Post on 28-Jul-2016
description
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 1
“Dirección Regional de
Agricultura de Junín”
DOCENTE:
DAVY DARIO VELI ROJAS
ALUMNAS:
- Aguilar Andrade Lizeth Carol
- Ninamango Mayta María Luisa
- Rivera Zuñiga Frezia Milagros
- Palomino Ricaldi Fiorella del Pilar - Vargas Oré Beatriz Jhossym
SISTEMAS DE
INFORMACION GERENCIAL
21 / 04 / 16
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 2
ÍNDICE CARATULA
I. La Empresa
1.1 Datos generales 3
1.2 Visión, misión, valores 4
1.3 Productos y/o servicios que ofrece 5
1.4 Ventaja Competitiva 6
II. Proceso de negocio
2.1 Descripción de los 4 procesos 6
2.2 Proceso desarrollado, descripción y justificación 1 4
2.3 Descripción de actividades del proceso seleccionado 1 5
2.4 Uso de tecnologías de Información 1 6
III Reingeniería del proceso de negocio
3.1 Descripción y nuevo modelo de propuesta seleccionado 1 7
3.2 Descripción de actividades que desarrollan el proceso propuesto 1 7
3.3 Ventajas y Desventajas de la propuesta 1 9
3.4 Implementación de nuevas tecnologías de información y comunicación 1 9
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
ANEXOS
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 3
DIRECCION REGIONAL DE
AGRICULTURA
I. LA EMPRESA
A. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
La Dirección Regional de Agricultura, es un órgano de línea desconcentrado
del Gobierno Regional de Junín, con dependencia funcional y
administrativa de la Gerencia Regional de Desarrollo Económico.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 4
B. MISION, VISION Y VALORES
Promover el desarrollo integral y sostenible del agro regional, la
competitividad de los productores, la agroexportación de productos con
valor agregado, la inversión pública y privada, la generación de empleo
y la seguridad alimentaria en el contexto de una gestión transparente y
participativa.
Institución competitiva para promover el cambio económico y social de
la población rural en el contexto de una región integrada con
productores agroexportadores con valor agregado y sostenibilidad
ambiental garantizando la seguridad alimentaria nutricional.
RESPONSABILIDAD: Cumplir con los deberes y
obligaciones como agente del Sector Agrario
HONESTIDAD: Transparencia
SOLIDARIDAD: Capacidad de actuación de forma
integrada por parte de los agentes o actores del sector
agrario en la región. Compartir beneficios y riesgos
MISIÓN
VISIÓN
VALORES
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 5
C. PRODUCTOS Y SEVICIOS La Dirección Regional de Agricultura se divide en 4 áreas:
1. DIRECCION DE ESTADISTICA AGRARIA
Efectuar directamente o mediante terceros las encuestas,
estudios de casos u otros métodos de investigación para la
obtención de información. Asimismo, participar en los censos y
encuestas de carácter sectorial en coordinación con el INEI.
Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual aprobado para la
actividad estadística agraria regional, en concordancia con los
planes operativos del órgano competente MINAG.
Participar en elaboración de estudios e investigaciones que
determinen el impacto de las variables y políticas macro
económicas y sectoriales, asi como de las tendencias
económicas, tecnológicas, sociales y ambientales en el
desempeño del Sector Agrario.
2. DIRECCION DE GESTION FORESTAL
Proponer y ejecutar políticas públicas, estrategias y planes
regionales sobre el manejo y aprovechamiento sostenible de los
recursos naturales renovables, la conservación de la diversidad
biológica silvestre y la gestión sostenible del medio ambiente rural
en concordancia con la normatividad vigente, estableciendo
alianzas estratégicas con el conjunto de actores sociales y
económicos involucrados.
3. DIRECCION DE TITULACION DE TIERRAS
Conducir y administrar el proceso de saneamiento físico-legal de
predios rústicos individuales, y del territorio de las comunidades
campesinas y nativas con la participación de los actores
involucrados, incluyendo la inscripción en los Registros Públicos y
entrega de títulos a los beneficiarios. Así mismo, ejecuta el
proceso de actualización catastral. Es la instancia de
coordinación con los sectores involucrados.
