Post on 04-Jul-2015
El pensamiento positivo afecta todo lo que haces, impregna de elevadas vibraciones todo lo que te rodea. Sólo trabaja en tu beneficio y en el de los demás, dado que en el reino de la mente lo positivo atrae a lo positivo y rechaza a lo negativo.
Bienvenidos
IUTEPAS
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PASCAL
CARRERA: CONTABILIDAD Y COSTOS Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LA OPTIMIZACION DE LOS PROCESOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE DISTRIBUIDORA RONDON; S.R.L. UBICADA EN
CAGUA ESTADO ARAGUA
AUTOR: Br. Omaira Espinoza
Br. Mayerlin GomezTUTOR ACADÉMICO: Lic. Msc. Henry Padilla
ASESOR METODOLOGICO: Ing. Josmar Ceballo
CAPITULO I EL PROBLEMAPlanteamiento del Problema Objetivos de la investigación: General Específicos
CAPITULO II MARCO TEÓRICOReseña histórica Antecedentes de la investigación Bases teóricas
CAPÍTULO VI RESULTADOSAnálisis de los resultadosConclusionesRecomendaciones
CAPÍTULO lll MARCO METODOLÓGICOTipo de InvestigaciónDiseño de la investigaciónPoblación y muestraTécnicas e instrumento de recolección de datosValidez del instrumentoTécnicas de Análisis de Datos
PLANTEAMIENTO DELPROBLEMA
SINTOMAS CAUSAS
CONSECUENCIAS
Descontrol acentuado de los registros de cuentas por cobrar Inexistencia de un plan o programa
Retardo en el procesamiento de las ventas a crédito
No existen lineamientos claros
Procedimientos administrativo contables inadecuados
Control deficiente de estas actividades
Ruptura de los compromisos
Flujo de efectivo afectado
Alta tasa de clientes morosos
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
Proponer un Sistema Administrativo de Control para la optimización del Proceso de las
Cuentas por Cobrar de Distribuidora Rondon, S.R.L., Ubicada en Cagua, Estado Aragua.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar el proceso actual de las operaciones de crédito y cobranza de la Distribuidora Rondón, S.R.L., Ubicada en Cagua – Edo. Aragua.
Describir las características generales administrativas de la empresa Distribuidora Rondón, S.R.L., Ubicada en Cagua – Edo. Aragua.
Establecer las debilidades y fortalezas del sistema de control de las operaciones de crédito y cobranza en Distribuidora Rondón, S.R.L., Ubicada en Cagua – Edo. Aragua.
Diseñar un Sistema de Administrativo de Control para la Optimización del Proceso de las Cuentas por Cobrar de Distribuidora Rondón S.R.L., Ubicada en Cagua – Edo. Aragua.
Claudia, C y Tiendo, M (2002) En su trabajo “Diseño de un Sistema Administrativo para optimizar los procesos de cuentas por cobrar en la empresa CUMMINS MOTRIZ, C.A. Ubicada en Turmero – Estado Aragua”
Fermín, J (2.002) “Propuesta de un Sistema de Control de cuentas por cobrar para la empresa Electrónicos Unidos, C.A. Ubicada en la Morita, Estado Aragua”
Maurera, S y Ovalles, J (2.002) “Evaluación del sistema de facturación aplicado en la empresa Dart Venezuela C.A., y sus implicaciones en el ciclo de ingresos y cuentas por cobrar.
Canelo, L (2.003) “Análisis y Diseño de un Sistema Interactivo de control Administrativo para una empresa de Distribución (INDELSO)”
MARCO TEÓRICOAntecedentes de
la investigación
MARCO TEÓRICO
Bases Teóricas
Terry, G (1.998) Administración
Montana (2.002) Procesos administrativos
Cepeda (1999), Sistema de control interno
Chivavenato (2001), Sistema
Van Horne (1.994) Cuentas por cobrar
Gitman (1.986 Políticas de crédito
Catácora (1.998) Clasificación de los cuentas por cobrar
MARCO METODOLÓGICO
TIPO DE INVESTIGACION Proyecto factible
DISEÑO DE INVESTIGACION Campo
Descriptiva - Evaluativa
Revisión documental
POBLACION YMUESTRA
Población
MuestraIntencional
no probabilístico Seis(6) Sujetos
Seis (6) Sujetos Vinculados
Técnicas de Recolección de Datos
La Encuesta
Instrumento de Recolección de Datos
Cuestionarios
16 Ítems Dicotómicos
(SI-NO)
TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
La observación directa
VALIDEZ DEL INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Juicio de Expertos
Contenido
Metodología
Diseño
Escala para la Validación
DescripciónPonderación
Deficiente 1 Punto
Regular 2 Puntos
Buena 3 Puntos
Excelente 4 Puntos
TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS
Cuantitativo
Cualitativo
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Estructura funcional
Si; 6; 100%
No; 0; 0%
Si No
Estructura funcional
ApreciaciónFrecuencia Porcentaje (%)
Si 6 100%
No 0 00%
Total 6 100%
Fuente: instrumento de recolección de datos
¿Posee la organización una estructura funcional en virtud de su misión y visión?
