S.I.G. Direccion Regional de Agricultura de Junin

UNIVERSIDAD CONTINENTAL

pág. 1

“Dirección Regional de

Agricultura de Junín”

DOCENTE:

DAVY DARIO VELI ROJAS

ALUMNAS:

- Aguilar Andrade Lizeth Carol

- Ninamango Mayta María Luisa

- Rivera Zuñiga Frezia Milagros

- Palomino Ricaldi Fiorella del Pilar - Vargas Oré Beatriz Jhossym

SISTEMAS DE

INFORMACION GERENCIAL

21 / 04 / 16


pág. 2

ÍNDICE CARATULA

I. La Empresa

1.1 Datos generales 3

1.2 Visión, misión, valores 4

1.3 Productos y/o servicios que ofrece 5

1.4 Ventaja Competitiva 6

II. Proceso de negocio

2.1 Descripción de los 4 procesos 6

2.2 Proceso desarrollado, descripción y justificación 1 4

2.3 Descripción de actividades del proceso seleccionado 1 5

2.4 Uso de tecnologías de Información 1 6

III Reingeniería del proceso de negocio

3.1 Descripción y nuevo modelo de propuesta seleccionado 1 7

3.2 Descripción de actividades que desarrollan el proceso propuesto 1 7

3.3 Ventajas y Desventajas de la propuesta 1 9

3.4 Implementación de nuevas tecnologías de información y comunicación 1 9

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

ANEXOS


pág. 3

DIRECCION REGIONAL DE

AGRICULTURA

I. LA EMPRESA

A. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

La Dirección Regional de Agricultura, es un órgano de línea desconcentrado

del Gobierno Regional de Junín, con dependencia funcional y

administrativa de la Gerencia Regional de Desarrollo Económico.


pág. 4

B. MISION, VISION Y VALORES

Promover el desarrollo integral y sostenible del agro regional, la

competitividad de los productores, la agroexportación de productos con

valor agregado, la inversión pública y privada, la generación de empleo

y la seguridad alimentaria en el contexto de una gestión transparente y

participativa.

Institución competitiva para promover el cambio económico y social de

la población rural en el contexto de una región integrada con

productores agroexportadores con valor agregado y sostenibilidad

ambiental garantizando la seguridad alimentaria nutricional.

RESPONSABILIDAD: Cumplir con los deberes y

obligaciones como agente del Sector Agrario

HONESTIDAD: Transparencia

SOLIDARIDAD: Capacidad de actuación de forma

integrada por parte de los agentes o actores del sector

agrario en la región. Compartir beneficios y riesgos

MISIÓN

VISIÓN

VALORES


pág. 5

C. PRODUCTOS Y SEVICIOS La Dirección Regional de Agricultura se divide en 4 áreas:

1. DIRECCION DE ESTADISTICA AGRARIA

Efectuar directamente o mediante terceros las encuestas,

estudios de casos u otros métodos de investigación para la

obtención de información. Asimismo, participar en los censos y

encuestas de carácter sectorial en coordinación con el INEI.

Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual aprobado para la

actividad estadística agraria regional, en concordancia con los

planes operativos del órgano competente MINAG.

Participar en elaboración de estudios e investigaciones que

determinen el impacto de las variables y políticas macro

económicas y sectoriales, asi como de las tendencias

económicas, tecnológicas, sociales y ambientales en el

desempeño del Sector Agrario.

2. DIRECCION DE GESTION FORESTAL

Proponer y ejecutar políticas públicas, estrategias y planes

regionales sobre el manejo y aprovechamiento sostenible de los

recursos naturales renovables, la conservación de la diversidad

biológica silvestre y la gestión sostenible del medio ambiente rural

en concordancia con la normatividad vigente, estableciendo

alianzas estratégicas con el conjunto de actores sociales y

económicos involucrados.

