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Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Carta Aprobatoria. Pág. i Feb., 22, 2016 Rev.10
CARTA APROBATORIA
FECHA DE APROBACIÓN: 22 de Febrero de 2016
PROCESO EMISOR DEL DOCUMENTO: Calidad y Seguridad Integral
PROCESOS RECEPTORES: Toda la Compañía
ASUNTO: Manual de Gestión de Compras
Por medio del presente documento se aprueba y oficializa la revisión 10 del Manual de Gestión de Compras de Girag S.A. que contiene los fundamentos del Sistema de Gestión de Calidad Integral y regirá a partir del 22 de Febrero de 2016, en el cuál se describe el proceso de compras de la Compañía, que es clave en el abastecimiento y función de cada uno de los procesos. Este Manual fue revisado y aprobado por el Directora Financiera de Girag S.A. y el responsable del proceso , teniendo en cuenta que cumple con la documentación, metodología y requisitos exigidos por el Proceso de Calidad y Seguridad Integral. Cuando en una norma y/o regulación nacional y/o internacional propias del negocio de la aviación se presentan exigencias no contempladas en este instructivo, dichas exigencias primarán. En constancia de aprobación firman: FIRMA: FIRMA: Sandra Camelo Martín Aura Lucia Cely Directora Financiera Coordinador de Compras
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Carta Aprobatoria. Pág. ii Abr., 01, 2015 Rev.9
DEJADA INTENCIONALMENTE EN BLANCO
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Tabla de contenido. Pág. iii Abr., 01, 2015 Rev 9
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................... iii REGISTRO DE REVISIONES ............................................................................................................. v LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS ..................................................................................................... vii LISTA DE DISTRIBUCIÓN .................................................................................................................. ix PRESENTACIÓN ................................................................................................................................ xi GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................. xiii 1. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DE COMPRAS ..................................................................... 1-1 2. CUADRO DE CONTROLES ..................................................................................................... 2-1 3. CUADRO DE COMUNICACIONES .......................................................................................... 3-1 4. INDICADORES. ........................................................................................................................ 4-1 4.1. Cumplimiento de condiciones comerciales de proveedores .......................................... 4-1
Satisfacción del proceso solicitante ................................................................................ 4-2 4.2.5. FLUJOGRAMA .......................................................................................................................... 5-1
C1 – Solicitud de compras y/o servicios. ....................................................................... 5-1 5.1. C2 - Preselección y selección de proveedores. .............................................................. 5-2 5.2. C3 - Aprobación compras y/o servicios. ......................................................................... 5-3 5.3. C4 - Recepción y entrega del bien y/o servicio. ............................................................. 5-4 5.4. C5 - Evaluar y revaluar el desempeño de los proveedores. ........................................... 5-6 5.5.
6. FORMATOS .............................................................................................................................. 6-1 FT-GEC-01 - Solicitud de compra. .................................................................................. 6-1 6.1. FT-GEC-02 - Orden de compra al proveedor. ................................................................ 6-2 6.2. FT-GEC-03 – Registro y/o actualización de proveedores. ............................................. 6-3 6.3.
7. ANEXOS ................................................................................................................................... 6-1 Anexo 1: Tabla de clasificación compras técnicas y no técnicas ................................... 7-2 7.1. Anexo 2: Tabla de prioridades y nivel de autorización de compra por monto. ............... 7-3 7.2. Anexo 3: Clasificación de proveedores por impacto....................................................... 7-4 7.3. Anexo 4: Tabla de criterios de selección de proveedores .............................................. 7-5 7.4. Anexo 5: Tabla de criterios de calificación de proveedores. .......................................... 7-6 7.5. Anexo 6: Tabla de calificación del proceso de compras. ............................................... 7-8 7.6. Anexo 7: Centros de costos. ........................................................................................... 7-9 7.7. Anexo 8: Distribución de centros de costo ................................................................... 7-11 7.8. Anexo 9: Informe mensual de compras ........................................................................ 7-12 7.9.
Anexo 10: Procesos de soporte. ................................................................................... 7-13 7.10. Anexo 11. Identificación y Reporte de Operaciones Sospechosas .............................. 7-14 7.11.
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Tabla de contenido. Pág. iv Abr., 01, 2015 Rev 9
DEJADA INTENCIONALMENTE EN BLANCO
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Listado de páginas efectivas. Pág. v Feb., 22, 2016 Rev.10
REGISTRO DE REVISIONES
REVISIÓN CAPÍTULOS
REVISADOS Y MODIFICADOS (S.A.)
FECHA EFECTIVA
MES. DD,AAAA
INSERTADA POR
APROBADO POR
Original Nov., 11, 2008 Lina Toloza Jesus Mario Lopez
1 Se realizaron
modificaciones en los anexos.
Sep., 09, 2009 Diego
Fernández Jesus Mario Lopez
2
Se actualizo todo el manual, modificando el manual de Excel a
Word, con actualizaciones de procedimientos en
VISIO.
Nov.,01, 2010 Julián Serrano RahamffisGarcia
3
Se actualizo la caracterización del
proceso y los procedimientos de
compras, se agregaron los centros de costo, indicadores y formato FT – GEC -
02
Dic.,10, 2011 Jorge Santos Luz Dary Cano
4
Se actualizó la caracterización del
proceso, los cuadros de procesos y
comunicaciones, los flujogramas, las
definiciones y los anexos. Se cambió la
extensión los Formatos.
Ene., 31, 2013 Leonardo Sastoque
Pinilla Luz Dary Cano
5
Se actualizó Carta aprobatoria,
Caracterización del proceso, Cuadro de
controles y comunicaciones,
Indicadores, Flujograma, Formatos
FT-GEC-02.
Nov., 30, 2013 Leonardo Sastoque
Pinilla
David Vargas Martínez
6 Se actualizó Carta
aprobatoria FT-GEC-01 y FT-GEC-02
Mar.,19, 2014 Carlos Cruz David Vargas
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Listado de páginas efectivas. Pág. vi Feb., 22, 2016 Rev.10
7
Se actualizo la caracterización del
proceso, los procedimientos de
compras, los flujogramas, las definicions, los
indicadores y los anexos. Se eliminaron los formatos FT-GEC-
04 Evaluación de Proveedores y FT-GEC-05 Acta de
comité de compras. Se agregaron los
anexos Distribución de centros de costo e Informe mensual de
compras. Se actualizaron los
formatos FT – GEC -01 y FT – GEC -02.
Ago.,20, 2014 Laura Juliana
Chacón Leonardo Sastoque
Pinilla
8
Se actualizaron:
Anexos, Flujogramas, incluyendo criterios
de selección de proveedores.
Feb.,01, 2015 Laura Juliana
Chacón Sandra Camelo
Martín
9 Se actualizó todo el
manual Abr., 01, 2015
Laura Juliana Chacón
Sandra Camelo Martín
10
Se actualizó:
Flujograma de procesos,
Formatos,Carta Aprobatoria y Anexos.
