CURSO TALLER PARA LA

ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

DE LOS ARCHIVOS DEL IPN

AREA CAPACITADORA:

Coordinación de Archivos

AREA DE ADSCRIPCIÓN:

Departamento de Administración de Documentos y Archivos

TITULAR:

Lic. Eric Guillermo Conde López

AREA CAPACITADORA:

Coordinación de Archivos

AREA DE ADSCRIPCIÓN:

Departamento de Administración de Documentos y Archivos

TITULAR:

Lic. Eric Guillermo Conde López

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

La LFTAIPG Provee lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal

Administración Pública: Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la política, voluntad de un gobierno, como es expresada por las autoridades competentes.

SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía,

iglesia, instituciones: elecciones, información ECONOMICAS moneda, crédito, comercio

exterior, precios, inversión, agricultura, industria, energéticosPRINCIPALES COLECTIVAS SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo, relaciones laborales, asistencia social,

EDUCATIVAS investigación científica, educación general, para adultos, etc.

CULTURALES entretenimiento

ADMON. DE RECURSOSAUXILIARES SERVICIOS INTERNOS HUMANOS, MATERIALES,

FINANCIEROS, DE SERVICIOS JURÍDICOS O CONTENCIOSO

DIRECTIVAS MANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA (Estudios y formulación de Programas)ORGANIZACIÓN (Servicios)

CONTROL (Operaciones y Relaciones Públicas)

INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS

Funciones de la Administración PúblicaFunciones de la Administración Pública

INFORMACIÓN• Es el conocimiento que los hombres perciben por

medio de uno o más sentidos, la información permanece intangible hasta que está se representa de una manera formal con datos, la información cuando esta representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.

DOCUMENTO• Todo escrito o materia donde se registra

información que se recibe o se expide en una oficina, refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Son conservados como testimonio, prueba y continuidad de la gestión administrativa.

• ARCHIVO Se considera con tres acepciones.

• 1.- Conjunto de documentos cuales fueren su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad y son ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, y ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

• ARCHIVO• 2.- Institución responsable de la acogida,

tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

(Archivo General IPN)

• ARCHIVO• 3.- Edificio o parte de un edificio donde los

documentos son conservados y prestados.

• Organización: Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNOrganización Administrativa

• Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una manera uniforme.

Eje: CGCA = Cuadro General de Clasificación Archivística

Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y diferencias

Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un FONDO

CLASIFICACIÓN

Estructura Archivística

Fondo = Instituto Politécnico Nacional

• Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica

Secciones

• Son las divisiones del FONDO, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables

Serie• División de una Sección que corresponde al

conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución y que versan sobre una batería o asunto especifico

ÍNDICE DE CGCA

S

CCOMUNES

SUSTANTIVAS

FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÒN PÚBLICA

FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÒN PÚBLICA

• RECURSOS HUMANOS

• RECURSOS MATERIALES

• RECURSOS FINANCIEROS

• SERVICIOS GENERALES

• JURIDICOS, LEGALES ETC.

PEDAGOGÍA *

ADMINISTRACIONEN LA EDUCACIÓN *

EXTENSIÓN EDUCATIVA *

MEDIOS DE COMUNICACIÓN *

ÁREA MÉDICA *

SECTOR EDUCATIVO

TODAS LAS INSTITUCIONES

CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LA

FORMULA CLASIFICADORA DEL EXPEDIENTE

PARA RESPETAR LA FORMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DENTRO DE LOS

ARCHIVEROS, QUEDARÍA DE LA SIGUIENTE FORMA:

SEPARACION:

POR ESTRUCTURA O

POR FUNCIONES O ASUNTOS

ESTRUCTURA

• La base para formar los expedientes

EJEMPLO:

DIRECCION GENERAL

ABOGADO GENERAL

SECRETARÍA TÉCNICA

Asunto o Materias

• La base para formar los expedientes

EJEMPLO:

JUBILACIÓN

ALTAS DE PERSONAL

BECAS DE INVESTIGACIÓN

La base para formar los expedientes son los asuntos

DENTRO DEL EXPEDIENTE VAMOS A TENER SEPARADORES POR ESTRUCTURAS O UNA HOJA DE COLOR QUE NOS AYUDE A DIFERENCIAR LA

ESTRUCTURA

• Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la ordenación de los documentos. Estos métodos se pueden combinar para formar métodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.

