Técnicas de creatividad para la gestión de reuniones

Portugalete – 21 al 29 de noviembre, de 2011

Silvia Muriel Gómez – smuriel@ncuentra.es

1.- Para qué hacemos la reunión

2.- Para qué hemos venido

3.- Ubicarse

4.- El tiempo es oro

5.- Un triángulo y un cuadrado

6.- Apoyos muy útiles, ¡atrévete!

7.- ¡Manos a la obra!

8.- Técnicas para la creatividad colectiva

Los seis sombreros de De Bono

Pecha Kucha 20x20

Mapas mentales

World Café

9.- Herramientas clásicas para tratar ideas

10.- Otras técnicas de apoyo

• “Qué” no es lo mismo que “para qué”.• Un pecado mortal: “no sé para qué era la reunión”.• Empezar siempre por el principio: para qué hemos venido.

• Un truco, mirando una a una a todas las personas presentes: “Entonces, ¿nos queda claro para qué es la reunión? David, ¿nos queda claro?” – Reformulación de lo importante.

• Muchos objetivos, poca diversión; un error.• Otro truco: ¿por qué no lo dejamos escrito?

• Informar ≠ Comunicar• Formar (personas adultas) ≠ Aprender• Intercambiar puntos de vista y recoger opiniones• Negociar y llegar a acuerdos• Tomar decisiones• Generar ideas• Generar comunidad

¿PARA QUÉ HACEMOS LA REUNIÓN?

OBJETIVOS DE CONTENIDO

Específicos

Realistas

Verificación posible de su logro

Especificación de fechas de logro

Inclusión de metas intermedias

OBJETIVOS DE PROCESO

Integración en una dinámica positiva de trabajo en equipo

¿PARA QUÉ HEMOS VENIDO?

UBICARSE….

El tiempo es oro EL TIEMPO ES ORO

Una reunión cuesta “€” según el tiempo que exige. Precio =(coste horario x cada participante) x nº horas dedicadas

Ley de Pareto o del 80-20: “Lo esencial absorbepoco tiempo, lo accesorio mucho”.

Ley de Parkinson: “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todoproyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempoque se le asigne”.

Ley de Carlson: “Todo trabajo interrumpido esmenos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”.

Ley de Illich: “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertidodecrece primero y se hace negativa después”.

UN TRIÁNGULO … Y UN CUADRADO

TAREA

MANTENIMIENTO

PROCESO

ACLARAR

CONTROLAR

RELAJAR

DINAMIZAR

TAREA: Procurar el correcto desarrollo de los temas según los objetivosestablecidos• Solicitar opiniones … aclaraciones …

• Recoger ideas … hacer de espejo … Retomar alguna intervenciones no comprendidas …

• Aportar ideas y opiniones• Buscar información para completar el enfoque, completar

para añadir matices• Estimular a trabajar sobre propuestas propias y ajenas

PROCESO: Organización del trabajo, resolver las dificultades que surgen en el plano lógico• Recoger y señalar, en el momento oportuno, las opiniones expuestas

y las contrarias, los acuerdos …• Hacer la síntesis de lo expuesto• Reformular y resumir aportaciones no suficientemente claras o muy

extensas, pedir aclaraciones …• Centrar la atención en el objetivo de la reunión, reconducir

intervenciones que se alejen …

MANTENIMIENTO: Cuidado de las relaciones interpersonales, resolver las dificultades que emergen en el plano psicológico• Fijarse en quienes no participan y estimularles … mantener el

clima de participación• Fijarse en quienes acaparan la reunión y hacérselo notar• Aclarar las diferencias u oposiciones entre quienes participan• Señalar los roles jugados por determinadas personas

¡MANOS A LA OBRA!

PLANIFICACIÓN:

•Para qué: tema o problema a abordar

•Por qué: necesidad que lo motiva, justificación

•Quiénes: participantes

•Cuánto tiempo: rentabilidad

ORGANIZACIÓN:

•Cómo: tipo de reunión, planteamiento del tema, encuadre, programación, comprobación previa

•Con qué: convocatoria, orden del día, guión, documentación

•Cuándo: fecha, horario

•Dónde: lugar y condiciones

•Para qué: concreción de objetivos

•Método: dinámica del proceso

•Necesidades: espacios, movilidad, medios …

PLANIFICACION: Acciones lógicas y coherentes que facilitan el logro de los propósitos

¿Para qué? ¿Encuentro o reunión normal o situación especial a la que atender?

