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Andrés Oneto La Faye

Panamá, julio de 2019

Ejecutivo Principal

Dirección de Análisis y Evaluación Técnica de Sector Privado

ESTUDIO DE

CARACTERIZACIÓN DEL

PERFIL DEL SECRETARIO

CORPORATIVO EN AMÉRICA

LATINA

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• Crisis empresariales: fallas en la supervisión y toma de decisiones.

• Mayor escrutinio sobre el rol del Directorio/Comités y su interrelación con la Gerencia

• Directorio requiere un soporte al interior de la organización para cumplir sus funciones

¿Para qué un Secretario Corporativo?

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CAF: Aportes conceptuales y herramientas - publicaciones.caf.com

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Objeto del estudio

• Presentar un marco conceptual del Secretario Corporativo (SC).

• En base a los resultados de la encuesta “Perfil del Secretario Corporativo en América Latina 2018” :1. Identificar los atributos del perfil del SC en las empresas de América Latina.

2. Evaluar el grado de exclusividad del rol otorgado al SC y su posición en la estructura organizacional.

3. Analizar la estructura funcional, nivel de intervención y dedicación de los SCs.

4. Definir la interacción con el Directorio y/o otras unidades para su designación, evaluación y reporte.

• Plantear mejores prácticas que puedan ser consideradas por las empresas de la región.

• Elaborar recomendaciones para una participación más efectiva de los SCs.

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Funciones del Secretario Corporativo

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CONTEXTO

Contexto del estudio: Empresas participantes

Participación por país Participación por sector

• Encuesta en profundidad - 36 preguntas.

• Respondida de manera voluntaria por 95 empresas de 13 países de la región.

Estructura de Propiedad

Total: 95 Respuestas

Contexto del estudio: Indicadores de los Directorios de las empresas participantes

• Directorio promedio: Conformado por 7 miembros - 3 considerados como independientes.

• Conforman 5 Comités de Directorio.

• Promedio de 17 sesiones de Directorio al año, con una moda de 12 sesiones al año.

Promedio de Sesiones de Directorio

Promedio Mínimo Máximo

7 2 18

3 0 8

5 0 16

17 3 52

Composición del Directorio

a. Número de Directores

b. Número de Directores

Independientes

c. Cantidad de Comités de

Directorio

d. Cantidad de sesiones de

Directorio

Directores en las Empresas participantes

Total: 95 Respuestas

RESULTADOS

Profesión y género de los SCs

Profesión del Secretario

Total: 91 Respuestas

Género por país de las empresas participantes

Total: 95 Respuestas

• Profesión: Típicamente abogado…pero el 35% cuenta con otras profesiones.

• Distribución por país: En Perú 100% abogados; Paraguay es el menor con 38%.

• Por género: Mayoría de SCs varones.

• Distribución por país: Ecuador, Bolivia y México, participación de varones es más alta; Brasil, la mayoría de SCs son mujeres.

78%

71%

Competencias reportadas como más relevantes para el ejercicio de sus funciones:• Gobierno Corporativo• Interrelación con las personas• Análisis legal • Administración/Dirección estratégica

Consenso en las competencias relevantes para el Rol como Secretario

Competencias relevantes para ejercer la función

Características de los SCs

• El SC está generalmente ubicado en la Gerencia Legal.

• Aparece la figura de la Secretaría Corporativa como unidad separada.

• La mayoría de Secretarios se ubican en alto orden jerárquico, especialmente en el sector privado.

Unidad de pertenencia

Total: 95 Respuestas Proporción de empresas con Secretarios a una

posición jerárquica del CEO

Posición Jerárquica respecto al CEO

Total: 85 Respuestas

Dedicación y exclusividad de los SCs

Total: 93 Respuestas

Exclusividad del Rol del Secretario

Exclusividad según tamaño de Activos (en MM de USD)

• Usual que sea una tarea entre otras, ejercida por una unidad de la organización.

• En la empresas de menor tamaño (activos) 73% de SCs no tiene una función exclusiva.

Si No

Si, en todos 29%

Si, en algunos 33% 84% 16%

No, en ninguno 38% 46% 54%

¿Es Secretario

en los Comités?(%)

¿Coordina con secretarios de comités?

(% respecto a su categoría)

Los SCs coordinan con los Secretarios de los comités cuando no desempeñan directamente la función.

Participación de los SCs en los Comités

Total: 82 Respuestas

Total: 93 Respuestas

Funciones contempladas en el Rol del

Secretario Corporativo

Manejo

Integral de la

Función

Manejo

Coordinado

con otros

No realiza la

función

F1. Recolectar y organizar la documentación y material para las

sesiones de Directorio36% 57% 7%

F2. Elaborar las Actas de las sesiones del Directorio 73% 23% 4%

F3. Apoyar a la Presidencia de Directorio a la preparación de la

agenda de la sesión de Directorio55% 42% 3%

F4. Registrar, salvaguardar y actualizar los libros de actas de las

sesiones del Directorio58% 33% 9%

F5. Mantener un registro de los pedidos y acuerdos del Directorio,

haciendo seguimiento de los mismos51% 43% 6%

F6. Atender los pedidos de información de los Directores

(adicionales a lo remitido con las agendas de sesiones)55% 40% 5%

F7. Brindar asistencia al Directorio en temas relacionados al

cumplimiento normativo (Compliance)37% 52% 11%

F8. Brindar asistencia al Directorio en temas relacionados a gobierno

corporativo57% 35% 8%

F9. Brinda información a terceros externos y grupos de interés por

encargo del Directorio 45% 50% 5%

F10. Organizar la inducción de nuevos Directores 31% 48% 21%

F11. Otros (29 Respuestas, 15 especificaron sus labores) 77% 23% 0%

Grado de intervención de las funciones desempeñadas por el SC

• La mayoría de SCs tienen un manejo integral de 6 de las principales funciones listadas.

• Asumen de manera coordinada con otras instancias las demás funciones.

Detalle de “Otras” Funciones

Total: En promedio 92 respuestas por función

Dedicación en las funciones desempeñadas por el SC

• Predomina la dedicación de los SCs en la preparación para las sesiones de Directorio y la elaboración de Actas (35% entre F1 y F2).

• El Presidente del Directorio y el CEO son las instancias revisoras de Actas.

Dedicación en las funciones del SC a lo largo de un año (%)

Instancias que revisan borradores de Actas

Total: 55 Respuestas por función en promedio

Rendición de cuentas y evaluación del SC

• Secretarios rinden cuentas ante el Directorio y su Presidente… y también al CEO.

• 67% son evaluados… pero solo 43% lo contempla en su normativa.

Total: 95 Respuestas

Instancias de Rendición de Funciones

Normativa en la Evaluación de Desempeño del SC

Aspectos adicionales del SC

19%

81%

71%

Documento que regula las funciones del Secretario

• Funciones del SC están reguladas principalmente en el Reglamento de Directorio o Estatuto de la empresa.

• Directorio o su Presidente…y también el CEO son quienes lo designan o remueven.

Unidad con facultad de Nominación o Remoción del SC

Total: 95 Respuestas

Misceláneo de datos adicionales

61 % Secretarios con

estudios de

post – grado.

53 % Tuvieron una inducción

informal.

94 % Secretarios asisten

regularmente a las

sesiones de

Directorio.

7 % De los Secretarios que asisten

a sesiones NO interviene

durante las mismas.

SINTESIS Y RECOMENDACIONES

Perfil del SC: Síntesis de resultados

FORMACIÓN Y COMPETENCIAS

• Mayoría abogados o juristas.

• Alto porcentaje con post –grado.

• Minoría accedió a una inducción estructurada.

• Consenso de los Secretarios sobre competencias requeridas.

UNIDAD DE PERTENENCIA Y

POSICIÓN JERÁRQUICA

• Alta proporción ubicada en Gerencia Legal.

• Mayoría de Secretarios no lo son como una función exclusiva.

• Mayoría a solo una posición jerárquica del CEO.

FUNCIONES DEL SECRETARIO

• Atienden casi todas las tareas esenciales de la función, directamente o en coordinación con otras áreas.

• Dedicación principal a la organización de sesiones y elaboración de actas.

• Funciones principalmente reguladas en Reglamento de Directorio o Estatuto.

• Mayoría de Secretarios asiste a las sesiones e intervienen espontáneamente.

DESIGNACIÓN, EVALUACIÓN Y

REMOCIÓN DEL SECRETARIO

• Directorio es la principal instancia que lo designa o remueve.

• Directorio es la instancia a la que la mayoría de Secretarios reporta.

• Buena proporción también reporta al CEO, quien también lo designa y remueve.

• Mayoría son evaluados, con una periodicidad típica anual.

•Secretarios con las debidas competencias

•Relación con CEO/Directorio

• Formalizar las funciones del SC en documentos corporativos

•Planificar los tiempos de dedicación a las funciones que se le asignen y la importancia que cada una de ellas tenga.

•Definir adecuadamente la cadena de mando

Recomendaciones

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