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Sistema Integrado de Gestión
CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Código: 01-DO-001
Direccionamiento Estratégico Versión: 01
Manual Integral de Gestión Pág 1 de 20
RESEÑA HISTÓRICA HOSPITAL DE CALDAS E.S.E
El Hospital De Caldas tuvo su origen en el año 1943 cuando la Asamblea Departamental de Caldas, el 23 de junio de ese año, dispuso su construcción en un terreno cedido por el Municipio de Manizales. Ante la imposibilidad de terminar las obras, fue entregado a la Beneficencia de Manizales en 1953 y terminado por ésta en 1960 con la renta de la Lotería de Manizales.
Se inauguró en dicho año como “Hospital Universitario de Caldas” y posteriormente en cumplimiento de la Ley 10 de 1990, expedida por el Congreso de la República y del Decreto Municipal Extraordinario N° 489 del 10 de agosto de 1991, expedido por la Alcaldía de Manizales, se convirtió en “Hospital de Caldas”, un ente de carácter municipal. Por medio del Decreto Extraordinario N° 142 del 31 de marzo de 1995, de la Alcaldía de Manizales, se transformó en Empresa Social del Estado (E.S.E.), adquiriendo una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.
Como consecuencia de la aplicación de la Ley 100 de 1.993, las instituciones públicas de servicios de salud pasaron de tener unos recursos garantizados por parte del gobierno a un mercado de libre competencia, esquema bajo el cual no han sido competitivas.
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REFERENCIA AL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
En el mes de diciembre del año 2006 se adopto el Modelo Estándar de Control Interno MECI, por medio de la resolución de gerencia numero G-008-06, fecha en la cual el Hospital de Caldas ESE establece los Subsistemas, Elemento y Componentes para el diseño e implementación del MECI, y en la cual se establecen los roles y responsabilidades que asumen los diferentes funcionarios de la institución con el modelo. En la misma fecha se firmo el acta de compromiso para la implementación del MECI.
En el año 2008 se ratifica por medio de la resolución numero H070 del 01 de septiembre de 2008, la estructura para el diseño e implementación del MECI al igual que la asignación de funciones y responsabilidades de los diferentes funcionarios frente a la adopción del modelo, igualmente se firma un acta de compromiso en donde se crea el Equipo MECI del Hospital de Caldas ESE.
En el año 2014 se realiza la actualización del Modelo Estándar de Control Interno bajo los parámetros establecidos en el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, estableciendo los Módulos, componentes y elementos de Control que allí se refieren.
ACUERDOS DE GESTIÓN
Es importante precisar que la E.S.E Hospital de Caldas no aplica Acuerdos de Gestión de Acuerdo al TITULO VIII de la Ley 909 por lo siguiente:
En la actualidad la entidad solo cuenta con 1 empleo de Nivel Directivo uno es Director Administrativo, el cual desde el 31 de diciembre del 2007 se encuentra vacante, es un cargo para suprimir dentro de la planta de cargos y el otro es el de Gerente el cual se exceptúa, de acuerdo al TITULO VIII del articulo 47 Numeral b de la ley 909 de 2004 el cual dice lo siguiente
Artículo 47. Empleos de naturaleza gerencial.
La gerencia pública comprende todos los empleos del nivel directivo de las entidades y organismos a los cuales se les aplica la presente ley, diferentes de:
b) En el nivel territorial, a los empleos de secretarios de despacho, de director, gerente; rector de Institución de Educación Superior distinta a los entes universitarios autónomos.
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Misión:El Hospital de Caldas ESE, es una entidad prestadora de servicios de salud a la comunidad a través de un tercero.
Visión: En el año 2012, el Hospital de Caldas ESE, será una entidad fortalecida financiera y administrativamente, con procesos que permitan la optimización de recursos e infraestructura, con avances tecnológicos y logísticos, prestando servicios de salud en forma oportuna y eficiente a la comunidad, por medio de un trabajo de equipo organizado.
Objetivos Estratégicos:
Optimizar los recursos financieros con el fin de lograr estabilidad económica y una liquidez que permita cumplir con las obligaciones adquiridas tanto con ley 550 como con operación corriente.
Velar por el desarrollo tecnológico continuo de la E.S.E Hospital de Caldas, con el fin de ser competitivos en el sector salud.
Fortalecer administrativamente la entidad por medio del Sistema Integral de Gestión, teniendo la mejora continua como herramienta principal en todos los procesos.
Desarrollar estrategias que permitan fortalecer la atención al usuario en términos de oportunidad y calidad.
Política de Calidad:
El Hospital de Caldas ESE se compromete a propiciar procesos con transparencia y eficiencia, que permitan crear un ambiente confiable tanto para funcionarios como para la prestación de servicios oportuna y de calidad a los usuarios. Igualmente se compromete a implementar la cultura del mejoramiento continuo consolidando una cultura de calidad y compromiso con el Sistema Integrado de Gestión.
