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Informes orales eficientes mediante el uso de PowerPoint
Proyecto para la integración de las competencias de información e investigación y el avalúo del aprendizaje estudiantil en los cursos de ADEM
septiembre de 2013
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Presentación preparada por:
Prof. Ivette Maldonado Rivera Bibliotecaria II
CRA 787-993-0000 ext. 3239
Fax: 787-993-8914ivette.maldonado1@upr.edu
Facebook: ivemaldoTwiter: ivemaldo
Dra. Ilia Ramírez AcevedoCatedrática Asociada
ADEM
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RECORDAMOS…
20% de lo que oímos
30% de lo que vemos
50% de lo que vemos y oímos
80% de lo que decimos
90% de lo que decimos y hacemos
Tomado de: Cintrón (2010)
Propósito
Desarrollar y aplicar la destreza de comunicación efectiva mediante la realización de informe oral grupal en PowerPoint.
Desarrollar la capacidad de los participantes para hablar en público de forma efectiva.
Objetivos
Conocer los aspectos a considerar antes y durante el informe oral.
Identificar y describir los componentes que interactúan en toda presentación eficiente.
Desarrollar la destreza de comunicación eficaz.
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Agenda
Etapas de la presentación del Informe Oral
Aspectos a considerar antes de la presentación
Aspectos a considerar durante la presentación
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Aspectos a considerar antes del informe oral
Aspectos a considerar antes del informe oral Preparación
Audiencia
Formato
Tiempo
Componentes de la presentación
Ética
Logística
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Preparación
Preparar una presentación requiere tiempo y dedicación.
Establezca el tema organizando la presentación alrededor
de una idea central y desarrolle un bosquejo.
Busque personas que estén dispuestos a criticar sus
defectos u omisiones.
Establezca un título que sea provocativo y al punto.
Adaptado de: Solsona (2000), Seguí (s.f.) y Lizzi (2005)
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Preparación
Recopile y organice la información.
Seleccione las actividades y diseñe los recursos
audiovisuales.
Tenga todo el material impreso para ofrecer a la
audiencia.
Prepare una presentación alterna en caso de que el equipo
electrónico falle, ejemplo: “handouts”.
Estudie la presentación antes de exponerla. Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
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Preparación
Los informes en equipo:
Se recomienda elegir un líder que distribuya y de
seguimiento a las tareas.
Si alguno del grupo no responde, debe notificarse al
profesor(a).
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
Audiencia
Determine el tipo de audiencia. Establezca género, edad, intereses, conocimientos y nivel
socio-cultural.
Estos aspectos influirán en el grado de complejidad.
Utilice un vocabulario adecuado de acuerdo con la audiencia.
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Organice la presentación alrededor de los detalles que la
audiencia le interesa.
Prepárese para contestar las posibles preguntas de la
audiencia.
Audiencia
Adaptado de: Lizzi (2005)
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Formato
Letras
Fondos (colores)
Imágenes
Tablas
Videos
Slides
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Formato: Letras
Use un máximo de dos colores y estilos de letras.
Tamaño mínimo
Títulos-36 puntos
Subtítulos-32 puntos
Texto-24 puntos
El 48.2 de la audiencia no tolera la letra muy pequeña.
Adaptado de: Solsona (2000), Cabán (s.f.b) y Cintrón (2010)
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Formato: Letras
Los títulos deben ser al menos dos o cuatros puntos más
grandes.
No use letra cursiva.
Se recomienda utilizar fuentes sencillas como:
Sans Serif (Arial, Tahoma, Comic Sans MS) para los
títulos
Serif (Times new Roman, Courier New, Garamond)
para el resto del texto.
Tomado de: Cintrón (2010)
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Evite presentar el texto todo en letras mayúsculas, pues
confunde y dificulta la lectura.
Se acepta el uso de letras mayúsculas en títulos cortos.
En títulos largos use letras mayúsculas solo en la primera
letra de cada palabra.
Use bold para enfatizar.
Formato: Letras
Adaptado de: Solsona (2000), Cintrón (2005), Rivera y Celpa (2009) y González (2006)
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Formato: Fondos (Colores)
Los fondos deben combinar con el color de los dibujos
o de las letras.
Nunca se deben emplear más de 3 colores y su
combinación debe ser adecuada.
El 33% de la audiencia no tolera el uso de colores
inadecuados.
Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2010)
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Formato: Fondos (Colores)
Es preferible usar fondo claro y letras oscuras.
