Post on 21-Jul-2020
Centros de Integración Juvenil, A.C.
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
5
REFERENCIAS
5
PROCEDIMIENTO
7
FLUJOGRAMA
11
ANEXOS 16
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Marzo 2012 Marzo 2012 U:/008 Serv.Grales.
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Vigencia Marzo 2012 a Marzo 2014
PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
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OBJETIVO
Llevar a cabo el envío y recepción de información y/o paquetería en Oficinas Centrales y
Unidades Operativas de manera interna y externa a través de la mesa de servicios con objeto de
que se realice en tiempo y forma.
ALCANCE
Al Departamento de Servicios Generales, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área,
Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades
de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de
Heroína de zona metropolitana, foránea y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Mesa de Servicios: Es el área, instancia o medio electrónico que capta las solicitudes o
gestiona en automático el otorgamiento de bienes o la prestación de servicios.
Se refiere al Buzón del Departamento de Servicios Generales ubicado en la Intranet (Buzón
DGAA) en el cual se solicitan servicios diversos tales como: mantenimiento de mobiliario y
equipo eléctrico, mantenimiento a vehículos institucionales, mensajería, valija y telefonía entre
otros.
El Buzón es administrado por la Subjefatura de Valija, Telefonía, Limpieza, Traslado de
Bienes y Personal, Vigilancia y Servicios.
Valija: Es el envío y recepción de información que se realiza entre Oficinas Centrales y
Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea.
Valija Especial: Se refiere al envío urgente de paquetes y/o cajas que soliciten las áreas de
Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea.
Área Solicitante: Se refiere a las Áreas de Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona
metropolitana que solicitan servicio a través del Buzón de Servicios Generales (Mesa de
Servicios).
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PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
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Técnico B: Control Administrativo del Servicio Telefónico y Valija.
Auxiliar de Servicios Generales: Encargado del Servicio de Valija.
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PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Área Solicitante
Solicitará a través de la Mesa de Servicios los envíos urgentes de información o
paquetería “Valija Especial Día Siguiente” según sus necesidades, en un horario de
9:00 a 13:30.
Entregará al Departamento de Servicios Generales 7º. Piso en las oficinas de
Aguascalientes en un horario de 9:00 a 13:00 los sobres o paquetes para su envío, los
paquetes deberán venir armados y debidamente encintados. No se permite el envío de
valores u objetos frágiles.
Entregará al Departamento de Servicios Generales la relación por centro de costo y
número de sobres o paquetes a enviar.
El Ticket de servicio incluirá los siguientes datos:
Datos del remitente y
Datos completos del destinatario
Solicitará a través de la Mesa de Servicios, el envío de información o paquetería (Valija
Normal) según sus necesidades, en un horario de 9:00 a 13:00.
Entregará en un horario de 9:00 a 13:00 hrs la información en un sobre cerrado y
rotulado (remitente y destinatario), así como los paquetes para su envío en la recepción
del edificio de Aguascalientes y en el sótano del edificio de Tlaxcala según sea el caso.
En su caso, anexará la relación de paquetes a ser enviados con copia para el acuse de
recibido.
Nota: Será responsabilidad del Área Solicitante la forma de entrega de los paquetes,
asimismo, deberá tomar en cuenta que no se permite el envío de valores u objetos
frágiles.
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Departamento de Servicios Generales
Revisará diariamente la Mesa de Servicios, analizará las solicitudes capturadas para
verificar que el servicio solicitado corresponda a los proporcionados por el área. Turnará
las solicitudes a la Subjefatura correspondiente.
Nota: En caso de no poder dar atención a la solicitud la capturará como rechazada
justificando el motivo.
Valija normal Oficinas Centrales (Aguascalientes y Tlaxcala)
Recibirá diariamente la información y/o paquetes para su entrega en las oficinas de
Xola y Zempoala en la recepción del edificio de Aguascalientes en un horario de 9:00 a
10:30 hrs.
Valija Especial, “Día Siguiente”
Realizará diariamente la recepción de información y/o paquetería de Oficinas Centrales
(Aguascalientes y Tlaxcala) en un horario de 9:00 a 10:30 hrs.
Verificará que los envíos hayan sido entregados en tiempo y forma a su destino de
acuerdo a lo estipulado en el contrato con servicio postal.
