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Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
“Gestión Documental”
Diplomado en Transparencia y Protección de Datos Personales, ITEI - CUCosta UdeG
13 de octubre de 2017
Objetivo
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
Identificar los elementos que debe
contener un sistema de gestión
documental, realizar un breve diagnóstico
y revisar lo más apremiante de la
normatividad vigente aplicable a los
sujetos obligados de Jalisco.
Índice
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
• Dinámica, la importancia del Archivo.
• Capacidades organizacionales indispensables
a considerar con las nuevas responsabilidades
en los entes públicos.
• Definiciones, conceptos, instrumentos, del
sistema de gestión documental.
• Diagnóstico y revisión del instrumento de
control y consulta archivistica más apremiante.
Dinámica
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
Análisis de un video
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
• Capacidades
organizacionales
indispensables a
considerar con nuevas
responsabilidades en los
entes públicos.
Unidad
Obligaciones
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
Art. 24 LTAIPEJM
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
Gestión Documental
Conjunto de actividades para el manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar utilización y conservación;
¿Qué es esto?
¿PORQUE LA NECESIDAD DE ORGANIZAR
UN ARCHIVO?
Problemática a nivel documental
Crecimiento y complejidad
en la administración
pública
• Anárquica. Abuso de técnicas de reproducción, falta de técnicas de identificación y organización documental.
• Ausencia de políticas de control, ausencia de mecanismos integrados de manejo de documentos a nivel de organización de las unidades encargadas de dicha responsabilidad como a nivel de su funcionamiento.
• Inadecuado de testimonios oficiales, propiedad privada de documentos públicos, conservación ineficiente, uso limitado de la información documental en las gestiones públicas.
• Inexistencia o limitadas transferencias de archivos, indefinición de plazos de conservación, saturación de archivos, dispendio de recursos y problemas de depuración.
PRODUCCIÓN
CIRCULACIÓN
USO
CONTROL
RESULTADO = BLOQUEO DE LA CAPACIDAD INFORMATIVA
EXPLOSIÓN
DOCUMENTAL
Para proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad. Facilitar su localización conceptual, es decir, acceder a la información contenida en el acervo documental. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para un eficaz control y manejo de los mismos.
¿PORQUE LA NECESIDAD DE ORGANIZAR
UN ARCHIVO?
¿Elemento común?
Es todo registro de información, independientemente del soporte
Es necesario también, hacer notar que estos dos conceptos NO son sinónimos
Expediente Tomo (o legajo)
El conjunto de documentos que forma un expediente puede tener apartados (separaciones, divisiones), ó estar contenido en mas de un tomo, de acuerdo a las necesidades especificas del trámite
No. 36
No. 36 I
II III
Parte de la documentación de un expediente subdividido para facilitar su manejo y
conservación.
Cuando:
no existan antecedentes del asunto en los archivos del
área. Se trate de un nuevo asunto o materia. La materia o asunto de que se trate el documento exista
en el archivo, pero no corresponda al ejercicio fiscal actual o a la gestión gubernamental actual.
Apertura de un expediente de archivo
ORDENACIÓN
Necesito ordenar este archivo…
Es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad
de orden establecida de antemano.
MÉTODO
ALFABETICO
GENERAL
ONOMÁSTICO
ASUNTOS O
MATERIAS
GEOGRÁFICO
CROMÁTICO MAC BEE
DECIMAL
TOPOGRÁFICO
CRONOLÓGICO
NUMÉRICO
COMPUESTO
NUMÉRICO
SIMPLE
CONVENCIONALES
A,B,C, … ,Z
1,2,3,4,… 1,1
1,2
2,5
111.0
121.01
131.10
SALA
SECCION
NIVEL
CAJA
1978 ENERO
2005 MARZO 10 CAMARAS
CONTRATOS
COTIZACIONES
PÓLIZAS
Aguascalientes
Baja California
Campeche
Chiapas
BARRERA LOPEZ, Miguel
MARTINEZ ROMERO, Felipe
Métodos de ordenación
I. De observancia obligatoria (segundo)
II. Todos los documentos de archivo administrativo, con
independencia del soporte, deben tratarse conforme a los procesos de gestión documental (quinto)
