Post on 24-Jan-2016
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
CÓMO CÓMO PLANIFICAR PLANIFICAR PROCESOSPROCESOS(Bajo ISO 9000)(Bajo ISO 9000)
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALLograr la adecuada identificación y estructuración de los procesos
Contenido:Estructura de procesosConcepto de procesoCaracterización de un proceso
Objetivo del procesoLíder del procesoRequisitosActividadesEntradas / Procesos proveedoresSalidas / Procesos clientesRecursosInteracciones (comunicaciones entre
procesos)Indicadores del proceso
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
PRINCIPIOPRINCIPIO 4: 4: ENFOQUE A PROCESOSENFOQUE A PROCESOS
Entorno
Cliente
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS DE NEGOCIOS
Los resultados Los resultados deseados se logran deseados se logran más eficientemente más eficientemente cuando los recursoscuando los recursosy las actividades y las actividades relacionadas se relacionadas se gestionan como un gestionan como un proceso.proceso.
PROCESOS DE APOYO
ISO...ISO...
Cliente
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
El foco está en las ÁREAS
ESTRUCTURA FUNCIONAL
ESTRUCTURA POR PROCESOS
El foco está en los PROCESOS
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
V
4.14.1 Requisitos GeneralesRequisitos Generales
H
P
ACuando se contraten externamente procesos, los controles deben
identificarse en el Sistema de Gestión de la Calidad.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
a) IDENTIFICAR LOS PROCESOS
DETERMINAR SECUENCIA E INTERACCIÓN
DETERMINAR CRITERIOS PARA ASEGURAR OPERACIÓN Y CONTROL EFICACES
b) ASEGURAR DISPONIBILIDAD DE RECURSOS E INFORMACIÓN NECESARIA PARA APOYAR:
OPERACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS
c) MEDIR Y REALIZAR SEGUIMIENTO
d) IMPLEMENTAR ACCIONES Y LOGRAR MEJORAMIENTO CONTINUO
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
4.1 REQUISITOS GENERALES a) Identificación de procesos.
Identificar los procesos actuales de la empresa (Realidad de la empresa). LISTADO O CATALOGO
b) Secuencia de procesos e ...Determinar de secuencia Lógica. ESTRUCTURA DE PROCESO
b) ... Interacciónb) ... Interacción de procesos de procesos..Definir los elementos de cada proceso.Definir los elementos de cada proceso. ESQUEMA O CARACTERIZACIÓN DE UN ESQUEMA O CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESOSPROCESOS
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
CLASIFICACIÓN DE PROCESOS (CICLO PHVA)
TIPO P (Planear):
PROCESOS DE PLANEACIÓN:
Determinan las directrices para el desempeño corporativo de los procesos según la formulación estratégica.
TIPO H (Hacer):
PROCESOS DE EJECUCIÓN:
Procesos de Negocio:
Directamente responsables de generar los productos (bienes/servicios) para el logro de objetivos estratégicos.
Procesos de Apoyo:
Suministran los recursos, servicios e información necesarios para el cumplimiento de los objetivos de cada proceso.
HH
PP
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
TIPO V (Verificar):
PROCESOS DE VERIFICACIÓN DE LA GESTIÓN CORPORATIVA
Responsables de realizar la verificación a la planificación y al cumplimiento de los objetivos corporativos, y de realizar la revisión gerencial para identificar acciones de mejora
TIPO A (Actuación):
PROCESOS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN CORPORATIVA
Responsables de aplicar las respectivas acciones y de retroalimentar los procesos de planeación.
