Experiencia de Inventario utilizando

Aleph 16 en la Universidad de

GuadalajaraAlejandro Reynoso Alvarez

XI Reunión GUAL

León, Guanajuato 2 y 3 de mayo 2007

Antecedentes

La REBIUdeG esta formada por 15 Bibliotecas de Centros Universitarios, 3 Bibliotecas Públicas, y 110 de bachillerato.

Aleph 16 se instala en Agosto de 2004 Se obtiene una certificación ISO 9001:2000

en servicios bibliotecarios en Noviembre del 2006

¿Porqué un inventario con Aleph? Necesidad de realizar inventarios por medios

electrónicos Interactuar con la información generada por

los bibliotecarios Evitar el uso de medios impresos Aprovechar las características del sistema.

Ejercicios previos

Primer Intento:

Biblioteca CU Ciénega, julio del 2005Se desconocían los requisitos previos (p_item_06) Segundo intento:

Biblioteca del CU Altos, enero de 2006 Conocidos los procedimientos previos para

ejecutarlo, se tuvieron problemas con una parte de los resultados.

Inventario: requisito del SGC

Uno de los procedimientos señala que se realizará un inventario anual en el mes de enero

Dos opciones:

Aleph 16: Temor ante los últimos resultados obtenidos

Base de datos en MySQL: No está documentada, necesario pasar información, generar accesos y bases particulares

Inventario: inicio e incidencias 12 bibliotecas realizarán inventario, una de

ellas por el sistema en MySQL. Se realiza la instalación del Service Pack

1891. Simple rutina. Se pide analizar “el índice” para revisión de

inventarios. Sorpresa no hay tal índice, se confronta la información del campo Z30_CALL_NO_KEY, el cual se actualiza con el proceso p_manage_06

Inventario: inicio e incidencias Datos en la tabla Z30z30_sub_library .............SHC

z30_collection ..............AC

z30_call_no_type ............1

z30_call_no .................972.17034 ACU

z30_call_no_key .............1 972 17034 acu

Inventario: procedimiento

En el directorio alephe_scratch colocar el archivo que contiene los códigos de barras leídos

En el módulo de Circulación, menú Servicios > Ítems seleccionar "Reporte de lectura de estantería (Inventario) (item-04)

Llenar la información correspondiente

Llenado del procedimiento

Llenado del procedimiento

Datos de inventario

El inventario se realizó entre finales de enero y el mes de febrero del 2007.

Se lanzaron 173 procesos de inventarios Se obtuvieron el doble de archivos de salida:

el de perdidos, fuera de rango, prestados y el de mal intercalados.

Reportes de Inventario EIC-600-619

Reportes de Inventario EIC-600-619

Conclusiones

Se cumple el objetivo base: tener en catálogo las existencias reales de cada biblioteca.

Sin embargo, rebasamos las expectativas: se encuentran omisiones en la descripción de los ítems, asignados a otras bibliotecas, códigos de barras asignados a otros materiales.

Agradezco la atención

Alejandro Reynoso Álvarez

areynoso@cencar.udg.mx

Universidad de Guadalajara