MÉTODOS DE ORDENACIÓN

MÉTODOS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL

NUMERICONUMERICO

SIMPLESIMPLE

1, 2, 3, 4, 5, …

NUMERICONUMERICO

COMPUESTOCOMPUESTO

1,1

1,2

1,3

CRONOLOGICOCRONOLOGICO

1978 DIC

1979 ENE

TOPOGRAFICOTOPOGRAFICO SALA G

SECCION H

ESTANTE 2

NIVEL 3

CAJA 2DECIMALDECIMAL

111.0

111.1

111.2

121.0

121.01

131.10

CROMATICOCROMATICO

GEOGRAFICOGEOGRAFICO

AGUASCALIENTES

BAJA CALIFORNIA NORTE

BAJA CALIFORNIA SUR

CAMPECHE

ASUNTOSASUNTOS

OO

MATERIASMATERIAS

ÁREA MÉDICA

LEGISLACIÓN

OBRA PÚBLICA

PEDAGOGÍA

ALFABETICOALFABETICO

GENERALGENERAL

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z

NN

UU

MM

EE

RR

IICC

OO

AA

LL

FF

AA

BB

EE

TTII

CC

OO CONVENCIONALESCONVENCIONALES

METODOSMETODOS

• Ordenar en secuencia los documentos de acuerdo a las letras del alfabeto, de la A- Z, tomando letra por letra de la primera palabra: Aa, Ab, Ac, etc., cuando son idénticas las palabras se toma la siguiente letra.

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K………… Z

ORDENACIÓN ALFABÉTICA

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• 1.- Los nombres de personas se transponen colocando en primer lugar el apellido paterno, luego el materno, si se usa, y tras de una coma el nombre o nombres de pila:

Luís Montes MONTES, Luís

Carlos Pérez Díaz PÉREZ DÍAZ, Carlos

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• Si el usuario del nombre acostumbra abreviar sus elementos consignando sólo la inicial de alguno de ellos, la inicial se escribe en el lugar donde aparece.

Antonio Sánchez G. SANCHEZ G., Antonio

José T. Guzmán GUZMAN, José T.

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• Los apellidos ingleses y norteamericanos siguen un orden de importancia diverso al nuestro. Con ellos, debe ponerse en primer término lo que aparentemente es el segundo apellido:

Walter Lang Thompson

THOMPSON, Walter Lang

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• Es muy frecuente en estos nombres que el segundo elemento se consigne como inicial solamente. Se aplica la regla ya sabida:

James H. Sullivan SULLIVAN, James H.

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• 2.- Muchos apellidos nacionales y extranjeros van precedidos de partículas como de, de la, de los, de las, del, da, di, della, des, du, von, van, etc. Tales partículas deben separarse del apellido y unirse al nombre de pila.

• Julio de la Mora MORA, Julio de la• Carlos del Valle VALLE, Carlos del• Daphne du Mourier MOURIER, Daphne du• Benedetto da Majano MAJANO, Benedetto da• Karl von Schneider SCHNEIDER, Karl von

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• Se exceptúan de esto ciertos elementos de apellidos generalmente extranjeros, como Mac, Mc., O’, y las unidas por guión al apellido pues se estima, según algunos autores, que forman parte integrante del apellido.

• En cambio:

• James Mc Intire MC INTIRE, James• Jacques La-Rue LA RUE,Jaques• Bernardo O’Gorman O’GORMAN, Bernardo• Ana d’Othemard D’OTHEMARD, Ana

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• 3.- Los nombres de las señoras casadas o viudas, que en ocasiones presentan el apellido propio y del esposo se escriben poniendo en primer lugar el apellido propio. Si no lo usan completo se toma en primer término el apellido del esposo, poniendo después los restantes elementos

• María Reyes de Rodríguez REYES DE RODRIGUEZ,María• Luisa Zalce Vda. de Ríos ZALCE VDA. DE RIOS, Luisa• Ofelia H. de Fuentes FUENTES, Ofelia H.DE

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• 4.- Aunque los títulos profesionales y grados militares o eclesiásticos no forman propiamente hablando parte del nombre, se les consigna para mayor certidumbre de identificación, poniéndolos en último lugar:

• Dr. Guillermo Araujo E. ARAUJO E., Guillermo, Dr. • Gral. Leopoldo Zertuche ZERTUCHE, Leopoldo, Gral,

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• 5.- En los nombres de establecimientos o empresas, los artículos el, la, los, las, se colocan en último término:

• La Comercial Mexicana COMERCIAL MEXICANA, La• La Europea, S. A. EUROPEA, S. A., La

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• 6.- Palabras genéricas comunes en las denominaciones comerciales, como lo son: Fábrica de, Banco, Banco de, Compañía de, y otras y también las que designan ramos comerciales tales como Mueblería, Ferretería, Carnicería, etc,, deben en opinión de algunos, ponerse también en último lugar.

• Mueblería Universal UNIVERSAL, Mueblería• Cámara de Comercio COMERCIO, Cámara de• Carnicería Cosmopolita COSMOPOLITA, Carnicería• Banco de México, S. A. MEXICO, S. A., Banco de

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• 7.- Las razones sociales se usan tal y como aparecen:

• García, López y Cía.

• GARCIA, LOPEZ Y Cía.

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO

• 8.- A nombres de empresas iguales debe añadirse su lugar de ubicación:

• La Consolidada, S. A. CONSOLIDADA, S. A., La (México, D. F.)• La Consolidada, S. A. CONSOLIDADA, S. A., La (Monterrey, N. L.)

MÉTODOS DE ORDENACIÓN

ALFABÉTICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO

La base para formar los expedientes son los asuntos

ÉTODOS DE ORDENACIÓN

ALFABETICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO

Funciones de la

Coordinación de Archivos

y los Diferentes

Tipos de Archivo

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Viernes 20 de Febrero de 2004 D. O. F.

FUNCIONES

de la COORDINACIÓN

de ARCHIVOS

FUNCIONES

de la COORDINACIÓN

de ARCHIVOS

APOYAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN EN

MATERIA DE ORGANIZACIÓN

ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ

INFORMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ARCHIVÍSTICOS

ELABORAR EL CGCA; CADIDO; INVENTARIO Y

GUÍS SÍMPLE

COORDINAR LAS ACCIONES DE LOS

RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRÁMITE

INCORPORAR Y DESINCORPORAR

Series Documentales

Recepción de información por parte

de las UR´s

Inventario Guía Simple Transferencia

DESARROLLAR PROGRAMA DE

CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA

ENTRADA

SALIDA

Recepción

Distribución

Registro

Control

Despacho

CORRESPONDENCIA

ÁREA (S) DE CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ELABORARFICHA DE CONTROL

1. No. Folio consecutivo2. Asunto -Breve descripción3. Fecha Hora de recepción4. Nombre y cargo del generador y receptor

CICLO DEL DOCUMENTO

DEPURACIÓN

DEPURACIÓN

HIS

TÓR

ICO

HIS

TÓR

ICONACE

(Creación)

NACE

(Creación)

SE REPRODUCE

(Producción, Integración del Expediente)

SE REPRODUCE

(Producción, Integración del Expediente)

OFICIOOFICIO

TIEMPO DE RESGUARDO ( y de Espera)

TIEMPO DE RESGUARDO ( y de Espera)

A. TRÁMITE

A. TRÁMITE

A. CONCENTRACIÓN

A. CONCENTRACIÓN

A. HISTÓRICOA. HISTÓRICO

ARCHIVO DE TRÁMITE

ARCHIVOARCHIVODEDE

CONCENTRACIONCONCENTRACION(ETAPA(ETAPA

SEMIACTIVA)SEMIACTIVA)

ARCHIVO DE

TRAMITE (ETAPA

ACTIVA)

ARCHIVOARCHIVOHISTORICOHISTORICO

(ETAPA(ETAPA INACTIVA)INACTIVA)

D O C U M E N T OSD O C U M E N T OS

Transf

eren

cia

Transf

eren

cia

Primar

ia

Primar

iaTransferencia

Transferencia

Secundaria

Secundaria

TRANSFERENCIATRANSFERENCIA

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE

E N L A C E

RECEPCIÓN Y PRÉSTAMO ORGANIZACIÓN Y CONTROL VIGENCIA DOCUMENTAL

SUPERVISIÓ

NORGANIZAR

INVENTARIOINVENTARIO

GUÍA SÍMPLEGUÍA SÍMPLE

COORDINACION DE ARCHIVOS

COORDINACION DE ARCHIVOS

CONSERVARINTEGRAR

OBLIGACIONES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE

VALORAR(Valoración Primaria)

ACTIVA

SELECCIONAR

Lineamiento 10°, Secc. II, Frac.. I a V.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVODE

CONCENTRACION(ETAPA

SEMIACTIVA)

ARCHIVO DE

TRAMITE (ETAPA

ACTIVA)

ARCHIVOARCHIVOHISTORICOHISTORICO

(ETAPA(ETAPA INACTIVA)INACTIVA)

D O C U M E N T OSD O C U M E N T OS

Transf

eren

cia

Primar

iaTransferencia

Secundaria

CGCACADIDOCGCA

CADIDO

RECEPCIÓN Y TRANSFERENCIA PRIMARIA

RECEPCIÓN Y TRANSFERENCIA PRIMARIA

GUARDA PRECAUTORIA

DE LA DOCUMENTACION

QUE SE ENCUENTRA ACTIVA

GUARDA PRECAUTORIA

DE LA DOCUMENTACION

QUE SE ENCUENTRA ACTIVA

COADYUVAR CON LA

COORDINACION DE ARCHIVO PARA…

COADYUVAR CON LA

COORDINACION DE ARCHIVO PARA…

ELABORACIÓN• INVENTARIO GENERAL

• GUIA SIMPLE

ELABORACIÓN• INVENTARIO GENERAL

• GUIA SIMPLE

COORDINAR

• TRANSFERENCIA PRIMARIA

REALIZAR TRANSFERENCIA SECUNDARIA

REALIZAR TRANSFERENCIA SECUNDARIA

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

F

UNCIONES

Lineamiento 11°, Secc. III, Frac.. I a VII. 20- Feb- 2004

Documentación del 2004

hacia atrás (2002, 2001, etc.)

Recordemos que el Archivo de Concentración dará el

servicio de préstamo de la documentación a las áreas.

ARCHIVO DE TRÁMITE

TRANSFIERE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

OBLIGACIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

RECIBIR

CONSERVAR

VALORAR(Valoración Secundaria)

Transferencia Secundaria

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Lineamiento 11°, Secc. III, Fracc. I a VII.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVO

UBICACIÓN: Unidad Profesional Adolfo López Mateos CFIE “Centro de Formación e Innovación Educativa”

DOMICILIO OFICIAL: Av. Wilfrido Massieu s/n, Esquina Luis Enrique Erro. Col. Zacatenco. Delegación Gustavo A. Madero. C. P. 07738. México D. F.

Teléfonos: 57.29.60.00 Ext. 57281 57282; 57285; 57286

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVODE

CONCENTRACION(ETAPA

SEMIACTIVA)

ARCHIVO DE

TRÁMITE (ETAPA

ACTIVA)

ARCHIVOHISTÓRICO

(ETAPA INACTIVA)

D O C U M E N T OSD O C U M E N T OS

Transf

eren

cia

Primar

iaTransferencia

Secundaria

ARCHIVO HISTÓRICO

Centro Histórico "Juan de Dios Bátiz"Cuadrilátero del Casco de Santo Tomás.Unidad Profesional "Lázaro Cárdenas“ Domicilio Oficial: Lauro Aguirre y Prolongación de Carpio s/n, Col. Santo Tomás, Del. Miguel Hidalgo, México 11340, D.F.

Telefono. 57 29 6000 ext. 63002 y 63012

ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL IPN

Aprobado el 21 de Diciembre 2005

Publicado el 31 de enero del 2006 en la Gaceta Politécnica Número Extraordinario 622

ACUERDO-REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO IPN

Art. 4 El Archivo Histórico Central; los Archivos históricos de las Escuelas, Centros y Unidades de enseñanza y de investigación, asì como las que integren el Instituto deberán contar con un espacio fisico permanente par el resguardo de los Acervos Históricos

Creación de los Archivos Históricos de las UR’s del IPN

FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO

transferencias donaciones depósito legado compra

ADQUISICIONES.

ORGANIZACIÓN.IdentificarClasificar Ordenar

Elaborar Instrumentos de Descripción (o consulta)

DESCRIPCIÓN.

CONSERVACIÓN

DIFUSIÓN.Atención a usuariosPréstamo de DocumentosExposiciones DocumentalesPublicaciones

Realizar y aplicar programas de preventivos y de restauración.

OBLIGACIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO

RECIBIR

CONSERVARVALIDAR

Organizar

Conservar

Describir

Difundir

Lineamiento 12°, Secc. IV, Fracc. I a VI.

OBLIGACIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO HISTÓRICO

• Cuadro General de Clasificación Archivistica• Catálogo de Disposición Documental• Elaborar la Guía Simple• Elaborar el Inventario General

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

COADYUVAR

Art. 4 Las Transferencias de Documentos Históricos.. Se realizaran con los siguientes lineamientos:

I. Las escuelas, centros y unidades de enseñanza e investigación enviarán a los Archivos Históricos respectivos, de manera directa o a través de un Archivo de Concentración, el patrimonio históricos.

Lineamientos de Transferencia alArchivo Histórico

II. Las diferentes áreas centrales y los centros y unidades que no proporcionan enseñanza tradicional transferirán el patrimonio documental histórico documental al Archivo Histórico Central del IPN, de manera directa o a través del Departamento de Correspondencia y Archivo del IPN.

Lineamientos de Transferencia alArchivo Histórico

III ….las transferencias,…se realizarán con el Inventario correspondiente, anexo al acervo contenido en las cajas de archivo, previamente ordenado

Lineamientos de Transferencia alArchivo Histórico

IV…..Se deberá turnar copia del inventario al lugar de procedencia, asì como del Oficio de Transferencia al Departamento de Correspondencia y Archivo del IPN y al Órgano Interno de Control del Instituto, y en las transferencias del Archivo Histórico Central del IPN a la Direcciòn General y al OIC.

Lineamientos de Transferencia alArchivo Histórico

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.

UBICACIÓN NUMÉRICA (Archiveros)

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.

UBICACIÓN NUMÉRICA (Archiveros)

ARCHIVO DE TRÁMITEARCHIVO DE TRÁMITE

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.

UBICACIÓN NUMÉRICA (Estantes)

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.

UBICACIÓN NUMÉRICA (Estantes)

ARCHIVO DE TRÁMITEARCHIVO DE TRÁMITE

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.

UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Archiveros)

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.

UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Archiveros)

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.

UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Estantes)

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE.

UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Estantes)

LIC. ERIC. G. CONDE L.econdel@ipn.mxExt. 57281

LIC. EVELIA GALINDOevegm05@gmail.comExt. 57286

LIC. MARIA ELENA CARMONA FRAGOSOelenacarmonaf@gmail.comExt. 57284

ING. RAMON CRUZrcruzfipn@gmail.comExt. 57285

PARTICIPANTES

LIC. JAZMIN ILIANA GARCIAilianajaz@gmail.comExt. 57282