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Víctor Manuel Sierra N.
GESTIÓN PRESUPUESTARIA
Victor Manuel Sierra N. vsierra@ces.edu.co
Copyright © Universidad CES. Está prohibida la reproducción y transmisión total o parcial de este material, por cualquier medio o con cualquier propósito, con o sin fines comerciales, sin la autorización escrita de la Universidad CES.
Víctor Manuel Sierra N.
Herramienta que ayuda al administrador financiero a determinar por anticipado el efecto que los planes propuestos tendrán sobre la liquidez y la rentabilidad de la empresa. También permiten el control de todas las operaciones y la evaluación de la gestión administrativa.
PRESUPUESTO
Víctor Manuel Sierra N.
Etapas básicas para la elaboración del presupuesto:
PLANIFICACIÓN
ELABORACIÓN
EJECUCIÓN
EVALUACIÓN Y CONTROL
ETAPAS EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Víctor Manuel Sierra N.
En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los diferentes indicadores empleados y se hace un diagnóstico de la Empresa y del entorno económico para comenzar a definir las políticas y estrategias a tener en cuenta.
PRIMERA ETAPA:
PLANIFICACIÓN
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Iniciación del proceso presupuestario
• ¿Quien inicia el proceso presupuestario?
• ¿Cuál es el papel que juega la dirección?
• ¿Cuando se inicia el proceso de forma que se puedan realizar con la antelación suficiente ?
• ¿Cómo se inicia el presupuesto?
• ¿Qué información se transmite a cada responsable?
• ¿Cuál es el papel que deben jugar los directivos funcionales ?
• ¿Cuáles son las líneas generales para la realización del presupuesto?
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Actividades en la planeación
• Análisis de factores sociales, culturales, demográficos, políticos y económicos que incidan en el país y que afecten al sector y a la empresa.
• Análisis del sector.
• Identificación de oportunidades y amenazas
• Definición o estudio de la misión del negocio
• Fijación de objetivos de corto y largo plazo
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• Divulgación de los objetivos propuestos.
• Definición de estrategias, políticas y normas.
• Elaboración de planes operativos por los jefes de depto, con base en metas y sus perspectivas.
• Revisión de los planes operativos
• Divulgación entre el personal de la empresa
Actividades en la planeación
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EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
ANÁLISIS CAUSAL PLANES DE MEJORA
PLANES TÁCTICOS
PROGRAMAS DE ACCIÓN
PRESUPUESTOS
EJECUCIÓN Y RESULTADOS
CONTROL INTEGRADO DE GESTIÓN
OBJETIVOS DE
GESTIÓN
OBJETIVOS ECONÓMICO FINANCIEROS
DECISIÓN: FACTORES CLAVE DE GESTIÓN
PLAN ESTRATÉGICO
DECISIÓN: FACTORES CLAVE DE GESTIÓN DEFINICIÓN DEL MODELO ECONÓMICO DE NEGOCIO
ANÁLISIS DEL ENTORNO OPORTUNIDADES-AMENAZAS
ANÁLISIS INTERNO FORTALEZAS-DEBILIDADES ANÁLISIS DAFO
DIAGNÓSTICO DE LA POSICIÓN COMPETITIVA PROCESO DE ANÁLISIS ESTRATÉGICO
IDENTIFICACIÓN DE VENTAJAS COOMPETITIVAS OPCIONES ESTRATÉGICAS
ÁMBITO GENERAL DEL NEGOCIO MISIÓN Y OBJETIVO DE LA EMPRESA
REVISIÓN REVISIÓN
El Proceso de Planificación Empresarial
Víctor Manuel Sierra N.
Los Instrumentos de la Planificación
INSTRUMENTO RESPONSABLE HORIZONTE NATURALEZA TIPO DE OBJETIVOS
Plan Estratégico
Alta Dirección
Largo plazo (5-10 años)
Estratégica
Globales
Programas (Planes a medio
plazo)
Direcciones Generales
Direcciones de División
Medio plazo (2 a 5 años)
Táctica Sectoriales
Presupuestos
(Plan Operativo)
Toda la empresa
Anuales
Operacional
De detalle para
cada área operativa
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En esta etapa se valorizan todas las actividades y proyectos.
Se da inicio a la preparación del presupuesto para el próximo año, mes a mes hasta obtener el presupuesto total de la Empresa, teniendo en cuenta diferentes aspectos, conceptos y variables.
SEGUNDA ETAPA:
ELABORACIÓN
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Elaboración del presupuesto por departamento (división o centro de trabajo)
• ¿Quién debe elaborar el presupuesto? • ¿Cuál es el grado de participación de los diferentes
niveles de responsabilidad en el proceso de elaboración?
• ¿Cuál es el compromiso de la dirección en esta fase?
• ¿Qué criterios se deben seguir en la confección del presupuesto?
• ¿Cómo se coordina su concepción? • ¿Qué niveles intervienen dentro de cada
Departamento?
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Negociación del presupuesto de cada centro
• ¿Quién interviene en la negociación del presupuesto?
• ¿Hasta qué punto se deben respetar los presupuestos realizados por cada responsable?
• ¿Con qué criterios se deben de revisar?
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Consolidación (integración) de los presupuestos
• ¿Quién coordina el proceso de consolidación?
• ¿Qué mecanismos deben existir para la coordinación y consolidación?
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Aprobación de los presupuestos
•¿Qué órganos deben intervenir en la aprobación del presupuesto?
•¿Cuál es el calendario previsto para la aprobación?
•¿Cuál es el proceso para la aprobación?
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ARTICULACIÓN PRESUPUESTARIA
CUENTA RESULTADOS PRESUPUESTADA
BALANCE PRESUPUESTADO
NIVEL DE STOCKS
NIVEL DE STOCKS
PREVISIONES COMERCIALES
1
3 PROGRAMA DE VENTAS
6 PROGRAMA PRODUCCIÓN
PRESUPUESTO GASTOS FINANCIEROS
13 PRESUPUESTO
GASTOS ESTRUCTURA
12
PRESUPUESTO DE COMPRAS
10
9 PROGRAMA DE COMPRAS
OBJETIVOS GENERALES Objetivos comerciales
2
PRESUPUESTO GASTOS COMPRAS
11
CASH-FLOW PRESUPUESTADO
PRESUPUESTO DE INVERSIONES
7
NIVEL DE STOCKS
PRESUPUESTO DE VENTAS
4
PRESUPUESTO GASTOS COMERCIALES
5 PRESUPUESTO COSTES PRODUCCIÓN
8
Articulación y Síntesis Presupuestaria
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INTEGRACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y GASTOS
Ventas
Producción
Almacenes
Gastos
Comerciales
Gastos
Generales
Otros
Resultados
Inversiones
Compras Mano Obra Gastos Gen.
SALDO INICIAL DE TESORERÍA
(dato) COBROS PAGOS
SALDO FINAL DE TESORERÍA
(objetivo) DÉFICIT/SUPERAVIT + +
- - =
PRESUPUESTO FINANCIERO
ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE PROYECTADO
Gastos financieros
PRESUPUESTO DE TESORERÍA
El Presupuesto Anual
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En el proceso administrativo del presupuesto, la ejecución se entiende como la “puesta en marcha” de los planes y proyectos que buscan cumplir con los objetivos propuestos.
La ejecución de los gastos e inversiones dependen de los ingresos reales obtenidos por la Empresa.
TERCERA ETAPA:
EJECUCIÓN
Víctor Manuel Sierra N.
El Departamento de Presupuestos (o su equivalente en la empresa) presenta informes sobre la ejecución real de los presupuestos, para evaluar el grado de cumplimiento de los planes propuestos en cada área de la Empresa.
Es responsabilidad de todos el monitoreo de su ejecución.
CUARTA ETAPA:
EVALUACIÓN Y CONTROL
Víctor Manuel Sierra N.
Revisión del presupuesto
¿En qué circunstancias se deben revisar los presupuestos?
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I CÁLCULO
DE LAS DESVIACIONES
• Comparación de las previsiones con las cifras reales
• Las cifras reales se obtienen del sistema contable
• Desviaciones mensuales y acumuladas
II ANÁLISIS
DE LAS DESVIACIONES
• Estudio de las causas
• Desglose en términos físicos y monetarios
• Estudio de los efectos
• Proyección a fin de año
• RESPONSABLE: Las áreas afectadas, coordinadas por el Jefe de presupuestos
III ACCIONES
CORRECTORAS
• Propuesta por las áreas afectadas + el jefe de presupuestos
• Cuantificadas física y monetariamente
• Seguimiento
• ¿SE DEBE MODIFICAR EL PRESUPUESTO?
El Proceso de Control
Víctor Manuel Sierra N.
Victor Manuel Sierra N.
vsierra@ces.edu.co
¡GRACIAS!
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