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CUESTIONARIOS DE COMPRENSION DE PRESUPUESTOS PARA PYME PROF:. MBA. ING. CARLOS F. MARTI GOUGAIN RC.38.668-K
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GERENTE PYME Y PRESUPUESTOS :
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A RECORDAR:
CUESTIONARIO DE PRESUPUESTO
1. EXPLIQUE LA METODOLOGÍA BÁSICA PARA LA FORMULACIÓN DE LOS
PRESUPUESTOS:
a) Presupuesto de Ventas.
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El primer paso en la implantación de un presupuesto es la determinación de los
ingresos, los cuáles se obtienen a través de las ventas, pues éstas proporcionan los
medios para poder llevar a cabo las operaciones de la empresa. Con el fin de que
sirvan como base para la elaboración de otros presupuestos, y se puedan llevar a
cabo comparaciones conforme se vayan obteniendo resultados, es necesario que se
cuantifiquen en unidades por cada artículo y después se proceda a su valuación.
Para poder llevar a cabo el presupuesto de ventas es necesario realizar un estudio
sobre los principales factores que van a influir sobre éstas.
b) Presupuesto de Inventarios.
Una vez predeterminadas las ventas es conveniente presupuestar la producción de
artículos en cantidad suficiente para cubrir el volumen requerido. Sin embargo, se
tendrá que estabilizar una producción balanceada y controlarla con el fin de
mantener el inventario a su nivel más económico.
Es por ello que este presupuesto es otro punto importante dentro de la técnica
presupuestal, ya que se debe encontrar el nivel óptimo de inventarios, lo cual no es
una tarea fácil. La empresa debe asegurar la elaboración de productos en cantidades
suficientes para cubrir las ventas presupuestadas, previniendo las posibles
dificultades de abastecimiento de materia prima, a la vez que tendrá que cuidar que
no se rebase del límite de inventarios, de acuerdo a las políticas que se establezcan,
puesto que un inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios derivados del
almacenamiento y de inversiones ociosas.
Tampoco debe pasar inadvertido que cuando un inventario es insuficiente da lugar a
demoras en la entrega de pedidos y, por lo tanto, produce una baja en las ventas.
Es importante determinar el inventario adecuado tomando en cuenta varios
factores, como lo son la duración del periodo de producción y la fluidez de la
fabricación, a fin de obtener una situación de equilibrio, es decir, para mantener un
ritmo determinado en la producción deben suministrarse las cantidades suficientes
de inventarios, a fin de surtir de una manera correcta los pedidos y evitar la
acumulación excesiva de existencias de mercancías en la época de poca demanda.
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c) Presupuesto de Producción
Cuando han sido aprobadas las ventas en forma preliminar, el siguiente paso del plan
financiero es la determinación de la cantidad de productos terminados que deben
proporcionarse al departamento de ventas para que éste cumpla con sus objetivos,
tomado en consideración la cantidad de productos que se tienen al principio y los
que se desean tener en existencia al terminar el periodo presupuestal.
El presupuesto de producción deberá tomar en cuenta ciertos factores como son la
capacidad productiva de la planta; las limitaciones financieras; la suficiencia de la
maquinaria, equipo e instalaciones; la disponibilidad de materia prima y de mano de
obra; así como los requerimientos de inventarios.
El desarrollo de un presupuesto detallado de producción exige, además de los planes
de producción, una planeación específica con respecto a las necesidades materiales y
de mano de obra, adiciones de capital y políticas de inventario. Por lo tanto, la
planificación de producción tiende a conocer las dificultades que pueden evitarse
mediante la acción oportuna de los directivos.
d) Presupuesto de Compras.
El presupuesto de producción nos indica las cantidades de productos terminados que
necesitamos durante el período presupuestal. El siguiente paso es determinar las
cantidades de materias primas que se necesitarán para la producción.
El presupuesto de compras se refiere exclusivamente a las unidades materiales que
se necesitan para producir los volúmenes indicados. Para su elaboración es necesario
hacerlo primero en unidades y después en términos monetarios.
Una vez que las cantidades de material indispensables para mantener el ritmo de
producción han sido precisadas, el siguiente paso es determinar la cantidad de
materias primas que será necesario comprar. Antes de calcular las cantidades de
materias primas a comprarse cada mes, hay que estimar diversos aspectos, como la
relación entre pedidos hechos y materiales recibidos mensualmente.