Feb., 22, 2016 Laura Juliana
Chacón Sandra Camelo
Martín
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Listado de páginas efectivas. Pág. vii Feb., 22, 2016 Rev.10
LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS
PÁGINA REVISIÓN FECHA PÁGINA REVISIÓN FECHA
i 10 Feb., 22, 2016 5-7 10 Feb., 22, 2016
ii 9 Abr., 01, 2015 5-8 10 Feb., 22, 2016
iii 9 Abr., 01, 2015 6-1 10 Feb., 22, 2016
iv 9 Abr., 01, 2015 6-2 10 Feb., 22, 2016
v 10 Feb., 22, 2016 6-3 10 Feb., 22, 2016
vi 10 Feb., 22, 2016 6-4 10 Feb., 22, 2016
vii 10 Feb., 22, 2016 6-1 10 Feb., 22, 2016
viii 10 Feb., 22, 2016 7-2 10 Feb., 22, 2016
ix 9 Abr., 01, 2015 7-3 10 Feb., 22, 2016
x 9 Abr., 01, 2015 7-4 10 Feb., 22, 2016
xi 9 Abr., 01, 2015 7-5 10 Feb., 22, 2016
xii 9 Abr., 01, 2015 7-6 10 Feb., 22, 2016
xiii 9 Abr., 01, 2015 7-7 10 Feb., 22, 2016
xiv 9 Abr., 01, 2015 7-8 10 Feb., 22, 2016
xv 9 Abr., 01, 2015 7-9 10 Feb., 22, 2016
1-1 9 Abr., 01, 2015 7-10 10 Feb., 22, 2016
1-2 9 Abr., 01, 2015 7-11 10 Feb., 22, 2016
2-1 9 Abr., 01, 2015 7-12 10 Feb., 22, 2016
2-2 9 Abr., 01, 2015 7-13 10 Feb., 22, 2016
3-1 9 Abr., 01, 2015 7-14 10 Feb., 22, 2016
3-2 9 Abr., 01, 2015 7-15 10 Feb., 22, 2016
4-1 9 Abr., 01, 2015 7-16 10 Feb., 22, 2016
4-2 9 Abr., 01, 2015 7-17 10 Feb., 22, 2016
5-1 10 Feb., 22, 2016
5-2 10 Feb., 22, 2016
5-3 10 Feb., 22, 2016
5-4 10 Feb., 22, 2016
5-5 10 Feb., 22, 2016
5-6 10 Feb., 22, 2016
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Listado de páginas efectivas. Pág. viii Feb., 22, 2016 Rev.10
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Listado de distribución. Pág. ix Abr., 01, 2015 Rev.9
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
No. ENTREGADO A PERSONA QUE
RECIBE
CAPÍTULOS
EN POSESIÓN
Distribución Electrónica
Todos Todos
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Listado de distribución. Pág. x Abr., 01, 2015 Rev.9
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Presentación. Pág. xi Abr., 01, 2015 Rev.9
PRESENTACIÓN
Este documento muestra de forma clara y coherente la estructura del Sistema de Gestión Integral de Girag S.A. en el que a través de la interacción de los procesos y el mejoramiento continuo de los estándares de Calidad, Control y Seguridad, Ambientales y Seguridad Operacional, incrementamos la satisfacción del cliente y los resultados de la Compañía. Cualquier modificación propuesta a este documento, requiere autorización del Proceso de Calidad y Seguridad Integral y posterior aprobación del Director de Operaciones Nacional de la Compañía. USUARIOS DEL MANUAL Este Documento está dirigido a todos los Colaboradores que intervienen en el Sistema de Gestión Integral de Girag S.A. El Documento es propiedad de Girag S.A. y es suministrado por ella en calidad de préstamo o como parte de la dotación a las entidades y personas directamente relacionadas con el SGI de la Compañía, y en tal virtud, es intransferible a cualquier título sin autorización previa del Proceso de Calidad y Seguridad Integral. Consecuentemente, la reproducción del mismo o entrega a terceros sin autorización previa de este Proceso está prohibida. Girag S.A., se reserva los Derechos de Autor. El Proceso de Calidad y Seguridad Integral se reserva el derecho de solicitar la devolución de este Manual cuando así lo estime conveniente. Cada persona o Proceso a la que sea asignado un ejemplar del documento es responsable de su buen uso y de mantenerlo debidamente actualizado. Toda actualización se deberá efectuar a la primera oportunidad y se deberá registrar en la hoja de registro de revisiones. Las solicitudes de copias de revisiones, así como cualquier corrección, aclaración, dudas e inquietudes sobre el Manual y su contenido pueden ser dirigidas a: Girag S.A. Calidad y Seguridad Integral Av. El Dorado 106 – 81, Piso 2, Oficina 515 Bogotá, Colombia Tel.: 4147010 e-mail: calidadyseguridad@girag.com
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Presentación. Pág. xii Abr., 01, 2015 Rev.9
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Glosario de términos y abreviaturas. Pág. xiii Abr., 01, 2015 Rev.9
GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Los términos utilizados en el Sistema de Gestión de Calidad Integral de Girag S.A.y de igual forma empleados a lo largo de este Manual, son aquellos definidos en la Norma ISO 9001. Los siguientes son los términos y abreviaturas adicionales:
AF: Activo Fijo.
BIEN: Todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para satisfacer alguna necesidad.
CARACTERIZACIÓN: Esquema que permite ver la interrelación de las actividades de un proceso, su secuencia, responsables, insumos, entradas y salidas.
COMPRA TÉCNICA: Una compra técnica es aquella que el Líder de Compras no puede realizar por sí mismo y requiere el apoyo del Solicitante para realizar su cotización, ya sea porque se requiere de un conocimiento específico, requiere de una gran logística o análisis para su cotización o un desplazamiento a un sítio el cual el Líder del proceso de Compras no pueda realizar.
EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
FEEDBACK: Equivale a retroalimentación o retroacción, y consiste en introducir los resultados obtenidos como datos para considerar al inicio del nuevo proceso, lo que permitirá rectificar - si procede - dicho proceso.
PROVEEDOR: Persona física o jurídica que suministra productos o servicios (subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos fijados.
SERVICIO: Un servicio es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible. La prestación de un servicio puede implicar, por ejemplo:
o Una actividad realizada sobre un producto tangible suministrado por el cliente (por ejemplo,
reparación de un automóvil); o Una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el cliente (por
ejemplo, la declaración de ingresos necesaria para preparar la devolución de los impuestos);
o La entrega de un producto intangible (por ejemplo, la entrega de información en el contexto de la transmisión de conocimiento);
o La creación de una ambientación para el cliente (por ejemplo, en hoteles y restaurantes).
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Glosario de términos y abreviaturas. Pág. xiv Abr., 01, 2015 Rev.9
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Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Caracterización. Pág. 1-1 Abr., 01, 2015 Rev.9
1. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DE COMPRAS
CARACTERIZACIÓN PROCESOGESTIÓN DE COMPRAS
Requisitos a cumplir: ISAGO: 2.2.1 – 2.1.1 – 1.6.1; ISO 9001:08: 4.1 – 4.2.1.c – 4.2.3 – 4.2.4 – 7.1 – 7.4.1 – 7.4.2 – 7.4.3 – 7.5.5 – 8.2.3 – 8.4 – 8.5.1; BASC Norma:4.3.3, 4.5.3, 4.6 Estándar: 1.1, 1.2, 1.3
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el aprovisionamiento oportuno, en las mejores condiciones comerciales de costo, calidad, tiempo de entrega y forma de pago de los bienes y/o servicios requeridos para cada una de los procesos de la Compañía.
