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Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:
•Carátula
•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización.
•Índice
•Hojas numeradas de las páginas 1-9 (PR-DEDYE-001-A2), 1-5 (PR-DEDYE-002-E), 1-9 (PR-DEDYE-003-E),
1-13 (PR-DEDYE-004-E), 1-8 (PR-DEDYE-005-E), 1-11 (PR-DEDYE-006-E), 1-10 (PR-DEDYE-007-E), 1-7
(PR-DEDYE-008-E).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES
Centros de Integración Juvenil, A.C.
OCTUBRE 2018
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
CONTENIDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES
No. PROCEDIMIENTO CÓDIGO
1 2 3 4 5 6 7 8
REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN
MASIVA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO
PR-DEDYE-001-A2
PR-DEDYE-002-E
PR-DEDYE-003-E
PR-DEDYE-004-E
PR-DEDYE-005-E
PR-DEDYE-006-E
PR-DEDYE-007-E
PR-DEDYE-008-E
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
CÓDIGO: PR-DEDYE-001-A2
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
4
REFERENCIAS
4
PROCEDIMIENTO
5
DIAGRAMA DE FLUJO
7
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 001 COMUNICACIONMASIVA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
1 de 9
OBJETIVO
Difundir permanentemente el quehacer institucional en los medios de comunicación masiva, con
el fin de apoyar y promover los programas de prevención, tratamiento e investigación del
consumo de drogas de Centros de Integración Juvenil, A. C.
ALCANCE
Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Direcciones de Área, Subdirecciones Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Medios de Comunicación Masiva: Radio, televisión, prensa escrita, agencias de noticias y
portales de Internet.
Videoteca y audioteca institucional: Acervo de archivos digitales cuyo contenido se refiere a
los temas y los programas relacionados con el consumo de drogas, así como a
las actividades en las que participa el personal y los funcionarios de Centros
de Integración Juvenil, A.C.
Eventos: Actos, ceremonias o reuniones de trabajo que organiza o en los que participa Centros de
Integración Juvenil, A. C.
CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, A. C.
UH: Se refiere a las Unidades de Hospitalización.
UTUH: Se refiere a las Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
2 de 9
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Jefatura del Departamento de Difusión y Ediciones
- Concentrará, organizará y programará de manera oportuna la atención de las solicitudes a nivel
central hechas por los medios de comunicación masiva.
- Convocará, en coordinación con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales, a los medios de comunicación masiva a los eventos que den a conocer temas de
interés público.
- Elaborará conjuntamente con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales
las estrategias para la difusión del quehacer institucional en medios de comunicación masiva y
las someterá a autorización de la Dirección de Prevención y Dirección General.
- Asesorará a los Directores/as de los CIJ, UH y UTUH en la planeación y en el desarrollo de
estrategias y líneas de acción que permitan la difusión de los servicios institucionales, así como
en las actividades necesarias para realizar contactos con los medios de comunicación masiva
locales.
- Enviará a los CIJ, UH y UTUH el material audiovisual (cápsulas, videos, spots, boletines,
entre otros) que apoye las estrategias de comunicación a nivel nacional.
Dirección General, Dirección General Adjunta Operativa y de Patronatos, Dirección
General Adjunta Normativa, Dirección de Prevención, Subdirección de Movilización Social
y Proyectos Especiales y Departamento de Difusión y Ediciones
- Designarán a nivel central a los funcionarios de la Institución que atenderán las solicitudes
realizadas por los medios de comunicación masiva.
Director/a del CIJ, UH o UTUH
- Solicitará al Departamento de Difusión y Ediciones la elaboración y el envío de materiales
audiovisuales cuando lo requiera.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
3 de 9
- Solicitará la asesoría del Departamento de Difusión y Ediciones para planear y desarrollar
estrategias y líneas de acción con el propósito de difundir los servicios institucionales.
- Mantendrá informados a los medios de comunicación locales acerca del quehacer institucional
y las tendencias del consumo de drogas, a través de boletines, conferencias de prensa,
invitación a eventos y participaciones en programas.
- Gestionará la donación de espacios permanentes o únicos en los medios de comunicación de
sus localidades y los reportarán en el sistema correspondiente.
Técnico/a “A” del Departamento de Difusión y Ediciones
- Actualizará permanentemente el Directorio de Medios de Comunicación.
- Enviará las invitaciones y los boletines de prensa a los medios de comunicación masiva.
- Coordinará el registro de los/las representantes de los medios de comunicación masiva en los
eventos institucionales.
Subjefatura Área de Difusión
- Clasificará el material de audio y video grabado, mismo que integrará a la videoteca y a la
audioteca institucional.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
4 de 9
MATERIALES
Directorio de medios de comunicación masiva.
Equipo técnico de audio y video.
Archivos digítales de audio y video.
Manual del Vocero.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 9
TÉCNICO/A “A”
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
TÉCNICO/A “A”
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
1. Actualiza de manera permanente el directorio de medios
de comunicación masiva por medio de la búsqueda de
datos de directivos, reporteros y periodistas de radio,
televisión, prensa, agencias de noticias y portales de
Internet (debe contener número telefónico, horario de
transmisión del programa, correo electrónico, etcétera).
2. Decide conjuntamente con la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales la
participación de la Institución, pudiéndose presentar dos
casos:
2.1 Que la participación sea mediante la recepción de
invitaciones hechas por los medios de comunicación
masiva; en este caso, en coordinación con la Dirección
General y la Subdirección de Movilización Social y
Proyectos Especiales designan a los funcionarios o al
personal que atenderá la solicitud. Continúa
procedimiento en el punto número 8.
2.2 Que la participación sea mediante la convocatoria a los
medios de comunicación masiva para que participen
en los eventos en donde se dan a conocer temas de
interés público; en este caso, se coordina con la
Dirección General y la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales para cubrir el evento y
continúa el procedimiento.
2.2.1 Elabora invitaciones y turna al Jefe/a del
Departamento y a la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales para
su revisión y visto bueno.
2.2.2 Recibe las invitaciones y conjuntamente con la
Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales, revisa, en su caso, solicita
modificaciones y devuelve al Técnico/a “A”.
DIRECTORIO DE
MEDIOS DE
COM. MASIVA
INVITACIONES
CONVOCATORIA
INVITACIONES
INVITACIONES
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 9
TÉCNICO/A “A”
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
PERSONAL DEL
DEPTO. DIFUSIÓN
Y EDICIONES
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
SUBJEFE/A ÁREA
DE DIFUSIÓN
2.2.3 Recibe las invitaciones y las envía por correo
electrónico. Durante el desarrollo de los eventos
coordina el registro de medios y reporteros.
3 Designa a un responsable para cubrir el evento y se lo
comunica.
4 Recibe notificación para cubrir el evento y en la fecha
indicada se presenta en el mismo, graba el audio o el
video y toma fotografías.
5 Elabora la nota informativa y turna al Jefe/a del
Departamento.
6 Recibe la nota informativa, revisa y turna a la
Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales para su revisión.
7 Una vez revisada la nota informativa por la Subdirección
de Movilización Social y Proyectos Especiales, verifica
los cambios y en su caso solicita modificaciones y
devuelve al Técnico/a “A”, para que éste la envíe a los
medios de comunicación. Asimismo también se le envía
a la Subdirección comisionada de la Dirección General
Adjunta Operativa y de Patronatos para que se incluya
en la página web institucional.
8 Recibe la nota informativa y la integra en la Revista CIJ
Informa.
9 Monitorea, revisa el audio o el video, clasifica el
material, resguarda las fotografías, integra a la videoteca,
a la audioteca y al archivo fotográfico, según
corresponda.
10 Termina el procedimiento.
INVITACIONES
AUDIO, VIDEO,
FOTOGRAFÍAS
NOTA
INFORMATIVA
NOTA
INFORMATIVA
NOTA
INFORMATIVA
NOTA
INFORMATIVA
AUDIO, VIDEO,
FOTOGRAFÍAS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
7 de 9
TÉCNICO/A "A"JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES
PERSONAL DEL DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONESSUBJEFE/A ÁREA DE
DIFUSIÓN
Directorio
INICIA
Actualiza de manera permanente el directorio de medios de comunicación masiva y lo turna al Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones.
Decide conjuntamente con la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales la
participación de la Institución, pudiéndose presentar dos casos:
LA PARTICIPACIÓN DE
LA INSTITUCIÓN SEA
POR…?
A
1 2
2.1
1
RECEPCIÓN DE
INVITACIONESCONVOCATORIA
Convocatoria
Que la participación sea mediante la convocatoria a
los medios de comunicación masiva en este caso, se coordina para cubrir el evento y
continúa el procedimiento.
2.22.2.1
2.2.2
Invitaciones
Recibe las invitaciones y conjuntamente con la
Subdirección de Movilización Social y
Proyectos Especiales, revisa, en su caso, solicita modificaciones y devuelve
al Técnico/a “A”.
Invitaciones
Elabora invitaciones y turna al Jefe/a del
Departamento y a la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales para
su revisión y Vo. Bo.
Invitaciones
Que sea mediante la recepción de invitaciones hechas por los medios de comunicación masiva; en este caso, designan a los funcionarios o al personal que atenderá la solicitud.
Continúa procedimiento en el punto número 10.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
8 de 9
TÉCNICO/A "A"JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES
PERSONAL DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y EDICIONESSUBJEFE/A ÁREA DE
DIFUSIÓN
Nota Inf.
A
Recibe las invitaciones y las envía por correo
electrónico. Durante el desarrollo de los eventos
coordina el registro de medios y reporteros
Recibe notificación para cubrir el evento y en la
fecha indicada se presenta en el mismo, graba el
audio o el video y toma fotografías.
Elabora la nota informativa y turna al Jefe/a del
Departamento
Designa a un responsable para cubrir el evento y se
lo comunica.
2.2.3
4
5
3
B
6
Nota Inf.
Una vez revisada la nota informativa por la
SMSyPE, verifica los cambios y en su caso
solicita modificaciones y devuelve al Técnico/a “A”, para que éste la envíe a
los medios de comunicación. Asimismo también se le envía a la
Subdirección comisionada de la DGAOyP y de
Patronatos para que se incluya en la página web
institucional.
