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© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1
Otra forma de ver su empresa
3.3. Gestión de Gestión de Proyectos y Programas Proyectos y Programas
• Selección y priorización de proyectos
• Planificación, seguimiento y cierre
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Otra forma de ver su empresaCiclo de Vida de ProyectosCiclo de Vida de Proyectos
Procesode Inicio
Procesode Inicio
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
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Otra forma de ver su empresaPlanificación y ControlPlanificación y ControlLos cinco procesos se superponenLos cinco procesos se superponen
Tiempo
Inte
nsi
dad
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
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Otra forma de ver su empresa
Inicio de un ProyectoInicio de un Proyecto
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Otra forma de ver su empresaProceso de InicioProceso de Inicio
4 Etapas de Inicio
• Filtros de Negocio
• “Charter”(s) del Proyecto
InicioInicioInicioInicio
Filtro Filtro NegocioNegocioFiltro Filtro
NegocioNegocio ““Charter”Charter”““Charter”Charter”Investig.Investig.InicialInicial
Investig.Investig.InicialInicialIdeaIdeaIdeaIdea
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Otra forma de ver su empresaIdeas – Generación / Ideas – Generación / SelecciónSelección
BIs
UIs
GIs
Imperativos de Negocio(Business Imperatives)
Buenas Ideas (Good Ideas)
Ideas desechables (Useless Ideas)
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Otra forma de ver su empresaAlternativas / 5 Dimensiones Alternativas / 5 Dimensiones Encaje de ProyectosEncaje de Proyectos
ProyectoProyecto
EncajeEstratégico
EncajeEstratégico
Atractividaden el Mercado
Atractividaden el Mercado
EncajeTecnológico
EncajeTecnológico
Impacto en el Negocio
Impacto en el Negocio
Orientación al Cambio
Orientación al Cambio
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Otra forma de ver su empresaAtractividad al MercadoAtractividad al Mercado
Factores Clave
1 4 7 10 Puntos
Necesidad Aparentemente poca
Debe ser remarcada
Existente similares
‘me too’
Por delante
Madurez Declinando Maduro o Embrionario
Crecimiento
Modesto
Expectativas de alto crecimiento
Competencia/
Intensidad
Alta Moderada / Alata
Moderada / Baja
Baja
Distribución y
Ventas
Se necesitan nuevas / Competencias/ Canal
Competencias existen / Nuevo canal
Existentes pero adaptadas
Usa actual venta y distribución
Oportunidad Margen y
Mercado pequeño
Margen pequeño; gran mercado
Margen alto; mercado pequeño
Margen y mercado altos
Imagen y Relaciones
Negativo Neutro Favorable Impacto positivo
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Otra forma de ver su empresaEncaje TecnológicoEncaje Tecnológico
Factores Clave
1 4 7 10 Puntos
“Gap”
Técnico
Un gran gap Cambio importante
Requiere cambio
Mejora Incremental
Complejidad proyecto
Difícil de definir
Fácil de
definir
Reto, pero asumible
Fácil de asumir
Competencias
Tecnológicas
Tecnología nueva para el negocio
Algunas experiencias
Practicadas Ocasionalmente
Ampliamente practicadas el la empresa
Disponibilidad personas
No tenemos gente apropiada
Cortos en ideas clave
Tenemos las personas
Personas y competencia disponibles
Disponibilidad sistemas /
Recursos
No tenemos ni recursos ni sistemas
Modificaciones a los sistemas actuales
Disponibles con planificación
Disponibles y listos
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Otra forma de ver su empresaPrimer Corte de PrioridadPrimer Corte de Prioridad
Proyecto Encaje
estratégico
Atractivo al Mercado
Encaje
Tecnológico
Impacto al Negocio
Orientación al Cambio
Promedio
Total
ABC 10 10 10 10 10 10.0
PQR 10 8 7 10 5 8.0
VWY 9 8 5 8 8 7.6
XYZ 7 6 7 7 9 7.2
DEF 4 7 8 9 5 6.6
RST 3 8 9 6 5 6.2
LMN 7 4 4 5 8 5.6
OPQ 6 5 5 5 4 5.0
FRG 2 3 2 3 7 3.4
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Otra forma de ver su empresaProceso de InicioProceso de Inicio
4 Etapas de Inicio
• Filtros de Negocio
• “Charter”(s) del Proyecto
InicioInicioInicioInicio
Filtro Filtro NegocioNegocioFiltro Filtro
NegocioNegocio ““Charter”Charter”““Charter”Charter”Investig.Investig.InicialInicial
Investig.Investig.InicialInicialIdeaIdeaIdeaIdea
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Otra forma de ver su empresaInvestigación InicialInvestigación Inicial
Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad– Preparar Definición de Trabajo
Desarrollar / Producir o Comprar– Lógica y Opciones– ¿Tenemos las competencias o las podemos adquirir?
