LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL. PROF. DRA. MARIA JOSÉ VICENTINI...

LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL

PARADIGMA POS-CUSTODIAL.

PROF. DRA. MARIA JOSÉ VICENTINI JORENTE

MARILIA, SP, AGOSTO , 2015

PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN

Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação

REVOLUCIÓN ELECTRÓNICA

Gestión de los Recursos de Archivos

MUDANZAS/CAMBIOS

OrganizarRepresentar

RecuperarConservarGestionarDisponer

Reproducir

PARADIGMA POS-CUSTODIAL

1898-1980 1980 - Actualidad

Paradigma:Custodial,

Clásico,Industrial, Positivista

Historicista, Tecnicista

(Thomassen, Cook, Malheiro- Ribeiro)

Paradigma:Pos-Custodial,

Social,Pos-ModernoDe Acceso

InformacionalNuevo Paradigma

Archivístico(Thomassen, Cook,Mennen- Haritz, Malheiro- Ribeiro,-

Guilliland, Taylor)

ESTADIOS PARADIGMÁTICOS EN LA ARCHIVÍSTICA

LA ARCHIVÍSTICA POS-CUSTODIAL

1. Naturaleza del documento archivístico

2. Gestión del documento archivístico como evidencia.

3. El modelo de continuidad de los documentos. Record

Continuum.

4. El enfoque de la pos-custodia de los documentos:

5. Énfasis en el acceso.

6. Técnicas de tratamiento de los documentos:

Clasificación

Valoración

Acceso

REPRESENTACIÓN?

¿QUÉ ES LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN?

REPRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN

PROPÓSITO

“identificar y explicar el contexto y el contenido de las entidades archivísticas a fin de

promover su accesibilidad y uso”.

LA REPRESENTACIÓN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL

CONTEXTO DE LA REPRESENTACIÓN EN LOS ÚLTIMOS AÑOS DEL SIGLO XX

LA REPRESENTACIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL

SURGEN NUEVOS CONCEPTOS

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

METADADOSEVIDENCIA

DOCUMENTAL

LA REPRESENTACIÓN Y LOS RECURSOS ELECTRÓNICOS

Mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos

Captar el contexto de creación y contenidos

Preservar significado

REPRESENTACIÓN

LA REPRESRNTACIÓN DE INFORMACIÓN EN LOS

CONTEXTOS ARCHIVÍSTICOS ACTUALES:

PRINCIPIOS TEÓRICOS Y MODELOS

DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE REPRESNETACION ARCHIVÍSTICA

En 1992, da a conocer el primer documento oficial publicado sobre este tema en el mundo archivístico.

EE.UU y Canadá comienzan a trabajar en el proyecto CUSTARD. Surgió la Declaración de Principios del Proyecto.

La declaración del CIA y la de CUSTARD recogen los principios

fundamentales de la descripción archivística.

PRINCIPIO UNIDIMENSIONAL

(DESCRIPCIÓN MULTINIVEL)

Unidad Documental Compuesta


FONDOFONDO

SubfondoSubfondo

SerieSerie

SerieSerie

SerieSerie

SubserieSubserie

SubserieSubserie



Unidad DocumentalCompuesta

Unidad DocumentalCompuesta



Unidad Documental

Simple

Unidad Documental

Simple

Unidad Documental

Simple

Unidad Documental

Simple

NIVELES DE ORGANIZACIÓN DE UN FONDO

ISAD(G), p. 48.

DESCRIPCIÓN MULTINIVEL

PRINCIPIO PLURIDIMENSIONAL

(MODELOS CONCEPTUALES)

MODELO CONCEPTUAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Representación de la realidad archivística en el que

quedan descritos los tipos de entidad archivística, sus

relaciones y atributos.

COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.

ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS

“clases de objetos de la realidad archivística, percibidas como

categorías diferentes , que pueden estar reflejadas en los sistemas

de descripción de distinta forma, pudiendo, estar representadas

por descripciones independientes, aunque interrelacionadas”.


