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IAPG
12 – 13 de Junio de 2008
KM EN PAN AMERICAN ENERGY
Mejores Prácticas Gente –Procesos -Tecnología
Pan American Energy LLC
Pan American Energy L.L.C., es una Compañía de BP (60%) y BRIDAS Corp. (40%) que desarrolla sus
actividades en el Cono Sur.
Las operaciones de Pan American Energy (PAE) y el significativo
crecimiento de su producción de petróleo y gas natural, le otorgan un
importante papel en el escenario energético regional.
PAE
Tartagal
Buenos Aires
Neuquén
Golfo San Jorge
Distribución Geográfica
Total de empleados: 1400
Total de contratados: 8365(aprox.)
Componentes
CulturaCulturaGente
GerenciaGerenciaExpectativas Expectativas de los líderes de los líderes
Procesos Tecnología
Redes SocialesRedes Sociales
KM
KM – Diferentes Visiones
Algunas respuestas a ¿Qué es la Gestión del Conocimiento?:
•Un enfoque a la Gestión de Recursos Humanos (director de Recursos Humanos)•La Valoración del Capital Intelectual (contable)•La tecnología para almacenar y distribuir conocimiento (IT)•Lo que hacen los filósofos (abogado)
Visión- Gestión del Conocimiento (KM)
Ser una organización que aprende continuamente, convirtiendo este aprendizaje en acción, promoviendo la innovación y facilitando el intercambio del activo organizacional mas importante, que es el conocimiento de la gente lo que resulta finalmente en una ventaja competitiva.
Gestión del Conocimiento
Objetivo General del Proyecto:
Crear valor a partir de los activos intangibles de una organización, capturar la pericia colectiva en cualquier lugar donde esta resida (en bases de datos, papel o en la mente de las personas), y transferirla para ayudar a producir mejores resultados.
Objetivos específicos:
Identificar grupos que aprenden, hallazgos y necesidades de aprendizaje.Capturar lecciones aprendidas y mejores prácticas.Animar mecanismos para transferir conocimientos y retenerlos en la organización.
Historia del Proyecto
¿Por qué trabajar en KM en PAE?
•Alto número de contratistas en PAE con alto nivel de rotación•Lugares geográficos con necesidades similares•Aprendizajes de HSE•Percepción compartida de la necesidad de capturar lecciones
aprendidas•Minimizar la posibilidad de reiterar errores cometidos•Optimizar tiempos de las curvas de aprendizaje •Mejorar el aprovechamiento de los recursos de conocimiento
disponibles en la organización
Año 2006 Diferentes iniciativas sobre Conocimientos clave dentro de la empresa, se aplicaban y conocían poco, sin un enfoque sistémico.
Cambio Cultural en la Organización
1) Relevamiento: reuniones individuales con los miembros de los departamentos involucrados para relevar la información y necesidades.
2) Taller de Concientización: sobre diferentes problemas y técnicas asociados a la transferencia de conocimientos. Se trata de formar y sensibilizar a los equipos sobre diferentes problemas y técnicas asociados a la transferencia de conocimientos. (Facilitado por UDESA)
3) Asistencia a Grupos de Trabajo por cada gerencia en el diseño de primeras acciones: identificación de problemas de transferencias de conocimiento y posibles soluciones.
Estructura Inicial del Proyecto
Evolución del Proyecto
Proyectos y
Obras
Ingeniería de Procesos y Proyectos
RH IT
1° Etapa
RH + IT
2° Etapa
Proyectos y Obras Perforación
HSEOperaciones de Petróleo y Gas
Ingeniería de Procesos
y Proyectos
Evolución del Proyecto Etapa Actual
Proceso Facilitado por
RH + IT
Proyectos y Obras
Perforación
HSE
Operaciones de Petróleo y Gas
Integridad
Ingeniería de Procesos y Proyectos
Mantenimiento
Excelencia Operativa
KM Lecciones
Aprendidas
KM Constitución del Equipo de trabajo
• Capaz de trabajar de manera conjunta entre todo PAE• Que establezca criterios y guías para un plan de trabajo en
KM
Para trabajar en KM se constituye un equipo de trabajo que tiene como tarea:
•Identificar grupos que aprenden y necesidades de aprendizaje,•Capturar lecciones aprendidas y mejores prácticas,•Animar mecanismos para transferirlas y retenerlas
Equipo de trabajo
•Realización de reuniones semanales de KM con conexión vía video conferencia con todas las Unidades de Gestión.
•Se esta trabajando en la designación de roles y responsabilidades de los representantes de KM de los sectores involucrados.
El proyecto se esta documentando con un SGP ( Sistema de Gestión de Proyectos)Definición del alcance del proyecto – Trabajar en primera instancia en las Lecciones Aprendidas.
Estado Actual del Proyecto
Definición de LALección Aprendida es el proceso de registrar y sintetizar conocimiento y aprendizaje en una forma que resulte útil para los demás. Puede ser originada por una persona o un grupo de trabajo y surge de la diferencia positiva o negativa entre lo que se esperaba que ocurriese y aquello que efectivamente ocurrió.
Trabajo con las diferentes taxonomías, categorías de conocimientos técnicos.
Definición de Autoridades Técnicas que validan las LA
Alineación con procesos de Competencias Técnicas
Manejo del Cambio
Componentes
CulturaCulturaGente
GerenciaGerenciaExpectativas Expectativas de los líderes de los líderes
Procesos Tecnología
Redes SocialesRedes Sociales
KM
KM –Proceso - Revisión contínua
¿Cómo estamos accediendo a la información antes, durante y después
de los eventos?
¿Cómo asegurarnos que la información
capturada es aplicable para nuestra operación
y procesos futuros?
¿Qué sistema / Base de datos estamos usando
para administrar el conocimiento
simple y efectivamente?
¿Cómo compartimos la información con otros grupos internos de la
empresa?
¿Qué mecanismos aseguran el valor del
proceso de aprendizaje?
¿Cómo estamos utilizando el conocimiento para mejorar el desempeño en nuestra
operación y gestión diaria?
FO
LLO
WU
P
Knowledge Management=
PEOPLEx
PROCESSx
TECHNOLOGY
Knowledge Management=
PEOPLEx
PROCESSx
TECHNOLOGY
EMBED
MAN
AG
E
VALID
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CAST
FO
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=
+TECNOLOGIA
Gestión del Conocimiento
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D
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CAPTURAR
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IENTO
Procesos involucrados en la Gestión del Conocimiento y herramientas utilizadas
Capturar el conocimiento Sitio KM
Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas
Validación de su contenido Proceso de revisión
Integración con otros procesosIndice de conocimientos y red de expertos
Conversión del conocimiento en acción
Acciones críticas y seguimiento
Incorporación en los procesos de trabajo
KM Plan
1
3
2
4
6
5
1.- Capturar el conocimiento Sitio KM
•Conocimiento Explícito (codificable)Bases de Datos, Captura y re-utilización, edición, distribución, etc.
•Conocimiento Tácito (en la gente) Compartir, dialogar, mapeo de conocimientos en redes de expertos, aprendizaje por cercania (Foros)
2. Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas
•Codificación estandarizada
•Integrada con otras bases de datos.
2. Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas
Permite:
• Brindar información que permita definir el contexto en que ocurrió el hecho
• Analizar el problema “a fondo”
• Ayudar a pensar porqué pasó y como evitar que se repita
y principalmente…
• Aprender de las errores e identificar oportunidades de mejoras
Cuál fue la razón ?
Qué pasó ?
Porqué pasó ?
Qué estaba haciendo ?
Qué aprendimos?
Qué otras actividades se verían afectadas ?
Análisis del Riesgo
3. Validación de su contenido Proceso de revisión
Autor RevisorGestor KM
Evaluador
"VALIDADA" "PUBLICADA" "CERRADA""REVISADA"Status de la
Lección
Publicador
Individuo, representante de un equipo de trabajo.Referente KM de un Sector
Supervisor / Referente Operativo / Tecnico
Autoridad Técnica según tema/ disciplina especifica
Autoridad de Ingeniería
Difusión, seguimiento y cierre
4. Integración con otros procesosIndice de conocimientos y red de expertos
• Revisión del Evento por Referentes Operativos
• Evaluación de las Acciones Críticas por Autoridades Técnicas según especialidad
5. Conversión del conocimiento en acciónAcciones críticas y seguimiento
Acción 1 Modificaciónde documentos existentes a fin de incorporar el aprendizaje obtenido
Acción 2 Creaciónde nuevos documentos que reflejen el aprendizaje obtenido
Accion 3 DistribuciónDifusión del aprendizaje obtenido
Accion 4 Seguimiento y CierreGarantizar cumplimiento Acciones Críticas
6. Incorporación en los procesos de trabajo
6. Incorporación en los Procesos de Trabajo KM Plan
• Cómo se manejará el conocimiento?
• Qué conocimiento se necesitará?
• De donde obtendremos ese conocimiento crucial?
• Qué necesitamos para accederlo?
• Cuándo lo haremos?• Quién lo hará?
Tanto para un proyecto, pozo importante, programa de pozos pequeños o programa de trabajo anual, el KM plan define:
KM Plan
Programa de Perforación
Modelo de Gestión de Conocimiento y requerimientos de funcionalidad
• PUSH de conocimiento y lecciones con conocimiento para ofrecer.
• PULL de conocimiento y lecciones a quien necesita conocimientos.
• TRANSFER de conocimiento tácito por medio de la comunicación.
• TRANSFER de conocimiento explícito almacenado en la Base de Conocimiento.
• En el marco de un clima corporativo definido por las expectativas del Management y análisis de la performance
COMUNICAR
RECOLECTAR ORGANIZARBUSCAR / PUBLICAR
PUSH PULL
Conocimiento Tácito
Conocimiento Explícito
KPIs
FOLLO
WU
P
Knowledge Management=
PEOPLEx
PROCESSx
TECHNOLOGY
Knowledge Management=
PEOPLEx
PROCESSx
TECHNOLOGY
EMBED
MANA
GE
VALIDA
TE
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OA
D
CAST
FOLLO
WU
P
Gestión del Conocimiento=
GENTE+
PROCESOS+
TECNOLOGIA
EMBEDINTEGRAR
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E
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CIA
R
VALID
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CAPTURECAPTURE
BR
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D
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VALID
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TO
Requerimientos de la aplicación de KM y especificaciones generales
Aplicación de KM
•Sistema de Lecciones Aprendidas
•Acciones criticas y seguimiento
•Biblioteca de conocimiento
•Foros •Páginas amarillas
•Manejo de Información y documentación en múltiples formatos y accesible desde Intranet e Internet
•Flexibilidad para expandir funcionalidad e integrabilidad incluso con Manejo de Cambio
•Búsqueda por Taxonomías u otros criterios dentro de la lección y dentro de los attachments (FTR)
•Integrar todas las funcionalidades en una sola aplicación para garantizar
integridad contextual y de información
•Integración con aplicaciones e información de PAE
•Automatización del workflow de aprobación y
manejo de acciones criticas
Especificaciones técnicas de la aplicación
• Utilización de la Plataforma de Document Management (Enterprise Informatics eB)
• Utilización de la Plataforma de Manejo de Procesos de Negocios (Singularity SPP)
• Base de Datos Oracle 10g• Sistema de control de versiones
Sitio KM
Oracle DBVaults con
Archivos
Otras aplicaciones
Intranet PAE
BPM
Modelo de Evolución en la Empresa
EIM
Change Management
Context Identification
Drawing Management
Document Management
Imaging
Inte
grity
/Kno
wle
dge
Man
agem
ent
Records M
anagement
Funcionalidad completa del Site KM
-Lecciones aprendidas -Biblioteca
-Foros
-Paginas amarillas
.Lecciones
aprendidas
•Biblioteca
•Foros
•Paginas Amarillas
.Lecciones
aprendidas
•Biblioteca
•Foros
•Paginas Amarillas
Sistema de Lecciones AprendidasInicio
Lecciones Aprendidas
-Template unificado-Identificación del contexto-Estado de Aprobación-Acciones criticas
Biblioteca
Biblioteca
-Manuales -Estándares -Instrucciones
Foros
Foros
• Ambito de discusión organizado por Tema/subtema
• Dos versiones:
• Abierto sin workflow,
• Controlado por workflow
• Contenido de las discusiones se almacena en el mismo repositorio de KM
Sistema de búsqueda dinámico sobre la base de lecciones aprendidas
Búsqueda Rápida
Busca por cualquier palabra dentro de la lección –todos los campos- y en adjuntos –los contenidos –FTR_
Búsqueda Avanzada
Permite manejar varios filtros especificos para acotar resultados
El resultado de la búsqueda permite ver datos de la lección y documentos adjuntos
Filosofía del eB
CAD
Web
Office
DocumentManagement
Closed LoopChange
Management
RecordsManagement
Collaborative Workspace Management
RequirementsManagement
LoB
ERP
EAM
Project Management
ItemManagement
CERTIFIED!