SECRETARA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE AGRICULTURA Y GANADERIA | SAG

Manuales de Procesos y Procedimientosde la Gerencia Administrativa

El establecimiento del Control Interno, ms que una obligacin debe ser un estilo de vida de los servidores pblicos en busca de la

transparencia y rendicin de cuentas

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Presentacin .............................................................................................................................. 3Generalidades ............................................................................................................................ 4 - Introduccin .......................................................................................................................... 4 - Antecedentes ........................................................................................................................ 4 - Objetivo del Manual ................................................................................................................ 5 1\Z[PJHJP}UKLS4HU\HS ,Z[Y\J[\YH6YNHUPaH[P]H Compras y Suministros .............................................................................................................. 7Proceso de pago de servicios pblicos...................................................................................... 14Proceso de publicidad y suscripciones ...................................................................................... 17Manual del Proceso de RRHH .................................................................................................. 204HU\HSKLWSHULHTPLU[VKLL]HS\HJP}UKLSH.LZ[P}U

Los procesos y los procedimientos de gestin, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prcticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los funcionarios y empleados de la Institucin, permitindoles un mayor desarrollo en la bsqueda del Control Interno.;LUPLUKVLUJ\LU[H SVHU[LYPVY 3H6JPUH5HJPVUHSKL+LZHYYVSSV 0U[LNYHSKLControl Interno a formulado la presente Gua Tcnica, para apoyar a las unidades administrativas en la formulacin de su manual de Procedimientos, la cual integra los diferentes elementos, criterios y mtodos sugeridos e incluye la informacin bsica que el personal responsable necesita para la elaboracin de manuales de procedimientos.*VU[PLULSVZHZWLJ[VZNLULYHSLZ`LZWLJxJVZWHYHSHLSHIVYHJP}UKLTHU\HSLZde procedimientos, se encuentra integrada de manera lgica y secuencial.

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Presentacin

A. IntroduccinEl Manual de Procesos y Procedimientos est dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la Secretara de Agricultura y Ganadera y se constituye en un elemento de apoyo til para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno, en la consecucin de las metas de desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento normativo.Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene adems, diagramas de \QV X\L L_WYLZHU NYmJHTLU[L SH [YH`LJ[VYPH KL SHZdistintas operaciones, e incluye las dependencias administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y la participacin de cada cual.Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal profesional, tcnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicar responsabilidad personal y profesional.

Secretara de Agricultura y Ganadera SAGManual de Procesos y Procedimientos

I Generalidades | MPP 01

B. AntecedentesLa Secretara de Agricultura y Ganadera (SAG), creada TLKPHU[LLS+LJYL[V5 KLJVUMVYTPKHKHSTHYJVsectorial establecido en la Ley de Modernizacin y Desarrollo del Sector Agrcola y el Plan de Gobierno para el WLYPVKV [PLUL JVTV VIQL[P]V SVNYHY X\L SHproduccin agrcola nacional sea competitiva, sostenible y con capacidad para insertarse en la economa internacional, respondiendo a las necesidades del mercado interno e integrndose en un esquema de desarrollo humano, social, ambiental, basado en la autogestin, la participacin comunitaria, el enfoque de equidad de gnero y el manejo sostenible de los recursos naturales.En este contexto, la SAG desempea en la Administracin Pblica un triple papel, ya que coordina el proceso de WSHUPJHJP}U`LQLJ\JP}UKLSH7VSx[PJHKLSSector Pblico Agrcola, cumple tambin funciones que se dirigen a las reas de produccin agropecuaria del pas y representa a este sector a nivel regional e Internacional.A nivel sectorial, la SAG coordina los aspectos relacionados con las polticas sectoriales que son ejecutadas por instituciones que conforman el Sector Pblico Agrcola,

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LZWLJxJHTLU[L HX\LSSHZ YLSHJPVUHKHZ JVU SH [LULUJPH KL[PLYYH UHUJPHTPLU[V Y\YHS JVTLYJPHSPaHJP}U ZPS]PJ\S[\YHproduccin agropecuaria y desarrollo rural y forestal.A nivel institucional, la SAG interviene a travs de sus Direcciones Generales y de los Programas y Proyectos que ejecuta a corto, mediano y largo plazo, los cuales incorporan PUKPJHKVYLZJ\HU[PJHISLZ`TLKPISLZWHYHSHL]HS\HJP}UKLlos mismos.A nivel regional y mundial, la SAG es miembro de diferentes organismos entre los que se destacan: el Consejo Agropecuario Centroamericano (CAC), el Centro Agronmico Tropical (CATIE), el Instituto Interamericano de Cooperacin para la Agricultura (IICA), la Organizacin de la Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentacin (FAO) y el Fondo Internacional para el Desarrollo de la Agricultura (FIDA).

C. Objetivo del ManualEl presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilizacin, que ZL KLZWSPLNHU ` ZVSPKPJHU WHYH IYPUKHY MVY[HSLJPTPLU[V HSSistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte de la :LJYL[HYxHKL(NYPJ\S[\YH`.HUHKLYxHJVULSUKLKV[HYHSH

misma entidad, de una herramienta de trabajo que JVU[YPI\`HHSJ\TWSPTPLU[VLJHa`LJPLU[LKLSHTPZP}U`metas esenciales, contempladas en el Plan Estratgico.Asimismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las dependencias, en razn de las necesidades que se deriven de la realizacin de las actividades de la Secretara de Agricultura y Ganadera.

+1\Z[PJHJP}UKLS4HU\HSEs importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento JVU[PU\VKLSHLJPLUJPH`SHLJHJPH7VUPLUKVKLTHUPLZ[VX\LUVIHZ[HUSHZUVYTHZZPUVX\Ladems, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer SHZJVZHZIPLUZPUVKLU[YVKLSHZWYHJ[PJHZKLUPKHZLUSHorganizacin. El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Institucin, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, y mejorar la calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin de los usuarios.

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E. Estructura Organizativa, de la Direccin, Unidad.

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I. Proceso de Compras Menores | MPP 0001-2013

Estructura del ManualPropsito:Proveer Bienes y Servicios para satisfacer las necesidades de las diferentes direcciones y unidades de las Institucin JVULJPLUJPHLJHJPH` LJVUVTxHJ\TWSPLUKVJVUSHSL`KLcompras y contrataciones y las disposiciones generales de presupuesto.

Alcance:El rea de aplicacin es la sub gerencia de compras y suministros

Personal que Interviene:Personal de Compras y Suministros, Pre Intervencin SEFIN, Gerencia Administrativa y Archivo.

Procedimiento: Recibimos el pedido, se recepcinan las cotizaciones, se procede a realizar el acta de apertura y HKQ\KPJHJP}UYTHKLYLZ\TLUKLJV[PaHJP}ULSHIVYHJP}U`YTHKLSHVYKLUKLJVTWYH`-]LYPJHKVYLJLWJP}Udel producto, aprobacin del F-01 por subgerencia de compras, recibimos facturas, recibos y garantas, WYVJLKLTVZHSHYTHKLS-

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Manual de procesosy procedimientos

COMPRAS Y SUMINISTROS

Cuadro de descripciones del procedimiento de compras y suministros Secuencia de etapas Actividades Responsable de las Acts.1.Etapa: 1. Recibo de pedidos 1.1 Actividad Compras y Suministros 2. Revision asignacin de inventarios 1.2 Actividad 3. Ingreso de pedido en sistema de compras 1.3 Actividad 4. Registro a ONCAE (Honducompras) 1.4 Actividad 5. Recepcin de cotizaciones documento 1.5 Actividad2. Etapa: 1. Acta de apertura adjudicacion resumen de cotizacin 2.1 Actividad Compras y Suministros ,SHIVYHJP}UKL}YKLULZKLJVTWYH-]LYPJHKV (J[P]PKHK3. Etapa: 1. Revisin del expediente etapa compromiso 3.1 Actividad Control Interno 2. Firma de orden de compra por Gerencia Administrativa 3.1 Actividad Gerencia Administrativa4. Etapa: 1. Aprobacin del F-01 compromiso 4.1 Actividad Compras y Suministros 2. Recepcin de factura, recibo, garanta y productos 4.2 Actividad Compras y Suministros (J[HKLYLJLWJP}UYTHKHKLSLUJHYNHKVKLHSTHJLU (J[P]PKHK *VTWYHZ`:\TPUPZ[YVZ ,SHIVYHJP}U7( (J[P]PKHK )PLULZ5HJPVUHSLZ 5. Elaboracin de F-01 devengado 4.5 Actividad Compras y Suministros (WYVIHJP}UKL-KL]LUNHKV (J[P]PKHK *VTWYHZ`:\TPUPZ[YVZ5. Etapa: 1. Control interno 5.1 Actividad Control Interno 2. Preinterventores de Finanzas 5.2 Actividad Delegados Finanzas 3. Firma de la Gerencia Administrativa en el sistema 5.3 Actividad Gerencia Administrativa 4. Archivo de la SAG 5.4 Actividad Archivo SAG