Por bonito que sea un fondo oscuro, no es adecuado
para una presentación profesional.
Es aconsejable que haya algún elemento identificativo
de la presentación que además rompa con la monotonía
de un fondo blanco.
Adaptado de: Agudo Ortíz y Zamora (s.f.)
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Formato: Imágenes vs. Palabras
Utilice de forma balanceada: diagrama, gráficos y dibujos.
Es una forma de mayor impacto para evitar la lectura como
medio auxiliar al hablar sobre una idea.
Seleccione las imágenes de modo que vayan de acuerdo con
el material que se está presentando.
No las use solamente por tener algo en las transparencias.
Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2005)
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Formato: Imágenes y Animaciones
Las imágenes llamativas distraen la audiencia.
No siempre las imágenes sustituyen las expresiones.
El tamaño implica la importancia.
El uso de objetos animados distrae.
Se recomienda las animaciones para mensajes subliminales.
Las transiciones deben ser simples y no deben tener sonidos.
Tomado de: Cintrón (2010), González (2006) y Rivera y Celpa (2009)
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Formato: Tablas VS Gráficas
No utilice tablas complejas con números pequeños difíciles de
leer.
El límite para las tablas es de 20 cuadros (no debe tener más de 5
cuadros o 4 cuadros o el equivalente).
Preferiblemente presente gráficas en vez de tablas.
Asegúrese que lo que escriba en los ejes sea legible.
El 27.9% de la audiencia no tolera las gráficas muy complejas.
Adaptado de: Solsona (2000) y González (2006)
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Formato: Videos
Son muy útiles para presentar productos, campañas de
divulgación y comparar.
Permiten narrar un hecho con imágenes.
Se puede optar por grabar el discurso o hablar a medida
que se presenta el video.
No son medios aptos para proporcionar datos estadísticos,
informar cifras o variables.
Tomado de: Lizzi (2005)
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Formato: Slides
Coloque una idea principal por slide.
Escriba un máximo de ocho líneas por slide página.
No acumule el texto en un lugar de la página.
Distribuya los espacios en blanco eficientemente.
El primer slide debe incluir el título, nombre, curso,
sección, profesor y fecha.
Adaptado de: Cabán (s.f.b)
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Use el formato horizontal (cubre todo el área de la
proyección).
Si se hacen varias transparencias de un mismo tema deben
ser consistentes y uniforme en su apariencia.
Coloque títulos en todos los slides (transparencias).
Formato: Slides
Adaptado de: Cintrón 2005, 137, 138, 144
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Use bullets o números no párrafos.
El 48.2% de la audiencia no tolera el no usar bullets.
Puede presentar el texto en columnas cuando sea apropiado.
Coloque las transparencias en el orden que se van a
presentar.
Formato: Slides
Adaptado de: Cintrón (2005, 2010)
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No lea.
Añada información a la presentada en a la transparencia y sea espontáneo.
El 69.2% de la audiencia no tolera que se lea las transparencias.
Presente idea o términos, no la información completa.
Cada slide se debe mantener en pantalla por un periodo no mayor de
dos minutos.
Formato: Slides
Adaptado de: Cintrón (2005, 2010) y Lizzi (2005)
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Formato: Slides
Use a lo sumo dos efectos de transición entre páginas en
cada presentación.
Confeccione dos transparencias en lugar de presentar una
por porciones.
No subraye pues puede ser confundido con enlaces
(links).
Enumere los slides.
Tomado de: Cintrón (2010), González (2006), Rivera y Celpa (2009) y Lizzi (2005)
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Tiempo de preparación
Una buena presentación debe ser ensayada.
Dicho ensayo incluirá la medición del tiempo
exacto requerido.
Fije una determinada cantidad de minutos
para cada parte de la presentación y deje un
lapso de tiempo libre para circunstancias
imprevistas.
Adaptado de: Solsona (2000) y Lizzi (2005)
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Componentes de presentación en PowerPoint
Apertura
Propósito o meta
Objetivos
Contenido
Conclusión
Cierre
Referencias
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En esta etapa se recomienda:
Estimule el interés de la audiencia.
Salude, agradezca su presencia y/o preséntese.
Aclare los términos nuevos.
Explique cómo se va estructurar la presentación.
Por ejemplo: “ Se expondrá durante 20 minutos y luego
ser darán 10 minutos para contestar preguntas”.
Componentes: Apertura
Adaptado de: Lizzy (2005)
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Componentes: Apertura
Formas de iniciar una presentación
Cita fascinante
Estadística llamativa
Pregunta retórica
Ej: ¿Existe en Estados Unidos el derecho al aborto?
