Informes orales eficientes mediante el uso de pp rev ilia

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Informes orales eficientes mediante el uso de PowerPoint

Proyecto para la integración de las competencias de información e investigación y el avalúo del aprendizaje estudiantil en los cursos de ADEM

septiembre de 2013

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Presentación preparada por:

Prof. Ivette Maldonado Rivera Bibliotecaria II

CRA 787-993-0000 ext. 3239

Fax: [email protected]

Facebook: ivemaldoTwiter: ivemaldo

Dra. Ilia Ramírez AcevedoCatedrática Asociada

ADEM

mailto:[email protected]

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RECORDAMOS…

20% de lo que oímos

30% de lo que vemos

50% de lo que vemos y oímos

80% de lo que decimos

90% de lo que decimos y hacemos

Tomado de: Cintrón (2010)

Propósito

Desarrollar y aplicar la destreza de comunicación efectiva mediante la realización de informe oral grupal en PowerPoint.

Desarrollar la capacidad de los participantes para hablar en público de forma efectiva.

Objetivos

Conocer los aspectos a considerar antes y durante el informe oral.

Identificar y describir los componentes que interactúan en toda presentación eficiente.

Desarrollar la destreza de comunicación eficaz.

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Agenda

Etapas de la presentación del Informe Oral

Aspectos a considerar antes de la presentación

Aspectos a considerar durante la presentación

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Aspectos a considerar antes del informe oral

Aspectos a considerar antes del informe oral Preparación

Audiencia

Formato

Tiempo

Componentes de la presentación

Ética

Logística

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Preparación

Preparar una presentación requiere tiempo y dedicación.

Establezca el tema organizando la presentación alrededor

de una idea central y desarrolle un bosquejo.

Busque personas que estén dispuestos a criticar sus

defectos u omisiones.

Establezca un título que sea provocativo y al punto.

Adaptado de: Solsona (2000), Seguí (s.f.) y Lizzi (2005)

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Preparación

Recopile y organice la información.

Seleccione las actividades y diseñe los recursos

audiovisuales.

Tenga todo el material impreso para ofrecer a la

audiencia.

Prepare una presentación alterna en caso de que el equipo

electrónico falle, ejemplo: “handouts”.

Estudie la presentación antes de exponerla. Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

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Preparación

Los informes en equipo:

Se recomienda elegir un líder que distribuya y de

seguimiento a las tareas.

Si alguno del grupo no responde, debe notificarse al

profesor(a).

Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

Audiencia

Determine el tipo de audiencia. Establezca género, edad, intereses, conocimientos y nivel

socio-cultural.

Estos aspectos influirán en el grado de complejidad.

Utilice un vocabulario adecuado de acuerdo con la audiencia.

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Organice la presentación alrededor de los detalles que la

audiencia le interesa.

Prepárese para contestar las posibles preguntas de la

audiencia.

Audiencia

Adaptado de: Lizzi (2005)

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Formato

Letras

Fondos (colores)

Imágenes

Tablas

Videos

Slides

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Formato: Letras

Use un máximo de dos colores y estilos de letras.

Tamaño mínimo

Títulos-36 puntos

Subtítulos-32 puntos

Texto-24 puntos

El 48.2 de la audiencia no tolera la letra muy pequeña.

Adaptado de: Solsona (2000), Cabán (s.f.b) y Cintrón (2010)

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Formato: Letras

Los títulos deben ser al menos dos o cuatros puntos más

grandes.

No use letra cursiva.

Se recomienda utilizar fuentes sencillas como:

Sans Serif (Arial, Tahoma, Comic Sans MS) para los

títulos

Serif (Times new Roman, Courier New, Garamond)

para el resto del texto.

Tomado de: Cintrón (2010)

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Evite presentar el texto todo en letras mayúsculas, pues

confunde y dificulta la lectura.

Se acepta el uso de letras mayúsculas en títulos cortos.

En títulos largos use letras mayúsculas solo en la primera

letra de cada palabra.

Use bold para enfatizar.

Formato: Letras

Adaptado de: Solsona (2000), Cintrón (2005), Rivera y Celpa (2009) y González (2006)

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Formato: Fondos (Colores)

Los fondos deben combinar con el color de los dibujos

o de las letras.

Nunca se deben emplear más de 3 colores y su

combinación debe ser adecuada.

El 33% de la audiencia no tolera el uso de colores

inadecuados.

Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2010)

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Formato: Fondos (Colores)

Es preferible usar fondo claro y letras oscuras.

Por bonito que sea un fondo oscuro, no es adecuado

para una presentación profesional.

Es aconsejable que haya algún elemento identificativo

de la presentación que además rompa con la monotonía

de un fondo blanco.

Adaptado de: Agudo Ortíz y Zamora (s.f.)

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Formato: Imágenes vs. Palabras

Utilice de forma balanceada: diagrama, gráficos y dibujos.

Es una forma de mayor impacto para evitar la lectura como

medio auxiliar al hablar sobre una idea.

Seleccione las imágenes de modo que vayan de acuerdo con

el material que se está presentando.

No las use solamente por tener algo en las transparencias.

Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2005)

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Formato: Imágenes y Animaciones

Las imágenes llamativas distraen la audiencia.

No siempre las imágenes sustituyen las expresiones.

El tamaño implica la importancia.

El uso de objetos animados distrae.

Se recomienda las animaciones para mensajes subliminales.

Las transiciones deben ser simples y no deben tener sonidos.

Tomado de: Cintrón (2010), González (2006) y Rivera y Celpa (2009)

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Formato: Tablas VS Gráficas

No utilice tablas complejas con números pequeños difíciles de

leer.

El límite para las tablas es de 20 cuadros (no debe tener más de 5

cuadros o 4 cuadros o el equivalente).

Preferiblemente presente gráficas en vez de tablas.

Asegúrese que lo que escriba en los ejes sea legible.

El 27.9% de la audiencia no tolera las gráficas muy complejas.

Adaptado de: Solsona (2000) y González (2006)

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Formato: Videos

Son muy útiles para presentar productos, campañas de

divulgación y comparar.

Permiten narrar un hecho con imágenes.

Se puede optar por grabar el discurso o hablar a medida

que se presenta el video.

No son medios aptos para proporcionar datos estadísticos,

informar cifras o variables.

Tomado de: Lizzi (2005)

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Formato: Slides

Coloque una idea principal por slide.

Escriba un máximo de ocho líneas por slide página.

No acumule el texto en un lugar de la página.

Distribuya los espacios en blanco eficientemente.

El primer slide debe incluir el título, nombre, curso,

sección, profesor y fecha.

Adaptado de: Cabán (s.f.b)

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Use el formato horizontal (cubre todo el área de la

proyección).

Si se hacen varias transparencias de un mismo tema deben

ser consistentes y uniforme en su apariencia.

Coloque títulos en todos los slides (transparencias).

Formato: Slides

Adaptado de: Cintrón 2005, 137, 138, 144

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Use bullets o números no párrafos.

El 48.2% de la audiencia no tolera el no usar bullets.

Puede presentar el texto en columnas cuando sea apropiado.

Coloque las transparencias en el orden que se van a

presentar.

Formato: Slides

Adaptado de: Cintrón (2005, 2010)

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No lea.

Añada información a la presentada en a la transparencia y sea espontáneo.

El 69.2% de la audiencia no tolera que se lea las transparencias.

Presente idea o términos, no la información completa.

Cada slide se debe mantener en pantalla por un periodo no mayor de

dos minutos.

Formato: Slides

Adaptado de: Cintrón (2005, 2010) y Lizzi (2005)

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Formato: Slides

Use a lo sumo dos efectos de transición entre páginas en

cada presentación.

Confeccione dos transparencias en lugar de presentar una

por porciones.

No subraye pues puede ser confundido con enlaces

(links).

Enumere los slides.

Tomado de: Cintrón (2010), González (2006), Rivera y Celpa (2009) y Lizzi (2005)

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Tiempo de preparación

Una buena presentación debe ser ensayada.

Dicho ensayo incluirá la medición del tiempo

exacto requerido.

Fije una determinada cantidad de minutos

para cada parte de la presentación y deje un

lapso de tiempo libre para circunstancias

imprevistas.

Adaptado de: Solsona (2000) y Lizzi (2005)

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Componentes de presentación en PowerPoint

Apertura

Propósito o meta

Objetivos

Contenido

Conclusión

Cierre

Referencias

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En esta etapa se recomienda:

Estimule el interés de la audiencia.

Salude, agradezca su presencia y/o preséntese.

Aclare los términos nuevos.

Explique cómo se va estructurar la presentación.

Por ejemplo: “ Se expondrá durante 20 minutos y luego

ser darán 10 minutos para contestar preguntas”.