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OBJETIVOS DE CALIDAD HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.
OBJETIVO INDICADOR FORMA DE MEDICIÓN META PERIODICIDAD DE MEDICIÓN
Medir el nivel de desempeño del Sistema Integrado de Gestión.
Resultado de evaluación y autoevaluación del SIG
Informes de evaluación y autoevaluación. No hay en el momento
SemestralCumplimiento planes de mejoramiento Evaluación del cumplimiento de
los planes de mejoramiento
Cumplimiento del 90% de los planes de mejoramiento.
Promover y evaluar el cumplimiento del código de ética entre los funcionarios del
Hospital de Caldas ESE
Quejas presentadas a la personería por incumplimiento del Código de Ética del
Hospital de Caldas ESE
N° de quejas presentadas a la personería. No hay en el momento
Semestral
N° de quejas presentadas a la personería / N° de quejas resueltas
relacionadas con el Hospital de Caldas ESE.
Resolver el 100% de las quejas presentadas.
Conocimiento y percepción del código de ética del Hospital de Caldas ESE Encuesta de opinión No hay en el momento
Promover una atmosfera que motive al personal a utilizar su potencial y a sentirse
orgullosos de su trabajo.Propuestas de mejora continúa. N° de sugerencias recibidas / N° de
empleados No hay en el momento Semestral
Mejorar continuamente el servicio prestado a los usuarios del Hospital de
Caldas ESE.
Quejas y reclamos al servicio del Hospital de Caldas E.S.E N° de quejas y reclamos recibidos. Resolver el 100% de
quejas y reclamos
SemestralAtención de Quejas y Reclamos.
N° de quejas y reclamos recibidos solucionados/ N° de quejas y
reclamos totales recibidos
Resolver el 100% de quejas y reclamos
Informe de auditorías del sistema Integral de gestión
N° de no conformidades por auditorias No hay en el momento Por cada auditoria
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ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
El Sistema Integral de Gestión del Hospital de Caldas ESE, comprende los procesos estratégicos, lo cual permitirá realizar una planeación eficiente del quehacer institucional, también el sistema abarca los procesos misionales, los cuales permitirán dar cumplimiento a la razón de ser de la institución con la prestación de servicios, propiciando la mejoramiento continuo de la entidad; al igual que los procesos de apoyo que buscan cumplir con los objetivos estratégicos del Hospital de Caldas ESE, de manera eficiente y eficaz.
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Direccionamiento Estratégico Versión: 01
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.
A continuación se presenta el organigrama oficial del Hospital de Caldas E.S.E., el cual está aprobado por la junta directiva del mismo.
MAPA DE PROCESOS HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
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PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONALLa Planeación y el Direccionamiento Institucional estarán encaminados al fortalecimiento de la empresa y sus empleados, como soporte en el logro de metas alcanzables y de mejoramiento continuo.
CONTROL Y EVALUACIÓNA través del Control y la Evaluación se establecerán acciones, políticas y mecanismos encaminados al mejoramiento continuo, que permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente y eficiente para dar cumplimiento a la constitución, leyes y normas que nos regulan, en términos de Planeación, Operación, Verificación, Comunicación y Legalidad.
SERVICIO Y ATENCIÓN AL PENSIONADOLa atención al pensionado se hará de manera integral, poniendo a su servicio la gestión humana y los recursos necesarios y que competen de manera ágil, oportuna y respetuosa.
SEGUIMIENTO CONVENIO OPERADOREl desempeño del operador de servicios de salud y el uso de los recursos de la institución puestos a su disposición, al igual que el cumplimiento de los convenios asociados a ello, serán auditados integralmente y se gestionará en pertinencia a su cumplimiento y legalidad para permitir una adecuada atención del usuario y el beneficio de la E.S.E. hospitalaria.
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANOLa Administración del Talento Humano del Hospital de Caldas E.S.E. debe estar sustentada en principios de equidad, desarrollo para un mejor desempeño, socialización y esparcimiento para una mejor integración, así como en una atención oportuna de nuestros usuarios y entes externos, que redunde en beneficio personal e institucional,
GESTIÓN JURÍDICALa Gestión Jurídica del Hospital de Caldas E.S.E. debe enmarcarse dentro de la oportunidad y alta competencia profesional para atender de manera efectiva los requerimientos que se hagan a la entidad y así mismo prevenir con su actuar la presentación de hechos que vayan en contra de los principios y normas en el discurrir institucional.
GESTIÓN FINANCIERA
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La eficiencia, responsabilidad y optimización regirán la Gestión Financiera del Hospital de Caldas E.S.E. en el manejo de los recursos, como soporte de base para el desarrollo y crecimiento de la entidad.