3. DIRECCION DE TITULACION DE TIERRAS

Conducir y administrar el proceso de saneamiento físico-legal de

predios rústicos individuales, y del territorio de las comunidades

campesinas y nativas con la participación de los actores

involucrados, incluyendo la inscripción en los Registros Públicos y

entrega de títulos a los beneficiarios. Así mismo, ejecuta el

proceso de actualización catastral. Es la instancia de

coordinación con los sectores involucrados.

4. DIRECCION DE COMPETITIVIDAD

Facilitar a los productores organizados a nivel regional la

convocatoria y concertación de servicios de organismos

públicos, organismos no gubernamentales y empresas privadas

con la finalidad de propiciar la competitividad de sus actividades

económicas en términos de sostenibilidad económica, social y

ambiental.


pág. 6

D. VENTAJA COMPETITIVA

o Desarrollamos promoción agraria: Producción agrícola, pecuaria,

forestal y cadenas productivas.

o Brindamos servicios agrarios: Extensión agraria, investigación

agraria, Información agraria y crédito agrario.

o Promovemos r el aprovechamiento sostenible de los Recursos

Naturales, medio ambiente en las cuencas hidrográficas

II. PROCESO DE NEGOCIOS

A. DESCRIPCIÓN TEXTUAL DE 4 PROCESOS DE NEGOCIO

CON SU RESPECTIVO MODELADO DE BPMN

1. PROCESO: Elaboración del Plan Anual de adquisiciones y

contrataciones

El jefe de logística solicita al área de Dependencias remitir proyección

de cuadro de necesidades, el responsable de dependencias remite

proyección de cuadro de necesidades al Jefe de logística el cual

recepciona el cuadro de necesidades y deriva al especialista en

programación para que evalúe el cuadro de necesidades remitidos por

la dependencia de la DRA, consolide el cuadro de necesidades,

verifique los techos presupuestales y proyecte gastos en bienes y

servicios.

Luego el Jefe de logística se encarga de solicitar el certificado de

crédito presupuestal al especialista en presupuesto el cual evalúa la

solicitud para certificado presupuestal y el director de planificación

emite certificado de crédito presupuestal que llega al especialista en

programación el cual proyecta el plan anual de adquisiciones y

contrataciones. Después el jefe de logística solicita proyectar resolución

directoral al director regional, el cual aprueba solicitud y dispone

proyección de resolución directoral para que el asesor legal proyecte

la resolución para aprobación, para que luego las áreas de logística,

asesoría y planificación realicen la validación de resolución directoral.

Luego de ello el director regional con la validación antes hecha

aprueba resolución directoral con su firma, el cual es recibido por el jefe

de logística quien recepciona resolución directoral y manda a los

especialistas en programación a publicar el plan anual de adquisiciones

y contrataciones.


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FLUJOGRAMA: Elaboración del Plan Anual de adquisiciones y

contrataciones


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2. PROCESO: Adquisición de bienes y servicios con proceso

de selección

Para la adquisición de bienes y servicios con proceso de selección primero

se remite un informe expediente para la adquisición de los bienes y servicios

hacia la dependencia de la dirección regional de agricultura de

Huancayo (DRAH) esto tiene un tiempo de duración de 10 minutos.

