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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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Fecha de Vigencia: 01/05/2018
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Adopción del documento.
CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Transporte 30/04/2018
YAZMIN HERNANDEZ VELOZA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo de
Bienestar, Desarrollo Personal y Capacitación
30/04/2018
CLAUDIA RODRIGUEZ HERNANDEZ Asesor 30/04/2018
MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 30/04/2018
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
ELIANA PRADA BELTRAN Asesor 30/04/2018
REVISÓ CARGO FECHA
LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ Director Administrativo y Financiero 30/04/2018
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional 01/05/2018
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Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................................ 6 1.1 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL .......................................................................................................... 7 1.1.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................................................... 7 1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................................................... 7 1.1.3 DIRECTRICES ALTA DIRECCIÓN ........................................................................................................................................... 8 1.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS ..................................................................................... 8 1.3 COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ................................................................................................................................................... 8 1.3.1 ACTA DE COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ............................................................................................................................... 8 1.3.2. OBJETIVOS DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ................................................................................................................. 9 1.3.3 INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ........................................................................................................... 10 1.3.4 ROLES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES .................................................................................................................. 11
ROLES Y FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN ................................................................................................................ 11
ROLES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL: ............................................................. 12 1.3.5 FRECUENCIA DE REUNIONES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL................................................................................. 15 1.4 RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL ..................................................................................... 16 1.4.1 RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL .................................................................................. 16 1.3.2 IDONEIDAD DEL RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL ..................................................... 17 1.5 DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL ........................................................................................................ 19 1.6 DIAGNÓSTICO - CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................................................... 20 1.6.2 ANÁLISIS DE LA EMPRESA, SU CONTEXTO, ACTIVIDADES, SU PERSONAL, DESPLAZAMIENTOS. ......................... 21 1.6.3 SERVICIOS QUE PRESTA EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO ..................... 21 FUNCIONES DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES .................................................... 25 16.4 POBLACIÓN DE PERSONAL QUE HACE PARTE DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO
ROTATORIO. .............................................................................................................................................................................. 26 1.6.5 VEHÍCULOS AUTOMOTORES PUESTOS AL SERVICIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU
FONDO ROTATORIO ................................................................................................................................................................. 27 1.6.6 CIUDADES DE OPERACIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO ............... 31 1.6.7 MECANISMOS DE CONTRATACION DE LOS VEHICULOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU
FONDO ROTATORIO ................................................................................................................................................................. 32 1.6.8 MECANISMOS DE CONTRATACION DE CONDUCTORES DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU
FONDO ROTATORIO ................................................................................................................................................................. 32 1.7 DIAGNÓSTICO - RIESGOS VIALES ......................................................................................................................................... 34 1.7.1 ENCUESTA - INSTRUMENTO PARA DETERMINAR EL RIESGO VIAL .............................................................................. 34 1.7.2 - 1.7.3 APLICACIÓN DE LA ENCUESTA ............................................................................................................................... 35 1.7.4 CONSOLIDACION Y ANALISIS DE LA ENCUESTA ............................................................................................................. 35 Desplazamientos In-Itinere ............................................................................................................................................................. 35
Discriminación por tipo de contrato con la compañía: ............................................................................................................. 35
EXPERIENCIA EN CONDUCCIÓN ......................................................................................................................................... 35
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TIEMPO DE EXPERIENCIA EN .............................................................................................................................................. 36
CONDUCCIÓN ........................................................................................................................................................................ 36
HISTORIAL DE ACCIDENTALIDAD DE LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS .......................................................................................... 37
HISTORIAL DE ACCIDENTALIDAD DE LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS QUE SÓLO HAYA INVOLUCRADO DAÑOS
MATERIALES .......................................................................................................................................................................... 38
MEDIO DE DESPLAZAMIENTO IN-ITINERE ......................................................................................................................... 39
TIEMPO MEDIO DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE .............................................................................................................. 40
PROPUESTAS PARA MEJORAR LA MOVILIDAD DE LOS DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE .......................................... 42
RIESGO QUE PERCIBEN LOS EMPLEADOS DURANTE LOS DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE .................................... 43
1.7.5 DEFINICIÓN DE RIESGOS VIALES DE LA EMPRESA ......................................................................................................... 44 1.7.6 CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS VIALES ......................................................................................... 44
Contratos a término indefinido ...................................................................................................................................................... 44
Riesgo según Experiencia en conducción: .................................................................................................................................. 44 Riesgo según tiempo de experiencia en conducción .................................................................................................................. 45 Riesgo según historial de accidentalidad ..................................................................................................................................... 47 Riesgo según medio de desplazamiento In-Itinere ...................................................................................................................... 48
Riesgo según tiempo medio desplazamientos In-Itinere ......................................................................................................... 51
Riesgo en desplazamientos In-Itinere que perciben los empleados .......................................................................................... 53 Propuestas de los funcionarios para mejorar la movilidad ........................................................................................................ 54 1.7.7 NORMA O ESTÁNDAR CONSULTADA PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS. .................................................. 55 1.8 PLANES DE ACCIÓN DE RIESGOS VIALES ........................................................................................................................... 57 1.9 IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES DEL PESV ....................................................................................................................... 58 1.9.4 PRESUPUESTO PARA IMPLEMENTAR EL PESV ............................................................................................................... 58 1.10 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN EL PESV .................................................................................. 58 INDICADORES DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL.............................................................................................. 58 INDICADOR DEL PROGRAMA: ...................................................................................................................................................... 59 INDICADOR ACCIDENTALIDAD LABORAL CON ÉNFASIS VIAL: .............................................................................................. 59 1.10.6 PERSONAS CAPACITADAS EN SEGURIDAD VIAL .......................................................................................................... 60 MANTENIMIENTO PREVENTIVO .................................................................................................................................................... 62 1.10.9 AUDITORIAS DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL ..................................................................................... 62 2. COMPORTAMIENTO HUMANO .................................................................................................................................................. 63 2.1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONDUCTORES. ...................................................................................................... 63 2.1.1 PERFIL DEL CONDUCTOR .................................................................................................................................................... 63 2.1.2 PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONDUCTOR ...................................................................................................... 63 2.2 PRUEBAS DE INGRESO DE CONDUCTORES ........................................................................................................................ 64 2.2.2 IDONIEDAD EN EXÁMENES MÉDICOS ................................................................................................................................ 65 2.2.3 EXÁMENES PSICOSENSOMÉTRICOS ................................................................................................................................. 66 2.2.5 PRUEBA TEÓRICA ................................................................................................................................................................. 66
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2.2.6 IDONEIDAD EN EXÁMENES TEÓRICOS .............................................................................................................................. 66 2.2.7 PRUEBA PRÁCTICA ............................................................................................................................................................... 67 2.2.8 IDONIEDAD DE QUIEN REALIZA LAS PRUEBAS PRÁCTICAS.......................................................................................... 68 2.3 PRUEBAS DE CONTROL PREVENTIVO DE CONDUCTORES ............................................................................................... 69 2.4 2.4 CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL ............................................................................................................................. 69 2.4.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL. ................................................................................................... 69 2.4.2 CRONOGRAMA DE FORMACIÓN PARA CONDUCTORES Y PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN ................................ 69 2.4.3 RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ..................................................................................................... 70 2.4.4 TEMA NORMATIVO; LEGISLACIÓN EN TRÁNSITO ............................................................................................................ 70 2.4.5 TEMAS DE SENSIBILIZACIÓN EN LOS DIFERENTES ROLES DEL FACTOR HUMANO.................................................. 70 2.4.6 TEMAS DE COMO ACTUAR FRENTE A LOS ACCIDENTES DE TRÁNSITO ..................................................................... 70 2.4.7 TEMAS BASADOS EN EL DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD ............................................................................................... 71 2.4.8 EL PROGRAMA TIENE DEFINIDA LA INTENSIDAD HORARIA .......................................................................................... 71 2.4.9 EL PROGRAMA TIENE TEMAS ACORDES CON LOS TIPOS DE VEHÍCULOS QUE OPERA LA ORGANIZACIÓN ........ 71 2.4.10 EL PROGRAMA TIENE INCLUIDO TEMAS PARA CONDUCTORES NUEVOS Y CONDUCTORES ANTIGUOS ............ 72 2.4.11 EL PROGRAMA ES EXIGIDO TANTO A CONDUCTORES PROPIOS COMO TERCEROS. ............................................. 72 2.4.12 MODELO DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN......................................................................................................... 72 INFORMACIÓN DE LOS CONDUCTORES ..................................................................................................................................... 72 2.5 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE CONDUCTORES ........................................................................................................ 72 2.5.1 INFORMACIÓN DE CADA UNO DE LOS CONDUCTORES DEL MINISTERIOS DE RELACIONES EXTERIORES Y SU
FONDO ROTATORIO. ................................................................................................................................................................ 72 2.5.2 PROTOCOLO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE LOS CONDUCTORES PROPIOS. ............................................ 73 2.5.4 FRECUENCIAS DE VERIFICACIÓN DE INFRACCIONES DE TRÁNSITO POR PARTE DE LOS CONDUCTORES ......... 74 2.5.5 REGISTRO DE INFRACCIONES A LAS NORMAS DE TRÁNSITO POR PARTE DE LOS CONDUCTORES PROPIOS ... 75 2.5.6 PROCEDIMIENTO EN CASO DE EXISTIR COMPARENDOS POR PARTE DE LOS CONDUCTORES PROPIOS ............ 75 2.5.7 RESPONSABLE PARA LA VERIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN CASO DE PRESENTAR
COMPARENDOS LOS CONDUCTORES. ................................................................................................................................. 76 2.6 POLÍTICAS DE REGULACIÓN DE LA EMPRESA.................................................................................................................... 76 POLÍTICA DE CONTROL DEL ALCOHOL Y DROGAS .................................................................................................................. 76 2.6.6 ¿ESTÁN DEFINIDAS LAS ACCIONES A TOMAR, PARA AQUELLOS CONDUCTORES CUYO RESULTADO DEL
EXAMEN SEA POSITIVO? ........................................................................................................................................................ 78 2.6.8 POLÍTICA PARA LA REGULACIÓN Y CONTROL DE HORAS ............................................................................................ 78 MÁXIMAS DE CONDUCCIÓN Y DESCANSO ................................................................................................................................. 78 2.6.9 POLITICA REGULACION DE VELOCIDAD ........................................................................................................................... 79 2.6.13 POLÍTICA DE USO DEL CINTURÓN DE SEGURIDAD ....................................................................................................... 80 2.6.16 POLÍTICA DE USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL............................................................................... 80 2.6.18 POLÍTICA DE USO DE EQUIPOS BIDIRECCIONALES ...................................................................................................... 81 3.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO .............................................................................................................................................. 82 3.1.1 HOJAS DE VIDA DE LOS VEHICULOS ................................................................................................................................. 82 3.1.5 RECOMENDACIONES TÉCNICAS DE OPERACIONES DE MANTENIMIENTO .................................................................. 82
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3.1.7 CRONOGRAMA DE INTERVENCIONES DE VEHÍCULOS PROPIOS .................................................................................. 83 3.1.8 IDONIEDAD ............................................................................................................................................................................. 83 3.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ............................................................................................................................................. 84 3.2.1 REGISTRO ............................................................................................................................................................................... 84 3.2.2 PROTOCOLO .......................................................................................................................................................................... 84 3.2.3 IDONIEDAD ............................................................................................................................................................................. 84 3.3 CHEQUEO PREOPERACIONAL ............................................................................................................................................... 85 3.3.1 PROTOCOLOS Y FORMATOS DE INSPECCIÓN DIARIA A LOS VEHÍCULOS .................................................................. 85 3.3.3 PROGRAMACIÓN AUDITORIAS VERIFICANDO EL DEBIDO ............................................................................................. 85 DILIGENCIAMIENTO DEL LISTADO DE CHEQUEO...................................................................................................................... 85 4. INFRAESTRUCTURA SEGURA .................................................................................................................................................. 85 4.1 VÍAS INTERNAS DE LA EMPRESA EN DONDE CIRCULAN LOS VEHÍCULOS .................................................................... 85 4.2 RUTAS EXTERNAS - DESPLAZAMIENTO FUERA DEL ENTORNO FÍSICO DE LA EMPRESA ........................................... 86 4.2.1 ESTUDIO DE RUTAS .............................................................................................................................................................. 86 4.2.3 POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RUTAS .................................................................................................................... 86 4.2.4 HORARIOS DE LLEGADA Y SALIDA EN LA EMPRESA Y LAS JORNADAS DE TRABAJO ............................................ 90 4.2.5 APOYO TECNOLÓGICO ......................................................................................................................................................... 90 5. ATENCIÓN A VÍCTIMAS .............................................................................................................................................................. 91 5.1.1 PROTOCOLO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO.................................................. 91 5.1.2 DIVULGACIÓN DE PROTOCOLOS ........................................................................................................................................ 92 5.2 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO ................................................................................................................ 93 5.2.1 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO .................................................................................. 93 5.2.2 ANÁLISIS DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO ......................................................................................................................... 95 5.2.3 LECCIONES APRENDIDAS .................................................................................................................................................... 95 5.2.5 PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO. ............................................................ 95 PROTOCOLO DE ATENCIÓN A VICTIMAS .................................................................................................................................... 95 PROTOCOLO POR PARTE DEL ASESOR EN SST ....................................................................................................................... 97 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO ................................................................................................... 98 CHOQUE SIMPLE ............................................................................................................................................................................ 99 ACCIDENTE CON LESIONES: ...................................................................................................................................................... 100 ACCIDENTE CON VÍCTIMA MORTAL: ......................................................................................................................................... 102 SEGUROS ...................................................................................................................................................................................... 103 INVESTIGACION DE ACCIDENTES DE TRANSITO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO
.................................................................................................................................................................................................. 104
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INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consciente de los altos índices de accidentalidad
en nuestro país, y teniendo en cuenta que los accidentes de tránsito han aumentado en gran proporción,
evidenciando en alto porcentaje como causa principal de ocurrencia, el factor humano, decide iniciar y
evidenciar el compromiso de implementar su Plan Estratégico de Seguridad Vial, de acuerdo a lo estipulado
en la Normatividad aplicable (Decreto 2851 de 2013, Resolución 1565 de 2014), con el fin de aportar y
promover nuevas normas de comportamiento seguro en la vía para sus funcionarios.
El presente documento ha sido realizado de acuerdo a lo estipulado en la Resolución 0001231 de 2016 (Guía
para la evaluación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial).
