Post on 25-Jan-2016
LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL
PARADIGMA POS-CUSTODIAL.
PROF. DRA. MARIA JOSÉ VICENTINI JORENTE
MARILIA, SP, AGOSTO , 2015
PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN
Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação
REVOLUCIÓN ELECTRÓNICA
Gestión de los Recursos de Archivos
MUDANZAS/CAMBIOS
OrganizarRepresentar
RecuperarConservarGestionarDisponer
Reproducir
PARADIGMA POS-CUSTODIAL
1898-1980 1980 - Actualidad
Paradigma:Custodial,
Clásico,Industrial, Positivista
Historicista, Tecnicista
(Thomassen, Cook, Malheiro- Ribeiro)
Paradigma:Pos-Custodial,
Social,Pos-ModernoDe Acceso
InformacionalNuevo Paradigma
Archivístico(Thomassen, Cook,Mennen- Haritz, Malheiro- Ribeiro,-
Guilliland, Taylor)
ESTADIOS PARADIGMÁTICOS EN LA ARCHIVÍSTICA
LA ARCHIVÍSTICA POS-CUSTODIAL
1. Naturaleza del documento archivístico
2. Gestión del documento archivístico como evidencia.
3. El modelo de continuidad de los documentos. Record
Continuum.
4. El enfoque de la pos-custodia de los documentos:
5. Énfasis en el acceso.
6. Técnicas de tratamiento de los documentos:
Clasificación
Valoración
Acceso
REPRESENTACIÓN?
¿QUÉ ES LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN?
REPRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN
PROPÓSITO
“identificar y explicar el contexto y el contenido de las entidades archivísticas a fin de
promover su accesibilidad y uso”.
LA REPRESENTACIÓN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL
CONTEXTO DE LA REPRESENTACIÓN EN LOS ÚLTIMOS AÑOS DEL SIGLO XX
LA REPRESENTACIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL
SURGEN NUEVOS CONCEPTOS
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
METADADOSEVIDENCIA
DOCUMENTAL
LA REPRESENTACIÓN Y LOS RECURSOS ELECTRÓNICOS
Mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos
Captar el contexto de creación y contenidos
Preservar significado
REPRESENTACIÓN
LA REPRESRNTACIÓN DE INFORMACIÓN EN LOS
CONTEXTOS ARCHIVÍSTICOS ACTUALES:
PRINCIPIOS TEÓRICOS Y MODELOS
DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE REPRESNETACION ARCHIVÍSTICA
En 1992, da a conocer el primer documento oficial publicado sobre este tema en el mundo archivístico.
EE.UU y Canadá comienzan a trabajar en el proyecto CUSTARD. Surgió la Declaración de Principios del Proyecto.
La declaración del CIA y la de CUSTARD recogen los principios
fundamentales de la descripción archivística.
PRINCIPIO UNIDIMENSIONAL
(DESCRIPCIÓN MULTINIVEL)
Unidad Documental Compuesta
Unidad Documental Compuesta
FONDOFONDO
SubfondoSubfondo
SerieSerie
SerieSerie
SerieSerie
SubserieSubserie
SubserieSubserie
Unidad Documental Compuesta
Unidad Documental Compuesta
Unidad DocumentalCompuesta
Unidad DocumentalCompuesta
Unidad Documental Compuesta
Unidad Documental Compuesta
Unidad Documental
Simple
Unidad Documental
Simple
Unidad Documental
Simple
Unidad Documental
Simple
NIVELES DE ORGANIZACIÓN DE UN FONDO
ISAD(G), p. 48.
DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
PRINCIPIO PLURIDIMENSIONAL
(MODELOS CONCEPTUALES)
MODELO CONCEPTUAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Representación de la realidad archivística en el que
quedan descritos los tipos de entidad archivística, sus
relaciones y atributos.
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.
ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS
“clases de objetos de la realidad archivística, percibidas como
categorías diferentes , que pueden estar reflejadas en los sistemas
de descripción de distinta forma, pudiendo, estar representadas
por descripciones independientes, aunque interrelacionadas”.
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
PRODUCTOR FUNCIONES
LUGAR TIEMPO NORMA
RELACIÓN CICLO DE VIDA RECURSOS DE INFORMACIÓN
CONCEPTO
Tipos de entidades en los modelos de Australia, España y Finlandia
DOCUMENTO DE ARCHIVO
PRODUCTOR FUNCIONES
INSTITUCIONES DE
CUSTODIA
TIPOS DE ENTIDADES IDENTIFICADAS EN EL CONJUNTO NORMATIVO DEL CIA
SUBTIPOS DE ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS
“una categoría de un subconjunto de entidades
pertenecientes al mismo tipo que poseen los mismos atributos y
relaciones…”.
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.
Qué Subtipos de Entidad Existen?
