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PCM Manejo del Cicio de Proyecto
Prefacio Este texto ha sido preparado como material didactico para un curso de capacitaci6n de
una semana a fin de ensefiar los conocimientos y tecnicas del Manejo del Ciclo de
Proyecto (PCM) El PCM es una metodologia para planificar y ejecutar proyectos de
desarrollo- Se ha elaborado considerando como posibles lectores aquellas personas que
se encargan directamente de planificar y ejecutar esos proyectos tales como miembros
de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales consultores y encuestadores
ademas de los investigadores sobre las metodologias de proyectos de desarrollo pero
tambien servira como un texto independiente para aprender el PCM
Este texto abarca todos los aspectos relevantes sobre el PCM y no se limita a la
presentaci6n de su teoria sino tambien incluye un contenido sustancial que refleja con
abundancia ricas experiencias en los lugares del desarrollo Ademas de tocar aquellos
aspectos comunes del PCM que han venido utilizando como herramienta las
organizaciones internacionales y bilaterales explica tambien la ultima tendencia de
esta metodologia y la coordinaci6n con otras metodologias de investigaci6n Este
documento da mayor enfasis en la planificaci6n en el PCM especialmente la
Planificaci6n Participativa sin omitir el monitoreo y la evaluaci6n
lLos proyectos de que se habla en este texto significan concretamente los de la Cooperacion Tecuica de Tipo Proyecto que ejecuta la Coopcracion Internacional del Japan JICA
1
1 Descripci6n de PCM
1-1 Definicion de PCM
El PCM (Abreviatura del termino ingles Project Cycle Management) significa el
Manejo del Ciclo de Proyecto PCM El Ciclo de Proyecto indica todo el proceso de un
proyeeto de desarrollo pOI 10 que el PCM es una metodologia de planificar y gestionar
ese proceso mediante el Matriz de Disefio de Proyecto (PDM abreviatura del termino
ingles Project Design Matrix) El modelo original del PCM fue ideado en EEUU y
fue bautizado con el nombre de Logical Framework Esta herramienta fue unificada
con ZOPp2(Planificacion de Proyeeto Orientado al Objetivo) que establecio GTZ3 ente
publico de cooperacion alemana convirfiendose en origen del PCM Hoy en dia
muchos organizaciones internacionales y bilaterales de cooperacion tienen introducido
el PCM y 10 adoptan oportunamente a la necesidad de cada organizacionfblota en la
pagina 6 se muestra la relacion general entre el ciclo de un proyecto y su PCM)
1-2 Trasfondo Historico de PCM
Logical Framework 0 Estructura Logica fue desarrollada pOI U8AID Agencia para
Desarrollo Internacional de EEUU en la segunda mitad de los alios 60 GTZ POI su
parte tras probar esta herramienta para planificar y administrar sus proyectos de
desarrollo en la primera mitad de los alios 80 la introdujo plenamente y Ie agreg6
mejoramiento para llegar a desarrollar la metodologia de ZOPP Este nuevo
instrumento aleman incluye aquellos analisis que no contemplaba la Estructura L6gica
como Analisis de Participantes de Problema y de Objetivos ZOPP tiene gran ventaja
de cubrir aquellos puntos dehiles que tenian otras metodologias de desarrollo utilizadas
anteriormente tal como confirmaban los paises receptores de cooperacion al
introducirse la herramienta alemana que los donantes de cooperacion comienzan a
escucharlos por primera vez De esta manera ZOPP fue bien recibido tanto pOI los
paises receptores de cooperacion como los donantes hasta que la Agencia Noruega para
Cooperacion para el Desarrollo(NORAD) Asistencia Danes de Desarrollo Internacional
(DANIDA) 0 el Banco Asiatico de Desarrollo (ADB) entre otras muchas organizaciones
introdujeron esta metodologia para planificar y administrar los proyectos de desarrollo
Este movimiento corresponde a la opinion de que no se puede esperar ni la
sostenibilidad ni el desarrollo autonomico a los proyeetos de desarrollo que ejecuten
unilateralmente los donantes mientras que los receptores reciban unicamerite
2 Ziel Orientierte Projekt Planung
3 Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit
2
instrucciones voces que se extendieron en la comunidad internacional a partir de la
primera mitad de los 90 requiriendo un desarrollo participativo
Y sin embargo tambien surgian criticas sobre el PCM Entre ellas se destacaban las
criticas sobre la falta de flexibilidad por darse mayor importancia al procedimiento
basico GTZ mismo reconocia esta debilidad y ha revisado las lineas directrices del uso
de ZOPP recientemente Concretamente da mayor enfasis a la flexibilidad en el
procedimiento de ZOPPPCM y promueve la combinacion del PCM con otras
metodologias como RRA metodologia de Evaluacion Rural Rapida (vease el capitulo
VI) y PRA(vease el capitulo VI Participatory Rural Appraisal en Ingles Evaluacion
Participativa Rural) a fin de planificar proyectos apropiados Otras organizaciones
tambien recomiendan a sus funcionarios utilizar el PCM de manera mas flexible
En el Japan la Fundacion para Estudios Avanzados sobre el Desarrollo Internacional
(FASID)4 estudia la metodologia del PCM y JICA la introdujo en la ejecucion de la
Asistencia Oficial para el DesarroHo(ODA) a partir de la primera mitad de los 90
FASID lleva a cabo tambien la difusion de esta herramienta y ha formado numerosos
moderadores mediante sus propios metodos de capacitaciontvease la pagina 5) JICA
por su parte ha establecido un procedimiento de manejo de proyecto Ham ado JPCM
en que destaca su originalidad en el monitoreo y evaluacion AI principio JICA
utilizaba esta metodologia principalmente en la planificacion de la Cooperacion Tecnica
Tipo Proyecto y sin embargo ha comenzado a aplicarla tambien en otras modalidades
de cooperacion como el Estudio de Desarrollo y la Cooperacion Financiera No
Reembolsable
1-3 Caracteristica de PCM
El PCM tiene como caracteristica ventajosa los siguientes aspectos
a) Consistencia
Todo el proceso de proyecto es planificado y manejado mediante un matriz PDM que
recoge la informacion relevante de manera resumida Esto facilita el monitoreo y
evaluacion del proyecto relativamente facil sin depender del volumen de los
conocimientos detallados sobre el proyecto en cuestion que tenga cada una de las
personas que participen en el proyecto De modo que no afecta mucho ala planificacion
ni manejo del proyecto algun relevo del personal tanto en la parte del donante de
cooperacion como en la del pais receptor de la misma
4 Foundation for Advanced Studies on International Development
3
b) Acercamiento L6gico
El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n
causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI
analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar
estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en
una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM
Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en
tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza
evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion
c) Participacion
En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como
beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli
son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera
extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la
presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la
organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0
investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como
resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar
un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios
del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como
suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el
futuro
d) Transparencia
Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es
visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema
el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy
claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto
4
Columna -Iapon y PCM
Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente
En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta
metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan
Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades
Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera
5
Ciclo de Proyecto General
Descubrimien
Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM
Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ
Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion
Elaboraci6n de PDM
Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo
Perfeccion de PDM
Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia
Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n
Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior
6
1-4 Componentes Basicos de PCM
El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y
Monitoreo y Evaluacion (M y E)
PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y
realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del
problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la
planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM
M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion
para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0
que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales
del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del
proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado
adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de
identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los
participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de
contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por
expertos externos que no esten involucrados al proyecto
En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia
en el capitulo III
7
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
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especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
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Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
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necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
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Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
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[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
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[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
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e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Prefacio Este texto ha sido preparado como material didactico para un curso de capacitaci6n de
una semana a fin de ensefiar los conocimientos y tecnicas del Manejo del Ciclo de
Proyecto (PCM) El PCM es una metodologia para planificar y ejecutar proyectos de
desarrollo- Se ha elaborado considerando como posibles lectores aquellas personas que
se encargan directamente de planificar y ejecutar esos proyectos tales como miembros
de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales consultores y encuestadores
ademas de los investigadores sobre las metodologias de proyectos de desarrollo pero
tambien servira como un texto independiente para aprender el PCM
Este texto abarca todos los aspectos relevantes sobre el PCM y no se limita a la
