EL CICLO GERENCIAL ©

UN SISTEMA

PARA LA PLANEACION

Y EL CONTROL DE LA GESTION GUBERNAMENTAL

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FASE 2 = EJECUCIÓN

EL CICLO GERENCIAL : 3 FASES 3 RESULTADOS

FASE 2

FORMULACION

GERENCIA

PLAN

PRESENTE

EJECUCION

2 1

PROYECTOSY PROCESOSREALIZADOS

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EL CICLO GERENCIALFASE 2: EJECUCION

3 OBJETOS DE TRABAJO

• PROYECTOS

• PROCESOS/SERVICIOS

• MANTENIMIENTO

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EL CICLO GERENCIALFASE 2: EJECUCION

• ORGANIZAR

• PROGRAMAR

• CONTROLAR

3 ACCIONES

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EL CICLO GERENCIALFASE 2: EJECUCION

3 HERRAMIENTAS

* ANÁLISIS DE PROCESOS

* TABLERO DE GESTIÓN

* ADMINISTRADORES DE PROYECTOS (MsProject)

•Tiempos y Costos

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ADMINISTRADORES DE PROYECTOS (MsProject)

PREPARACION DE LA EJECUCION

• CARTA DE NAVEGACION: C4• Fijar INDICADORES de desempeño• Asegurar VIABILIDAD• Propiciar CAPACIDAD de ejecución• ORGANIZACIÓN

– Recursos– Responsabilidades– Articulaciones

• PROGRAMACION– Tiempos– Costos

• Objetivos del CONTROL:– Asegurar cumplimiento de la ejecución

de conformidad con el rumbo: C4– Asegurar de capacidad de ejecución.

• El control exige:– Verificar sistemáticamente lo

realizado versus lo programado– Corregir oportunamente para evitar desvíos y

recuperar capacidad de ejecución– Reprogramar para mantener metas originales o

mejorarlas

CONTROL DE LA EJECUCION

FASE RESULTADO

EJECUCIÓN DE LA OBRA OBRA TERMINADA

Resumen de Control = C4

Control de Ejecución de Proyectos

CRONOLOGÍA COSTO CALIDADCANTIDAD

Administrador de Proyecto (MsProject)

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Análisis de Procesos

Gerencia Municipal

Tipos de Procesos

•Prestación de servicios•Trámites•Mantenimiento•Funciones urbanas

¿Qué es un proceso?

• “CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE RECIBE INSUMOS Y ENTREGA UN PRODUCTO DE VALOR PARA EL CLIENTE”

• Los procesos se han vuelto invisibles:

– Porque no tienen nombre

– Porque se pierden dentro de las estructuras organizacionales, en los departamentos y cargos y funciones, que sí tienen nombre y son los que se ven

– Porque no tienen jefes ni responsables

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El proceso atraviesa la pirámide

FUNCIONES

PROCESOS

ALTA GERENCIA (ALCALDE)

SUBGERENTES (SECRETARIOS, DIRECTORES)

GERENTES FUNCIONALES

SUPERVISORES

PERSONAL DE PRIMERA LINEA

SERVICIOAL CLIENTE VENTAS CONTABIL. PAGADURIA ALMACEN

REQUERIMIENTOSDEL CLIENTE

PRODUCTOSO SERVICIOS

PRODUCCION

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TRAMITOMANÍA Y DESARROLLO EMPRESARIAL

Examinemos tres gráficos por países:• Requisitos para creación de

empresas• Requisitos vs Ingreso per cápita• Facilidad para comenzar empresas

vs Distribución del Ingreso (Gini)[Archivo Excel]

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RESTRICCIONES A LA CREACIÓN DE EMPRESAS

0 5 10 15 20 25

Bolivia

Colombia

Venezuela

México

Brasil

Perú

Ecuador

Chile

Argentina

Uruguay

Panamá

Reino Unido

Estados Unidos

Canadá

Paí

s

Número de trámitesGerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

0

5

10

15

20

25

Número de requisitos para crear empresas Ingreso parcápita (logaritmo)

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Facilidad para comenzar empresas vs Desigualdad en el ingreso

-2.5

-2

-1.5

-1

-0.5

0

0.5

1

1.5

2

2.5

Suecia España Canadá EstadosUnidos

Bolivia Ecuador Argentina Perú Venezuela México Colombia Brasil

Indice de "start ups" Indice de Gini de desigualdad del ingreso

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Tramitomanía y Desarrollo Empresarial

• Alta discrepancia entre países en requisitos para crear empresas

• Donde se exigen muchos requisitos para crear empresas, el ingreso percápita es menor

• Donde más facilidades se brinda para comenzar empresas la desigualdad en el ingreso es menor

• Los países Latinoamericanos exigen más requisitos que los del Norte y de Europa