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1.1 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
1.1.1 OBJETIVO GENERAL
Colaborar fielmente con los propósitos y metas del Gobierno Nacional en cuanto a la reducción de la
accidentalidad en materia de tránsito, para tal fin el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio,
en compromiso total con este propósito realiza la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial, a
fin de sensibilizar a todos sus funcionarios en cuanto a la promoción de una cultura de prevención y educación
vial. Teniendo en cuenta que actualmente es un tema que nos compete a todos y por lo tanto como actores
viales, estamos obligados a conocer nuestros derechos y deberes en materia de seguridad vial.
1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Los objetivos específicos trazados para dar cumplimiento al objetivo general están planteados de la siguiente
manera:
• Generar estrategias para prevenir y controlar el riesgo de accidentes de tránsito generados por actos o
condiciones sub estándar al conducir vehículos tanto en las vías urbanas, aeropuertos y vías terrestres
Nacionales.
• Aportar mecanismos de prevención en seguridad a la entidad para disminuir el número de eventos generados
por accidentes de tránsito.
• Cumplir con la normatividad legal vigente a nivel Nacional, relacionado con la seguridad vial.
• Generar estrategias para fortalecer la identificación de peligros potenciales al conducir vehículos terrestres.
• Divulgar la política de seguridad vial del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio a todos sus
funcionarios quienes son actores viales.
• Gestionar actividades tendientes a capacitar al personal que opera vehículo para desempeñar funciones
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laborales, en los temas de seguridad vial aplicables.
• Establecer el cronograma de capacitación en seguridad vial para todos los funcionarios del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
1.1.3 DIRECTRICES ALTA DIRECCIÓN
Se anexa acta de conformación del comité de seguridad vial, en la cual se documenta el compromiso de la
alta dirección y la asignación de roles, a fin de cumplir con los requisitos exigidos en el Plan Estratégico de
Seguridad Vial, y de esta manera prevenir futuros eventos viales.
1.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS
Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones de Transito - SIMIT.
1.3 COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL
1.3.1 ACTA DE COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, como respuesta a la necesidad de tener una
correcta planeación, verificación y ejecución de su Plan Estratégico de Seguridad Vial y de acuerdo a lo
sugerido por la Resolución 1565 de 2014, creó un Comité de Seguridad Vial.
En reunión realizada el día 25 de febrero de 2016, el doctor LUIS FERNANDO CRIALES GUTIERREZ,
Secretario General, el doctor CARLOS ALBERTO RODRIGUEZ CORDOBA, Director de Talento Humano y
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el Ingeniero EDGAR ALBERTO MARTINEZ GARCIA, Coordinador GIT Servicios Generales, comprometidos
con el Plan Estratégico de Seguridad Vial, designan a los integrantes del Comité de Seguridad Vial del
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, quienes los representarán ante sus colaboradores
en el tema de seguridad vial.
El Plan Estratégico de Seguridad Vial será actualizado periódicamente acorde a las necesidades y a lo
requerido por la normatividad aplicable.
1.3.2. OBJETIVOS DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL
Dicho comité coordina, planea, diseña, implementa y mide las acciones que permiten de manera efectiva
generar conciencia a todo el personal, sobre la importancia de la seguridad vial.
El establecimiento del comité de seguridad vial garantiza que se gestione cada uno de los aspectos
necesarios para la puesta en marcha del presente PLAN ESTRATEGICO y es el componente principal dentro
del proceso de participación, planeación y ejecución las distintas fases del plan.
Para cumplir con estos objetivos se plantearán dentro del comité las siguientes actividades:
1. Identificar los factores de riesgo y establecer un plan de acción para cada uno de ellos.
2. Revisar los programas de capacitación a desarrollar con los distintos actores viales de la entidad.
3. Establecer estándares de seguridad, que garanticen la integridad, bienestar y minimicen los riesgos
de sufrir un accidente de tránsito.
4. Revisar los requerimientos y la oferta disponible junto con quien corresponda por parte de la empresa,
frente a proveedores y talleres para los procesos de diagnóstico, mantenimiento preventivo y
mantenimiento correctivo de los vehículos propios o contratados
5. Apoyar la programación, tiempos y lugares para las capacitaciones con los conductores, equipos de
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trabajo y otros actores de la entidad.
6. Determinar las acciones de control que se consideren pertinentes para validar la implementación de
las estrategias definidas.
7. Apoyar la generación de campañas y acciones de acompañamiento a desarrollar durante todo el año.
8. Apoyar a la entidad en la generación de los cronogramas para las diversas actividades a ejecutar y
hacer seguimiento de las mismas.
9. Implicarse en su financiación, asegurando el presupuesto necesario para la implantación de las
diferentes medidas que se vayan a adoptar.
1.3.3 INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL
La alta gerencia de la organización, comprometida con el Plan Estratégico de Seguridad Vial ha conformado
un comité de seguridad vial que lo representara ante sus colaboradores en el tema de seguridad vial.
Este comité estará integrado por los siguientes responsables de proceso:
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1.3.4 ROLES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES
En el presente documento se relacionan las principales obligaciones de las áreas relacionadas con el
cumplimiento del presente Plan Estratégico de Seguridad Vial:
ROLES Y FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN
• Liderar el proceso de creación e implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
• Involucrar un representante de cada área de la organización, según sea pertinente y que participe en
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la creación y difusión de los objetivos del plan estratégico de seguridad vial de la empresa.
• Definir los roles y funciones de cada integrante de la organización, a efectos de cumplir los objetivos
trazados en el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
• Garantizar la financiación del plan estratégico de seguridad, asegurando el presupuesto necesario
para la implementación del mismo.
• Establecer un proceso ágil, dinámico y eficaz de participación de los trabajadores para realizar la
retroalimentación sobre el plan estratégico de seguridad.
• Garantizar a los grupos de trabajo el tiempo que precisen para sus reuniones.
• Adoptar las decisiones oportunas que hagan posible que se lleven a buen término las medidas que
se propongan.
• Garantizar que el personal que labora en cada área cumpla con lo establecido en el Plan Estratégico
de Seguridad Vial y los documentos relacionados aplicables.
• Avalar y fortalecer en la compañía la política, los objetivos y estrategias del Programa Estratégico de
Seguridad vial
• Generar participación y compromiso de todos los niveles de la entidad.
ROLES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL:
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA
➢ Roles y funciones Presidente del Comité de Seguridad Vial:
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a. Convocar a las sesiones del Comité.
b. Presidir las sesiones del Comité.
c. Proponer la celebración de sesiones extraordinarias cuando el caso lo amerite.
d. Dirigir y supervisar los trabajos del Comité.
e. Elaboración y seguimiento de indicadores de gestión.
YAZMÍN HERNANDEZ VELOZA
➢ Roles y Funciones Dirección de Talento Humano (Comportamiento Humano):
a. Generar los planes de prevención, acción y mejora del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
b. Gestionar actividades tendientes a capacitar al personal que opera vehículo para desempeñar funciones
laborales, en los temas de seguridad vial aplicables para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su
Fondo Rotatorio.
c. Generar las cartas de compromiso a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio.
d. Mantener preservada y actualizada la documentación del personal responsable de los vehículos de
propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en cuanto a su hoja de vida.
e. Verificar el cumplimiento del perfil para ejercer el cargo de conductor.
f. Establecer el proceso de selección de conductores.
CLAUDIA RODRIGUEZ HERNANDEZ
Roles y funciones Representante de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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a. Registrar ante la ARL los accidentes ocasionados durante la prestación del servicio, atender los
requerimientos que puedan surgir del evento.
b. Orientar a quienes se vean involucrados en accidentes e incidentes de tránsito.
c. Actualizar sobre la normatividad vigente a todo el comité de seguridad vial, y demás funcionarios del
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
EDGAR EMILIO SEGURA SILVA
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA
➢ Área de MANTENIMIENTO:
a. Mantener actualizada la base de datos de vehículos propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y
su Fondo Rotatorio.
b. Velar por la actualización de los documentos normativos de los vehículos.
c. Atender las dudas, peticiones, quejas y reclamos de quienes necesiten de este servicio respecto al Plan
Estratégico de Seguridad Vial.
d. Establecer las rutas de acuerdo a las zonas programadas.
e. Proponer los mecanismos de prevención en materia de tecnología.
f. Preservar y mantener el óptimo funcionamiento de los vehículos del parque automotor del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
g. Vigilar que se cumplan los protocolos de suministro de combustible y revisiones de los vehículos.
h. Verificar que los vehículos funcionen de acuerdo a la normatividad legal vigente.
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NOMBRE:
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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS
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i. Supervisar en coordinación con el asistente de seguridad, la salida y entrada de vehículos de acuerdo a
los parámetros establecidos.
j Garantizar la idoneidad de los concesionarios y personal que realiza las revisiones a los vehículos del
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
1.3.5 FRECUENCIA DE REUNIONES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL
CALENDARIO DE SESIONES
a. El Comité de Seguridad vial se reunirá al menos (4) cuatro veces al año, los últimos 5 días antes de
finalizar el trimestre, es decir los meses de: Marzo, junio, septiembre, diciembre de manera ordinaria y
extraordinaria las veces que se considere necesario a solicitud de alguno de sus miembros, a fin de dar
celeridad a la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
b. Las sesiones ordinarias del Comité de Seguridad Vial se realizarán de acuerdo al calendario establecido
en la última sesión ordinaria de cada año.
CONVOCATORIAS
a. La convocatoria deberá hacerse con al menos tres días hábiles de anticipación para las sesiones
ordinarias y un día hábil para las extraordinarias.
b. La convocatoria deberá ir acompañada del orden del día.
c. En la convocatoria se indicará fecha, hora y lugar de la sesión.
d. Las reuniones (ordinarias y extraordinarias) serán convocadas por el responsable del PESV.
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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS
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ACTAS DE LA SESIÓN
a. En cada sesión se levantará un acta señalando el sentido de los acuerdos tomados.
b. El responsable del PESV preparará el acta de la reunión del Comité y la enviará para su firma a los
integrantes del mismo durante los cinco días hábiles posteriores a la sesión; el acta deberá estar
debidamente firmada en un plazo máximo de diez días hábiles posteriores a cada sesión.
c. Los invitados deberán firmar el acta de la sesión como constancia de su participación cuando sean
responsables de atender acuerdos.
1.4 RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL
1.4.1 RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL
El Responsable del Plan estratégico de Seguridad Vial estará a cargo del área de TRANSPORTE, por el
señor CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA. Esta persona estará a cargo del cumplimiento del programa
por parte de todo el personal del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. De acuerdo a los
lineamientos establecidos en el presente documento.
NOMBRE DIRECCION TELEFONO CORREO ELECTRONICO CIUDAD
CESAR
AUGUSTO
MONTAÑO
SIERRA
CARRERA 5
N°9-03 oficina
AU201
3814000 EXT 1250.
CEL.3505536549
cesar.montano@cancilleria.gov.co BOGOTÁ
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1.3.2 IDONEIDAD DEL RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL
PERFIL DEL RESPONSABLE DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA
Actualmente el responsable del plan cuenta con (9) nueve años de experiencia en el manejo del área de
Transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, conductor de vehículos
automotores con más de veinte años de experiencia.
Con un profundo conocimiento en el manejo interno y externo de los vehículos automotores del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
Además, que cuenta con toda la disposición necesaria para realizar el seguimiento de la implementación y
acciones complementarias que requiera el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
1.4 POLITICA DE SEGURIDAD VIAL
1.4.1 POLITICA DE SEGURIDAD VIAL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO
ROTATORIO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consiente de la importancia de la Seguridad vial
durante las operaciones de tránsito y transporte, se compromete a participar activamente en la política
nacional de seguridad vial, manteniendo altos niveles de desempeño en Seguridad y Salud del Trabajo (SST)
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durante el desarrollo de las mismas, tanto desde el punto de vista operacional como administrativo,
requerimientos sobre condiciones de vehículos, conductores, ciclistas, peatones, pasajeros y demás aspectos
relacionados con la operación.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se compromete a:
➢ Proveer las medidas de prevención y control de los riesgos propios de las actividades y procesos
según la identificación, análisis y valoración que se haga de los mismos.
➢ Garantizar desde los procesos de selección, el perfil adecuado de las personas según las
características de las tareas que van a desempeñar, especialmente cuando el oficio está relacionado
con aquellas de alto riesgo como la conducción.
➢ Desarrollar programas permanentes de capacitación y sensibilización en seguridad vial, dirigidas a
todos los actores viales de la organización.
➢ Velar por el mantenimiento planeado de la infraestructura, vehículos y equipos a fin de evitar
accidentes o enfermedades en los funcionarios de la entidad.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ajusta su Plan Estratégico de Seguridad Vial
(PESV) a los requerimientos de la legislación Colombiana vigente, basados en el mejoramiento continuo de
procesos, contando con talento humano calificado, vehículos seguros e infraestructura segura y aquellos
específicos para operaciones especiales, de igual manera dispondrá los recursos económicos, humanos,
técnicos y medios necesarios para facilitar y divulgar la gestión con el fin de que sea conocida por todos sus
funcionarios y contratistas.
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El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha designado el recurso necesario para dar
cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando
activamente en los programas de sensibilización y capacitación.
1.5 DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL
En cumplimiento de la implementación del Plan estratégico de seguridad vial, el Ministerio de Relaciones
Exteriores y su Fondo Rotatorio, por medio del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal
y Capacitación Dirección de Talento Humano
Ministerio de Relaciones Exteriores, se compromete fielmente a realizar la publicación y socialización de su
política de seguridad vial, a todos los funcionarios.
Utilizando los mecanismos tecnológicos; boletín informativo al interior de la entidad, vía correo electrónico por
la Dirección de Talento Humano al correo: bienestarycapacitacion@cancilleria.gov.co, correo al cual se
encuentran vinculados todos los funcionarios. De la misma manera, se programarán capacitaciones a fin de
informar a todos los funcionarios sobre el alcance del plan estratégico de seguridad vial y la política de
seguridad vial, adoptada por la entidad.
Boletín TALENTO HUMANO, enviado el día 13 de junio para todo el personal del Ministerio de Relaciones
Exteriores y su Fondo Rotatorio:
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1.6 DIAGNÓSTICO - CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA
1.6.1 ACTIVIDAD QUE REALIZA EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO
ROTATORIO
IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCION
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
UBICACIÓN
Dirección Calle 10 No 5-51
Municipio Bogotá D.C. Dpto Cundinamarca
Teléfono(s) 3814000
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Coordinador Javier Enrique Camacho
Caviedes
Cargo Coordinador de Bienestar,
Desarrollo de personal y
Capacitación.