presentaci6n de su teoria sino tambien incluye un contenido sustancial que refleja con
abundancia ricas experiencias en los lugares del desarrollo Ademas de tocar aquellos
aspectos comunes del PCM que han venido utilizando como herramienta las
organizaciones internacionales y bilaterales explica tambien la ultima tendencia de
esta metodologia y la coordinaci6n con otras metodologias de investigaci6n Este
documento da mayor enfasis en la planificaci6n en el PCM especialmente la
Planificaci6n Participativa sin omitir el monitoreo y la evaluaci6n
lLos proyectos de que se habla en este texto significan concretamente los de la Cooperacion Tecuica de Tipo Proyecto que ejecuta la Coopcracion Internacional del Japan JICA
1
1 Descripci6n de PCM
1-1 Definicion de PCM
El PCM (Abreviatura del termino ingles Project Cycle Management) significa el
Manejo del Ciclo de Proyecto PCM El Ciclo de Proyecto indica todo el proceso de un
proyeeto de desarrollo pOI 10 que el PCM es una metodologia de planificar y gestionar
ese proceso mediante el Matriz de Disefio de Proyecto (PDM abreviatura del termino
ingles Project Design Matrix) El modelo original del PCM fue ideado en EEUU y
fue bautizado con el nombre de Logical Framework Esta herramienta fue unificada
con ZOPp2(Planificacion de Proyeeto Orientado al Objetivo) que establecio GTZ3 ente
publico de cooperacion alemana convirfiendose en origen del PCM Hoy en dia
muchos organizaciones internacionales y bilaterales de cooperacion tienen introducido
el PCM y 10 adoptan oportunamente a la necesidad de cada organizacionfblota en la
pagina 6 se muestra la relacion general entre el ciclo de un proyecto y su PCM)
1-2 Trasfondo Historico de PCM
Logical Framework 0 Estructura Logica fue desarrollada pOI U8AID Agencia para
Desarrollo Internacional de EEUU en la segunda mitad de los alios 60 GTZ POI su
parte tras probar esta herramienta para planificar y administrar sus proyectos de
desarrollo en la primera mitad de los alios 80 la introdujo plenamente y Ie agreg6
mejoramiento para llegar a desarrollar la metodologia de ZOPP Este nuevo
instrumento aleman incluye aquellos analisis que no contemplaba la Estructura L6gica
como Analisis de Participantes de Problema y de Objetivos ZOPP tiene gran ventaja
de cubrir aquellos puntos dehiles que tenian otras metodologias de desarrollo utilizadas
anteriormente tal como confirmaban los paises receptores de cooperacion al
introducirse la herramienta alemana que los donantes de cooperacion comienzan a
escucharlos por primera vez De esta manera ZOPP fue bien recibido tanto pOI los
paises receptores de cooperacion como los donantes hasta que la Agencia Noruega para
Cooperacion para el Desarrollo(NORAD) Asistencia Danes de Desarrollo Internacional
(DANIDA) 0 el Banco Asiatico de Desarrollo (ADB) entre otras muchas organizaciones
introdujeron esta metodologia para planificar y administrar los proyectos de desarrollo
Este movimiento corresponde a la opinion de que no se puede esperar ni la
sostenibilidad ni el desarrollo autonomico a los proyeetos de desarrollo que ejecuten
unilateralmente los donantes mientras que los receptores reciban unicamerite
2 Ziel Orientierte Projekt Planung
3 Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit
2
instrucciones voces que se extendieron en la comunidad internacional a partir de la
primera mitad de los 90 requiriendo un desarrollo participativo
Y sin embargo tambien surgian criticas sobre el PCM Entre ellas se destacaban las
criticas sobre la falta de flexibilidad por darse mayor importancia al procedimiento
basico GTZ mismo reconocia esta debilidad y ha revisado las lineas directrices del uso
de ZOPP recientemente Concretamente da mayor enfasis a la flexibilidad en el
procedimiento de ZOPPPCM y promueve la combinacion del PCM con otras
metodologias como RRA metodologia de Evaluacion Rural Rapida (vease el capitulo
VI) y PRA(vease el capitulo VI Participatory Rural Appraisal en Ingles Evaluacion
Participativa Rural) a fin de planificar proyectos apropiados Otras organizaciones
tambien recomiendan a sus funcionarios utilizar el PCM de manera mas flexible
En el Japan la Fundacion para Estudios Avanzados sobre el Desarrollo Internacional
(FASID)4 estudia la metodologia del PCM y JICA la introdujo en la ejecucion de la
Asistencia Oficial para el DesarroHo(ODA) a partir de la primera mitad de los 90
FASID lleva a cabo tambien la difusion de esta herramienta y ha formado numerosos
moderadores mediante sus propios metodos de capacitaciontvease la pagina 5) JICA
por su parte ha establecido un procedimiento de manejo de proyecto Ham ado JPCM
en que destaca su originalidad en el monitoreo y evaluacion AI principio JICA
utilizaba esta metodologia principalmente en la planificacion de la Cooperacion Tecnica
Tipo Proyecto y sin embargo ha comenzado a aplicarla tambien en otras modalidades
de cooperacion como el Estudio de Desarrollo y la Cooperacion Financiera No
Reembolsable
1-3 Caracteristica de PCM
El PCM tiene como caracteristica ventajosa los siguientes aspectos
a) Consistencia
Todo el proceso de proyecto es planificado y manejado mediante un matriz PDM que
recoge la informacion relevante de manera resumida Esto facilita el monitoreo y
evaluacion del proyecto relativamente facil sin depender del volumen de los
conocimientos detallados sobre el proyecto en cuestion que tenga cada una de las
personas que participen en el proyecto De modo que no afecta mucho ala planificacion
ni manejo del proyecto algun relevo del personal tanto en la parte del donante de
cooperacion como en la del pais receptor de la misma
4 Foundation for Advanced Studies on International Development
3
b) Acercamiento L6gico
El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n
causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI
analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar
estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en
una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM
Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en
tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza
evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion
c) Participacion
En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como
beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli
son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera
extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la
presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la
organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0
investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como
resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar
un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios
del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como
suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el
futuro
d) Transparencia
Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es
visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema
el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy
claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto
4
Columna -Iapon y PCM
Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente
En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta
metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan
Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades
Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera
5
Ciclo de Proyecto General
Descubrimien
Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM
Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ
Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion
Elaboraci6n de PDM
Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo
Perfeccion de PDM
Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia
Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n
Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior
6
1-4 Componentes Basicos de PCM
El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y
Monitoreo y Evaluacion (M y E)
PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y
realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del
problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la
planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM
M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion
para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0
que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales
del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del
proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado
adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de
identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los
participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de
contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por
expertos externos que no esten involucrados al proyecto
En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia
en el capitulo III
7
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
8
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
1 Descripci6n de PCM
1-1 Definicion de PCM
El PCM (Abreviatura del termino ingles Project Cycle Management) significa el
Manejo del Ciclo de Proyecto PCM El Ciclo de Proyecto indica todo el proceso de un
proyeeto de desarrollo pOI 10 que el PCM es una metodologia de planificar y gestionar
ese proceso mediante el Matriz de Disefio de Proyecto (PDM abreviatura del termino
ingles Project Design Matrix) El modelo original del PCM fue ideado en EEUU y
fue bautizado con el nombre de Logical Framework Esta herramienta fue unificada
con ZOPp2(Planificacion de Proyeeto Orientado al Objetivo) que establecio GTZ3 ente
publico de cooperacion alemana convirfiendose en origen del PCM Hoy en dia
muchos organizaciones internacionales y bilaterales de cooperacion tienen introducido
el PCM y 10 adoptan oportunamente a la necesidad de cada organizacionfblota en la
pagina 6 se muestra la relacion general entre el ciclo de un proyecto y su PCM)
1-2 Trasfondo Historico de PCM
Logical Framework 0 Estructura Logica fue desarrollada pOI U8AID Agencia para
Desarrollo Internacional de EEUU en la segunda mitad de los alios 60 GTZ POI su
parte tras probar esta herramienta para planificar y administrar sus proyectos de
desarrollo en la primera mitad de los alios 80 la introdujo plenamente y Ie agreg6
mejoramiento para llegar a desarrollar la metodologia de ZOPP Este nuevo
instrumento aleman incluye aquellos analisis que no contemplaba la Estructura L6gica
como Analisis de Participantes de Problema y de Objetivos ZOPP tiene gran ventaja
de cubrir aquellos puntos dehiles que tenian otras metodologias de desarrollo utilizadas
anteriormente tal como confirmaban los paises receptores de cooperacion al
introducirse la herramienta alemana que los donantes de cooperacion comienzan a
escucharlos por primera vez De esta manera ZOPP fue bien recibido tanto pOI los
paises receptores de cooperacion como los donantes hasta que la Agencia Noruega para
Cooperacion para el Desarrollo(NORAD) Asistencia Danes de Desarrollo Internacional
(DANIDA) 0 el Banco Asiatico de Desarrollo (ADB) entre otras muchas organizaciones
introdujeron esta metodologia para planificar y administrar los proyectos de desarrollo
Este movimiento corresponde a la opinion de que no se puede esperar ni la
