UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

PROYECTO “SYLLABUS”

< Gestión de Comunicaciones>

Integrantes

Natalia Ludeña.Andrea Novillo. Irina Veintimilla.Cindy Celi.Santiago Suarez.

Objetivos

Establecer los canales de comunicación más sencillos y a la vez que sean eficaces. Deberán establecerse teniendo como meta que la comunicación sea clara en sus contenidos, completa (todos los que tienen que estar enterados lo estarán), lo más automática, rápida y segura posible.

Objetivos

La comunicación debe fluir en todos los sentidos: entre el equipo del proyecto y el jefe de proyecto, entre el jefe de proyecto y el usuario, entre el cliente y el gerente y en general entre todos los participantes.

Diseñar los circuitos de comunicación.

Objetivos

Realizar reuniones de seguimiento.

Definir una comunicación correcta, teniendo en cuenta la distribución geográfica de los diferentes equipos que están trabajando en el proyecto.

Entregables

Plan de Entrevistas (Preguntas).

Entrevistas con los Interesados (Fechas).

Plantillas con el contenido de las Entrevistas.

Informe del Avance del Proyecto o Proceso.

Gestión de Comunicaciones

En la definición del plan de comunicación se sientan las bases sobre las que se va a apoyar una actividad que está presente en el resto de actividades del proyecto, la comunicación.

Gestión de Comunicaciones

Procesos:

Planificación de las Comunicaciones.Distribución de la Información. Informar el Rendimiento.Gestionar a los Interesados.

Gestión de Comunicaciones

Gestión de Comunicaciones: ¿Cuáles son los involucrados?: todos los

que intervienen en el desarrollo y gestión del proyecto, los principales.

¿Cómo se distribuye la información?: Sabiendo cuáles son los involucrados, debemos encontrar y definir el camino de la distribución de la comunicación.

Desarrollar cada proceso de Gestión de Comunicaciones

Gestión de Comunicaciones

Plan de Gestión de las Comunicaciones: Este documento puede contener los siguientes elementos:

tipoelemento de comunicaciones finalidad o motivo fecha inicio/finemisor-receptor

Gestión de Comunicaciones

medio frecuencia formatocontenidonivel de detallemétodo de actualizaciónestadoglosario de términos

Gestión de Comunicaciones

METODOLOGÍAS DEL PLAN DE COMUNICACIONES:

Comunicación ascendente: Esta comunicación fluye desde los subordinados .

o Comunicación cruzada: La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información entre personas de niveles organizativos iguales o similares.

Comunicación descendente: Este tipo de comunicación fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa

Gestión de Comunicaciones

Auditoria de Comunicación InternaAnálisis de los canales de comunicación

existentes y propuestas de mejoraSugerencias sobre nuevos canalesValoración sobre el papel de los

responsables y directivos en la comunicación

interna; informe de recomendaciones para la mejora de sus competencias.

Gestión de Comunicaciones

Documento de mejora: Documento que contiene la información relativa de cómo mejorar mi servicio en una entidad.

Indicador: Según la norma UNE 66.175 (2003): “Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad.”

Gestión de Comunicaciónes

Gestión de Comunicaciones

HERRAMIENTAS DE PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIÓN:

Carta al Personal: Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir

información importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente.

Gestión de Comunicaciones

Carteleras: Este ancestral pero efectivo medio de comunicación se debe colocar en un lugar de tránsito seguro del personal. Puede contener información general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal

Gestión de ComunicacionesCuadernillo de Bienvenida:

Cualquier persona que ingresa a una Institución nueva

necesita saber a dónde se ha incorporado. Para ello se diseña este material que

tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su

organigrama, sus integrantes, etc.

Gestión de Comunicaciones

Manuales de estilo: Son guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la información técnica, organizativa, histórica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades.

Gestión de Comunicaciones

Publicación Institucional: Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal.

Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se

produce una comunicación ascendente, descendente y lateral.

Gestión de ComunicacionesLínea abierta o Línea directa: Es una

línea telefónica donde todos pueden llamar y

dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc., en un contestador. Pueden utilizarlo

todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su

nombre y Servicio. Los mensajes serán revisados por el responsable y cuanto antes

deben ser contestados.

Gestión de Comunicaciones

Buzón de Quejas y sugerencias: Permiten que todos los integrantes de la

organización se expresen con libertad y puedan transmitir a los niveles superiores de la organización sus inquietudes y expectativas. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

Gestión de Comunicaciones

Listas de distribución y foros de discusión por internet: pueden servir para motivar

a los integrantes de las mismas en el uso de estas herramientas y estimular su

pertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales

Gestión de Comunicaciones

El informe de rendimiento comprende: Este documento puede ser un checklist, en donde se tomarán en cuenta puntos a evaluar. Este informe también puede derivarse en Informes de revisión: de frecuencia y de niveles.

porcentaje de las actividades tabulares análisis de hojas de cálculo gráficos, entre otros

Gestión de Comunicaciones

Recolección y compilación:

sistemas manuales de archivobases de datos electrónicas, entre

otros.

Gestión de ComunicacionesTipo de comunicación:

descendente, ascendente, horizontal, formal e informal.Herramientas de gestión:

cartas, carteleras, manuales, folletos, reuniones, e-mail, portales,

Indicadores: para la medición en el rendimiento.

Gestión de Comunicaciones

Gracias por su

Atención¡