DOCUMENTO DE ARCHIVO

PRODUCTOR FUNCIONES

LUGAR TIEMPO NORMA

RELACIÓN CICLO DE VIDA RECURSOS DE INFORMACIÓN

CONCEPTO

Tipos de entidades en los modelos de Australia, España y Finlandia


PRODUCTOR FUNCIONES

INSTITUCIONES DE

CUSTODIA

TIPOS DE ENTIDADES IDENTIFICADAS EN EL CONJUNTO NORMATIVO DEL CIA

SUBTIPOS DE ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS

“una categoría de un subconjunto de entidades

pertenecientes al mismo tipo que poseen los mismos atributos y

relaciones…”.


Qué Subtipos de Entidad Existen?

DOCUMENTODE ARCHIVO

Grupo de Fondos

Fondo

División de Fondos

Serie

Subserie

Fracción de serie

Processo /Item

Colección

División de Colección

Componente Documental

PRODUCTOR

Institución

Familia

Persona

FUNCIONES Y SUSDIVISIONES

Función

División de Función

Actividad/Proceso

Acción

Tomado de: CNEDA/NEDA-I/ModeloConceptual/TiposEntidadRelaciones, 2012

MODELOS CONCEPTUALES PUBLICADOS

Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0. 2008.

Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones. 2012.

Finnish Conceptual Model for Archival Description. 2013.

Formó el Grupo de Expertos en Descripción Archivística para la creación de un Modelo Conceptual para la Descripción Archivística. (2012-2016).


PRODUCTORson creados, producidos, gestionados, por / crea, produce, gestiona,

AUTOR, DESTINATARIO, REMITENTE, PRODUCTOR, COLECCIONISTA, GESTOR DOCUMENTAL.

PRODUCTOR FUNCIONES Y SUBDIVISIONES

realiza, / son realizadas por,

DOCUMENTOS DE

ARCHIVO FUNCIONES Y SUBDIVISIONES

testimonian / se testimonian en

NORMALIZACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

PROCESOS INTERNACIONALES, NACIONALES Y REGIONALES.

CONTEXTO DE LA REPRESENTACIÓN EN LOS ÚLTIMOS AÑOS DEL SIGLO XX

Pedro González. La Normalización como punto de partida en la Archivística. En Primeras jornadas sobre metodología para la identificación y valoración

de fondos documentales de las Administraciones Públicas. Madrid: Dirección General de Archivos. pp. 21-37.

“Guía, modelo, pauta preestablecida y mutuamente

acordada que se usa para la realización de cualquier

trabajo o la creación de cualquier producto.”

EN QUÉ CONSISTE LA NORMALIZACIÓN?

Los archiveros no pueden ser la excepción en la

actividad de la vida presente, que exige, en todas las

funciones, la racionalización de los procesos y la

normalización de las formas. Con ello se simplifican

los métodos, se ahorra trabajo y tiempo en la

ejecución y se obtienen mayores garantías en los

resultados.”

Matilla Tascón

POR QUÉ NORMALIZAR EN LOS ARCHIVOS?

QUÉ ES UNA NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA?

“Es una guía, un modelo, o un conjunto de pautas

preestablecidas, normalizadas y mutuamente

acordadas que se usan para la elaboración de

descripciones de cualquier tipo de entidad

archivística o subtipo de entidad”.


PRODUCTOR FUNCIONES

INSTITUCIONES DE

CUSTODIA

TIPOS DE ENTIDADES IDENTIFICADAS EN EL CONJUNTO NORMATIVO DEL CIA

SUBTIPOS DE ENTIDAD

DOCUMENTODE ARCHIVO

Grupo de Fondos

Fondo

División de Fondos

Serie

Subserie

Fracción de serie

Processo /Item

Colección

División de Colección

Componente Documental

PRODUCTOR

Institución

Familia

Persona

FUNCIONES Y SUSDIVISIONES

Función

División de Función

Actividad/Proceso

Acción

Tomado de: CNEDA/NEDA-I/Modelo Conceptual/TiposEntidadRelaciones, 2012

Sistema de información orientado a la descripción por parte

de los archiveros y a la búsqueda y localización por parte del

usuario de la información que sean de su interés.