4. DIRECCION DE COMPETITIVIDAD
Facilitar a los productores organizados a nivel regional la
convocatoria y concertación de servicios de organismos
públicos, organismos no gubernamentales y empresas privadas
con la finalidad de propiciar la competitividad de sus actividades
económicas en términos de sostenibilidad económica, social y
ambiental.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 6
D. VENTAJA COMPETITIVA
o Desarrollamos promoción agraria: Producción agrícola, pecuaria,
forestal y cadenas productivas.
o Brindamos servicios agrarios: Extensión agraria, investigación
agraria, Información agraria y crédito agrario.
o Promovemos r el aprovechamiento sostenible de los Recursos
Naturales, medio ambiente en las cuencas hidrográficas
II. PROCESO DE NEGOCIOS
A. DESCRIPCIÓN TEXTUAL DE 4 PROCESOS DE NEGOCIO
CON SU RESPECTIVO MODELADO DE BPMN
1. PROCESO: Elaboración del Plan Anual de adquisiciones y
contrataciones
El jefe de logística solicita al área de Dependencias remitir proyección
de cuadro de necesidades, el responsable de dependencias remite
proyección de cuadro de necesidades al Jefe de logística el cual
recepciona el cuadro de necesidades y deriva al especialista en
programación para que evalúe el cuadro de necesidades remitidos por
la dependencia de la DRA, consolide el cuadro de necesidades,
verifique los techos presupuestales y proyecte gastos en bienes y
servicios.
Luego el Jefe de logística se encarga de solicitar el certificado de
crédito presupuestal al especialista en presupuesto el cual evalúa la
solicitud para certificado presupuestal y el director de planificación
emite certificado de crédito presupuestal que llega al especialista en
programación el cual proyecta el plan anual de adquisiciones y
contrataciones. Después el jefe de logística solicita proyectar resolución
directoral al director regional, el cual aprueba solicitud y dispone
proyección de resolución directoral para que el asesor legal proyecte
la resolución para aprobación, para que luego las áreas de logística,
asesoría y planificación realicen la validación de resolución directoral.
Luego de ello el director regional con la validación antes hecha
aprueba resolución directoral con su firma, el cual es recibido por el jefe
de logística quien recepciona resolución directoral y manda a los
especialistas en programación a publicar el plan anual de adquisiciones
y contrataciones.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 7
FLUJOGRAMA: Elaboración del Plan Anual de adquisiciones y
contrataciones
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 8
2. PROCESO: Adquisición de bienes y servicios con proceso
de selección
Para la adquisición de bienes y servicios con proceso de selección primero
se remite un informe expediente para la adquisición de los bienes y servicios
hacia la dependencia de la dirección regional de agricultura de
Huancayo (DRAH) esto tiene un tiempo de duración de 10 minutos.
Después la DRAH recepciona y deriva a una unidad competente
(logística)con una duración de 10 minutos, la unidad de logística evalúa y
revisa el expediente donde verifica el cumplimiento de los requisitos esto
tiene un tiempo de duración de 30 minutos, la misma unidad verifica la
certificación presupuestal, el plan operativo y su incorporación en el PAAC,
la unidad de logística verifica y registra el requerimiento esto tiene una
duración de 10 minutos, además luego de realizar esta tarea la Unidad de
logística emite informe y solicita autorización para realizar la convocatoria
la misma que demora 10 minutos, la dirección regional agraria aprueba la
convocatoria para proceso de selección y dispone la emisión de resolución
de aprobación en la cual esto tiempo de duración de 480 minutos, el asesor
legal tiende a proyectar la resolución de aprobación para la convocatoria
al proceso de selección con una duración de 960 minutos, además este
mismo ente se encarga de la visación como resolución, por otro lado la
DRAH aprueba esta resolución en un lapso de 480 minutos, la unidad de
logística elabora las bases del proceso de selección con una duración de
1440 minutos, la misma que publica el proceso de selección dentro de los
480 minutos, además de ello verifica la inscripción de postores de selección
es decir el cumplimiento de requisitos(480 minutos), mientras que el comité
especial recepciona y apertura sobres de postores al proceso de
selección(140 minutos), también evalúa los expedientes de postores (140
minutos), además de otorgar la buena PRO, el comité especial también es
el encargado de recepcionar y evaluar las impugnaciones (240 minutos),
como también realiza el consentimiento de la buena PRO( 2400 minutos),
la unidad de logística formula el contrato y el orden de copra o servicio,
según corresponda, tanto logística como asesoría y administración realizan
la visación del contrato (480 minutos), por lo que la DRAH valida el contrato,
finalmente la unidad de logística notifica y entrega el contrato y orden de
compra o servicio a postor ganador.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 9
FLUJOGRAMA: Adquisición de bienes y servicios con proceso de
selección
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 10
3. PROCESO: Adquisición de bienes o servicios por
invitación directa
Este proceso inicia cuando un responsable de Dependencias
remite un expediente para la adquisición de bienes y/o servicios.