Después la DRAH recepciona y deriva a una unidad competente

(logística)con una duración de 10 minutos, la unidad de logística evalúa y

revisa el expediente donde verifica el cumplimiento de los requisitos esto

tiene un tiempo de duración de 30 minutos, la misma unidad verifica la

certificación presupuestal, el plan operativo y su incorporación en el PAAC,

la unidad de logística verifica y registra el requerimiento esto tiene una

duración de 10 minutos, además luego de realizar esta tarea la Unidad de

logística emite informe y solicita autorización para realizar la convocatoria

la misma que demora 10 minutos, la dirección regional agraria aprueba la

convocatoria para proceso de selección y dispone la emisión de resolución

de aprobación en la cual esto tiempo de duración de 480 minutos, el asesor

legal tiende a proyectar la resolución de aprobación para la convocatoria

al proceso de selección con una duración de 960 minutos, además este

mismo ente se encarga de la visación como resolución, por otro lado la

DRAH aprueba esta resolución en un lapso de 480 minutos, la unidad de

logística elabora las bases del proceso de selección con una duración de

1440 minutos, la misma que publica el proceso de selección dentro de los

480 minutos, además de ello verifica la inscripción de postores de selección

es decir el cumplimiento de requisitos(480 minutos), mientras que el comité

especial recepciona y apertura sobres de postores al proceso de

selección(140 minutos), también evalúa los expedientes de postores (140

minutos), además de otorgar la buena PRO, el comité especial también es

el encargado de recepcionar y evaluar las impugnaciones (240 minutos),

como también realiza el consentimiento de la buena PRO( 2400 minutos),

la unidad de logística formula el contrato y el orden de copra o servicio,

según corresponda, tanto logística como asesoría y administración realizan

la visación del contrato (480 minutos), por lo que la DRAH valida el contrato,

finalmente la unidad de logística notifica y entrega el contrato y orden de

compra o servicio a postor ganador.


pág. 9

FLUJOGRAMA: Adquisición de bienes y servicios con proceso de

selección


pág. 10

3. PROCESO: Adquisición de bienes o servicios por

invitación directa

Este proceso inicia cuando un responsable de Dependencias

remite un expediente para la adquisición de bienes y/o servicios.

Una vez que se registra su solicitud, el jefe de logística recepciona

el expediente y lo deriva para una revisión. El responsable de

programación, evalúa el expediente y verifica disponibilidad

presupuestal. El jefe de logística, registra el expediente y lo deriva

para cotizaciones. El responsable de adquisiones recepciona el

expediente, genera proformas y cotiza los proveedores, después

evalúa las proformas cotizadas haciendo cuadros comparativos

de precios y otorga V “B” a proforma ganadora. Luego, el jefe de

logística revisa el expediente otorgando el v”B” a proforma

ganadora y cuadro comparativo, por ultimo remite el expediente

para elaboración de orden de compra o servicio. El responsable

de elaboración de órdenes elabora orden de compra o servicio y

anexa expediente, luego el jefe de logística deriva el expediente

para revisión de control previo. El responsable de control previo,

revisa y evalúa el expediente, y después otorga v”B” en la orden

de compra o servicio y deriva para firmes necesarias en orden. El

área de logística y área usuario, validan la orden de compra o

servicio. El responsable de almacén y el resp. De servicios auxiliares

archiva y notifica a proveedores y área usuaria. Luego,

recepcionan los bienes y/o servicios y los comprobantes de pago

del proveedor. Elaboran pecosa y/o acata de conformidad. El

departamento de DRAH, ALMACEN, SERV AUXILIARES otorga la

conformidad en acta. La dirección regional y administración

otorga v”B” en acta de conformidad. Por último el jefe de

logística, remite expediente para pago por adquisición del bien

y/o servicio.


pág. 11

FLUJOGRAMA: Adquisición de bienes y servicios por invitación

directa.


pág. 12

4. PROCESO: Subsidio por fallecimiento y gastos de sepelio

La persona interesada elabora la solicitud y la presenta en el

gobierno regional, La secretaria recepciona y registra la solicitud, el

jefe de personal da proveido al encargado de escalafón, el

responsable de escalafón evalúa la solicitud y expediente de parte;

elabora el informe técnico y remite para aprobación, el jefe de

personal revisa y evalúa el informe técnico, el jefe de personal

provee documento al responsable de remuneración y dispone

emisión por resolución ; el responsable de remuneración proyecta la

resolución y remite para aprobación además elabora planilla y

remite para evaluación, el jefe de personal aprueba resolución

proyectada y firma planilla y remite la resolución a asesoría legal

para revisión, asesoría legal revisa y evalúa la resolución , se da

visacion de resolución por parte del área legal , el director de

administración valida la resolución( mediante una firma) y remite a

la unidad competente, la secretaria archiva, modifica y entrega la

resolución al interesado, el jefe de personal estructura el expediente

y remite a control previo para evaluación, el responsable de control

previo recepciona y evalúa el expediente, el responsable de control

previo validación del expediente y remite a tesorería para

afectación presupuestal , el responsable de tesorería ingresa el

expediente en el siaf , compromete, devenga y realiza el giro , el

responsable de tesorería entrega carta orden al banco de la nación.