7
Nota Inf.
Recibe la nota informativa, revisa y turna a la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales para
su revisión.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
9 de 9
TÉCNICO/A "A"JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES
PERSONAL DEL DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONESSUBJEFE/A ÁREA DE
DIFUSIÓN
B
91
Recibe la nota informativa y la integra en la Revista
CIJ Informa.
8
Nota Inf.
TERMINA
10
Monitorea, revisa el audio o el video, clasifica el
material, resguarda las fotografías, integra a la
videoteca, a la audioteca y al archivo fotográfico, según corresponda.
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA
CÓDIGO: PR-DEDYE-002-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
3
REFERENCIAS
3
PROCEDIMIENTO
4
DIAGRAMA DE FLUJO
5
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Septiembre 2018 Octubre 2020 U:/ 002 SINTESIS INFORMA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-002-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA
1 de 5
OBJETIVO
Recopilar la información que se difunde diariamente en torno a Centros de Integración Juvenil,
A.C., así como de los temas de adicciones y salud mental, mediante un monitoreo de los
principales medios de comunicación, como periódicos y revistas de circulación nacional,
programas de radio y de televisión y portales de internet. Además de distribuirla entre los
directivos de la Institución, el público interesado en la materia puede consultarla en la página web
institucional.
ALCANCE
Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Centros de Integración
Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y
Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
- Banco de Datos: Sistema de información donde se almacena la Síntesis Informativa para su
consulta en Intranet.
- Catálogo de temas: contiene los temas y subtemas que deben incluirse en la Síntesis
Informativa.
- Directivos de la Institución: Director General, Directores Generales Adjuntos, Directores y
Subdirectores de Área y Jefes de Departamento.
- Directores de CIJ, UH y UTUH: Directores de Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-002-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA
2 de 5
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección de Prevención y Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales
- Supervisará conjuntamente con el Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones la
oportuna distribución de la Síntesis Informativa a las diferentes áreas de la Institución, así
como el contenido de la misma.
Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones
- Gestionará con el Departamento de Adquisiciones la contratación de una empresa de
monitoreo de medios para la realización de la Síntesis Informativa.
Departamento de Adquisiciones
- Realizará la contratación de la empresa de monitoreo de medios para la elaboración de la
Síntesis Informativa institucional.
Personal del Departamento de Difusión y Ediciones
- El encargado semanal de la Síntesis Informativa revisará diariamente las notas que la empresa
de monitoreo envíe.
- Revisará su contenido y realizará una depuración de acuerdo con los lineamientos
establecidos en el Catálogo de temas elaborado por el Departamento de Difusión y Ediciones
para una consulta rápida y accesible, la cual se almacenará en la base de datos de Intranet.
- Enviará la Síntesis Informativa por correo electrónico al personal de CIJ y la subirá a la
página de Intranet.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-002-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA
3 de 5
MATERIALES
Síntesis Informativa.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-002-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 5
ENCARGADO/A DE
LA SINT. INF.
SEMANAL
SUBJEFE/A DE
DIFUSIÓN
1. Recibe los archivos electrónicos de la empresa de
monitoreo de medios contratada de acuerdo con el
Catálogo de Temas.
2. Recibe la información, revisa, depura y envía la Síntesis
Informativa por correo electrónico.
3. Sube la Síntesis Informativa a la página de Intranet.
4. Integra trimestralmente un reporte de las notas que
conforman la Síntesis Informativa.
5. Termina procedimiento.
ARCHIVOS DE
MONITOREO
SÍNTESIS
INFORMATIVA
SÍNTESIS
INFORMATIVA
REPORTE Y
SÍNTESIS
INFORMATIVA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-002-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA
5 de 5
ENCARGADO/A DE LA SÍNSTESIS INFORMATIVA SUBJEFE/A DE EDICIONES
Síntesis Inf.
Reporte
Síntesis Inf.
Archivos
INICIO
Recibe los archivos electrónicos de la empresa de monitoreo de medios contratada de acuerdo con el
Catálogo de Temas.
Integra trimestralmente un reporte de las notas que conforman la Síntesis Informativa.
1
3
4
Sube la Síntesis Informativa a la página de Intranet.
Síntesis Inf.
TERMINA
5
2
Recibe la información, revisa, depura y envía la Síntesis Informativa por correo electrónico.
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
CÓDIGO: PR-DEDYE-003-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
3
REFERENCIAS
3
PROCEDIMIENTO
4
DIAGRAMA DE FLUJO
5
ANEXO
7
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 003 BOLETIN PRENSA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-003-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA
PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
1 de 9
OBJETIVO
Difundir en los medios de comunicación, mediante un boletín de prensa, información que
contribuya a prevenir el uso y abuso de drogas entre la población, así como a promover los
servicios de prevención, tratamiento e investigación de las adicciones que proporciona Centros
de Integración Juvenil, A.C.
ALCANCE
Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
- Entrevista: Género periodístico que consiste en una conversación entre un funcionario o
autoridad y un reportero, con la finalidad de recabar datos para elaborar un boletín
informativo.
- Boletín de Prensa: Información jerarquizada acerca de alguna actividad sobresaliente o
reportes de investigación que lleve a cabo la Institución y que es de interés para profesionales
de la salud y la población en general.
- Eventos: Actos, ceremonias o reuniones de trabajo que organiza o en las que participa la
Institución.
- Responsables del Boletín: Se refiere al Subjefe/a Área de Difusión y Técnico/a “A”.
- Área Solicitante: Se refiere a la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína y Departamentos que requieran la elaboración de boletines para difundir temas de su
interés.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-003-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA
PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
2 de 9
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección General
- Autorizará la difusión del boletín de prensa en los medios de comunicación.
Dirección de Prevención
- Revisará y supervisará la difusión del boletín de prensa en los medios de comunicación
masiva.
Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales
- Revisará y corregirá el boletín de prensa, mismo que turnará a la Dirección General o a la
Dirección de Prevención para su visto bueno.
Jefatura del Departamento de Difusión y Ediciones
- Coordinará la elaboración y el envío del boletín de prensa para su difusión en los medios de
comunicación.
- Revisará el boletín de prensa y turnará a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales antes de su difusión.
Área Solicitante
- Solicitará al Departamento de Difusión y Ediciones la realización de boletines de prensa para
difundir información de su interés.
- Enviará la información específica que deberá contener el boletín.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-003-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA
PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
3 de 9
Subjefe de Difusión
- Solicitará al Departamento de Sistemas publicar el boletín al Espacio del vocero (en Intranet),
en caso de que la información sea de impacto nacional.
Responsables del Boletín en el Departamento de Difusión y Ediciones
- Elaborará el boletín de prensa, de acuerdo con la información recibida.
- Enviará el boletín de prensa por correo electrónico y se apoyará de su directorio de fuentes
informativas: radio, prensa, televisión, agencias de noticias y portales de Internet.
- Dará seguimiento a la publicación del boletín de prensa en los medios.
MATERIALES
Manual del Vocero institucional.
ANEXOS
Boletín de Prensa institucional
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-003-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA
PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 9
RESPONSABLES
DEL BOLETÍN
JEFE/A DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y
EDICIONES
SUBDIR. MOVIL.
SOC. Y PROY. ESP.
RESPONSABLES
DEL BOLETÍN
1. Recopila información para realizar el boletín de prensa,
pudiéndose presentar 2 casos:
1.1. Que sea por entrevista, en este caso, se reúne con las
personas citadas para el acto, graba el material de audio y
toma nota.
1.1.1. Transcribe, redacta, da formato al boletín y lo turna
al Jefe/a del Departamento para su revisión.
Continúa en el punto no. 2
1.2. Que sea por la participación de la Institución en eventos,
en este caso, acude al lugar sede en la hora y fecha
establecida, recopila los datos del desarrollo del evento,
graba el material de audio, realiza anotaciones de los
aspectos generales y toma las fotografías de los
participantes.
1.2.1. Transcribe, redacta, da formato al boletín, incluye
fotografías en el caso de que se requieran y turna al
Jefe/a del Departamento para su revisión. Continúa
el procedimiento.
2. Recibe el boletín, revisa, en caso necesario solicita
modificaciones y devuelve al responsable del boletín, una
vez autorizado, lo turna a la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales para su visto bueno.
3. Recibe el boletín, revisa, en su caso solicita correcciones, da
su visto bueno y turna a la Dirección de Prevención y
Dirección General para su autorización.
4. Recibe el boletín autorizado, en su caso realiza correcciones
y envía a los medios de comunicación mediante correo
electrónico.
5. Da seguimiento a la publicación del boletín en los medios de
comunicación.
6. Termina procedimiento.
BOLETÍN
INFORMACIÓN
BOLETÍN
BOLETÍN
BOLETÍN
BOLETÍN
BOLETÍN
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-003-E
Vigencia Octubre 2018 a octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA
EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
5 de 9
RESPONSABLE DEL BOLETÍNJEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIRECCIÓN DE MOVILIZACIÓN
SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALES
1
Recopila información para realizar el boletín de prensa, pudiéndose
presentar 2 casos:
Boletín
1.1
1.1.1
En este caso, se reúne con las personas citadas para el acto, graba
el material de audio y toma nota.
Transcribe, redacta, da formato al boletín y lo turna al Jefe/a del
Departamento para su revisión. Continúa en el punto no. 2
INICIA
QUE SEA POR…?
ENTREVISTAPARTICIPACIÓN
DE LA INST.
2
Recibe el boletín, revisa, en caso necesario solicita modificaciones y
devuelve al responsable del boletín, una vez autorizado, lo turna a la
Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales para su vo.bo.
Transcribe, redacta, da formato al boletín, incluye fotografías en el caso de que se requieran y turna al Jefe/a del Departamento para su revisión.
Continúa el procedimiento.