Una vez que se registra su solicitud, el jefe de logística recepciona
el expediente y lo deriva para una revisión. El responsable de
programación, evalúa el expediente y verifica disponibilidad
presupuestal. El jefe de logística, registra el expediente y lo deriva
para cotizaciones. El responsable de adquisiones recepciona el
expediente, genera proformas y cotiza los proveedores, después
evalúa las proformas cotizadas haciendo cuadros comparativos
de precios y otorga V “B” a proforma ganadora. Luego, el jefe de
logística revisa el expediente otorgando el v”B” a proforma
ganadora y cuadro comparativo, por ultimo remite el expediente
para elaboración de orden de compra o servicio. El responsable
de elaboración de órdenes elabora orden de compra o servicio y
anexa expediente, luego el jefe de logística deriva el expediente
para revisión de control previo. El responsable de control previo,
revisa y evalúa el expediente, y después otorga v”B” en la orden
de compra o servicio y deriva para firmes necesarias en orden. El
área de logística y área usuario, validan la orden de compra o
servicio. El responsable de almacén y el resp. De servicios auxiliares
archiva y notifica a proveedores y área usuaria. Luego,
recepcionan los bienes y/o servicios y los comprobantes de pago
del proveedor. Elaboran pecosa y/o acata de conformidad. El
departamento de DRAH, ALMACEN, SERV AUXILIARES otorga la
conformidad en acta. La dirección regional y administración
otorga v”B” en acta de conformidad. Por último el jefe de
logística, remite expediente para pago por adquisición del bien
y/o servicio.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 11
FLUJOGRAMA: Adquisición de bienes y servicios por invitación
directa.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 12
4. PROCESO: Subsidio por fallecimiento y gastos de sepelio
La persona interesada elabora la solicitud y la presenta en el
gobierno regional, La secretaria recepciona y registra la solicitud, el
jefe de personal da proveido al encargado de escalafón, el
responsable de escalafón evalúa la solicitud y expediente de parte;
elabora el informe técnico y remite para aprobación, el jefe de
personal revisa y evalúa el informe técnico, el jefe de personal
provee documento al responsable de remuneración y dispone
emisión por resolución ; el responsable de remuneración proyecta la
resolución y remite para aprobación además elabora planilla y
remite para evaluación, el jefe de personal aprueba resolución
proyectada y firma planilla y remite la resolución a asesoría legal
para revisión, asesoría legal revisa y evalúa la resolución , se da
visacion de resolución por parte del área legal , el director de
administración valida la resolución( mediante una firma) y remite a
la unidad competente, la secretaria archiva, modifica y entrega la
resolución al interesado, el jefe de personal estructura el expediente
y remite a control previo para evaluación, el responsable de control
previo recepciona y evalúa el expediente, el responsable de control
previo validación del expediente y remite a tesorería para
afectación presupuestal , el responsable de tesorería ingresa el
expediente en el siaf , compromete, devenga y realiza el giro , el
responsable de tesorería entrega carta orden al banco de la nación.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 14
B. ESCOGER UN PROCESO ANTES DESARROLLADO, DESCRIBIR LA
JUSTIFICACIÓN DEL PORQUE ESCOGEN ESTE PROCESO Y CUÁNTO
TIEMPO DEMORA EN DESARROLLARSE ESTE PROCESO.
Escogimos el segundo proceso antes desarrollado
PROCESO: “Adquisición de bienes y servicios con proceso de selección”
debido a que:
Existen actividades que demandan mucho tiempo, haciendo más
largo el proceso de espera, incluyendo actividades con costos
innecesarios.
Para poder optimizar recursos y procesos
Alcanzar la productividad de este proceso para lograr potenciar
nuestra ventaja competitiva.