sostenibilidad ni el desarrollo autonomico a los proyeetos de desarrollo que ejecuten
unilateralmente los donantes mientras que los receptores reciban unicamerite
2 Ziel Orientierte Projekt Planung
3 Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit
2
instrucciones voces que se extendieron en la comunidad internacional a partir de la
primera mitad de los 90 requiriendo un desarrollo participativo
Y sin embargo tambien surgian criticas sobre el PCM Entre ellas se destacaban las
criticas sobre la falta de flexibilidad por darse mayor importancia al procedimiento
basico GTZ mismo reconocia esta debilidad y ha revisado las lineas directrices del uso
de ZOPP recientemente Concretamente da mayor enfasis a la flexibilidad en el
procedimiento de ZOPPPCM y promueve la combinacion del PCM con otras
metodologias como RRA metodologia de Evaluacion Rural Rapida (vease el capitulo
VI) y PRA(vease el capitulo VI Participatory Rural Appraisal en Ingles Evaluacion
Participativa Rural) a fin de planificar proyectos apropiados Otras organizaciones
tambien recomiendan a sus funcionarios utilizar el PCM de manera mas flexible
En el Japan la Fundacion para Estudios Avanzados sobre el Desarrollo Internacional
(FASID)4 estudia la metodologia del PCM y JICA la introdujo en la ejecucion de la
Asistencia Oficial para el DesarroHo(ODA) a partir de la primera mitad de los 90
FASID lleva a cabo tambien la difusion de esta herramienta y ha formado numerosos
moderadores mediante sus propios metodos de capacitaciontvease la pagina 5) JICA
por su parte ha establecido un procedimiento de manejo de proyecto Ham ado JPCM
en que destaca su originalidad en el monitoreo y evaluacion AI principio JICA
utilizaba esta metodologia principalmente en la planificacion de la Cooperacion Tecnica
Tipo Proyecto y sin embargo ha comenzado a aplicarla tambien en otras modalidades
de cooperacion como el Estudio de Desarrollo y la Cooperacion Financiera No
Reembolsable
1-3 Caracteristica de PCM
El PCM tiene como caracteristica ventajosa los siguientes aspectos
a) Consistencia
Todo el proceso de proyecto es planificado y manejado mediante un matriz PDM que
recoge la informacion relevante de manera resumida Esto facilita el monitoreo y
evaluacion del proyecto relativamente facil sin depender del volumen de los
conocimientos detallados sobre el proyecto en cuestion que tenga cada una de las
personas que participen en el proyecto De modo que no afecta mucho ala planificacion
ni manejo del proyecto algun relevo del personal tanto en la parte del donante de
cooperacion como en la del pais receptor de la misma
4 Foundation for Advanced Studies on International Development
3
b) Acercamiento L6gico
El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n
causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI
analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar
estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en
una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM
Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en
tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza
evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion
c) Participacion
En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como
beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli
son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera
extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la
presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la
organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0
investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como
resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar
un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios
del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como
suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el
futuro
d) Transparencia
Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es
visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema
el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy
claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto
4
Columna -Iapon y PCM
Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente
En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta
metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan
Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades
Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera
5
Ciclo de Proyecto General
Descubrimien
Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM
Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ
Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion
Elaboraci6n de PDM
Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo
Perfeccion de PDM
Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia
Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n
Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior
6
1-4 Componentes Basicos de PCM
El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y
Monitoreo y Evaluacion (M y E)
PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y
realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del
problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la
planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM
M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion
para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0
que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales
del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del
proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado
adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de
identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los
participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de
contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por
expertos externos que no esten involucrados al proyecto
En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia
en el capitulo III
7
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
8
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
instrucciones voces que se extendieron en la comunidad internacional a partir de la
primera mitad de los 90 requiriendo un desarrollo participativo
Y sin embargo tambien surgian criticas sobre el PCM Entre ellas se destacaban las
criticas sobre la falta de flexibilidad por darse mayor importancia al procedimiento
basico GTZ mismo reconocia esta debilidad y ha revisado las lineas directrices del uso
de ZOPP recientemente Concretamente da mayor enfasis a la flexibilidad en el
procedimiento de ZOPPPCM y promueve la combinacion del PCM con otras
metodologias como RRA metodologia de Evaluacion Rural Rapida (vease el capitulo
VI) y PRA(vease el capitulo VI Participatory Rural Appraisal en Ingles Evaluacion
Participativa Rural) a fin de planificar proyectos apropiados Otras organizaciones
tambien recomiendan a sus funcionarios utilizar el PCM de manera mas flexible
En el Japan la Fundacion para Estudios Avanzados sobre el Desarrollo Internacional
(FASID)4 estudia la metodologia del PCM y JICA la introdujo en la ejecucion de la
Asistencia Oficial para el DesarroHo(ODA) a partir de la primera mitad de los 90
FASID lleva a cabo tambien la difusion de esta herramienta y ha formado numerosos
moderadores mediante sus propios metodos de capacitaciontvease la pagina 5) JICA
por su parte ha establecido un procedimiento de manejo de proyecto Ham ado JPCM
en que destaca su originalidad en el monitoreo y evaluacion AI principio JICA
utilizaba esta metodologia principalmente en la planificacion de la Cooperacion Tecnica
Tipo Proyecto y sin embargo ha comenzado a aplicarla tambien en otras modalidades
de cooperacion como el Estudio de Desarrollo y la Cooperacion Financiera No
Reembolsable
1-3 Caracteristica de PCM
El PCM tiene como caracteristica ventajosa los siguientes aspectos
a) Consistencia
Todo el proceso de proyecto es planificado y manejado mediante un matriz PDM que
recoge la informacion relevante de manera resumida Esto facilita el monitoreo y
evaluacion del proyecto relativamente facil sin depender del volumen de los
conocimientos detallados sobre el proyecto en cuestion que tenga cada una de las
personas que participen en el proyecto De modo que no afecta mucho ala planificacion
ni manejo del proyecto algun relevo del personal tanto en la parte del donante de
cooperacion como en la del pais receptor de la misma
4 Foundation for Advanced Studies on International Development
3
b) Acercamiento L6gico
El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n
causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI
analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar
estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en
una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM
Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en
tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza
evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion
c) Participacion
En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como
beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli
son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera
extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la
presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la
organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0
investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como
resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar
un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios
del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como
suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el
futuro
d) Transparencia
Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es
visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema
el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy
claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto
4
Columna -Iapon y PCM
Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente
En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta
metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan
Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades
Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera
5
Ciclo de Proyecto General
Descubrimien
Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM
Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ
Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion
Elaboraci6n de PDM
Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo
Perfeccion de PDM
Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia
Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n
Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior
6
1-4 Componentes Basicos de PCM
El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y
Monitoreo y Evaluacion (M y E)
PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y
realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del
problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la
planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM
M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion
para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0
que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales
del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del
proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado
adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de
identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los
participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de
contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por
expertos externos que no esten involucrados al proyecto
En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia
en el capitulo III
7
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
8
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
b) Acercamiento L6gico
El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n
causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI
analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar
estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en
una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM
Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en
tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza
evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion
c) Participacion
En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como
beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli
son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera
extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la
presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la
organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0
investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como
resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar
un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios
del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como
suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el
futuro
d) Transparencia
Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es
visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema
el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy
claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto
4
Columna -Iapon y PCM
Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente
En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta
metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan
Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades
Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera
5
Ciclo de Proyecto General
Descubrimien
Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM
Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ
Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion
Elaboraci6n de PDM
Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo
Perfeccion de PDM
Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia
Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n
Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior
6
1-4 Componentes Basicos de PCM
El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y
Monitoreo y Evaluacion (M y E)
PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y
realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del
problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la
planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM
M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion
para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0
que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales
del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del
proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado
adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de
identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los
participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de
contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por
expertos externos que no esten involucrados al proyecto
En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia
en el capitulo III
7
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
8
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
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---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
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I
Be introduce
el cultivo de
arboles
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----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
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b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
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instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
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PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Columna -Iapon y PCM
Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente
En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta
metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan
Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades
Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera
5
Ciclo de Proyecto General
Descubrimien
Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM
Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ
Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion
Elaboraci6n de PDM
Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo
Perfeccion de PDM
Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia
Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n
Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior
6
1-4 Componentes Basicos de PCM
El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y
Monitoreo y Evaluacion (M y E)
PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y
realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del
problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la
planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM
M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion
para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0
que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales
del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del
proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado
adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de
identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los
participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de
contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por
expertos externos que no esten involucrados al proyecto
En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia
en el capitulo III
7
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
8
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Ciclo de Proyecto General
Descubrimien
Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM
Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ
Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion
Elaboraci6n de PDM
Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo
Perfeccion de PDM
Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia
Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n
Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior
6
1-4 Componentes Basicos de PCM
El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y
Monitoreo y Evaluacion (M y E)
PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y
realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del
problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la
planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM
M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion
para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0
que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales
del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del
proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado
adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de
identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los
participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de
contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por
expertos externos que no esten involucrados al proyecto
En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia
en el capitulo III
7
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
8
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
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volumen de
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Be puede cosechar
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incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
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Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
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~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
1-4 Componentes Basicos de PCM
El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y
Monitoreo y Evaluacion (M y E)
PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y
realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del
problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la
planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM
M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion
para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0
que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales
del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del
proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado
adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de
identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los
participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de
contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por
expertos externos que no esten involucrados al proyecto
En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia
en el capitulo III
7
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
8
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
2 Planificacion Participativa (pp)
PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo
Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres
2-1 Procedimiento de PP
Sumario de Indicadores
Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas
Meta Superior
Objeto de Proyecto
Efecto Esperado
Actividades Insumo
Premisas
Analisis de Participantes
~ Analisis de Problema
~ Analisis de Objetivos
~ Selecci6n de Proyeeto
~ Elaboraci6n de PDM
PDM
Elaboracitn de PO
Plan de Operaciones (PO)
Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades
Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias
8
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de
proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de
gente
Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos
con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto
la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una
solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los
requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la
planificacion de un proyecto con mayor factibilidad
En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el
analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente
estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de
iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria
esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas
En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la
discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este
tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y
enQC
De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo
que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y