Tenemos Soluciones a:– Problemas y riesgos tecnológicos– Problemas y riesgos comerciales– Costes Aproximados
Background y Experiencia
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Otra forma de ver su empresaAtractividad del NegocioAtractividad del Negocio
Factor Peso Valor Valor ponderado
Tamaño Mercado 20 1 20
Competencia 10 0.5 5
Canales 15 0.5 7.5
Crecimiento 30 1 30
Posicionamiento 25 1 25
Total 100 87.5
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Otra forma de ver su empresaCapacidad OperativaCapacidad Operativa
Factor Peso Valor Valor ponderado
Capacidad 30 0.2 6
Adecuación 20 0.3 6
Sistemas 15 0.3 4.5
Infraestructura 15 0.5 7.5
Marketing 20 0.3 6
Total 100 30
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Otra forma de ver su empresaPriorizar RecursosPriorizar Recursos
Proyecto Promedio Total
Atractivo
del Negocio
Capacidad Operativa
Recursos Críticos
Recursos Acumulados
Compromiso
ABC 10 87 30 0.5 0.5 Si
PQR 8 70 80 0.3 0.8 Si
VWY 7.6 66 42 0.1 0.9 Si
XYZ 6.6 58 80 0.1 1.0 Si
DEF 3.4 18 80 no 1.0 Si
RST 6.2 20 20 0,2 1.2 No
LMN 5.6 40 50 0.4 1.6 No
OPQ 5 45 20 0.2 1.8 No
FRG 7.2 15 20 0.4 2.2 No
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Otra forma de ver su empresaRecursos CríticosRecursos Críticos
¿Cuáles son nuestros recursos críticos?
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Otra forma de ver su empresa
Gestión del Portafolio Gestión del Portafolio de Proyectosde Proyectos
Baja
Media
Fuerte
Cap
acid
ad O
per
ativ
a
Alto Medio Bajo
Atractivo para el negocio
P1
P3
P8
P2
P4P6
P7
P5 P9
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Otra forma de ver su empresaProceso de InicioProceso de Inicio
4 Etapas de Inicio
• Filtros de Negocio
• “Charter”(s) del Proyecto
InicioInicioInicioInicio
Filtro Filtro NegocioNegocioFiltro Filtro
NegocioNegocio ““Charter”Charter”““Charter”Charter”Investig.Investig.InicialInicial
Investig.Investig.InicialInicialIdeaIdeaIdeaIdea
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Otra forma de ver su empresaEstudio Técnico ViabilidadEstudio Técnico Viabilidad
Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad– Preparar Definición de Trabajo
Comprar o Producir– Necesidad de Control, propiedad intelectual– ¿Tenemos las competencias o las podemos/queremos
adquirir?
Tenemos Soluciones a:– Problemas y riesgos tecnológicos– Problemas y riesgos comerciales– Costes Aproximados
Background y Experiencia
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Otra forma de ver su empresa
Desarrollando un Desarrollando un Caso de NegocioCaso de Negocio
BeneficiosBeneficios
ObjetivosObjetivos
Factores CríticosFactores Críticosde Exito de Exito
EntregasEntregas
CostesCostes
•¿Cual será el Beneficio?
• Técnicas y procesos de Técnicas y procesos de análisisanálisis
•¿Qué hay que conseguir?
•Estratégico / Táctico / Operativo
•¿Qué no puede fallar?
•Partes del éxito total
•¿Qué debemos hacer y presentar? •Plan trabajo agrupado
y desarrollo en detalle
•¿Qué va a costar?
•Coste +/- 10% / Riesgos / Premisas
¿Qué? ¿Como?