Anécdota humorística
Historia de enganche
Ejercicio rompehieloTomado de: Cabán (s.f.a)
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Componentes: Propósito o meta
Debe ser general.
Contesta la siguiente pregunta: ¿Cuál es la meta o
fin al realizar la investigación?
Ejemplos:
Examinar
Investigar
Estudiar
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Deben ser específicos y medibles.
Deben contestar la siguiente pregunta: ¿Qué se va en
específico a hacer en el trabajo?
Deben tener un verbo o una palabra de acción que describa
un comportamiento o actividad.
Ejemplos: definir, analizar, conocer, explicar, identificar,
utilizar, organizar, describir, completar, distinguir, entre otros.
Se obtienen los temas y sub-temas a tratar.
Componentes: Objetivos
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Componentes: Contenido
Debe cumplir con los criterios de evaluación del curso.
En el caso de los cursos impartidos por la Dra. Ilia
Ramírez Acevedo, véase tablas (ambas se publican en el
curso en Moodle):
Explicación partes del bosquejo reporte oral
Criterios de evaluación para presentaciones orales
Adaptado de: Cabán (s.f.a)
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Componentes: Cierre
Resumen de los puntos más importantes del tema
investigado.
Se pretende grabar en la mente de la audiencia las ideas
presentadas.
Se recomienda alinear esta parte con los objetivos.
Adaptado de: Cabán (s.f.a)
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Componentes: Cierre
Puede mostrar graficas o cuadros que destaquen los temas
centrales o que resuman lo expuesto de modo que se facilite a
los oyentes el recordar y relacionar la información
suministrada.
Esto promoverá una reflexión posterior.
Adaptado de: Cabán (s.f.a)
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Componentes: Cierre
Es un momento decisivo en la presentación.
Es necesario que los oyentes reconozcan que están ante un
cierre. Agradezca la participación de los presentes y mencione
que se sintió honrado de compartir la presentación con los
oyentes. Utilice frases sintetizadoras como:
Para terminar….
En conclusión….
Por lo tanto…..
Adaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a)
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Componentes: Cierre
Recalque la relación de los temas tratados con los
intereses de los oyentes.
Ejemplos de cierres:
Adaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a)
Pregunta retórica
Estadística llamativa
Historia emotiva
Cita
Anécdota humorística
Frase que se haga eco del objetivo
Dinámica
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Sea ético
Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar
un argumento sólido que cubra los tópicos a discutir, por
lo cual es necesario investigar.
Respete los derechos de autor citando las fuentes de las
cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su
presentación.
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
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Logística
Coteje que el salón esté organizado.
Asegúrese que haya la cantidad de sillas requeridas para
ubicar la audiencia.
Familiarícese con el uso del equipo necesario para poder
proyectar su presentación.
Verifique que el equipo que se va a utilizar esté
disponible y funcione.
Tomado de: Cabán (s.f.b)
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Aspectos a considerar durante el informe oral en PowerPoint
Aspectos a considerar durante el informe oral en PowerPoint
Imagen
Apariencia
Vestimenta
Comunicación verbal
Comunicación no verbal
Postura
Gestos
Duración43
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Imagen: Apariencia
Vestimenta
Vista en consonancia con la audiencia (no exagere frente
a un público sencillo)
Use vestimenta “business casual” en un estilo acorde con
su personalidad y use colores neutrales.
Evite usar prendas que hagan ruidos.
No use brazaletes, cadenas muy grandes o tacones altos.
Use peinado adecuado.
Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)
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Imagen: Comunicación verbal
Use lenguaje directo, conciso y llano.
Evite rodeos.
Establezca conexión con la audiencia.
Personalice la presentación.
Hable como si estuviera conversando.
Sea sincero.
La actitud debe ser la de un colega o compañero.
Adaptado de: Lizzi (2005) y Cabán (s.f.b)
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Imagen: Comunicación verbal
Hable a una rapidez y tono adecuado.
Evite hablar demasiado rápido ni con grandes pausas.
Pronuncie claramente y de forma correcta.
Articule correctamente y evite las muletillas. (“ah”, “eh”).
Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)
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Imagen: Comunicación verbal
Evite frases vacías de significado como: y nada, ¿viste?,
ósea, este….
Evite el uso de terminología culta o especializada
desconocida por la audiencia, por ejemplo:
epistemología.