1.2.1
Boletín Boletín
1.2
A
En este caso, acude al lugar sede en la hora y fecha establecida, recopila los datos del desarrollo del evento, graba el material de audio, realiza
anotaciones de los aspectos generales y toma las fotografías de
los participantes.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-003-E
Vigencia Octubre 2018 a octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA
EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA
6 de 9
RESPONSABLE DEL BOLETÍNJEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIRECCIÓN DE MOVILIZACIÓN
SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALES
A
3
Boletín
Recibe el boletín, revisa, en su caso solicita correcciones, da su visto bueno y turna a la Dirección de
Prevención y Dirección General para su autorización.
4
Recibe el boletín autorizado, en su caso realiza correcciones y envía a
los medios de comunicación mediante correo electrónico.
Boletín
TERMINA
6
5
Da seguimiento a la publicación del boletín en los medios de
comunicación.
Boletín
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-003-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
DESCRIPCION DE FORMATO
7 de 9
I. Nombre del Formato:
BOLETÍN DE PRENSA INSTITUCIONAL
II. Clave:
III. Objetivo: Concentra la información de los servicios que ofrece la
Institución, así como las actividades y eventos especiales
en los que participa y difundirla en los medios de
comunicación masiva.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable del Boletín.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se requiera difundir información.
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Medios de Comunicación Masiva
VIII. Forma de Llenado: Computarizado
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
8 de 9
1
Logotipo institucional
Insertar en el documento el logotipo de la
Institución.
2 Dirección
Teléfono
Correo electrónico
Ubicación física de donde se encuentra el
Departamento de Difusión y Ediciones, el
teléfono y la dirección electrónica donde se
puede contactar al personal del departamento.
3 Boletín Informativo Título del boletín, puede ser de prensa o
informativo.
4 Encabezado del boletín
Título del evento o acontecimiento.
5 Resumen
Descripción del evento o acontecimiento.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
9 de 9
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
CÓDIGO: PR-DEDYE-004-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
5
REFERENCIAS
5
PROCEDIMIENTO
6
DIAGRAMA DE FLUJO
9
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 004 CONCURSOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
1 de 13
OBJETIVO
Propiciar la participación de la población en la creación de mensajes preventivos, a través de un
concurso nacional que se lleva a cabo anualmente, de acuerdo con los lineamientos de la
Dirección General.
ALCANCE
Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Órgano Interno de Control, Subdirecciones Regionales, Dirección de Prevención, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína, Departamento de Adquisiciones y Departamento de Sistemas.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Patrocinadores: Personas, empresas y organismos nacionales e internacionales que aportan los
recursos económicos o en especie para la premiación del concurso.
CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, A.C.
UH: Se refiere a las Unidades de Hospitalización.
UTUH: Se refiere a las Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
2 de 13
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección de Prevención
- Dirigirá y supervisará la organización y realización del concurso, de acuerdo con los
lineamientos de la Dirección General.
- Establecerá las bases de la convocatoria conjuntamente con la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales y con el Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones,
mismas que someterá a autorización de la Dirección General.
- Gestionará junto con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales y el
Departamento de Difusión y Ediciones, la obtención de los recursos para el patrocinio del
concurso.
Jefatura del Departamento de Difusión y Ediciones
- Establecerá junto con la Dirección de Prevención y la Subdirección de Movilización Social y
Proyectos Especiales las bases de los concursos.
- Coordinará la elaboración y distribución de la convocatoria del concurso nacional, así como del
material impreso y electrónico para promoverlo.
- Difundirá el concurso y sus resultados en la página WEB institucional, redes sociales y en los
medios de comunicación masiva.
- Coordinará, con la Dirección de Prevención y la Subdirección de Movilización Social y
Proyectos Especiales, el proceso de clasificación, evaluación, integración del jurado y entrega
de resultados del concurso.
- Organizará y coordinará conjuntamente con la Dirección de Prevención y la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales la ceremonia de premiación.
- Integrará los trabajos ganadores al acervo institucional de material preventivo.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
3 de 13
Subjefatura de Ediciones, Técnico/a “A” (Diseñadores)
- Apoyará en la elaboración de las bases, así como en la revisión y clasificación de los trabajos
que se reciban, cuando el concurso sea de carteles.
- Realizará el diseño de la imagen y material gráfico para difundir el concurso.
- Elaborará los reconocimientos y constancias de los concursantes.
Subjefatura de Difusión y Profesional Ejecutivo/a
- Elaborará y mantendrá actualizado un Directorio de Escuelas, Universidades e Institutos, de
acuerdo con la temática y la población objetivo del concurso.
- Apoyará en la elaboración y la distribución de la convocatoria del concurso.
- Apoyará en el proceso de clasificación, evaluación y entrega de resultados.
- Revisará la base de datos de los participantes inscritos y elaborará los reportes que le sean
solicitados.
- Elaborará la Carta de Cesión de Derechos de los ganadores y finalistas y la archivará en el
expediente correspondiente.
Director/a del CIJ, UH o UTUH
- Difundirá la convocatoria en su localidad, así como la recepción de trabajos y su envío al
Departamento de Difusión y Ediciones (en caso de ser requerido).
Departamento de Sistemas
- Recibirá del Departamento de Difusión y Ediciones la convocatoria del Concurso Nacional
para incluirla en la página WEB institucional, diseñará y realizará el sistema de registro de los
participantes (en caso de ser requerido).
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
4 de 13
Departamento de Adquisiciones
- Realizará el procedimiento de licitación correspondiente para la impresión de la Convocatoria y
los carteles promocionales del concurso (en caso de ser requerido).
MATERIALES
Convocatoria.
Sistema de Registro de Participantes.
Directorio de Universidades, Escuelas, Institutos, según sea el caso.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 13
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
SUBJEFE/A DE
EDICIONES Y/O
TÉCNICO “A”
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN Y
SUBDIR. MOV.
SOC. Y PROY. ESP.
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
1. De acuerdo con los lineamientos de la Dirección
General, elabora las Bases para el concurso
conjuntamente con la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales y con la Dirección de
Prevención.
2. Coordina la elaboración de un directorio de escuelas,
universidades, casas de cultura (según sea el caso), para
difundir el concurso.
3. Solicita al Subjefe/a de Ediciones y/o Técnicos “A”
Diseñadores, realicen las propuestas de imagen para la
Convocatoria del concurso.
4. Diseña las propuestas de imagen de la Convocatoria
para el concurso y presenta al Jefe/a del Departamento
para su revisión.
5. Recibe las propuestas, revisa, en su caso solicita
adecuaciones y presenta a la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales, así como a
la Dirección de Prevención.
6. Reciben las propuestas de imagen, revisan y, en su caso,
solicitan modificaciones. Una vez aprobada por ellos, la
someten a consideración de la Dirección General.
7. Una vez revisada y autorizada por la Dirección General,
solicitan al Jefe/a del Departamento de Difusión y
Ediciones la impresión final tanto del cartel como de la
Convocatoria (si se requiere) y gestiona las actividades
necesarias para conseguir el patrocinio del concurso.
8. Recibe aprobación tanto del cartel como de la
convocatoria y solicita al Subjefe de Ediciones y/o
Técnico “A” la impresión final de la misma.
BASES PARA
CONCURSO
DIRECTORIO
PROPUESTA
PROPUESTA
PROPUESTA
PROPUESTA
PROPUESTA
PROPUESTA
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 13
SUBJEFE/A DE
EDICIONES Y/O
TÉCNICO/A “A”
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN
9. Imprime el dummie de la convocatoria y el cartel
promocional, que entrega al Jefe/a del Departamento.
10. Recibe los dummies y realiza la gestión correspondiente
con el Departamento de Adquisiciones para enviarla con
el impresor.
11. Una vez recibido el trabajo final, coordina el envío y la
difusión a nivel nacional.
12. Turna la Convocatoria al Departamento de Sistemas
para que se realice el micrositio para incluirse en la
Página WEB institucional, así como el sistema de
registro para que los participantes se inscriban (si es el
caso).
13. De acuerdo con las especificaciones establecidas en la
Convocatoria, reciben los trabajos de los participantes.
Nota: Los trabajos de los participantes se recibirán de
acuerdo con lo establecido en la Convocatoria,
pudiendo ser físicamente en oficinas centrales,
unidades operativas, o bien, mediante el sistema de
registro en línea.
14. Coordinadamente con el Subjefe/a de Difusión, apoyan
en la clasificación y organización de los trabajos, así
como en la invitación a los jurados, en caso de que en la
Convocatoria se haya establecido que habrá jurado para
evaluar los trabajos.
15. Elabora una propuesta de integrantes del jurado internos
y externos, y la somete a consideración de la
Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales y la Dirección de Prevención.
16. Recibe la lista de candidatos para integrar la mesa del
jurado y la somete a la consideración de la Dirección
General.
DUMMIE
CONVOCATORIA
DUMMIES
CONVOCATORIA
CONVOCATORIA
CONVOCATORIA
TRABAJOS DE
PARTICIPANTES
TRABAJOS DE
PARTICIPANTES
LISTA DE
CANDIDATOS
LISTA DE
CANDIDATOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 13
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
17. Una vez aprobada la lista de candidatos, solicita al
Profesional Ejecutivo/a la elaboración y el envío de
cartas-invitación.
18. Convoca a los Directivos institucionales que formarán
parte del jurado, así como al OIC para que avale los
resultados.
19. Recibe confirmación de la participación de los jurados
externos y lo notifica al Jefe/a del Departamento.
20. Organiza la evaluación de los trabajos, pudiéndose
presentar 2 casos:
20.1 Que los integrantes del jurado, tanto internos como
externos decidan reunirse para calificar los
trabajos, en este caso, los revisan, analizan las
características solicitadas y emiten su voto.
Continua en el punto no. 22
20.2 Que los integrantes del jurado decidan que le sean
enviados de manera electrónica los trabajos, en
este caso, se les hacen llegar para su revisión y
emitir su voto por la misma forma. Continúa el
procedimiento.
Nota: En caso de que el concurso sea a través de redes
sociales, los resultados se pueden obtener por votos de los
seguidores y no de un jurado; eso se establece en la
Convocatoria.
21 Conjunta la evaluación de finalistas por parte del jurado
para determinar a los ganadores y notifica los resultados
a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales y a la Dirección de Prevención.