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Otra forma de ver su empresaTipos de Análisis de Tipos de Análisis de BeneficiosBeneficios
De Cash Flow actualizado
• Valor Neto Actual (Net Present Value) (NPV)
• Retorno de la Inversión (ROI)
De Cash Flow no actualizado
• Análisis Coste Beneficio (BCA)• Período de repago (Payback Period)
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Otra forma de ver su empresaProceso de InicioProceso de Inicio
4 Etapas de Inicio
• Filtros de Negocio
• “Charter”(s) del Proyecto
InicioInicioInicioInicio
Filtro Filtro NegocioNegocioFiltro Filtro
NegocioNegocio ““Charter”Charter”““Charter”Charter”Investig.Investig.InicialInicial
Investig.Investig.InicialInicialIdeaIdeaIdeaIdea
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Otra forma de ver su empresaIniciando el ProyectoIniciando el Proyecto
Desarrollar objetivos Definir entregas Definir alcance general Identificar actividades alto nivel Documentar premisas Asegurar Sponsor Obtener aprobación
Input OutputProceso
CharterInicial
del Proyecto
Definición Inicial Limitaciones Importantes
Identificadas Premisas Importantes Designado “Project
Manager” Aprobación Autorizada
“BusinessCase”
Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc.
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Otra forma de ver su empresa
Planificar un ProyectoPlanificar un Proyecto
Procesode Iniciación
Procesode Iniciación
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
Procesode Iniciación
Procesode Iniciación
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
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Otra forma de ver su empresaProcesos de PlanificaciónProcesos de Planificación
6.3 6.3 Duración Duración estimada estimada
actividadesactividades
6.3 6.3 Duración Duración estimada estimada
actividadesactividades
5.2 5.2 PlanificaciónPlanificación
AlcanceAlcance
5.2 5.2 PlanificaciónPlanificación
AlcanceAlcance
5.3 5.3 Definición Definición Alcance Alcance
5.3 5.3 Definición Definición Alcance Alcance
6.1 6.1 DefiniciónDefinición ActividadActividad
6.1 6.1 DefiniciónDefinición ActividadActividad
7.17.1Planificación Planificación
RecursosRecursos
7.17.1Planificación Planificación
RecursosRecursos
6.26.2SecuenciaSecuencia
ActividadesActividades
6.26.2SecuenciaSecuencia
ActividadesActividades
7.27.2Estimación Estimación
costescostes
7.27.2Estimación Estimación
costescostes
6.46.4Desarrollo Desarrollo programasprogramas
6.46.4Desarrollo Desarrollo programasprogramas
7.37.3Budget de Budget de
CostesCostes
7.37.3Budget de Budget de
CostesCostes
4.14.1Desarrollo Desarrollo
Plan ProyectoPlan Proyecto
4.14.1Desarrollo Desarrollo
Plan ProyectoPlan Proyecto
Fuente: Los números se refieren al PMI® Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Knowledge Areas
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Otra forma de ver su empresaTres niveles de Tres niveles de planificación y control:planificación y control:
• Un dirección integral de la empresa o un. de negocio.