A.R.L. COLMENA Seguros
ACTIVIDAD ECONÓMICA
Descripción
Relaciones Exteriores
NIT
899999042-9
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Sucursales:
1.6.2 ANÁLISIS DE LA EMPRESA, SU CONTEXTO, ACTIVIDADES, SU PERSONAL,
DESPLAZAMIENTOS.
1.6.3 SERVICIOS QUE PRESTA EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO
ROTATORIO
Ministerio de Relaciones Exteriores
Objetivo
Dirección Teléfono Ciudad
Avenida Carrera 19 No 98 - 03 3814000ext 4090 Bogotá
Calle 53 N°10-60 3814000 ext. 4180 Bogotá
Salón VIP: Aeropuerto Internacional el Dorado 3814000 ext. 4150 Bogotá
Sede Cartagena
Calle de la Factoría No 36 -50 (Casa del Márquez de
Valdehoyos)
3814000 ext. 4120 Cartagena
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El Ministerio de Relaciones Exteriores es el organismo rector del Sector Administrativo de Relaciones
Exteriores y le corresponde, bajo la dirección del Presidente de la República, formular, planear, coordinar,
ejecutar y evaluar la política exterior de Colombia, las relaciones internacionales y administrar el servicio
exterior de la República.
CONTEXTO ACTIVIDADES PERSONAL DESPLAZAMIENTOS
Nivel Internacional
Relaciones Exteriores
526 Funcionarios
En vehículo automotor
únicamente en Bogotá. A
pesar de que cuentan con
una sede en Cartagena,
hasta esta ciudad no se
desplazan los vehículos del
Ministerio de Relaciones
Exteriores y su Fondo
Rotatorio.
Funciones:
El Ministerio de Relaciones Exteriores tendrá, además de las funciones que determina el Artículo 59 de la
Ley 489 de 1998, las siguientes:
1. Formular y proponer al Presidente de la República la política exterior del Estado colombiano.
2. Ejecutar, de manera directa o a través de las distintas entidades y organismos del Estado, la política
exterior del Estado colombiano.
3. Evaluar la política exterior del Estado colombiano y proponer los ajustes y modificaciones que
correspondan.
4. Mantener, en atención a las necesidades e intereses del país, relaciones de todo orden con los demás
Estados y Organismos Internacionales, directamente o por medio de las Misiones Diplomáticas y
Oficinas Consulares colombianas acreditadas en el exterior.
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5. Promover y salvaguardar los intereses del país y de sus nacionales ante los demás Estados,
organismos y mecanismos Internacionales y ante la Comunidad Internacional.
6. Ejercer como interlocutor, coordinador y enlace para todas las gestiones oficiales que se adelanten
entre las entidades gubernamentales y los gobiernos de otros países, así como con los organismos
y mecanismos internacionales.
7. Participar en la formulación, orientación, integración y armonización de las políticas y programas
sectoriales que competen a las diferentes entidades del Estado, cuando tengan relación con la
política exterior.
8. Articular las acciones de las distintas entidades del Estado en todos sus niveles y de los particulares
cuando sea del caso, en lo que concierne a las relaciones internacionales y la política exterior del
país, en los ámbitos de la política, la seguridad, la economía y el comercio, el desarrollo social, la
cultura, el medio ambiente, los derechos humanos, el derecho internacional humanitario, la ciencia y
la tecnología y la cooperación internacional, con fundamento en principios de equidad, reciprocidad
y conveniencia nacional.
9. Otorgar el concepto previo para la negociación y celebración de tratados, acuerdos y convenios
internacionales, sin perjuicio de las atribuciones constitucionales del Jefe de Estado en la dirección
de las relaciones internacionales.
10. Participar en los procesos de negociación, con la cooperación de otras entidades nacionales o
territoriales, si es del caso, de instrumentos internacionales, así como hacer su seguimiento, evaluar
sus resultados y verificar de manera permanente su cumplimiento.
11. Promover y fortalecer la capacidad negociadora de Colombia en relación con los demás sujetos de
Derecho Internacional.
12. Participar en la formulación y en la ejecución de la política de comercio exterior y de integración
comercial en todos sus aspectos.
13. Orientar y formular la política de cooperación internacional en sus diferentes modalidades y evaluar
su ejecución.
14. Conformar y definir, en consulta con las autoridades sectoriales correspondientes, el nivel de las
delegaciones que representen al país en las reuniones internacionales de carácter bilateral y
multilateral.
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15. Presidir las delegaciones que representen al país, cuando así lo disponga el Presidente de la
República, en las reuniones de carácter bilateral y multilateral o encomendar dicha función, cuando
a ello hubiere lugar, a otras entidades.
16. Administrar el Servicio Exterior de la República y adoptar las medidas necesarias para que opere de
conformidad con los lineamientos y prioridades de la política exterior.
17. Formular, orientar, ejecutar y evaluar la política migratoria de Colombia y otorgar las autorizaciones
de ingreso de extranjeros al país, en coordinación con el Departamento Administrativo de Seguridad.
18. Formular, orientar, ejecutar y evaluar la política exterior en materia de integración y desarrollo
fronterizo, en coordinación con las autoridades sectoriales del orden nacional y territorial, cuando sea
del caso.
19. Impulsar, articular, financiar o cofinanciar la implementación de programas y proyectos de desarrollo
e integración fronteriza en coordinación con las autoridades sectoriales del orden nacional, las
entidades territoriales y los organismos de cooperación internacional competentes para la ejecución
de los mismos, de acuerdo con lo que determine el Plan Nacional de Desarrollo.
20. Formular y ejecutar actividades de protección de los derechos de los colombianos en el exterior y
ejercer las acciones pertinentes ante las autoridades del país donde se encuentren, de conformidad
con los principios y normas del Derecho Internacional.
21. Aplicar el régimen de privilegios e inmunidades a los cuales se ha comprometido el Estado
colombiano.
22. Tramitar la naturalización de extranjeros y aplicar el régimen legal de nacionalidad en lo pertinente.
23. Expedir los pasaportes y autorizar mediante convenios con otras entidades públicas, su expedición,
cuando lo estime necesario.
24. Actuar como Secretaría Técnica de la Comisión Asesora de Relaciones Exteriores.
25. Ejercer las demás atribuciones que le confiera la ley o le delegue el Presidente de la República.
Nota: La función de formulación, orientación, ejecución y evaluación de la política migratoria de Colombia
y de otorgamiento de las autorizaciones de ingreso de extranjeros al país contenida en el Numeral 17,
artículo 3° del Decreto 3355 de 2009, a partir de la entrada en vigencia del Decreto 4062 de 2011, se
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efectúa en coordinación con la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia, entidad que
reemplazó al Departamento Administrativo de Seguridad.
A raíz de la supresión del Departamento Administrativo de Seguridad -DAS-, los Objetivos y funciones
referentes a la vigilancia y control migratorio y de extranjería, fueron trasladados a la Unidad
Administrativa Especial Migración Colombia.
FUNCIONES DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Mediante Decreto número 0020 de 1992 se determinó la naturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del Ministerio
de Relaciones Exteriores y se asignaron sus funciones.
Naturaleza Jurídica
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores es una unidad administrativa especial del orden
nacional, dotado de personería jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de Relaciones Exteriores.
El Fondo tendrá como domicilio principal la ciudad de Santafé de Bogotá, pero podrá establecer otros en
ciudades del país o del exterior.
Funciones
1. Comprar y vender, permutar, arrendar y tomar en arrendamiento bienes muebles e inmuebles con
destino al servicio del Ministerio de Relaciones Exteriores, de las misiones diplomáticas y consulares,
oficinas y residencias de tales funcionarios en el exterior, cuando fuere el caso y de sus propias
dependencias.
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2. Contratar la construcción, remodelación, adecuación y mantenimiento de los bienes necesarios para
el buen funcionamiento del Ministerio, las misiones diplomáticas y consulares, oficinas y residencias
de tales funcionarios en el exterior, cuando fuere el caso y para su propia actividad.
3. Disponer y contratar la impresión de las libretas para pasaportes y de los diversos formularios para
adelantar gestiones para el Ministerio. Es entendido que la expedición misma de pasaportes, así
como la autorización a extranjeros para ingresar al país constituye una función del Ministerio de
Relaciones Exteriores no delegable.
4. Dar de baja y enajenar los bienes obsoletos, en desuso o inservibles de su propiedad y del Ministerio
de Relaciones Exteriores, sin sujeción a ningún procedimiento especial.
5. Manejar los recursos a su cargo en moneda nacional o extranjera de acuerdo con las necesidades
del Ministerio de Relaciones Exteriores y del servicio exterior.
6. Adquirir créditos en el país o en el exterior, previa comprobación de su capacidad financiera para
atender el servicio de la deuda, y previa autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
cuando legalmente fuere necesaria.
7. Financiar y cubrir gastos generales del Ministerio de Relaciones Exteriores para su eficaz
funcionamiento y la oportuna prestación de servicios.
8. Celebrar todos los actos y contratos, incluidos los de fiducia, que resulten necesarios para atender
oportuna y eficientemente las necesidades del Ministerio de Relaciones Exteriores y del servicio
exterior.
9. Las demás que le atribuya la ley y las que sean propias de su naturaleza y objetivos.
16.4 POBLACIÓN DE PERSONAL QUE HACE PARTE DEL MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.
PERSONAL DE PLANTA 526
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CONDUCTORES VEHICULOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO. 39
MOTOCICLISTAS (POLICIAS) 02
1.6.5 VEHÍCULOS AUTOMOTORES PUESTOS AL SERVICIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio tiene claramente definidos los vehículos
automotores puestos a su servicio, para tal fin se adjunta relación de los automotores, a saber, los siguientes:
No. Placa Oficial Placa Diplomática Marca Modelo
1 OCK075 CD0000 Hongqi Besturn B70 2012
2 OCJ868 CD0001 Chevrolet Cruze 2012
3 OCJ867 CD0002 Chevrolet Cruze 2012
4 OBI505 CD0003 Chevrolet Cruze 2012
5 OJX971 CD0005 Toyota Prado TX L 2015
6 OBI506 CD0009 Chevrolet Cruze 2012
7 OCK401 CD0010 Hongqi H7 2013
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8 OBI999 CD0011 Chevrolet Cruze 2012
9 OBI507 CD0012 Chevrolet Cruze 2012
10 OBI508 CD0013 Chevrolet Cruze 2012
11 OBI996 CD0015 Toyota Prado LX 2011
12 OBI509 CD0017 Chevrolet Cruze 2012
13 OBI504 CD0018 Chevrolet Cruze 2012
14 OCK399 CD0019 Hongqi H7 2013
15 OCK400 CD0020 Hongqi H7 2013
16 OBI 964 CD0021 Toyota Prado LX 2011
17 OCJ915 CD0023 Chevrolet Cruze 2012
18 OCJ914 CD0004 Chevrolet Cruze 2012
19 OCK403 CD0027 Hongqi H7 2013
20 OCJ907 CD0028 Chevrolet Cruze 2012
21 OCJ861 CD0029 Chevrolet Cruze 2012
22 OCJ908 CD0030 Chevrolet Cruze 2012
23 OCK402 CD0031 Hongqi H7 2013
24 OCJ906 CD0035 Chevrolet Cruze 2012
25 OCJ862 CD0036 Chevrolet Cruze 2012
26 OCJ913 CD0038 Chevrolet Cruze 2012
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27 OCK072 CD0039 Hongqi Besturn B70 2012
28 OCJ856 CD0045 Chevrolet Cruze 2012
29 OCJ864 CD0048 Chevrolet Cruze 2012
30 OCK073 CD0049 Hongqi Besturn B70 2012
31 OBF902 CD0050 Chevrolet Luv D Max 2006
32 OCK074 CD0051 Hongqi Besturn B70 2012
33 OBG927 CD0052 Chevrolet Aveo 2008
34 OCJ865 CD0053 Chevrolet Cruze 2012
35 OCJ866 CD0054 Chevrolet Cruze 2012
36 OBG926 CD0056 Chevrolet Aveo 2008
37 OBG922 CD0057 Chevrolet Aveo 2008
38 OBI946 CD0058 Chevrolet Cruze 2012
39 OBG920 CD0059 Chevrolet Aveo 2008
40 OCJ863 CD0060 Chevrolet Cruze 2012
41 N.A. CD0061 Kia Opirus 2006
42 N.A. CD0062 Kia Opirus 2006
43 N.A. CD0064 BMW 520 2012
44 OCK076 CD0065 Hongqi Besturn B70 2012
45 OBI662 CD0066 Volswaguen Foxcross 2008
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46 OBI998 CD0067 Chevrolet Cruze 2012
47 OCK071 CD0069 FAW 2012
48 OBI997 CD0071 Chevrolet Cruze 2012
49 OBI981 CD0072 Chevrolet Cruze 2012
50 CZL065 CD0074 BMW 325i 2008
51 CLT653 CD0075 Chevrolet Vitara 2003
52 OBI982 CD0078 Chevrolet Cruze 2012
53 N.A. CD0086 Mercedes Benz 1982
54 N.A. CD0088 Asia Combi 1995
55 OBH180 CD0090 Chevrolet Tahoe 2008
56 OBI983 CD0093 Chevrolet Cruze 2012
57 OCJ857 CD0094 Chevrolet Cruze 2012
58 OCJ859 CD0095 Chevrolet Cruze 2012
59 OCJ860 CD0100 Chevrolet Cruze 2012
60 OLA95B N.A. Suzuki DR 650 2009
61 BOX83 N.A. Suzuki DR 650 2007
62 AWS43D N.A. Honda XR 650LD 2013
63 UKO53D N.A. Suzuki DR 650 2016
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1.6.6 CIUDADES DE OPERACIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO
ROTATORIO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, por su naturaleza se encarga de las diversas
relaciones exteriores que surgen entre el estado colombiano y los demás estados, sin embargo, a
continuación, y de acuerdo a lo enunciado en el numeral 1.6 Diagnostico-Caracterización de la entidad,
relacionamos sus sedes de operación, donde se puede apreciar que una de ellas se encuentra en la ciudad
de Cartagena. Las demás sedes se encuentran en Bogotá.
Se aclara nuevamente que, a pesar de contar con una sede en la ciudad de Cartagena, ningún vehículo
propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, realiza desplazamientos hasta esta
Ciudad.
SUCURSALES:
Dirección Teléfono Ciudad
Avenida Carrera 19 No 98 - 03 3814000 ext. 4090 Bogotá
Calle 53 N°10-60 3814000 ext. 4180 Bogotá
Salón VIP: Aeropuerto Internacional el Dorado 3814000 ext. 4150 Bogotá
Sede Cartagena
Calle de la Factoría No 36 – 50 (Casa del Márquez de
Valdehoyos)
3814000 ext. 4120 Cartagena
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1.6.7 MECANISMOS DE CONTRATACION DE LOS VEHICULOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO
Los vehículos son propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio por lo tanto no se
realiza contratación externa de ninguna índole con alguna organización. Sin embargo, para casos
excepcionales como, por ejemplo: visita de presidentes de otros países, delegaciones oficiales, se realiza
convenio para vehículos blindados que reúnan características de seguridad especiales, requeridas para ese
momento.
