología, periodicidad y
formatos en que se solicite.
11
El proponente debe certificar que se ajusta a las
normativas Ley 1266 de 2008 (Habeas Data), Ley 1581 de
2012 (Protección de datos personales), Decreto 1377 de
2013 y sucedáneos.
12
El proponente debe permitir ACCESO TOTAL E
IRRESTRICTO en todo el proceso de implementación, a
funcionarios que designe GELSA S.A. para efectos de
auditoría y control. Incluidas visitas a los centros de datos.
13
El proponente debe presentar un documento de
“Indicadores de Avance Semanales” que contenga los
indicadores con los que se medirá el proceso de
implementación de la solución.
14
El proponente debe presentar un documento de
“Acuerdo de Niveles de Servicio”, que contenga los
indicadores con los cuales se medirá el proceso de
soporte a los usuarios de la solución, previa aprobación
de la metodología por parte de GELSA S.A. considerando
un esquema 7x24x365. Que incluya Multas,
Penalizaciones y Lucro Cesante. (Monetizadas)
15
El oferente debe realizar una presentación "En vivo" de la
solución ofrecida, de los diferentes módulos que la
componen, sus alcances, etc.; a los miembros que
designe GELSA S.A., previo a la firma del contrato, en las
fechas que Gelsa estime convenientes.
16
El oferente debe garantizar el cubrimiento de
actualizaciones o modificaciones exigidas a futuro por la
legislación durante todo el tiempo especificado en el
contrato.
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N° Descripción Cumple No
Cumple
17
El Oferente debe suministrar accesos a una herramienta
de Help Desk para reportar incidentes, que cumpla con
los estándares de ITIL V3/V4 y permita tener KPI para
GELSA S.A. y que responda a los ANS acordados.
Estableciendo un punto único de contacto.
18
El oferente debe presentar la totalidad de los módulos
que ofrece la solución. De manera independiente y con
los costos de implementación de manera individual. Es a
potestad de GELSA S.A. la implementación total o parcial
de cada uno de ellos. Indicando claramente cuáles de
ellos son básicos en la implementación.
12. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Se eliminarán las propuestas en los siguientes casos:
a. Las propuestas que no cumplan con los requisitos generales de orden legal
y los exigidos en este pliego de condiciones serán rechazadas una vez se
superen los términos de subsanación.
b. La falta de veracidad en los documentos presentados, con la excepción
planteada en la certificación de los aportes parafiscales y de seguridad
social expresadas en el numeral 9.1 literal c.
c. Cuando la misma persona natural o jurídica, de manera directa o indirecta,
aparezca interesada en varias propuestas para la misma Invitación.
d. Cuando la propuesta presente enmendaduras, borrones o tachones que
alteren sustancialmente la claridad de la propuesta y ésta no se hubiese
salvado con respectiva nota y firma del proponente.
PARÁGRAFO 1.- Una vez entregada la propuesta, a ningún proponente se le
permitirá modificar su propuesta, pero GELSA podrá solicitar aclaraciones a los
participantes, siempre y cuando no implique violación del contenido esencial de
ella.
PARÁGRAFO 2.- Cuando una propuesta sea eliminada por cualquiera de los puntos
mencionados, GELSA se abstendrá de estudiarla.
NOTA ACLARATORÍA: La presentación de las propuestas no obliga a GELSA S.A. a
adjudicar alguna de las mismas. Si se considera que ninguna oferta se ajusta a sus
necesidades y requerimientos, podrá no adjudicar el contrato.
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Con la presentación de la oferta, el proponente reconoce que, si GELSA S.A. no
adjudica el contrato por cualquier circunstancia, no podrá hacer ningún tipo de
reclamación posterior, ya sea por los costos de preparación de la oferta, o por
cualquier otro tipo de gasto que hubiere incurrido.
13. RECEPCIÓN DE INQUIETUDES POR PARTE DE LOS OFERENTES
Las inquietudes o preguntas relacionadas con la presente invitación deberán ser
enviadas vía email a las siguientes direcciones: [email protected] y
[email protected] desde el día (8) al (12) de (Febrero) del 2021 hasta
las 5:00 p.m. Debe señalarse a cuál módulo hace referencia la pregunta,
señalando el ítem respectivo y lo solicitado en el documento.
El proponente deberá diligenciar y remitir las inquietudes que surjan de la revisión de la presente invitación, en el formato anexo No. 2 de Excel “Inquietudes proponente”.
14. HORA, FECHA Y LUGAR DE CIERRE DE LA INVITACIÓN
La invitación se declarará cerrada el (15/03/2021), a las 4:00 PM, y los sobres serán
entregados físicos en las instalaciones de GELSA, ubicadas en la Calle 26 No. 69 D
91, Recepción Piso 1, en la ciudad de Bogotá. D.C. dirigido al Proceso de
Compras y rotulado de acuerdo con el numeral 9.
Si GELSA S.A. lo estima conveniente podrá prorrogar el término de cierre de la
invitación.
Después de entregadas las propuestas no se permitirá el retiro total o parcial de los
documentos que las componen, ni se aceptará ninguna información
complementaria ni aclaratoria, cualquiera que sea el motivo argumentado.
Tal y como aparece en la cláusula de confidencialidad, el contenido de las
propuestas será de carácter reservado.
15. VALIDEZ DE LA PROPUESTA
El proponente deberá indicar el término dentro del cual puede considerarse válida
su propuesta, dicho término empezará a contarse desde la fecha fijada para el
cierre de la invitación y no podrá ser inferior a sesenta (60) días hábiles.
16. CRONOGRAMA.
Actividad Fecha inicial Fecha final
Publicación de RFP 05/02/2021 5/02/2021
Recepción de inquietudes de los proponentes 08/02/2021 12/02/2021
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Envío de resolución inquietudes del proponente 26/02/2021 01/03/2021
Recepción de propuestas RFP 10/03/2021 15/03/2021
Nota: El cronograma está sujeto a modificación sin previo aviso.
17. REQUERIMIENTOS
Gelsa y su marca Paga Todo, desean que los interesados en su respuesta al
presente documento incluyan respuestas punto a punto de cómo cumplen a las
especificaciones técnicas y funcionales contenidas en este capítulo, así como, en
los casos en que el interesado lo considere conveniente, podrá dar una explicación
consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo cumple. Esta
explicación contendrá la información necesaria y suficiente para tal fin. Se
entiende que, con la marcación de una de las columnas para cada fila, el
requerimiento funcional se acomoda al criterio especificado.
Se solicita que la respuesta a las especificaciones técnicas mantenga la
numeración, con índice que contenga la relación de todos los numerales y anexos
que la conforman. Los interesados mencionarán explícitamente cuándo una
funcionalidad o característica descrita no es soportada y las razones por las cuales
no es soportada, o si está en evaluación indicando el tiempo de respuesta de esta
validación. Adicionalmente se solicita informar qué otras funcionalidades que no
se encuentran en las preguntas son soportadas por la solución
Los interesados tendrán en cuenta que las respuestas que suministre en este
capítulo deben corresponder con la implementación que realmente tiene la
solicitud del presente documento.
18. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN
A continuación, se presentan los requerimientos técnicos y funcionales que el
proponente debe cumplir y que serán evaluados en cada una de las propuestas.
Nota: Para aquellos señalados como OBLIGATORIOS, su no cumplimiento en alguna
de los requerimientos excluye de la participación en el proceso.
N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ERP
(Financiero – Contable)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO
CUMPLE
1
El sistema debe ser Multiempresa. Con su respectivo
plan de cuentas cada una de las tres (3) empresas.
OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ERP
(Financiero – Contable)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO
CUMPLE
2
El sistema debe ser Multimoneda. Debe llevar el histórico
de la Tasa Representativa del Mercado de cada una
de las que se definan. OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.
3
Debe soportar las normas y procedimientos
universalmente aceptadas para administración de
contabilidad, soportar normatividad colombiana
(COLGAP - NIIF). Impuestos, planes de cuentas,
diferidos, informes OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.
3
El sistema debe tener "localización (Legal - Tributaria)"
en Países de Latinoamérica inicialmente en Colombia y
un país de Centroamérica.
