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ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
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ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
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Contenido
1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 4
1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 4
1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 5
1.3 Metodología .................................................................................................................................... 6
2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 7
2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 8
2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 15
2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 22
3 Estudio de trámites y/o servicios .......................................................................................................... 25
3.1 E28-1 - Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales
beneficiarios de programas sociales - SISBEN ....................................................................................... 26
3.2 E28-2 - Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de
potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN .................................................................... 46
3.3 E28-3 - Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de
potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN ................................................................... 66
3.4 E28-4 - Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de
potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN .................................................................... 85
3.5 E28-5 - Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de
potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN .................................................................. 103
4 Plan de acción .................................................................................................................................... 121
5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 140
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Índice de tablas
Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 25Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 121
Índice de ilustraciones
Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 6Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 6
Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 8
Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general .............................................................. 9
Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 10
Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 11
Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 14
Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 16Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 17
Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 18
Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 18
Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 19
Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 20
Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 21
Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 22
Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 24Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 140
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1 ALCANCE DEL PROYECTO
El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la
Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes
que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las
entidades, lo cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la
situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la
entidad en la implementación de las propuestas.
Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada
para su elaboración.
1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno
como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.
En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos
los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una
cultura de servicio al ciudadano.
En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización
basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema
Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada
en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos
de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros
Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios
considerados de alto impacto.
Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a
focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar
oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas
y realidades del solicitante.
El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de
trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y
casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar
cada entidad.
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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de
trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el
Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada
por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:
- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle
con base en otras experiencias y casos de éxito.
- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y
trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los
trámites y/o servicios a optimizar.
- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y
leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar
los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.
- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o
servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y
fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)
descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en
cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y
(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.
- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados
con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la
identificación en campo.
- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos
identificados en la metodología propuesta.
- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes
pertinentes sobre la propuesta.
- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la
propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.
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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos
contemplados en la ilustración a continuación.
Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados
Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a
continuación.
Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto
De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.
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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS
En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología
empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento
al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de
trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites
y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda
llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.
El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y
marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de
los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,
complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y
actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de
iniciativas o proyectos.
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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:
A. Información general y características distintivas
B. Identificación normativa general
C. Mapa del proceso
D. Identificación normativa del proceso
E. Análisis cuantitativo
A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,
el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,
entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los
funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente
se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la
obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.
Ilustración 3. Ejemplo formato de información general
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y
ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información
complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:
• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento
Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general
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C. MAPA DEL PROCESO
Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o
servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una
respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de
realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más
relevantes.
Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la
normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),
los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.
Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO
Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el
trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.
En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:
• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio
• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el
trámite y/o servicio
• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario
Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel
de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera
detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:
• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el
usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de
desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La
evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.
❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia
❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación
• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la
entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de
virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.
⓿ Nada
❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción
❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros
❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.
• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para
ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso
son los siguientes.
❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad
❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este
soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta
al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los
siguientes criterios.
❶ Inadecuada
No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo
❷ Insuficiente
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo
❸ Adecuada
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo
• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que
tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de
acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.
❶ Inadecuada
Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
❷ Insuficiente
No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
❸ Adecuada
Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo
• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y
sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes
parámetros.
❶ Inadecuada
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
❷ Insuficiente
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
❸ Adecuada
La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:
Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso
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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un
proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que
busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y
iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.
A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras
las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:
• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,
mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano
(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).
• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos
internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una
respuesta más ágil y rápida al ciudadano.
• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación
y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que
facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la
entidad y la gestión del trámite y/o servicio.
• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos
que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la
implementación de convenios de cooperación con otras entidades.
Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace
un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo
en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el
ejemplo que se presenta a continuación-.
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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora
Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras
ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,
mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las
características del TRÁMITE TIPO.
Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para
cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:
A. Propuestas de mejora
B. Planteamiento del mapa de procesos
C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso
D. Recomendaciones normativas
E. Cuantificación de las mejoras normativas.
A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.
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A. PROPUESTAS DE MEJORA
Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla
la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser
cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el
horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los
recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.
Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado
todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y
diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).
Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha
modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para
el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades
eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.
Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado
Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas
explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las
actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.
Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el
proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de
interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la
valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la
caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la
evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal
se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo
(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).
Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del
número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras
propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos
del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en
algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración
12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o
servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.
Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los
trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:
Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso
A C M L
❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❷ Regular
6 5 -17%7 15 114%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA
Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso
en aspectos como:
• Evolución de la información
• Prácticas de control
• Acreditaciones documentales extralegales
• Exigencias documentales redundantes
• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley
Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y
decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las
recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva
sustentación.
Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio
general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos
analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;
y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.
Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas
Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser
interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se
entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control
regulatorio del trámite y/o servicio.
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control
ex ante que no
generan valor
agregado
Acreditaciones
documentales
extralegales
Exigencias
documentales
redundantes
Exigencias de
condiciones o
requisitos no
contempladas en la
ley
Bajo control
regulatorio
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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios
utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo
plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración
a continuación.
Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa
A C M L❷ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA
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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de
acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los
trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de
acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de
acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A
continuación se muestra un ejemplo:
Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad
Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes
elementos:
• El nombre e identificación (ID)
• Categoría a la que pertenece
• Descripción
• La información sobre quién será el líder de plan de acción
• Duración
• Justificación
• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable
• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización
de implementación de estos planes:
- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la
atención al ciudadano
Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano
Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada
Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada
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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de
acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del
personal para su implementación
Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado
Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado
Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado
- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para
llevar a cabo el plan de acción
Bajo La inversión es despreciable
Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad
Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial
- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.
Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)
Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)
Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años
Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen
el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.
• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la
evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan
de acción
• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción
• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente
A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma
ficha es empleada por todas las categorías.
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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción
Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción
se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en
la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora
sobre los mismos.
ID
2
ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 x
2 x x x x
1
2
NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
Descripción de tareas
No. de convenios suscritos para intercambio de
información y eliminación de
Tarea
Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.
Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.
Indicador 1No. de programas o
servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan
Indicador 3Indicador 2
TiempoALTO
Riesgo
MesesNORMATIVO
Trámites que aplica
BAJOEsfuerzo
ALTOInversión
BAJO
Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.
Acción
R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio
D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria
Responsable
A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite
J efedeÁ reares pons abledelT rámite
Descripción
Líder Categoría Duración total
E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble
Cronograma (Meses)
Director Área Responsable del Trámite
Justificación
El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.
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3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS
En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado
actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites
se presenta en la tabla a continuación:
ID Nombre del Trámite
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y
clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN E28-3 Actualización en la base de datos del sistema de identificación y
clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN
E28-4 Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y
clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados
Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:
• SISBENNET, Sistema para registro y consolidación de información
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3.1 E28-1 - Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
3.1.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=3579 Fecha de actualización: 4/2/2016
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT1
Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Ser encuestado para ingresar a la base de datos del SISBEN en los siguientes casos: cuando la persona u hogar no han sido encuestados y lo requieren por primera vez, por cambio de domicilio dentro del mismo municipio o a otro municipio, cuando hay inconformidad con el puntaje obtenido o por inclusión de hogares nuevos en la unidad de vivienda
Obs. Correcto
RESULTADO
Dato SUIT
Aplicación de la encuesta e ingreso a la base de datos
Obs. Incluye el resultado (puntaje del nivel de vida)
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 8 días hábiles
Obs. --- 20- 25 días entre el diligenciamientos del formato y la entrega del comprobante local.
Para tener cobertura nacional son 45-60 días más
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato2 Presencial Presencia
Obs3. Se tiene que firmar el formulario al final ---
ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos y extranjeros
1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar. En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el registro civil de nacimiento, si tiene entre 7 y 17 años debe presentar la tarjeta de identidad
Obs. Se tiene archivo físico. No hay escáner para utilizar presentación de originales
NORMATIVA
Dato SUIT
1. Constitución política de Colombia de 1991, (Artículo 366)
2. Resolución 3900 de 2015, (Todos)
3. Documento técnico Guía de uso del sisben iii versión 2 de 2011, (Actualización de la base de datos Numeral i)
3. Ley 715 de 2001, (Artículo 94)
4. Documento técnico 117 de 2008, (Todos)
5. Decreto 4816 de 2008, (Artículos 4, 8 y 11)
6. Ley 1176 de 2007, (Artículo 24)
7. Documento técnico 055 de 2001, (Todos)
8. Decreto 1192 de 2010, (Artículos 1, 2, 3, 5, 6)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 1, 2 y 13 de la Constitución Nacional
Constitucional
Colombia es un Estado Social de Derecho, democrático, fundado en la solidaridad de las personas que la integran.
Son fines esenciales del Estado servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios y derechos fundamentales de las personas, proteger a los residentes en Colombia, su vida, asegurar el cumplimiento de sus deberes sociales.
Todas las personas deben gozar de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación. El Estado debe promover las condiciones para que la igualdad sea efectiva para grupos discriminados. El Estado otorgara especial protección a las personas que se encuentren en debilidad manifiesta.
El Estado garantiza la especial protección de la familia.
Artículo 23 de la Constitución Nacional
Constitucional
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución.
Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y/o artículo 13 Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo
Legal Estatutaria
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución. Mediante el ejercicio del derecho de petición, entre otras cosas, se puede solicitar información y documentos.
Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007
Legislativa ordinaria
La focalización de servicios sociales es el proceso por el cual se asigna gasto social a la población más pobre y vulnerable.
Se deben observar los principios de transparencia, igualdad y publicidad de la información para determinar los criterios de ingreso, suspensión o exclusión de las personas en las bases de datos, que no gocen de protección constitucional o reserva legal.
Las entidades territoriales implementaran y actualizaran las bases de datos de beneficiarios del gasto social conforme a lineamientos del Gobierno, los criterios de focalización definidos por el CONPES social.
Los programas sociales deben definir la forma en que se aplican los criterios e instrumentos de focalización, criterios de egreso o cesación de la condición de beneficiarios que resulten pertinentes, en función de los objetivos e impactos perseguidos.
Artículo 3 y 4 del Decreto 4816 de 2008
Reglamentaria
Las personas naturales tienen derecho a ser encuestadas. Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN se realiza mediante el instrumento diseñado (encuesta). Es obligación de las entidades territoriales el uso de la metodología, la encuesta y el sistema diseñados por el DNP para tal efecto.
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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
COMPETENCIA Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007
Legislativa ordinaria
El Consejo Nacional de Política Económica y Social -CONPES- define los criterios e instrumentos para la aplicación del gasto social, la determinación, identificación y selección de beneficiarios.
Las Entidades Territoriales realizaran inversiones de carácter social, principalmente, mediante la asignación de subsidios.
Los gobernadores y alcaldes deben tomar las medidas pertinentes para garantizar que los grupos de población pobre y vulnerable tengan acceso a los servicios básicos.
Artículo 8 y 4 del Decreto 4816 de 2008
La Dirección de Desarrollo Social del Departamento Nacional de Planeación coordinación y supervisa la organización, administración, implementación, mantenimiento y actualización de las bases de datos que conforman los instrumentos del sistema de identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales, dicta los lineamientos para su implementación y operación de bases de datos, diseña metodologías y la consolida información a nivel nacional de los instrumentos de selección de potenciales beneficiarios, diseña y define las fichas de clasificación socioeconómicas requeridos para la recopilación de la información.
Es obligación de las entidades territoriales el uso de la metodología, la encuesta y el sistema diseñados por el DNP para tal efecto.
CONDICIONES Ninguna Conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN, expedido por el DPN - en cumplimiento de sus funciones legales-, la encuesta debe ser solicitada por una persona con características de informante calificado residente habitual de un hogar, y que no fue encuestada en el método de barrido pero requiere que se aplique la encuesta en su hogar.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Artículo 4 del Decreto 4816 de 2008
Ninguno. La persona debe suministrar la información requerida para el diligenciamiento de la ficha de clasificación socioeconómica en su municipio de residencia habitual
COSTO
Ninguna
PLAZO DE RESPUESTA
Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, aplicable por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 (ausencia de regulación especial)
Legal Estatutaria
Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Dentro de este plazo el tiempo de respuesta reportado en el SUIT es de 3 meses y la entidad reporta durante el trabajo de campo que puede tomarse los 15 días siempre y cuando cuente con equipo de personal completo para la atención del trámite.
PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial
Conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN III, expedido por el DPN - en cumplimiento de sus funciones legales-, se debe solicitar la encuesta por medio del Formato de Encuesta Nueva.
Por remisión expresa que hace el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, todo aspecto de procedimiento no regulado de manera especial deberá ser sujeto a las normas que regulan el derecho de petición, por lo que en este caso particular, tanto el procedimiento como los términos de respuesta se sujetan a los Artículos 13, 14, 15, 6 y 17 de la Ley Estatutaria 1755de 2014.
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C. MAPA DEL PROCESO
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Elementos relevantes
1. Solicitar
En caso de que haya documentos faltantes de los requisitos, se le solicitarán al ciudadano.
Requisitos
Ciudadanos y extranjeros
1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar.
En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el registro civil de nacimiento, si tiene
entre 7 y 17 años debe presentar la tarjeta de identidad
Se tiene archivo físico. No hay escáner para utilizar presentación de originales
9. Rellenar los datos de la encuesta web
Las citas para la solicitud de la encuesta pueden tomar 10 días en realizarse, debido a la poca
disponibilidad de mano de obra. En este caso, una sola persona realiza la atención y gestión en la
ventanilla, y las visitas
(Subproceso) Se desvincula si es de otro municipio
Debido a que la encuesta está interconectada a nivel de oficinas únicamente para consultar información,
cuando una persona cambia de domicilio a otro municipio deber realizar la desvinculación antes del
cambio de residencia, de tal manera que le puedan practicar la encuesta una vez se ubique en su nuevo
domicilio. Dado que muchas personas y hogares no lo realizan, la solicitud de encuesta toma varios días
hasta que el hogar o la persona sea retirada.
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Recibir solicitud inicial al peticionario
ALCALDÍA MUNICIPAL
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Ninguno
Preguntar y verificar en sistema si está incluido por cuenta de otro municipio municipio
ALCALDÍA MUNICIPAL
Presencial Ventanilla Front Office-Consulta Sisbén
Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Diligenciar e imprimir de formato de solicitud y solicitar documentos de soporte al peticionario
ALCALDÍA MUNICIPAL
Presencial Ventanilla Front Office
Fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar.
En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el Registro Civil de Nacimiento, si tiene entre 7 y 17 años debe presentar fotocopia de la tarjeta de identidad
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Solicitar al peticionario la firma del Formato
ALCALDÍA MUNICIPAL
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Programar visita dentro siguientes 10 días hábiles. Si no se realiza reprogramar nuevamente.
ALCALDÍA MUNICIPAL
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Realizar la visita ALCALDÍA MUNICIPAL
Presencial en hogar del solicitante
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Diligenciar datos de encuesta que se encuentra en la página web sisbenet.gov.co
ALCALDÍA MUNICIPAL
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Realizar proceso de digitalización de la encuesta
ALCALDÍA MUNICIPAL
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Generar y entregar constancia y puntaje obtenido al solicitante
ALCALDÍA MUNICIPAL
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite
Realizar proceso de gestión documental para archivo de copia física y digital de la encuesta.
ALCALDÍA MUNICIPAL
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
3 14
❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
1.006
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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3.1.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E28-1-1 El solicitante obtiene la respuesta del trámite solicitado en el plazo de 20 a 25 días hábiles desde la fecha de la presentación, no obstante, en el SUIT figura 8 días requiere la emisión de la contestación.
Actualizar la información del tiempo de respuesta en el SUIT a 20 a 25 días hábiles con el fin de comunicar correctamente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se ha informado
Corto -Tiempo
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E28-1-27 Una parte del trabajo del funcionario comprende las siguientes actividades: - Realizar la visita -Diligenciar el formato de solicitud de encuesta -Realizar la encuesta -Digitalizar , generar y entregar la constancia y el puntaje
Externalizar la actividad de realizar la entrevista, el diligenciamiento de la solicitud de encuesta y de la encuesta en sí misma a una empresa tercera con el objetivo de optimar el tiempo de los funcionarios. Así los funcionarios pueden concentrar su atención en el estudio de la esencia del trámite y proceder a la emisión del resultado del trámite en el tiempo estimado y acordado de acuerdo al imperativo legal
Largo
E28-1-6 Los usuarios con frecuencia no presentan los
requisitos que exige la normativa debido a la inexistencia de una descripción detallada, clara y precisa del trámite en la página web de la alcaldía que sea accesible para todo el público.
