DIRECCIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD

Patricia Molina Carrillo

Manuel Rincón, M.Sc.

26 de Noviembre 2004

CONTENIDOMEDICION DE LA PRODUCTIVIDADALCANCE DE OBJETIVOSEVALUACION CUALITATIVAMEDICIÓN CUANTITATIVALOS RATIOSMEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DENTRO DE UNA EMPRESAELEMENTOS CLAVES PARA MEDIR LA PRODUCTIVIDADENFOQUE DE MEJORAMIENTO DE PRODUCTIVIDADMEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DENTRO DE UNA EMPRESACICLO DE RETROALIMENTACION DEL CONTROL PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD7 HERRAMIENTAS BASICAS DE LA CALIDADINDICADORES DE LA PRODUCTIVIDADBIBLIOGRAFIA

MEDICION DE LA PRODUCTIVIDADPor qué queremos medir la productividad?Requerimos de un indicador relativo de la efectividad con la que se estén cumpliendo los resultados deseados. Se necesita saber como se esta haciendo en comparación con el desempeño de los resultados anterioresDefinimos a la productividad como la relación entre:

Productividad =

Efectividad Eficiencia

Producción totalInsumos totales

Resultados logradosRecursos totales consumidos

=

=

MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD

La medición de la productividad revela que tan bien las personas y las organizaciones alcanzan las expectativas y los niveles de rendimiento.Cuando se conocen estos niveles, se pueden medir áreas especificas y por ultimo incrementar la productividad.

MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD

Servicio, la producción, la fabricación, o a las actividades procesadoras de materiales.

Las mediciones de la productividad pueden estar dirigidas al:

MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD

Los esfuerzos de medición se deben enfocar en la necesidad de desarrollar mejores medidas para mejorar la productividad.

La medición es sólo una manera de examinar y documentar la productividad.

ALCANCE DE OBJETIVOS

RESULTADOS PLANIFICADOS

OBJETIVOS DESCRIPCIONES TANGIBLES DE

SALIDA

Los estándares, o escalas o escala de logros aceptables deben de estar especificados en cada objetivo.

Cuan bien se combinen los objetivos logrados (resultados) con los niveles fijados para lograr estos objetivos es una medida directa de productividad.

Los objetivos varían de inmediatos a largo plazo.

•Volumen

•Participación en el mercado

•Variante en la fijación de precios

•Logro de programa•Trabajo pendiente•Volumen

•Desperdicios

•Devoluciones

•Errores

•Reelaboración

•Costo

•Utilización de capacidad

•Quejas

•Tiempo de proceso

•Margen de utilidad

•Recuperación de la inversión

•Rendimientos de los activos.

AREAS DE RESULTADO FINAL

Las maneras de evaluar el esfuerzo o el logro combinan dos métodos:

Cualitativos

(descriptivos)

Generalmente es utilizada en tareas abstractas, no repetitivas y creativas. Los datos obtenidos ayudan a validar las mediciones cuantitativas.

Cuantitativas

(Numéricos)

Tienden a ser utilizadas en tareas altamente estructuradas y repetitivas.

EVALUACION CUALITATIVA

Los métodos cualitativos utilizan la deducción, o

involucran el razonamiento de los principios

generales o conclusiones lógicas, específicas.Los métodos son:

Documentos

Entrevistas

Estudio de casos

modelo de toma de decisiones

Evaluación libre de objetivos.

DOCUMENTOS: o registros existentes son una fuente de información valiosa sobre logros pasados.

Aquí se revelan los puntos de partida, las tendencias, los eventos exitosos y los no exitosos, los cuestionarios, las entrevistas, las encuestas y otros documentos para futura referencia.

FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:

ENTREVISTAS: Esta fuente de información es algo limitada porque los participantes pueden reportar solo sus percepciones sobre lo que se ha discutido.

Las respuestas documentadas se convierten en recursos valiosos

FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:

ESTUDIO DE CASOS: Es un método detallado que recoge y organiza material pertinente para “Un tipo de actividad”

Una persona especifica o conjunto de actividades es estudiada en detalle, se analizan los datos y se explican los eventos

FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:

EVALUACION CUALITATIVA

MODELO DE TOMA DE DECISIONES:

La información utilizada en el modelo representa una amplia gama de áreas para que se puedan tomar decisiones o predicciones válidas y confiables.

.

EVALUACION CUALITATIVA

EVALUACION LIBRE DE OBJETIVOS: Ayuda a determinar cuán bien se demuestran ciertos efectos o acciones, utilizando los datos de un amplio conjunto de efectos o eventos.Para esto se requiere:

Recoger información directamente sobre lo que se esta haciendo.