Un sistema de descripción archivística siempre incluye

representaciones de documentos de archivo y de agentes y,

opcionalmente, de funciones y otros tipos de entidades.

SISTEMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICO

NORMAS INTERNACIONALES: PROCESOS DE CREACIÓN

1988 – Reunión restringida de expertos.

1989 – Reunión de la Unesco.

1990 – Constitución de Comisión Ad Hoc.

1990 – Primera Seción Plenaria.

1992 – Declaración de Principios de la Descripción.

1993 – Publicación de primera Norma Internacional.

NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN

Realiza: Se plasman en:

Genera:

Almacena:

ISAD(G)ISAAR(CPF)

ISDF

ISDIAHISAD (G): Norma Internacional de Descripción Archivística.

(1993 – 2000)

ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de

Autoridades de Archivos Relativos a Instituciones, Personas

y Familias . (1995 – 2004)

ISDF: Norma Internacional para la Descripción de

Funciones. (2008)

ISDIAH : Norma Internacional para Describir

Instituciones que Custodian Fondos de Archivo. (2008)

…“Estas normas constituye una guía general para la

elaboración de descripciones archivísticas” por lo que “deben

utilizarse conjuntamente con las normas nacionales

existentes o como base para el desarrollo de otras normas

nacionales”.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

Procesos nacionales y regionales de normalización (1990 – Actualidad)

RCPPCN (1997) y MAD3 (2000)

CUSTARD (1996-2003)DACS (2004), (2013)

RAD2 (2008)

ODA (2007)

NOBRADE (2007)

MDM + NODAC + NOGADA + ARANOR + NEPAN + NEDAI (2000) (2007) (2007) (2008) (2010) (2001-)

IGAD (Resumen ISAD(G) - 2009)

NUDA (2014)

Representación y recuperación de contenidos archivísticos

ISAD(G), ISAAR(CPF)), ISDF, ISDIAH, MAD3, DACS, RAD2, ODA, NOBRADE, NEDA, MDM, NODAC, NOGADA, NUDA, NEPAN, RCPPCN, EAD, EAC,MARC, ARANOR, IGAD.

Preservación de recursos digitales

ISO/TR 1791:2014, ISO 13008: 2012; ISO 19005-1; ISO 32001, ISO/TR 13028:2010. Especificaciones METS y PREMIS. ISO 23081-1 a 3; MoReq; E-ARQ-Brasil.

Construcción y mantenimiento de repositorios digitales.

ISO-14721:2012, ISO/TR 17068:2012, ISO/16363:2012, ISO 16919: 2014. Aplicaciones: DRAMBORA, DAF-Data-Audit, Proyecto Néstor.

Continuidad digital

ISO 22301:2010; ISO 22301:2014, UNE-EN-ISO 22301: 2015, ISO/TR 18128:2014, ISO 31000:2009, ISO 313010:2010; ISO 27001:2005, ISO 27002:2005, 27003:2010, ISO 27000: 2009, ISO 27004:2009, ISO 27007:2011. 2ª Ed, ISO 27005:2011, 2ª Ed.

Sistemas de gestión para los documentos electrónicos

ISO 30300:2011, ISO 30301:2011, ISO 30302:2016; ISO 15489 Partes 1 y 2:2001, ISO 26122: 2007, ISO 16175 Partes.1 a 3, ISO 23081 Partes 1 a 3.

TIPOLOGÍAS DE NORMAS DE REPRESENTACIÓN Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN

QUÉ TIPOLOGÍAS DE NORMAS EXISTEN?