¿Por qué? ¿Sólo pueden ser tratados entre varias personas? ¿No existe otro sistema más operativo y barato? Preguntarse: “la mejor reunión, ¿la que no se hizo?”

¿Quiénes?Todas y sólo aquellas personas que permitan la distribución equilibrada del grupo.Personas afectadas, con autoridad y poder. Que conocen el asunto. Interesadas en tratar y resolver el asunto.

¿Cuánto tiempo?Ponderar la relación favorable entre coste (inversión) y resultados (objetivos a corto y medio plazo)

ORGANIZACIÓN:Hacer operativa la planificaciónmovilizando los factores que apoyen su efectividad

¿Para qué?Definir el objetivo a alcanzar (objetivo de tarea, de proceso, de ambos).

¿Cómo?Definir el tipo de reunión, formato, dinámica de trabajo o metodología a emplear … La más adecuada para la consecución del objetivo

Atender a las necesidades de la dirección/animación (orientación a personas, equipo y tarea)

¿Con qué?Orden del día, guión por temas que permita una visión global, objetivar la tarea ... Documentación de apoyo: notas, informes, gráficos, vídeos, viñetas, artículos, relatos …

¿Cuándo?Fijar fecha y hora de comienzo y fin, atender a necesidades de las personas

¿Dónde y con qué?Local sin ruidos, interrupciones o incomodidades evidentes; que responda a la importancia del asunto, que facilite el intercambio, la movilidad -si es necesaria-.

Preparación y comprobación: sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual…

Viñetas humorísticas, irónicas, reivindicativas …

Imágenes, fotografías … que planteen ideas radicales

Formulación de ideas radicales para favorecer la reflexión y salir de cierta posición de confort

Relatos, narraciones cortas, artículos …

Vídeos, anuncios, cortos …

Jugar con los espacios físicos donde se realice el encuentro: espacios horizontales, verticales…

Utilización de materiales o recursos varios: cartulinas de colores, post-it, papelógrafo, juegos

de mesa …

APOYOS MUY ÚTILES… ¡ATRÉVETE!

Seis sombreros para pensar, Six Thinking Hats: An Essenctial Approachto Business Managemente,

Edward De Bono.

Metodología para discusiones y toma de decisiones en grupo.

La tendencia natural de los grupos es a disponer de un pensamiento desestructurado.

El hecho simbólico de adoptar un mismo proceso de pensamiento, un mismo estado mental a un mismo tiempo en todas las personas, hace que se creen convergencias positivas en la generación de ideas y toma de decisiones.

LOS SEIS SOMBREROS DE DE BONO

Hipótesis: el cerebro puede adoptar seis distintos estados…

Se usan sombreros de colores como metáforas de cada estado.

SEIS ESTADOS:

Neutralidad: BLANCO: hechos…

Sentimiento: ROJO: reacciones, emociones…

Juicio negativo: NEGRO:identificación de barreras…

Juicio positivo: AMARILLO:identificación de beneficios…

Pensamiento creativo: VERDE:provocación, investigación…

Proceso de control: AZUL: pensamiento sobre el pensamiento

¿Qué es PechaKucha 20x20?Sencillo formato para hacer presentaciones: se muestran 20 imágenes, cada una durante 20 segundos. Las imágenes van sucediéndose automáticamente y quien expone va hablando sobre ellas.

¿Quién inventó este formato?Un estudio de arquitectura, en 2003, en Japón, quería apoyar a jóvenes del mundo del diseño y la arquitectura, dándoles la oportunidad de reunirse, conocer gente y mostrar su trabajo.

¿Por qué inventar este formato?“L=s arquitect=s hablan mucho”, pensaron. “Dales un micrófono y algunas imágenes y no pararán nunca. Da un powerpoint a cualquiera y tendrá el mismo problema”.