4 Definición libre de la jerárquica del plan contable hasta
21 dígitos
5 Registrar transacciones propias de libro mayor
6 Registrar transacciones a través de los auxiliares
7 Realizar compensación automática y manual
8
El sistema debe permitir la creación de terceros a
medida en que el tercero empiece a realizar
operaciones financieras con GELSA y verificar que no
haya sido ingresado con anterioridad.
9
El sistema debe validar la información proveniente de
otros sistemas o aplicaciones mediante interfases antes
de ser aplicada, garantizando que esta se encuentre
cuadrada débitos igual a créditos
10 El sistema debe contener un módulo para la realización
de las conciliaciones bancarias.
11
El sistema debe reflejar las transacciones asociadas
con: Depreciación, Amortización, Provisión,
Valorización, Desvalorización.
12 El sistema debe soportar múltiples cierres preliminares
antes del cierre final (mensual y / o anual).
13 Registrar transacciones propias de libro mayor
14 Registrar transacciones a través de los auxiliares
15 Realizar compensación automática y manual
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ERP
(Financiero – Contable)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO
CUMPLE
16
ANALISIS DE SALDOS
-Cuentas
-Grupos de Cuentas
-Variación de Saldos
-Saldos por terceros
-Saldos por producto
-Rango de fechas
17 Realizar cierre mensuales y anuales de acuerdo con la
normatividad vigente.
18 Cerrar libros auxiliares
19 Permitir el registrar transacciones contables para cierre
de periodo
20 Generar estados contables preliminares
21 Trasladar saldos cuenta de balance, deudores,
acreedores y cancelación de cuentas P&G.
22 Cerrar periodos contables
23
Generar reportes e informes de cierre, impuestos desde
diferentes perspectivas, acumulados, detallados,
comparativos, acumulados
24
El programa debe contener taxativamente, el cálculo
automático de movimientos tales como: amortización
de las cuentas de carácter diferido de los gastos
realizados por anticipado: la distribución de los registros
en los diferentes proyectos; cálculo automático de los
intereses de mora en las cuentas por cobrar, de
acuerdo a los parámetros establecidos; debe realizar el
traslado de saldos o si es del caso, la cancelación de
cuentas en el estado de resultados, al cierre respectivo.
25
Generar de manera ágil los reportes financieros legales
y contables, que sirvan a la entidad para la toma de
decisiones, que cumplan con las normas legales y
contables vigentes y que sirvan para dar respuesta a los
requerimientos planteados por las entidades de control,
así como también generar los reportes que soliciten los
terceros (entidades públicas, entidades privadas, una
dependencia de la entidad o un ciudadano)
26
Generar los reportes tributarios legales y contables que
cumplan con las normas legales y contables vigentes y
que sirvan a la entidad para el cumplimiento en el pago
de impuestos y en la presentación de la información
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ERP
(Financiero – Contable)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO
CUMPLE
27
El sistema debe generar los Libros Auxiliares ordenados
por diferentes campos (cuenta, tercero, rango de
fechas, Nit, localización, movimientos débito y crédito,
saldos por cuenta y por tercero, documento fuente
etc.).
28
Debe permitir la generación de los siguientes informes
y consultas:
LIBROS:
- Mayor y Balances.
- Libro de Inventarios.
ESTADOS CONTABLES:
- Balance General
- Por clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar, sub-
auxiliar.
- Balance de Prueba.
- Por clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar, sub-
Iauxiliar.
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA Y SOCIAL:
- Estado de Cambio en el Patrimonio.
- Por clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar y sub-
auxiliar.
CERTIFICADOS DE IMPUESTOS:
- Retención en la fuente, ICA, IVA ETC
29
El sistema debe permitir la generación de reportes
tributarios impresos y en medios magnéticos, (exigidos a
los Grandes Contribuyentes a nivel nacional). Estos
reportes deben cumplir con las especificaciones dadas
por la DIAN.
30
El sistema debe permitir la generación de reportes
impresos y en medios magnéticos de ICA exigidos por la
Direcciones Distritales o Municipales de Impuestos.
31
El sistema debe permitir la generación de reportes
mensuales impresos y en medios magnéticos exigidos
por la DIAN
32
El sistema debe incorporar puntos de control y puntos
de auditoria (previa definición con el responsable del
área).
33
El sistema debe permitir la generación de informes de
análisis financiero y estadístico, no estándares y
definidos por el usuario.
34
El mantenimiento de todos los datos maestros de
terceros, deudores y acreedores se realizará de forma
centralizada
SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
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TECNOLÓGICA INTEGRADA ERP-CRM-
NOMINA & TALENTO HUMANO
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ERP
(Financiero – Contable)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO
CUMPLE
35
Los deudores y acreedores estarán constituidos cada
uno por una base de datos única; esto quiere decir que
será la fuente de información para los todos demás
sistemas relacionados que así lo requieran
36
Se requiere llevar un control de los acuerdos de pago
(Gestión de cobro y procesos de repetición), así como
de pago de anticipos
37 Causación de las provisiones de litigios jurídicos
38
El sistema debe contar con un módulo de activos. Que
paramétricamente se puedan definir los diferentes tipos
de elementos que se utilizan en la gestión de los activos
fijos, tales como: bodegas, tipo almacén, activos fijos o
en tránsito, ubicación (edificio, centro de costo o
dependencia), definiendo si genera o no depreciación.
Las bodegas pueden desactivarse en cualquier
momento. Debe existir la posibilidad de tener múltiples
ubicaciones dentro de cada almacén; debe permitir el
control independiente de las vidas útiles fiscales,
depreciación fiscal, vidas útiles contables y
depreciación contable.
39
El sistema debe contar con un módulo contable.
Periodos contables, generación de certificados de
retención para proveedores, declaraciones tributarias,
traslados de saldos, cierres contables, estados
financieros, consolidación de estados financieros.
40
El sistema debe contar con un módulo de Inventarios.
Clasificación de inventarios, Hoja de vida, Almacenes y
Bodegas, Traslados de productos, Solicitantes,
referencias cruzadas, Unidades de Medida de los
artículos, Manejo por código de barras, Máximos y
mínimos de inventario, Requisiciones manuales y
automáticas, Manejo de fechas de caducidad, Costo
promedio, Entrada de Mercancía, Entregas parciales
de Mercancía, Devolución de artículos, Anulación de
entradas y salidas de inventario, Georreferenciación.
41
El sistema debe contar con un módulo de
Arrendamientos. Bajo norma NIIF16 para
Arrendamientos. Arrendamientos operativos y
arrendamientos financieros; debe ser parametrizable
para cada empresa según el grupo de NIIF al cual
pertenezca.
42
El sistema debe contar con un módulo de compras.
Requisiciones de compras, inscripción al proceso de
proveedores, niveles de aprobación de compras por
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ERP
(Financiero – Contable)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO
CUMPLE
jerarquía, información de proveedores(Nit,
Autorretenedor, Razón Social, Gran Contribuyente,
actividad económica, etc), evaluación del desempeño
de los proveedores y calificación para futuros procesos,
generación de cuadros comparativos en un proceso,
revertir procesos de adjudicación, condiciones de
contratación (Valor, garantía, Unidad de Medida, ANS,
Valor Unitario, Valor Bruto, Impuestos, Retenciones,
Anticipos, Pólizas , Formas de Pago, Vigencias de la
orden, Conceptos técnicos), Cierre de órdenes de
compra, Ordenes de Servicio.
43
El sistema debe contar con un módulo de Cuentas X
Pagar. Factura, beneficiario, Orden de compra, Fletes,
Impuestos, Info. del Proveedor, Aprobación, Anulación,
Anticipos, pagos parciales, Maestro de Terceros,
Histórico de Proveedores, Certificado de retenciones
para terceros, soporte de anticipos)
44
El Sistema debe contar con un módulo de Cuentas x
Cobrar. Información de clientes, Notificación y
recordatorios de pago por email, pagos parciales,
saldos pendientes, manejo y bloqueo de cupos de
crédito, estados de cuenta, notas débito y crédito, tipos
de cliente por edad de cartera, acuerdos de pago,
saldos a favor, convenios, historial de créditos, historial
de cartera, cobro jurídico. Importante el manejo de
cartera de los puntos de venta (PDV) propios, TAT
(Terceros Autorizados - Tienda a Tienda), Vendedores
Ambulantes (Terminales Móviles), deben reflejar en línea
la venta o anulación en el ERP. Facturación electrónica
generada automáticamente desde el aplicativo
45
El sistema debe contar con un módulo de Tesorería.