Tomado de: SANTAMARIA GALLO, Abelardo. La norma española de descripción archivística (neda):

análisis y propuesta de desarrollo. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales.2006. pp.12-13.

Estructura Contenidos Presentación Codificación

NORMAS SEGÚN

SU FUNCIÓN

ENTRADA DE

DATOS

SALIDA DE

DATOS

REGULAN:

Elementos y subelementos informativos

Nombre

Índice de frecuencia (único o repetible, obligatorio,

opcional o condicionado).

NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS

Qué Normas son Consideradas de Estructura de Datos?

REGULAN:

La información que puede incluirse

Las fuentes de información

Reglas generales y específicas sobre su uso

Tipos de datos a consignar (datos numéricos, textuales)

Formalización de datos

NORMAS DE CONTENIDO DE DATOS

Código de Referencia

Título

Qué Normas son Consideradas de Contenido de Datos?

REGULAN:

Cómo se debe presentar la información en pantalla o en

salida impresa, es decir:

Orden de presentación de la información consignada en

los distintos elementos.

Agrupación o no en áreas.

Uso de signos de puntuación.

Tipo y estilo de letra.

NORMAS DE PRESENTACIÓN DE DATOS

EJEMPLOS

[ca.1658], 1600/1700 (aproximada)

1670/1788 (predomina 1699-1712)

El año se representa con cuatro cifras, el mes con dos y los días del mes con dos (por ejemplo: 1953-11-03).

Separación de los segmentos que integran el código de

referencia.: ES-AHPBU. España-Archivo Histórico Provincial

de Burgos

Título formal entre comillas: (“”)

Título paralelo precedido del signo (=)

DATAS

CÓDIGO DE REFERENCIA

TÍTULO

Qué Normas son Consideradas de Presentación de Datos?

NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS, CONTENIDOS Y PRESENTACIÓN

Rigen el contenido intelectual y la estructura de las descripciones.

Se centran en el texto de los instrumentos de descripción.

Estructuran el diseño de las descripciones.

Traducir las normas de contenido a un lenguaje propio de entornos electrónicos.

Codificar la información descriptiva estructurada con un lenguaje de "etiquetado" normalizado internacionalmente.

¿QUÉ ACCIONES SE DEBÍAN REALIZAR?

QUÉ NORMAS DE CODIFICACIÓN

EXISTEN PARA EL MARCADO DE LAS

DESCRIPCIONES ARCHIVÍSTICAS

ELABORADOS A PARTIR DE LOS

METALENGUAJES?

NORMAS DE CODIFICACIÓN

0XX Información de control, números de identificación

1XX Asientos principales

2XX Títulos y párrafo del título (título, edición..)

3XX Descripción física, etc.

4XX Menciones de serie

5XX Notas

6XX Campos de acceso temático

7XX Asientos secundarios diferentes a los de materias y

series; campos ligados

8XX Asientos secundarios de series, existencias,

9XX Reservados para implementación local

NOMENCLATURA MARC

Es el primer estándar de estructura de datos para facilitar la distribución en Internet de información detallada sobre fondos archivísticos a través de los instrumento de descripción.

ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION

EAD es una DTD XML que refleja la estructura lógica y jerárquica de un instrumento de descripción de archivo, que es compatible con la norma internacional para la descripción de material de archivo (ISADG) y que posibilita la difusión, acceso y navegabilidad, a través de la tecnología de redes, de información descriptiva de archivo.

http://www.loc.gov/ead/tglib/element_index.html

http://www.loc.gov/ead/tglib/element_index.html

ENCODED ARCHIVAL CONTEXT - CORPORATE BODIES, PERSONS AND FAMILIES (EAC-CPF)

EAC es una norma para la gestión electrónica de la información de autoridades archivísticas y su contexto. ISAAR(CPF) es la norma de estructura de datos para la creación de registros de autoridades y EAC sería su respectiva norma de codificación de datos.