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Manual de procesos y procedimientos | DIRECCIN | UNIDAD+PHNYHTHKL\QVKLSWYVJLZVKL*VTWYHZ4LUVYLZc477

Recibo de pedido

Inicio

Recepcin cotizaciones(Documentos legales

3 das)

Acta de apertura yHKQ\KPJHJP}UYTHKL

resumen de cotiza. (1 da),SHIVYHJP}U`YTHdel F01 devengado

(1 da)

Fin

,SHIVYHJP}U`YTHKLla orden de compra y-]LYPJHKVKxHZ

Recepcin de productoRegresa a compras

para correcin(2 das)

Elaboracin y aprob.del F01 compromiso

Sub Gerencia de Compras(1 da)

No

Correcciones realizadas

Proceso de comprasDuracin 21 das

Documentosde Referencia

-VYTH[VKLWLKPKVZ9LZ\TLUKL cotizaciones(J[HKLHKQ\KPJHJP}U6YKLUKLJVTWYH

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Manual de procesos y procedimientos | COMPRAS Y SUMINISTROSII. Proceso de Licitacin | MPP 0002-2013

Propsito:Proveer Bienes y Servicios para satisfacer las necesidades de las diferentes KPYLJJPVULZ`\UPKHKLZKLSHZ0UZ[P[\JP}UJVULJPLUJPHLJHJPH`LJVUVTxHcumpliendo con la ley de compras y contrataciones y las disposiciones generales de presupuesto.

Alcance:Este procedimiento es aplicado por la sub gerencia de compras y suministros.

Personal que Interviene:Personal de Compras y Suministros, Pre Intervencin SEFIN, Legal, Personal especializado de la unidad solicitante, Gerencia Administrativa y Archivo.

Procedimiento: 9LJLWJP}U KL LZWLJPJHJPVULZ [tJUPJHZ LSHIVYHJP}U KLpliegos de condiciones, invitacin a licitacin (privada / pblica) se publican los pliegos a la ONCAE y en un medio de mayor circulacin del pas, apertura de oferta y adjudicacin, se elabora un contrato entre la SAG y la empresa adjudicada, se reserva el compromiso por el monto total de la licitacin, se realiza el pago (F01).

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Cuadro de descripciones del procedimiento de compras y suministros :LJ\LUJPHKLL[HWHZ 6JPUH9LZWVUZHISL1. Etapa Licitacin 1.1 Elaboracin de pliegos de Condiciones. Director / Sub Gerencia de Compras 1.2 Revisin y Dictamen de pliegos Secretara Gral./ Asesora Legal 1.3 Invitacin a Licitacin y publicacin Subgerencia de Compras 1.4 Recepcin de Ofertas Director GIT/Infoagro 1.5 Comit de Compras Director GIT/Infoagro 5V[PJHJP}UKL(KQ\KPJHJP}U :\I.LYLUJPHKL*VTWYHZ2. Etapa Contrato 2.1 Elaboracin Contrato Sub G. de Compras/Proveedor 2.2 Revisin y dictamen del contrato Secretara Gral. / Asesora Legal3. Etapa Compromiso 3.1 Elaboracin compromiso y pre compromiso Sub Gerencia de Compras 3.2 Revisin Documentos Control Interno 3.3 Aprobacin Compromiso Sub Gerencia de compras4. Etapa Pago 4.1 Recepcin de recibos y facturas del mes Sub Gerencia de compras 4.2 Elaboracin y aprobacin de devengado Sub Gerencia de compras 4.3 Revisin de documentos control interno Ctrl. Interno/Delegados 4.4 Firma devengado aprobado Gerencia Administrativa5. Etapa Archivo Archivo Gerencia Administrativa

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Manual de procesos y procedimientos | COMPRAS Y SUMINISTROS+PHNYHTHKL\QVKLSWYVJLZVKL3PJP[HJP}Uc477

Proceso de Licitacinnacional pblica y privada

durante 50 das

Documentosde Referencia

)HZLZKLSPJP[HJP}U(J[HKLHKQ\KPJHJP}U6YKLUKLJVTWYH*VU[YH[V

Inicio

Elaboracin depliegos de condiciones

Recepcin deLZWLJPJHJPVULZ[tJUPJHZ

Elaboracin de contratoentre la SAG y la

empresa adjudicada

Servicio Pago Fin

Elaboracin de lareserva o compromiso

por el monto totalde la licitacin

Invitacin a licitacinpblica (publicacin subir

pliegos a la ONCAE)

Apertura de ofertay adjudicacin

NOSI

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Manual de procesos y procedimientos | COMPRAS Y SUMINISTROS III. Proceso de pago de Servicios Pblicos | MPP 0003-2013

Propsito:Proveer Servicios Pblicos para satisfacer la realizacin de las actividades de las diferentes direcciones y unidades de las Institucin JVULJPLUJPHLJHJPH`LJVUVTxH

Alcance:Este proceso es aplicado en la sub gerencia de compras y suministros.

Personal que Interviene:Personal de Compras y Suministros, Pre Intervencin SEFIN, Gerencia Administrativa y Archivo.

Procedimiento:Revisin y distribucin de recibos, se hace un cuadro de detalle, luego la elaboracin y aprobacin del F01 (pre-compromiso, compromiso y devengado), descargo de pagos bancarios.

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Procesos de pago servicios pblicos por etapaSecuencia de etapas Actividad Funcionario | Empleado1. Etapa 1.1 Revisin de recibos Compras y suministros 1.2 Distribucin de recibos Compras y suministros 1.3 Cuadro de detalle Compras y suministros2. Etapa 2.1 Recibo a nombre de la TGR Empresa de servicios pblicos 2.2 Elaboracin de devengado Compras y suministros 2.3 Aprobacin del F01 devengado Compras y suministros3. Etapa 3.1 Envo a control interno Compras y suministros 7YLPU[LY]LUJP}UKLUHUaHZ 7LYZVUHSKLUHUaHZ4. Etapa Pago 4.1 Aprobacin del F01 devengado Compras y suministros 4.2 Firma de Gerencia Administrativa Gerencia Administrativa 4.3 Archivo Archivo SAG 4.4 Descargo bancario Compras y suministros

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Manual de procesos y procedimientos | COMPRAS Y SUMINISTROS+PHNYHTHKL\QVKLSWYVJLZVKLSWHNVKL:LY]PJPVZ7ISPJVZc4770003-2013

SI

NO

NO

Proceso de pagosservicios pblicosDuracin 11 dasInicio

Cuadro de detalle(2 das)

Recibo a nombreTesorera General de laRepblica (TGR) (2 das)

Control interno

Aprobacin

Archivo (1 da) Fin

Elaboracin F01devengado

Aprobacin F01devengado

Firma de GerenciaAdministrativa (1 da)

Descargo de pagosbancarios

Pre IntervencinSEFIN (2 das)

NO

Revisin y distribucinde recibos (2 das)

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Manual de procesos y procedimientos | COMPRAS Y SUMINISTROSII. Proceso de Publicidad y Suscripciones | MPP 0004-2013

Propsito:Destacar las actividades de la SAG, convenios, logros, transparencia y fortalecer la imagen institucional.

Alcance:El rea de aplicacin es la unidad de Comunicaciones.

Personal que Interviene:Unidad de Comunicaciones, Personal de Compras y Suministros, Pre Intervencin SEFIN, Gerencia Administrativa y Archivo.

Procedimiento:Recepcin de contrato de publicidad (pin SIAFI, constancia DEI, hoja de publicacin), ingresar el pedido al sistema, recepcin de facturas y recibos, elaboracin de F-01, aprobacin de F-01 por la subgerencia de compras una vez aprobado pasa a revisin de control interno despus a Pre 0U[LY]LUJP}U:,-05KLUHUaHZ S\LNVZLWYVJLKLH SHYTHKL.LYLUJPHAdministrativa, pasa a archivo.