CLASIFICACIÓN DE PROCESOS (CICLO PHVA)
AA
VV
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
PROCESOS
MACROPROCESOS
Subprocesos
Actividades
Cadena de Valor de primer nivel
Cadena de Valor de segundo nivel
Cadena de Valor de tercer nivel
Procesos de piso
MODELO CADENA DE VALOR (Varios niveles)
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
Empresa
PlaneacionEstrategica
PlaneacionFinanciera
PlaneacionOrganizacional
PlaneacionTecnologica
Planeacionde la Calidad
Mercadeoy Ventas Adquisiciones Produccion Distribucion
GestionHumana
Gestion Tecnologica
Gestion Contable y Financiera
Gestion Servicios Generales
Gestion Documentacion
Auditorias
Revision por la Gerencia
Negocio
Apoyo
Entorno
Cliente Cliente
ESTRUCTURAS ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES POR ORGANIZACIONALES POR
PROCESOSPROCESOS
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
Clie
nte
s y
otr
as
pa
rte
s in
tere
sa
da
s
Clie
nte
s y
otr
as
pa
rte
s in
tere
sa
da
s
Producto
RR
ee
uu
ii
ss
ii
tt
oo
ss
SS
aa
tt
ii
ss
ff
aa
cc
cc
iióó
nn
Sistema de Gestión Sistema de Gestión de la Calidadde la Calidad
Proceso de Proceso de realización realización del producto del producto
Salida
Proceso de Proceso de medición, medición,
análisis y mejoraanálisis y mejora
Procesos de Procesos de alta direcciónalta dirección
Procesos Procesos de gestión de gestión
de recursosde recursos
Entrada
Mejora Mejora Continua del Continua del
SGCSGC
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
CADENA DE VALOR PORTER
PRO
CESO
S PRIM
ARIO
SPRO
CESO
S SO
PO
RTE
GESTIÓN DE COMPRAS
DESARROLLO DE TECNOLOGÍA
ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
MARGEN
LOGISTICA INTERNA
OPERACIÓNLOGISTICA EXTERNA
MERCADEO Y VENTAS
SERVICIO
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
PR
OC
ES
OS
DE S
OP
OR
TE
PR
OC
ES
OS
DE M
ED
IC
IÓ
N,
AN
ÁLIS
IS
Y M
EJO
RA
MAPA DE PROCESOS
PR
OC
ES
O
ES
TR
ATÉG
IC
OP
RO
CES
OS
DE R
EA
LIZA
CIÓ
N
CLIENTE
CLIENTE
PLANI FI CAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA
CONSOLI DAR LA MEDI CI ÓN DE LA GESTI ÓN CORPORATI VA
P
H
V
A
GESTI ONAR DOCUMENTOS Y REGI STROS
GESTI ONAR FI NANZAS
GESTI ONAR EL TALENTO HUMANO
PLANIFICAR EL SERVICIO
GESTI ONAR COMPRAS
AUDI TAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA
GESTI ONAR I NFRAESTRUCTURA
GESTIONAR SOLUCIÓN DE
FALLAS
GESTIONAR CAMBIOS E
INNOVACIÓN
GESTIONAR PLANES DE CAPACIDAD
GESTIONAR LA CONFIGURACIÓN
GESTIONAR DISPONIBILIDAD Y
CONTINUIDAD
GESTIONAR SERVICIO Y
ATENCIÓN AL CLIENTE
REVI SAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA
MEJ ORAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
4.1 REQUISITOS GENERALES a) a) Identificación de procesos.Identificación de procesos.
Identificar lIdentificar los procesos actuales de la os procesos actuales de la empresa (Realidad de la empresa). empresa (Realidad de la empresa). LISTADO O CATÁLOGO.LISTADO O CATÁLOGO.
b) Secuenciab) Secuencia de procesos de procesos e .. e ....Determinar la secuencia lógica. Determinar la secuencia lógica. ESTRUCTURA DE PROCESO.ESTRUCTURA DE PROCESO.
c) ... Interacción de procesos.Definir los elementos de cada proceso. ESQUEMA O CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO.
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
DEFINICIÓN 1: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan en forma combinada, mediante las cuales ciertos elementos de entrada se transforman en resultados.
DEFINICIÓN 2: Conjunto lógico de actividades que se realizan con el propósito de Agregar Valor a unos Insumos para obtener Productos que satisfagan los requerimientos de los Clientes.
DEFINICIÓN n: ... Actividades ... Entradas ... Salidas.
QUE ES UN PROCESOQUE ES UN PROCESO
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
ESQUEMA GENERAL DE UN PROCESO
ObjetivoINDICADOR DEL PROCESO
Secuencia del proceso
Insumos
Proveedores
Medios
VALOR AGREGADO
Clientes
Productos
Medios
RECURSOS:HUMANOSINFRAESTRUCINFORMACIÓN
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
IDENTIFICACIÖN BÁSICA: Nombre Propósito / Objeto Requisitos (Cliente, Técnicos, Legales, ISO) Líder del proceso
FLUJOS DEL PROCESO: Subproceso y actividades (PHVA)
INTERRELACIONES CON OTROS PROCESOS Insumos - proveedores – medios. (Entradas) Productos - clientes - medios. (Salidas – Resultados)
RECURSOS Humanos / Organizacional Infraestructura (Software, Equipos de Operación) Información (Documentos, Registros) Conocimiento y habilidades (Competencias del proceso)
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESO Actividades de seguimiento Indicadores del proceso
ESQUEMA DE UN PROCESO
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
DENOMINACIÓNDebe ser acorde con el objetivo por cumplir.
OBJETIVO
OBJETIVORazón de ser del proceso: Propósito a cumplir durante su ejecución. Está directamente relacionado con el producto a generar y sus características.
CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
REQUISITOS:
CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO
TÉCNICOS: Especificados por la organización:Ejemplo: - BPM
- Norma técnica colombiana (NTC – 1335)- Método MARSHALL
DEL CLIENTE: Especificados por éste:Ejemplo: - Aplicar HACCP.
- Contratar personal de la región.- Reglamento de marquillas (disposición final)
LEGALES: Definidos por ley (relacionados con los productos y servicios) :
Ejemplo: - Ley 142 (servicios públicos)- NSR 98
ISO: Numerales ISO 9001 o ISO 14001Ejemplo: Proceso de gestión humana:
- 5.5, 6.2, 8.4 y 8.5.
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
LÍDER DEL PROCESOLíder: Tiene carisma y mueve seguidores para GESTIONAR el proceso.
ACTIVIDADAcción a ejecutar sobre el objeto de transformación
CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO
Definición: Secuencia lógica de Actividades para agregar valor a los insumos hasta convertirlos en productos según el objetivo establecido para el proceso.
P
V
H
A
FILTRACIÓNPROCESO DE
REACCIONHOMOGENIZACI
ÓN MEZCLA EMPAQUESECADOMOLIENDA
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
INSUMOSEntradas a transformar mediante adición de valor según el objetivo del proceso. No necesariamente entran en la primera actividad del
proceso.
CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO
Insumos
Físicos
Información
Medios de ingreso de información
FaxDocumento
fisico
Especificaciones de los insumosCalidad-Oportunidad-Seguridad-Servicio-
Precio
ElectrónicoTeléfono
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
PROVEEDORESEntidades suministradoras de insumos / información / recursos al proceso
Insumos
Calidad
Oportunidad
Seguridad
Servicio
Precio
Internos (Otros procesos suministradores de la organización)
Externos (Proveedores externos a la empresa)
PROVEEDORESPROVEEDORES
Adecuada negociaciónde las especificaciones
de los insumos
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
•Humano/Organizacional
•Responsabilidad de ejecución
•Infraestructura •Edificio, Local, Salón, Quirófano
•Software y Hardware
•Equipos de operación y medición
•Servicios (Comunicación, transporte)
•Herramientas
•Información• Documentos (Normas, Procedimientos, Instructivos, etc.)
• Registros / bases de datos
•Conocimiento Conocimiento
Base deDatos
Herramienta
Software
Máquina / equipo
Cargo
RECURSOSElementos y factores requeridos para la transformación de insumos en productos
Documentos
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
PRODUCTOSResultados de la ejecución del proceso mediante la adición de valor según el objetivo establecido. No necesariamente se producen en la ultima actividad del
proceso.
CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO
Productos
Físicos
Información
Medios de egreso de información
FaxTelefono
Documentofisico
Electronico
Especificaciones de los productosCalidad-Oportunidad-Seguridad-Servicio-
Precio
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
CLIENTESEntidades receptoras del resultado de proceso (productos / servicios / información / recursos)
Productos
Calidad
Oportunidad
Seguridad
Servicio
Precio
Adecuada negociaciónde las especificaciones
de los productos
Internos (Otros procesos receptores de la organización)
Externos (Clientes externos a la empresa)
CLIENTESCLIENTES
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADOR)Variable de desempeño (MAGNITUD NUMÉRICA), que sirve de referencia para determinar el cumplimiento del OBJETIVO del proceso
OBJETIVO
CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO
CARACTERISTICA
RESPONSABLE
FREC INDICE META
HistoriaIdeal
Sector
SEGUIMIENTO DEL PROCESOActividades de monitoreo (control, supervisión, auditoria, inspección, medición)
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
DESPLIEGUE DE LOS DESPLIEGUE DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS OBJETIVOS CORPORATIVOS
EN LOS PROCESOSEN LOS PROCESOS
VISIÓN
MISIÓN
POLÍTICA
SISTEMA DE GESTIÓN
PROCESOS(Indicadores de Procesos)
OBJETIVOS(Indicadores de Gestión)
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
8.2.3 M & S DE LOS PROCESOS8.2.3 M & S DE LOS PROCESOS
•SeguimientoSeguimiento de los proceso de los proceso•MediciónMedición de los procesos de los procesos APLICABLESAPLICABLES
ESQUEMA PROCESO Objetivo
Clientes
VALOR AGREGADO
Secuencia del proceso
Insumos Productos
Proveedores
Recursos
INDICADOR DE PROCESO
CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305
GRACIAS POR SU GRACIAS POR SU ATENCIÓNATENCIÓN
REINALDO CARDONA RENDÓNREINALDO CARDONA RENDÓNAsesoría: COOTRAMAAsesoría: COOTRAMACorreo electrónico: Correo electrónico: reinaldocardonarendon@yahoo.comreinaldocardonarendon@yahoo.com