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PropuestaCampus
Experiencia eventosLogística
Propuesta para la organización del VII Congreso deALACIP
Bogotá, Colombia
30 de noviembre de 2011
Propuesta VII Congreso Alacip Bogotá 2013 1 / 36
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Experiencia eventosLogística
Esquema
1 PropuestaVII Congreso
2 CampusAuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
3 Experiencia eventosDatos generalesEjemplosExperiencia
4 LogísticaApoyoBogotáInformación complementaria
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VII Congreso
Esquema
1 PropuestaVII Congreso
2 CampusAuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
3 Experiencia eventosDatos generalesEjemplosExperiencia
4 LogísticaApoyoBogotáInformación complementaria
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VII Congreso
Propuesta
Las siguientes son las características generales de la propuesta:
Realizar el VII Congreso en las instalaciones de la Universidad delos Andes en Bogotá, ColombiaEl VII Congreso se realizaría del 2 al 5 de octubre de 2013
El Congreso se realizaría durante la semana de receso de losestudiantes para garantizar el uso de los salones y auditorios
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VII Congreso
Propuesta
El comité organizador está encabezado por los profesores FelipeBotero, Miguel García Sánchez y Laura Wills de la universidad delos Andes
En el comité organizador también participarán colegas de lassiguientes universidades: Nacional, Sergio Arboleda, Externado,Javeriana, Rosario, Militar y del Norte
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VII Congreso
Propuesta académica
El Congreso conservará la estructura académica de loscongresos anteriores
Se apoyará decididamente el trabajo de los diferentes grupos deinvestigación de ALACIP
Se mantendrán las áreas y subáreas de trabajo del VI Congresodiscusión
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Esquema
1 PropuestaVII Congreso
2 CampusAuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
3 Experiencia eventosDatos generalesEjemplosExperiencia
4 LogísticaApoyoBogotáInformación complementaria
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Auditorios
Los Andes cuenta con varios auditorios con capacidad para albergar70–585 personas. La siguiente es la capacidad de los principalesauditorios:
Auditorio Mario Laserna A: 231 personas†
Auditorio Mario Laserna B: 354 personas†
Auditorio Mario Laserna C: 70 personas
Auditorio Lleras: 218 personas
Auditorio Santo Domingo: 120 personas
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† Los auditorios MLA y MLB son espacios separados pero se pueden unirpara tener un gran auditorio con capacidad para 585 personas.
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Aulas
En total, Los Andes tiene 164 salones con capacidad para 8 360personas. El congreso se realizaría en tres edificios principalmente:
Bloque Número de salones Capacidad
W 17 24–87 personasML 26 10–117 personasSD 13 60–135 personas
Esto da la posibilidad de hacer hasta 56 mesas simultáneas.
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Recursos
Tanto auditorios como aulas cuentan con los siguientes recursos:
Computador y proyector
Amplificación de audio
Soporte técnico del personal de audiovisuales
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Espacios físicos
Los Andes cuenta con un campus espacioso y cómodo
Salas para reuniones de grupos pequeños
Salas para feria de publicaciones
Espacios para sesiones de afiches
Espacios para recepciones sociales
Zonas sociales
Zonas de descanso
Ocho cafeterías y cuatro restaurantes
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Conectividad
Todo el campus tiene cobertura de red inalámbrica
Los asistentes al congreso tendrán acceso a la red
También habrá acceso en algunas de las quince salas decomputadores disponibles en el campus
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Datos generales del campus
Área total: 9,9 Ha
Área total construída: 155 829 m2
Total edificios: 80
Total zona verde: 31 040 m2
En el siguiente enlace hay cuatro videos informativos sobre launiversidad: http://j.mp/video-andes
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Fotos
Edificio W Edificio ML
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
FotosEdificio SD
Zona de descanso
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Fotos
Auditorio ML
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Fotos
Plazoleta Lleras Auditorio Ll
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Fotos
Zona social
Aula edificio ML
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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
Fotos
Aula edificio SD Aula edificio W
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Datos generalesEjemplosExperiencia
Esquema
1 PropuestaVII Congreso
2 CampusAuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus
3 Experiencia eventosDatos generalesEjemplosExperiencia
4 LogísticaApoyoBogotáInformación complementaria
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Datos generalesEjemplosExperiencia
Organización de eventos
Los Andes es una comunidad dinámica en la que se realizaneventos de distinto nivel diariamente
Hay gran capacidad y experiencia para organizar eventos, desdecharlas hasta congresos internacionales
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Datos generalesEjemplosExperiencia
Eventos recientes
XX Congreso Latinoamericano de Parasitología, octubre 20111 170 participantes de 22 países98 conferencistas internacionales
XII Global Development Conference, enero de 2011350 participantes de 30 países61 conferencistas internacionales
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Datos generalesEjemplosExperiencia
Eventos recientes
II Congreso de Economía Colombiana, septiembre 20101 000 participantes de todo el país
I Congreso Asociación de Colombiana de Ciencia Política,octubre de 2008
600 participantes de todo el país
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Datos generalesEjemplosExperiencia
Eventos Universidad de los Andes
Eventos registrados en la Oficina de Relaciones Públicas
2008–2011 2008 2009 2010(oct–dic)
Eventos registrados 194 19 71 84Invitados internacionales 359 4 96 178Eventos académicos 55 3 21 28internacionalesEventos culturales 33 6 17 8Eventos institucionales 106 10 33 52Asistentes registrados 132 598 12 556 43 825 58 337
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Datos generalesEjemplosExperiencia
Eventos Universidad de los Andes
Eventos conjuntos entre Oficina de Relaciones Públicas y CienciaPolítica
Nombre Fecha Asistentes
LAPOP 10/2010 137Libros 40 años 02/2011 105Libro Desmov. de Paramilitares 03/2011 109Encuentro Constitución 20 años 06/2011 660Conf. int. Violencia y narcotráfico 08/2011 130II Congreso RedIntercol 10/2011 524
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Datos generalesEjemplosExperiencia
Eventos Departamento de Ciencia Política
El Departamento de Ciencia Política constantemente organiza eventostales como conferencias, charlas, foros, etc. A continuación unasíntesis de los eventos del segundo semestre de 2011:
Eventos registrados 19Invitados internacionales 42Asistentes registrados 2 133
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Datos generalesEjemplosExperiencia
Eventos Departamento de Ciencia Política
Adicionalmente, nuestro departamento ha organizado dos congresosnacionales recientemente
II Congreso de la Red Colombiana de Relaciones Internacionales(RedIntercol)
Octubre de 2011524 asistentes
I Congreso Asociación de Ciencia PolíticaOctubre de 2008600 asistentes
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1 PropuestaVII Congreso
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3 Experiencia eventosDatos generalesEjemplosExperiencia
4 LogísticaApoyoBogotáInformación complementaria
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ApoyoBogotáInformación complementaria
Apoyo
Para elaborar esta propuesta hemos buscado apoyo tanto en launiversidad, como con instituciones especializadas en la ciudad
Oficina de Relaciones Públicas de Los AndesBuró de Convenciones de Bogotá
Entidad de la Alcaldía de Bogotá y la Cámara de ComercioBrinda apoyo logístico y organizativoGestión de descuentos en tarifas de hotel y aerolíneas
ProexportEntidad del gobierno nacional a cargo de la promoción del turismoy las exportaciones no tradicionales
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ApoyoBogotáInformación complementaria
Apoyo
La universidad puede proveer personal de apoyo:
Estudiantes voluntarios para brindar orientación a los asistentes
Personal de apoyo de equipos audiovisuales
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ApoyoBogotáInformación complementaria
Bogotá
La ciudad cuenta con una estupenda infraestructura para realizareventos gran magnitud. El Buró de Convenciones de Bogotá preparóun libro, que anexamos a esta propuesta, con información detalladasobre la ciudad. Algunos de los temas del libro incluyen:
Conexiones aéreas
Alojamiento
Restaurantes
Turismo y eventos culturales
Transporte en la ciudad
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ApoyoBogotáInformación complementaria
Alimentación en el campus
En el campus y sus inmediaciones hay amplia oferta de cafeteríasy restaurantes
Los precios por un almuerzo oscilan entre USD$3,50 y USD$10
También existe una amplia oferta de proveedores para atendereventos sociales (meseros, pasabocas, bebidas, etc. . . )
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ApoyoBogotáInformación complementaria
Alojamiento en Hoteles
A través de la Universidad y del Buró de Convenciones se puedentener descuentos en las tarifas de hotel. Los siguientes son los rangosaproximados de las tarifas para 2011:
Tipo de hotel hab. sencilla/noche (USD)
Gama superior 250–375Gama alta 170–220Gama media 130–160Gama económica 70–80
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ApoyoBogotáInformación complementaria
Alojamiento en Hostales
Existe una amplia oferta de hostales que ofrecen servicio dealojamiento a precios económicos
El rango de precios por noche en los hostales es de USD $10-35
En un archivo adjunto se presenta una lista de hostales y sustarifas
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ApoyoBogotáInformación complementaria
Alojamiento
La ubicación del campus, en el centro de la ciudad, ofrece variasventajas:
Amplia oferta hotelera
Costo aproximado taxi de los hoteles del Centro Internacional a launiversidad USD$2,00
Cerca a sitios de interés turístico
Cerca a lugares de esparcimiento
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ApoyoBogotáInformación complementaria
Material adjunto
Los siguientes documentos acompañan esta propuesta
1 Carta de presentación2 Carta de apoyo de la Facultad de Ciencias Sociales de la
Universidad de los Andes3 Carta de apoyo del Buró de Convenciones de Bogotá4 Carta de apoyo de Proexport5 Libro del Buró de Convenciones con información detallada sobre
Bogotá como destino de congresos y destino turístico6 Lista de tarifas de alojamiento en hostales y hoteles
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