Agregar en la página web del DNP un link que conduzca a una página donde se exponga ejemplos, instructivos, diagramas, videos youtube y casos para que el ciudadano obtenga una visión global de los requisitos que tienen que presentar. Asimismo, habilitar la página web la posibilidad de descargar el formato de la encuesta para que el ciudadano no tenga que acudir en persona para obtenerlo
Corto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-1-21 El usuario no tiene posibilidad de tener
conocimiento del estado en que se encuentra su trámite realizado, tiene que esperar y estar pendiente hasta la emisión de la respuesta por parte de la entidad competente
Implementar un aplicativo en la página web de la entidad que permita la revisión del seguimiento al estado del trámite. Como consecuencia de esta implementación, el usuario no tiene que acercar personalmente a la entidad para saber cómo se encuentra el estado del trámite, en última instancia, tiene una repercusión positiva y directa sobre la eficiencia y eficacia del proceso, evitando una inversión innecesaria de tiempo y dinero desde el perspectiva del usuario y de la propia entidad encargada del trámite.
Largo
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35
E28-1-24 El usuario solicita el formulario del trámites en persona para diligenciarlo, ya que no cabe la alternativa de realizarlo por vía web
Habilitar la web del DNP para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud via online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Medio
E28-1-28 El profesional recoge la información durante la
visita en un documento físico, y posteriormente agregar esta información en el aplicativo.
Implementar la utilización de dispositivos portátiles conectados directamente al aplicativo o al expediente del usuario para recoger la información en tiempo real o una vez se tenga conexión a internet, eliminando de esta manera la necesidad de digitalizar la información que se recoge durante la visita
Medio
E28-1-29 El profesional debe verificar que el solicitante o
el hogar no esté inscrito en otro municipio, siendo necesario la desvinculación previa del usuario u hogar antes que le realicen la encuesta
Implementar una mejora en el aplicativo del SISBEN que permita actualizar automáticamente la base de datos, para eliminar de la base de datos de un municipio a una persona u hogar cuando este solicite que se le practique la encuesta en otro municipio del país
Largo
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36
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E28-1-9 Actualmente, aquellas
personas que solicitan que se le practique la encuesta tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la Registraduría.
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Las fotocopias de los documentos de las personas que se les practique la encuesta
Corto 1. Cédula de la ciudadanía 2. Registro civil
1. Registraduría 2. Registraduría
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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Elementos eliminados
3. (Preguntar y verificar si tiene SISBEN proveniente de otro municipio): Se elimina este elemento
debido a que la actualización de base de datos en un municipio implica directamente la actualización a
nivel nacional, verificando y eliminando los registros duplicados automáticamente en el sistema.
5. (Imprimir formato para el solicitante): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente
en línea, la actividad de imprimir formato para el solicitante se suprime.
6. (Anexar documento): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, y a la
implementación de la interoperabilidad, la actividad de anexar documentos físicos se suprime.
7. (Hacer firmar el formato): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, la
actividad de hacer firmar el formato se suprime.
8. (Guardar el formato): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, la
actividad de guardar el formato de forma manual se suprime.
9. (Rellenar los datos de la encuesta): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente
en línea, la actividad de rellenar los datos de la encuesta manualmente se suprime.
10. (Programar otra vez visita): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en
línea, la actividad de programar otra vez visita se suprime.
11. (Digitalizar los datos): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, la
actividad de digitalizar los datos manualmente otra vez visita se suprime.
13. (Guardar tanto en el archivo físico como en el software): Debido a que el proceso que hemos
propuesto es totalmente en línea, la actividad de guardar en el archivo físico como en el software se
suprime.
14. (Realizar la petición de documentos, o petición de constancia si no puede acudir el solicitante):
Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, la actividad de realizar la petición
de documentos o petición de constancia si no puede acudir el solicitante se suprime.
(Se desvincula si es de otro municipio): El subproceso se elimina de forma automática, ya que los
elementos conducentes a dicho subproceso son eliminados por la actualización automática de los datos
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(Bogotá hace la verificación y la pantallazo en un plazo de 45 a 65 días): El subproceso se elimina
de forma automática, ya que los elementos conducentes a dicho subproceso son eliminados por la
actualización automática de los datos a nivel nacional.
Elementos agregados
15. (Radicar la solicitud de censo y focalización vía web): Implementar una ventanilla virtual en la
página del DNP para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente (en kioscos digitales
dispuestos en la alcaldía de la localidad o desde cualquier ordenador), de esta manera la inversión en el
tiempo y dinero será disminuida considerablemente tanto por parte de la entidad como desde el punto de
vista del usuario.
16. (Buscar y descargar la información de documento de identidad): Si la entidad (DNP) realiza las
gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la registraduria, el requisito de la
entrega de las fotocopias de los documentos de las personas que se les practique la encuesta se
eliminaría. Ante la propuesta de la no presentación de los requisitos, los funcionarios tienen que acceder
a la base de datos para verificar y descargar la información de documento de identidad sin tener que
recurrir a los documentos físicos.
17. (Crear el expediente): Como consecuencia del elemento anterior, el funcionario después de la
verificación de la información necesaria así como el descargue de los documentos, tiene que crear un
expediente de la solicitud en el que recopile los datos del usuario y del trámite a tratar.
18. (Emitir constancia de vista): La entidad emite constancia en formato digital o físico de la vista.
19. (Realizar la encuesta): Subproceso de externalizar la actividad de encuesta de SISBEN a una
empresa externa con el fin de optimizar el tiempo de respuesta al usuario e invertir mayor concentración
los funcionarios en el estudio de la esencia del trámite así como proceder a la emisión del resultado del
trámite en el tiempo estimado y acordado de acuerdo con la normativa legal. Debido a que otras
entidades también requieren el levantamiento de información que no requiere un grado de nivel
específico, la actividad realizada por la empresa encuestadora puede ser aprovechada para otros
trámites de otras oficinas como Planeación, IGAC y DPS. En última instancia, esta externalización genera
un impacto global sobre la eficiencia de las entidades implicadas, ya que el tiempo que requiere para
realizar visitas se reduce considerablemente.
20. (Emitir constancia (encuesta)): Una vez realizada la encuesta, la entidad emite la constancia de la
encuesta realizada, bien en formato electrónico como físico.
Elementos modificados
No se ha modificado ningún elemento
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
3 1 -67%14 8 -43%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de
control ex ante que
no generan valor
agregado
Exigencia de fotocopias de documentos de identidad
del solicitante de realización de la encuesta.
Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad
de las personas a quienes se le realizará la encuesta
del SISBEN y demás información requerida por la
entidad, no se encuentran vinculadas a ningún
mecanismo ex post de control de identidad.
Se desconoce la política de simplificación de
trámites solicitando copias al interesado para
soportar un posterior de ingreso de datos en el
sistema de información cuya finalidad última es ser
archivada. La información que se encuentra en los
documentos solicitados debe ser suministrada por el
solicitante e ingresada inmediatamente a la base de
datos respectiva.
Sobre la información recae la presunción de buena
fe constitucional consagrada en el Artículo 83 de la
Constitución Nacional, correspondiendo a la entidad
efectuar validaciones y verificaciones de manera
oficiosa y ex post.
Se repite, la exigencia de documentos no es con el
fin de verificación de identidad, por lo que puede ser
observada como una práctica de control documental
ex ante que no genera valor agregado en tanto la
verificación de identidad se realiza directamente en
Ventanilla del Front Office contra exhibición del
documento de identidad. La entidad territorial debe
implementar los mecanismos necesarios para la
validación de identidad, tal como lo señalan los
Artículos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012.
Acreditaciones
documentales
extralegales
Fotocopias de los documentos de identificación del
solicitante, de las personas a quienes se les realiza
la encuesta (grupo familiar)
No existe norma legal o reglamentaria que autoriza
la exigencia de acreditaciones documentales, basta
la información que suministre el solicitante respecto
a los contenidos sobre los cuales es encuestado. La
exigencia vulnera el principio de Reserva Legal
consagrado en el Artículo 84 de la Constitución
Nacional.
Exigencias
documentales
redundantes
Fotocopias de los documentos de identificación del
solicitante, de las personas a quienes se les realiza
la encuesta (grupo familiar)
Las exigencias documentales resultan redundantes
en tanto la información debe ser suministrada por el
solicitante, bajo la presunción de buena fe ya
mencionada, teniendo la entidad obligación de
efectuar las consultas o intercambios de información
que requiera para determinar hechos o
circunstancias necesarias para efectuar la
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HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
clasificación del solicitante en el Sisbén, tal como lo
ordenan los Artículos 13 del decreto Ley 2150 de
1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de 2011,
9 del Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de
2005, que disponen respectivamente lo siguiente:
La primera señala que en todas las actuaciones
públicas quedan prohibidas las exigencias de copias
o fotocopias de documentos que la entidad tenga en
su poder, o a los que la entidad pública tenga
facultad legal de acceder.
La segunda que está prohibido crear requisitos o
formalidades adicionales, de conformidad con el
artículo 84 de la Constitución Política.
La tercera ordena que, cuando se esté adelantando
un trámite ante la administración, se prohíbe exigir
actos administrativos, constancias, certificaciones o
documentos que ya reposen en la entidad ante la
cual se está tramitando la respectiva actuación. A
partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas
contarán con los mecanismos para que cuando se
esté adelantando una actuación ante la
administración y los documentos reposen en otra
entidad pública, el solicitante pueda indicar la
entidad en la cual reposan para que ella los requiera
de manera directa, sin perjuicio que la persona los
pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para
efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra
entidad pública.
La cuarta determina que, cuando las entidades de la
Administración Pública requieran comprobar la
existencia de alguna circunstancia necesaria para la
solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública,
procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha
información. En tal caso, la carga de la prueba no
corresponderá al usuario. Será permitido el
intercambio de información entre distintas entidades
oficiales, en aplicación del principio de colaboración.
El envío de la información por fax o cualquier otro
medio de transmisión electrónica, proveniente de
una entidad pública, prestará mérito suficiente y
servirá de prueba en la actuación de que se trate
siempre y cuando se encuentre debidamente
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HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
certificado digitalmente por la entidad que lo expide y
haya sido solicitado por el funcionario superior de
aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una
entidad pública requiera información de otra entidad
de la Administración Pública, esta dará prioridad a la
atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas
en un término no mayor de diez (10) días, para lo
cual deben proceder a establecer sistemas
telemáticos compatibles que permitan integrar y
compartir información de uso frecuente por otras
autoridades.
Exigencias de
condiciones o
requisitos no
contempladas en la
ley
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control
regulatorio
La información contenida en el SUIT a nivel de
requisitos no reporta las exigencias documentales
que en la práctica se solicita aportar al ciudadano.
Estas exigencias resultan extralegales, redundante y
son una práctica de control ex ante no autorizada,
que por demás no genera valor agregado al trámite.
El término que tarda la entidad para realizar la
inclusión y certificarla es superior al plazo autorizado
para el trámite (15 días).
Conforme al numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962
de 2005, la racionalización de trámites y
procedimientos administrativos deben soportarse en
principios como la Reserva legal de permisos,
licencias o requisitos. En virtud de tal principio, para
el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento
de obligaciones, únicamente podrán exigirse las
autorizaciones, requisitos o permisos que estén
previstos taxativamente en la ley o se encuentren
autorizados expresamente por esta. En tales casos
las autoridades públicas no podrán exigir
certificaciones, conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer
trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de
actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren
expresamente autorizados por la ley; ni tampoco
podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
Ante ausencia normativa no le es permitido
discrecionalmente al funcionario competente o a la
entidad que reglamenta el trámite (DNP) exigir
acreditaciones documentales no autorizadas por el
legislador. La norma legal es clara al establecer que
el trámite es el diligenciamiento de una encuesta,
por lo que el solicitante solamente tiene la carga de
brindar la información, mientras que al Estado
corresponde la verificación y validación de la misma.
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44
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Sobre las actuaciones de los particulares ante el
Estado se presume la buena fe.
El trámite y algunos requisitos se encuentran
descritos en un documento técnico realizado por el
DNP. Si bien el DNP está autorizado por la Ley para
el diseño de las políticas y metodologías relativas a
la aplicación de la encuesta del SISBEN, no hay
norma legal que lo autorice expresamente para crear
requisitos documentales, frente a los cuales
corresponde un deber oficioso de consulta e
intercambio de información para su correspondiente
verificación y validación.
Sumado a ello, conforme al artículo 1 mencionado,
los trámites deben ser simplificados. Ello es
contrariado por la entidad, al solicitar copias de
documentos para extraer información que
posteriormente, en el término de 8 a 15 días hábiles,
es ingresada por los funcionarios al Sistema. Lo
anterior, implica demoras en el trámite pues la
entidad podría solicitar directamente la información
al interesado y diligenciar inmediatamente la
información en el sistema. Al no existir término
específico, el máximo que podría tardar una entidad
territorial en definir la inclusión en el Sisbén y su
correspondiente certificación de inclusión es de 15
días, conforme a lo dispuesto en el Artículo 14 de la
Ley Estatutaria 1755 de 2015, aplicable en este caso
por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437
de 2011.
El Documento Técnico Guía Versión 2.0 es un Acto
Administrativo de carácter interno e interinstitucional
por lo que no resulta exigible al ciudadano en lo
referente a las exigencias documentales contenidas
en él. Se recomienda que tal documento sea
ajustado en función de dar estricto cumplimiento a
las obligaciones legales en materia de prohibición de
exigencias de acreditación documental para toda
información, hecho o circunstancia que pueda
verificarse por mecanismos de intercambio de
información e interoperabilidad entre entidades o
particulares que ejerzan funciones públicas.
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45
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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46
3.2 E28-2 - Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
3.2.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=3585 Fecha de actualización: 4/2/2016
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT4
Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Obtener la inclusión de una persona en la ficha de clasificación socio-económica de un hogar existente en la base de datos del SISBEN y pueda de esta manera, ser un potencial beneficiario para acceder a programas sociales
Obs. Correcto
RESULTADO
Dato SUIT
Inclusión de personas en un hogar existente en la base de datos y publicación del puntaje de clasificación del SISBEN
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 1 Hora
Obs. --- 4 min verificación nacional
3 min diligenciar solicitud
1 min imprimir
2 min apertura ficha
4 min diligenciar programa web
1 imprimir constancia
Total 15 min
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato5 Presencial Presencia
4 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 5 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo.
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47
Obs6. Se tiene que firmar el formulario al final por parte quien solicita la inclusión del 3° en el núcleo familiar (debe ser mayor de edad)
---
ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
Obs. ---
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos y extranjeros
1. No estar registrada en el SISBEN
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar. En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el registro civil de nacimiento, si tiene entre 7 y 17 años debe presentar la tarjeta de identidad
Obs. Fotocopia del solicitante y de quien va a ser vinculado
NORMATIVA
Dato SUIT
1. Resolución 3900 de 2015, (Todos)
2. Documento técnico Guía para el uso del Sisben III - versión 2 de 2011, (Actualización en la base de datos Numeral ii Literal c)
3. Ley 715 de 2001, (Artículo 94)
4. Documento técnico Constitución política de Colombia de 1991, (Artículo 366)
5. Decreto 1192 de 2010, (Todos)
6. Ley 1176 de 2007, (Artículo 24)
7. Documento técnico 055 de 2001, (Todos)
8. Decreto 4816 de 2008, (Todos)
9. Documento técnico 117 de 2008, (Todos)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
6 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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48
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 1, 2 y 13 de la Constitución Nacional
Constitucional
Colombia es un Estado Social de Derecho, democrático, fundado en la solidaridad de las personas que la integran.
Son fines esenciales del Estado servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios y derechos fundamentales de las personas, proteger a los residentes en Colombia, su vida, asegurar el cumplimiento de sus deberes sociales.
Todas las personas deben gozar de las mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación. El Estado debe promover las condiciones para que la igualdad sea efectiva para grupos discriminados. El Estado otorgara especial protección a las personas que se encuentren en debilidad manifiesta.
El Estado garantiza la especial protección de la familia.
Artículo 23 de la Constitución Nacional
Constitucional
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución.
Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y/o artículo 13 Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo
Legal Estatutaria
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución. Mediante el ejercicio del derecho de petición, entre otras cosas, se puede solicitar información y documentos.
Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007
Legislativa ordinaria
La focalización de servicios sociales es el proceso por el cual se asigna gasto social a la población más pobre y vulnerable.
Se deben observar los principios de transparencia, igualdad y publicidad de la información para determinar los criterios de ingreso, suspensión o exclusión de las personas en las bases de datos, que no gocen de protección constitucional o reserva legal.
Las entidades territoriales implementaran y actualizaran las bases de datos de beneficiarios del gasto social conforme a lineamientos del Gobierno, los criterios de focalización definidos por el CONPES social.
Los programas sociales deben definir la forma en que se aplican los criterios e instrumentos de focalización, criterios de egreso o cesación de la condición de beneficiarios que resulten pertinentes, en función de los objetivos e impactos perseguidos.