DOCUMENTODE ARCHIVO
Grupo de Fondos
Fondo
División de Fondos
Serie
Subserie
Fracción de serie
Processo /Item
Colección
División de Colección
Componente Documental
PRODUCTOR
Institución
Familia
Persona
FUNCIONES Y SUSDIVISIONES
Función
División de Función
Actividad/Proceso
Acción
Tomado de: CNEDA/NEDA-I/ModeloConceptual/TiposEntidadRelaciones, 2012
MODELOS CONCEPTUALES PUBLICADOS
Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0. 2008.
Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones. 2012.
Finnish Conceptual Model for Archival Description. 2013.
Formó el Grupo de Expertos en Descripción Archivística para la creación de un Modelo Conceptual para la Descripción Archivística. (2012-2016).
DOCUMENTO DE ARCHIVO
PRODUCTORson creados, producidos, gestionados, por / crea, produce, gestiona,
AUTOR, DESTINATARIO, REMITENTE, PRODUCTOR, COLECCIONISTA, GESTOR DOCUMENTAL.
PRODUCTOR FUNCIONES Y SUBDIVISIONES
realiza, / son realizadas por,
DOCUMENTOS DE
ARCHIVO FUNCIONES Y SUBDIVISIONES
testimonian / se testimonian en
NORMALIZACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
PROCESOS INTERNACIONALES, NACIONALES Y REGIONALES.
CONTEXTO DE LA REPRESENTACIÓN EN LOS ÚLTIMOS AÑOS DEL SIGLO XX
Pedro González. La Normalización como punto de partida en la Archivística. En Primeras jornadas sobre metodología para la identificación y valoración
de fondos documentales de las Administraciones Públicas. Madrid: Dirección General de Archivos. pp. 21-37.
“Guía, modelo, pauta preestablecida y mutuamente
acordada que se usa para la realización de cualquier
trabajo o la creación de cualquier producto.”
EN QUÉ CONSISTE LA NORMALIZACIÓN?
Los archiveros no pueden ser la excepción en la
actividad de la vida presente, que exige, en todas las
funciones, la racionalización de los procesos y la
normalización de las formas. Con ello se simplifican
los métodos, se ahorra trabajo y tiempo en la
ejecución y se obtienen mayores garantías en los
resultados.”
Matilla Tascón
POR QUÉ NORMALIZAR EN LOS ARCHIVOS?
QUÉ ES UNA NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA?
“Es una guía, un modelo, o un conjunto de pautas
preestablecidas, normalizadas y mutuamente
acordadas que se usan para la elaboración de
descripciones de cualquier tipo de entidad
archivística o subtipo de entidad”.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
PRODUCTOR FUNCIONES
INSTITUCIONES DE
CUSTODIA
TIPOS DE ENTIDADES IDENTIFICADAS EN EL CONJUNTO NORMATIVO DEL CIA
SUBTIPOS DE ENTIDAD
DOCUMENTODE ARCHIVO
Grupo de Fondos
Fondo
División de Fondos
Serie
Subserie
Fracción de serie
Processo /Item
Colección
División de Colección
Componente Documental
PRODUCTOR
Institución
Familia
Persona
FUNCIONES Y SUSDIVISIONES
Función
División de Función
Actividad/Proceso
Acción
Tomado de: CNEDA/NEDA-I/Modelo Conceptual/TiposEntidadRelaciones, 2012
Sistema de información orientado a la descripción por parte
de los archiveros y a la búsqueda y localización por parte del
usuario de la información que sean de su interés.
Un sistema de descripción archivística siempre incluye
representaciones de documentos de archivo y de agentes y,
opcionalmente, de funciones y otros tipos de entidades.
SISTEMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICO
NORMAS INTERNACIONALES: PROCESOS DE CREACIÓN
1988 – Reunión restringida de expertos.
1989 – Reunión de la Unesco.
1990 – Constitución de Comisión Ad Hoc.
1990 – Primera Seción Plenaria.
1992 – Declaración de Principios de la Descripción.
1993 – Publicación de primera Norma Internacional.
NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN
Realiza: Se plasman en:
Genera:
Almacena:
ISAD(G)ISAAR(CPF)
ISDF
ISDIAHISAD (G): Norma Internacional de Descripción Archivística.