Componentes: Apertura

Adaptado de: Lizzy (2005)

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Componentes: Apertura

Formas de iniciar una presentación

Cita fascinante

Estadística llamativa

Pregunta retórica

Ej: ¿Existe en Estados Unidos el derecho al aborto?

Anécdota humorística

Historia de enganche

Ejercicio rompehieloTomado de: Cabán (s.f.a)

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Componentes: Propósito o meta

Debe ser general.

Contesta la siguiente pregunta: ¿Cuál es la meta o

fin al realizar la investigación?

Ejemplos:

Examinar

Investigar

Estudiar

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Deben ser específicos y medibles.

Deben contestar la siguiente pregunta: ¿Qué se va en

específico a hacer en el trabajo?

Deben tener un verbo o una palabra de acción que describa

un comportamiento o actividad.

Ejemplos: definir, analizar, conocer, explicar, identificar,

utilizar, organizar, describir, completar, distinguir, entre otros.

Se obtienen los temas y sub-temas a tratar.

Componentes: Objetivos

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Componentes: Contenido

Debe cumplir con los criterios de evaluación del curso.

En el caso de los cursos impartidos por la Dra. Ilia

Ramírez Acevedo, véase tablas (ambas se publican en el

curso en Moodle):

Explicación partes del bosquejo reporte oral

Criterios de evaluación para presentaciones orales

Adaptado de: Cabán (s.f.a)

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Componentes: Cierre

Resumen de los puntos más importantes del tema

investigado.

Se pretende grabar en la mente de la audiencia las ideas

presentadas.

Se recomienda alinear esta parte con los objetivos.


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Componentes: Cierre

Puede mostrar graficas o cuadros que destaquen los temas

centrales o que resuman lo expuesto de modo que se facilite a

los oyentes el recordar y relacionar la información

suministrada.

Esto promoverá una reflexión posterior.


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Componentes: Cierre

Es un momento decisivo en la presentación.

Es necesario que los oyentes reconozcan que están ante un

cierre. Agradezca la participación de los presentes y mencione

que se sintió honrado de compartir la presentación con los

oyentes. Utilice frases sintetizadoras como:

Para terminar….

En conclusión….

Por lo tanto…..

Adaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a)

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Componentes: Cierre

Recalque la relación de los temas tratados con los

intereses de los oyentes.

Ejemplos de cierres:

Adaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a)

Pregunta retórica

Estadística llamativa

Historia emotiva

Cita

Anécdota humorística

Frase que se haga eco del objetivo

Dinámica

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Sea ético

Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar

un argumento sólido que cubra los tópicos a discutir, por

lo cual es necesario investigar.

Respete los derechos de autor citando las fuentes de las

cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su

presentación.


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Logística

Coteje que el salón esté organizado.

Asegúrese que haya la cantidad de sillas requeridas para

ubicar la audiencia.

Familiarícese con el uso del equipo necesario para poder

proyectar su presentación.

Verifique que el equipo que se va a utilizar esté

disponible y funcione.

Tomado de: Cabán (s.f.b)

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Aspectos a considerar durante el informe oral en PowerPoint

Aspectos a considerar durante el informe oral en PowerPoint

Imagen

Apariencia

Vestimenta

Comunicación verbal

Comunicación no verbal

Postura

Gestos

Duración43

44

Imagen: Apariencia

Vestimenta

Vista en consonancia con la audiencia (no exagere frente

a un público sencillo)

Use vestimenta “business casual” en un estilo acorde con

su personalidad y use colores neutrales.

Evite usar prendas que hagan ruidos.

No use brazaletes, cadenas muy grandes o tacones altos.

Use peinado adecuado.

Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

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Imagen: Comunicación verbal

Use lenguaje directo, conciso y llano.

Evite rodeos.

Establezca conexión con la audiencia.

Personalice la presentación.

Hable como si estuviera conversando.

Sea sincero.

La actitud debe ser la de un colega o compañero.

Adaptado de: Lizzi (2005) y Cabán (s.f.b)

46


Hable a una rapidez y tono adecuado.

Evite hablar demasiado rápido ni con grandes pausas.

Pronuncie claramente y de forma correcta.

Articule correctamente y evite las muletillas. (“ah”, “eh”).

Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

47


Evite frases vacías de significado como: y nada, ¿viste?,

ósea, este….