• Una gestión global del programa / proyecto
• Una gestión de ejecución
32© The Delos Partnership 2004
Pilotage Intégré dePilotage Intégré de l’Entreprisel’EntrepriseLe modèle DelosLe modèle Delos
ACTION
AACCTTIIOONN
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
An alyseInnovation
An alyseInnovation
An alyseDemande
An alyseDemande
An alyseFourniture
An alyseFourniture
An alyseGlobale
An alyseGlobale
Étape 1Étape 1
Étape 2Étape 2
DirectionGénérale
DirectionGénérale
Étape 5Étape 5
Étape 7Étape 7
Étape 4Étape 4Étape 3Étape 3
An alyseSupport
An alyseSupport
Étape 6Étape 6
30© The Delos Partnership 2004
Planification et Contrôle Planification et Contrôle Processus ‘étapes et portes’Processus ‘étapes et portes’
Bilan duprojet
Générationd'idées
Étude
d'opportunité
Éta
pe
1É
tap
e 1
Étude de
faisabilité
Éta
pe
2É
tap
e 2
Développement
prototype
Éta
pe
3É
tap
e 3
Tests et
Validations
Éta
pe
4É
tap
e 4
Production
et lancement
Éta
pe
5É
tap
e 5
Porte 1 Porte 2 Porte 3 Porte 4 Porte 5
Revue de
développement
Revue de
faisabilité
Revue
d'opportunité
RecetteSélection
d'idées
ClôtureClôture
Planification, Suivi et ExécutionPlanification, Suivi et Exécution
ChoixChoix
© The Delos Partnership 2004
Kdwr d fkokf ddd
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Mfe s ffk l f
Kxkfd kr
ActivitéActivité 22
ActivitéActivité 11FFJJDDNNOOSSAAJJJJMMAAMMFFJJAActivitéctivité
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Kdjkgf
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Jf jdjgf kf ggkgf kgf
Kkklgf klgf
Jdf kgf gf ggf g
Jjdsklgkjk djfLkdklll ddl
Sldlg ldf glgkd l; glgl; gl;
Ksdkf sdl; f ’’’f dl; f lf; f gf gf
Lot de Lot de trav aux trav aux 11
Jhdf jkjkf f kf
KdjkgfJf djdf
Jf jdjgf kf gg
kgf kgf
Kkklgf klgf
Jdf kgf gf ggf g
Jjdsklgkjk djf
Lkdklll ddl
Sldlg ldf glgkdl; glgl; gl;
Ksdkf sdl; f ’’’f dl; f lf ; f gf gf
Lot de Lot de trav aux trav aux 22
Programmes hebdomadairesProgrammes hebdomadairesUn processus permanent à horizon glissantUn processus permanent à horizon glissant
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 27
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Fases
Objetivos
Entregas
Criterios Conformidad
CharterProjectCharter
Plan Alcance
Fase 1 Fase 2
Planificación del AlcancePlanificación del Alcance
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 28
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Descomposición
Objetivos
Estructura de Trabajo
Charter
PlanAlcance
Charter
Alcance
WBS/DET
Definición del AlcanceDefinición del Alcance
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 29
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Listas de ActividadCharter
Scope Plan
WBS/DET
Charter
Alcance
WBS
Listas de Actividad
Definición de ActividadesDefinición de Actividades
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Otra forma de ver su empresa
Actividad 2
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Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Dependencias
Proyecto visualizadoDiagrama de Proceso
Dependencias:ObligadasDiscrecionalesExternas
Charter
Alcance
WBS
Charter
Alcance
WBS
Lista Actividades Lista Actividades
Diagrama
Secuenciar ActividadesSecuenciar Actividades
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 32
Otra forma de ver su empresaDiagrama Sagittal (CPM)Diagrama Sagittal (CPM)
Inicio Fin
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad Actividad Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Entrega Actividad
Entrega
Actividad Entrega
Actividad
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Otra forma de ver su empresaDisponerlas en Secuencia Disponerlas en Secuencia GlobalGlobal
Inicio Fin
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad Actividad Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Entrega Actividad
Entrega
Actividad Entrega
Actividad
Arr
anqu
e de
l nue
vo p
roce
so
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Otra forma de ver su empresaDefinir los Hitos Definir los Hitos PrincipalesPrincipales
Inicio Fin
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad Actividad Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Entrega Actividad
Entrega
Actividad Entrega
Actividad
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Otra forma de ver su empresaDefinir el Camino Critico,Definir el Camino Critico,Establecer FechasEstablecer Fechas
Inicio Fin
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad Actividad Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Entrega Actividad
Entrega
Actividad Entrega
Actividad
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Otra forma de ver su empresa
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Otra forma de ver su empresaDiagrama de Actividades / Diagrama de Actividades / RelacionesRelaciones
1. Listar actividades, hitos y entregas– Proyectos similares, historia– Modelos Standard
2. Seguir el flujo de actividad básico– Post-it ™– En algunos casos usar
diagramas de interrelaciones
3. “Lead time”, responsabilidades, cargas– Duración– Quien controla progreso– Recursos y cargas
4. Evaluar flujo crítico – Critico 1 y 2– Riesgos– Planes Contingencia
5. Evaluarte costes• Actividad interna directa• Actividad interna indirecta• Actividad externa
6. Seguimiento• Sistema o software de gestión • Control en el flujo crítico• Cambios• Reportes y otras entregas
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Otra forma de ver su empresaDiagrama de Actividades / Diagrama de Actividades / RelacionesRelaciones
Gate 3
Gate 4
Gate 5
Inicio Final
Act.
