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Asociación Mutual San Javier
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Informe de Gestión de la
Junta Directiva y la
Dirección Administrativa
a la Asamblea General de
Delegados
10 DE MARZO DE 2019
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JUNTA DIRECTIVA
Julio Jairo Ortega Zapata Presidente
María Adelaida Alcocer Vicepresidente
Hernán Antonio Herrera
Ospina Tesorero
Angela María Posada Sierra
Secretaria
Bernardo Agudelo Vocal
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Respetados señores delegados(as):
Para la Junta Directiva conformada por: Julio Jairo Ortega- Presidente, María
Adelaida Alcocer Villa- Vicepresidente- Hernán Antonio Herrera – Tesorero, Angela
María Posada Sierra- Secretaria, Bernardo Agudelo- Vocal y la Directora
Administrativa Nelly Yaned Díaz Vargas, es muy grato darles a conocer los hechos
más relevantes del año 2018, año en el cual se continuó trabajando principalmente
en la organización interna de la Mutual desde diferentes las diferentes áreas:
administrativa, financiera, humana, comercial y legal.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1) Fortalecimiento Institucional
a) Mejoramiento de la Planta Física
Se continuó con las mejoras en la planta física, principalmente en las oficinas del
primer piso y en la IPS por valor de $9.766.300.
En el primer piso se remodelaron cocina, baño de hombres y mujeres, se terminó la
adecuación del cuarto técnico y el archivo. Además se pintó todo.
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En la IPS se hicieron mejoras en cocina, archivo y recepción. También se pintó
todo.
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En total al edificio se le han realizado remodelaciones $17.798.050
2018 2017
$9.766.300
$8.031.750
b) Adquisición de equipos para mejorar el desarrollo de
algunas actividades
1 Impresora láser para el consultorio médico para la impresión de fórmulas y
remisiones.
1 Disco Duro para realizar copias de seguridad de toda la información.
1 Video Beam para las reuniones y capacitaciones.
8 cámaras de seguridad y DVR con capacidad para 16 cámaras.
2 Lectores de códigos de barra para la Temporada Escolar.
2 Impresoras LX300 para la Temporada Escolar.
c) Avances en Seguridad y Salud En el trabajo
Comprometidos con la Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, por el bienestar y la salud de los empleados, la Asociación
realizó diferentes actividades de su plan de trabajo anual:
Se realizaron los exámenes de ingreso al personal nuevo.
Se conformó el comité de convivencia.
Se elaboró el plan de emergencias.
Se inició la señalización
Se realizaron labores de limpieza en salones de tercer y cuarto piso con el fin de
evitar roedores.
Se Recargaron los extintores.
Se colocaron pasamanos en las escalas para el segundo piso (donde se realiza
la temporada escolar).
Se ubicaron los botiquines y se realizó su respectiva inspección.
Se compró camilla para la atención de emergencias.
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D O T A C I O N
E M E R G E N C I A S
Se colocaron a las escalas del segundo piso del edificio y a las de la IPS, cintas
antideslizantes.
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Se envió al personal a las diferentes capacitaciones programadas por la ARL
Positiva. Sobre:
1. Estándares mínimos del sistema de Gestión
2. Plan de Emergencias
3. Análisis de causalidad y registro de estadísticas de accidentalidad en riesgos laborales
4. Investigación de incidentes y accidentes laborales
5. Prevención del acoso laboral y comité de convivencia.
6. Prevención de la Enfermedad laboral
7. Comunicación Asertiva
8. Planeación y conservación de documentos.
Se instalaron 8 cámaras de seguridad y un DVR con capacidad para 16 cámaras.
Con esto no sólo se cumple en el área de seguridad y salud en el Trabajo sino
también para la compañía aseguradora, ya que en caso de un hurto en las
instalaciones, la compañía no responde con la póliza sino hay cámaras de
seguridad.
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d) Sistema de Administración del Riesgo de lavado de
activos y financiación del terrorismo “SARLAFT”
Se continuó realizando avances en la implementación del sistema de Lavado de
activos y financiación del terrorismo SARLAFT, de acuerdo con la Circular
Externa No.04 de enero de 2017, en los siguientes aspectos:
Se creó una nueva hoja de vida del asociado con la información requerida
por la Supersolidaria en el anexo No.5 de la circular externa No.04 de 2017,
relacionada con la información necesaria para la vinculación del asociado;
ésta contiene además, la declaración de origen y destino de los recursos y la
autorización para el tratamiento de datos.