Manejo de entidades financieras, caja, ingresos
(efectivos, cheques, títulos, abono electrónico, otras
monedas), egresos (pago en efectivo, abono en
cuenta, transferencia electrónica, viáticos, caja menor,
comprobantes de egreso), saldos iniciales, saldos de
caja, traslados entre cuentas, anulación de pagos,
arqueos de caja, conciliación bancaria.
SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
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NOMINA & TALENTO HUMANO
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ERP
(Financiero – Contable)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO
CUMPLE
46
El sistema debe contar con un módulo de Presupuesto
para entidades privadas. Adición, Reducción,
aplazamiento de presupuesto. Traslados de
disponibilidad presupuestal de un rubro a otro,
vigencias futuras, proyecciones de ingresos,
proyecciones de egresos. Generación de informes con
diferentes periodicidades que permitan conocer la
ejecución real vs el presupuesto (mensual y acumulado)
asignado por centro de costo (áreas de la compañía)
No. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE AL
100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
1 La solución debe tener una base de datos general,
donde estén registrados todos los trabajos registrados.
2 La solución debe tener una base de datos específica
para cada tipo de trabajo.
3 La solución debe tener la opción de filtrar la base de
datos dependiendo, la zona, el tipo de trabajo, fecha,
entre otros.
4 La solución debe tener una base de datos de
regionales y zonas, asociando el personal registrado a
cada una.
5 La solución debe generar informes periódicos de
ejecuciones en formato. Doc, .xlsx, .Pdf, etc.
6 La solución debe permitir descargar documentos, con
permisos específicos a quienes lo requieran.
OBRAS Y ADECUACIONES
7 La solución debe tener habilitada la opción de subir
documentos (formatos, actas, registros, planos,
facturas, entre otros)
8 La solución debe notificar al momento de subir un
documento.
9 La solución debe permitir agregar observaciones y dar
aprobación a los documentos cargados al aplicativo.
10 La solución debe tener la posibilidad de archivar
documentos de obras terminadas.
MANTENIMIENTOS
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No. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE AL
100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
11 La solución debe tener una base de datos de los
técnicos electricistas registrados para realizar los
mantenimientos.
12 La solución debe tener una base de datos de los
proveedores registrados para realizar los
mantenimientos.
13
La solución debe permitir registrar y asociar
documentos a cada mantenimiento, como hoja de
ruta, planillas, registros, informes, facturas y fotos de ser
necesarias.
14 La solución debe notificar al momento de subir un
documento.
15 La solución debe permitir agregar observaciones y dar
aprobación a los documentos cargados al aplicativo.
16 La solución debe tener la posibilidad de archivar
documentos de mantenimientos terminadas.
DESMONTES Y TRASLADOS
17
La solución debe permitir registrar y asociar a cada
desmonte o traslado, registros, fotos, cotizaciones,
presupuestos, actas, formatos, planillas, notas y demás
documentos asociados.
18 La solución debe tener una base de datos para
proveedores que pueden ser asociados a un
desmonte o traslado.
19 La solución debe tener una base de datos para
interventores que pueden ser asociados a un
desmonte o traslado.
20 La solución debe notificar al momento de subir un
documento.
21 La solución debe permitir agregar observaciones y dar
aprobación a los documentos cargados al aplicativo.
22 La solución debe tener la posibilidad de archivar
documentos de trabajos terminadas.
23 La solución debe tener una base de datos de los
técnicos electricistas registrados para realizar los
desmontes.
CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS
24
La solución debe permitir registrar y asociar a cada
control y almacenamiento, registros, órdenes de
compra, instructivos, procedimientos, formatos y
demás documentos asociados.
25 La solución debe permitir consolidar la información
para envío a las diferentes direcciones y respectiva
aprobación
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No. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE AL
100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
26 La solución debe tener una base de datos para
proveedores que pueden ser asociados a un control o
almacenamiento de insumos.
27 La solución debe permitir generar reportes de
actividad de inventarios en bodega de
almacenamiento.
ARRENDAMIENTOS
SUBSCRIPCIÓN DE CONTRATOS
28
La solución debe permitir registrar y asociar a cada
arrendamiento, contratos, documentos del inmueble,
listas, registros, procedimientos y demás documentos
asociados.
29 La solución debe notificar si algún documento tiene
alguna novedad.
30
La solución debe tener una base de datos para los
terceros registrados en arrendamientos, y deben
permitir asociarse a la regional, zona y SPT en la que se
encuentre.
31 La solución debe tener una base de datos para
locales, permitiendo registrar los datos del inmueble.
NOVEDADES
32 La solución debe permitir registrar y asociar a cada
novedad formatos, instructivos, planillas y demás
documentos asociados.
33 La solución debe permitir indicar si los documentos no
tienen ningún tachón o enmendadura y notificar
cuando sea el caso.
34
La solución debe enviar dentro de los primeros 10 días
hábiles de cada mes, el reporte de los locales que
presentan incremento en el canon de arrendamiento
de los dos próximos periodos mensuales.
35 La solución debe tener una base de datos con los
funcionarios que pueden gestionar las novedades.
36
La solución debe Tener una base de datos con todas
las novedades, filtradas por tipo de novedad, regional,
zona o SPT asignada, estado de la novedad y demás
datos requeridos.
TERMINACIONES DE CONTRATOS
37 La solución debe permitir registrar y asociar a solicitud
de terminación de contrato, actas, recibos, cartas,
procedimientos y demás documentos asociados.
38 La solución debe notificar a los interesados de la
existencia de la solicitud para su revisión.
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No. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE AL
100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
39 La solución debe tener una base de datos de
contratos de arrendamientos terminados.
PAGOS DE ARRENDAMIENTO
40
La solución debe permitir registrar y asociar a cada
pago, contratos, facturas, formatos, comprobantes,
procedimientos, instructivos, planillas, desprendibles,
vales, cartas y demás documentos asociados.
41
La solución debe tener una base de datos para todos
los pagos de arrendamiento, diferenciando por formas
de pago, regional o zona, tipo de arrendador, entre
otros.
42 La solución debe notificar en los días registrados para
realizar los pagos.
43
La solución debe notificar los días registrados para
pago por transferencias, para el cargue de archivos al
portal bancario, igualmente dos días hábiles después
para descargar los comprobantes.
44 La solución debe tener una base de datos para los
bancos registrados para hacer transferencias y
consignaciones.
45 La solución debe notificar si algún documento no
cumple con todos los requisitos.
N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el %
que
cumple)
NO CUMPLE
1
La solución debe tener un sistema que diferencie los
trabajos en obras y adecuaciones, mantenimientos,
desmontes o traslados y arrendamientos.
2
La solución debe contar con un módulo de
Arrendamientos. Bajo norma NIIF16 para
Arrendamientos. Arrendamientos operativos y
arrendamientos financieros.
3
La solución debe contar con un módulo de inventarios
general, que registre la cantidad de materiales,
insumos y materia prima, unidades de medida, fechas
de compra y de salida del inventario.
4
La solución debe contar con un módulo de inmuebles
general. Donde se registran acuerdos y contratos de
alquiler, facturación periódica, costos de alquiler,
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el %
que
cumple)
NO CUMPLE
mantenimiento, administración, Servicios públicos,
detalle del inmueble, ordenes de trabajo.
5
La solución debe tener la opción de compartir
documentos registrados en el aplicativo, bien sea por
correo, vínculos, entre otra. Para usuarios que tengan
el permiso respectivo.
LOGÍSTICA
6
La solución debe contar con solicitudes (Mesa de
ayuda), control de mantenimiento de equipos, control
de tiempos, garantías, seguimientos.
OBRAS Y ADECUACIONES
7
La solución debe permitir registrar nuevas obras y
adecuaciones que sean requeridos en los inmuebles,
permitiendo agregar datos generales.