APOYO LOGÍSTICOLas actividades de Apoyo propenderán por un soporte logístico efectivo a todas las dependencias de la institución contribuyendo a una adecuada gestión integral de la organización.
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PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Pág 9 de
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DEL HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.
NOMBRE DEL PROCESO PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL
OBJETIVO DEL PROCESO
Planear el direccionamiento estratégico de la entidad, al igual formular las acciones y el plan de mejoramiento del Hospital de Caldas ESE y realizar el análisis del informe de servicios por la dirección
RESPONSABLE DEL PROCESO Gerencia
ALCANCE DEL PROCESO
El proceso empieza con la planeación estratégica de la entidad y termina con la retroalimentación del plan de acción y mejoramiento de los procesos.
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOS
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL INDICADOR META REGISTRO
DE CONTROLÁreas del Hospital de Caldas ESE
Informes Financieros, Jurídicos y de Gestión
Análisis de Informes Financieros, Jurídicos y de Gestión para la Mejora Continua.
Acciones de mejoramiento a los procesos del Hospital de Caldas ESE
Gerente, Junta Directiva, Líder de cada Área
Entrega de informes de gestión por áreas bimestral
Informes analizados/ Informes entregados
100%
Áreas del Hospital de Caldas ESE
Plan de acción por dependencias
Planeación Institucional.
Consolidación de plan de acción anual de Hospital de Caldas ESE
Control y Evaluación, Junta Directiva, Gerente, Entidades de Control, Áreas del Hospital de Caldas ESE
Fecha de Entrega de Plan de acción consolidado 28 de Febrero
Días de retraso
0
Apoyo Logístico Manual Revisión y Acciones de Áreas del Revisiones Nº de 100%
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Integral de Gestión.
toma de decisiones del Sistema Integral de Gestión.
mejora del Sistema Integral de Gestión
Hospital de Caldas ESE
Semestrales al Sistema Integral de Gestión
revisiones realizadas/ Nº de soluciones programadas
Apoyo Logístico Informe de revisión del SIG
Análisis del Informe de revisión del SIG por la Gerencia
Plan de mejora
Apoyo Logístico
Plan de mejora
Ejecución del plan de mejora
100%
NOMBRE DEL INDICADOR DE
PROCESO
Seguimiento a los planes de acción y mejoramiento del Hospital de Caldas ESE.Ejecución del plan Estratégico del Hospital de Caldas ESE
INDICADOR
Mejoras realizadas/ Mejoras planteadasObjetivos cumplidos/objetivos Planteados
META INDICADOR
100%
Cumplimiento de instrumentos de planificación
Nro. de metas ejecutadas en el plan de acción/ Nro. total de metas propuestas en el plan *100
≥ 80%
Monto de la deuda superior a un mes
Valor registrado de deuda correspondiente a salarios del personal de planta.
$ 0
Monto de la deuda a contratista o terceros superior a un mes
Valor registrado de deudas correspondientes al personal vinculado por contratación y/o cooperativas de trabajo asociado.
$ 0
Monto de la deuda de aportes a seguridad social
Valores registrados de deuda correspondientes a aportes de seguridad social descontados y no pagados.
$ 0
NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: Norma Técnica Colombiana de la Gestión Pública, NTC-GP 1000:2005
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NOMBRE DEL PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO Verificar los resultados y operaciones del Hospital de Caldas ESE y acompañar los procesos y planes, mediante la evaluación y el análisis de los mismos, con el fin de buscar la mejora continua en el Hospital de Caldas ESE.
RESPONSABLE DEL PROCESO Control InternoALCANCE DEL PROCESO Toda la Organización
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOS02-PR-001PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE
CONTROLINDICADOR META REGISTRO
DE CONTROLGerenciaLíderes de cada dependencia
Plan de Acción Evaluación a plan de acción
Informe de la evaluación del plan de acción.
Gerencia
GerenciaLíderes de cada dependencia
Plan de mejoramiento
Evaluación a plan de mejoramiento
Informe de evaluación al plan de mejoramiento institucional
Gerencia, Comité de control Interno, Entes de Control.
JurídicaGerenciaInterventora del Convenio
Convenio interadministrativo 053 de 2007.Informes de Interventora.
Evaluación a convenio administrativo con el operador
Informe de evaluación de convenio interadministrativo
Gerencia, Partes interesadas
Gerencia, Lideres década dependenciaFunción
Bases de datos establecidos por la Función Pública. Informes de Gestión.
Análisis y evaluación al sistema de Control Interno de la
Evaluación de acuerdo a los parámetros establecidos por el Departamento de
Gerencia, la Función Pública, Contraloría Municipal
Fecha de entrega.
Días de retraso para la entrega de la información
0
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Publica entidad (MECI)
la Función Pública.
