Post on 26-Nov-2018
GESTIÓN ACTIVOS
COORDINACIÓN POSESIONES
EXTRAJUDICIALES
Plataforma Tecnológica: TAILOREl Seguimiento y trazabilidad de todo el Flujo de Trabajo se realiza mediante una Plataforma Tecnológica (Enterprise
Resource Management) denominada TAILOR.
Tailor es una plataforma propia que integra toda la gestión de procesos, documentos y contenidos en un único repositorio,
es decir, un “Solucionador”. Bajo este concepto hemos desarrollado soluciones empresariales que permiten mejorar los
procesos, aumentar la productividad, reducir el papel, y obtener una estricta trazabilidad del servicio (con control de SLA´S
y KPI´s).
Dicha Plataforma está formada por un conjunto de módulos totalmente parametrizables, e interconectados entre si.
Lo cual nos permite adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes y realizar diseños a medida de cada
WORRKFLOW.
Permite el acceso a la información desde cualquier lugar, cualquier momento y desde cualquier dispositivo
(Tecnología Responsive).
TAILOR CONTROL es el modulo especifico del cual nos dotamos, para supervisar y controlar el proceso de
COORDINACIÓN DE POSESISONES EXTRAJUDICIALES:
• Gestor de Correo Electrónico.
• Ticketing.
• Gestor Documental.
• Generación de Procesos.
• Determinación y seguimiento de Hitos.
• Aplicación de Validación Documental.
• Agenda con alertas por Usuario, Equipo, Área…
• Cuadros de Mando.
• Extracción de Informes Personalizados.
• Seguimiento de Proveedores.
• Cálculo de SLA´s KPI´s
GESTIÓN ACTIVOS
TAILOR: Agenda
GESTIÓN ACTIVOS
Cada usuario, al acceder a la herramienta, dispone de una agenda personalizada en la que figuran todas las tareas y
procesos asociados existentes en el instante.
Esta agenda es totalmente configurable y adaptable a cada perfil de usuario.
A través de la agenda, se puede acceder directamente a las tareas y expedientes relacionados a las mismas, pudiendo ver
el detalle, y todo lo que se considere oportuno dependiendo del usuario.
En esta Agenda, se dispararán alertas pre-configuradas de Vencimientos de Plazos establecidos en cualquiera de los
procesos en Gestión, Caducidades de Documentos,…
TAILOR: Gestor de Correo
GESTIÓN ACTIVOS
Nuestra Plataforma Tecnológica cuenta con un potente gestor de correo electrónico que está vinculado a un buzón del
cliente o propio.
En TAILOR, se almacenan, se revisan y se gestionan todos los Correos recibidos, por lo tanto es una herramienta de
Gestión de Correos CLOUD, lo que permite acceder desde cualquier lugar.
Objetivo: Tener a disposición del Usuario una herramienta ágil de trabajo que permita responder de manera intuitiva, así
como el establecimiento de un Repositorio que permita tener organizado y clasificado el buzón.
Este gestor analiza el correo entrante y lo asigna a tareas o hitos de forma automática o manual (según necesidad) de
acuerdo a los parámetros establecidos en cada momento y cliente.
Los correos gestionados a través de Tailor, quedarán vinculados a los Activos y/o Tareas generadas en el mismo. De este
modo accediendo a una Tarea o Activo, tenemos disponible toda la trazabilidad de comunicaciones acerca del mismo.
Es una herramienta transversal que permite
vincularlo a Cuadros de Mando, desde los cuales el
usuario o responsable puede obtener:
• Estadísticas de remitentes.
• Tipologías de correos.
• Gestiones realizadas/pendientes. Plazo medio
de respuesta.
• Volumen de trabajo entre períodos (Tiempo o
Fecha).
Pero adicionalmente es posible Gestionar y
combinar diferentes cuentas de correo electrónico,
tanto buzones como cuentas personales, así como
configurar funcionalidades tales como el Envío de
Correos Programado, retardo de envío (para evitar
contestaciones erróneas) …
TAILOR: Expediente-Activo
GESTIÓN ACTIVOS
TAILOR cuenta con un visor de Activos previamente cargados en su BBDD.
Este módulo muestra todos los datos del activo necesarios para la gestión de procesos sobre el mismo, agrupados
por bloques:
• Activo.
• Localización.
• Producto.
• Procesos Abiertos.
• Histórico de Procesos.
El alto número de activos gestionados a
través de TAILOR y los diferentes
procesos a gestionar, nos permite tener
visibilidad del Riesgo Ocupacional que
es calculado en base a un algoritmo que
tiene en cuenta la Dirección, Código
Postal, Planta, Instalaciones de medidas
de seguridad en direcciones próximas,..
