UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAMÁLAUREATE INTERNATIONAL UNIVERSITIES

SEDE DE MAESTRÍAS Y POSTGRADOS

DISEÑO CONCEPTUAL DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN TPS

GRUPO N° 2

INTEGRANTES:

PAULETTE BYNOEC.I.P. 8-832-1838

ROGELIO CAMARGOC.I.P. 9-726-2032

FÉLIX FERNÁNDEZC.I.P. 8-749-1787

JOSÉ R. LUC.I.P. 3-712-2262

TRABAJO REALIZADO PARA EL CURSO DE ESTRUCTURA INFORMÁTICA DE LA EMPRESA DICTADO POR EL PROFESOR ANTONIO J. PERNETT AGNEW

SÁBADO 7 DE JULIO DE 2012

INDICE

A. Introducción…………………………………………………………………………………………

…………….….3

B. Análisis

FODA…………………………………………………………………………………………………

………4

C. Diseño de

Salidas…………………………………………………………………………………………………

..6

D. Diseño de

Entradas………………………………………………………………………………………………

16

E. Otras

pantallas………………………………………………………………………………………………

…….19

F. Diseño de macro

procesos………………………………………………………………………………….21

G. Diccionario de datos……………………………………………………………………………….

…………..22

H. Rentabilidad: Costo de Hardware y Software para la implementación…....……..22

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INTRODUCCIÓN

Para operar con mayor eficiencia, las empresas se apoyan cada vez más en los

sistemas de información, debido a que las diferentes actividades relacionadas con el

servicio al cliente se pueden realizar con mayor rapidez al mismo tiempo que se evita

el desperdicio y los errores.

Nuestro software está diseñado para acomodar las necesidades de varios tipos de

propiedades como lo son: hoteles, moteles, resorts, clubs, hostales, apartamentos y

otros lugares destinados al alojamiento de personas.

Dado que estas actividades son rutinarias, con la ayuda de la implementación de un

sistema TPS buscamos ayudar a los diferentes sitios a agregar valor a sus servicios

según sea el cliente, para de estar forma asegurar el éxito organizacional.

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1. Análisis FODA:

A continuación presentamos el análisis FODA del sistema manual vs. nuestro

proyecto:

Sistema Actual (Manual):

Fortalezas

o Permite el manejo de los datos de todos los huéspedes;

Oportunidades

4

o Existe la posibilidad de automatizarlo para brindar una mejor atención al

cliente;

Amenazas

o Posibles pérdidas de dinero por malos manejos de la información;

o Desventaja ante los software automatizados ya que estos trabajan más

rápido;

o Posible pérdida de clientes por deficiencias en el servicio al cliente;

Debilidades

o Error en los registros por parte de los usuarios;

o Alteración de los registros;

o Omisión de información importante;

o Servicio al cliente lento y deficiente;

Nuestra propuesta:

Fortalezas

o Permite mayor eficacia en el manejo de los datos de los huéspedes,

además permite el manejo de reservaciones, disponibilidad y mejor

procesamiento de las transacciones;

Oportunidades

o Facilita el servicio al cliente, brindando un servicio más rápido eficaz y

completo;

o Permite brindar un servicio personalizado a cliente y de mayor calidad;

Amenazas

o Mal uso por parte de los usuarios; sin embargo para contrarrestar este

efecto le damos al cliente un servicio de capacitación, además el

programa cuenta con un completo menú de ayuda para solucionar

cualquier duda;

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Debilidades

o Omisión de registro de información de los huéspedes por parte de los

usuarios; por ello brindamos un servicio de capacitación obligatoria a fin

que éstos (los usuarios) conozcan cada una de las partes del sistema.

