Las referencias y su codificaciónTEMA 2

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Umberto Eco

Índice• Concepto de referencia

• Importancia de la codificación

• La codificación estandarizada de las referencias

• Composición de los códigos GTIN-13

• Otras aplicaciones de la codificación.

Concepto de referencia• Unidad básica de un producto o servicios

• Susceptible de tener un precio

• Ser pedida o facturada

• En cualquier punto de la cadena de suministro

• Y con características relevantes previamente definidas

• Se puede aplicar a:• Materia prima• Bien intermedio• Producto terminado• Configuraciones o agrupaciones de distintos tipos de envases. Ej. Pack 12 latas coca cola 33 cl.

Concepto de referenciaCaracterísticas predefinidas

Las características predefinidas únicas de una referencia

MarcaTipo y

variedadCantidad neta

peso

Volumen

dimensión con

impacto comercial

Si es una agrupación:

el número de

unidades o

subagrupaciones internas y

naturaleza de su unión

Concepto de referencia• Los artículos no son inmutables en el tiempo.

• Prestar atención a cuándo los cambios en un producto suponen la creación de una nueva referencia o no. (elemento discrecional).• Ej. Un detergente que cambia de fragancia puede ser:

• Nueva variedad, referencia que convive con la anterior.• Nueva referencia, referencia, debiendo eliminar la anterior.• Mismo producto, fórmula mejorada

Concepto de referencia• Mundialmente existe consenso entre fabricantes y distribuidores:

• Cuando se modifica cualquiera de las características de las partes predefinidas

• La modificación será relevante según (salvo normativa legal en contra):• Comerciante: Sea preciso distinguir dentro de su sistema entre nueva y vieja

referencia• Vendedor: Cuando afecte a su decisión de compra.

• Concepto de referencia. No se consideran modificaciones:

• Rediseño de etiquetas

• Alteraciones sutiles en la descripción de productos

• Cambios en las dimensiones brutas inferiores al 20% manteniendo el neto invariable.

• En el caso de agrupaciones cuando las modificaciones no impliquen en el producto individual ser considerado nueva referencia.

• Ej. • “ lata individual de coca cola 33 cl”• “agrupación de 12 latas de coca cola normal 33 cl”

Concepto de referenciaModificaciones por productos promocionales

• Se considera una nueva referencia cuando:• Afecten a la cantidad neta.• Sean variaciones estacionales• Impliquen variación de las dimensiones logísticas > 20%• Hagan mención explícita a reducciones de precio• Combinaciones de productos físicamente unidos

• No se consideran:• Regalos en el interior del producto o adosados (no afecten >20 dimensión

logística)• Cupones descuento, envíos de pruebas de compra.

Importancia de la codificación• No se puede utilizar unívocamente el lenguaje para identificar una

referencia por:• Extensión de la descripción literal de la referencia.

• Son muy extensas, pues hay que emplear muchos calificativos, llevando a nombres largos

• La ambigüedad.• Si se acorta el nombre sería productos muy ambiguos.

• Por otro lado las referencias van proliferando progresivamente

Importancia de la codificación• Por eso surge la necesidad de una codificación

• Codificar es:• Transformar mediante unas determinadas reglas la formulación de un mensaje

• Con la codificación:• Se sustituye la descripción literal de una referencia • Por un código o combinación de signos • Con un valor determinado d• Dentro de un sistema establecido.

Importancia de la codificación• La codificación ha de cumplir con unas características

• Breve: Mediante cadena de caracteres alfanuméricos• Unicidad: Para evitar la ambigüedad, necesitando un registro de códigos

donde se guarde la referencia con cada correspondencia• Ampliable: Para hacer frente al creciente número de referencias.

• Destacar la importancia de los sistemas de tratamiento de información

Importancia de la codificación

La codificación de las referencias• La implantación de la codificación es beneficiosa:

• Ahorra costes• Incremento de la cadena de distribución

• Sólo es necesario• Asignación de código a cada referencia utilizándolo en cada eslabón de la

cadena de distribución• Y un fichero común de asignación de referencia.