TAILOR, a través de nuestro BUS CAT (desarrollado por nuestros equipos de IT), está conectado en línea
con la Plataforma de Catastro, lo que nos permite obtener todos los datos públicos existentes en el mismo,
respecto a un activo, así como posibilidad de Geolocalizarlo.
TAILOR: Workflow
GESTIÓN ACTIVOS
Análisis Visita Informe Comité
Negociación
Acta
Notarial
TAILOR cuenta con un módulo de Análisis y gestión de Workflow.
Previo al desarrollo de cualquier proceso en la plataforma, es necesario configurar el Workflow sobre el que TAILOR
ejecutará las acciones pertinentes para hacerse cumplir.
Ejemplo de Workflow Posesiones Extrajudiciales:
Cada uno de los Bloques es configurado con los requisitos establecidos por el Cliente, pudiendo incluir Hitos de
control entre los mismos, disparar notificaciones o tickets, correos electrónicos…
Cada uno de los módulos es configurable por permisos entre Proveedor, Backoffice y Cliente, de forma que el
proveedor únicamente ve su módulo de Informe y Negociación sin tener visibilidad de utilidades de Cliente, tales
como Gestor de Comité, Cuadros de Mando, Análisis…
Todas las funcionalidades anteriores, son plenamente configurables según criterios de Cliente.
TAILOR: Tarea - Aviso
GESTIÓN ACTIVOS
La Tarea generada bien de forma masiva, por perímetros, o de forma individual sobre un activo o promoción, puede
tener disponible a simple vista la siguiente información:
• Datos Generales de la Tarea.
• Datos del Inmueble/Promoción.
• Correos Electrónicos Vinculados.
• Documentación Vinculada.
Toda esta información está disponible
en una misma pantalla (Front Amigable)
alternando entre pestañas.
Esto facilita la gestión al usuario
además de ayudar evitar errores.
Durante la vida de la tarea, según se
van cumpliendo Hitos y Avances,
TAILOR ofrece la posibilidad de
disparar correos electrónicos
informativos a los participantes
(Proveedor, EMAIS, Cliente).
TAILOR: Elaboración Informe
GESTIÓN ACTIVOS
A la hora de subir los informes a TAILOR, además de volcar el documento en formato .pdf, la aplicación puede exigir la
cumplimentación de todos los campos predefinidos para el informe.
Se realiza una configuración sobre la tarea indicando que datos son totalmente necesarios para poder avanzar la tarea.
De este modo, al disponer de todos los datos
tabulados en TAILOR, podemos obtener todo
tipo de Estadísticas, así como realizar
extracciones de forma masiva:
• Resultados de Visitas.
• Nº de Visitas por Informe.
• Datos de Ocupantes.
• Datos de Contacto.
• Datos Gestores.
• Tipos de Ocupantes.
• Riesgo de Ocupación.
• …
Tailor: Validación Informe
GESTIÓN ACTIVOS
Será en este bloque cuando los datos
definidos por cliente como imprescindibles
para dar por válido un informe, son revisados
por el BackOffice.
En dicho Análisis, TAILOR permite a
BackOffice realizar las acciones de manera
Dinámica y Fluida, trabajando a doble
pantalla, para facilitar la gestión del usuario,
visionando por un lado los datos para
informar OK/KO junto con la fecha de la
revisión, y por otro, el documento subido en
formato PDF.
El informe, de no cumplir con los requisitos
mínimos de Cliente, será rechazado y
devuelto al proveedor para su revisión y
subsanación.
Cuando el Proveedor Tabula los datos y sube el informe ocupacional, la Tarea avanza al siguiente Módulo: Validación de
Informe.
Dicho flujo, permite agilizar la comunicación entre BackOffice y Proveedor, reduciendo significativamente los plazos de
cumplimiento, y garantizando el Control del Servicio, con visibilidad plena para el Cliente, ya sea a través de Informes,
Cuadros de Mando, cumplimiento de SLA´s,…
En caso, POSITIVO, es decir, que cumpla todos los requisitos , avanzará la tarea al Módulo “GESTOR DE COMITÉ”.
TAILOR: Gestor de Comité
GESTIÓN ACTIVOS
Siendo conocedores de que este tipo de procesos requieren un análisis y decisión por parte de cliente, TAILOR está
estructurado de forma que todos los procesos y tareas generadas, están preparados para superar un proceso de “Comité”
online, evitando el papel, y tomando decisiones inmediatas.
En el mismo se podrá informar de distintos datos tales como:
• Fecha de Comité.
• Asistentes.
• Resultado Comité.
• Condicionantes.
• Observaciones.
• ….
TAILOR ofrece dos posibilidades:
• Gestión individual de Comité.
• Gestión en bloque de de Comité.
De esta manera, pueden intervenir en el comité
distintos interlocutores, incluso sin necesidad de
estar físicamente en la misma ubicación.
TAILOR: Negociación / Acta Notarial
GESTIÓN ACTIVOS
Una vez finalizado el Comité, TAILOR siguiendo el WorkFlow establecido, y en base a la decisión, genera proceso de
Negociación / Firma Acta Notarial.
En este módulo, el proveedor informa de todos los datos necesarios para CLIENTE, por ejemplo, tales como:
• Disponibilidad para Posesión.
• Disposición de ocupantes a Negociar.
• Indemnización.
• Persona firmante de Acuerdo.
• Fechas previstas de Firma.
• Fechas previstas de Cambio de cerradura.
• Fechas de instalación de Medidas de Seguridad.
• Módulo de Presupuestos para incluir partidas
recomendadas.
• Subida de Documento de entrega.
• Justificante de Pago.
La negociación se puede parametrizar de la siguiente manera:
• Marcando máximos económicos de indemnización.
• Si supera Máximos establecidos, solicitar autorización.
Las Fechas informadas tanto en este proceso, como en cualquiera de los mencionados en la presentación, se pueden
agendar, lo cual permite disparar Alertas tanto en el Módulo de “Agenda” como en el de “Gestor de Correo”.
Cuando el proveedor procede con la Negociación / Firma de Acta Notarial, la Tarea avanza al proceso de “Validación
Negociación / Acta Notarial”.
TAILOR: Cuadro de Mando
GESTIÓN ACTIVOS
Entre los cuales podemos destacar:
• Módulo de cumplimiento de
SLA´s y KPI´s previamente
configurados.
• Cuadro de Mando Geográfico,
pudiendo identificar todas las
tareas e inmuebles en Mapa.
• Posibilidad de Filtro entre fechas,
estado, intervinientes…
• Volumetrías de Correos
Electrónicos, Tareas Abiertas,
Tipologías…
Debido a la elevada cantidad de información disponible en TAILOR sobre cada proceso, podemos obtener mediante
Cuadros de Mando Dinámicos, en tiempo real y configurables por usuario toda la información necesaria para un completo
seguimiento de Proveedores, Backoffice y procesos.
TAILOR: Integración
GESTIÓN ACTIVOS
TAILOR, es plenamente INTEGRABLE, y CONFIGURABLE, lo cual permite distintas modalidades de prestación del Servicio
de cara a Cliente:
• En la Nube
Privada, en una instancia exclusiva, con servidores dedicados.
• En las instalaciones del cliente
Aquellas organizaciones que por política interna desean mantener en sus instalaciones tecnológicas todo el software que
utilizan, también pueden contratar una instalación de Tailor en su CPD.
No es necesaria una ruptura con aplicativos en uso de Cliente, debido a que permite una plena INTEGRACIÓN en
plataformas de Tercero (SAP, o cualquier ERP, así como PRINEX, KAMALEÓN, COSMOS, SIGREJU, TP-NET, BIZAGI….),
obteniendo los siguientes beneficios:
• Completa Integración con Tailor, posibilitando la vinculación de datos o documentos existentes en TAILOR en un
tercero.
Por ejemplo: Una escritura que ha sido escaneada y subida en Tailor puede ser visualizado en SAP, y en sentido
contrario.
• Bi-direccional de intercambio de datos.
• Ligero y totalmente flexible solución de negocio.
• BBDD exportables de forma inmediata.
• Creación de sistema de Gestión Central.
• Mayor fortaleza ante un posible desastre.
• Escalabilidad y adaptación según necesidades, en plazos mínimos.
• Menor coste.
Coordinación CLIENTE-PROVEEDORES
COORDINACIÓN
INTEGRAL
Ticketing
Gestión de Presupuestos
Coordinación Tareas
Control y gestión buzones de
correo electrónico del cliente.
.
con posibilidad de comparación de
los mismos.
Seguridad, Mantenimiento, Informes,
Procuradores, Ventas
Asistencias 24/365
Facturación
Cuadro de Mando
Control de Facturación entre cliente y
proveedores
Asistencias Robo/Vandalismo
Informes, y estadisticas, SLA´s,
KPI´s, Asignación de volumenes a
proveedor segun cumplimiento…
EMAIS, a través de su Plataforma, ejercerá la función de Coordinar entre el cliente y sus proveedores, los diferentes encargos
o tareas a realizar sobre los activos que gestiona de la siguiente manera:
GESTIÓN ACTIVOS
ww.emais.es
(+34) 902 570 473
ESPAÑA . PORTUGAL . REINO UNIDO