Evite el uso de terminología culta o especializada

desconocida por la audiencia, por ejemplo:

epistemología.


48


No utilice palabra inventadas como: manipuleo (por

manipulación).

No utilice palabras extraídas de la jerga juvenil, por

ejemplo: esta cool, flasheó, en un bajón, etc.

No utilice expresiones tipo mensajes de texto.


49

Imagen: Comunicación no verbal

Postura

No se recueste.

No de la espalda a la audiencia.

No se pare detrás de la audiencia.

No se pare frente a los visuales.

No mire la pantalla detenidamente.


50


Postura

Asuma una postura relajada

Descanse bien antes de la presentación.

Llegue una hora antes para poder organizar el material y

las áreas.

No coma alimentos pesados.

Revise su material y notas para que no le falte nada.


51


Postura

Comuníquese con seguridad

El público recibe más información por lo que observa en

su cara, manos y gestos que mediante las mismas

palabras.

Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)

52


Postura

Establezca conexión con la audiencia

Mantenga contacto visual con toda la audiencia. Si le

causa nerviosismo hacerlo mire por encima de la gente.

Sea natural y sonría pues se transmite confianza.

Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)

53


Gestos

Use las manos y los brazos para hacer énfasis de forma

moderada sin emplear ademanes teatrales pues adiciona

un elemento de convicción a las palabras.

Observe la retroalimentación no verbal de la audiencia.

No mire hacia el piso ni hacia el techo.

Tomado de: Solsona (2000) y Rivera y Celpa (2009)

54


Ruidos

Evite ruidos que distraigan.

Prendas tales como: pulseras

Celulares

Otros

Tomado de: Cabán (s.f.b.)

55

Duración

Respete el tiempo

asignado, ya que afecta

a la administración

efectiva del mismo.

Adaptado de: Solsona (2000)

56


Preguntas y objeciones

Póngase en el lugar del auditorio.

Demuestre interés en la pregunta.

Durante la presentación aclare puntos que puedan

convertirse en inquietudes futuras.

No permita ni promueva discusiones.

Adaptada de: Lizzi (2005)

57


Preguntas y objeciones

Admita que desconoce la respuesta.

Reformule la pregunta si no es clara.

Reduzca la extensión de la interrogación.

Observe la reacción del público.

Adaptada de: Lizzi (2005)

58

¿Preguntas?

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Referencias

Agudo Ortíz, R. & Zamora, J. J. (s.f.) Presentaciones

corporativas: Microsoft PowerPoint: normas básicas.

[Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado.

Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.

Cabán, J. (s.f.a). Estrategias para preparar presentaciones

efectivas: primera parte. [Presentación en PowerPoint].

Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en

Bayamón, Puerto Rico.

60

Referencias

Cabán, J. (s.f.b). Estrategias para preparar presentaciones

efectivas: segunda parte. [Presentación en PowerPoint].

Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en

Bayamón, Puerto Rico.

Cintrón, I. (2010). Presentaciones efectivas en el salón de clases

[Power Point]. Universidad de Puerto Rico en Bayamón,

Bayamón, PR.

61

Referencias

Cintrón, I. (2005). Técnicas para adiestrar (2ª ed. rev.). Hato Rey,

PR.: Publicaciones Puertorriqueñas.

González, J. (2006). Asignación de PowerPoint. Recuperado del

sitio web del Colegio de Ciencias del Departamento de

Matemática de la Universidad Católica de Puerto Rico: http://

www.pucpr.edu/facultad/jgonzalez/AsignacionesCC210/Asig

%20Powerpoint%20Deporte%20o%20Cantante.doc

http://www.pucpr.edu/facultad/jgonzalez/AsignacionesCC210/Asig%20Powerpoint%20Deporte%20o%20Cantante.doc










62

Referencias

Lizzi, S. (2005). Cómo realizar presentaciones exitosas. Buenos

Aires: Longseller.

Rivera, W. y Celpa, N. (2009). Presentaciones orales efectivas

[Power Point]. Centro de Recursos para el Aprendizaje,

Universidad del Este, Carolina, PR.

63

Referencias

Seguí, C. (s.f.) El ABC del diseño efectivo de carteles (posters)

creativos y efectivos para exhibiciones y conferencias [Power

Point]. Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas,

San Juan, PR.

Solsona, F. (2000). Consejos útiles para mejorar las presentaciones

técnicas audiovisuales [versión electrónica] Revista Cubana de

ACIMED 8 (3), 239-243.

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