conciban voluntad de colaboracion
Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor
fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no
conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo
encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones
relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a
los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como
anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la
comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la
equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de
proyecto
POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al
igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo
10
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
2-2 Desarrollo de Taller de PCM
Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes
relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de
proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por
ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como
habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se
involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)
normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un
trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar
el problema
En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de
llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se
evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas
es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y
no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos
del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores
independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele
durar unos dias
bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas
Moderador (Experto consultor) 1 persona
Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto
de 1 a 2 personas
Expertos de JICA algunas
Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que
administren el tema en el pais receptor algunas middot
Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores
funcionarios etc) algunas bull
Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion
etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los
aspectos relevantes de esta metodologia
En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas
9
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la
dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados
constructivos de la reunion
Regla Fundamental de Taller de PCM
(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas
s en
(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion
(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales
ndo
(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones
(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas
es y
(6) A ser posible buscaran el mayoria
consenso general sin recurrir a la decision por
La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente
La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de
preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y
materiales para un taller de PCM
11
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM
A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM
con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo
idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y
12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de
participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la
cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de
cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este
listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias
r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---
I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado
grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita
No es necesario ningun escritorio para este fin
o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I
papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso
una pared lisa del local de taller puede servir tambien
(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador
(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad
i (Uso para explicar la metodologia de PCM)
i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno
de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores
I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis
i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas
i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)
i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo
(Uso para escribir opiniones en tarjetas)
8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos
(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)
9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)
10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad
(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)
11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f
Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller
mediante algunos programas como Inspiration
~ 12 Film de Polaroid 30 fotos
t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____
12
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)
El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las
caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta
principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que
correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos
que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al
proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto
para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto
y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de
este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados
del proyecto
Procedimiento de Analisis de Participantes
Se realiza del modo siguienteshy
(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes
(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos
fuertes y debiles oportunidades y amenazas
(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de
cooperacion ente financiero etc
(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras
comparar sus caracteristicas
Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el
taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No
obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran
volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios
quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran
interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios
enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un
lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate
provocando un una confusion seria
POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas
objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No
obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes
especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la
comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse
el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a
una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en
el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es
13
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores
relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones
entre otros medios
Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente
Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado
del proceso (3) anteriormente mencionado)
Resultados detallados del analisis de grupos
Grupo Meta seleccionado
14
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del
Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes
[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl
En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye
al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de
mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta
final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es
importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y
econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de
dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas
modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6
una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin
Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais
Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el
desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de
confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer
lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento
de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente
Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de
PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada
una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a
continuaci6n
[Participantes de Taller]
6 expertos japoneses el moderador inclusive
1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X
7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y
Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en
ambos casos
2 traductores
15
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]
1 Numero de beneficiarios (Habitantes)
Comunidad A 127 familias (SOO personas)
Comunidad B 107 familias (509 personas)
2 Etnia beneficiaria
Comunidad A Etnia D
Comunidad B Etnia E
3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano
Comunidad A ISO ha y 130 ha
Comunidad B 90 ha y 75 ha
4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto
Comunidad A 2Stha
Comunidad B 15tha
5 Principales productos en el area de proyecto
Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas
Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres
6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto
Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios
Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques
7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto
Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria
Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria
A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en
la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)
16
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]
1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto
2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A
3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y
4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z
5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X
6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras
no de
7 Oponentes al provecto No en particular
17
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo
Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion
causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente
Procedimiento de Analisia de Problema
1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)
2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto
3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo
4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo
5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante
6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que
los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la
pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio
Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen
once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60
e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)
Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema
Como Llenar Tarjetas de Problema
1 Exponer problemas existentes
2 Expresar un problema en cada tarjeta
3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)
4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo
5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto
18
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
e e
lt Arbol deProblemas de la Comunidad A
Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------
------------~--------------Produccion agricola
insuficiente te debe haber
del Principal
dos que estan
I I son Causas
exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I
de hortalizas
- - _-shy ----~----
Limitadas Tecnica de
especies de cultivo no
arroz adecuada
CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de
cultivo cultivo no de riego de
agtaadecuada hortaJizas
19
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
2-5 Analisis de Objetivos
Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el
problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones
negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas
Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su
procedimiento es el siguiente
Procedimiento de Analisis de Objetivos
1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen
2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo
3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo
4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente
Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los
asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente
se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola
de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres
suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)
20
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
------ ------ ______--
e e
laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo
Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y
I Hay cierto Se puede 5e
volumen de cosechar incrernentan pesca
I frut as ganadosI
I I- -------- --------- 1-------shy
Se introducen
especies de mayor cosecha
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de
los resultados del proyecto J
I I a otras comunidades de la provincia Y
---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull
I I I
5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I
hortalizas I I I I 1
I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I
para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I
Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo
~
21
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
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volumen de
pesca
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----- I D J- ________
Be puede cosechar
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I
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el cultivo de
arboles
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incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
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~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
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b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
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PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
2-6 Seleccion de Proyecto
Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el
objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el
arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10
que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la
seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del
analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente
Procedimiento de la Seleccion de Proyecto
1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos
2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad
3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc
4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto
Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente
Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto
Listado de alternativas de acercamientos
Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como
estrategia basica del proyecto)
~tenci6Ilj
1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de
proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo
Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del
objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede
aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de
ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay
veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol
2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en
5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema
22
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que
componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus
resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara
diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al
acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas
componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )
[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]
al tener solo dos sub
Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad
Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-
I
luacion cion ado 0
(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No
1 Rehabilitacion de pozos Alta
Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta
falta de agua embalses en rios 3 Si
3 Conatruccion de canal 3 15 25 3
1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-
2 Mejoramiento de
A2 Introduccion de especies en estaciones
especies de 3 de experimentos
mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado
2 Servicio de provision de agroquimica abono etc
A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si
4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo
5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de
1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]
(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)
Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como
el de la siguiente pagina
28
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres
criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la
factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los
beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del
pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los
acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los
participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene
abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion
entre las alternativas de acercamiento
Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I
Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia
siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la
conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye
[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]
Acercashymiento
A Incremento de Prod uccion de Arroz
B Incremento de Producci6n de Hortalizas
C Fomento de Ganaderia
D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy
tura
Sub- Acercamiento
1 Mifigacion falta de agua
2 Extension Especies mayor cosecha
3 Mejoraruiento tecnicas cultivo
4 Aumento extension cultivo
1 Mitigacicn de falta de agu a
2 Mejcramiento tecnicas de cultivo
1 Seleccion eapecies mejoradas
1 Extension cultivo
1 Construccion eatan ques
Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global
C13 Efectivi-dad Coste aNadad
de Regular Alta
de de
Alta Alta
3 Si de de
3 2 3 3
de de
Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta
25 Side 25 2 25 25
Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta
25 Si 2525 2 2
RelativRelativ Relativde Alta
Baja Baa Baia 15 No 115 15 15
de Baja Alta Baja Baja 1 No
1 1 11
Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)
27
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
C omento de
Ganaderia
D Cultivo de arboles frutales
E Fomento de piscicultura
1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas
2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de
piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los
resultados de introduccion
26
L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos
ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos
ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y
1Organizaci6n de cam peainos
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada
uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La
siguiente tabla muestra su resumen
[Listado de AIternativas de Acercamientol
Acercashymiento
A Incremento de Produccion de Arroz
B Incremento de Produccion de Hcrralizas
A Mitigacion falta de agua riego
A2 Extension especiea mayor ccsecha
f-- shyA3
Mejoramiento tecnicas cultivo
A4 Aumento extension culrivo
BI Mitigacion falta de agua riego
B2 Mejoramientc tecnicas cultivo
SubmiddotAcercamiento
de de
de
del
de de
de de
de de
de de
Contenido Concreto (Actividadee)
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de emb alses en rios
3 Conetruccion de canal de riego
1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en
estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y
provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los
resultados de extension
1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado
2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion
3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo
4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias
agrarias
1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad
2 Rehabilitacion de embalses en rios
3 Construccion de canal de riego
1 Aumento de produccion y provision de semillas
2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo
3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension
25
Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3
Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos
1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y
1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam
peainos 1 - 3 Coleboradores del
Institute de invearigashycion agraria
1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y
4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines
ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria
1 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos
1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa
1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y
2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y
Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y
Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de
l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y
-------1 I
Se incrementa I la produccion agricola I
I Objetivo
PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy
I Se puede cosecharI frutas ganados
_ introduce la ~p introduce el
piscicultura ell ultivo de
anques arboles
JI frutales
Se mejoran
la ganaderia
Se introduce
las tecnicas
de cultivo
~----~---- I ~---------------
24
Se incrementa
la produccion
de hortalizas
~I Se
incrementa
la extension
~c cultivo
o Se mejoran las
tecnicas de
cultivo
G2J bull I
Se introducen
especies de mayor
cosecha
~
arroz
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
