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INTRODUCCIN

Cuando se disean formularios es esencial seguir un proceso que atravs de sus diferentes pasos nos gue en la construccin de sistemas usables

y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de anlisis que nosayude a determinar lo que necesitamos y cuales son los medios que seutilizarn para lograr nuestros objetivos.

Conociendo bsicamente cual es el objetivo del formulario, a quin estdirigido y cmo quieren que se les devuelva la informacin, tendremos unpanorama acerca del diseo funcional del formulario, los campos necesarios,la programacin a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de lainformacin a los encargados de recopilarla y analizarla.

Este documento establece el concepto de formularios, designando susobjetivos, fase del diseo y consideraciones para la elaboracin de losformularios, su sistema de control y la relacin de los mismos con losmanuales.

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FORMULARIOS

En la actualidad, la mayora de las labores realizadas por el hombre, seemplean los formularios, stos son documento impreso que contiene

informacin estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para sercomplementada con informacin "variable" segn cada aplicacin y parasatisfacer un objetivo especfico. Puede considerarse tambin como uninstrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin parasimplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn eltipo de informacin y el grado de dificultad para su llenado, puedeacompaarse de un instructivo.

En la Administracin Pblica los formularios son modelos bsicos decomunicacin que, con ligeras variantes, un interesado utilizar para reclamar,solicitar, denunciar o como sustituto de algn impreso. Tambin es til paraentregar adjunta documentacin o informacin a la Administracin.

PARTES DELFORMULARIOS

y Extremo superior o cabeza:Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin

del organismo, ttulo o denominacin de la forma y otros. Representa laintroduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo delformulario.

y Cuerpo del formulario:Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que

generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con lainformacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Seanalizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin siguiendo unasecuencia lgica de colocacin.

y Extremo inferior o pie:Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas ysellos para aprobar o conformar la informacin registrada en el cuerpo del

mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro

y Objetivo:Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios

para alcanzar un fin.

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Partes de un instructivo

Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cualagiliza la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguajeclaro y preciso.

El instructivo esta divido en: Caractersticas de impresin:

Titulo del formulario Objetivos (razn de la

situacin)

Generalidades Modo de llenado (maquina

o a mano)

Medio de obtencin

Tiempo estimado

Nmero de copias Papel (color, marca y base del original y copias) Tinta, color de tinta. Mrgenes (lado y ancho para archivar) Indicar si lleva perforaciones. Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas) Juego (desglosables o sueltos) Encolados Indicar lado Lomo abierto o cubierto Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u

otro

Instrucciones de cmo llenar los espacios enblanco.

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO

A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin deformularios.

Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico delos originales que despus se pasa a una placa metlica, lacual imprime por medio de una prensa. Cada lmina soportahasta 300 mil impresiones.

Mimegrafo Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina,impresora o a mano, permite reproducir de 100 a 500ejemplares.

Linotipo Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos ytamaos distintos hasta completar textos para su impresin.

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Fotograbado Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace unnegativo, que es revelado por la accin de la luz y tintasespeciales y despus queda grabado en una placa metlicaplana.

Rotograbado Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se empleanrodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresinsupera el milln de ejemplares.

A maquina Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina deescribir elctrica o mecnica.

Computadora Implica el desarrollo de programas especficos o el uso desoftware especializado, puede usarse como modelo decualquier alternativa de presentacin, ya sea por medio deimpresin en papel o en discos pticos, disketes o cintas.

PROCESO DE CONTROL DE FORMULARIOS

Tcnicas de control de procesos se aplican extensamente en muchasaplicaciones en la industria y la vida diaria en humanos. Proceso de Sistemas deControl se forman como los siguientes tipos: el control de procesos discretos,control de procesos por lotes y el control de proceso continuo. A continuacin sepresentan los detalles de estas formas.

1. Control de procesos discretos.Esta forma de control del proceso se encuentra en la fabricacin de muchosde movimiento y aplicaciones de embalaje, montaje de robtica, como la que se

encuentra en la produccin de automviles, se puede caracterizar como control deprocesos discretos. Y de fabricacin ms discretos implica la produccin de piezasdiscretas de producto, tales como el metal estampado.

