Seminario de Gestión DocumentalGrupo Archivo General Comando Armada

4 y 5 de diciembre de 2009

20/04/23

Clasificación, Clasificación,

Ordenación, Ordenación,

Descripción yDescripción y

Herramientas de Herramientas de control control

“La primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues estos requieren atención por parte de los jefes de archivo para aclarar sus especificidades”.

Consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.

29 INFORMES 46.4 RESOLUCIONES

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La organización se comprueba examinando físicamente los documentos –y se debe- representar en instrumentos de control como los Inventarios y las Tablas de Retención Documental.

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Procede determinando, cuales son las unidades administrativas y las funciones que éstas deben cumplir y luego la conformación de las series y Subseries.

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La ordenación relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie.

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Determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.

1 2 3 4

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Refleja la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema.

Es la secuencia en la producción documental.

Es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos.

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La experiencia nos permite observar que en nuestro medio no siempre se ha respetado el Orden Original, surgiendo de esta manera la desorganización, llevando consigo una fatal pérdida de la razón final de ser de los archivos que no es otra que el servicio a la sociedad.

BASURA…?

LUGAR NO ADECUADO PARA

LA DOCUMENTACION

LUGAR NO ADECUADO PARA

LA DOCUMENTACION

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Para evitar la pérdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha perdido lo más recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos.

Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función.

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conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo emanados en cumplimiento de las funciones.

simples complejas

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Es el “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto”.

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El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto.

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Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación.

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La foliación consolida la ordenación

EL ARCHIVO ANTES DE SU ORGANIZACIÓN EL ARCHIVO ORGANIZADO

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La organización es el resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación.

Organización =

Clasificación +

Ordenación +

Herramientas de

control(F.U.I.D.)

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Todas las carpetas de su archivo de gestión deben estar identificadas e inventariadas con el F.U.I.D.

Todos los documentos deben ser foliados permanentemente con esfero de tinta insoluble.

Solo se deben usarse los materiales que cumplan con las correctas especificaciones técnicas.

La organización de archivos debe ser basado en los procesos y procedimientos de cada dependencia.

Debe reflejar los procesos y el marco jurídico de Organización de Archivos.

Debe tener los Manuales de procedimientos a la mano y actualizados.

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Debe existir el compromiso de los funcionarios y autoridades con el reto de mejorar a la organización.

debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algún folio.

Los documentos al interior de la unidad de conservación se deben ordenar cronológicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente.

Todos los documentos deben estar foliados y es requisito ineludible para las transferencias primarias (archivo de gestión al archivo central)

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