LISTA DE
CANDIDATOS
CARTAS INVIT.
TRABAJOS
TRABAJOS
EVALUACIÓN
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES
Y/O ANEXOS
8 de 13
22 Conjuntamente con la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales y la Dirección de
Prevención, organiza y coordina la ceremonia de
premiación conjuntamente, convoca a los ganadores, así
como a los medios de comunicación y al OIC.
23 Elabora la Carta de Cesión de Derechos y recaba la
firma de los ganadores.
24 Difunde los resultados en la página WEB institucional y
archiva en el expediente correspondiente la Carta de
Cesión de Derechos firmada junto con la documentación
generada en el proceso.
25 Entrega al Subjefe/a de Ediciones, Técnico “A” o
Profesional Ejecutivo, los trabajos de los ganadores para
su resguardo y futuras reproducciones en material
promocional institucional.
26 Termina procedimiento.
CARTA DE
CESIÓN DE
DERECHOS
RESULTADOS
CARTA DE
CESIÓN DE
DERECHOS
TRABAJOS DE
PARTICIPANTES
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL CONCURSOS NACIONALES
9 de 13
JEFE/A DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBJEFE/A DE
EDICIONES Y/O
TÉCNICO/A “A”
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN Y/O
SUBDIR. MOVILIZACIÓN
SOCIAL Y PROY. ESP.
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
INICIA
1
2
Solicita al Subjefe/a de Ediciones y/o Técnicos “A” Diseñadores, realicen las
propuestas de imagen para la Convocatoria del concurso.
3
Propuestas
4
Recibe las propuestas, revisa, en su caso solicita
adecuaciones y presenta a la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales, así como a la Dirección de Prevención.
5
Propuestas
6
Una vez revisada y autorizada por la D.G., solicitan al Jefe/a del
Departamento de Difusión y Ediciones la impresión final tanto del cartel como de la
Convocatoria (si se requiere) y gestiona las actividades
necesarias para conseguir el patrocinio del concurso
7
Convocatoria
Propuestas
Diseña las propuestas de imagen de la Convocatoria para el concurso y presenta al Jefe/a del Departamento
para su revisión.
Coordina la elaboración de un directorio de escuelas, universidades, casas de
cultura (según sea el caso), para difundir el concurso.
Directorio
De acuerdo con los lineamientos de la D.G.,
elabora las Bases para el concurso conjuntamente con
la Subdir. de Movilización Social y Proy. Esp. y con la Dirección de Prevención.
Bases
Reciben las propuestas de imagen, revisan y, en su
caso, solicitan modificaciones. Una vez
aprobada por ellos, la someten a consideración de
la Dirección General.
Propuestas
A
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL CONCURSOS NACIONALES
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JEFE/A DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBJEFE/A DE
EDICIONES Y/O
TÉCNICO/A “A”
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN Y/O
SUBDIR. MOVILIZACIÓN
Y PROY. ESP.
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
A
Recibe aprobación tanto del cartel como de la
convocatoria y solicita al Subjefe de Ediciones y/o
Técnico “A” la impresión final de la misma.
Convocatoria
8 9
10
11
12
Convocatoria
13
De acuerdo con las especificaciones establecidas en la Convocatoria, reciben
los trabajos de los participantes.
B
Convocatoria
Turna la Convocatoria al Departamento de Sistemas
para que se realice el micrositio para incluirse en la Página WEB institucional, así como el sistema de registro para que los participantes se
inscriban .
Una vez recibido el trabajo final, coordina el envío y la difusión a nivel nacional.
DUMMIE
Recibe los dummies y realiza la gestión correspondiente con el Departamento de
Adquisiciones para enviarla con el impresor.
DUMMIE
DUMMIE
Imprime el dummie de la convocatoria y el cartel
promocional, que entrega al Jefe/a del Departamento.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL CONCURSOS NACIONALES
11 de 13
JEFE/A DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBJEFE/A DE
EDICIONES Y/O
TÉCNICO/A “A”
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
B
14
15
C
NOTA: Los trabajos de los participantes se recibirán de acuerdo con lo establecido en la Convocatoria, pudiendo ser físicamente en oficinas centrales, unidades operativas, o bien, mediante el sistema de registro en línea.
16
17
18
19
Recibe confirmación de la participación de los jurados
externos y lo notifica al Jefe/a del Departamento.
Lista Candidatos
Trabajos
Coordinadamente con el Subjefe/a de Difusión,
apoyan en la clasificación y organización de los trabajos, así como en la invitación a los jurados, en caso de que en la Convocatoria se haya
establecido que habrá jurado para evaluar los trabajos.
Lista Candidatos
Elabora una propuesta de integrantes del jurado
internos y externos, y la somete a consideración de la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales y la Dirección de
Prevención
Recibe la lista de candidatos para integrar la mesa del jurado y la somete a la
consideración de la Dirección General.
Lista Candidatos
Una vez aprobada la lista de candidatos, solicita al
Profesional Ejecutivo/a la elaboración y el envío de
cartas-invitación.
Lista Candidatos
Convoca a los Directivos institucionales que formarán parte del jurado, así como al
OIC para que avale los resultados.
Lista Candidatos
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL CONCURSOS NACIONALES
12 de 13
JEFE/A DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBJEFE/A DE
EDICIONES Y/O
TÉCNICO/A “A”
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
C
20
21
20.2
Que los integrantes del jurado decidan que le sean
enviados de manera electrónica los trabajos, en
este caso, se les hacen llegar para su revisión y emitir su voto por la misma forma.
Continúa el procedimiento.
Organiza la evaluación de los trabajos, pudiéndose presentar 2 casos:
Evaluación
Conjunta la evaluación de finalistas por parte del jurado
para determinar a los ganadores y notifica los
resultados a la Dirección de Prevención.
REUNIRSE PARA
CALIFICAR
RECIBIR POR
CORREO
ELECTRÓNICO
20.1
Que los integrantes tanto internos como externos decidan reunirse para
calificar los trabajos, en este caso, los revisan, analizan las características solicitadas y emiten su voto. Continua en
el punto no. 22
EL JURADO DECIDE…?
D
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Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL CONCURSOS NACIONALES
13 de 13
JEFE/A DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBJEFE/A DE
EDICIONES Y/O
TÉCNICO/A “A”
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
D
24
22Conjunta la evaluación de
finalistas por parte del jurado para determinar a los
ganadores y notifica los resultados a la Subdirección
de Movilización Social y Proyectos Especiales y a la Dirección de Prevención.
23
TERMINA
26
25
Carta Cesión
Elabora la Carta de Cesión de Derechos y recaba la firma de los ganadores.
Doctos generados
Difunde los resultados en la página WEB institucional y archiva en el expediente
correspondiente la Carta de Cesión de Derechos firmada junto con la documentación
generada en el proceso.
Carta Cesión
Entrega al Subjefe/a de Ediciones, Técnico “A” o Profesional Ejecutivo, los trabajos de los ganadores
para su resguardo y futuras reproducciones en material promocional institucional.
Trabajos
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
CÓDIGO: PR-DEDYE-005-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
4
REFERENCIAS
4
PROCEDIMIENTO
5
DIAGRAMA DE FLUJO
7
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 005 CAMPAÑAS
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Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
1 de 8
OBJETIVO
Promover ideas, actitudes y estilos de vida saludables que prevengan a la población de las
adicciones y la alerten acerca de los riesgos que pueden favorecer el uso indebido de drogas, así
como promover los servicios institucionales, a través de las campañas institucionales.
ALCANCE
Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Subdirecciones Regionales, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, Dirección de Prevención,
Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para
Usuarios de Heroína y Departamento de Adquisiciones.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Coordinación de Estrategia Digital Nacional: Jefatura de la oficina de la Presidencia de la
República.
Dirección General de Normatividad de Comunicación (DGNC): Área de la Secretaría de
Gobernación encargada de autorizar los Programas de Comunicación Social, así como los
contenidos y espacios para la difusión de campañas de comunicación social institucionales.
Dirección General de Comunicación Social de la Secretaría de Salud: Área encargada de
recopilar los Programas de Comunicación Social y de someterlas a autorización de la DGNC.
Spots: Término inglés que se utiliza para referirse a un anuncio de corta duración (20 a 30
segundos), en televisión o radio.
Campaña de Comunicación Social: Se refiere al conjunto de mensajes que difunden el
quehacer institucional, acciones y logros, y estimulan a la ciudadanía para acceder a algún
beneficio o servicio público.
CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, A.C.
UH: Se refiere a las Unidades de Hospitalización.
UTUH: Se refiere a las Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.
Regllam: Sistema de atención telefónica de UOPS. Registra el número de llamadas que se
realizan a las unidades operativas para solicitar servicios de prevención y tratamiento de las
adicciones. Además, este sistema capta el motivo de la llamada, el sexo del solicitante o
usuario de drogas y medio de difusión por el cual la persona se enteró del número.
SINC: Sistema de Información de Normatividad de Comunicación.
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Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
2 de 8
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección General
- Presentará la estrategia y el Programa de Comunicación Social ante la Junta de Gobierno, a fin
de que el presupuesto sea validado y autorizado.
Dirección General y Direcciones Generales Adjuntas
- Definirá anualmente, de acuerdo con las prioridades de atención, los temas a tratar en las
campañas, con base en los lineamientos establecidos por la Secretaría de Gobernación.
- Revisará y aprobará los contenidos y las imágenes de las campañas de comunicación social.
Dirección de Prevención
- Elaborará el Programa Anual de Comunicación Social con el apoyo de la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales, así como con el Departamento de Difusión y
Ediciones, con base en los lineamientos establecidos por la DGNC y lo someterá a la aprobación
de la Dirección General Adjunta Normativa y la Dirección General.
Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales
- Fungirá como titular responsable de Comunicación Social ante la Secretaría de Salud.
- Gestionará la aprobación de la DGNC para la difusión de las campañas en tiempos oficiales, a
través de la Secretaría de Salud.
- Supervisará la producción y transmisión de las campañas en el tiempo establecido.
Jefatura del Departamento de Difusión y Ediciones
- Fungirá como Enlace Técnico Operativo ante la Secretaría de Salud.