8
La solución debe permitir asignar proveedores,
dividiendo el conjunto de obras del año entre los
proveedores
9
La solución debe permitir redireccionar las solicitudes
recibidas, identificando el tipo de labor a realizar,
dirección y encargado del trabajo.
10 La solución debe permitir asignar una obra específica
al proveedor elegido por el comité de obras
11 La solución debe tener la opción de registrar activos
existentes dentro de un inmueble.
12 Dentro de la solución se debe poder registrar fecha de
inicio y fin de la obra.
13 La solución debe permitir registrar el porcentaje de
avance de una obra específica.
14
La solución debe permitir dar aprobación a
documentos dentro del aplicativo, generando
notificación en dado caso no sea aprobada.
15 La solución debe tener una base de datos de control,
para el registro de costos por obras.
16 La solución debe permitir darle una calificación al
proveedor cuando sea entregada la obra.
MANTENIMIENTOS
17
La solución debe permitir registrar nuevos
mantenimientos que sean requeridos en los inmuebles,
permitiendo agregar datos generales.
18 La solución debe tener la opción de calificar si el
mantenimiento es especial o no.
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el %
que
cumple)
NO CUMPLE
19
Si el mantenimiento no es especial la solución debe
permitir clasificarlos en: Eléctricos en Bogotá, Eléctricos
en Cundinamarca, No eléctricos en Bogotá y No
eléctricos en Cundinamarca.
20
De la clasificación anterior si el mantenimiento es
eléctrico en Bogotá la solución debe permitir asignar
al técnico electricista. En el caso contrario la solución
debe permitir asignar el mantenimiento a un
proveedor seleccionado.
21 La solución debe tener un sistema de inventarios para
insumos y herramientas requeridos en mantenimientos.
22
La solución debe permitir registrar los insumos y
herramientas que se requieren para ejecutar un
mantenimiento determinado.
23 La solución debe permitir reportar la ejecución del
trabajo de mantenimiento asignado al técnico.
24 La solución debe permitir reportar la ejecución del
trabajo de mantenimiento asignado al proveedor.
25
La solución debe tener una base de control que
permita actualizar reportes de técnicos electricistas o
confirmaciones de proveedores en mantenimientos.
26
La solución debe permitir al coordinador de
operaciones dar el visto bueno de que el
mantenimiento se realizó a conformidad.
27
La solución debe permitir hacer el seguimiento del
avance de los mantenimientos, teniendo en cuenta
fecha de inicio y finalización programado.
DESMONTES Y TRASLADOS
28 La solución debe permitir registrar nuevos desmontes,
permitiendo agregar datos generales.
29 Si el requerimiento es de desmonte la solución debe
permitir registrar si requiere obra o no.
30
La solución debe permitir hacer el seguimiento del
avance de los desmontes o traslados, teniendo en
cuenta fecha de inicio y finalización programado.
31 La solución debe permitir asignar a un proveedor si es
necesario para un desmonte.
32 La solución debe permitir asignar a un interventor si es
necesario para un desmonte.
33
La solución debe permitir asociar a un desmonte La
necesidad de trasladar algún material o activo del
punto a otro local o la necesidad de realizar
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el %
que
cumple)
NO CUMPLE
adecuaciones al inmueble antes de entregarlo a su
dueño.
34
La solución debe tener la opción de registrar los
materiales y activos a desmontar asociado al trabajo
registrado.
35
La solución debe permitir registrar la cantidad de
materiales y activos desmontados y que fueron
trasladados.
36
La solución debe permitir registrar el finalizar un
desmonte y traslado, si se requiere una adecuación
adicional.
CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS
37 La solución debe permitir registrar nuevos controles o
almacenamientos de insumos.
38 La solución debe permitir diferenciar los insumos en
(aseo, cafetería y papelería)
39
La solución debe permitir registrar cantidades
recibidas en las órdenes de compra, con sus
respectivos precios.
40
La solución debe permitir registrar cantidades
entregadas validando que sean las mismas recibidas
en las órdenes de compra.
41
La solución debe permitir registrar las solicitudes de
insumos y deben poder ser aprobadas por la dirección
logística.
42
La solución debe tabular la información de las
requisiciones de los insumos, permitiendo validar que la
solicitud no exceda el presupuesto asignado.
43 La solución debe notificar al responsable cuando el
presupuesto de la solicitud supere el valor establecido.
44 La solución debe notificar en fin de mes la necesidad
de hacer solicitud de compras de insumos.
45
En el momento en el cual el proveedor entrega los
insumos la solución debe permitir registrar
si se hace en la sede administrativa o en la
regional/SPT.
46 La solución debe permitir notificar si la cantidad
entregada no coincide con la orden de compra.
47
La solución debe tener integrada la opción de manejo
de inventarios para controlar la existencia real de
insumos en la bodega de abastecimiento, habilitando
el seguimiento a niveles mínimos y máximos de
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el %
que
cumple)
NO CUMPLE
inventario, para determinar el momento de solicitar los
insumos nuevamente
48
La solución debe permitir registrar entregas urgentes
de insumos y enviar notificación a las direcciones
pertinentes.
49
La solución debe notificar semanalmente o cada que
sea necesario el abastecimiento periódico a las
diferentes zonas.
ARRENDAMIENTOS
SUBSCRIPCIÓN DE CONTRATOS
50
La solución debe poder registrar nuevos
arrendamientos de inmuebles, vinculando los datos
del arrendador.
51
La solución debe permitir asignar al arrendamiento si
se realiza en formato proforma o el asignado por el
arrendatario.
52
La solución debe permitir asignar a los contratos que
no son proforma un visto bueno, dado por el proceso
jurídico.
53
La solución debe tener habilitada la opción de indicar
si alguno de los documentos proporcionado por el
arrendatario está desactualizado o no es veraz.
54
La solución debe permitir indicar en cada
arrendamiento si el arrendatario es persona natural o
jurídica.
55
La solución debe permitir registrar si el inmueble
cumple o no con todos los requisitos para colocar un
local comercial y generar una notificación en
cualquiera de los casos.
56 La solución debe permitir registrar un tercero,
vinculada a los demás sistemas que se manejen.
57
Cuando un arrendamiento se encuentre validado la
solución debe permitir notificar al proceso
determinado que ya puede iniciar sus actividades, por
ejemplo (Obras y Adecuaciones, Seguridad y Salud en
el Trabajo, Financiera y Contable y Tecnología
NOVEDADES
58
La solución debe poder registrar a arrendamientos de
inmuebles, novedades que se presenten durante todo
el proceso y diferenciarlas en aumentos de canon,
documentación no válida, contratos cedidos,
fallecimiento de un arrendatario, entre otros.
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el %
que
cumple)
NO CUMPLE
59
La solución debe permitir asignar una novedad a un
funcionario registrado y a la SPT que corresponda en la
base de datos, generándole una notificación.
60
La solución debe permitir a los funcionarios validar si la
novedad es viable o no y notificar a los usuarios
correspondientes si la novedad es inviable.
61
La solución debe tener un seguimiento a los aumentos
automáticos de canon para verificar si se presentan
inconsistencias.
62
De presentarse un aumento en el canon la solución
debe notificar para que se realice la debida
aprobación o ajuste.
63 La solución debe tener un calendario con las fechas
establecidas para hacer recepción de novedades.
TERMINACIONES DE CONTRATOS
64
La solución debe permitir registrar a un arrendamiento
la notificación o solicitud de la
terminación del contrato.
65 La solución debe permitir registrar en la solicitud si ya se
notificó al arrendatario.
66
La solicitud debe permitir registrar si la solicitud es
unilateral o bilateral y dar la posibilidad de calificar su
viabilidad.
67 La solución debe permitir asignar observaciones o
descripciones a las solicitudes.
68
La solución debe permitir dar el visto bueno a la
solicitud y permitir archivar el arrendamiento en los
contratos terminados.
PAGOS DE ARRENDAMIENTO
69
La solución debe permitir registrar a cada
arrendamiento la forma de pago en: Pago en caja,
Pago por transferencia bancaria, Pago por
consignación bancaria, Pago a través de mensajero
directamente al arrendador, Pago por título de
arrendamiento.