Artículo 3 y 4 del Decreto 4816 de 2008
Reglamentaria
Las personas naturales tienen derecho a ser encuestadas, a que sus datos sean oportunamente procesados y a recibir información cierta y oportuna mediante canales de comunicación regulares y públicos.
COMPETENCIA Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007
Legislativa ordinaria
El Consejo Nacional de Política Económica y Social -CONPES- define los criterios e instrumentos para la aplicación del gasto social, la determinación, identificación y selección de beneficiarios.
Las Entidades Territoriales realizaran inversiones de carácter social, principalmente, mediante la asignación de subsidios.
Los gobernadores y alcaldes deben tomar las medidas pertinentes para garantizar que los grupos de población pobre y vulnerable tengan acceso a los servicios básicos.
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49
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Artículo 8 del Decreto 4816 de 2008
La Dirección de Desarrollo Social del Departamento Nacional de Planeación coordinación y supervisa la organización, administración, implementación, mantenimiento y actualización de las bases de datos que conforman los instrumentos del sistema de identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales, dicta los lineamientos para su implementación y operación de bases de datos, diseña metodologías y la consolida información a nivel nacional de los instrumentos de selección de potenciales beneficiarios, diseña y define las fichas de clasificación socioeconómicas requeridos para la recopilación de la información.
CONDICIONES Artículo 4 del Decreto 4816 de 2008
Reglamentaria
Haber sido encuestado. Para la inclusión la persona debe suministrar la información requerida para el diligenciamiento de la ficha de clasificación socioeconómica en su municipio de residencia habitual (instrumento encuesta).
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO
Ninguna
PLAZO DE
RESPUESTA
Resolución 3900 de 2015 expedida por el DNP
Reglamentaria
El resultado de clasificación de la encuesta del SISBEN puede tardar para el ciudadano entre 1 y 2 meses, conforme a la dinámica de las fechas planteadas en la Resolución para el año 2016:
Se realizan encuestas mensualmente.
Cada mes la Entidad Territorial debe reportar las encuestas al DPN.
El DNP se toma aproximadamente un mes para evaluar la información y publicar el Certificado Nacional del Sisbén.
Conforme a lo anterior, si la persona ha tomado la encuesta al inicio un mes, deberá esperar a que trascurra dicho mes para que la autoridad territorial reporte la información a la DPN y el mes adicional en la cual esta evalúa la información.
Si la persona ha tomado la encuesta al final un mes, deberá esperar los pocos días para que la autoridad territorial reporte la información a la DPN y el mes adicional en la cual esta evalúa la información.
Lo anterior, se deduce de algunas fechas contenidas en la programación planteada en la Resolución:
Lapso de recolección de información
Fecha de envío de encuestas a DNP
Lapso de calificación de encuestas por parte de DNP
Fecha de publicación de las clasificaciones
14 de diciembre de 2015 a 24 de enero de 2016
25 a 28 de enero de 2016
29 de enero a 28 de febrero
29 de febrero de 2016
25 de enero de 2016 a 21
22 a 25 de 26 de febrero a 17 de
18 de marzo
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50
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
de febrero de 2016
febrero marzo de 2016
22 de febrero a 27 de marzo
28 a 31 de marzo
1 de abril a 21 de abril
22 de abril de 2016
28 de marzo a 24 de abril
25 a 28 de abril
29 de abril a 19 de mayo
20 de mayo de 2016
El SUIT y la entidad reportan que el trámite se resuelve en 1 hora.
PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial
La inclusión en la base de datos de potenciales beneficiarios de programas sociales es un trámite interno del Departamento Nacional de Planeación, en el cual, clasifica la información suministrada en la encuesta del SISBEN. Por tanto, en la fase en la que se determina la inclusión o no, no hay participación del ciudadano.
No obstante, para que la persona sea incluida en la Base de datos en mención, conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN III –expedido por el DNP en cumplimento de sus funciones legales -. Versión 2 de 2011, se debe realizar la encuesta en el hogar que presentó la solicitud de encuesta, por parte del encuestador asignado por el municipio, quien aplicara la ficha de Clasificación Socioeconómica. Posteriormente, se reporta la información recolectada al DPN, el cuál procede a evaluarla y a hacer la respectiva clasificación.
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51
C. MAPA DEL PROCESO
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52
Elementos relevantes
1. Solicitar
Requisitos
1. No estar registrada en el SISBEN
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar.
En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el registro civil de nacimiento, si tiene
entre 7 y 17 años debe presentar la tarjeta de identidad
Fotocopia del solicitante y de quien va a ser vinculado
(Subproceso) Desvinculación
Debido a que la encuesta está interconectada a nivel de oficinas únicamente para consultar información,
cuando una persona cambia de domicilio a otro municipio deber realizar la desvinculación antes del
cambio de residencia, de tal manera que le puedan practicar la encuesta una vez se ubique en su nuevo
domicilio. Dado que muchas personas no lo realizan, la solicitud de inclusión toma varios días hasta la
persona sea retirada
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53
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Recibir solicitud de inclusión al peticionario
Alcaldía Municipal de Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office o por medio telefónico.
Ninguno Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.
Reglamentario: Ninguno
Recibir copia de documento de identidad del solicitante y de la persona cuya inclusión se solicita.
Alcaldía Municipal de Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
Se debe aportar copia de la cédula de ciudadanía o extranjería del solicitante e integrantes del grupo familiar a incluir. Si se trata de un menor de 7 años, se debe presentar el registro civil de nacimiento, si es mayor de 7 años, debe presentar tarjeta de identidad.
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Preguntar, rectificar si solicitante tiene SISBEN en otro municipio
Alcaldía Municipal de Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office-Consulta Sisbén
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Diligenciar, imprimir y solicitar firma de formato de inclusión de otras personas al peticionario
Alcaldía Municipal de Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Asignar número consecutivo y vincular al sistema de información
Alcaldía Municipal de Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Diligenciar datos en el sistema de información
Alcaldía Municipal de Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Imprimir pantallazo de constancia de inclusión y calificación y entregar al solicitante
Alcaldía Municipal de Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite.
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54
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
3 9
❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
756
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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55
3.2.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E28-2-1 Los requisitos que vienen en el SUIT no son lo suficientemente claros, por consiguiente, los usuarios presentan de forma errónea los documentos cuando solicitan el trámite.
Se ha identificado que la entidad no tiene actualizada la información del trámite que se le presenta en el Sistema Único de Información de Trámite y Procedimientos -SUIT. Actualizar los requisitos y aclarando lo siguiente; "Presentar fotocopia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, y/o registro civil de nacimiento) tanto del solicitante como de la(s) persona(s) que va(n) a ser vinculada(s) a la encuesta"
Corto -Requisitos
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E28-2-6 Los usuarios con frecuencia no presentan los requisitos que exige la normativa debido a la inexistencia de una descripción detallada, clara y precisa del trámite en la página web de la alcaldía que sea accesible para todo el público.
Agregar en la página web del DNP un link que conduzca a una página donde se exponga ejemplos, instructivos, diagramas, videos youtube y casos para que el ciudadano obtenga una visión global de los requisitos que tienen que presentar. Asimismo, habilitar la página web la posibilidad de descargar el formato de la encuesta para que el ciudadano no tenga que acudir en persona para obtenerlo
Corto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-2-21 El usuario no tiene posibilidad de tener
conocimiento del estado en que se encuentra su trámite realizado, tiene que esperar y estar pendiente hasta la emisión de la respuesta por parte de la entidad competente
Implementar un aplicativo en la página web del DNP que permita la revisión del seguimiento al estado del trámite. Como consecuencia de esta implementación, el usuario no tiene que acercar personalmente a la entidad para saber cómo se encuentra el estado del trámite, en última instancia, tiene una repercusión positiva y directa sobre la eficiencia y eficacia del proceso, evitando una inversión innecesaria de tiempo y dinero desde el perspectiva del usuario y de la propia entidad encargada del trámite.
Largo
E28-2-24 El usuario solicita el formulario del trámites en
persona para diligenciarlo, ya que no cabe la alternativa de realizarlo por vía web
Habilitar la web del DNP para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Medio
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56
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-2-29 El profesional debe verificar que el solicitante
que se desea incluir en un hogar no esté inscrito en otro municipio, siendo necesario la desvinculación previa del usuario antes de realizar la inclusión
Implementar una mejora en el aplicativo del SISBEN que permita actualizar automáticamente la base de datos, para eliminar de la base de datos de un municipio a una persona solicite que se le ser incluido en el SISBEN en otro municipio del país
Largo
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E28-2-9 Actualmente, aquellas
personas que solicitan que se le incluya la encuesta tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la Registraduría.
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Las fotocopias de los documentos de las personas que sean incluidos en la encuesta.
Corto 1. Cédula de la ciudadanía 2. Registro civil
1. Registraduría 2. Registraduría
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57
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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58
Elementos eliminados
3. (Recibir fotocopias de las dos personas): Debido a la propuesta de la implantación de una
ventanilla virtual y a la implementación de mecanismos de interoperabilidad, la actividad de la recepcionar
fotocopias de las dos personas puede ser suprimida.
4. (Verificar): Se elimina este elemento debido a que la actualización de base de datos en un
municipio implica directamente la actualización a nivel nacional, verificando y eliminando los registros
duplicados automáticamente en el sistema.
8. (Imprimir el pantallazo y entregar el puntaje): Debido a que el proceso que hemos propuesto es
totalmente en línea y se actualiza automáticamente, la actividad de imprimir el pantallazo y entregar el
puntaje se suprime.
9. (Comunicar al individuo): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea y
se actualiza automáticamente, la actividad de comunicar al individuo suprime.
(Desvinculación): El subproceso se elimina de forma automática, ya que los elementos conducentes
a dicho subproceso son eliminados por la actualización automática de los datos a nivel nacional.
(Verificación): El subproceso se elimina de forma automática, ya que los elementos conducentes a
dicho subproceso son eliminados por la actualización automática de los datos a nivel nacional.
Elementos agregados
10. (Radicar la solicitud de inclusión de otras personas vía web): Implementar una ventanilla virtual
en la página de la entidad (DNP) para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de
esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente tanto por parte de la
entidad como desde el punto de vista del usuario.
11. (Buscar y descargar la información de documento de identidad): Si la entidad realiza las
gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la registraduria, el requisito de la
entrega de las fotocopias de los documentos de las personas que solicitan ser incluidos en la encuesta se
eliminaría. Ante la propuesta de la no presentación de los requisitos, los funcionarios tienen que acceder
a la base de datos para verificar y descargar la información de documento de identidad sin tener que
recurrir a los documentos físicos.
12. (Crear el expediente (diligenciar el software)): Como consecuencia del elemento anterior, el
funcionario después de la verificación de la información necesaria así como el descargue de los
documentos, tiene que crear un expediente de la solicitud en el que recopile los datos del usuario y del
trámite a tratar.
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59
13 (Emitir constancia): La entidad emite constancia en formato digital o físico de la operación
realizada al usuario.
Elementos modificados
No se ha modificado ningún elemento
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60
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
3 1 -67%9 6 -33%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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61
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex
ante que no generan
valor agregado
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
incluir (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia).
Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad del solicitante y de las
personas a quienes se incluirá, no se encuentran vinculadas a ningún
mecanismo ex post de control de identidad.
Se desconoce la política de simplificación de trámites solicitando copias
al interesado para soportar un posterior de ingreso de datos en el sistema
de información cuya finalidad última es ser archivada. La información que
se encuentra en los documentos solicitados debe ser suministrada por el
solicitante e ingresada inmediatamente a la base de datos respectiva.
Sobre la información recae la presunción de buena fe constitucional
consagrada en el Artículo 83 de la Constitución Nacional,
correspondiendo a la entidad efectuar validaciones y verificaciones de
manera oficiosa y ex post.
Se repite, la exigencia de documentos no es con el fin de verificación de
identidad, por lo que puede ser observada como una práctica de control
documental ex ante que no genera valor agregado en tanto la verificación
de identidad se realiza directamente en Ventanilla del Front Office contra
exhibición del documento de identidad. La entidad territorial debe
implementar los mecanismos necesarios para la validación de identidad,
tal como lo señalan los Artículos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012.
Acreditaciones
documentales
extralegales
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
incluir (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia).
No existe norma legal o reglamentaria que autoriza la exigencia de
acreditaciones documentales, basta la información que suministre el
solicitante respecto a los contenidos sobre los cuales es encuestado. La
exigencia vulnera el principio de Reserva Legal consagrado en el Artículo
84 de la Constitución Nacional.
Exigencias
documentales
redundantes
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
incluir (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia).
Las exigencias documentales resultan redundantes en tanto la
información debe ser suministrada por el solicitante, bajo la presunción
de buena fe ya mencionada, teniendo la entidad obligación de efectuar
las consultas o intercambios de información que requiera para determinar
hechos o circunstancias necesarias para efectuar la clasificación del
solicitante en el Sisbén, tal como lo ordenan los Artículos 13 del decreto
Ley 2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de 2011, 9 del
Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005, que disponen
respectivamente lo siguiente:
La primera señala que en todas las actuaciones públicas quedan
prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad
legal de acceder.
La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades
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62
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.
La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite ante la
administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual
se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de
2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que
cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los
documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar
la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera
directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se
podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad pública.
La cuarta determina que, cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia
necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la
entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba
no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de
información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio
de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio
de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará
mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate
siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por
la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior
de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública
requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta
dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en
un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a
establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y
compartir información de uso frecuente por otras autoridades.
Se observa que en el caso de la fotocopia de la cédula de ciudadanía del
solicitante, tal documento ya reposa en el a entidad en tanto ante esta
misma se adelantó el trámite de aplicación de la encuesta, siendo
aplicables a este requisito documental las obligaciones y prohibiciones
contenidas en las normas señaladas anteriormente.
Exigencias de
condiciones o requisitos
no contempladas en la
ley
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio El SUIT integra requisitos
documentales que resultan
extralegales, redundante y
que se traducen en una
Conforme al numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la
racionalización de trámites y procedimientos administrativos deben
soportarse en principios como la Reserva legal de permisos, licencias o
requisitos. En virtud de tal principio, para el ejercicio de actividades,
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63
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
práctica de control ex ante
no autorizada, que por
demás no genera valor
agregado al trámite.
derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las
autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente
en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En tales
casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones,
conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la
ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
Ante ausencia normativa no le es permitido discrecionalmente al
funcionario competente o a la entidad que reglamenta el trámite (DNP)
exigir acreditaciones documentales no autorizadas por el legislador. La
norma legal es clara al establecer que en el trámite asociado a la
inclusión en la base de datos del Sisbén, así como cualquiera que se
derive de él (no hay expresión concreta sino para el primer trámite, por lo
que la suerte del accesorio sigue la misma del principal), el solicitante
solamente tiene la carga de brindar la información, mientras que al
Estado corresponde la verificación y validación de la misma. Sobre las
actuaciones de los particulares ante el Estado se presume la buena fe.
El trámite y algunos requisitos se encuentran descritos en un documento
técnico realizado por el DNP. Si bien el DNP está autorizado por la Ley
para el diseño de las políticas y metodologías relativas a la aplicación de
la encuesta del SISBEN, no hay norma legal que lo autorice
expresamente para crear requisitos documentales, frente a los cuales
corresponde un deber oficioso de consulta e intercambio de información
para su correspondiente verificación y validación.
Sumado a ello, conforme al artículo 1 mencionado, los trámites deben ser
simplificados. Ello es contrariado por la entidad, al solicitar copias de
documentos para extraer información que posteriormente, en el término
de 8 a 15 días hábiles, es ingresada por los funcionarios al Sistema. Lo
anterior, implica demoras en el trámite pues la entidad podría solicitar
directamente la información al interesado y diligenciar inmediatamente la
información en el sistema. Al no existir término específico, el máximo que
podría tardar una entidad territorial en definir la inclusión en el Sisbén y
su correspondiente certificación de inclusión es de 15 días, conforme a lo
dispuesto en el Artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, aplicable
en este caso por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de
2011.
El Documento Técnico Guía Versión 2.0 es un Acto Administrativo de
carácter interno e interinstitucional por lo que no resulta exigible al
ciudadano en lo referente a las exigencias documentales contenidas en
él. Se recomienda que tal documento sea ajustado en función de dar
estricto cumplimiento a las obligaciones legales en materia de prohibición
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64
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
de exigencias de acreditación documental para toda información, hecho o
circunstancia que pueda verificarse por mecanismos de intercambio de
información e interoperabilidad entre entidades o particulares que ejerzan
funciones públicas.