Este proceso tiene un tiempo de demora de: 10420 minutos
C. DESCRIBIR LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAN LOS ACTORES
QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO SELECCIONADO
En la hoja siguiente se observara el cuadro para su mejor visualización
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 15
PROCESO: “ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON PROCESO DE SELECCIÓN”
N° SECUENCIA DE PASOS (INICIO/FIN) PERSONAL ORGANO/UNIDAD
ORGANICA ACCION EJECUTADA
TIEMPO
(MINUT
OS)
MATERIALES O EQUIPOS UTILIZADOS
CONTROL Y REGISTRO
DE LA ACCION
EJECUTADA
1 REMITE INFORME Y EXPEDIENTE PARA ADQUISICION DE BIENES Y /O
SERVICIOS RESP DEPENDENCIAS ORAH DEPENDENCIAS DE LA DRAH
REMITE EXPEDIENTE PARA
PROCESO 10
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
2 RECPECIONA Y DERIVA A UNIDAD COMPETENTE DIRECTOR REGIONAL DIRECCION REGIONAL
AGRARIA RECEPCIONA Y DERIVA 10
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA CUADERNO DE REGISTROS
3 EVALUA Y REVISA EXPECIENTE( VERIFICA CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS) JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA EVALUA Y REVISA 30
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
4 VERIFICA CERTIFICACION PRESUPUESTAL, PLAN OPERATIVO Y SU
INCORPORACION EN EL PAAC JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA VERIFICA LA DISPONIBILIDAD 30
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
5 VERIFICA Y REGISTRA REQURIMIENTO JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA REGISTRA REQUERIMIENTO 10 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
6 EMITE INFORME Y SOLICITA AUTORIZACION PARA REALIZAR
CONVOCATORIA JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA SOLICITA AUTORIZACION 10
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
7 APRUEBA CONVOCATORIA PARA PROCESO DE SELECCIÓN Y
DISPONE EMISION DE RESOLUCION DE APROBACION DIRECTOR REGIONAL
DIRECCION REGIONAL
AGRARIA
APRUEBA Y DERIVA PARA
RESOLUCION 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
8 PROYECTA RESOUCION DE APROBACION PARA CONVOCATORIA
A PROCESO DE SELECCIÓN ASESOR LEGAL ASESORIA LEGAL ELABORA RESOLUCION 960
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
9 VISACION (VB LOGISTICA, ASESORIA, ADMINISTACION) VARIOS DIRECCION REGIONAL
AGRARIA V B EN RESOLUCION 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
10 APRUEBA RESOLUCION (FIRMA DE DIRECTOR REGIONLA) REMITE A
UNIDAD COMPETENTE DIRECTOR REGIONAL UNIDAD LOGISTICA FIRMA DE RESOLUCION 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
11 ELABORA LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN ESPECIALISTA PROCESOS UNIDAD LOGISTICA ELABORA BASES PARA PROCESO 1440 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
12 PUBLICA EL PROCESO DE SELECCIÓN ESPECIALISTA PROCESOS UNIDAD LOGISTICA PUBLICA PROCESO DE
SELECCIÓN 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
13 VERIFICA LA INSCIRPCION DE POSTORES AL PROCESO DE
SELECCIÓN (CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS) ESPECIALISTA PROCESOS COMITÉ ESPECIAL VERIFICA LAS INSCRIPCIONES 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
14 RECEPCIONA Y APERTURA SOBRE DE POSTORES AL PROCESO DE
SELECCIÓN COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL
RECEPCIONAN Y APERTURAN
SOBRES 240
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA CUADERNO DE REGISTROS
15 EVALUA EXPECIENTES DE POSTORES COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL EVALUAN EXO DE POSTORES 240 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
16 OTORLA LA BUENA PRO COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL OTORGAN BUENA PRO 480 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
17 RECEPCIONA Y EVALUA IMPUGNACIONES COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL RECEPCIONAN
IMPUGNACIONES 240
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA CUADERNO DE REGISTROS
18 REALIZA CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO COMITÉ ESPECIAL UNIDAD LOGISTICA CONSIENTEN LA BUENA PRO 2400 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
19 FORMULA CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA O SERVICIO, SEGÚN
CORRESPONDA ESPECIALISTA PROCESOS
LOGISTICA,ASESORIA,
ADMINISTRACION ELABORAN CONTRATO Y O CU 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
20 VISACION DE CONTRATO (VB DE ADMISITRACION, LOGISTICA,
ASESORIA) VARIOS
DIRECCION REGIONAL
AGRARIA V B EN CONTRATO 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
21 VALIDACION CONTRATO (FIRMA DE DIRECTOR REGINSAL ) Y
REMITE A UNIDAD COMPETENTE DIRECTOR REGIONAL UNIDAD LOGISTICA FORMA EN CONTRATO 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA DOCUMENTO
22 NOTIFICA Y ENTREGA CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA O
SERVICIO A POSTOR GANADOR JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA
NOTIFICA CONTRATO A
GANADOR 480
MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE
OFICINA CUADERNO DE REGISTROS
TOTAL DE MINUTOS 10420
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 16
D. ¿QUÉ TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES UTILIZA ACTUALMENTE ESTE PROCESO?
No utiliza ningún sistema de información, ya que solo utiliza e sistema
operativo (OAS)
III. REINGENIERIA DEL PROCESO DE NEGOCIO (TO-BE)
A. DESCRIBIR Y MODELAR LA PROPUESTA DE PROCESO
SELECCIONADO
PROCESO PROPUESTO: “ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON
PROCESO DE SELECCIÓN”
Para la adquisición de bienes y servicios con proceso de selección primero se remite
un informe expediente para la adquisición de los bienes y servicios de la
dependencia de la Dirección Regional de Agricultura Huancayo (DRAH) esto tiene
un tiempo de duración de 10 minutos. Después la DRAH recepciona y deriva a
unidad competente con una duración de 5 minutos, la unidad de logística evalúa
y revisa el expediente donde verifica el cumplimento de los requisitos esto tiene una
duración de 30 minutos, la misma unidad verifica la certificación presupuestal, el
plan operativo y su incorporación en el PAAC, la unidad logística verifica y registra
el requerimiento esto tiene una duración de 10 minutos, además luego de realizar
esta tarea la unidad de logística emite informe y solicita autorización para realizar
la convocatoria las misma que demora 10 minutos, la DRAH aprueba la
convocatoria por proceso de selección y dispone la emisión de resolución de
aprobación para la convocatoria al proceso de selección con una duración de
270 minutos, además este mismo ente se encarga de la visacion como resolución,
por otro lado la DRAH aprueba esta resolución en el lapso de 270 minutos, la unidad
de logística elabora las bases del proceso de selección, la misma que publica el
proceso de selección haciendo uso de sistema SEACE , además de ello verifica la
inscripción de postores de selección es decir el cumplimiento de los 240 minutos,
mientras que el comité especial recepciona y apertura sobres de postores al
proceso de selección, también evalúa los expedientes de los postores , además de
otorgar la buena PRO y realiza el consentimiento de la buena PRO la unidad
logística formula el contrato y el orden de compra y servicio, según corresponda,
tanto logística como asesoría y administración realizan la visacion del contrato(480
minutos), por lo que la DRAH valida el contrato, finalmente la unidad logística
notifica y entrega el contrato y orden de compra o servicio a postor ganador
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 17
B. DESCRIBIR LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAN LOS ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL
PROCESO PROPUESTO
FLUJOGRAMA PROPUESTO: “Adquisición de bienes y servicios
con proceso de selección”
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 18
N° SECUENCIA DE PASOS (INICIO/FIN) PERSONAL ORGANO/UNIDAD ORGANICA ACCION EJECUTADA TIEMPO
(MINUTOS)
MATERIALES O EQUIPOS
UTILIZADOS
CONTROL Y REGISTRO
DE LA ACCION
EJECUTADA
1 REMITE INFORME Y EXPEDIENTE PARA ADQUISICION DE
BIENES Y /O SERVICIOS
RESP DEPENDENCIAS
ORAH DEPENDENCIAS DE LA DRAH
REMITE EXPEDIENTE PARA
PROCESO 10
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
2 RECPECIONA Y DERIVA A UNIDAD COMPETENTE DIRECTOR
REGIONAL
DIRECCION REGIONAL
AGRARIA RECEPCIONA Y DERIVA 10
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA
CUADERNO DE
REGISTROS
3 EVALUA Y REVISA EXPECIENTE( VERIFICA
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS) JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA EVALUA Y REVISA 30
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
4
VERIFICA Y REGISTRA LA CERTIFICACION
PRESUPUESTAL DEL REQUERIMIENTO, PLAN OPERATIVO
Y SU INCORPORACION EN EL PAAC
JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA
VERIFICA Y REGISTRA LA
DISPONIBILIDAD DEL
REQUERIMIENTO