2. Control de procesos por lotes.Algunas aplicaciones requieren que las cantidades especficas de las

materias primas se combinan de manera especfica para las duraciones particular,para producir un resultado intermedio o final. Un ejemplo de estas aplicaciones esla produccin de adhesivos y pegamentos, que generalmente requieren la mezclade materias primas en un recipiente calentado por un perodo de tiempo paraformar una cantidad de producto final. Otros ejemplos importantes de este tiposon la produccin de alimentos, bebidas y medicamentos, procesos por lotes seutilizan generalmente para producir una cantidad relativamente baja a intermediade producto por ao (unos kilos a millones de libras). Control de lotes de procesoson ampliamente utilizados aqu.

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3. EL control del proceso continuo.Muy a menudo, un sistema fsico se representa bien las variables que son

suaves y sin interrupciones en el tiempo. Por ejemplo, el control de la temperaturadel agua en una camisa de calentamiento, es un ejemplo de control de proceso

continuo. Algunos procesos continuos importantes son la produccin decombustibles, productos qumicos y plsticos. Los procesos continuos, en lafabricacin, se utilizan para producir grandes cantidades de producto por ao(millones de millones de libras). En estas zonas, control de proceso continuo esnecesario.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular lasoperaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se

detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma mseficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control.

Eliminar formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidarformularios que se complementen, redisear formularios para aumentar laeficiencia y disminuir lo errores.Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a losusuarios.

Trabajar en coordinacin con el departamento de compras para evitar laadquisicin de formularios no autorizados.Revisar muestras de los formularios antes de su impresin final a fin delograr del impresor lo que se quiere.

Nivel de organizacin.

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente altodentro de la organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para larevisin, coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar

en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quiendecide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datosnecesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de unprograma de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores

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que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas yprocedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcinque efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

El ndice Funcional

Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formulariosagrupados de acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es parauso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Losformularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados paradeterminar cul puede ser eliminado y cul puede ser ms ampliamente usado.Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propsitos deacordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.

Pasos para elaborar el ndice funcional

Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar losformularios por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones de esostemas, y codificar por temas, agrupar por funcin, codificar por funcin, prepararcarpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la informacindel nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice funcional que lecorresponde.

RELACIN ENTRE FORMULARIOS Y MANUALES

Los formularios son una pieza de papel que contiene datos y espacios en

blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacinsegn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como uninstrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar yfacilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprimeinformacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacinvariable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o enblanco para rellenarlos posteriormente

Los formularios pueden contribuir a la eficiencia, ahorrando tiempo a lasoperaciones, si son bien diseados, con objetivos y usuarios concretos y en

cantidad razonable. Lo contrario induce al papeleo y a la ineficiencia.

Los manuales, por su parte, deben reunir informacin actual y autorizadasobre determinados procesos o normas. Su existencia contribuye a democratizar lainformacin tcnica y operacional horizontal, disminuir el error y favorecer laconfianza y la eficiencia. Su ausencia induce a lo contrario.

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Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en

forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y

orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de

desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos

trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han

ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funcionesprocedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza

como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene

informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los

objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que seande mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.

Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de

decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la

orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades

administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo

o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar

los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las

actividades que se le han encomendado.

Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada

empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se

elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos

de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado

nicamente por las exigencias de la administracin.

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CONCLUSIN

Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportarinformacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientosadministrativos

En la construccin del un formulario no hay ninguna ciencia oculta,simplemente como todo, se trata de sentido comn, los formularios deben serfcilmente completados por los usuarios

Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no sonfuncionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se lesda, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en elcual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en losprocedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra

parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se puedellegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y control deformularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una adecuadasinterizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias que laconforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y almacenamiento delos formularios, as como su procesamiento y circulacin.

Por otra parte, los manuales administrativos son documentos que sirvencomo medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitiren forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin. Sus objetivosson: instruir al personal, precisar las funciones y relaciones de cada unidad

administrativa, servir como medio de integracin y orientacin al personal denuevo ingresos, aumenta la eficiencia de los empleados, ayuda a la coordinacinde actividades y evitar duplicidades, permite conocer el funcionamiento interno

Unas de sus ventajas es lograr y mantener un slido plan de organizacin,facilitar el estudio de los problemas de organizacin y determinar laresponsabilidad de cada puesto, entre otros. Son instrumentos tiles en lacapacitacin del personal. Por otro lado, sus desventajas, su deficiente elaboracinprovoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo deproduccin y actualizacin puede ser alto, si no se actualiza peridicamente,

pierde efectividad. Existe el temor de que pueda conducir a una estrictareglamentacin y rigidez.

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BIBLIOGRAFA

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y www.webtaller.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.phpy www.inverter-china.com/blog-es/articles/Process-Control/the-forms-of-

process-control-systems.html