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65
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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66
3.3 E28-3 - Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN
3.3.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: --- Fecha de actualización: No hay
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT7
Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. Obtener la actualización del documento de identidad. De registro a tarjeta de identidad, de tarjeta de identidad a cedula, cambio de dirección a nivel local y fallecidos de un núcleo familiar
RESULTADO
Dato SUIT
Actualización de la base de datos
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito ---
Obs. --- 7 minutos
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato8 Presencial Presencia
Obs9. --- ---
ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
Obs. ---
7 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 8 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 9 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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67
Información normativa
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. Hay picos en enero por matrículas
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos y extranjeros
1. Fotocopia del nuevo documento de identidad. Si es menor de edad se pide también la cedula del mayor de edad.
Nota: para actualización de domicilio fotocopia del solicitante
Nota 2: acta de defunción y cedula de quien está pidiendo la actualización.
Nota 3: para reconocimiento del padre, fotocopia del solicitante y registro civil o tarjeta de identidad del menor
Nota: En caso de ser un menor de edad la actualización la pide una persona del núcleo familiar que sea mayor de edad
Obs. ---
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68
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículos 79 y 80 de la Constitución Política
Constitucional
Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines.
El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución. Además, deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados. Así mismo, cooperará con otras naciones en la protección de los ecosistemas situados en las zonas fronterizas.
Artículo 2.2.3.2.16.5. del Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Medio Ambiente
Reglamentaria
Estas disposiciones establecen que toda persona tiene derecho a obtener la prospección y explotación de aguas subterráneas y que toda persona natural o jurídica, pública o privada, requiere un permiso de la autoridad ambiental competente para hacerlo.
COMPETENCIA Artículo 30 de la Ley 99 de 1993
Legal Ordinaria
Todas las Corporaciones Autónomas Regionales tendrán por objeto dar cumplida y oportuna aplicación a las disposiciones legales vigentes sobre su disposición, administración, manejo y aprovechamiento, del medio ambiente y los recursos naturales renovables conforme a las regulaciones, pautas y directrices expedidas por el Ministerio del Medio Ambiente.
Numeral 9 del Artículo 31 de la Ley 99 de 1993
Legal Ordinaria
Las Corporaciones Autónomas Regionales ejercen entre sus funciones la de otorgar permisos y concesiones para aprovechamientos forestales, concesiones para el uso de aguas superficiales y subterráneas y establecer vedas para la caza y pesca deportiva.
Inciso 2, Articulo 43 de la Ley 99 de 1993
Legal Ordinaria
El Gobierno Nacional es el competente para calcular y establecer las tasas a que haya lugar por el uso de las aguas.
CONDICIONES Ninguna
REQUISITOS
DOCUMENTALES
Artículo 2.2.3.2.16.5 y el artículo 2.2.3.2.16.6. del Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Medio Ambiente
Reglamentario Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que desean explorar en busca de aguas subterráneas deberá presentar solicitud de permiso con los siguientes información
Ubicación y extensión del predio o predios a explorar indicando si son propios, ajenos o baldíos;
Nombre y número de inscripción de la empresa perforadora, y relación y especificaciones del equipo que va a usar en las perforaciones;
Sistema de perforación a emplear y plan de trabajo;
Características hidrogeológicas de la zona, si fueren conocidas;
Relación de los otros aprovechamientos de aguas subterráneas existente dentro del área que determine la Autoridad Ambiental competente;
Superficie para la cual se solicita el permiso y término del mismo;
Los demás datos que el peticionario o la autoridad ambiental
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69
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
competente consideren convenientes.
Además la solicitud deberá ser acompañada por:
Certificado del Registrador de Instrumentos Públicos y Privados sobre el registro del inmueble o la prueba adecuada de la posesión o tenencia;
Los documentos que acrediten la personería o identificación del solicitante, y
Autorización escrita con la firma autenticada del propietario o propietarios de los fundos donde se van a realizar las exploraciones, si se tratare de predios ajenos.
COSTO Artículo 96 de la Ley 633 de 2000 Modificado por el artículo 28 de la Ley 344 de 1996.
Legal Ordinaria
Las autoridades ambientales cobrarán los servicios de evaluación y los servicios de seguimiento de la licencia ambiental, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos. De conformidad con el artículo 338 de la Constitución Nacional para la fijación de las tarifas que se autorizan en este artículo, el Ministerio del Medio Ambiente y las autoridades ambientales aplicarán el sistema que se describe a continuación. La tarifa incluirá: El valor total de los honorarios de los profesionales requeridos para la realización de la tarea propuesta. El valor total de los viáticos y gastos de viaje de los profesionales que se ocasionen para el estudio, la expedición, el seguimiento y/o el monitoreo de la licencia ambiental, permisos, concesiones o autorizaciones y demás instrumentos de control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos. El valor total de los análisis de laboratorio u otros estudios y diseños técnicos que sean requeridos tanto para la evaluación como para el seguimiento
Las autoridades ambientales aplicarán el siguiente método de cálculo: Para el literal a) se estimará el número de profesionales/mes o contratistas/mes y se aplicarán las categorías y tarifas de sueldos de contratos del Ministerio del Transporte y para el caso de contratistas Internacionales, las escalas tarifarias para contratos de consultoría del Banco Mundial o del PNUD; para el literal b) sobre un estimativo de visitas a la zona del proyecto se calculará el monto de los gastos de viaje necesarios, valorados de acuerdo con las tarifas del transporte público y la escala de viáticos del Ministerio del Medio Ambiente; para el literal c) el costo de los análisis de laboratorio u otros trabajos técnicos será incorporado en cada caso, de acuerdo con las cotizaciones específicas. A la sumatoria de estos tres costos a), b), y c) se le aplicará un porcentaje que anualmente fijará el Ministerio del Medio Ambiente por gastos de administración.
Las tarifas que se cobran por concepto de la prestación de los servicios de evaluación y de los servicios de seguimiento ambiental, según sea el caso, no podrán exceder los siguientes topes: Aquellos que tengan un valor de dos mil ciento quince (2.115) salarios mínimos mensuales vigentes tendrán una tarifa máxima del cero punto seis por ciento (0.6%). Aquellos que tengan un valor superior a los dos mil ciento quince (2.115) salarios mínimos mensuales vigentes e inferior a los ocho mil cuatrocientos cincuenta y ocho (8.458) salarios mínimos mensuales vigentes tendrán una tarifa máxima del cero punto cinco por ciento (0.5%). Aquellos que tengan un valor superior a los ocho mil cuatrocientos cincuenta y ocho (8.458) salarios mínimos mensuales vigentes, tendrán una tarifa máxima del cero punto cuatro por ciento (0.4%).
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70
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
Artículo 1 de la Resolución 1280 de 2010 del Ministerio de Ambiente
Reglamentaria
Establece la escala tarifaria para el cobro de los servicios de evaluación y seguimiento de las licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de manejo y control ambiental que deban tramitar las Corporaciones Autónomas Regionales, las de Desarrollo Sostenible, los Grandes Centros Urbanos y las autoridades ambientales creadas mediante la Ley 768 de 2002, para proyectos, obras o actividades cuyo valor sea inferior a 2115 salarios mínimos mensuales.
Las tarifas máximas establecidas en la escala tarifaria definida se actualiza anualmente por las Corporaciones Autónomas Regionales, las de Desarrollo Sostenible, los Grandes Centro Urbanos y las Autoridades Ambientales creadas por la Ley 768 de 2002, de conformidad con el Índice de Precios al Consumidor IPC Total nacional del año inmediatamente anterior, fijado por el departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE.
Parágrafo del Articulo 2 de la Resolución 2202 de 2006
Reglamentaria Los Formularios Únicos Nacionales para la obtención de permisos, concesiones y autorizaciones para el uso y/o aprovechamiento de los recursos naturales renovables y de control del medio ambiente, no generarán costos para los usuarios
PLAZO DE
RESPUESTA
Ninguna con carácter especial
(*) Deberá darse aplicación a los dispuesto en la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición, en especial lo dispuesto en el artículo 14 (15 días más sus prórrogas para complementación)
La entidad y el SUIT reportan que el trámite tarda 360 días.
PROCEDIMIENTO Artículo 2.2.3.2.16.7. del Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Medio Ambiente
Reglamentario (*)
Recibida la solicitud de exploración debidamente formulada, la Autoridad Ambiental competente procederá a estudiar cada uno de los requisitos y condiciones señaladas para el trámite, por intermedio de profesionales o técnicos en la materia.
(*)Frente a este procedimiento existe una reglamentación parcial del mismo, concerniente a la presentación de la solicitud y su correspondiente estudio por profesionales o técnicos en la materia. Por lo tanto, en aquellos aspectos no reglamentados, deberá darse aplicación a los dispuesto en la Ley Estatutaria 1755 de 2015, artículos 14, 16 y 17, relativos al término que tiene la entidad para responder la solicitud, la completitud de la información o documentos presentados por el solicitante y el desistimiento tácito. Lo anterior en cumplimiento de la remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011.
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71
C. MAPA DEL PROCESO
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72
Elementos relevantes
1. Solicitar
Es necesario radicar los siguientes documentos:
Requisitos:
En caso de que haya documentos faltantes de los requisitos, se le solicitarán al ciudadano.
1. Fotocopia del nuevo documento de identidad. Si es menor de edad se pide también la cedula del mayor de edad.
Nota: para actualización de domicilio fotocopia del solicitante
Nota 2: acta de defunción y cedula de quien está pidiendo la actualización.
Nota 3: para reconocimiento del padre, fotocopia del solicitante y registro civil o tarjeta de identidad del menor
Nota: En caso de ser un menor de edad la actualización la pide una persona del núcleo familiar que sea mayor de
edad
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Presentación de la solicitud
CAR Cundinamarca
Presencial Ventanilla Front Office
Formato Único
Fotocopia Plano del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC
Documento técnico con las características hidrológicas de la zona con relación a otros aprovechamientos En caso de ser el tenedor del predio: Autorización del propietario del predio
Legal: Artículo 13 y 14 de la Ley 1755 de 2015
Reglamentario: Resolución 2202 de 2006.
Legal: Ninguna
Reglamentario: Ninguno
Reglamentario: Artículo 2.2.3.2.16.6. del Decreto 1076 de 2015.
Legal: Ninguno
Reglamentario: Artículo 2.2.3.2.16.6. del Decreto 1076 de 2015.
Legal: Ninguno
Revisión y valoración de la solicitud
CAR Cundinamarca
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Emitir comunicación en caso de requerirse complementación
CAR Cundinamarca
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el
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PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
detalle del procedimiento.
Publicación en el boletín de la alcaldía y notificar la existencia de recurso
CAR Cundinamarca
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Expedir acto administrativo de liquidación
CAR Cundinamarca
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Notificación del acto administrativo (Puede formular recurso)
CAR Cundinamarca
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Legal: Articulo 69 de la 1437 de 2011
Reglamentario : Ninguna
Si efectivamente aporta la información, se realiza auto de inicio
CAR Cundinamarca
Presencial Ventanilla Front Office
Aportar información requerida
Legal: Artículos 16 y 17 de la Ley 1755 de 2015.
Reglamentario: Ninguno.
Pagar tarifa de evaluación
Entidad Bancaria
Presencial Ventanilla Front Office- Entidad Bancaria
Constancia de pago Legal: Artículo 96 de la Ley 633 de 2000 Modificado por el artículo 28 de la Ley 344 de 1996
Reglamentario: Artículo 1 de la Resolución 1280 de 2010 del Ministerio de Ambiente
Entregar constancia de pago
CAR Cundinamarca
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento
Programar y realizar visita
CAR Cundinamarca
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento
Solicitar información complementaria de ser el caso.
CAR Cundinamarca
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Expedir informe técnico / acto administrativo que niega o concede la concesión
CAR Cundinamarca
Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Reclamar acto administrativo (implica notificación y puede ser objeto de recurso)
CAR Cundinamarca
Presencial Ventanilla Front Office
Presentación personal del solicitante o su autorizado
Legal: Artículos 65 a 69 de la Ley 1437 de 2011
Reglamentario: Ninguno
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
4 7
❶ Básico
❶ Presencia
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
1,260
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
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75
3.3.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambios en este aspecto
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E28-3-6 Los usuarios con frecuencia no presentan los requisitos que exige la normativa debido a la inexistencia de una descripción detallada, clara y precisa del trámite en la página web de la alcaldía que sea accesible para todo el público.
Agregar en la página web del DNP un link que conduzca a una página donde se exponga ejemplos, instructivos, diagramas, videos youtube y casos para que el ciudadano obtenga una visión global de los requisitos que tienen que presentar. Asimismo, habilitar la página web la posibilidad de descargar el formato de la encuesta para que el ciudadano no tenga que acudir en persona para obtenerlo
Corto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-3-21 El usuario no tiene posibilidad de tener
conocimiento del estado en que se encuentra su trámite realizado, tiene que esperar y estar pendiente hasta la emisión de la respuesta por parte de la entidad competente
Implementar un aplicativo en la página web del DNP que permita la revisión del seguimiento al estado del trámite. Como consecuencia de esta implementación, el usuario no tiene que acercar personalmente a la entidad para saber cómo se encuentra el estado del trámite, en última instancia, tiene una repercusión positiva y directa sobre la eficiencia y eficacia del proceso, evitando una inversión innecesaria de tiempo y dinero desde el perspectiva del usuario y de la propia entidad encargada del trámite.
Largo
E28-3-24 El usuario solicita el formulario del trámites en
persona para diligenciarlo, ya que no cabe la alternativa de realizarlo por vía web
Habilitar la web del DNP para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud via online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Medio
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76
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E28-3-9 Actualmente, aquellas
personas que solicitan una actualización de su información en el sistema, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la registro de defunción.
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría de defunción con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Las fotocopias de los documentos de las personas que solicitan una actualización de su información
Corto 1. Cédula de la ciudadanía 2. Registro civil
1. Registraduría 2. Registraduría
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77
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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78
Elementos eliminados
7. (Imprimir el pantallazo y entregar el puntaje): Debido a que el proceso que hemos propuesto es
totalmente en línea y que la encuesta se actualiza automáticamente, la actividad de imprimir el pantallazo
y entregar el puntaje de forma manual se suprime.
8. (Verificar los datos actualizados): Se elimina este elemento debido a que la actualización de base
de datos en un municipio implica directamente la actualización a nivel nacional, verificando y eliminando
los registros duplicados automáticamente en el sistema.
(Registrar en la plataforma nacional a los 45 a 65 días): El subproceso se elimina de forma
automática, ya que los elementos conducentes a dicho subproceso son eliminados por la actualización
automática de los datos a nivel nacional.
Elementos agregados
9. (Radicar la solicitud de actualización de la base de datos vía web): Implementar una ventanilla
virtual en la página de la entidad (DNP) para que el usuario pueda enviar sus documentos
electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente
tanto por parte de la entidad como desde el punto de vista del usuario.
10. (Buscar y descargar la información de documento de identidad): Si la entidad realiza las
gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría, se eliminaría el
requisito de la entrega de las fotocopias de los documentos de las personas que solicitan una
actualización de su información en el sistema. Ante la propuesta de la no presentación de los requisitos,
los funcionarios tienen que acceder a la base de datos para verificar y descargar la información de
documento de identidad sin tener que recurrir a los documentos físicos.
11. (Emitir constancia): La entidad emite constancia en formato digital o físico de la operación
realizada al usuario.
Elementos modificados
No se ha modificado ningún elemento
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79
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❸ ❷ ❷ ❸ Avanzado
4 2 -50%7 7 0%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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80
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex
ante que no generan
valor agregado
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
incluir (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción.
Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad del solicitante y de las
personas sobre las que se pretende la actualización, no se encuentran
vinculadas a ningún mecanismo ex post de control de identidad.
Se desconoce la política de simplificación de trámites solicitando copias
al interesado para soportar un posterior de ingreso de datos en el sistema
de información cuya finalidad última es ser archivada. La información que
se encuentra en los documentos solicitados debe ser suministrada por el
solicitante e ingresada inmediatamente a la base de datos respectiva.
Sobre la información recae la presunción de buena fe constitucional
consagrada en el Artículo 83 de la Constitución Nacional,
correspondiendo a la entidad efectuar validaciones y verificaciones de
manera oficiosa y ex post.
Se repite, la exigencia de documentos no es con el fin de verificación de
identidad o verificación de hechos como la muerte o el cambio de
domicilio, por lo que puede ser observada como una práctica de control
documental ex ante que no genera valor agregado en tanto la verificación
de identidad y de hechos como la muerte se realiza directamente en
Ventanilla del Front Office contra exhibición del documento de identidad e
información del motivo de la actualización. La entidad territorial debe
implementar los mecanismos necesarios para la validación de identidad y
verificación de defunciones, tal como lo señalan los Artículos 17, 18 y 21
del Decreto Ley 019 de 2012.
Acreditaciones
documentales
extralegales
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
incluir (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción).