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El presupuesto de compras dependerá de las necesidades de producción de la
empresa en relación con los inventarios que deben mantenerse en existencia. Si al
máximo de inventario final autorizado le agregáramos las materias primas que se
utilizarán en la producción, y le restamos el inventario inicial, obtendremos la
cantidad máxima que debe recibirse en el período. Para obtener el mínimo que
puede recibirse, bastará sumarle las materias primas que se utilizarán, restándole el
inventario inicial.
f) Presupuesto de Gastos de Producción
El presupuesto de gastos de producción representa el máximo que se puede gastar
en relación a las actividades de la empresa que tienen que ver con la producción.
Como se ha visto, los presupuestos de materia prima directa, mano de obra y gastos
de producción, integran los elementos que constituyen el Estado de Costo de Ventas
de los productos que se espera vender durante el año y que se utilizará
posteriormente para la elaboración del Estado de Pérdidas y Ganancias
presupuestado.
g) Presupuesto de Gastos de Administración y Gastos de Venta
Los gastos de venta de un negocio incluyen todas las erogaciones relacionadas con la
venta y distribución de los productos, siendo la mayoría de carácter fijo. Este
presupuesto se llevará a cabo haciendo un análisis de los gastos.
Los gastos de administración incluyen aquellas erogaciones que derivan
fundamentalmente de las funciones de dirección y control de las variadas actividades
de una empresa; su contenido es tan amplio que la determinación de su origen
depende de la organización interna y del medio en que se desarrolla cada negocio en
particular, comprendiendo honorarios a consejeros, abogados, gastos de
representación para los ejecutivos, sueldos del departamento de contabilidad, etc.
Para la preparación del presupuesto de gastos de administración es importante
efectuar un examen de los gastos incurridos en el pasado, con la finalidad de aclarar
cuáles serán los gastos fijos y cuáles los variables.
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h) Presupuesto de Caja.
Se llama presupuesto de caja o financiero (cash flow) al que muestra un pronóstico
del movimiento de fondos, es decir, hace referencia a entradas y salidas de dinero
durante un período determinado. La estimación de las entradas comprende el cobro
probable de las ventas y de otras entradas que provienen de posibles fuentes de
financiamiento que se hayan planeado en el presupuesto.
El presupuesto de caja está constituido por saldos disponibles en caja y bancos, por
inversiones temporales de fácil realización y por la solvencia de la clientela para
cubrir sus compromisos; en términos generales, este presupuesto comprende la
aplicación de los recursos de toda la empresa.
Este presupuesto debe ser lo más preciso posible, pues en muchos casos la
insuficiencia de capital ha sido y sigue siendo una de las causas del fracaso de las
empresas, a pesar de que muchas veces estas circunstancias pudieron haberse
previsto y corregido. Si la necesidad de capital es programada, se podrán hacer los
planes necesarios para conseguir los fondos correspondientes.
I) Estados Financieros Presupuestados.
Los estados financieros presupuestados se preparan para presentar el resultado final
al que llegará la empresa con el plan financiero.
Es importante que éstos sean iguales en cuanto a forma y método de preparación
con el fin de que faciliten las comparaciones con los resultados que se vayan
obteniendo durante el año presupuestado. La preparación de estados financieros
presupuestados mensuales es indispensable para poder controlar las operaciones
reales.
2. EXPLIQUE Y SEÑALE EJEMPLOS SENCILLOS SOBRE LOS SIGUIENTES
ASPECTOS:
Ejecución del presupuesto de ingresos:
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Se prepara con la información proveniente del presupuesto de ventas. En él se
incluye, mes a mes, tanto el número de unidades de producto a vender; como los
montos de dinero que recibirá por dicha venta. Previamente se fija los precios de
venta de cada uno de sus productos, para los próximos tres, seis o doce meses.
Se prepara con la información proveniente del presupuesto de ventas, en él se
incluye, mes a mes, tanto el número de unidades de producto a vender; como los
montos de dinero que recibirá por dicha venta, previamente se fijan los precios de
venta de cada uno de sus productos, para los próximos tres, seis o doce meses.
El presupuesto de ingresos debe ser elaborado en forma realista sin exceso de
entusiasmo pero constituye todo un reto a nuestra creatividad, imaginación y
dinámica.
3.-TIPOS DE CONTROL SEGÚN SU PERIDIOSIDAD
Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de
los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar,
concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de las
desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización.
El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los
objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en
funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que
surgen de la función de la planificación, y último tipo de control se centra en los
resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso
para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.
• Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los
esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados
actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta
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perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control
preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es
importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El
establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación,
mientras que se realización corresponde a la función de control.
Selección de recursos humanos y formación de equipos de trabajo: La
función de organizar define los requerimientos del trabajo y predetermina
los requerimientos de las habilidades de los empleados. Estos
requerimientos varían en su grado de especificidad, dependiendo de la
naturaleza de la tarea. En el nivel del taller, los requerimientos de las
habilidades pueden especificarse tomando en cuenta los atributos físicos y
la destreza manual; por otro lado, los requerimientos para las tareas del
personal de gerencia que la capacidad de la gerencia es un determinante
fundamental del éxito de la organización.