Servicio de Mensajería Valija Especial Foránea y Metropolitana
Realizará la recepción de información y/o paquetería de zona metropolitana y foránea
los días lunes en un horario de 9:00 a 13:00 hrs en el área de valija (sótano del edificio
de Tlaxcala).
Capturará en el Sistema Mexpost el número de guía para el envío de información y/o
paquetes.
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Verificará que los envíos hayan sido entregados en tiempo y forma a su destino de
acuerdo a lo estipulado en el contrato con servicio postal.
Secretaria del Departamento de Servicios Generales
Elaborará, recibirá y enviará los oficios y documentos que se generen en el
Departamento, sellando los acuses correspondientes; y turnando al Jefe de
Departamento los documentos recibidos para su revisión, cada vez que las actividades
así lo requieran.
MATERIALES
Buzón de Servicios Generales
Tickets de Servicio
Sistema Mexpost
Sistema Control Red Pack
Hardware, software, consumibles e Internet
REFERENCIAS
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Manual de Organización General de Centros de Integración Juvenil, A.C.
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ANEXOS
Registro de Valija
Control de Correspondencia y/o Paquetería por Valija
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Área Solicitante
Auxiliar de
Servicios
Generales
1. Prepara la valija y envía al Departamento de
Servicios Generales (en las áreas destinadas para
ello) en la fecha y horario establecido, pudiéndose
presentar tres casos:
1.1 Que se trate de valija para las Oficinas de
Xola y Zempoala, en este caso, entrega la
información en sobres debidamente cerrados
y rotulados.
1.1.1 Concentra la información, separa y
registra de acuerdo al área.
1.1.2 Realiza la entrega de información en
las áreas correspondientes (Oficinas de
Xola y Zempoala), y si es el caso
recibe valija para zona metropolitana y
foránea.
1.1.3 Entrega, si es el caso, a quien
corresponda la valija foránea recibida
en las Oficinas de Xola y Zempoala.
1.1.4 Lleva a cabo el registro de la
información recibida en las oficinas de
Xola y Zempoala.
1.1.5 Realiza la entrega de información en
las áreas correspondientes (Oficinas de
Aguascalientes y Tlaxcala). Termina
procedimiento.
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PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Área Solicitante
Auxiliar de
Servicios
Generales
Técnico B
Auxiliar de
Servicios
Generales
1.2 Que se trate de valija para Unidades
Operativas de zona metropolitana y foránea,
en este caso y previa solicitud capturada en la
Mesa de Servicios, entrega la información y
/o paquetes debidamente cerrados, rotulados,
armados y encintados según sea el caso;
anexando relación por centro de costo con los
datos correspondientes.
1.2.1 Concentra la información y/o paquetes a
enviar en el área de valija, la separa de
acuerdo al destino, y registra en la relación
correspondiente.
1.2.2 Arma, fleja y pesa los paquetes.
1.2.3 Elabora relación por centro de costo y las
guías por unidad operativa dándolas de alta en
el Sistema Mexpost, verificando direcciones,
fecha y peso de cada paquete e imprime en
original y 4 copias. Turna al Auxiliar de
Servicios Generales.
1.2.4 Recibe las guías, coloca original y 3 copias en
cada paquete de acuerdo al destino; conserva
la 4ª. copia y notifica a la Recepcionista para
que reporte vía telefónica el número de envíos
resultantes al centro de atención en servicio
postal.
Relación por
centro de costo
y Guías
Relación por
centro de costo
y Guías
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PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Auxiliar de
Servicios
Generales
Área Solicitante
Técnico B
Auxiliar de
Servicios
Generales
1.2.5 Entrega los envíos reportados al Proveedor
mediante la relación de envío por centro de
costo verificando que estén completos.
1.2.6 Solicita al proveedor firma de conformidad en
la relación de envío por centro de costo.
1.2.7 Entrega al Técnico B relación por centro de
costo firmada de conformidad por el
proveedor adjuntando la 4ª. copia de las guías
que fueron enviadas para su archivo. Termina
procedimiento.
1.3 Que se trate de “valija especial” (Mensajería)
para Unidades Operativas de zona foránea, en
este caso, y previa solicitud capturada en la
Mesa de Servicios, entrega la información y/o
paquetes para su envío debidamente cerrados
y rotulados al Depto. de Servicios Generales.
1.3.1 Elabora las guías de envío en el Sistema
Control Red Pack verificando direcciones,
fecha y peso de cada paquete e imprime en
original y 3 copias. Turna al Auxiliar de
Servicios Generales.