pág. 13

FLUJOGRAMA: Subsidio por fallecimiento y gastos de

sepelio


pág. 14

B. ESCOGER UN PROCESO ANTES DESARROLLADO, DESCRIBIR LA

JUSTIFICACIÓN DEL PORQUE ESCOGEN ESTE PROCESO Y CUÁNTO

TIEMPO DEMORA EN DESARROLLARSE ESTE PROCESO.

Escogimos el segundo proceso antes desarrollado

PROCESO: “Adquisición de bienes y servicios con proceso de selección”

debido a que:

Existen actividades que demandan mucho tiempo, haciendo más

largo el proceso de espera, incluyendo actividades con costos

innecesarios.

Para poder optimizar recursos y procesos

Alcanzar la productividad de este proceso para lograr potenciar

nuestra ventaja competitiva.

Este proceso tiene un tiempo de demora de: 10420 minutos

C. DESCRIBIR LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAN LOS ACTORES

QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO SELECCIONADO

En la hoja siguiente se observara el cuadro para su mejor visualización


pág. 15

PROCESO: “ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON PROCESO DE SELECCIÓN”

N° SECUENCIA DE PASOS (INICIO/FIN) PERSONAL ORGANO/UNIDAD

ORGANICA ACCION EJECUTADA

TIEMPO

(MINUT

OS)

MATERIALES O EQUIPOS UTILIZADOS

CONTROL Y REGISTRO

DE LA ACCION

EJECUTADA

1 REMITE INFORME Y EXPEDIENTE PARA ADQUISICION DE BIENES Y /O

SERVICIOS RESP DEPENDENCIAS ORAH DEPENDENCIAS DE LA DRAH

REMITE EXPEDIENTE PARA

PROCESO 10

MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE

OFICINA DOCUMENTO

2 RECPECIONA Y DERIVA A UNIDAD COMPETENTE DIRECTOR REGIONAL DIRECCION REGIONAL

AGRARIA RECEPCIONA Y DERIVA 10


OFICINA CUADERNO DE REGISTROS

3 EVALUA Y REVISA EXPECIENTE( VERIFICA CUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS) JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA EVALUA Y REVISA 30


OFICINA DOCUMENTO

4 VERIFICA CERTIFICACION PRESUPUESTAL, PLAN OPERATIVO Y SU

INCORPORACION EN EL PAAC JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA VERIFICA LA DISPONIBILIDAD 30


OFICINA DOCUMENTO

5 VERIFICA Y REGISTRA REQURIMIENTO JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA REGISTRA REQUERIMIENTO 10 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE

OFICINA DOCUMENTO

6 EMITE INFORME Y SOLICITA AUTORIZACION PARA REALIZAR

CONVOCATORIA JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA SOLICITA AUTORIZACION 10