70
La solución debe permitir seleccionar el tipo de
régimen al que pertenece el arrendador, en
simplificado, común y gran contribuyente.
71
Si el arrendador pertenece al régimen común la
solución debe permitir registrar si la factura de cobro
de IVA cumple con todos los requisitos.
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE
INMUEBLES (ERP)
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el %
que
cumple)
NO CUMPLE
72
Si el arrendador se le paga a través de caja y no cobra,
el sistema debe permitir registrar el pago por título de
arrendamiento.
73
La solución debe permitir registrar observaciones a
cada pago de arrendamiento y dado el caso, permitir
cambiar el tipo de pago dadas condiciones
especiales.
74
La solución debe tener habilitada la opción de asignar
una novedad si el pago no fue registrado en la nómina
correspondiente.
75
La solución debe habilitar los pagos en la caja en dos
días determinados, el primero se debe realizar a través
de la opción Cierre de nómina y autorización de
pagos. La segunda se debe realizar a través de la
opción Activación de pagos. (Preferiblemente 5 y 15
de cada mes)
76 La solución debe permitir registrar si una transferencia
fue rechazada para notificar al arrendador.
77
Para los rechazos de transferencia la solución debe
permitir registrar el pago por consignación, cuando el
arrendador haya actualizado su información
bancaria.
78 La solución debe permitir asignar un banco al tipo de
pago que lo requiera.
79
La solución debe permitir rechazar y colocar
observaciones en documentos cargados para cada
arrendamiento, dependiendo si cumple o no con
todos los requisitos.
N° REQUERIMIENTOS TÉCNICOS CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
1
La solución propuesta debe ser bajo esquema SAAS.
(Software As A Service). Orientada a objetos,
multicapas completamente transaccionales,
garantizando la integridad de los datos en todas sus
operaciones.
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N° REQUERIMIENTOS TÉCNICOS CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
2
Al ser una solución SAAS, el oferente debe presentar la
arquitectura de la solución. El centro alterno de datos,
plan de recuperación de desastres, nivel de centros de
datos principal y alterno (Level 3, Level 4, Etc), y
certificaciones (PCI DSS, Hacker Safe, ISO, IEEE, Etc).
3 La solución propuesta debe ser modular, paramétrica y
configurable. OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.
4 La solución propuesta debe ser modular. Que maneje
los conceptos de Alta Cohesión y Bajo Acoplamiento a
nivel interno de sus componentes.
5 La fuente de Datos de la solución centralizada debe ser
Postgress, MySQL, Oracle o SQL Server, en sus últimas
versiones.
6 Los usuarios del aplicativo se pueden autenticar a
través del LDAP (Directorio Activo)
7 La arquitectura del Core del sistema y de sus
componentes deben estar basadas y compiladas en 64
bits.
8 El sistema ofertado debe permitir multiprocesos y
multihilos en su solución
9
La solución debe permitir la integración con las
aplicaciones CORE de la compañía. A través de web
services, ODBC u otro medio que garantice la
interconexión. Evitando la integración por archivos
planos.
10 La solución debe permitir la automatización de copias
de seguridad utilizando las características del
administrador corporativo del RDBMS presentada.
11 Sistema debe contar con alta disponibilidad, mínimo el
99.96% en línea. El 0,04 % corresponde al tiempo de
ventanas de mantenimiento del sistema.
12
El proponente debe garantizar soporte 7x24x365. Esto
incluye una infraestructura y equipo de call center
propio con capacidad de direccionar los 3 niveles de
servicio. (Alta, media y baja).
13
Debe considerarse alcance nacional y soporte
presencial y remoto. Para este último, el oferente debe
proveer herramientas de acceso remoto al equipo de
tecnología de GELSA S.A. y/o su proveedor tecnológico
DATACENTER COLOMBIA SAS o quien designe GELSA
S.A.
14 El proponente debe garantizar la creación de usuarios
ilimitados de la plataforma sin generar costos
adicionales.
SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
CONTRATACIÓN DE UNA SOLUCIÓN
TECNOLÓGICA INTEGRADA ERP-CRM-
NOMINA & TALENTO HUMANO
Código: GP-R-12
Versión: 01
Página 44 de 59
N° REQUERIMIENTOS TÉCNICOS CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
15 El proponente debe estar en la capacidad de realizar
integraciones con cualquier sistema ERP de Aliados
16 La solución presentada debe manejar la filosofía cero
papeles
17 La información hacia y desde los sistemas de
información de GELSA S.A. debe ser cifrada.
18
El sistema debe permitir la creación y administración
centralizada de usuarios y a su vez debe permitir una
visualización por Región, Centro de Costo, Unidad de
Negocio, Municipio, Departamento al igual que su
administración.
19 El sistema debe permitir la configuración de alertas y su
notificación a diferentes grupos de personas, ejemplo
alerta por montos en devoluciones.
N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES NOMINA &
TALENTO HUMANO
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
1 El sistema debe ser MultiMoneda
2 El sistema debe ser Multiempresa
4
Debe permitir correr los procesos de manera
individual, grupal o masiva. (Ejemplo: Selección y
Contratación, Liquidación Definitiva,
Parafiscales, Primas, Cesantías, Vacaciones, etc)
Por Empresa, Por Centro de Costo, Unidad de
Negocio, Etc. El tiempo de proceso debe ser
proporcional al número de empleados.
5
El sistema debe permitir que los empleados
puedan actualizar sus datos personales de
manera remota y segura. (Dirección de
Residencia, Teléfono, Email, Etc)
SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
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TECNOLÓGICA INTEGRADA ERP-CRM-
NOMINA & TALENTO HUMANO
Código: GP-R-12
Versión: 01
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES NOMINA &
TALENTO HUMANO
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
6
El sistema debe permitir que los empleados
puedan generar sus propias certificaciones
(Constancias Laborales, Certificados de Ingresos
y Retenciones, Desprendibles de pago, Pagos de
Seguridad Social, cartas de vacaciones, entre
otros.), de manera personal y segura. Sin
necesidad de recurrir al área de RRHH ni
desplazarse al área administrativa.
7
El sistema debe permitir que los empleados
autorizados puedan registrar novedades
autorizadas según clasificación interna (Retiros,
Ausencias, Incapacidades, Suspensiones,
Maternidad, Licencias Remuneradas, Licencias
No remuneradas, Etc) sin necesidad de recurrir al
área de RRHH ni desplazarse al área
administrativa.
8
Se requiere que la nómina genere un reporte
donde se pueda identificar cuánto es el
costo mensual y anual de un empleado,
teniendo en cuenta los devengados y
deducciones del empleado más lo
correspondiente al Empleador por los conceptos
de cesantías, intereses a las cesantías, prima de
servicios, vacaciones, indemnizaciones,
salud, pensión, ARL, Caja, Sena, ICBF y Dotación.
9
Se necesita que al listar la nómina mensual
pagada salgan por separado todos los centros
de costos que durante el mes un empleado ha
tenido, ejemplo: Auxiliar de servicios Generales
estuvo hasta el 10 de marzo en el centro de
costos Recursos Humanos (6501), a partir del 11
de marzo se trasladó a Occidente Of (840115).
En la actualidad el total del mes queda en el
último centro de costos donde está el empleado.
10
Debe ser un sistema completamente modular e
integrado, que requiera de una sola captura de
datos de los documentos fuente (Desde el
proceso de selección y contratación) y que esta
afecte todos los procesos relacionados y con
esta produzca información automática para las
distintas áreas de GELSA S.A.
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES NOMINA &
TALENTO HUMANO
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
11
El sistema debe permite generar un cierre
periódico de nómina (semanal, quincenal,
mensual, anual), agrupada por empresa, por
centro de costo o por unidades de negocio.
Debe permitir el manejo de diferentes
modalidades señaladas de manera simultánea.
12
Debe permitir el manejo de empleados
Integrales, Medio Tiempo, SENA, Fines de
Semana, Pensionados, a término fijo (menor a 1
año), a término fijo mayor a 1 año. Generar las
alertas respectivas cuando el plazo del contrato
este por vencerse
13 Debe permitir llevar el control y el pago de
"asesores comerciales" que ganan por Comisión.