- Dará seguimiento al programa de comunicación social y a la transmisión de las campañas a
nivel nacional.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
3 de 8
- Requisitará los formatos de la Estrategia y el Programa de Comunicación Social en el SINC, y
apoyará a la Dirección de Prevención y a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales en los trámites y seguimiento que correspondan.
- Trabajará en conjunto con las empresas contratadas en la producción y transmisión de las
campañas y el proceso para obtener el visto bueno de las autoridades de CIJ, de la Secretaría de
Salud y de SEGOB.
Departamento de Adquisiciones
- Contratará, mediante el proceso de adjudicación correspondiente a las empresas para producir,
transmitir y evaluar la campaña.
Subjefatura de Difusión
- Dará seguimiento a la transmisión de las campañas a nivel nacional, registrando los impactos
en radio y televisión.
- Realizará un reporte de las llamadas recibidas de los CIJ, UH y UTUH derivadas de las
campañas, mediante el Regllam, y lo integrará en el Informe trimestral.
- Realizará un reporte trimestral del número de transmisiones de impactos, tanto oficiales como
adicionales, y lo incluirá en los informes trimestrales, semestrales y anuales de la Dirección de
Prevención.
Dirección del CIJ, UH o UTUH
- Reportará mensualmente los tiempos adicionales obtenidos para la transmisión de los spots y el
número de llamadas recibidas en su Centro por la difusión de las campañas.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
4 de 8
MATERIALES
Estrategia y Programa Anual de Comunicación Social.
Discos compactos y videos en diferentes formatos.
Software: Sistema de Atención Telefónica de Unidades (Regllam).
REFERENCIAS
Artículos 251 y 252 de la Ley Federal de Telecomunicaciones y Radiodifusión.
Lineamientos Generales para las Campañas de Comunicación Social de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal (Publicados anualmente en el Diario Oficial de
la Federación).
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 8
DIRECCIÓN DE
PREVENCIÓN
SUBDIRECCIÓN DE
MOVILIZACIÓN
SOC. Y PROY. ESP.
JEFE/A DEL DEPTO.
DIFUSIÓN Y
EDICIONES
SUBJEFE/A ÁREA
DE DIFUSIÓN
1. De acuerdo con las prioridades y lineamientos
establecidos por la Dirección General, Dirección General
Adjunta Normativa y la Dirección General Adjunta
Operativa y de Patronatos, define los temas y el tipo de
campaña anual.
2. Conjuntamente con la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales y la Jefatura del
Departamento de Difusión y Ediciones, elabora la
Estrategia y el Programa Anual de Comunicación Social,
de acuerdo con los lineamientos establecidos por la
DGNC.
3. Gestiona ante la DGNC, a través de la SS, la Estrategia y
el Programa Anual de Comunicación Social, el cual
incluye los nombres de las campañas con sus versiones,
objetivo, periodo de transmisión, población objetivo,
cobertura geográfica y presupuesto.
4. Una vez autorizado el Programa, comunica al Jefe/a del
Departamento de Difusión y Ediciones que gestione la
producción de la campaña.
5. Recibe la autorización de la campaña y elabora los
formatos correspondientes para obtener la autorización de
la Secretaría de Salud, Secretaría de Gobernación y
Coordinación de Estrategia Digital Nacional.
6. Una vez que se cuente con la aprobación y se obtengan las
claves de campaña necesarias, solicita la elaboración de
las Requisiciones de Bienes y/o Servicios, mismas que
envía al Departamento de Adquisiciones para contratar los
servicios de las empresas productora, de acuerdo con el
tipo de campaña (spots de TV, spots de radio, redes
sociales, medios impresos, etc), de transmisión y de
evaluación.
ESTRATEGIA Y
PROGRAMA
ANUAL DE
COMUNICACIÓN
SOCIAL
ESTRATEGIA,
PROGRAMA
ANUAL DE
COMUNICACIÓN
SOCIAL
PROGRAMA
ANUAL DE
COMUNICACIÓN
SOCIAL
REQUISICIÓN DE
BIENES Y/O
SERVICIOS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-005-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 8
SUBDIRECCIÓN
MOV. SOCIAL Y
PROY. ESPECIALES
7. Una vez contratada las empresas por el Departamento de
Adquisiciones, trabaja de manera conjunta con ellas, junto
con la Dirección de Prevención y la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales.
8. Recibe de la empresa productora los materiales originales
de la campaña, que envía a la SS para su presentación en
la DGNC.
9. Una vez aprobada la producción por la DGNC, recibe los
oficios de autorización correspondientes y turna al Jefe/a
del Departamento de Difusión y Ediciones.
10. Recibe los oficios de autorización y, según el tipo de
medio en el que se vaya a transmitir, pone en marcha la
campaña y da seguimiento.
11. Da seguimiento a la transmisión y elabora un reporte
trimestral.
12. Recibe mensualmente de los CIJ, UH o UTUH los
tiempos adicionales de transmisión de los spots y el
número de llamadas recibidas en su unidad por la difusión
de la campaña mediante el Sistema Regllam.
13. Con base en la información recibida, elabora un reporte de
llamadas que turna a la Jefatura del Departamento.
14. Termina procedimiento.
MATERIALES
OFICIOS DE
AUTORIZACIÓN
OFICIOS DE
AUTORIZACIÓN
REPORTE
TRIMESTRAL
INFORMACIÓN
DE UOPS
REPORTE DE
LLAMADAS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-005-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
7 de 8
DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN
SUBDIRECCIÓN DE
MOVILIZACIÓN SOCIAL Y
PROYECTOS ESPECIALES
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBJEFE/A ÁREA DE
DIFUSIÓN
INICIA
1
2
3
5
Una vez autorizado el Programa, comunica al Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones que gestione la producción de la campaña.
4
Programa Anual
6
De acuerdo con las prioridades y lineamientos
establecidos por la DG, DGAN, DGAOYP, define los temas y el tipo de campaña
anual.
Programa Anual
Conjuntamente con la Subdir. de Mov. Soc. y Proy. Esp. y
la Jefatura del Depto. de Dif.y Edic. elabora la estrategia y
el Programa Anual de comunicación social de
acuerdo con los lineamientos establecidos por la DGNC.
Formatos
Recibe la autorización de la campaña y elabora los
formatos correspondientes para obtener la autorización de la Secretaría de Salud, SEGOB y Coordinación de Estrategia Digital Nacional.
A
Gestiona ante la DGNC, a través de la SS, la Estrategia
y el Programa Anual de Comunicación Social, el cual incluye los nombres de las
campañas con sus versiones, objetivo, periodo de
transmisión, población objetivo, cobertura geográfica
y presupuesto.
Programa Anual
7
Una vez contratada las empresas por el Departamento de
Adquisiciones, trabaja de manera conjunta con ellas, junto con la Dirección de
Prevención y la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales.
Una vez que se cuente con la aprobación y se obtengan las
claves de campaña necesarias, solicita la
elaboración de las Requis.de Bienes y/o Servicios, mismas
que envía al Depto. de Adquisiciones para contratar los servicios de las empresas productora, de acuerdo con el
tipo de campaña .
Programa Anual
Materiales
Recibe de la empresa productora los materiales originales de la campaña, que envía a la SS para su presentación en la DGNC.
8
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-005-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
8 de 8
DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN
SUBDIRECCIÓN DE
MOVILIZACIÓN SOCIAL Y
PROYECTOS ESPECIALES
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO
DE DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBJEFE/A ÁREA DE
DIFUSIÓN
11
10
A
9
12
13
Recibe mensualmente de los CIJ, UH o UTUH los tiempos adicionales de transmisión de
los spots y el número de llamadas recibidas en su
unidad por la difusión de la campaña mediante el
Sistema Regllam.
TERMINA
14
Con base en la información recibida, elabora un reporte de llamadas que turna a la Jefatura del Departamento.
Reporte
Oficio Aut.
Una vez aprobada la producción por la DGNC,
recibe los oficios de autorización
correspondientes y turna al Jefe/a del Departamento de
Difusión y Ediciones.
Oficio Aut.
Da seguimiento a la transmisión y elabora un
reporte trimestral.
Reporte
Recibe los oficios de autorización y, según el tipo
de medio en el que se vaya a transmitir, pone en marcha la campaña y da seguimiento
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
CÓDIGO: PR-DEDYE-006-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
4
REFERENCIAS
4
PROCEDIMIENTO
5
DIAGRAMA DE FLUJO
7
ANEXO
10
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 006 EDIREVISTACIJ
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
1 de 11
OBJETIVO
Elaborar y coordinar la publicación trimestral que difunda la labor institucional, mediante
información relevante sobre prevención, tratamiento, investigación científica y formación de
recursos humanos especializados en la atención de las adicciones, a fin de distribuirla a nivel
nacional e internacional.
ALCANCE
Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Direcciones de Área, Subdirecciones Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
- Portada: Primera página de una revista.
- Contraportada: Última página de la revista.
- Forros: Cara interior de la portada y la contraportada.
- Pie de foto: Oración que describe personajes y acciones de una imagen fotográfica.
- Cabeza: Título de la nota, reportaje o artículo.
- Balazo: Oración que sintetiza en fragmentos de la información más relevante que contiene la
nota; se ubica después de la cabeza y antes del cuerpo de la nota.
CIJ: Se refiere a Centros de Integración Juvenil.
UH: Se refiere a las Unidades de Hospitalización.
UTUH: Se refiere a las Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
2 de 11
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección General
- Establecerá los lineamientos en cuanto al contenido y diseño editorial.
- Revisará y autorizará el contenido final de cada edición de la revista.
Jefatura del Departamento de Difusión y Ediciones
- Fungirá como coordinador/a editorial de la revista.
- Recibirá los artículos enviados por las diferentes áreas, CIJ, UH, UTUH.
- Revisará y definirá el contenido (texto y fotografías) de la revista, en coordinación con la
Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales.
- Revisará y corregirá los textos recibidos para su inclusión en la revista, en coordinación con
los técnicos designados.
- Calendarizará anualmente, las fechas de cierre de información, de entrega al impresor y de
distribución de la revista.