Materiales: La materia prima que se transforma en un producto
determinado debe ajustarse a los estándares de calidad. Al mismo tiempo,
debe mantenerse un inventario suficiente para asegurar el flujo continuo
que satisfaga las demandas de los clientes. En años recientes se han
diseñado muchos métodos que utilizan el muestreo estadístico para
controlar la cantidad de los materiales, el cual consiste en la inspección de
las muestras más que de todo el lote. Estos métodos son menos costosos en
cuanto al tiempo de inspección, pero existe el riesgo de aceptar materiales
defectuosos si la muestra no tiene ningún defecto.
El control preliminar de los materiales ilustra un sistema de control que es muy
rutinario.
El estándar puede medirse fácilmente y la información (la muestra) está disponible
de inmediato. La duda de aceptar o rechazar materiales surge con bastante
frecuencia y deben tomarse las decisiones con un fundamento justo y uniforme. La
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decisión para aceptar, rechazar o tomar otra muestra se basa en instrucciones
directas; al tener los resultados de la muestra, la decisión es automática.
• Capital: La adquisición de capital refleja la necesidad de reemplazar el equipo
existente o de aumentar la capacidad de la empresa. Las adquisiciones de capital son
controladas por el establecimiento de criterios de rentabilidad potencial que deben
determinarse antes de que la propuesta sea autorizada. Estas adquisiciones
generalmente se incluyen en el presupuesto de capital, un documento de
planificación a mediano y largo plazo que detalla las fuentes y usos alternativos de
los fondos. Las decisiones de la gerencia que implican el compromiso de los fondos
presentes a cambio de los fondos futuros se denominan decisiones de inversión. Los
métodos que sirven para cribar las propuestas de inversión se basan en
análisis económico. Existen varios métodos ampliamente utilizados, cada uno de los
cuales implica la formulación de un estándar al que deben ajustarse para aceptar la
adquisición prospectiva del capital:
• El método del periodo de recuperación: Es el método más simple, se calcula el
número de años que se necesitan para recuperar el capital propuesto para pagar el
costo original con los futuros ingresos en efectivo.
• La tasa de rentabilidad sobre la inversión: Es una medida alternativa de
rentabilidad. Es la razón de los ingresos netos adicionales sobre el costo original.
La tasa de rentabilidad calculada debe compararse con algunos estándares de
mínima tolerancia, y la decisión de aceptarla o rechazarla depende de esta
comparación.
• El método de la tasa descontada de rentabilidad: Tomar en cuenta el valor
temporal del dinero y, de una manera similar al método del periodo de recuperación,
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considera sólo el flujo de efectivo. Se usa ampliamente debido a que se conceptúa
como el método correcto para calcular la tasa de rentabilidad.
• Recursos financieros: Los recursos financieros adecuados deben estar disponibles
para asegurar el pago de las obligaciones que surgen de las operaciones actuales.
Deben compararse los materiales y pagarse los sueldos, los intereses y los
vencimientos; el medio principal para controlar la disponibilidad y el costo de los
recursos financieros es el presupuesto, particularmente el de efectivo y de capital de
trabajo. Estos presupuestos predicen el flujo y reflujo de las actividades de la
empresa cuando se compran materiales, se producen y se pasan al inventario de los
productos terminados, las existencias se venden y se recibe efectivo.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que
dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las
actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los
medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.
La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de
cada superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de
niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por
entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los
subordinados.
• Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control
retroaliméntatelos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como
base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una
empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y
determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de
recursos futuros o actividades operativas.
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4- PUNTO DE EQUILIBRIO. DEFINICIÓN, ANÁLISIS,
IMPORTANCIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA.
El Punto de equilibrio es, el punto en el cual las ganancias igualan a las pérdidas. Un
punto de equilibrio define cuando una inversión generará una rentabilidad positiva.
El punto donde las ventas o los réditos igualan a los costos. O también el punto
donde los costos totales igualan a los réditos totales. No hay beneficio o pérdidas
incurridas en el punto de equilibrio. Esto es importante para cualquier persona que
maneje un negocio, puesto que el punto de equilibrio es el límite mínimo de
beneficio para fijar precios de venta y determinar márgenes.
El análisis de Punto de equilibrio se puede aplicar a un producto, a una inversión, o a
las operaciones de la compañía entera; también se utiliza en el mundo de las
acciones de bolsa. En opciones, el Punto de equilibrio es el precio de mercado que
una acción debe alcanzar para que los compradores de la acción eviten una pérdida
si la venden. Para una demanda, es el precio final más el premio superior. Para una
oferta, es el precio final menos el premio superior.