La codificación de las referencias. GS1• Identificar referencias a nivel mundial

• Proporciona códigos numéricos únicos e inequívocos

• Susceptibles de representarse en códigos de barras

• Diseñado para superar los límites de:• Utilizar sistemas específicos de una compañía o sector • Dar eficiencia al comercio

• Los cambios sólo se introducen después de una amplia consulta y periodo de migración

La codificación de referencias. GS1 Beneficios

Codificación estándar

Captura automática de datos

Comunicación

electrónica (EDI)

La codificación de referencias. GS1 Captura automática de datos • Los código unidos a los productos

• Usando el soporte conveniente (lector de códigos)

• Pueden ser leídos por máquinas y vinculados inequívocamente a una referencia

• Pudiendo crear aplicaciones capaces de procesar esta información

• Según el tipo de transacción que se produzca

• Permitiendo:• Automatización de puntos de venta• Gestión de inventarios • Recepción de bienes…

La codificación de referencias. GS1 Intercambio electrónico de datos.• Permite el envío y recepción de documentos

• En un formato normalizado entre los sistemas informáticos de los intervinientes en la relación comercial

• Son códigos comunes para los distintos miembros de la cadena de distribución

• Permitiendo mensajes de pedido, entrega, facturación…

• Surgiendo un flujo administrativo paralelo al flujo físico entre los partícipes de la cadena de distribución.

Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) GS1 Spain• Es la representante del GS1 en España incluyendo asociados que representan

más del 20% del PIB

• Actualmente ha llegado tanto a las mayores compañías como a las pequeñas en toda clase de sectores

• Ha alcanzado plena compatibilidad global en la codificación mediante el uso del formato GTIN ( Global Trade Item Number)

• Toda normativa GS1 se basa en el principio de no ambigüedad:• Dos productos distintos no pueden identificarse con el mismo código GTIN• Un mismo producto no puede tener dos códigos GTIN

Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) GS1 Spain• Los productos con destino un punto de venta al detalle llevarán una

codificación GTIN-13 (utiliza 13 dígitos)

• Cualquier modificación de los elementos básicos de una referencia implicará un cambio del CTIN en cuanto suponga una nueva referencia.

• El precio no se considera un criterio relevante para cambiar el CTIN, salvo que esté impreso en el producto.

Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) GS1 Spain• El GS1 permite representar códigos numéricos mediante códigos de

barras.

• El GS1 no depende del soporte utilizado, existen varios soportes:• Etiquetas de radiofrecuencia• Chips electrónicos• GS1 Barcodes• GS1 Datacodes ( menor tamaño y más información)…

Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) GS1 Spain• La responsabilidad de colocar el GTIN-13 en una referencia recae

normalmente sobre el propietario de la marca. Pues decide:• La apariencia del producto, marca, especificaciones de referencia…

• Al asociarse a una organización miembro del GS1, el propietario de la marca recibe un Prefijo de compañía GS1 (exclusivísimo)

Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) GS1 Spain• El propietario de la marcar puede ser:

• Fabricante, suministrador• Importador o mayorista si lo comercializa con su marca• El detallista si lo vende bajo su propia marca.

• Salvo:• Productos sin marca y productos genéricos: El responsable es el fabricante• Productos exclusivos para un cliente: Responsable el cliente• Otras excepciones: Si el propietario de la marca no lo incorpora cualquier otra

parte lo puede hacer (importador, detallista) con un código temporal

Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) GS1 Spain• Un GTIN-13 asignado a una referencia dejada de fabricar:

• no debe utilizarse para otra referencia

• hasta al menos 48 meses

• desde su último suministro por el propietario de la marca

• En el caso de ropa 30 meses

• Excepcionalmente se amplia si se considera que la referencia va a permanecer en cadena de suministro de manera razonable antes de su reutilización

• Considerar el uso que lo socios comerciales pueden dar en sus ficheros (puede prolongarse más tiempo)

Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) GS1 Spain• Cuando se asigna el código a una referencia

• El propietario de la marca ha de proveer:

• información detallada a sus socios comerciales de las características de la referencia

• Tan pronto posible y siempre previa a la comercialización de la referencia.

Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) GS1 Spain• Principio de unicidad:

• El código ha de utilizarse íntegramente • Sin descomponerse en partes.

Composición de los códigos GTIN-1 para referencias

Código GTIN-13

• Prefijo de la compañía:• Prefijo Organización GS1• Código de empresa

• Código de referencia• Dígito de Control

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Prefijo de la organización GS-1

• Número con dos o más dígitos coadministrado por GS.1

• Permite la descentralización en la administración de los número de identifición.

• No identifica al país, sino a través de qué organización nacional se ha adscrito una empresa.

• La AECOC –GS1 Spain tiene el prefijo 84

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Código de Empresa• Es asignado a cada usuario del sistema por una Organización Miembro GS1

• Representa al propietario de la marca (responsable de la colocación GTIN-13), no al fabricante.

• Pueden ser:• Compañías comerciales• Organizaciones sin ánimo e lucro• Agencias gubernamentales• Unidades de negocio…

• Los criterios de asignación son establecidos por las organizaciones miembros GS1.• AECOC-GS1 Spain asigna a las empresas registradas un número entre 5 a 7 dígitos.

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Código de referencia• El propietario de la marca dispone de una serie de dígitos en blanco

donde colocar el Código de Referencia

• Su extensión es variable según el prefijo de la compañía

• Abarca desde:• El dígito inmediatamente posterior al prefijo de la compañía• Hasta la duodécima posición del código GTIN-13

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Dígito control.• Es producto de un calculo.

• Es importante porque elimina los:• Errores de lectura • Error en el tratamiento informático del código GTIN-13.

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Cálculo dígito control• Numera de derecha a izquierda los dígitos que componen el código, sin

considerar lógicamente la posición del dígito de control (aún no calculado)

• Multiplicar:• Los dígitos que ocupan posición par por uno • Los dígitos de ocupan posición impar por dos• Sumar los valores obtenidos

• Buscar la decena superior al resultado de la suma anterior y restar a este valor el de la suma anterior.

• El resultado obtenido es el dígito de control.

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Cálculo dígito control

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Particularidades. Libros, publicaciones periódicas y música impresa

• Las compañías pueden utilizar sistemas específicos:• ISBN, ISSN, SSMN o la estructura GS1.• Dentro del sistema GS1 se han desarrollado una serie de soluciones a considerar por

Organizaciones miembros GS1, editores y asociaciones particulares.• Dentro del sistema GS1 tenemos 2 opciones:

• Usar referencia GTIN-13.• Utilizar códigos ISSN, ISBN, ISMN prescindiendo de sus dígitos de control, precedidos de los

prefijos GS1 977(ISSN) 978 (ISBN) 979 (ISBN ISMN)

• Para publicaciones periódica se puede utilizar un prefijo de compañía GS1 especial incluyendo el número de publicación y el precio. (Sólo territorio de organización miembro)

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Particularidades. Artículos de medida variable.

• No presentan una homogeneidad en cuanto a peso, tamaño, dimensión…• Sus referencias presentan:

• unas características predefinidas (al igual que los de medida fija) • pero tienen características que pueden oscilar

• Su codificación de referencias se deja a cada organización miembro de GS1• En 1987 AECOC-GS1 publico sus normas de codificación de artículos de peso

variable• Dependiendo del peso final y el precio por kilo de artículo.• La legislación española exige al comercio detallista que todos los productos dispuestos a la

venta identifiquen su importe por unidad de consumo

Composición de los códigos GTIN-13 para referencias. Particularidades. Artículos de medida variable.