III. Los S.O. deberan establecer el Sistema Institucional de Archivo con sus componentes normativos y operativos (sexto)
IV. Elaborar los instrumentos de control y consulta archivistica.
Lineamientos para la organización y conservación de archivos
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Es el conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos que desarrolla cada S.O. A través de la ejecución de
la Gestión Documental
Archivo
Trámite (AT)
Archivo
Concentración
Archivo
Histórico
Ciclo de Vida de los Documentos
Fase
activa
Fase
Semi activa
Fase
inactiva
Transf.
Primaria
Eliminación Valores Primarios
Sucesión de fases en que se divide la existencia de los documentos, con
el fin de estudiar el procesamiento más apropiado a cada momento, el
tratamiento más favorable frente a los sucesivos usos y usuarios que los
solicitan y decidir el destino final de eliminación o transferencia a archivo
permanente.
100% -100%
5 % al 10%
% Valores Secundarios
(Vigencia documental) [Admvo, legal, contable]
[testimonial, evidencial informativo]
Generar documento
Abrir expediente
Integrar expediente
Cerrar expediente
Inventario documental
Transferencia primaria
Archivo de Trámite
AC
Unidad responsable de la
administración de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio
de las atribuciones de una unidad
administrativa
Facilita el control y
seguimiento de los
asuntos localizados en
los documentos.
Son fuente de consulta
para la toma de
decisiones.
Asegura la
organización, secuencia
e integración de los
documentos producidos
por una entidad con
referencia a un asunto o
trámite.
Liberar a las
administraciones de
los documentos que
ya no son necesarios
para su trabajo diario.
Evitar saturaciones
a los archivos
históricos.
Asegurar la
selección de
documentos.
Archivo de Concentración
Integrar archivo
Servicios a usuarios
Inventario documental
Transferencia Secundaria AH
Organización
topográfica
Conservación
y custodia
Baja documental
Valoración secundaria
Responsable de la administración de
documentos cuya consulta es esporádica por
parte de las unidades administrativas de los
sujetos obligados, y que permanecen en él
hasta su destino final.
Archivo Histórico
Resguarda documentación que previamente ha pasado por un proceso de valoración y ha sido dictaminada con valores secundarios.
Administrar Divulgar
Organizar Describir Organización topográfica
Servicios a usuarios
Inventario documental
Fuente de acceso público y unidad
responsable de administrar, organizar,
describir, conservar y divulgar la
memoria documental institucional.
Divulgar Catálogos
Conservar
Custodiar
Ciclo de Vida de los Documentos ETAPA DEL
DOCUMENTO FASE
ACTIVA FASE
SEMI ACTIVA FASE INACTIVA
O HISTÓRICA
TIPO DE ARCHIVO
USO
USUARIOS
Trámite Concentración Histórico
Constante Ocasional
precaucional Diverso
VALORES DOCUMENTALES
Administración e interesados
Administración Todos
Primarios: A, L, C.
Primarios Secundarios:
I,T y E.
T. Primaria T. Secundaria TIPO DE
TRANSFERENCIA
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
(destino)
Valoración
Conservación Permanente
Eliminación
Es el análisis y estudio de los documentos, para
determinar su utilidad o valor a lo largo de sus
etapas así como para designarles tiempo
(vigencia documental)
y espacio de conservación o eliminación.
Valores primarios Valores Secundarios
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Valores Primarios Valor ADMINISTRATIVO
El que tiene los documentos de archivo para la administración que los ha producido o recibido, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación.
Valor LEGAL Es el que puedan tener los documentos para servir como prueba ante la Ley y/o así certificar derechos y obligaciones de la Administración Pública o de los ciudadanos.
Valor FISCAL O CONTABLE El que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operación destinadas al control presupuestario y como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias.