(1993 – 2000)
ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridades de Archivos Relativos a Instituciones, Personas
y Familias . (1995 – 2004)
ISDF: Norma Internacional para la Descripción de
Funciones. (2008)
ISDIAH : Norma Internacional para Describir
Instituciones que Custodian Fondos de Archivo. (2008)
…“Estas normas constituye una guía general para la
elaboración de descripciones archivísticas” por lo que “deben
utilizarse conjuntamente con las normas nacionales
existentes o como base para el desarrollo de otras normas
nacionales”.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
Procesos nacionales y regionales de normalización (1990 – Actualidad)
RCPPCN (1997) y MAD3 (2000)
CUSTARD (1996-2003)DACS (2004), (2013)
RAD2 (2008)
ODA (2007)
NOBRADE (2007)
MDM + NODAC + NOGADA + ARANOR + NEPAN + NEDAI (2000) (2007) (2007) (2008) (2010) (2001-)
IGAD (Resumen ISAD(G) - 2009)
NUDA (2014)
Representación y recuperación de contenidos archivísticos
ISAD(G), ISAAR(CPF)), ISDF, ISDIAH, MAD3, DACS, RAD2, ODA, NOBRADE, NEDA, MDM, NODAC, NOGADA, NUDA, NEPAN, RCPPCN, EAD, EAC,MARC, ARANOR, IGAD.
Preservación de recursos digitales
ISO/TR 1791:2014, ISO 13008: 2012; ISO 19005-1; ISO 32001, ISO/TR 13028:2010. Especificaciones METS y PREMIS. ISO 23081-1 a 3; MoReq; E-ARQ-Brasil.
Construcción y mantenimiento de repositorios digitales.
ISO-14721:2012, ISO/TR 17068:2012, ISO/16363:2012, ISO 16919: 2014. Aplicaciones: DRAMBORA, DAF-Data-Audit, Proyecto Néstor.
Continuidad digital
ISO 22301:2010; ISO 22301:2014, UNE-EN-ISO 22301: 2015, ISO/TR 18128:2014, ISO 31000:2009, ISO 313010:2010; ISO 27001:2005, ISO 27002:2005, 27003:2010, ISO 27000: 2009, ISO 27004:2009, ISO 27007:2011. 2ª Ed, ISO 27005:2011, 2ª Ed.
Sistemas de gestión para los documentos electrónicos
ISO 30300:2011, ISO 30301:2011, ISO 30302:2016; ISO 15489 Partes 1 y 2:2001, ISO 26122: 2007, ISO 16175 Partes.1 a 3, ISO 23081 Partes 1 a 3.
TIPOLOGÍAS DE NORMAS DE REPRESENTACIÓN Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
QUÉ TIPOLOGÍAS DE NORMAS EXISTEN?
Tomado de: SANTAMARIA GALLO, Abelardo. La norma española de descripción archivística (neda):
análisis y propuesta de desarrollo. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales.2006. pp.12-13.
Estructura Contenidos Presentación Codificación
NORMAS SEGÚN
SU FUNCIÓN
ENTRADA DE
DATOS
SALIDA DE
DATOS
REGULAN:
Elementos y subelementos informativos
Nombre
Índice de frecuencia (único o repetible, obligatorio,
opcional o condicionado).
NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS
Qué Normas son Consideradas de Estructura de Datos?
REGULAN:
La información que puede incluirse
Las fuentes de información
Reglas generales y específicas sobre su uso
Tipos de datos a consignar (datos numéricos, textuales)
Formalización de datos
NORMAS DE CONTENIDO DE DATOS
Código de Referencia
Título
Qué Normas son Consideradas de Contenido de Datos?
REGULAN:
Cómo se debe presentar la información en pantalla o en
salida impresa, es decir:
Orden de presentación de la información consignada en
los distintos elementos.
Agrupación o no en áreas.
Uso de signos de puntuación.
Tipo y estilo de letra.
NORMAS DE PRESENTACIÓN DE DATOS
EJEMPLOS
[ca.1658], 1600/1700 (aproximada)
1670/1788 (predomina 1699-1712)
El año se representa con cuatro cifras, el mes con dos y los días del mes con dos (por ejemplo: 1953-11-03).
Separación de los segmentos que integran el código de
referencia.: ES-AHPBU. España-Archivo Histórico Provincial
de Burgos
Título formal entre comillas: (“”)
Título paralelo precedido del signo (=)
DATAS
CÓDIGO DE REFERENCIA
TÍTULO
Qué Normas son Consideradas de Presentación de Datos?
NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS, CONTENIDOS Y PRESENTACIÓN
Rigen el contenido intelectual y la estructura de las descripciones.
Se centran en el texto de los instrumentos de descripción.
Estructuran el diseño de las descripciones.
Traducir las normas de contenido a un lenguaje propio de entornos electrónicos.
Codificar la información descriptiva estructurada con un lenguaje de "etiquetado" normalizado internacionalmente.
¿QUÉ ACCIONES SE DEBÍAN REALIZAR?
QUÉ NORMAS DE CODIFICACIÓN
EXISTEN PARA EL MARCADO DE LAS
DESCRIPCIONES ARCHIVÍSTICAS
ELABORADOS A PARTIR DE LOS
METALENGUAJES?
NORMAS DE CODIFICACIÓN
0XX Información de control, números de identificación
1XX Asientos principales
2XX Títulos y párrafo del título (título, edición..)
3XX Descripción física, etc.