PECHA KUCHA 20 X 20

Permite representar de forma gráfica y esquemáticalos aspectos más importantes de un conocimiento. Se registran, relacionan y jerarquizan un grupo de

ideas importantes sobre un tema central.

MAPAS MENTALES

Foco temático o idea central (dibujo, texto) sobre el que se va a reflexionar.

Jerarquización de las ideas según su importancia o amplitud:

•Ideas más importantes, en tipografía destacada.

•Nuevas ideas secundarias, surgidas de las ideas primarias

Utilización de palabras, frases cortas y dibujos que simbolicen imágenes.

Utilización de un color para cada nódulo

Mapa conceptual

WORLD CAFÉ: La conversación creativa

Las personas tienen la sabiduría ycreatividad suficientes paraenfrentarse a los retos más difíciles

Principio 1Identifica el propósito:

“cuando tienes una idea clara de qué y del por qué de tu Café, el cómo se

vuelve mucho más sencillo”

Principio 2Genera un espacio

acogedor:“creemos

ambientes que nutran la

conversación auténtica”

PRINCIPIOS DEL WORLD CAFÉ

Principio 3Explora los asuntos

importantes: las preguntas poderosas:

“relevantes a las preocupaciones de la vida real del grupo;

que atraigan la energía colectiva, la introspección y la

acción”

Principio 4Motiva la

contribución de todos en la conversación:“contribución

mejor que participación;

tu contribución es un

ingrediente clave”

Principio 5Conecta

perspectivas diversas:

“la inteligencia surge cuando el

sistema se conecta consigo mismo en formas diversas y

creativas”

Principio 6Escuchemos juntos,

escuchar es un regalo que nos

damos los unos a los otros:

“escucha como si cada persona fuese realmente sabia;

escucha abierto para ser influido; escucha para que quien estáhablando, se exprese plenamente; escucha

para encontrar preguntas más

profundas; escucha aquello de lo que no

se está hablando dentro de lo que se está compartiendo”

Principio 7Recoge y comparte

descubrimientos colectivos:

“reflexiona: ¿qué ha emergido aquí? ¿quéasuntos profundos?

¿notamos algún patrón? ¿qué vemos

ahora como resultado de las conversaciones?.

Destila la esencia y dalo a conocer”

Orientaciones para el diálogo provechoso

oFocalízate en lo que realmente importa

o Contribuye con tus ideas y experiencias

o Relaciona y conecta ideaso Escucha para comprender lo más

profundo, lo más verdaderoo No busques respuestas, sino el

significado de lo que se diceo Mantente abiert@ al cambio

o Lleva contigo a la siguiente ronda de conversación aquello que pienses sea la esencia de lo que se ha dicho

en tu mesa

HERRAMIENTAS CLÁSICAS PARA TRATAR IDEAS

TORMENTA DE IDEAS O BRAINSTORMING

Importa más la cantidad que la calidad de las ideas.

¡Atreverse a aportar!

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO, óDIAGRAMA ISHIKAWA óESPINA DE PESCADO

Análisis lógico de las posibles causas que generan un problema.

DIAGRAMA DE FLUJO

Aporta información sobre el proceso de una tarea o proceso

Otras técnicas de apoyo…

•ELEVATOR PITCH / ELEVATOR SPEECH•FORMULACIÓN DE UNA ESTRATEGIA A TRAVÉS DEL ANÁLISIS DE LOS GRUPOS DE INTERÉS•MANDALA•PLANIFICACIÓN VISUAL DE UN PROYECTO•OPEN SPACE•GENERAR VISIONES, VISIONANDO EL FUTURO•ADOPCIÓN DE ROLES PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS•VENTANA DE JOHARI PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS•PNL: ATENDER A LOS CANALES VISUAL –AUDITIVO – KINESTÉSICO•UTILIZACIÓN DE UN LENGUAJE VISUAL

Fuentes

Fuente principal para buena parte de las primeras 11

transparencias: Consultoría Artesana, #REDCA, Emotools, The

proyecto y mik. Gracias por la licencia

Herramientas clásicas para el tratamiento de ideas: Euskalit