B ~--I-----
Se mitiga la
falta de agua
de riego para
hortalizas
--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy
------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz
I I shy
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un
anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente
se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre
los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados
naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del
Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser
objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto
3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el
taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis
cuantitativo
A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo
agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente
Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como
objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco
alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes
A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura
El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro
alternativas de acercamiento
IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo
El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse
tambien en dos alternativas de acercamiento
B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo
23
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
---------------------------------------
-- ------
----------_______________________________________________________________________________
e e
Aumentode
productos en venta I I I
laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo
Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I
Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I
Aumento de productos I de autoconsumo
I Be ordena ill sistema de extension de
los resultados del proyecto I
a otras comunidades de la provincia Y
r---------- ------- ------ --------- I1
Be incrementa I1 la Produccion Agricola
1 I I 4 011
~0-- ---shy
Haycierto
volumen de
pesca
Beintroduce
la piscicultura
en estanques
----- I D J- ________
Be puede cosechar
frutas 1
I
Be introduce
el cultivo de
arboles
fiutales
Be
~--
----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la
incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----
~-----------------
Be introduce
la ganaderia
~ Be mejoran las tecnicas de cultivo
~I Be mitiga la
falta de agua
de riego
11 Al I r
Se mitiga la falta de agua de riego
~ Be introducen
especies de
mayor cosecha
r
1II I 1
~ Se rnejoran
las tecnicas
de cultivo
I Principal
[]
I
_-------------------------------~
t Alcances de proyecto
Se
incrementa
la extension
de cultivo
1
29
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
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Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
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Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
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Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)
Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de
planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los
resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el
formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los
detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)
El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente
Procedimiento de Elaboracion de PDM
1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto
a Meta Global
b Objetivo de Proyecto
c Resultados
d Actividades
2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n
3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas
4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles
Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como
plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este
documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM
mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte
trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM
Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto
La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el
equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener
consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen
que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las
condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es
recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las
actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos
los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio
~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras
30
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
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3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que
el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un
taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer
publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes
involucradas
31
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
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del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)
Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc
~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto
Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas
Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta
calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las
de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto
Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto
Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas
Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas
- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto
Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el
proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto
Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los
niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse
Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA
32
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
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1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
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3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
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b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que
correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir
el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar
la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la
necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de
datos que sirvan de indicadores
2) Indicadores y Modos de Verificacion
a Indicadores
Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente
denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los
indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para
establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e
indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y
objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo
de proyecto son los siguientes
Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I
1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)
2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B
3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual
5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004
6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B
Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un
120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A
y B para 2004 sin bajar su calidad
b Modos de Verificacion
Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos
estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como
indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los
modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los
elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente
despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo
y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara
un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para
indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no
34
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
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Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
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2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
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5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
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3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
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bull
bull
1) Sumario Narrativo
Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del
proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)
Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante
la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a
los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de
proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En
cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha
Indicadores
En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de
analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar
provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la
revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez
identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran
determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A
continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario
narrativo
a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo
plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el
proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la
irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de
proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior
que tenga un plazo mas largo
b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el
proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se
espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un
proyecto
c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del
proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto
de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen
como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan
explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una
estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto
d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto
33
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades
como se ha mencionado en el inciso d) Actividades
35
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
3) Condiciones Externas y Premisas
a Definicion
Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede
que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos
factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados
Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para
realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar
fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias
para comenzar el proyecto
En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las
condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros
corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se