4XX Menciones de serie
5XX Notas
6XX Campos de acceso temático
7XX Asientos secundarios diferentes a los de materias y
series; campos ligados
8XX Asientos secundarios de series, existencias,
9XX Reservados para implementación local
NOMENCLATURA MARC
Es el primer estándar de estructura de datos para facilitar la distribución en Internet de información detallada sobre fondos archivísticos a través de los instrumento de descripción.
ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION
EAD es una DTD XML que refleja la estructura lógica y jerárquica de un instrumento de descripción de archivo, que es compatible con la norma internacional para la descripción de material de archivo (ISADG) y que posibilita la difusión, acceso y navegabilidad, a través de la tecnología de redes, de información descriptiva de archivo.
ENCODED ARCHIVAL CONTEXT - CORPORATE BODIES, PERSONS AND FAMILIES (EAC-CPF)
EAC es una norma para la gestión electrónica de la información de autoridades archivísticas y su contexto. ISAAR(CPF) es la norma de estructura de datos para la creación de registros de autoridades y EAC sería su respectiva norma de codificación de datos.
EAC-CPF se basa en XML y funciona independientemente del software o del sistema informático y se vincula de forma sencilla a otros protocolos basados en XML
Qué Normas son Consideradas de Codificación de Datos?
CODIGO DE REFERENCIA EN MARCADO DE MARC21(DACS, 2007)
CODIGO DE REFERENCIA EN MARCADO EAD(DACS)
TIPOLOGÍA DE NORMA SEGÚN FUNCIÓN
ESTRUCTURA CONTENIDO PRESENTACIÓN CODIFICACIÓN
ISAD(G) X - - -
ISAAR(CPF) X - - -
ISDF X - - -
ISDIAH X - - -
MAD3 X X X X
DACS X X - X
RAD2 X X X -
ODA X X X -
NOBRADE X X - -
NEDA-I X X X -
MDM X X X -
NODAC X X - -
NOGADA X X - -
ARANOR X X - -
IGAD X X - -
NUDA X X X -
ENTIDADES QUE DESCRIBEN LAS NORMAS
ISAD(G) DOCUMENTOS
DACS DOCUMENTOS PRODUCTORES MATERIAS
ODA DOCUMENTOS PRODUCTORES MATERIAS
MDM DOCUMENTOS PRODUCTORES MATERIAS
RAD2 DOCUMENTOS MATERIAS
MAD3 DOCUMENTOS
NOBRADE DOCUMENTOS
NEDAI DOCUMENTOS
NODAC DOCUMENTOS
NOGADA DOCUMENTOS
IGAD DOCUMENTOS
NUDA DOCUMENTOS
ARANOR PRODUCTORES
ISAAR(CPF) PRODUCTORES
SUB-ETIDADES ARCHIVÍSTICAS PROPUESTAS EN LAS NORMAS NACIONALES Y REGIONALES
GRAN
BRETAÑA
(MAD3)
EE.UU
(DACS)
CANADÁ
(RAD2)
PORTUGAL
(ODA)
ESPAÑA
(NEDA)
CASTILLA Y
LEÓN
(MDM)
CATALUÑA
(NODAC)
GALICIA
(NOGADA)
ARAGÓN
(ARANOR)
BRASIL
(NOBRADE)
URUGUAY
(NUDA)
Acervo Grupo de fondos FondosGrupo de Fondos
Grupo de Fundos Fondos Fondos Fondos Instituciones Acervo Fondos
Grupo de fondos Fondos Series Fondos Fondos Subfundos Subfondos Sección Personas Acervo de la subunidad de custodia
Subfondos
Fondos SeriesDocumento Compuesto
SubfondosDivisiones de Fondos
Sección Series Serie Familia Fondos/Colección Series
SubfondoDocumento Compuesto
Documento Simple
Sección Serie Subsección Grupo de Series Subserie SecciónDocumento Compuesto
SeriesDocumento Simple
Colecciones Subsección Subserie SerieUnidad de localización
Fracción de Serie
SubsecciónDocumento Simple
Documento Compuesto
Colecciones Serie Serie facticia SubserieDocumento Compuesta
Documento Compuesta
Serie Colecciones
Documento Simple
Instituciones SubserieFracción de Serie/Fracción de Subserie
Unidad de localización
Documento Simple
Documento Simple
Subserie
Personas Unidad de Instalación
Documento Compuesta
Documento Compuesta
Dossier/Proceso
FamiliaDocumento Compuesta
Documento SimpleDocumento Simple
Documento Simple
Documento Simple
Colecciones Instituciones
ColecciónDivisión de Colección
Personas
InstitucionesComponente Documental
Familia
Personas
Familia
LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL
PARADIGMA POST-CUSTODIAL.
PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓNPROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE LLORENTE
MARILIA, SP, AGOSTO , 2015
Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação