La comunicación.

“La comunicación es una herramienta para alcanzar los objetivos estratégicos.”

¿Qué entendemos por Comunicación Organizacional?

Son las prácticas y medios de comunicación como instrumentos para apoyar el logro de objetivos.

Entendemos al ejercicio de la comunicación como estrategias claras para aumentar la productividad y la calidad en las organizaciones.

Instrumentar un sistema de calidad es, en muchos aspectos, una acción de comunicación.

La instrumentación y funcionamiento de un sistema de calidad es más sencillo sí se apoya en un buen sistema de comunicación interna.

Son muchos los sucesos que se presentan en el ámbito personal, familiar y laboral, problemas que se atribuyen a la comunicación y a la inadecuada transmisión e interpretación de los mensajes.

Se hace caso omiso a estas recomendaciones y sólo nos percatamos de su importancia cuando estamos en crisis o en problemas mayores.

Demás está recordar los costos emocionales y económicos que esto acarrea, a personas y organizaciones.

¿Qué es la comunicación? o ¿Qué es la comunicación efectiva?

La palabra comunicación viene del latín communis, común, de aquí se deriva que el comunicador desee establecer una comunidad de información con otro receptor.

“Poner en común…”

Existen diferentes conceptualizaciones del termino comunicación, los recogeremos de forma sencilla y diremos que la comunicación es la transmisión de información y entendimiento mediante el uso de símbolos comunes.

Estos símbolos comunes pueden ser verbales o no verbales.

La necesidad de un receptor no es tan evidente para los administradores que envían memorandos a sus empleados.

Tienden a pensar que han comunicado su mensaje sólo por haberlo enviado; pero la transmisión del mensaje es nada más el comienzo.

Comunicación efectiva:

Se puede llegar a considerar que una comunicación es efectiva cuando reúne características, tales como:

a) El mensaje que se desea comunicar llega a la persona o grupos considerados apropiados para recibirlos.

b) La consecuencia de la comunicación es el cambio de conducta esperado en el receptor.

c) Cuando no es unilateral, sino que estimula la retroalimentación al mensaje enviado (mensaje de retorno) ya que es igualmente importante saber escuchar, tanto como saber hablar.

d) Cuando existe coherencia entre el lenguaje verbal y el corporal.

e) Cuando se ha escogido el momento, las palabras y la actitud apropiada.

Puede decirse con entera confianza que todo acto de comunicación influye de alguna manera en una organización, de igual modo que el aleteo de una mariposa en California influye (aunque sea muy levemente) en la velocidad del viento en Boston.

Cuando la comunicación es efectiva, tiende a mejorar el rendimiento y la satisfacción en el trabajo.

Las personas entienden mejor su trabajo y se sienten más comprometidas en él.

Tipos de comunicación, según el contexto:

A grandes rasgos se pueden señalar tres tipos de comunicación, esta diferenciación es dependiendo de las características de los receptores:

1. Comunicación interpersonal.

2. Comunicación masiva.

3. Comunicación organizacional.

1) La comunicación interpersonal es aquella que se realiza generalmente cara a cara, entre dos individuos o un grupo reducido de personas.

Conversaciones cotidianas entre familiares, o también cartas entre amigos ( comunicación escrita).

La comunicación interpersonal.

2) La comunicación masiva.2) La comunicación masiva está representada

principalmente en los medios de difusión de información: radio, televisión, periódicos, revistas , INTERNET, entre otros.

El mensaje es enviado por un emisor y no hay respuesta inmediata , hay miles de receptores: viendo, oyendo o leyendo los mensajes.

3) Comunicación Organizacional.3) Comunicación Organizacional: La comunicación organizacional es aquella

que instauran las instituciones y forman parte de su cultura.

En las empresas existe la comunicación formal e informal.

3.1. Comunicación organizacional formal:La establece la propia empresa, es estructurada en función deltipo de organización y de sus metas.

Entre los medios de comunicación más conocidos a nivel de lasempresas está: El memorándum Correspondencia escrita- entre departamentos. Las reuniones con agenda escrita y entregada previamente. El correo electrónico a través de computadoras en redes,

entre otras.

La considerada comunicación formal en las organizaciones tiene direccionalidad, lo cual indica la relevancia o intencionalidad de la misma y se han clasificado en:

Comunicación descendente ( de la dirección o gerencia hacia el personal).

Comunicación ascendente ( del personal hacia la dirección, gerencia presidencia de la empresa)

Comunicación horizontal ( entre el personal de igual jerarquía).

Comunicación diagonal ( entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan ), no necesariamente cubriendo la línea de forma estricta,

por ejemplo, contraloría solicita -urgente- a la gerencia de recursos humanos la nomina de la institución, el encargado de la nomina se la hace llegar, de forma directa.

3.2 Comunicación organizacional informal: Este estilo de relaciones está basada en la

espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas.

La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresa, según como se emplee.

De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado.