• Esto tiene dos lecturas recíprocas: – A mayor desarrollo socioeconómico, menos

complicaciones para facilitar el surgimiento empresarial– Donde se crean menos complicaciones para el

surgimiento empresarial, hay mayor desarrollo socioeonómico

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Facilidad para el Desarrollo Empresarial

El Indice de Facilidad para el Desarrollo Empresarial (“Start up”) se mide por:

• Número de requisitos y dificultad de trámites para creación de empresas

• Acceso al capital para la formación de las nuevas empresas

• Desigualdad en el ingreso• Desigualdad desarrollo de capital

humano

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¿Qué puede hacer el municipio para facilitar el desarrollo

empresarial?• Reingeniería a la tramitomanía• Impulsar mecanismos para promoción y

financiación de nuevas empresas, especialmente incubadoras, microempresas y pymes

• Promover el desarrollo económico y social para disminuir la desigualdad en el ingreso

• Invertir en formación de capital humano (educación y salud).

Naturalmente, el grado de gobernabilidad es función del grado de descentralización del país.

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Mantenimiento

• El pequeño hueco que apareció en la vía:1. Valía $1 taparlo cuando apareció2. Costó $1,000 cuando se tapó3. Y...¿Cuál fue el costo social entre 1 y 2? Haga una lista

• Invertir en mantenimiento preventivo sale menos costoso

• Al tomar la decisión de invertir en un proyecto debe asegurarse la capacidad real para mantenerlo.

• Una comunidad se merece sólo la infraestructura que sabe usar y mantener. Y nada más.

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El éxito del mantenimiento depende de:• Incorporar sus costos y asegurar sus fuentes desde la

formulación de los proyectos• Educar a la ciudadanía para el buen uso de la

infraestructura y de los bienes públicos• Incorporar objetivo obligatorio de educación ciudadana

a todos los proyectos municipales.• Asegurar apropiación y control ciudadano en el uso de

los bienes públicos y cogestión en el mantenimiento• Realizar los proyectos con estrategias participativas

para asugurar PERTi/eNENCIA y se incorpore el mantenimiento como condición de sostenibilidad.

• Establecer sistemas de mantenimiento preventivo• Establecer sistemas de señales para detectar con

oportunidad demandas de mantenimiento correctivo• Asignar responsabilidades claras para el mantenimiento• Nunca dejar crecer el problema

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¿Cuándo pierde competitividad a la ciudad

1. Cuando hay mucha tramitomanía2. Cuando es costoso para la empresa crearse y mantenerse3. Cuando las interrupciones y caidas en los servicios son

frecuentes4. Cuando hay gasto improductivo del tiempo del ciudadano5. Cuando se exigen desplazamientos costosos e innnecesarios6. Cuando la distribución del equipamiento urbano es ineficiente7. Cuando los radios de atención son inadecuados8. Cuando la infraestructura está deteriorada y mal mantenida9. Cuando las obras incomodan y se demoran más de la cuenta10. Cuando el capital humano es precario11. Cuando la conectividad es baja12. Cuando los servicios públicos son deficientes

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El Tablero de Gestión

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Tablero de Gestión

• Objetivos estratégicos (fines)• Objetivos operacionales (de área)• Indicadores• Rangos de alerta y Metas• Frecuencias de control• Responsable

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Ojetivos estratégicos

SISTEMA: ASEO URBANO

Objetivos Estratégicos• Mejorar la calidad ambiental• Mantener limpia la ciudad• Generar cultura ciudadana de

limpiezaGerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

MEJORAR LACALIDAD

AMBIENTAL

GENERARCULTURA

CIUDADANA

MANTENERLIMPIA LACIUDAD

OBETIVOSOPERACIONALES

X

X X X

X X

X X X

OPTIMIZARDISPOSICIÓN

ESTABLECERRECICLAJE

OPTIMIZARRECOLECCIÓN

EDUCAR A LACOMUNIDAD

Contribución de Objetivos

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RESULTADOESPERADO

INDICADORRANGOS DE ALERTA FRECUENCIA

DEL CONTROLRESPONSABLE

TABLERO DE GESTIÓN

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RESULTADOESPERADO

INDICADORRANGOS DE ALERTA FRECUENCIA

DEL CONTROLRESPONSABLE

CIUDAD LIMPIAPRESENCIA DE

BASURAS EN E.P.< 2%2-5%> 5% QUINCENAL Juan Cordero

Recolecciónoptimizada

Frecuencia deRecolección (días)

c/3 c/4 >4 semanal María Fonseca

TABLERO DE GESTIÓN

Viviendascubiertos

>90%70-90<70% semanal María Fonseca

Establecidoreciclajeen fuente

Porcentaje dedomicilios

>50%30-50<30% quincenal Hugo Reyes

Nota: las metas y las frecuencias de control se revisan y modifican según su evolución

Número dedistritos

>40 20-40 <20 mensual Hugo Reyes

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