SI NO
Fluidez comunicacional
Si; 2; 33%
No; 4; 67%
Si No
Fluidez comunicaciónal
ApreciaciónFrecuencia Porcentaje (%)
Si 2 33%
No 4 67%
Total 6 100%
Fuente: instrumento de recolección de datos
¿Existe fluidez en el proceso comunicacional dentro de la organización?
SI NO
Atención al cliente
Si; 4; 67%
No; 2; 33%
Si No
Atención al cliente
ApreciaciónFrecuencia Porcentaje (%)
Si 4 67%
No 2 33%
Total 6 100%
Fuente: instrumento de recolección de datos
¿Considera usted que la atención al cliente que brinda la organización es satisfactoria?
SI NO
Flujo de efectivo
Si; 3; 50%No; 3; 50%
Si No
Flujo de efectivo
ApreciaciónFrecuencia Porcentaje (%)
Si 3 50%
No 3 50%
Total 6 100%
Fuente: instrumento de recolección de datos
¿Cuenta la empresa con un flujo de efectivo capaz de cubrir las obligaciones con terceros?
SI NO
Controles administrativos
Si; 2; 33%
No; 4; 67%
Si No
Controles administrativos
ApreciaciónFrecuencia Porcentaje (%)
Si 2 33%
No 4 67%
Total 6 100%
Fuente: instrumento de recolección de datos
¿Posee la organización controles administrativos contables que permitan obtener información oportuna?
SI NO
Sistema administrativo contable
Si; 5; 83%
No; 1; 17%
Si No
Sistema administrativo contable
ApreciaciónFrecuencia Porcentaje (%)
Si 5 83%
No 1 17%
Total 6 100%
Fuente: instrumento de recolección de datos
¿El sistema administrativo contable utilizado por la empresa es funcional? SI NO
Aplicaciín de procedimientos
Si; 2; 33%
No; 4; 67%
Si No
Aplicación de procedimientos
ApreciaciónFrecuencia Porcentaje (%)
Si 2 33%
No 4 67%
Total 6 100%
Fuente: instrumento de recolección de datos
¿Se aplica los procedimientos adecuados en el proceso administrativo-contable en el departamento de cuentas por cobrar?
SI NO
Necesidad de nuevo sistema
Si; 6; 100%
No; 0; 0%
Si No
Necesidad de nuevo sistema
ApreciaciónFrecuencia Porcentaje (%)
Si 6 100%
No 0 00%
Total 6 100%
Fuente: instrumento de recolección de datos
¿Se hace necesario el Diseño de un sistema administrativo de control para la optimización del proceso de cuentas por cobrar?
SI NO
LA PROPUESTA
Presentación
Objetivos de la propuesta.
Justificación de la propuesta.
Fundamentación.
Estructura de la propuesta
Operatividad de la propuesta.
Factibilidad de la propuesta.
LA PROPUESTA
Objetivo general :
Optimizar la gestión del departamento de cuentas por cobrar, estableciendo estrategias adecuadas y que satisfagan las necesidades del departamento y de la organización.
Objetivos específicos.
Crear mantener y desarrollar un sistema de control interno que permita el manejo efectivo y eficaz de las cuentas por cobrar.
Establecer y desarrollar un equipo eficiente de trabajo capaz de lograr los objetivos planteados para el departamento, dirigidos por un liderazgo proactivo.
Plantear un conjunto de de normas y procedimientos que conlleven al registro organizado de las operaciones y el servicio prestado.
Coordinar las actividades relacionadas con la cobranza, su registro y su procesamiento.
Desarrollar un conjunto de acciones que permitan la verificación de la exactitud y la fiabilidad de la información a procesar contablemente.
Diseñar planes que conduzcan a establecer las prioridades y periodos de cobranza.
Establecer un sistema de comunicación entre el personal involucrado así como el seguimiento de las cuentas por cobrar.
Recaudo de la información
Tabulación de la Información
Plan de capacitación
Diseño de estrategias
Evaluación de resultados
Seguimiento
Diseño de normas y procedimientos
Diseño de políticas de cuentas por cobrar
Aplicación del sistema
Aplicación de correctivos
Realizar un cronograma de cobros de acuerdo
Toda cobranza debe estar sustentada por el cronograma de cobro.
Toda cobranza debe estar autorizada.
Toda venta a crédito debe ser procesada por el departamento de crédito y cobranza.
Toda la información de ventas a crédito debe poseer datos tales como: condiciones del crédito, condiciones de pago, características del cliente, fecha de vencimiento.
Toda venta a crédito de clientes nuevos debe ser sometida al análisis por parte del departamento.
El departamento de crédito y cobranza debe llevar un registro del índice de morosidad.
El vendedor reportará las cobranzas diariamente al departamento respectivo.
Se llevará un registro actualizado tanto de clientes solventes, como de los morosos.
Normas de cuentas por cobrar
Se recibe información de ventas a créditos por parte del departamento de venta.
Se clasifican de acuerdo a:• Cliente • Monto• Condiciones de pago• Fecha de vencimiento (tiempo de holgura)• Otras condiciones de pagos (descuento por pronto pago)• Intereses de demora
Se elabora un cronograma de cobraza
Se asigna al vendedor el plan de cobranza.
El vendedor reporta la cobranza (diariamente) al departamento respectivo.
El departamento de cobranza realizara el registro y ajuste correspondiente de cada cobranza.
El departamento actualiza los datos de cobranza.
Procedimiento de cobranzas
Procesar a la mayor brevedad las ventas a crédito.
No procesar ninguna venta a crédito que no esté debidamente autorizada.
Iniciar el proceso de elaboración del plan de cobranza en el lapso establecido.
Definir claramente el periodo de recepción y entrega de los resúmenes de cobranza.
Ubicar en lugar conveniente toda documentación después de haberla procesado.
Establecer el límite mínimo y máximo en tiempo de procesamiento.
Aplicar en el proceso todos los controles a que hubiere lugar de acuerdo a lo establecido.
Establecer registros automatizado de morosidad, que faciliten la elaboración del plan de cobranza.
Establecer políticas de pronto pago, así como otros incentivos a los clientes.
Políticas de cuentas por cobrar.
Para el personal administrativo y de apoyo:
Calidad de servicio.
Atención al cliente.
Planificación de cobranza.
Capacitación en sistema administrativo contable.
Equipo eficiente de trabajo. Para el personal supervisorio:
Análisis del problema toma de decisiones.
Desarrollo de equipo de trabajo.
Técnicas de supervisión.
Plan de adiestramiento
Capacitar al personal administrativo de apoyo y supervisorio en las áreas relacionadas con crédito y cobranza y calidad de servicio.
Sistematizar los procesos de cobranza.
Retroalimentar periódicamente al departamento en cuanto a su desempeño y gestión.
Se implementará través de los departamentos relacionados, las pautas administrativas que permitirán optimización del proceso.
Se evaluará el procedimiento de cuentas por cobrar tomando en cuenta el inicio del proceso, tiempo transcurrido hasta la cobranza.
Entre otras actividades se establecerán las responsabilidades que hubiera lugar, esto derivado de un análisis de tareas que permita la sincerización de los cargo del departamento.
Diseño de estrategias
Conclusiones
El sistema actual de cuentas por cobrar de la empresa Acero Steel. C.A. no es lo suficientemente funcional
El departamento en cuestión cuenta con el personal suficiente y capaz
La definición clara de normas y procedimientos para ejecutar el proceso
Las ventas a créditos no son procesadas oportunamente
Se cuenta con la dificultad de que la información generada durante este proceso no es de fácil acceso.
Establecer un diseño de políticas y estrategias de cobranza Se sugiere un sistema funcional administrativo de control de cuentas por cobrar
Adiestramiento tanto en el área de administración, como en el de calidad de servicio
Control de la documentación que allí se genera
Se plantea la selección de un método que permita obtener información veraz y pertinente
Implementar las recomendaciones lo mas pronto posible.
RECOMENDACIONES