Profesor: Tomás Atauje Calderón

Metodología del Trabajo Universitario

Obstetricia UPSB – Ciclo I

La base de nuestras decisiones son nuestras responsabilidades.

Una tarea dentro de nuestra responsabilidades es más importante que una tarea fuera de ellas.

Importantes son las tareas que desde el inicio tienen relevancia y se pueden volver urgentes si no las tratamos.

Las tareas importantes son las que generan beneficios o costos. Las tareas urgentes se caracterizan por tener fecha límite, que a veces no es real.

Algunos estudios indican que la mayoría de las personas gasta 80% de su tiempo en asuntos urgentes; siendo 40% en asuntos importantes y 40% en no importantes. La mayoría solo dedica 20% de su tiempo a los asuntos sin urgencia; siendo 15% para asuntos importantes y 5% en no importantes.

Se necesita disminuir el porcentaje de tiempo

dedicado a asuntos urgentes pero sin importancia. Asimismo, debemos aumentar el porcentaje de tiempo dedicado a asuntos importantes y a la vez urgentes.

Define tus objetivos a largo plazo: ¿Qué metas debes cumplir para el próximo año?

Define tus objetivos a mediano plazo: ¿Qué metas vas a cumplir para el siguiente mes?

Define tus objetivos a corto plazo: ¿Qué quieres lograr en esta semana?

Los objetivos mencionados anteriormente, ¿están relacionados?

Nuestras prioridades determinan como

planificamos nuestros objetivos a mediano y corto plazo, dentro del marco de los objetivos a largo plazo.

Las prioridades depende de la evaluación de nuestros objetivos en base a: ◦ Relevancia (relación con nuestras responsabilidades) ◦ Ganancia prevista – pérdida evitada ◦ Riesgo de volver urgente la tarea ◦ Coordinación con las tareas de los colegas ◦ Expectativas de los involucrados

Tenemos que empezar nuestros días por las grandes prioridades que hayan sido planificadas.

Después nos ocupamos de asuntos menos importantes; para que al final queden los asuntos no importantes ni urgentes.

Tratar de ser más claros sobre nuestras decisiones hacia los demás.

Delegar tareas: Se debe explicar claramente cuál es el objetivo de

la tarea. Y si la persona encargada no lo conoce, se le debe enseñar cuál es el camino para lograr ese objetivo.

Decir “no”: Hacerlo de la manera adecuada. Aclarar que esa

negación se dirige a la propuesta planteada, mas no a la persona que te hizo la propuesta.

Muchas reuniones de coordinación resultan en pérdida de tiempo por no considerar 3 factores:

Preparación: Empaparse del tema a tratar.

Puntualidad: Cada minuto de tardanza tuyo perjudica a las demás personas del grupo.

Propósito: Las reuniones se realizan para tomar decisiones en conjunto. También sirven para usar la creatividad de todos o para capacitar e informar a los integrantes.

Los dos medios mas usados para comunicarse a distancia son el teléfono y el correo electrónico.

Las diferencias entre los dos, radican en el tipo de contacto:

Generalmente se usa el correo electrónico para informar,

mientras que el teléfono se usa para motivar.

Teléfono Correo electrónico

Más personal Menos personal

Directo Pospuesto

Mayormente individual Potencialmente grupal

Más impactante Menos impactante

Teléfono: Instrumento de comunicación muy impactante. Las llamadas interrumpen las actividades planificadas. Quien llama debe empezar comunicando el asunto y si no está

interrumpiendo algo importante. Si suena tu teléfono, pregúntate ¿Me conviene contestar el teléfono? Utilizar el contestador para que te dejen mensajes. Correo electrónico: Instrumento de comunicación rápido, poderoso y útil. El reenvío de mensajes masivos (cadenas) ha devaluado el uso de

este medio. Al enviar correos se requiere de mensajes cortos y la acción

solicitada debe ser puesta en el asunto. Evitar responder inmediatamente los correos recibidos. Lo recomendable es responder los correos en una hora determinada

y cercana al final del día.

Crea un espacio para ti, libre de distracciones y comprométete a trabajar 1 a 2 horas al día.

Reconoce que tus obligaciones son tan

importantes como las de los demás. Diseña un horario personal de trabajo y utiliza un

calendario visible. ◦ Considera las fechas de trabajos y exámenes. ◦ Prioriza tus actividades. ◦ Identifica tus horas de mayor energía. ◦ Planifica tu tiempo hora por hora. ◦ Sé razonable en lo que esperas de ti mismo.

Mal cálculo del tiempo y sobrecarga de tu agenda. Estar “demasiado disponible”. La tiranía de lo “urgente”. Distractibilidad. El hábito de la postergación. Miedo al fracaso. Perfeccionismo.

Prepárate antes de las reuniones y evita distraerte mientras se realiza.

Reuniones preferiblemente en las noches, para evitar

duraciones prolongadas. Al recibir los correos toma una decisión; eliminar o

responder. El 85% de la información guardada no se volverá a

usar. ¿Vale la pena conservarla? Crea espacios vacíos en tu agenda y separa citas

contigo mismo.

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo en un día.

No se trata de manejar nuestro tiempo, sino de manejar nuestra vida a través de nuestras decisiones.

Analiza tu día: ◦ ¿Cuántas llamadas contestaste hoy? ¿Interrumpiste algo

más importante? ◦ ¿A qué hora saliste de tu casa y cómo llegaste a la

universidad? ¿Pudiste salir más temprano o tomar una ruta más corta?

◦ ¿Tuviste una conversación o una comida extra? ¿Eran realmente importantes?