1.3.2 Recibe las guías, coloca original y 2 copias en
cada paquete de acuerdo al destino; conserva
la 3ª. copia y notifica a la Recepcionista para
que reporte vía telefónica el número de
paquetes resultantes en el sistema de
recolección del proveedor de mensajería
exprés.
Relación por
centro de costo
Copia de la
Guía
Guías
Guías
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PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Auxiliar de
Servicios
Generales
1.3.3 Entrega los envíos al proveedor y le solicita
su firma en la copia de la guía. Turna al
Técnico B copia firmada de la guía. Termina
procedimiento.
Nota: En caso de extravío de algún paquete el
Departamento de Servicios Generales deberá rastrear
el número de guía vía Internet, e informará al área
correspondiente el estatus del envío y lo que procede
para su recuperación.
Copia de la
Guía
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PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
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Auxiliar de Servicios Generales Técnico BÁrea Solicitante
Inicia
Prepara la valija y envía al
Departamento de Servicios
Generales (en las áreas
destinadas para ello) en la
fecha y horario establecido,
pudiéndose presentar tres
casos:
1
Tipo de valija?
Oficinas de
Xola y
Zempoala
U.O. de zona
metropolitana y
foránea
Especial, para
U.O de zona
foránea
En este caso, entrega la
información en sobres
debidamente cerrados y
rotulados.
1.1
Concentra la información,
separa y registra de acuerdo
al área.
1.1.1
1.1.2
Realiza la entrega de
información en las áreas
correspondientes (Oficinas de
Xola y Zempoala), y si es el
caso recibe valija para zona
metropolitana y foránea.
Entrega, si es el caso, a quien
corresponda la valija foránea
recibida en las Oficinas de
Xola y Zempoala.
1.1.3
A
32
1
1
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Técnico BAuxiliar de Servicios GeneralesÁrea Solicitante
A
Lleva a cabo el registro de la
información recibida en las
oficinas de Xola y Zempoala.
1.1.4
1.1.5
Realiza la entrega de
información en las áreas
correspondientes (Oficinas de
Aguascalientes y Tlaxcala).
1.2
Que se trate de valija para
Unidades Operativas de zona
metropolitana y foránea, en este
caso y previa solicitud capturada
en la Mesa de Servicios, entrega la
información y /o paquetes
debidamente cerrados, rotulados,
armados y encintados según sea
el caso; anexando relación por
centro de costo con los datos
correspondientes.
Termina 2
Concentra la información y/o
paquetes a enviar en el área
de valija, la separa de acuerdo
al destino, y registra en la
relación correspondiente.
1.2.1
B
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Auxiliar de Servicios Generales
4/c
Técnico B
4/c
Guías
Relación
Área Solicitante
B
Arma, fleja y pesa los
paquetes.
1.2.2
Elabora relación por centro de
costo y las guías por unidad
operativa dándolas de alta en
el Sistema Mexpost,
verificando direcciones, fecha
y peso de cada paquete e
imprime en original y 4 copias.
Turna al Auxiliar de Servicios
Generales.
1.2.3
Guías
1.2.4
Relación
Recibe las guías, coloca
original y 3 copias en cada
paquete de acuerdo al
destino; conserva la 4ª. copia
y notifica a la Recepcionista
para que reporte vía telefónica
el número de envíos
resultantes al centro de
atención en servicio postal.
Guía /c
Relación
Entrega los envíos reportados
al Proveedor mediante la
relación de envío por centro
de costo verificando que estén
completos.
1.2.5
C
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PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
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Auxiliar de Servicios Generales
Guía /c
Guía /c
Relación
Técnico BÁrea Solicitante
C
Solicita al proveedor firma de
conformidad en la relación de
envío por centro de costo.
1.2.6
Relación
Entrega al Técnico B relación
por centro de costo firmada de
conformidad por el proveedor
adjuntando la 4ª. copia de las
guías que fueron enviadas
para su archivo.
1.2.7
Termina
D
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PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA
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Auxiliar de Servicios Generales
Guía /c
3 /c
Técnico B
3 /c
Guía
Área Solicitante
D
Que se trate de “valija
especial” (Mensajería) para
Unidades Operativas de zona
foránea, en este caso, y
previa solicitud capturada en
la Mesa de Servicios, entrega
la información y/o paquetes
para su envío debidamente
cerrados y rotulados al Depto.
de Servicios Generales.