OFICINA DOCUMENTO

7 APRUEBA CONVOCATORIA PARA PROCESO DE SELECCIÓN Y

DISPONE EMISION DE RESOLUCION DE APROBACION DIRECTOR REGIONAL

DIRECCION REGIONAL

AGRARIA

APRUEBA Y DERIVA PARA

RESOLUCION 480


OFICINA DOCUMENTO

8 PROYECTA RESOUCION DE APROBACION PARA CONVOCATORIA

A PROCESO DE SELECCIÓN ASESOR LEGAL ASESORIA LEGAL ELABORA RESOLUCION 960


OFICINA DOCUMENTO

9 VISACION (VB LOGISTICA, ASESORIA, ADMINISTACION) VARIOS DIRECCION REGIONAL

AGRARIA V B EN RESOLUCION 480


OFICINA DOCUMENTO

10 APRUEBA RESOLUCION (FIRMA DE DIRECTOR REGIONLA) REMITE A

UNIDAD COMPETENTE DIRECTOR REGIONAL UNIDAD LOGISTICA FIRMA DE RESOLUCION 480


OFICINA DOCUMENTO

11 ELABORA LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN ESPECIALISTA PROCESOS UNIDAD LOGISTICA ELABORA BASES PARA PROCESO 1440 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE

OFICINA DOCUMENTO

12 PUBLICA EL PROCESO DE SELECCIÓN ESPECIALISTA PROCESOS UNIDAD LOGISTICA PUBLICA PROCESO DE

SELECCIÓN 480


OFICINA DOCUMENTO

13 VERIFICA LA INSCIRPCION DE POSTORES AL PROCESO DE

SELECCIÓN (CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS) ESPECIALISTA PROCESOS COMITÉ ESPECIAL VERIFICA LAS INSCRIPCIONES 480


OFICINA DOCUMENTO

14 RECEPCIONA Y APERTURA SOBRE DE POSTORES AL PROCESO DE

SELECCIÓN COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL

RECEPCIONAN Y APERTURAN

SOBRES 240



15 EVALUA EXPECIENTES DE POSTORES COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL EVALUAN EXO DE POSTORES 240 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE

OFICINA DOCUMENTO

16 OTORLA LA BUENA PRO COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL OTORGAN BUENA PRO 480 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE

OFICINA DOCUMENTO

17 RECEPCIONA Y EVALUA IMPUGNACIONES COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL RECEPCIONAN

IMPUGNACIONES 240



18 REALIZA CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO COMITÉ ESPECIAL UNIDAD LOGISTICA CONSIENTEN LA BUENA PRO 2400 MATERIAL DE ESCRITORIO, EQUIPOS DE

OFICINA DOCUMENTO

19 FORMULA CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA O SERVICIO, SEGÚN

CORRESPONDA ESPECIALISTA PROCESOS

LOGISTICA,ASESORIA,

ADMINISTRACION ELABORAN CONTRATO Y O CU 480


OFICINA DOCUMENTO

20 VISACION DE CONTRATO (VB DE ADMISITRACION, LOGISTICA,

ASESORIA) VARIOS

DIRECCION REGIONAL

AGRARIA V B EN CONTRATO 480


OFICINA DOCUMENTO

21 VALIDACION CONTRATO (FIRMA DE DIRECTOR REGINSAL ) Y

REMITE A UNIDAD COMPETENTE DIRECTOR REGIONAL UNIDAD LOGISTICA FORMA EN CONTRATO 480


OFICINA DOCUMENTO

22 NOTIFICA Y ENTREGA CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA O

SERVICIO A POSTOR GANADOR JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA

NOTIFICA CONTRATO A

GANADOR 480



TOTAL DE MINUTOS 10420


pág. 16

D. ¿QUÉ TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES UTILIZA ACTUALMENTE ESTE PROCESO?

No utiliza ningún sistema de información, ya que solo utiliza e sistema

operativo (OAS)

III. REINGENIERIA DEL PROCESO DE NEGOCIO (TO-BE)

A. DESCRIBIR Y MODELAR LA PROPUESTA DE PROCESO

SELECCIONADO

PROCESO PROPUESTO: “ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON

PROCESO DE SELECCIÓN”