De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, sólo demora y perjudica a las personas y a la organización.

Tipos de lenguaje:

La comunicación de una persona para que sea realmenteefectiva, debe ser armónica, equilibrada en cuanto a losrecursos o lenguajes que utilice, de allí quecomunicacionalmente se hable de: Lenguaje escrito ( a través de la escritura) Lenguaje oral ( conversaciones, discursos,

conferencias, charlas ) Lenguaje corporal ( movimientos del cuerpo en el

espacio, gestos faciales, de manos, etc.)

La transmisión y efectividad de los mensajes tienen mucho que ver con el tipo de lenguaje utilizado.

En el caso de presentaciones orales, la correspondencia entre la persona, el mensaje, el tono de voz y los gestos es indispensable, ya que los mensajes emitidos son percibidos por una especie de filtro que recibe información, gestos, tono de voz, todo ello de forma global.

Comunicación asertiva:

El proceso de comunicación visto de forma teórica o para efectos de análisis, pareciera sencillo, pero dicho proceso se ve interferido por variables tales como ruidos durante el envío ( tergiversaciones del mensaje o chismes) o ruidos personales (rodeos), como inseguridades, timidez, falta de estima, entre otros.

En virtud de lo anterior consideramos relevante rescatar dos conceptos muy importantes para cualquier proceso de comunicación: autoestima y asertividad.

Autoestima:

Es la expresión sin lastima ni complejos de sí mi mismo.

Un crecimiento personal sin evaluaciones ni chantajes hacia sí y hacia los que nos rodean.

Una fuerza interna que centra y organiza los procesos individuales.

Si se recurriera a algunos sinónimos autoestima es autovaloración, autoimagen,

autoconfianza.

Una comunicación basada en la propia estima tendrá congruencia, es decir se hará verdadero contacto y se será emocionalmente sincero con nosotros mismos y con nuestro interlocutor.

Asertividad:

Este es otro componente esencial para el equilibrio en las relaciones humanas.

Asertividad es autoafirmación, es la expresión cabal de mis sentimientos.

Comunicación asertiva es la respuesta oportuna y directa, que respeta la posición propia y la de los demás, que es honesta y mesurada para con los involucrados.

Los niños por excelencia son muy asertivos, van directo a sus necesidades y sentimientos, y se caracterizan por ser descriptivos en sus percepciones u opiniones, de allí que no hagan juicios o evaluaciones de la conducta de los otros, sólo la describan.

De ellos hay que aprender.

Barreras a la comunicación. Barreras personales. Las barreras personales

son interferencias en la comunicación que resultan de las emociones humanas, los valores y los hábitos de escucha deficientes.

También pueden provenir de diferencias en la educación, el grupo étnico, el género, la posición socioeconómica u otros factores.

Todo mundo ha experimentado la forma en que los sentimientos personales pueden limitar la comunicación con otras personas, situaciones que sobrevienen en el trabajo de igual manera que en la vida personal.

Nuestras emociones actúan como filtros de percepción en casi todas las comunicaciones.

Vemos y oímos lo que estamos sintonizados emocionalmente para ver y oír, de modo que la comunicación está guiada por las expectativas personales.

Barreras físicas. Las barreras físicas son interferencias en la

comunicación que ocurren en el entorno donde ésta tiene.

Una barrera física habitual es un ruido que produce una distracción repentina que de pronto opaca un mensaje verbal

Otras barreras físicas serían la distancia entre las personas, los muros o la estática que interfiere en los mensajes radiofónicos.

Las personas suelen darse cuenta cuándo ocurre la interferencia física e intentan compensarla.

Las tarimas que se ponen en aulas, ¿obstaculiza la comunicación?, ¿y el escritorio?

El estudio de la separación espacial se llama proxémica y consiste en explorar las diferentes prácticas y sentimientos acerca del espacio interpersonal en una cultura y entre culturas.

Barreras semánticas. Casi toda la comunicación es simbólica, o

sea, ocurre mediante el uso de símbolos (palabras, imágenes y acciones) que indican ciertos significados.

Estos símbolos son simplemente un mapa que describe un territorio, sin ser el territorio mismo, por lo que el receptor debe decodificarlos e interpretarlos.

Las barreras semánticas surgen de las limitaciones de los símbolos con los que nos comunicamos. Los símbolos suelen tener diversos significados y es necesario elegir uno de ellos. En ocasiones, se elige el significado incorrecto y tiene lugar un malentendido.

Sobrecarga de comunicación. En ocasiones, los administradores operan con la

filosofía de que más comunicación significa mejor comunicación. Proporcionan enormes cantidades de información a sus empleados, hasta que éstos se sienten abrumados con datos, pero no se mejoró su comprensión. Lo que ocurre es una sobrecarga de comunicación, en la que los empleados reciben más información de la que pueden procesar o necesitan. La clave para mejorar la comunicación consiste en su oportunidad y calidad, no en su cantidad.