ALCANCE DEL PROCESO: Este proceso aplica para las Compras Técnicas y No Técnicas de todos los procesos de GIRAG S.A., y va desde planear la compra hasta calificar, evaluar el desempeño de los proveedores y solicitantes, hasta la entrega del bien y/o servicio solicitado.
PRODUCTO FINAL DEL PROCESO: Aprovisionamiento de Bienes y/o Servicios
GESTIÓN DE COMPRAS
GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVAPresupuesto
PROCESOS DE SOPORTE: Gestión Financiera PARÁMETROS DE CONTROL/MEDICIÓN/SEGUIMIENTO:Cumplimiento del proveedor, Devoluciones por mala calidad, Tiempo de aprobación de solicitudes de compra, Evaluación de proveedores.
PROCESOS PARTICIPANTES: Todos los procesos
DOCUMENTOS Y REGISTROS: Ver Listado Control de Documentos y Registros
RESPONSABLE DEL PROCESO: Director de operaciones Nacional
RECURSOS: Equipos ofimáticos.
TODOS LOS PROCESOSSolicitud de Compra
SOLICITUD COMPRAS Y/O
SERVICIOS
TODOS LOS PROCESOSEntrega de bien y/o servicio
PRESELECCIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL BIEN
Y/O SERVICIO
EVALUAR Y REEVALUAR EL
DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES
GESTIÓN CALIDAD Y SEGURIDAD INTEGRAL
Aceptación de proveedores
GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVAEstados Financieros.
GESTIÓN CALIDAD Y SEGURIDAD INTEGRAL
Evaluación y reevaluación de Proveedores
C1 C2 C4 C5
APROBACIÓN COMPRAS Y/O
SERVICIOS.C3
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Caracterización. Pág. 1-2 Abr., 01, 2015 Rev.9
DEJADA INTENCIONALMENTE EN BLANCO
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Cuadro de controles. Pág. 2-1 Abr., 01, 2015 Rev.9
2. CUADRO DE CONTROLES
CODIGO DEL
CONTROL
PROCEDIMIENTO ASOCIADO
NOMBRE DEL CONTROL
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
OBJETIVO DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
C1 SOLICITUD DE COMPRAS Y/O
SERVICIOS.
Solicitar autorización por
Director o Jefe del Proceso de
Soporte.
Diligenciar correctamente el
formato, garantizando la información consignada.
Establecer el procedimiento
para la correcta solicitud de
compra del bien y/o servicio.
Por cada Solicitud.
Solicitante y/o quien haga sus
veces.
FT-GEC-01 Formato de Solicitud de
compra.
C2 PRESELECCIÓN Y
SELECCIÓN DE PROVEEDORES.
Seleccionar los posibles
proveedores de la lista base o a un nuevo proveedor.
Evaluar a los proveedores según los
ítems indicados.
Seleccionar al proveedor óptimo para la compra del bien y/o servicio.
Por cada Solicitud.
Líder de proceso de compras y/o quien haga sus
veces.
FT-GEC-01 Formato de Solicitud de
compra
C3 APROBACIÓN COMPRAS Y/O
SERVICIOS.
Evaluar y determinar la
necesidad y la prioridad de la
compra del bien y/o servicio.
Determinar la necesidad del bien y/o servicio por el Director o Jefe de Proceso de Soporte. Establecer el nivel de prioridad de la misma, seleccionando
al mejor proveedor para la compra del
bien y/o servicio
Determinar la urgencia y
necesidad de la solicitud; y al
proveedor óptimo.
Por cada Solicitud.
Director de Proceso de
Soporte, Director Nacional de
Operaciones y Comité de Compras.
FT-GEC-01 Formato de Solicitud de compra, FT-
GEC-03 Registro y/o Actualización de proveedores y
el Anexo 7. Distribución de
centros de costo
C4
RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL
BIEN Y/O SERVICIO.
¿El elemento cumple con las
especificaciones?
Comprobar que el bien y/o servicio comprado
cumpla con las especificaciones
solicitadas.
Evitar que se reciban elementos que no cumplan
con las especificaciones
solicitadas.
Por cada bien y/o servicio adquirido.
Líder de proceso de compras y/o quien haga sus
veces..
FT-GEC-01 Formato de Solicitud de Compra, FT-
GEC-02 Orden de compra a
proveedor y FT-GEC-06
Movimiento de Activos Fijos.
Compra,
C5
EVALUAR Y REVALUAR EL
DESEMPEÑO DE LOS
PROVEEDORES.
Analizar la información.
Evaluar a los proveedores
contratados en el mes, según las variables
indicadas.
Contar con proveedores que
satisfagan las necesidades de
GIRAG S.A.
Mensualmente
Líder de proceso de compras y/o quien haga sus
veces. Proceso de Calidad y
Seguridad Integral
Anexo 9. Informe mensual de
compras
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Cuadro de controles. Pág. 2-2 Abr., 01, 2015 Rev.9
DEJADA INTENCIONALMENTE EN BLANCO
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Cuadro de comunicaciones. Pág. 3-1 Abr., 01, 2015 Rev.9
3. CUADRO DE COMUNICACIONES
QUÉ COMUNICA QUIÉN LO
COMUNICA CÓMO LO
COMUNICA A QUIÉN LO COMUNICA
FRECUENCIA REGISTRO
SOLICITUD DE COMPRA
Solicitante y/o quien haga sus
veces.
FT-GEC-01 Directores o
Jefes de proceso.
Para cada Solicitud.
FT-GEC-01
SOLICITUD DE COMPRA
Directores o Jefes de proceso.
FT-GEC-01 Líder de
Proceso de Compras.
Para cada Solicitud.
FT-GEC-01
ORDEN DE COMPRA A PROVEEDOR
Líder de Proceso de Compras.
FT-GEC-02 Proveedor Para cada Solicitud.
FT-GEC-02
REGISTRO Y/O ACTUALIZACIÓN DE
PROVEEDORES.
Líder de Proceso de Compras.
FT-GEC-03
Proveedor, Proceso de Gestión de Calidad y Seguridad Integral.
Por cada Solicitud según
condiciones FT-GEC-03
EVALUACIÓN Y REVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
Líder de Proceso de Compras.
Informe de desempeño por cada uno de los
proveedores
Coordinador de Calidad y Seguridad Integral.
Mensual Informe
mensual de compras
RESULTADO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A PROVEEDORES
Líder de Proceso de Compras.
Informe de desempeño por cada uno de los
proveedores
Coordinador de Proceso de Calidad y Seguridad
Integral
Bimensual Informe de Gestión de
Proveedores.
RESULTADO DE COMPORTAMIENTO FINANCIERO POR
PROCESO
Líder de Proceso de Compras.
Informe mensual de
compras
Director de Operaciones y
Director Financiero
Mensual Informe
mensual de compras
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Cuadro de comunicaciones. Pág. 3-2 Abr., 01, 2015 Rev.9
DEJADA INTENCIONALMENTE EN BLANCO
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Indicadores. Pág. 4-1 Abr., 01, 2015 Rev.9
4. INDICADORES.
4.1. Cumplimiento de condiciones comerciales de proveedores
NOMBRE DEL INDICADOR
CUMPLIMIENTO DEL PROVEEDOR
DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Representa el grado de cumplimiento de las condiciones comerciales de cada proveedor según lo pactado en la cotización.