2. Diseño de Salidas:

A continuación presentamos el diseño preliminar de los principales reportes del

sistema:

Reporte 1: Reporte de Tarifas

6

Reporte 2: Reporte de Historial de Habitaciones

7

Reporte 3: Gráfico de Status de Habitaciones

Reporte 4: Reporte de Estadía

8

Reporte 5: Reporte de Estadía de Grupos

Reporte 6: Reporte de Turnos por Empleado

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Reporte 7: Reporte de Caja (permite a cada empleado rendir su informe de caja)

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Reporte 8: Reporte Diario

11

Reporte 9: Reporte de Cuentas Malas

Reporte 10: Reporte Mensual

12

Gráfico de Ocupación Mensual

13

Gráfico de Cobros Mensuales

Reporte 11: Reporte Anual y Gráficos

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Reporte 12: Reporte de Ingresos

15

Reporte 13: Reporte de No Renta

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3. Diseño de Entradas

Pantalla 1: Ingreso de Reservaciones

Pantalla 2: Ingreso de Reservas por Grupo

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Pantalla 3: Pantalla de Ingreso (Check In)

Pantalla 4: Ingreso de tarifas

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Pantalla 5: Registro de Salidas (Check Out)

4. Otras pantallas:

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Pantalla de Consulta de Habitaciones

Pantallas de Configuración

Administración de Usuarios

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Respaldo de Datos Manuales y Automáticos:

Pantalla de Ayuda

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5. Diseño de Macroprocesos (Diagrama de Flujo)

6. Diccionario de Datos

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Acuse de recibo de los materiales

Inicio

Reservación

Sí

No

Decisión

Verificación de Disponibilidad

Fin

Check In

(x días)

Check Out

Nombre Tipo TamañoTxt_Apellido varchar 30Txt_Nombre varchar 30Txt_Direccion varchar 100Txt_Email varchar 30Txt_Telefono varchar 12Fecha_Cumpleaños datetimeTxt_NoID varchar 15Fecha_Reserva datetimeFecha_Inicio datetime Fecha_Fin datetime Txt_Totaldias int 2Txt_Habitacion varchar 15Txt_TipoTarifa varchar 15Txt_NoPersonas int 2Txt_NombreGrupo varchar 15Txt_Comentarios varchar 50

7. Rentabilidad:

Costo de Hardware y Software para la implementación

DESCRIPCIÓN COSTOServidor Dell PowerEdge T410

Incluye:Fuente de poderInstalación

Condiciones:

- Garantía de 1 año en piezas y mano de obra en sitio.- Entregable en 30 días una vez se reciba la orden de compra o el pago en efectivo 4,294.41Licencia de Windows Server Standard 2008 R2 623.47SQL Server y 5 cals 1,036.26

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Plataforma de Ezee Front Desk

Incluye:- Reservaciones- Check In- Check Out- Administración de usuarios y perfiles- Permite adaptar herramientas externas a la base de datos para generar reportes más personalizados.

Condiciones:- Licencia de uso y soporte 24x7 por un año.- Instalación de la plataforma en sitio (incluida la configuración de la base de datos).- Entrenamiento administrativo en sitio para5 personas, duración 7 días.- Pago del 50% antes de la instalación y 50% al final de la implementación (ATP)- Tiempo de implementación 80 días- Costo de la licencia luego del primer año $1,000.00 (manager) y $750.00 (usuarios regulares) 15,550.00TOTAL 21,504.14

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CONCLUSIÓN

Podemos concluir que el software Ezee Front Desk se perfila como una aplicación

que permite el mejor manejo de las reservas y el mejoramiento del servicio al

cliente en los lugares de estadía.

Este software permitirá y facilitará la toma de decisiones, ya que cuenta con los

reportes y herramientas necesarias para ello, como el reporte de caja, los reportes

de ingresos diarios, mensuales y anuales, los cuáles permitirán determinar la

rentabilidad del negocio.

Consideramos que este software brinda además, herramientas que permitirán

personalizar mucho más el servicio al cliente, lo que redundará en mayores

beneficios para los diferentes hoteles y moteles, ya que de esta forma los clientes

se sentirán bien atendidos y con deseos de volver a las instalaciones.

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