No existe norma legal o reglamentaria que autoriza la exigencia de
acreditaciones documentales, basta la información que suministre el
solicitante respecto a los contenidos sobre los cuales es encuestado. La
exigencia vulnera el principio de Reserva Legal consagrado en el Artículo
84 de la Constitución Nacional.
Exigencias
documentales
redundantes
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
incluir (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción).
Las exigencias documentales resultan redundantes en tanto la
información debe ser suministrada por el solicitante, bajo la presunción
de buena fe ya mencionada, teniendo la entidad obligación de efectuar
las consultas o intercambios de información que requiera para determinar
hechos o circunstancias necesarias para efectuar la clasificación del
solicitante en el Sisbén, tal como lo ordenan los Artículos 13 del decreto
Ley 2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de 2011, 9 del
Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005, que disponen
respectivamente lo siguiente:
La primera señala que en todas las actuaciones públicas quedan
prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que la
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81
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad
legal de acceder.
La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades
adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.
La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite ante la
administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual
se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de
2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que
cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los
documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar
la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera
directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se
podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad pública.
La cuarta determina que, cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia
necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la
entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba
no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de
información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio
de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio
de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará
mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate
siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por
la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior
de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública
requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta
dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en
un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a
establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y
compartir información de uso frecuente por otras autoridades.
Se observa que en el caso de la fotocopia de la cédula de ciudadanía del
solicitante, tal documento ya reposa en el a entidad en tanto ante esta
misma se adelantó el trámite de aplicación de la encuesta, siendo
aplicables a este requisito documental las obligaciones y prohibiciones
contenidas en las normas señaladas anteriormente.
Sobre el certificado de defunción, la entidad debe dar aplicación al
Artículo 21 del Decreto Ley 019 de 2012 que señala lo siguiente: A partir
del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona
se hará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de
la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para
la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones
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82
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán
exigir certificados de la fe de vida (supervivencia). La Registraduría
Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos del Registro Civil
de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud y
Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a
través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de
seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una
persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la
persona.
Como consecuencia, tal sistema puede y debe ser utilizado para los fines
correspondientes en lo relativo a la actualización del Sisbén cuando la
modificación deba darse por fallecimiento de la persona incluida.
Exigencias de
condiciones o requisitos
no contempladas en la
ley
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio El SUIT integra requisitos
documentales que resultan
extralegales, redundante y
que se traducen en una
práctica de control ex ante
no autorizada, que por
demás no genera valor
agregado al trámite.
Conforme al numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la
racionalización de trámites y procedimientos administrativos deben
soportarse en principios como la Reserva legal de permisos, licencias o
requisitos. En virtud de tal principio, para el ejercicio de actividades,
derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las
autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente
en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En tales
casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones,
conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la
ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
Ante ausencia normativa no le es permitido discrecionalmente al
funcionario competente o a la entidad que reglamenta el trámite (DNP)
exigir acreditaciones documentales no autorizadas por el legislador. La
norma legal es clara al establecer que en el trámite asociado a la
inclusión en la base de datos del Sisbén, así como cualquiera que se
derive de él (no hay expresión concreta sino para el primer trámite, por lo
que la suerte del accesorio sigue la misma del principal), el solicitante
solamente tiene la carga de brindar la información, mientras que al
Estado corresponde la verificación y validación de la misma. Sobre las
actuaciones de los particulares ante el Estado se presume la buena fe.
El trámite y algunos requisitos se encuentran descritos en un documento
técnico realizado por el DNP. Si bien el DNP está autorizado por la Ley
para el diseño de las políticas y metodologías relativas a la aplicación de
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83
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
la encuesta del SISBEN, no hay norma legal que lo autorice
expresamente para crear requisitos documentales, frente a los cuales
corresponde un deber oficioso de consulta e intercambio de información
para su correspondiente verificación y validación.
Sumado a ello, conforme al artículo 1 mencionado, los trámites deben ser
simplificados. Ello es contrariado por la entidad, al solicitar copias de
documentos para extraer información que posteriormente, en el término
de 8 a 15 días hábiles, es ingresada por los funcionarios al Sistema. Lo
anterior, implica demoras en el trámite pues la entidad podría solicitar
directamente la información al interesado y diligenciar inmediatamente la
información en el sistema. Al no existir término específico, el máximo que
podría tardar una entidad territorial en definir la inclusión en el Sisbén y
su correspondiente certificación de inclusión es de 15 días, conforme a lo
dispuesto en el Artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, aplicable
en este caso por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de
2011.
El Documento Técnico Guía Versión 2.0 es un Acto Administrativo de
carácter interno e interinstitucional por lo que no resulta exigible al
ciudadano en lo referente a las exigencias documentales contenidas en
él. Se recomienda que tal documento sea ajustado en función de dar
estricto cumplimiento a las obligaciones legales en materia de prohibición
de exigencias de acreditación documental para toda información, hecho o
circunstancia que pueda verificarse por mecanismos de intercambio de
información e interoperabilidad entre entidades o particulares que ejerzan
funciones públicas.
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84
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❸ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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85
3.4 E28-4 - Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
3.4.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: --- Fecha de actualización: No hay
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT10
Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
---
Obs. Obtener el retiro de una de los miembros de un hogar de la base de datos del SISBEN por traslado a otro municipio. Por muerte, cambio de municipio o cambio de dirección
RESULTADO
Dato SUIT
Retiro de uno de los miembros de la base de datos del SISBEN
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito ---
Obs. --- 5 minutos
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato11 Presencial Presencia
Obs12. --- ---
ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
Obs. ---
10 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 11 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 12 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos y extranjeros
1. Fotocopia del nuevo documento de identidad de quien solicita la desvinculación
Nota: Cuando es fallecido se pide partida de defunción o cedula, en caso que sea el que aparece como cabeza de hogar
Obs. ---
NORMATIVA
Dato SUIT
---
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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87
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 1, 2 y 13 de la Constitución Nacional
Constitucional
Colombia es un Estado Social de Derecho, democrático, fundado en la solidaridad de las personas que la integran.
Son fines esenciales del Estado servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios y derechos fundamentales de las personas, proteger a los residentes en Colombia, su vida, asegurar el cumplimiento de sus deberes sociales.
Todas las personas deben gozar de las mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación. El Estado debe promover las condiciones para que la igualdad sea efectiva para grupos discriminados. El Estado otorgara especial protección a las personas que se encuentren en debilidad manifiesta.
El Estado garantiza la especial protección de la familia.
Artículo 23 de la Constitución Nacional
Constitucional
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución.
Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y/o artículo 13 Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo
Legal Estatutaria
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución. Mediante el ejercicio del derecho de petición, entre otras cosas, se puede solicitar información y documentos.
Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007
Legislativa ordinaria
La focalización de servicios sociales es el proceso por el cual se asigna gasto social a la población más pobre y vulnerable.
Se deben observar los principios de transparencia, igualdad y publicidad de la información para determinar los criterios de ingreso, suspensión o exclusión de las personas en las bases de datos, que no gocen de protección constitucional o reserva legal.
Las entidades territoriales implementaran y actualizaran las bases de datos de beneficiarios del gasto social conforme a lineamientos del Gobierno, los criterios de focalización definidos por el CONPES social.
Los programas sociales deben definir la forma en que se aplican los criterios e instrumentos de focalización, criterios de egreso o cesación de la condición de beneficiarios que resulten pertinentes, en función de los objetivos e impactos perseguidos.
Artículo 3 del Decreto 4816 de 2008
Reglamentaria Todas las personas incluidas en las bases de datos de los instrumentos de focalización tienen el derecho de conocer, actualizar, solicitar y obtener la corrección de algún dato que les concierne.
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88
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
COMPETENCIA Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007
Legislativa ordinaria
El Consejo Nacional de Política Económica y Social -CONPES- define los criterios e instrumentos para la aplicación del gasto social, la determinación, identificación y selección de beneficiarios.
Las Entidades Territoriales realizaran inversiones de carácter social, principalmente, mediante la asignación de subsidios.
Los gobernadores y alcaldes deben tomar las medidas pertinentes para garantizar que los grupos de población pobre y vulnerable tengan acceso a los servicios básicos.
Artículo 8 del Decreto 4816 de 2008
Reglamentaria La Dirección de Desarrollo Social del Departamento Nacional de Planeación coordinación y supervisa la organización, administración, implementación, mantenimiento y actualización de las bases de datos que conforman los instrumentos del sistema de identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales, dicta los lineamientos para su implementación y operación de bases de datos, diseña metodologías y la consolida información a nivel nacional de los instrumentos de selección de potenciales beneficiarios, diseña y define las fichas de clasificación socioeconómicas requeridos para la recopilación de la información.
CONDICIONES Artículo 4 del Decreto 4816 de 2008
Reglamentaria Estar incluido en el Sisbén con registro validado.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO
Ninguna
PLAZO DE
RESPUESTA
Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, aplicable por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1755 de 2015 ante ausencia de regulación especial
Legal Estatutaria
Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Dentro de este plazo el tiempo de respuesta para la expedición del certificado es inmediato.
PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial
Conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN III. Versión 2 de 2011, el trámite para el retiro de un hogar de la base de datos del Sisbén es:
Presentar solicitud de retiro mediante el FORMATO RETIRO PERSONA – FRP.
Actualización en la ficha física: Se verifica el número de orden de la persona que solicita el retiro, si es el último orden del hogar se realiza una observación en la ficha y se anexa la solicitud. Si es otro orden del hogar el que es retirado se debe hacer en una nueva ficha, teniendo en cuenta los parentescos con el jefe del hogar y las variables 76 (conyugue) y 77 (hijos de). Si es el jefe del hogar el que solicita el retiro, debe tener identificado quien va a quedar como nuevo jefe del hogar, se recompone en una nueva ficha, teniendo en cuenta los nuevos parentescos con el jefe del hogar y las
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89
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
variables 76 (conyugue) y 77 (hijos de).
Actualizar el Sistema. Se retira del aplicativo el registro de la persona solicitante.
Se entrega copia del formato de retito, en el cual queda relacionado la o las personas que fueron retiradas de la base.
Conforme al Documento técnico, el retiro de una persona de las bases de datos del Sisbén, implica varias hipótesis:
Retiro de algún miembro del hogar diferente a defunción. Debe ser solicitado directamente por la persona que se retira. Si quien se va a retirar es un menor de edad, la solicitud debe presentarla un informante calificado, residente habitual del hogar del menor, anexando a la solicitud de retiro su documento de identidad y el documento de identidad de quien se retira. En el caso anterior, se entrega a la persona una copia del formato de retiro, en el cual queda relacionado la o las personas que se retiran de la base del Sisbén. Otra copia del formato de retiro se anexa a la ficha física.
Retiro del jefe del hogar Preferiblemente debe ser solicitado por el jefe del hogar que se retira, informando el motivo. En este caso se entrega a la persona una copia del formato de retiro, en el cual queda relacionada la persona que se retira de la base del Sisbén. Otra copia del formato de retiro se anexa a la ficha física. Sólo se puede realizar el retiro cuando el hogar tiene definido quien es el nuevo jefe.
Retiro por defunción de algún miembro del hogar La solicitud debe ser presentada por un informante calificado residente habitual del hogar de la persona que falleció, mediante el formato de retiro. Al formato de retiro se le debe anexar copia de certificado de defunción.
Retiro por defunción del jefe del hogar La solicitud debe ser presentada mediante el formato de retiro, por un informante calificado residente habitual del hogar del cual falleció el jefe. Al formato de retiro se le debe anexar copia de certificado de defunción. En el momento de presentar la solicitud de retiro, el hogar debe tener definido quien es el nuevo jefe.
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90
C. MAPA DEL PROCESO
Elementos relevantes
1. Solicitar
Requisitos
1. Fotocopia del nuevo documento de identidad de quien solicita la desvinculación
Nota: Cuando es fallecido se pide partida de defunción o cedula, en caso que sea el que aparece como cabeza de
hogar
(Subproceso) Verificación:
Debido a que la encuesta está interconectada a nivel de oficinas únicamente para consultar información,
cuando una persona cambia de domicilio a otro municipio deber realizar la desvinculación antes del
cambio de residencia, de tal manera que le puedan practicar la encuesta una vez se ubique en su nuevo
domicilio. Una vez se realiza el retiro de la persona, el DNP debe realizar la verificación en el sistema y
validar dicho retiro
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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Recibir la solicitud de desvinculación,
Alcaldía Municipal De Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office o vía telefónica
Fotocopia de documento de identidad del solicitante y de la persona que va a ser retirada.
En caso de retiro por muerte se solicita acta o certificado de defunción
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Diligenciar, imprimir y solicitar firma de formato de retiro de personas
Alcaldía Municipal De Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office-
Formato de retiro firmado Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.
Reglamentario: Ninguno.
Asigna un número al formato en el sistema
Alcaldía Municipal De Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Diligenciar la constancia en el sistema.
Alcaldía Municipal De Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
No se entrega al solicitante la constancia
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno.
Verificación de la información
DNP Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
*No se encuentra una salida del trámite ni se reporta en el SUIT o por la entidad la entrega de la respectiva constancia.
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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
3.4.2 Situación Propuesta
2 5
❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❷ Insuficiente
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
756
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
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93
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
No hay cambios en este aspecto
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E28-4-6 Los usuarios con frecuencia no presentan los requisitos que exige la normativa debido a la inexistencia de una descripción detallada, clara y precisa del trámite en la página web de la alcaldía que sea accesible para todo el público.
Agregar en la página web del DNP un link que conduzca a una página donde se exponga ejemplos, instructivos, diagramas, videos youtube y casos para que el ciudadano obtenga una visión global de los requisitos que tienen que presentar. Asimismo, habilitar la página web la posibilidad de descargar el formato de la encuesta para que el ciudadano no tenga que acudir en persona para obtenerlo
Corto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-4-21 El usuario no tiene posibilidad de tener
conocimiento del estado en que se encuentra su trámite realizado, tiene que esperar y estar pendiente hasta la emisión de la respuesta por parte de la entidad competente
Implementar un aplicativo en la página web del DNP que permita la revisión del seguimiento al estado del trámite. Como consecuencia de esta implementación, el usuario no tiene que acercar personalmente a la entidad para saber cómo se encuentra el estado del trámite, en última instancia, tiene una repercusión positiva y directa sobre la eficiencia y eficacia del proceso, evitando una inversión innecesaria de tiempo y dinero desde el perspectiva del usuario y de la propia entidad encargada del trámite.
Largo
E28-4-24 El usuario solicita el formulario del trámites en
persona para diligenciarlo, ya que no cabe la alternativa de realizarlo por vía web
Habilitar la web del DNP para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Medio
E28-4-29 El profesional retira de la base de datos a las
personas fallecidas o a aquellas que han cambiado de domicilio dentro o fuera del municipio
Eliminar este trámite para las personas fallecidas o para aquellas que se cambian de domicilio a otro municipio, debido a la implementación de interoperabilidad con la Registraduría, y a la mejora en el aplicativo del SISBEN que permita actualizar la base de datos automáticamente cuando se practica la encuesta o cuando se incluye a un usuario en otro municipio
Largo
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94
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E28-4-9 Actualmente, aquellas
personas que solicitan retirar a una o varias personas, tienen que aportar las fotocopias de los documentos de identidad cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la Registraduría.
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Las fotocopias de los documentos de identidad
Corto 1. Cédula de la ciudadanía 2. Registro civil
1. Registraduría 2. Registraduría
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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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Elementos eliminados
No se ha eliminado ningún elemento
Elementos agregados
6. (Solicitar retiro de personas de la base de datos): Implementar una ventanilla virtual para que los
usuarios puedan realizar de manera remota (en kioscos digitales dispuestos en la alcaldía o en el
ordenador de algún familiar) la solicitud de desvinculación de la base de datos.
7. (Buscar y descargar la información de los documentos de identidad): Debido a la implementación
de mecanismos de interoperabilidad, no será necesario que el usuario entregue fotocopias de
documentos de identidad. La labor de búsqueda de información para la creación de los expedientes o
para corroborar información será del profesional de la oficina del SISBEN
Elementos modificados
No se ha modificado ningún elemento
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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
2 0 -100%5 6 20%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex
ante que no generan
valor agregado
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
retirar (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción.
Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad del solicitante y de las
personas sobre las que se pretende efectuar el retiro, no se encuentran
vinculadas a ningún mecanismo ex post de control de identidad.
Se desconoce la política de simplificación de trámites solicitando copias
al interesado para soportar un posterior de ingreso de datos en el sistema
de información cuya finalidad última es ser archivada. La información que
se encuentra en los documentos solicitados debe ser suministrada por el
solicitante e ingresada inmediatamente a la base de datos respectiva.