CÁLCULO DEL INDICADOR
(Número de condiciones comerciales cumplidas por parte del proveedor en el período t/Número de condiciones comerciales pactadas con el proveedor en el período t)*100
PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO
El número de condiciones comerciales pactadas con el proveedor, corresponden a las 5 condiciones estándar de negociación: Precio, calidad, forma y fecha de entrega, forma de pago y garantía. El número de condiciones cumplidas con el proveedor corresponde a la cantidad de promedios de calificación de cada proveedor, que sean iguales a 5.
FUENTES DEL INDICADOR FRECUENCIA DEL CÁLCULO
FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor Mensual
TENDENCIA DEL INDICADOR RESPONSABLE DEL CÁLCULO
90% Coordinador de Compras y Análisis Financiero
RESPONSABLE DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Coordinador de Calidad y Seguridad Director Financiero
Director Nacional de Operaciones
ÁRBOL DE INDICADOR
Seguridad, Productividad y agilidad
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Indicadores. Pág. 4-2 Abr., 01, 2015 Rev.9
Satisfacción del proceso solicitante 4.2.
NOMBRE DEL INDICADOR
SATISFACCIÓN DEL PROCESO SOLICITANTE
DEFINICIÓN DEL INDICADOR
El indicador mide el grado de satisfacción del proceso solicitante, frente a la gestión de la compra del bien y/o servicio que solicitó.
CÁLCULO DEL INDICADOR
(Promedio de las calificaciones de satisfacción durante el período t / Máximo nivel de calificación de satisfacción)*100
PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO
El promedio de las calificaciones de satisfacción del proceso solicitante se obtienen de sumar las calificaciones registradas en la orden de compra, y dividirlo sobre el número total de órdenes de compra realizadas. El máximo nivel de calificación de satisfacción corresponde a 5.
FUENTES DEL INDICADOR FRECUENCIA DEL CÁLCULO
FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor Mensual
TENDENCIA DEL INDICADOR RESPONSABLE DEL CÁLCULO
90% Coordinador de Compras y Análisis Financiero
RESPONSABLE DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Coordinador de Calidad y Seguridad Director Financiero
Director Nacional de Operaciones
ÁRBOL DE INDICADOR
Seguridad, Productividad y agilidad
Valor económico
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Flujograma. Pág. 5-1 Feb., 22, 2016 Rev.10
5. FLUJOGRAMA
C1 – Solicitud de compras y/o servicios. 5.1.
C1 – SOLICITUD DE COMPRAS Y/O SERVICIOS.
FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMO CONSIDERACIONES GENERALES
Pas
o 6
Pas
o 3
Pas
o 4
– P
aso
crí
tico
.P
aso
5P
aso
1P
aso
2
Según las necesidades del Proceso, se deberán identificar bienes y/o servicios que se requieran para continuar con el normal desarrollo de las actividades propias de este.
INICIO
Identificar la necesidad de bienes
o servicios.
Solicitante y/o quien haga sus
veces.
Solicitante y/o quien haga sus
veces.
Diligenciar la solicitud de compra en el Formato FT-GEC-01 Solicitud de Compra y remitirla al Jefe de Proceso o quien haga sus veces de para su aprobación.
Proceder a cotización del bien
y/o servicio.
FIN
Se deberá seleccionar aquella cotización que ofrezca una mejor relación entre costos, calidad, tiempos de entrega y formas de pago.
Se debe consignar la información correspondiente a la Descripción del bien y/o servicio solicitado y la Justificación de la compra del mismo en el formato de Solicitud de Compra.
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Solicitar autorización por Director o Jefe
de Proceso.
¿Es aprobada?
Jefe de Proceso o quien haga
sus veces.
Si es aprobada debe dirigirse la Solicitud de compra al Líder de compras para comprobar si el bien y/o servicio se encuentra en el inventario.
Si
No
¿Se solicita una compra técnica?
Proceder a cotización del
bien y/o servicio.
Si
No
Solicitante y/o quien haga sus
veces.
Solicitante y/o quien haga sus
veces.
Se deben solicitar como mínimo tres cotizaciones y seleccionar aquella que ofrezca mejor relación entre: tiempos de entrega, calidad del bien y/o servicio, forma de pago y mejor economía para Girag S.A.
Si para la compra del bien o servicio solicitado se requiere de un gran conocimiento técnico (Compra técnica), esta cotización la deberá realizar el Solicitante. Esta clasificación se encuentra en el Anexo 1.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Flujograma. Pág. 5-2 Feb., 22, 2016 Rev.10
C2 - Preselección y selección de proveedores. 5.2.
C2 - PRESELECCIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES.
FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMOCONSIDERACIONES
GENERALES
Entregar invitación a cotizar.
Por medio de un e-mail o de manera verbal requerir la cotización de acuerdo con la necesidad de abastecimiento, especificando claramente los requerimientos técnicos, físicos y de calidad requerido.
Se deben solicitar como mínimo tres cotizaciones para cada requerimiento. Se debe seleccionar aquellos que ofrezcan menores tiempos de entrega, calidad del bien y/o servicio, mejor economía para Girag S.A. y forma de pago.
Pas
o 2
Pas
o 1
- C
ríti
co.
Pas
o 3
Pas
o 4
INICIO
Seleccionar los posibles
Proveedores.
La selección de proveedores de compras que no requieran conocimientos técnicos, (Compras no técnicas) debe hacerla el Coordinador de Compras, de lo contrario debe ser realizada por el solicitante. Esta clasificación se encuentra en el Anexo 1.
Recibir y adjuntar cotizaciones a
Solicitud de compra.
Se deberá pre-aprobar aquella cotización que ofrezca una mejor relación entre costos, calidad, tiempos de entrega y formas de pago.
Presentar la documentación para la aprobación de la
compra.
Si la cotización es realizada por el solicitante, remitir el Formato FT-GEC-01 Solicitud de compra y las cotizaciones al Coordinador de compras.
FIN
Coordinador de compras o el solicitante.
La solicitud de compra y las cotizaciones adjuntas, son revisadas y estudiadas para aprobación por el Director de Operaciones o quién haga sus veces y la Directora Financiera o quién haga sus veces.
Coordinador de compras o el solicitante.
Coordinador de compras o el solicitante.
Coordinador de compras o el solicitante.
Esta selección debe realizarse según los criterios establecidos en el Anexo 4. Tabla de criterios de selección de proveedores, teniendo en cuenta que en cada uno de ellos, el proveedor debe haber recibido el concepto de favorabilidad.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Flujograma. Pág. 5-3 Feb., 22, 2016 Rev.10
C3 - Aprobación compras y/o servicios. 5.3.
C3 - APROBACIÓN COMPRAS Y/O SERVICIOS.
FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMOCONSIDERACIONES
GENERALES
Pas
o 1
– P
aso
crí
tico
.P
aso
3P
aso
4 –
Pas
o c
ríti
co.
Pas
o 2
Pas
o 5
INICIO
Evaluar y determinar la necesidad y la prioridad de la
compra del bien y/o servicio.
¿La compra es aprobada?
Firmar en aprobación la
solicitud y la orden de compra
Presentar la solicitud de compra al Director de
Operaciones y Directora Financiera
Coordinador de compras o
quién haga sus veces
Directora Financiera y Director de
Operaciones
Remitir el Formato FT-GEC-01 Solicitud de compra junto con las cotizaciones recibidas para su Revisión y aprobación.
Con base en la información recibida se aprobará mediante firma la Solicitud de compra (FT-GEC-01). La aprobación del monto de la solicitud se hará según el Anexo 2. Tabla de autorización de compra por
monto.
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Determinando si el requerimiento de la compra del bien y/o servicio es realmente necesario. Determinar la validez de las cotizaciones y la conveniencia de estas para Girag S.A. y establecer la prioridad de esta compra.
Si la compra del bien y/o servicio no es aprobada, el Coordinador de compras deberá notificar vía e-mail al solicitante las razones por las cuales no fue aprobada la solicitud.
La firmará su aprobación de la compra en el formato FT-GEC-01 Solicitud de compra y en el formato FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor
Si
Director de Operaciones y
Directora Financiera
FIN
Notificación al Proveedor.
Se remite la Orden al proveedor elegido para proceder a recibir el bien y/o servicio. Debe hacerse llegar el Formato FT-GEC-03 Registro y/o actualización de proveedores al mismo para proceder a su registro en la Carpeta de Proveedores. Así mismo, el Coordinador de Compras enviará el Folleto Informativo de Seguridad y solicitará sea firmado el Acuerdo de Seguridad.
No
El formato FT-GEC-03 Registro y/o actualización se enviará para diligenciamiento, si es la primera vez que se realiza un acuerdo comercial con el proveedor, y si este se ha clasificado como proveedor de riesgo Medio, Alto o Crítico, y deberá actualizarse anualmente. No se diligenciará para proveedores de riesgo Bajo y/o con relaciones comerciales esporádicas (dos o menos al año).
Directora Financiera y Director de
Operaciones
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Flujograma. Pág. 5-4 Feb., 22, 2016 Rev.10
C4 - Recepción y entrega del bien y/o servicio. 5.4.
C4 - RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL BIEN Y/O SERVICIO.
FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMOCONSIDERACIONES
GENERALES
Pas
o 1
Pas
o 2
– P
aso
crí
tico
Pas
o 3
Recibir el bien y/o servicio solicitado por parte del Proveedor, revisando las especificaciones técnicas solicitadas.
INICIO
Recepción de elementos
adquiridos y/o servicios prestados.
¿El elemento cumple con las
especificaciones?
Entrega del bien al Jefe de Proceso
solicitante y/o quien haga sus veces.
Si el bien y/o servicio cumple las especificaciones, firmar en aprobación el formato FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor.En caso de que no cumpla, este será devuelto al Proveedor para que haga entrega del elemento que cumpla con las características solicitadas junto con el formato FT-GEC-02 Orden de compra al proveedor.
Si se trata de un Activo fijo, se hace posterior entrega al encargado de los Activos Fijos. Si se presentan devoluciones por mala calidad, informar vía e-mail al Líder de compras para su control.
Recibir el bien y/o servicio solicitado, revisando las especificaciones técnicas solicitadas y firmar el formato FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor como acuse de recibo. Registrar la calificación del proveedor en el formato FT-GEC-02 Orden de compra, según la clasificación del mismo estipulada en el Anexo 3. y los criterios de evaluación del Anexo 5. Tabla de criterios de calificación de proveedores
Si
No
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
1
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Flujograma. Pág. 5-5 Feb., 22, 2016 Rev.10
C4 - RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL BIEN Y/O SERVICIO.
FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMOCONSIDERACIONES
GENERALES
Pas
o 6
Pas
o 4
Pas
o 5
FIN
Calificar el proceso de la compra
solicitada.
Archivar la documentación
Jefe de Proceso solicitante y/o quien haga sus
veces.
Coordinador de compras
o quien haga sus veces
Se debe registrar la calificación asignada a la gestión del proveedor en el formato FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor, según lo estipulado en el Anexo 3.Clasificación de proveedores por impacto y el Anexo 5. Tabla de criterios de calificación de proveeedores
1
La documentación generada durante el proceso de la compra se dispondrá en el archivo del proceso de compras, según el número consecutivo de las órdenes, durante un período de un año. Pasado este tiempo, pasará al archivo histórico.
Cuando se realicen solicitudes de compras no técnicas, el Líder de Compras remitirá el Anexo 8. Distribución de centros de costo al proceso de Gestión Financiera, una vez se recibe la factura de la compra.
Calificar la gestión del proveedor.
Recibir el bien y/o servicio solicitado, revisando las especificaciones técnicas solicitadas y firmar el formato FT-GEC-04 Entrada de Producto a Bodega como acuse de recibo.
Coordinador de compras
o quien haga sus veces
El solicitante deberá registrar la calificación asignada al proceso de compra en el formato FT-GEC-02 Orden de Compra, según el servicio recibido tomando como base lo estipulado en el Anexo 6.Tabla de criterios de calificación del proceso de compras.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Flujograma. Pág. 5-6 Feb., 22, 2016 Rev.10
C5 - Evaluar y revaluar el desempeño de los proveedores. 5.5.
C5 - EVALUAR Y REVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES.
FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMOCONSIDERACIONES
GENERALES
Pas
o 1
Pas
o 2
– P
aso
crí
tico
Pas
o 3
Pas
o 4
Pas
o 5
INICIO
Calificación mensual de proveedores
Analizar la información.
¿El proveedor tiene calificación
satisfactoria?.
Continúa en Lista base de Proveedores.
Según las calificaciones registradas por cada proveedor en los formatos FT-GEC-02, se calcula la calificación promedio del mes.
Se entiende como satisfactoria la calificación de 90% en adelante.
Si
No
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
El desempeño del proveedor se clasifica según lo estipulado en el Anexo 5.Tabla de criterios de calificación de proveedores.
El proveedor es asignado para reevaluación.
Se realiza una retroalimentación al proveedor, indicando aspectos a corregir durante un mes, para continuar con la prestación de los bienes y/o servicios.
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
1
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Flujograma. Pág. 5-7 Feb., 22, 2016 Rev.10
C5 - EVALUAR Y REVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES.
FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMOCONSIDERACIONES
GENERALES
Pas
o 8
Pas
o 5
Pas
o 6
Pas
o 7
FIN
Eliminar de la lista base de
Proveedores.
Dando un feedback al Proveedor vía e-mail, informando que continuará en la Base de datos, mencionando los aspectos a optimizar si así se requiere.
Dando un feedback al proveedor vía e-mail, informando que saldrá de la Base de datos, indicando las razones por las cuales se tomó la decisión.
Informar vía e-mail al Coordinador de Calidad y Seguridad, los pproveedores eliminados de la Lista base de proveedores. La evaluación de proveedores quedará registrada en el Anexo 9. Informe mensual de compras.
El proveedor es asignado para revaluación.
Se realiza una retroalimentación al proveedor, vía correo electrónico con copia efectiva al director de operaciones indicando aspectos a corregir durante un mes, para continuar con la prestación de los bienes y/o servicios.
¿El proveedor obtiene
calificación satisfactoria?.
No
Continúa en Lista base de
Proveedores.
Si
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Coordinador de compras o
quien haga sus veces
Se entiende como satisfactoria la calificación de 90% en adelante.
1
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Flujograma. Pág. 5-8 Feb., 22, 2016 Rev.10
DEJADA INTENCIONALMENTE EN BLANCO
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Formatos. Pág. 6-1 Feb., 22, 2016 Rev.10
6. FORMATOS
FT-GEC-01 - Solicitud de compra. 6.1.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Formatos. Pág. 6-2 Feb., 22, 2016 Rev.10
FT-GEC-02 - Orden de compra al proveedor. 6.2.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Formatos. Pág. 6-3 Feb., 22, 2016 Rev.10
FT-GEC-03 – Registro y/o actualización de proveedores. 6.3.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 6-1 Feb., 22, 2016 Rev.10
FT-GEC-04 – Entrada de Producto a Bodega 6.4.
FT-GEC-04
12 de feb de 16 No. Orden
No. Solicitud No. Solicitud
Señor: NIT y/o RUT :
Dirección: Telefono :
Ciudad:
Ítem Unidad Cantidad Vr. Unitario Vr. Total
1 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
2 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
3 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
4 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
5 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
6 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
7 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
8 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
9 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
10 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
11 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
12 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
13 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
14 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
15 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!
Moneda(s) de transacción: #¡REF!
ENTRADA DE PRODUCTO A BODEGA
Revisión Orig. - 21, Abr., 2015
Ingresar la Base en el Formato Solicitud de
CompraFecha Orden:
Ingresar la Base en el Formato Solicitud de
Proceso Solicitante #¡REF! NIT: 890.308.447-1
#¡REF! #¡REF!
#¡REF! #¡REF!
Ingresar la Base en el Formato
Solicitud de Compra
#¡REF!
Descripción del Servicio o Producto a
Entregar
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
Vo Bo Coordinador de Compras
Nombre Firma VoBo Acuse recibo y/o realización del Producto/Servicio
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
#¡REF!
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-2 Feb., 22, 2016 Rev.10
7. ANEXOS
Anexo 1: Tabla de clasificación compras técnicas y no técnicas 7.1.
Por favor, remitirse al Glosario de términos y abreviaturas para conocer la consideración de Compras técnicas. La cotización y posterior compra de elementos o servicios técnicos los realizará el Líder del Proceso de Compras, con asesoría del Auxiliar del Proceso de soporte. Si para la compra del bien o servicio solicitado se requiere de un gran conocimiento técnico que no tenga el Líder del proceso de Compras de la Compañía, esta cotización la deberá realizar el Auxiliar del Proceso de soporte.
COMPRAS NO TÉCNICAS
Elementos Papelería (Papel, tintas, marcadores, etc.), Elementos de aseo y cafetería.
Servicios de Seguridad (Polígrafos, Visitas domiciliarias, etc.), Documentación técnica (Manuales técnicos, normativos, etc.), Auditorías.
Elementos de Dotación (Uniformes, Gafas de protección, Tapa oídos, Guantes, Carnetización, entre otros.)
Suministros de Infraestructura como mesas, sillas, básculas, escáner, etc. Equipos y/o elementos para adecuaciones locativas.
Equipos de tecnología y telecomunicaciones (Computadores, memorias, impresoras, etc.) Remitir estas solicitudes al proceso de Gestión de tecnología, informática y telecomunicaciones
COMPRAS TÉCNICAS
Elementos Mantenimiento Aeronaves (Repuestos, suministros, etc.)
Elementos Mantenimiento Equipos en tierra (Repuestos, suministros, etc.).
Elementos para mantenimiento de Infraestructura (Servicios de Reparación)
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-3 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 2: Tabla de prioridades y nivel de autorización de compra 7.2.por monto.
Tabla de Clasificación de Prioridades
Prioridad Justificación
Urgente Combustible , repuestos indispensables en el uso de equipos en tierra, requerimientos normativos que puedan detener la prestación del servicio.
Alta Reparaciones, insumos y servicios con afectación mayor a la operación.
Media Dotación , EPP, compras de insumos y servicios que afectan levemente la ejecución de los procesos operativos.
Baja Insumos de papelería y compras menores
Nivel de autorización de compras
Valor inicial Valor final Quién autoriza
0 35000USD Directora Financiera – Director de Operaciones
35000USD - Junta Directiva
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-4 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 3: Clasificación de proveedores por impacto 7.3.
Clasificación de proveedores por impacto
Clasificación Impacto sobre el producto
Crítico
Aquellos cuyos productos y/o servicios comprometan el incumplimiento de la promesa básica del servicio al cliente final y/o incumplimiento total de los objetivos principales del proceso o cuya compra sea de veinte (20) Salarios Mínimos Legales Vigentes en adelante. Se incluyen los proveedores a los cuales se les remitan solicitudes de compra que incluyan:
Servicios o productos que se relacionen con el control y seguridad de la Compañía (Ej.: Polígrafos, visitas domiciliarias, escaners, revisión de antecedentes, entre otros
Servicios o productos para el Proceso de Gestión de Mantenimiento Aeronáutico (Ej.: Repuestos, suministros técnicos, calibraciones, entre otros)
Servicios o productos que afecten el bienestar y/o la seguridad de los funcionarios de la Compañía (Ej.: Transporte de personal, dotaciones, alimentación, etc.)
Servicios o productos con un alto impacto sobre el medio ambiente (Ej.: Manejo de residuos peligrosos)
Servicios o productos que generen un acceso por parte del Proveedor a las instalaciones y a la información confidencial de la Compañía.
Alto
Aquellos cuyos productos y/o servicios comprometan el incumplimiento de la promesa de valor agregado al cliente final y/o incumplimiento parcial de los objetivos principales del proceso y/o perjudica considerablemente la eficacia de los procesos subsecuentes o cuyo monto de compra sea de entre diez (10) Salarios Mínimos Legales Vigentes y veinte (20) Salarios Mínimos Legales Vigentes.
Medio
Aquellos cuyos productos y/o servicios comprometan el incumplimiento de la promesa de valor agregado al cliente final, incumplimiento parcial de los objetivos principales del proceso y/o perjudica considerablemente la eficacia de los procesos subsecuentes o cuyo monto de compra sea de entre cinco (5) Salario Mínimo Legal Vigente y diez (10) Salarios Mínimos Legales Vigentes.
Bajo Aquellos cuyos productos y/o servicios afectan mínimamente al cliente final o a la eficacia de los procesos propios o subsecuentes o cuyo monto de compra sea de entre cero (0) y cinco (5) Salarios Mínimos Legales Vigentes.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-5 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 4: Tabla de criterios de selección de proveedores 7.4.
La selección de proveedores se realizará teniendo en cuenta la favorabilidad de los mismos, según los criterios que se enumeran en la tabla a continuación. Se debe tener en cuenta que los criterios aplicables a cada proveedor, dependen de la clasificación del mismo, según los requisitos del Anexo 3. Clasificación de proveedores por impacto.
Clasificación del proveedor
Criterio de favorabilidad
Bajo Medio Alto
Crítico
Precio: Comparación del precio ofertado con respecto al mismo proveedor y con respecto al mercado
Forma de pago: Políticas de cobro ofrecidas ( 30,45 y 60 días)
Políticas de garantía y servicio postventa.
Medio Alto
Crítico
Registro y/o actualización de Proveedores*
Consulta en Centrales de Riesgo:* Contraloría Procuraduría RUE Lista Clinton
Antecedentes Judiciales de Representantes Legales
Nota: De ser detectada alguna inconsistencia en la información arrojada en la consulta a centrales de riesgo, debe informarse al Proveedor, que se entregará una copia de la información detectada a las Autoridades en caso de que sea requerida por estas. En el Anexo 4. Identificación y Reporte de Operaciones Sospechosas, se dictan lineamientos a tener en cuenta en la detección de actividades sospechosas, y se establece el procedimiento a seguir en dicho caso.
Alto Crítico
Experiencia en el mercado.
Verificación con el Sistema de Calidad: Certificación ISO, u otras de la naturaleza de la actividad.*
Verificación del Sistema de Gestión de Seguridad Integral: Certificaciónes, Departamento de Seguridad, CCTV, Control de Acceso.*
*Se debe mantener archivo de los documentos que soporten esta información.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-6 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 5: Tabla de criterios de calificación de proveedores. 7.5.
La eficacia de los proveedores se evaluará teniendo en cuenta el nivel de satisafacción del proceso de compras con el resultado de su solicitud, teniendo como criterios de evaluación los que se enumeran en la tabla a continuación. Se debe tener en cuenta que los criterios aplicables a cada proveedor, dependen de la clasificación del mismo, según los requisitos del Anexo 3. Clasificación de proveedores por impacto.
Clasificación del proveedor
Criterio de calificación
Bajo Medio Alto
Crítico
Precio: Variación del precio de la referencia con respecto al
mismo proveedor y con respecto al mercado
Calidad: Cumplimiento de especificaciones técnicas exigidas por
Girag S.A.
Entrega: Entrega de bienes y/o servicios dentro del plazo
inicialmente pactado, y coincidencia con lo solicitado.
Forma de pago: Cumplimiento de política de cobro ofertada.
Garantía: Cumplimiento de políticas de garantía ofertadas
Medio Alto
Crítico
Consulta Semestral en Centrales de Riesgo:
Contraloría
Procuraduría
RUES
Lista Clinton
Datajurídica
Antecedentes Judiciales de Representantes Legales
Servicio al cliente: Servicio postventa, mantenimientos
posteriores, horarios de atención, capacidad de respuesta a
urgencias.
Alto Crítico
Sistema de Calidad: Certificación ISO, u otras de la naturaleza de
la actividad.
Sistema de Gestión de Seguridad Integral: Certificación,
Departamento de Seguridad, CCTV, Control de Acceso. La asignación de puntuación se hará como se muestra a continuación:
Nivel de Satisfacción Puntuación
Muy satisfecho 5
Satisfecho 4
Indiferente 3
Insatisfecho 2
Muy insatisfecho 1
Esta puntuación se registrará en cada orden de compra firmada con acuse de recibo, y la gestión del proveedor mensualmente se clasificará según la calificación promedio obtenida de la siguiente manera:
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-7 Feb., 22, 2016 Rev.10
Puntuación Clasificación 4.6 - 5 Puntos. Excelente.
4 - 4.5 Puntos. Muy buena.
3 - 4 Puntos. Buena.
2 - 3 Puntos. Aceptable.
1 - 2 Puntos. Crítica.
0 - 1 Puntos. Muy crítica.
Si la naturaleza del bien y/o servicio, no permite la calificación de algún criterio establecido, esta no se tendrá en cuenta. El Proceso de Calidad y Seguridad Integral será quien validará la información de cada Proveedor de la Compañía y contará con la facultad de inactivar Proveedores del Proceso que cuenten con una inadecuada evaluación, no cumplan con la calificación requerida o no cuenten con la documentación mínima requerida.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-8 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 6: Tabla de calificación del proceso de compras. 7.6.
La gestión del proceso de compras se evaluará teniendo en cuenta el nivel de satisafacción de los procesos solicitantes con el resultado de su solicitud, teniendo como criterios el tiempo de entrega y el cumplimiento de sus requerimientos. La asignación de puntuación se hará como se muestra a continuación:
Nivel de Satisfacción Puntuación
Muy satisfecho 5
Satisfecho 4
Indiferente 3
Insatisfecho 2
Muy insatisfecho 1
Esta puntuación se registrará en cada orden de compra firmada con acuse de recibo y la gestión del proceso de compras se clasificará según la calificación promedio obtenida durante cada mes, de la siguiente manera:
Puntuación Clasificación 4.6 - 5 Puntos. Excelente.
4 - 4.5 Puntos. Muy buena.
3 - 4 Puntos. Buena.
2 - 3 Puntos. Aceptable.
1 - 2 Puntos. Crítica.
0 - 1 Puntos. Muy crítica.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-9 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 7: Centros de costos. 7.7.
La clasificación con la que se cuenta actualmente en Girag S.A. es la siguiente:
Código Nombre del Centro de Costos
53 Procesos de soporte
5302 GES – Gestión Estratégica
5303 GTH – Gestión del Talento Humano
5304 GEF – Gestión Financiera
5305 GMI – Gestión de Mantenimiento a la Infraestructura
5306 GCS – Gestión de Calidad
5307 GCS – Gestión de Calidad Seguridad
5308 GMT – Gestión de Mantenimiento a Equipos en Tierra
5309 GCO – Gestión Comercial
5310 GIT – Gestión de Informática, Tecnología y Telecomunicaciones
5311 GEC – Gestión Estratégica de Compras
5312 GCS – Gestión Ambiental
5313 GCS – Safety
54 GOC – Gestión de Operaciones de Carga
5401 GOC – Carga Importación
5402 GOC – Carga Exportación
5403 GOC – Carga Marítima
5404 GOC – Bodega (Carga seca/ Cuarto Frio)
5405 GOC –Movilización de Carga
5406 GOC – Carga Domestica
5407 GOC –Collect Fee
5408 GOC – Cabotajes
5409 GOC – Transferencias
5410 GOC –Manejo Aduanero
5411 GOC –Dangerous
5412 GOC – Labado establos/Hielo seco/Reporte
5413 GOC –Correo
5414 GOC –Gastos Reembolse
5415 GOC – Capacitaciones
5416 GOC –Administración
5417 GOC – Reintegro Financiero Factoring
5418 GOC –Comisiones Reintegro Factoring
55 GAA – Gestión de Atención de Aeronaves
5501 GAA – Atención de Aeronaves
5502 GAA – Alquiler de Equipos GSE
5503 GAA –traslado carga plataforma
5504 GAA – Chárter y Sobre Vuelos
5505 GAA – Despacho
57 GMF –Gestión de Mantenimiento de Aeronave
5701 GMF – Tar Mant Aeronaves
58 GSSA –Ingresos de Terceros
5801 GSSA –Cubana 830,002,929 Guía
5802 GSSA –GHI Colombia 900,596 ,431 Guía 022
5803 GSSA – Girag Panamá 444444117
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-10 Feb., 22, 2016 Rev.10
Código Nombre del Centro de Costos
5804 GSSA – Alitalia 444444239
5805 GSSA – Japan 444444123
Es importante que en cada Solicitud de Compra se escriba el número de Centro de Costo con el fin de optimizar los tiempos en el Proceso de compras de Girag S.A.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-11 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 8: Distribución de centros de costo 7.8.
Orden No.
Factura No.
Proveedor: NIT y/o RUT :
Dirección: Telefono :
Ciudad:
CECO
CECO 1
CECO 2
CECO 3
CECO 4
CECO 5
CECO 6
CECO 7
CECO 8
CECO 9
CECO 10
Vo Bo Coordinador Calidad y Seguridad
Integral y/o quien haga sus veces
(Nombre y Firma)
Porcentaje asignado
Moneda(s) de transacción:
Vo Bo Líder de Compras (Nombre y
Firma)
Valor Asignado
DISTRIBUCIÓN DE CENTROS DE COSTOS
Fecha Orden:
Proceso Solicitante:
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-12 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 9: Informe mensual de compras 7.9.
Proceso
solicitante
Centro de
costos 1
Centro de
costos 2
Centro de
costos 3
Centro de
costos 4
Centro de
costos 5
Centro de
costos 6Valor Total Proveedor
Cumplimiento
del proveedor
INFORME MENSUAL DE COMPRAS
Fecha de
presentación
Descripción
Líder de Compras y/o quien haga sus
veces.
Director Financiero y/o quien
haga sus veces.
Calificación del proceso de Compras
Total: 0
Director Nacional Operaciones y/o
quien haga sus veces.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-13 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 10: Procesos de soporte. 7.10.
Proceso Funciones de soporte
Proceso Calidad y Seguridad Integral
Verificación del cumplimiento de los procedimientos de compras según lo estipulado en el manual, garantizando que el proceso tenga las garantías para cumplir sus objetivos.
Proceso Gestión Financiera
Desembolso de dinero según los acuerdos entre el proveedor y el proceso de compras
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-14 Feb., 22, 2016 Rev.10
Anexo 11. Identificación y Reporte de Operaciones Sospechosas 7.11.
Con el fin de brindar lineamientos para la identificación de operaciones y actividades sospechosas, a continuación se describen una serie de situaciones propensas a tomar como referencia en el proceso de selección y verificación de Asociados de Negocio. La presencia de alguna de estas situaciones, se tomará como señal de alarma y debe reportarse de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento (Coordinador de Calidad y Seguridad Integral).
Asociados de Negocio que sean directivos, accionistas o propietarios de casas de cambio, casinos u otras entidades similares.
Asociados de Negocio que sean funcionarios públicos de alto nivel.
Cualquier persona que quiera llevar a cabo una operación de dinero efectivo superior a los márgenes establecidos.
Cuando existan indicios o certeza razonable de que Asociados de Negocio o personas cuya identificación indique que no actúan por cuenta propia, deberá obtenerse la información para verificar y registrar tanto la identidad de los representantes, apoderados y autorizados como de las personas por cuenta de las cuales actúan.
Negativa del Asociado de Negocio a efectuar la operación comercial, cuando se le solicita su identificación.
Solicitud de canje de billetes pequeños por su equivalente en altas denominaciones.
Aportación de información incompleta, vaga o poco creíble y de quien no entrega referencias verificables.
Entrega de sumas importantes de billetes y solicitud de efectuar varias transferencias a distintos lugares del país o al extranjero sin que se encuentre justificativo por la actividad verificable del Asociado de Negocio.
Operaciones por las cuales el Asociado de Negocio ofrece pagar altas comisiones.
Recuerde que por lo general, aquellas personas que se molestan cuando se les solicita identificación son en principio “sospechosas”.
Presentación de dinero falso, ya que se ha demostrado internacionalmente que existe cierta relación entre la falsificación de billetes y el narcotráfico.
Cambio injustificado en el modo de vida de ciertos empleados de empresas y/o instituciones financieras que habitualmente realizan operaciones con la compañía.
Casos de transferencias recibidas que vuelven a ser remitidas a otros puntos del país o al exterior.
Cuando una persona que está realizando una transacción provee datos y referencias falsas, o no verificables.
Casos en que se presente una persona menor de edad a realizar las operaciones.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-15 Feb., 22, 2016 Rev.10
Operaciones que no coinciden con la capacidad económica y perfil del Asociado de Negocio.
Asociado de Negocio que realiza transacciones de elevado monto y no declara una actividad acorde que justifique los montos involucrados.
Asociado de Negocio que en un corto periodo de tiempo aparece como dueño de importantes y nuevos negocios y/o activos.
Asociado de Negocio que evita el contacto personal con la entidad con la que está realizando una transacción, llegando incluso a nombrar representantes o intermediarios encargados del manejo de sus inversiones.
Incremento en la facturación del negocio de un Asociado de Negocio, sin razón que lo justifique, la que se evidencia en la actividad de las cuentas de dicho Asociado de Negocio.
Asociado de Negocio que realiza operaciones que están fuera de lo habitual respecto a su comportamiento anterior.
Compra y venta frecuente de montos importantes de divisas, sin el respaldo de una consecuente actividad económica.
Repetidas solicitudes de cambio de divisas, por montos levemente inferiores al umbral de registro, las que se producen en cortos períodos de tiempo e incluso a través de diferentes sucursales.
Empleados que impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a determinados Asociados de Negocio.
Asociado de Negocio que utiliza múltiples instrumentos financieros para pagar a una entidad y su negocio no justifica pagos a través de dicha variedad de instrumentos.
Indicios de que el Asociado de Negocio no actúa por su cuenta y que intenta ocultar la identidad del verdadero involucrado.
Asociados de Negocio que frecuentemente realizan depósitos en efectivo para cubrir órdenes de pago, transferencias de dinero y otros instrumentos fácilmente liquidables.
Reiteradas operaciones a nombre de terceras personas. Ante cualquier indicio de operación sospechosa, quien la detecte deberá informar de manera reservada al Oficial de Cumplimiento BASC (Coordinador de Calidad y Seguridad Integral), teniendo en cuenta incluir:
Nombres y apellidos completos y/o identificación de las personas reportadas
Datos de ubicación como ciudad, municipio, direcciones, teléfonos, etc.
En la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos y la participación
de cada persona o agente,
Características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.
Manual de Gestión de Compras. MP-GEC
Anexos. Pág. 7-16 Feb., 22, 2016 Rev.10
Cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o transacciones implicadas
en la operación sospechosa.
Posteriormente, se deberá diligenciar el formulario de Reporte de Operación Sospechosa a través del Sistema en Línea SIREL, utilizando el Usuario: GIRAG1 y la clave designada al correo institucional del Oficial de Cumplimiento, siguiendo las instrucciones del ANEXO 1 – ROS REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS de la UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANALISIS FINANCIERO UIAF, disponible en https://www.uiaf.gov.co/. Se reitera que de acuerdo a la ley que rige la materia, tanto el funcionario que entrega la información como el que la recibe, deben guardar absoluto secreto de esta. Respecto de la suerte de los negocios que se están llevando a cabo con quien se sospecha de participar en actividades ilícitas, corresponderá al Oficial de Cumplimiento (Coordinador de Calidad y Seguridad Integral) instruir de forma reservada respecto de la continuidad de la operación comercial.