Entrega
Entrega
Entrega
Entrega
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Entrega
Entrega
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Otra forma de ver su empresaUn Programa Global es la Un Programa Global es la suma de Proyectos suma de Proyectos
Start End
Act.
Deliv.
Deliv.
Deliv.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
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Start End
Act.
Deliv.
Deliv.
Deliv.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
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Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Deliv.
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S t a r t E n d
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A c t .
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D e l i v .
D e l i v .
Start End
Act.
Deliv.
Deliv.
Deliv.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Deliv.
Start End
Act.
Deliv.
Deliv.
Deliv.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Act.
Deliv.
Deliv.
Inicio Final
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 40
Otra forma de ver su empresa
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 41
Otra forma de ver su empresa
Actividad 3
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 42
Otra forma de ver su empresaResto PlanificaciónResto Planificación
• Determinar Responsables• Determinar Duración por actividad• Determinar flujo crítico (CPM) (DCC)• Desarrollar programas• PERT• Plan de control actividades y suministros• Gestión del Riesgo• Equilibrar Recursos• Plan de actividades, costos y desembolsos• Comunicación y Documentación
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 43
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Sistema de Gestión de Proyectos ITC h a r t e r
S c o p e P l a n
W B SP r o j e c t T a s kL i s tN e t w o r k
D i a g r a mD u r a t i o n E s t i m a t e s
&A s s u m p t i o n sP r o j e c t
S c h e d u l eR e s o u r c e
R e q u i r e m e n t s
C o s t E s t i m a t e s
B a s e l i n e B u d g e t
Desarrollo de la Desarrollo de la Planificación del ProyectoPlanificación del Proyecto
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 44
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Plan CalidadPlan Organización
Plan Comunicación Plan Recursos ExternosPlan Aprovisionamientos
Plan Gestión Riesgo
InitialProjectCharter
Charter Inicial
Proyecto
Sistema IT Gestión Proyectos
Estándares del Proyecto
Know how Stakeholders
Desarrollo de la Desarrollo de la Planificación del ProyectoPlanificación del Proyecto
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 45
Otra forma de ver su empresa
Programa de ProyectoPrograma de Proyecto
Plan de ProyectoPlan de Proyecto
Lista de ActividadesLista de Actividades
• Documento (no un diagrama Gantt)
• Hasta el nivel que vamos a controlar
• Programa continuo semanal de tareas (aprox. 4 semanas horizonte)
Jerarquía de la PlanificaciónJerarquía de la Planificación
WBS/DET
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005
Otra forma de ver su empresaListas de Actividades
• Diseñadas para reducir estructura asociada al mantenimiento de un plan más detallado por semanas.
• La lista de actividad es una imagen detallada de las tareas y responsabilidades y un programa de actividades en las próximas 4 semanas
– Especifica tareas, recursos asignados, responsabilidades y las fechas esperadas de inicio y fin
– Se actualiza semanalmente, en base a los resultados obtenidos hasta la semana actual/ anterior
– Los cambios en el plan de trabajo del proyecto se reflejan en las listas de actividad y viceversa
99
1122
33
66
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 47
Otra forma de ver su empresa
¿Requerimientos?...………………...
¿Cuando?…………………………….
¿Qué hay que hacer?………………….
¿En que orden?………………………….
¿Por quien?……………………….
¿Duración de las actividades (y por tanto del proyecto)?
¿Encaje?………...............................