Gerencia Indicadores establecidos por la entidad
Verificación de Indicadores
Informe de evaluación de los indicadores
Gerencia, Junta directiva
Control Interno
Informes exigidos por los diferentes entes de control
Entrega de información a diferentes entes de control
Informes exigidos por los diferentes entes de control
Función Pública, Derechos de autor, Contraloría general del Municipio, Contraloría General de La Nación.
Fecha de entrega
Nº de informes entregados/Nº de informes exigidos
100%
Entes de control, diferentes dependencias
Cronogramas legales
Elaborar y evaluar el cronograma de control de fechas de informes a entregar a entidades de control
Cronograma de fechas límites para entrega de informes
Responsables de la elaboración de cada informe
Corte mensual de cronograma
Informes entregados a entes de control
100%
Dependencias del Hospital de Caldas ESE,
Informes de Gestión, Quejas y Reclamos de usuarios del Hospital de Caldas ESE
Identificación y análisis de las no conformidades en el servicio
Acciones Correctivas, Acciones Preventivas
Dependencias del Hospital de Caldas ESE, Plan de mejoramient
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prestado por el Hospital de Caldas ESE
o
NOMBRE DEL INDICADOR DE PROCESO
Cumplimiento del plan de evaluación y control del Hospital de Caldas E.S.E.
INDICADOR Nº de controles y evaluaciones realizados/Nº de controles y evaluaciones programados.Ejecución del plan de evaluación.Ejecución plan de mejoramiento
META INDICADOR
90%
LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EL PROCESO: Constitución Política de 1991, Ley 87 de 1993, Decreto 2145 de 1999, Decreto 2539 de 2000,Directiva Presidencial 01 de 1997, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 de 2005, Resolución 142 de 2006.
NOMBRE DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL PENSIONADO
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PROCESOOBJETIVO DEL PROCESO
Responder de forma eficiente y oportuna a las solicitudes y necesidades que cobijan los derechos pensionales del pensionado.
RESPONSABLE DEL PROCESO Líder Talento Humano
ALCANCE DEL PROCESO Empieza con la solicitud o necesidad del Pensionado, termina con la necesidad satisfecha.
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOSReporte de nomina, Desprendibles de Pagos, Relaciones de descuentos, Planilla de autoliquidación por entidad, Oficio de Respuesta, liquidación de Bono, Resolución de reconocimiento de bono, Certificados de bonos pensionales, Relación de salarios de vida laboral.
Consecutivo de oficio y de certificados, Reporte de correo, constancia de despacho.
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL
INDICADOR META REGISTRO DE
CONTROLPensionado Novedades de
NóminaElaboración de Nómina de Pensionados
Nomina Liquidada
Nomina, Tesorería, contabilidad, Municipio, Pensionado
Visto Bueno Líder Talento Humano, Verificación aleatoria de descuentos realizados.
Plazo de entrega 25 de cada mes
Solicitante de petición, Archivo documental, Nómina
Oficio de petición, Hoja de Vida, Autoliquidaciones, Nóminas
Respuesta a Derechos de Petición, Quejas y Reclamos, que
Certificado para Bono Pensional, Queja o reclamo
Peticionario, entidad Interesada
Tiempo de Respuesta
oSolicitudes Respuestas/ Solicitudes Realizadas
oTiempo de
100%
15 Días Hábiles a partir de radicado
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cobijan los derechos pensionales del pensionado
atendido termino de respuesta
el oficio
Fondo de Pensiones o Entidad que lo requiera, Archivo documental, Derechos de Petición
Solicitud del fondo, Hoja de Vida, Certificado para Bono Pensional Certificado
Liquidación y reconocimiento de Bonos Pensionales
Resolución de reconocimiento de Bono Pensional para pago
Fondo de Pensiones o Entidad que lo requiera
Pago de Bonos
Bonos pagados/ Bonos Reconocidos
100%
NOMBRE DEL INDICADOR DE PROCESO
Cumplimiento de términos legales para dar respuesta a peticiones. Liquidación de Nómina de Pensionados
INDICADOR N° de días utilizados para dar respuesta a la petición N° de días de retraso con la liquidación de la nomina de Pensionados, de acuerdo a la fecha limite (Día 25 de cada mes)
META INDICADOR
15 días0 días
Respuesta a derechos de petición Número de derechos de petición respondidos dentro de los términos sin enviar oficio de aplazamiento/Número de derechos de petición que ingresaron a la institución *100
≥ 80%
NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: Ley 100 de 1993, Ley 33 de 1985, Convención Colectiva, Régimen del empleado Oficial, Normatividad referente a Bonos Pensionales y Pensiones
NOMBRE DEL SEGUIMIENTO CONVENIO OPERADOR
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PROCESOOBJETIVO DEL PROCESO
Obtener resultados claros sobre el cumplimiento del convenio 053, celebrado entre el Hospital de Caldas ESE y Servicios Especiales de Salud
RESPONSABLE DEL PROCESO Gerente
ALCANCE DEL PROCESO
Empieza con informes de la auditoria del convenio y termina con el seguimiento y la verificación del cumplimiento del convenio entre el Hospital de Caldas ESE y el operador
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOS
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL
INDICADOR META REGISTRO DE
CONTROLInterventor del Convenio, Control Interno, Revisoría Fiscal, Entes de Control
Informes convenio con operador
Análisis de Informes de Interventoria, Control Interno, y entes de Control, sobre el convenio con el Operador
Oficios, comunicaciones, Informe de Análisis de Estado del convenio
Junta Directiva y Gerencia Hospital de Caldas ESE, Junta Directiva y Gerencia Servicios Especiales de Salud
Indicadores del convenio
Días de mora (Días de mora permitidos)/días de mora totales a la fechaCumplimiento de pagos.Relación entre ingresos obtenidos e ingresos proyectados.Cumplimiento Cobertura Seguros.Utilidad OperativaÍndice de
100%
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OcupaciónGerente Informe de
Análisis de Estado del convenio
Toma de decisiones frente Resultados de Análisis.