30 MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
6 EMITE INFORME Y SOLICITA AUTORIZACION PARA
REALIZAR CONVOCATORIA JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA SOLICITA AUTORIZACION 10
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
7
APRUEBA Y PROYECTA CONVOCATORIA PARA
PROCESO DE SELECCIÓN Y DISPONE EMISION DE
RESOLUCION DE APROBACION
DIRECTOR
REGIONAL
DIRECCION REGIONAL
AGRARIA
APRUEBA Y PROYECTA
RESOLUCION PARA
PROCESO DE SELECCIÓN
720 MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
9 VISACION (VB LOGISTICA, ASESORIA, ADMINISTACION) VARIOS DIRECCION REGIONAL
AGRARIA V B EN RESOLUCION 480
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
10 APRUEBA RESOLUCION (FIRMA DE DIRECTOR
REGIONLA) REMITE A UNIDAD COMPETENTE
DIRECTOR
REGIONAL UNIDAD LOGISTICA FIRMA DE RESOLUCION 480
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
11 ELABORA LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN ESPECIALISTA
PROCESOS UNIDAD LOGISTICA
ELABORA BASES PARA
PROCESO 1440
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
12 PUBLICA EL PROCESO DE SELECCIÓN ESPECIALISTA
PROCESOS UNIDAD LOGISTICA
PUBLICA PROCESO DE
SELECCIÓN 480
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
13 SOFTWARE SEACE ESPECIALISTA
PROCESOS COMITÉ ESPECIAL SOFTWARE SEACE 240
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
14 RECEPCIONA Y APERTURA SOBRE DE POSTORES AL
PROCESO DE SELECCIÓN COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL
RECEPCIONAN Y
APERTURAN SOBRES 240
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA
CUADERNO DE
REGISTROS
15 EVALUA EXPECIENTES DE POSTORES COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL EVALUAN EXO DE
POSTORES 240
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
16 OTORGA Y REALIZA EL CONSENTIMIENTO A LA BUENA
PRO COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL OTORGAN BUENA PRO 1440
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
17 RECEPCIONA Y EVALUA IMPUGNACIONES COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL RECEPCIONAN
IMPUGNACIONES 240
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA
CUADERNO DE
REGISTROS
19 FORMULA CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA O
SERVICIO, SEGÚN CORRESPONDA
ESPECIALISTA
PROCESOS
LOGISTICA,ASESORIA,
ADMINISTRACION
ELABORAN CONTRATO Y O
CU 480
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
20 VISACION DE CONTRATO (VB DE ADMISITRACION,
LOGISTICA, ASESORIA) VARIOS
DIRECCION REGIONAL
AGRARIA V B EN CONTRATO 480
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
21 VALIDACION CONTRATO (FIRMA DE DIRECTOR
REGINSAL ) Y REMITE A UNIDAD COMPETENTE
DIRECTOR
REGIONAL UNIDAD LOGISTICA FORMA EN CONTRATO 480
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO
22 NOTIFICA Y ENTREGA CONTRATO Y ORDEN DE
COMPRA O SERVICIO A POSTOR GANADOR JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA
NOTIFICA CONTRATO A
GANADOR 480
MATERIAL DE ESCRITORIO,
EQUIPOS DE OFICINA
CUADERNO DE
REGISTROS
TOTAL DE MINUTOS 8010
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 19
C. ¿QUÉ VENTAJAS Y DESVENTAJAS ENCONTRARÍAMOS AL
IMPLEMENTAR NUESTRA PROPUESTA?
VENTAJAS DESVENTAJAS
Reducir tiempo y procesos
Optimizar recursos
Reducir el impacto ambiental
a través de los procesos
virtuales, eliminando de esta
forma el uso de papel.
Lograr reducir la burocracia
Reducción de personal por
consiguiente reducción de
presupuestos de
remuneración
Seguridad de la información
(nube informática)
Costos de capacitación
Incompatibilidad de
sistemas
Incremento en el
presupuesto de la DRA
Adaptación al nuevo
sistema por parte de los
trabajadores ciberfobia
D. IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Y COMUNICACIÓN
En la actividad N°2 (RECEPCIONA Y DERIVA A UNIDAD COMPETENTE) se
controla a través de un cuaderno de registro, por lo que propones
trabajar esta actividad con un control virtual, usando un correo
electrónico para recepcionar todos los documentos.
