Enfoque Integral de Proyectos

Ing. María de los Ángeles Arroyo Sánchez

Octubre 2013

AgendaDía 1

8:00 Presentación

8:30-9:30 Introducción a la gestión de proyectos

9:30-10:00 Factores de éxito y fracaso de un proyecto

10:00-10:10 Descanso

10:10-11:45 Enfoque Sistémico proyectos y operaciones. Gestión ágil.

12:00-13:00 Caso Práctico

13:00-14:00 Almuerzo

14:00-15:30 Gestión de alcance y tiempo

15:30-15:40 Descanso

15:40-16:30 Gestión de costos y calidad

16:30-18:00 Herramientas

Objetivos• Dar a conocer los conceptos y herramientas para

la gestión de proyectos y operaciones bajo un enfoque integral y ágil.

• Los participantes conocerán herramientas para la planificación de portafolio de proyectos, seguimiento de proyectos, así como la planificación y seguimiento de las actividades de operaciones en IT.

Qué no es este curso

•Curso de estándares.

•Curso para certificarse.

•Curso sobre procesos o herramientas internas del Banco Sofitasa.

Acuerdos y Compromisos• Cumplir con los tiempos

establecidos para cada fase de los casos prácticos.

• Respetar el derecho de palabra.

• Las intervenciones son bienvenidas, a lo largo del curso se fomentarán las tormentas de ideas.

• Cumplir con los tiempos de descanso.

Contenido•Módulo 1: Introducción a la gestión de

proyectos.

•Módulo 2: Enfoque Integral de Proyectos y Operaciones.

•Módulo 3: Estrategia y Proyectos.

Módulo IIntroducción a la gestión de proyectos

1.1 Introducción a la gestión de proyectos

•Debate 1:

▫¿Qué es un proyecto?

▫¿ Qué es la gestión de proyectos?

▫¿ Para qué sirve la gestión de proyectos?

1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)

•Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio y/o resultado único.

• La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

• La gestión de proyectos sirve para la Toma de Decisiones efectivas a través de la implantación de un lenguaje común.

1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)

•Ciclo de Vida de Producto y de Proyecto

Fuente: PMBOK

1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)

•Ciclo de Vida de Proyecto

1.2 Factores de éxito y fracaso de proyectos

•Actividad:

▫Identificar 5 factores que influenciaron en el retraso de un proyecto.

▫Escoger un proyecto exitoso e identificar las actividades que apoyaron ese resultado.

1.2 Receta para el fracaso de proyectos•No definas los criterios de éxito de tu

proyecto, el cliente/usuario nunca sabe lo que quiere.

•El tiempo es ahora, la planificación quedará en el papel, por lo tanto empieza a ejecutar.

•Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, no definas roles.

•No documentes es una pérdida de tiempo

1.2 Receta para el fracaso de proyectos (cont.)•Con validar la información

esporádicamente con el equipo es más que suficiente.

•Los riesgos están afuera y no me afectan, por lo tanto no los planifico.

•Como tengo herramientas de comunicación no necesito definir cómo gestionaré la información a lo largo del proyecto.

1.3 Gestión de Proyectos en la Realidad

HACER

Definir alcance

Crear lenguaje común

Construir el equipo

Gestionar expectativas

Gestionar riesgos

Disposición de la

información

1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones

INFORMACIÓN

1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones (cont.)

•Definir circuitos de peticiones de servicios e incidencias que permitan cuantificar la capacidad de trabajo.

•Definir niveles de servicio y operacionales.

•Comunicar los proyectos que apoyan la estrategia.

•Revisar la capacidad de trabajo para la estimación de los proyectos.

•Establecer una estrategia de comunicación.

1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones (cont.)

•Proyectos reales:▫Despliegue de 200 cajeros en país

latinoamericano y 200 cajeros en el Reino Unido bajo plataforma Linux.

▫Proyecto de Transformación de Redes.

1.5 Gestión Ágil

•Actividad: ▫Indicar en tres palabras lo que se entiende

por proyectos ágiles.▫Identificar tres beneficios de la agilidad.▫Indicar las características que debe tener

una organización ágil.

1.5 Gestión Ágil (cont.)

•Agilidad no es ausencia Total de documentación.

•Agilidad no es ausencia total de planificación.

•El cliente/usuario debe hacer todo el trabajo y será el jefe de proyecto.

•El equipo puede modificar la metodología sin justificación.

1.5 Gestión Ágil (cont.)

•Es una filosofía más que una metodología .

•Es ser flexible y darle la bienvenida a los cambios. Lo que no representa que no se definan alcances e hitos.

•Personas sobre procesos y herramientas.

•Se basa en la iteración y el incremento.

1.5 Gestión Ágil (cont.)

•Se fundamenta y persigue la entrega de valor real al cliente

•Se amolda a los requisitos•Esta de moda pero no es una moda•No todo el tiempo se puede ser ágil•No todo proyecto puede ser ágil•No toda organización puede ser ágil

1.5 Gestión Ágil (cont.)

• Bajo este enfoque el equipo es responsable de la calidad.

• Con la agilidad desaparecen los héroes y apagafuegos.

• Se genera una gestión de productos mas compleja.

• Aumenta la comunicación y puede aumentar el conflicto.

• Los problemas y deficiencias de funcionalidad serán más visibles.

1.6 Buenas Prácticas de Proyectos

• Identificar requisitos.•Definir el alcance.•Planificar las actividades.• Identificar riesgos.•Definir roles y responsabilidades.•Realizar seguimiento del proyecto.•Cierre del proyecto: lecciones aprendidas.

1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0

•La audiencia se dividirá en dos equipos.•El equipo A gestionará el proyecto de la

manera tradicional.•El equipo B gestionará el proyecto de

manera ágil.•Se deberá asignar un responsable de

proyecto.•Una persona del equipo apuntará los

problemas que se presentan.

1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0

• Instrucciones:▫Se dispondrán de 30min para planificar el

proyecto.▫Para la ejecución se contará con 20min.▫Se requerirá de 10min para la entrega del

proyecto.

Módulo IIEnfoque Integral de Proyectos y Operaciones

2.1 Introducción al PMBOK.

CAOS AUTOMATIZAD

OFRUSTRACIÓN

ALINEACIÓN

2.2 Áreas y Grupos de Procesos del PMBOK.

2.3 Gestión de la Integración.

2.4 Pautas

•La explicación de las siguientes áreas de procesos se realizará con la aplicación de un proyecto real o escogido por la audiencia.

2.5 Gestión del Alcance.

2.6 Gestión del Tiempo.

2.7 Gestión de Costos.

2.8 Gestión de Calidad.

2.9 Herramientas.• Una vez realizado el ejercicio de planificación, se

recomienda realizar un RoadMap que contenga los criterios de éxitos e hitos del proyecto. Esta información permitirá a la Gerencia tener una visión rápida del proyecto.

• Los diagramas de barras no son planes para la dirección de proyectos, evidencian una planificación débil, sin embargo son útiles para la elaboración de informes de avances.

• Los diagramas de Red, permite ver las dependencias de tareas y son útiles para el seguimiento con el equipo del proyecto.

2.9 Herramientas (cont).

• Para lograr un seguimiento efectivo, se debe revisar la información del desempeño, a saber:▫Cumplimiento de hitos.▫Cumplimiento de acuerdos y compromisos.▫Cumplimiento en la estimación realizada.▫Cambios aprobados.▫Riesgos activados.

• El desempeño se evalúa sobre los procesos no sobre las personas.

• Para realizar una evaluación de la LB de rendimiento se recomienda la técnica del Valor Ganado.

2.9 Herramientas (cont).

•Método del Valor Ganado:▫Este método se utiliza para realizar un

seguimiento de las LB del proyecto: alcance, tiempo y coste.

▫Al integrar las tres líneas bases el resultado permitirá realizar proyecciones presupuestales, solicitudes de cambio y otras actividades que deban ser comunicadas.

•Caso Práctico.

2.10 Enfoque Integral de Operaciones.

2.10 Enfoque Integral de Operaciones (cont).• Los principales procesos asociados directamente a la Fase de Operación del

Servicio son:

• Gestión de Eventos: responsable de monitorizar todos los eventos que acontezcan en la infraestructura TI con el objetivo de asegurar su correcto funcionamiento y ayudar a prever incidencias futuras.

• Gestión de Incidencias: responsable de registrar todas las incidencias que afecten a la calidad del servicio y restaurarlo a los niveles acordados de calidad en el más breve plazo posible.

• Petición de Servicios TI: responsable de gestionar las peticiones de usuarios y clientes que habitualmente requieren pequeños cambios en la prestación del servicio.

• Gestión de Problemas: responsable de analizar y ofrecer soluciones a aquellos incidentes que por su frecuencia o impacto degradan la calidad del servicio

• Gestión de Acceso a los Servicios TI: responsable de garantizar que sólo las personas con los permisos adecuados pueda acceder a la información de carácter restringido.

2.11 KANBAN en IT.

•Es una técnica que sirve para gestionar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción.

•Surge dentro de la metodología LEAN y fue desarrollado en TOYOTA.

•KANBAN se basa en el desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en tareas.

2.11 KANBAN en IT (cont).

•Se fundamenta en tres pilares:▫Visualizar los Estados.▫Limitar el trabajo en progreso (WIP).▫Medir el Flujo de Tareas.

•Esta herramienta permite determinar la capacidad de los equipos de trabajo, lo que sirve como input para la planificación de los proyectos.

2.11 KANBAN en IT (cont).

•Palabras claves:▫Work in progress WIP (2n-1)▫Lead Time: tiempo que ha pasado desde

que el ítem entra en el tablero.▫Cycle time: tiempo que se ha estado

trabajando en una tarea.▫Buffer: columnas de espera.

2.12 Tablero KANBAN.

2.13 Caso Práctico.

•Los equipos construirán dos tableros KANBAN:

▫Tablero de Sistemas.▫Tablero de Portafolio de Proyectos.

Módulo IIIEstrategia y Proyectos

3.1 Enfoque Estratégico

3.1 Enfoque Estratégico (cont).

•Para lograr que los proyectos apoyen la estrategia definida por la compañía se recomienda:▫Establecer una estrategia funcional común

entre las diferentes áreas involucradas.▫ Definir prioridades sobre los proyectos que

forman parte de la estrategia.▫Definir personas responsables de los

proyectos.▫Realizar una reunión de arranque.

3.2 Procesos que apoyan la Estrategia

•Gestión de Riesgos.•Gestión de las Comunicaciones.•Gestión de contratos.•Gestionar las expectativas de los

interesados.

3.3 Qué debemos mantener de la filosofía 1.0

3.4 Pasos para desplegar una cultura organizacional.

•Detectar las fortalezas y debilidades del equipo de trabajo.

•Definir y ejecutar proyectos de mejora pequeños.

•Construir equipo: Hora de Socialización. •Definir el rol y autoridad de los Jefes de

Proyectos: expedidor, coordinador y/o jefe de proyectos.

•Definir un rol de gestión de servicios que garantice la comunicación entre proyectos y operaciones.

3.5 Recomendaciones Finales.

•Existen muchas metodologías en el mercado, define la que se adapte a tu manera de trabajar.

•Recuerda, agilidad no es sinónimo de caos.•La gestión de proyectos está en el HACER y

en el MEDIR, desde allí se podrá iniciar la toma de decisiones efectivas.

•La resistencia al cambio siempre existirá, lo importante es hacer.

•No corras el riesgo de NO tomar decisiones.

3.6 Bibliografía

•Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) cuarta edición.

•Gestión ágil de proyectos de software. Javier Garzás.

• ITIL Foundation v3.0•Kanban. David J. Anderson• Imágenes descargadas de Google

Imagenes.

Muchas Gracias

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