Oficios, comunicaciones, citaciones a junta directiva.
Junta Directiva y Gerencia Hospital de Caldas ESE, Junta Directiva y Gerencia Servicios Especiales de Salud
Gerencia Informe de Análisis de Estado del convenio.Oficios, comunicaciones a junta directiva.
Verificación del Cumplimiento del Convenio.
Informe de seguimiento del análisis y de las decisiones respecto al convenio.
Gerente. Verificación del convenio
Lista de chequeo
Aceptable
NOMBRE DEL INDICADOR
DE PROCESO
Evaluación general del convenio INDICADOR Ver tabla de cálculo de Indicador de Evaluación general del convenio
META INDICADOR
Mayor del 70%
Porcentaje de satisfacción de los usuarios
Número de usuarios satisfechos con el servicio recibido / Número total de usuarios atendidos
≥ 80%
Reporte de información Número total de informes entregados por el operador/ Número total de informes
100%
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obligatorios del operador Eficiencia en el recaudo de ingresos Ingresos Recaudados /
Ingresos Presupuestados≥ 80%
Participación de los gastos de administración
Gastos de Administración / Ingresos totales
POR CONCERTAR
Índice Financiero de la actividad Ingresos Totales/Gastos Totales
>1
Razón de endeudamiento Pasivo/(Pasivo + Patrimonio)
POR CONCERTAR
Monto de la deuda superior a un mes
Valor registrado de deuda correspondiente a salarios del personal de planta.
$ 0
Recurso Humano Número total de funcionarios vinculados por contratación de prestación servicio/Número total de funcionarios
POR CONCERTAR
Gastos de Funcionamiento (Gastos de mantenimiento / Gastos Generales)*100
≥ 5%
Índice de ocupación No. de camas ocupadas/Capacidad total instalada en camas
≥70%
LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EL PROCESO: Convenio interadministrativo Nº 053, Acuerdo de Junta Directiva 02 de 2006 adoptado por resolución G002 de 2006, Articulo 195 de la ley 100 de 1993, Articulo 16 del decreto 1876 de 1994, Decreto extraordinario 142 de 1995.
NOMBRE DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
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OBJETIVO DEL PROCESO Responder con las obligaciones del Hospital de Caldas ESE tanto con empleados como con otras entidades
RESPONSABLE DEL PROCESO Líder Talento Humano
ALCANCE DEL PROCESO Recepción de la información para los diferentes procesos o solicitudes y termina con la respuesta a las peticiones y solicitudes
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOSReporte de nomina, Desprendibles de Pagos, Relaciones de descuentos, Planilla de autoliquidación por entidad, Oficio de Respuesta, Oficio de aceptación u objeción de Cuota Parte, Cuenta de cobro de Cuotas Partes, Actas de conciliación de excedentes de aportes patronales.
Consecutivo de oficio y de certificados, Reporte de correo, constancia de despacho.
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL
INDICADOR META REGISTRO DE
CONTROLEmpleado Novedades Cálculo y
liquidación de Nómina de funcionarios del Hospital de Caldas ESE
Nomina Liquidada
Nomina, Tesorería, contabilidad, Municipio, Pensionado
Fecha de entrega, Nómina completa
Plazo de entrega 25 de cada mes
Archivo documental, Nomina
Hoja de Vida Nomina
Alimentación de informe Pasivocol
Reporte de información al ministerio de Hacienda
Ministerio de Hacienda Hospital de Caldas ESE
Meta de hojas revisadas
N° de hojas de vida revisadas/N° de hojas de vida a revisar
100%
Empleado Solicitud de información o reconocimiento
Elaboración documentos Funcionarios
Oficio con la información pertinente
Empleado
Fondos de pensiones y
Relación de deuda,
Deuda Presunta Con Fondos
Informe de la revisión
Fondo pensional o
Actas Legalizadas,
N° de actas firmadas/N° de
100%
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PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Pág 20 de
EPS, Archivo Documental
autoliquidaciones, nominas.