Valores Secundarios
Valor EVIDENCIAL El valor que tienen los documentos en virtud de su relación con derechos
imprescriptibles de las personas físicas y morales.
Valor TESTIMONIAL Significa la utilidad permanente de los documentos, por reflejar la evolución del organismo administrativo que los creó.
Valor INFORMATIVO
Es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio de cualquier campo del saber.
Valores según su uso
Valores Primarios
Administrativo Legal Contable o Fiscal
Valores Secundarios
Evidencial Testimonial Informativo
Uso administrativo
Uso Público General
Vigencia Documental
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, contables o fiscales, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
La vigencia puede iniciar de varias maneras, principalmente inicia con la firma de la autoridad competente o con la fecha indicada o establecida en los propios documentos.
Archivo de Trámite y Archivo de Concentración
≠
Periodo durante el cual, un documento de archivo mantiene sus valores administrativo, legal o contable, conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los lineamientos.
Plazo de conservación
Vigencia Documental (AT + AC) AT= Archivo de tramite AC= Archivo de Concentración
Conservación de expedientes
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
De acuerdo a lo señalado en la Ley Federal de Archivos
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CLASIFICACIÓN
Es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo.
Expediente
FONDO
Sección
Sección
Sección
Serie
Expediente Expediente
Sección
Sección
Sección
Serie
Serie
Serie
Serie Serie
SUB-SERIE
SUB-SERIE
SUB-SERIE
SUB-SERIE
SUB-SERIE
Expediente
Unidad Documental
simple
Estructura Archivística (Funciones comunes y sustantivas)
Expediente
Serie
Serie Serie
Unidad Documental
simple
Expediente
Expediente
Expediente
FONDO
Sección
Sección
Sección
Serie
Expediente Expediente
Sección
Sección
Sección
Serie
Serie
Serie
Serie Serie
SUB-SERIE
SUB-SERIE
SUB-SERIE
SUB-SERIE
SUB-SERIE
Expediente
Unidad Documental
simple
Expediente
Serie
Serie Serie
Unidad Documental
simple
Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia con cuyo nombre se identifica
(Es el nombre de la dependencia)
Cada una de las divisiones del fondo, basada
en las funciones de cada dependencia (Son los niveles de mando superior)
División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos,
sobre una materia o asunto especifico. (Son las acciones que realiza cada unidad
administrativa para cumplir con sus funciones)
Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para uso corriente, y se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente
es la unidad básica de la serie.
La unidad archivística mas pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una
fotografía, una grabación sonora.
Archivo de Concentración
Archivo Histórico
Eliminación (Baja documental)
Transferencia Primaria
Transferencia Secundaria
ValoresPrimarios (Vigencia documental)
[Admvo, legal, contable]
Valores Secundarios
[testimonial, evidencial informativo]
Fase Activa Fase Semiactiva Fase Inactiva
Archivos de Trámite
Ciclo Vital de los Documentos
Expurgo
Archivos de Trámite
Archivos de Trámite
Coordinación de Archivos • Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) •Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)
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INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL ARCHIVÍSTICO
Para la sistematización de los archivos
I. Cuadro general de clasificación archivística; (niveles de Fondo, Sección y Serie) II. Catálogo de disposición documental, y III. Inventarios documentales: a) General; b) De transferencia, y c) De baja. Así como la Guía de archivo documental y el índice de expedientes clasificados como reservados.
Lineamientos para Organización y Conservación de Archivos Décimo tercero y Décimo cuarto, CSNT
Instrumento técnico que refleja la estructura de un
archivo con base en las atribuciones y funciones de la
dependencia.
Existen dos: SUSTANTIVAS y COMUNES
Cuadro General de Clasificación Archivística
(CGCA)
Es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos
existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativo.
En sí, es el instrumento que indica de manera organizada y reglamentada qué hacer con la
documentación en las distintas áreas de archivo.
Catálogo de Disposición Documental
(CADIDO)
Instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su
localización (inventario general), de transferencia
(inventario de transferencia) o de baja documental
(inventario de baja documental).