Sobre la información recae la presunción de buena fe constitucional
consagrada en el Artículo 83 de la Constitución Nacional,
correspondiendo a la entidad efectuar validaciones y verificaciones de
manera oficiosa y ex post.
Se repite, la exigencia de documentos no es con el fin de verificación de
identidad o verificación de hechos como la muerte es una práctica de
control documental ex ante que no genera valor agregado, en tanto su
verificación y validación debe realizarse directamente en Ventanilla del
Front Office contra exhibición del documento de identidad e información
del motivo de la actualización o en proceso posterior dentro del Back
Office. La entidad territorial debe implementar los mecanismos
necesarios para la validación de identidad y verificación de defunciones,
tal como lo señalan los Artículos 17, 18 y 21 del Decreto Ley 019 de
2012.
Acreditaciones
documentales
extralegales
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
retirar (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción.
No existe norma legal o reglamentaria que autoriza la exigencia de
acreditaciones documentales, basta la información que suministre el
solicitante respecto a los contenidos sobre los cuales es encuestado. La
exigencia vulnera el principio de Reserva Legal consagrado en el Artículo
84 de la Constitución Nacional.
Exigencias
documentales
redundantes
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
retirar (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción.
Las exigencias documentales resultan redundantes en tanto la
información debe ser suministrada por el solicitante, bajo la presunción
de buena fe ya mencionada, teniendo la entidad obligación de efectuar
las consultas o intercambios de información que requiera para determinar
hechos o circunstancias necesarias para efectuar la clasificación del
solicitante en el Sisbén, tal como lo ordenan los Artículos 13 del decreto
Ley 2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de 2011, 9 del
Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005, que disponen
respectivamente lo siguiente:
La primera señala que en todas las actuaciones públicas quedan
prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que la
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99
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad
legal de acceder.
La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades
adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.
La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite ante la
administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual
se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de
2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que
cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los
documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar
la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera
directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se
podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad pública.
La cuarta determina que, cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia
necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la
entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba
no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de
información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio
de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio
de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará
mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate
siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por
la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior
de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública
requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta
dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en
un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a
establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y
compartir información de uso frecuente por otras autoridades.
Se observa que en el caso de la fotocopia de la cédula de ciudadanía del
solicitante, tal documento ya reposa en el a entidad en tanto ante esta
misma se adelantó el trámite de aplicación de la encuesta, siendo
aplicables a este requisito documental las obligaciones y prohibiciones
contenidas en las normas señaladas anteriormente.
Sobre el certificado de defunción, la entidad debe dar aplicación al
Artículo 21 del Decreto Ley 019 de 2012 que señala lo siguiente: A partir
del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona
se hará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de
la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para
la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones
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HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán
exigir certificados de la fe de vida (supervivencia). La Registraduría
Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos del Registro Civil
de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud y
Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a
través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de
seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una
persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la
persona.
Como consecuencia, tal sistema puede y debe ser utilizado para los fines
correspondientes en lo relativo a la actualización del Sisbén cuando la
modificación deba darse por fallecimiento de la persona incluida.
Exigencias de
condiciones o requisitos
no contempladas en la
ley
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio El SUIT integra requisitos
documentales que resultan
extralegales, redundante y
que se traducen en una
práctica de control ex ante
no autorizada, que por
demás no genera valor
agregado al trámite.
No se haya una salida del
trámite, comoquiera que la
entidad no entrega la
certificación o constancia
correspondiente del retiro.
Con ello se vulnera el
derecho consagrado en el
Artículo 1 de la Ley
Estatutaria 1755 de 2015 y
en el Artículo 3 del Decreto
4816 de 2008
Conforme al numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la
racionalización de trámites y procedimientos administrativos deben
soportarse en principios como la Reserva legal de permisos, licencias o
requisitos. En virtud de tal principio, para el ejercicio de actividades,
derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las
autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente
en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En tales
casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones,
conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la
ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
Ante ausencia normativa no le es permitido discrecionalmente al
funcionario competente o a la entidad que reglamenta el trámite (DNP)
exigir acreditaciones documentales no autorizadas por el legislador. La
norma legal es clara al establecer que en el trámite asociado a la
inclusión en la base de datos del Sisbén, así como cualquiera que se
derive de él (no hay expresión concreta sino para el primer trámite, por lo
que la suerte del accesorio sigue la misma del principal), el solicitante
solamente tiene la carga de brindar la información, mientras que al
Estado corresponde la verificación y validación de la misma. Sobre las
actuaciones de los particulares ante el Estado se presume la buena fe.
El trámite y algunos requisitos se encuentran descritos en un documento
técnico realizado por el DNP. Si bien el DNP está autorizado por la Ley
para el diseño de las políticas y metodologías relativas a la aplicación de
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
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HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
la encuesta del SISBEN, no hay norma legal que lo autorice
expresamente para crear requisitos documentales, frente a los cuales
corresponde un deber oficioso de consulta e intercambio de información
para su correspondiente verificación y validación.
Sumado a ello, conforme al artículo 1 mencionado, los trámites deben ser
simplificados. Ello es contrariado por la entidad, al solicitar copias de
documentos para extraer información que posteriormente debe ser
verificada por la entidad para efectuar la inclusión inicial (Entidad
territorial) y la validación (DNP).
El Documento Técnico Guía Versión 2.0 es un Acto Administrativo de
carácter interno e interinstitucional por lo que no resulta exigible al
ciudadano en lo referente a las exigencias documentales contenidas en
él. Se recomienda que tal documento sea ajustado en función de dar
estricto cumplimiento a las obligaciones legales en materia de prohibición
de exigencias de acreditación documental para toda información, hecho o
circunstancia que pueda verificarse por mecanismos de intercambio de
información e interoperabilidad entre entidades o particulares que ejerzan
funciones públicas.
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102
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❷ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
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103
3.5 E28-5 - Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
3.5.1 Situación Actual
A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=3588 Fecha de actualización: 4/2/2016
Información descriptiva
NOMBRE
Dato SUIT13
Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Obs. ---
DESCRIPCIÓN
Dato SUIT
Obtener el retiro de la totalidad de los miembros de un hogar de la base de datos del SISBEN por traslado a otro municipio
Obs. o por cambio de dirección
RESULTADO
Dato SUIT
Retiro de un hogar de la base de datos del SISBEN
Obs. ---
Información de interacción con el ciudadano
COSTO TIEMPO
Dato SUIT
Es gratuito 1 Hora
Obs. --- 5 minutos
CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN
Dato14 Presencial Presencia
Obs15. --- ---
ATENCIÓN
Dato Presencial
Telefónico
Obs. ---
13 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 14 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 15 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.
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104
Información normativa
REQUISITOS
Dato SUIT
Ciudadanos y extranjeros
1. Estar registrado en la ficha de clasificación socioeconómica de la unidad de vivienda en la que habitan todos los integrantes del hogar
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del jefe del hogar
Obs. o fotocopia de la cédula de la/el conyugue
NORMATIVA
Dato SUIT
1. Resolución 3900 de 2015, (Todos)
2. Documento técnico Guía para el uso del Sisben III - versión 2 de 2011, (Actualización de la base de datos Numeral ii Literal b)
3. Ley 715 de 2001, (Artículo 94)
4. Documento técnico Constitución política de Colombia de 1991, (Artículo 366)
5. Ley 1176 de 2007, (Artículo 24)
6. Decreto 1192 de 2010, (Artículos 1, 2,3, 5, 6)
7. Decreto 4816 de 2008, (Todos)
8. Documento técnico 117 de 2008, (Todos)
9. Documento técnico 055 de 2001, (Todos)
Obs. ---
SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD
Dato No aplica Potestativo
Obs. --- ---
PERIODICIDAD
Dato No aplica
Obs. ---
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105
B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
ORIGEN
Artículo 1, 2 y 13 de la Constitución Nacional
Constitucional
Colombia es un Estado Social de Derecho, democrático, fundado en la solidaridad de las personas que la integran.
Son fines esenciales del Estado servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios y derechos fundamentales de las personas, proteger a los residentes en Colombia, su vida, asegurar el cumplimiento de sus deberes sociales.
Todas las personas deben gozar de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación. El Estado debe promover las condiciones para que la igualdad sea efectiva para grupos discriminados. El Estado otorgara especial protección a las personas que se encuentren en debilidad manifiesta.
El Estado garantiza la especial protección de la familia.
Artículo 23 de la Constitución Nacional
Constitucional
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución.
Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y/o artículo 13 Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo
Legal Estatutaria
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución. Mediante el ejercicio del derecho de petición, entre otras cosas, se puede solicitar información y documentos.
Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007
Legislativa ordinaria
La focalización de servicios sociales es el proceso por el cual se asigna gasto social a la población más pobre y vulnerable.
Se deben observar los principios de transparencia, igualdad y publicidad de la información para determinar los criterios de ingreso, suspensión o exclusión de las personas en las bases de datos, que no gocen de protección constitucional o reserva legal.
Las entidades territoriales implementaran y actualizaran las bases de datos de beneficiarios del gasto social conforme a lineamientos del Gobierno, los criterios de focalización definidos por el CONPES social.
Los programas sociales deben definir la forma en que se aplican los criterios e instrumentos de focalización, criterios de egreso o cesación de la condición de beneficiarios que resulten pertinentes, en función de los objetivos e impactos perseguidos.
Artículo 3 del Decreto 4816 de 2008
Reglamentaria Todas las personas incluidas en las bases de datos de los instrumentos de focalización tienen el derecho de conocer, actualizar, solicitar y obtener la corrección de algún dato que les concierne.
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106
CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN
COMPETENCIA Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007
Legislativa ordinaria
El Consejo Nacional de Política Económica y Social -CONPES- define los criterios e instrumentos para la aplicación del gasto social, la determinación, identificación y selección de beneficiarios.
Las Entidades Territoriales realizaran inversiones de carácter social, principalmente, mediante la asignación de subsidios.
Los gobernadores y alcaldes deben tomar las medidas pertinentes para garantizar que los grupos de población pobre y vulnerable tengan acceso a los servicios básicos.
Artículo 8 del Decreto 4816 de 2008
La Dirección de Desarrollo Social del Departamento Nacional de Planeación coordinación y supervisa la organización, administración, implementación, mantenimiento y actualización de las bases de datos que conforman los instrumentos del sistema de identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales, dicta los lineamientos para su implementación y operación de bases de datos, diseña metodologías y la consolida información a nivel nacional de los instrumentos de selección de potenciales beneficiarios, diseña y define las fichas de clasificación socioeconómicas requeridos para la recopilación de la información.
CONDICIONES Artículo 4 del Decreto 4816 de 2008
Encontrarse el hogar incluido en la base de datos y con registro validado.
REQUISITOS DOCUMENTALES
Ninguna
COSTO
Ninguna
PLAZO DE
RESPUESTA
Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 (ausencia de regulación especial).
Legal Estatutaria
Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Este es el plazo que tarda la entidad en resolver el trámite y expedir la certificación correspondiente.
PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial
Conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN III. Versión 2 de 2011, el trámite para el retiro de un hogar de la base de datos del Sisbén es:
Presentar solicitud mediante el FORMATO DE RETIRO DE HOGAR – FRH.
Actualizar la ficha física. Si la ficha tiene varios hogares y se realiza el retiro de uno de ellos, se debe reorganizar los números de hogares de la encuesta.
Ingreso de datos al Sistema. Se elimina el hogar que solicitó retiro.
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107
C. MAPA DEL PROCESO
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108
Elementos relevantes
1. Solicitar
Es necesario radicar los siguientes documentos
Requisitos
1. Estar registrado en la ficha de clasificación socioeconómica de la unidad de vivienda en la que habitan
todos los integrantes del hogar
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del jefe del hogar o fotocopia de la cédula de la/el
cónyuge
(Subproceso) Verificación:
Debido a que la encuesta está interconectada a nivel de oficinas únicamente para consultar información,
cuando una persona cambia de domicilio a otro municipio debe realizar la desvinculación antes del
cambio de residencia, de tal manera que le puedan practicar la encuesta una vez se ubique en su nuevo
domicilio. Una vez se realiza el retiro de la familia, el DNP debe realizar la verificación en el sistema y
validar dicho retiro
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109
D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO
PASO
CANAL
PRESENCIAL
ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O
FORMALIDADES
SUSTENTO NORMATIVO
Recibir la solicitud de desvinculación DEL HOGAR
Alcaldía Municipal De Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office o vía telefónica
Fotocopia de documento de identidad del solicitante del retiro.
En caso que el titular del grupo familiar haya fallecido se solicita acta o certificado de defunción
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno
Diligenciar, imprimir y solicitar firma de formato de retiro de personas
Alcaldía Municipal De Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office-
Formato de retiro firmado Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.
Reglamentario: Ninguno.
Asigna un número al formato en el sistema
Alcaldía Municipal De Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
Diligenciar la constancia en el sistema.
Alcaldía Municipal De Chaparral
Presencial Ventanilla Front Office
No se entrega al solicitante la constancia
Legal: Ninguno
Reglamentario: Ninguno.
Verificación de la información
DNP Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.
*No se encuentra una salida del trámite ni se reporta en el SUIT o por la entidad la entrega de la respectiva constancia.
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110
E. ANÁLISIS CUANTITATIVO
2 8
❶ Básico
❶ Presencia
❷ Regular
❷ Insuficiente
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
756
CIFRAS RELEVANTES
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad
El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores
No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo
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111
3.5.2 Situación Propuesta
A. PROPUESTAS DE MEJORA
Información
ID MEJORA
PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO
E28-5-1 Los requisitos que vienen en el SUIT no son lo suficientemente claros, por consiguiente, los usuarios presentan de forma errónea los documentos cuando solicitan el trámite. De acuerdo al contenido literal del SUIT, pide lo siguiente: -Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del jefe del hogar
Se ha identificado que la entidad no tiene actualizada la información del trámite que se le presenta en el Sistema Único de Información de Trámite y Procedimientos -SUIT. Actualizar los requisitos y aclarando que para adelantar el trámite de retiro del hogar del SISBEN se debe presentar la fotocopia de la cédula del jefe de hogar o del/ de la cónyuge.
Corto -Requisitos
Administración
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO
E28-5-26 El jefe del hogar o la conyugue debe acercarse a la oficina del SISBEN para retirar su hogar de la base de datos del sistema cuando va a cambiar de domicilio a otro municipio
Eliminar el trámite, ya que la implementación de la mejora en el aplicativo que permita actualizar automáticamente el retiro de un hogar una vez este solicite que le realicen la encuesta en otro municipio, evitará que sea necesario adelantar el trámite
Largo
E28-5-6 Los usuarios con frecuencia no presentan los
requisitos que exige la normativa debido a la inexistencia de una descripción detallada, clara y precisa del trámite en la página web de la alcaldía que sea accesible para todo el público.
Agregar en la página web del DNP un link que conduzca a una página donde se exponga ejemplos, instructivos, diagramas, videos youtube y casos para que el ciudadano obtenga una visión global de los requisitos que tienen que presentar. Asimismo, habilitar la página web la posibilidad de descargar el formato de la encuesta para que el ciudadano no tenga que acudir en persona para obtenerlo
Corto
Tecnología
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-5-21 El usuario no tiene posibilidad de tener
conocimiento del estado en que se encuentra su trámite realizado, tiene que esperar y estar pendiente hasta la emisión de la respuesta por parte de la entidad competente.
Implementar un aplicativo en la página web del DNP que permita la revisión del seguimiento al estado del trámite. Como consecuencia de esta implementación, el usuario no tiene que acercar personalmente a la entidad para saber cómo se encuentra el estado del trámite, en última instancia, tiene una repercusión positiva y directa sobre la eficiencia y eficacia del proceso, evitando una inversión innecesaria de tiempo y dinero desde el perspectiva del usuario y de la propia entidad encargada del trámite.
Largo
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112
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-5-24 El usuario solicita el formulario del trámites en
persona para diligenciarlo, ya que no cabe la alternativa de realizarlo por vía web
Habilitar la web del DNP para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud via online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.
Medio
Interoperabilidad
ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E28-5-9 Es necesario aportar
actualmente aportar las fotocopias de los documentos de identidad del jefe de hogar para retirar al hogar del SISBEN, cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la Registraduría.
Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - las fotocopias de los documentos de identidad del jefe de hogar para retirar al hogar del SISBEN
Corto 1. Cédula de la ciudadanía
1. Registraduría
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113
B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS
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114
Elementos eliminados
Se eliminan todos los elementos del trámite como consecuencia de la implementación de la
interconexión del sistema de información a nivel nacional.
Elementos agregados
No se han agregado elementos
Elementos modificados
No se ha modificado ningún elemento
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115
C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO
A C M L
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado
❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado
2 0 -100%8 0 -100%
VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO
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116
D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
Prácticas de control ex
ante que no generan
valor agregado
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
retirar (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción.
Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad del solicitante que
pretende efectuar el retiro, no se encuentran vinculadas a ningún
mecanismo ex post de control de identidad.
Se desconoce la política de simplificación de trámites solicitando copias
al interesado para soportar un posterior de ingreso de datos en el sistema
de información cuya finalidad última es ser archivada. La información que
se encuentra en los documentos solicitados debe ser suministrada por el
solicitante e ingresada inmediatamente a la base de datos respectiva.
Sobre la información recae la presunción de buena fe constitucional
consagrada en el Artículo 83 de la Constitución Nacional,
correspondiendo a la entidad efectuar validaciones y verificaciones de
manera oficiosa y ex post.
Se repite, la exigencia de documentos no es con el fin de verificación de
identidad o verificación de hechos como la muerte constituyen práctica de
control documental ex ante que no genera valor agregado, en tanto la
verificación de identidad y de hechos como la muerte se realiza
directamente en Ventanilla del Front Office contra exhibición del
documento de identidad e información brindada para el retiro. La entidad
territorial debe implementar los mecanismos necesarios para la
validación de identidad y verificación de defunciones, tal como lo señalan
los Artículos 17, 18 y 21 del Decreto Ley 019 de 2012.
Acreditaciones
documentales
extralegales
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
retirar (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción.
No existe norma legal o reglamentaria que autoriza la exigencia de
acreditaciones documentales, basta la información que suministre el
solicitante respecto a los contenidos sobre los cuales es encuestado. La
exigencia vulnera el principio de Reserva Legal consagrado en el Artículo
84 de la Constitución Nacional.
Exigencias
documentales
redundantes
Exigencia de fotocopias de
documentos de identidad
del solicitante y de la
persona que se pretende
retirar (cédulas, tarjetas de
identidad y/o registro civil
(en copia no fotocopia),
certificado de defunción.
.
Las exigencias documentales resultan redundantes en tanto la
información debe ser suministrada por el solicitante, bajo la presunción
de buena fe ya mencionada, teniendo la entidad obligación de efectuar
las consultas o intercambios de información que requiera para determinar
hechos o circunstancias necesarias para efectuar la clasificación del
solicitante en el Sisbén, tal como lo ordenan los Artículos 13 del decreto
Ley 2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de 2011, 9 del
Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005, que disponen
respectivamente lo siguiente:
La primera señala que en todas las actuaciones públicas quedan
prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
117
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
legal de acceder.
La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades
adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.
La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite ante la
administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual
se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de
2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que
cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los
documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar
la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera
directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se
podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de
información que repose en los archivos de otra entidad pública.
La cuarta determina que, cuando las entidades de la Administración
Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia
necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los
particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la
entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba
no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de
información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio
de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio
de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará
mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate
siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por
la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior
de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública
requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta
dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en
un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a
establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y
compartir información de uso frecuente por otras autoridades.
Se observa que en el caso de la fotocopia de la cédula de ciudadanía del
solicitante, tal documento ya reposa en el a entidad en tanto ante esta
misma se adelantó el trámite de aplicación de la encuesta, siendo
aplicables a este requisito documental las obligaciones y prohibiciones
contenidas en las normas señaladas anteriormente.
Sobre el certificado de defunción, la entidad debe dar aplicación al
Artículo 21 del Decreto Ley 019 de 2012 que señala lo siguiente: A partir
del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona
se hará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de
la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para
la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones
administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
118
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
exigir certificados de la fe de vida (supervivencia). La Registraduría
Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos del Registro Civil
de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud y
Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a
través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de
seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una
persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la
persona.
Como consecuencia, tal sistema puede y debe ser utilizado para los fines
correspondientes en lo relativo a la actualización del Sisbén cuando la
modificación deba darse por fallecimiento de la persona incluida.
Exigencias de
condiciones o requisitos
no contempladas en la
ley
Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.
Bajo control regulatorio El SUIT integra requisitos
documentales que resultan
extralegales, redundante y
que se traducen en una
práctica de control ex ante
no autorizada, que por
demás no genera valor
agregado al trámite.
No se haya una salida del
trámite, comoquiera que la
entidad no entrega la
certificación o constancia
correspondiente del retiro.
Con ello se vulnera el
derecho consagrado en el
Artículo 1 de la Ley
Estatutaria 1755 de 2015 y
en el Artículo 3 del Decreto
4816 de 2008
Conforme al numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la
racionalización de trámites y procedimientos administrativos deben
soportarse en principios como la Reserva legal de permisos, licencias o
requisitos. En virtud de tal principio, para el ejercicio de actividades,
derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las
autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente
en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En tales
casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones,
conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o
permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de
obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la
ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de
competencia de otras autoridades.
Ante ausencia normativa no le es permitido discrecionalmente al
funcionario competente o a la entidad que reglamenta el trámite (DNP)
exigir acreditaciones documentales no autorizadas por el legislador. La
norma legal es clara al establecer que en el trámite asociado a la
inclusión en la base de datos del Sisbén, así como cualquiera que se
derive de él (no hay expresión concreta sino para el primer trámite, por lo
que la suerte del accesorio sigue la misma del principal), el solicitante
solamente tiene la carga de brindar la información, mientras que al
Estado corresponde la verificación y validación de la misma. Sobre las
actuaciones de los particulares ante el Estado se presume la buena fe.
El trámite y algunos requisitos se encuentran descritos en un documento
técnico realizado por el DNP. Si bien el DNP está autorizado por la Ley
para el diseño de las políticas y metodologías relativas a la aplicación de
la encuesta del SISBEN, no hay norma legal que lo autorice
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
119
HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO
expresamente para crear requisitos documentales, frente a los cuales
corresponde un deber oficioso de consulta e intercambio de información
para su correspondiente verificación y validación.
Sumado a ello, conforme al artículo 1 mencionado, los trámites deben ser
simplificados. Ello es contrariado por la entidad, al solicitar copias de
documentos para extraer información que posteriormente debe ser
verificada por la entidad para efectuar la inclusión inicial (Entidad
territorial) y la validación (DNP).
El Documento Técnico Guía Versión 2.0 es un Acto Administrativo de
carácter interno e interinstitucional por lo que no resulta exigible al
ciudadano en lo referente a las exigencias documentales contenidas en
él. Se recomienda que tal documento sea ajustado en función de dar
estricto cumplimiento a las obligaciones legales en materia de prohibición
de exigencias de acreditación documental para toda información, hecho o
circunstancia que pueda verificarse por mecanismos de intercambio de
información e interoperabilidad entre entidades o particulares que ejerzan
funciones públicas.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
120
E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS
A C M L
❷ ❸ Adecuada
❶ ❸ Adecuada
❸ ❸ Adecuada
VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
121
4 PLAN DE ACCIÓN
En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder
efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.
Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:
ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción
INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT ADM-7 ADMINISTRATIVO Tercerización de las visitas TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica
TEC-2 TECNOLOGIA Herramienta para asistir al usuario en la preparación de la documentación a radicar
TEC-4 TECNOLOGIA Integración de sistemas web con sistemas de gestión documental TEC-15 TECNOLOGIA Utilizar dispositivos portátiles en las visitas TEC-17 TECNOLOGIA Interconectividad de los sistemas internos INT-1 INTEROPERABILIDAD Diseño de interoperabilidad entre entidades
NOR-3 NORMATIVO Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
Tabla 2. Listado de Planes de acción
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
122
INFORMACION
Acción Actualizar datos en SUIT
ID INF-1
Descripción
Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.
Líder
Categoría
Duración total Enlace de la entidad con
el DAFP
INFORMACION
2 Semanas
Justificación
Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Revisar las características de los
trámites x Planificación
2 Realizar proceso de actualización con el
DAFP x Enlace con DAFP
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO BAJO
BAJO
BAJO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de quejas o reclamos relacionados con la información del
trámite
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
123
Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal
2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.
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124
ADMINISTRATIVO
Acción Tercerización de las visitas
ID ADM-7
Descripción
Adelantar un convenio o contrato con una entidad o empresa para que se encargue de realizar las visitas de campo. Permitiendo por un lado, liberar tiempo al funcionario de la entidad, y por otro volver eficiente el proceso de las visitas como consecuencia de las economías de escala que se generan al agrupar en una sola empresa la realización de visitas de campo que no requieren de un alto nivel de experticia.
Líder
Categoría
Duración total Responsable de
planeación
ADMINISTRATIVO
12 Meses
Justificación
La realización de las visitas por parte del personal de la entidad incurre en un esfuerzo de tiempo y costo para la entidad. Si el propósito de las visitas no incurre en temas estrictamente técnicos ni de decisión estos pueden ser realizados por un tercer actor. Esta situación se observa en varias entidades dentro de una misma zona geográfica, lo cual genera una oportunidad para concentrar estos esfuerzos en una sola empresa que aproveche los requerimientos de visitas de varias entidades optimizando las rutas de visitas y los costos implicados.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Analizar procesos actuales de la entidad y
de otras en la misma zona geográfica
x Planeación
2 Diseñar nuevos procesos
x x Planeación
3 Analizar la viabilidad técnica y económica
x Planeación
4 Contratar proveedores x x x x Contrataciones
5 Implementar nuevos procesos
x x x x x Planeación
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo ALTO MEDIO
ALTO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Tiempo y costo administrativo total por
cada trámite
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125
Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites o servicios que gestiona la entidad e identificar los que requieren la realización de visitas de carácter no técnico y sin toma de decisión. Estos procesos son los que implican el desgaste en tiempo y costo por que los funcionarios deben realizar las visitas dejando de cumplir con el resto de pasos que requieren de ellos para otros trámites en la entidad. Este proceso se puede consensuar con otras entidades en la misma zona geográfica para identificar sinergias. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se involucra la realización de la visita.
2 Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a que las visitas sean realizadas por un tercero y no por los propios funcionarios. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado.
3 Con base en la información elaborada de los procesos actuales y los deseados se debe realizar un estudio de viabilidad económica y técnica para identificar las necesidades y posibilidades de inversión para que se puedan implementar los procesos futuros. En este punto es importante estar coordinados con el resto de entidades interesadas en la misma zona geográfica. Ya que se crea mayor demanda y masa crítica para la contratación del servicio externo.
4 Redactar los pliegos de condiciones para poder realizar la contratación de la entidad externa. Estos estarán basados en los procesos futuros. Es importante considerar las herramientas de TI para el cruce de información entre la entidad y la empresa a contratarse.
5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado y la inclusión de la empresa contratada. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
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126
TECNOLOGIA
Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica
ID TEC-1
Descripción
Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
TECNOLOGIA
12 Semanas
Justificación
El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Analizar procesos actuales
x x Planeación
2
Establecer los datos requeridos y diseñar
formularios de radicación virtual además de procesos futuros
x x x Planeación
3 Gestionar los servicios de desarrollo
x x Sistemas
4 Implementar los desarrollos
x x x Sistemas
5 Realizar prueba piloto e implementar
x x x x Planeación
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO ALTO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de usuarios que acceden
mensualmente al sistema
Número de trámites iniciados
Tiempo y costo administrativo mensual de
cada trámite
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127
Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-3 Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN
E28-4 Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.
2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.
3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.
4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.
5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
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128
TECNOLOGIA
Acción Herramienta para asistir al usuario en la preparación de la documentación a radicar
ID TEC-2
Descripción
Análisis y preparación de mecanismos que faciliten y ayuden al usuario a conocer y adjuntar los documentos que son requeridos para el correcto inicio del trámite sobre la plataforma web de la entidad para la atención del trámite.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
TECNOLOGIA
6 Semanas
Justificación
Para garantizar el derecho de acceso a los trámites del Estado, cuyo origen se sustenta en los fines y principios constitucionales que rigen la función administrativa y en su función esencial de servir a los intereses ciudadanos conforme al Estado Social de Derecho, se requiere trabajar en el modelamiento de instrumentos tecnológicos que faciliten brindar al ciudadano asesoría completa y adecuada respecto a la forma en que debe preparar la documentación que requiere para la radicación de su trámite, independientemente de que utilice para ello un canal presencial o uno virtual. Además de ello, la justificación del plan está enmarcada por los hallazgos del trabajo en cuanto a los reprocesos y devoluciones que reportan tener las entidades por errores, inexactitudes, vacíos y ausencias en la información suministrada por el ciudadano, en la documentación allegada o en la propia pretensión del trámite, en especial para aquellas actuaciones que tienen una naturaleza mayormente técnica y especializada y que requieren determinados niveles de experticia para su entendimiento, sin perjuicio de que incluso, en aquellos trámites que resulten ser más sencillos, sea necesario implementar esta herramienta para garantizar la calidad, integralidad y completitud de la solicitud que se radica ante la entidad.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Analizar la documentación necesaria a adjuntar por
trámite x Planeación
2 Preparar guía usuario textual embebida en
información del trámite x Planeación
3 Preparar guía usuario PDF
e infográfica para descargar
x Planeación
4 Preparar guía usuario
interactiva embebida en información del trámite
x Planeación
5 Preparar videotutoriales para publicar en redes
sociales x x Planeación
6 Ejecutar desarrollos en la web de la entidad
x Sistemas
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO MEDIO
BAJO
BAJO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número total de guías de ayuda elaboradas
por trámite
Número de videotutoriales publicados en redes sociales
Número de PDFs e infografías para
descargar por cada trámite
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129
Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-3 Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN
E28-4 Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 Para cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios (documentos de identidad, certificados, etc.).
2 A partir de la información necesaria requerida, diseñar e implementar en la web del formulario una sección de ayuda que contenga el listado con los documentos que son necesario para tramitar el expediente.
3 Elaborar para cada trámite una guía visual en formato PDF y mediante el uso de infografía para que sea muy fácil de comprender por parte de los ciudadanos los pasos y la documentación necesarios para iniciar el trámite.
4 Crear una guía interactiva que será embebida dentro del formulario web en la cual se muestre gráficamente el proceso para introducir los documentos en el formulario web y los documentos necesarios para iniciar el trámite.
5 Crear y publicar en las principales redes sociales (facebook, youtube, etc.) videotutoriales por cada uno de los procedimientos donde se muestre como usar el sistema para introducir los documentos y datos necesarios en el formulario web para iniciar el trámite.
6 Realizar (por personal propio de la entidad o por un tercero) las implementaciones necesarias en la web de la entidad.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
130
TECNOLOGIA
Acción Integración de sistemas web con sistemas de gestión documental
ID TEC-4
Descripción
Implementación de los mecanismos de integración para la conexión entre los nuevos formularios web de captura de datos y documentación con los sistemas documentales existentes en la entidad.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de sistemas
TECNOLOGIA
8 Semanas
Justificación
A partir de lo dispuesto en los Artículo 53, 61 y 62 de la Ley 1437 de 2011, armonizados con lo señalado por el Artículo 15 de la Ley 962 de 2005, las autoridades deben asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos, cumpliendo con el requisito de registro de recepción y/o el de radicación de la solicitud, con el fin de garantizar estrictamente el respeto al derecho de turno para la atención de la solicitud. El adecuado cumplimiento de estas disposiciones supone la necesidad de integrar los sistemas de recepción y registro o radicación electrónica con los sistemas de gestión documental de la entidad, de forma tal que, con independencia del canal de ingreso utilizado para solicitar el trámite, la actuación administrativa sea gestionada a partir de su registro/radicación bajo un sistema único, eliminando con ello no sólo duplicidad y dispersión de la información, sino también la diversificación de actividades y atomización de esfuerzos y recursos que supone el manejo fragmentado del trámite de acuerdo a la plataforma o al sistema por el que ingresa la solicitud.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Analizar el sistema actual de gestión documental de
la entidad x x Sistemas
2
Desarrollar conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental
x x x Sistemas
3 Implementar sistema backend de Entrada y
Salida de trámites x x x Sistemas
4
Implementar módulo de consulta de información
documental de cada trámite
Sistemas
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo ALTO MEDIO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Número de trámites web integrados en el
sistema documental de la entidad
Número de conectores implementados para la integración
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131
Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-3 Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN
E28-4 Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis del actual sistema de gestión documental de la entidad, se estudiará la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web.
2 Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad.