llama la Logica Vertical de PDM
(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados
esperados al cumplir plenamente las actividades
(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de
proyecto una vez alcanzados los resultados esperados
(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una
vez alcanzado el objetivo de proyeeto
(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la
meta global
L6gica Vertical de PDM
Sumario Narrativo Indicadores Modos de
Verificaci6n Condiciones
Externas
(4) Condiciones Externas
(3) Condiciones Externas
(2) Condiciones
Meta Global
Objetivo de Proyecto
Resultados Externas
Insumo (1) Condiciones Externas
Actividades Premisas
36
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
b Importancia de Condiciones Externas
Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas
condiciones en la PDM
La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes
relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones
externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un
proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el
ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si
no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia
como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera
convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones
externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes
La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo
cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la
evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de
cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion
sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo
tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones
del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un
cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos
correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente
c Condicion Asesina
Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el
proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es
considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual
necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto
esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto
una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que
no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien
suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente
d Categorias de Condiciones Externas
Las categorias de las condiciones externas son
Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios
Condiciones naturales como clima topografia y geologia
Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion
Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear
nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la
37
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
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Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
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3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
instituci6n superior de tal unidad )
Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)
Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)
A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la
selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X
38
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
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Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY
(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)
Sumario Narrativo
Meta Global
Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X
Objetivo deProyecto
Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos
Resultados
Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados
4
2
3
En cada comunidad 1
Indicadores (Nota)
La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009
1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003
2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004
3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente
4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004
Para el fin de 2003 en cada comunidad modele
1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de
modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)
3 a Se introducen nuevas especies de arroz
b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz
c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas
4 Alcanza un nivel el numero de ganados
2
Modos deVerificaci6n
Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X
Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua
1
2
3
4
Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual
4
1
2
3
Condiciones Externas
Es estable la situacion politica y economica del pais X
msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia
1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy
2
Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia
39
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)
1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos
2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)
Insumo
Paisreceptor (Pals X)
1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0
extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para
ejecutar el proyecto
Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola
organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)
2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto
La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales
Premisas 1 Ambos gobiernos 10
apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion
2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I
Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del
proyecto
40
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
2-8 Plan de Operaciones
EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora
basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los
participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO
incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados
cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A
continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora
conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor
de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el
periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto
en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar
de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir
tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el
exito del proyecto
Plan de Operaci6n (PO)
Activishyclades
Resultados Esperados
Cronograma Puesto
Respon sable Personal
J I
Condi-Insumo
ciones Necesa-
FondosBienes rias
En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades
especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras
actividades 0 tener en comun un mismo insumo)
A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la
Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser
descritos mas concretamente en el proyecto real)
41
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar
las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado
entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las
caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de
determinar el momento de ejecucion de cada actividad
42
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
(Vease el PO adjunto)
43
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
(Vease el PO adjunto)
44
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
47
bull
bull
5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo
3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)
1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que
incluya expertos de correspondientes especialidades
2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto
3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes
bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la
causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de
contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores
etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global
considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones
externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de
indicadores sea de mayor exito
bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de
proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global
impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto
positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son
aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos
bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be
considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de
insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo
es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno
de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil
hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara
evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y
fuera del pais
bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global
en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais
receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de
proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto
Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre
los cuatro
niveles del sumario narrativo de proyecto
46
3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
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3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto
primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del
monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la
manera siguiente
1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa
2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto
Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de
alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance
de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es
una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas
objetivo
El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos
Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)
Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision
politica (Evaluacion principalmente)
Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros
(Evaluacion principalmente)
3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)
1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)
2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia
monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados
oportunamente despues del terrnino de proyecto
de
y
3 Que 1)
2)
3)
Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l
condiciones externas con el programa
Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto
identificacion de sus obstaculos
Formulacion de contramedidas
as
e
4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto
45
bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
bull
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bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del
periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So
analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico
4 Donde Lugar de implantacion del proyocto
5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion
bull
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