1.6.8 MECANISMOS DE CONTRATACION DE CONDUCTORES DEL MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, dentro de sus directrices para contratación,
cuenta con la Resolución 1580 de marzo 16 de 2015, por la cual se actualiza el Manual Específico de
Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal. Por lo tanto, con respecto
al proceso de contratación de conductores, este se relaciona en el capítulo de COMPORTAMIENTO
HUMANO del presente documento.
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1.7 DIAGNÓSTICO - RIESGOS VIALES
1.7.1 ENCUESTA - INSTRUMENTO PARA DETERMINAR EL RIESGO VIAL
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, aplicó una encuesta como mecanismo objetivo,
para el levantamiento de la información del riesgo vial, enfocando la encuesta con la utilización de preguntas
de carácter relevante como:
Identificación y ubicación personal
de los funcionarios
¿Cuál es el medio de transporte más
utilizado por usted para llegar a su lugar
de trabajo?
¿Cuánto tiempo aproximadamente
utiliza para desplazarse de la casa al
trabajo y del trabajo a la casa?
¿Cómo cree usted que podría
mejorar la movilidad de casa -
trabajo - casa?
¿Tiene experiencia en conducción? Tiempo de experiencia en conducción
¿Ha tenido en los últimos 5 años
algún accidente de tránsito?
¿Ha tenido en los últimos 5 años algún
incidente de tránsito produciéndose
daños materiales, pero no personales?
¿Cuál es la ruta más utilizada por
usted para desplazarse de su casa al
trabajo?
¿Qué riesgos viales encuentra con
mayor frecuencia en el traslado de
su casa al trabajo?
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Esta encuesta está basada en el modelo de la Resolución 1565/2014, en el cual se realizaron los cambios
necesarios para adecuarla al sentido de la organización.
1.7.2 - 1.7.3 APLICACIÓN DE LA ENCUESTA
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha aplicado la encuesta a (303) de sus
funcionarios, es decir más del 50% de ellos fueron encuestados a fin de obtener información veraz y aplicable
al análisis de riesgo al cual se ven expuestos.
Responsable: Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación. Se realiza
encuesta de manera personal en cada una de las sedes a los funcionarios.
1.7.4 CONSOLIDACION Y ANALISIS DE LA ENCUESTA
Se han consolidado los resultados de la encuesta, haciendo un análisis obteniendo los siguientes resultados:
Desplazamientos In-Itinere
Discriminación por tipo de contrato con la compañía:
TIPO DE CONTRATO Total, de activos Colaboradores % (respecto al total)
Indefinido 307 307 100
Contratista N/A N/A N/A
EXPERIENCIA EN CONDUCCIÓN
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Experiencia en conducción
Si 183 63.5%
No 105 36.5%
TIEMPO DE EXPERIENCIA EN
CONDUCCIÓN
64%
36%
Experiencia en conducción
Si
No
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Tiempo de experiencia en conducción
Menos de 1 año 28 14.4%
De 1 a 3 años 34 17.4%
Más de 3 años 133 68.2%
HISTORIAL DE ACCIDENTALIDAD DE LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS
14%
18%
68%
Tiempo de experiencia en conducción
Menos de 1 año
De 1 a 3 años
Más de 3 años
6%
94%
Historial de accidentalidad
Si
No
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Historial de accidentalidad últimos 5 años
Si 17 6.2%
No 256 93.8%
HISTORIAL DE ACCIDENTALIDAD DE LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS QUE SÓLO HAYA INVOLUCRADO
DAÑOS MATERIALES
8%
92%
Historial de accidentalidad (sólo daños materiales)
Si
No
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Historial de accidentalidad (sólo daños materiales)
Si 23 8.4%
No 250 91.6%
MEDIO DE DESPLAZAMIENTO IN-ITINERE
Medio de transporte In-Itinere
15%
6%
5%
5%
14%35%
14%
6%
Medio de transporte In-Itinere
Automóvil
Taxi
A pie
Bicicleta
T. Público
Transmilenio
SITP
Moto
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Automóvil 60 14.8%
Taxi 23 5.7%
A pie 21 5.2%
Bicicleta 19 4.7%
T. Público 57 14.1%
Transmilenio 144 35.6%
SITP 57 14.1%
Moto 24 5.9%
TIEMPO MEDIO DESPLAZAMIENTOS IN-
ITINERE
37%
58%
5%
Tiempo medio desplazamiento In-Itinere
Menos de 1 hora
De 1 hora a 2 horas
Más de 2 horas
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Tiempo medio desplazamiento In-Itinere
Menos de 1 hora 109 36.3%
De 1 hora a 2 horas 175 58.3%
Más de 2 horas 16 5.3%
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PROPUESTAS PARA MEJORAR LA MOVILIDAD DE LOS DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE
Propuestas para mejorar movilidad In-Itinere
Cultura de carro compartido 78 19.5%
Transporte Institucional 230 57.5%
Cambio de horario (entrada y salida) 78 19.5%
Estrategias de control 14 3.5%
19%
57%
20%
4%
Propuestas para mejorar movilidad
Cultura de carrocompartido
TransporteInstitucional
Cambio de horario(entrada y salida)
Estrategias decontrol
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RIESGO QUE PERCIBEN LOS EMPLEADOS DURANTE LOS DESPLAZAMIENTOS IN-ITINERE
Riesgo en desplazamiento In-Itinere
Congestión vehicular 256 60.1%
Accidentalidad 58 13.6%
Inseguridad 112 26.3%
60%14%
26%
Riesgo en desplazamiento In-Itinere
Congestión vehicular
Accidentalidad
Inseguridad
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1.7.5 DEFINICIÓN DE RIESGOS VIALES DE LA EMPRESA
Una vez conocidos los patrones de movilidad, se conocen los medios y tiempos de desplazamiento de los
funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para el análisis del riesgo en
seguridad vial se tiene en cuenta los resultados obtenidos en la encuesta y los patrones de movilidad, con los
cuales se emiten las siguientes apreciaciones:
1.7.6 CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS VIALES
Contratos a término indefinido
Riesgo según Experiencia en conducción:
Experiencia en conducción % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación
Medida de Intervención
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SI 63.5% Media
Accidente de tránsito (sólo
daños-lesiones-
homicidios)
Lesiones personales,
muerte, daño al patrimonio
propio, de la empresa y/o de
terceros
La falta de experiencia en la
conducción favorece los
accidentes, ya que muchas
veces no se han desarrollado
correctamente las habilidades para maniobrar
el vehículo o reaccionar ante
situaciones inoportunas que se presentan en
la vía.
Es importante que en los planes de
formación y campañas en
seguridad vial se intervenga el factor humano, en el cual
sin importar la cantidad de años conduciendo, la
persona conozca cómo influyen sus
acciones y comportamientos en la seguridad vial, no
sólo para los conductores, sino también para los
otros actores de la vía
NO 36.5% Media
Riesgo según tiempo de experiencia en conducción
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Tiempo de experiencia % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación
Medida de Intervención
Menos de 1 año 14.4% Alta
Accidente de tránsito
(sólo daños-lesiones-
homicidios)
Lesiones personales, muerte, daño al patrimonio
propio, de la empresa y/o de
terceros
La falta de experiencia en la
conducción favorece los
accidentes, ya que muchas veces no
se han desarrollado correctamente las habilidades para
maniobrar el vehículo o
reaccionar ante situaciones
inoportunas que se presentan en la vía.
Es importante que en los planes de
formación y campañas en seguridad vial
se intervenga el factor humano, en el cual sin importar la cantidad de
años conduciendo, la
persona conozca cómo
influyen sus acciones y
comportamientos en la
seguridad vial, También es
importante la realización de
inspecciones en las vías y
evaluaciones en cabina con el fin de identificar las
acciones incorrectas que
se vuelven hábitos por los conductores
De 1 a 3 años 17.4% Media
Más de 3 años 68.2% Media
La experiencia es un factor importante a la hora de evitar posibles situaciones que lleven a accidentes, así que contar con ella disminuye el riesgo de esta posibilidad, sin embargo, un exceso de confianza puede llevar a prácticas inadecuadas que pueden aumentar las posibilidades de un accidente
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Riesgo según historial de accidentalidad
Accidente últimos 5 años % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación
Medida de Intervención
SI 6.2% Media
Accidente de tránsito (sólo
daños-lesiones-homicidios)
Lesiones personales,
muerte, daño al patrimonio propio, de la empresa y/o
de terceros
En los planes de formación es
importante incluir el tema de
accidentalidad como un referente encaminado a que
la población conozca las
consecuencias legales y sociales de los accidentes,
con el fin de asumir conductas
responsables que impidan
situaciones potencialmente
peligrosas
En los planes de formación es
importante incluir el tema de
accidentalidad como un referente
encaminado a que la población conozca las
consecuencias legales y sociales de estos eventos, para lograr una mentalidad de
prevención,
NO 93.8% Media
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Accidente últimos 5 años (sólo daños materiales % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación
Medida de Intervención
SI 8.4% Media
Accidente de tránsito (sólo
daños-lesiones-homicidios)
Lesiones personales,
muerte, daño al patrimonio
propio, de la empresa y/o de
terceros
Sufrir un accidente con
pérdidas materiales puede
generar cierto tipo de confianza
al conducir, ya que se considera que el riesgo es
únicamente material
En los planes de formación es importante incluir el tema
de accidentalidad
como un referente
encaminado a que la
población conozca las
consecuencias legales y
sociales de estos eventos,
para lograr una
mentalidad de prevención.
NO 91.6% Media
Riesgo según medio de desplazamiento In-Itinere
Medio de transporte % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación Medida de Intervención
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A pie/Bicicleta 9.9% Alto
Accidente de tránsito
(sólo daños-lesiones-
homicidios)
Lesiones personales,
muerte, daño al patrimonio propio, de la empresa y/o de terceros
El peatón siempre será actor de la vía más expuesto y más vulnerable en la vía, El ciclista está expuesto por lo vulnerable de su vehículo y por la falta de infraestructura para este tipo de vehículos
Intervenir mediante campañas de prevención en seguridad vial fomentando las normas de comportamiento a peatones, ciclistas, pasajeros conductores
Moto 5.9% Alto
Dentro de los índices de accidentalidad los motociclistas ocupan el Primer lugar de mortalidad y lesiones por ello la probabilidad es alta
Diseñar una campaña y plan de formación destinado a este tipo de población, haciendo énfasis en uso de EPPS y respeto a las normas de transito
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Automotor Taxi 20.5% Medio
Accidente de tránsito
(sólo daños-lesiones-
homicidios)
Lesiones personales,
muerte, daño al patrimonio propio, de la empresa y/o de terceros
Desde el momento en que una persona toma la decisión de transitar en un vehículo, está expuesto a los riesgos del tránsito y transporte
Incluir dentro de los planes de formación y campañas de seguridad vial, que los aspectos de prevención no solo son para las actividades laborales si no en todos sus desplazamientos
T. Público/SITP/TM 63.7% Bajo/Medio
Teóricamente el riesgo al viajar en transporte público es mínimo, ya que los vehículos están en buenas condiciones, los operadores están capacitados y la infraestructura esta (en su mayoría) en buenas condiciones. Sin embargo, en muchas ocasiones ese no es el caso y
En caso de que se den malas prácticas de conducción o situaciones que fomenten el riesgo, comentarlo a los operadores del servicio respectivo para que se tomen las medidas pertinentes
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se pueden dar prácticas que aumentan el riesgo de accidente
Riesgo según tiempo medio desplazamientos In-Itinere
Tiempo medio desplazamiento % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación Medida de Intervención
Menos de 1 hora 36.3% Baja
Accidente de tránsito (sólo
daños-lesiones-
homicidios)
Lesiones personales,
muerte, daño al patrimonio
propio, de la empresa y/o de
terceros
El tiempo y distancia de trayecto en estos
desplazamientos están relacionados con la exposición al riesgo, entre mayor sean estos valores
mayores es la exposición a los
riesgos de las vías y
Intervenir mediante campañas de prevención
en seguridad vial fomentando las normas de
comportamiento a peatones, ciclistas,
pasajeros conductores etc. En la medida de lo posible,
minimizar el tiempo de exposición con el fin de
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De 1 hora a 2 horas 58.3% Media
así mismo a sufrir accidentes cuyas consecuencias
pueden ir desde simples pérdidas
materiales hasta las lesiones de los
empleados, e incluso la muerte
evitar un posible accidente, sin embargo, evitando prácticas inadecuadas
como el exceso de velocidad que pueden en
este caso, provocar el efecto contrario
incrementando el riesgo de accidente
Más de 2 horas 5.3% Alta
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Riesgo en desplazamientos In-Itinere que perciben los empleados
Riesgo en desplazamiento % Probabilidad Peligro Consecuencia Justificación
Medida de Intervención
Congestión vehicular 60.1% Medio
Accidente de tránsito (sólo
daños-lesiones-
homicidios)
Lesiones personales,
muerte, daño al patrimonio propio, de la
empresa y/o de terceros
A pesar que la capital cuenta con estándares altos de flujo vehicular, es el comportamiento humano el que debe reconocer esos riesgos y tomar las acciones encaminadas a evitar accidentes de transito
Realizar análisis de rutas identificando
peligros y establecer medidas de prevención con
estos, en las actividades de
formación inculcar las buenas
prácticas y de prevención
Accidentalidad 13.6% Medio
El riesgo de accidente siempre está presente, algunas veces se intensifica debido a factores como el estado de la vía, imprudencias de otros conductores, el clima, etc.