- Designará a los técnicos para cubrir, tomar fotografías y redactar las notas informativas
correspondientes a los eventos en los que participan el Patronato Nacional, la Dirección
General, las Direcciones Generales Adjuntas, las Direcciones de Área, los CIJ y las UH de la
Zona Metropolitana.
- Coordinará la distribución de la revista.
Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales
- Fungirá como editor/a en jefe de la revista.
- Someterá a visto bueno de la Dirección General el contenido de la revista.
- Revisará y corregirá los textos, en coordinación con el Jefe/a del Departamento de Difusión y
Ediciones.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
3 de 11
Dirección de Prevención
- Revisará y autorizará el cronograma anual del proceso editorial de la Revista.
- Enviará al Departamento de Difusión y Ediciones los artículos técnicos para las secciones de
Prevención y Voluntarios.
Dirección de Investigación y Enseñanza, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación y
Departamento de Equidad y Género
- Enviará al Departamento de Difusión y Ediciones los artículos técnicos para las secciones de
Investigación, Biblioteca Especializada en Adicciones, Tratamiento y Género y Adicciones.
Titulares de las Subdirecciones Regionales y Direcciones de Área
- Enviarán al Departamento de Difusión y Ediciones las notas informativas de los actos
relevantes organizados por las unidades a su cargo y en los que tienen participación; así como
los artículos teóricos de su especialidad (prevención, tratamiento, investigación, enseñanza,
género, etc.), de acuerdo con el calendario anual establecido por el Departamento de Difusión
y Ediciones.
Técnico/a “A” Área de Ediciones
- Calendarizará anualmente, de manera coordinada con el Jefe/a del Departamento, las fechas
del proceso editorial de la revista.
- Ordenará y registrará la información que conforma la revista, en un índice.
- Recibirá las notas y los distribuirá a los técnicos asignados del Departamento de Difusión y
Ediciones para su redacción y corrección.
- Redactará y corregirá las notas.
- Apoyará al Jefe/a del Departamento para coordinar el trabajo con los reporteros, correctores y
diseñadores gráficos del departamento.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
4 de 11
MATERIALES
CD.
Programa de diseño editorial.
Fotografías.
REFERENCIAS
Ley General de Derechos de Autor vigente
ANEXOS
Criterios Editoriales para la Publicación en la Revista CIJ
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 11
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
SUBDIR. MOVIL.
SOC. Y PROY. ESP.
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
TÉCNICO/A “A”
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
TÉCNICO/A “A”
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
1. Elabora en coordinación con el Técnico/a “A”, el
cronograma anual de la revista. Solicita el visto bueno de la
Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales y de la Dirección de Prevención.
2. Recibe el cronograma anual, revisa, da su visto bueno y
presenta a la Dirección de Prevención para su autorización.
3. Recibe de los titulares de las Subdirecciones/as Regionales
o de Direcciones de área, dentro de las fechas establecidas,
las notas y fotografías de los eventos que organiza o en los
que participa y que podrían ser publicados, mismos que
turna al Técnico/a “A”.
4. Recibe notas y fotografías, los registra en un índice y turna
al Jefe/a del Departamento.
5. Conjuntamente con la Subdirección de Movilización Social
y Proyectos Especiales, determina las notas que serán
publicadas de acuerdo con su contenido y vigencia.
6. Distribuye a los correctores las notas originales para su
redacción.
7. Recibe, revisa las notas corregidas, en su caso, solicita
modificaciones y los devuelve al Técnico/a “A”.
8. Conjuntamente con el Técnico/a “A” seleccionan las
fotografías y los anuncios que se incluirán en interiores,
portada y forros.
9. Elabora el índice definitivo, integra las notas corregidas,
fotografías, pies de foto y turna a los diseñadores para su
formación y diseño.
10. Recibe de los diseñadores el ejemplar de la Revista CIJ,
revisa y en su caso solicita adecuaciones.
CRONOGRAMA
CRONOGRAMA
NOTAS Y
FOTOGRAFÍAS
NOTAS Y
FOTOGRAFÍAS
NOTAS
NOTAS
NOTAS
FOTOGRAFÍAS
NOTAS Y
FOTOGRAFÍAS
REVISTA CIJ
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 11
SUBDIR. MOVIL.
SOC. Y PROY. ESP.
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
11. Una vez corregido el ejemplar, lo turna a la Subdirección
de Movilización Social y Proyectos Especiales.
12. Recibe el ejemplar, revisa y, en su caso, solicita ajustes.
Una vez realizadas las modificaciones, lo presenta a la
Dirección General.
13. Una vez autorizado por la Dirección General, recibe el
ejemplar y devuelve al Jefe/a del Departamento de
Difusión y Ediciones para aplicar las correcciones finales.
14. Recibe el ejemplar autorizado, solicita a los diseñadores la
impresión final y el archivo electrónico, para su entrega a
la imprenta adjudicada.
15. Recibe del impresor las pruebas de color de la portada e
interiores, revisa y da su visto bueno, o bien solicita las
modificaciones necesarias.
16. Recibe de la imprenta los ejemplares de la Revista CIJ y
coordina el envío de la misma a nivel nacional e
internacional, en coordinación con las áreas de Promoción
Institucional y Relaciones Internacionales.
17. Envía la Revista en formato digital al Departamento de
Sistemas para su publicación en la página web
institucional.
18. Termina procedimiento.
REVISTA CIJ
REVISTA CIJ
REVISTA CIJ
REVISTA CIJ
REVISTA CIJ
REVISTA CIJ
REVISTA CIJ
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
7 de 11
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIRECCIÓN DE MOVILIZACIÓN
SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALESTÉCNICO/A “A”
1
Elabora en coordinación con el Técnico/a “A”, el cronograma anual de la revista. Solicita el visto bueno de la Subdirección de Movilización
Social y Proyectos Especiales y de la Dirección de Prevención.
INICIA
Cronograma
2
Recibe de los titulares de las Subdirecciones Regionales o de
Direcciones de área, dentro de las fechas establecidas, las notas y fotografías de los eventos que
organiza o en los que participa y que podrían ser publicados, mismos que
turna al Técnico/a “A”.
3
Notas y fotog.
Notas y Fotog.
4
Recibe notas y fotografías, los registra en un índice y turna al Jefe/a
del Departamento.
Notas y fotog.
Conjuntamente con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales, determina las notas que serán publicadas de acuerdo con su
contenido y vigencia.
5
6
Recibe, revisa las notas corregidas, en su caso, solicita modificaciones y
los devuelve al Técnico/a “A”.
7
Notas
A
Notas
Distribuye a los correctores las notas originales para su redacción.
Recibe el cronograma anual, revisa, da su visto bueno y presenta a la Dirección de Prevención para su
autorización.
Cronograma
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
8 de 11
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIRECCIÓN DE MOVILIZACIÓN
SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALESTÉCNICO/A “A”
A
Fotografías
10
Recibe de los diseñadores el ejemplar de la Revista CIJ, revisa y en su caso solicita adecuaciones.
Elabora el índice definitivo, integra las notas corregidas, fotografías, pies
de foto y turna a los diseñadores para su formación y diseño.
9
Notas y Fotog.
Revista
Una vez corregido el ejemplar, lo turna a la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales.
11
Recibe el ejemplar, revisa y, en su caso, solicita ajustes. Una vez
realizadas las modificaciones, lo presenta a la Dirección General.
12
Revista
Una vez autorizado por la Dirección General, recibe el ejemplar y
devuelve al Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones para aplicar
las correcciones finales.
Revista
1314
Revista
Recibe el ejemplar autorizado, solicita a los diseñadores la impresión final y el archivo
electrónico, para su entrega a la imprenta adjudicada.
Recibe del impresor las pruebas de color de la portada e interiores,
revisa y da su visto bueno, o bien solicita las modificaciones
necesarias.
15
Revista
B
Notas
8
Conjuntamente con el Técnico/a “A” seleccionan las fotografías y los
anuncios que se incluirán en interiores, portada y forros.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
9 de 11
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIRECCIÓN DE MOVILIZACIÓN
SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALESTÉCNICO/A “A”
B
17
Revista
Envía la Revista en formato digital al Departamento de Sistemas para su
publicación en la página web institucional.
TERMINA
18
Recibe de la imprenta los ejemplares de la Revista CIJ y coordina el envío
de la misma a nivel nacional e internacional, en coordinación con
las áreas de Promoción Institucional y Relaciones Internacionales.
16
Revista
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
10 de 11
ANEXO:
Criterios editoriales para la publicación en la Revista CIJ
La Revista CIJ se esfuerza por presentar información veraz, lo más completa posible,
interesante y actual. En este sentido, se regirá con los siguientes criterios:
Contenido
Se dará prioridad a la información por actualidad y trascendencia (altas coberturas y asistencia
de autoridades de nivel estatal).
La nota debe contener información relevante, no ser un compendio de nombres y cargos.
Corroborar que los artículos de divulgación (corte técnico-científico), estén correctamente
sustentados en fuentes confiables y actualizadas.
Estructura
Las notas informativas deben responder a seis cuestionamientos básicos:
QUÉ: Se refiere a la actividad que se realizó. Ejemplos: el informe a la comunidad debe
contener el número de acciones y las coberturas que se alcanzaron en prevención, tratamiento
y eventos comunitarios; se debe incluir lo más sobresaliente de los discursos que pronuncian
los participantes.
QUIÉN: Quiénes desarrollaron la actividad y qué autoridades estuvieron presentes; se indica
el título profesional, así como el cargo e institución a la que pertenecen. También debe
señalarse cuántas personas asistieron al evento.
CÓMO: Desarrollo de la actividad, es decir, qué fue lo que se llevó a cabo, de qué manera.
CUÁNDO: Fecha de la actividad.
DÓNDE: Lugar en el que se realizó la actividad.
POR QUÉ: Se especifica el objetivo de la actividad, qué implicaciones y consecuencias
tendrá.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-006-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ
11 de 11
Los artículos de divulgación deben contener:
-Título
-Autores
-Introducción
-Desarrollo
-Método
-Discusión
-Referencias (Fuentes consultadas con un máximo de 5 años a la fecha)
Envío oportuno de la información
Las notas informativas y las fotografías deben remitirse por correo electrónico al
Departamento de Difusión y Ediciones (comunicacionsocial@cij.gob.mx), al día siguiente de
la realización de la actividad, a fin de que sean registradas y distribuidas entre los redactores.
Las fotografías deben enviarse en formato JPG y no pegadas en Word, ya que así pierden la
calidad necesaria para trabajarlas en los programas de diseño editorial.
Se realizarán cierres de información mensuales. De esta manera, el procesamiento de la
información, será cotidiano.
Asimismo, le revista debe distribuirse entre líderes de opinión y personas estratégicas para el
quehacer institucional.
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
CÓDIGO: PR-DEDYE-007-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
4
REFERENCIAS
4
PROCEDIMIENTO
5
DIAGRAMA DE FLUJO
7
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 007 EDICION
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-007-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
1 de 10
OBJETIVO
Realizar la corrección de ortografía y redacción, diseño gráfico, edición y producción del material
impreso, cuando sea requerido por las diferentes áreas al Departamento de Difusión y Ediciones,
a fin de difundir los servicios institucionales y apoyar los programas de prevención, tratamiento,
investigación del consumo de drogas y capacitación.
ALCANCE
Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirección de Movilización Social y
Proyectos Especiales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de
Tratamiento para Usuarios de Heroína, Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros y
Departamento de Adquisiciones.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Material Impreso: Publicaciones y material promocional que se editan para dar a conocer los
programas y los servicios institucionales (libros, reportes de investigación, memorias de
congresos, cuadernos temáticos, cuadernillos, material lúdico-didáctico, folletos, revistas,
dípticos, trípticos, carteles, folletos, calendarios, separadores de libros, croquis con la ubicación
de los Centros de Integración Juvenil, tazas, playeras, bolígrafos, etcétera.)
Áreas interesadas en publicar información: Dirección General, Direcciones Generales
Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales,
Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para
Usuarios de Heroína.
Dummy: Muestra impresa del material ya formado que se entrega al impresor junto con los
archivos electrónicos.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-007-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
2 de 10
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dirección de Prevención
- Enviará oficio a las Direcciones Generales Adjuntas y Direcciones de Área, solicitando que
manifiesten sus requerimientos de publicaciones calendarizados para el siguiente año, así
como las cantidades y características de las mismas.
- Someterá a consideración del Comité Editorial el material y publicaciones de cada una de las
áreas y supervisará la realización de las mismas.
Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales
- Dará seguimiento al cumplimiento de las fechas comprometidas por las diversas áreas para la
entrega del material a editar, así como al proceso editorial.
Áreas Requirentes
- Solicitarán los materiales impresos necesarios para apoyar sus funciones y entregarán sus
contenidos de acuerdo con las fechas establecidas.
Jefatura del Departamento de Difusión y Ediciones
- Elaborará el Programa Anual de Publicaciones de acuerdo con la calendarización
proporcionada por las áreas para la entrega de los originales y el calendario de Licitaciones
Públicas remitido por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
- Elaborará la Requisición de Bienes y/o Servicios del material a editar, especificando las
características para la impresión del mismo, como son: tiraje, tamaño, tintas, tipo de papel,
etcétera.
- Establecerá las fechas en las que las diferentes áreas deberán enviar los textos originales de
las publicaciones requeridas.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-007-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
3 de 10
- Dará seguimiento al proceso de Licitación Pública para la impresión de publicaciones y
materiales, de acuerdo con las fechas establecidas para el efecto.
- Coordinará y supervisará el proceso editorial de la corrección y diseño de los contenidos
enviados por las áreas solicitantes.
- Dará seguimiento al proceso de impresión de las publicaciones y materiales, verificando que
el Proveedor cumpla con las fechas establecidas en las bases de la Licitación Pública, para la
presentación de pruebas de color y la entrega oportuna; en caso de incumplimiento por parte
del Proveedor, lo notificará al Departamento de Adquisiciones.
- Entregará al Proveedor el material para su impresión. Una vez recibido en el Almacén,
coordinará la revisión del mismo y el traslado a las oficinas de CIJ.
- Entregará a las áreas solicitantes los ejemplares impresos, una vez que hayan sido revisados y
aprobados.
- Enviará a la Dirección General y a los integrantes del Comité Editorial los ejemplares
requeridos de los materiales y publicaciones; asimismo, conservará algunos para muestra en
su archivo.
- Gestionará ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor los certificados de Registro
Público del Derecho de Autor de las publicaciones que lo requieran, mismos que quedarán
resguardados en la caja fuerte institucional.
Comité Editorial
- Anualmente, revisará el listado de material y publicaciones que requiere cada una de las
áreas, considerará su importancia y autorizará las que se imprimirán.
- Revisará y aprobará el contenido de las publicaciones y los materiales, así como el diseño de
los mismos.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-007-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
4 de 10
MATERIALES
Comunicado para solicitar necesidades de impresión
Requisición de Bienes y/o Servicios
Solicitud de Artículos al Almacén
Programa Anual de Publicaciones y Presupuesto institucional
REFERENCIAS
Ley Federal de Derechos de Autor
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-007-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
5 de 10
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
SUBDIRECCIÓN DE
MOVILIZACIÓN
SOCIAL Y PROY.
ESPECIALES
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
SUBJEFE/A
EDICIONES O
TÉCNICO/A “A”
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
1. Recibe de la Dirección de Prevención los oficios enviados por las áreas en
los que especifican las necesidades de impresión de publicaciones y
material, así como las fechas en las que los requieren e integra la propuesta
del Programa Anual de Publicaciones.
2. Una vez que la Dirección de Prevención somete a consideración del Comité
Editorial el material y publicaciones, conjuntamente organizan el proceso
editorial.
3. Asiste al Comité Editorial y en coordinación con la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales elaboran el Programa Anual de
Publicaciones definitivo, incluyendo todos los actos derivados de la
Licitación Pública.
4. Notifica a cada una de las áreas que solicitaron impresión de publicaciones
y material, qué fue lo que se les autorizó en el Comité, así como la fecha en
la que deberán enviar su información para iniciar con el proceso editorial.
5. Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios (previa confirmación de
suficiencia presupuestal), recaba la firma de la Dirección de Prevención y
envía al Departamento de Adquisiciones.
6. Recibe de cada una de las áreas la información y revisa, pudiéndose
presentar 2 casos:
6.1 Que sea material promocional, en este caso, turna al Subjefe/a de
Ediciones o al Técnico/a “A” área de diseño.
6.1.1 Recibe el material, realiza el diseño y turna a revisión con el Jefe
del Departamento.
6.1.2 Recibe el diseño del material, revisa, lo muestra a la Dirección de
Prevención y a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales, comentan, aprueban y turnan al área solicitante para su
revisión Continúa en el punto núm. 7.
6.2 Que la información sea material para publicaciones, en este caso, turna
al Técnico “A” redactor y corrector de textos.
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Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
6 de 10
TÉCNICO “A”
REDACTOR Y
CORREC TEXTOS
SUBJEFE/A
EDICIONES O
TÉCNICO “A”
ÁREA DE DISEÑO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
6.2.1 Recibe la información, lleva a cabo la lectura del texto, señala
correcciones, aplica las modificaciones correspondientes y turna al
Subjefe/a de Ediciones o al Técnico/a “A” área de diseño.
6.2.2 Realiza la formación y el diseño editorial y turna al Jefe/a de
Departamento.
6.2.3 Recibe la información, revisa, en su caso señala correcciones, lo
muestra a la Dirección de Prevención y a la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales, comentan, aprueban y
lo turna al área solicitante para su visto bueno.
7 Recibe del área solicitante el material revisado y, en su caso, solicita
adecuaciones.
8 Entrega en la fecha establecida el material o publicación al proveedor en
archivo electrónico y acompañado de un dummy.
9 Recibe del proveedor las pruebas de color, revisa y en caso de requerir
adecuaciones, las solicita. Autoriza las pruebas de color y firma de visto
bueno para la impresión del material.
10 Recibe del proveedor en la fecha establecida el material o publicaciones,
mismo que ingresa al Almacén.
11 Realiza junto con el personal designado un muestreo de los paquetes al azar
recibidos en el Almacén, para verificar que la publicación cumpla con las
características y la calidad requeridas.
12 Elabora Solicitud de Artículos al Almacén para el traslado del material a la
bodega de publicaciones.
13 Entrega a cada una de las áreas solicitantes su material impreso.
14 Solicita se archive la documentación generada en el proceso de impresiones
de material y publicaciones.
15 Termina procedimiento.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
7 de 10
JEFE/A DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIR. MOVILIZACIÓN
SOC. Y PROY. ESP.
SUBJEFE/A EDICIONES Y/
O TÉCNICO/A “A”
INICIA
1
2
3
4
5
6
A
Recibe de la Dirección de Prevención los oficios
enviados por las áreas en los que especifican las
necesidades de impresión de publicaciones y material, así como las fechas en las
que los requieren e integra la propuesta del Programa Anual de Publicaciones.
Oficios
Asiste al Comité Editorial y en coordinación con la
Subdirección de Movilización Social y Proyectos
Especiales elaboran el Programa Anual de
Publicaciones definitivo, incluyendo todos los actos derivados de la Licitación
Pública.
Notifica a c/una de las áreas que solicitaron impresión de publicaciones y material, qué fue lo que se les autorizó en el Comité, así como la fecha en la que deberán enviar su información para iniciar con
el proceso editorial.
Información
Recibe de cada una de las áreas la información y
revisa, pudiéndose presentar 2 casos:
Una vez que la Dirección de Prevención somete a
consideración del Comité Editorial el material y
publicaciones, conjuntamente organizan el
proceso editorial.
Oficios
Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios (previa confirmación de suficiencia
presupuestal), recaba la firma de la Dirección de Prevención y envía al
Departamento de Adquisiciones.
Req. Bienes y/o
Serv.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
8 de 10
JEFE/A DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIR. MOVILIZACIÓN
SOC. Y PROY. ESP.