Para la adquisición de bienes y servicios con proceso de selección primero se remite

un informe expediente para la adquisición de los bienes y servicios de la

dependencia de la Dirección Regional de Agricultura Huancayo (DRAH) esto tiene

un tiempo de duración de 10 minutos. Después la DRAH recepciona y deriva a

unidad competente con una duración de 5 minutos, la unidad de logística evalúa

y revisa el expediente donde verifica el cumplimento de los requisitos esto tiene una

duración de 30 minutos, la misma unidad verifica la certificación presupuestal, el

plan operativo y su incorporación en el PAAC, la unidad logística verifica y registra

el requerimiento esto tiene una duración de 10 minutos, además luego de realizar

esta tarea la unidad de logística emite informe y solicita autorización para realizar

la convocatoria las misma que demora 10 minutos, la DRAH aprueba la

convocatoria por proceso de selección y dispone la emisión de resolución de

aprobación para la convocatoria al proceso de selección con una duración de

270 minutos, además este mismo ente se encarga de la visacion como resolución,

por otro lado la DRAH aprueba esta resolución en el lapso de 270 minutos, la unidad

de logística elabora las bases del proceso de selección, la misma que publica el

proceso de selección haciendo uso de sistema SEACE , además de ello verifica la

inscripción de postores de selección es decir el cumplimiento de los 240 minutos,

mientras que el comité especial recepciona y apertura sobres de postores al

proceso de selección, también evalúa los expedientes de los postores , además de

otorgar la buena PRO y realiza el consentimiento de la buena PRO la unidad

logística formula el contrato y el orden de compra y servicio, según corresponda,

tanto logística como asesoría y administración realizan la visacion del contrato(480

minutos), por lo que la DRAH valida el contrato, finalmente la unidad logística

notifica y entrega el contrato y orden de compra o servicio a postor ganador


pág. 17

B. DESCRIBIR LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAN LOS ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL

PROCESO PROPUESTO

FLUJOGRAMA PROPUESTO: “Adquisición de bienes y servicios

con proceso de selección”


pág. 18

N° SECUENCIA DE PASOS (INICIO/FIN) PERSONAL ORGANO/UNIDAD ORGANICA ACCION EJECUTADA TIEMPO

(MINUTOS)

MATERIALES O EQUIPOS

UTILIZADOS

CONTROL Y REGISTRO

DE LA ACCION

EJECUTADA

1 REMITE INFORME Y EXPEDIENTE PARA ADQUISICION DE

BIENES Y /O SERVICIOS

RESP DEPENDENCIAS

ORAH DEPENDENCIAS DE LA DRAH

REMITE EXPEDIENTE PARA

PROCESO 10

MATERIAL DE ESCRITORIO,

EQUIPOS DE OFICINA DOCUMENTO

2 RECPECIONA Y DERIVA A UNIDAD COMPETENTE DIRECTOR

REGIONAL

DIRECCION REGIONAL

AGRARIA RECEPCIONA Y DERIVA 10


EQUIPOS DE OFICINA

CUADERNO DE

REGISTROS

3 EVALUA Y REVISA EXPECIENTE( VERIFICA

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS) JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA EVALUA Y REVISA 30