Incluir en los planes de formación la incidencia del factor humano en un accidente de tránsito (estrés, fatiga) encaminado a que quien es un actor vial
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Inseguridad 26.3% Medio
La inseguridad en algunos sectores de la ciudad pone en riesgo el patrimonio mismo o el de la empresa e incluso la vida de sus empleados
Evitar situaciones potencialmente inseguras como conducir a altas horas de la noche, así como no transitar por sitios que son conocidos por su inseguridad. Prestar siempre atención al entorno y notificar a la policía del sector cualquier anormalidad
Propuestas de los funcionarios para mejorar la movilidad
PROPUESTA PARA MEJORAR MOVILIDAD % JUSTIFICACIÓN
Cultura de carro compartido 19.5%
El uso de vehículo compartido disminuye la cantidad de autos en la vía, incrementando teóricamente la velocidad de desplazamiento de estos, además genera beneficios a nivel ambiental disminuyendo las emisiones de gases de efecto invernadero
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Transporte Institucional 57.5%
Con una buena ejecución, la implementación de un transporte colectivo puede resultar beneficioso para la entidad y los empleados, disminuyendo el tiempo de recorrido, descongestionando las vías e incluso incrementar la productividad al disminuir las llegadas tarde al trabajo
Cambio de horario (entrada/salida) 19.5%
El cambio de itinerario a una hora no pico, permite que los desplazamientos sean más rápidos y seguros, ya que la cantidad de vehículos disminuye, por ende, hay menos congestión y menos actores en la vía que puedan generar riesgo
Estrategias de control 3.5%
Las capacitaciones en factor humano pueden favorecer la disminución considerable de la accidentalidad en materia de tránsito, toda vez que, en la mayoría de accidentes, se encuentra presente como factor fundamental el (factor humano).
1.7.7 NORMA O ESTÁNDAR CONSULTADA PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS.
Para el análisis de las encuestas y VALORACION DEL RIESGO VIAL se tomó como base los análisis
realizados en el INFORME MUNDIAL SOBRE PREVENCIÓN DE LOS TRAUMATISMOS CAUSADOS POR
EL TRÁNSITO Organización Mundial de la Salud Ginebra 2004 y publicaciones subsiguientes, por ser las
máximas autoridades en el tema de medición del riesgo vial.
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Indica en la página 21 de dicho documento “…El estudio indica que, en comparación con una persona que
viaje en automóvil, por cada kilómetro recorrido, una que circule en un vehículo motorizado de dos ruedas
tiene 20 veces más probabilidades de morir, una que va caminando tiene nueve veces más probabilidades
de morir y una que va en bicicleta tiene ocho veces más probabilidades de morir. Sin embargo, el ocupante
de un automóvil tiene 10 veces más probabilidades de morir que el pasajero de un autobús o autocar y 20
veces más que el pasajero de un tren…”
Así mismo en la página 12 del mismo documento indica “…Perfil de las personas afectadas por lesiones
causadas por el tránsito. Los más vulnerables son los peatones, los ciclistas y los conductores de
ciclomotores y motocicletas. En los países de ingresos bajos y medianos representan un gran porcentaje del
tránsito y concentran la mayor parte de las defunciones causadas por el tránsito. En los países de ingresos
altos, la vía pública es utilizada mayoritariamente por Propietarios y conductores de automóviles, y en ellos
se concentran la mayor parte de las defunciones causadas por el tránsito. Aun así, incluso en estos países,
los peatones, los ciclistas y los conductores de ciclomotores y motocicletas corren un riesgo mucho mayor de
fallecer por kilómetro recorrido…”.
Igualmente, en la página 19 señala que “…Exposición a los riesgos de traumatismos causados por el
tránsito. La exposición a los riesgos significa la exposición al tránsito resultante de la necesidad de utilizar la
vía pública y del volumen y la composición del tránsito en ella…”
Y por último en la página 20 “…Reducir la exposición mediante la planificación del uso de la tierra y el
transporte. No es posible suprimir la necesidad ni el deseo de desplazarse, pero sí es posible reducir la
duración e intensidad de la exposición a los tipos de tránsito que entrañan riesgo para las personas…”
Para el Apartado de la experiencia en la conducción se tomó en cuenta lo señalado en dicho informe en la
página 22 “…Los traumatismos resultantes del tránsito constituyen, en todo el mundo, una de las principales
causas de muerte entre los jóvenes que conducen automóviles o vehículos motorizados de dos ruedas (52).
Las tasas de mortalidad son especialmente elevadas entre los adolescentes y los varones (92, 93). Un
estudio sobre las características de los traumatismos causados por el tránsito en Australia, el Japón, Malasia
y Singapur (94) mostró que los usuarios de la vía pública que corrían mayor riesgo de traumatismos eran los
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conductores de motocicletas con permisos provisionales, seguidos de los que llevaban menos de un año
conduciendo. Otro estudio (93) señaló que todos los conductores, de todo tipo de vehículos, corrían
mayor riesgo durante su primer año de conducción. Entre los factores favorecedores se cuentan: el
desconocimiento de los vehículos, que a menudo se toman prestados; la búsqueda de emociones y
la confianza excesiva; la menor tolerancia al alcohol en comparación con las personas de más edad,
y la velocidad excesiva o inapropiada. A altas horas de la noche el riesgo es tres veces mayor que durante
el día para los conductores de 16 años y cuatro veces mayor para los que tienen entre 20 y 44 años…”
Viabilidad de la utilización de este material de consulta
Como información general, para la realización de este estudio, es de resaltar que la conclusión del INFORME
MUNDIAL SOBRE PREVENCIÓN DE LOS TRAUMATISMOS CAUSADOS POR EL TRÁNSITO
Organización Mundial de la Salud Ginebra 2004, informa que “...El objetivo de este informe es contribuir al
acervo de conocimientos sobre la seguridad vial. Con él se pretende favorecer y fomentar una mayor
cooperación, innovación y compromiso para prevenir los choques en la vía pública en todo el mundo...”
1.8 PLANES DE ACCIÓN DE RIESGOS VIALES
Los planes de acción se han definido dentro del mismo cronograma y se encuentran complementados con
los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio de los cuales se resumen a
continuación:
• Conformación Comité de seguridad Vial (diseño de estrategias)
• Destinación de Recursos por la organización
• Diseño y socialización de políticas
• Socialización de protocolos y procedimientos normalizados
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• Incorporación del PESV en el proceso de inducción y capacitación
• Socialización procesos de mantenimiento
• Adecuación de los centros de trabajo en aspectos relacionados a la seguridad vial, y de acuerdo a
las recomendaciones realizadas en el diagnóstico inicial.
Entre otras actividades donde la organización se encuentra comprometida
1.9 IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES DEL PESV
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN DEL PESV
El comité de seguridad vial de la entidad aprobó el cronograma de actividades a corto plazo (año 2016) pero
así mismo ha establecido que en la reunión del comité del mes de diciembre se incorporara en la agenda el
diseño de las actividades para el año 2017.
1.9.4 PRESUPUESTO PARA IMPLEMENTAR EL PESV
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para todas sus dependencias planifica
anualmente los recursos a emplear en sus actividades, entre las cuales están los recursos del SG-SST quien
se apoyará con los recursos ofrecidos por la ARL para las medidas de intervención necesarias para la
prevención de accidentes. Así mismo en los componentes de vehículos seguros se cuenta con el presupuesto
necesario para el mantenimiento de los vehículos.
1.10 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN EL PESV
INDICADORES DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL
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En el marco del Plan Estratégico de Seguridad Vial, el comité trimestralmente en sus reuniones podrá solicitar
los indicadores de las áreas que estén relacionados con la seguridad vial. Pero así mismo se incorporan los
siguientes indicadores como propios del PESV.
El periodo de medición será TRIMESTRAL con el fin de que sea tema de discusión en las reuniones del
Comité de seguridad Vial.
INDICADOR DEL PROGRAMA:
N° actividades realizadas en el periodo * 100%
N° de actividades programadas.
El presente indicador se evidenciará posteriormente en la medida de implementación, en el cronograma que se anexa al presente documento en el cual se relacionará el estado de cumplimiento de las actividades propuestas y ejecutadas.
INDICADOR ACCIDENTALIDAD LABORAL CON ÉNFASIS VIAL:
N° de accidentes de tránsito presentados * 100%
N° de accidentes de origen laboral presentados (viales).
El indicador de accidentalidad a la fecha de la elaboración del presente documento, arroja las estadísticas
que se encuentran en el numeral 5.2.1 del presente documento.
(Información documentada de accidentes de tránsito).
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1.10.6 PERSONAS CAPACITADAS EN SEGURIDAD VIAL
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, realiza gestión desde el mes de febrero de 2016, a fin de solicitar
capacitación directamente con Secretaría de Movilidad, obteniendo una respuesta positiva por parte de la
entidad.
Por lo tanto, se realiza el programa de capacitación dirigido a los conductores de vehículos del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en los meses de marzo y abril, comprendiendo los siguientes
temas:
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De acuerdo a lo anterior, hasta el momento se cuenta con las capacitaciones dirigidas a los conductores (39)
en total. En las cuales se han manejado diversos temas, con la colaboración de la SECRETARÍA DE
MOVILIDAD DE BOGOTÁ.
Fecha Capacitación Tema Capacitación Duración Cantidad Asistentes
Marzo 09 de 2016 Módulo Comportamental.
Transformación positiva del comportamiento ciudadano en el contexto de la
seguridad vial como una construcción individual y social ambiental.
3 horas 37
Marzo 16 de 2016 Módulo Normativo
Reconocimiento del sentido y apropiación de la norma como protección de la
vida.
3 horas 20
Marzo 30 de 2016 Módulo Biocinemática
Análisis de las condiciones, factores y consecuencias de los siniestros viales.
3 horas 29
Abril 06 de 2016 Módulo Resolución de Conflictos
•Sensibiliza sobre las buenas prácticas que se deben aplicar en el manejo de
las personas con discapacidad en cuanto a seguridad vial y espacio público de
la ciudad.
•formación en seguridad vial a personas con discapacidad cognitiva, física y
sensorial.
3 horas 24
Se anexan listados de asistencia a las respectivas capacitaciones. En el
presente documento. Anexo N°06
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El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el apoyo de ARL COLMENA, programará
las respectivas jornadas de capacitación y sensibilización para todos los actores viales de la entidad, a fin de
dar a conocer la importancia y el compromiso adquirido para la implementación del Plan Estratégico de
Seguridad Vial.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, realiza la siguiente gestión para el efectivo control del
mantenimiento preventivo de los vehículos a su cargo. Teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
• Se toma un kilometraje semanal, los días jueves a fin de establecer los vehículos que requieran
mantenimiento preventivo de cada 5000 kilómetros recorridos.
•Una vez tenga los 5000 kilómetros de recorrido establecidos, se programa para su respectivo mantenimiento
por el taller que salió aceptado de acuerdo al proceso de contratación.
• Es importante resaltar que los vehículos propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio, en su mayoría son modelo 2012.
(En el numeral 3.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO, se profundizará más en cuanto a las características de
los vehículos y los establecimientos autorizados para realizar el mantenimiento preventivo).
1.10.9 AUDITORIAS DEL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL
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El Plan Estratégico de Seguridad Vial, hará parte del cronograma de auditorías internas que se realizan en el
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
El comité de seguridad vial planificará la auditoria anual ajustándose a los procedimientos internos de la
entidad de auditoria.
2. COMPORTAMIENTO HUMANO
2.1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONDUCTORES.
2.1.1 PERFIL DEL CONDUCTOR
2.1.2 PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONDUCTOR
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, dentro de sus directrices para contratación,
cuenta con la Resolución 1580 de marzo 16 de 2015, por la cual se actualiza el Manual Específico de
Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal. Por lo tanto, con respecto
al proceso de contratación de conductores, en las páginas (35) a (38) se encuentran establecidos los perfiles
y procedimientos de selección de los mismos. Los cuales se encuentran distribuidos en (8) ocho puntos
específicos, a saber, los siguientes:
I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO
II. ÁREA FUNCIONAL
III. PROPOSITO PRINCIPAL
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
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V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
VIII. ALTERNATIVA
Nota: La policía nacional por medio de la dirección de protección (DIPRO), pone a disposición dos
funcionarios (POLICIAS) quienes son los conductores de las (2) motocicletas propiedad del MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.
2.2 PRUEBAS DE INGRESO DE CONDUCTORES
2.2.1 EXAMENES MEDICOS
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuenta con los siguientes esquemas en los
cuales se encuentran estipulados:
•Procedimiento exámenes médicos
•Profesiograma, control exámenes médicos para los funcionarios, en el cual se encuentran incluidos los
conductores.
CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS EXÁMENES MÉDICOS A LOS CONDUCTORES
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en los parámetros establecidos en el
profesiograma por cargo, relacionando los diversos criterios que son tenidos en cuenta para el personal
operativo (conductores), a saber, los siguientes:
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2.2.2 IDONIEDAD EN EXÁMENES MÉDICOS
La entidad que realiza los exámenes de ingreso para los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores
y su Fondo Rotatorio:
COLSUBSIDIO
CENTRO MÉDICO DE ESPECIALISTAS CALLE 63
DIRECCIÓN: CARRERA 24 NO. 62-50
Teléfono: Audio Servicios 7450999 opción 2
Anexo especial: Prueba psicosensométrica
Riesgo: Físico, biomecánico, psicosocial
Examen médico: Énfasis osteomuscular
Prueba psicosensométrica
Laboratorios: Glicemia
Perfil lipídico
Paraclínicos: Optometría
Audiometría
Restricciones médicas para el cargo
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CONSULTA MÉDICA: Cardiología, Endocrinología, Neumología, Neurología, Urología, Fisiatría, Medicina
Interna, Otorrinolaringología, Ginecología, Cirugía General, Dermatología, Oftalmología, Gastroenterología,
Psiquiatría, cirugía vascular, consulta de seno, nutrición, Clínica De Acné, Urología Pediátrica, Programa de
Cefalea del Adulto.
2.2.3 EXÁMENES PSICOSENSOMÉTRICOS
Con el fin de garantizar y conocer el estado de salud del funcionario que tiene a cargo la función de conducir
vehículo y siguiendo los lineamientos legales del Plan Estratégico de Seguridad vial (Resolución 1565/14), el
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se encuentra realizando gestión de cotización en
diferentes entidades, con el fin de hacer contrato para la toma de los exámenes psicosensométricos a los
conductores.
Dichos exámenes serán programados para su ejecución según el cronograma de actividades del Plan
Estratégico de Seguridad Vial.
2.2.5 PRUEBA TEÓRICA
En el componente de comportamiento humano mediante la Resolución 1580 de 2015 se relaciona el
procedimiento de selección del funcionario (conductores) que ingresan al Ministerio de Relaciones Exteriores
y su Fondo Rotatorio, en dicho proceso para quienes se desempeñarán o tendrán a cargo la conducción de
un vehículo se tendrá en cuenta inicialmente que la persona cuente la licencia de conducción según los
requerimientos legales del vehículo a operar.
Adicionalmente el encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio, el señor CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, realizará las pruebas teóricas básicas de ingreso
a los nuevos conductores contratados.