EAC-CPF se basa en XML y funciona independientemente del software o del sistema informático y se vincula de forma sencilla a otros protocolos basados en XML

http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/

http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/

Qué Normas son Consideradas de Codificación de Datos?

CODIGO DE REFERENCIA EN MARCADO DE MARC21(DACS, 2007)

CODIGO DE REFERENCIA EN MARCADO EAD(DACS)

TIPOLOGÍA DE NORMA SEGÚN FUNCIÓN

ESTRUCTURA CONTENIDO PRESENTACIÓN CODIFICACIÓN

ISAD(G) X - - -

ISAAR(CPF) X - - -

ISDF X - - -

ISDIAH X - - -

MAD3 X X X X

DACS X X - X

RAD2 X X X -

ODA X X X -

NOBRADE X X - -

NEDA-I X X X -

MDM X X X -

NODAC X X - -

NOGADA X X - -

ARANOR X X - -

IGAD X X - -

NUDA X X X -

ENTIDADES QUE DESCRIBEN LAS NORMAS

ISAD(G) DOCUMENTOS

DACS DOCUMENTOS PRODUCTORES MATERIAS

ODA DOCUMENTOS PRODUCTORES MATERIAS

MDM DOCUMENTOS PRODUCTORES MATERIAS

RAD2 DOCUMENTOS MATERIAS

MAD3 DOCUMENTOS

NOBRADE DOCUMENTOS

NEDAI DOCUMENTOS

NODAC DOCUMENTOS

NOGADA DOCUMENTOS

IGAD DOCUMENTOS

NUDA DOCUMENTOS

ARANOR PRODUCTORES

ISAAR(CPF) PRODUCTORES

SUB-ETIDADES ARCHIVÍSTICAS PROPUESTAS EN LAS NORMAS NACIONALES Y REGIONALES

GRAN

BRETAÑA

(MAD3)

EE.UU

(DACS)

CANADÁ

(RAD2)

PORTUGAL

(ODA)

ESPAÑA

(NEDA)

CASTILLA Y

LEÓN

(MDM)

CATALUÑA

(NODAC)

GALICIA

(NOGADA)

ARAGÓN

(ARANOR)

BRASIL

(NOBRADE)

URUGUAY

(NUDA)

Acervo Grupo de fondos FondosGrupo de Fondos

Grupo de Fundos Fondos Fondos Fondos Instituciones Acervo Fondos

Grupo de fondos Fondos Series Fondos Fondos Subfundos Subfondos Sección Personas Acervo de la subunidad de custodia

Subfondos

Fondos SeriesDocumento Compuesto

SubfondosDivisiones de Fondos

Sección Series Serie Familia Fondos/Colección Series

SubfondoDocumento Compuesto

Documento Simple

Sección Serie Subsección Grupo de Series Subserie SecciónDocumento Compuesto

SeriesDocumento Simple

Colecciones Subsección Subserie SerieUnidad de localización

Fracción de Serie

SubsecciónDocumento Simple

Documento Compuesto

Colecciones Serie Serie facticia SubserieDocumento Compuesta

Documento Compuesta

Serie Colecciones

Documento Simple

Instituciones SubserieFracción de Serie/Fracción de Subserie

Unidad de localización

Documento Simple

Documento Simple

Subserie

Personas Unidad de Instalación

Documento Compuesta

Documento Compuesta

Dossier/Proceso

FamiliaDocumento Compuesta

Documento SimpleDocumento Simple

Documento Simple

Documento Simple

Colecciones Instituciones

ColecciónDivisión de Colección

Personas

InstitucionesComponente Documental

Familia

Personas

Familia

LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL

PARADIGMA POST-CUSTODIAL.

PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓNPROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE LLORENTE

MARILIA, SP, AGOSTO , 2015

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