3 Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de altas nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente,
4 Implementar un módulo que permita la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.
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132
TECNOLOGIA
Acción Utilizar dispositivos portátiles en las visitas
ID TEC-15
Descripción
Implementar la utilización de dispositivos portátiles interconectados con el sistema de gestión para que la información y formatos que se levanten en el trámite se registren directamente en el expediente electrónico del trámite.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de sistemas
TECNOLOGIA
12 Semanas
Justificación
El avance de la tecnología móvil ha permitido a las empresas reducir gastos, ser más eficientes y mejorar los índices de productividad por medio de la toma de datos de campo por dispositivos móviles. Este sistema cuenta con las siguientes características: Seguridad de la información, Reducción total de uso de papel, Flexibilidad en el contenido de los formularios, Aplicaciones WEB con mínimo desarrollo, Flexibilidad en el uso del dispositivo móvil (tableta, smartphone, ordenador portátil) y Transferencia de datos inmediata si se encuentra bajo una red móvil o a posteriori pudiendo realizar la captura de datos sin cobertura y transmitirlos posteriormente.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Analizar procesos actuales de captura de
datos de campo x x Planeación
2 Diseñar nuevos procesos
x x x Planeación
3 Realizar análisis
normativo y de sistemas en la entidad
x Legal y Sistemas
4 Seleccionar un proveedor
x x Sistemas
5 Implementar piloto y
hacer despliegue al resto de procesos
x x x x x x Sistemas
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO BAJO
MEDIO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Tiempo de respuesta del trámite
Costos administrativos
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133
Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos susceptibles de incluir la tecnología toma de datos de campo. Estos procesos son los que implican actualmente que los funcionarios o terceros realicen la captura de datos de manera manual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de levantamiento de datos de campo en papel.
2 Se debe comprender perfectamente el funcionamiento del uso de los servicios de toma de datos por dispositivos móviles. Para esto se recomienda realizar una búsqueda de proveedores y solicitar información específica sobre el proceso y características requeridas de tecnología. Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a la toma de datos de campo y transferencia de datos al repositorio de la entidad. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado principalmente de sistemas.
3 Con el resultado de los nuevos procesos se debe analizar desde un punto de vista normativo que los trámites analizados estén adecuadamente cubiertos bajo la normativa vigente en la entidad. En caso contrario se deberán realizar las acciones necesarias para este fin. Desde el punto de vista tecnológico y conociendo los requisitos necesarios para implementar esta tecnología, se debe valorar los recursos existentes y analizar si se deben realizar inversiones para cubrir estos requerimientos.
4 Una vez identificados al menos 5 proveedores del servicio, se debe realizar la selección por medio de un sistema multicriterio que implique al menos considerar: precio, casos de éxito en entidades públicas, soporte, facilidad de implantación y seguridad. Una vez escogido el proveedor se deberán realizar las gestiones para adquirir el servicio.
5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superada la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
134
TECNOLOGIA
Acción Interconectividad de los sistemas internos
ID TEC-17
Descripción
Implementar la interconectividad de todo el sistema para que las actualizaciones y modificaciones que se realicen en una ciudad o municipio, se reflejen y se puedan consultar desde la central o en cualquier oficina de la entidad.
Líder
Categoría
Duración total
Responsable de Sistemas
TECNOLOGIA
11 Semanas
Justificación
Actualmente la información que se produce en las distintas seccionales de la entidad no puede ser consultadas ni verificadas por el resto de sedes (o áreas) de la misma entidad, siendo necesario enviar correos electrónicos o invertir tiempo en la consolidación de esta en un solo lugar para disponer de la información. Lo anterior implica tiempos muertos, y mayores tiempos para dar respuesta al usuario, mientras se realizan las gestiones entre las distintas seccionales o áreas de la entidad.
Cronograma (Semanas) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1
Identificar entidades y fuentes de información a
interconectar x x Planeación
2
Presentar iniciativa y diagnóstico de estado
actual y dimensionamiento de fuentes de información
x x x Sistemas
3
Diseñar solución para el repositorio único de datos,
ETL de carga inicial y actualización
x x x Sistemas
4 Implementar repositorio y carga inicial de datos
x Sistemas
5 Validar carga inicial de datos y mecanismos de
actualización x x Sistemas
6 Implementar los procesos de trabajo
Planeación
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo MEDIO ALTO
ALTO
MEDIO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Tiempo de respuesta
Costo administrativo mensual
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
135
Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos que implican la consulta de datos que se encuentran dentro de la misma entidad pero sin acceso por el sistema y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología de interconexión directa y a través de un servidor único. Se analiza la situación actual de mapa de sistemas de la entidad, esto implica identificar los repositorios de información, los sistemas que los generan y los protocolos de interacción actuales. El alcance debe cubrir todo el ámbito geográfico de la entidad.
2 Realizar reuniones con los administradores de las áreas involucradas, así como con los responsables de la información requerida. Se identifica la situación y avance en cuanto a la sistematización de la información, características y volumen de la misma, así como periodicidad con la cual se genera y con la cual deberá ser consolidada. Adicionalmente se validará que la infraestructura de telecomunicaciones de la entidad cuente con la capacidad necesaria para el proceso.
3 Una vez identificada la situación de la información requerida, se diseña la estructura deseada del mapa de sistemas de la entidad. Esto involucra: un repositorio único que almacenará la información a futuro considerando la proyección de crecimiento en el volumen de datos. Las estructuras ETL que permitirán realizar la consolidación de información en el repositorio único. Los mecanismos de actualización con su definición de periodicidad correspondiente. Los procedimientos de acceso desde los procesos de los trámites actuales para acceder a la información requerida.
4 Implementar el repositorio de datos y mecanismos de actualización. Posteriormente se ejecutan los ETL´s de carga inicial de datos para general el primer consolidado de la información de las entidades y poblar el repositorio de datos.
5 Validar que la copia de información se haya ejecutado de forma completa y exitosa, manteniendo la estructura y congruencia de las fuentes de datos originales. Posteriormente se ejecutan pruebas de los mecanismos de actualización periódicos, de manera que el sistema quede preparado para recibir nueva información a futuro.
6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superada la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.
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136
INTEROPERABILIDAD
Acción Diseño de interoperabilidad entre entidades
ID INT-1
Descripción
Desarrollar mecanismos de operación tecnológica y/o ajustar los existentes en la entidad, con el fin de institucionalizar y generalizar la consulta e intercambio de información interinstitucional como herramienta básica, indispensable y obligatoria para la prestación de los servicios y trámites a cargo de la entidad, sustituyendo su exigibilidad como carga a cumplir por el ciudadano por esquemas de interoperabilidad que permitan la verificación oficiosa del requisito.
Líder
Categoría
Duración total Jefe Área Responsable de
Sistemas y Tecnología
INTEROPERABILIDAD
18 Meses
Justificación
Este plan está justificado para aquellos trámites y servicios que requieren para su iniciación, trámite o resolución, la verificación o la consulta de información, hechos, circunstancias o documentos que reposan en otra entidad, por lo que es obligación de la entidad dar cumplimiento a la prohibición de su exigibilidad conforme a los dispuesto en los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14 de la Ley 962 de 2005 y 8 de la Ley 1437 de 2011, así como establecer los instrumentos que resulten necesarios para asegurar que la interoperabilidad se realiza con ajuste al marco legal y a los principios de colaboración, eficiencia, economía y celeridad.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Responsable
1 Revisar y actualizar el estudio diagnóstico
x Jefe Oficina Planeación de la
entidad
2 Diseñar el mecanismo de interoperabilidad
x x
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área
Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la
entidad
3
Elaborar el plan de acción específico para cada
modelo de interoperabilidad que se acoja
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área
Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la
entidad
4 Elaborar y suscribir convenios
Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite
con apoyo de la Secretaría General de la entidad y Oficina
Jurídica
5 Implementar el esquema o modelo de interoperabilidad
Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de: Área
Técnica responsable del trámite, Oficina de Planeación de la
entidad y Oficina de Servicio al Ciudadano
6 Comunicar y lanzar el servicio bajo el nuevo
modelo
Jefe Oficina de Comunicaciones de la entidad con apoyo de
Oficina de Servicio al Ciudadano
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO ALTO
MEDIO
ALTO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3 No. de requisitos
documentales exigidos antes de la intervención
vs. No. de requisitos documentales
sustituidos por medios de intercambio de
información
No. de convenios o acuerdos suscritos que se
encuentran operados por la entidad para el intercambio de información antes de la
intervención vs. No. de convenios o acuerdos
suscritos para el intercambio de información que se encuentran operados
después de la intervención
No. de entidades con las que se interopera antes de la intervención vs. No. de
entidades con las que se interopera después de la
intervención
ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL
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Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-3 Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN
E28-4 Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 Establecer cambios operativos, técnicos, regulatorios o tecnológicos adoptados con posterioridad al cierre del estudio diagnóstico que impacten el diseño integral del mecanismo de interoperabilidad; en función de ello integrarlos al estudio y dimensionar los efectos de éstos en el comportamiento del trámite o servicio a nivel intrainstitucional, interinstitucional y de cara al ciudadano.
2 Desplegar actividades tendientes a reconocer el mapa de interoperabilidad y realizar mesas técnicas con las áreas involucradas de la entidad y las contrapartes correspondientes de cada entidad con la que se interoperará, con el fin de fijar conjuntamente los lineamientos que integralmente debe reunir el modelo tecnológico de interoperabilidad. A partir de ello, reconocer las alternativas posibles para lograr la interoperabilidad plena y la eliminación de exigencias documentales al ciudadano con cada entidad, seleccionar interinstitucionalmente aquella que brinde las mejores condiciones en términos de eficiencia, calidad, seguridad y diseñar conjuntamente con la entidad que interoperará, el modelo específico correspondiente; posteriormente, someterlo a validación y retroalimentación de las áreas técnicas involucradas de las entidades.
3 Elaborar en conjunto con las áreas intrainstitucionales y las de cada entidad contraparte, el plan de acción que en específico se requiere para implementar el modelo de interoperabilidad acogido, con señalamiento de necesidades técnicas, tecnológicas y jurídicas; actividades, tiempos, responsables: recursos a invertir y productos; y someterlo a la validación, retroalimentación y aprobación de las áreas involucradas y de los responsables de la toma de decisión al interior de la entidad.
4 Con el fin de garantizar la implementación del modelo de interoperabilidad, su funcionalidad y sostenibilidad, acoger modelos de convenios que integren las obligaciones, responsabilidades, inversiones, recursos, control, mecanismos de seguimiento y monitoreo de la implementación y en general, las condiciones que cumplirán las entidades en el marco del proceso para asegurar la implementación y la funcionalidad adecuada y permanente del mecanismo. Estos convenios pueden obedecer a un prototipo y/o integrar particularidades propias que surjan del modelo de interoperabilidad particular con una o varias entidades, pero en todo caso, se sugiere que de ellos haga parte integral el plan de acción específico diseñado, validado y aprobado por las entidades involucradas en la interoperabilidad.
5 Ejecutar el plan de acción específico bajo la previsión de garantizar la adecuada documentación del mismo; el desarrollo de los casos de uso que sustenten la interoperabilidad, el diseño y suscripción de los acuerdos de niveles de servicio interinstitucionales; el control y monitoreo conjunto por parte de los líderes del proyecto al interior de cada entidad. De manera que con todos ellos, se asegure el pilotaje y prueba de las soluciones de interoperabilidad antes de lanzar los servicios al aire y se eliminen riesgos que afecten la prestación adecuada del servicio de cara al ciudadano. Esta fase incluye la obligación de ajustar y actualizar en forma previa el SUIT, así como haber desarrollado los instrumentos jurídicos y los ajustes regulatorios, administrativos y técnicos requeridos para la funcionalidad del esquema o modelo de interoperabilidad, y desplegado las capacitaciones internas y externas para asegurar el adecuado entendimiento y apropiación de los objetivos pretendidos con la intervención, y con ello garantizar plenamente la accesibilidad y legalidad del trámite en los distintos canales dispuestos por la entidad para su prestación.
6 Diseñar y acoger el plan o estrategia interinstitucional que se desplegará para asegurar al ciudadano el conocimiento de los cambios que en materia de servicio reporta la implementación de la interoperabilidad, de forma tal que éste, como agente externo, una vez se lance el nuevo modelo ajustado, pueda hacer exigible la plena operación del mismo y conozca de antemano aquellos requisitos que, por virtud de ello ya no debe acreditar documentalmente, y cuáles de ellos mantienen esta condición por encontrarse exclusivamente en su resorte y no reposar en ninguna entidad de la Administración Pública.
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NORMATIVO
Acción Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos
ID NOR-3
Descripción
Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico y/o incurre en prohibiciones constitucionales o legales, que impiden por una u otra vía, exigir requisitos y/o acreditaciones documentales como carga probatoria en cabeza del ciudadano y/o cobrar tarifas por el trámite, procedimientos, servicio o programa.
Líder
Categoría
Duración total Director Área Responsable
del Trámite
NORMATIVO
6 Meses
Justificación
El plan de acción se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos, fotocopias, certificaciones o constancias para comprobar hechos, circunstancias o informaciones que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas, así como la exigencia de pago de tarifa sin adecuado sustento normativo.
Cronograma (Meses) ID Tarea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable
1 Revisar y actualizar el
diagnóstico regulatorio x
Abogado de apoyo al área responsable del
trámite
2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria
x x x x
Jefe de Área responsable del
Trámite
3 Validar la reforma o intervención regulatoria
x x
Jefe Oficina de Planeación de la
entidad o su delegado para el asunto
4 Socializar interna y/o
externa de la reforma o intervención
x x
Jefe de Servicio al Ciudadano de la
entidad o su delegado para el asunto
5 Expedir la reforma regulatoria
x
Director Área responsable del
trámite
Riesgo
Esfuerzo
Inversión
Tiempo BAJO ALTO
BAJO
ALTO
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
No. de acreditaciones documentales exigidas actualmente por trámite
vs. No. de acreditaciones eliminadas y/o sustituidas por
mecanismos de intercambio de
información intra o interinstitucional
No. de programas o servicios que no tipifican como trámite y que cuentan
con cobro vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del
cobro
No. de convenios suscritos para intercambio de información y eliminación de acreditaciones
documentales en los trámites vs.
número de convenios en
operación de los suscritos
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Trámites que aplica
E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-3 Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN
E28-4 Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN
Descripción de tareas
1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.
2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, y iv) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para foralizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.
3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y a la eliminación de los requisitos documentales.
4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.
5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.
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5 CONCLUSIONES
A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una
valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede
usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las
características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos
procesos de la misma.
Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados
En cuanto a la parte normativa, los solicitantes deben aportar fotocopia de su documento de identificación
y fotocopias de identidad de miembros de su núcleo familiar, respecto de quienes se realiza alguna
solicitud. Si el solicitante actúa mediante apoderado, debe aportar fotocopia de éste y poder autenticado
ante notaria. Tales exigencias presentan tres inconvenientes:
- No tiene una justificación legal pues no existe una norma que exija expresamente fotocopias
mencionadas; por tanto, se desconoce la prohibición legal de establecer exigencias documentales o
actuaciones que no se encuentren en una norma con fuerza de ley y se incurre en la prohibición
establecida para tal exigencia en las normas de carácter transversal.
3 9
❶ Básico
❶ Presencia
❸ Sencillo
❸ Adecuada
❶ Inadecuada
❸ Adecuada
Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo
Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del
La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo
La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la intidad
La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción
El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso
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- La verificación de la identidad bastaría con la presentación del respectivo documento de identidad en la
ventanilla o la indicación del número de documento en la página web sisben.gov.co.
- Se desconoce el deber legal de interoperabilidad entre las entidades públicas porque la Entidad no
acude a la base de datos de la Registraduría Nacional para verificar la identidad de los solicitantes. - Por
medio del Documento técnico Guía de uso del SIBEN III, el cual no está respaldado en una norma de
carácter legal, el Departamento Nacional de Planeación exige documentos como los mencionados en el
numeral 2.1, sin embargo tal acto administrativo no es oponible a la ciudadanía. Ello reitera la
inobservancia de los numerales 3 y 5 de la Ley 1437 de 2011, los cuales prohíben la exigencia de
documentos que no se consagren en una norma de carácter legal (Artículo 6 del Decreto Ley 019 de
2012, Artículo 13 del Decreto ley 2150 de 1995, numerales 3 y 5 de la Ley 1437 de 2011).
- Los trámites relacionados con el SISBÉN no están integrados al SUIT, desbordan los plazos
establecidos por las normas generales aplicables que por remisión expresa del artículo 34 de la Ley 1437
de 2011 resultan ser las contenidas para el derecho fundamental de petición, no se indica el plazo en el
que se informara o dará salida formal al trámite. De igual manera, es un trámite que debe adelantarse de
manera presencial, lo que desconoce lo dispuesto por el citado artículo 53 de la Ley 14 37 de 2011 en el
sentido de ampliar los canales para la interacción ciudadana.
Finalmente, se observa que los trámites del Sisbén pueden ser optimizados bajo la formulación de un
modelo estandarizado a nivel nacional que aplica no solo a las entidades analizadas sino a las restantes
del país que lo llevan a cabo, de manera que sobre este aspecto cabe señalar la necesidad de abordar
tal estandarización conforme a la competencia de unificación de los trámites que le encarga el Decreto
Ley 019 de 2012 al Departamento Administrativo de la Función Pública.