Contrato Mercantil.
14 Debe permitir llevar el control y el pago de
"asesores comerciales" que ganan por Comisión.
Vendedores Ambulantes. Tenderos. (TAT).
15 Debe permitir la Liquidación Semestral de primas,
Legales y Extralegales.
16 Debe permitir la Liquidación de cesantías
anuales y parciales
17 Debe permitir la Liquidación Semestral o
periódica de bonificaciones no constitutivas de
salarios
18
Debe permitir el manejo de turnos. El control del
tiempo debe realizarse a través del lector
biométrico ubicado en los Puntos de Venta.
(PDV)
19
El sistema debe contar con un módulo de
evaluación del desempeño. Completamente
parametrizable. Que permita evaluar y hacer
incrementos salariales de acuerdo con el
cumplimiento de metas. Evaluación de
Competencias, Mapa de talentos, etc.
20 El sistema debe contar con un módulo de
capacitación. Que permita llevar control de las
capacitaciones internas y externas recibidas.
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES NOMINA &
TALENTO HUMANO
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
21
Se requiere que el sistema pueda generar alertas
a jefes inmediatos y a la persona responsable de
esta actividad, del vencimiento de los periodos
de prueba, tanto para contrataciones nuevas
como por cambios de cargo. Estas alertas se
realizarán con antelación a los vencimientos.
22
El sistema debe generar una alerta en el
momento que se esté consultando o registrando
una persona que ya haya tenido vínculo con la
empresa.
23
Se requiere que el sistema permita hacer
proyecciones del presupuesto de la nómina por
periodos (anual, mensual u otros) y centros de
costo, este presupuesto debe contemplar el
costo con carga prestacional mensual y
anual de cada empleado, permitiendo
proyectar empleados o cargos nuevos
requeridos por los diferentes procesos.
24
Se requiere que el sistema permita administrar y
controlar las contrataciones de personal (las
vacantes y solicitudes de personal), de acuerdo
con el presupuesto aprobado para planta de
personal. Así mismo permitir la gestión de los
requerimientos como por ejemplo las
aprobaciones por parte de las gerencias y la
asignación de cada solicitud al psicólogo de
selección.
25
El sistema debe contar con un módulo que
administre el proceso de selección, que se
gestione no solo el reclutamiento de hojas de
vida, si no todo el proceso hasta la contratación
(programación de pruebas, entrevistas,
evaluaciones, generación de informe de
selección por candidato, etc.).
26
El sistema debe contar con un módulo de
procesos disciplinarios, que permita llevar registro
y reporte de los procesos por persona,
evidenciando las sanciones respectivas que
tuvieron lugar.
27
El sistema debe contar con un módulo que
permita llevar el control y debida gestión para el
cumplimiento de cuota de aprendices
(contratación, vencimientos de contratos).
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N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES NOMINA &
TALENTO HUMANO
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
28
El sistema debe permitir llevar el control de la
entrega de dotación para los cargos que
apliquen, dejando evidencia de fechas de
entregas respectivas. Así mismo permitir llevar
control del inventario de la dotación.
29
El sistema debe contar con un módulo donde se
puedan consultar y generar reporte de los cargos
que ha ocupado cada persona, es decir cambio
de cargo, promociones o ascensos.
30
El sistema debe permitir generar alertas cuando
el trabajador cumpla o llegue al día: 120, 180 o
540 de incapacidad, realizando parametrización
de pago según el caso. Así mismo generar alerta
por cada trabajador que empiece a reportar
incapacidades continuas por 40 días.
31
En caso de implementación de programas de
educación financiera, el sistema debe generar
alerta cuando al empleado se les registren
descuentos mayores a los porcentajes máximos
establecidos para tal fin.
32
El sistema debe contar con un módulo de
vacaciones: Histórico de las vacaciones.
Actualización periódica del saldo de vacaciones
según el día y mes de ingreso. Generación y
procesamiento de las solicitudes de vacaciones
y notificación de estos. Generar alerta de
colaboradores que tengas más de dos años
causados.
33
El sistema debe permitir el ingreso de conceptos
de Variables (resumen de varios: comisiones por
desempeño, ventas, resultado, objetivos,
capacitación) generados por el Supervisor,
Coordinador o Jefe Inmediato y una sola
aprobación por gerente de unidad o superior
inmediato. Controlar que no lo ingrese a
novedades de nómina, sin aprobación.
34
Debe permitir, tramitar y controlar descuentos
generados por embargos o libranzas según tabla
parametrizable de tipos de embargos (Ejecutivo,
Alimentos)
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N° REQUERIMIENTOS DE AUDITORIA, INTEGRACIÓN Y
REPORTES
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
1
Debe contener un módulo centralizado de seguridad y
accesos al aplicativo, que permita la asignación de
roles y perfiles de usuario por cada opción del
aplicativo. Asociadas a los perfiles por cargo.
OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.
2 Que permita el manejo de esquemas Single Sign On.
3 Los cambios de clave de los usuarios pueden realizarse
de manera remota por personal autorizado.
4 Creación de consultas para usuario final que permitan
por módulo o proceso revisar periódicamente los
accesos
5
El oferente debe considerar la migración de data (Eje:
Información de los terceros actuales) del sistema actual
(PSL) al nuevo sistema propuesto para su correcta
operación y funcionamiento. Debida Diligencia.
6
La información enviada hacia y desde nuestros puntos
de venta (PC Windows), terminales móviles (Sumni Q2 y
Sumni T2), sistemas de información debe viajar de
manera encriptada con los protocolos de seguridad en
sus últimas versiones (Https, TLS, SSL, etc). Las ventas
deben quedar registradas en el sistema ERP en línea. De
igual manera las devoluciones y anulaciones. Cada
una de las transacciones asociadas al Punto De Venta
y al asesor comercial.
7 La solución no debe permitir que el usuario pueda
alterar la información por base de datos.
8
Debe contener un módulo de auditoria, en donde
mínimo se puedan registrar de manera automática
Usuario, Modulo, Tipo de Operación realizada
(Creación, Visualización, Eliminación y actualización),
fecha de la transacción, Estación o PC, Datos antes de
modificar la data y después de modificada, y poder
registrar otras transacciones que GELSA S.A. considere
sensibles.
9
Debe tener un módulo Generador de Reportes, en
donde los usuarios puedan armar reportes de acuerdo
con necesidades propias, independientemente de los
reportes que ya vienen con la solución. Entre otros:
-Permitir que, con un solo reporte, se pueda obtener la
información necesaria para los diferentes informes
solicitados, sin necesidad de tener que generar
múltiples reportes.
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N° REQUERIMIENTOS DE AUDITORIA, INTEGRACIÓN Y
REPORTES
CUMPLE
AL 100%
CUMPLE
< 100%
(Señalar
el % que
cumple)
NO CUMPLE
10
El sistema debe ofrecer un módulo de integración
preferiblemente nativo, para el intercambio de datos
con soluciones internas y externas, con la finalidad de
minimizar tiempos en implementación.
11
Debe estar en la capacidad de realizar desarrollos para
un módulo o aplicación que facilite y permita la
integración con otros módulos o sistemas heredados
que no hagan parte de la solución adquirida y que
afectan el Core financiero.
N ° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES CRM CUMPLE
al 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar el
% que
cumple)
NO
CUMPLE
1
El sistema debe permitir registrar al cliente de manera
manual, automática o como la defina Gelsa.
Información básica: Tipo de Documento, Numero de
Documento, Email, y los demás campos que defina
Gelsa como Básicos.
2
El sistema debe contener un validador de campos.
(Numéricos, Alfanuméricos, tamaño de los campos,
caracteres especiales, validador de @ en los campos
de email, etc).
3
El sistema debe contener pantallas desplegables,
pop ups, o similares, de opción única, para facilitar a
operación del asesor comercial y evitar la digitación
manual.
4
El sistema debe permitir enrolar al cliente al escanear
su documento de identificación. (Cedula de
Ciudadanía). Nombre completo, Fecha de
Nacimiento, Genero. Para otros documentos de
identificación (Pasaporte, Cedula de Extranjería, Etc)
puede hacerse de manera manual.