4

VERIFICA Y REGISTRA LA CERTIFICACION

PRESUPUESTAL DEL REQUERIMIENTO, PLAN OPERATIVO

Y SU INCORPORACION EN EL PAAC

JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA

VERIFICA Y REGISTRA LA

DISPONIBILIDAD DEL

REQUERIMIENTO

30 MATERIAL DE ESCRITORIO,


6 EMITE INFORME Y SOLICITA AUTORIZACION PARA

REALIZAR CONVOCATORIA JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA SOLICITA AUTORIZACION 10



7

APRUEBA Y PROYECTA CONVOCATORIA PARA

PROCESO DE SELECCIÓN Y DISPONE EMISION DE

RESOLUCION DE APROBACION

DIRECTOR

REGIONAL

DIRECCION REGIONAL

AGRARIA

APRUEBA Y PROYECTA

RESOLUCION PARA

PROCESO DE SELECCIÓN

720 MATERIAL DE ESCRITORIO,


9 VISACION (VB LOGISTICA, ASESORIA, ADMINISTACION) VARIOS DIRECCION REGIONAL

AGRARIA V B EN RESOLUCION 480



10 APRUEBA RESOLUCION (FIRMA DE DIRECTOR

REGIONLA) REMITE A UNIDAD COMPETENTE

DIRECTOR

REGIONAL UNIDAD LOGISTICA FIRMA DE RESOLUCION 480



11 ELABORA LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN ESPECIALISTA

PROCESOS UNIDAD LOGISTICA

ELABORA BASES PARA

PROCESO 1440



12 PUBLICA EL PROCESO DE SELECCIÓN ESPECIALISTA

PROCESOS UNIDAD LOGISTICA

PUBLICA PROCESO DE

SELECCIÓN 480



13 SOFTWARE SEACE ESPECIALISTA

PROCESOS COMITÉ ESPECIAL SOFTWARE SEACE 240



14 RECEPCIONA Y APERTURA SOBRE DE POSTORES AL

PROCESO DE SELECCIÓN COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL

RECEPCIONAN Y

APERTURAN SOBRES 240


EQUIPOS DE OFICINA

CUADERNO DE

REGISTROS

15 EVALUA EXPECIENTES DE POSTORES COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL EVALUAN EXO DE

POSTORES 240



16 OTORGA Y REALIZA EL CONSENTIMIENTO A LA BUENA

PRO COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL OTORGAN BUENA PRO 1440



17 RECEPCIONA Y EVALUA IMPUGNACIONES COMITÉ ESPECIAL COMITÉ ESPECIAL RECEPCIONAN

IMPUGNACIONES 240


EQUIPOS DE OFICINA

CUADERNO DE

REGISTROS

19 FORMULA CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA O

SERVICIO, SEGÚN CORRESPONDA

ESPECIALISTA

PROCESOS

LOGISTICA,ASESORIA,

ADMINISTRACION

ELABORAN CONTRATO Y O

CU 480



20 VISACION DE CONTRATO (VB DE ADMISITRACION,

LOGISTICA, ASESORIA) VARIOS

DIRECCION REGIONAL

AGRARIA V B EN CONTRATO 480



21 VALIDACION CONTRATO (FIRMA DE DIRECTOR

REGINSAL ) Y REMITE A UNIDAD COMPETENTE

DIRECTOR

REGIONAL UNIDAD LOGISTICA FORMA EN CONTRATO 480



22 NOTIFICA Y ENTREGA CONTRATO Y ORDEN DE

COMPRA O SERVICIO A POSTOR GANADOR JEFE LOGISTICA UNIDAD LOGISTICA

NOTIFICA CONTRATO A

GANADOR 480


EQUIPOS DE OFICINA

CUADERNO DE

REGISTROS

TOTAL DE MINUTOS 8010


pág. 19

C. ¿QUÉ VENTAJAS Y DESVENTAJAS ENCONTRARÍAMOS AL

IMPLEMENTAR NUESTRA PROPUESTA?

VENTAJAS DESVENTAJAS

Reducir tiempo y procesos

Optimizar recursos

Reducir el impacto ambiental

a través de los procesos

virtuales, eliminando de esta

forma el uso de papel.

Lograr reducir la burocracia

Reducción de personal por

consiguiente reducción de

presupuestos de

remuneración

Seguridad de la información

(nube informática)

Costos de capacitación

Incompatibilidad de

sistemas

Incremento en el

presupuesto de la DRA

Adaptación al nuevo

sistema por parte de los

trabajadores ciberfobia

D. IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Y COMUNICACIÓN

En la actividad N°2 (RECEPCIONA Y DERIVA A UNIDAD COMPETENTE) se

controla a través de un cuaderno de registro, por lo que propones

trabajar esta actividad con un control virtual, usando un correo

electrónico para recepcionar todos los documentos.