1.3
3
1.3.1
Elabora las guías de envío en
el Sistema Control Red Pack
verificando direcciones, fecha
y peso de cada paquete e
imprime en original y 3 copias.
Turna al Auxiliar de Servicios
Generales.
Guía
Recibe las guías, coloca
original y 2 copias en cada
paquete de acuerdo al
destino; conserva la 3ª. copia
y notifica a la Recepcionista
para que reporte vía telefónica
el número de paquetes
resultantes en el sistema de
recolección del proveedor de
mensajería exprés.
1.3.2
1.3.3
Entrega los envíos al
proveedor y le solicita su firma
en la copia de la guía. Turna
al Técnico B copia firmada de
la guía.
Termina
Nota: En caso de extravío de
algún paquete el
Departamento de Servicios
Generales deberá rastrear el
número de guía vía Internet, e
informará al área
correspondiente el estatus del
envío y lo que procede para
su recuperación.
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
16 de 21
I. Nombre del Formato:
REGISTRO DE VALIJA
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Llevar el control de los documentos que los CIJ de zona
foránea envían a las áreas de Oficinas Centrales y CIJ’s
de zona metropolitana.
IV. Responsable de su Formulación: Auxiliar de Servicios Generales Responsable de la Valija.
V. Periodicidad de su Elaboración: Diario
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Archivo del Departamento de Servicios Generales.
VIII. Forma de Llenado: Letra de molde, legible, números arábigos y bolígrafo de
tinta negra.
IX. Observaciones: Se archiva de forma semanal y el expediente se resguarda
en el área de valija en el edificio de Tlaxcala.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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1
FECHA:
Día, mes y año en que el Servicio Postal
Mexicano realiza la entrega los paquetes.
2 REMITENTE: El nombre del CIJ de zona foránea que envía
documentos a las Oficinas Centrales.
3 No. DE GUÍA: El número de 8 dígitos asignado por el servicio
postal al paquete.
4 N: El último dígito del número de guía.
5 D.G.A.A.
Marcar con una “X” el área a la que van
dirigidos los documentos y/o paquetes.
SUB.D.O.
PLA:
PRE:
TRAT:
CAP:
C.IN:
D.G.
D.G.A.OP
DIR.D.O.
DIR.INV.
COOR.
SUB.PRO.
BIB.
OTROS:
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EJEMPLAR DEL FORMATO
18 de 21
FECHA
Remitente No. Guia N D.G.A.A.SUB D.O. PLA PRE TRAT CAP C.IN D.G. DGA OP DIR D.O DIR INV. COOR.SUB. PROM BIB. OTROS
SERVICIOS GENERALES
REGISTRO DE VALIJA1
2 3 4 5
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
19 de 21
I. Nombre del Formato:
CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y/O
PAQUETERÍA POR VALIJA
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Llevar el control de los documentos y/o paquetes que las
áreas de Oficinas Centrales y CIJ’s de zona metropolitana
envían a los CIJ de zona foránea.
IV. Responsable de su Formulación: Fotocopiador
V. Periodicidad de su Elaboración: Semanal
VI. Integración del Formato: Original y copia.
VII. Distribución: Original: Departamento de Servicios Generales
Copia: CIJ al que se envía la información y/o paquetes.
VIII. Forma de Llenado: Letra de molde, legible, con números arábigos y bolígrafo
de tinta negra.
IX. Observaciones: Se archiva de forma semanal y el expediente se resguarda
en el área de valija en el edificio de Tlaxcala.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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1
DESTINO/ORIGEN:
Nombre del CIJ al que se envía la información
o del Área que envía la información y/o
paquete.
2 MINISTRO:
Marcar con una “X” el tipo de sobre en el que
el área entrega la información.
OFICIO:
CARTA:
M. CARTA:
3 PAQUETE. Si es bolsa o caja en la que el área entrega la
información.
4 PAPELERIA: El número de paquetes que entrega el Almacén
para los CIJ de zona metropolitana.
REMESA: Actualmente ya no se utiliza, ya que se realiza
mediante el Buzón.
5 CIRCULARES: El número de circulares enviadas por las
diversas áreas.
6 OBSERVACIONES: Las especificaciones que se requieran para la
identificación del envío.
7 FECHA: El día, mes y año en que la empresa del
Servicio Postal Mexicano se lleva los paquetes
para su entrega a los CIJ de zona foránea.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
21 de 21
1 2 3 4 5 6
7