Objetivos y entregas
Estimados a nivel agregado/alto/hitos externos
Actividades
Dependencias
Recursos
Estimados a nivel detalle
Reconciliación
Resumen de ProgramaciónResumen de Programación
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 48
Otra forma de ver su empresaReconciliaciónReconciliación
• Más recursos• Alcance• Mayor desglose enfocado en los
requerimientos actuales• Análisis de la vía crítica• Re-time• Nivelar recursos / utilización• Tiempos excedidos!• Riesgos• Vía rápida
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 49
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Tipo de recursos requeridos
Cuantos
Tiempo
% de dedicación
Charter
Alcance
WBS/DET
Lista Tareas
Diagramas Flujo
Premisas Estimaciones
Programas
Charter
Alcance
WBS/DET
Lista Tareas
DiagramaFlujo
Premisas Estimaciones
Duración
Programas
RequerimientosRecursos
Planificación de RecursosPlanificación de Recursos
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 50
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesoProcesoss
Estimación Paralela por análogos
Estimación Arriba Abajo
Estimación Abajo Arriba
Charter
Scope Plan
WBS
Project Task List
NetworkDiagram
Duration Estimates
&Assumptions
Project Schedule
Requerimientos de recursos
Charter
Scope Plan
WBS
Project Task List
NetworkDiagram
Duration Estimates
&Assumptions
Project Schedule
ResourceRequirements
Costes Estimados
Estimación de CostosEstimación de Costos
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 51
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Agrupación de
Estimaciones
Alcance
Planificación de CostosPlanificación de Costos
Charter
WBS/DET
Lista Tareas
Premisas Estimaciones
Duración
Programas
RequerimientosRecursos
CostesEstimados
Charter
WBS/DET
Lista Tareas
Premisas Estimaciones
DuraciónProgramas
RequerimientosRecursos
BudgetBase
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 52
Otra forma de ver su empresaPlan CalidadPlan Calidad
• Estándares– Requerimientos a cumplir. Explícitos y no
explícitos
• Asegurar– Como vamos a asegurar cumplir todos los
requerimientos
• Control– Como verificamos y medimos el
cumplimiento de los requerimientos
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 53
Otra forma de ver su empresaPlan OrganizaciónPlan Organización
• Estructura de Responsabilidades – Asignación de tareas y responsabilidades
• Plan de gestión de Personal– Recursos humanos. Inicio, final, tiempo y
dedicación en fases del proyecto
• Organigrama del proyecto
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 54
Otra forma de ver su empresaPlan de ComunicacionesPlan de Comunicaciones
Temas
Objetivos, Alcance
Acordar “Que” Comunicar
Canales, Media
Principios
Acordar “Como” Comunicar
Personas
Materiales
Desarrollo Capacidades
ABC de temas a resolver
Ajustes Temas
Revisar EfectividadProblemas
Recoger y Documentar
Respuesta Inmediata
Capturar “Feedback”
Comprensión
Entorno Abierto
Comunicación
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 55
Otra forma de ver su empresa
Actividad 5
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 56
Otra forma de ver su empresaPlan de ComunicacionesPlan de Comunicaciones
Canal/Vehicle Description Frequency Potential Audience
Project Plan Microsoft Project Plan with deliverables
Ongoing Steering committee; key stakeholders
Status Reports Progress against deliverables and identification of issues and risks
Weekly Project Office
Update Presentations
Monthly summary of status reports
Monthly All Staff [via key Process owners]
Info Letter Update on Schedule, benefits of Project one
Every Quarter
All Staff
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005
Otra forma de ver su empresaPlan de Gestión de RiesgosPlan de Gestión de Riesgos
• Identificación Riesgos
• Cuantificación Riesgos
• Desarrollo de Respuestas /Alternativas
• Plan Contingencias
• Control de Respuestas
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005
Otra forma de ver su empresa
CADA proyecto lleva consigo un número de riesgor
• Probabilidad
• Impacto y gravedad del mismo
• Como reducir el impacto (mitigación)
• Como evitar las consecuencias (Contingencia)
¿Qué es un Riesgo?¿Qué es un Riesgo?
Una condición o circunstancia que puede ocurrir y afectar negativamente el éxito del proyecto en algún momento del FUTURO
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 59
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Comprobación de listados
Entrevistas
Informaciones externas
‘Feed back’
Documentación Proyecto
Contratos
Orígenes de Riesgo
Potenciales eventuales
Síntoma de riesgos
Identificación de RiesgosIdentificación de Riesgos
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 60
Otra forma de ver su empresa
InputInput OutputOutputProcesosProcesos
Análisis y Consideraciones
Árboles de decisión
Estadísticas
Tolerancia aceptada por ‘Stakeholders’
Eventuales riesgos potenciales
Costos Estimados
Duración Estimada
Riesgos a aceptarRiesgos a mitigarRiesgos a eliminar
Cuantificación de RiesgosCuantificación de Riesgos
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 61
Otra forma de ver su empresaEstadísticasEstadísticas
PERT
• Desviación Standard = (Peor Caso - Mejor Caso)/6
• Varianza = [(Peor Caso – Mejor Caso) /6 ] 2
Mayor varianza implica un mayor riesgo...