Adaptado de: Lizzi (2005)
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Imagen: Comunicación verbal
No utilice palabra inventadas como: manipuleo (por
manipulación).
No utilice palabras extraídas de la jerga juvenil, por
ejemplo: esta cool, flasheó, en un bajón, etc.
No utilice expresiones tipo mensajes de texto.
Adaptado de: Lizzi (2005)
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Imagen: Comunicación no verbal
Postura
No se recueste.
No de la espalda a la audiencia.
No se pare detrás de la audiencia.
No se pare frente a los visuales.
No mire la pantalla detenidamente.
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
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Imagen: Comunicación no verbal
Postura
Asuma una postura relajada
Descanse bien antes de la presentación.
Llegue una hora antes para poder organizar el material y
las áreas.
No coma alimentos pesados.
Revise su material y notas para que no le falte nada.
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
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Imagen: Comunicación no verbal
Postura
Comuníquese con seguridad
El público recibe más información por lo que observa en
su cara, manos y gestos que mediante las mismas
palabras.
Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)
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Imagen: Comunicación no verbal
Postura
Establezca conexión con la audiencia
Mantenga contacto visual con toda la audiencia. Si le
causa nerviosismo hacerlo mire por encima de la gente.
Sea natural y sonría pues se transmite confianza.
Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)
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Imagen: Comunicación no verbal
Gestos
Use las manos y los brazos para hacer énfasis de forma
moderada sin emplear ademanes teatrales pues adiciona
un elemento de convicción a las palabras.
Observe la retroalimentación no verbal de la audiencia.
No mire hacia el piso ni hacia el techo.
Tomado de: Solsona (2000) y Rivera y Celpa (2009)
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Imagen: Comunicación no verbal
Ruidos
Evite ruidos que distraigan.
Prendas tales como: pulseras
Celulares
Otros
Tomado de: Cabán (s.f.b.)
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Duración
Respete el tiempo
asignado, ya que afecta
a la administración
efectiva del mismo.
Adaptado de: Solsona (2000)
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Imagen: Comunicación verbal
Preguntas y objeciones
Póngase en el lugar del auditorio.
Demuestre interés en la pregunta.
Durante la presentación aclare puntos que puedan
convertirse en inquietudes futuras.
No permita ni promueva discusiones.
Adaptada de: Lizzi (2005)
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Imagen: Comunicación verbal
Preguntas y objeciones
Admita que desconoce la respuesta.
Reformule la pregunta si no es clara.
Reduzca la extensión de la interrogación.
Observe la reacción del público.
Adaptada de: Lizzi (2005)
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¿Preguntas?
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Referencias
Agudo Ortíz, R. & Zamora, J. J. (s.f.) Presentaciones
corporativas: Microsoft PowerPoint: normas básicas.
[Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado.
Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.
Cabán, J. (s.f.a). Estrategias para preparar presentaciones
efectivas: primera parte. [Presentación en PowerPoint].
Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en
Bayamón, Puerto Rico.
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Referencias
Cabán, J. (s.f.b). Estrategias para preparar presentaciones
efectivas: segunda parte. [Presentación en PowerPoint].
Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en
Bayamón, Puerto Rico.
Cintrón, I. (2010). Presentaciones efectivas en el salón de clases
[Power Point]. Universidad de Puerto Rico en Bayamón,
Bayamón, PR.
61
Referencias
Cintrón, I. (2005). Técnicas para adiestrar (2ª ed. rev.). Hato Rey,
PR.: Publicaciones Puertorriqueñas.
González, J. (2006). Asignación de PowerPoint. Recuperado del
sitio web del Colegio de Ciencias del Departamento de
Matemática de la Universidad Católica de Puerto Rico: http://
www.pucpr.edu/facultad/jgonzalez/AsignacionesCC210/Asig
%20Powerpoint%20Deporte%20o%20Cantante.doc
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Referencias
Lizzi, S. (2005). Cómo realizar presentaciones exitosas. Buenos
Aires: Longseller.
Rivera, W. y Celpa, N. (2009). Presentaciones orales efectivas
[Power Point]. Centro de Recursos para el Aprendizaje,
Universidad del Este, Carolina, PR.
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Referencias
Seguí, C. (s.f.) El ABC del diseño efectivo de carteles (posters)
creativos y efectivos para exhibiciones y conferencias [Power
Point]. Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas,
San Juan, PR.
Solsona, F. (2000). Consejos útiles para mejorar las presentaciones
técnicas audiovisuales [versión electrónica] Revista Cubana de
ACIMED 8 (3), 239-243.