La implementación de esta nueva hoja de vida se inició en el mes abril y a la
fecha se han logrado actualizar 505 asociados, lo que equivale a un 19% de
total de la base asociativa.
Se implementó en el software esta nueva hoja de vida, lo cual facilitará cumplir
con otro requerimiento de la circular como es la segmentación de los factores de
riesgo.
Se envió trimestralmente los informes de transacciones en efectivo y
operaciones sospechosas a la UIAF (Unidad de Información y Análisis
Financiero).
Se cumplió con el envío trimestral del Reporte de Seguimiento al Sarlaft a la
Supersolidaria.
Se fomentó la cultura de prevención de lavado de activos y financiación del
terrorismo, a través de sensibilización a los miembros de la Junta Directiva y
empleados, sobre la importancia de los reportes de operaciones inusuales.
e) Documentación de políticas y reglamentos internos.
Dentro de las funciones principales de la Junta Directiva está el reglamentar los
procesos y servicios de la Mutual, por ello se inició con esta tarea, logrando en
el año 2018, los siguientes avances:
Elaboración del Reglamento de la Junta Directiva.
Ajustes al reglamento de elección de delegados.
Elaboración del nuevo reglamento de créditos.
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f) Actualización de las pólizas de seguros
Hasta el 2017, la Mutual tenía dos pólizas de seguros: Multirriesgo y
Responsabilidad Civil, dichas pólizas estaban constituidas por un valor asegurado
que no se actualizaba hacía más de 10 años, lo cual en el momento de un siniestro,
podría ocasionar grandes pérdidas para la institución. Por ello, en el año 2018, se
tomó la decisión de actualizar los valores asegurados, principalmente el de la póliza
Multirriesgo, para lo cual se realizó un avalúo técnico de costo de reconstrucción,
que dio como resultado que volver a construir este edificio valdría más de
$1.000.617.741.
También se actualizó la póliza de responsabilidad civil de la IPS, la cual estaba por
un valor asegurado de $20.000.000 y se renovó por $100.000.000.
g) Mejoramiento software
Durante el 2018, se realizaron algunos desarrollos adicionales para el software,
principalmente en:
En el módulo del crédito, se adicionó el análisis del crédito y otros informes.
Se adicionó el cálculo de los intereses de los ahorros, lo cual obligó a cambiar
todo lo relacionado con la liquidación anual de los asociados: Recibos,
kardex, cheques.
Se implementó en el sistema la elaboración e impresión de los comprobantes
de egresos para el área de contabilidad.
Se adicionó módulo para el manejo de pagos de la IPS y sus respectivos
informes.
Se adicionó en la impresión del recibo de pago de los asociados una línea
informando cuantos entierros tiene a favor o cuanto adeuda.
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h) Implementación de nuevas formas de comunicación con
los asociados.
Implementación de Televisión informativa.
Implementación de buzón de sugerencias en el área administrativa y en
la IPS.
Realización de la Primera encuesta de satisfacción.
Implementación del WhatsApp.
Cambio en el diseño del boletín anual (por primera vez se sacó a full
color).
i) Implementación de un nuevo canal de pagos.
Para facilitar el proceso de pago, sobretodo de los asociados que ya viven en otros
barrios, municipios u otras ciudades, a partir del mes de noviembre se implementó
los pagos por consignación. Para ello, se está utilizando la cuenta de ahorros
aperturada el año anterior en Confiar, ya que ésta cuenta con la Sucursal Virtual
Gratuita, lo cual no genera ningún costo para la Mutual.
Aún no se ha realizado ningún convenio de recaudos, porque hay que esperar como
es el comportamiento de este nuevo servicio.
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j) Nueva Metodología para la Elección de los Delegados
Con el fin de promover la democracia y la participación, por primera vez la
votación de los delegados se realizó por postulación de los asociados
interesados. Se postularon 33 asociados y quedaron elegidos 30.
k) Fortalecimiento de la Doctrina Mutualista
Se inició el proyecto de reinducción a los asociados. En el mes de noviembre
se realizaron 5 charlas donde asistieron 58 personas. Las charlas se enfocaron
en Economía Solidaria, Mutualismo y los reglamentos y servicios que ofrece la
Mutual.
Los asociados que asistieron salieron muy satisfechos y con otro concepto sobre la
Mutual.