Pensionales o EPS
de deuda EPS, Archivo Documental Hospital de Caldas ESE
Excedente recuperados
actas por firmarTotal de excedentes recuperados/Total de Excedentes a recuperar
Archivo documental, Fondos de pensiones, EPS
Acta de conciliación de excedentes , Autoliquidaciones
Recuperación de Excedentes de Aportes Patronales
Acta de conciliación Formada
Fondo pensional o EPS, Archivo Documental Hospital de Caldas ESE
Excedente recuperados
Total de excedentes recuperados/Total de Excedentes a recuperar
100%
Entidad Interesada, Archivo Documental
Proyecto de resolución de pensión, nómina, hoja de vida
Reconocimiento y recepción de Cuotas Partes
Oficio de respuesta, Cuenta de Cobro
Hospital de Caldas ESE, Entidad Interesada
Cumplimiento en los pagos, cuentas de cobro efectivas
Cuotas Partes pagadas/ Cuotas Partes por pagarCuotas partes recibidas/cuotas partes cobradas
80%
NOMBRE DEL INDICADOR DE PROCESO
Respuesta a solicitudes INDICADOR N° de respuestas/N° de solicitudes presentadas
META INDICADOR 100%
Recurso Humano
Valor salarios y prestaciones / Valor de los ingresos ≤15%Valor Nómina anual / Valor Planta anual de Personal >1Número total de funcionarios vinculados por contratación de prestación servicio/Número total de funcionarios
≤50%
Costo del personal Valor total nómina personal Asesor/valor total nómina
≤21%
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personal de la entidad *100 Valor total nómina personal Profesional/valor total nómina personal de la entidad *100
≤50%
Valor total nómina personal Auxiliar/valor total nómina personal de la entidad *100
≤35%
Valor total nómina personal Técnico/valor total nómina personal de la entidad *100
≤10%
Manejo de Personal (Gastos de Capacitación / N° total de personal capacitado)*100
≥ $500.000
N° total de personal capacitado / N° total personal planta )* 100
≥ 100%
NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: Ley 100 de 1993, Ley 33 de 1985, Convención Colectiva, Régimen del empleado Oficial, Normatividad referente a Pensiones
NOMBRE DEL PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
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OBJETIVO DEL PROCESO Defender los intereses legales y jurídicos del Hospital de Caldas ESE
RESPONSABLE DEL PROCESO Asesor Jurídico
ALCANCE DEL PROCESO
Inicia con la radicación de los procesos legales o justificación del contrato, termina con la respuesta a los procesos legales y los contratos suscritos con el Hospital de Caldas ESE
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOS
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL INDICADOR META
REGISTRO DE
CONTROLOficina judicial Demanda,
Tutela, Derecho de petición
Representación Jurídica
Oficio, contestación de la demanda
Juzgado Fecha de termino de respuesta
Días de retraso 0
Contratista, Comité de Elección
Certificado de Disponibilidad de presupuesto, Hoja de Vida, Propuesta, Cotizaciones
Elaboración de contratos suscritos por Hospital de Caldas ESE
Contrato Hospital de Caldas ESE, Contratista
Acta de inicio de contratoActa de finalización de contrato
N° de actas de inicio de contrato/N° de contratos N° de actas de finalización de contratos/N° de contratos liquidados
100%
Gerencia, Jurídica.
Contrato o convenio
Coordinación e Interventoria de contratos.
Acta de Inicio y de finalización, Informes de la interventoria
Jurídica. Actas pertinentes a la relación contractual y mejora continua
Nº de actas elaboradas/ Nº de actas requeridas, ejecución Planes de mejora
100%
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PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Pág 23 de
NOMBRE DEL INDICADOR DE PROCESO
Eficiencia en la gestión jurídica del Hospital de Caldas ESE
INDICADOR
N° de procesos legales contestados fuera de términos
META INDICADOR
0
Riesgos en la contratación
Número de adiciones / Número de contratos celebrados. ≤20%Número de contratos suscritos en el mes de Diciembre / Número de contratos suscritos en el año.
≤10%
Tiempo promedio de legalización del contrato ≤5 díasNúmero de contratos que exceden el tiempo promedio de legalización
≤5
Riesgos en los procesos jurídicos
Número de sentencias desfavorables en el periodo / Número de procesos en los que el hospital actúa como demandado.