El análisis de Punto de equilibrio es una herramienta útil para estudiar la relación
entre los costos fijos, los costos variables y los retornos. El Punto de equilibrio define
cuando una inversión generará un retorno positivo. Puede ser visto gráficamente o
con matemáticas simples. El análisis de Punto de equilibrio calcula el volumen de
producción necesario, para que a un precio dado, se puedan cubrir todos los costos.
El análisis de punto de equilibrio del precio, calcula el precio necesario para cubrir
todos los costos dados un nivel de producción. Para explicar cómo trabaja el análisis
de punto de equilibrio, es necesario definir los ítems del costo.
4.-IMPORTANCIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
EMPRESA:
Permiten diagnosticar la situación y perspectivas de la empresa.
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Desde el punto de vista de la propia dirección de la sociedad, posibilitan la toma de
decisiones encaminadas a corregir debilidades y aprovechar fortalezas del negocio.
Su formulación es obligatoria, porque tienen trascendencia fiscal (la cuenta de
resultados determina el impuesto de sociedades).
En definitiva, los estados financieros, más que importantes, son imprescindibles,
porque reflejan la situación patrimonial, la estructura financiera y la evolución
económica de la explotación.
Sin ellos, la contabilidad solo serviría para registrar y controlar las transacciones (que
no es poco), pero la empresa no dispondría de una información sistematizada de la
estructuras de sus activos y pasivos, y tampoco tendría datos para establecer
objetivos coherentes, detectar desviaciones, equilibrar correlaciones patrimoniales,
realizar comparaciones sectoriales y controlar la evolución del negocio.
5.-CUÁLES SON LOS ELEMENTOS MÁS IMPORTANTES DE LA EVALUACIÓN
PRESUPUESTARIA. INDIQUE SU IMPORTANCIA PARA LA EMPRESA Y
COMO ELEMENTO DE RETROALIMENTACIÓN DE SISTEMA.
La Evaluación Presupuestaria es el conjunto de procesos de análisis para determinar
sobre una base continua en el tiempo, los avances físicos y financieros obtenidos a
un momento dado, y su comparación con el Presupuesto Institucional Modificado
(PIM), así como su incidencia en el logro de los objetivos institucionales.
Los elementos más importantes son:
El Análisis de la gestión presupuestaria en términos de eficacia: La etapa de "Análisis
de la Gestión Presupuestaria en términos de Eficacia y Eficiencia" consiste en
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comparar, para el caso del análisis de eficacia y eficiencia, la información de la
ejecución presupuestaria de los ingresos, egresos y logros de las metas
presupuestarias , registrada durante el período a evaluar, con la información
contenida en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y en el Presupuesto
Institucional Modificado (PIM).
Identificación de los problemas presentados: La presente etapa consiste en
identificar los problemas que ocurrieron durante la ejecución presupuestaria,
detectados durante el proceso de análisis de la gestión presupuestaria en términos
de eficacia y eficiencia, a nivel de pliego, actividad, proyecto y componente, según
corresponda.
Determinación de las medidas correctivas internas y formulación de sugerencias a los
sistemas administrativos: La presente etapa consiste en determinar las soluciones
técnicas pertinentes o los correctivos necesarios para evitar o superar los
inconvenientes y deficiencias observadas durante el período evaluado, en base a los
resultados de las etapas anteriores.
6.-LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA TIENE COMO
IMPORTANCIA:
Determinar el grado de "Eficacia" en la ejecución presupuestaria de los ingresos y
gastos, así como el cumplimiento de las metas presupuestarias contempladas en las
actividades y proyectos para el período en evaluación.
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Determinar el grado de "Eficiencia" en el cumplimiento de las metas
presupuestarias, en relación a la ejecución presupuestaria de los gastos efectuados
durante el período a evaluar.
Explicar las desviaciones presentadas en el comportamiento de la ejecución de
ingresos y egresos comparándolas con la estimación de recursos financieros y la
previsión de gastos contemplados en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)
así como en el Presupuesto Institucional Modificado (PIM) y determinar las causas
que las originaron.
Lograr un análisis general de la gestión presupuestaria del pliego al primer semestre
del presente año, vinculada con la producción de bienes y servicios que brinda a la
comunidad.
a. Formular medidas correctivas, a fin de mejorar la gestión presupuestaria
institucional durante el II semestre, con el objeto de alcanzar las metas previstas
para el ejercicio o ciclo presupuestal corto y/o largo plazo, en los sucesivos procesos
presupuestarios.
6) DEFINA, EXPLIQUE Y SEÑALE EJEMPLOS SENCILLOS DE LOS
SIGUIENTES ASPECTOS FINANCIEROS:
Flujo o presupuesto de caja o efectivo:
El presupuesto de caja ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la
empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de
efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas
sobre su utilización y manejo.
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El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe sus
necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas
las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la
planeación de sus déficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser
invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar
financiamiento a corto plazo.
Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en
los pronósticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los
propios de la organización, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de
efectivo se explicarán a continuación sus planteamientos básicos.
BALANCE GENERAL
Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en
un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo
muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo
detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea
imagen fiel del estado patrimonial de la empresa.
El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero
incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de
la empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías.
En el pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo
circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social,
reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo
(empréstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto
plazo (crédito comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance
según el momento y la finalidad. Es el estado básico demostrativo de la
situación financiera de una empresa, a una fecha determinada, preparado de
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acuerdo con los principios básicos de contabilidad gubernamental que incluye
el activo, el pasivo y el capital contable.
Estados de resultados o ganancias y pérdidas: En contabilidad el Estado de
resultados o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que
muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado
del ejercicio durante un periodo determinado.
El estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual
deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al
ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del
periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable
para la toma de decisiones.
ESTADO DE CAMBIOS EN LA POSICIÓN FINANCIERA: SON LAS DISPOSICIONES
RELATIVAS A LA PREPARACIÓN Y A LA PRESENTACIÓN DEL ESTADO DE
CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA EXPRESADO EN PESOS DE PODER
ADQUISITIVO A LA FECHA DEL BALANCE GENERAL. EL OBJETIVO ES
PROPORCIONAR INFORMACIÓN RELEVANTE Y CONCENTRADA EN UN
PERIODO, PARA QUE LOS USUARIOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS TENGAN
ELEMENTOS SUFICIENTES PARA:
a) Evaluar la capacidad de la empresa para generar recursos.
b) Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los recursos
generados o utilizados por la operación.
c) Evaluar las capacidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones, para
pagar dividendos, y en su caso, para anticipar la necesidad de obtener
financiamiento.
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d) Evaluar los cambios experimentados en la situación financiera de la empresa
derivados de transacciones de inversión y financiamiento ocurridos durante el
periodo.
ANÁLISIS FINANCIERO: SE EVALÚA LA REALIDAD DE LA SITUACIÓN Y
COMPORTAMIENTO DE UNA ENTIDAD, MÁS ALLÁ DE LO NETAMENTE
CONTABLE Y DE LAS LEYES FINANCIERAS, ESTO TIENE CARÁCTER RELATIVO,
PUES NO EXISTEN DOS EMPRESAS IGUALES NI EN ACTIVIDADES, NI EN
TAMAÑO, CADA UNA TIENE LAS CARACTERÍSTICAS QUE LA DISTINGUEN Y LO
POSITIVO EN UNAS PUEDE SER PERJUDICIAL PARA OTRAS. POR LO QUE EL
USO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PARA FINES DE CONTROL Y
PLANIFICACIÓN ES UN PROCEDIMIENTO SUMAMENTE NECESARIO PARA LOS
EJECUTIVOS.
Presupuesto:
Plan integrador y coordinado, expresado en términos financieros, de las operaciones
y recursos de una entidad, con objetivos comunes a todas las áreas de la empresa
para un periodo futuro determinado.
1. Plan:
Conjunto de actividades programadas anticipadamente, de tal manera que va a
expresar
lo que la administración tratará de realizar para la consecución de un fin.
2. Características Generales.
Las características generales de los presupuestos son tres:
1) Formulación
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a) Que se adapte a la entidad; debe de ir en función directa con las características de
la empresa, considerando todas las áreas de responsabilidad y adaptándose a la
mecánica contable de la misma, para que se puedan evaluar los resultados mediante
el análisis de variaciones o desviaciones y corregirlas o aprovecharlas, en caso de ser
favorables.
b) Planeación, coordinación y control de funciones, es decir, se debe partir de un
plan con una proyección futura, tomando en cuenta no sólo las situaciones
favorables sino también las desfavorables, encaminándolo hacia un objetivo.
c) Los presupuestos deben ser elaborados en condiciones de poder ser alcanzables.
TEORIA DE PRESUPUESTOS
Los presupuestos, al ser considerados como una herramienta de control y de ayuda
de decisiones, deben de cumplir con principios contables a fin de que tengan sentido
y estén apegados a la realidad, siendo los más importantes los siguientes:
Entidad: "La actividad económica es realizada por entidades identificables, las
que constituyen combinaciones de recursos humanos, naturales y capital,
coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la
consecución de los fines de la entidad".
Período Contable: "La necesidad de conocer los resultados de operación y la
situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a
dividir su vida en períodos convencionales.
Revelación Suficiente: "La información contable presentada en los estados
financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario
para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la
entidad".
Consistencia: "Los usos de la información contable requieren que se sigan
procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. La
información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos
principios y reglas particulares de cuantificación para, mediante la
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comparación de los estados financieros de la entidad, conocer su evolución y,
mediante la comparación con estados de otras entidades económicas,
conocer su posición relativa".
3) Aplicación.
Los presupuestos deben elaborarse con flexibilidad y criterio debido a los cambios
que surgen en el entorno de la empresa, tales como fluctuaciones del mercado,
disposiciones legales, etc... Es necesario que los presupuestos acepten cambios, para
que así se apeguen más a la realidad.
3. Objetivos
Los objetivos de los presupuestos se clasifican de acuerdo a las etapas del Proceso
Administrativo, en la forma siguiente:
1) Previsión.
El objetivo de previsión consiste en tener todos los elementos necesarios para poder
elaborar y llevar a cabo el presupuesto.
2) Planeación.
El objetivo de Planeación se traduce en la correcta elaboración del presupuesto, que
dependerá de la información que se tenga proveniente de estimaciones, las cuales se
obtienen en base a hechos históricos y de todo aquello que se realizará, para que con
el apoyo de las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a
futuro.
Por lo tanto, debe hacerse una sistematización y unificación de las actividades, las
cuales deben ser acordes con las metas empresariales.
3) Organización.
Una vez establecidos los objetivos generales de la empresa, se agrupan las
actividades por departamentos. Estos tendrán que elaborar sus propios
presupuestos auxiliares, para que en base a ellos se lleve a cabo el presupuesto
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principal, haciendo notar que los auxiliares deben estar coordinados para así lograr
un perfecto ensamble de todas las funciones que realiza la empresa.
4) Integración.
Este objetivo persigue compaginar todas las funciones de la empresa para evitar que
existan malos entendidos y así lograr los fines de la entidad.
5) Dirección.
El objetivo de Dirección ayuda a no desviarse de las políticas a seguir, y a la vez da
una visión conjunta de las actividades de la empresa para facilitar la toma de
decisiones.
6) Control.
La acción controladora del presupuesto consiste en comparar los resultados
obtenidos contra lo planeado. Así se determinarán las variaciones o desviaciones
ocurridas, las cuales se analizarán para tomar las medidas necesarias para corregirlas
y aprovecharlas, según sea el caso.
4. Tipos de Presupuestos
Existen diferentes tipos de presupuestos, los cuales van a tener ciertas características
específicas, en base a las cuales se van a formar ocho grupos:
1) Según la Entidad.
a) Públicos: Son realizados por el Gobierno y Empresas Descentralizadas para
controlar los ingresos y egresos que realizan las diferentes dependencias. Estetipo de
presupuestos se elabora en base a los gastos, ya que primero se hace una estimación
de las erogaciones que se llevarán a cabo para satisfacer las necesidades públicas, y
después se planea como cubrirlas.
b) Privados: Son los que utilizan las empresas particulares, que primero estiman sus
ingresos para poder predeterminar su aplicación.
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Por lo tanto, la diferencia entre ambos presupuestos está en la finalidad que ambos
tipos de entidades persiguen. Las entidades privadas buscan como fin primordial la
obtención de utilidades al tiempo que se proporciona un bien a la sociedad,
mediante un uso apropiado de los recursos económicos. Las entidades
gubernamentales buscan fundamentalmente satisfacer las necesidades públicas de
la mejor manera con el fin de lograr una estabilidad económica.
2) Por su Contenido.
a) Principales: Son una especie de resumen en donde se presentan los puntos
medulares que componen los elementos de la empresa
b) Auxiliares: Muestran las operaciones estimadas de cada uno de los departamentos
que conforman la empresa. Son una parte del presupuesto principal.
3) Por su Forma.
a) Flexibles: Son aquellos que anticipan posibles variaciones o alternativas y tienen
cierta elasticidad por posibles cambios. En este tipo de presupuestos existen
diferentes planos de alternativas en caso de que las situaciones previstas cambien.
Dichas variaciones se expresan fijando porcentajes de acuerdo a una base
determinada.
b) Fijos: Son aquellos presupuestos que permanecen iguales durante el período
presupuestal, es decir, no se prevén las variaciones por posibles cambios. Sin
embargo, esto no quiere decir que no se tengan que revisar periódicamente.
4) Por su Duración.
Para determinar el lapso que abarcarán los presupuestos se deberán tomar en
cuenta las operaciones que realice cada entidad. Pueden ser:
a) A corto plazo, si el ciclo de operación abarca un año o menos.
b) A largo plazo, los cuales se elaboran para más de un año.
5) Según la técnica de valuación.
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Conforme a este criterio los presupuestos se consideran:
a) Estimados: Son aquellos que se formulan en base a experiencias del pasado, es
decir empíricamente, por lo que existe una probabilidad más o menos razonable de
que suceda lo que se planeó.
b) Estándar: Estos presupuestos se elaboran sobre bases científicas mediante
estudios estadísticos, por lo que reducen el porcentaje de error, y representan los
resultados que se deben obtener.
6) Por su Reflejo en los Estados Financieros.
a) De Posición Financiera: En ellos se muestra la situación financiera que tendrá la
empresa en el futuro, en caso de que se cumpla con lo previsto.
b) De Resultados: Este presupuesto va a mostrar las utilidades a obtener en caso de
que se cumplan las condiciones previstas.
c) De Costos: Reflejan, para un período futuro, las erogaciones que se van a efectuar.
Para su preparación se toman como base los pronósticos de ventas.
7) Por las Finalidades que Pretende.
a) De Promoción: Este tipo de presupuesto viene siendo una forma de proyecto
financiero y de expansión. Se elabora en base a los ingresos y egresos que se llevarán
a cabo en el período presupuestal.
b) De Aplicación: Son presupuestos que muestran la distribución que tendrán los
recursos con que cuenta la empresa. Generalmente se elaboran para solicitar un
crédito.
c) Por Programas: Los presupuestos determinan los gastos en los que van a incurrir
los departamentos en base a las actividades que llevarán a cabo para cumplir con su
programa. Estas erogaciones se dividen en:
- Gastos de funcionamiento, es decir, aquellas erogaciones necesarias para cumplir
con una función mediante la fijación de metas, y para cuya realización se emplearán
tanto recursos materiales como humanos y financieros.
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- Gastos de inversión, aquellas erogaciones que se van a realizar para aumentar la
capacidad operativa de la empresa.
Este tipo de presupuestos es utilizado generalmente por el sector público, como una
herramienta de planificación y control. Esto se debe a que el gobierno está dividido
en secretarías de acuerdo a las funciones que realiza, y así cada una de ellas
determinará cuales serán las erogaciones que tendrán durante el año siguiente.
d) Base Cero: Este tipo de presupuestos evalúa cada año los programas y gastos que
llevará a cabo la entidad, sin tomar en consideración las experiencias pasadas. Para
su elaboración se procede como sigue:
- Identificación y análisis de las actividades que realiza la empresa, y las nuevas a
realizar, en Paquetes de Decisión (documento que Identifica y describe una actividad
específica).
- Evaluación de paquetes de decisión por medio de la relación costo-beneficio.
- Asignación de los recursos conforme a los puntos anteriores.
8) De Trabajo.
En esta clasificación los presupuestos llevan una relación, ya que primero se harán
los Presupuestos Parciales, elaborados por cada departamento. En base a ellos se
preparan los Presupuestos Previos, que reciben este nombre porque están sujetos a
estudio, es decir, se revisan para ver si están bien o si existen algún error o posibles
discrepancias, que deben ser corregidos antes de ser aprobados para dar lugar al
Presupuesto Definitivo, en base al cual se van a coordinar y controlar las actividades
futuras del negocio.
Es importante tener en cuenta que las previsiones auxilian al director de la empresa
o al departamento correspondiente, puesto que por ellas, aún cuando sea
aproximadamente, es posible conocer necesidades secundarias, dificultades a
afrontar y medios de los que se dispondrá para resolver los problemas que se
presenten en la empresa. En consecuencia, la confección de presupuestos es muy
importante en la administración de cualquier negociación.
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Algunas empresas sólo presupuestan ventas, niveles de existencias y compras, pero
es deseable un programa total de planificación y control de utilidades que se
extienda a todas las fases de las operaciones, pues en tales casos los diversos
presupuestos parciales, como lo son de ventas, existencia de mercancías, compras,
gastos, efectivo, etc., se resumen en Estado de Pérdidas y Ganancias, Balance
General y Estado de Cambios en la Situación Financiera.
Un plan realista de utilidades constituye una de las funciones principales de la
dirección en las compañías. En todas las situaciones, un sistema de control debe
basarse necesariamente en informes de resultados que proporcionen un reporte
continuo de las operaciones.
Los presupuestos, por su naturaleza, deben ser flexibles, en virtud de que están
basados en estimaciones de acontecimientos futuros, de realización pronosticable,
pero incierta por estar sujetos a variaciones en volúmenes y cambios de métodos
operativos, o bien por cambios en los factores externos a la empresa.
Se debe entender que las bases del presupuesto deben ser fehacientes, ya que las
cifras presupuestadas deben fundarse en estudios, investigaciones y conclusiones
lógicas, pues es indiscutible que el correcto aspecto presupuestal constituye una de
las mejores herramientas de control para el hombre de negocios que lo sabe utilizar.
7. PRINCIPIOS DEL CONTROL PRESUPUESTAL
1) Principio de la Organización.
Este principio indica que los presupuestos deben aplicarse a una empresa altamente
organizada y con un nivel de eficiencia importante, es decir, las actividades deben
estar interrelacionadas, de forma que haya una coordinación eficaz entre los
diferentes niveles y que existan instructivos para cada puesto, a fin de realizar
adecuadamente las operaciones.
2) Principio de la Predictibilidad.
Este principio consiste en prever lo que sucederá en el período sujeto a control
presupuestal, lo cual debe comprender todos los aspectos de la organización.
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3) Principio de Determinación Cuantitativa.
Es importante que las causas y efectos en los presupuestos no sólo se determinen
cualitativamente, sino también cuantitativamente, es decir, cada uno de los planes
de la empresa para el período presupuestal debe valuarse en términos monetarios.
4) Principio del Objetivo.
Los objetivos de la organización deben estar perfectamente establecidos y
coordinados entre sí.
5) Principio de la Precisión.
Los presupuestos, por ser planes de acción, deben ser conocidos en la forma más
precisa y concreta evitando vaguedades que impidan su correcta ejecución.
6) Principio de la Costeabilidad.
Es importante conocer las ventajas que se van a obtener del control presupuestal y
su repercusión en las utilidades, ya que han de superar el costo mínimo de
instalación y funcionamiento del sistema.
7) Principio de Flexibilidad.
Todo plan preciso debe prever en lo posible los supuestos cambios que puedan
ocurrir en la organización. Esto no significa que los presupuestos pueden cambiar
arbitrariamente, pero sí por aquellos acontecimientos inesperados o no previstos.
8) Principio de la Unidad.
Los planes de la empresa deben ser de tal naturaleza que permitan ver que existe un
solo plan general para cada función, por lo que deben estar debidamente
coordinados.
9) Principio de la Confianza.
Todos y cada uno de los miembros de la organización deben estar plenamente
convencidos de la bondad del sistema, pues ello influirá en el curso de las
operaciones.
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10) Principio de Autoridad.
Representa el derecho de inducir o mandar a alguien hacia un fin, así como la
obligación de ser obedecido.
11) Principio de la Coordinación.
La dirección debe hacer que se conduzcan las acciones hacia la consecución de los
objetivos deseados, coordinando los intereses generales y particulares de quienes
intervienen en ellas.
12) Principio de las Excepciones.
Normalmente, al comparar los presupuestos con las cifras reales surgen variaciones.
Este principio recomienda tomar medidas correctivas en aquellas desviaciones de
mayor importancia.
13) Principio de las Normas.
Se deben establecer normas claras y precisas que contribuyan a la obtención de
utilidades y a producir otros beneficios. Esto ayudará a los subordinados a laborar
fácilmente dentro de los límites de dicha regla.
Los principios del control presupuestal se consideran la base para llegar a la vialidad
en los presupuestos, es decir, son el camino a seguir para que así se tenga la
posibilidad de cumplir todos los planes que buscan a través del sistema.
PERO ADEMÁS EXISTEN OTROS TRES ASPECTOS IMPORTANTES
EN LA REALIZACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS:
1) Definición de responsabilidad.
Para que cada miembro de la empresa pueda contribuir de manera eficaz, su cargo
debe estar claramente definido y deberá conocer cuál es su trabajo.
2) Delegación de autoridad.
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Es la acción de ceder a otra persona cierta autoridad y responsabilidad para que
realice dicha actividad.
3) Responsabilidad Individual
Con un cargo claramente definido y autoridad para desempeñarlo, el individuo debe
esperar que se le juzgue por sus resultados.
8. PRINCIPALES CAUSAS DE FRACASO DE LOS PRESUPUESTOS
1) Desconocimiento de la empresa.
2) Desconocimiento de los planes y de las políticas de la empresa.
3) Inadecuada administración, dirección y vigilancia.
4) Poca flexibilidad en los criterios de los ejecutivos.
5) Inadecuado sistema de costos.
6) Falta de análisis de los resultados y de las causas de variaciones, así como
su corrección.
7) Mala organización y coordinación general.
8) Insuficientes análisis y estudio de mercado.
9) Falta de apoyo directivo.
10) Falta de cooperación.
CFMG/ABRIL 2011