2.2.6 IDONEIDAD EN EXÁMENES TEÓRICOS
IDONEIDAD EN LA REALIZACIÓN DE LAS PRUEBAS TEÓRICAS
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El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, con el apoyo de ARL COLMENA y sus proveedores especializados
en seguridad vial, quienes cuentan con la idoneidad en este tema, realizarán (diseñaran), las pruebas teóricas
necesarias para evaluar no solo el ingreso del conductor, si no cada módulo de capacitación en seguridad
vial que sea impartido a los actores viales (Funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio), en la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial, teniendo en cuenta los temas y
parámetros establecidos en el cronograma de capacitación.
2.2.7 PRUEBA PRÁCTICA
Teniendo en cuenta que el Ministerio de Transporte por medio de la licencia de conducción, es quien avala a
una persona a operar un vehículo en el territorio nacional, se presume que quien porte su licencia de
conducción y que esta se encuentre inscrita en el RUNT, cuenta con la idoneidad y conocimiento para operar
un vehículo de la categoría que refiere la licencia de conducción.
Complementario a la acreditación anterior por medio de la licencia de conducción, el Ministerio de Relaciones
Exteriores y su Fondo Rotatorio, realizaría una evaluación en cabina de quien ingrese a operar un vehículo o
a quien se le asignen nuevas funciones dentro de la organización y entre estas se encuentre la operación de
un vehículo.
Esta evaluación en cabina se realizará en un lapso no menor a 30 minutos de conducción en la cual, el
aspirante en un vehículo igual o similar al que operara en su actividad laboral conducirá el vehículo y quien
realice la evaluación medirá el nivel de experticia en la condición teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Criterios para la realización de las pruebas prácticas a los conductores
• Documentos del evaluado
• Reconocimiento del vehículo
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• Ascenso, descenso del vehículo
• Posición al conducir
• Uso técnico del embrague
• Relación caja de cambios
• Identificación de riesgos (corto, media y larga distancia)
• Manejo de espacios del vehículo
• Reconocimiento de las señales de transito
• Estacionamiento del vehículo
Entre otros aspectos, los cuales se registrarán en el formato de evaluación en cabina.
2.2.8 IDONIEDAD DE QUIEN REALIZA LAS PRUEBAS PRÁCTICAS
Las pruebas prácticas serán realizadas por el encargado del área de transporte, el señor CESAR AUGUSTO
MONTAÑO SIERRA, quien además es el responsable del Plan Estratégico de Seguridad Vial del Ministerio
de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
El señor CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA ha sido designado por ser la persona más idónea para la
realización de la evaluación en cabina, para tal fin se ha tenido en cuenta que esta persona cumple con los
siguientes requisitos:
• Mínimo dos años en la empresa conduciendo un vehículo similar al que conducirá el evaluado.
• Cuente con licencia de conducción y esta cumpla con todos los requisitos legales.
• Conozca el proceso de mantenimiento del frente de trabajo.
• Este socializado con los procesos pre operacionales del vehículo en el que se realizara la evaluación
en cabina.
• Este familiarizado con el formato de evaluación en cabina requerido para la prueba.
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2.3 PRUEBAS DE CONTROL PREVENTIVO DE CONDUCTORES
PRUEBAS PREVENTIVAS A CONDUCTORES
La Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en su plan de
formación anual al personal que opere un vehículo, en los casos que lo considere necesario y conveniente,
solicitará al proveedor que imparta la formación en seguridad vial incluyendo actividades prácticas, entre las
cuales de ser necesario se realizará la evaluación en cabina descrita en el ítem anterior, encaminado a
perfeccionar la conducción de quien ya esté operando vehículo al interior de la organización.
Nuevamente se hace énfasis en el profesiograma anexo al presente PESV. En el cual se observa la
frecuencia de los exámenes médicos a los conductores.
2.4 2.4 CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL
2.4.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL.
La Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, bajo la
Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación, ha
desarrollado el Plan Institucional de Capacitación, como parte de una estrategia organizacional enfocada al
cumplimiento del objetivo institucional “Desarrollar y fortalecer las habilidades, aptitudes y conocimientos del
Talento Humano” en el tema de Seguridad Vial, con el fin de fortalecer el desarrollo del personal y de la
Institución, permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias que se presentan tanto
dentro como fuera de la Entidad.
2.4.2 CRONOGRAMA DE FORMACIÓN PARA CONDUCTORES Y PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN
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Todos los procesos de inducción y capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio, están a cargo de la Direccion de Talento Humano, quien controla los procesos de eficacia,
eficiencia y cobertura de los mismos.
Del mencionado proceso se extraen los procesos de capacitación relacionados a la seguridad vial y se
incorpora al cronograma de actividades del Plan Estratégico de Seguridad Vial, cronograma que ya ha sido
mencionado en el presente documento y que se encuentra anexo al mismo; haciendo énfasis que el proceso
de formación en esta área NO es solo para conductores sino para todos los actores viales.
2.4.3 RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
El plan de capacitación estará a cargo de la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar,
Desarrollo de Personal y Capacitación de la Dirección de Talento Humano.
2.4.4 TEMA NORMATIVO; LEGISLACIÓN EN TRÁNSITO
• Responsabilidad Penal y Civil derivado de accidentes de tránsito, actuación del conductor antes estos
eventos y divulgación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
• Normas de Comportamiento para usuario de las vías. (Código nacional de Transito).
2.4.5 TEMAS DE SENSIBILIZACIÓN EN LOS DIFERENTES ROLES DEL FACTOR HUMANO
• Divulgación del Plan Estratégico de Seguridad Vial
• Normas de comportamiento para usuario de las vías. (Derechos y deberes de peatones, pasajeros, ciclistas,
etc.).
• El Factor Humano (Factores de riesgo identificados en el conductor, Estado Psicofísico alterado, Descansos
insuficientes, Concentración, Fatiga, Alcohol y drogas o medicamentos).
2.4.6 TEMAS DE COMO ACTUAR FRENTE A LOS ACCIDENTES DE TRÁNSITO
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El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, realizará una capacitación en el tema de
actuaciones en caso de accidente de tránsito para los conductores. Se realizará una adecuada socialización
sobre el protocolo en caso de accidentes de tránsito, adoptado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y
su Fondo Rotatorio.
Adicionalmente se tendrá en cuenta el proyecto de documento "Protocolo de Riesgo Psicosocial en
Accidentes de Tránsito”, con el fin de Establecer tipos de intervención psicosocial necesarios para la atención
de crisis y/o accidentes de tránsito sufridos por los funcionarios y/o contratistas del Ministerio de Relaciones
Exteriores y su Fondo Rotatorio.
2.4.7 TEMAS BASADOS EN EL DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD
Todos los temas de capacitación han sido basados en el diagnóstico inicial sobre el estado en el cual se
encontraba el programa de seguridad vial del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Por
tal razón se refleja el esfuerzo y compromiso por adoptar un programa completo de capacitaciones, de
acuerdo a los lineamientos para la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
2.4.8 EL PROGRAMA TIENE DEFINIDA LA INTENSIDAD HORARIA
Las sesiones de capacitación en seguridad vial impartidas a los conductores y demás actores viales del
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, tendrán una duración mínima de (2) dos horas y
máxima de (4) cuatro horas.
2.4.9 EL PROGRAMA TIENE TEMAS ACORDES CON LOS TIPOS DE VEHÍCULOS QUE OPERA LA
ORGANIZACIÓN
El programa de capacitación en seguridad vial adoptado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio, ha sido diseñado específicamente para los vehículos de su propiedad.
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2.4.10 EL PROGRAMA TIENE INCLUIDO TEMAS PARA CONDUCTORES NUEVOS Y CONDUCTORES
ANTIGUOS
De acuerdo a la necesidad de inducción al puesto de trabajo para todos los funcionarios, donde se incluyen
los conductores y demás actores viales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se
establecerán unos niveles básicos y avanzados para los conductores que vayan a tomar las inducciones al
puesto.
2.4.11 EL PROGRAMA ES EXIGIDO TANTO A CONDUCTORES PROPIOS COMO TERCEROS.
Todos los actores viales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, serán incluidos en el
plan de formación establecido para conductores en el cual se cumplirán los objetivos planteados en el Plan
Estratégico de Seguridad Vial.
2.4.12 MODELO DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
La evaluación de las capacitaciones se realizará de acuerdo a los lineamientos y políticas de operación
establecidos en los Procedimientos del Plan Institucional de Capacitación del Ministerio de Relaciones
Exteriores (Procedimientos GH-PT-94 “Ejecución y Evaluación Plan Institucional de Capacitación”, los cuales
se encuentra en el Sistema Maestro de la Entidad).
INFORMACIÓN DE LOS CONDUCTORES
2.5 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE CONDUCTORES
2.5.1 INFORMACIÓN DE CADA UNO DE LOS CONDUCTORES DEL MINISTERIOS DE RELACIONES
EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.
La Direccion de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, es el área
encargada de la recepción y administración de las hojas de vida con todos los soportes de los conductores.
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2.5.2 PROTOCOLO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE LOS CONDUCTORES PROPIOS.
La Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, son los
encargados de crear la Historia Laboral con los documentos de la hoja de vida o historia laboral de cada
conductor.
Los documentos posteriores a la creación de la carpeta deben ser archivados y organizados en forma
cronológica. En este proceso documental, las hojas de vida cuentan con la siguiente información:
Documentos de ingreso
• Hoja de vida con procesos de selección
• Documentos personales de identificación (cedula de ciudadanía, licencia de conducción) entre otros
específicos al cargo.
• Diplomas
• Experiencia laboral
• Resultado examen médico de aptitud
Afiliaciones seguridad social
• Afiliación ARL
• Afiliación EPS
• Afiliación AFP
• Afiliación Caja Compensación
Contrato
• Acto administrativo de nombramiento
• Formato de inducción
• Soportes de retiro
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Vacaciones
• Carta de solicitud de vacaciones
• Acta de entrega de cargo
Incapacidades y licencias
• Licencias remuneradas y no remuneradas
• Incapacidades
• Licencia de maternidad y paternidad
Comunicaciones varias
• Procesos disciplinarios
• Certificado de ingresos y retenciones
• Formato de certificación de capacitaciones
2.5.4 FRECUENCIAS DE VERIFICACIÓN DE INFRACCIONES DE TRÁNSITO POR PARTE DE LOS
CONDUCTORES
En el triángulo de la seguridad vial, el comportamiento humano está relacionado con la generación de la
mayoría de los accidentes de tránsito, esto sin hacer énfasis en el actor vial (peatón, pasajero, conductor,
etc.). Por esta razón es indispensable realizar actividades a generar conciencia en la generación de buenos
hábitos respecto al cumplimiento de las normas de tránsito, actividades complementarias al control que se
realicen a las actividades en la conducción.
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Uno de los controles propuestos a generar esos comportamientos de cumplimiento de las normas de tránsito
consiste en la verificación de las licencias de conducción del personal que tiene a cargo el beneficio de la
operación de un vehículo. Esta actividad se realizaría cada trimestre como se relaciona en el cronograma de
actividades del presente plan.
2.5.5 REGISTRO DE INFRACCIONES A LAS NORMAS DE TRÁNSITO POR PARTE DE LOS
CONDUCTORES PROPIOS
En el presente documento se anexa la versión imprimible en los archivos de consulta de la base de datos
SIMIT, sobre las infracciones cometidas por los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su
Fondo Rotatorio. Sin embargo, hasta el momento los conductores no tienen comparendos pendientes.
2.5.6 PROCEDIMIENTO EN CASO DE EXISTIR COMPARENDOS POR PARTE DE LOS
CONDUCTORES PROPIOS
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, siguiendo el cronograma del Plan Estratégico de Seguridad Vial,
verificara cada una de las licencias de conducción del personal que conduce vehículo en la compañía
siguiendo los siguientes pasos:
• Consultará mensualmente en la base de datos (nombre y cedula) de las personas con beneficio de
conducción.
• Se procederá a verificar en el RUNT el estado de las licencias de conducción del personal
relacionado.
• Se informará al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Servicios Generales, al que pertenece
el trabajador que registre comparendos pendientes por pago, para que invite al trabajador a ponerse
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al día.
• En casos que en la verificación de RUNT aparezca algún tipo de comparendo que amerite la
suspensión de la licencia de conducción, se informara a la Dirección de Talento Humano y la Oficina
de Control Interno Disciplinario, para que inicie la acción disciplinaria para suspender la actividad de
conducción de los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio si es
necesario.
2.5.7 RESPONSABLE PARA LA VERIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN CASO
DE PRESENTAR COMPARENDOS LOS CONDUCTORES.
Esta labor estará a cargo del encargado del área de Transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su
Fondo Rotatorio, el señor:
NOMBRE DIRECCION TELEFONO CORREO ELECTRONICO CIUDAD
CESAR
AUGUSTO
MONTAÑO
SIERRA
CARRERA 5 N°
9 - 03 oficina
AU201
3814000 EXT
1250.
CEL.350-
5536549
cesar.montano@cancilleria.gov.co BOGOTÁ
2.6 POLÍTICAS DE REGULACIÓN DE LA EMPRESA
POLÍTICA DE CONTROL DEL ALCOHOL Y DROGAS
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consiente que el consumo de bebidas
alcoholicas, sustancias psicoactivas y el cigarrillo constituyen un riesgo que impacta directamente y de forma
negativa en las actividades de la conducción, para la salud e integridad fisica se esfuerza por desarrollar sus
actividades libres de cualquier peligro que afecte la salud y la vida de sus funcionarios, contratistas, visitantes
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y proveedores. Por tal motivo promueve un lugar de trabajo sano, seguro y productivo, buscando eliminar
cualquier factor que altere el comportamiento humano.
Teniendo en cuenta lo anterior el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio ha determinado:
➢ Promover un ambiente libre de humo, alcohol y sustancias psicoactivas.
➢ Promover en los funcionarios estilos de vida saludables a través de actividades de promoción y
prevención.
➢ Prohibir el ingreso, el consumo, posesión, transporte, almacenamiento, promoción y venta interna de
tabaco y cigarrillo, bebidas alcoholicas, sustancias alucinogenas o psicoactivas y cualquier otra
sustancia ilegal en las instalaciones del Ministerio, incluyendo sus diferentes sedes, locaciones y
vehículos en uso de los conductores, funcionarios, contratistas, visitantes y proveedores durante la
ejecución de las actividades realizadas.
➢ Prohibir el ingreso de funcionarios, contratistas, visitantes y proveedores a las instalaciones del
Ministerio bajo los efectos de alcohol y sustancias psicoactivas o alucinógenas.