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Documentos de ReferenciaContrato de publicidad, Recibo, Factura

Proceso de publicidad y suscripcionesSecuencia de etapas Actividad Funcionario | Empleado1. Etapa 1.1 Recepcin de pedido Compras y suministros 1.2 Ingreso pedido a ONCAE Compras y suministros2. Etapa 2.1 Recepcin de contrato de suscripcin, PIN de SIAFI, Constancia de la DEI Compras y suministros 2.2 Orden de compra, envo de la orden al proveedor Compras y suministros3. Etapa 3.1 Recepcin de factura y recibo Compras y suministros 3.2 Elaboracin de pre compromiso, Compras y suministros compromiso y devengado 3.3 Envo a Control Interno, Pre Intervencin SEFIN Compras y suministros4. Etapa 4.1 Aprobacin Compras y suministros 4.2 Firma de Gerencia Administrativa Gerente Administrativo 4.3 Archivo Archivo SAG

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Proceso de pagosservicios pblicosDuracin 11 das

Manual de procesos y procedimientos | COMPRAS Y SUMINISTROS

SI

SI

NO

NOInicio

Ingreso de pedido al sistema (1 da)

Recepcin de facturas,recibos (3 das)

RevisinControl interno

Archivo (1 da)Fin

Elaboracin F01devengado

Aprobacin F01devengado porSub Gerentede Compras

Pre IntervencinSEFIN (2 das)

Firma de GerenciaAdministrativa

(1 da)

Recepcin de contratode publicidad, PIN SIAFI,

Constancia de la DEI,Hoja de publicacin (1 da)

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKL7\ISPJPKHK`:\ZJYPWJPVULZc477

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I Proceso de Planilla de Personal por Acuerdo | MPP 0005-2013Propsito:Remunerar el trabajo realizado por cada uno de los empleados que prestan sus servicios profesionales para el buen funcionamiento de las actividades desarrolladas en esta Institucin y el gobierno en general.

Alcance:Es aplicado en la Sub Gerencia de Recursos Humanos.

Personal que Interviene:Recursos Humanos, Servicio Civil, Pre Intervencin SEFIN, Gerencia Administrativa

Procedimiento::L YLJPIL SH PUMVYTHJP}U KL WHNV JSHZPJHKH WVY SHGerencia Administrativa, luego se revisa y se carga en el ZPZ[LTHSHJOHWLYZVUHSKLSLTWSLHKV`]LYPJHJP}UWVYlos analistas de recursos humanos,la subgerencia de YLJ\YZVZO\THUVZHWY\LIHSHJOHKLLSLTWSLHKVS\LNVLSHUHSPZ[HLSHIVYH`]LYPJHSHWSHUPSSH`LSZ\INLYLU[LKLRecursos Humanos aprueba la planilla, se imprime la WSHUPSSH`LS-ZLYLTP[LHSVZKLSLNHKVZKLUHUaHZaprueba la Gerencia Administrativa y se archiva la documentacin en SGRH.

Manual de Procesosy ProcedimientosRECURSOS HUMANOS

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Documentos de ReferenciaFicha de Personal, planilla

Proceso de Planilla Personal por AcuerdoSecuencia de etapas Actividad Funcionario | Empleado.LULYHJP}UKLWSHUPSSHZ 9LJLWJP}UKLPUMVYTHJP}UKLWHNVJSHZPJHKHZ 9LJ\YZVZ/\THUVZ por la Gerencia Administrativa 9L]PZHY`JHYNHYLULSZPZ[LTHSHJOHKLSWLYZVUHS 9LJ\YZVZ/\THUVZ =LYPJHJP}UHUHSPZ[HKL9LJ\YZVZ/\THUVZ 9LJ\YZVZ/\THUVZ=LYPJHJP}U`HWYVIHJP}U (WYVIHJP}UKLJOHKLSLTWSLHKV 9LJ\YZVZ/\THUVZ 2.2 Elaboracin y revisin de planillla Recursos Humanos =LYPJHJP}UKLWSHUPSSH 9LJ\YZVZ/\THUVZ 2.4 Aprobacin de planilla Recursos Humanos 2.5 Impresin de planilla y F01 Recursos Humanos (WYVIHJP}UKL.LYLUJPH(KTPUPZ[YH[P]H 9LJ\YZVZ/\THUVZ 2.7 Archivo documentacin Recursos Humanos

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Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOS

Inicio

Recepcin de informacinKLWHNVJSHZPJHKHZWVYla Gerencia Administrativade la institucin (5 das)

Revisar y cargar en elZPZ[LTHKLSHJOH

personal del empleado

=LYPJHJP}UKLWSHUPSSH(1 da)

Aprob. de planilla porparte de la Sub Gerencia

de RRHH (1 da)Impresin de planillas

y F01+LSLNHKVKLUHUaHZ

(2 das)

FIN Archivo de documentacinSGRH (1 da)Aprobacin de Gerencia

Administrativa (1 da)

=LYPJHJP}UHUHSPZ[Hde recursos humanos

Proceso de planillaPersonal por Acuerdo

Duracin 14 das

(WYVIHJP}UKLJOHdel empleado por la SubGerencia de Recursos

Humanos (1 da)Elaboracin y revisin

de planilla (2 das)

SI

SI

NO

NO

+PHNYHTHKL\QVKLSWYVJLZVKL7SHUPSSHKL7LYZVUHSWVY(J\LYKVc477

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Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOS

Propsito:7YV]LLYWLYZVUHSWHYHKLZHYYVSSHY HJ[P]PKHKLZLZWLJxJHZJVUZPKLYHUKV [PLTWV`presupuesto disponible.

Alcance:Es aplicado en la Sub Gerencia de Recursos Humanos.

Personal que Interviene:Recursos Humanos, Gerencia Administrativa, Pre Intervencin SEFIN y Servicio Civil.

Procedimiento:Se solicita a servicio civil creacin de puesto estructura 2, una vez creado el W\LZ[VZLJHYNHSHLZ[Y\J[\YHM\LU[LKLUHUJPHTPLU[VZLLSHIVYHLSJVU[YH[V`ZLYTHLSTPZTVWVYLSJVU[YH[PZ[HYTHKLSKLZWHJOVTPUPZ[LYPHS S\LNVSVYTHLSZLJYL[HYPVNLULYHSKLZW\tZZLJHYNHSHJOHKLSLTWSLHKVLULSZPZ[LTH:0(9/ ZL HWY\LIH SH JOH ZL WYVJLKL H SH LSHIVYHJPVU ]LYPJHJP}U `aprobacin de la planilla por la Sub Gerencia de Recursos Humanos, se elabora LS-SVYTHSH.LYLUJPH(KTPUPZ[YH[P]HS\LNVZLHYJOP]HSHKVJ\TLU[HJP}Uen SGRH.

II. Proceso de Contratacin de Personal por Contrato | 477

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Documentos de ReferenciaEstructura, contrato, planilla, F01

Proceso de Personal por Contrato:LJ\LUJPHKLL[HWHZ (J[P]PKHKLZ 6JPUHZ9LZWVUZHISLZ1. Elaboracin de contrato 1.1 Firma del contrato por el contratista Recursos Humanos 1.2 Firma del Despacho Ministerial Despacho 1.3 Firma de Secretario General de acuerdo Secretara General3. Elaboracin de planilla 2.1 Solicitud a servicio civil creacin de puesto estructura Recursos HumanosNLULYHKH`]LYPJHKH *YLHKVLSW\LZ[VZLJHYNHHSHLZ[Y\J[\YH 9LJ\YZVZ/\THUVZ *HYNVKLJOHKLLTWSLHKVIHQVZPZ[LTH:0(9/ 9LJ\YZVZ/\THUVZ (WYVIHJP}UKLJOH 9LJ\YZVZ/\THUVZ 2.5 Aprobacin de planilla por la Sub Gerencia de RRHH Recursos Humanos ,SHIVYHJP}UKL- 9LJ\YZVZ/\THUVZ 2.7 Firma de Gerencia Administrativa Gerencia Administrativa 2.8 Archivo documentacin Recursos Humanos

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Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOS

Inicio

Fin

Solicitud a servicio a civilcreacin de puestoestructura 2 (2 das)

Firma de GerenciaAdministrativa (1 da)

Archivo de documentacinSGRH (1 da)

Proceso de contratoDuracin 9 das

Firma del DespachoMinisterial (2 das)

Firma del Secretario Gral.de acuerdo (1 da)

*HYNVKLJOHKLempleado bajo sistema

SIARH

Aprob. de planilla por laSub Gerencia de RRHH

(1 da)

(WYVIHJP}UKLJOH

Elaboracin F01

Firma de contrato porel contratista (1 da)

Elaboracin de planillaNLULYHKH`]LYPJHKH

Creado el puesto secarga la estructura 3

M\LU[LKLUHUJPHTPLU[V

Elaboracin de contrato

+PHNYHTHKL\QVKLSWYVJLZVKL*VU[YH[HJP}UKL7LYZVUHSWVY*VU[YH[Vc477

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Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOSProceso de Contratacin de Personal por Jornal | 0007-2013

Propsito:Proveer personal para realizar labores de servicios generales como ser limpieza, mantenimiento, etc.

