OCTUBRE 2018 - Gob...MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES Centros de...

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•Índice

•Hojas numeradas de las páginas 1-9 (PR-DEDYE-001-A2), 1-5 (PR-DEDYE-002-E), 1-9 (PR-DEDYE-003-E),

1-13 (PR-DEDYE-004-E), 1-8 (PR-DEDYE-005-E), 1-11 (PR-DEDYE-006-E), 1-10 (PR-DEDYE-007-E), 1-7

(PR-DEDYE-008-E).

•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES

Centros de Integración Juvenil, A.C.

OCTUBRE 2018

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

CONTENIDO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES

No. PROCEDIMIENTO CÓDIGO

1 2 3 4 5 6 7 8

REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN

MASIVA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO

PR-DEDYE-001-A2

PR-DEDYE-002-E

PR-DEDYE-003-E

PR-DEDYE-004-E

PR-DEDYE-005-E

PR-DEDYE-006-E

PR-DEDYE-007-E

PR-DEDYE-008-E


PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONTACTOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA

CÓDIGO: PR-DEDYE-001-A2

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE

1

NOTACIONES Y DEFINICIONES

1

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

2

MATERIALES

4

REFERENCIAS

4

PROCEDIMIENTO

5

DIAGRAMA DE FLUJO

7

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 001 COMUNICACIONMASIVA

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-001-A2

Vigencia Octubre 2018 a Octubre 2020


1 de 9

OBJETIVO

Difundir permanentemente el quehacer institucional en los medios de comunicación masiva, con

el fin de apoyar y promover los programas de prevención, tratamiento e investigación del

consumo de drogas de Centros de Integración Juvenil, A. C.

ALCANCE

Al Departamento de Difusión y Ediciones, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,

Direcciones de Área, Subdirecciones Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de

Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de

Heroína y Departamentos.


Medios de Comunicación Masiva: Radio, televisión, prensa escrita, agencias de noticias y

portales de Internet.

Videoteca y audioteca institucional: Acervo de archivos digitales cuyo contenido se refiere a

los temas y los programas relacionados con el consumo de drogas, así como a

las actividades en las que participa el personal y los funcionarios de Centros

de Integración Juvenil, A.C.

Eventos: Actos, ceremonias o reuniones de trabajo que organiza o en los que participa Centros de

Integración Juvenil, A. C.

CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, A. C.

UH: Se refiere a las Unidades de Hospitalización.

UTUH: Se refiere a las Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.




2 de 9


Jefatura del Departamento de Difusión y Ediciones

- Concentrará, organizará y programará de manera oportuna la atención de las solicitudes a nivel

central hechas por los medios de comunicación masiva.

- Convocará, en coordinación con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos

Especiales, a los medios de comunicación masiva a los eventos que den a conocer temas de

interés público.

- Elaborará conjuntamente con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales

las estrategias para la difusión del quehacer institucional en medios de comunicación masiva y

las someterá a autorización de la Dirección de Prevención y Dirección General.

- Asesorará a los Directores/as de los CIJ, UH y UTUH en la planeación y en el desarrollo de

estrategias y líneas de acción que permitan la difusión de los servicios institucionales, así como

en las actividades necesarias para realizar contactos con los medios de comunicación masiva

locales.

- Enviará a los CIJ, UH y UTUH el material audiovisual (cápsulas, videos, spots, boletines,

entre otros) que apoye las estrategias de comunicación a nivel nacional.

Dirección General, Dirección General Adjunta Operativa y de Patronatos, Dirección

General Adjunta Normativa, Dirección de Prevención, Subdirección de Movilización Social

y Proyectos Especiales y Departamento de Difusión y Ediciones

- Designarán a nivel central a los funcionarios de la Institución que atenderán las solicitudes

realizadas por los medios de comunicación masiva.

Director/a del CIJ, UH o UTUH

- Solicitará al Departamento de Difusión y Ediciones la elaboración y el envío de materiales

audiovisuales cuando lo requiera.




3 de 9

- Solicitará la asesoría del Departamento de Difusión y Ediciones para planear y desarrollar

estrategias y líneas de acción con el propósito de difundir los servicios institucionales.

- Mantendrá informados a los medios de comunicación locales acerca del quehacer institucional

y las tendencias del consumo de drogas, a través de boletines, conferencias de prensa,

invitación a eventos y participaciones en programas.

- Gestionará la donación de espacios permanentes o únicos en los medios de comunicación de

sus localidades y los reportarán en el sistema correspondiente.

Técnico/a “A” del Departamento de Difusión y Ediciones

- Actualizará permanentemente el Directorio de Medios de Comunicación.

- Enviará las invitaciones y los boletines de prensa a los medios de comunicación masiva.

- Coordinará el registro de los/las representantes de los medios de comunicación masiva en los

eventos institucionales.

Subjefatura Área de Difusión

- Clasificará el material de audio y video grabado, mismo que integrará a la videoteca y a la

audioteca institucional.




4 de 9

MATERIALES

Directorio de medios de comunicación masiva.

Equipo técnico de audio y video.

Archivos digítales de audio y video.

Manual del Vocero.




RESPONSABLE

DESCRIPCION MATERIALES

Y/O ANEXOS

5 de 9

TÉCNICO/A “A”

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

TÉCNICO/A “A”

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

1. Actualiza de manera permanente el directorio de medios

de comunicación masiva por medio de la búsqueda de

datos de directivos, reporteros y periodistas de radio,

televisión, prensa, agencias de noticias y portales de

Internet (debe contener número telefónico, horario de

transmisión del programa, correo electrónico, etcétera).

2. Decide conjuntamente con la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales la

participación de la Institución, pudiéndose presentar dos

casos:

2.1 Que la participación sea mediante la recepción de

invitaciones hechas por los medios de comunicación

masiva; en este caso, en coordinación con la Dirección

General y la Subdirección de Movilización Social y

Proyectos Especiales designan a los funcionarios o al

personal que atenderá la solicitud. Continúa

procedimiento en el punto número 8.

2.2 Que la participación sea mediante la convocatoria a los

medios de comunicación masiva para que participen

en los eventos en donde se dan a conocer temas de

interés público; en este caso, se coordina con la

Dirección General y la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales para cubrir el evento y

continúa el procedimiento.

2.2.1 Elabora invitaciones y turna al Jefe/a del

Departamento y a la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales para

su revisión y visto bueno.

2.2.2 Recibe las invitaciones y conjuntamente con la

Subdirección de Movilización Social y Proyectos

Especiales, revisa, en su caso, solicita

modificaciones y devuelve al Técnico/a “A”.

DIRECTORIO DE

MEDIOS DE

COM. MASIVA

INVITACIONES

CONVOCATORIA

INVITACIONES

INVITACIONES




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 9

TÉCNICO/A “A”

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

PERSONAL DEL

DEPTO. DIFUSIÓN

Y EDICIONES

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

SUBJEFE/A ÁREA

DE DIFUSIÓN

2.2.3 Recibe las invitaciones y las envía por correo

electrónico. Durante el desarrollo de los eventos

coordina el registro de medios y reporteros.

3 Designa a un responsable para cubrir el evento y se lo

comunica.

4 Recibe notificación para cubrir el evento y en la fecha

indicada se presenta en el mismo, graba el audio o el

video y toma fotografías.

5 Elabora la nota informativa y turna al Jefe/a del

Departamento.

6 Recibe la nota informativa, revisa y turna a la


Especiales para su revisión.

7 Una vez revisada la nota informativa por la Subdirección

de Movilización Social y Proyectos Especiales, verifica

los cambios y en su caso solicita modificaciones y

devuelve al Técnico/a “A”, para que éste la envíe a los

medios de comunicación. Asimismo también se le envía

a la Subdirección comisionada de la Dirección General

Adjunta Operativa y de Patronatos para que se incluya

en la página web institucional.

8 Recibe la nota informativa y la integra en la Revista CIJ

Informa.

9 Monitorea, revisa el audio o el video, clasifica el

material, resguarda las fotografías, integra a la videoteca,

a la audioteca y al archivo fotográfico, según

corresponda.

10 Termina el procedimiento.

INVITACIONES

AUDIO, VIDEO,

FOTOGRAFÍAS

NOTA

INFORMATIVA

NOTA

INFORMATIVA

NOTA

INFORMATIVA

NOTA

INFORMATIVA

AUDIO, VIDEO,

FOTOGRAFÍAS




7 de 9

TÉCNICO/A "A"JEFE/A DEL


PERSONAL DEL DEPTO. DE

DIFUSIÓN Y EDICIONESSUBJEFE/A ÁREA DE

DIFUSIÓN

Directorio

INICIA

Actualiza de manera permanente el directorio de medios de comunicación masiva y lo turna al Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones.

Decide conjuntamente con la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales la

participación de la Institución, pudiéndose presentar dos casos:

LA PARTICIPACIÓN DE

LA INSTITUCIÓN SEA

POR…?

A

1 2

2.1

1

RECEPCIÓN DE

INVITACIONESCONVOCATORIA

Convocatoria

Que la participación sea mediante la convocatoria a

los medios de comunicación masiva en este caso, se coordina para cubrir el evento y

continúa el procedimiento.

2.22.2.1

2.2.2

Invitaciones

Recibe las invitaciones y conjuntamente con la

Subdirección de Movilización Social y

Proyectos Especiales, revisa, en su caso, solicita modificaciones y devuelve

al Técnico/a “A”.

Invitaciones

Elabora invitaciones y turna al Jefe/a del

Departamento y a la Subdirección de


su revisión y Vo. Bo.

Invitaciones

Que sea mediante la recepción de invitaciones hechas por los medios de comunicación masiva; en este caso, designan a los funcionarios o al personal que atenderá la solicitud.

Continúa procedimiento en el punto número 10.




8 de 9



PERSONAL DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y EDICIONESSUBJEFE/A ÁREA DE

DIFUSIÓN

Nota Inf.

A

Recibe las invitaciones y las envía por correo

electrónico. Durante el desarrollo de los eventos

coordina el registro de medios y reporteros

Recibe notificación para cubrir el evento y en la

fecha indicada se presenta en el mismo, graba el

audio o el video y toma fotografías.

Elabora la nota informativa y turna al Jefe/a del

Departamento

Designa a un responsable para cubrir el evento y se

lo comunica.

2.2.3

4

5

3

B

6

Nota Inf.

Una vez revisada la nota informativa por la

SMSyPE, verifica los cambios y en su caso

solicita modificaciones y devuelve al Técnico/a “A”, para que éste la envíe a

los medios de comunicación. Asimismo también se le envía a la

Subdirección comisionada de la DGAOyP y de

Patronatos para que se incluya en la página web

institucional.

7

Nota Inf.

Recibe la nota informativa, revisa y turna a la Subdirección de


su revisión.




9 de 9



PERSONAL DEL DEPTO. DE

DIFUSIÓN Y EDICIONESSUBJEFE/A ÁREA DE

DIFUSIÓN

B

91

Recibe la nota informativa y la integra en la Revista

CIJ Informa.

8

Nota Inf.

TERMINA

10

Monitorea, revisa el audio o el video, clasifica el

material, resguarda las fotografías, integra a la

videoteca, a la audioteca y al archivo fotográfico, según corresponda.


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA

CÓDIGO: PR-DEDYE-002-E

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

3

REFERENCIAS

3

PROCEDIMIENTO

4

DIAGRAMA DE FLUJO

5



Septiembre 2018 Octubre 2020 U:/ 002 SINTESIS INFORMA

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDYE-002-E



1 de 5

OBJETIVO

Recopilar la información que se difunde diariamente en torno a Centros de Integración Juvenil,

A.C., así como de los temas de adicciones y salud mental, mediante un monitoreo de los

principales medios de comunicación, como periódicos y revistas de circulación nacional,

programas de radio y de televisión y portales de internet. Además de distribuirla entre los

directivos de la Institución, el público interesado en la materia puede consultarla en la página web

institucional.

ALCANCE


Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Centros de Integración

Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y

Departamentos.


- Banco de Datos: Sistema de información donde se almacena la Síntesis Informativa para su

consulta en Intranet.

- Catálogo de temas: contiene los temas y subtemas que deben incluirse en la Síntesis

Informativa.

- Directivos de la Institución: Director General, Directores Generales Adjuntos, Directores y

Subdirectores de Área y Jefes de Departamento.

- Directores de CIJ, UH y UTUH: Directores de Centros de Integración Juvenil, Unidades de

Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.




2 de 5


Dirección de Prevención y Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales

- Supervisará conjuntamente con el Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones la

oportuna distribución de la Síntesis Informativa a las diferentes áreas de la Institución, así

como el contenido de la misma.

Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones

- Gestionará con el Departamento de Adquisiciones la contratación de una empresa de

monitoreo de medios para la realización de la Síntesis Informativa.

Departamento de Adquisiciones

- Realizará la contratación de la empresa de monitoreo de medios para la elaboración de la

Síntesis Informativa institucional.

Personal del Departamento de Difusión y Ediciones

- El encargado semanal de la Síntesis Informativa revisará diariamente las notas que la empresa

de monitoreo envíe.

- Revisará su contenido y realizará una depuración de acuerdo con los lineamientos

establecidos en el Catálogo de temas elaborado por el Departamento de Difusión y Ediciones

para una consulta rápida y accesible, la cual se almacenará en la base de datos de Intranet.

- Enviará la Síntesis Informativa por correo electrónico al personal de CIJ y la subirá a la

página de Intranet.




3 de 5

MATERIALES

Síntesis Informativa.




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

4 de 5

ENCARGADO/A DE

LA SINT. INF.

SEMANAL

SUBJEFE/A DE

DIFUSIÓN

1. Recibe los archivos electrónicos de la empresa de

monitoreo de medios contratada de acuerdo con el

Catálogo de Temas.

2. Recibe la información, revisa, depura y envía la Síntesis

Informativa por correo electrónico.

3. Sube la Síntesis Informativa a la página de Intranet.

4. Integra trimestralmente un reporte de las notas que

conforman la Síntesis Informativa.

5. Termina procedimiento.

ARCHIVOS DE

MONITOREO

SÍNTESIS

INFORMATIVA

SÍNTESIS

INFORMATIVA

REPORTE Y

SÍNTESIS

INFORMATIVA




5 de 5

ENCARGADO/A DE LA SÍNSTESIS INFORMATIVA SUBJEFE/A DE EDICIONES

Síntesis Inf.

Reporte

Síntesis Inf.

Archivos

INICIO

Recibe los archivos electrónicos de la empresa de monitoreo de medios contratada de acuerdo con el

Catálogo de Temas.

Integra trimestralmente un reporte de las notas que conforman la Síntesis Informativa.

1

3

4

Sube la Síntesis Informativa a la página de Intranet.

Síntesis Inf.

TERMINA

5

2

Recibe la información, revisa, depura y envía la Síntesis Informativa por correo electrónico.


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

3

REFERENCIAS

3

PROCEDIMIENTO

4

DIAGRAMA DE FLUJO

5

ANEXO

7



Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 003 BOLETIN PRENSA



PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA

PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA

1 de 9

OBJETIVO

Difundir en los medios de comunicación, mediante un boletín de prensa, información que

contribuya a prevenir el uso y abuso de drogas entre la población, así como a promover los

servicios de prevención, tratamiento e investigación de las adicciones que proporciona Centros

de Integración Juvenil, A.C.

ALCANCE


Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Centros de




- Entrevista: Género periodístico que consiste en una conversación entre un funcionario o

autoridad y un reportero, con la finalidad de recabar datos para elaborar un boletín

informativo.

- Boletín de Prensa: Información jerarquizada acerca de alguna actividad sobresaliente o

reportes de investigación que lleve a cabo la Institución y que es de interés para profesionales

de la salud y la población en general.

- Eventos: Actos, ceremonias o reuniones de trabajo que organiza o en las que participa la

Institución.

- Responsables del Boletín: Se refiere al Subjefe/a Área de Difusión y Técnico/a “A”.

- Área Solicitante: Se refiere a la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,

Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Centros de


Heroína y Departamentos que requieran la elaboración de boletines para difundir temas de su

interés.





2 de 9


Dirección General

- Autorizará la difusión del boletín de prensa en los medios de comunicación.

Dirección de Prevención

- Revisará y supervisará la difusión del boletín de prensa en los medios de comunicación

masiva.

Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales

- Revisará y corregirá el boletín de prensa, mismo que turnará a la Dirección General o a la

Dirección de Prevención para su visto bueno.


- Coordinará la elaboración y el envío del boletín de prensa para su difusión en los medios de

comunicación.

- Revisará el boletín de prensa y turnará a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos

Especiales antes de su difusión.

Área Solicitante

- Solicitará al Departamento de Difusión y Ediciones la realización de boletines de prensa para

difundir información de su interés.

- Enviará la información específica que deberá contener el boletín.





3 de 9

Subjefe de Difusión

- Solicitará al Departamento de Sistemas publicar el boletín al Espacio del vocero (en Intranet),

en caso de que la información sea de impacto nacional.

Responsables del Boletín en el Departamento de Difusión y Ediciones

- Elaborará el boletín de prensa, de acuerdo con la información recibida.

- Enviará el boletín de prensa por correo electrónico y se apoyará de su directorio de fuentes

informativas: radio, prensa, televisión, agencias de noticias y portales de Internet.

- Dará seguimiento a la publicación del boletín de prensa en los medios.

MATERIALES

Manual del Vocero institucional.

ANEXOS

Boletín de Prensa institucional





RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES

Y/O ANEXOS

4 de 9

RESPONSABLES

DEL BOLETÍN

JEFE/A DEPTO. DE

DIFUSIÓN Y

EDICIONES

SUBDIR. MOVIL.

SOC. Y PROY. ESP.

RESPONSABLES

DEL BOLETÍN

1. Recopila información para realizar el boletín de prensa,

pudiéndose presentar 2 casos:

1.1. Que sea por entrevista, en este caso, se reúne con las

personas citadas para el acto, graba el material de audio y

toma nota.

1.1.1. Transcribe, redacta, da formato al boletín y lo turna

al Jefe/a del Departamento para su revisión.

Continúa en el punto no. 2

1.2. Que sea por la participación de la Institución en eventos,

en este caso, acude al lugar sede en la hora y fecha

establecida, recopila los datos del desarrollo del evento,

graba el material de audio, realiza anotaciones de los

aspectos generales y toma las fotografías de los

participantes.

1.2.1. Transcribe, redacta, da formato al boletín, incluye

fotografías en el caso de que se requieran y turna al

Jefe/a del Departamento para su revisión. Continúa

el procedimiento.

2. Recibe el boletín, revisa, en caso necesario solicita

modificaciones y devuelve al responsable del boletín, una

vez autorizado, lo turna a la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales para su visto bueno.

3. Recibe el boletín, revisa, en su caso solicita correcciones, da

su visto bueno y turna a la Dirección de Prevención y

Dirección General para su autorización.

4. Recibe el boletín autorizado, en su caso realiza correcciones

y envía a los medios de comunicación mediante correo

electrónico.

5. Da seguimiento a la publicación del boletín en los medios de

comunicación.


BOLETÍN

INFORMACIÓN

BOLETÍN

BOLETÍN

BOLETÍN

BOLETÍN

BOLETÍN


Vigencia Octubre 2018 a octubre 2020


EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA

5 de 9

RESPONSABLE DEL BOLETÍNJEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE

DIFUSIÓN Y EDICIONES

SUBDIRECCIÓN DE MOVILIZACIÓN

SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALES

1

Recopila información para realizar el boletín de prensa, pudiéndose

presentar 2 casos:

Boletín

1.1

1.1.1

En este caso, se reúne con las personas citadas para el acto, graba

el material de audio y toma nota.

Transcribe, redacta, da formato al boletín y lo turna al Jefe/a del

Departamento para su revisión. Continúa en el punto no. 2

INICIA

QUE SEA POR…?

ENTREVISTAPARTICIPACIÓN

DE LA INST.

2

Recibe el boletín, revisa, en caso necesario solicita modificaciones y

devuelve al responsable del boletín, una vez autorizado, lo turna a la

Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales para su vo.bo.

Transcribe, redacta, da formato al boletín, incluye fotografías en el caso de que se requieran y turna al Jefe/a del Departamento para su revisión.

Continúa el procedimiento.

1.2.1

Boletín Boletín

1.2

A

En este caso, acude al lugar sede en la hora y fecha establecida, recopila los datos del desarrollo del evento, graba el material de audio, realiza

anotaciones de los aspectos generales y toma las fotografías de

los participantes.


Vigencia Octubre 2018 a octubre 2020


EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA

6 de 9

RESPONSABLE DEL BOLETÍNJEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE



SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALES

A

3

Boletín

Recibe el boletín, revisa, en su caso solicita correcciones, da su visto bueno y turna a la Dirección de

Prevención y Dirección General para su autorización.

4

Recibe el boletín autorizado, en su caso realiza correcciones y envía a

los medios de comunicación mediante correo electrónico.

Boletín

TERMINA

6

5

Da seguimiento a la publicación del boletín en los medios de

comunicación.

Boletín



DESCRIPCION DE FORMATO

7 de 9

I. Nombre del Formato:

BOLETÍN DE PRENSA INSTITUCIONAL

II. Clave:

III. Objetivo: Concentra la información de los servicios que ofrece la

Institución, así como las actividades y eventos especiales

en los que participa y difundirla en los medios de

comunicación masiva.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable del Boletín.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se requiera difundir información.

VI. Integración del Formato: Original

VII. Distribución: Original: Medios de Comunicación Masiva

VIII. Forma de Llenado: Computarizado

IX. Observaciones:



INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

8 de 9

1

Logotipo institucional

Insertar en el documento el logotipo de la

Institución.

2 Dirección

Teléfono

Correo electrónico

Ubicación física de donde se encuentra el

Departamento de Difusión y Ediciones, el

teléfono y la dirección electrónica donde se

puede contactar al personal del departamento.

3 Boletín Informativo Título del boletín, puede ser de prensa o

informativo.

4 Encabezado del boletín

Título del evento o acontecimiento.

5 Resumen

Descripción del evento o acontecimiento.



EJEMPLAR DEL FORMATO

9 de 9


PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS NACIONALES


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

5

REFERENCIAS

5

PROCEDIMIENTO

6

DIAGRAMA DE FLUJO

9



Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 004 CONCURSOS




1 de 13

OBJETIVO

Propiciar la participación de la población en la creación de mensajes preventivos, a través de un

concurso nacional que se lleva a cabo anualmente, de acuerdo con los lineamientos de la

Dirección General.

ALCANCE


Órgano Interno de Control, Subdirecciones Regionales, Dirección de Prevención, Centros de


Heroína, Departamento de Adquisiciones y Departamento de Sistemas.


Patrocinadores: Personas, empresas y organismos nacionales e internacionales que aportan los

recursos económicos o en especie para la premiación del concurso.

CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, A.C.






2 de 13



- Dirigirá y supervisará la organización y realización del concurso, de acuerdo con los

lineamientos de la Dirección General.

- Establecerá las bases de la convocatoria conjuntamente con la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales y con el Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones,

mismas que someterá a autorización de la Dirección General.

- Gestionará junto con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales y el

Departamento de Difusión y Ediciones, la obtención de los recursos para el patrocinio del

concurso.


- Establecerá junto con la Dirección de Prevención y la Subdirección de Movilización Social y

Proyectos Especiales las bases de los concursos.

- Coordinará la elaboración y distribución de la convocatoria del concurso nacional, así como del

material impreso y electrónico para promoverlo.

- Difundirá el concurso y sus resultados en la página WEB institucional, redes sociales y en los

medios de comunicación masiva.

- Coordinará, con la Dirección de Prevención y la Subdirección de Movilización Social y

Proyectos Especiales, el proceso de clasificación, evaluación, integración del jurado y entrega

de resultados del concurso.

- Organizará y coordinará conjuntamente con la Dirección de Prevención y la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales la ceremonia de premiación.

- Integrará los trabajos ganadores al acervo institucional de material preventivo.




3 de 13

Subjefatura de Ediciones, Técnico/a “A” (Diseñadores)

- Apoyará en la elaboración de las bases, así como en la revisión y clasificación de los trabajos

que se reciban, cuando el concurso sea de carteles.

- Realizará el diseño de la imagen y material gráfico para difundir el concurso.

- Elaborará los reconocimientos y constancias de los concursantes.

Subjefatura de Difusión y Profesional Ejecutivo/a

- Elaborará y mantendrá actualizado un Directorio de Escuelas, Universidades e Institutos, de

acuerdo con la temática y la población objetivo del concurso.

- Apoyará en la elaboración y la distribución de la convocatoria del concurso.

- Apoyará en el proceso de clasificación, evaluación y entrega de resultados.

- Revisará la base de datos de los participantes inscritos y elaborará los reportes que le sean

solicitados.

- Elaborará la Carta de Cesión de Derechos de los ganadores y finalistas y la archivará en el

expediente correspondiente.

Director/a del CIJ, UH o UTUH

- Difundirá la convocatoria en su localidad, así como la recepción de trabajos y su envío al

Departamento de Difusión y Ediciones (en caso de ser requerido).

Departamento de Sistemas

- Recibirá del Departamento de Difusión y Ediciones la convocatoria del Concurso Nacional

para incluirla en la página WEB institucional, diseñará y realizará el sistema de registro de los

participantes (en caso de ser requerido).




4 de 13


- Realizará el procedimiento de licitación correspondiente para la impresión de la Convocatoria y

los carteles promocionales del concurso (en caso de ser requerido).

MATERIALES

Convocatoria.

Sistema de Registro de Participantes.

Directorio de Universidades, Escuelas, Institutos, según sea el caso.





Y/O ANEXOS

5 de 13

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

SUBJEFE/A DE

EDICIONES Y/O

TÉCNICO “A”

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN Y

SUBDIR. MOV.

SOC. Y PROY. ESP.

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

1. De acuerdo con los lineamientos de la Dirección

General, elabora las Bases para el concurso

conjuntamente con la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales y con la Dirección de

Prevención.

2. Coordina la elaboración de un directorio de escuelas,

universidades, casas de cultura (según sea el caso), para

difundir el concurso.

3. Solicita al Subjefe/a de Ediciones y/o Técnicos “A”

Diseñadores, realicen las propuestas de imagen para la

Convocatoria del concurso.

4. Diseña las propuestas de imagen de la Convocatoria

para el concurso y presenta al Jefe/a del Departamento

para su revisión.

5. Recibe las propuestas, revisa, en su caso solicita

adecuaciones y presenta a la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales, así como a

la Dirección de Prevención.

6. Reciben las propuestas de imagen, revisan y, en su caso,

solicitan modificaciones. Una vez aprobada por ellos, la

someten a consideración de la Dirección General.

7. Una vez revisada y autorizada por la Dirección General,

solicitan al Jefe/a del Departamento de Difusión y

Ediciones la impresión final tanto del cartel como de la

Convocatoria (si se requiere) y gestiona las actividades

necesarias para conseguir el patrocinio del concurso.

8. Recibe aprobación tanto del cartel como de la

convocatoria y solicita al Subjefe de Ediciones y/o

Técnico “A” la impresión final de la misma.

BASES PARA

CONCURSO

DIRECTORIO

PROPUESTA

PROPUESTA

PROPUESTA

PROPUESTA

PROPUESTA

PROPUESTA





Y/O ANEXOS

6 de 13

SUBJEFE/A DE

EDICIONES Y/O

TÉCNICO/A “A”

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN

9. Imprime el dummie de la convocatoria y el cartel

promocional, que entrega al Jefe/a del Departamento.

10. Recibe los dummies y realiza la gestión correspondiente

con el Departamento de Adquisiciones para enviarla con

el impresor.

11. Una vez recibido el trabajo final, coordina el envío y la

difusión a nivel nacional.

12. Turna la Convocatoria al Departamento de Sistemas

para que se realice el micrositio para incluirse en la

Página WEB institucional, así como el sistema de

registro para que los participantes se inscriban (si es el

caso).

13. De acuerdo con las especificaciones establecidas en la

Convocatoria, reciben los trabajos de los participantes.

Nota: Los trabajos de los participantes se recibirán de

acuerdo con lo establecido en la Convocatoria,

pudiendo ser físicamente en oficinas centrales,

unidades operativas, o bien, mediante el sistema de

registro en línea.

14. Coordinadamente con el Subjefe/a de Difusión, apoyan

en la clasificación y organización de los trabajos, así

como en la invitación a los jurados, en caso de que en la

Convocatoria se haya establecido que habrá jurado para

evaluar los trabajos.

15. Elabora una propuesta de integrantes del jurado internos

y externos, y la somete a consideración de la


Especiales y la Dirección de Prevención.

16. Recibe la lista de candidatos para integrar la mesa del

jurado y la somete a la consideración de la Dirección

General.

DUMMIE

CONVOCATORIA

DUMMIES

CONVOCATORIA

CONVOCATORIA

CONVOCATORIA

TRABAJOS DE

PARTICIPANTES

TRABAJOS DE

PARTICIPANTES

LISTA DE

CANDIDATOS

LISTA DE

CANDIDATOS





Y/O ANEXOS

7 de 13

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

17. Una vez aprobada la lista de candidatos, solicita al

Profesional Ejecutivo/a la elaboración y el envío de

cartas-invitación.

18. Convoca a los Directivos institucionales que formarán

parte del jurado, así como al OIC para que avale los

resultados.

19. Recibe confirmación de la participación de los jurados

externos y lo notifica al Jefe/a del Departamento.

20. Organiza la evaluación de los trabajos, pudiéndose

presentar 2 casos:

20.1 Que los integrantes del jurado, tanto internos como

externos decidan reunirse para calificar los

trabajos, en este caso, los revisan, analizan las

características solicitadas y emiten su voto.

Continua en el punto no. 22

20.2 Que los integrantes del jurado decidan que le sean

enviados de manera electrónica los trabajos, en

este caso, se les hacen llegar para su revisión y

emitir su voto por la misma forma. Continúa el

procedimiento.

Nota: En caso de que el concurso sea a través de redes

sociales, los resultados se pueden obtener por votos de los

seguidores y no de un jurado; eso se establece en la

Convocatoria.

21 Conjunta la evaluación de finalistas por parte del jurado

para determinar a los ganadores y notifica los resultados

a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos

Especiales y a la Dirección de Prevención.

LISTA DE

CANDIDATOS

CARTAS INVIT.

TRABAJOS

TRABAJOS

EVALUACIÓN





Y/O ANEXOS

8 de 13

22 Conjuntamente con la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales y la Dirección de

Prevención, organiza y coordina la ceremonia de

premiación conjuntamente, convoca a los ganadores, así

como a los medios de comunicación y al OIC.

23 Elabora la Carta de Cesión de Derechos y recaba la

firma de los ganadores.

24 Difunde los resultados en la página WEB institucional y

archiva en el expediente correspondiente la Carta de

Cesión de Derechos firmada junto con la documentación

generada en el proceso.

25 Entrega al Subjefe/a de Ediciones, Técnico “A” o

Profesional Ejecutivo, los trabajos de los ganadores para

su resguardo y futuras reproducciones en material

promocional institucional.

26 Termina procedimiento.

CARTA DE

CESIÓN DE

DERECHOS

RESULTADOS

CARTA DE

CESIÓN DE

DERECHOS

TRABAJOS DE

PARTICIPANTES



PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL CONCURSOS NACIONALES

9 de 13

JEFE/A DEPTO. DE


SUBJEFE/A DE

EDICIONES Y/O

TÉCNICO/A “A”

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN Y/O

SUBDIR. MOVILIZACIÓN

SOCIAL Y PROY. ESP.

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

INICIA

1

2

Solicita al Subjefe/a de Ediciones y/o Técnicos “A” Diseñadores, realicen las

propuestas de imagen para la Convocatoria del concurso.

3

Propuestas

4

Recibe las propuestas, revisa, en su caso solicita

adecuaciones y presenta a la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales, así como a la Dirección de Prevención.

5

Propuestas

6

Una vez revisada y autorizada por la D.G., solicitan al Jefe/a del

Departamento de Difusión y Ediciones la impresión final tanto del cartel como de la

Convocatoria (si se requiere) y gestiona las actividades

necesarias para conseguir el patrocinio del concurso

7

Convocatoria

Propuestas

Diseña las propuestas de imagen de la Convocatoria para el concurso y presenta al Jefe/a del Departamento

para su revisión.

Coordina la elaboración de un directorio de escuelas, universidades, casas de

cultura (según sea el caso), para difundir el concurso.

Directorio

De acuerdo con los lineamientos de la D.G.,

elabora las Bases para el concurso conjuntamente con

la Subdir. de Movilización Social y Proy. Esp. y con la Dirección de Prevención.

Bases

Reciben las propuestas de imagen, revisan y, en su

caso, solicitan modificaciones. Una vez

aprobada por ellos, la someten a consideración de

la Dirección General.

Propuestas

A




10 de 13

JEFE/A DEPTO. DE


SUBJEFE/A DE

EDICIONES Y/O

TÉCNICO/A “A”

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN Y/O


Y PROY. ESP.

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

A

Recibe aprobación tanto del cartel como de la

convocatoria y solicita al Subjefe de Ediciones y/o

Técnico “A” la impresión final de la misma.

Convocatoria

8 9

10

11

12

Convocatoria

13

De acuerdo con las especificaciones establecidas en la Convocatoria, reciben

los trabajos de los participantes.

B

Convocatoria

Turna la Convocatoria al Departamento de Sistemas

para que se realice el micrositio para incluirse en la Página WEB institucional, así como el sistema de registro para que los participantes se

inscriban .

Una vez recibido el trabajo final, coordina el envío y la difusión a nivel nacional.

DUMMIE

Recibe los dummies y realiza la gestión correspondiente con el Departamento de

Adquisiciones para enviarla con el impresor.

DUMMIE

DUMMIE

Imprime el dummie de la convocatoria y el cartel

promocional, que entrega al Jefe/a del Departamento.




11 de 13

JEFE/A DEPTO. DE


SUBJEFE/A DE

EDICIONES Y/O

TÉCNICO/A “A”

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

B

14

15

C

NOTA: Los trabajos de los participantes se recibirán de acuerdo con lo establecido en la Convocatoria, pudiendo ser físicamente en oficinas centrales, unidades operativas, o bien, mediante el sistema de registro en línea.

16

17

18

19

Recibe confirmación de la participación de los jurados

externos y lo notifica al Jefe/a del Departamento.

Lista Candidatos

Trabajos

Coordinadamente con el Subjefe/a de Difusión,

apoyan en la clasificación y organización de los trabajos, así como en la invitación a los jurados, en caso de que en la Convocatoria se haya

establecido que habrá jurado para evaluar los trabajos.

Lista Candidatos

Elabora una propuesta de integrantes del jurado

internos y externos, y la somete a consideración de la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales y la Dirección de

Prevención

Recibe la lista de candidatos para integrar la mesa del jurado y la somete a la

consideración de la Dirección General.

Lista Candidatos

Una vez aprobada la lista de candidatos, solicita al

Profesional Ejecutivo/a la elaboración y el envío de

cartas-invitación.

Lista Candidatos

Convoca a los Directivos institucionales que formarán parte del jurado, así como al

OIC para que avale los resultados.

Lista Candidatos




12 de 13

JEFE/A DEPTO. DE


SUBJEFE/A DE

EDICIONES Y/O

TÉCNICO/A “A”

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

C

20

21

20.2

Que los integrantes del jurado decidan que le sean

enviados de manera electrónica los trabajos, en

este caso, se les hacen llegar para su revisión y emitir su voto por la misma forma.

Continúa el procedimiento.

Organiza la evaluación de los trabajos, pudiéndose presentar 2 casos:

Evaluación

Conjunta la evaluación de finalistas por parte del jurado

para determinar a los ganadores y notifica los

resultados a la Dirección de Prevención.

REUNIRSE PARA

CALIFICAR

RECIBIR POR

CORREO

ELECTRÓNICO

20.1

Que los integrantes tanto internos como externos decidan reunirse para

calificar los trabajos, en este caso, los revisan, analizan las características solicitadas y emiten su voto. Continua en

el punto no. 22

EL JURADO DECIDE…?

D




13 de 13

JEFE/A DEPTO. DE


SUBJEFE/A DE

EDICIONES Y/O

TÉCNICO/A “A”

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

D

24

22Conjunta la evaluación de

finalistas por parte del jurado para determinar a los

ganadores y notifica los resultados a la Subdirección

de Movilización Social y Proyectos Especiales y a la Dirección de Prevención.

23

TERMINA

26

25

Carta Cesión

Elabora la Carta de Cesión de Derechos y recaba la firma de los ganadores.

Doctos generados

Difunde los resultados en la página WEB institucional y archiva en el expediente

correspondiente la Carta de Cesión de Derechos firmada junto con la documentación

generada en el proceso.

Carta Cesión

Entrega al Subjefe/a de Ediciones, Técnico “A” o Profesional Ejecutivo, los trabajos de los ganadores

para su resguardo y futuras reproducciones en material promocional institucional.

Trabajos


PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

4

REFERENCIAS

4

PROCEDIMIENTO

5

DIAGRAMA DE FLUJO

7



Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 005 CAMPAÑAS




1 de 8

OBJETIVO

Promover ideas, actitudes y estilos de vida saludables que prevengan a la población de las

adicciones y la alerten acerca de los riesgos que pueden favorecer el uso indebido de drogas, así

como promover los servicios institucionales, a través de las campañas institucionales.

ALCANCE


Subdirecciones Regionales, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, Dirección de Prevención,

Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para

Usuarios de Heroína y Departamento de Adquisiciones.


Coordinación de Estrategia Digital Nacional: Jefatura de la oficina de la Presidencia de la

República.

Dirección General de Normatividad de Comunicación (DGNC): Área de la Secretaría de

Gobernación encargada de autorizar los Programas de Comunicación Social, así como los

contenidos y espacios para la difusión de campañas de comunicación social institucionales.

Dirección General de Comunicación Social de la Secretaría de Salud: Área encargada de

recopilar los Programas de Comunicación Social y de someterlas a autorización de la DGNC.

Spots: Término inglés que se utiliza para referirse a un anuncio de corta duración (20 a 30

segundos), en televisión o radio.

Campaña de Comunicación Social: Se refiere al conjunto de mensajes que difunden el

quehacer institucional, acciones y logros, y estimulan a la ciudadanía para acceder a algún

beneficio o servicio público.

CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, A.C.



Regllam: Sistema de atención telefónica de UOPS. Registra el número de llamadas que se

realizan a las unidades operativas para solicitar servicios de prevención y tratamiento de las

adicciones. Además, este sistema capta el motivo de la llamada, el sexo del solicitante o

usuario de drogas y medio de difusión por el cual la persona se enteró del número.

SINC: Sistema de Información de Normatividad de Comunicación.




2 de 8


Dirección General

- Presentará la estrategia y el Programa de Comunicación Social ante la Junta de Gobierno, a fin

de que el presupuesto sea validado y autorizado.

Dirección General y Direcciones Generales Adjuntas

- Definirá anualmente, de acuerdo con las prioridades de atención, los temas a tratar en las

campañas, con base en los lineamientos establecidos por la Secretaría de Gobernación.

- Revisará y aprobará los contenidos y las imágenes de las campañas de comunicación social.


- Elaborará el Programa Anual de Comunicación Social con el apoyo de la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales, así como con el Departamento de Difusión y

Ediciones, con base en los lineamientos establecidos por la DGNC y lo someterá a la aprobación

de la Dirección General Adjunta Normativa y la Dirección General.


- Fungirá como titular responsable de Comunicación Social ante la Secretaría de Salud.

- Gestionará la aprobación de la DGNC para la difusión de las campañas en tiempos oficiales, a

través de la Secretaría de Salud.

- Supervisará la producción y transmisión de las campañas en el tiempo establecido.


- Fungirá como Enlace Técnico Operativo ante la Secretaría de Salud.

- Dará seguimiento al programa de comunicación social y a la transmisión de las campañas a

nivel nacional.




3 de 8

- Requisitará los formatos de la Estrategia y el Programa de Comunicación Social en el SINC, y

apoyará a la Dirección de Prevención y a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos

Especiales en los trámites y seguimiento que correspondan.

- Trabajará en conjunto con las empresas contratadas en la producción y transmisión de las

campañas y el proceso para obtener el visto bueno de las autoridades de CIJ, de la Secretaría de

Salud y de SEGOB.


- Contratará, mediante el proceso de adjudicación correspondiente a las empresas para producir,

transmitir y evaluar la campaña.

Subjefatura de Difusión

- Dará seguimiento a la transmisión de las campañas a nivel nacional, registrando los impactos

en radio y televisión.

- Realizará un reporte de las llamadas recibidas de los CIJ, UH y UTUH derivadas de las

campañas, mediante el Regllam, y lo integrará en el Informe trimestral.

- Realizará un reporte trimestral del número de transmisiones de impactos, tanto oficiales como

adicionales, y lo incluirá en los informes trimestrales, semestrales y anuales de la Dirección de

Prevención.

Dirección del CIJ, UH o UTUH

- Reportará mensualmente los tiempos adicionales obtenidos para la transmisión de los spots y el

número de llamadas recibidas en su Centro por la difusión de las campañas.




4 de 8

MATERIALES

Estrategia y Programa Anual de Comunicación Social.

Discos compactos y videos en diferentes formatos.

Software: Sistema de Atención Telefónica de Unidades (Regllam).

REFERENCIAS

Artículos 251 y 252 de la Ley Federal de Telecomunicaciones y Radiodifusión.

Lineamientos Generales para las Campañas de Comunicación Social de las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Federal (Publicados anualmente en el Diario Oficial de

la Federación).




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 8

DIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN

SUBDIRECCIÓN DE

MOVILIZACIÓN

SOC. Y PROY. ESP.

JEFE/A DEL DEPTO.

DIFUSIÓN Y

EDICIONES

SUBJEFE/A ÁREA

DE DIFUSIÓN

1. De acuerdo con las prioridades y lineamientos

establecidos por la Dirección General, Dirección General

Adjunta Normativa y la Dirección General Adjunta

Operativa y de Patronatos, define los temas y el tipo de

campaña anual.

2. Conjuntamente con la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales y la Jefatura del

Departamento de Difusión y Ediciones, elabora la

Estrategia y el Programa Anual de Comunicación Social,

de acuerdo con los lineamientos establecidos por la

DGNC.

3. Gestiona ante la DGNC, a través de la SS, la Estrategia y

el Programa Anual de Comunicación Social, el cual

incluye los nombres de las campañas con sus versiones,

objetivo, periodo de transmisión, población objetivo,

cobertura geográfica y presupuesto.

4. Una vez autorizado el Programa, comunica al Jefe/a del

Departamento de Difusión y Ediciones que gestione la

producción de la campaña.

5. Recibe la autorización de la campaña y elabora los

formatos correspondientes para obtener la autorización de

la Secretaría de Salud, Secretaría de Gobernación y

Coordinación de Estrategia Digital Nacional.

6. Una vez que se cuente con la aprobación y se obtengan las

claves de campaña necesarias, solicita la elaboración de

las Requisiciones de Bienes y/o Servicios, mismas que

envía al Departamento de Adquisiciones para contratar los

servicios de las empresas productora, de acuerdo con el

tipo de campaña (spots de TV, spots de radio, redes

sociales, medios impresos, etc), de transmisión y de

evaluación.

ESTRATEGIA Y

PROGRAMA

ANUAL DE

COMUNICACIÓN

SOCIAL

ESTRATEGIA,

PROGRAMA

ANUAL DE

COMUNICACIÓN

SOCIAL

PROGRAMA

ANUAL DE

COMUNICACIÓN

SOCIAL

REQUISICIÓN DE

BIENES Y/O

SERVICIOS




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 8

SUBDIRECCIÓN

MOV. SOCIAL Y

PROY. ESPECIALES

7. Una vez contratada las empresas por el Departamento de

Adquisiciones, trabaja de manera conjunta con ellas, junto

con la Dirección de Prevención y la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales.

8. Recibe de la empresa productora los materiales originales

de la campaña, que envía a la SS para su presentación en

la DGNC.

9. Una vez aprobada la producción por la DGNC, recibe los

oficios de autorización correspondientes y turna al Jefe/a

del Departamento de Difusión y Ediciones.

10. Recibe los oficios de autorización y, según el tipo de

medio en el que se vaya a transmitir, pone en marcha la

campaña y da seguimiento.

11. Da seguimiento a la transmisión y elabora un reporte

trimestral.

12. Recibe mensualmente de los CIJ, UH o UTUH los

tiempos adicionales de transmisión de los spots y el

número de llamadas recibidas en su unidad por la difusión

de la campaña mediante el Sistema Regllam.

13. Con base en la información recibida, elabora un reporte de

llamadas que turna a la Jefatura del Departamento.


MATERIALES

OFICIOS DE

AUTORIZACIÓN

OFICIOS DE

AUTORIZACIÓN

REPORTE

TRIMESTRAL

INFORMACIÓN

DE UOPS

REPORTE DE

LLAMADAS




7 de 8

DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN

SUBDIRECCIÓN DE

MOVILIZACIÓN SOCIAL Y

PROYECTOS ESPECIALES

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE


SUBJEFE/A ÁREA DE

DIFUSIÓN

INICIA

1

2

3

5

Una vez autorizado el Programa, comunica al Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones que gestione la producción de la campaña.

4

Programa Anual

6

De acuerdo con las prioridades y lineamientos

establecidos por la DG, DGAN, DGAOYP, define los temas y el tipo de campaña

anual.

Programa Anual

Conjuntamente con la Subdir. de Mov. Soc. y Proy. Esp. y

la Jefatura del Depto. de Dif.y Edic. elabora la estrategia y

el Programa Anual de comunicación social de

acuerdo con los lineamientos establecidos por la DGNC.

Formatos

Recibe la autorización de la campaña y elabora los

formatos correspondientes para obtener la autorización de la Secretaría de Salud, SEGOB y Coordinación de Estrategia Digital Nacional.

A

Gestiona ante la DGNC, a través de la SS, la Estrategia

y el Programa Anual de Comunicación Social, el cual incluye los nombres de las

campañas con sus versiones, objetivo, periodo de

transmisión, población objetivo, cobertura geográfica

y presupuesto.

Programa Anual

7

Una vez contratada las empresas por el Departamento de

Adquisiciones, trabaja de manera conjunta con ellas, junto con la Dirección de

Prevención y la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales.

Una vez que se cuente con la aprobación y se obtengan las

claves de campaña necesarias, solicita la

elaboración de las Requis.de Bienes y/o Servicios, mismas

que envía al Depto. de Adquisiciones para contratar los servicios de las empresas productora, de acuerdo con el

tipo de campaña .

Programa Anual

Materiales

Recibe de la empresa productora los materiales originales de la campaña, que envía a la SS para su presentación en la DGNC.

8




8 de 8

DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN

SUBDIRECCIÓN DE

MOVILIZACIÓN SOCIAL Y

PROYECTOS ESPECIALES

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO

DE DIFUSIÓN Y EDICIONES

SUBJEFE/A ÁREA DE

DIFUSIÓN

11

10

A

9

12

13

Recibe mensualmente de los CIJ, UH o UTUH los tiempos adicionales de transmisión de

los spots y el número de llamadas recibidas en su

unidad por la difusión de la campaña mediante el

Sistema Regllam.

TERMINA

14

Con base en la información recibida, elabora un reporte de llamadas que turna a la Jefatura del Departamento.

Reporte

Oficio Aut.

Una vez aprobada la producción por la DGNC,

recibe los oficios de autorización

correspondientes y turna al Jefe/a del Departamento de

Difusión y Ediciones.

Oficio Aut.

Da seguimiento a la transmisión y elabora un

reporte trimestral.

Reporte

Recibe los oficios de autorización y, según el tipo

de medio en el que se vaya a transmitir, pone en marcha la campaña y da seguimiento


PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN DE LA REVISTA CIJ


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

4

REFERENCIAS

4

PROCEDIMIENTO

5

DIAGRAMA DE FLUJO

7

ANEXO

10



Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 006 EDIREVISTACIJ




1 de 11

OBJETIVO

Elaborar y coordinar la publicación trimestral que difunda la labor institucional, mediante

información relevante sobre prevención, tratamiento, investigación científica y formación de

recursos humanos especializados en la atención de las adicciones, a fin de distribuirla a nivel

nacional e internacional.

ALCANCE


Direcciones de Área, Subdirecciones Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de




- Portada: Primera página de una revista.

- Contraportada: Última página de la revista.

- Forros: Cara interior de la portada y la contraportada.

- Pie de foto: Oración que describe personajes y acciones de una imagen fotográfica.

- Cabeza: Título de la nota, reportaje o artículo.

- Balazo: Oración que sintetiza en fragmentos de la información más relevante que contiene la

nota; se ubica después de la cabeza y antes del cuerpo de la nota.

CIJ: Se refiere a Centros de Integración Juvenil.


UTUH: Se refiere a las Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína




2 de 11


Dirección General

- Establecerá los lineamientos en cuanto al contenido y diseño editorial.

- Revisará y autorizará el contenido final de cada edición de la revista.


- Fungirá como coordinador/a editorial de la revista.

- Recibirá los artículos enviados por las diferentes áreas, CIJ, UH, UTUH.

- Revisará y definirá el contenido (texto y fotografías) de la revista, en coordinación con la

Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales.

- Revisará y corregirá los textos recibidos para su inclusión en la revista, en coordinación con

los técnicos designados.

- Calendarizará anualmente, las fechas de cierre de información, de entrega al impresor y de

distribución de la revista.

- Designará a los técnicos para cubrir, tomar fotografías y redactar las notas informativas

correspondientes a los eventos en los que participan el Patronato Nacional, la Dirección

General, las Direcciones Generales Adjuntas, las Direcciones de Área, los CIJ y las UH de la

Zona Metropolitana.

- Coordinará la distribución de la revista.


- Fungirá como editor/a en jefe de la revista.

- Someterá a visto bueno de la Dirección General el contenido de la revista.

- Revisará y corregirá los textos, en coordinación con el Jefe/a del Departamento de Difusión y

Ediciones.




3 de 11


- Revisará y autorizará el cronograma anual del proceso editorial de la Revista.

- Enviará al Departamento de Difusión y Ediciones los artículos técnicos para las secciones de

Prevención y Voluntarios.

Dirección de Investigación y Enseñanza, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación y

Departamento de Equidad y Género

- Enviará al Departamento de Difusión y Ediciones los artículos técnicos para las secciones de

Investigación, Biblioteca Especializada en Adicciones, Tratamiento y Género y Adicciones.

Titulares de las Subdirecciones Regionales y Direcciones de Área

- Enviarán al Departamento de Difusión y Ediciones las notas informativas de los actos

relevantes organizados por las unidades a su cargo y en los que tienen participación; así como

los artículos teóricos de su especialidad (prevención, tratamiento, investigación, enseñanza,

género, etc.), de acuerdo con el calendario anual establecido por el Departamento de Difusión

y Ediciones.

Técnico/a “A” Área de Ediciones

- Calendarizará anualmente, de manera coordinada con el Jefe/a del Departamento, las fechas

del proceso editorial de la revista.

- Ordenará y registrará la información que conforma la revista, en un índice.

- Recibirá las notas y los distribuirá a los técnicos asignados del Departamento de Difusión y

Ediciones para su redacción y corrección.

- Redactará y corregirá las notas.

- Apoyará al Jefe/a del Departamento para coordinar el trabajo con los reporteros, correctores y

diseñadores gráficos del departamento.




4 de 11

MATERIALES

CD.

Programa de diseño editorial.

Fotografías.

REFERENCIAS

Ley General de Derechos de Autor vigente

ANEXOS

Criterios Editoriales para la Publicación en la Revista CIJ




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 11

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

SUBDIR. MOVIL.

SOC. Y PROY. ESP.

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

TÉCNICO/A “A”

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

TÉCNICO/A “A”

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

1. Elabora en coordinación con el Técnico/a “A”, el

cronograma anual de la revista. Solicita el visto bueno de la


Especiales y de la Dirección de Prevención.

2. Recibe el cronograma anual, revisa, da su visto bueno y

presenta a la Dirección de Prevención para su autorización.

3. Recibe de los titulares de las Subdirecciones/as Regionales

o de Direcciones de área, dentro de las fechas establecidas,

las notas y fotografías de los eventos que organiza o en los

que participa y que podrían ser publicados, mismos que

turna al Técnico/a “A”.

4. Recibe notas y fotografías, los registra en un índice y turna

al Jefe/a del Departamento.

5. Conjuntamente con la Subdirección de Movilización Social

y Proyectos Especiales, determina las notas que serán

publicadas de acuerdo con su contenido y vigencia.

6. Distribuye a los correctores las notas originales para su

redacción.

7. Recibe, revisa las notas corregidas, en su caso, solicita

modificaciones y los devuelve al Técnico/a “A”.

8. Conjuntamente con el Técnico/a “A” seleccionan las

fotografías y los anuncios que se incluirán en interiores,

portada y forros.

9. Elabora el índice definitivo, integra las notas corregidas,

fotografías, pies de foto y turna a los diseñadores para su

formación y diseño.

10. Recibe de los diseñadores el ejemplar de la Revista CIJ,

revisa y en su caso solicita adecuaciones.

CRONOGRAMA

CRONOGRAMA

NOTAS Y

FOTOGRAFÍAS

NOTAS Y

FOTOGRAFÍAS

NOTAS

NOTAS

NOTAS

FOTOGRAFÍAS

NOTAS Y

FOTOGRAFÍAS

REVISTA CIJ




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 11

SUBDIR. MOVIL.

SOC. Y PROY. ESP.

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

11. Una vez corregido el ejemplar, lo turna a la Subdirección

de Movilización Social y Proyectos Especiales.

12. Recibe el ejemplar, revisa y, en su caso, solicita ajustes.

Una vez realizadas las modificaciones, lo presenta a la

Dirección General.

13. Una vez autorizado por la Dirección General, recibe el

ejemplar y devuelve al Jefe/a del Departamento de

Difusión y Ediciones para aplicar las correcciones finales.

14. Recibe el ejemplar autorizado, solicita a los diseñadores la

impresión final y el archivo electrónico, para su entrega a

la imprenta adjudicada.

15. Recibe del impresor las pruebas de color de la portada e

interiores, revisa y da su visto bueno, o bien solicita las

modificaciones necesarias.

16. Recibe de la imprenta los ejemplares de la Revista CIJ y

coordina el envío de la misma a nivel nacional e

internacional, en coordinación con las áreas de Promoción

Institucional y Relaciones Internacionales.

17. Envía la Revista en formato digital al Departamento de

Sistemas para su publicación en la página web

institucional.


REVISTA CIJ

REVISTA CIJ

REVISTA CIJ

REVISTA CIJ

REVISTA CIJ

REVISTA CIJ

REVISTA CIJ




7 de 11

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE



SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALESTÉCNICO/A “A”

1

Elabora en coordinación con el Técnico/a “A”, el cronograma anual de la revista. Solicita el visto bueno de la Subdirección de Movilización

Social y Proyectos Especiales y de la Dirección de Prevención.

INICIA

Cronograma

2

Recibe de los titulares de las Subdirecciones Regionales o de

Direcciones de área, dentro de las fechas establecidas, las notas y fotografías de los eventos que

organiza o en los que participa y que podrían ser publicados, mismos que

turna al Técnico/a “A”.

3

Notas y fotog.

Notas y Fotog.

4

Recibe notas y fotografías, los registra en un índice y turna al Jefe/a

del Departamento.

Notas y fotog.

Conjuntamente con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos

Especiales, determina las notas que serán publicadas de acuerdo con su

contenido y vigencia.

5

6

Recibe, revisa las notas corregidas, en su caso, solicita modificaciones y

los devuelve al Técnico/a “A”.

7

Notas

A

Notas

Distribuye a los correctores las notas originales para su redacción.

Recibe el cronograma anual, revisa, da su visto bueno y presenta a la Dirección de Prevención para su

autorización.

Cronograma




8 de 11





A

Fotografías

10

Recibe de los diseñadores el ejemplar de la Revista CIJ, revisa y en su caso solicita adecuaciones.

Elabora el índice definitivo, integra las notas corregidas, fotografías, pies

de foto y turna a los diseñadores para su formación y diseño.

9

Notas y Fotog.

Revista

Una vez corregido el ejemplar, lo turna a la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales.

11

Recibe el ejemplar, revisa y, en su caso, solicita ajustes. Una vez

realizadas las modificaciones, lo presenta a la Dirección General.

12

Revista

Una vez autorizado por la Dirección General, recibe el ejemplar y

devuelve al Jefe/a del Departamento de Difusión y Ediciones para aplicar

las correcciones finales.

Revista

1314

Revista

Recibe el ejemplar autorizado, solicita a los diseñadores la impresión final y el archivo

electrónico, para su entrega a la imprenta adjudicada.

Recibe del impresor las pruebas de color de la portada e interiores,

revisa y da su visto bueno, o bien solicita las modificaciones

necesarias.

15

Revista

B

Notas

8

Conjuntamente con el Técnico/a “A” seleccionan las fotografías y los

anuncios que se incluirán en interiores, portada y forros.




9 de 11





B

17

Revista

Envía la Revista en formato digital al Departamento de Sistemas para su

publicación en la página web institucional.

TERMINA

18

Recibe de la imprenta los ejemplares de la Revista CIJ y coordina el envío

de la misma a nivel nacional e internacional, en coordinación con

las áreas de Promoción Institucional y Relaciones Internacionales.

16

Revista




10 de 11

ANEXO:

Criterios editoriales para la publicación en la Revista CIJ

La Revista CIJ se esfuerza por presentar información veraz, lo más completa posible,

interesante y actual. En este sentido, se regirá con los siguientes criterios:

Contenido

Se dará prioridad a la información por actualidad y trascendencia (altas coberturas y asistencia

de autoridades de nivel estatal).

La nota debe contener información relevante, no ser un compendio de nombres y cargos.

Corroborar que los artículos de divulgación (corte técnico-científico), estén correctamente

sustentados en fuentes confiables y actualizadas.

Estructura

Las notas informativas deben responder a seis cuestionamientos básicos:

QUÉ: Se refiere a la actividad que se realizó. Ejemplos: el informe a la comunidad debe

contener el número de acciones y las coberturas que se alcanzaron en prevención, tratamiento

y eventos comunitarios; se debe incluir lo más sobresaliente de los discursos que pronuncian

los participantes.

QUIÉN: Quiénes desarrollaron la actividad y qué autoridades estuvieron presentes; se indica

el título profesional, así como el cargo e institución a la que pertenecen. También debe

señalarse cuántas personas asistieron al evento.

CÓMO: Desarrollo de la actividad, es decir, qué fue lo que se llevó a cabo, de qué manera.

CUÁNDO: Fecha de la actividad.

DÓNDE: Lugar en el que se realizó la actividad.

POR QUÉ: Se especifica el objetivo de la actividad, qué implicaciones y consecuencias

tendrá.




11 de 11

Los artículos de divulgación deben contener:

-Título

-Autores

-Introducción

-Desarrollo

-Método

-Discusión

-Referencias (Fuentes consultadas con un máximo de 5 años a la fecha)

Envío oportuno de la información

Las notas informativas y las fotografías deben remitirse por correo electrónico al

Departamento de Difusión y Ediciones ([email protected]), al día siguiente de

la realización de la actividad, a fin de que sean registradas y distribuidas entre los redactores.

Las fotografías deben enviarse en formato JPG y no pegadas en Word, ya que así pierden la

calidad necesaria para trabajarlas en los programas de diseño editorial.

Se realizarán cierres de información mensuales. De esta manera, el procesamiento de la

información, será cotidiano.

Asimismo, le revista debe distribuirse entre líderes de opinión y personas estratégicas para el

quehacer institucional.

mailto:[email protected]


PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

4

REFERENCIAS

4

PROCEDIMIENTO

5

DIAGRAMA DE FLUJO

7



Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 007 EDICION




1 de 10

OBJETIVO

Realizar la corrección de ortografía y redacción, diseño gráfico, edición y producción del material

impreso, cuando sea requerido por las diferentes áreas al Departamento de Difusión y Ediciones,

a fin de difundir los servicios institucionales y apoyar los programas de prevención, tratamiento,

investigación del consumo de drogas y capacitación.

ALCANCE


Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirección de Movilización Social y

Proyectos Especiales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de

Tratamiento para Usuarios de Heroína, Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros y

Departamento de Adquisiciones.


Material Impreso: Publicaciones y material promocional que se editan para dar a conocer los

programas y los servicios institucionales (libros, reportes de investigación, memorias de

congresos, cuadernos temáticos, cuadernillos, material lúdico-didáctico, folletos, revistas,

dípticos, trípticos, carteles, folletos, calendarios, separadores de libros, croquis con la ubicación

de los Centros de Integración Juvenil, tazas, playeras, bolígrafos, etcétera.)

Áreas interesadas en publicar información: Dirección General, Direcciones Generales

Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales,

Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para

Usuarios de Heroína.

Dummy: Muestra impresa del material ya formado que se entrega al impresor junto con los

archivos electrónicos.




2 de 10



- Enviará oficio a las Direcciones Generales Adjuntas y Direcciones de Área, solicitando que

manifiesten sus requerimientos de publicaciones calendarizados para el siguiente año, así

como las cantidades y características de las mismas.

- Someterá a consideración del Comité Editorial el material y publicaciones de cada una de las

áreas y supervisará la realización de las mismas.


- Dará seguimiento al cumplimiento de las fechas comprometidas por las diversas áreas para la

entrega del material a editar, así como al proceso editorial.

Áreas Requirentes

- Solicitarán los materiales impresos necesarios para apoyar sus funciones y entregarán sus

contenidos de acuerdo con las fechas establecidas.


- Elaborará el Programa Anual de Publicaciones de acuerdo con la calendarización

proporcionada por las áreas para la entrega de los originales y el calendario de Licitaciones

Públicas remitido por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

- Elaborará la Requisición de Bienes y/o Servicios del material a editar, especificando las

características para la impresión del mismo, como son: tiraje, tamaño, tintas, tipo de papel,

etcétera.

- Establecerá las fechas en las que las diferentes áreas deberán enviar los textos originales de

las publicaciones requeridas.




3 de 10

- Dará seguimiento al proceso de Licitación Pública para la impresión de publicaciones y

materiales, de acuerdo con las fechas establecidas para el efecto.

- Coordinará y supervisará el proceso editorial de la corrección y diseño de los contenidos

enviados por las áreas solicitantes.

- Dará seguimiento al proceso de impresión de las publicaciones y materiales, verificando que

el Proveedor cumpla con las fechas establecidas en las bases de la Licitación Pública, para la

presentación de pruebas de color y la entrega oportuna; en caso de incumplimiento por parte

del Proveedor, lo notificará al Departamento de Adquisiciones.

- Entregará al Proveedor el material para su impresión. Una vez recibido en el Almacén,

coordinará la revisión del mismo y el traslado a las oficinas de CIJ.

- Entregará a las áreas solicitantes los ejemplares impresos, una vez que hayan sido revisados y

aprobados.

- Enviará a la Dirección General y a los integrantes del Comité Editorial los ejemplares

requeridos de los materiales y publicaciones; asimismo, conservará algunos para muestra en

su archivo.

- Gestionará ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor los certificados de Registro

Público del Derecho de Autor de las publicaciones que lo requieran, mismos que quedarán

resguardados en la caja fuerte institucional.

Comité Editorial

- Anualmente, revisará el listado de material y publicaciones que requiere cada una de las

áreas, considerará su importancia y autorizará las que se imprimirán.

- Revisará y aprobará el contenido de las publicaciones y los materiales, así como el diseño de

los mismos.




4 de 10

MATERIALES

Comunicado para solicitar necesidades de impresión

Requisición de Bienes y/o Servicios

Solicitud de Artículos al Almacén

Programa Anual de Publicaciones y Presupuesto institucional

REFERENCIAS

Ley Federal de Derechos de Autor




5 de 10

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

SUBDIRECCIÓN DE

MOVILIZACIÓN

SOCIAL Y PROY.

ESPECIALES

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

SUBJEFE/A

EDICIONES O

TÉCNICO/A “A”

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

1. Recibe de la Dirección de Prevención los oficios enviados por las áreas en

los que especifican las necesidades de impresión de publicaciones y

material, así como las fechas en las que los requieren e integra la propuesta

del Programa Anual de Publicaciones.

2. Una vez que la Dirección de Prevención somete a consideración del Comité

Editorial el material y publicaciones, conjuntamente organizan el proceso

editorial.

3. Asiste al Comité Editorial y en coordinación con la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales elaboran el Programa Anual de

Publicaciones definitivo, incluyendo todos los actos derivados de la

Licitación Pública.

4. Notifica a cada una de las áreas que solicitaron impresión de publicaciones

y material, qué fue lo que se les autorizó en el Comité, así como la fecha en

la que deberán enviar su información para iniciar con el proceso editorial.

5. Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios (previa confirmación de

suficiencia presupuestal), recaba la firma de la Dirección de Prevención y

envía al Departamento de Adquisiciones.

6. Recibe de cada una de las áreas la información y revisa, pudiéndose

presentar 2 casos:

6.1 Que sea material promocional, en este caso, turna al Subjefe/a de

Ediciones o al Técnico/a “A” área de diseño.

6.1.1 Recibe el material, realiza el diseño y turna a revisión con el Jefe

del Departamento.

6.1.2 Recibe el diseño del material, revisa, lo muestra a la Dirección de

Prevención y a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos

Especiales, comentan, aprueban y turnan al área solicitante para su

revisión Continúa en el punto núm. 7.

6.2 Que la información sea material para publicaciones, en este caso, turna

al Técnico “A” redactor y corrector de textos.




6 de 10

TÉCNICO “A”

REDACTOR Y

CORREC TEXTOS

SUBJEFE/A

EDICIONES O

TÉCNICO “A”

ÁREA DE DISEÑO

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

6.2.1 Recibe la información, lleva a cabo la lectura del texto, señala

correcciones, aplica las modificaciones correspondientes y turna al

Subjefe/a de Ediciones o al Técnico/a “A” área de diseño.

6.2.2 Realiza la formación y el diseño editorial y turna al Jefe/a de

Departamento.

6.2.3 Recibe la información, revisa, en su caso señala correcciones, lo

muestra a la Dirección de Prevención y a la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales, comentan, aprueban y

lo turna al área solicitante para su visto bueno.

7 Recibe del área solicitante el material revisado y, en su caso, solicita

adecuaciones.

8 Entrega en la fecha establecida el material o publicación al proveedor en

archivo electrónico y acompañado de un dummy.

9 Recibe del proveedor las pruebas de color, revisa y en caso de requerir

adecuaciones, las solicita. Autoriza las pruebas de color y firma de visto

bueno para la impresión del material.

10 Recibe del proveedor en la fecha establecida el material o publicaciones,

mismo que ingresa al Almacén.

11 Realiza junto con el personal designado un muestreo de los paquetes al azar

recibidos en el Almacén, para verificar que la publicación cumpla con las

características y la calidad requeridas.

12 Elabora Solicitud de Artículos al Almacén para el traslado del material a la

bodega de publicaciones.

13 Entrega a cada una de las áreas solicitantes su material impreso.

14 Solicita se archive la documentación generada en el proceso de impresiones

de material y publicaciones.

15 Termina procedimiento.




7 de 10

JEFE/A DEPTO. DE



SOC. Y PROY. ESP.

SUBJEFE/A EDICIONES Y/

O TÉCNICO/A “A”

INICIA

1

2

3

4

5

6

A

Recibe de la Dirección de Prevención los oficios

enviados por las áreas en los que especifican las

necesidades de impresión de publicaciones y material, así como las fechas en las

que los requieren e integra la propuesta del Programa Anual de Publicaciones.

Oficios

Asiste al Comité Editorial y en coordinación con la


Especiales elaboran el Programa Anual de

Publicaciones definitivo, incluyendo todos los actos derivados de la Licitación

Pública.

Notifica a c/una de las áreas que solicitaron impresión de publicaciones y material, qué fue lo que se les autorizó en el Comité, así como la fecha en la que deberán enviar su información para iniciar con

el proceso editorial.

Información

Recibe de cada una de las áreas la información y

revisa, pudiéndose presentar 2 casos:

Una vez que la Dirección de Prevención somete a

consideración del Comité Editorial el material y

publicaciones, conjuntamente organizan el

proceso editorial.

Oficios

Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios (previa confirmación de suficiencia

presupuestal), recaba la firma de la Dirección de Prevención y envía al

Departamento de Adquisiciones.

Req. Bienes y/o

Serv.




8 de 10

JEFE/A DEPTO. DE



SOC. Y PROY. ESP.

SUBJEFE/A EDICIONES Y/

O TÉCNICO/A “A”

Que sea material promocional, en este caso,

turna al Subjefe/a de Ediciones o al Técnico/a “A”

área de diseño.

6.1

MATERIAL…?

B

MATERIAL

PROMOCIONALMATERIAL PARA

PUBLICACIONES

1

Información

6.1.1

A

6.1.2

Recibe el diseño del material, revisa, lo muestra

a la Dirección de Prevención y a la Subdirección de

Movilización Social y Proyectos Especiales, comentan, aprueban y

turnan al área solicitante para su revisión Continúa

en el punto núm. 7

Información 2

Que sea material para publicaciones, en este

caso, turna al Técnico “A” redactor y corrector de

textos.

6.2

Información

16.2.1

Recibe el material, realiza el diseño y turna a revisión con

el Jefe del Departamento.

Información

Realiza la formación y el diseño editorial y turna al Jefe/a de Departamento.

Información

6.2.2

6.2.3

Recibe la información, revisa, en su caso señala correcciones, lo muestra a la Dirección de Prevención

y a la Subdirección de Movilización Social y

Proyectos Especiales, comentan, aprueban y lo turna al área solicitante

para su visto bueno.

Información

Recibe la información, lleva a cabo la lectura del texto, señala correcciones, aplica

las modificaciones correspondientes y turna al

Subjefe/a de Ediciones.

Información




9 de 10

JEFE/A DEL DEPTO. DE



SOC. Y PROY. ESP.

SUBJEFE/A EDICIONES

Y/O TÉCNICO/A “A”

B

C

7

8

2

Recibe del área solicitante el material revisado y, en su caso solicita adecuaciones.

Información

Recibe del proveedor las pruebas de color, revisa y

en caso de requerir adecuaciones, las solicita. Autoriza las pruebas de

color y firma de visto bueno para la impresión del

material.

9

10

Entrega en la fecha establecida el material o

publicación al proveedor en archivo electrónico y

acompañado de un dummy.

Información

11

12

Realiza junto con el personal designado un

muestreo de los paquetes al azar recibidos en el

Almacén, para verificar que la publicación cumpla con

las características y la calidad requeridas.

Elabora Solicitud de Artículos al Almacén para el

traslado del material a la bodega de publicaciones.

Sol. Art.

Recibe del proveedor en la fecha establecida el

material o publicaciones, mismo que ingresa al

Almacén.

Material y

Publicaciones




10 de 10

JEFE/A DEL DEPTO. DE



SOC. Y PROY. ESP.

SUBJEFE/A EDICIONES

Y/O TÉCNICO/A “A”

C

13

14

Material

Entrega a cada una de las áreas solicitantes su

material impreso

TERMINA

15

Doctos.

Solicita se archive la documentación generada

en el proceso de impresiones de material y

publicaciones.


PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES

DE MATERIAL IMPRESO


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

3

REFERENCIAS

3

PROCEDIMIENTO

4

DIAGRAMA DE FLUJO

6



Septiembre 2018 Octubre 2018 U:/ 008 COEDICION



PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COEDICIONES DE MATERIAL IMPRESO

1 de 7

OBJETIVO

Apoyar a las diferentes áreas y a los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización

y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína, cuando realicen concertaciones para la

reproducción de material con el patrocinio de organismos e instituciones públicas y privadas, a

fin de fomentar estilos de vida saludables en sus diferentes ámbitos y lograr que las publicaciones

institucionales lleguen a un mayor número de personas.

ALCANCE


Subdirecciones Regionales, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Centros de Integración

Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.


Coedición: Material institucional impreso con el patrocinio de alguna entidad externa.

Colofón: Anotación al final de los libros que indica el nombre del patrocinador, el tiraje, el

lugar y fecha de la impresión.

Dummy: Muestra impresa de la publicación ya formada, que se entrega al impresor junto con

los archivos electrónicos.

Logotipo: Recurso gráfico formado por letras, abreviaturas, imágenes, etcétera, para identificar

una empresa, conmemoración, marca o producto.

Material impreso: Libros, reportes de investigación, cuadernos temáticos, cuadernillos,

material lúdico-didáctico, folletos, revistas, dípticos, trípticos, carteles, folletos, calendarios,

separadores de libros, croquis con la ubicación de los Centros de Integración Juvenil y artículos

promocionales, que se editan, diseñan y producen para difundir mensajes preventivos y de los

servicios institucionales de tratamiento, prevención e investigación del consumo de drogas.

Prefacio o mensaje: Texto que precede el contenido de un libro y que suele ser un mensaje

escrito por el patrocinador de la coedición.

Prueba de color: Muestra que presenta el proveedor para que el área solicitante apruebe la

impresión de las tintas requeridas, antes de realizar la impresión final.




2 de 7


Áreas responsables de gestionar la coedición de material impreso

- Informará al Departamento de Difusión y Ediciones acerca de la concertación con

determinado patrocinador para la coedición del material impreso. Enviará mediante correo

electrónico los logotipos, el mensaje que se desee incluir (cuando sean libros) y la

especificación del tiraje.


- Dará seguimiento al proceso de impresión de las coediciones y asesorará al área responsable

de la gestión, con el fin de supervisar técnicamente la inserción del logotipo y el mensaje en

las publicaciones.

- Creará un archivo electrónico para la impresión de la coedición, incluyendo los logotipos y

los mensajes que se vayan a incluir.

- En caso de que el área responsable de la coedición lo requiera, solicitará cotizaciones del

material que sirvan como estudio de mercado para el patrocinador.

- Integrará en el Informe trimestral de la Dirección de Prevención el reporte de coediciones.




3 de 7

MATERIALES

Logotipo del patrocinador

Mensaje del patrocinador (en caso de libros)





Y/O ANEXOS

4 de 7

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

TÉCNICO/A “A”

(CORRECTOR DE

ESTILO)

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

ÁREA O CIJ RESP.

DE LA GESTIÓN DE

LA COEDICIÓN

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

ÁREA O CIJ RESP.

DE LA GESTIÓN DE

LA COEDICIÓN

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DIFUSIÓN Y

EDICIONES

1. Recibe oficio o correo electrónico del área o CIJ que

gestionó la coedición, en el que informa qué material

realizará y envía el logotipo, el mensaje (en el caso de

libros) y el tiraje.

2. Turna el mensaje del patrocinador (en el caso de libros) al

Técnico/a “A” para su revisión y corrección.

3. Recibe el mensaje (en el caso de libros) y lo revisa.

4. Turna el logotipo al área de diseño para su inclusión en el

material, el mensaje y el tiraje para incluirlo en el colofón

(en el caso de libros).

5. Recibe el material con los elementos integrados, revisa,

señala correcciones, en su caso, y solicita se realice un

archivo electrónico, el cual envía al área o CIJ que

gestionó la coedición, para obtener su visto bueno.

6. Recibe el archivo electrónico, lo revisa y, si es necesario,

lo somete a aprobación del patrocinador, el cual da su

visto bueno o bien realiza observaciones.

7. Solicita al Técnico/a “A” (Diseñador) la elaboración del

archivo definitivo para imprimir, y lo envía al área o CIJ

responsable de la coedición.

8. Recibe el archivo electrónico y lo entrega al patrocinador.

9. Recibe del patrocinador la cantidad de material que haya

acordado con él y registra la coedición en el Sistema de

Aportaciones de la Comunidad (disponible en Intranet).

10. Registra los datos de la coedición (material, tiraje,

patrocinador, fecha) y los integra en los informes

trimestrales de la Dirección de Prevención, en

coordinación con el Subjefe/a de Ediciones.

OFICIO O

CORREO ELEC.

LOGOTIPO,

MENSAJE

MENSAJE

MENSAJE

LOGOTIPO,

MENSAJE

MATERIAL

ARCHIVO

ARCHIVO

ARCHIVO

ARCHIVO

MATERIAL

INFORMES TRIM.





Y/O ANEXOS

5 de 7

11. Solicita se archive la documentación generada en el

proceso de coedición de impresiones.


DOCUMENTOS

GENERADOS




6 de 7



TÉCNICO/A “A”

(CORRECTOR DE ESTILO)

ÁREA O CIJ RESPONSABLE DE LA

GESTIÓN DE LA COEDICIÓN

1

Recibe oficio o correo electrónico del área o CIJ que gestionó la coedición,

en el que informa qué material realizará y envía el logotipo, el

mensaje (en el caso de libros) y el tiraje.

INICIA

2

Turna el mensaje del patrocinador (en el caso de libros) al Técnico/a “A”

para su revisión y corrección.

Recibe el mensaje (en el caso de libros) y lo revisa.

3

4

Turna el logotipo al área de diseño para su inclusión en el material, el

mensaje y el tiraje para incluirlo en el colofón (en el caso de libros).

Recibe el material con los elementos integrados, revisa, señala

correcciones, en su caso, y solicita se realice un archivo electrónico, el

cual envía al área o CIJ que gestionó la coedición, para obtener su vo.bo.

5 6

Recibe el archivo electrónico, lo revisa y, si es necesario, lo somete a aprobación del patrocinador, el cual

da su visto bueno o bien realiza observaciones

Solicita al Técnico/a “A” (Diseñador) la elaboración del archivo definitivo

para imprimir, y lo envía al área o CIJ responsable de la coedición.

7

A

Recibe el archivo electrónico y lo entrega al patrocinador.

8




7 de 7



TÉCNICO/A “A”

(CORRECTOR DE ESTILO)

ÁREA O CIJ RESPONSABLE DE LA

GESTIÓN DE LA COEDICIÓN

A

9

Recibe del patrocinador la cantidad de material que haya acordado con

él y registra la coedición en el Sistema de Aportaciones de la

Comunidad (disponible en Intranet).

TERMINA

12

10

Doctos.

Registra los datos de la coedición (material, tiraje, patrocinador, fecha)

y los integra en los informes trimestrales de la Dirección de

Prevención, en coordinación con el Subjefe/a de Ediciones.

11

Solicita se archive la documentación generada en el proceso de coedición

de impresiones.

OCTUBRE 2018 - Gob...MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES Centros de...

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