5
El sistema debe generar la autorización del cliente
para el tratamiento de sus datos personales a través
de la huella o firma de documento impreso al
momento de la autorización. Debe generar la
autorización del cliente en caso de requerimiento de
entidad competente.
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N ° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES CRM CUMPLE
al 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar el
% que
cumple)
NO
CUMPLE
6
El sistema debe contener una opción para que un
cliente o un asesor de Gelsa pueda actualizar su
información básica. Ejemplo: Email, Ciudad,
Dirección, Etc.
7
El sistema debe contener una opción para que un
cliente pueda darse de baja de emails,
notificaciones automáticas, previamente
autorizadas. De igual manera esta opción puede
realizarse a través de un asesor de Gelsa.
8
El sistema debe llevar la información detallada por
cada una de las transacciones del cliente. Incluida
la georreferenciación y el canal de venta utilizado
(Punto de Venta, Terminal Móvil Android, APP
Android - IOS, y Sucursal virtual).
9
El sistema debe permitir identificar a los asesores
comerciales por cada Transacción detallada del
cliente. (Fecha, Hora, Georreferenciación, Canal,
Producto, Terminal utilizada o PC, Valor, Etc)
10 El sistema debe permitir que los asesores comerciales
se les calculen sus comisiones asociadas por
producto
11
El sistema debe permitir identificar a los clientes que
a través del Contact Center (Dataservice Versión 9.4)
o el que en su momento tenga implementado GELSA
SA, presenten Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR) y
hacer un seguimiento al mismo y trazabilidad.
12
El sistema debe permitir identificar a los clientes que
a través del IVR (Dyalogo Version 3.4.85) o el que en
su momento tenga implementado GELSA SA,
presenten Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR) y
hacer un seguimiento al mismo y trazabilidad.
13 El sistema debe permitir integración con Chatbot de
GELSA SA (WhatsApp, Zendesk, etc) o el que indique
GELSA en su momento.
14 El sistema debe permitir la interacción con Redes
Sociales.
15 El sistema debe permitir el envío individual, masivo, o
grupal de emails, para aquellos clientes que
autorizaron su envío.
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N ° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES CRM CUMPLE
al 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar el
% que
cumple)
NO
CUMPLE
16 El sistema debe permitir el envío individual, masivo, o
grupal de SMS, para aquellos clientes que
autorizaron su envío.
17 El sistema debe permitir segmentación de clientes
(Por Edad, Genero, Estrato Socio Económico,
Producto, Valores, Etc.)
18
El sistema debe permitir catalogar a los clientes (Eje:
Platinum, Oro, Plata, Bronce) dependiendo de
factores que seleccione GELSA (Ventas, Producto,
Canal, Etc).
19
El sistema debe permitir catalogar a los Asesores
Comerciales (Eje: 5 Estrellas, 4 Estrellas, 3 Estrellas)
dependiendo de factores que seleccione GELSA
(Ventas, Producto, Canal, Etc).
20 El sistema debe permitir la generación de campañas
para el segmento de clientes que seleccione GELSA
21
El sistema debe contar con un módulo de
fidelización (Premios, Puntos, Precios Especiales, etc)
parametrizable por personal de Gelsa, que se asocie
o pueda redimir con la billetera virtual del APP Paga
Todo. Permitiendo promos y bonificaciones de
manera paralela y no excluyente.
22 El sistema debe permitir el canje de puntos de
Pagatodo con sistemas de fidelización de otras
franquicias (Eje: Lifemiles, Punto Colombia, etc)
23 El sistema debe contar con un módulo que permita
prospectar Comportamientos de Ventas (Por Zona,
Región, Municipio, Vendedor, Producto, Canal, Etc)
24
El sistema debe contar con un Dashboard
paramétrico para determinar comportamientos de
los clientes, ventas, productos, canales, asesores
comerciales.
25
El sistema debe contar con un Dashboard
paramétrico para determinar comportamientos de
los clientes en referencia a: Ingresos que genera,
productos o servicios que prefiere, frecuencia de
compra, tiempo promedio de visitas, percepción de
la atención recibida, valoración de los canales de
atención.
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N ° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES CRM CUMPLE
al 100%
CUMPLE <
100%
(Señalar el
% que
cumple)
NO
CUMPLE
26 Los cambios de clave de los usuarios pueden
realizarse de manera remota por personal
autorizado.
27 Creación de consultas para usuario final que
permitan por módulo o proceso revisar
periódicamente los accesos
28
El oferente debe considerar la migración de data
(Información de los clientes actuales) del sistema
actual al nuevo sistema propuesto para su correcta
operación y funcionamiento. Debida Diligencia.
29
La información enviada hacia y desde nuestros
puntos de venta, terminales móviles, sistemas de
información debe viajar de manera encriptada con
los protocolos de seguridad en sus últimas versiones
(Https, TLS, SSL, etc).
30
Debe tener un módulo Generador de Reportes, en
donde los usuarios puedan armar reportes de
acuerdo con necesidades propias,
independientemente de los reportes que ya vienen
con la solución. Entre otros:
-Permitir que, con un solo reporte, se pueda obtener
la información necesaria para los diferentes informes
solicitados, sin necesidad de tener que generar
múltiples reportes.
19. SOPORTE TÉCNICO
El proponente deberá brindar servicio de soporte, incluido el desplazamiento a la sede principal de Gelsa, en caso de ser requerido para realizar la evaluación y solución de las posibles fallas que puedan presentarse en el servicio. Además, el proponente debe proveer una línea telefónica de soporte para que Gelsa y Datacenter Colombia S.A.S pueda reportar inconvenientes y/o fallas con el servicio
de la herramienta en horas corridas de lunes a domingo entre las 5 am y 10 pm, los 365 días del año (Línea gratuita y sin límite de incidentes).
Se debe presentar opciones de soporte adicionales a través de canales electrónicos vía chat, chatbot o e-mail, que permitan generar un ID o ticket de servicio para el reporte y seguimiento efectivo a las solicitudes y novedades que se puedan presentar con el servicio de la herramienta Field Services, por ejemplo:
• Atención a consultas técnicas sobre los sistemas instalados.
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• Atención, diagnóstico y resolución para incidentes de soporte técnico (acceso remoto de buena calidad y velocidad es requerido).
• Actualizaciones de software, PTFs “patches” y “hot fixes” relacionados con el software instalado, que sean liberados en forma periódica
• Nuevas versiones de software del mismo producto adquirido. • Aplicación e instalación de parches de los productos de software.
• Monitorización en tiempo real del sistema con envío de alertas preventivas. • Re-entrenamiento operativo, administración y configuración para
capacitadores internos de Agentes/Supervisores y Administradores (entrenamientos al entrenador).
Adicionalmente se deben presentar reportes mensuales de las incidencias, fallas y
problemas reportados, con la estadística de disponibilidad, confiablidad,
porcentaje de horas de afectación del servicio, tiempos de respuesta, incidentes
solucionados, análisis causa raíz, acciones de mejora continua y planes de
mitigación de fallas.
Se debe comprometer un nivel de servicio para el tiempo máximo de solución una vez detectada y reportada una falla, de acuerdo con la siguiente clasificación:
NIVEL DE
PRIORIDAD
TIEMPO DE
SOLUCIÓN
P1. Crítica 30 minutos
P2. Alta 1 hora
P3. Media 2 horas
P4. Baja 4 horas
Nota: El tiempo de la tabla anterior, se mide en horas corridas de lunes a
domingo entre las 5 am y 10 pm, los 365 días del año.