≤0.1
Respuesta a derechos de petición
Número de derechos de petición respondidos dentro de los términos sin enviar oficio de aplazamiento/Número de derechos de petición que ingresaron a la institución *100
≥ 80%
Perdida de demandas o sentenciasNúmero de demandas apeladas/Numero de demandas perdidas *100
Número de demandas apeladas/Numero de demandas perdidas *100
LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EL PROCESO: Acuerdo 02 de 2006 de Hospital de Caldas ESE, Ley 100 de 1993, Constitución Política Colombiana, Código Civil, Código Penal, Código Comercial, Código Laboral, Código Administrativo, Leyes que involucran el sector salud en General. Legislación Vigente.
NOMBRE DEL PROCESO APOYO LOGÍSTICO
OBJETIVO DEL Apoyar todas las áreas de la entidad y del operador en mantenimiento, inventarios, archivo documental, avalúo de activos, y
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PROCESO supervisión contractual.RESPONSABLE DEL PROCESO Profesional Universitario
ALCANCE DEL PROCESO El proceso empieza con las necesidades logísticas de las diferentes áreas y termina con el cumplimiento del apoyo de las mismas
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOSNorma Administrativa de control de pérdidas de Bienes, manual para el manejo y control de los bienes del Hospital de Caldas ESE
Registro de entrega y recibido de documentos, registro de documento
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL
INDICADOR META REGISTRO DE
CONTROLTodas las áreas de la empresa
Documentos generados en la entidad administrativa
Manejo del Archivo Documental
Organización archivística de acuerdos a la normativa
Todas las áreas de la empresa
Entrega y recibido de información solicitada
Formatos diligenciados/formatos entregados
100% de los formatos diligenciados
Todas las áreas de la empresa
Inventarios físicos.
Administración de Bienes y almacén
Venta de Bienes Inservibles y en desuso, Balance Mensual de Bienes, Inmuebles y Equipos, Depreciación, Bajas, Entrega de bienes, actualización de inventarios
Todas las áreas de la empresa
Fecha de entrega de la información
Días de retraso de acuerdo a la fecha límite de entrega de información.
0 Días de retraso
Gerencia, Jurídica.
Contrato o convenio
Coordinación e Interventoria de contratos.
Acta de Inicio y de finalización, Informes de la
Jurídica. Actas pertinentes a la relación
Nº de actas elaboradas/ Nº de actas requeridas,
100%
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interventoria contractual y mejora continua
ejecución Planes de mejora
Hospital de Caldas ESE.
Activo Avalúo de Activos
Informe de resultado del avalúo.
Jurídica, gerencia, contabilidad, Bienes y almacén
Informe del avalúo
Vigencia del Informe: Año actual – Año de Evalúo
Tiempo Menor o igual a 2 años
Infimanizales, Hospital de Caldas ESE.
Inventario de Bienes de Infimanizales, Convenio Interinstitucional
Administración de Bienes de Infimanizales.
Administración y custodia de activo
Infimanizales
Control de inventarios
Inventario Final/Inventario Inicial
100%
Infimanizales, Hospital de Caldas ESE.
Equipos Biomédicos
Mantenimiento de Equipo Biomédico
Equipos en disponibilidad
Operador Disponibilidad de equipos
Equipos en disponibilidad/Equipos con mantenimiento
90%
NOMBRE DEL INDICADOR DE PROCESO
Efectividad del apoyo logístico a la gestión y desempeño del Hospital de Caldas ESE
INDICADOR
Nº de fallas imputables * mes
META INDICADOR
0
Plan de Compras
Valor plan de compras ejecutado/ Valor total del plan de compras
≤1
Abastecimiento Compras en el período / Presupuesto de compras )*100
≤100%
NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: Ley 5 de 1994, Ley 09 de1979, Ley 10 de 1990, Ley 100 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 594 de 2000, Ley 1122 de 2007, Resolución 1043 de 2006, Resolución 1446 de 2006, Resolución 1439 de 2002, Resolución 18398 de 2004, Resolución 1612 de 2004, Resolución 5123 de 2006, Resolución de 167 de 2004, Resolución 1995 de 1999, Acuerdo 037 de 2002, Decreto 1420 de 1998, Decreto 3075 de 1997.
NOMBRE DEL GESTIÓN FINANCIERA
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PROCESOOBJETIVO DEL PROCESO Mantener la información financiera del Hospital de Caldas ESE actualizada, oportuna y confiable.
RESPONSABLE DEL PROCESO Tesorero, Contador
ALCANCE DEL PROCESO Empieza con la generación de la Información contable y financiera hasta la generación de estados financieros.