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005
Otra forma de ver su empresaFactores de Riesgo Factores de Riesgo FrecuentesFrecuentes
•Tamaño o complejidad del Proyecto•Factores de influencia del entorno•Tecnológicos (experiencia, fiabilidad, etc.)•Disponibilidad de recursos experimentados•Sponsor de Dirección•Falta claridad en la dirección y objetivos
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 63
Otra forma de ver su empresa
Actividad 4
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 64
Otra forma de ver su empresa
Ejecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto
Procesode Iniciación
Procesode Iniciación
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
Procesode Iniciación
Procesode Iniciación
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 65
Otra forma de ver su empresaEjecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto
• Reportar Status del Proyecto• Informes de Situación• Gestión Incidencias• Gestión Cambios Técnicos• Gestión del Conocimiento• Responsabilidades del “Project Manager.”
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 66
Otra forma de ver su empresa
Informar de Incidencias Descripción Impacto Solución propuesta
Desarrollo de planes de contingencia para riesgos y alternativas
Revisar y aprobar resoluciones Evaluar cambios Desarrollar competencias
/Conocimientos de equipos Gestionar terceros Gestión del Conocimiento
Input OutputProcesos
Maintained Project Work plan
Resultados /
Entregas
Informes
de
Situación
Cambios
Requeridos
Incidencias
Riesgos
Cambios
Ejecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 67
Otra forma de ver su empresaEvaluar CambiosEvaluar Cambios
• Hay imprevistos – el entorno del proyecto es dinámico
• Elaborar nivel de tolerancia - determinar hasta que nivel de cambio se puede aceptar sin una nueva aprobación formal del usuario.
• Si se excede el nivel de tolerancia, ejecutar el proceso formal de requerimiento de cambios.
• Gestionar las expectativas así como el alcance y objetivos del proyecto.
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 68
Otra forma de ver su empresa
Periódicamente (semanas/mes) evaluar e informar:– Programa -- plan, actual y previsión– Budget -- plan, actual y previsión– Incidencias -- numero, progreso y soluciones– Riesgos -- impacto, alcance y estrategia– Entregas -- completas, calidad– Cambios Requeridos -- número, causa,
situación, impacto
Ejecutar un Proyecto Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 69
Otra forma de ver su empresa
• Identificar variaciones en el alcance (entregas, funcionalidades, organización, etc.)
• Analizar impactos en la programación temporal, recursos, requerimientos y presupuesto
• Revisar cambios y aceptación en programas, tiempos, presupuestos y recursos, si se producen
Ejecutar un Proyecto Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 70
Otra forma de ver su empresa
Control de un ProyectoControl de un Proyecto
Procesode Iniciación
Procesode Iniciación
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
Procesode Iniciación
Procesode Iniciación
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 71
Otra forma de ver su empresaControlar un ProyectoControlar un Proyecto
• Gestión del Valor
• Gestión de la Calidad
• Proceso Stage and Gate
• Responsabilidades del “Project Manager”
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 72
Otra forma de ver su empresa
Áreas del Control de Proyectos:
Tiempos
CostesCalidad
Dimensiones del ControlDimensiones del Control
Alcance
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 73
Otra forma de ver su empresaGestión del ValorGestión del Valor
• Es un mecanismo de control que permite al contratante y al cliente, monitorizar el avance en términos de: – Costes– Programa tiempos– Rendimientos Técnicos
• Normalmente creado y bajo la responsabilidad del contratante
• En prácticas tradicionales se tendía a comparar coste actual vs. gastos planificados y confundía coste actual con avance actual del proyecto. – EVM (GdV) proporciona una tercera referencia; una
vista objetiva del status del contrato
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 74
Otra forma de ver su empresa
Gestión del ValorGestión del Valor
Ahora
Fecha Plan
Finalización
Budget Proyecto
(CA)
(VP)
(VA)
Variación Coste
Variación Programa (Coste)
Variación Programa (Tiempo)
Budget al Terminar (BAC)
Previsión Extra Costes
Valor Plan (VP): Coste en Plan del Trabajo ProgramadoCoste Actual (CA): Coste actual del Trabajo realizado (ACWP)Valor Adquirido (VA): El costo al Plan del Trabajo realizado
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 75
Otra forma de ver su empresaGestión del ValorGestión del Valor• Medidas Retrospectivas
– Índice de Rendimiento Costes = IRC (CPI) = VA/CA
– Índice Rendimiento Programa = IRP (SPI) = VA / VP
– Varianza de Coste = VA – CA
– Varianza de Programa = EV – PV
• Medidas Previsionales
– Coste Final = Coste Budget / IRC (CPI)
– Duración Final Proyecto = Tiempo Plan Proyecto / IRP (SPI)
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 76
Otra forma de ver su empresa
Stage and GateStage and Gate
Tas
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Task------------------------------------------------------------------------------------
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Task------------------------------------------------------------------------------------
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Pla
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Revisiónpost
Lanzam.