➢ Prohibe el consumo de cigarrillo o tabaco en sus instalaciones y dentro de cualquier vehículo que
sea utilizado para las actividades del Ministerio, excepto en las zonas destinadas para tal fin.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, reailzará los procedimientos de chequeo que
sean necesarios para alcanzar los objetivos de la presente política, sin perjuicio de las sanciones a que
hubiere lugar en caso de que un funcionario se encontrase laborando en estado de embriaguez.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha designado el recurso necesario para dar
cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando
activamente en los programas de sensibilización y capacitación.
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2.6.6 ¿ESTÁN DEFINIDAS LAS ACCIONES A TOMAR, PARA AQUELLOS CONDUCTORES CUYO
RESULTADO DEL EXAMEN SEA POSITIVO?
En caso de arrojar un resultado positivo en una prueba realizada con el alcohosensor a uno de los conductores
del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, esto se configurará en una falta grave,
contemplada en la Ley 734 de 2002. Y será justa causa para dar por terminado el contrato.
2.6.8 POLÍTICA PARA LA REGULACIÓN Y CONTROL DE HORAS
MÁXIMAS DE CONDUCCIÓN Y DESCANSO
Todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, están obligados a
detener su vehículo en caso de encontrarse cansados o fatigados, deberán utilizar entonces planes
alternativos para llevar a cabo el viaje, o bien descansar/dormir durante el tiempo apropiado antes de
conducir.
Se debe dar cumplimiento a la jornada laboral cuya duración máxima legal es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana. Con fundamento en lo anterior, durante la jornada de trabajo es permitido distribuir el horario en dos (2) fases con el fin de conceder un intermedio de descanso al trabajador, generalmente de una (1) hora o según las necesidades de las partes. Un operador o conductor no podrá conducir más de diez (10) horas por día, y un máximo de 60 horas a la semana.
Es necesario que el conductor haya dormido lo suficiente y que por cada 2 horas de conducción continuas haga descansos de 15 minutos y en su totalidad no debe sobrepasar 4 horas de conducción continua (caso en el cual deberá tomar una pausa de 45 minutos).
Para turnos de más de 12 horas se debe disponer de doble conductor con quien se pueda intercambiar.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha designado el recurso necesario para dar
cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando
activamente en los programas de sensibilización y capacitación.
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2.6.9 POLITICA REGULACION DE VELOCIDAD
Los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, debe evaluar las condiciones
de riesgo por e l clima y estado de las vías, en general la velocidad se ajustará a los límites permitidos,
según lo contemplado en el Código de Nacional de Tránsito.
PARAGRAFO: En las vías urbanas las velocidades máximas serán de sesenta (60) kilómetros por hora
excepto cuando las autoridades competentes por medio de señales indiquen velocidades distintas.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consciente de que una de las principales causas
de los accidentes de tránsito es el exceso de velocidad, y que este factor
posee un alto potencial de ocasionar graves pérdidas a sus funcionarios, como daños a la institución y a la
sociedad, a través de la presente política manifiesta su intención de considerar dicho elemento como un factor
crítico de su proceso productivo de transporte.
Lo mencionado se controlará permanentemente, con el objeto de contribuir a la seguridad de nuestro
personal, como la seguridad de nuestro proceso, de su entorno y la comunidad.
Sin perjuicio de lo anterior, se deja de manifiesto que los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores
y su Fondo Rotatorio, también deben dar cumplimiento a las velocidades máximas autorizadas para ciertos
tramos de la vía, donde las restricciones de velocidad estén impuestas.
Para asegurar el cumplimiento de estas disposiciones, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio, establecerá los controles necesarios para garantizar que sus conductores den cumplimiento a la
normatividad vigente respecto de la velocidad.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha designado el recurso necesario para dar
cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando
activamente en los programas de sensibilización y capacitación.
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2.6.13 POLÍTICA DE USO DEL CINTURÓN DE SEGURIDAD
Todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, que conduzcan un
vehículo o viajen en él durante la realización de sus actividades, deberán utilizar los cinturones de seguridad
siempre que el vehículo se encuentre en operación y por corto que sea el trayecto. Los conductores que
lleven pasajeros no deberán poner el vehículo en marcha sin antes asegurarse de que todos sus ocupantes
están utilizando sus cinturones individuales de seguridad. Del mismo modo, comprobarán que permanecen
con ellos puestos mientas el vehículo está en operación.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y Su Fondo Rotatorio, considera primordial que sus funcionarios
extiendan y aplique esta política fuera de su entorno laboral, es decir, cuando utilicen sus vehículos
personales para así mejorar las condiciones de seguridad de todos los miembros de sus familias.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha designado el recurso necesario para dar
cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando
activamente en los programas de sensibilización y capacitación.
2.6.16 POLÍTICA DE USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
Todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, contratistas y
subcontratistas, deben cumplir con el uso de Elementos de Protección Personal
(EPP) de acuerdo a la matriz de Elementos de Protección Personal vigente y contar con la respectiva
capacitación para el uso adecuado de los mismos, por lo que en la Matriz de Elementos de Protección
Personal (EPP) se establecen los periodos para verificación de su estado, exigencias mínimas de calidad,
según lo establecido por la ley y normatividad vigente.
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El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha designado el recurso necesario para dar
cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando
activamente en los programas de sensibilización y capacitación.
2.6.18 POLÍTICA DE USO DE EQUIPOS BIDIRECCIONALES
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, tiene el compromiso de proteger a sus
funcionarios y entorno en general, al adoptar las mejores prácticas en seguridad vial. Una conducción
distraída es ampliamente reconocida como una práctica insegura, por lo que el Ministerio y su Fondo
prohíben, no recomienda las prácticas que crean riesgo por conducción distraída.
El uso de teléfonos celulares, tablets, computadores, pantallas no relacionadas con la conducción, como
equipos portátiles, reproductores de DVD y otros dispositivos electrónicos móviles, están prohibidos durante
la conducción, ya sea que se trate de un vehículo propiedad de la entidad o subcontratado. Esto incluye
comunicación por voz, mensajes de texto y correos electrónicos. La prohibición de dispositivos electrónicos
móviles de comunicación incluye dispositivos como manos libres, bluetooth para escuchar música o tener
acceso a las llamadas entrantes, mientras conduce.
Sin embargo, en situaciones de emergencia el conductor del Ministerio de Relaciones Exteriores, debe utilizar
a su juicio con respecto a la urgencia de la situación y la necesidad de utilizar un teléfono celular. Para lo cual
deberá detener el vehículo tomando las medidas de precaución necesarias para realizar las llamadas de
emergencia en situaciones como incendio, accidente de tránsito, peligro en la carretera o emergencia médica.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ha designado el recurso necesario para dar
cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando
activamente en los programas de sensibilización y capacitación.
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3.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO
3.1.1 HOJAS DE VIDA DE LOS VEHICULOS
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, es el encargado de realizar una carpeta para cada uno de los
vehículos que tiene bajo su supervisión. Toda la documentación soporte de los vehículos y conductores
reposarán en los archivos del área de transporte.
La carpeta asignada para cada vehículo contiene la siguiente información:
•Placas del vehículo
•Número de motor
•Kilometraje - fecha,
•Especificaciones técnicas del vehículo,
•Datos del propietario
•SOAT, fecha de vigencia,
•Seguros - fecha de vigencia,
•Revisión técnico mecánica y de Gases.
3.1.5 RECOMENDACIONES TÉCNICAS DE OPERACIONES DE MANTENIMIENTO
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En la carpeta independiente para cada vehículo mencionada en el ítem anterior, también se podrá encontrar
registrada toda la información y especificaciones técnicas de los vehículos, incluyendo los sistemas de
seguridad activa y pasiva.
3.1.7 CRONOGRAMA DE INTERVENCIONES DE VEHÍCULOS PROPIOS
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, cuenta con una base de datos en la cual se encuentran
discriminados los vehículos de tal manera que permite establecer las fechas de cada mantenimiento
preventivo y cambio de aceite.
Así se tiene un estándar de cada 5000 kilómetros recorridos por vehículo, para efectuar el respectivo cambio
de aceite y demás a arreglos a que hubiere lugar.
3.1.8 IDONIEDAD
SE TIENE CONTRATO CON DOS CENTROS MECÁNICOS PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
En este momento para los vehículos marca Chevrolet taller:
Almacén y talleres el norte
NIT 4831-2
Carrera 60ª No 51B-13 sur
tel. 7105308
Para los demás vehículos, se realizó proceso de selección modalidad Subasta, y salió favorecido el
concesionario:
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COMCERAUTO S.A.S
Nit 900542932-1
Calle 78 No 54-11
Tel.3114381
3.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO
3.2.1 REGISTRO
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, como se ha mencionado en el ítem 3.1 MANTENIMIENTO
PREVENTIVO, lleva un control en la carpeta individual para cada vehículo, en esta se les hace seguimiento
a los respectivos registros de los mantenimientos correctivos realizados a los vehículos.
3.2.2 PROTOCOLO
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, En caso de falla de alguno de los vehículos a su cargo, dispone de
otros vehículos de soporte y de ser necesario se reemplazan los principales mientras son reparados.
3.2.3 IDONIEDAD
Para este proceso se cuenta con la idoneidad de los conductores, quienes también tienen conocimiento en
mecánica. Sin embargo, a pesar de que se cuentan con más vehículos de soporte en las instalaciones del
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, también se cuenta con el respaldo de los talleres
autorizados, mencionados en el ítem 3.1.8
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3.3 CHEQUEO PREOPERACIONAL
3.3.1 PROTOCOLOS Y FORMATOS DE INSPECCIÓN DIARIA A LOS VEHÍCULOS
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, cuenta con un formato de revisión diaria para los vehículos, el cual
debe ser diligenciado por los conductores previo a iniciar algún desplazamiento.
3.3.3 PROGRAMACIÓN AUDITORIAS VERIFICANDO EL DEBIDO
DILIGENCIAMIENTO DEL LISTADO DE CHEQUEO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, programará de acuerdo a lo estipulado en el Plan
Estratégico de Seguridad Vial, las respectivas auditorias como se ha mencionado anteriormente en el
documento, y se auditará el diligenciamiento de los formatos de los respectivos listados de chequeo, en las
fechas programadas.
4. INFRAESTRUCTURA SEGURA
4.1 VÍAS INTERNAS DE LA EMPRESA EN DONDE CIRCULAN LOS VEHÍCULOS
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el apoyo de ARL COLMENA, quien por
intermedio de su proveedor AUTOMOVIL CLUB DE COLOMBIA, realizaron el estudio de las vías internas,
en las diferentes sedes de la entidad.
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Haciendo los respectivos hallazgos y recomendaciones. Que serán tenidos en cuenta para la implementación
del Plan Estratégico De Seguridad Vial.
4.2 RUTAS EXTERNAS - DESPLAZAMIENTO FUERA DEL ENTORNO FÍSICO DE LA EMPRESA
4.2.1 ESTUDIO DE RUTAS
4.2.3 POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RUTAS
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, tiene como protocolo para el momento en que le solicitan el servicio
de desplazamiento para un funcionario, lo siguiente:
•Diligenciar el formato de gestión administrativa de solicitud de transporte, en el cual se solicita información
sobre:
Fecha de solicitud
Dependencia que solicita
Funcionario que solicita el servicio
Fecha y hora de inicio del servicio
Clase de actividad a realizar
Indicar el número de personas o materiales
Lugar de destino
Indicar hora aproximada de finalización de servicio
Número telefónico parta coordinar el servicio
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Se aclara que es necesario solicitar el servicio con 24 horas de anterioridad si es en la ciudad, con
excepción de los casos extremadamente urgentes relativos al servicio.
Conductor asignado
Tipo vehículo
Kilometraje inicial y final.
Finalizando con una evaluación del servicio.
Adicionalmente el jefe de Transportes:
•Identifica los posibles riesgos diarios que se pueden presentar en la vía, por ejemplo: marchas,
manifestaciones, tráfico, bloqueos.
•Para tal fin permanentemente el encargado del área de transporte está al tanto de los avances de noticias.
Además, cuando se trata de desplazar a la Canciller, el esquema de seguridad maneja la información del
estado de las vías.
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4.2.4 HORARIOS DE LLEGADA Y SALIDA EN LA EMPRESA Y LAS JORNADAS DE TRABAJO
El horario de ingreso de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, es el
siguiente:
Ingreso: horario comprendido entre las 8:00 am
Salida: horario comprendido entre las 5:00 pm
Los conductores prestan este mismo horario, sin embargo, en caso de requerirse un servicio eventual por
causa de algún evento, debe prestar disponibilidad.
Las salidas en los vehículos resultan muy variables de acuerdo al servicio solicitado por tal razón, la empresa
de seguridad diligencia en la minuta cada ingreso y salida del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio.
4.2.5 APOYO TECNOLÓGICO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, comprometido con la implementación del Plan
Estratégico de Seguridad Vial, se encuentra realizando gestión de cotizaciones con diferentes entidades a fin
de realizar monitoreo satelital a los vehículos. Para este caso se anexa cotización realizada con la empresa:
COLOMBIA GPS – GLOBAL TRACKER. Y también adelanta cotizaciones de alcoholímetro con la empresa
SARAVIA BRAVO S.A.S.
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5. ATENCIÓN A VÍCTIMAS
5.1.1 PROTOCOLO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, tiene claramente establecido su procedimiento
en caso de siniestro, a continuación, se relaciona el protocolo:
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5.1.2 DIVULGACIÓN DE PROTOCOLOS
El encargado del área de transportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el señor
CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA, socializa el procedimiento en caso de siniestro, mencionado en el
ítem anterior.
Adicional al protocolo mencionado anteriormente; a continuación, se relacionan algunas recomendaciones
generales cuando el evento vial se presente a cualquier funcionario de la organización, estando en el
desempeño de sus funciones o en sus desplazamientos comunes.
Estas recomendaciones se basan en la metodología impartida por la Cruz Roja Internacional aplicable en
cualquier tipo de accidente, entre ellos los accidentes de tránsito que buscan realizar una atención inmediata
a las víctimas de accidentes de tránsito.
a) Proteger
Después de ocurrido el accidente, y después de haber verificado que la persona se encuentre bien en su
propia integridad, que no exista ninguna herida de gravedad o que comprometa su estado de salud. Procederá
a verificar el estado de las demás personas involucradas en el accidente.
b) Alertar
La persona involucrada en el accidente deberá llamar inmediatamente a las autoridades y personal que la
organización determine. Y realizará las llamadas que considere pertinentes, Línea de Emergencias (123) y a
la ARL. Durante el reporte se debe describir detalladamente qué pasó en el accidente de tránsito y la ubicación
exacta de lugar en el cual ocurrió, así la asistencia al lugar del siniestro se ajustará a lo que requieren las
personas involucradas en él.
c) Socorrer
Si se presentan heridos graves no se deben mover para evitar generar heridas o lesiones adicionales a las
que se ocasionaron en el accidente de tránsito. La única excepción a esta importante regla es que en lugar
del accidente pueda presentarse de manera inminente; un incendio, una inundación o un deslizamiento de
tierra.