DOCUMENTOS RELACIONADOS: REGISTROS RELACIONADOS: Manual Instructivo SERVINTE, Acta de aprobación del presupuesto anual, Resolución de aprobación del presupuesto anual, Resolución de aprobación de modificación al presupuesto, Ejecución de presupuesto de Gastos e Ingresos, Recaudos Estados Financieros, conciliaciones Bancarias, CDP, CRP, OP, FC, Formato de traslado bancario, Estado diario de Fondos y valores, Extracto bancario, Plan de pagos, Oficio consignaciones sin identificar, consignaciones, extracto bancario, Notas Bancarias, informes de la Revisoría Fiscal
Control de Presupuesto, Ingresos mensuales, Hoja de Recaudo de consignación, comprobante IG, Comprobante CO, Cuadro de Ingresos Recaudados, Control de Prestamos OP, Registro de embargos, Remisión de Pagos, Relación de Ordenes de Pago.
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL
INDICADOR META REGISTRO DE
CONTROLGestión Jurídica, Talento Humano, Apoyo Logístico, Presupuesto
Información Financiera
Manejo de Contabilidad de la entidad
Estados Financieros, Cuentas por pagar, Informes a entes de control
Tesorería, Presupuesto, Gerencia, Junta Directiva, Entidades de control.
Fecha de entrega de estados Financieros a la gerencia del Hospital de Caldas ESE (11 de cada Mes).Fecha de entrega de estados
Días de Retraso de entrega de información.
0
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Financieros a Entes de Control.
Gestión Jurídica, Talento Humano, Apoyo Logístico, Contabilidad
Solicitudes de Disponibilidad de Presupuesto Solicitudes de Registro de Presupuesto
Control del Presupuesto de la entidad
Certificados de Disponibilidad de Presupuesto (CDP), Certificados de Registro de Presupuesto (CRP), informes y modificaciones al presupuesto
Gestión Jurídica, Talento Humano, Apoyo Logístico, Contabilidad, Gerencia, Junta Directiva.
Tiempo de respuesta
Promedio de días utilizados para la respuesta de solicitud de certificados
1
Archivo Documental del Hospital de Caldas ESE
Cuentas por Cobrar Por motivos de prestación de servicios de salud
Saneamiento Contable del entidad de cuentas de difícil cobro
Saneamiento, Castigo, recuperación de cuentas
Gerencia, Junta Directiva, Contabilidad
Proyectos aprobados por Junta directiva, cuentas dadas de baja
Valor saneado/Valor a sanear el respectivo periodo
100%
Contabilidad Solicitudes de pago con los soportes necesarios
Administración de la Tesorería de la entidad
Órdenes de pago Contratistas, proveedores, funcionarios y empleados
Programación de los pagos
Días Totales de mora
0
NOMBRE DEL INDICADOR
DE PROCESO
Resultado de Informes de la Revisoría Fiscal al Hospital de Caldas ESE
INDICADOR Observaciones de la Revisoría Fiscal META INDICADOR
0 Glosas de alta gravedad
Relación pasivo / Patrimonio Pasivo Total / Patrimonio ≤1
Liquidez Simple Activo Corriente/ Pasivo Corriente.
≥1
Alta Liquidez Activo Corriente-Inventario- ≥1
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Cuentas por Cobrar/Pasivo Corriente
Prueba acida (Activo corriente- almacén-inventarios)/ Pasivo Corriente. ≥1
Capital de trabajo Activo Corriente/ Pasivo Corriente. ≥0Razón de patrimonio Patrimonio/Activo total ≤1Índice Financiero de la actividad Ingresos Totales/Gastos Totales ≤1
Variación en los ingresos Ingresos recibidos periodo actual/ Ingresos recibidos periodo anterior ≥1
Razón de endeudamiento Pasivo/(Pasivo + Patrimonio ≤0.5
Entrega extemporánea de la información contable
Número de dependencias que entregan la información a tiempo/ Número total de dependencias*100
≥ 80%
Recaudo Estampilla total recaudo por concepto de estampilla en el año/ total estampilla presupuestada *100
≥ 80%
Cumplimiento presupuesto aprobado
Total presupuesto ejecutado/ total presupuesto proyectado *100
≥ 80%
Eficiencia en el recaudo de ingresos
Ingresos Recaudados / Ingresos Presupuestados
≥ 0.6
Ejecución de presupuestos de ingresos
Presupuesto Ejecutado/ presupuesto aprobado *100
≥ 0.6
Ejecución presupuesto de gastosPresupuesto de gastos Ejecutado/Presupuesto Aprobado *100
≤100%
Participación de los gastos de administración Gastos de personal/Gastos totales ≤1
Gastos de Funcionamiento (Gastos de mantenimiento / Gastos Generales)*100
≤20%
Participación de los gastos de personal
Gastos de Administración / Ingresos totales
≤15%
Índice de participación de la Valor total Contratación del ≤100%
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contratación. período / Presupuesto de inversión de la entidad)*100
NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: