CONTABILIZACION DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

Una vez liquidada la nmina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos

determinados; para contabilizar la nmina se deben tener en cuenta la naturaleza

el nmero y lo que se realizar en cada una de las cuentas, todo esto ser tomado

del PUC (Plan nico de Cuentas).

La naturaleza y los nmeros de las cuentas son los siguientes:

NUMERO NOMBRE

1 Activo Cuentas de balance 2 Pasivo

3 Patrimonio

4 Ingreso Estado de resultado

5 Gasto

6 y 7 costo

El siguiente cuadro describe la naturaleza de cada una de las cuentas anteriormente

detalladas, por donde aumenta o disminuye segn el movimiento:

NATURALEZA DE LA CUENTA

DEBITO CREDITO NUMERO Y NOMBRE

+ - 1 ACTIVO

- + 2 PASIVO

- + 3 PATRIMONIO

- + 4 INGRESO

+ - 5 GASTOS

+ - 6 Y 7 COSTOS

Los ms (+) significa que el valor aumenta por esa cuenta segn su naturaleza, y el

menos (-) significa que el valor disminuye por esa cuenta segn su naturaleza.

Despus de tener claro cada cuenta y lo que sucede con la misma, se realizaran 5

pasos para contabilizar la nmina as:

1. El primer paso de acuerdo a lo anterior es tener en cuenta los grupos, y las

cuentas que se tiene para cada cuenta segn su naturaleza y su uso:

5 que es gastos o grupo

7 que es costos de produccin o de operacin.

Segn el rea de la empresa se tendrn en cuenta:

Grupo 51 que es operacionales de administracin (rea de administracin)

Grupo 52 operacionales de ventas (rea comercial)

Grupo 72 mano de obra directa (planta).

Despus se debe saber cules son las cuentas respectivas para cada grupo:

510506 Gastos de personal para rea de administracin con sus

respectivas subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etctera.

520506 gastos de personal para rea comercial con sus respectivas

subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etctera.

Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una cuenta

para gastos de planta para ello se tomara la 720506.

1105 Bancos.

260105 en el cdigo PUC aparece como otros pero esta vez lo

tomaremos como SALUD, PENSION, CASINO, FONDO DE

EMPLEADOS, o cualquier descuento por la empresa al empleado.

250501 que es sueldo a pagar

510527 auxilio de transporte (rea administrativa)

520527 auxilio de transporte (rea comercial)

Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una

cuenta para auxilio de transporte de planta para ello se tomara la 720527

510515 horas extras (rea administrativa)

520518 comisiones (rea comercial) *por lo general es la nica rea que

tiene comisiones y no tiene horas extras*

Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una

cuenta para horas extras de planta para ello se tomara la 720515.

Sueldo a pagar 250506 cubre todas las reas.

2. El tercer paso: Despus de ello se tendr en cuenta paso a paso las cuentas

anteriormente nombradas para efectuar el cuadro respectivo y su nivelacin:

(En el cuadro vamos a tomar en cuenta el rea comercial.)

a) El primer registro es sobre la causacin de la nmina y de los aportes del

trabajador y las deducciones autorizadas.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

520506 Sueldos valor

520527 Auxilio de transporte valor

236505 Salarios y pagos laborales valor

237005 Aportes a entidades promotoras de salud Valor

238030 Fondos de cesantas y/o pensiones Valor

250505 Sueldos Valor

Registro de causacin de la nmina de empleados

b) El segundo registro es identificar los aportes patronales de proteccin

integral al trabajador, sobre el valor de la nmina.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

520568 Aportes a administradoras de riesgos Valor

520569 Aportes a entidades promotoras de salud Valor

520570 Aportes fondos de pensiones y cesantas Valor

237005 Aportes a entidades promotoras de salud Valor

237006 Aportes administradoras de riesgos Valor

238030 Fondos de cesantas y/o pensiones Valor

Registra la causacin de los aportes patronales de nmina de empleados

c) El tercer registro es identificar los aportes parafiscales, sobre la nmina.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

520572 Aportes cajas de compensacin familiar 195.380

520575 Aportes ICBF 146.535

520578 Aportes SENA 97.690

237010 Aportes ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605

Registra los aportes parafiscales.

El valor correspondiente a los aportes parafiscales tanto del empleador como los

empleados se lleva a la cuenta 2370 Retenciones y aportes de nmina con sus

respectivas subcuentas y el valor neto a pagar a la cuenta de Efectivo: Bancos.

d) Cada vez que paga la nmina, la empresa adquiere para con los

empleados otros compromisos, los cuales debe liquidar y causar a

entidades especializadas.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

520530 Cesantas 420.792

520533 Intereses sobre cesantas 50.495

520536 Prima de servicios 420.792

520539 Vacaciones 203.521

261005 Cesantas 420.792

261010 Intereses sobre cesantas 50.495

261015 Vacaciones 203.521

261020 Prima de servicios 420.792

Registra las apropiaciones para prestaciones sociales sobre nmina.