Se diseñó volante llamado “CONOCE TU MUTUAL, APRENDE DE
MUTUALISMO”, que será un ciclo de publicaciones entregadas cada dos meses
con el objeto de impartir educación Mutualista a los asociados.
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l) Alianzas
Con la Acción comunal del Barrio El Socorro, se realizó alianza para que nos
envíen estudiantes universitarios a colaborarnos en las diferentes actividades
desarrolladas en la Mutual, principalmente las de la temporada escolar.
m) Nuevo Convenio
Se realizó en el mes de noviembre un convenio con la Óptica Ver Sport, para el
servicio de optometría y lentes para los afiliados, con el fin de conseguir tarifas más
económicas.
Además también se apoya a los asociados empresarios, ya que la óptica es
propiedad de uno de ellos.
n) Mejoras en el la IPS
En el consultorio odontológico a partir del mes de febrero se contrató una
nueva odontóloga y se modificó el porcentaje de ingresos para la Asociación.
Pasó de 50% a 60%.
Se implementó política de actualización anual de tarifas.
Se implementó la contabilización de los Auxilios odontológicos.
Se adecuó el software Mutualsoft para el registro de los pagos de la IPS.
Se desarrolló e implementó software para entrega de fórmulas de consulta
médica y remisiones a exámenes por computador.
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2) Cumplimiento de los requerimientos
Legales.
En el año 2018, se cumplió a cabalidad y en los tiempos requeridos, con el envío
de reportes a los diferentes entes gubernamentales, los cuales se detallan a
continuación:
1. CAMARA DE COMERCIO
Renovación Anual de Matricula Mercantil.
2. SUPERSOLIDARIA
Formulario de Rendición de cuentas (semestralmente).
Formato de seguimiento a la implementación del Sarlaft (trimestral).
3. DIAN
Declaración de Renta y complementarios (Anual).
Medios Magnéticos (Anual).
Declaración de Retención en la fuente (mensual).
4. MUNICIPIO DE MEDELLIN
Declaración de Industria y comercio (anual).
5. UIAF
Reporte de transacciones en efectivo (trimestral).
Reporte de operaciones sospechosas (trimestral)
6. SUPERSALUD
Circular 16 – Estados Financieros (semestral).
Publicación de Estados Financieros en la Web (anual).
Circular única – Información contable (semestral).
Circular 256 PAMEC- Programa de Mejoramiento de la Calidad en Salud.
7. MINISTERIO DE SALUD
Moca- Indicadores de Calidad (semestral)
Reporte de cartera (trimestral).
Reporte de compra y venta de medicamentos (trimestral).
8. SECRETARIA DE SALUD DE ANTIOQUIA
SIVIGILA- Eventos en salud pública (semanal)
RIPS – Pacientes atendidos (mensual).
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Además de lo anterior, se le dio respuesta en el mes de julio y noviembre al
requerimiento de la Supersolidaria llamado “Evaluación Financiera a Diciembre de
2017”. En la cual solicitaron principalmente todo lo relacionado con las políticas de
préstamo que aplicaba la institución. Dicho requerimiento, arrojo como conclusión
que la Mutual debía acogerse a la normatividad legal vigente para el otorgamiento
de créditos (circular básica contable y financiera), principalmente en lo relacionado
con:
Capacidad de pago del deudor y codeudor.
Solvencia del deudor y codeudor.
Garantías y
Consulta en las centrales de riesgo.
GESTIÓN HUMANA
a) Generación de Empleo
En el mes de enero y febrero se contrató laboralmente una niña como auxiliar de
logística en la temporada escolar y auxiliar administrativo.
En el mes de noviembre se contrataron dos niñas como auxiliares de logística para
la Temporada Escolar.
En el momento la Mutual genera 5 empleos con contrato laboral y 5 por prestación
de servicios.
b) Capacitaciones
Tanto la Junta Directiva como la Administración está completamente convencida
que para el mejoramiento continuo de la Mutual, es necesario mantener a todos sus
colaboradores actualizados. Por ello, en el 2018 se les otorgó capacitación en
diferentes temas de acuerdo a las funciones que ejecutan dentro de la Mutual.
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NOMBRE CAPACITACIÓN ASISTENTES
Decreto 2150 (DIAN) Héctor Ortiz Linda Sierra
Otorgamiento de créditos Liliana Amariles Yaned Díaz
Funciones y Responsabilidades de los Órganos de Administración y Control
Bernardo Agudelo Adelaida Alcocer Ángela Posada
Mercadeo Mutualista Yaned Díaz
Servicio al Cliente Adriana Vásquez María Eugenia Lopera Ángela Posada
Elaboración de Actas de Asamblea Ángela Posada María Eugenia Lopera
Foro Mutualista Liliana Amariles Yaned Díaz
Curso Básico de Economía Social y Solidaria
Adriana Vásquez Liliana Amariles Yaned Díaz
Esterilización Blanca Wbielle Yepes
Normas de Habilitación (Diplomado Virtual)
Blanca Wbielle Yepes
Seguridad del Paciente (Diplomado Virtual)
Dra. Liliana Gutiérrez
GESTIÓN FINANCIERA
a) Comportamiento de los Ahorros
Se presenta una disminución de 3,5 % en los ahorros Navideños, como
consecuencia de la disminución en el número de asociados y el incremento en
el número de fallecidos.
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b) Reconocimiento de intereses sobre los ahorros
Navideños
A partir del año 2018, se inició el reconocimiento de intereses sobre los ahorros
navideños a los asociados. El porcentaje estimado fue del 1% anual. En total se
pagaron $7.0.73.104, lo cual equivale a un promedio de $2634 por asociado.
c) Comportamiento de los créditos
Los créditos ordinarios presentaron una disminución de aproximadamente un
29% con relación al año 2017 como consecuencia de la aplicación del nuevo
formato de solicitud de crédito y los documentos solicitados como anexos y
soportes: fotocopias de cédula, fotocopia de la cuenta de servicios, fotocopia
del impuesto predial y documento de constancia de ingresos.
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Los rapicréditos son los créditos que se encuentran respaldados en los ahorros de
los asociados, también presentaron una disminución del 16% con relación al año
anterior.
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Los convenios presentaron una disminución de un 8.7%.
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El convenio más utilizado por los asociados es el de la Emi, luego le siguen los
eventos, que para el 2018 fueron para el día de la madre, el padre, amor y amistad
y navidad.
d) Recuperación de cartera
Gracias a las gestiones realizadas, de la cartera vencida a diciembre 31 de 2017
por valor de $6.828.300, se recuperaron $ 4.952.300, quedando pendiente
$1.876.000.
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GESTIÓN COMERCIAL
a) Comportamiento de la Base asociativa
A diciembre 31/2018 la Mutual cerró con 2658 asociados y 15756 beneficiarios. En
promedio cada asociado tiene inscritos 6 beneficiarios.
2018 2017 DIFERENCIA
Número de Asociados
2658
2701
43
Numero de Agraciados
15756
15744
12 Asociados Jubilados
56
58
2
El número de asociados presentó un disminución con relación al año 2017 de 1.5%.
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Para el incremento de la base asociativa se realizó en el mes de octubre y
noviembre una promoción de afiliación gratis. Obteniendo como resultado 34
asociados nuevos.
Se continuó con el Plan de Referidos, otorgando como incentivo $5.000 por cada
asociado nuevo presentado.
Realmente para el año 2018, las condiciones de seguridad de la comuna 13 no
favorecieron el incremento en el número de asociados, por el contrario ocasionaron
un gran número de retiros.
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Asociados Nuevos
Asociados Retiro
Voluntario
Asociados liquidados por Faltas
Asociados Fallecidos
Total Retiros
152 64 104 27 195
b) Participación por primera vez con publicidad en el Foro
Mutualista
Es importante que la Mutual se dé a conocer en el sector solidario y principalmente
entre las Mutuales, por ello, en el mes de octubre en el Foro Mutualista, celebrado
en Plaza Mayor, la institución por primera vez, participó con publicidad a través de
un pendón colocado en el auditorio.
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c) Publicidad en Página Web emisora Antioquia la Grande
Durante el año 2018, se realizó publicidad en la emisora Antioquia la Grande, una
emisora enfocada en el sector solidario. Además la información de la Mutual
permaneció durante todo el año publicada en la página web de dicha emisora.
GESTIÓN SOCIAL
En el año 2018, la Mutual impactó en el nivel de vida de sus afiliados en los
siguientes aspectos:
a) Auxilios Exequiales
En el año 2018 se otorgaron 130 auxilios exequiales por el fallecimiento de 27
asociados y 103 beneficiarios, lo cual significa que 130 familias no tuvieron que
preocuparse por buscar recursos económicos para los gastos funerarios de sus
seres queridos.
b) Auxilios en Salud
En el año 2018, la Mutual a través de la IPS, otorgó auxilios para consulta médica
por valor de $2.424.000, beneficiando a 166 asociados y beneficiarios 295.
En tratamientos odontológicos se otorgaron auxilios por valor de $5.979.575,
beneficiando a 141 asociados y 186 beneficiarios.
c) Subsidio en Temporada Escolar
En la temporada Escolar se subsidiaron los útiles escolares a 887 estudiantes.
De los cuales 787 eran beneficiarios y 100 asociados. Además se atendieron
53 particulares.
En total la temporada escolar beneficio a 940 personas.
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d) Aportes a la Educación Superior
A través del Fondo de Educación Formal, la Mutual hizo su contribución a la
educación Superior, entregando un aporte de $1.658.200, a un fondo común,
donde finalmente la institución beneficiada fue la Universidad Nacional.
e) Convenio con Emi
La Mutual continuó con el convenio con la empresa EMI (emergencias médicas y
odontológicas) donde los asociados no sólo obtienen una tarifa preferencial (más
económica) sino que además la Mutual les financia la mensualidad, sin ningún
interés.
En el año 2018 se encontraban afiliados 117 personas.
f) Apoyo a comerciantes asociados o beneficiarios
La Mutual continuó apoyando a los comerciantes y artesanos afiliados, a través de
la participación en las ferias para el día de la Madre, el Padre, Amor y Amistad y
Navidad.
En estos eventos los comerciantes, tienen la oportunidad de obtener otros ingresos,
a través de la venta de sus productos a los afiliados y comunidad en general.
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Los asociados, a la vez también se benefician porque adquirieren sus regalos a
precios muy económicos, además, que la Mutual les otorga crédito y sin costo de
financiación.
g) Nuevo Beneficio en la compra de útiles escolares
Anteriormente el asociado que no tuviera agraciados estudiantes no se
beneficiaba del subsidio en la Temporada Escolar, a partir del año 2018, se
otorgó este beneficio y se les dio un cupo para la compra de útiles, así no
tuvieran estudiantes.
h) Apoyo en las actividades comunitarias
Parroquia San Miguel Febres Cordero. En el año 2018 la Mutual continuó
ayudando a la Parroquia del sector, otorgando una donación en dinero para
la compra de algunos ornamentos.
Junta de Acción Comunal El Socorro. La Mutual ha puesto su granito de
arena para la celebración de la fiesta de los niños del sector y la navidad
comunitaria.
También ha prestado sus instalaciones para el desarrollo de algunos
programas con la comunidad.
Programa de Buen comienzo. Desde hace tres años la Mutual viene
facilitando sus instalaciones para el desarrollo del programa Buen Comienzo-
Modalidad Entorno Familiar que beneficia a madres gestantes y niños hasta
los 2 años de edad. El salón se facilitó desde el mes de abril hasta noviembre
los días martes y jueves.
Tercera edad del barrio El Socorro. Desde hace varios años la Mutual
facilita uno de sus salones para las actividades de danza del grupo de la
tercera edad. En el año 2018 se prestó los días miércoles y viernes.
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i) Eventos
Curso de Economía Social y Solidaria (participaron empleados,
asociados y particulares). Se aprovecharon los recursos de la Alcaldía de
Medellín y la Mutual facilitó el espacio. El curso fue dictado en el mes de
octubre por la institución Escalando Futuro. Se contó con la asistencia de
25 personas.
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Charla de Higiene Oral. El 19 de octubre se realizó una charla de higiene
oral. Se contó con la asistencia de 13 personas.
La charla fue dictada por el personal de la IPS: la Dra. Liliana Gutiérrez y la
Higienista Oral Blanca Wbielle Yepes.
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Campaña Huesos Saludables. En alianza con la empresa EMI, se
realizó en el mes de diciembre una campaña de prevención de la
osteoporosis. Se beneficiaron del examen 34 personas (asociados y
beneficiarios).
j) Obsequios y Rifas
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Se entregaron a los asociados obsequios y se realizaron rifas en:
Día de la Madre
Día del Padre
Día de los niños en Halloween
Evento de Salud Oral
Reinducción a los asociados.
PENDIENTE
Del año 2018, quedó un entierro pendiente de cobro, ya que es de Venezuela y el
asociado no ha podido conseguir los documentos. El reglamento actualmente no
contempla límite de tiempo para la presentación de los soportes del fallecimiento.
Se anexan estadísticas.