En las actividades N°7 Y 8 (APRUEBA CONVOCATORIA PARA PROCESO DE

SELECCIÓN Y DISPONE EMISION DE RESOLUCION DE APROBACION –

PROYECTA LA RESOLUCION DE APROBACION PARA CONVOCATORIA A

PROCESO DE SELECCIÓN) Se propone utilizar un formato de resolución de

aprobación, como un documento virtual.


pág. 20

En la actividad N°13 (VERIFICA LA INSCRIPCION DE POSTORES AL

PROCESO DE SELECCIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS) verifican la

información mediante los documentos que los postores presentan, lo

que proponemos es utilizar el SEACE Sistema Electrónico de

Contrataciones del Estado, donde facilita la postulación de las

empresas al enviar todo sus documentos reduciendo asi tiempo y costos.

En la actividad N°14 (RECEPCIONA Y APERTURA SOBRES DE POSTORES AL

PROCESO DE SELECCIÓN). En esta proponemos recepcionar todos los

documentos del proceso de selección de manera virtual (vía email).

La actividad N°16 y N°18 (OTORGAR LA BUENA PRO Y REALIZAR

CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO ) se propone juntar las dos

actividades en una.

Las actividades N°17 y N°22 (RECEPCIONA Y EVALUA IMPUGNACIONES –

NOTIFICA Y ENTREGA CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA O SERVICIO A

POSTOR GANADOR) se realizan mediante un cuaderno de cargos. Se

propone realizar este proceso de manera virtual mediante el correo

electrónico, recibiendo y entregando documentos virtuales.

IV. CONCLUSIONES-RECOMENDACIONES-ANEXOS

A. CONCLUSIONES

Al analizar el sistema público, concluimos que este sector es muy

burocrático ya que sus procesos toman demasiado tiempo para

derivar documentos a otras áreas.

Después de haber desarrollado la implementación de sistemas de

información tales como softwares, SEACE, métodos virtuales, entre

otros. Nos damos cuenta de la fuerte reducción del tiempo invertido

en realizar varias actividades, mejorando asi su productividad y

satisfacción de sus clientes.


pág. 21

Hemos llegado a la conclusión que la DRA no cuenta con sistemas

de información que optimiza los procesos , basándonos ya en el

proceso escogido de "Adquisición de bienes y servicios con proceso

de selección" , vemos que no cuenta con estos sistemas y solo cuenta

con uno de nivel operativo como OAS

(sistema de automatización de oficinas) haciendo que el proceso

demande de mucho tiempo , habiendo procesos

que podrían realizarse paralelamente ,

software que automatizan procesos , para así potenciar una ventaja

competitiva para la empresa.

Se concluye que para la dirección regional de la agricultura,

implementar el sistema de información como el SEACE nos ayuda a

mejorar la comunicación y la coordinación entre las actividades y de

forma más rápida y productiva

B. RECOMENDACIONES

Los sistemas de información es una herramienta muy útil en la medida

que la empresa sepa utilizarlo, en este caso recomendamos que la

empresa actualice sus sistemas permanentemente de acuerdo a la

vanguardia de sus competidores y con la finalidad de satisfacer a sus

clientes.

El grupo recomienda implementar un plan de responsabilidad

ambiental , eliminando el uso de papel en su cuaderno de registros ,

cuaderno de cargos y otros , realizándolos de manera virtual ,

buscando así que la base de datos con la que la empresa cuente ,

se quede en la nube electrónica (Internet ) y conllevando también a

la seguridad de la información de la DRA .

Ejecutar programas de capacitación sobre la naturaleza del sistema

a implementarse (SEACE, ENTRE OTROS), YA CON ESTE sistema de

información SE trabajaría mejor si todos brindando una capacitación

constante a los trabajadores para un buen manejo de estos.


pág. 22

ANEXOS (MOSTRAR EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL

PROCESO SELECCIONADO Y PROPUESTO, INDICANDO LA DIFERENCIA QUE EXISTE

ENTRE AMBOS)


pág. 23

FLUJOGRAMA ACTUAL: “Adquisición de bienes y servicios



pág. 24

FLUJOGRAMA PROPUESTO: “Adquisición de bienes y servicios



pág. 25

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