En si, es un instrumento de registro, de control y localización tanto de la
documentación como de la información que contiene.
Inventarios documentales
Esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de una
dependencia o entidad,
que indica sus características fundamentales
conforme al cuadro general de clasificación
archivística y sus datos generales.
Guía Simple
Diagnóstico
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
¿Cómo lograrlo?
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
Construcción Metodológica
profesionalización
Sistematizar
Automatizar
Planificar, fines •Sistema
Institucional de Archivos y
de gestión documental
Diagnóstico
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
LINEAMIENTOS PARA
LA ORGANIZACIÓN
Y CONSERVACION DE
ARCHIVOS
(SNT) MAYO 2016 Diagnóstico
Difusión de archivos
Normatividad en archivos.
Personal del archivo.
Status de los documentos
Infraestructura física e
informática.
• Segundo. Los Sujetos obligados contarán con un plazo máximo de 12 meses posteriores a la publicación de los presentes Lineamientos, para la implementación del Sistema Institucional de Archivos.
• Tercero. A partir de la entrada en vigor de los presentes Lineamientos, los Sujetos obligados contarán con un plazo de 24 meses posteriores a su publicación, para la instrumentación del sistema de administración de archivos y gestión documental.
Plazos de la obligaciones
Lineamientos para Organización y Conservación de Archivos
• Cuarto. Los Sujetos obligados que no cuenten con los responsables de las áreas, instancias y unidades del Sistema Institucional de Archivos, deberán designarlos a más tardar en 30 días hábiles posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.
• Quinto. Los Sujetos obligados que no cuenten con los instrumentos de control y consulta archivísticos deberán elaborarlos a más tardar a los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.
• Sexto. A partir de la entrada en vigor de los presentes Lineamientos, los Sujetos obligados deberán establecer el Programa anual de desarrollo archivístico para el ejercicio de 2017 a que se refieren los presentes Lineamientos.
• Séptimo. Los Sujetos obligados deberán contar con un grupo interdisciplinario a más tardar a los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.
• Octavo. Los Sujetos obligados deberán establecer políticas de gestión documental electrónica, guarda y custodia y políticas de protección de datos, a más tardar a los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.
• Noveno. Los Sujetos obligados deberán establecer un programa de Preservación digital, a más tardar a los 18 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.
INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL ARCHIVÍSTICO
Para la sistematización de los archivos los sujetos obligados
I. Cuadro general de clasificación archivística; (niveles de Fondo, Sección y Serie) II. Catálogo de disposición documental, y III. Inventarios documentales: a) General; b) De transferencia, y c) De baja. Así como la Guía de archivo documental y el índice de expedientes clasificados como reservados.
Lineamientos para Organización y Conservación de Archivos Décimo tercero y Décimo cuarto, CSNT
1. Ubicar jerárquicamente área donde trabajamos.
2. Revisar la normatividad que determina sus funciones
3. Analizar de cual de esas funciones se generan documentos.
4. Describir en que consisten los documentos, su contenido, si son electrónicos.
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
https://www.itei.org.mx/v4/index.php/transparencia/fraccion/art8-1g
Coordinación General de Archivo, Sustanciación de Procesos y
Unidad de Transparencia
www.itei.org.mx
Av. Ignacio L. Vallarta 1312 Col. Americana
Guadalajara, Jalisco. CP 44610 (52) 33 36305745 EXT 1452 Y 1453
MTRO. JUAN CARLOS CAMPOS HERRERA COORDINADOR GENERAL DE ARCHIVO, SUSTANCIACIÓN DE PROCESOS Y UNIDAD DE TRANSPARENCIA
LIC. CARLOS ALBERTO DE CASO MUÑOZ COORDINADOR DE UNIDAD DE TRANSPARENCIA
LIC. ALEXANDRA MONTSERRAT HERNANDEZ OFICIAL DE ARCHIVO
@juancarlos8105
MUCHAS GRACIAS…