Alcance:Es aplicado en la Sub Gerencia de Recursos Humanos.

Personal que Interviene:Recursos Humanos, Gerencia Administrativa, Pre Intervencin SEFIN y Servicio Civil.

Procedimiento:Se recibe la documentacin del empleado, se hace una resolucin de UVTIYHTPLU[VZLWYVJLKLHSHYTHTPUPZ[LYPHSZLJHYNHSHJOHKLJYLHJP}UKLSLTWSLHKVHSZPZ[LTHZL]LYPJH`HWY\LIHSHJOHZLLSHIVYHSHWSHUPSSH`ZL HWY\LIH WVY SH :\I .LYLUJPH KL 9LJ\YZVZ /\THUVZ ZL YTH WVY SHGerencia Administrativa, luego se archiva la documentacin en Sub Gerencia de Recursos Humanos.

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Documentos de Referencia9LZVS\JP}UKLUVTIYHTPLU[VJOHKLJYLHJP}UKLSLTWSLHKVWSHUPSSH

Proceso de Contratacin de Jornal:LJ\LUJPHKLL[HWHZ (J[P]PKHKLZ 6JPUHZ9LZWVUZHISLZ1. Nombramiento 1.1 Recepcin de documentacin Recursos Humanos 1.2 Resolucin de nombramiento Recursos Humanos 1.3 Firma Ministerial Despacho7HNV *HYNHYJOHKL*YLHJP}U,TWSLHKVHS:PZ[LTH:0(9/ 9LJ\YZVZ/\THUVZ =LYPJHJP}UKLJOHKLHWYVIHJP}U 9LJ\YZVZ/\THUVZ 2.3 Elaboracin de planilla Recursos Humanos 2.4 Aprobacin de planilla Sub Gerencia de Recursos Recursos Humanos Humanos con respectivo F01 2.5 Firma del Gerente Administrativo Recursos Humanos (WYVIHJP}UKL.LYLUJPH(KTPUPZ[YH[P]H .LYLUJPH(KTPUPZ[YH[P]H 2.7 Archivo de documentacin Recursos Humanos / Archivo

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Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOS

Inicio

Fin

Firma Ministerial

Recepcin dedocumentacin

Resolucin denombramiento (1 da)

Firma de GerenciaAdministrativa (1 da)

Archivo de documentacinSGRH (1 da)

Proceso de contratacinJornal

+\YHJP}UKxHZ

*HYNHYJOHKLcreacin empleadoal sistema SIARH

=LYPJHJP}UKLJOHy aprobacin

Aprob. de planilla SubGerencia de RRHH conrespectivo F01 (1 da)

+PHNYHTHKL\QVKLSWYVJLZVKL*VU[YH[HJP}UKL7LYZVUHSWVY1VYUHSc477

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Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOSProceso de Cancelacin por Cesanta | MPP 0008-2013

Propsito:Realizar los procesos de despido en tiempo y forma establecidos por las SL`LZ`YLNSHTLU[VZJVULSUKLOHJLYSVSVTmZLJPLU[LTLU[LWVZPISL`evitando costos a futuro para el estado.

Alcance:Es aplicado en la Sub Gerencia de Recursos Humanos.

Personal que Interviene:Recursos Humanos, Gerencia Administrativa, Pre Intervencin SEFIN y Servicio Civil.

Procedimiento:Solicitud por escrito ante consejo de servicio civil, recepcin de dictamen KLZLY]PJPVJP]PS KxHZLSHIVYHJP}UKLHJ\LYKVKLJHUJLSHJP}U KxHUV[PJHJP}U KL LS ZLY]PKVY WISPJV KxH YTH HJJP}U KL WLYZVUHSSecretara General , envi de acuerdo de cancelacin a servicio civil (5 das), informe con cancelacin, trmite de prestaciones (10 das), recepcin de documento acuerdo de nombramiento, ascenso legales, LSHIVYHJP}UKLYLJPIVKLWHNV;.9LSHIVYHJP}U-YTHKL.LYLUJPHAdministrativa (1 da), archivo de documentacin SGRH (1 da).

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Documentos de ReferenciaDictamen de Servicio Civil, informe de cancelacin.

Proceso de Cancelacin por CesantaSecuencia de etapas Actividad Funcionario | Empleado1. Cancelacin por cesanta 1.1 Solicitud por escrito ante el Consejo de Servicio Civil Recursos Humanos 1.2 Recepcin de dictamen de Servicio Civil Servicio Civil 1.3 Elaboracin de acuerdo de cancelacin Recursos Humanos 1.4 Envo de acuerdo de cancelacin a Servicio Civil Recursos Humanos 1.5 Firma de accin de personal Despacho 5V[PJHJP}UKLSZLY]PJPVWISPJV 9LJ\YZVZ/\THUVZ 1.7 Trmite de prestaciones Recursos Humanos 1.8 Recepcin de documento Acuerdo de nombramiento, Recursos Humanos ascenso legales. 2. Pago de prestaciones 2.1 Elaboracin de recibo de pagos TGR Recursos Humanos 2.2 Elaboracin F01 Recursos Humanos 2.3 Firma de Gerencia Administrativa Recursos Humanos 2.4 Archivo de documentacin, SGRH Recursos Humanos

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+PHNYHTHKL\QVKLSWYVJLZVKL*HUJLSHJP}UWVY*LZHU[xHc4770008-2013Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOS

Inicio

Solicitud por escritoante Consejo de Servicio

Civil

Conforme concancelacin

Fin Archivo de documentacinSGRH (1 da)Firma de Gerencia

Administrativa (1 da) Elaboracin F01

Elaboracin de acuerdode cancelacin

(1 da)

Firma accin depersonal Secretara

General5V[PJHJP}UKLSServidor Pblico

(1 da)Envo de acuerdo

de cancelacin a ServicioCivil (5 das)

Recepcin de documentoacuerdo de nombramiento,

ascenso legalesElaboracin recibo

de pagos TGR

Proceso de cancelacinpor cesanta

Duracin 25 das

Recepcin de dictamende Servicio Civil

KxHZ

Trmite de prestaciones(10 dasSI

33 |

Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOSProceso de Cancelacin por Despido | MPP 0009-2013

Propsito:7SHUPJHY KPYPNPY ` JVU[YVSHY SHZ HJ[P]PKHKLZ KLS 9LJ\YZV /\THUV KL SHSecretara.

Alcance:El rea de aplicacin es la Sub Gerencia de Recursos Humanos.

Personal que Interviene:Recursos Humanos, Servicio Civil, Departamento Legal, Ministro.Procedimiento:Recepcin de informe de falta cometida por un empleado, comunicar a la autoridad nominadora (Ministro 1 da), delegacin a asesora laboral para proceder a realizar inveztigaciones, asesora laboral cita al inculpado a audiencia de descargo (2 das), audiencia de descargo, presentacin de pruebas (7 das por ley mnimo ), se enva documentacin al departamento legal (1 da), dictamen departamento legal (4 das), envo de documentacin a ZLY]PJPVJP]PSKPJ[HTLUZLY]PJPVKxHZLSHIVYHJP}UKLHJ\LYKVKLJHUJLSHJP}UWVYKLZWPKVUV[PJHJP}UHSZLY]PKVYWISPJVKxH

| 34

Documentos de ReferenciaInforme de falta cometida, dictamen legal

Proceso de cancelacin por despidoSecuencia de etapas Actividad Funcionario | Empleado1. Comisin de falta 1.1 Recepcin de informe de falta cometido por un empleado Recursos Humanos 1.2 Comunicar a la autoridad nominada (Ministro) Recursos Humanos 1.3 Delegacin a asesora laboral para proceder a realizar Recursos Humanos inveztigaciones 1.4 Citacin al inculpado a audiencia de descargo Recursos Humanos 2. Audiencia de 2.1 Realizar la audiencia de descargo la hora y el lugar Recursos Humanos descargo sealado 2.2 Elaboracin de devengado Recursos Humanos3. Remisin de documentacin 3.1 Estudian el caso Asesora Legal a Departamento Legal 3.2 Emite dictamen legal Asesora Legal4. Remisin de documentacin 4.1 Dictamen de Servicio Civil Asesora Legal/ a Servicio Civil Servicio Civil 4.2 Elaboracin de acuerdo de cancelacin por despido Recursos Humanos 5V[PJHJP}UHSZLY]PJPVWISPJV 9LJ\YZVZ/\THUVZ5. Archivo de las diligencias 5.1 Se remite al expediente Recursos Humanos / Archivo

35 |

Manual de Procesos y Procedimientos | RECURSOS HUMANOS+PHNYHTHKL\QVKLSWYVJLZVKL*HUJLSHJP}UWVY+LZWPKVc477

Inicio

Recepcin de informede falta cometida por

un empleado

Audiencia de descargo,presentacin de pruebas(7 das por ley, mnimo)

Se enva documentacina Departamento Legal

(1 da)Dictamen

Departamento Legal(4 das)

Envo de documentacina Servicio Civil

KxHZ

Elaboracin de acuerdode cancelacin por

despido (3 das)

Comunicar a la autoridadnominadora

(Ministro 1 da)

Delegacin a asesoralaboral para proceder

a realizar inveztigaciones

Asesora laboral citaal inculpado o audiencia

de descargo (2 das)

Dictamen Servicio Civil KxHZ

5V[PJHJP}UHSZLY]PKVYpblico (1 da)

Fin

Proceso de cancelacinpor despido

Duracin 25 das

SI

NO

NO

| 36

Propsito:Complementar la funcin administrativa contribuyendo JVU SH WSHUPJHJP}U ` Z\WLY]PZP}U KL SH LQLJ\JP}UWYLZ\W\LZ[HYPH JVU LS U KL HKLJ\HY SVZ YLJ\YZVZdisponibles para la obtencin de los mejores resultados KLTHULYHLJHa`LJPLU[L

Alcance:,ZHWSPJHKVWVYSH

37 |

Documentos de referenciaFormularios FP-02, 03, 04 y 05Glosario: FPO1: Formulario relacionado al POA | PG: Programa | SP: Sub Programa | PY: Proyecto | A/O: Actividad u Obra

Proceso de Formulacin PresupuestariaSecuencia de etapas Actividades Responsables1. Lineamientos de SEFIN y SEPLAN 1.1 Reuniones convocadas por SEFIN y SEPLAN SEFIN y SEPLAN sobre la formulacin del POA Pres. 2. Elaboracin de contrato 2.1 Revisin de la misin, visin, obj. estratgicos UPEG /SAG 2.2 Revisin por parte de las autoridades superiores UPEG/Despacho Min./SAG 2.3 Remisin a la SEPLAN para su revisin y aprobacin SEPLAN 2.4 Vinculacin de los objetivos, meta e indicador de la Visin de Pas con los objetivos estratgicos UPEG /SAG-VYT\SHJP}UKLYLZ\S[HKVZKL 7SHUPJHKVYLZKLJWYVNYHTHZLY]PJPV`WYV`LJ[V 7SHUPJHKVYLZ:(. NLZ[P}UWYVK\J[VZUHSLZL ZLYLULUJVUSVZKPYLJ[VYLZWHYHMVYT\SHYSVZWYVK\J[VZ intermedios para el POA a realizar durante el ao. ;tJUPJVZKL

| 38

Pres

upue

sto5 d

as

UPEG | Gerencia Administrativa | 10 das

UPEG

| 2 d

as

Manual de Procesos y Procedimientos | UPEG

Inicio Proceso de formulacinpresupuestariaDuracin 27 das

Ingresa la dist.fsica trimestrala nivel de A/O

Distribucinfsico y de laAsig. Presup.por resultadoy trimestres

al FP-02

Distribucinfsico y de laAsig. Presup.por producto

al FP-03(PG, SP y PY)

Ajustes a la estructuraAdministrativa FP-01

Ajustes a las Cat.Prog. FP-03

Ajustes a las relacionesUE-Cat. Prog. FP-04

Pres

upue

sto10

das

Formulacin del FP-03(PG, SP, PY y A/O)

con asig. presup. oFormulacin del FP-02con asig. presup. o

Asignacin de techosa GA

Asignacin de techosa UE

Formulacin del gastoFP-05 aprobado_UE

Agregar form.del gasto FP-05Aprobado_GA

Agregar form.del gasto FP-05Aprobado_INS

Fin

+PHNYHTHKL\QVKL-VYT\SHJP}U7YLZ\W\LZ[HYPHc477

39 |

Propsito:Brindar un servicio de mantenimiento y reparacin de equipo, redes y programas necesarios para que todos los departamentos de la Secretara puedan desempear sus funciones.

Alcance:Es aplicado por la Direccin de Tecnologa Informtica.

Personal que Interviene:Personal de DIT y la Unidad que solicita el soporte.

Procedimiento:Primero se recibe las solicitudes de servicio de soporte tecnico por parte de las Direcciones, la solicitud se ingresa al sistema estadstico de actividades para quedar LU SH JVSH KL [YHIHQV ZL ]LYPJH ZP OH` [tJUPJVZdisponibles, de esa manera se asigna un tcnico a la solicitud de soporte hecha por la Direccin correspondiente, el tcnico solventa el problema, se hace revisin para ver si el problema est solventado, se realiza reporte de trabajo terminado y se ingresa al sistema la UHSPaHJP}UKLS[YHIHQV

Manual de Procesosy ProcedimientosDIRECCIN DE TECNOLOGA

INFORMTICA | DIT

Proceso de Brindar Soporte Tcnico | MPP 0011-2013

| 40

Documentos de ReferenciaSolicitud de Soporte tcnico, Reporte de trabajo

Glosario de Trminos

Proceso de brindar soporte tcnico:LJ\LUJPHKLL[HWHZ (J[P]PKHKLZ 6JPUHZ9LZWVUZHISLZ1. Solicitud de alguna unidad 1.1 Se recibe la llamada solicitando el nombre, y el problema Infotecnologa de soporte tcnico que desea reportar. 2. Se ingresa al sistema estadsticos 2.1 Via a internet se procede a llenar el formulario de solicitud Infotecnologa de actividades para quedar en de trabajo cola de trabajo 2.2 La distribucin por objeto del gasto. 3. Asignacion de tcnico a la 3.1 De acuerdo a la disponibilidad de personal, se selecciona Infotecnologa solicitud de soporte el tcnico para realizar la actividad. 4. Tcnico solventa el problema 4.1 El tcnico de acuerdo a la necesidad de trabajo Infotecnologa selecciona herramientas para realizar la actividad. 4.2 Tcnico se traslada al departamento a realizar el trabajo. 4.3 Tcnico cumple con el trabajo.9LWVY[LKL[YHIHQV[LYTPUHKV ;tJUPJVYLWVY[HSHUHSPaHJP}UKLS[YHIHQV 0UMV[LJUVSVNxH:LPUNYLZHHSZPZ[LTHSHUHSPaHJP}U =PHPU[LYUL[ZLWYVJLKLHSSLUHYLSMVYT\SHYPV 0UMV[LJUVSVNxH del trabajo de trabajo terminado

41 |

Manual de Procesos y Procedimientos | Direccin de Tecnologa Informtica | DIT

Inicio

Fin

Tcnicos disponibles

Solicitud de algunaunidad de soporte

tcnico

Asignacin de tcnicoa la solicitud de

soporte

Proceso de brindarsoporte tcnicoDuracin 1 da

Tcnico solventael problema

Reporte de trabajoterminado

Se ingresa al sistemaSHUHSPaHJP}UKLS[YHIHQV

(1 da)

Se ingresa al sistemaestadstico de actividadpara quedar en la cola

de trabajo

Revisin si el problemaest solventado

NO

SI

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKL)YPUKHY:VWVY[L;tJUPJVc477

| 42

Proceso de Planilla de Personal por Acuerdo | 0007-2013

Proceso de Pago de Viticos | MPP 0012-2013

Propsito:Gestionar y tramitar los gastos de viaje necesarios para que los tcnico puedan dar asistencia tecnica / Administrativa que requieren nuestros productores a nivel nacional, con LJHJPHLJPLUJPHYLZWL[HUKVLSYLNSHTLU[V]PNLU[L

Alcance:Es aplicado por la Unidad de Viticos.