En las actividades N°7 Y 8 (APRUEBA CONVOCATORIA PARA PROCESO DE
SELECCIÓN Y DISPONE EMISION DE RESOLUCION DE APROBACION –
PROYECTA LA RESOLUCION DE APROBACION PARA CONVOCATORIA A
PROCESO DE SELECCIÓN) Se propone utilizar un formato de resolución de
aprobación, como un documento virtual.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 20
En la actividad N°13 (VERIFICA LA INSCRIPCION DE POSTORES AL
PROCESO DE SELECCIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS) verifican la
información mediante los documentos que los postores presentan, lo
que proponemos es utilizar el SEACE Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado, donde facilita la postulación de las
empresas al enviar todo sus documentos reduciendo asi tiempo y costos.
En la actividad N°14 (RECEPCIONA Y APERTURA SOBRES DE POSTORES AL
PROCESO DE SELECCIÓN). En esta proponemos recepcionar todos los
documentos del proceso de selección de manera virtual (vía email).
La actividad N°16 y N°18 (OTORGAR LA BUENA PRO Y REALIZAR
CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO ) se propone juntar las dos
actividades en una.
Las actividades N°17 y N°22 (RECEPCIONA Y EVALUA IMPUGNACIONES –
NOTIFICA Y ENTREGA CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA O SERVICIO A
POSTOR GANADOR) se realizan mediante un cuaderno de cargos. Se
propone realizar este proceso de manera virtual mediante el correo
electrónico, recibiendo y entregando documentos virtuales.
IV. CONCLUSIONES-RECOMENDACIONES-ANEXOS
A. CONCLUSIONES
Al analizar el sistema público, concluimos que este sector es muy
burocrático ya que sus procesos toman demasiado tiempo para
derivar documentos a otras áreas.
Después de haber desarrollado la implementación de sistemas de
información tales como softwares, SEACE, métodos virtuales, entre
otros. Nos damos cuenta de la fuerte reducción del tiempo invertido
en realizar varias actividades, mejorando asi su productividad y
satisfacción de sus clientes.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 21
Hemos llegado a la conclusión que la DRA no cuenta con sistemas
de información que optimiza los procesos , basándonos ya en el
proceso escogido de "Adquisición de bienes y servicios con proceso
de selección" , vemos que no cuenta con estos sistemas y solo cuenta
con uno de nivel operativo como OAS
(sistema de automatización de oficinas) haciendo que el proceso
demande de mucho tiempo , habiendo procesos
que podrían realizarse paralelamente ,
software que automatizan procesos , para así potenciar una ventaja
competitiva para la empresa.
Se concluye que para la dirección regional de la agricultura,
implementar el sistema de información como el SEACE nos ayuda a
mejorar la comunicación y la coordinación entre las actividades y de
forma más rápida y productiva
B. RECOMENDACIONES
Los sistemas de información es una herramienta muy útil en la medida
que la empresa sepa utilizarlo, en este caso recomendamos que la
empresa actualice sus sistemas permanentemente de acuerdo a la
vanguardia de sus competidores y con la finalidad de satisfacer a sus
clientes.
El grupo recomienda implementar un plan de responsabilidad
ambiental , eliminando el uso de papel en su cuaderno de registros ,
cuaderno de cargos y otros , realizándolos de manera virtual ,
buscando así que la base de datos con la que la empresa cuente ,
se quede en la nube electrónica (Internet ) y conllevando también a
la seguridad de la información de la DRA .
Ejecutar programas de capacitación sobre la naturaleza del sistema
a implementarse (SEACE, ENTRE OTROS), YA CON ESTE sistema de
información SE trabajaría mejor si todos brindando una capacitación
constante a los trabajadores para un buen manejo de estos.
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 22
ANEXOS (MOSTRAR EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCESO SELECCIONADO Y PROPUESTO, INDICANDO LA DIFERENCIA QUE EXISTE
ENTRE AMBOS)
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 23
FLUJOGRAMA ACTUAL: “Adquisición de bienes y servicios
con proceso de selección”
UNIVERSIDAD CONTINENTAL
pág. 24
FLUJOGRAMA PROPUESTO: “Adquisición de bienes y servicios
con proceso de selección”