STAGE 1 STAGE 2 STAGE 3 STAGE 4 STAGE 5
GATE 1 GATE 1 GATE 3 GATE 4 GATE 5
IDEAS
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 77
Otra forma de ver su empresaLa Interacción de FiltrosLa Interacción de Filtros
HITOS
STAGE and GATE
FILTRO deNEGOCIO
REVISIONPOST
LLANZAM.
INVESTIGAR ESTUDIO deNEGOCIO
DESARROLLO TEST YVALIDAR
PRODUCIRY LANZAR
IDEAS
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© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 78
Otra forma de ver su empresaStage and GateStage and GateRelaciones DepartamentalesRelaciones Departamentales
1 2 65 74
Idea Inversión Inicial1 2 4 5 6
3
3 7Caso de Negocio
Desarrollo del Plan
Evaluación Riesgos
Producir Evaluación Post
I & D / TécnicosI & D / Técnicos
Ventas y Marketing / OperacionesVentas y Marketing / Operaciones
Finanzas / DirecciónFinanzas / Dirección
InicioInicio PlanPlan EjecuciónEjecución ControlControl CierreCierre
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 79
Otra forma de ver su empresa
• Monitorizar y evaluar avance (tiempos, costes)• Ajustes (Programa, recursos, actividades) necesarios
para conseguir los objetivos• Identificar y resolver todas las incidencias• Identificar y gestionar los riesgos del proyecto• Monitorizar el status el impacto de todos los
proyectos relacionados• Coordinar asignación de todos los recursos• Revisar y aprobar la calidad de todas las entregas
Control del ProyectoControl del ProyectoActividades Clave del Project Actividades Clave del Project ManagerManager
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 80
Otra forma de ver su empresa
Proceso de Cierre y AprendizajeProceso de Cierre y Aprendizaje
Procesode Iniciación
Procesode Iniciación
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
Procesode Iniciación
Procesode Iniciación
Proceso dePlanificación
Proceso dePlanificación
Procesode Control
Procesode Control
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Cierre y Aprendizaje
Procesode Ejecución
Procesode Ejecución
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 81
Otra forma de ver su empresaProceso de Cierre y Proceso de Cierre y AprendizajeAprendizaje
• Evaluación Post-Proyecto /Lanzamiento
• Evaluación del rendimiento del Equipo y
Personas
• Evaluar experiencias y aprendizajes
• Registrar conocimientos adquiridos
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 82
Otra forma de ver su empresa
Verificación Alcance y Revisión Objetivos
Auditoria Aprovisionamientos
Documentación y Archivo. Gestión documental
Identificar lecciones aprendidas y definir mejoras futuras procesos
Revisión equipo y miembros
Conocimientos adquiridos Inputs fuera del Equipo
Input OutputProcesos
Contratos
CharterProyecto
EvaluaciónProyecto
EvaluacionesPersonales
ConocimientosAdquiridos
DossierContratos
MedidasRendimiento
Cierre del ProyectoCierre del Proyecto
© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 83
Otra forma de ver su empresa
• Obtener la revisión final y aprobación de las entregas
• Evaluar resultados vs. Programa y Plan• Gestión documental de la información del
proyecto • Realizar informe de cierre• Asegurar la documentación, explicitar el
máximo de conocimientos adquiridos y asegurar la reutilización
Cierre del Proyecto Cierre del Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”