SUBJEFE/A EDICIONES Y/
O TÉCNICO/A “A”
Que sea material promocional, en este caso,
turna al Subjefe/a de Ediciones o al Técnico/a “A”
área de diseño.
6.1
MATERIAL…?
B
MATERIAL
PROMOCIONALMATERIAL PARA
PUBLICACIONES
1
Información
6.1.1
A
6.1.2
Recibe el diseño del material, revisa, lo muestra
a la Dirección de Prevención y a la Subdirección de
Movilización Social y Proyectos Especiales, comentan, aprueban y
turnan al área solicitante para su revisión Continúa
en el punto núm. 7
Información 2
Que sea material para publicaciones, en este
caso, turna al Técnico “A” redactor y corrector de
textos.
6.2
Información
16.2.1
Recibe el material, realiza el diseño y turna a revisión con
el Jefe del Departamento.
Información
Realiza la formación y el diseño editorial y turna al Jefe/a de Departamento.
Información
6.2.2
6.2.3
Recibe la información, revisa, en su caso señala correcciones, lo muestra a la Dirección de Prevención
y a la Subdirección de Movilización Social y
Proyectos Especiales, comentan, aprueban y lo turna al área solicitante
para su visto bueno.
Información
Recibe la información, lleva a cabo la lectura del texto, señala correcciones, aplica
las modificaciones correspondientes y turna al
Subjefe/a de Ediciones.
Información
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
9 de 10
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIR. MOVILIZACIÓN
SOC. Y PROY. ESP.
SUBJEFE/A EDICIONES
Y/O TÉCNICO/A “A”
B
C
7
8
2
Recibe del área solicitante el material revisado y, en su caso solicita adecuaciones.
Información
Recibe del proveedor las pruebas de color, revisa y
en caso de requerir adecuaciones, las solicita. Autoriza las pruebas de
color y firma de visto bueno para la impresión del
material.
9
10
Entrega en la fecha establecida el material o
publicación al proveedor en archivo electrónico y
acompañado de un dummy.
Información
11
12
Realiza junto con el personal designado un
muestreo de los paquetes al azar recibidos en el
Almacén, para verificar que la publicación cumpla con
las características y la calidad requeridas.
Elabora Solicitud de Artículos al Almacén para el
traslado del material a la bodega de publicaciones.
Sol. Art.
Recibe del proveedor en la fecha establecida el
material o publicaciones, mismo que ingresa al
Almacén.
Material y
Publicaciones
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO
10 de 10
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
SUBDIR. MOVILIZACIÓN
SOC. Y PROY. ESP.
SUBJEFE/A EDICIONES
Y/O TÉCNICO/A “A”
C
13
14
Material
Entrega a cada una de las áreas solicitantes su
material impreso
TERMINA
15
Doctos.
Solicita se archive la documentación generada
en el proceso de impresiones de material y
publicaciones.
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES
DE MATERIAL IMPRESO
CÓDIGO: PR-DEDYE-008-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
3
REFERENCIAS
3
PROCEDIMIENTO
4
DIAGRAMA DE FLUJO
6
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 008 COEDICION
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO
1 de 7
OBJETIVO
Apoyar a las diferentes áreas y a los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización
y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína, cuando realicen concertaciones para la
reproducción de material con el patrocinio de organismos e instituciones públicas y privadas, a
fin de fomentar estilos de vida saludables en sus diferentes ámbitos y lograr que las publicaciones
institucionales lleguen a un mayor número de personas.
ALCANCE
Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Centros de Integración
Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Coedición: Material institucional impreso con el patrocinio de alguna entidad externa.
Colofón: Anotación al final de los libros que indica el nombre del patrocinador, el tiraje, el
lugar y fecha de la impresión.
Dummy: Muestra impresa de la publicación ya formada, que se entrega al impresor junto con
los archivos electrónicos.
Logotipo: Recurso gráfico formado por letras, abreviaturas, imágenes, etcétera, para identificar
una empresa, conmemoración, marca o producto.
Material impreso: Libros, reportes de investigación, cuadernos temáticos, cuadernillos,
material lúdico-didáctico, folletos, revistas, dípticos, trípticos, carteles, folletos, calendarios,
separadores de libros, croquis con la ubicación de los Centros de Integración Juvenil y artículos
promocionales, que se editan, diseñan y producen para difundir mensajes preventivos y de los
servicios institucionales de tratamiento, prevención e investigación del consumo de drogas.
Prefacio o mensaje: Texto que precede el contenido de un libro y que suele ser un mensaje
escrito por el patrocinador de la coedición.
Prueba de color: Muestra que presenta el proveedor para que el área solicitante apruebe la
impresión de las tintas requeridas, antes de realizar la impresión final.
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO
2 de 7
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Áreas responsables de gestionar la coedición de material impreso
- Informará al Departamento de Difusión y Ediciones acerca de la concertación con
determinado patrocinador para la coedición del material impreso. Enviará mediante correo
electrónico los logotipos, el mensaje que se desee incluir (cuando sean libros) y la
especificación del tiraje.
Jefatura del Departamento de Difusión y Ediciones
- Dará seguimiento al proceso de impresión de las coediciones y asesorará al área responsable
de la gestión, con el fin de supervisar técnicamente la inserción del logotipo y el mensaje en
las publicaciones.
- Creará un archivo electrónico para la impresión de la coedición, incluyendo los logotipos y
los mensajes que se vayan a incluir.
- En caso de que el área responsable de la coedición lo requiera, solicitará cotizaciones del
material que sirvan como estudio de mercado para el patrocinador.
- Integrará en el Informe trimestral de la Dirección de Prevención el reporte de coediciones.
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Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO
3 de 7
MATERIALES
Logotipo del patrocinador
Mensaje del patrocinador (en caso de libros)
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-008-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 7
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
TÉCNICO/A “A”
(CORRECTOR DE
ESTILO)
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
ÁREA O CIJ RESP.
DE LA GESTIÓN DE
LA COEDICIÓN
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
ÁREA O CIJ RESP.
DE LA GESTIÓN DE
LA COEDICIÓN
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DIFUSIÓN Y
EDICIONES
1. Recibe oficio o correo electrónico del área o CIJ que
gestionó la coedición, en el que informa qué material
realizará y envía el logotipo, el mensaje (en el caso de
libros) y el tiraje.
2. Turna el mensaje del patrocinador (en el caso de libros) al
Técnico/a “A” para su revisión y corrección.
3. Recibe el mensaje (en el caso de libros) y lo revisa.
4. Turna el logotipo al área de diseño para su inclusión en el
material, el mensaje y el tiraje para incluirlo en el colofón
(en el caso de libros).
5. Recibe el material con los elementos integrados, revisa,
señala correcciones, en su caso, y solicita se realice un
archivo electrónico, el cual envía al área o CIJ que
gestionó la coedición, para obtener su visto bueno.
6. Recibe el archivo electrónico, lo revisa y, si es necesario,
lo somete a aprobación del patrocinador, el cual da su
visto bueno o bien realiza observaciones.
7. Solicita al Técnico/a “A” (Diseñador) la elaboración del
archivo definitivo para imprimir, y lo envía al área o CIJ
responsable de la coedición.
8. Recibe el archivo electrónico y lo entrega al patrocinador.
9. Recibe del patrocinador la cantidad de material que haya
acordado con él y registra la coedición en el Sistema de
Aportaciones de la Comunidad (disponible en Intranet).
10. Registra los datos de la coedición (material, tiraje,
patrocinador, fecha) y los integra en los informes
trimestrales de la Dirección de Prevención, en
coordinación con el Subjefe/a de Ediciones.
OFICIO O
CORREO ELEC.
LOGOTIPO,
MENSAJE
MENSAJE
MENSAJE
LOGOTIPO,
MENSAJE
MATERIAL
ARCHIVO
ARCHIVO
ARCHIVO
ARCHIVO
MATERIAL
INFORMES TRIM.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-008-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 7
11. Solicita se archive la documentación generada en el
proceso de coedición de impresiones.
12. Termina procedimiento.
DOCUMENTOS
GENERADOS
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Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO
6 de 7
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
TÉCNICO/A “A”
(CORRECTOR DE ESTILO)
ÁREA O CIJ RESPONSABLE DE LA
GESTIÓN DE LA COEDICIÓN
1
Recibe oficio o correo electrónico del área o CIJ que gestionó la coedición,
en el que informa qué material realizará y envía el logotipo, el
mensaje (en el caso de libros) y el tiraje.
INICIA
2
Turna el mensaje del patrocinador (en el caso de libros) al Técnico/a “A”
para su revisión y corrección.
Recibe el mensaje (en el caso de libros) y lo revisa.
3
4
Turna el logotipo al área de diseño para su inclusión en el material, el
mensaje y el tiraje para incluirlo en el colofón (en el caso de libros).
Recibe el material con los elementos integrados, revisa, señala
correcciones, en su caso, y solicita se realice un archivo electrónico, el
cual envía al área o CIJ que gestionó la coedición, para obtener su vo.bo.
5 6
Recibe el archivo electrónico, lo revisa y, si es necesario, lo somete a aprobación del patrocinador, el cual
da su visto bueno o bien realiza observaciones
Solicita al Técnico/a “A” (Diseñador) la elaboración del archivo definitivo
para imprimir, y lo envía al área o CIJ responsable de la coedición.
7
A
Recibe el archivo electrónico y lo entrega al patrocinador.
8
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-008-E
Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO
7 de 7
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DIFUSIÓN Y EDICIONES
TÉCNICO/A “A”
(CORRECTOR DE ESTILO)
ÁREA O CIJ RESPONSABLE DE LA
GESTIÓN DE LA COEDICIÓN
A
9
Recibe del patrocinador la cantidad de material que haya acordado con
él y registra la coedición en el Sistema de Aportaciones de la
Comunidad (disponible en Intranet).
TERMINA
12
10
Doctos.
Registra los datos de la coedición (material, tiraje, patrocinador, fecha)
y los integra en los informes trimestrales de la Dirección de
Prevención, en coordinación con el Subjefe/a de Ediciones.
11
Solicita se archive la documentación generada en el proceso de coedición
de impresiones.