Evaluar la eficacia sin centrarse sólo en el resultado u objetivos finales.

Considerar el papel de las variables de entrada e intermedios

MEDICION CUANTITATIVA:Cualquier progreso hecho en el área de medición numérica tiene un efecto positivo sobre el mejoramiento de la productividad.No se puede mejorar nada hasta que no se pueda medir.No se puede decir que se ha mejorado hasta que no se mide.

Los métodos seleccionados generalmente consideran costo, tiempo y disponibilidad de mediciones válidas y confiables.

Los métodos son:

1. Análisis del trabajo y estándares

2. Enfoque de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba

3. Directos e indirectos

4. Informales

5. Semi-formales

6. formales

MEDICION CUANTITATIVA

Análisis del trabajo y estándaresCalificación de Base de % de Base de Cantidad Base de ESTANDARES

Nivel de habilidad nivel de dificultad Frecuen peso esfuerzo peso de tiempo peso 1° 2° 3°

Trabajo/Tarea C,U,D (*) (1-7) cia 10 utilizado 10 retenido 10 elección elección elección

1(**) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

(*)C = Central, U = Unico, D = Dinamico (**) Números 1-12 son utilizados para desribir el contenido

COMENTARIOS: _________________________________________________________________________________________________

RECOMENDACIONES: ______________________________________________________________________________________________

FECHA: _______________________________________________ TRABAJO EVALUADO: _______________________________________

Enfoque de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba

Estos métodos examinan cuán bien logran los trabajadores los objetivos o metas organizacionales.

Enfoque de arriba hacia abajo

Enfoque de abajo hacia arriba

Las principales fuentes de datos consisten en variables de salida, mediciones de costos, tiempo y esfuerzo

Los objetivos y metas son utilizadas para clarificar la misión y estrategias de la organización.

DIRECTO E INDIRECTO

LOS ENFOQUES DIRECTOS:Utilizan la observación y medición del rendimiento en el trabajo

LOS METODOS INDIRECTOS:Generalmente son subjetivos e incluyen reportes verbales de supervisores, colegas y subalternos. Los reportes pueden carecer de información complementaria y pueden contener suposiciones o rumores

INFORMAL, SEMIFORMALES Y FORMAL

INFORMAL: Estos métodos estructurales pueden tener una base cualitativa, como en la entrevista, documentos y estudios de casos.

SEMIFORMALES: Aquí se distinguen el tiempo productivo del no productivo por medio de el muestreo laboral y los estudios de tiempo escalonado.

FORMAL: Las tareas altamente estructuradas, se cuadran mejor con la medición cuantitativa. Ejemplo:

Los estudios de tiempos y movimientos y los estudios de cronómetros.

DESARROLLO DE CRITERIOS NUMERICOS

LOS RATIOS: Expresan la relación entre dos cosas cuantificables, o contables mediante la división de una cantidad por la otra. Los datos de entrada y de salida que se utilizan en los ratios deberían basarse en la información del mismo proceso, mismo trabajo o misma persona.

SE UTILIZAN RATIOS GENERALMENTE PARA DEFINIR Y MEDIR LA PRODUCTIVIDAD

Producción realizada horas empleadas para lograr la productividad

= Producción horas

EJEMPLO DE MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD

PRODUCTIVIDAD =

Por ejemplo: 10 unidades de producción fueron fabricadas empleando 5 unidades de trabajo

10 5Durante un periodo posterior, se produjeron 12 unidades utilizando 6 unidades de trabajo

12 6

PRODUCTIVIDAD = =

PRODUCTIVIDAD = =

2.0

2.0

Para mejorar la productividad se debe llevar a cabo uno o más de los siguientes cambios

Mantener el mismo nivel de producción y al mismo tiempo reducir insumo o consumo de recursos.

10 = 2.5 4 Mantener el mismo nivel de insumos y al mismo tiempo

aumentar la producción 11 = 2.2 5 Incrementar el nivel de producción y al mismo tiempo

reducir insumos 11 = 2.75 4

PRODUCTIVIDAD =

PRODUCTIVIDAD =

PRODUCTIVIDAD =

En las siguientes tablas muestran ejemplos de ratios de productividad de: Contabilidad, Ingenieria, Industrial/Organizacional y Administración.