• Código GTIN-13.• Dos primeros dígitos empezando por la izquierda corresponden al prefijo reservado por la

AECOC- GS1• Prefijos 25 y 26.

• Del tercer al séptimo reflejan el código del producto que deberá ser fijado por el detallista (quien determina el importe del producto en el lineal y al consumidor)

• Del octavo al duodécimo consta el importe a satisfacer el consumidor. • En euros, la coma de los decimales está entre el décimo y el undécimo.

• El último dígito es el dígito de control

• Si el envase o etiqueta no permite usar el GTIN-13. Se autoriza a utilizar el GTIN-8• Asignado individualmente por las Organizaciones Miembros de GS1

Otras aplicaciones de la codificación estandarizada• Se han creado e impulsado nuevos códigos que permiten identificar entes

distintos a la referencia.

• Estos entes se pueden codificar en el sistema GS1.

• Pudiendo ser:• Agrupación• Unidades logísticas• Activos• Localizadores• Relaciones de servicios y otros.

Otras aplicaciones de la codificación estandarizada.Agrupación• Conjunto de unidades básicas (referencias) que forman una unidad de

expedición estandarizada

• Permite facilitar el manipulado, procesos de entrega…

• No está concebida para la venta directa a los consumidores

• Se puede utilizar el GTIN-13.

• Se ha desarrollado específicamente el código GTIN-14, para las agrupaciones cuyos códigos de barrar ITF-14 están pensados para ser directamente impresos en superficies rugosas (cajas de cartón).

Otras aplicaciones de la codificación estandarizada.Unidad logística

• Es una unidad compuesta por cualquier combinación referencias

• formada para el transporte o almacenaje

• Y que necesita ser gestionada individualmente a lo largo de la cadena logística (caja, palet, bulto…)

• Permite su trazabilidad y seguimiento individualizados

• Permite la oportunidad de:• Cross docking• Enrutamiento de envíos• Recepción automática

• Se emplea el GS1-128: • Cada elemento del código va precedido entre paréntesis por:• un identificador de aplicación (AI) o prefijo numérico.

Otras aplicaciones de la codificación estandarizada.Activos

• El sistema GS1 proporciona a las empresa que disponen de prefijo de compañía GS1:• un método para asignar códigos a sus activos• cuyo objetivo es identificar una entidad física como un bien inventariable• y poder acceder a sus principales características o registrar sus movimientos.

• Los códigos de activo pueden utilizarse para aplicaciones sencillas:• Localización o el usuario de un activo• Registro de activo retornable (barril de cerveza retornable)• Información contable.

• La identificación de activos se realiza con el código GS1-128.

Otras aplicaciones de la codificación estandarizada.Localización

• Global Location Number

• Hace posible la identificación única, universal y inequívoca de entidades físicas, funcionales y legales.

• Una compañía con un prefijo de compañía GS:• puede asignar códigos a sus propias localizaciones.• Manteniendo a sus socios comerciales informados de a qué corresponden

esos número y sus direcciones

Otras aplicaciones de la codificación estandarizada.Relación de Servicios

• Global Service Relation Number

• Identifica al receptor de un servicio

• en el contexto de una relación recurrente de servicios

• y proporciona un código único e inequívoco

• Para que el proveedor almacene datos relevantes de los servicios suministrados

• Y la transmita vía Electronic Data Interchange.

• Ej. Hospitales pruebas medicas, programas de fidelización…

• El soporte del GSRN es el GS1.-128

Otras aplicaciones de la codificación estandarizada.Otros entes.

• Cupones de descuento y envases retornables GTIN-13

• Teléfonos móviles GS1-128

• Reclamaciones de pagos, renovaciones de seguros…

• Cuentas bancarias IBAN

• Códigos de distribución restringida

• Productos individualizados.