Personal que Interviene:Direcciones solicitantes, Unidad de Viticos, Pre Intervencin SEFIN, Gerencia Administrativa.

Procedimiento:Se recibe el memorndum solicitando los viticos, se realiza el gasto de viaje, se revisa si el viajero tiene insolvencias de viajes anteriores (que no deba ninguna liquidacin), se traslada la documentacin al despacho para su respectiva autorizacin Ministerial, una vez H\[VYPaHKVJVUZ\ZYLZWLJ[P]HZYTHZZLLSHIVYHLS-se consolidan el expediente que tenga todos sus documentos correspondientes, se revisa por la Gerencia, se remite a Pre Intervencin SEFIN, luego se realiza su HWYVIHJP}U ZL THUKH H SH .LYLUJPH WHYH YTH KLSdevengado y luego es llevado a Archivo.

Manual de Procesosy Procedimientos

UNIDAD DE VITICOS

43 |

Documentos de ReferenciaSolicitud de vitico, gasto de viaje.

Proceso de Viticos Secuencia de etapas Actividad Responsable1. Recibir de memorndum 1.1 Recibir datos del viajero Viticos solicitando pago de viticos 2. Elaboracin del gasto de viaje. 2.1 Tomar datos de viajero Viticos *mSJ\SVKLS]PHQLZLNUSL`KL]Pm[PJVZWYVW}ZP[V`YTHZ9L]PZP}UKLZVS]LUJPHKL 9L]PZHYX\LLS]PHQLYVUV[LUNHWLUKPLU[LNPYHZHU[LYPVYLZYTHKHZ =Pm[PJVZ viajes anteriores. y selladas por el jefe de la unidad de viticos. 4. Traslado al Despacho 4.1 Llevar los gastos de viaje para que sean autorizados por la Gerencia Viticos Administrativa y la autorizacin Ministerial respectiva5. Elaboracin F-01 Unidad 5.1 Ingresar al SIAFI, la informacin del gasto de viaje. Viticos de Viticos*VUZVSPKHJP}UKLL_WLKPLU[L (YTHYLSL_WLKPLU[L*VUZ\ZYLZWLJ[P]VZMVSPVZ`[VKHSH =Pm[PJVZ del trabajo documentacin necesaria.7. Control interno 7.1 Llevar los gastos de viaje para que sean revisados Viticos por los Pre interventores.8. Aprobacin 8.1 Llevar el documento a la Sub Gerencia de Compras y Suministros Viticos para que sean aprobados el sistema SIAFI -PYTHKL]LUNHKV.LYLUJPH 3SL]HYLSKVJ\TLU[VWHYHX\LZLHYTHKVWVYSH.LYLUJPH(KTPUPZ[YH[P]H =Pm[PJVZ Administrativa

| 44

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKLWHNVKL=Pm[PJVZc477

Manual de Procesos y Procedimientos | UNIDAD DE VITICOS

Recibir memorandumsolicitando pago

de viticos

Proceso de pagode viticos

Duracin 8 das

Elab. F01 Unidadde Viticos

Pre Intervencin SEFINFinanzas (2 da)Gasto de viaje

Fin de proceso

Revisin Admon. Aprobacin

Traslado a Despacho Firma devengadoG. A. (1 da)

Archivo (1 da)

Autorizacin Ministerial(2 das)

Consolidacin porexpediente (1 da)

Inicio

NO

NO

NO

NO

SI

SI

SI

Revisin Solvencia deViaje anterior (1 da)

45 |

Propsito:Servir como enlace entre la SAG y SEFIN para coordinar lo relacionado con la ejecucin presupuestaria y el mantenimiento para que todos los usuarios se encuentren habilitados para realizar sus transacciones as como que estos cumplan con sus deberes inherentes a la responsabilidad que les otorga el acceso al SIAFI o SIARH.

Alcance:Es aplicado por la Sub Gerencia de Presupuesto.

Personal que Interviene:Personal de Presupuesto, UPEG, Recursos Humanos, Compras, Gerencia Administrativa, Unidades Ejecutoras y al Secretara de Finanzas.

Procedimiento:Se recibe el techo presupuestario enviado por SEFIN, se hace la creacin de estructura programtica, se hace la JYLHJP}U V TVKPJHJP}U KL YLSHJP}U KL .LYLUJPHAdministrativa Unidad Ejecutora, se hace la creacin de WLYSLZ WHYH SH JHYNH WYLZ\W\LZ[HYPH ZL YLHSPaH SHdistribucin de el presupuesto a cada una de las Direcciones y Programas, se hace la creacin de estructura presupuestaria para cargar F02 en SIAFI, se carga por grupos y objetos el techo presupuestario, se carga el F05 (actividad conjunta con UPEG), se solicita a cada uno de los responsables de los Programas, Direcciones y Proyectos la distribucin regionalizada de cada uno de los objetos del gasto, se realiza una revisin por si se presenta algn error y se procede a cargar todo el presupuesto una ves ya consolidado por todos los Programas, Direcciones y Proyectos.

Manual de Procesosy Procedimientos

UNIDAD DE PRESUPUESTO

I. Proceso de Carga de Presupuesto | MPP 0013-2013

| 46

Documentos de ReferenciaTechos presupuestarios, Distribucin presupuestaria

Cuadro de descripcion del procedimiento de la Sub-Gerenciade Presupuesto proceso de carga del presupuesto

Secuencia de etapas Actividad Responsable1. Etapa 1.1 Inicio. SEFIN 1.2 Recepcin Techo | Presupuestario enviado por SEFIN. SEFIN 1.3 Creacin de estructura programtica PRESUPUESTO *YLHJP}UVTVKPJHJP}UKLYLSHJP}U.(

47 |

Manual de Procesos y Procedimientos | UNIDAD DE PRESUPUESTO

Inicio

Recepcin techopresupuestario

enviado por SEFIN

*YLHJP}UKLWLYSLZpara la carga

presupuestaria (1 da)

Distribucin del presup.a c/u de las direcciones

y programas (1 da)

Proceso de cargade PresupuestoDuracin 22 das

Creacin de estructuraprogramtica

*YLHJP}UVTVKPJHJP}Ude relacin GA-UE

Se solicita a c/u de los responsables de los programas,direcciones y proyectos la distribucin regionalizadas

de cada uno de los objetos del gasto

se carga el F05 (Act.conjunta con UPEG)

Se carga por grupos,objetos el techo presup.

Fin

Se procede a cargartodo el presupuesto una

vez consolidado portodos los programas,

direcciones y proyectos(20 das)

Revisin

Creacin de estructurapresupuestaria paracargar F02 en SIAFI

NORealizar correcciones SI

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKL*HYNHKL7YLZ\W\LZ[Vc477

| 48

II. Proceso de Cuota de Compromiso | MPP 0014-2013Manual de Procesos y Procedimientos | UNIDAD DE PRESUPUESTO

Propsito:Hacer las gestiones para que la administracin cuente con los fondos necesarios para una adecuada gestin en el tiempo debido siguiendo las disposiciones presupuestarias.

Alcance:Es aplicado por la Sub Gerencia de Presupuesto.

Personal que Interviene:Gerencia Administrativa, Unidades Ejecutoras, Sub Gerencia de Presupuesto y la Secretara de Finanzas.

Procedimiento:Se recibe la solicitud de cuota autorizada por la Gerencia Administrativa de todas las Gerencias de Programas y Proyectos de la SAG, se enva la solicitud a Finanzas, se aprueba la cuota de compromiso y luego se hace la distribucin de cuota de compromiso.

49 |

Documentos de ReferenciaSolicitud de cuota, distribucin de cuota.

Proceso de Cuota de CompromisosSecuencia de etapas Actividad Responsable1. Emisin de memorndum 1.1 Inicio Presupuesto / 1.2 Solicitud de cuota autorizada Gerencia Administrativa Gerencia Administrativa / de todas las Gerencias de Programas y Proyectos Presupuesto de la SAG 1.3 Solicitud enviada a Finanzas por medio del SIAFI 1.4 Aprobacin de cuota de compromiso Tesorera General de la Repblica 1.5 Distribucin de cuotas de compromiso Presupuesto Fin del Proceso

| 50

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKL*\V[HKL*VTWYVTPZVc477

Manual de Procesos y Procedimientos | UNIDAD DE PRESUPUESTO

Inicio

Fin

Solicitud de cuotaautorizada, Gerencia

Administrativa de todaslas gerencias y

programas de la SAG(1 da)

Proceso de cuotasde compromisoDuracin 4 das

Solicitud enviadaHUHUaHZ

Distribucin de cuotade compromiso (1 da)

Aprobacin de cuotade compromiso

(2 das)

51 |

0007YVJLZVKL4VKPJHJP}U7YLZ\W\LZ[HYPHcMPP 0015-2013Manual de Procesos y Procedimientos | UNIDAD DE PRESUPUESTO

Propsito: 3HZTVKPJHJPVULZWYLZ\W\LZ[HYPHZWHY[LUKLSHWYPVYPaHJP}UKLSHZULJLZPKHKLZde los Programas y Proyectos de la SAG, en el marco de las disposiciones generales del presupuesto.

Alcance: Es aplicado por la Sub Gerencia de Presupuesto.

Personal que Interviene: Personal de presupuesto, UPEG, Unidades Ejecutoras, Gerencia Administrativa

Procedimiento::L YLJPIL SH H\[VYPaHJP}U KL SH TVKPJHJP}U WYLZ\W\LZ[HYPH LU]PHKH WVY SH .LYLUJPH(KTPUPZ[YH[P]H ZL YLHSPaH SH TVKPJHJP}U YLZWLJ[P]H WVY TLKPV KLS :0(-0 ZL OHJL SHYLNPVUHSPaHJP}UWYVJLKPLUKVHSPUJYLTLU[V`KPZTPU\JP}UKLSNHZ[VZL]LYPJHWVYTLKPVKLla Gerencia Administrativa Central, se procede a la incorporacin de resultados en la UPEG, KLZW\tZ ZL [YHZSHKH H SH .LYLUJPH (KTPUPZ[YH[P]H WHYH SH HWYVIHJP}U KL TVKPJHJP}Upresupuestaria, una vez aprobado se hace la elaboracin de resolucin con su nmero o YLZWLJ[P]V PUZ[Y\TLU[V Q\YxKPJVZLYLHSPaHLSVJPVWHYH SHTVKPJHJP}UWYLZ\W\LZ[HYPHZL[YHZSHKHLSKVJ\TLU[VWHYHSHYTH4PUPZ[LYPHS\UH]LaYTHKVZLLU]xHH-PUHUaHZWHYHZ\aprobacin, se sigue un monitoreo presupuestario constante mediante el SIAFI, ya una vez HWYVIHKVWVY-PUHUaHZSHTVKPJHJP}UWYLZ\W\LZ[HYPHZLTHU[PLULJVT\UPJHJP}UJVUSHZDirecciones y Proyectos para mantenerles informados de los cambios presupuestarios.

| 52

Documentos de Referencia:VSPJP[\KKLTVKPJHJP}U

7YVJLZVKLTVKPJHJP}UWYLZ\W\LZ[HYPHSecuencia de etapas Actividad Responsable1. Etapa 1.1 Inicio Presupuesto 9LJLWJPVUKLH\[VYPaHJP}UKLTVKPJHJP}UWYLZ\W\LZ[HYPH por Gerencia Administrativa :LYLHSPaHSHTVKPJHJP}UYLZWLJ[P]HWVYTLKPVKLS:0(-0 ,[HWH 9LNPVUHSPaHJP}UWYVJLKPLUKVHSPUJYLTLU[V`KPZTPU\JP}UKLSNHZ[VZL]LYPJH 7YLZ\W\LZ[V por medio de la Gerencia central. 2.2 Se procede a la incorporacin de resultados de UPEG 2.3 Se traslada a Gerencia Administrativa para aprobacin Presupuestaria 2.4 Elaboracin de Resolucin con su respectivo instrumento jurdico 9LHSPaHJP}UKLVJPVWHYHTVKPJHJP}UWYLZ\W\LZ[HYPH ;YHZSHKVWHYHYTH4PUPZ[LYPHS ,U]P}HUHUaHZWHYHHWYVIHJP}U 2.8 Monitoreo presupuestario constante mediante SIAFI (WYVIHJP}UKL-PUHUaHZKLTVKPJHJP}UWYLZ\W\LZ[HYPH 3.0 Comunicacion con las direcciones y proyectos informndoles los cambios presupuestarios Fin del proceso

53 |

Manual de Procesos y Procedimientos | UNIDAD DE PRESUPUESTO

Inicio

Fin

Recepcin de autorizac.KLTVKPJHJP}UWYLZ\W

enviada por gerenciaadministrativa (1 da)

Comunicacin con lasdirecciones y proyectos

informndoles los cambiospresupuestarios (1 da)

Regionalizacin(procediendo al incrementoy disminucin del gasto) se]LYPJHWVYTLKPVKLSH

GA-Central

7YVJLZVKLTVKPJHJP}Upresupuestaria

Duracin 23 das

Se traslada a GerenciaAdministrativa

Aprobacin de modif.presupuestaria (1 da)

;YHZSHKVWHYHYTHMinisterial (2 das)

,U]xVHUHUaHZpara aprobacin

Monitoreo Presupuestarioconstante mediante

el SIAFI

:LYLHSPaHSHTVKPJHJP}Urespectiva por medio

del SIAFI

Se procede a laincorporacin de result.

de la UPEG

Elab. de resolucin consu nmero o respectivo

instrumento jurdico9LHSPaHJP}UKLVJPVWHYHSHTVKPJHJP}U

presupuestaria (3 das)

SI

NO

Aprob. de Finanzas demodif. presupuestaria

(15 das)

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKL4VKPJHJP}U7YLZ\W\LZ[HYPHc477

| 54

7YVJLZVKL(\KP[VYxHc477

Propsito:Apoyar a los miembros de la secretaria en el desempeo de sus actividades, para ello la auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones y recomendaciones e informacin concernientes a las actividades revisadas. De manera LJHaLJPLU[LYLZWL[HUKVSHZSL`LZKLU\LZ[YVWHxZ

Alcance:Es aplicado por la Unidad de Auditora Interna.

Personal que Interviene:Personal de Auditora, Unidades ejecutoras.

Procedimiento:Se emite una orden de trabajo (que incluye designacin de equipo de trabajo, tiempo, periodo, productos de la auditoria), despus se realiza la visita previa entrevista con la mxima autoridad, jefe intermedios administrativos y tcnicos de la dependencia que es objeto de la auditora, se realiza cronograma de actividades, se realiza el plan, WYVNYHTHKL H\KP[VYxH NLULYHS ` LZWLJxJV YLHSPaHUKVas la ejecucin de la auditoria, una vez hecha la auditora se elaboran clulas narrativas de control interno, clulas sumarias, clulas analticas, los hallazgos (situaciones que deberan corregirse) y se hace la comunicacin de los resultados.

Manual de Procesosy Procedimientos

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

55 |

Documentos de ReferenciaOrden de Trabajo, Cronograma de Actividades, Plan de Trabajo, Hallazgos, Resultados.

Proceso de AuditoraSecuencia de etapas Actividades Responsable1. Asignacin de la Auditora 1.1 Emisin de Orden de Trabajo Jefe de la Unidad de Auditora a un equipo de trabajo Interna2. Visita previa a la mxima 2.1 Visita previa a la mxima autoridad Jefe de Comisin y Auditores autoridad de la entidad Operativos7SHUPJHJP}UKLSH,QLJ\JP}U ,SHIVYHJP}UKLSHYJOP]VJVYYPLU[L`WLYTHULU[L 1LMLKL*VTPZP}U 3.2 Elaboracin del Plan de Trabajo 3.3 Elaboracin del Cronograma 3.4 Elaboracinb de los Programas de Auditora4. Ejecucin de la Auditora 4.1 Elaboracin de cdulas narrativas de control interno Auditores operativos 4.2 Elaboracin de cdulas sumarias Auditores operativos 4.3 Elaboracin de cdulas analticas Supervisin del Jefe de Comisin5. Comunicacin de resultados 5.1 Elaboracin de hallazgos Jefe de Comisin 5.2 Elaboracin del Plan de Accin 5.3 Conferencia Final 5.4 Elaboracin del Informe Final 5.5 Elaboracin de Pliegos de Responsabilidad

| 56

Manual de Procesos y Procedimientos | UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

Inicio

Fin

Se emite la orden detrabajo (incluye

designacin de equipo detrabajo, tiempo, periodo,productores de auditora)

Proceso de AuditoraDuracin 95 das

Se realiza cronogramade actividades

Realizacin de visita previa entrevista con Mx.autoridad, jefes intermedios, administrativosy tcnicos de la dependencia objeto de la

auditora (5 das)

Se realiza el plan,Programa de Auditora.LULYHS`LZWLJxJV

Ejecucin de laAuditora

Elabora CdulasAnalticas

Elabora CdulasNarrativas Control Interno

Comunicacin deresultados (90 das)

Hallazgos (Situacionesque debern corregirse)

Elabora CdulasSumarias

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKLS7YVJLZVKL(\KP[VYxHc477

57 |

Propsito:Fortalecer el sistema de educacin y capacitacin agroalimentaria elaborando los nuevos enfoques metodolgicos que orienten formen e informen a los sectores del medio rural para asegurar la formacin agroempresarial en el pas.

Alcance:Es aplicado en la Direccin de Seduca.

Personal que Interviene:7LYZVUHSKLSKLWHY[HTLU[VKLS:,+

| 58

Documentos de Referencia

Cuadro de Descripcin del ProcedimientoSecuencia de etapas Actividad Responsable1. Se vista a las organizaciones 1.1 Se hacen visitas de campo a las municipalidades, institutos tcnicos SEDUCA y se da a conocer comunitarios, cajas rurales, cooperativas, organizaciones las necesidades no gubernamentales y campesinos. de capacitacin 2. Elaboracin de propuesta 2.1 Se establece cuales son las contrapartes que la organizacin colabora. SEDUCA de los talleres3. Concretar fechas 3.1 Se organiza calendarizacin para la asignacin de giras. SEDUCA4. Asignacin de tcnicos 4.1 El Director asigna los tcnicos que impartirn la capacitacin SEDUCA0TWHY[PY[HSSLY :L[VTHUSVZKH[VZKLSWHY[PJPWHU[LSVZJOHZKLPUZJYPWJP}U`ZLYLHSPaH :,+

| 59

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKL6MYLJPTPLU[VKL*HWHJP[HJPVULZ | MPP 0017-2013

Manual de Procesos y Procedimientos | SEDUCA

Inicio

Fin

Concretar fechas

Asignacin de tcnicos

Impartir talleres

Proceso de ofrecimientode capacitaciones

Elab. de propuestasde los talleres

Visitar organizacionesy conocer sus

necesidades decapacitacin

| 60

I. Recibir solicitud de capacitacin | MPP 0018-2013Manual de Procesos y Procedimientos | SEDUCA

Propsito:Fortalecer el sistema de educacin y capacitacin agroalimentaria elaborando los nuevos enfoques metodolgicos que orienten formen e informen a los sectores del medio rural para asegurar la formacin agroempresarial en el pas.

Alcance:Es aplicado en la Direccin de SEDUCA.

Personal que Interviene:7LYZVUHSKLSKLWHY[HTLU[VKLS:,+

| 61

Documentos de Referencia

Cuadro de descripcin del procedimientoSecuencia de etapas Actividad Responsable1. Recibir solicitud 1.1 Se hace previamente una cita al departamento para solicitar las capacitaciones. SEDUCA de capacitacin :LKLULUSVZYLJ\YZVZ :LLZ[HISLJLJ\mSLZSHHWVY[HJP}UWVYWHY[LKLSHJVU[YHWHY[L :,+

| 62

+PHNYHTHKL\QVKLS7YVJLZVKLZVSPJP[\KKLJHWHJP[HJPVULZ | MPP 0018-2013

Manual de Procesos y Procedimientos | SEDUCA

Inicio

Fin

Proceso de solicitudde capacitaciones

Revisin de recursosy negociacin de la

logstica

SI

Asignar los capacitadores

Elab. de materiales

Impartir capacitacin 7YLZLU[HYPUMVYTLUHS

Recepcin de solicitudde capacitacin

Concretar fechas

NO

Solicitud de viticos

| 63

I. Capacitacin a los Pescadores Artesanales | MPP 0019-2013

Propsito:0KLU[PJHY L PTWSLTLU[HY TLKPKHZ HKLJ\HKHZ WHYH SHregulacin y el fomento de la pesca artesanal, asesoramiento tcnico en la formulacin de proyectos gubernamentales y privados, capacitacin y asistencia tcnica a pescadores artesanales.

Personal que Interviene:Direccin General de Digepesca, Transporte, Unidad de Viticos, Personal tcnico del Departamento de Pesca Artesanal, Jefes Regionales.

Procedimiento:,SHIVYHJP}U KLS 76( =LYPJHJP}U KLS 7YLZ\W\LZ[VElaboracin de Cronograma de Actividades, Coordinacin con el Jefe Regional, Preparacin del Material, Elaboracin de Viticos, Coordinacin del Transporte Firma de Viticos, Gira de trabajo, Informe de Gira y Liquidacin de viticos.

Manual de Procesosy Procedimientos

DIRECCIN GENERALDE PESCA Y ACUICULTURA | DIGEPESCA

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Documentos de Referencia

Cuadro de descripcin del procedimientoSecuencia de etapas Actividades Responsable0KLU[PJHJP}UKLNY\WVZHJHWHJP[HY (J[P]PKHK 1LMLZ9LNPVUHSLZ2. Envi al Jefe regional los diferentes temas a impartir 2.1 Actividad Unidad de Capacitacin3. Programacin de fechas 3.1 Actividad Unidad de Capacitacin4. Cronograma de las actividades 4.1 Actividad Unidad de Capacitacin5. Solicitud de viticos a la Administracin central para el personal 5.1 Actividad Unidad de Viticos que impartir la capacitacin *HWHJP[HY (J[P]PKHK

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Manual de Procesos y Procedimientos | DIGEPESCA

Propsito:Servir como coordinacin en la emisin de los informes entre la Direccin de la DIGEPESCA y la Unidad de la Asesora Legal para Z\KPJ[HTLUUHSKLZMH]VYHISLVMH]VYHISL

Personal que Interviene:Todo el personal asignado al Departamento de Pesca Martima se involucra desde recibido el expediente, emisin de informe, emisin de la licencia hasta la salida de la misma para la unidad de Asesora Legal.

Procedimiento:Se recibe el expediente, se anota en el libro de entradas, se traslada al Jefe del departamento para que se pronuncie con respecto al mismo.- Una vez hecho el informe se archiva la misma al expediente y la otra a nuestros archivos, se emite la Licencia o se deniega sea su caso o de acuerdo tambin a la Actividad Pesquera, se saca copias de la Patente de la Embarcacin para registro nuestro, Se anota la Licencia en el Libro registro que lleva este Departamento, y por ltimo se anota en el libro de salidas para que lo reciba la Unidad de Asesora legal de la DIGEPESCA.

II. Licencias de Pesca Martima | MPP 0020-2013

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Documentos de Referencia

Cuadro de descripcin del procedimientoSecuencia de etapas Actividades Responsable1 Recepcin del Expediente 1.1 Actividad Unidad de Pasca Martima2. Se anota en el libro de entradas de expedientes 2.1 Actividad Unidad de Pasca Martima3. Emisin del Informe 3.1 Actividad Unidad de Pasca Martima4. Emisin de la Licencia 4.1 Actividad Unidad de Pasca Martima5. Anotar en el Libro Registro que lleva el Departamento de Pesca Martima 5.1 Actividad Unidad de Pasca Martima:HJHYJVWPHKLSL_WLKPLU[LWHYHHYJOP]VKLS+LWHY[HTLU[V (J[P]PKHK

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Proceso de brindarsoporte tcnicoDuracin 1 da

Manual de Procesos y Procedimientos | DIGEPESCA

Inicio

Fin

Emisin del informe Emisin de la Licencia Anotar en el Libro Registroque lleva el Departamento

de Pesca Martima Sacar copia delexpediente para

archivo del Departamento

Se registra en el Libro desalidas para ser enviadoa la Unidad de Asesora

Legal

Recepcindel expediente

Se anota en ellibro de entradasde expedientes

Organigrama del Departamento de Pesca Martima | MPP 0020-2013