Los registros crditos se llevan a los Grupos respectivos 26 Pasivos estimados y

provisiones, en las cuentas 2610 Obligaciones laborales, y las subcuentas Cesantas,

por ser valores estimados de las apropiaciones.

Hay que tener en cuenta los conceptos que se han aplicado para la liquidacin de los

distintos valores que se calculan sobre la nmina, pero se recomienda revisar estos

conceptos en cada uno de los empleados, porque pueden cambiar de una a otra por

las reivindicaciones salariales en pactos laborales, estos pueden ser casino, fondo de

empleados u otros valores o rubros en la nmina.

e) Comprobante de pago de la nmina.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

250505 Sueldos 4.637.740

111005 Banco moneda nacional 4.637.740

Registra el pago de la nmina

Verifique los conceptos aplicados y los cdigos y calcule los valores para que

elabore los siguientes registros de contabilidad, en la respectiva nota de

contabilidad.

3. Comprobante de contabilidad: para disponer de la informacin y elaborar los

estados financieros, se debe primero, tener la fuente de informacin que se

inicia con la confeccin del comprobante de contabilidad que sirve de base

para hacer los registros correspondientes en los libros auxiliares y en el libro

principal de diario.

El comprobante de contabilidad resume, todas las operaciones que se han

hecho en torno a la nmina de los empleados, los cuales unos estn en los

soportes de pagos o egresos y otros en notas de contabilidad.

Cada soporte esta codificado de acuerdo a un plan de cuentas establecido,

que permite resumir en el comprobante de contabilidad todos los registros

comunes u homogneos, que a la postre sirve para registrar los libros de

contabilidad, auxiliares y principales, para luego obtener los estados

financieros correspondientes.

Esto se debe hacer en orden ascendente numrico preferiblemente se debe

tomar los crditos y despus los dbitos. (SE TOMARON VALORES PARA

DAR EJEMPLO A LO QUE SE DEBE REALIZAR AL CONTABILIZAR LA

NOMINA)

INCOMES S.A.S. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

NOMINA

Fecha: Del 01 al 31 de Marzo de 2015 No. 04

Cdigo Cuentas Parciales Dbitos Crditos

5205 Personal 7.610.449

520506 Sueldos 4.884.500

520527 Auxilio de transporte 165.000

520530 Cesantas 420.792

520533 Intereses sobre cesantas 50.495

520536 Prima de servicios 420.792

520539 Vacaciones 203.521

520568 Aportes a ARP 48.845

520569 Aportes a EPS 390.760

520570 Aportes a fondos de pensin 586.140

520572 Aportes CONFAMILIAR 195.380

520575 Aportes ICBF 146.535

520578 Aportes SENA 97.690

2505 Obligaciones laborales 4.637.740

250505 Sueldos 4.637.740

1110 Bancos 4.637.740

111005 Moneda nacional 4.637.740

2365 Retencin en la fuente 1.000

236505 Salarios y aportes de nmina 1.000

2370 Retencin aportes de nmina 1.074.590

237005 Aportes a EPS 195.380

237005 Aportes a EPS 390.760

237006 Aportes ARP 48.845

237010 ICBF, SENA, CONFAMILIAR 439.605

2380 Acreedores varios 801.520

238030 Fondos cesantas y pensiones 215.380

238030 Fondos cesantas y pensiones 586.140

2505 Obligaciones laborales 4.637.740

250505 Sueldos 4.637.740

2610 Para obligaciones laborales 1.95.599

261005 Cesantas 420.792

261010 Intereses sobre cesantas 50.495

261015 Vacaciones 203.521

261020 Prima de servicios 420.792

Sumas iguales 12.248.189 12.248.189

Preparado Revisado Aprobado Contabilizado

4. Pago de las Deducciones: el pago de deducciones de nmina ms

los aportes patronales y parafiscales, se debitan en las cuentas de 2370

Retenciones y aportes de nmina por cada una de las cuentas, contra la

cuenta del efectivo: 111005 Moneda nacional.

As mismo se procede con el pago de la retencin en la fuente y otras

deducciones que se hayan hecho sobre la nmina a empleados o

trabajadores, emitiendo cheques a cada una de las instituciones receptores.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

237005 Aportes EPS 586.140

237006 Aportes ARP 48.845

237010 ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605

238030 Fondo de Cesantas y pensiones 801.520

111005 Moneda nacional 606.801

Registra el pago de los aportes del trabajador y del patrono

5. Causacin de la nmina: La nmina una vez liquidada y no pagada, se debe

causar en el perodo al cual corresponde para que el sistema de contabilidad

este de acuerdo a las normas de contabilidad y a los requerimientos de

presentacin de estados financieros y de resultados.

La diferencia entre pagar y causar, radica en el manejo de la cuenta

de Bancos, por la cuenta de Salarios por pagar, con cada una de las

subcuentas lo cual depende del nmero de empleados.

6. Cierre de nmina: el cierre de los gastos de nmina se ejecuta al momento de

cruzar las cuentas nominales de saldo crdito con las cuentas nominales de

saldo dbito contra la cuenta de 590505 Ganancias y prdidas.