GENERAL:        

   

Consumo Energía de consumo Materiales de consumo

Insumo Energía de insumo Materiales de insumo

   

Capital de consumo Consumo Laboral  

Capital de insumo Insumo laboral  

CONTABILIDAD:      

   

Ganancias Ganancias Ventas Ventas  

Ventas Empleado Activos fijos Capital empleado

INGENIERIA        

   

Eficiencia Resultados logrados Trabajo útil  

Eficacia Recursos consumidos energía  

   

Consumo eficaz Consumo actual  

Consumo actual Consumo potencial  

INDUSTRIAL/ORGANIZACIONAL        

   

Consumo Consumo Trabajos completados Consumo del trabajador  

Insumo Estándar (*) Trabajos intentados Insumo de horas de trabajo

  

(*) Los ejemplos de estándares son calidad, o entrega puntual de productos o servicios             

ADMINISTRACIÓN:        

   

Rendimiento de administración Logro individual  

Costo de administración Logro de grupo de trabajo

   

Logro Mensual  

Nivel por año      

PUNTO DE VISTA ECONOMICO    

   

Ejemplo:  

   

Salida 1990/Entrada 1990 1.1  

Salida 1989/ Entrada 1989 1.0  

   

1.1/1.0 = 1.10 Representando un incremento anual de un 10%         

Desde la perspectiva de un sistema, tenemos que hacernos las siguientes preguntas:

¿Están los datos de entrada son fácilmente identificables? ¿Son fáciles de medir?

¿Son convenidos por los gerentes? ¿Tangibles?¿ Los datos de entrada son fácilmente comprensibles?

¿Quién decide que variables de entrada y de salida son utilizadas en los ratios?

MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DENTRO DE UNA EMPRESA

Las compañías se enfrentan con competidores esforzados en fabricar y distribuir mejores productos a menor o igual costo.

El mejoramiento del desempeño en la fabricación (excelencia en la manufactura), es la clave para afrontar el reto de la productividad.

Se deben integrar los esfuerzos abarcando todos los niveles de la organización

MEJORAMIENTO CONTINUO HACIA LA EXCELENCIA

CAMBIO

COMPROMISO

OBJETIVOS

MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD

EL PROCESO DEL CAMBIOEn una organización que quiere introducir el cambio deberán reconocer que los cambios ocurren con lentitud, y que pasan por una serie de etapas:

1.RECONOCER LA NECESIDAD DEL CAMBIO

2.DEFINIR PROBLEMAS

3.BUSCAR ALTERNATIVAS

4.ESTABLECER METAS (Se identifica en donde quiere estar la compañía después del cambio)

5.DESCONGELAR (Se libera a la organización de manera que pueda cambiar)

6.MOVER (Se dirige conscientemente al proceso del cambio)

7.LLEGAR (Se establece cuando se han cumplido las metas)

8.RECONGELAR (Se estabiliza y refuerza el cambio)

EN BUSQUEDA DE LA EXCELENCIA

Muchas compañías que quieren introducir mejoras a la productividad, luchan a veces con la pregunta de dónde y cómo comenzar.

Para muchos la decisión clave es “Comenzar”, iniciar acción.

Existen numerosos ejemplos de programas eficaces de categoría mundial que pueden utilizarse como punto de referencia.

?

1. Actúan

2. Se mantienen cerca del cliente

3. Alientan la actitud emprendedora de su personal

4. “Viven” el ideal a través de su gente

5. Sus gerentes son individuos cuyo papel es conformar los valores culturales

Enumeraremos ocho características comunes de empresas como Toyota Ltd., Mitsubishi que utilizan para mejorar la productividad

6.- No se involucran en negocios que no entienden

7.- Sus estructuras organizacionales son simples y sus estructuras de soporte administrativo son impecables.

8.- Se ciñen a unos cuantos valores clave, pero dejan que su personal sea innovador en la forma de apegarse a esos valores.

Enumeraremos ocho características comunes de empresas como Toyota Ltd., Mitsubishi que utilizan para mejorar la productividad

ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

TECNOLOGIA

La tecnología influye profundamente en el mejoramiento de la productividad es la combinación de equipo y procesos, a través de los cuales se produce o entrega un producto o servicio

ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

INVOLUCRAMIENTO

Las empresas de clase mundial integran a la gente, comprometiéndolas a que tengan lugar los cambios, e involucrándolas emocionalmente con la empresa y su futuro.

ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

INNOVACION

El mejoramiento de la productividad implica un cambio positivo, el solo concepto de mejoramiento sugiere la introducción de algo nuevo: una manera de hacer algo ,una idea, un método nuevo.

ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

MEJORA CONTINUA

El mejoramiento, genera mejoramiento, y a mayores logros en valor agregado conduce a mejores resultados.

ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

MEJORAMIENTO CONTINUO

TEC

NLO

GIA

INNOVACIONJIT

TQC

INVOLU

CRAMIE

NTO

El enfoque de mejoramiento de la productividad supone algunas premisas básicas

Primero: La productividad debe de mejorar

Segundo: Las mejoras importantes no necesitan ser costosas

Tercero: Enfocarse en las operaciones y la ejecución sin defectos no es un fenómeno cultural. (Nunca hay tiempo para hacerlo bien pero siempre hay tiempo para volver a hacerlo)

Cuarto: El desarrollo interno de las capacidades es muy importante

Quinto: Cada compañía será diferente

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DENTRO DE UNA EMPRESA

Un producto que es de calidad da al cliente no solo satisfacción, sino también un valor adicional al costo.

Este compromiso de calidad total es un concepto dominante que debe convertirse en parte del clima organizacional y de las expectativas.

La relación entre calidad y productividad es muy obvia, no tiene sentido intentar mejoras en la productividad, sin la capacidad para elaborar un producto consistente y satisfactorio.

CALIDAD: Significa que un producto satisface las expectativas del cliente.

CICLO DE LA RETROALIMENTACION DEL CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD.

PLANEACION

¿Qué debería

hacerse?

Determinación de las características importantes y fijación de los estándares

Información de “Lo que es”

Vs “Lo que debería de ser”

Determinación de los requerimientos para el control y el mejoramiento

ANALISIS DE LOS RESULTADOS

¿Cómo puede mejorarse el plan?

MEDICION

¿Se está haciendo?

EL COMPROMISO DE LA CALIDAD TOTAL (TQC) SE DEBE APOYAR TODA UNA CONCEPCIÓN SERIA DE MEDICIÓN CON ESTADISTICAS MUY SÓLIDAS, ENFOCADOS A LA PRODUCTIVIDAD

1. Recopilación de datos

2. Sumarización y presentación de datos (Se emplean para fines de evaluación)

3. El principio de Pareto (Encuentra los defectos de ocurrencia más frecuentes o la fuente o causa más común de defectos)

7 HERRAMIENTAS BASICAS

4.-Elaboración de diagrama causa-efecto (de pluma de hueso de pescado) (dirige la pregunta de porque ocurre la dispersión.)

5.-Las hojas de verificación (sirven para constatar que se hayan seguido todos los pasos de un procedimiento estándar.

7 HERRAMIENTAS BASICAS

6.-Diagramas de dispersión (se emplean para buscar patrones entre los datos reunidos a través del tiempo en diferentes equipos o para diferentes materiales o métodos)

7.- Las graficas de control ( Se utilizan sistemáticamente para rastrear el comportamiento de una variable de interés)

7 HERRAMIENTAS BASICAS

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Los indicadores son los dispositivos a medir, o registrar y obviamente indicar.

CADA ACTIVIDAD EN LA ORGANIZACIÓN TIENE SEÑALES O INDICADORES MEDIBLES

DATOS HARDDATOS SOFT

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

DATOS HARD: Representan mediciones, que se clasifican típicamente como costo tiempo y calidad.

Provienen de la entrada o de la salida y son fáciles de recolectar

EJEMPLOS DE DATOS HARD

SALIDA

Unidades producidas

Toneladas fabricadas

Artículos Vendidos

Tareas completadas

Producción por hora/hombre

SALIDA

Unidades producidas

Toneladas fabricadas

Artículos Vendidos

Tareas completadas

Producción por hora/hombre

CALIDADDevolucionesDesperdiciosReelaboraciónDefectos de producto

CALIDADDevolucionesDesperdiciosReelaboraciónDefectos de producto

TIEMPOEquipo inactivoTiempo de reparaciónDías de tiempo perdidoAltos en el trabajoCOSTOS

Costo por unidadCosto por variablesCostos operativosCostos fijos

COSTOSCosto por unidadCosto por variablesCostos operativosCostos fijos

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

DATOS SOFT: Generalmente son subjetivos y difíciles de definir recolectar y analizar

Están clasificados típicamente como hábitos de trabajo, sentimientos, actitudes e iniciativa

EJEMPLOS DE DATOS SOFT

CLIMA DE TRABAJO

Quejas de los empleados

Satisfacción del trabajo

HABITOS DE TRABAJO

Ausentismo

Demora

Descansos excesivos

Desarrollo/progreso

No. de ascensos

No. De incrementos de pago

No. De asistencias a programas de capacitación

BIBLIOGRAFIA1.-MANUAL DE LA PRODUCTIVIDAD

Elizabeth A. Smith

Ediciones Macchi

HD57 S55

2.-PRODUCTIVIDAD

David Bain

Mc Graw-Hill

HD56 B35

3.-ADMINISTRACION PRODUCTIVIDAD Y CAMBIO

Robert R. Bell/John M Burham

Campaña editorial continental

HD56 B45

4.-OPTIMIZACION DE LA PRODUCTIVIDAD

Ricardo Rodríguez Gómez

Trillas

HD57 R63