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Si los heridos presentan hemorragias, estas se deben cubrir con gasa limpia y ejercer presión mientras llegue
el equipo paramédico. Si los heridos no presentan gravedad, se deben alejar de la zona del accidente evitando
permanecer en la vía
5.2 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO
5.2.1 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO
Los accidentes de tránsito que se han presentado en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio, o en el desarrollo de las funciones han sido registrados de acuerdo a los siguientes Indicadores,
de los cuales se anexan al presente documento desde los años 2014, 2015, 2016.
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5.2.2 ANÁLISIS DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO
5.2.3 LECCIONES APRENDIDAS
El Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones
Exteriores y su Fondo Rotatorio, se encuentra en la realización del formato que se implementará como
lecciones aprendidas de los accidentes de tránsito que se puedan presentar en la Entidad. En este momento
se encuentra en proceso de aprobación.
5.2.5 PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO.
PROTOCOLO DE ATENCIÓN A VICTIMAS
Protocolo general para atención de emergencias viales. Siempre que ocurra un accidente en el cual resulten
comprometidos vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el conductor está en
la obligación de:
• Dejarlo tal y como quedó después de ocurrido el evento.
• Si el conductor que mueva el vehículo sin la autorización del tránsito quedará automáticamente
responsabilizado de cubrir los gastos de reparación de los daños ocasionados.
•La posición final de los vehículos es fundamental para establecer las responsabilidades en los hechos y el
cubrimiento por parte de las compañías aseguradoras.
• La única forma de movilizar un vehículo es para el rescate de una víctima o evitar que se agraven los
hechos como por ejemplo el incendio de otro vehículo.
Llamadas a realizar:
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El Conductor debe informar de manera inmediata, realizando las siguientes llamadas:
a). A los organismos de emergencias de acuerdo a su ubicación para una mejor reacción:
ENTIDAD NÚMERO
Policía de carreteras 767
Policía Nacional o emergencias 123
Ejercito 165
Cruz Roja 132
Defensa Civil 144
Jefe de Transporte MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y SU
FONDO ROTATORIO
3505536549
La llamada a los organismos de emergencia en todos los casos (quedará una grabación de su voz), brinde
las indicaciones exactas donde se presentó el evento (dirección), clase de accidente, solicitando apoyo de
acuerdo a lo que ve, ejemplo:
• Policía Nacional (apoyo y Seguridad)
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• Guardas o Policía de tránsito para adelantar la investigación del caso
• Ambulancia(s) de acuerdo a la magnitud del evento
• Bomberos (en caso de incendio y derrames de fluidos)
• Grúas en caso de daños.
b). Al Coordinador y/o jefe de transportes reportar la novedad si se encuentran lesionados o no, la ubicación
exacta, ruta que estaba haciendo, descripción breve del evento (daño, lesiones e incluso si hay personas
fallecidas).
Nota: Los teléfonos fijo y celular de contacto del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio,
deben estar en lugar visible.
PROTOCOLO POR PARTE DEL ASESOR EN SST
Al recibir la información del accidente de tránsito suministrada por cualquiera de los canales que llegue la
información (conductor, curiosos, autoridades) realizar las llamadas a:
a) La compañía aseguradora para el aviso del siniestro
Número Contacto encargado área de
transportes
3505536549
Número contacto del ASESOR SST 3814000 Ext 4596
Número ARL COLMENA 4010447 opción 3
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b) Solicitar a los organismos de apoyo a la emergencia (Policía Nacional, Cruz roja Defensa Civil, etc.)
c) En caso de que el operador este lesionado reportar a la ARL a la que está afiliado el conductor, la
novedad para recibir indicaciones para la atención del funcionario.
d) Avisar al área de transportes para que asigne otro vehículo y cubra la ruta.
Disponer de los recursos necesarios para hacer los acompañamientos de acuerdo a los protocolos de la
empresa ejemplo:
a) Se analiza el caso para él envió de funcionarios al lugar del accidente, para la toma de
acciones.
b) Enviar a un vehículo para el transbordo inmediato de los funcionarios del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
c) Acompañar al conductor, en los procedimientos que lleva un accidente de tránsito,
acompañamientos con el asesor jurídico y ceñirse a los protocolos mencionados más adelante
de acuerdo al tipo de accidente presentado.
PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO
La autoridad de transito asignada debe levantar un informe de accidente de tránsito (croquis) con todos los
pormenores siempre que se presenten daños a vehículos, muebles, inmuebles y animales o lesiones
personales o la muerte, la entrega de una copia inmediata a los conductores quienes deberán conocer y
entender de forma clara, precisa y concisa si está de acuerdo firmarla, en caso contrario negarse a firmarlo,
pero en todo caso le deben entregar una copia del documento.
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A continuación, se realizará una descripción de los tipos de accidente de tránsito para la identificación las
acciones a tomas en cada uno de los eventos.
CHOQUE SIMPLE
En caso de accidente donde solo estén comprometidos daños materiales de los vehículos, La autoridad
encargada de realizar este procedimiento es el agente o guarda de tránsito.
El operador (conductor) debe seguir el siguiente procedimiento:
a) Realizar las llamadas a los organismos de tránsito para el reporte de la novedad.
b) Proteger el vehículo, prender las luces de emergencia y colocar los respectivos triángulos reflectivos
a la distancia reglamentaria, a fin de evitar otro accidente, comprobar posibles derrames y señalizarlos.
c) No suministrar versión auto incriminándose en los hechos a ninguna persona (autoridad, periodista,
contraparte, etc.), no hacer ningún tipo de transacción sin autorización del jefe de transportes del
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y/o aseguradora.
d) No dejar el vehículo sin ninguna vigilancia después del accidente.
e) Realice tomas fotográficas y videografícas de la posición final de los vehículos y todas las huellas
dejadas por los vehículos involucrados sobre la vía, estas tomas son de uso exclusivo del conductor y
del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
f) Tomar la mayor información posible sobre:
• El otro conductor (nombre, dirección, teléfono, profesión, cédula de ciudadanía, licencia de
conducción, vigencia de la misma).
• Características del otro vehículo (placas, marca, tipo, color, modelo, si está asegurado y con qué
Compañía).
• Del accidente: lugar exacto, hora, fecha, valor aproximado de los daños.
g) Si el vehículo no se puede mover por sí solo informar a la compañía aseguradora, esta le enviará una
grúa y/o pagará el servicio de grúa previa Autorización de la aseguradora y presentación de la factura.
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
h) No negocie arreglos por fuera de la ley.
i) Entregar a la Empresa todos los documentos generados:
• Copia del croquis elaborado por las autoridades de tránsito.
• Fotocopia de la licencia del conductor, cédula de ciudadanía, tarjeta de propiedad del vehículo
accidentado y SOAT.
ACCIDENTE CON LESIONES:
Los accidentes de tránsito donde resulten personas lesionadas, son:
• Atropello
• Choque con otro vehículo
• Choque con objeto fijo (muro, Poste, Valla, Señal, Vehículo estacionado, etc.)
• Volcamiento
• Incendio
Y como resultado de estos, si algunos de los involucrados resultan lesionados, la atención siempre se
realizará con el SOAT del vehículo que causó las lesiones o el que ocupaba la persona lesionada, en caso
de ausencia del documento o por no compra o perdida se atenderá con el del otro vehículo.
Si no se cuenta con el SOAT se cubrirá con un fondo el cual sale de los aportes de la compra de las pólizas
y esta se llama FOSIGA.
En el caso de que el afectado sea el conductor de la empresa, la atención se realizará por SOAT hasta el
tope del mismo y posterior el cubrimiento de la ARL, la incapacidad estará cubierta por la ARL desde el primer
día de ocurrido el evento.
En estos casos la autoridad que realiza los procedimientos son los agentes de tránsito o Guardas de transito
con funciones de policía Judicial, los responsables de adelantar por parte del estado la investigación para
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO:
PLAN CÓDIGO: GA-PL-01
NOMBRE:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA / PLAN ESTRATEGICO DE SEGURIDAD VIAL VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
presentarlos a un fiscal quien es el encargado de analizar las evidencias y según los hallazgos presentarlos
ante el juez quien establecerá las responsabilidades en el accidente de tránsito.
Actos que realizan las autoridades de tránsito en el lugar de los hechos:
• Tomas fotográficas
• Bosquejo fotográfico
• Entrevista
• Inmovilización de los vehículos involucrados
• Traslado de los conductores a medicina legal para verificar si se encuentra bajo los efectos del alcohol
o drogas al momento de operar el vehículo.
• Visitas en los hospitales para verificar el estado de los lesionados y solicitud de historias clínicas.
• Registro documental en el IPAT Informe Policial de Accidente de Tránsito.
Si el conductor no está lesionado y se encuentra consciente, deberá realizar las siguientes actuaciones:
a) Verifique su estado general de salud
b) Si presenta intenso dolor en cuello y espalda no se mueva.
c) Si hay peligro de incendio y/o explosión trate de salir del vehículo sin ayuda.
d) Si no hay riesgo de incendio espere ayuda para salir del vehículo.
e) Si lleva pasajeros verifique estado de conciencia.
f) Ayude a los pasajeros a salir del vehículo aplicando las normas de manejo y transporte de lesionados,
si no las conoce no manipule lesionados, deje estos procedimientos a los organismos de emergencia o
al personal que se identifique como médico, paramédico y/o enfermera.
g) Ubíquelos en un lugar seguro.
h) Realice las llamadas organismos de tránsito y al área de seguridad con el reporte de la novedad.
i) Si transporta equipos y/o sustancias químicas peligrosas verifique que no haya derrames y anuncie
esta novedad a los presentes.
j) Si se presentó derrames de sustancias químicas informe al personal de vías y socorro que lo auxilien.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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NOMBRE:
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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
k) Realice tomas fotográficas y videográficas de la posición final de los vehículos y todas las huellas
dejadas por los vehículos involucrados sobre las vías, estas tomas son de uso exclusivo del conductor
y la empresa.
l) Tomar la mayor información posible sobre:
• El otro conductor (nombre, dirección, teléfono, profesión, cédula de ciudadanía, licencia de conducción,
vigencia de la misma).
• Características del otro vehículo (placas, marca, tipo, color, modelo, si está asegurado y con qué
Compañía).
• Del accidente: lugar exacto, hora, fecha, valor aproximado de los daños.
m) Espere que llegue la autoridad de tránsito o para levantar croquis.
n) No negocie arreglos por fuera de la ley.
o) Con los lesionados, procurar su atención inmediata y tomar nota de nombre, teléfono y dirección de
lesionados y testigos, tranquilizar a las personas que se encuentran atrapadas.
p) En ningún caso se puede transportar heridos en los vehículos de la empresa solicite siempre una
ambulancia, vehículo acondicionado para tal fin, si por la ubicación que requieran usar el vehículo
para transportar los lesionados siempre y cuando las lesiones hayan sido atendidas o cuando la
autoridad de tránsito autorice este movimiento y con acompañamientos de un profesional de la salud
o en su defecto una autoridad.
ACCIDENTE CON VÍCTIMA MORTAL:
Los actos urgentes son iguales que el accidente con lesiones, se actúa de la misma manera, la gran diferencia
es en la tipificación en el informe, y que el resultado es que una de las personas involucradas fallece en el
lugar de los hechos, en el traslado o bien en la clínica.
La atención igual es por SOAT de alguno o el vehículo que se vio involucrado en el accidente.
En el caso de que el afectado sea el conductor de la empresa, la atención se realizara por SOAT para el tema
de gastos médicos hasta el tope del mismo y funerarios en el caso grave.
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En estos casos la autoridad que realiza los procedimientos son las unidades de policía judicial llamadas
unidades de criminalística – unidades especializadas en el levantamiento de información técnica en
accidentes de tránsito con agentes de tránsito o Guardas de transito con funciones de policía Judicial, los
responsables de adelantar por parte del estado la investigación para presentarlos a un fiscal que es el
encargado de analizar las evidencias y según los hallazgos presentarlos al juez que es el encargado de
asignar las responsabilidades en el accidente de tránsito.
Actos que realizan las autoridades son iguales a los realizados en el accidente de tránsito con lesiones, solo
que se debe realizar de una manera más técnica y el laboratorio está dotado con más funcionarios y equipos
en las especialidades de la criminalística, una de las actividades adicionales es el traslado de los cuerpos
resultantes del accidente al Instituto Nacional de Medicina Legal, para que este establezca la causa y manera
de muerte.
Si el conductor no está lesionado o quede consciente, deberá realizar las mismas actividades que el caso de
las lesiones.
SEGUROS
• El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para sus vehículos cuenta con las pólizas
exigidas por la ley.
•Todos los vehículos tienen su SOAT al día, ningún vehículo realiza recorrido sin que se compruebe la
veracidad de la documentación y vigencia de los documentos aportados, tanto del conductor como del
automotor.
En caso de presentarse un accidente de tránsito, los conductores están en la obligación de suministrar a las
autoridades competentes la documentación requerida para la atención de la víctima, con esto los conductores
del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Brindan la atención requerida y exigida por la
ley.
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
En caso de que las víctimas o sus familiares se comuniquen con la empresa o el conductor solicitando,
medicamentos y/o atención médica, se deberá seguir con los protocolos respectivos, estos serán remitidos a
los centros médicos donde reposa la documentación para que sean atendidos por los especialistas y tengan
la atención respectiva.
En caso de que victimas soliciten indemnizaciones, Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio,
al contar con las pólizas de ley, siempre estará disponible a las citaciones de las autoridades y a una decisión
adoptada por los jueces de la república y en caso de ser declarados culpables, realizar los pagos por
intermedio de la aseguradora con la cual se han adquirido las pólizas de responsabilidad civil.
INVESTIGACION DE ACCIDENTES DE TRANSITO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU
FONDO ROTATORIO
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuenta con el apoyo de la empresa INVERTEJ
S.A.
El comité de investigación de eventos viales está conformado por los integrantes del comité de seguridad vial
o sus representantes, quienes están capacitados para adelantar investigación y análisis de la información
recolectada tanto por el conductor como de los acompañantes con el fin de la toma de acciones pertinentes
y eficientes, de esta manera realizar las acciones pertinentes para que no se vuelvan a presentar estos casos
dentro de la Entidad.
La investigación debe arrojar:
• Lecciones aprendidas
• Capacitación sobre los hallazgos
• En casos graves la toma de acciones disciplinarias.