NIVEL DE
PRIORIDAD DESCRIPCIÓN EJEMPLOS
P1. Crítica Caída del Sistema Cuando se presenta caída o falla total
del sistema
P2. Alta Suspensión Crítica
del Sistema
Cuando se presenta una pérdida
significativa de la funcionalidad del
sistema
P3. Media Falla de una Sola
Función
Cuando se presenta una novedad que
afecta de Forma Controlada el
desarrollo de la actividad normal de la
operación
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NIVEL DE
PRIORIDAD DESCRIPCIÓN EJEMPLOS
P4. Baja
Tema de
Procedimiento
Menor
. Preguntas de Configuración
. Preguntas de Procedimiento u
Operación
. Investigación de Problemas
Intermitentes
. reimpresión de Reportes Actuales
19.1. ANS PROPUESTOS.
ANS VALOR
OBJETO PENALIDAD DESCUENTO
PERIODICIDAD
MEDICIÓN
Eficiencia
Solución de
Incidentes
Hace
referencia a
la
cantidad de
Incidentes
que fueron
solucionados
dentro
de los SLA`s
pactados
sobre el total
de los
casos
solucionados.
Sobre los
servicios
que pueden
ser
gestionados.
Este indicador
no debe ser
inferior al 96%
Por exceso en las
incidencias, y el
total de fallas
reportadas.
Se aplicará una
penalidad del
5% por
incumplimiento
del ANS
establecido
Mensual
Disponibilidad
de la
plataforma
tecnológica.
RTO (Tiempo
para volver a
operar después
de un
Fallas
mensuales en
máximo el 5%
de los casos
reportados.
Por indisponibilidad
de la herramienta.
Se aplicará una
penalidad del
5% por
incumplimiento
del ANS
establecido
Mensual
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ANS VALOR
OBJETO PENALIDAD DESCUENTO
PERIODICIDAD
MEDICIÓN
incidente –
Recovery Time
Objective)
Calidad en los
reportes
entregados
Los factores
de calidad y
los criterios de
devolución
de los
reportes
generados
por el Centro
de Contacto
son definidos
por Gelsa -
Datacenter.
Máximo 2
devoluciones de los
reportes
Se aplicará una
penalidad del
2% por
incumplimiento
del ANS
establecido
Mensual
El nivel de descuento a aplicar será el resultado de la sumatoria de todas las penalidades establecidas y dicho porcentaje final será descontado de la facturación establecida. El máximo porcentaje a aplicar será del 10% del valor total de la facturación periódica antes de impuestos.
19.2. CAPACIDAD DE OPERACIÓN EN COLOMBIA.
El interesado deberá suministrar información sobre su operación en Colombia para
implementación y soporte, incluyendo:
• Organigrama del departamento de servicios, las áreas de instalación,
configuración y soporte técnico.
• Dirección de las oficinas en Colombia.
• Número total de empleados con experiencia técnica en la solución ofrecida,
indicando como certifica la experiencia.
• Niveles de escalamiento local.
• En caso de no ser directamente el fabricante se debe anexar la certificación
de partner nivel máximo o equivalente, donde se encuentre autorizado por la
solución propuesta, para la comercialización, asesoría, implementación,
soporte y servicio técnico, emitida por el fabricante no mayor a 30 días.
20. PRESUPUESTO
GELSA contratará con cargo a sus presupuestos anuales los valores
correspondientes a la prestación del servicio.
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20.1. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO
Será acordada entre las partes considerando las fases de implementación de la
solución (Fase de transición, Fase de estabilización y Fase de operación plena del
servicio) y fechas pactadas de entregables tangibles.
GELSA cancelará aquellos servicios prestados durante los tiempos y condiciones
establecidas en el contrato. Los servicios que no se soporten o no se presten a
satisfacción de GELSA, no serán cancelados mientras no exista el acta de aceptación
de entrega de acuerdo con los lineamientos establecidos en la invitación a ofertar,
firmada por el supervisor del contrato.
El pago por el servicio se cancelará en cuotas mensuales, mes vencido, previa
facturación con los requisitos legales y expedición de acta de ejecución de la
prestación del servicio, suscrita por el Supervisor del contrato.
Certificación sobre el cumplimiento en el pago de los aportes al Sistema General
de Seguridad Social Integral (salud, pensiones, riesgos laborales) y aportes
parafiscales (en Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA). Al contratista se le
realizaran descuentos en los pagos mensuales.
Los errores aritméticos de la factura o cuenta de cobro, serán rechazadas, se
solicitará la corrección en cualquier tiempo, hasta la liquidación final del contrato.
En caso de existir incumplimiento por parte del proveedor de alguno de los ítems
de requerimientos funcionales o ANS que se acuerden, en especial en los tiempos
de respuesta, o presentar actividades pendientes, éstas serán descontadas del
pago mensual en un porcentaje acordado entre las partes del valor especificado
y no exonera del cumplimiento del servicio.
NOTA: Con el propósito de evitar inconsistencias en la liquidación y causación de
los impuestos, las facturas o cuentas de cobro deben ser radicadas una vez
prestado el servicio y previa aprobación del supervisor del contrato.
21. GARANTÍAS
El proponente adjudicatario de la presente INVITACIÓN que suscriba el respectivo
contrato, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de este, deberá
constituir a favor de LA COMPAÑÍA la garantía única de cumplimiento otorgada a
través de una Compañía de Seguros o Entidad Financiera de Colombia cuya póliza
matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera que ampare:
a. Cumplimiento del contrato por valor equivalente al veinte por ciento (20%)
del contrato, por el término del mismo y cuatro (4) meses más.
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b. Amparo de salarios y prestaciones sociales equivalente al diez por ciento
(10%) del valor total del contrato y sus adiciones vigente durante su
ejecución y tres (3) años más.
c. Garantía de calidad de prestación del servicio Equivalente al veinte por
ciento (20%) del contrato y por el término de un Año Contado a partir del
recibo a satisfacción.
d. Se debe relacionar explícitamente los tiempos y cubrimientos de la garantía
frente a los requerimientos solicitados y ofertados al servicio prestado o
elemento a entregar.
e. Responsabilidad Civil Extracontractual Equivalente a 200 S.M.L.M.V. (Decreto
1082 de 2015) y por el término de duración del mismo.
22. CONTRATO
22.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
a. Atender las solicitudes y recomendaciones que realice la COMPAÑÍA
CONTRATANTE, por intermedio del funcionario encargado de ejercer la
Supervisión del Contrato.
b. Garantizar la calidad del servicio objeto de la presente invitación pública.
c. Presentar al momento de la liquidación del contrato las certificaciones en
que conste que se encuentra a PAZ Y SALVO en el pago de los aportes de
las obligaciones al sistema de salud (EPS), Fondo de Pensiones y
Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y los Aportes Parafiscales (SENA,
CAJA DE COMPENSACIÒN FAMILIAR E ICBF).
d. Las demás previstas en los presentes pliegos.
e. El contratista está en la obligación de cumplir con los criterios ambientales y
de seguridad y salud en el trabajo establecidos por GELSA al ejecutar sus
actividades o servicios sin crear riesgos para la salud, la seguridad o el
ambiente. Así mismo, tomar todas las medidas conducentes a evitar la
contaminación ambiental, la prevención de riesgos durante la ejecución de
sus actividades y cumplirá con todas las leyes ambientales, de seguridad y
salud en el trabajo aplicables. El contratista no dejará sustancias o materiales
nocivos para la flora, fauna o salud humana, ni contaminará la atmosfera,
el suelo o los cuerpos de agua. El incumplimiento de dicha normatividad
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acarreara a más de las multas establecidas en la Resolución 3641 de 2014,
las acciones legales a que hubiese lugar.
22.2. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El contrato resultante de la presente INVITACIÓN PÚBLICA se perfeccionará
cuando se logra acuerdo sobre el objeto de la contraprestación y éste se
suscriba por los intervinientes terminada la etapa de RFP.
Para su legalización y posterior ejecución se requerirá además del
cumplimiento de los requisitos precontractuales del artículo 16 del Acuerdo
074 de 2010, los siguientes:
• La constitución y aprobación de las garantías.
• La existencia del Registro Presupuestal de Compromiso
Los contratos de GELSA son intuito persona, y, en consecuencia, una vez
celebrados no pueden cederse sin previa autorización escrita de GELSA.
• UTILIZACIÓN DE MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA EN LAS
CONTROVERSIAS CONTRACTUALES
GELSA y los contratistas buscarán solucionar en forma ágil, rápida y directa
las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual; para tal
efecto, al surgir las diferencias acudirán al empleo de los mecanismos de
solución de controversias contractuales, y a la conciliación, a la amigable
composición y a la transacción.